Sunteți pe pagina 1din 52

CHARISMA PORTOFOLIO

MANAGEMENT
MANUAL DE UTILIZARE

2011

CUPRINS
A. INTRODUCERE.......................................................................................4
A.1

Glosar de termeni................................................................................................ 4

B. DESCRIEREA APLICATIEI.......................................................................13
B.1

Descrierea succinta a proceselor.......................................................................13

B.2

GESTIONAREA NOMENCLATOARELOR................................................................14

2.1

Nomenclatorul de norme republicane............................................................14

2.2

Nomenclatorul de norme interne de ofertare (norme proprii)........................14

2.3

Nomenclatorul de norme interne de consum.................................................15

2.4

Liste anexe norme republicane......................................................................15

B.3

GESTIONAREA DICTIONARELOR.........................................................................16

3.1

Resursele........................................................................................................ 16

3.2

Rolurile de resurse.......................................................................................... 17

3.3

Grupuri si subgrupuri roluri de resurse...........................................................18

3.4

Definirea tipului de lucrare............................................................................. 19

C. OFERTARE...........................................................................................20
C.1

CREAREA OFERTEI............................................................................................. 20

C.2

DETALIEREA OFERTEI......................................................................................... 20

D. CONTRACTARE.....................................................................................29
D.1
1.1.

Contractul cu beneficiarul................................................................................. 29
Introducerea informatiilor contractuale..........................................................29

D.2

Contractele cu subanteprenorii.........................................................................31

D.3

Contractele cadru de subcontractare................................................................32

E. DERULAREA CONTRACTULUI.................................................................34
E.1
1.1.

Nota de comanda suplimentara NCS...........................................................34

1.2.

Nota de renuntare - NR.................................................................................. 35

1.3.

Istoricul actelor aditionale.............................................................................. 35

1.4.

Semnarea actului aditional............................................................................. 35

E.2

F.

Actul aditional................................................................................................... 34

Situatiile de lucrari............................................................................................ 36

2.1

Situatiile de lucrari catre Beneficiar...............................................................36

2.2

Situatia de lucrari pentru contractele de subcontractare...............................36

BUGETAREA INTERNA (DEVIZUL INTERN)..............................................38


2

F.1

Pregatirea Devizului Intern................................................................................ 38

F.2

Subcontractarea................................................................................................ 39

G. FISA LIMITA.........................................................................................41
G.1

Fisa limita materiale.......................................................................................... 41

G.2

Fisa limita dotari................................................................................................ 41

H. PROIECT PLANIFICARE.......................................................................42

I.

J.

H.1

Gestionarea unui NCS pe proiect.......................................................................43

H.2

Gestionarea unei Note de Renuntare.................................................................43

H.3

Planificarea proiectului cu Primavera................................................................43

SUBCONTRACTAREA.............................................................................46
I.1

Subcontractarea din Devizul Intern...................................................................46

I.2

Subcontractarea din proiect.............................................................................. 46

URMARIREA PRODUCTIEI......................................................................47
J.1

Productia pe proiect.......................................................................................... 47

J.2

Actualizarea proiectului cu Primavera...............................................................47

J.3

Actualizarea proiectului fara Primavera.............................................................48

J.4

Distribuirea bonurilor de consum pe activitati de proiect..................................48

A. INTRODUCERE
A.1 Glosar de termeni
Termen
Cerere
de
oferta
Nota
de
Informare
Verbala
Comanda
ferma

Oferta

DevizOferta
Buget client

Contract

Confirmare
de comanda

Act aditional
Proiect

WBS

Definiie -> explicaii


Document prin care clientul solicita furnizorului transmiterea unei oferte
privind furnizarea unui anumit produs -> solutie.
Documenteaza o comunicare verbala intre reprezentantii Adrem Invest si
cei ai partenerilor si potentialilor parteneri , fie beneficiari, subcontractori
ori furnizori.
Document emis de client catre furnizor, prin care se declara intentia de a
procura un anumit produs furnizat de acesta. De regula, comanda poate
face referire la anumite standarde si -> sau specificatii sau la comenzi ->
contracte anterioare derulate intre parti. Comanda se confirma de catre
Adrem Invest. Se raspunde cu o oferta.
Devizul-Ofert este documentul folosit n relaia client-furnizor n faza
premergtoare Contractului pentru stabillirea a ceea ce trebuie fcut i la
ce pre. Devizul-Ofert este compus dintr-un set de Obiective, cu
cantitile aferente. n spatele fiecrui Obiectiv se gsesc reete (norme)
care stabilesc cantitile de resurse necesare pentru a realiza o unitate din
acel obiectiv. Pe baza acestor norme se poate stabili un pre pe Obiectiv i,
pe baza unui model de calculaie, se poate calcula nchiderea de deviz.
Split of Supply. A se vedea definitia de la Oferta.
Suma valorilor ofertate (pret de vanzare) pentru fiecare obiectiv (serviciu
-> lucrare ofertata), consolidata la nivel de grupe de obiective si Valoarea
totala oferta (deviz-oferta). A se vedea definitia de la Oferta.
intelegere, scrisa si semnata, transmisa prin orice mijloace, intre un
furnizor si un client, continand conditii convenite intre parti, cu privire la
furnizarea unui produs -> serviciu. Contractul este documentul prin care se
stabilesc, de comun acord, drepturile si obligatiile parilor.
n contextul CPM, Contractul este entitatea ale crei componente eseniale
sunt: setul de Obiective, Graficul de execuie, precum i un set de date
specifice: numr -> dat contract, parteneri, garantii, penalitati, etc
document emis ca raspuns la o Comanda ferma a clientului, prin care
furnizorul isi asuma responsabilitatea furnizarii unui produs in conditiile
stabilite de comun acord. Confirmarea de comanda impreuna cu Comanda
la care se refera au acelasi statut ca si un contract. In contextul CPM,
confirmarea de comanda este asimilata contractului.
document acceptat si semnat (de aceleasi functii care au semnat
contractul) atat de client cit si de furnizor in care sint convenite
modificarile unui contract
Proiectul reprezinta detalierea Activitilor necesare pentru realizarea
investiiei din Contract.
(= Work Breakdown Structure) Reprezinta structura logica de
descompunere a Proiectului pe Faze ori Componente. Un element al
acestei structurii (sub-proiect) ce poate la randul lui contine ale subdiviziuni.
Un pachet de lucrari ce contine toate activitatile necesare atingerii unui
Obiectiv al Contractului.
4

Termen
Grafic
de
execuie
Obiectiv
Grup
de
Obiective
Beneficiar
Client
Furnizor

Subcontract
or

Deviz intern
Buget intern

Resursa

Rol
resursa

de

Lista anexa
Norma
ofertare

de

Norma
standard
(republicana
)
Norma
proprie
(interna) de
ofertare

Definiie -> explicaii


Planificarea n timp a etapelor majore necesare pentru realizarea investiiei
din Contract.
Obiectivul este un element msurabil care este asumat prin Contract i
care este realizat prin Proiect si subdiviziunile acestuia pentru a putea fi
considerat finalizat cu succes.
O grupare logica a Obiectivelor Contractului. Organizate ierarhic. Pachete
de lucrari -> servicii -> produse.
Tip de partener si parte in contract, destinatarul produselor ori serviciilor
ofertate de AI si angajate prin contract. Proprietarul ori chiriasul dupa caz.
A se vedea Beneficiar.
Tip de partener si parte intr-un contract (cadru) de furnizare, persoan
fizic sau juridic care furnizeaz, procur diverse materiale catre AI.
Tip de partener si parte intr-un contract (cadru) de subcontractare alaturi
de AI (in calitate de contractor, antreprenor general).
Persoan fizic sau juridic angajata de AI pentru a executa, presta o parte
din serviciile, lucrarile ce fac obiectul contractului principal. AI raspunde de
asigurarea conditiilor de lucru pentru subcontractorii sai fata de acestia si
in fata Beneficiarului de calitatea muncii prestate de subcontractorii sai.
Devizul intern are in principiu aceeai structur cu Devizul-Ofert, dar
poate conine completari si -> sau modificri ale reetelor (normelor).
Suma valorilor bugetate intern (costuri de productie, achizitie,
subcontractare) pentru fiecare obiectiv (serviciu
->
lucrare) din
componenta Bugetului Intern, consolidata la nivel de grupe de obiective si
Valoarea totala Buget Intern. A se vedea definitia de la Deviz Intern.
Incadrata intr-unul din tipurile manopera, material, echipament, cheltuieli
etc. poate reprezenta o resursa nominala, particularizata prin nume,
marca, nr. inventar si alte caracteristici proprii angajatului, materialului,
utilajului, etc. Nu se vor utiliza in cazul implementarii la AI. In contextul
acestui document prin resursa se va intelege rol de resursa. A se vedea
mai jos.
Resursa generica incadrata intr-unul din tipurile manopera, material,
echipament, cheltuieli etc. spre deosebire de resursele nominale,
reprezinta de regula profesii, specializari, clase etc.
O entitate din nomenclatorul de roluri de resursa este incadrata intr-o
ierarhie de grupe si sub-grupe de roluri de resursa, functie de clasificari
date de provenienta (interna -> externa), specialitati, categorii, etc
Pozitie neexplicitata in cadrul unei norme (vezi norme de ofertare). Consta
intr-o lista predefinita de Roluri de resursa din care, la utilizarea normei,
utilizatorul trebuie s aleag.
Set de Roluri de resursa si Liste anexe, ce constituie reteta unui Obiectiv
ofertat (lucrare, serviciu). Contine informatii privind consumul specific (pt o
unitate de obiectiv).
Normele de ofertare sunt fie standard (republicane) fie proprii (interne).
Tip de norma de ofertare folosita in mod unitar de toti ofertantii. Nu sunt
editabile in sistem, dar se pot salva variante ale unei norme republicane
sub forma unei norme interne de ofertare ori consum.
Tip de norma de ofertare din categoria normelor de producator, folosita
pentru ofertare in sistem propriu conform tehnologiei proprii utilizate.
Normele proprii (interne) de ofertare sunt editabile in sistem, si pot avea
asociate norme de consum.

Termen
Norma
(interna) de
consum

Consum
specific

Cantitate
normata
Model
de
calculatie
Coeficient
de
recapitulati
e
Inchidere de
deviz

Spor
Manager
Vanzari
Responsabil
Vanzari
Vanzari
Simple
(Simple
Sales)
Produse ->
solutii
standard
Produse ->
solutii noi
Charisma
ERP
Charisma
Portfolio
Managemen
t

Definiie -> explicaii


Tip de norma similara ca structura normelor de ofertare, dar folosite intern
cu ocazia elaborarii bugetelor interne. Pot sa prevada componenta de
resurse utilizate si -> sau consumuri specifice diferite fata de norma de
ofertare initiala, tehnologiei proprii utilizate.
Normele (interne) de consum pot fi introduse si salvate manual sau create
pe baza normelor standard ori interne de ofertare.
Cantitatea de Rol de Resursa (in Unitate de masura proprie) pentru o
unitate de Obiectiv (in Unitate de masura proprie)
Ex:
nr. ore manopera pt 1 buc, mp, set, luna, etc dintr-un serviciu -> o lucrare
kg, buc, etc materiale pt 1 buc, mp, set, luna, etc dintr-un serviciu -> o
lucrare
A se vedea Consum specific.
A se vedea Inchidere de deviz.
A se vedea Inchidere de deviz.
Set de coeficienti si baza de aplicare aferenta. Un coeficient sporeste ->
diminueaza valoarea ofertei cu un procent aplicat global ori selectiv pe
tipuri de resurse implicate functie de baza de aplicare a coeficientilor.
Intervin intr-o stuctura de grupe de coeficienti ce pot fi salvate sub forma
de modele (seturi standard ori sabloane de inchidere de deviz) pentru
reutilizare ulterioara.
Coeficient (+ -> -) aplicat cantitatilor de resurse si roluri de resurse
componenete ale retetei unui obiectiv normat.
functie in cadrul firmei care coordoneaza activitatile de ofertare,
contractare, consultanta tehnica (in interior si -> sau exterior) specifice
serviciilor oferite de AI. Supervizeaza activitatea Responsabilului Vanzari.
Angajat AI si utilizator CPM, ce efectueaza activitati de ofertare si
contractare.
reprezinta produse de catalog, echipamente individuale, subansamble,
accesorii etc identificabile prin coduri in cataloagele producatorilor care se
livreaza ca atare sau care necesita un simplu montaj la client. (Activitatea
de montaj va include testare si punere in functiune la client).
instalatii (aplicatii ale procedeului termovid), Etuve, Grupuri vidare trafo
care au mai fost ofertate de Adrem Invest. Asimilate proiectelor complexe.
A se vedea procedura interna ofertare AI modificata.
instalatii care se realizeaza pentru domenii de aplicare noi
Aplicatie de tip Enterprise Resource Planning ce asigura managementul
activitatilor de gestiune si financiar contabile.
Modul din cadrul suitei Charisma ERP destinat gestionarii contractelor si a
celorlalte documente si entitati utilizate in cadrul fluxurilor de ofertare,
contractare, bugetare interna, derulare contract si legaturile cu fluxurile de
achizitii si vanzari.

Termen
Modul

Nomenclato
r

Partener

Tip partener

Locatie

Persoana

Angajat
Depozit
Celula

Gestiune

Definiie -> explicaii


Este o componenta a sistemului Charisma ERP. Un modul grupeaza o serie
de nomenclatoare, documente, functionalitati si rapoarte formand un
intrument eficient pentru gestionarea unei anumite functiuni din
companie.
Exemplu: modulul Achizitii, modulul Financiar, modulul Vanzari, etc.
Prin nomenclator se intelege o multime de elemente (entitati) de acelasi
tip care prezinta in principiu trasaturi (proprietati) comune. Mai simplu,
nomenclatoarele sunt liste din care se vor selecta ulterior anumite valori in
momentul operarii de documente.
Exemple: nomenclator de parteneri, nomenclator articole, nomenclator
valute, etc.
Orice persoana fizica sau juridica indiferent de forma de organizare cu care
compania are relatii comerciale transpuse in anumite documente
gestionate de sistemul Charisma. Poate fi client, furnizor, angajat,
persoana fizica autorizata, etc.
O caracteristica asociata partenerului prin care i se atribuie acestuia
calitatea de furnizor, client, clienti si furnizor, salariat, client persoana
fizica, etc.
Spatiu delimitat fizic in care se desfasoara anumite activitati din
cadrulunei companii. O locatie poate fi reprezentata de diferitele sedii ale
unei companii, depozite, sucursale, magazine, puncte delucru, etc. Orice
companie trebuie sa aiba cel putin o locatie.
Pe langa nomenclatorul de parteneri exista in sistem si un nomenclator de
persoane. Care este diferenta intre cele nomenclatorul de parteneri si cel
de persoane? In nomenclatorul de persoane se inregistreaza date aferente
unor persoane fizice care au legatura cu societatea respectiva. In
nomenclatorul de persoane se pot adauga inregistrari care sa contina
persoane fizice ce au calitatea de angajat in cadrul firmei respective. Se
pot adauga de asemenea persoane care sa nu fie angajati in cadrul
societatii respective, dar sa fie angajati in cadrul unor firme din
nomenclatorul de parteneri. Pentru a putea selecta aceste persoane ca
persoane de contact in fisa partenerului respectiv, persoanele acestea
trebuie sa existe in nomenclatorul de persoane.
Cu alte cuvinte, se adauga in sistem o persoana fizica dupa care se poate
asocia ulterior calitatea de partener, persoana de contact, angajat
Persoana fizica care calitatea de a fi si angajat in cadrul societatii
respective.
Departamentul de tip depozit reprezinta un spatiu delimitat fizic in care se
depoziteaza bunuri in cadrul unei locatii.
Subdiviziune fizica a depozitului in care se depoziteza anumite bunri si prin
intermediul careia se poate localiza mai usor locul din depozit unde sunt
depozitate bunurile. Orice depozit trebuie sa aiba cel putin o celula, caz in
care depozitul se confunda cu celula.
Gestiunea reprezinta o grupare logistica a mai multor celule apartinand
diferitelor depozite din cadrul unei locatii. Orice gestiune trebuie sa
contina cel putin o celula pentru a se putea efectua intrari in acea
gestiune; in aces caz gestiunea se confunda cu celula. Gestiunile din
Charisma din punct de vedere al gestionarii stocului este la pert de
achizitie.

Termen

Articol
Charisma
ERP

Tip Articol

Catalog
articole
Entitate
Document

Tip
document

Antet
document
Detaliu
document

Inregistrare

Raport

Definiie -> explicaii


Orice element (entitate) stocabil sau nestocabil care poate sa apara pe
detaliul unui document gestionat prin intermediul sistemului Charisma.
Exemplu: un produs care apare in factura de vanzare; un mijloc fix
achizitionat de companie si care va aparea in detaliul facturii de achizitie.
Tot ca articol se constituie si elementele nestocabile (de tip cheltuieli ->
venituri) utilizate cu precadere in activitatea financiar-contabila. Exemplu:
cheltuieli cu energia electrica care apare in factura de servicii-furnizor,
cheltuieli cu dobanzi si comisioane bancare care apare pe detaliul
documentului Extras de cont, etc.
Reprezinta natura contabila a articolului. Este unul dintre elementele care
contribuie la determinarea inregistrarilor contabile ce se vor utiliza prin
intermediul unui articol al sistemului
Cataloagele de articole se utilizeaza in cazurile in care furnizorii sau clientii
unei companii utilizeaza pentru produsele pe care le cumparam -> vindem
alte coduri si denumiri decat cele utilizate in sistemul nostru informatic. El
face legatura intre codul (denumirea) utilizat de un anumit partener pentru
un articol si codul (denumirea) utilizat intern pentru articolul respectiv.
Prin entitate se intelege orice element care poate sa fie apara in sistem la
un anumit moment.
Prin document se intelege entitatea care gestioneaza informatii specifice
referitoare la un anumit proces, tranzactie, gestionate prin intermediul
sistemului Charisma.
In sistem exista mai multe tipuri de documente, in cadrul tipului fiecare
document fiind identificat prin informatii specifice, numar document, data
document, etc.
Exemplu de tipuri document: factura de achizitie, comanda client,
extras de cont, fisa mijlocului fix, proces verbal de inventar. Documentele
dintr-un anumit tip, spre exemplu facturi de achizitie, sunt reprezentate de
totalitatea facturilor de achizitie introduse in sistem intr-o anumita
perioada
Informatiile din antet au caracter general si privesc intregul document cum
sunt: data document, numar document, stare document, partener, etc.
Detaliul unui document este impartit in linii si gestioneaza informatii
referitoare la articolele din document. Un document va avea atatea linii,
cate articole distincte sunt continute in detalierea sa.
Exemplu: Daca intr-o factura de achizitie apar trei articole distincte atunci
documentul respectiv va avea trei linii in detaliul ei.
O inregistrare contine o serie de informatii referitoare la o entitate care
respecta conditiile minimale pentru a putea fi salvata in sistem.
Exemplu: In cazul nomenclatorului de parteneri informatiile aferente unui
anumit partener: cod partener, denumire partener, tip partener, stare
partener constituie o inregistrare.
Raportul contine o serie de informatii din una sau mai multe entitati
(nomenclatoare, documente) filtrate si grupate dupa anumite criterii. In
principiu rapoartele din Charisma au format A4 si pot fi exportate in alte
formate cum ar fi: excel, text, pdf, HTML.

Termen

Stare
document
Charisma
ERP

Definiie -> explicaii


Uzual se lucreaza cu patru stari ale unui document: generat, validat,
anulat si inchis.
Semnificatia fiecarei valori a campului <Stare> dintr-un document este
urmatoarea:
-

Generat: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, se


mai pot face modificari asupra lui, poate fi sters si produce
anumite efecte in sistem.

Validat: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date si


nu se mai pot face modificari asupra informatiilor continute de
acesta si produce anumite efecte in sistem. In principiu, un
document ca sa ajunga in starea Validat trebuie sa fi fost in prealabil
in starea Generat. Un document in starea validat poate fi insa
anulat doar in anumite conditii.

Anulat: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu


se mai pot face modificari asupra informatiilor din el si nu produce
nici un efect in sistem.

Inchis: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu


se mai pot face modificari asupra informatiilor din el si nu se mai
poate utiliza ulterior momentului inchiderii pentru generarea altor
documente.
Stare
doc

Poate
fi Genereaza
incasat\plati note
t
contabile

Efect Stoc
scade\creste
rezerva stoc

<Gener
at>
<Validat
>
<Anulat
>
<Inchis
>

NU

NU

NU

Se
pot
genera
alte
document
e
din el
NU

DA

DA

DA

NU

NU

NU

NU

NU

NU

NU

NU

NU

Obs. Exceptie fac documentele din modulul Financiar care nu se valideaza


manual de catre utilizator. De aceea ele isi produc efectele scontate si in
starea <Generat>.

Termen

Definiie -> explicaii


Fata de starile de baza utilizate de suita Charisma ERP (vezi Stare
document Charisma ERP mai sus), in contextul CPM, pot fi definite si
utilizate alte stari specifice documentelor oferta, contract, buget intern:
stari editabile (asimilate starii <generat> definita mai sus): in editare,
in lucru,
stari read-only (asimilate starii <validat> definita mai sus): semnat,
aprobat

Stari
document
CPM

se doreste introducerea unei stari draft final (inaintat spre aprobare) ca


stare intermediara intre <generat> si <validat>
Un document (entitate) aflat in aceasta stare este caracterizat astfel:
- Read-only pt utilizatorul final are transfera controlul
(inainteaza spre aprobare -> verificare)
- Editabil pt utilizatorul (de regula key user) responsabil cu
verificarea si aprobarea -> respingerea dupa caz. A se vedea
fluxul de schimbare stari documnete din Fig. 2.1-2. Flux
aprobare interna documente.

Tranzactie

Tranzactie
manuala

Tranzactie
generata

Prin tranzactia atasata unui tip de document se intelege modalitatea prin


care tipul de document respectiv poate lua nastere in sistem.
Fiecare tip de document poate avea atasata una sau mai multe tranzactii.
Definirea tranzactiilor posibile se face in functie de situatiile concrete
intalnite in companie pentru fiecare tip de document in parte.
In tranzactiile manuale informatiile din documente vor fi introduse complet
de la tastatura deoarece nu exista un document anterior care se poate
constitui ca sursa de date pentru documentul curent.
In tranzactiile generate pentru un anumit document exista un document
anterior din care pot fi preluate automat anumite informatii si aduse in
interiorul documentului curent; deci nu se vor mai introduce de la
tastatura. Acest mecanism se numeste generarea unui document din alt
document. In tranzactiile generate sunt implicate doua elemente:
documentul sursa si document destinatie.

10

Termen

Definiie -> explicaii


- adaugare: prin intermediul acestei actiuni se poate adauga o noua
inregistrare. Pentru a putea adauga in sistem o noua inregistrare
trebuie completate anumite campuri obligatorii. Campurile obligatorii
se constituie in informatiile minimale necesare de a fi introduse in
sistem pentru ca acesta sa poata functiona.
-

selectare: prin intermediul acestei actiuni se poate selecta o anumita


inregistrare pe baza unor criterii de selectie.

consultare (vizualizare): prin intermediul acestei actiuni pot fi


vizualizate informatiile aferente unei inregistrari din sistem.

modificare: prin intermediul acestei actiuni se pot modifica anumite


informatii aferente unei inregistrari din sistem. Dupa efectuarea
modificarilor inregistrarea trebuie salvata.

stergere: prin intermediul acestei actiuni se poate sterge din baza de


date o anumita inregistrare din nomenclatoare. Stergerea unei
inregistrari in sistem se poate face doar in anumite conditii. Exemplu:
nu se va putea sterge din nomenclatorul de parteneri un furnizor
pentru care exista facturi de aprovizionare in sistem.

copiere: este permisa pentru nomenclatorul de articole; pe baza unui


articol deja introdus in sistem se poate face o copie a acestuia.
Operatiunea de copiere este permisa si pentru documentele introduse
in sistem prin tranzactii manuale.

multiplicare: este o operatiune de copiere specifica modulului


Mijloace fixe si obiecte de inventar pentru multiplicarea documentului
Fisa mijloc fix (Fisa obiect de inventar) cand sunt mai multe bucati din
acelasi articol, dar numrul de inventar trebuie incrementat automat de
catre sistem.

tiparire: prin aceasta actiune documentele pentru care s-a prevazut


faptul ca vor trebui tiparite din sistem, pot fi listate la imprimanta intrun anumit format prestabilit. Exemplu: factura de vanzare, bon de
consum, etc.

navigare: operatiune prin care se poate urmari trasabilitatea


documentelor in sistem, in sensul vizualizarii din interiorul unui
document a legaturii acestuia cu alte documente sursa sau destinatie.
Aceasta actiune este declansata prin apasarea butonului <Navigare>
din interiorul fiecarui document.

export in alt format de fisier: operatiune prin care un raport afisat pe


ecran este exportat in alt tip de fisier. Aceasta actiune se declanseaza
executand click de mouse pe iconita de export (cea care arata ca un
plic deschis) aflata in meniul stanga-sus.

Operatiuni
(actiuni)

11

Termen
Dictionar
Departamen
t
Centru
de
cost
Ierarhie
Functie
anagajat
Stocabil
Valid
Utilizator
Grup
de
utilizator

Definiie -> explicaii


Dictionarul este o entitate din categoria nomenclatoarelor. Spre
deosebire de nomenclatorul de articole si nomenclatorul de parteneri care
contin informatii utilizate in aproape toate tipurile de documente din
sistem, dictionarele contin un numar redus de inregistrari si au o utilizare
mai restransa fiind folosite doar in anumite tipuri de documente.
Entitate din sistem apartinand structurii organizatorice a unei companii. Un
tip particular de departament este depozitul.
Entitate din sistem pe care urmeaza sa fie evidentiate cheltuielile si\sau
veniturile din cadrul companiei.
Ierarhia reprezinta o structura arborescenta prin care se clasifica anumite
entitati din sistem in functie de anumite caracteristici. Se pot clasifica
articolele, partenerii, departamentele, centrele de cost.
Pozitia pe care o anumita persoana o are in cadrul unei organizatii.
Caracteristica asociata articolelor prin care se specifica faptul ca pentru
articolul respectiv se va urmari stocul cantitativ valoric si va avea fisa
demagazie in sistem.
Caracteristica asociata diferitelor entitati din sistem care indica faptul ca
se poata utiliza in sistem sau nu entitatea respectiva.
Persoana care a primit un nume de utilizator si o parola si anumite drepturi
de acces in sistemul Charisma.
Reprezinta gruparea mai multor utilizatori care au aceleasi drepturi de
operare in sistem.

12

B. DESCRIEREA APLICATIEI
B.1 Descrierea succinta a proceselor
Implementarea modulului Charisma Portfolio Management cu modelarea fluxurilor
conform solutiei descrise mai jos va urmari atingerea detaliilor obligatorii legate de
realizarea obiectivelor principale, incadrul fiecarei zone de activitate.
Se vor parcurge urmatoarele etape ale fluxului prezentat si descris mai jos:
Fig. 1 Fluxul de business general

13

B.2 GESTIONAREA NOMENCLATOARELOR

2.1

Nomenclatorul de norme republicane

Vizualizarea dictionarului de norme republicane se face in Portofolio


Management -> Dictionare -> Norme republicane. Avem la dispozitie un filtru de
cautare dupa editie, indicator, cod sau denumire. La nivelul acestui dictionar normele
nu pot fi modificate, ci doar vizualizare a continutului.

2.2

Nomenclatorul de norme interne de ofertare (norme proprii)

Crearea unei norme interne se poate face prin doua modalitati:


crearea direct in dictionar a unei norme interne se face apasand butonul
in Portofolio Management -> Dictionare -> Norme interne de
ofertare.

crearea plecand de la oferta se face din fereastra Deviz Oferta -> tabul
Norma. Reteta se poate salva ca norma interna apasand butonul Salveaza
resursele ca -> Norma interna de ofertare.
14

2.3

Nomenclatorul de norme interne de consum

Sunt normele create dupa un retetar propriu, dar ce au in componenta resurselor


un consum specific bazat pe masuratorile proprii. Acest tip de norme sunt specifice
Devizului Intern. Crearea si gestionarea acestora este identica cu normele interne de
ofertare.

2.4

Liste anexe norme republicane

In cadrul normelor republicane, se regasesc anumite materiale importante ce


necesita utilizare explicita in cadrul devizelor. In cazul in care pe un deviz, se adauga o
norma republicana ce contine o lista anexa dar utilizatorul nu selecteaza materialul din
acea lista, la salvare acesta o sa primeasca o atentionare in acest sens si ulterior o sa
fie pozitionat automat pe acea norma din lista ofertei.

Gestionarea listelor anexe se realizeaza din meniul Portofolio Management ->


Dictionare -> Lista anexa norme republicane. Listele provenite automat de la
normele republicane nu se pot modifica, dar se pot crea unele noi.
15

B.3 GESTIONAREA DICTIONARELOR

3.1

Resursele

In modulul Portfolio Management, resursele sunt vazute ca persoane ->


angajati. Pentru fiecare resursa i se poate atribui un rol de resursa (o meserie) dar si
multe alte detalii specifice.

16

3.2

Rolurile de resurse

Resursele utilizate in definrea normelor pentru obiectivele componente ale


entitatilor Oferta, Contract si Buget Intern, Proiect cu care lucreaza CPM in cadrul
fluxurilor de ofertare, contractare si respectiv bugetare interna, vor fi modelate n
sistem sub form de Roluri de Resursa. Codul si denumirea rolurilor de resursa
trebuie sa fi unice in sistem.

MANOPERA (meseria)

MATERIALE

UTILAJE

17

TRANSPORT

DOTARI

CHELTUIELI

3.3

Grupuri si subgrupuri roluri de resurse

Clasificarea mai detaliata a rolurilor de resursa se poate face cu ajutorul acestor


grupuri si subgrupuri. Aceasta clasificare este benefica in cadrul rapoartelor atunci
cand vrem sa facem o grupare suplimentara dupa acest criteriu. Pentru rolurile de
18

resursa care nu permit aceasta grupare suplimentara atunci se utilizeaza un grup si


subgrup generic <NECLASIFICAT>.

3.4

Definirea tipului de lucrare

Un anumit tip de lucrare ne este necesar in momentul in care se doreste calcularea


valorii unui obiectiv dupa acest criteriu. Astfel dupa ce se negociaza cu partenerul
extern lucrarile se introduc in sistem: Portofolio Management -> Ofertare -> Lista
de preturi tipuri de lucrari.

19

C.

OFERTARE

Lista cu toate ofertele companiei se poate vizualiza accesand Portofolio


Management -> Ofertare -> Devize oferta. Pentru o navigare rapida, in partea din
stanga avem disponibil un filtru de cautare (dupa : Data Ofertei (de la), beneficiar, stare
oferta, cod sau denumire). In aceasta fereastra avem posibilitea de a ne creea propriu
layout beneficiind de o serie de functionalitati (click dreapta pe capul de tabel):
grupare, sortare, filtrare, adaugare coloane etc.

C.1

CREAREA OFERTEI

Exista trei moduri de constructie a ofertei: importul unei oferte dj existente,


importul unor cantitati de materiale (XLS) si modul manual care presupune crearea in
CPM.
Importul unei oferte existente sub forma unui fisier de tip .LST sau .DBF.

In modul manual este nevoie de apasarea butonului


in fereastra de Deviz
oferta. Pentru aceasta oferta nou creata este necesar sa se completeze date din
headerul de oferta. Daca oferta este in alta moneda decat in RON, atunci trebuie
introdus si cursul valutar din acea zi.

C.2 DETALIEREA OFERTEI

20

a. Importul cantitatilor de material (XLS) presupune existent unei liste de materiale


cu urmatorul cap de tabel [ COD ; DENUMIRE ; UM ; CANTITATE ; PRET]

In CPM, dupa ce s-a creat oferta si s-a definitivat structura acesteia (grupuri de
obiective) urmeaza sa se importe lista de cantitati. Se selecteaza grupul de
obiective pe care urmeaza sa se importe (in fereastra Deviz oferta) si se apasa
butonul Adauga -> Adauga (importa obiective din fisier text.

In wizardul urmator se copiaza tabelul de mai sus respectand ca(Copy -> Paste).

21

Odata cu apasarea butonului


un
obiectiv

fiecare linie din lista de cantitati devine


in
CPM.

b. Importul din alta oferta existenta deja in sistem, din meniul ADAUGA ->
Adauga din alta oferta.

Structura ofertei este urmatoarea (arborescenta): investitie, grup de obiective (pe x


nivele), obiectiv,rol de resursa.
Programe de devize

PORTFOLIO MANAGEMENT
Investiti
e
Obiect
Grup de obiective
Obiectiv

Investitie
Obiect
Deviz
Articol de

22

deviz

Pentru adaugarea unui grup de obiective sau a unui obiectiv ne pozitionam


pe nivelul ierarhic superior (investitie sau grup de obiective). Ne folosim fie de click
dreapta -> Adauga grup de obiective respective Adauga obiectiv nou la acest grup, fie
de shortcut-ul Ctrl+Ins sau Ins.
Obiective se mai pot adauga direct din dictionarul de Normele republicane
(Shift+Ins) sau din cel de Norme interne (definit anterior). Reteta unui obiectiv (articol)
se defineste in fereastra Deviz Oferta, tabul Norma. Se pot adauga roluri de resurse
manual, se pot atasa norme republican sau norme interne.

Si in aceasta fereastra avem posibilitatea de a ne creea propriul layout


avand la dispozitie urmatoarele functionalitati : functii cut -> copy -> paste, mutare
articol sus -> jos in structura ofertei, cautare articol -> grup de obiective, functii de
minim, maxim, medie, numarare la nivel de reteta.

Tipuri de calcul al obiectivului (articol de deviz)


Tipurile de calcul ale obiectivelor se selecteaza in coloana Calcul pret si sunt
urmatoarele:
Pe baza resurselor (este tipul default al sistemului, valoarea obiectivului reiesind
din insumarea valorilor rolurilor de resursa)
Manual (valoarea e introdusa manual)
Pret nomenclator lucrari (se definesc in prealabil mai multe tipuri de lucrari)
Subcontractor + adaos (valoarea negociata cu subcontractorul + adaos)

23

Wizard pentrut modificare globala rapida


Aceasta optiune este disponibila in tabul Preturi -> Modificare globala. Se pot
face modificari globale la nivelul diferitelor tipuri de roluri de resursa (Materile,
Manopera, Utilaje, Transport, Dotari): crestere -> descrestere procentuala, crestere ->
descrestere valorica sau acela-si pret pentru toate resursele de tipul x. De asemenea
sistemul ne permite o selectie a resurselor dupa un anumit furnizor.

Sporuri per tipuri de roluri de resurse


Se pot aplica sporuri rolurilor de resursa atat celor de la nivelul obiectivului cat si
celor de la nivelul grupurilor de obiective. Sporurile aplicate rolurilor de resursa
apartinand unui obiectiv se introduc la nivelul obiectivului in tabul Sporuri -> Modifica.

Sporurile aplicate rolurilor de resursa apartinand unui grup de obiective se


introduc la nivelul grupului : click dreapta -> Aplica sporuri

Analiza Pareto
24

Analiza impact preturi in oferta (Pareto) ajuta la ajustarea pretului ofertei in


functie de ponderea resurselor in Devizul Oferta. Se identifica rolurile de resursa cu
ponderea cea mai mare in oferta. Astfel, ajutandu-ne de cele 3 variante de preturi
putem definii 3 scenarii: pesimist, probabil si optimist.

25

Dupa ce s-au definit cele 3 variante de preturi se apasa butonul


.
La revenirea in fereastra Devize Oferta se va recalcula noua valoare a ofertei apasand
butonul

Graficul de contract
Graficul de executie al ofertei se defineste in tabul Grafic de executie, fereastra Deviz
oferta.

Modele de inchidere de deviz


Inchiderea de deviz se poate aplica atat la nivelul investitiei cat si la nivelul
fiecarui grup de obiective (in cazul in care se aplica mai multe modele de inchideri).
Modelul de inchidere de deviz se poate introduce in fereastra Deviz Oferta in
tabul Inchidere deviz sau se poate prelua dintr-un dictionar de modele (Incarca model
de inchidere).

26

Dictionarul de modele inchidere deviz se gaseste in Portofolio Management -> Ofertare


-> Modele inchidere deviz.

Aplicarea inchiderii de deviz se realizeaza selectand nodul investitiei si din tabul


Inchidere de deziv, fie se aplica un model predefinit fie se poate compune o inchidere
noua, utilizand butoanele specifice.

27

Flux de aprobare Deviz Oferta


Odata oferta definitivata se salveaza si se trimite spre aprobare beneficiarului: meniul
Functii -> Stare oferta -> Trimite oferta spre acceptare. In functie de raspunsul
acestuia se recurge la modificarea ofertei sau se creeaza contractual draft.

Sistemul inregistreaza toate versiunile de oferta dandu-ne posibilitatea de a face


comparatii intre versiuni (meniul Fuctii -> Compara versiuni oferta ) si de a o alege pe
cea mai buna (Transforma in versiune curenta):.

Dupa acceptarea ofertei modificarea este permisa doar printr-un act aditional cerut sau
acceptat de catre client (lucrari suplimentare).

Functia Lock
Sistemul CPM ne ofera posibilitatea de a proteja modificarile efectuate de un
anumit utililizator, eliminand astfel situatia in care se fac modificari pe aceea-si oferta
de catre doi sau mai multi utilizatori.
Dupa activare, orice modificare a ofertei, la nivel de obiectiv sau la nivel de grup
de obiective face ca utilizatorul curent sa blocheaze obiectivul, respectiv obiectivele din
grup.

28

Grupul de obiective poate fi deblocat de cel ce l-a blocat sau de un alt utilizator care
are drepturi pe oferta respectiva selectand obiectivele: Portofolio Management ->
Ofertare -> Administrare Lock-uri.

29

D. CONTRACTARE
D.1 Contractul cu beneficiarul

1.1.

Introducerea informatiilor contractuale

Odata cu aprobarea devizului oferta de catre beneficiar sistemul genereaza un


contract in starea draft. Sunt preluate din oferta codul , denumirea, data, valoarea,
beneficiar. Urmeaza sa se completeze celelalte date cu privire conditiile contractuale :
Avans de primit, Garantii (Retineri sau Restituire), Scrisori de garantare avansuri sau
Scrisori de garantare garantii. Dupa salvare se semneaza contractual din meniul
Functii -> Semneaza contract.

Conditii contractuale

Forme de facturare

30

Avansul de primit

In acesta fereastra se introduc avansurile primite de la beneficiar. In campul Tip


avans se introduce modalitatea de returnare a acestuia: recuperare procentuala, partial
valoric sau totala. In campul Procent se introduce procentul reprezentat de avans din
valoarea contractului .
In campul Valoare facturata este preluata din contabilitate valoarea facturii
emise ca si contravaluare a avansului incasat. Pe masura ce se emit facturi pe baza
situatiilor de lucrari se returneaza beneficiarului
avansul (procentual din valoarea situatiei de lucrari). Aceasta valoare se regaseste in
coloana Valoare recuperate de catre beneficiar.

Garantii

In acest tab se evidentiaza valoarea garantiilor platite beneficiarului si termenele


la care se vor recupera acestea.
In fereastra Retineri garantii se introduce valoarea garantiei sau procentul din
valoarea contractului (coloana % sau Valoare). In coloana Valoare retinuta de catre
beneficiar sunt preluate automat valorile garantiilor retinute de beneficiar din
facturile emise pe baza situatiilor de lucrari.
In Restituire garantii se introc datele de recuperare a garantiilor si valorile acestora.

31

Garantarea avansurilor si garantiilor

Garantarea avansurilor si garantiilor se face de catre banca prin scrisori de garantie.


In cazul ambelor scrisori dupa ce se apasa butonul
se introduc
urmatoarele date: valoarea, data de expirare a scrisorii, banca, IBAN. In partea dreapta
a ferestrei sunt evidentiate valoarea totala (a garantiei sau a avansului), valoarea
recuperata sau restituita si restul de recuperat sau de restituit.

Milestone-uri
Sistemul permite nregistrarea i corelarea milestone-urilor din cadrul contractului cu cele din
proiect, astfel nct conform milestone-urilor din contract, s se poat factura atunci cnd s-a
ndeplinit milestone-ul de execuie din proiect.

D.2

Contractele cu subanteprenorii

32

Ca si in cazul contractului cu beneficiarul, se regasesc aceleasi campuri cu privire la


completarea conditiilor contractuale, avansuri, garantii si milestone-uri.

D.3

Contractele cadru de subcontractare


In situatia in care se lucreaza cu subcontractori se creeaza necesitatea utilizarii si
inregistrarii unor contracte cadru. Neintroducerea acestora in sistem nu blocheaza
salvarea contractelor de subcontractare.
Contractele cadru se vizualizeaza si se definesc in Portofolio Management ->
Contractare -> Contracte cadru de subcontractare. Se introduc toate datele cu
privire la contractual respectiv. In partea din mijloc a ferestrei se specifica obiectivele
care fac obiectul contractului cadru (se definesc, se preiau din alte contracte sau se
preiau din tipurile de lucrari)

33

34

E. DERULAREA CONTRACTULUI
E.1 Actul aditional
Un contract se poate modifica numai printr-un act aditional. Devizul oferta
devine editabil odata cu trecerea contractului in starea editabil.

Dupa ce se fac modificarile respective (in oferta, in contract) actul aditional


trebuie semnat. In Functii -> Versiuni de contract se regasesc toate actele
aditionale aferente unui contract. In aceasta fereastra se pate face comparatie intre
toate versiunile.
La editarea unui act aditional se vor activa in fereastra de Oferta, urmatoarele
coloane:
Cantitate modificata curent camp editabil pentru introducerea cantitatilor
(+ / -)
Cantitate initiala cantitatea originala contractata pana la inregistrarea
primului aditional
Cantitate modificata anterior cantitatea totala inregistrata pe toate actele
aditionale operate pana in acel moment, cu implicare asupra obiectivului stabilit.

1.1.

Nota de comanda suplimentara NCS

35

Suplimentarea cantitatilor de obiective in cadrul unui act aditional se poate


realiza in doua moduri:
suplimentarea cantitatilor pe un obiectiv existent cantitatea suplimentata se
introduce direct in coloana Cantitate modificata curent. Aceasta cantiate introdusa,
se adauga la cea existenta din coloana Cantitate totala.
suplimentarea cu articole -> obiective noi implica adaugarea de pozitii noi in oferta
existenta. Pentru a introduce cantitatea pentru acele obiective, se utilizeaza coloana
Cantitate modificata curent.

1.2.

Nota de renuntare - NR

Se bazeaza pe acelasi mecanism descris mai sus la NCS, numai ca se vor


introduce cantitati negative, in loc de cantitati pozitive.
Inainte de a opera in actul aditonal o Nota de Renuntare, mai intai trebuie sa se
reduca cantitatea de pe Devizul Intern si Proiectul de executie. Vezi pct.

1.3.

Istoricul actelor aditionale

In acest tab se pot observa cate modificari a suferit acel obiectiv, la ce data, si
cantitatea care a fost introdusa.

1.4.

Semnarea actului aditional

Dupa introducerea cantitatilor noi pe oferta si dupa ce au fost adaugate noile


obiective, se merge in meniul de contracte, se deschide acel contract si se modifica
starea acestuia.
36

E.2 Situatiile de lucrari

2.1

Situatiile de lucrari catre Beneficiar

Pe baza situatiei de lucrari urmeaza sa se factureze beneficiarul conform


contractului.
In meniul Portofolio Management -> Derulare contracte -> Situatii de lucrari se
vizualizeaza lista tuturor situatiilor de lucrari. Pentru o situatie noua apasam butonul
Adauga.In layout-ul deschis se completeaza urmatoarele campuri: data, numarul
sitautiei de plata, numele contractului pentru care se face si nivelul la care se face
situatia (grupul de obiective). Se apasa butonul
pentru a
se vizualiza obiectivele.
In coloana Cantitate planificata se vizualizeaza cantitatea din oferta pentru
respectivul obiectiv. In coloana Cantitate acceptata anterior se vizualizeaza cantitatea
consumata la zi pe obiectiv (insumeaza consumurile tuturor situatiilor anterioare). In
coloana Cantitate raportata intern se vizualizeaza cantitatea reala executata (introdusa
la actualizarea proiectului).
Cantitatile executate aferente situatiei de plata se introduc in coloana Cantitate
executata curent. Validarea situatie de salvarea acesteia in casuta
.

37

2.2

Situatia de lucrari pentru contractele de subcontractare

Decontarea cu subcontractorii se face pe baza situatiilor de lucrari aferente


contractelor de subcontractare.Vizualizarea si adaugarea acestora se face in
Portofolio Management -> Derulare contracte -> Situatii de lucrari contracte
de subcontractare. Modalitatea de adaugare este similara cu cea de la Beneficiar.

Avem disponibile urmatoarele campuri: Valoare bugetata (valoarea contractului de


subcontractare), Valoare acceptata anterior (valoarea ultimelor situatii de lucrari) si
Valoare acceptata curent (valoarea situatiei de lucrari curente). Situatia este validata
numai dupa ce s-a pus bifa

38

F. BUGETAREA INTERNA (DEVIZUL INTERN)


F.1

Pregatirea Devizului Intern

Odata cu aprobarea ofertei se genereaza Devizul intern. Initial Devizul Intern


este o copie a Devizului Oferta. In meniul Portfolio Management -> Planificare ->
Devize interne se vizualizeaza sub forma de lista devizele interne existente. Filtre
disponibile: Data Ofertei (de la), Data Ofertei (pina la), Cod, Denumire, Beneficiar.
In aceasta etapa putem incepe ajustarea Devizului intern, cum spuneam mai
inainte, avand ca punct de plecare Devizul oferta: modificarea cantitatii de articol de
deviz,micsorarea consumului intern, inlocuirea unor roluri de resursa din tabul Norma;
modificarea costurilor unor roluri de resursa in tabul Costuri.

39

Dupa aprobare, Devizul intern trebuie aprobat: meniul Functii -> Stare deviz
intern -> Aprobat. Dupa aprobare, Devizul Intern poate fi editat numai daca este
trecut in starea In lucru (meniul Functii -> Stare deviz intern -> In lucru )sau printrun Act aditional in editare (vezi Act aditional). Modificarile pot fi cauzate de o lucrare
suplimentara sau de o lucrare extrabugetata (numai modificarea devizului intern).
Aceasta etapa este ultima in care se mai poate face maparea intre rolurile
de resursa si articolele Charisma (fereastra Deviz intern -> tabul Norma)
In aceasta fereastra avem posibilitatea de a face comparatia intre Devizul oferta si
Devizul intern (tabul Comparatie Oferta Deviz intern).

F.2

Subcontractarea

Din structura devizului intern se pot subcontracta obiective, deoarece aceasta se realizeaza
cantitativ.

40

41

G. FISA LIMITA
G.1 Fisa limita materiale
Fisa limita este considerata in aplicatie un document cu proprietati specifice si
anume un document Charisma, deoarece din acest tip de document sursa se pot
genera comenzi cu ajutorul tranzactiilor.
Pentru vizualizarea fisei limita a materialelor este necesara o mapare intre
fiecare resursa de tip material si un articol Charisma corespunzator acesteia. Acest
lucru se face in ferestra Deviz Oferta (sau In fereastra Deviz Intern) in tabul Norma.

Pentru vizualizarea fisei limita este necesara maparea rolurilor de resursa de tip
material cu articolele Charisma (in ferastra Deviz oferta sau Deviz intern). De
asemenea e obligatoriu ca devizul intern sa fie aprobat si contractul semnat. Ea se
vizualizeaza in Portofolio Management -> Planificare -> Fisa limita material (dupa ce
se alege contractul).

G.2 Fisa limita dotari


Fisa limita pentru dotari respecta acelasi principiu cu fisa limita pe materiale,
numai ca in aceasta se vor evidentia dotarile utilizate in Devizul Intern.
42

43

H. PROIECT PLANIFICARE
Crearea proiectului se poate face plecand din lista devizelor interne sau din
devizul intern deschis. Se alege optiunea Distribuie resurse pe activitati de proiect din
meniul Functii.
Exista 3 modalitati de creare a structurii unui proiect:
1. Dupa structura ofertei fiecare obiectiv devine o activitate: Actiuni -> Creaza
structura proiectului din structura ofertei curente.
2. Manual se definesc mai intai etapele mari ale proiectului

dupa care se

detaliaza cu activitatile
.
3. Importul din Primavera - presupune crearea in Primavera a unui proiect si
importul acestuia in baza de proiecte a CPM

Odata definitivata structura proiectului se trece la alocarea obiectivelor


(articolelor) pe activitati.
Se selecteaza obiectivul (articolul) si activitatea pe care acesta urmeaza sa fie
alocat. Se da dublu click pe obiectiv si se introduce cantitatea alocata.

44

Inainte de a salva proiectul , se verifica daca toate obiectivele au fost alocate:


campul Cantitate neasociata devine 0 in dreptul fiecarui obiectiv din devizul intern.
In meniul Portfolio Management -> Planificare -> Proiecte se vizualizeaza
sub forma de lista toate proiectele. Filtre disponibile: Cod Proiect, Denumire Proiect,
Manager de Proiect, Data Proiect (de la), Data Proiect (pina la), Data Start (de la), Data
Start (pina la), Data finalizare (de la), Data finalizare (pina la).

H.1 Gestionarea unui NCS pe proiect


Acest pas se realizeaza prin alocarea cantitatilor noi provenite in Devizul Intern, pe
activitatile de proiect, pana cand cantitatea era cu cantitate zero.

H.2 Gestionarea unei Note de Renuntare


Pentru notele de renuntare, se aplica procezul invers alocarii de obiective pe
activitati si anume diminuarea cantitatii de obiectiv asociata astfel incat in coloana
Cantitata neasociata trebuie sa ramana cantitatea la care urmeaza sa se renunte.
Dupa ce se opereaza o nota de renuntare pe activitatea de proiect, va rezulta un
nou buget planificat pentru resursele respective si implicit este obligatoriu sa se
execute o sincronizare.

H.3 Planificarea proiectului cu Primavera


Urmatorul pas este acela de face sincronizarea cu Primavera si de a transfera proiectul.
Fereastra de sincronizare este disponibila in Portofolio Management -> Planificare ->
Sincronizare proiect cu Primavera P6. Se apasa butonul
proiectul dorit.

45

si se selecteaza

Daca proiectul este creat in CPM urmeaza ca in Primavera sa se faca relationarea


activitatilor si eventual sa li se dea durate.

Sincronizare proiect cu Primavera P6


Sistemul permite sincronizarea intre cele doua baze (Contract Management si
Primavera). Acest lucru se realizeaza in Portofoli Management -> Planificare ->
Sincronizare proiect cu Primavera P6. Astfel , in aceasta fereastra se pot vizualiza
toate proiectele aferente bazei Primavera.
Proiectele ce urmeaza a fi folosite in CM2 se vor selecta din baza Primavera si
se vor exporta in dictionarul de proiecte CM2.
Proiectele ce sunt create in CM2 pot fi exportate ,la randul lor, in baza Primavera.

46

Dupa ce un proiect aferent unei baze isi are corespondentul in cealalta baza, orice
modificare adusa acestuia se va regasi in ambele baze odata cu apasarea butonului
Sincronizare.
Sincronizarea este posibila odata cu introducerea datelor corecte de conectare: serverul
de SQL si baza de Primavera cu care urmeaza sa se faca sincronizarea, userul si parola
de SQL; user si parola aferentei bazei Primavera.

*** Rolurile de resursa ajung in Primavera, dupa sincronizare, dupa


cum urmeaza:
Materialele Resurse
Manopera, Utilaj Roluri
Transport - Expenses
Directia de sincronizare a datelor dintre Portfolio Management si Primavera P6, se poate
configura, astfel incat anumite date dintr-o aplicatie sa aiba prioritate si sa nu fie suprascrise din
cealalta aplicatie. Acest lucru se bazeaza pe urmatoarele expresii de sincronizare:

P6 -->> CM2
P6 <<-- CM2
Newer version
Ignore

47

48

I. SUBCONTRACTAREA
I.1

Subcontractarea din Devizul Intern

Pentru operatia de subcontractare este necesara existenta proiectului. Astfel se


subcontracteaza activitati : meniul Functii -> Subconbtracteaza activitati. Se apasa
butonul

si se bifeaza activitatea ce urmeaza a fi subcontractata.

Dupa ce se alege activitatea (


),in urmatorul layout, se completeaza
campurile: partener, contract cadru (daca este cazul), tip subcontractare si numarul si
data viitorului contract de subcontractare.
In fereastra urmatoare se introduce suma pentru care se incheie contractul ( in coloana
Pret) si genereaza :
Urmatoarea fereastra deschisa va fi cea de Contracte. Aici urmeaza sa se completeze
celelalte date cu privire la conditiile contractuale . Dupa salvare se semneaza
contractual din meniul Functii -> Semneaza contract.

I.2

Subcontractarea din proiect

49

J. URMARIREA PRODUCTIEI
J.1

Productia pe proiect

Inregistrarea progresului unei activitati se face in fereastra Proiecte :


a. Se schimba starea activitatii din Plan in Launched activitatea selectata; click
dreapta in coloana Stare; Stare activitate curenta -> Lanseaza activitatea.
b. Se selecteaza data de start si cea de finish in cazul celor terminate (campurile
Data de start reala si Data de finish reala devin active odata cu schimbarea
starii activitatii).
c. In tabul Obiective alocate se introduc cantitatile executate si data la care s-au
executat pentru fiecare obiectiv alocat pe respectiva activitate dublu click pe
fiecare obiectiv

J.2

Actualizarea proiectului cu Primavera

50

Sistemul permite inregistrarea unei cantitati executate mai mari decit cantitatea
bugetata.
Dupa salvarea modificarilor se revine in fereastra de sincronizare cu Primavera
(Portofolio Management -> Planificare -> Sincronizare proiect cu Primavera
P6) unde se apasa butonul

J.3

pentru ca modificarile sa ajunga in P6.

Actualizarea proiectului fara Primavera


a. Se schimba starea activitatii din Plan in Launched activitatea selectata; click
dreapta in coloana Stare; Stare activitate curenta -> Lanseaza activitatea.
b. Se selecteaza data de start si cea de finish in cazul celor terminate (campurile
Data de start reala si Data de finish reala devin active odata cu schimbarea
starii activitatii).
c. Se introduce procentul de realizare in cazul activitatilor care la data actualizarii
sunt in desfasurare.

J.4

Distribuirea bonurilor de consum pe activitati de proiect

Aceasta operatiune se face in Portofolio Management -> Urmarire si control


-> Distribuire material pe activitati de proiect.
Dupa ce se vizualizeaza lista tuturor bonurilor de consum se alege bonul ce urmeaza a
fi distribuit. In partea de jos a ferestrei se introduce procentul alocat, nivelul si
elemental alocat.

51

52