D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Chapter

1
Microsoft Access
icrosoft Access este un sistem de gestiune a bazelor de date din pachetul de aplica ii Microsoft Office care permite dezvoltarea de aplica ii ntr-o manier u oar i prietenoas att pentru utilizatori individuali, ct i multiutilizator ceea ce face posibil utilizarea la firme i institu ii de dimensiuni mici i mijlocii. Asem narea meniurilor vi comenzilor disponibile n Access cu cele din restul aplica iilor Office ofer un mediu de lucru familiar i comod. Microsoft Access este accesibil att utilizatorilor care nu au cuno tin e vaste n domeniul bazelor de date, care pot realiza aplica ii prin utilizarea abloanelor predefinite, ct i programatorilor care pot crea solu ii complexe folosind limbajul de programare Visual Basic for Application. Tabelele din bazele de date Access suport numeroase tipuri de cmpuri, declararea indicilor i stabilirea restric iilor de integritate refere ial , n timp ce pentru crearea i manipularea altor componente, cum ar fi interog ri, formulare, rapoarte exist metode de lucru variate de la simple, modul asistat, la complexe, modul proiect. De asemenea, opera iunile simple i repetitive pot fi automatizate prin utilizarea macro-urilor ceea ce reduce volumul de munc al utilizatorului final. Ca organizare, Microsoft Access combin ntr-un singur fi ier, de tip .accdb tabelele, formularele, rapoartele, interog rile, macro-urile i codul Visual Basic for Application ceea ce asigur accesul rapid i u or al utilizatorului la orice component . Un avantaj important este posibilitatea extinderii bazei de date pe Internet pentru a fi accesat de al i utilizatori, iar modific rile se pot sincroniza automat. Pentru a mpiedica vizualizarea i/sau modificarea codului surs al unei aplica ii, Microsoft Access permite transformarea ei n executabil prin opera iuni simple protejnd-o astfel de intru i sau de modific ri involuntare.

Enun ul aplica iei

n vederea bunei desf ur ri a Conferin ei GEBA 2011, este necesar realizarea unei baze de date pentru gestiunea informa iilor despre participan i. Informa iile sunt destinate att gestiunii comunic rilor, ct i gestiunii caz rilor/rezerv rilor i particip rii la diversele activit i conexe evenimentului. n afara bazei de date propriu-zis se
1

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

dore te, de asemenea, realizarea unui formular care s permit introducerea i modificarea datelor ini iale despre participan i (cnd este cazul) i o serie de rapoarte care s permit ob inerea de informa ii despre participan ii la fiecare sec iune i op iunile pentru cazare n vederea rezerv rii locurilor la hoteluri.

Rezolvare
nainte de construirea aplica iei este necesar proiectarea structurii bazei de date pe hrtie cu urm toarele componente: tabele, inclusiv cmpurile din fiecare tabel cu precizarea tipului, dimensiunii i altor propriet i specifice (valori implicite, reguli de validare etc.), rela ii dintre tabele i regulile de integritate refen ial , interog ri, formulare, rapoarte, dar i alte elemente, dac este cazul, cum ar fi meniuri. Pentru nceput, n vederea rezolv rii aplica iei, se va realiza structura bazei de date sub forma unui tabel ce va con ine informa iile necesare (tip, lungime, indec i) acesteia (tabelul nr. 1).
Structura bazei de date pentru conferin

Tabel ri

Denumire cmp Cod ar Nume ar Cod localitate Denumire localitate Cod ar Cod participant Nume participant Prenume participant Adres Telefon E-mail Cod localitate Cod func ie Cod sec iune Denumire sec iune Cod comunicare Titlu comunicare Abtract Cod func ie Denumire func ie Cod organiza ie Denumire organiza ie Adres Cod localitate Cod activitate Denumire activitate Descriere activitate Cod loc activitate Denumire loc activitate Tip loc activitate

Tip AutoNumber Text AutoNumber Text Number AutoNumber Text Text Text Text Text Number Number AutoNumber Text AutoNumber Text Memo AutoNumber Text AutoNumber Text Text Number AutoNumber Text Memo AutoNumber Text Text
2

Lungime Long Integer 50 Long Integer 60 Long Integer Long Integer 40 40 100 14 60 Long Integer Long Integer Long Integer 150 Long Integer 255 Long Integer 30 Long Integer 150 100 Long Integer Long Integer 100 255 Long Integer 50 20

Localit i Participan i

Observa ii Cheia primar este Cod ar Cheia candidat este Nume ar Cheia primar este Cod localitate Cheia primar este Cod participant

Sec iuni Comunic ri Func ii Organiza ii

Cheia primar este Cod sec iune Cheia primar este Cod comunicare Cheia primar este Cod func ie Cheia primar este Cod organiza ie Cheia primar este Cod activitate Cheia primar este Cod loc

Activit i sociale Locuri activit i

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Tabel

Hoteluri

Rezerv ri

Participare activit i

Detalii comunic ri

Denumire cmp Adres Telefon Fax Capacitate Persoana de contact Fotografie Observa ii Cod hotel Denumire hotel Adresa Telefon E-mail Fax Categorie Capacitate Persoana contact Cod participant Cod hotel Dat rezervare Dat sosire Num r locuri Dat plecare Tip camer Confirmare rezervare Cod activitate Cod participant Dat activitate Or activitate Confirmare participare Cod loc activitate Cod comunicare Cod participant Pozitie participant

Tip Text Text Text Number Text Ole Object Memo AutoNumber Text Text Text Text Text Number Number Text Number Number Date/Time Date/Time Number Date/Time Text Yes/No Number Number Date/Time Date/Time Yes/No Number Number Number Number

Lungime 40 14 14 Byte 40 255 Long Integer 50 40 14 60 14 Byte Integer 40 Long Integer Long Integer Byte 15 Long Integer Long Integer

Observa ii

Cheia primar este Cod hotel

Cheia primar este format din Cod participant i Cod hotel

Cheia primar este format din Cod activitate i Cod participant Cheia primar este format din Cod comunicare i Cod participant

Long Integer Long Integer Long Integer Byte

Pentru a sprijini utilizatorul n introducerea datelor i pentru a asigura acurate ea informa iilor introduse n anumite cmpuri se stabilesc urm toarele propriet i la nivel de atribut i de nregistrare:

y Valoarea implicit a cmpului Tip loc activitate este Restaurant; y Dat rezervare are ca valoarea implicit data curent a sistemului; y Cmpurile Confirmare rezervare i Confirmare participare au valoarea implicit
Yes;

y Prima liter pentru informa iile introduse n cmpurile Denumire localitate,

Denumire ar , Denumire hotel va fi majuscul ;

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

y Titlul comunic rii trebuie s fie scris n ntregime cu litere mari. y Cmpul Categorie, din tabelul Hoteluri, con ine informa ii privind num rul
de stele ale hotelului i poate lua valori ntre 1 i 5;

y Cmpurile Capacitate, Num r locuri, Num r nop i trebuie s fie completate cu

numere pozitive, diferite de zero;

y Toate cmpurile de tip dat sunt ulterioare zilei curente complet rii
informa iilor n tabele; rezervare;

y Dat sosire din tabelul Rezerv ri nu poate fi anterioar valorii din Dat y Formatul utilizat pentru cmpurile de tip dat calendaristic este Short Date,
iar pentru or Short Time;

y Urm toarele cmpuri trebuie completate obligatoriu cu informa ii:

Denumire ar , Denumire localitate, Titlu comunicare, Nume participant, Denumire hotel, Denumire organiza ie, Denumire activitate, Denumire loc activitate;

y Tip loc activitate poate lua urmatoarele valori: "Restaurant", "Aul ",
"Amfiteatru", "Muzeu","Mn stire". Pot aparea situa ii cnd informa iile despre participan i se introduc manual, cazul formularelor de participare completate doar pe hrtie, sau trebuie modificate, n cazul participan ilor care retrimit formularule de participare i se dore te s nu mai fie importate din nou. Pentru a rezolva asemenea situa ii este necesar realizarea unui formular n Microsoft Access ntr-o form ct mai apropiat de cea a formularului de participare prezentat n capitolul xxx.

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Pentru a realiza anumite statistici, dar i pentru a construi rapoartele trebuie s se r spund la urm toarele ntreb ri prin intermediul interog rilor din Microsoft Access:

y Cine particip la sec iunea Globalization and Business Information Systems a

conferin ei?

y Cine particip la fiecare sec iune a conferin ei? y Cine a rezervat camer dubl la hotelurile Traian sau Unirea? y C i participan i sunt din fiecare organiza ie? y La ce hoteluri trebuie rezervate mai mult de cinci locuri?
n s pt mna care precede conferin a va fi afi at , pe site-ul acesteia, o list cu participan ii la fiecare sec iune care trebuie realizat sub forma unui raport n Microsoft Access. De asemenea, tot ca rapoarte vor fi ob inute informa ii despre op iunile de cazare care vor fi trimise la fiecare hotel n vederea rezerv rii camerelor.

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

a) Construirea bazei de date pentru conferin a GEBA 2011 Deschiderea aplica iei de gestiune a bazelor de date Microsoft Access se realizeaz din meniul Start All Programs Microsoft Office Microsoft Access 2007 sau din

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

pictograma corespunz toare de pe suprafa a de lucru (Desktop) dac aceasta a fost creat anterior. Ca rezultat se deschide o fereastr din care va fi selectat modalitatea de creare a bazei de date, respectiv dintr-un ablon predefinit (Assets, Contacts, Issues, Events, Marketing Projects, Sales Pipeline, Tasks, Faculty, Students) sau de la zero (Blank Database). Pentru crearea bazei de date conferin a_FEAA este utilizat op iunea Blank Database. n partea dreapt a ferestrei este introdus denumirea men ionat i se finalizeaz opera iunea prin ac ionarea butonului Create (vezi figura nr. ???). n cazul n care utilizatorul dore te s schimbe calea unde va fi salvat baza da date trebuie ac ionat op iunea Browse for a location to put your database ( ) din aceea i fereastr .
Op iune pentru crearea unei baze de date de la zero Denumirea bazei de date

abloane pentru bazele de date

Crearea propriu-zis a bazei de date conferin a_FEAA Fereastr pentru create bazei de date

Alegerea locului de pe harddisk-ul calculatorului unde va fi salvat baza de date

b) Construirea tabelelor din baza de date pentru conferin a GEBA 2011 Crearea tabelelor din baza de date conferin _FEAA se realizeaz , n modul de lucru proiect (Design View), prin selectarea op iunii Table Design din meniul Create. n urma acestei ac iuni, apare fereastra aferent modului de vizualizare proiect, n care se introduc denumirile cmpurilor, dimensiunea lor, o descriere, dac este cazul, i se stabilesc propriet ile lor (vezi figura nr. ???). Fereastra are, n partea de sus, trei coloane:

y Field name denumirea cmpului;

7

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

y Data type tipul cmpului; y Description descrierea cmpului.

n partea de jos este zona Field Proprieties, unde vor fi stabilite propriet ile pentru fiecare cmp al tabelului, cu dou componente:

y General propriet ile generale ale cmpului; y Lookup tipul de control n care va fi afi at acest cmp ntr-un formular
(Text Box, List Box, Combo Box).

Fereastr pentru crearea unui tabel nou

n prima celul , denumit Field Name, sunt introduse denumirile cmpurilor, de lungime maxim 64 caractere (litere, cifre, spa ii, caractere speciale).
Not

Nu pot fi folosite n denumirea cmpurilor urm toarele simboluri: semnul exclam rii (!), punctul (.), accentul grav (`) i parantezele p trate ([ ]). Dup introducerea denumirii cmpului, se trece la stabilirea tipului datelor pe care le va con ine acesta, Data Type. n Microsoft Access pot fi utilizate urm toarele tipuri de date (vezi figura nr. ???).

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Tipuri de date n Microsoft Access

y Text texte sau combina ii de texte i numere. Dimensiunea implicit i

maxim a unui cmp de acest tip este de 255 caractere, dar poate fi modificat de utilizator prin intermediul propriet ii FieldSize.

y Memo texte de mare dimensiune, cum sunt descrierile i notele

(aproximativ 10 pagini de text scris la un rnd). Dimensiunea maxim este de 63 999 caractere.

y Number date numerice utilizate n calcule matematice. Tipul este stabilit

prin proprietatea FieldSize i poate fi: Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Replication ID. Diferen a ntre ele este dat de m rimea acceptat i de utilizarea sau neutilizarea zecimalelor, cu excep ia ultimului tip, care este identificator de multiplicare.

y Date/Time valori pentru dat i or , n intervalul 100-9999; y Currency valori monetare cu precizie de 15 cifre n stnga separatorului
zecimal i 4 n dreapta lui;

y AutoNumber un num r secven ial unic care se incrementeaz cu 1 la

fiecare nou nregistrare introdus n tabel. Cmpurile de acest tip nu pot fi modificate, iar o tabel poate con ine un singur cmp AutoNumber.

y Yes/No con ine numai valori logice de tipul Da/Nu. y OLE Object obiecte provenite din programe server nregistrate, cum ar fi
documente Word, foi de calcul Excel, imagini etc.

y Hyperlink poate con ine leg turi c tre o adres Internet, un document
aflat pe calculatorul utilizatorului, un document din re eaua local , la o adres electronic sau la un obiect al bazei de date curente.

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

y Lookup Wizard un program de tip asistent care ajut la crearea unui cmp

ale c rui valori sunt selectate dintre valorile altui tabel, altei interog ri sau dintr-o list de valori.

Fiecare cmp al unui tabel are un num r de propriet i, care depind de tipul s u. Configurarea propriet ilor se realizeaz , n zona Field Propereties, prin deschiderea tabelului n modul de lucru proiect. Design View (vezi figura nr. ???).

Propriet ile unui cmp de tip Text n Microsoft Access

Propriet ile generale care pot fi stabilite pentru un cmp sunt:

y Field Size specific num rul maxim de caractere care pot fi introduse ntr-

un cmp. n cazul cmpurilor de tip Text, valoarea implicit i maxim este 255 caractere, pentru cele Number proprietatea poate lua valorile: Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Replication ID, iar pentru cele AutoNumber: Long Integer sau Replication ID. Dimensiunea nu trebuie specificat pentru cmpurile de tip: Currency, Date/Time, Yes/No, OLE Object, Hypelink, Memo.

y Format stabile te modul n care programul va afi a informa iile introduse

n cmp i depinde de tipul cmpului. Formatul poate fi unul predefinit, selectat din lista care apare la click pe s geata din dreptul liniei Format sau unul personalizat, definit de utilizator. n figura urm toare este exemplificat proprietatea Format pentru un cmp de tip Number.

10

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Stabilirea formatului pentru un cmp de tip Number

y Decimal Places stabile te num rul de zecimale afi ate. Aceast proprietate

poate fi utilizat pentru cmpurile numerice i de tip valoare monetar i afecteaz doar modul de afi are a informa iilor, nu i con inutul lor. Valorile posibile sunt: Auto preia valoarea specificat prin proprietatea Format sau un num r de la 0 la 15, selectat de utilizator.

y Input Mask este un ir de caractere care specific un format sau un ablon

pe care trebuie s -l respecte datele dintr-un cmp. Aceast proprietate poate fi utilizat pentru urm toarele tipuri de cmpuri: text, num r, dat calendaristic /or , valoare monetar . Pentru fiecare caracter tastat, ea stabile te dac este obligatoriu sau op ional, precum i tipul acceptat: alfabetic, numeric, alfanumeric sau arbitrar. Simbolurile ce pot fi utilizate pentru stabilirea caracteristicilor unui cmp cu proprietatea Input Mask sunt prezentate n tabelul urm tor (Tabelul nr. ???).

Simboluri pentru masca de intrare

Caracter 0 9 A a C L ? # & > < \ .,:-/

Descriere Cifre de la 0 la 9 obligatorii. Cifre de la 0 la 9 op ionale. Litere sau cifre obligatorii. Litere sau cifre op ionale. Orice caracter sau spa iu op ionale. Litere de la A la Z obligatorii. Litere de la A la Z op ionale. Cifre sau spa ii. Orice caracter sau spa iu obligatorii. Urm toarele caractere sunt afi ate cu majuscule. Urm toarele caractere sunt afi ate cu litere mici. Caracterul care urmeaz va fi afi at ca un caracter literal. Caractere utilizate pentru separarea zecimalelor, a miilor, orelor / minutelor / secundelor, datelor calendaristice.

11

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Stabilirea unei caracteristici ca masc de intrare pentru un cmp din baza de date se poate realiza i cu asistentul care se lanseaz prin accesarea butonului din dreptul propriet ii Input Mask.

y Caption stabile te o etichet pentru un cmp dac acesta va fi utilizat ntrun formular. n cazul n care nu se specific nici o valoare la Caption titlul cmpului coincide cu numele lui.

y Default Value specific o valoare ce va fi introdus automat n cmpul

pentru care a fost stabilit . Aceast proprietate nu poate fi utilizat pentru cmpurile de tip AutoNumber i OLE, iar pentru cele de tip Number i Currency valoarea implicit este ini ial zero, dar poate fi modificat .

y Validation Rule este o expresie logic care limiteaz valorile ce pot fi

introduse ntr-un cmp. Ea poate avea cel mult 2048 de caractere. Proprietatea nu poate fi utilizat n cazul cmpurilor AutoNumber, OLE i Memo.

y Validation Text este un ir de maxim 255 caractere afi at cnd nu este

respectat regula de validare introdus la Validation Rule.

y Required specific dac este obligatorie introducerea unei valori ntr-un

cmp. Aceasta proprietate poate lua dou valori, Yes este obligatorie introducerea de valori n cmpul respectiv i No completarea cu valori a cmpului este op ional .

y Allow Zero Lenght specific dac n cmpul respectiv utilizatorul poate

introduce un ir de lungime zero ( ir vid). Acesta va fi introdus prin tastarea de dou ori a caracterului ghilimele (), iar cmpul va p stra aceast proprietate chiar dac atunci cnd este p r sit cmpul ghilimelele tastate nu sunt afi ate. Proprietatea este activ numai pentru cmpurile de tip Text, Memo i Hyperlink i poate lua valorile Yes i No.

y Indexed indic dac programul va p stra un index al valorilor cmpului i

se utilizeaz pentru a accelera opera iunile de c utare, sortare, grupare, filtrare a nregistr rilor. Proprietatea poate avea urm toarele valori: o No cmpul nu este indexat (valoare implicit ); o Yes (No duplicates) cmpul este indexat i nu permite ca dou nregistr ri din tabel s aib aceea i valoare. Este utilizat mai ales pentru declararea cheilor candidat;

12

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

o Yes (Duplicates OK) cmpul este indexat i permite ca dou sau mai multe nregistr ri din tabel s aib aceea i valoare n cmpul respectiv.
y

Unicod Compression indic dac se dore te ca programul s economiseasc spa iu n cazul n care sunt introduse numai texte. Se poate aplica cmpurilor de tip Text, Hyperlink i Memo i poate lua valorile Yes i No. Smart Tag ajut la integrarea, direct n Microsoft Access, a unor ac iuni efectuate n mod normal de alte programe, de exemplu ad ugarea numelui i adresei unei persoane dintr-o baz de date la lista de contacte din Microsoft Outlook. Display Control stabile te controlul folosit la afi area valorii unui cmp pentru tabele, interog ri sau formulare. n cazul cmpurilor Text sau Number proprietatea poate fi Text Box (c su text), List Box (list simpl ) sau Combo Box (list combinat ), iar pentru cmpurile de tip Yes/No: Check Box (caset de validare), Text Box sau Combo Box.
Not

n func ie de tipul stabilit pentru un cmp, Data Type, sunt disponibile numai anumite propriet i. Cele prezentate anterior sunt cele mai utilizatate la dezvoltarea aplica iilor n Microsoft Access. Pentru crearea tabelului ri, dup ac ionarea op iunii Table Design din meniul Create, grupul Tables este introdus denumirea primului cmp, Cod ar i este selectat tipul cmpului, AutoNumber (vezi figura nr. ???).

Crearea cmpului Cod ar i stabilirea tipului de informa ii pe care le stochez

13

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Ulterior, este creat cmpul Denumire ar pentru care este selectat tipul Text cu dimensiunea 50, introdus la proprietatea Field Size (vezi figura nr. ???).

Crearea cmpului Denumire ar , stabilirea tipului i dimensiunii cmpului

Dup crearea cmpurilor se declar cheia primar i, unde este cazul, cheia candidat. Cheia primar a unei rela ii (tabele) este un atribut sau grup de atribute care identific f r ambiguitate fiecare tuplu (linie) al rela iei (tabelei).1 Cheia candidat este un atribut sau grup de atribute care ndepline te condi ia de cheie primar , dar a fost preferat un alt cmp pentru aceasta. Pentru a declara cmpul Cod ar cheie primar se poate proceda n dou moduri:

y click dreapta pe marcatorul de linie corespunz tor cmpului Cod ar

selectarea op iunii Primary Key din meniul contextul (vezi figura nr. ???)

Fotache, M., SQL. Dialecte DB2, Oracle i Visual FoxPro, Editura Polirom, Ia i, 2001, p. 30

14

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Declararea cheii primare din meniul contextual al cmpului selectat

y pozi ionarea cursorul mouse-ului n cmpul Cod ar

i selectarea op iunii Primary Key din grupul Tools, meniul Design (vezi figura nr. ??).

Declararea cheii primare din meniul Design, op iunea Primary Key

n stnga cmpului va ap rea simbolul unei chei:

Atributul Denumire ar este cheie candidat n tabelul ri. Pentru declararea ei se va crea un index care s nu permit dou valori identice: se pozi ioneaz cursorul mouseului n cmpul Denumire ar i din zona General, n dreptul propriet ii Indexed este selectat op iunea Yes (No Duplicates).

15

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Stabilirea indexului pentru cmpul Denumire ar

Dup alegerea acestei op iuni, n cmpul respectiv nu va putea fi introdus aceea i denumire de ar de dou ori.
Not

Pentru declararea cheilor primare compuse trebuie selectate toate cmpurile care fac parte din cheia primar prin una din urm toarele metode: (1) prin tragerea mouse-ului cu click stnga ap sat, (2) prin utilizarea tastelor Shift i sau (3) prin inerea ap sat a tastei Ctrl i click stnga pe fiecare cmp care formeaz cheia, urmat de selectarea op iunii Primary Key din meniul contextual sau din meniul Design, grupul Tools (vezi figura nr. ??).

16

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Declararea cheii primare compuse n tabelul Rezerv ri

Dup introducerea tuturor cmpurilor, stabilirea tipului i dimensiunii lor, tabelul este salvat cu denumirea ri prin accesarea op iunii Save afi at la click pe butonul Office. Similar pot fi salvate toate obiectele create n Microsoft Access. c) Declararea valorilor implicite, regulilor de validare, cmpurilor obligatorii i parametrilor de format O valoare implicit este o valoare introdus automat de aplica ie, dar care poate fi modificat de utilizator n momentul introducerii informa iilor n tabele. Proprietatea care stabile te aceast caracteristic pentru un cmp este Default Value. n cerin ele aplica iei, prezentate la nceputul capitolului, s-a solicitat stabilirea urm toarelor valori implicite:

y Restaurant pentru cmpul Tip loc activitate din tabelul Locuri activit i; y Data curent a sistemului pentru cmpul Dat rezervare din tabelul Rezerv ri; y Yes pentru cmpurile Confirmare rezervare i Confirmare participare.
Pentru a stabili valoarea implicit n tabelul Locuri activit i trebuie deschis n modul de vizualizare Design View, se pozi ioneaz cursorul mouse-ului pe cmpul Tip loc activitate i, la proprietatea Default Value, este scris valoarea corespunz toare, respectiv, Restaurant (vezi figura nr. ???).

17

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Stabilirea valorii implicite Restaurant pentru cmpul Tip loc activitate

Pentru cmpul Dat rezervare , din tabelul Rezerv ri, se va declara ca valoare implicit data curent a sistemului. Func ia care returneaz aceast valoare este Date(). Pentru a declara aceast valoare se deschide tabelul Rezerv ri n modul Design View, se pozi ioneaz cursorul mouse-ului pe cmpul Dat rezervare i la proprietatea Default Value este scris func ia men ionat (vezi figura nr. ???).

18

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Stabilirea datei curente ca valoare implicit

Similar se declar i valoarea implicit Yes pentru cmpurile Confirmare rezervare din tabelul Rezerv ri (vezi figura nr. ???), respectiv, Confirmare participare din tabelul Participare activit i.

19

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Declararea valorii imlicite Yes pentru cmpul Confirmare rezervare

Regulile de validare specific anumite expresii care limiteaz valorile introduse ntr-un cmp. Ele pot fi stabilite la nivel de atribut, caz n care restric ioneaz numai valorile introduse ntr-un cmp, sau la nivel de nregistrare, cnd limiteaz valorile din mai multe cmpuri ale tabelului prin stabilirea unor dependen e ntre ele. Proprietatea care stabile te regulile este Validation Rule. n baza de date conferin a_FEAA vor fi declarate urm toarele reguli de validare:

y Prima liter pentru informa iile introduse n cmpurile Denumire localitate,

Denumire ar , Denumire hotel va fi majuscul ;

y Titlul comunic rii trebuie s fie scris n ntregime cu litere mari. y Cmpul Categorie, din tabelul Hoteluri, con ine informa ii privind num rul
de stele ale hotelului i poate lua valori ntre 1 i 5;

y Cmpurile Capacitate, Num r locuri, Num r nop i trebuie s fie completate cu

numere pozitive, diferite de zero;

y Toate cmpurile de tip dat sunt ulterioare zilei curente complet rii
informa iilor n tabele; rezervare;

y Dat sosire din tabelul Rezerv ri nu poate fi anterioar valorii din Dat

20

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

y Tip loc activitate poate lua urmatoarele valori: "Restaurant", "Aul ",
"Amfiteatru", "Muzeu","Mn stire".
Not

Se recomand ca orice regul de validare s fie nso it de un mesaj corespunz tor care s semnaleze explicit utilizatorului eroarea. n continuare, este exemplificat crearea unora dintre aceste reguli de validare. Pentru a stabili regula de validare conform c reia denumirea localit ii trebuie s nceap cu majuscul se deschide tabelul Localit i n Design View, se pozi ioneaz cursorul mouse-ului pe cmpul Denumire localitate i este scris urm toarea regul la proprietatea Validation Rule (vezi figura nr. ???):
StrComp(Left(UCase([Denumire localitate]),1),Left([Denumire localitate],1),0)=0

Dac utilizatorul nu respect aceast condi ie, va fi avertizat prin afi area mesajului Denumirea localit ii trebuie s nceap cu liter mare. scris la proprietatea Validation Text a aceluia i cmp (vezi figura nr. ???).

Introducerea regulii i mesajului de validare pentru cmpul Denumire localitate

Similar, se procedeaz pentru cmpurile Denumire ar tabelele ri, respectiv, Hoteluri.

i Denumire hotel din

21

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Pentru a stabili regula de validare conform c reia titlul comunic rii trebuie s fie scris cu majuscule se deschide tabelul Comunic ri n Design View, se pozi ioneaz cursorul mouse-ului pe cmpul Titlu cumunicare i este scris urm toarea regul la proprietatea Validation Rule:
StrComp(UCase([titlu comunicare]),[titlu comunicare],0)=0

i n acest caz utilizatorul va fi averizat printr-un mesaj dac ncalc regula, respectiv, Titlul comunic rii trebuie scris cu majuscule. scris la proprietatea Validation Text (vezi figura nr. ???).

Introducerea regulii i mesajului de validare pentru cmpul Titlu comunicare

Pentru a implementa condi ia conform c reia n cmpul Categorie, din tabelul Hoteluri, pot fi introduse numai valori din intervalul 1 i 5 se scrie la Validation Rule una din urm toarele dou reguli (vezi figura nr. ???): y [Categorie] Between 1 And 5 sau y [Categorie]>=1 And [Categorie]<=5.

22

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Introducerea regulii i mesajului de validare pentru cmpul Categorie

n acela i tabel, pentru a restric iona ca valorile introduse n cmpul Capacitate s fie numere positive, diferite de zero se scrie la Validation Rule regula [Capacitate]>0, iar la Validation Text mesajul Introduce i un num r pozitiv diferit de zero. (vezi figura nr. ???).

23

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Introducerea regulii i mesajului de validare pentru cmpul Capacitate

Similar, se procedeaz pentru cmpurile Num r locuri i Num r nop i din tabelul Rezerv ri. Pentru a restric iona introducerea unei date anterioare celei curente n cmpul Dat activitate, din tabelul Participare evenimente, la proprietatea Validation Rule, se scrie regula [Data activitate]>=Date(), iar la Validation Text mesajul Data activitatii trebuie sa fie ulterioara zilei curente. (vezi figura nr. 20).

24

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Introducerea regulii i mesajului de validare pentru cmpul Dat activitate

Pentru ultima regul de validare stabilit , restric ionarea domeniului de valori ale cmpului Tip loc activitate la "Restaurant", "Aul ", "Amfiteatru", "Muzeu", "Mn stire", se scrie la proprietatea Validation Rule a cmpului respectiv regula In ("Restaurant", "Aul ", "Amfiteatru", "Muzeu", "Mn stire"), iar la Validation Text mesajul este Locul de desf urare a activit ii poate fi aula, un amfiteatru, un muzeu sau o mn stire. (vezi figura nr. ???).

25

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Introducerea regulii i mesajului de validare pentru cmpul Tip loc activitate

Pentru a stabili regula de validare la nivel de nregistrare prin care data rezerv rii trebuie s fie anterioar datei sosirii, se deschide tabelul Rezerv ri n Design View i se acceseaz op iunea Property Sheet (vezi figura nr. ???).

26

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Op iune pentru afi area propriet ilor tabelului curent

n fereastra Property Sheet afi at n drepta ecranului se completeaz condi ia [Data rezervare]<=[Data sosire] la proprietatea Validation Rule, iar la Validatin Text este scris mesajul corespunz tor Data rezerv rii trebuie s fie anterioar celei la care sosesc participan ii. (vezi figura nr. ???).

Regula de validare la nivel de nregistrare pentru cmpurile Data sosire i Data rezervare

Similar, se realizeaz restric ia prin care data sosirii trebuie s precead data plec rii. n orice baz de date anumite informa ii nu trebuie s lipseasc i pentru aceast este disponibil proprietatea Required. Ea permite utilizatorului s treac de cmpul pentru care este stabilit abia dup ce l completeaz cu informa ii. Pentru a defini aceast proprietate pentru cmpul Denumire ar din tabelul ri, se deschide tabelul n Design View i este selectat op iunea Yes la proprietatea Required (vezi figura nr. ???).

Stabilirea valorii Yes pentru proprietatea Required la cmpul Denumire ar

27

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Similar se procedeaz cu restul cmpurile men ionate n cerin a problemei, respectiv, Denumire ar , Denumire localitate, Titlu comunicare, Nume participant, Denumire hotel, Denumire organiza ie, Denumire activitate i Denumire loc activitate. Stabilirea formatului Short Date i Short Time pentru cmpurile de tip dat calendaristic , respectiv, or se realizeaz la proprietatea Format. De exemplu , pentru Dat activitate, se deschide tabelul Participare activit i n modul Design View, se pozi ioneaz cursorul mouse-ului pe cmpul Dat activitate i la proprietatea Format este selectat op iunea Short Date (vezi figura nr. ???).

Selectarea formatului pentru cmpul Dat activitate

Pentru cmpul Or activitate din acela i tabel se va selecta la proprietatea Format op iunea Short Time (vezi figura nr. ???).

28

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Selectarea formatului pentru cmpul Or activitate

d) Stabilirea rela iilor dintre tabele i a restric iilor de integritate referen ial Dup crearea tabelelor se stabilesc rela iile dintre ele conform regulilor specifice bazelor de date rela ionale. Exist urm toarele tipuri de rela ii care pot fi stabilite ntre dou tabele:

y unu-la-unu (one-to-one) fiec rei nregistr ri din tabelul p rinte i corespunde o

singur nregistrare n tabelul copil;

y unu-la-multe (one-to-many) unei nregistr ri din tabelul p rinte i corespunde una

sau mai multe nregistr ri n tabelul copil. Acest tip de rela ie este cel mai frecvent ntlnit n bazele de date rela ionale;

y multe-la-multe (many-to-many) mai multor nregistr ri din tabelul p rinte le

corespund mai multe nregistr ri n tabelul copil. Rela iile dintre tabele trebuie s respecte anumite reguli de integritate referen ial care controleaz modul n care pot fi modificate i terse nregistr rile i care protejeaz informa iile de eventualele erori n cazul efectu rii unor asemenea opera iuni. Integritatea referen ial impune urm toarele condi ii:

y nainte de a insera o nregistrare n tabelul copil n tabelul p rinte trebuie s

existe o nregistrare corespondent ;

29

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

y valoarea cheii primare din tabelul p rinte nu poate fi tears dac exist
nregistr ri corespondente n tabelul copil;

y dac este modificat valoarea cheii primare pentru o nregistrare n tabelul

p rinte, nregistr rile corespondente din tabelul copil vor lua noua valoare. Pentru aplicarea acestor reguli trebuie ndeplinite, n primul rnd, urm toarele trei condi ii2:

y cmpul comun este cheie primar n tabelul p rinte; y cmpurile de leg tur au acela i format; y ambele tabele apar in aceleia i baze de date.
Rela iile dintre tabele se stabilesc din meniul Database Tools, op iunea Relationships (vezi figura nr. ???)

Op iunea Relationships pentru stabilirea rela iilor dintre tabele

Aceast op iune deschide fereastra Relationships i fereastra Show Tables care con ine toate tabelele bazei de date (vezi figura nr. ???).

Johnson, S., Microsoft Office. Access 2003, Editura Teora, Bucure ti, 2004, p. 59

30

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Tabelele din baza de date ntre care pot fi stabilite rela ii

Ad ugarea tabelelor n fereastra Relationships se realizeaz prin selectarea lor i ac ionarea butonului Add. Rela ia dintre dou tabele se realizeaz prin tragere (Drag&Drop) cu butonul stng al mouse-ului ap sat de pe cmpul cheie primar n tabelul p rinte pn la cmpul cheie str in n tabelul copil. Dup ce este eliberat butonul mouse-ului, ntre cele dou tabele apare o linie care simbolizeaz leg tura dintre ele i pe ecran este afi at fereastra de dialog Edit Relationships, n care va fi confirmat , modificat sau anulat rela ia (vezi figura nr. ???).

Fereastra pentru editarea rela iilor dintre tabele

Activarea op iunii Enforce Referential Integrity face disponibile op iunile Cascade Update Related Fields i Cascade Delete Related Records pentru propagarea n cascad a modific rilor din tabelul p rinte n tabelul copil, respectiv, pentru tergerea n cascad a nregistr rilor din tabelul p rinte n copil . n acest caz intereseaz numai restric ia la inserare i

31

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

modificarea n cascad (vezi figura nr. ???). n partea de jos a ferestrei este precizat tipul rela iei, respectiv Relationship Type: One-To-Many. Pentru crearea rela iei i confirmarea restric iilor se apas butonul Create.

Restic iile de integritate pentru tabelele

ri i Localit

n mod similar, vor fi create i restul rela iilor dintre tabelele bazei de date conferin _FEAA. Baza de date n form final este prezentat n figura nr. ???.

Fereastra Relationship dup stabilirea tuturor rela iilor dintre tabele

32

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Modificarea unei rela ii se poate realiza cu click dreapta pe linia de leg tur i selectarea op iunii Edit Relationship.... din meniul contextul sau prin dublu click pe aceea i linie. tergerea unei rela ii se face prin selectarea op iunii Delete. e) Introducerea informa iilor despre participan i (organizatori) la conferin a GEBA 2011 Dup realizarea tabelelor i a leg turilor, urmeaz introducerea nregistr rilor. Deschiderea tabelului pentru introducerea datelor se realizeaz cu dublu-click pe numele lui sau cu op iunea Open din meniul contextual (vezi figura nr. ???).

Deschiderea tabelului

ri pentru introducerea nregistr rilor

Not

Leg turile dintre tabele sunt foarte importante: mai nti trebuie populate tabelele p rinte, ulterior cele copil. n cazul n care nu se ine cont de aceast condi ie, va fi afi at mesajul de eroare din figura nr. ???, care avertizeaz utilizatorul c nu exist o nregistrare corespunz toare n tabelul p rinte.

33

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Mesajul de eroare care apare la nc lcarea restic iei de integritate

tergerea unei nregistr ri presupune selectarea acesteia prin click pe marcatorul de linie i alegerea op iunii Delete Delete Record din grupul Records, meniul Home. n cazul cmpurilor pentru care s-au declarat reguli de validare sau m ti de intrare, dac nu sunt respectate condi iile la introducerea nregistr rilor vor ap rea mesaje de eroare (vezi figura nr. ???).

Mesaj de eroare care apare la ncalcarea regulii de validare pentru denumirea localit ii

f) Realizarea de interog ri pentru extragerea informa iilor despre participan ii la Conferin a GEBA 2011 O interogare este o metod de extragere sau actualizare a informa iilor dintr-o baz de date, care permite vizualizarea, modificarea i analiza datelor. Ele pot fi utilizate, ca i tabelele, ca surs pentru realizarea rapoartelor i formularelor i permit utilizatorului s specifice cmpurile pe care dore te s le consulte, ordinea de afi are a cmpurilor, criteriile de filtrare i sortare a nregistr rilor, precum i s realizeze anumite calcule n grupurile de articole afi ate. n func ie de efectul lor, interog rile n Microsoft Access pot fi3:

y interog ri de selec ie (Select Query, Make Table Query, Crosstab Query); y interog ri de inserare (Append Query); y interog ri de modificare (Update Query); y interog ri de tergere (Delete Query).
3

Airinei, D. (coord.), Instrumente software pentru afaceri. Aplica ii practice, Editura Sedcom Libris, Ia i, 2010, p. 323

34

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Cele mai utilizate interog ri, inclusiv cele prezentate n continuare, sunt cele de tip selec ie, care permit extragerea nregistr rilor pe baza criteriilor specificate de utilizator. Op iunile pentru realizarea lor sunt disponibile n grupul Other din meniul Create (vezi figura nr. ???).

Grupul de op iuni pentru crearea interog rilor

Interog rile specificate n cerin e vor fi realizate n modul de lucru proiect i/sau cu limbajul SQL. Cine particip la sec iunea Globalization and Business Information Systems a conferin ei? Pentru a r spunde la aceast ntrebare putem utiliza modul de lucru proiect cu urm toarele etape: 1. Se deschide utilitarul Query Design prin ac ionarea op iunii cu acela i nume din grupul de op iuni Other, meniul Design. Pe ecran sunt afi ate fereastrele Query1, nume atribuit implicit interog rii de Microsoft Access, i Show Table (vezi figura nr. ???).

Fereastrele deschise la ac ionarea op iunii Query Design

2. Din fereastra Show Table se adaug , pe rnd, tabelele din care se va realiza interogarea, prin selectarea fiec ruia i accesarea butonului Add. Acestea vor ap rea n zona de lucru (vezi figura ???).
Not

35

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Fereastra Show Table poate fi afi at prin selectarea op iunii cu acela i nume din meniul contextual al interog rii.

Fereastra Query Design completat cu tabelele necesare pentru realizarea interog rii

n parte inferioar a ferestrei Query Design trebuie/pot fi specificate:

y Field denumirea cmpurilor folosite n interogare; y Table tabelul din care este preluat fiecare cmp; y Sort ordonarea rezultatului dup unul sau mai multe criterii, cresc tor sau
descresc tor;

y Show afi area sau ascunderea unui cmpului n/din rezultat; y Criteria i OR condi iile pe care trebuie s le ndeplineasc rezultatul (n
func ie de locul unde sunt pozi ionate pot fi obligatorii sau op ionale). 3. Sunt selectate cmpurile ce vor ap rea n interogare pe linia Fields, respectiv Nume participant, Prenume participant i Denumire sec iune, prin dublu click pe denumirea lui sau prin pozi ionarea cursorului ntr-o coloan liber din dreptul liniei Fields i selectarea cmpului din lista afi at la click stnga pe s geata ( ) din dreptul lui. (vezi figura nr. ???).

36

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Selectarea cmpurilor din interogare

4. Este formulat condi ia prin scrierea denumirii sec iunii, Globalization and Business Information Systems la intersec ia liniei Criteria cu coloana corespunz toare cmpului Denumire sec iune (vezi figura nr. ???).

Stabilirea condi iei pentru denumirea sec iunii

5. Execu ia interog rii i afi area rezultatului se realizeaz prin utilizarea butonului

Run (

) din meniul Design, grupul de op iuni Results (vezi figura nr. ????).

37

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Lista paticipan ilor la sec iunea Globalization and Business Information Systems

Not

Pentru ascunderea unui cmp din rezultatul interog rii este dezactivat op iunea Show corespunz toare lui. n figura nr. ??? este exemplificat pentru cmpul Denumire sec iune.

Ascunderea cmpului Denumire sec iune i rezultatul ob inut

Pentru realizarea acestei interog ri n modul SQL, dup deschiderea utilitarului Query Design se nchide fereastra Show Table i este selectat op iunea SQL View din meniul Design, grupul Results (vezi figura nr. ???).

38

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Op iunea pentru realizarea interog rii n limbajul SQL

Pe ecran se deschide o fereastr n care trebuie scris interogarea (vezi figura nr. ???).

Interogarea anterioar scris n SQL

Cine particip la fiecare sec iune a conferin ei? Pentru a r spunde la aceast ntrebare, interogarea anterioar va fi trasformat n dinamic prin scrierea denumirii cmpului care trebuie introdus de utilizator, urmat de semnul dou puncte, [Denumire sec iune:] n acest caz pe linia Criteria, ca n figura urm toare:

Interogare dinamic pentru afi area participan iilor la fiecare sec iune

La executarea interog rii utilizatorului i se solicit s introduc denumirea sec iunii pentru care va fi afi at lista participan ilor (vezi figura nr. ???).

39

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Fereastra de dialog n care utilizatorul introduce denumirea sec iunii

n func ie de sec iunea introdus este afi at lista paticipan ilor. n figura urm toare este exemplificat rezultatul pentru Globalization and Business Information Systems (pentru a se vedea ca acesta coincide cu cel ob inut la interogarea anterioar ) i pentru sec iunea Higher Education: Trends, Challenges and Emerging Opportunities.

Rezultatul interog rilor pentru cele dou sec iuni

Cine a rezervat camer dubl la hotelurile Traian sau Unirea? Etapele pentru realizarea acestei interog ri sunt: 1. Selectarea tabelelor i cmpurilor din interogare cu ajutorul utilitarului Query Design (vezi figura nr. ??).

40

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Tabelele i cmpurile din interogare

2. Stabilirea condi iilor: tipul camerei s fie Double, iar hotelul Unirea sau Traian (vezi figura nr. ???)

Scrierea condi iilor

3. Afi area rezultatului interog rii ca n figura urm toare (vezi figura nr. ???).

41

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Rezultatul interog rii: participan ii care au solicitat camere duble la hotelurile Unirea i Traian

Fraza SQL prin care se poate realiza aceast interogare este urm toarea: SELECT [Nume participant], [Prenume participant], [Denumire hotel], [Data sosire], [Data plecare], [Tip camera], [Numar locuri] FROM Participanti P, Hoteluri H, Rezervari R WHERE P.[Cod participant]=R.[Cod participant] AND R.[Cod hotel]=H.[Cod hotel] AND ([Denumire hotel]="Unirea" OR [Denumire hotel] ="Traian") AND [Tip camera]="Double"; C i participan i sunt din fiecare organiza ie? Pentru realizarea acestei interog ri, n modul de lucru proiect, sunt necesare urm toarele etape: 1. Deschiderea utilitarului Query Design, selectarea tabelelor din care se va realiza interogarea, respectiv, Organiza ii i Participan i, a cmpurilor necesare Denumire organiza ie i Participan i (vezi figura nr. ???) prin opera iuni similare celor explicate n etapele 1-3 la exemplul anterior.

Tabelele i cmpurile din care va fi realizat interogarea

42

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

2. Afi area liniei Totals n partea de jos a ferestrei prin ac ionarea op iunii cu

acela i nume (

) din grupul Show/Hide, meniul Design.

3. Selectarea operatorului pentru num rare Count pentru cmpul Nume participant i gruparea datelor dup cmpul Denumire organiza ie (vezi figura nr. ???)

Op iunile de grupare i num rare selectate pe linia Total

4. Afi area rezultatelor prin utilizarea op iunii Run (vezi figura nr. ???).

43

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Rezultatul interog rii: num rul de participan i de la fiecare organiza ie

Fraza SQL pentru aceast interogare este urm toarea: SELECT [Denumire organizatie], Count([Nume participant]) AS [Numar participanti] FROM Organizatii O, Participanti P WHERE O.[Cod organizatie] = P.[Cod organizatie] GROUP BY [Denumire organizatie]; La ce hoteluri trebuie rezervate mai mult de cinci locuri? Pentru a afla cte locuri trebuie rezervate la fiecare hotel se folosesc cmpurile Denumire hotel i Num r locuri din tabelele Hoteluri i Rezerv ri grupate dup Denumre hotel pentru care se nsumeaz valorile din coloana Num r locuri i se aplic condi ia ca rezultatul s fie cel pu in cinci (vezi figura nr. ???).

Interogarea n modul Design View

44

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Rezultatul interog rii este prezentat n figura urm toare.

Num rul de locuri care trebuie rezervate la fiecare hotel

Fraza SQL prin care se poate realiza aceast interogare este urm toarea: SELECT [Denumire hotel], Sum([Numar locuri]) AS [Numar locuri de rezervat] FROM Hoteluri H, Rezervari R WHERE R.[Cod hotel]=H.[Cod hotel] GROUP BY [Denumire hotel] g) Realizarea formularului pentru actualizarea informa iilor despre participan ii la Conferin a GEBA 2011 Formularele sunt utilizate pentru a asigura actualizarea informa iilor din baza de date ntr-o manier prietenoas i pl cut , dar n acela i timp, mai rapid deoacere permit introducerea, modificarea sau tergerea informa iilor din mai multe tabele dintr-o singur fereastr . Pentru realizarea formularelor n Microsoft Access pot fi utilizate una din urm toarele modalit i de lucru existente n grupul de op iuni Forms din meniul Create4 (vezi figura nr. ???):

Op iuni pentru crearea formularelor n Microsoft Access

y Form aplica ia va genera automat un formular pentru tabela selectat

care afi eaz implicit o singur nregistrare pe ecran;

Airinei, D. (coord.), Instrumente software pentru afaceri. Aplica ii practice, Editura Sedcom Libris, Ia i, 2010, p. 398

45

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

y Split Form aplica ia va genera automat un formular pentru tabela

selectat care afi eaz , n partea de sus a ferestrei, formularul cu o singur nregistrare, iar n partea de jos tabelul din care a fost realizat;

y Multiple Items genereaz automat un formular care afi eaz mai multe
nregistr ri pe ecran (define te cte o linie pentru fiecare nregistrare);

y Pivot Chart genereaz un formular sub forma unui grafic; y Blank Form creaz un formular gol n care utilizatorul va putea aduce
cmpurile dorite din tabele;

y More Forms:
o Form Wizard utilizatorul va fi asistat pas cu pas n realizarea formularului; o Datasheet genereaz un formular care afi eaz datele sub form de tabel, similar unei foi de calcul tabelar; o Modal Dialog crearea unui formular de tip ferestr de dialog care con ine implicit butoanele OK i Cancel; o Pivot Table genereaz un formular sub forma unei tabele pivot;

y Form Design realizarea formularului n modul de lucru proiectare

f r asisten a oferit de Access. Pentru formularul Actualizare informa ii participan i este necesar s se realizeze dou formulare, unul principal care va con ine informa ii despre participan i i un subformular pentru informa iilor despre cazare. Pentru construirea subformularului se parcurg urm toarele etape: 1. Realizarea unui formular nou cu op iunea Form Design din grupul de op iuni Forms, meniul Create; 2. Afi area cmpurilor disponibile pentru a fi inserate n formular cu op iunea

Add Existing Fields din grupul de op iuni Tools, meniul Design. n partea dreapt apare fereastra Field List unde vor fi afi ate tabelele i cmpurile disponibile prin activarea butonului Show all tables (vezi figura nr. ???).

46

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Afi area tabelelor i cmpurilor disponibile pentru realizarea formularului

3. Inserarea cmpurilor n formular se realizeaz prin tragere, tehnica Drag&Drop, din fereastra Field List n fereastra formularului Form1 (vezi figura nr. ???).

Cmpurilde din suformular

4. Transformarea controlului Cod hotel din Text Box n Combo Box i nlocuirea lui se realizeaz prin alegerea op iunii Change To... Combo Box din meniul contextual al controlului respectiv (vezi figura nr. ???);

47

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Transformarea cmpului Cod hotel din Text Box n Combo Box

nlocuirea codului hotelului cu denumirea sa se realizeaz utiliznd proprietatea Row Source (vezi figura nr. ???) dup activarea ferestrei cu propriet i a controlului

Property Sheet (

) din op iunea cu aceea i denumire, grupul Tools.

Selectarea sursei datelor pentru controlul curent

Sursa datelor pentru acest control este interogarea urm toarea realizat n modul de lucru Design View (vezi figura nr. ???): SELECT Hoteluri.[Denumire hotel], Hoteluri.[Cod hotel] FROM Hoteluri;

48

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Interogarea care permite nlocuirea codului hotelului cu denumirea lui

Pentru a definitiva opera iunea se scrie valoarea 2 n dreptul propriet ii Bound Column care realizeaz leg tura dintre forumalar i interogare (vezi figura nr. ????) i se modific explica ia dat informa iilor afi ate prin controlul respectiv din Cod hotel n Denumire hotel.

Stabilirea valorii cmpului de leg tur la proprietatea Bound Column

5. Ascunderea controlului Cod participant necesit selectarea op iunii No la proprietatea Visible aferent controlului respectiv (vezi figura nr. ???).

Ascunderea controlului Cod participant

6. Dezactivarea liniei Record din partea de jos

49

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

a formularului se realizeaz prin selectarea op iunii No la proprietea Record Navigation (vezi figura nr. ???).

Dezactivarea liniei Record a formularului

7. Subformularul este salvat cu numele Rezerv ri i este prezentat n form final n figura nr. ????.

Subformularul Rezerv ri n form final

Formularul principal con ine informa ii din tabelele Participan i, Func ii i Organiza ii. Inserarea cmpurilor n formular i transformarea controalelor corespunz toare cmpurilor Cod func ie i Cod organiza ie din Text Box n Combo Box care s preia denumirea func iei, respectiv, denumirea organiza iei se realizeaz prin opera iuni similare celor derulate pentru subformularul Rezerv ri. Etapele care urmeaz sunt: 1. ncadrarea datelor de identificare ale participan ilor ntr-un dreptunghi se realizeaz prin selectarea controlului corespun tor Rectangle ( ) din grupul Controls, meniul Design i desenarea lui pe formular. Titlul atribuit

grupului creat prin intermediul controlului de tip Text Box ( ) este Date de identificare participant (vezi figura nr. ???) i este scris cu font Calibri, dimensiunea 11 i culoarea siglei FEAA prin utilizarea op iunilor corespunz toare din grupul Font, meniul Design.

50

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Particularizarea zonei care con ine datele de identifcare a participan ilor

2. Realizarea zonei de titlu a formularului prin urm toarea succesiune de opera iuni: a. activarea zonei de titlu a formularului prin utilizarea op iunii Title din grupul Controls, meniul Design (vezi figura nr. ???).

Afi area zonei de titlu a formularului

b. scrierea denumirii conferin ei Globalization and Higher Education in Economics and Business Administration (GEBA) n controlul de tip Text Box afi at i particularizarea lui cu font Calibri, dimensiune 13, culoare gri; c. inserarea siglei FEAA n partea de sus a formularului prin utilizarea controlului Image din grupul Controls meniul Design. d. ncadrarea titlului ntre dou linii paralele prin utilizarea controlui Line ( ) din grupul Controls, meniul Design. ngro area liniilor se realizeaz prin alegerea dimensiunii de 6 pt la proprietatea Border Width, iar schimbarea culorii prin alegerea ei la proprietatea Boder Color (vezi figura nr. ???).

51

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Particularizarea dimensiunii i culorii liniei din antetul formularului

e. n final antetul formularului arat ca n figura nr. ???.

Antetul formularului n form final

3. Inserarea subformularului creat anterior n formularul principal se realizeaz prin utilizarea op iunii Subform/Subreport din grupul de op iuni Controls. Din fereastra afi at se alege op iunea Use an existing form i subformularul Rezerv ri i se ac ioneaz butonul Next (vezi figura nr. ????).

52

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Selectarea subformularului Rezerv ri

n fereastra urm toare poate fi atribuit un nume cu care va fi afi at subformularul n forumularul principal Informa ii despre cazare, n acest caz (vezi figura nr. ???), i se finalizeaz opera iunea ac ionnd butonul Finish.

53

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Atribuirea unui nume subformularului

4. Crearea butoanelor de comand pentru ad ugarea unui participant nou se

realizeaz prin utilizarea controlului Button ( ) din grupul de op iuni Controls, meniu Design. Pe ecran apare prima fereastr a Wizard-ului pentru crearea butoanelor de comand din care se alege categoria de ac iuni i ac iunea pe care o va realiza butonul, Record Operation i, respectiv, Add New Record (vezi figura nr. ???).

54

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Alegerea categoriei de ac iuni i ac iunii pe care o va realiza butonul de comand

n urm torul ecran este scris textul care va fi afi at pe buton, respectiv, Ad ugare participant (vezi figura nr. ???).

Scrierea textului de afi at pe butonul de comand

55

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Urmeaz ultimul ecran care permite atribuirea unui nume butonului de comand finalizarea opera iunilor.

Atribuirea unui nume butonului de comand

Similar sunt create celelalte butoane de comand pentru tergere participant, Activit i sociale i divertisment (va deschide un formular pentru selectarea preferin elor participan ilor la activit ile respective), List participan i (deschide un raport cu to i participan ii), Salvare, nchidere i pentru navigare printre nregistr ri. Opera iunile pentru care pot fi create butoane de comand n Microsoft Access sunt prezentate n tabelul urm tor (vezi Tabelul nr. ????).
Descrierea butoanelor de comand ce pot fi utilizate n Microsoft Access

Categorie Record Navigation (butoane de navigare)

Opera iune Find Next Find Record Go To First Record Go To Last Record Go To Next Record Go To Previous Record Add New Record Delete Record Duplicate Record Print Record Save Record

Descriere Caut nregistrarea care con ine urm toarea valoare identic cu cea selectat Caut nregistr rile care ndeplinesc un criteriu specificat Pozi ioneaz cursorul pe prima nregistrare Pozi ioneaz cursorul pe ultima nregistrare Pozi ioneaz cursorul pe urm toarea nregistrare Pozi ioneaz cursorul pe nregistrarea precedent Adaug o nou nregistrare terge nregistrarea selectat Creeaz o nregistrare identic cu cea selectat Tip re te nregistrarea curent la imprimant Salveaz o nregistrare

Record Operations (opera iuni asupra nregistr rilor)

56

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Categorie Form Operations (opera iuni asupra formularelor)

Opera iune Undo Record Apply Form Filter Close Form Edit Form Filter Open Form Open Page Print a Form Print Current Form Refresh Form Data Mail Report Preview Report Print Report Send Report to File Quit Application Run Application Run MS Excel Run MS Word Auto Dialer Print Table Run Macro Run Query

Report Operations (opera iuni asupra rapoartelor)

Application (operatiuni pentru aplica ii) Miscellaneous (alte opera iuni)

Descriere Anuleaz ultima nregistrare introdus Aplic un filtru nchide formularul curent Editeaz un filtru Deschide un formular Deschide o pagin creat in Microsoft Access care permite accesarea bazei de date on-line. Tip re te un formular la imprimant Tip re te formularul curent la imprimant Actualizarea informa iilor afi ate in formular Trimite raportul ca ata ament la un e-mail Afi eaz raportul in modul previzualizare Tip re te raportul la imprimant Export raportul ntr-un alt raport, un document MS Excel, un document MS Word sau ntr-un fi ier text nchide aplica ia curent Deschide o aplica ie extern Deschide Microsoft Excel Deschide Microsoft Word Apeleaz automat un num r de telefon Tip re te tabelul selectat la imprimant Apeleaz i execut o macroinstruc iune Execut o interogare

5. Formularul este salvat cu numele Actualizare informa ii participan i i arat ca n figura nr. ????.

Formularul Actualizare informa ii participan i

57

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

h) Realizarea rapoartelor necesare Conferin ei GEBA 2011 Rapoartele reprezint rezultatul aplica iilor cu baze de date i sunt utilizate pentru afi area sau tip rirea datelor din tabele sau interog ri.5 Ele trebuie construite conform cerin elor func ionale exprimate de beneficiarii aplica iei i pot fi vizualizate pe ecran sau tip rite la imprimant . Pentru realizarea rapoartelor n Microsoft Access pot fi utilizate urm toarele modalit i de lucru, disponibile n meniul Create, grupul de op iuni Reports (vezi figura nr. ???):

Op iuni pentru crearea rapoartelor n Microsoft Access

y y y

Report crearea unui raport din tabelul sau interogarea selectat ; Label lansarea asistentului pentru crearea de etichete; Blank Report crearea unui raport gol n care pot fi inserate cmpuri i controale; Report Wizard crearea unui raport n modul de lucru asistat; Report Design crearea unui raport n modul de lucru proiect.

y y

Pentru realizarea unui raport pot fi utilizate mai multe modalit i de lucru individuale sau combinate, dintre cele prezentate anterior. Etapele pentru realizarea listelor cu participan ii pe sec iuni sunt: 1. Construirea interog rii care va sta la baza raportului: SELECT Sectiuni.[Denumire sectiune], Participanti.[Nume participant], Participanti.[Prenume participant], Comunicari.[Titlu comunicare] FROM Sectiuni, Comunicari, [Detalii comunicari], Participanti WHERE Sectiuni.[Cod sectiune] = Comunicari.[Cod sectiune] AND Comunicari.[Cod comunicare] = [Detalii comunicari].[Cod comunicare] AND Participanti.[Cod participant] = [Detalii comunicari].[Cod participant];

Airinei, D. (coord.), Instrumente software pentru afaceri. Aplica ii practice, Editura Sedcom Libris, Ia i, 2010, p. 365

58

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Rezultatul interog rii este prezentat n figura urm toare:

Rezultatul interog rii din care va fi creat raportul

2. Construirea raportului prin selectarea interog rii i utilizarea op iunii Report prezentat anterior. Se ob ine un raport ca n figura nr. ???.

Raportul generat cu op iunea Report

3. Gruparea datelor se realizeaz prin ac ionarea op iunii Add a group i selectarea cmpului Denumire sec iune din caseta afi at (vezi figura nr. ???).

59

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Selectarea cmpului pentru gruparea datelor

Afi area num rului de lucr ri pe sec iune se realizeaz prin selectarea op iunii Show in group footer la categoria More with Denumire sectiune totaled (vezi figura nr. ???).

Afi area liniei de totaluri pentru fiecare sec iune

Afi area denumirii sec iunii i a titlului atribuit controlului n zona de antet se realizeaz fie prin mutare (Cut Paste), fie prin tragere (Drag&Drop). 4. Editarea zonei de titlu (Report Header) prin acelea i opera iuni ca la formulare dup deschiderea raportului n Design View. 5. Modific rile la nivelul fontului din op iunile corespunz toare din meniul Design, grupul Font. 6. Inserarea unei linii sub denumirea coloanelor din antetul de pagin prin utilizarea controlului Line din grupul de op iuni Controls, meniul Design.

7. Raportul n form final este prezentat n figura urm toare (vezi figura nr. ???).

60

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Lista participan ilor pe sec iuni

Realizarea de liste care vor fi trimise la hoteluri pentru rezervarea locurilor de cazare presupune urm toarelor etape n modul de lucru proiect (Report Design): 1. Realizarea interog rii care va constitui sursa de date pentru raport. n acest caz se va utiliza o interogare dinamic pentru a elabora liste individuale pentru fiecare hotel (vezi figura nr. ???).

Interogarea care va sta la baza raportului

61

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

2. Accesarea proiectantului de rapoarte prin activarea op iunii Report Design din meniul Create, grupul Reports. Se deschide fereastra Report1, denumire implicit atribuit de Microsoft Access, n care vor fi plasate toate elementele raportului proiectat. 3. Selectarea sursei datelor se realizeaz , n acest caz, prin click dreapta pe raport i alegerea op iunii Properties, din meniul contextual, sau prin accesarea op iunii Property Sheet din meniul Design. Pe ecran este afi at fereastra cu propriet ile disponibile din care trebuie selectat obiectul Report i, ulterior, la proprietatea Record Source interogarea rezervari_2011 care con ine informa iile ce vor fi introduse n raport (vezi figura nr. ???).
Selectarea zonei pentru care se stabilesc propriet ile Deschiderea proiectantului de interog ri pentru a realiza o interogare nou

Selectarea interog rii pe baza c reia se va realiza raportul

Selectarea sursei datelor raportului

4. Dup selectarea sursei datelor, afi area cmpurilor disponibile din cadrul acesteia se realizeaz prin ac ionarea op iunii Add Existing Fields care deschide fereastra Field List. Ad ugarea cmpurilor n raport i aranjarea acestora se realizeaz prin tehnica Drag&Drop. Vor fi inserate toate cmpurile cu excep ia denumirii hotelului care va fi ad ugat n zona de titlu. Raportul ob inut este prezentat n figura nr. ??? n modul de vizualizare Design View.

62

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Raportul cu op iunile de cazare dup ad ugarea cmpurilor

5. Afi area zonei de titlu a raportului prin selectarea op iunii Report Header/Footer din meniul contextual al raportului (vezi figura nr. ???) sau din meniul Arrange grupul de op iuni Show/Hide Report Header/Footer.

Afi area zonelor de antet i subsol ale raportului

Dup activarea acestor zone se insereaz sigla facult ii, denumirea i perioada conferin ei, prin opera iuni similare celor prezentate la formular i denumirea hotelului la care va fi trimis lista, prin tehnica Drag & Drop (vezi figura nr. ???). n momentul apel rii op iunii Print Preview pe ecran este afi at o caset de dialog prin care se solicit introducerea denumirii hotelului pentru care se vizualizez /tip re te lista i care va ap rea n zona de titlu a raportului.

Zona de titlu a raportului

63

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

6. Personalizarea antetului de pagin la nivel de font, din meniul Design, grupul Font, i delimitarea lui de restul raportului cu dou linii paralele din acela i meniu, grupul Controls, op iunea Line. 7. Inserarea num rului de pagin prin utilizarea op iunii Insert Page Number din meniul Design, grupul Controls (vezi figura nr. ???).

Inserarea num rului de pagin n raport

Din fereastra afi at , Page Numbers (vezi figura nr. ???), poate fi selectat formatul num rului de pagin (Format), pozi ia acestuia, n antetul sau subsolul paginii (Position), respectiv aliniat la stnga, la dreapta sau centrat (Alignment) i afi area sau ascunderea num rului pe prima pagin a raportului (Show Number on First Page).

Inserarea num rului de pagin centrat, n subsolul fiec rei pagini din raport

Editarea textului afi at la num rul paginii, din Page n Pagina se realizeaz la proprietate Control Source (vezi figura nr. ???).

64

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Personalizarea textului afi at la num rul de pagin

8. Calcularea i afi area num rului total de locuri de rezervat la fiecarea hotel, la sfr itul raportului, se realizeaz prin inserarea unui control de tip Text Box n zona Report Footer. n raport vor fi afi ate dou obiecte: o etichet n care vom atribui un titlu c su ei n care va fi preluat rezultatul func iei, respectiv, Num r de locuri de rezervat i o c su text n care se introduce func ia pentru determinarea valorii vnz rilor: =Sum([Numar locuri]) ca n figura nr. ????. n cazul n care nu se cunoa te exact expresia unei func ii, poate fi deschis fereastra ExpressionBuilder prin click dreapta pe controlul de tip text care trebuie s afi eze rezultatul i selectarea, din meniul contextul, a op iunii Properties Data Control Source n care sunt disponibile toate func iile ce pot fi utilizate n raport, cmpurile din tabele i interog ri etc.

Afi area num rului total de locuri de rezervat n subsolul raportului

9. Salvarea raportului cu denumirea Rezervari hotel se realizeaz prin click pe butonul Office i ac ionarea op iunii Save. Vizualizarea raportului n modul Print Preview presupune selectarea op iunii corespunz toare din meniul Home View Print Preview. Pe ecran este afi at o caset de dialog n care utilizatorul trebuie s introduc denumirea hotelului pentru care dore te s vizualizeze/tipareasc lista participan ilor (vezi figura nr. ???). Raportul n form final este prezentat n figura nr. ????.

Caseta de dialog pentru denumirea hotelului

65

D E S I G N

C U S T O M I Z A T I O N

Lista rezerv rilor la Hotel Unirea

http://www.itlearning.ro/tutorials/tutorial/?tutorial=26&chapter=10

66