Ogranizarea, Functionarea Si Gestionarea Bibliotecii

UNIVERSITATEA
”VASILE ALECSANDRI”
DIN BACĂU
ORGANIZAREA FUNCŢIONAREA ŞI
GESTIONAREA BIBLIOTECII
COD: PO 06.05
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ
RECTOR
PROF.UNIV.DR. ING. VALENTIN NEDEFF
Prenumele şi numele Semnătura
Reprezentantul Managementului Calităţii Şef lucr. dr. ing. Panainte

Mirela
Elaborat Anghel Cecilia
EDIŢIA: 2 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.:
Intră în vigoare începând cu data de: 09. 11. 2009
PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITĂŢII DIN BACĂU

MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FĂRĂ APROBAREA SCRISĂ A EMITENTULUI
ESTE INTERZISĂ, CONFORM LEGII 8/1996
- Document controlat -
F 01.07/Ed.1
Cod document
PO 06.05
Pag./Total pag. 1/35
ORGANIZAREA, FUNCŢIONAREA ŞI GESTIONAREA Data 09.11.2009
BIBLIOTECII
Ediţie/Revizie 2/ 0 1 2 3 4 5
LISTA REVIZIILOR
Cap./ Responsabilităţi
Simbol Ediţie/ Conţinutul reviziei
Pag./
revizie Revizie/
Parag. Elaborat Verificat Aprobat
Anghel Prof. univ. dr.

Prof. univ.
Cecilia ing.
dr. ing
Lazăr Gabriel Nedeff
Valentin
F 02.07/Ed.1 D:\Mirela Panainte\SMQ 5 oct

2009\PO\Editia 2\Lista reviziilor 06.05.doc
Cod document
PO-06.05
ORGANIZAREA, FUNCŢIONAREA ŞI
GESTIONAREA BIBLIOTECII Data 09 11 2009
1. SCOP
1.1 Scopul acestei proceduri este de a stabili modul de desfăşurare a activităţii

Bibliotecii Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău.
2. DOMENIU
2.1. Prezenta procedură se aplică în toate filialele bibliotecii de la Universitatea

“VASILE ALECSANDRI” din Bacău.
3. DOCUMENTE DE REFERINŢÃ
▪ Manualul calităţii
▪ Legea bibliotecilor nr. 334/31.05.2002, modifictă şi completată deLegea
593/2004;
▪ Ordinul 4626/21.07.2005, privind Metodologiei de recuperare a documentelor
pierdute, distruse ori deteriorate si de taxare a serviciilor si a nerespectării
termenelor de restituire a publicațiilor imprumutate din bibliotecile cuprinse in
rețeaua invățământului, precum si a Precizărilor privind calculul valoric al acestor
documente;
▪ Regulamentul de ordine interioara al bibliotecii Universităţii “VASILE
ALECSANDRI” din Bacău.
▪ Metodologia de aplicare a normelor ISBD(M)
▪ Metodologia de aplicare a normelor ISBD(S), ediţia a II-a.
▪ International Standard Bibliographic Description for Cartographic Materials
ISBD(CM)
▪ Descrierea bibliografică internaţională standardizată pentru resurse electronice
ISBD(ER)
▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 1: Clasele 02: Biblioteconomie
▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 2: Clasa 1: Filosofie
▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 3: Clasa 2: Religie. Teologie
▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 4: Clasele 57/591: Biologie
▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 5: Clasa 8: Lingvistică. Literatură
▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 6: Clasele 634/635: Horticultură
▪ Tezaur bazat pe CZU. Fasc. 7: Clasele 793/799: Activitatea fizică
▪ Clasificarea zecimală universală, ediţie medie internaţională în limba română,
vol. 1,2
▪ SR EN ISO 9000-2006 – Sisteme de management al calităţii. Principii
• fundamentale şi vocabular
▪ SR EN ISO 9001-2001 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe
▪ SR 13420:2000, Biblioteconomie şi documentare. Clasificarea zecimală
universală. Indici de bază.
▪ SR ISO 233-2:1996, Informare şi documentare. Transliterarea caracterelor
arabe în caractere latine. Partea 2: Limba arabă. Transliterare simplificată.
F 03.07/Ed.1 Fişier SMQ/PO/PO 06.05

Cod document
PO-06.05
▪ SR ISO 259-2:1996, Informare şi documentare. Transliterarea caracterelor

ebraice în caractere latine. Partea 2: Transliterare simplificată.
▪ SR ISO 2788:2002, Documentare. Reguli generale pentru elaborarea tezaurelor
monolingve.
▪ SR ISO 2788:2002/C1:2004, Documentare. Reguli generale pentru elaborarea
tezaurelor monolingve.
▪ SR ISO 4:2000, Informare şi documentare. Reguli pentru abrevierea cuvintelor
din titluri şi a titlurilor de publicaţii.
▪ SR ISO 639:1995, Cod pentru reprezentarea denumirilor de limbi.
▪ SR ISO 860:2000, Activitatea în domeniul terminologiei. Armonizarea
conceptelor şi a termenilor.
▪ SR ISO 9:1997, Informare şi documentare. Transliterarea caracterelor chirilice
în caractere latine. Limbi slave şi neslave.
▪ SR ISO 9230: 1993, Informare şi documentare. Determinarea indicilor de preţ
pentru cărţile şi publicaţiile seriale achiziţionate de biblioteci.
▪ STAS 5309/2-78, Transliteraţia în alfabetul latin. Transliteraţia caracterelor
greceşti
▪ STAS 5309/3-87, Conversia scrierilor nelatine. Transliteraţia caracterelor arabe
în caractere latine
▪ STAS 8509/5-87, Conversia scrierilor nelatine. Transliteraţia caracterelor
chineze.
▪ STAS 8301-81, Informare şi documentare. Terminologie
▪ STAS 8636-70, Informare şi documentare. Orânduirea în catalogul alfabetic pe
nume de autori şi titluri şi în indexuri
▪ STAS 12598-87, Informare şi documentare. Metode de analiză a documentelor,
de determinare a conţinutului lor şi de selectare a termenilor de indexare.
▪ STAS 12629/1-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Schema generală.
▪ STAS 12629/2-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Publicaţii
monografice curente.
▪ STAS 12629/3-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Publicaţii seriale.
▪ STAS 12629/4-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Publicaţii
monografice vechi.
▪ STAS 12629/5-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Publicaţii de
muzică tipărită.
▪ STAS 12629/6-88, Descrierea bibliografică a documentelor. Materiale
cartografice.
▪ STAS 12629/7-89, Descrierea bibliografică a documentelor. Materiale
audiovizuale.
▪ STAS 12855-90, Descrierea titlurilor de colecţii.
4. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI
4.1. Definiţii
Definiţiile termenilor utilizaţi sunt conform SR EN ISO 9000-2006 şi a

standardelor de biblioteconomie şi ştiinţa informării.
Cod document
PO-06.05
4.2. Abrevieri
ALOP – Angajament. Lichidare. Ordonanţare. Plată

RMF – Registrul de mişcare a fondurilor
RI – Registrul inventar
CD-ROM – Compact Disc-Read Only Memory
ISBN – International Standard Book Number
ISSN - International Standard Serials Number
ISBD(M) - International Standard Bibliographic Description for Monographs
ISBD(S) - International Standard Bibliographic Description for Serials
ILL – Interlibrary Lending
ILLNAT - împrumut interbibliotecar intern
ILLINT - împrumut interbibliotecar internaţional
5. DESCRIEREA PROCEDURII
5.1. Generalităţi
Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău face parte din

sistemul naţional de biblioteci şi deserveşte, cu prioritate, studenţii, cadrele didactice şi
cercetătorii din această instituţie de învăţământ superior.
După forma de constituire şi administrare a patrimoniului, Biblioteca Universităţii
“VASILE ALECSANDRI” din Bacău este o bibliotecă de drept public, aflându-se în
subordinea Senatului şi funcţionează potrivit regulamentului propriu de ordine interioară
aprobat de conducerea universităţii.
Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău nu este
organizată pe servicii, dar desfăşoară toate activităţile specifice unei biblioteci
universitare: achiziţii, evidenţa publicaţiilor, catalogare, clasificare-indexare, organizarea
cataloagelor şi a colecţiilor, comunicarea colecţiilor.
5.2. Desfăşurarea activităţii de achiziţii
Colecţiile unei biblioteci, indiferent de profilul, structura sau mărimea acesteia,

sunt definite de totalitatea publicaţiilor existente în depozite şi rafturi: cărţi, broşuri,
publicaţii seriale (ziare, reviste, anuare etc.), colecţii speciale I (albume, fotografii,
atlase, note muzicale, ex-libris-uri etc.), colecţii speciale II (discuri, CD-ROM-uri, casete
audio, casete video, diapozitive, microfilme etc.).
Dezvoltarea colecţiilor Bibliotecii Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din
Bacău se face prin toate cele patru forme caracteristice de achiziţie: cumpărare, schimb
(intern şi internaţional), donaţie şi transfer.
5.2.1. Cumpărarea
Cumpărarea se realizează din fondurile destinate în acest scop din bugetul

statului sau din alte surse de finanţare.

Cod document
PO-06.05
Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău nu are buget propriu

de achiziţii oneroase de publicaţii. Cumpărarea documentelor de bibliotecă se face în
urma referatelor de achiziţie/necesitate întocmite de cadrele didactice sau de către
şefii de servicii/departamente, cu avizul favorabil al conducerii universităţii, mergându-
se pe linia ierarhică a structurilor organizatorice respective.
În referatul de achiziţie se precizează pe larg datele bibliografice ale publicaţilor
care urmează a fi cumpărate (autor, titlu, editură, anul de apariţie sau ediţia), numărul
de exemplare solicitate şi preţul estimativ al acestora. De asemenea, referatul va
conţine motivaţia cumpărării unuia sau altuia dintre titlurile în cauză şi numărul de
ordine aferent de la Registratura universităţii.
Referatul de necesitate, aprobat de persoanele abilitate, ajunge apoi la
bibliotecă, unde se întocmeşte şi se expediază comanda către editurile sau societăţile
de distribuţie specializate în acest scop.
Comanda va conţine toate datele de identificare ale publicaţiilor din referatul de
necesitate, cele legate de numărul de exemplare, preţ, dar şi informaţiile privind adresa
bibliotecii, modalităţile de plată şi datele contabile ale universităţii (cod fiscal şi cont
IBAN). Comanda va fi semnată de către bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) şi
va purta ştampila bibliotecii.
Între expediţia comenzii şi intrarea publicaţiilor în evidenţele bibliotecii, toate
problemele ivite pe parcurs (neconcordanţe între cerere şi ofertă semnalate de instituţia
furnizoare, transport, facturi proforma etc.) sunt rezolvate de către bibliotecarul-şef
(şeful Serviciului Bibliotecă).
5.2.1.1. Cumpărarea monografiilor (cărţilor)
La sosirea pachetelor dintr-o comandă, bibliotecarul-şef (şeful Serviciului

Bibliotecă) verifică mai întâi scripticul cu fapticul (adică se confruntă datele din comandă
cu datele din factură şi cele ale publicaţiilor). Orice nepotrivire între actul însoţitor
întocmit de furnizor şi realitate (lipsa unui titlu sau exemplar, diferenţe de preţuri, titluri
necorespunzătoare etc.) va fi semnalată instituţiei responsabile, care are obligaţia de a
îndrepta neregula constatată. Dacă nu există nicio problemă, publicaţiile vor fi
înregistrate în evidenţele bibliotecii iar factura urmează a fi achitată.
În acest scop, bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) completează
documentaţia pentru Serviciul Contabilitate: Angajamentul bugetar individual,
Ordonanţarea de plată şi Propunerea de angajare a unei cheltuieli (A.L.O.P.), care vor
însoţi factura fiscală şi referatul de achiziţie în vederea obţinerii semnăturilor
corespunzătoare şi a achitării.
Dacă furnizorul (editura/difuzorul) solicită o copie după ordinul de plată,
bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) va rezolva problema copiei, expediind-o
prin poştă, fax sau e-mail.
5.2.1.2. Cumpărarea publicaţiilor seriale
În cazul publicaţiilor seriale (ziare, reviste, STAS-uri etc.) se recurge la

abonamente/contracte realizate cu redacţiile sau instituţiile specializate în acest scop.

Cod document
PO-06.05
Abonamentul este o convenţie încheiată cu un furnizor pentru livrarea cu regularitate a

unei publicaţii seriale pe o perioadă limitată de timp, în schimbul unei sume de bani
fixate în avans.
Propunerile de abonamente pentru publicaţiile din ţară sau străinătate se fac de
către secretarii ştiinţifici pe facultate sau de către şefii de servicii/departamente ale
universităţii, utilizându-se cataloagele (ofertele) instituţiilor editoare/difuzoare sau
taloanele de abonament. Ele sunt discutate şi aprobate de către conducerea
facultăţii/departamentului/serviciului şi a universităţii, întocmindu-se referatul de
necesitate.
Biblioteca, pe baza referatului respectiv cu toate semnăturile celor în drept,
completează „Formularul de comandă” specific Bibliotecii Universităţii “VASILE
ALECSANDRI” din Bacău sau, după caz, talonul de comandă al furnizorului, în trei
exemplare (unul pentru furnizor, unul pentru Contabilitate şi unul pentru bibliotecă) şi
documentaţia ALOP în vederea efectuării plăţii.
Pentru periodicele străine, comanda se efectuează prin instituţii intermediare
româneşti specializate în import-export de publicaţii, în limita bugetului valutar al
universităţii. Aceste instituţii retransmit listele de abonamente partenerilor din străinătate
şi vor emite facturi proforma cu preţuri definitive. Biblioteca face o comparaţie a ofertei
furnizorilor şi va alege oferta cu preţul convenabil, în vederea încheierii contractului
definitiv cu firma intermediară.
După achitarea contravalorii abonamentului, un exemplar din formularul de
comandă/talonul de abonament va fi expediat de către bibliotecarul-şef (şeful Serviciului
Bibliotecă) instituţiei furnizoare care va emite ulterior factura fiscală corespunzătoare
comenzii.
Formularul de comandă/talonul de abonament şi, după caz, contractul,
împreună cu factura fiscală aferentă constituie cadrul legal de desfăşurare a
înţelegerii/contract între cele două părţi implicate (bibliotecă şi furnizor) pe perioada
derulării abonamentului respectiv.
Abonamentele sunt primite la bibliotecă, pe măsura editării, unde se verifică pe
bază de act însoţitor (borderou de predare-primire, aviz de însoţire a mărfii) şi sunt
urmărite prin „Fişa de evidenţă preliminară (ziare)”, respectiv, „Fişa de evidenţă
preliminară (reviste)”.
După perfectarea unei comenzi, bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) va
întocmi „Fişa cont pentru operaţiuni diverse”, în care sunt trecute toate datele de
identificare ale abonamentului în cauză şi datele contabile (numărul comenzii, unitatea
furnizoare, titlul publicaţiei seriale, periodicitatea, numărul de abonamente, valoarea
comenzii şi numărul ordinului de plată).
În urma intrării periodice a câtorva numere dintr-un abonament în evidenţele
bibliotecii sau după înregistrarea integrală a unui titlu (după caz) bibliotecarul-şef (şeful
Serviciului Bibliotecă) va opera în Fişa cont pentru operaţiuni diverse modificarea
datelor contabile (credit/debit), pe baza informaţiilor din RMF-ul corespunzător
înregistrării.
Orice schimbare de preţ ulterioară datei încheierii abonamentului (diferenţe
trimestriale, suplimentări datorate modificării periodicităţii etc.), vor fi consemnate în
Fişa cont pentru operaţiuni diverse. Trimestrial, sau la solicitarea Serviciului
Contabilitate, bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) va efectua verificarea
informaţiilor din Fişele cont pentru operaţiuni diverse cu Serviciul Contabilitate. Aceste
Cod document
PO-06.05
informaţii trebuie să coincidă; în caz contrar, se vor efectua verificări în înregistrările ce

ţin de bibliotecă, respectiv, contabilitate pentru a identifica neconcordanţele şi a le
corecta.
5.2.1.3. Cumpărarea documentelor electronice
Cumpărarea documentelor electronice (CD-ROM-uri, baze de date etc.)

reprezintă cea mai recentă şi rapidă modalitate de furnizare a informaţiilor celor
interesaţi şi prezintă avantajul rapidităţii obţinerii informaţiilor şi al posibilităţii ca aceeaşi
publicaţie să fie consultată de mai mulţi utilizatori simultan.
Modalităţile de cumpărare a acestor documente de bibliotecă sunt aceleaşi ca şi
pentru cărţile, respectiv, periodicele româneşti sau străine.
5.2.2. Schimbul interbibliotecar
Schimbul de publicaţii este o formă de achiziţie care se realizează ca urmare a

unei înţelegeri între instituţii, de regulă biblioteci, pentru a-şi furniza reciproc documente,
fără vreo contribuţie bănească directă.
În cadrul relaţiilor de schimb interbibliotecar se trimit şi se primesc publicaţii
apărute sub tutela bibliotecii şi instituţiei de care aparţine biblioteca, lucrări achiziţionate
special pentru partenerii de schimb sau alte documente disponibile din colecţiile proprii.
Schimbul interbibliotecar nu aste o achiziţie gratuită, fiind o tranzacţie bilaterală
între unităţile implicate în această formă de completare a colecţiilor şi având
caracteristici specifice vânzării şi donaţiei.
Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău face schimb de
publicaţii cu 24 de instituţii similare din ţară (schimb intern) şi cu mai mult de 80 de
foruri academice din străinătate (schimb internaţional).
Formularele de schimb sunt specifice fiecărei biblioteci şi conţin următoarele
informaţii: datele bibliografice de identificare ale publicaţiilor, preţul şi numărul de
exemplare.
Schimbul intern şi cel internaţional se desfăşoară în câteva etape, care sunt
identice: constituirea fondului de schimb, corespondenţa de schimb şi transmiterea
listelor de dublete, pregătirea coletelor pentru schimb şi expedierea publicaţiilor,
primirea documentelor de bibliotecă de la partenerul de schimb şi, în final, expedierea
(prin e-mail, fax sau poştă) confirmării de primire a publicaţiilor partenerului de schimb
(cu precădere în cazul schimbului intern).
La primirea pachetelor, bibliotecarul responsabil cu schimbul intern, respectiv,
internaţional de publicaţii confruntă volumele primite cu actul însoţitor şi orice
inadvertenţă constatată în această fază se semnalează bibliotecii în cauză, spre
rezolvare. Urmează înregistrarea documentelor în evidenţele bibliotecii.
5.2.3. Donaţiile
Donaţiile reprezintă o importantă sursă de completare curentă şi retrospectivă a

colecţiilor. Acestea fot fi făcute de instituţii sau persoane particulare şi diferă ca tip de
document (cărţi, periodice, albume, manuscrise, hrisoave, materiale audio-vizuale etc.).

Cod document
PO-06.05
Biblioteca îşi rezervă dreptul de a selecta dintre publicaţiile donate pe cele de

care are nevoie şi de a distribui restul titlurilor acolo unde sunt necesare (de cele mai
multe ori sunt oferite pe bază de liste altor biblioteci, în funcţie de profilul lor),
propunând pentru aceasta o comisie formată din cadre didactice de profil sau de profile
înrudite.
Elementul principal care decide acceptarea unei donaţii îl constituie valoarea
acesteia, adică se ţine cont de importanţa informaţiei conţinute, noutate, unicitate,
calitatea deosebită a hârtiei, prestigiul editurii, autografe etc. O categorie aparte de
donaţii o constituie donaţiile testamentare, care se fac pe cale juridică, de către
personalităţi locale, ale lumii ştiinţifice şi universitare, scriitori etc. Aceste donaţii trebuie
acceptate fără restricţii, deoarece sporesc valoarea şi prestigiul colecţiilor oricărei
biblioteci.
După locul de provenienţă a autorului, donaţiile pot fi: interne (donatorul se află
pe teritoriul aceleiaşi ţări cu biblioteca primitoare) şi externe (donatorul provine din altă
ţară).
De regulă, donatorul întocmeşte o scrisoare de donaţie, la care anexează lista
publicaţiilor care fac obiectul donaţiei (instituţiile întocmesc un „Borderou de donaţie”)
în care se specifică: provenienţa, donatorul, datele bibliografice principale ale
publicaţiilor, numărul de volume şi valoarea totală. Dacă publicaţiile nu sunt însoţite de
un act de primire, în forma prezentată anterior, bibliotecarul responsabil cu această
sursă de creştere a colecţiilor va întocmi un astfel de act, însoţit de Borderoul de
donaţie cu următoarele rubrici: autorul, titlul, limba publicaţiei, anul, locul de apariţie,
numărul de exemplare, preţul unitar şi valoarea totală a fiecărui titlu. Actul va fi semnat
de bibliotecar, de bibliotecarul şef şi, dacă este posibil, de către donator.
In cazul în care titlurile din donaţii nu au precizat preţul, bibliotecarul şef va
evalua fiecare volum de bibliotecă în parte, urmărind o serie de criterii ca: tipul
documentului, descrierea bibliografică, valoarea bibliofilă, existentul în colecţiile
bibliotecii, datele editoriale, valoarea şi noutatea informaţiei, tipul de suport material pe
care sunt editate etc. (în conformitate cu STAS 9230:1993). Creşterea preţurilor pe
piaţa de carte (datorată inflaţiei, a schimbului valutar, a politicii editurilor) impune
modificarea permanentă a preţului acestor categorii de publicaţii, preţ ce poate fi foarte
diferit de la un an la altul.
După înscrierea în evidenţe a unităţilor biblioteconomice donate, şi întocmirea
actelor contabile, aceste publicaţii devin bunuri ale bibliotecii primitoare.
5.2.4. Transferul
Transferul publicaţiilor este o altă formă de dezvoltare a colecţiilor unei biblioteci

şi se practică, de regulă, între două unităţi aparţinând aceluiaşi sistem sau minister.
Transferul constă în trimiterea, respectiv, primirea unui număr de publicaţii, a
unor colecţii sau chiar a întregului fond al unei biblioteci ori instituţii documentare, pe
baza acordului scris sau verbal dintre unităţile implicate în procesul de schimbare a
proprietarului publicaţiilor în cauză.
Transferul se realizează pe baza următoarelor documente:
- cererea de transfer semnată de conducătorul instituţiei solicitante;
- borderoul publicaţiilor ce vor fi transferate, în care se vor preciza principalele
elemente bibliografice ale documentelor, numărul de exemplare şi preţul;
Cod document
PO-06.05
- referatul bibliotecii de la care se efectuează transferul, aprobat de conducerea

universităţii sau a instituţiei de care aparţine biblioteca.
Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău nu a practicat

această formă de achiziţie în ultimii zece ani.
5. 3. EVIDENŢA PUBLICAŢIILOR
5.3.1. Evidenţa propriu-zisă
O dată intrate în bibliotecă, publicaţiile sunt supuse unor serii de operaţiuni care
au ca scop păstrarea lor ca valori materiale, organizarea şi circulaţia acestora în rândul
utilizatorilor.
După confruntarea publicaţiilor cu actele însoţitoare şi întocmirea actelor de
primire sau a unui borderou pentru cele neînsoţite de acte, urmează înscrierea lor în
evidenţele bibliotecii.
Toate publicaţiile intrate în gestiunea bibliotecii vor purta ştampila acesteia.
Ştampila se aplică obligatoriu pe pagina de titlu, în mijlocul spaţiului alb dintre titlu şi
datele de apariţie (sau pe verso, acolo unde foaia de titlu nu permite ştampilarea), pe
ultima pagină imprimată, imediat după text şi pe o pagină de control, care este stabilită
de fiecare bibliotecă în parte. Dacă este cazul, ştampila se va aplica şi pe materialele
însoţitoare ale publicaţiei (ilustraţii, hărţi, scheme etc.).
Orice bibliotecă, indiferent de profilul şi structura acesteia, este obligată să ţină
două tipuri de evidenţă pentru toate documentele sale:
- evidenţa primară sau globală;
- evidenţa individuală.
5.3.1.1. Evidenţa primară
Evidenţa primară se ţine în Registrul de mişcare a fondurilor (RMF). Acesta

are trei părţi:
- În partea întâi, Intrări, se trec publicaţiile în ordinea intrării lor în colecţiile
bibliotecii. Toate publicaţiile intrate în bibliotecă pe baza aceluiaşi act însoţitor vor
fi înregistrate la o singură poziţie şi vor primi un singur număr de ordine.
Numerotarea intrărilor se face anual, începând cu numărul 1. În această parte a
registrului se consemnează numărul de ordine şi data corespunzătoare fiecărei
intrări, numărul de volume, sursele lor de provenienţă şi structura pe domenii şi
limbi. Din partea întâia a R.M.F. rezultă volumul total şi ritmicitatea intrărilor în
gestiunea bibliotecii, date care sunt împărţite pe ani calendaristici şi trimestre.
- În partea a doua, Ieşiri, se trec toate publicaţiile scoase din bibliotecă din diverse
cauze (uzură fizică sau morală, pierdere, transfer către altă bibliotecă). Numerele
de ordine se dau în continuare de la un an la altul.
- Totalitatea publicaţiilor cuprinse într-un „Proces-verbal de scădere” se înscriu
pe un singur rând şi se consemnează: numărul şi data actului respectiv, numărul
de publicaţii şi valoarea acestora, repartiţia lor pe domenii şi după limbă şi, în
final, motivul scoaterii din gestiune a publicaţiilor în cauză.

Cod document
PO-06.05
- Pe baza datelor din partea a doua a registrului se poate face o analiză a

documentelor de bibliotecă ieşite, a cauzelor care au dus la scoaterea lor din
gestiune, precum şi a perioadelor de timp la care au fost operate scăderile.
- În partea a treia, Recapitulare/Recapitulaţie, se notifică volumul şi valoarea
totală a colecţiilor din bibliotecă, repartiţia lor pe domenii ale cunoaşterii umane şi
după limba în care sunt scrise documentele, fiind o recapitulare a primelor două
părţi ale RMF ( înregistrările din prima parte şi scăderile din parte a doua). Datele
sunt defalcate pe trimestre şi ani calendaristici.
- Recapitulaţia este utilizată pentru întocmirea rapoartelor statistice privind
mişcarea fondurilor bibliotecii ca şi pentru stabilirea măsurilor necesare în
direcţia creşterii şi orientării structurii colecţiilor bibliotecii.
5.3.1.2. Evidenţa individuală
Acest tip de evidenţă se ţine în Registrul inventar (RI) al bibliotecii. Registrul

inventar constituie cel mai important document de evidenţă a publicaţiilor, având
semnificaţia unui act contabil.
Înainte de a fi folosit, RI trebuie legat, şnuruit şi numerotat. Pe ultima pagină
bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) va consemna numărul total de pagini
conţinute, iar când registrul va fi completat, se va nota: „În acest registru s-au
inventariat cărţile/periodicele/… de la numărul… la numărul…”, după care urmează data
şi semnătura acestuia.
Există registre inventar diferenţiate pe categorii de publicaţii (cărţi, periodice,
STAS-uri şi brevete de invenţii, colecţii speciale etc.) şi dacă biblioteca nu dispune de
astfel de registre specifice, este recomandată adaptarea celor existente în funcţie de
publicaţiile ce urmează a fi înregistrate în fiecare dintre acestea.
Unitatea de evidenţă a colecţiilor de publicaţii dintr-o bibliotecă este volumul de
bibliotecă.
În RI, fiecare volum de bibliotecă se înscrie pe un singur rând şi-i corespunde
un număr de inventar unic. Acesta se trece în ştampilă, pe pagina de titlu (sau pe
verso), la sfârşitul textului cărţii şi pe pagina de control, alături de cota publicaţiei.
Înregistrările se fac cu scris citeţ, cu cerneală albastră, fără ştersături sau
corectări; eventualele corectări se fac cu cerneală roşie, sub certificarea bibliotecarului
responsabil cu evidenţa respectivă sau a bibliotecarului-şef. Datele ce se înscriu în
rubricile corespunzătoare din RI se culeg de pe pagina de titlu a documentului sau,
după caz, din interiorul publicaţiei (pagina de gardă, căsuţa tipografică, prefaţă, postfaţă
etc.), de pe coperte şi, în cele din urmă, din repertoriile şi literatura de specialitate
existente în bibliotecă.
Pentru fiecare carte se consemnează: data intrării în bibliotecă, numărul de
inventar, sursa de achiziţie şi furnizorul, actul de intrare în bibliotecă, autorul şi titlul
publicaţiei, anul de apariţie, ediţia, numărul de volume bibliografice şi numărul volumelor
de legătură, preţul, numărul de intrare aferent din RMF şi cota; ultima rubrică,
Observaţii, este rezervată eventualelor corecturi sau însemnări privind eliminările sau
verificarea colecţiilor bibliotecii.
După înregistrarea tuturor publicaţiilor ce fac obiectul unei singure intrări în
evidenţele bibliotecii, se întocmeşte „Borderoul de predare-primire”, act contabil

Cod document
PO-06.05
destinat pentru a înregistra şi a însoţi documentele care intră şi ies din gestiunea
acesteia.
Borderoul de predare-primire cuprinde următoarele rubrici care trebuie
completate de către bibliotecarul responsabil cu forma de achiziţie conformă intrării
respective: numărul de ordine al borderoului, data luării în evidenţe a publicatiilor,
numărul de RMF, depozitul sau filiala corespunzătoare locului fizic pe care
documentele îl vor ocupa la raft, numărul curent, autorul şi titlul, numărul de inventar,
cota şi preţul fiecărui volum, numărul total de publicaţii şi valoarea acestora. Pe
borderou se va specifica provenienţa documentelor de bibliotecă înregistrate şi calea
de achiziţie.
Întrucât Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău nu este
organizată pe servicii, fiecare borderou va purta semnătura bibliotecarul-şef (şeful
Serviciului Bibliotecă) sau a celui responsabil cu intrările în cauză (bibliotecarul-şef
<şeful Serviciului Bibliotecă> pentru achiziţiile de cărţi, STAS-uri şi colecţii speciale;
Liana Ursu pentru publicaţiile periodice provenite din cumpărare şi schimb internaţional,
respectiv, Iliana Comănescu pentru achiziţiile de periodice româneşti) la rubrica Am
predat , iar la rubrica Am primit vor semna bibliotecarii ce funcţionează la Biblioteca
Centrală sau la filiale, după caz.
Numerele de ordine ale borderourilor de predare-primire sunt specifice pe
depozite/filiale şi se dau în continuare de la un an la altul.
Fiecare exemplar dintr-o carte, broşură, STAS, CD-ROM, hartă etc. reprezintă
un volum de bibliotecă şi-i corespunde un număr de inventar din registrul aferent
categoriei de documente din care face parte.
Publicaţiile seriale, datorită caracterului lor de apariţie periodică, prezintă unele
particularităţi în ceea ce priveşte evidenţa. Unitatea lor de evidenţă se constituie în
funcţie de numărul de pagini pe care le conţine, de numărul de apariţii pe an şi de
necesitatea de circulaţie a publicaţiei în cauză.
Astfel, fiecare număr de revistă voluminoasă („Limbă şi literatură”, „Revista de
chimie”, „Gazeta matematică” etc.) alcătuiesc un volum de bibliotecă. Alte seriale
(„România literară”, „Monitorul oficial”, cotidienele etc.) se vor constitui într-unul, două
sau patru unităţi de evidenţă pe an şi vom avea colecţii anuale, bianuale sau
trimestriale.
Procesul de ştampilare şi inventariere este asemănător cu al cărţilor, cu
deosebirea că se acordă un singur număr de inventar tuturor numerelor car alcătuiesc
un volum de bibliotecă.
Pentru aceste publicaţii se impune o evidenţă care să permită o cunoaştere
precisă şi la zi a apariţiilor, ceea ce se poate realiza prin intermediul „Fişei de evidenţă
preliminară (reviste)” şi a „Fişei de evidenţă preliminară (ziare)”, în care se
consemnează număr de număr fiecare apariţie, pe măsura intrării sale în bibliotecă.
Periodic, se întocmesc reclamaţii pentru lipsurile sesizate atât în scris, cât şi
telefonic sau prin e-mail.
5.3.2. Eliminarea publicaţiilor din evidenţele bibliotecii
Un document de bibliotecă, indiferent de tipul lui (carte, broşură, revistă, ziar

etc.), poate fi scos din evidenţe într-ana din următoarele situaţii:
- când este transferat altei biblioteci;
- când este uzat fizic sau moral;
Cod document
PO-06.05
- când s-a pierdut.
5.3.2.1.Transferul publicaţiilor
Se realizează în condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare, pe baza cererii

unităţii care face transferul. Un transfer de publicaţii se poate efectua în urma epurării
colecţiilor sau la solicitarea motivată (cererea) a unor instituţii similare din sistemul
naţional de biblioteci.
Biblioteca va întocmi în acest sens „Borderoul de transfer” (lista publicaţiilor
transferate) cu următoarele rubrici: numărul curent, autorul şi titlul publicaţiei, volumul
(dacă este cazul), anul apariţiei, numărul de inventar, cota de raft, preţul şi observaţii.
Cererea şi borderourile de transfer vor constitui dosarul de transfer, care va fi
înaintat spre aprobare conducerii instituţiei (sau a organului tutelar) ce transferă
publicaţiile.
Între cele două unităţi implicate în transfer se încheie apoi un Proces-verbal de
transfer în care se menţionează acordul şi motivaţia de transfer, numărul total şi
valoarea publicaţiilor; acesta va fi semnat de bibliotecarul-şef (şeful Serviciului
Bibliotecă) al unităţii care efectuează transferul şi de conducătorul unităţii care primeşte
respectivele publicaţii. Proces-verbal se ataşează dosarului de transfer.
Dosarul de transfer se întocmeşte în trei exemplare: unul pentru bibliotecă, unul
pentru unitatea către care se transferă documentele şi unul pentru Serviciul
Contabilitate.
După încheierea cu succes a operaţiunii, biblioteca va proceda la scoaterea din
gestiune a publicaţiilor transferate. Serviciul Contabilitate, pe baza exemplarului propriu
din dosarul de transfer, va face scăderile corespunzătoare în documentaţia privind
gestiunea bibliotecii.
5.3.2.2. Casarea publicaţiilor
Casarea se face în cazul în care un document de bibliotecă este deteriorat fizic

sau este depăşit în conţinut.
Deteriorarea fizică sau morală a publicaţiilor se constată de către o comisie
anume constituită, alcătuită din 3-4 membri din interiorul şi din afara bibliotecii
(specialişti chemaţi să aprecieze uzura morală a publicaţiilor şi reprezentanţi ai
Serviciului Contabilitate).
Comisia va întocmi un Procesul-verbal de constatare prin care membrii săi, sub
semnătură, îşi vor da sau nu acordul cu privire la casarea publicaţiilor semnalate de
bibliotecă în „Borderoul publicaţiilor propuse pentru casare” (cu aceleaşi rubrici ca
la transferul publicaţiilor).
Cele două documente vor sta la baza Procesului-verbal de casare ce va fi
întocmit de bibliotecă şi-n care se va specifica: numărul total de volume, valoarea lor şi
motivul scoaterii acestora din evidenţe. Procesul-verbal de casare va fi semnat de
bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) şi de contabilul-şef şi, alături de borderoul
(lista) publicaţiilor propuse pentru casare şi procesul-verbal de constatare, va face parte
din dosarul de casare ce va fi supus ulterior aprobării conducerii universităţii.

Cod document
PO-06.05
La fel ca în cazul transferului, dosarul de casare se va întocmi în trei exemplare

şi se parcurg aceleaşi etape în vederea scoaterii din gestiune a documentelor de
bibliotecă uzate fizic sau moral.
5.3.2.3. Pierderea publicaţiilor
Atunci când o publicaţie a fost pierdută ori distrusă, biblioteca demarează

formalităţile de recuperare a valorii acesteia de la utilizatorul vinovat de respectivul
prejudiciu adus patrimoniului instituţiei.
„Declaraţia de pierdere a publicaţiilor” va fi completată de bibliotecă şi va
purta semnătura persoanei vinovate de pierdere, a bibliotecarului responsabil cu
recuperarea documentelor pierdute/distruse şi a bibliotecarului-şef.
Valoarea prejudiciului material adus bibliotecii se calculează în conformitate cu
Ordinul Ministerului Educaţiei şi Cercetării nr. 4626/21.07.2005, privind aprobarea
„Metodologiei de recuperare a documentelor pierdute, distruse ori deteriorate şi de
taxare a serviciilor şi a nerespectării termenelor de restituire a publicaţiilor împrumutate
din bibliotecile cuprinse în reţeaua învăţământului, precum şi a Precizărilor privind
calculul valoric al acestor documente”.
Declaraţia va fi apoi vizată de contabilul-şef iar utilizatorul în culpă va achita
contravaloarea publicaţiei pierdute la Casieria Universităţii. Chitanţa ce demonstrează
recuperarea valorii documentului pierdut şi declaraţia vor fi predate, în original,
bibliotecii. Pe baza acestor documente, se va proceda, ulterior, la scoaterea din
gestiune a publicaţiilor pierdute.
La anumite intervale de timp, actele financiare de recuperare a valorii
publicaţiilor pierdute/distruse (adunate într-un dosar) vor constitui obiectul unui „Proces-
verbal de scădere a publicaţiilor pierdute de utilizatori în perioada…”
Acest proces-verbal va avea ca rubrici: autorul şi titlul publicaţiei, numărul de
inventar şi cota, preţul de înregistrare şi cel recalculat, numărul şi data chitanţei de la
Casieria universităţii şi numele persoanei care a pierdut/distrus publicaţia în cauză.
Proces-verbal de scădere a publicaţiilor pierdute se încheie în trei exemplare
(două la bibliotecă şi unul la contabilitate) şi vor fi semnate de bibliotecarul-şef (şeful
Serviciului Bibliotecă), de contabilul-şef şi de rector.
Procesul-verbal de transfer, cel de casare şi cel de scădere a publicaţiilor
pierdute reprezintă baza legală de scoatere din gestiunea bibliotecii a documentelor.
Operaţiunea respectivă constă în radierea publicaţiilor din Registrul inventar şi din
Registrul de mişcare a fondurilor.
Radierea din RI se face prin bararea cu roşu a numerelor de inventar şi a
preţurilor publicaţiilor scoase din gestiune şi prin indicarea la rubrica Observaţii a actului
pe baza căruia s-a efectuat scăderea. În RMF, scoaterea din gestiune se consemnează
în partea a doua, la Ieşiri, şi, ulterior, în partea a treia a registrului, la Recapitulare.
5.3.3. Verificarea colecţiilor bibliotecii
Verificarea sau inventarierea colecţiilor bibliotecii se face conform Legii

bibliotecilor nr. 334/31.05.2002.
Verificarea colecţiilor constă în confruntarea fiecărui document de bibliotecă în
parte cu RI şi, dacă este cazul, cu actele însoţitoare aferente ale publicaţiilor.
Cod document
PO-06.05
Inventarierea se efectuează periodic, la termenele prevăzute de lege, în funcţie

de mărimea colecţiilor sau în situaţiile concrete ce se impun în fiecare bibliotecă la un
moment dat.
Verificarea periodică se face de către o comisie numită de conducerea
universităţii. În decizia (ordinul) de numire a comisiei de inventariere se va specifica
modalitatea de organizare şi desfăşurare a verificării (prin confruntarea volumelor de
bibliotecă cu RI sau cu Borderoul de predare-primire în cazul bibliotecilor filiale; pe baza
fişelor catalogului topografic etc.), competenţa nominală a comisiei şi atribuţiile fiecărui
membru, termenele de realizare, măsurile ce se impun dacă se vor constata nereguli
etc.
La Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău verificarea
periodică trebuie să se facă o dată la zece ani, fondul nostru încadrându-se la art. 40,
alin. 8, lit. (d) (între 100001 – 1000000 documente). Ultima inventariere a avut loc în
anul 1999, la schimbarea bibliotecarului-şef.
În RI, la rubrica Observaţii se vor face însemnări privind verificarea colecţiilor
prin bifarea fiecărei poziţii sau aplicarea unei ştampile specifice cu datele inventarului
respectiv.
La încheierea operaţiunii de confruntare a publicaţiilor cu Registrul inventar sau
cu fişa catalogului topografic, comisia de inventariere formată din bibliotecari,
reprezentanţi ai Serviciului Contabilitate şi ai conducerii universităţii va întocmi un
Proces-verbal de verificare a colecţiilor în care se vor consemna toate aspectele
întâlnite: documente lipsă, neînregistrate sau înregistrate greşit, proasta manipulare a
publicaţiilor, întocmirea defectuoasă a evidenţelor, spaţiu sau mobilier necorespunzător
etc. Totodată, comisia va face propuneri pentru remedierea situaţiilor existente:
recuperarea publicaţiilor lipsă, corectarea numerelor de inventar eronate, îmbunătăţirea
microclimatului şi depozitarea în condiţii optime a documentelor etc.
Procesul-verbal de constatare în urma verificării colecţiilor bibliotecii, cu
semnăturile tuturor membrilor comisiei, se va încheia în două exemplare: unul va fi
predat organului care a dispus inventarierea fondului şi unul va rămâne la bibliotecă, în
grija persoanei însărcinate cu îndreptarea eventualelor nereguli, adică a bibliotecarului-
şef (şefului Serviciului Bibliotecă).
În cazul verificării colecţiilor impusă de situaţia predării-primirii gestiunii unei
biblioteci, comisia numită de conducerea universităţii va fi formată din cei doi bibliotecari
implicaţi în acest proces şi un delegat (de regulă, de la Serviciul Contabilitate) care va
coordona activitatea de predare-primire.
Ca şi la verificarea periodică, toate constatările comisiei şi măsurile ce se cer se
vor reflecta în procesul-verbal încheiat la finalizarea inventarierii. Procesul-verbal va
conţine: numărul şi valoarea publicaţiilor existente, numărul şi valoarea publicaţiilor lipsă
şi lista acestora, numărul şi valoarea publicaţiilor împrumutate la cititori, la filiale şi
pentru care există documente justificative, modalităţi de recuperare a documentelor
găsite lipsă la verificare.
Procesul-verbal va fi semnat de cele două părţi între care se face predarea-
primirea gestiunii şi de comisia (delegatul) numit în acest scop.

Cod document
PO-06.05
5.4. CATALOGAREA DOCUMENTELOR
Evidenţa publicaţiilor este urmată de descrierea bibliografică a fiecărui

document în parte în vederea alcătuirii catalogului de bibliotecă, operaţiune numită
catalogare. În practica biblioteconomică actuală cele două noţiuni au înţeles identic,
definind în sens restrâns activitatea de elaborare şi de redactare a notiţelor
catalografice, concomitent cu actualizarea cataloagelor de bibliotecă.
Descrierea bibliografică a unui document se face în conformitate cu regulile
standardizate pe plan internaţional, ISBD (International Standard Bibliographical
Description), care prezintă elementele bibliografice şi succesiunea lor în cadrul
descrierii, precum şi simbolurile grafice care separă aceste elemente.
Pentru fiecare categorie de publicaţii există normele metodologice de aplicare
specifice, care se respectă cu stricteţe în întocmirea fişei de descriere bibliografică a
documentelor. Astfel avem: Metodologia de aplicare a normelor ISBD(M) pentru
lucrările monografice, Metodologia de aplicare a normelor ISBD(S) pentru seriale,
Metodologia de aplicare a normelor ISBD(A) pentru publicaţii monografice vechi,
Metodologia de aplicare a normelor ISBD(CM) pentru materiale cartografice,
Metodologia de aplicare a normelor ISBD(ER) pentru resurse electronice, Metodologia
de aplicare a normelor ISBD(PM) pentru publicaţii de muzică tipărită etc.
5.4.1. Elementele descrierii bibliografice
Descrierea unui document cuprinde:

- vedeta;
- corpul descrierii;
- elementele de acces (altele decât vedeta);
- elementele de codificare.
Vedeta este prima şi cea mai importantă parte a descrierii şi se defineşte ca

fiind un cuvânt, un grup de cuvinte, un simbol sau un grup de simboluri (cifre, litere,
semne) care se scot în evidenţă în descrierea bibliografică a publicaţiilor, pentru a servi
la orânduirea acestora după un anumit sistem.
Ea constituie elementul principal de care se ţine seama la stabilirea ordinii de intrare a
fişelor în catalogul alfabetic şi devine al doilea element de ordonare în cazul celorlalte
cataloage, situaţii în care intrarea în sistemul informaţional va fi dată de indicii de
clasificare zecimală (în catalogul sistematic), de cotă (în catalogul topografic) etc.
Pentru a constitui element de ordine, vedeta trebuie să fie uniformă, ceea ce
înseamnă că în descrierile bibliografice referitoare la acelaşi autor sau la acelaşi titlu se
va folosi mereu forma cea mai cunoscută din ediţiile operelor antume, din cataloagele
de documente, enciclopedii etc., într-o singură accepţiune ortografică, aparţinând
aceluiaşi alfabet (de regulă alfabetul latin).
După conţinutul sau elementele componente, vedeta îmbracă două forme:
a) de autor, care la rândul său poate fi: - autor-persoană fizică
- autor- colectiv (colectivitate)
b) de titlu
a) Vedeta de autor-persoană fizică este dată de numele autorului (nume simplu
sau compus din două ori mai multe cuvinte separate ori legate între ele prin liniuţă sau
Cod document
PO-06.05
particulă gramaticală), ce se separă prin virgulă de prenumele acestuia (format din unul
sau mai multe cuvinte separate sau legate între ele prin liniuţă) şi care, de asemenea,
se desparte prin virgulă de elementele de individualizare (titluri ştiinţifice, profesii, grade
militare etc.).
Vedeta uniformă de autor-persoană fizică se stabileşte la forma completă a
numelui sau la forma numelui în limba de origine a autorului (ori în limba în care a scris
cel mai mult), în ortografia latină, utilizându-se, acolo unde este cazul, transliterarea
standardizată. Cuvântul de ordine al vedetei uniforme, adică elementul care dă intrarea
fişei cu descrierea bibliografică în catalogul alfabetic, este dat de uzanţele şi normele
ţării de origine a autorului sau limbii în care a scris.
Autor-colectiv reprezintă orice colectivitate (instituţie, organizaţie sau grup de
persoane) care este cunoscută sub o denumire comună, se manifestă ca o entitate de
sine stătătoare şi care-şi asumă responsabilitatea pentru conţinutul unui document, ca
rezultat al gândirii sau activităţii colective: rapoarte oficiale, programe, regulamente,
materiale legislative, tratate, anuare, anale etc.
Vedeta uniformă de autor-colectiv se foloseşte în scopul adunării la un singur
loc în catalogul de bibliotecă a tuturor documentelor aparţinând unui colectiv al cărui
nume este, întotdeauna, cel sub care colectivitatea este identificată frecvent sau forma
oficială a denumirii respective. Cuvântul de ordine al vedetei uniforme în cauză va fi
prima parte a denumirii autorului-colectiv.
b) Vedeta de titlu se foloseşte atunci când documentul are autor anonim sau
care nu a putut fi identificat din alte surse externe, când documentul descris are mai
mult trei autori şi nici unul nu este principal sau când documentul este mai cunoscut
după titlul său (dicţionare, enciclopedii, seriale etc.).
Vedeta de titlu uniform respectă forma titlului în limba de origine a

documentului, iar dacă aceasta este mai puţin cunoscută, la forma impusă de limba în
care se face descrierea (limba română în cazul nostru). Cuvântul de ordine pentru
vedeta de titlu uniform este primul cuvânt al titlului.
Corpul descrierii sau notiţa bibliografică este alcătuită din opt zone: zona
titlului şi a menţiunii de responsabilitate; zona ediţiei; zona datelor specifice; zona
datelor de publicare; zona descrierii fizice (colaţiunea); zona colecţiei (seriei); zona
notelor şi zona numărului internaţional standard.
Modul de elaborare a corpului descrierii, ordinea introducerii elementelor
bibliografice corespunzătoare fiecărei zone şi punctuaţia aferentă sunt precizate în
metodologiile de aplicare a normelor de descriere bibliografică internaţională standard,
pe categoriile de documente [ISBD(M), ISBD(S), ISBD(A), ISBD(CM), ISBD(ER),
ISBD(PM) etc.], în conformitate cu standardele naţionale în vigoare (STAS 12629/1-88,
STAS 12629/2-88, STAS 12629/3-88, STAS 12629/4-88, STAS 12629/5-88, STAS
12629/6-88, STAS 12629/7-89, STAS 12855-90).
Elementele de acces la catalog (altele decât vedeta) sunt reprezentate de
cota topografică şi indicele de clasificare.
La Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău cota topografică
este alcătuită din cifra romană, care indică formatul documentului, urmată de numărul
de ordine din interiorul formatului respectiv, compus din cifrele arabe de la 1 la ∞. Acest
sistem este impus de aşezarea pe formate a documentelor în depozite şi rafturi.

Cod document
PO-06.05
Indicii de clasificare sunt daţi de sistemul de clasificare zecimală universală

după care sunt structurate publicaţiile bibliotecii noastre din punct de vedere sistematic.
Elementele de codificare sunt descriptorii şi indicii de clasificare.
Descriptorii sau cuvintele-cheie definesc un cuvânt sau un grup de cuvinte dintr-
un tezaur, aleşi dintr-un ansamblu de termeni echivalenţi, pentru a reprezenta fără
ambiguitate o noţiune care apare într-un document sau într-o cerere de căutare
documentară (căutare sistematică a informaţiilor publicate asupra unui subiect specific).
Descriptorii alcătuiesc vocabulare controlate şi tezaure pe baza cărora se face
descrierea conţinutului documentelor într-un anumit sistem de informare.
Indicii principali de clasificare zecimală universală definesc noţiuni de bază,
concepte particulare, care caracterizează conţinutul unui document, fără a cuprinde
toate particularităţile acestuia. Ei rezultă prin divizarea zecimală a claselor principale,
care înglobează ansamblul cunoştinţelor umane şi sunt redaţi în tabelele principale de
clasificare zecimală universală. Spre deosebire de descriptori, indicii principali CZU se
marchează cu cifre arabe de la 1 la 9, sub forma unor grupe de numere alcătuite din
una, două sau trei cifre.
5.4.2. Reguli de descriere bibliografică
Înscrierea datelor bibliografice ale documentelor pe fişa de catalog se face după

anumite principii şi reguli numite reguli de catalogare.
Mai întâi, publicaţia se consultă în totalitatea sa: foaia de titlu, copertele, notiţa
tipografică, tabla de materii; uneori este necesar să se studieze prefaţa, postfaţa şi
chiar alte documente colaterale (cataloage, enciclopedii etc.).
Datele rezultate din studierea documentului devin apoi elemente ale descrierii
bibliografice şi se înscriu pe fişă într-o anumită ordine, mereu aceeaşi, indiferent de
locul şi ordinea întâlnite în publicaţie, în acord cu standardele naţionale şi internaţionale
în vigoare şi metodologiile de aplicare a normelor ISBD menţionate anterior.
Descrierea trebuie să respecte următoarele principii:
- să cuprindă toate datele şi informaţiile necesare identificării cu uşurinţă a
documentului catalogat;
- să fie exactă, pentru a se evita orice ambiguitate cu privire la publicaţia descrisă;
- să fie clară, fără prescurtări în afara celor permise de metodologiile de
specialitate, pe categorii de documente şi a standardelor SR ISO 4:2004 şi SR
ISO 639:1995;
- să fie uniformă în ceea ce priveşte conţinutul şi volumul de date incluse.
Limba descrierii, pentru vedetă, este limba de origine a autorului (persoană

fizică sau autor colectiv) ori limba naţională a bibliotecii în cazul lucrărilor a căror limbă
de origine este mai puţin cunoscută. Pentru notiţa bibliografică se foloseşte limba
textului documentului catalogat, la traducere sau la transliterare, cu respectarea
normativelor în vigoare.
Alfabetul descrierii este cel latin. Dacă documentul este tipărit cu alte caractere,
se va proceda la transliterarea acestora în semnele grafiei latine, atât pentru vedetă, cât
şi pentru corpul descrierii, cu respectarea următoarelor standarde: STAS 5309/2-78,
STAS 5309/3-87, STAS 5309/5-87, SR ISO 9:1997, SR ISO 259-2:1996 şi SR ISO 233-
2:1996.
Cod document
PO-06.05
În descrierea bibliografică, cele opt zone şi elementele lor componente se

delimitează printr-un sistem de semne de punctuaţie convenţionale, diferite de sistemul
semnelor gramaticale. Modul de folosire şi zonele pe care le delimitează rezultă din
Tabloul sinoptic al zonelor stabilite de ISBD(M) şi standardizarea în vigoare (STAS
12629/1-88).
Descrierea bibliografică se întocmeşte pe unul sau mai multe niveluri, în funcţie
de caracteristicile fiecărui document în parte. Fişele pe care se face descrierea sunt
model standard internaţional, cu dimensiuni de 125×75 mm, conţinând 10 linii orizontale
şi două verticale plasate în partea stângă a acesteia. Dacă elementele descrierii
depăşesc spaţiul unei singure fişe, se va continua descrierea pe fişa a doua sau
următoarele. În acest caz, pe ultimul rând al primei fişe se va menţiona „vezi fişa
următoare” (sau, prescurtat, „v. fişa urm.”) iar fişa a doua continuă descrierea exact de
unde a fost întreruptă. Legătura între fişe se face prin numerotarea fişelor cu cifre
arabe, consemnate n partea lor superioară.
5.4.3. Tipuri de descriere
În practica biblioteconomică se cunosc trei tipuri de descriere:

- descrierea principală;
- descrierea auxiliară (complementară);
- descrierea analitică.
5.4.3.1. Descrierea principală
Conţine descrierea completă a documentului catalogat, cuprinzând toate

elementele necesare identificării acestuia. Descrierea principală se întocmeşte pentru
catalogul alfabetic, dar se poate utiliza pentru oricare dintre celelalte cataloage
(catalogul sistematic, catalogul topografic etc.). Biblioteca Universităţii “VASILE
ALECSANDRI” din Bacău foloseşte acest tip de descriere pentru toate cataloagele sale,
fie că este vorba de cărţi sau de periodice.
Descrierea principală se elaborează:
- la numele autorului ori la numele primului autor pentru documentele care au
până la 3 autori ce se pot identifica în cuprinsul documentului catalogat sau din
alte surse şi vom avea vedetă de autor (persoană fizică sau autor colectiv);
- la titlu, dacă lucrare nu are autor indicat şi nu poate fi stabilit din izvoare
exterioare lucrării ori are mai mult de trei autori şi niciunul nu este principal, iar
publicaţia respectivă este cunoscută mai ales după titlul ei şi vom avea vedetă
de titlu.
5.4.3.2. Descrieri auxiliare
Aceste descrieri se întocmesc numai pentru catalogul alfabetic şi repetă, sub

alte vedete, toate sau doar o parte din elementele bibliografice ale descrierii principale.
Descrierile auxiliare pot fi:
- descrieri complementare, care suplimentează puterea informaţionala a
catalogului alfabetic prin faptul că permit ca acelaşi document să poată fi căutat
şi regăsit în catalog în mai multe locuri simultan, după diferite elemente
Cod document
PO-06.05
bibliografice ale acestuia. Descrierile complementare se pot redacta pentru:

coautor, traducător, prefaţator (postfaţator), editor, coordonator, redactor,
ilustrator, colecţie etc. La biblioteca noastră, acest tip de descriere se
întocmeşte, de regulă, la titlu, pentru dicţionare, tratate, enciclopedii, albume
etc. sau pentru lucrări cunoscute mai ales după titlul lor şi nu după numele
autorului principal ori al coautorilor.
- trimiteri, cu scopul de a orienta utilizatorii în catalogul alfabetic prin indicarea
modalităţilor de căutare a informaţiei dorite cu ajutorul unor cuvinte specifice
(„vezi”, „vezi şi”). Fişele auxiliare de trimitere pot fi: generale (conduc de la forme
neacceptate pentru nume de autori, titluri, denumiri geografice etc. la vedeta
uniformă din catalog) şi speciale (fac legătura între două vedete uniforme, mai
ales pentru instituţii sau titluri de publicaţii seriale care şi-au schimbat numele
de-a lungul timpului).
- descrieri informative, care indică faptul că un document cu un titlu generic poate
fi regăsit în catalogul alfabetic şi la numele instituţiei (colectivităţii) care l-a
elaborat.
5.4.3.3. Descrieri analitice
Aceste descrieri se întocmesc pentru a descrie un capitol dintr-o carte, un

studiu introductiv, un studiu apărut într-o antologie sau un articol dintr-o publicaţie
serială, indicându-se documentul în cauză şi paginaţia la care se găseşte studiul sau
articolul respectiv.
5.5. CLASIFICAREA-INDEXAREA PUBLICAŢIILOR
5.5.1. Clasificarea publicaţiilor
Cunoaşterea documentelor unei biblioteci după autorul sau titlul lor, prin
intermediul catalogului alfabetic, nu satisface în totalitate nevoile de informare ale
utilizatorilor. De aceea, se impune stabilirea unor instrumente de evidenţă care să
prezinte documentul şi după conţinutul său, lucru realizabil cu ajutorul catalogului
sistematic, în care fişele de descriere bibliografică a documentelor sunt grupate
structural, după diferite sisteme de clasificare.
Clasificarea este un proces de ordonare a unei multitudini de concepte
(percepţii) sau purtători de informaţii după gradul lor de asemănare şi de separare a
acestora după gradul lor de diferenţiere. Clasificarea urmăreşte împărţirea obiectelor şi
fenomenelor în grupe cu proprietăţi comune, denumite clase, care la rândul lor pot fi
divizate în subclase, grupe, subgrupe etc.
Clasificarea de bibliotecă are ca scop ordonarea documentelor şi a
cunoştinţelor cuprinse în ele după un anumit sistem structural, conceput să conducă la
identificarea acestora în funcţie de conţinut. Clasificarea de bibliotecă, indiferent de
forma sa, este operaţia prin care se determină clasa căreia îi aparţine un document, cu
scopul de a-l repartiza pe domenii ale cunoaşterii umane după care să poată fi regăsit.
Dintre sistemele de clasificare cunoscute până astăzi, cel mai utilizat este
clasificarea zecimală universală C.Z.U, (CZU), sistem adoptat şi de Biblioteca
Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău. Clasificarea zecimală universală poate
Cod document
PO-06.05
fi definită ca o schemă de clasificare sistematică în care toate cunoştinţele umane sunt

grupate într-o ierarhie care ţine seama de relaţiile dintre ele.
CZU concepe universul informaţiei (ansamblul cunoştinţelor umane), în
totalitatea sa, ca o singură unitate pe care o împarte în zece clase şi le notează cu cifre
arabe de la 0 la 9, considerate ca unităţi zecimale. Cifrele respective poartă numele de
indici, iar tabela corespunzătoare acestora notaţii.
Schema generală a CZU se prezintă astfel:
0,0 – Generalităţi. Ştiinţă şi cunoaştere. Organizare
0,1– Filozofie. Psihologie
0,2 – Religie. Teologie
0,3 – Ştiinţe sociale
0,4 – clasă liberă
0,5 –Matematică. Ştiinţele naturii
0,6 – Ştiinţe aplicate. Medicină. Tehnică
0,7 – Artă. Recreere. Spectacol. Sport
0,8 – Literatură şi lingvistică
0,9 – Geografie. Biografii. Istorie
Pentru a simplifica notaţia simbolurilor CZU, se suprimă „0,” (zero întreg

virgulă), dar înţelesul se păstrează, simbolurile având valoarea de numere zecimale.
Fiecare clasă se împarte după principiul zecimal în zece subclase, mergându-
se cu divizarea noţiunilor circumscrise claselor de la general la particular; la rândul ei,
fiecare subclasă se împarte în alte zece subdiviziuni şi acestea, fiecare, în alte zece
unităţi şi tot aşa mai departe. În acest mod se poate ajunge cu divizarea până la cel mai
mic grad de detaliu pe care-l presupune conţinutul documentului clasificat. Aşadar, în
schema de clasificare zecimală universală ierarhia numerică reflectă ierarhia
conceptuală: clasele ce definesc noţiunile cele mai generale se află la nivelul superior al
ierarhiei, iar clasele ce simbolizează conceptele cu înţeles restrâns la nivelul inferior.
Rezultă, astfel, lungimi diferite pentru indicii de clasificare corespunzători claselor,
lungimea numărului unei clase indicându-ne gradul de specificitate a acesteia; cu cât
lungimea numărului este mai mare, cu atât gradul de detaliere este mai mare.
Oricare dintre subdiviziunile claselor, indiferent de locul pe care-l ocupă în
ierarhia schemei de clasificare zecimală universală, ca simbol grafic, se marchează tot
cu cifre arabe de la 0 la 9, cifre care se adaugă imediat după indicele pe care-l detaliază
sistematic. Pentru ca aceste simboluri să se scrie şi citi uşor, cifrele se grupează câte
trei, de la stânga la dreapta, despărţindu-se între ele printr-un punct.
Indicii rezultaţi prin divizarea zecimală a claselor principale, care înglobează
ansamblul cunoştinţelor umane, sunt redaţi în tabelele principale de clasificare zecimală
universală şi poartă numele de indici principali. Ediţia medie internaţională în limba
română a CZU, în două volume, după care se lucrează la ora actuală în bibliotecile din
ţara noastră, cuprinde aproximativ 70000 de noţiuni.
Indicii principali definesc noţiuni de bază, concepte particulare, fără a cuprinde
toate caracteristicile unui document. De aceea, în clasificarea documentelor ce
tratează subiecte complexe din punct de vedere structural, dar şi pentru a marca
aspectele secundare ale acestora, se utilizează o serie de indici numiţi indici auxiliari.
Indicii auxiliari sunt de două feluri: auxiliari comuni (generali) şi indici auxiliari
speciali (analitici).
Cod document
PO-06.05
- Indicii auxiliari comuni se folosesc pentru exprimarea interrelaţiile dintre subiecte

şi denotă caracteristici general repetabile, cu aplicare la întreaga tabelă
principală de clasificare. Din acest motiv, ei se pot împărţi în dependenţi şi
independenţi.
- Cei independenţi, deşi desemnează concepte ce se pot adăuga oricărui indice
CZU, se utilizează şi singuri, în scopul alcătuirii unui indice de clasă semnificativ
pentru un document. Din această categorie fac parte următorii indici auxiliari
comuni: de loc [cu simbolul (…)], de timp [cu simbolul “…”], de limbă [cu
simbolul =…], de formă [cu simbolul (0…)] şi de naţionalitate şi grupare etnică
[cu simbolul =…].
- Cei dependenţi se ataşează obligatoriu unui indice CZU, neputând fi folosiţi de
sine stătător. Aceştia sunt auxiliarii comuni: de punct de vedere (cu simbolul
.00…), de materiale şi persoane (cu simbolul –0…) şi cei de subdivizare în
afara CZU (simbolizaţi prin * sau A/Z – indice alfanumeric).
- Indici auxiliari speciali denotă caracteristici repetabile local, cu aplicare limitată,
numai la o anumită porţiune a tabelei principale de clasificare zecimală
universală (clase sau subclase). Ei se pot ataşa numai indicilor CZU cărora le
sunt destinaţi şi exprimă acelaşi concept numai pentru subdiviziunile indicelui
principal căruia i se circumscriu. Se cunosc trei tipuri de indici auxiliari speciali:
cu liniuţă (-1/-9), cu punct zero (.01/.09) şi cu apostrof ('1/ '9).
Pentru clasificarea unor subiecte complexe, CZU se foloseşte de o serie de

semne matematice şi subdiviziuni auxiliare cu ajutorul cărora se pot obţine indici
compuşi (complecşi) de clasificare.
Semnele auxiliare comune sunt întrebuinţate ca elemente de relaţie pentru a
îmbina indici principali sau auxiliari şi exprimă interdependenţa dintre subiecte. Aceste
semne sunt:
+ (plus) – coordonare, adăugire
/ (bară oblică) – extensie
: (două puncte) – relaţie simplă
[] (paranteze drepte) – subgrupare
:: (dublu două puncte) – dubla relaţie, fixarea ordinii
Subdiviziunile auxiliare ale CZU se prezintă sub forma unor simboluri specifice
care le conferă caracteristici mnemotehnice deosebite. Sunt redate în cuprinsul CZU ca
tabele numerice unde conceptele sunt enumerate şi aranjate ierarhic.
Indicii auxiliari, împreună cu semnele şi subdiviziunile CZU creează posibilitatea
redării cu mai multă exactitate şi sub diferite unghiuri a conţinutului documentului
clasificat.
De regulă, ordinea combinării indicilor pentru a alcătui indici compuşi de
clasificare reprezintă ordinea citării sau ordonarea pe orizontală. Ordinea citării se
bazează pe principiul inversării, în vederea asigurării succesiunii de la general la
particular a conceptelor CZU. Aşadar, ordonarea pe orizontală (de citare) este inversă
ordonării pe verticală (de succesiune) şi se face de la particular la general.
În general, ordinea orizontală (ordinea de constituire a indicilor compuşi de
clasificare) este următoarea: indice CZU simplu; indici auxiliari speciali (cu apostrof; cu

Cod document
PO-06.05
punct zero; cu liniuţă; de punct de vedere); indici auxiliari comuni (de timp; de grupări
etnice; de loc; de formă; de limbă).
Operaţiunea de clasificare presupune examinarea în amănunt a conţinutului
documentului în vederea încadrării acestuia într-una din cele zece clase principale, în
conformitate cu subiectul pe care-l tratează. Stabilirea subiectului sau a subiectelor unui
document se face prin cercetarea cuprinsului şi a oricăror texte ce însoţesc lucrarea
propriu-zisă (prefaţă, postfaţă, note, comentarii etc.). Se vor studia apoi aspectele
tehnico-ştiinţifice, artistice sau de altă natură ale documentului, ca şi elementele sale
formale. Dacă este cazul, se va recurge la instrumentele de specialitate existente în
bibliotecă: dicţionare enciclopedice, dicţionare de pseudonime, bibliografii, tratate ori
alte lucrări ce pot aduce lămuriri în cunoaşterea documentului clasificat în totalitatea sa.
Cunoaşterea principiilor CZU şi a tabelelor de clasificare zecimală universală
trebuie să confere operaţiunii de clasificare o concepţie unitară în ceea ce priveşte
gradul de adâncime a indicilor, complexitatea lor, ordinea indicilor. Aceste reguli,
coroborate cu aprecierile pertinente legate de specificul colecţiilor şi nevoile de
informare ale utilizatorilor vor conduce la un instrument de lucru şi de evidenţă de
calitate, reflectat în catalogul sistematic al bibliotecii.
După stabilirea subiectului şi a celorlalte elemente auxiliare ale documentului
clasificat, bibliotecarul responsabil de clasificarea zecimală universală a publicaţiilor va
face legătura dintre acestea şi tabelele CZU. Se va porni de la domeniul mare din care
face parte documentul, după care se va merge pe linie ierarhică până la diviziunea
corespunzătoare subiectului lucrării în cauză. Dacă pe lângă indicii principali se impun
şi indici auxiliari, aceştia vor fi luaţi din tabelele corespunzătoare ale CZU.
La Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău clasificarea
zecimală universală se face cu respectarea principiilor şi normelor stabilite de
organizaţiile naţionale şi internaţionale de specialitate, în conformitate cu ediţia medie
internaţională în limba română a CZU şi cu standardul SR 13420:2000.
5.5.2. Indexarea publicaţiilor
Clasificarea zecimală universală se bazează pe structuri liniar-ierarhice conform

cărora toate cunoştinţele umane pot fi clasificate univoc, după anumite reguli şi norme
precise. La ora actuală, tehnicile moderne de înmagazinare şi diseminare a informaţiilor
au condus la introducerea unor sisteme de caracterizare a conţinutului documentelor
fără constrângeri, în care ordonarea sistematică a subiectului să se facă din multiple
puncte de vedere.
Un astfel de sistem este cel de indexare coordonată a publicaţiilor.
Indexarea publicaţiilor constă în reprezentarea cu ajutorul limbajului documentar
sau natural a datelor care rezultă din analiza conţinutului unui document ori a unei părţi
dintr-un document în vederea regăsirii acestuia. Limbajul documentar este un limbaj
standardizat folosit pentru caracterizarea datelor sau conţinutului documentelor în
scopul stocării şi regăsirii lor, fiind alcătuit din totalitatea elementelor lexicale şi
sintactice utilizate în procesul de analiză structurală a documentelor ştiinţifice. Limbajul
natural este un limbaj care evoluează şi ale cărui reguli sunt rezultatul folosirii sale
curente, fără ca ele să fie fixate în mod formal.

Cod document
PO-06.05
Prin indexare coordonată, în sens larg, se înţelege redarea conţinutului unui

document cu ajutorul unor cuvinte, simboluri sau termeni (indici), fără o ordine
prestabilită a acestora şi care poartă denumirea de descriptori sau cuvinte-cheie.
Cuvântul-cheie este un cuvânt sau un grup de cuvinte, eventual într-o formă
lexicografică standardizată, ales din titlul sau textul unui document şi care
caracterizează conţinutul textului, permiţând regăsirea sa ulterioară. Cuvintele-cheie
(descriptorii) desemnează concepte unice, în aşa fel încât regăsirea informaţiilor pe
baza acestora să se poată realiza prin recombinarea lor în diverse variante. Cuvintele-
cheie sau descriptorii pot alcătui vocabulare controlate şi tezaure.
Pentru a intra în vocabularul controlat un descriptor trebuie să îndeplinească
anumite condiţii: să aibă o frecvenţă mare în lucrările de specialitate; să corespundă ca
formulare modului de exprimare a specialiştilor din domeniul respectiv; să fie
reprezentativ; să contribuie la întregirea sferei de cunoaştere a domeniului. Descriptorii
(cuvintele-cheie) rezultaţi din folosirea termenilor de indexare sub anumite forme
gramaticale, o anumită ortografie (singularul sau pluralul termenilor) şi din utilizarea
relaţiilor sinonimice dintre aceştia alcătuiesc vocabularul controlat. El poate fi organizat
alfabetic sau sistematic.
Vocabularul controlat, într-o fază superioară de prelucrare, se transformă în
tezaur. Tezaurul este un instrument lexicografic care constă dintr-o listă normalizată de
descriptori şi simboluri, ordonată alfabetic, cu indicarea relaţiilor generice, logice şi
semantice ale acestora. Descriptorii tezaurului sunt raportaţi unul la celălalt, stabilindu-i-
se fiecăruia familia de termeni înrudiţi prin raportul de supraordonare, de subordonare,
de asociere şi de sinonimie.
Relaţiile existente între termenii tezaurului se exprimă prin următoarele
simboluri:
- TG – termen generic, pentru relaţiile de supraordonare; el exprimă noţiunea mai
largă, superioară descriptorului;
- TS – termen specific, pentru relaţiile de subordonare; el defineşte noţiunea
restrânsă, imediat următoare descriptorului pe linia ierarhică inferioară a
termenilor
- TA – termen asociat, pentru alte legături semantice; el exprimă noţiunea care se
află în relaţie de asociere cu descriptorul;
- TN – termen neatestat sau UP – utilizat pentru. Acest simbol reprezintă un
termen dintr-un tezaur care nu poate fi folosit pentru a reprezenta o noţiune
conţinută într-un document sau o cerere de căutare documentară şi de la care se
face trimiterea la unul ori mai mulţi descriptori ce se pot utiliza în locul lui. Ei se
numesc nondescriptori.
În tezaurele bazate pe clasificarea zecimală universală fiecare descriptor este

însoţit de indicele CZU din care este derivat, nota explicativă – NE, care indică sensul
ori conţinutul descriptorului şi trimiterile la formele sinonime (UP), cele ierarhice (TG şi
TS) sau asociative (TA), la care se adaugă nota indicelui CZU – NCZU, simbol ce se
foloseşte atunci când există doi sau mai mulţi indici de clasificare zecimală universală
pentru aceeaşi noţiune.
Descriptorii şi nondescriptorii dintr-un tezaur pot fi într-o singură limbă naturală,
caz în care avem de-a face cu un tezaur monolingv; dacă descriptorii sunt în mai multe

Cod document
PO-06.05
limbi naturale, reprezentând noţiuni identice, cu echivalenţe paralele în toate limbile

tezaurului, avem de-a face cu un tezaur multilingv.
Tezaurul şi vocabularele controlate sunt folosite ca instrumente de lucru în
prelucrarea informaţiilor la indexarea coordonată, dar şi în stocarea, regăsirea şi
diseminarea informaţiilor în sistem automatizat.
La Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău indexarea
documentelor se face utilizându-se tezaurele bazate pe clasificarea zecimală
universală, pe clase principale, corespunzătoare conţinutului fiecărui document în parte
şi a standardelor SR ISO 2788:2002, SR ISO 2788:2002/C1:2004 SR ISO 860:2000,
STAS 8301-81 şi STAS 12595-87. Indexarea pe subiecte a publicaţiilor noastre se
realizează respectând aceleaşi principii atât pentru catalogul sistematic tradiţional, cât şi
pentru catalogul on-line.
5.6. ORGANIZAREA ŞI AŞEZAREA COLECŢIILOR. SISTEMUL

CATALOAGELOR DE BIBLIOTECĂ
5.6.1. Organizarea şi aşezarea colecţiilor
Stabilirea unui anumit sistem după care să se organizeze documentele într-o

bibliotecă, indiferent de categoria şi structura acesteia, de numărul şi mărimea
colecţiilor este obligatorie; în caz contrar, nu poate fi concepută o funcţionalitate
normală şi optimă a bibliotecii.
Sistemul de organizare a colecţiilor trebuie să fie clar şi precis şi se respectă pe
tot parcursul activităţii bibliotecii. Oricare ar fi sistemul de organizare a colecţiilor unei
biblioteci, se urmăreşte: identificarea şi evidenţierea cu uşurinţă a publicaţiilor;
economisirea spaţiului de depozitare; gruparea documentelor după categoria acestora
(cărţi, reviste, colecţii speciale) ori după suportul material (hârtie, discuri, fotocopii etc.);
stabilirea destinaţiei colecţiilor (fond de publicaţii cu acces liber la raft sau depozite
închise); conservarea şi igiena publicaţiilor.
Respectarea criteriilor de mai sus impune adoptarea unor sisteme specifice de
organizare a colecţiilor unei biblioteci şi de aşezare a publicaţiilor în depozite şi rafturi.
Acestea se pot grupa în două categorii:
- sisteme formale, care conduc la sisteme de aşezare bazate pe principii formale;
- sisteme structurale care generează sisteme de aşezare bazate pe principii logice
(sistematice).
5.6.1.1. Sistemele formale
Sistemele formale au în vedere elemente care nu privesc conţinutul

documentului, ci aspectele exterioare ale acestuia. Din această categorie fac parte:
aşezarea după numărul de inventar, aşezarea alfabetică, aşezarea cronologică,
aşezarea după limbă, dar cea mai răspândită şi avantajoasă metodă este aşezarea pe
format.
Aşezarea pe format este specifică organizării colecţiilor în depozite închise, cu
un număr mare de publicaţii, deoarece permite economisirea de spaţiu şi gruparea
lucrărilor în mai multe exemplare sau volume într-un singur loc, chiar dacă acestea intră

Cod document
PO-06.05
în colecţii la intervale diferite de timp, asigurând totodată regăsirea şi aşezarea cu

uşurinţă a documentelor.
La Biblioteca Universităţii organizarea colecţiilor se face după sistemul de
aşezare pe format. Criteriul de aşezare în sistemul respectiv este înălţimea în cotor a
documentelor, măsurată în centimetri, cu rigla.
În practica biblioteconomică se folosesc, de regulă, cinci formate, notate cu cifre
romane (I, II, III, IV, V) sau litere mari ale alfabetului latin (A, B, C, D, E, respectiv, X, Y,
Z etc.). În cadrul fiecărui format ordinea este dată de intrarea documentului în colecţiile
bibliotecii, iar numerotarea se face cu cifre arabe, de la unu spre infinit în interiorul
fiecărui format, indiferent de caracterul sau conţinutul documentului.
Se obţine, astfel, cota documentului. Cota este o formulă unică şi nerepetabilă
prin care se fixează locul fiecărei publicaţii în depozitele şi rafturile bibliotecii, în scopul
identificării şi regăsirii ei.
Operaţia de stabilire a cotei se numeşte cotare. Forma de prezentare a cotei
este determinată de sistemul de organizare a colecţiilor adoptat de bibliotecă încă de la
constituirea acesteia. Între cotarea publicaţiilor şi aşezarea lor în depozite şi rafturi
există o legătură intrinsecă şi biunivocă, una implicând-o pe cealaltă, sau, dimpotrivă,
excluzând-o. Nu se poate utiliza un sistem de organizare formal şi o cotare sistematico-
alfabetică, deoarece publicaţiile nu se pot identifica la raft iar funcţionalitatea bibliotecii
dispare.
Cota se stabileşte pentru fiecare titlu de carte (toate exemplarele sau volumele
dintr-un titlu vor purta aceeaşi cotă), de serial (indiferent de periodicitate ori de numărul
părţilor/fasciculelor) şi de document din categoria colecţiilor speciale. În acest mod,
cotarea pe formate conduce la organizarea colecţiilor pe fonduri distincte, în funcţie de
criteriul categoriei de documente (fond de carte, de periodice, de colecţii speciale).
Cota se înscrie pe coperta exterioară a publicaţiei, în partea stângă, sus, pe
cotor, pe pagina de titlu şi în toate ştampilele aplicate publicaţiei în cauză. Ordinea de
cotare urmăreşte ca aşezarea documentelor la raft să se facă de la stânga la dreapta şi
de sus în jos.
În cazul aşezării pe formate, cota documentului este alcătuită din două
elemente:
- o cifră romană, care indică formatul şi
- o cifră arabă, care indică numărul de ordine în interiorul formatului (de la 1 la ∞).
Normele biblioteconomice prevăd următoarele formate, în funcţie de înălţimea

în cotor a publicaţiei:
• pentru cărţi: format I – până la 18 cm
format II – de la 18 la 22 cm
format III – de la 22 la 26 cm
format IV – de la 26 la 30 cm
format V – peste 30 cm .
• pentru periodice: format I – până la 27 cm
format II – de la 27 la 35 cm
format III – de la 35 la 50 cm
format IV –peste 50 cm.

Cod document
PO-06.05
La Biblioteca Universităţii formatele periodicelor sunt definite prin literele mari

ale alfabetului latin X, Y şi Z. Nu se foloseşte formatul IV pentru periodice şi formatul V
pentru cărţi.
5.6.1.2. Sistemele structurale
Organizarea colecţiilor pe sisteme structurale, care au în vedere conţinutul

documentelor, se reflectă în aşezarea sistematică (structurală) a publicaţiilor în
depozite şi rafturi. Această formă de organizare conduce la gruparea la un loc a
documentelor identice sau asemănătoare ca subiect şi apropierea pe raft a lucrărilor
care se încadrează într-o anumită sferă tematică.
Locul în raft va fi dat de o cotă care va exprima atât conţinutul cât şi elementul
de ordine pentru publicaţia respectivă în cadrul ariei tematice din care face parte (indice
alfabetic de autor/titlu).
Dintre sistemele structurale de aşezare, organizarea sistematic-alfabetică este
cel mai des întâlnită. Ea are la bază principiile clasificării zecimale universale a tuturor
cunoştinţelor umane (cele zece clase sau indici principali ai CZU), iar ca element de
ordonare se foloseşte ordinea alfabetică după numele autorului sau după titlu.
Organizarea sistematic-alfabetică atrage după sine cotarea sistematico-alfabetică a
publicaţiilor, operaţiune denumită cutterizare, după numele bibliologului american,
Charles Cutter, care a perfectat-o.
Cota în acest caz este sub formă de fracţie; la numărător are indicele principal
din Tabelele de clasificare zecimală universală, numit indice de cotă, corespunzător
subiectului central al publicaţiei, iar la numitor are indicele de autor (semnul de autor),
corespunzător grupului de litere din numele primului autor al publicaţiei (sau din titlul
acesteia) din Tabelele de autori alcătuite de Ch. Cutter.
Aşezarea sistematic-alfabetică a documentelor în depozite şi rafturi este
specifică bibliotecilor mici şi mijlocii şi fondurilor destinate sălilor de lectură sau cu
acces liber la raft.
5.6.2. Sistemul cataloagelor de bibliotecă
Toate activităţile ce se desfăşoară într-o bibliotecă referitoare la fondul de

publicaţii, începând cu achiziţia, trecând prin catalogare, clasificare şi organizarea
colecţiilor, au ca finalitate realizarea unui sistem informaţional prin care se asigură
accesul la documentele deţinute de biblioteca respectivă.
Existenţa unor instrumente de evidenţă, de lucru şi de documentare, organizate
pe criterii şi norme ştiinţifice, care să permită reflectarea şi regăsirea cu uşurinţă a
tuturor publicaţiilor şi informaţiilor necesare utilizatorilor pune în valoare colecţiile unei
biblioteci. De aceea, sistemul de cataloage de bibliotecă prin intermediul căruia se
asigură accesul la informaţii trebuie conceput cu grijă, în funcţie de mărimea şi
diversitatea colecţiilor, de nivelul de pregătire a utilizatorilor, pentru a prezenta fondul de
publicaţii sub cele mai diverse aspecte şi unghiuri şi pentru a răspunde prompt şi exact
diferitelor întrebări pe care şi le pun cititorii cu privire la documentele existente în
colecţii.
Cataloagele de bibliotecă sunt variate şi se pot clasifica după felurite criterii, dar
cele mai utilizate sunt: catalogul alfabetic, catalogul sistematic, catalogul topografic,
Cod document
PO-06.05
catalogul pe subiecte, cel tematic şi cel geografic. Pentru funcţionalitate, orice catalog
trebuie să fie flexibil (adică să permită intercalarea noilor intrări şi eliminarea lucrărilor
scoase din bibliotecă), să fie accesibil tuturor utilizatorilor, să fie unitar şi alcătuit după
aceleaşi principii aplicate cu consecvenţă şi să fie actualizat în permanenţă.
Indiferent de tipul lor şi de criteriul de constituire, cataloagele de bibliotecă se
alcătuiesc, de regulă, pe fişe de descriere bibliografică standard, de format internaţional
125×75 mm, organizate astfel încât să cuprindă atât elementele descrierii principale, cât
şi pe cele de acces la catalog şi de codificare (cota, indicii CZU, descriptorii etc.).
La Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău sistemul de
cataloage este format din:
- catalogul alfabetic (pentru cărţi şi periodice) destinat utilizatorilor şi cel alfabetic
de serviciu pentru cărţi şi periodice;
- catalogul alfabetic al cărţilor străine;
- catalogul sistematic;
- catalogul topografic;
- catalogul on-line al cărţilor.
5.6.2.1. Catalogul alfabetic
Este catalogul care cuprinde descrierile principale ale publicaţiilor la nume de

autori (persoană fizică ori colectivitate) sau la titlu, precum şi descrierile auxiliare ale
documentelor, aşezate în ordinea strict alfabetică a vedetei sau cuvântului de ordine al
notiţei descriptive.
Pentru o publicaţie din colecţiile bibliotecii, catalogul alfabetic conţine în mod
obligatoriu fişa descrierii principale cu vedetă de autor-persoană fizică/autor-colectiv
sau cu vedetă de titlu. Dacă o lucrare este cunoscută mai ales după titlu sau numele
altui autor din colectivitate (nu primul), ori a unui traducător, editor etc. se întocmesc fişe
suplimentare. Acestea pot fi: fişe de descriere complementară, fişe de trimitere, fişe
informative şi fişe de descriere analitică.
În scopul orientării cititorilor în consultarea catalogului alfabetic se utilizează fişe
divizionare (despărţitoare). Fişele divizionare se alcătuiesc din carton tare sau din
material plastic, de aceeaşi dimensiuni ca şi fişele de descriere, dar care au o ieşitură în
partea superioară ce depăşeşte înălţimea celorlalte fişe; aici se vor nota literele
alfabetului latin, silabe ori începuturi de silabe, cuvinte, nume de autori, titluri care
ghidează utilizatorii în regăsirea cu uşurinţă a informaţiilor căutate.
Ordinea fişelor în catalogul alfabetic este cea stabilită în actele normative în
vigoare (STAS 8636-70), adică ordinea dată de alfabetul latin, în cazul nostru. Pentru
lucrările scrise cu alt alfabet decât cel latin se va face descrierea bibliografică a
publicaţiilor prin transliterare (dacă aceasta nu s-a făcut, la intercalarea fişelor se va
proceda ca şi când transliterarea există). Semnele diacritice, accentele care marchează
anumite sunete dintr-o limbă străină nu se iau în consideraţie la orânduirea fişelor.
În scopul evidenţei stricte a colecţiilor, dar şi pentru a avea un instrument de
lucru pertinent, catalogul alfabetic se actualizează şi se revizuieşte în permanenţă, prin
intercalarea fişelor publicaţiilor nou intrate în colecţii, scoaterea fişelor de descriere
retrase din circulaţie şi înlocuirea fişelor deteriorate fizic.

Cod document
PO-06.05
Pentru accesul la colecţii, utilizatorii Bibliotecii Universităţii “VASILE

ALECSANDRI” din Bacău au la dispoziţie catalogul alfabetic al cărţilor, catalogul
alfabetic al cărţilor străine şi catalogul alfabetic al periodicelor.
5.6.2.2. Catalogul sistematic (după sistemul CZU)
Catalogul sistematic după sistemul CZU grupează fişele de descriere principală

pe care se notează indicele de clasificare zecimală universală în funcţie de conţinutul
documentului, structurând publicaţiile dintr-o bibliotecă pe cele zece mari domenii în
care autorii CZU au împărţit ansamblul cunoştinţelor umane.
Elementul care dă intrarea fişei în catalogul sistematic este indicele de
clasificare zecimală. Numărul şi diversitatea fişelor din acest catalog este direct
proporţional cu varietatea şi complexitatea subiectelor tratate de documentele dintr-o
bibliotecă şi, implicit, cu numărul de indici de clasificare identificaţi pentru fiecare
document în parte. Ca atare, o singură lucrare poate avea mai multe fişe de descriere
principală, cu indici de clasificare diferiţi, în funcţie de conţinutul acesteia, dar care se
regăsesc în diverse locuri ale catalogului sistematic.
Indicii de clasificare se notează în partea stângă, jos, a fişei de descriere. Dacă
sunt mai mulţi indici de clasificare, aceştia se notează unul sub altul, iar indicele care va
fixa locul fişei în catalog se va scoate în evidenţă prin subliniere ori încadrare în chenar.
Aşezarea fişelor în catalogul sistematic se va face în ordinea indicilor de
clasificare zecimală, începând cu clasa principală şi continuând cu diviziunile şi
subdiviziunile ei, pe principiul de la general la particular.
Clasele se aşază de la 1 la 9 şi se termină cu clasa 0. Clasa 4, destinată iniţial
lingvisticii şi filologiei, a fost suprimată, urmând a i se aloca o nouă destinaţie.
Când avem de intercalat fişe ale documentelor complexe ca subiect, deci cu
indici de clasificare compuşi, rezultaţi din combinarea indicilor principali cu indicii
auxiliari comuni şi a celor auxiliari speciali prin intermediul semnelor matematice
convenţionale, ordinea în catalogul sistematic va fi dată de semnele care alcătuiesc
respectiva combinaţie.
Tabelele de clasificare zecimală universală precizează următoarea schemă de
orânduire a semnelor:
Indice simplu
+ (adăugire)
/ (extensie)
: (relaţie)
[] (subgrupare)
:: (subordonare a două noţiuni)
= (indice auxiliar de limbă)
(0) (indice auxiliar de formă)
(1/9) (indice auxiliar de loc)
(=) (indice auxiliar de naţionalitate şi grupare etnică)
”…” (indice auxiliar de timp)
Cod document
PO-06.05
.00 (indice auxiliar de punct de vedere)

Pentru orientarea cititorilor în găsirea informaţiilor dorite în catalogul sistematic,
se întocmesc fişe divizionare, asemănătoare celor din catalogul alfabetic, dar pe care
se scot în evidenţă indicii zecimali ce definesc clasele şi subclasele şi care sunt
explicaţi prin cuvinte. Pe măsură ce colecţiile bibliotecii se dezvoltă, bibliotecarul
responsabil cu clasificarea publicaţiilor şi catalogul sistematic detaliază indicii în
diviziuni care să scoată în evidenţă cât mai bine conţinutul domeniului respectiv, prin
introducerea de fişe divizionare noi.
Catalogul sistematic se revizuieşte permanent, pentru a reflecta cu fidelitate
intrările din colecţiile bibliotecii. O dată cu intercalările fişelor noi se verifică nu numai
corectitudinea locului stabilit pentru fişa intercalată, cât şi a acelora din jurul ei.
Totodată, se urmăreşte înlocuirea fişelor uzate şi scoaterea fişelor publicaţiilor retrase
din circulaţie.
La Biblioteca Universităţii organizarea catalogului sistematic se face cu
respectarea regulilor prevăzute în documentaţia de specialitate (ediţia medie
internaţională în limba română a clasificării zecimale universale şi SR ISO 13420:2000).
De asemenea, pentru uşurarea căutărilor pe criterii structurale, catalogul sistematic al
cărţilor este separat de cel al periodicelor.
5.6.2.3. Catalogul topografic
Catalogul topografic cuprinde descrierea documentelor bibliotecii în ordinea

locului pe care îl ocupă acestea în rafturile bibliotecii.
Catalogul topografic orânduieşte publicaţiile în funcţie de sistemul de organizare
a documentelor în depozite şi rafturi şi se poate întocmi diferenţiat pe categorii de
publicaţii (cărţi, periodice, colecţii speciale). La Biblioteca Universităţii acest catalog
reflectă sistemul formal de organizare a colecţiilor, respectiv, aşezarea pe format şi este
separat pentru cărţi şi pentru periodice.
Catalogul topografic este un catalog cu caracter general, cuprinzând descrierile
tuturor publicaţiilor din bibliotecă, în ordinea intrărilor în evidenţe, pentru fiecare format
în parte.
Fişa topografică este o descriere simplificată, conţinând: autor, titlu, localitate,
an de apariţie, număr de inventar pe exemplar, număr de exemplare, preţ pe volum şi
cota topografică, înscrisă pe fisă în partea stângă, sus. La biblioteca noastră fişa
topografică este fişa de descriere principală a publicaţiilor, la fel ca şi la catalogul
alfabetic sau sistematic. Cota topografică a publicaţiilor este dată de cifra romană, care
indică formatul, urmată de numărul de ordine din interiorul formatului respectiv, alcătuit
din cifre arabe de la 1 la ∞.
În catalogul topografic organizat pe formate se găsesc fişe divizionare care vor
grupa, din sută în sută, fişele publicaţiilor existente în bibliotecă. Acest catalog joacă un
rol important în verificarea colecţiilor, uşurând confruntarea existentului din raft cu
înscrierile din evidenţe.
5.6.2.4. Catalogul on-line
Catalogul on-line reprezintă cea mai rapidă şi modernă cale de acces la

colecţiile unei biblioteci. Informaţiile cuprinse în acest catalog sunt cele care se găsesc
Cod document
PO-06.05
şi în cataloagele tradiţionale de bibliotecă: cote, vedete, descrieri bibliografice, număr

de exemplare, clasificare zecimală universală şi localizarea documentelor primare. În
plus, aici pot exista informaţii suplimentare privind evidenţa, dar şi descriptorii, care
uşurează procesul de căutare şi regăsire a informaţiilor solicitate, pe domenii de
căutare.
Catalogul on-line al Bibliotecii Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău
conţine informaţii privind resursele bibliografice intrate în evidenţe după anul 2000,
exclusiv din categoria monografiilor. Această limită cronologică este convenţională,
deoarece în prezent în baza de date se înmagazinează informaţii referitoare la intrările
noi, indiferent de anul de apariţie, concomitent cu actualizarea retrospectivă.
Accesul utilizatorilor la catalogul on-line se face la adresa: http://biblioteca.ub.ro
Programul permite regăsirea informaţiilor utilizând mai multe opţiuni de căutare.
Astfel, în secţiunea denumită chiar Căutare utilizatorii pot regăsi o carte fie prin
introducerea unor cuvinte-cheie în câmpul corespunzător (căutare simplă), fie după
numele autorului, după titlu, subiect sau editură (căutare complexă).
Căutarea după subiecte presupune regăsirea documentelor dintr-un anumit
domeniu al cunoaşterii umane pe baza cuvântului-cheie ce caracterizează domeniul în
cauză. Cuvintele-cheie circumscrise subiectelor sunt ordonate alfabetic, sub forma unei
liste.
Căutarea după indexul alfabetic se face utilizând prima literă din titlul cărţii sau
din numele autorului monografiei solicitate de utilizator.
Secţiunea top accesări a catalogului oferă un clasament al vizitelor virtuale la
resursele bibliografice din baza de date şi este generat automat de program.
Achiziţii noi este o secţiune care prezintă celor interesaţi completările curente la
fondul de carte indexat. Căutările se pot face pe luni sau pe ani. Informaţiile respective
depind de datele de intrare a documentelor în evidenţele bibliotecii şi corespund
înregistrărilor din Registrul de mişcare a fondurilor.
În secţiunea Opţiuni a catalogului on-line este permisă configurarea listelor
obţinute prin căutare. Listele pot fi sortate după trei criterii, simultan, fie ascendent, fie
descendent. De asemenea, din această secţiune se poate modifica numărul rezultatelor
pe pagină (5, 10, 20, 40).
În ceea ce priveşte înregistrarea unui nou document în baza de date, se
respectă regulile de catalogare în sistem tradiţional specifice monografiilor.
Câmpurile se completează rând pe rând, în funcţie de elementele bibliografice
ale fiecărui document în parte. Toate datele de identificare ale documentului existente
pe fişa de descriere bibliografică principală din catalogul alfabetic se regăsesc şi în noul
formatul electronic, astfel încât utilizatorii pot afla de la distanţă şi fără ambiguitate
informaţiile necesare despre un anumit document aflat în colecţiile bibliotecii.
De catalogul on-line al bibliotecii răspunde una dintre bibliotecare.
5.7. COMUNICAREA DOCUMENTELOR ŞI ÎMPRUMUTUL

INTERBIBLIOTECAR
5.7.1. Comunicarea documentelor
Reprezintă una dintre activităţile de bază care se desfăşoară într-o bibliotecă,

indiferent de mărimea sau profilul acesteia.
Cod document
PO-06.05
Comunicarea documentelor se defineşte prin acţiunea de a pune o publicaţie la

dispoziţia unui utilizator în acces direct (în bibliotecile cu acces liber la raft) sau în acces
indirect (acolo unde accesul se face prin intermediul bibliotecarului) în vederea lecturii
în sală ori pentru împrumut.
Împrumutul de publicaţii este un contract încheiat între bibliotecă şi utilizator prin
care documentele deţinute de bibliotecă sunt comunicate utilizatorului (persoană fizică
sau instituţie) în scopul lecturii pe o perioadă de timp determinată, cu obligaţia de a fi
restituite în starea în care au fost primite.
Împrumutul se poate face fie direct utilizatorului-persoană fizică, fie indirect-unei
instituţii similare, prin intermediul bibliotecii. Prima formă de împrumut este cunoscută
sub numele de împrumut la domiciliu iar cea de-a doua formă sub numele de împrumut
interbibliotecar.
La Biblioteca Universităţii comunicarea documentelor se face în acces indirect,
întrucât publicaţiile sunt stocate în spaţii inaccesibile utilizatorilor. Modul de organizare
şi desfăşurare a activităţii de împrumut este prevăzut în „Regulamentul de ordine
interioară al Bibliotecii Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău”.
Utilizatorii bibliotecii noastre se împart în două categorii: specifici (cadre
didactice titulare, cercetători, doctoranzi, studenţi de la toate formele de învăţământ,
personal didactic auxiliar şi angajaţi ai universităţii) şi nespecifici (cadre didactice,
cercetători, doctoranzi, studenţi, elevi şi alte categorii socio-profesionale).
Toţi utilizatorii beneficiază de serviciile bibliotecii în urma întocmirii „Permisului
de intrare” şi a „Fişei personale”. Ei au obligaţia de a semna în „Registrul de
frecvenţă zilnică a cititorilor”, cu precizarea categoriei de utilizator din care face parte şi
a numărului de publicaţii împrumutate, conform rubricilor din registrul respectiv.
Permisul de intrare este personal şi netransmisibil. În cazul pierderii permisului
de intrare la bibliotecă titularul are obligaţia de a declara pierderea acestuia la sediul
central al bibliotecii, urmând a i se elibera un duplicat.
Permisul de intrare se vizează anual, după caz. Pentru studenţii Universităţii
vizarea se face pe baza ştampilei corespunzătoare din carnetul de student şi se predă,
obligatoriu, la terminarea facultăţii sau în momentul semnării fişei de lichidare. Celelalte
categorii de utilizatori vor viza şi vor preda permisul de intrare la cerere, respectiv,
simultan cu semnarea fişei de lichidare.
În calitate de utilizatori specifici, cadrele didactice, personalul didactic auxiliar şi
angajaţii universităţii beneficiază de serviciile bibliotecii după întocmirea Permisului de
intrare şi a Fişei personale – pe baza buletinului de identitate sau a adeverinţei de
salariat eliberată de Departamentul Resurse Umane. Studenţii au acces la bibliotecă în
urma întocmirii Permisului de intrare şi a Fişei personale – pe baza buletinului de
identitate şi a carnetului de student.
În funcţie de regimul de comunicare a documentelor în acces indirect avem:
- documente ce se pot împrumuta pe termen lung (maxim 15-20 de zile);
- documente ce se pot împrumuta pe termen scurt(1-3zile): cărţi de specialitate ale
autorilor români şi străini în număr redus de exemplare şi care se împrumută cu
prioritate studenţilor de la secţiile care au în programa de studiu bibliografia
respectivă;
- documente care se pot împrumuta numai la sala de lectură: cărţile străine, cărţile
de specialitate unicat (indiferent de ţara de origine a autorului), periodicele
româneşti şi străine, materialele de referinţă (dicţionare, enciclopedii, cărţi rare,
Cod document
PO-06.05
cărţi vechi, colecţii speciale etc. ); STAS-urile, monitoarele oficiale, publicaţiile

seriale de tipul cotidienelor sau hebdomadarelor.
Numărul maxim de publicaţii ce se pot împrumuta la domiciliu sau la sală este

de trei.
5.7.2. Împrumutul interbibliotecar (Comunicarea la distanţă a

documentelor)
O bibliotecă poate apela la resursele altei biblioteci (sau alt organism similar)
pentru a furniza unui utilizator propriu o lucrare pe care aceasta nu o posedă în
colecţiile sale, adică recurge la forma de împrumut interbibliotecar (care are sigla ILL –
Interlibrary Lending).
Lucrările se împrumută pe o perioadă de timp determinată şi pot fi materiale
specifice de bibliotecă în original sau copii.
ILL practicat între bibliotecile din aceeaşi ţară poartă numele de împrumut
interbibliotecar intern (ILLNAT) iar cel desfăşurat între biblioteci din ţări diferite se
numeşte împrumut interbibliotecar internaţional (ILLINT).
Principiile şi instrucţiunile de procedură în baza cărora se desfăşoară ILL sunt
prevăzute în „Regulamentul pentru împrumut interbibliotecar” elaborat de ABIR, cu
respectarea normelor naţionale şi internaţionale în domeniu.
Formularele de împrumut sunt tipizate. „Cererea de împrumut intern” se
întocmeşte de către biblioteca beneficiară (sau solicitantă, adică instituţia care primeşte
sub formă de împrumut publicaţiile de la o altă bibliotecă), în conformitate cu standardul
ISO 10161/1997 şi se expediază prin poştă, fax sau e-mail bibliotecii furnizoare
(instituţia care împrumută publicaţiile altei biblioteci). Această cerere este alcătuită din
trei formulare detaşabile, identice, notate A, B, şi C.
Formularul A este păstrat de biblioteca beneficiară. Formularele B şi C sunt
transmise bibliotecii furnizoare. Formularul B însoţeşte publicaţia atât la împrumut cât
şi la restituire. Formularul C se păstrează de către biblioteca furnizoare, ca justificare a
împrumutului efectuat şi înlocuieşte la raft documentul împrumutat. În caz de nelivrare a
documentului (publicaţie fragilă sau voluminoasă, cu regim de sală de lectură, solicitată
frecvent de proprii cititori etc.), formularele B şi C se restituie bibliotecii beneficiare.
Formularul de împrumut cuprinde mai multe rubrici: numărul şi data de
înregistrare a cererii; adresa bibliotecii furnizoare; data limită până la care lucrarea este
aşteptată; datele bibliografice ale lucrării (autorul, titlul, locul de publicare, editorul, anul
de apariţie, volumul, numărul – dacă este vorba de un periodic, paginile - dacă este
vorba despre un extras dintr-un volum sau un articol dintr-o revistă, ISBN/ISSN ediţia şi
sursa bibliografică de referinţă); adresa bibliotecii beneficiare; cota publicaţiei (dacă
este posibil).
În partea dreaptă sunt câteva căsuţe rezervate cerinţelor speciale pentru
documentul împrumutat, legate de forma de prezentare sub care a fost solicitat,
diferitele motivaţii pentru cazurile în care cererea nu a fost onorată, data restituirii şi
precizările că documentul împrumutat va fi consultat doar la sala de lectură şi numai în
scopul cercetării sau studiului individual.
Formularul se încheie cu semnătura bibliotecarului responsabil cu împrumutul
interbibliotecar sau a bibliotecarului-şef şi data expedierii cererii.
Cod document
PO-06.05
Biblioteca Universităţii Vasile Alecsandri din Bacău practică doar forma de

împrumut interbibliotecar intern, atât ca bibliotecă beneficiară, cât şi ca bibliotecă
furnizoare. De serviciul de ILLNAT beneficiază numai utilizatorii specifici: cadre
didactice, cercetători, doctoranzi, studenţi.
Expedierea. Biblioteca furnizoare va răspunde cererii de împrumut în interval
de 7 zile. Perioada de împrumut este de 20 de zile din momentul expedierii sau în
funcţie de termenul fixat de biblioteca furnizoare. Documentele împrumutate vor fi
împachetate în aşa fel încât să nu se deterioreze în timpul transportului prin poştă.
Primirea şi restituirea. Biblioteca beneficiară va avea grijă ca documentele
împrumutate să fie păstrate în condiţii optime (consultarea acestora să se facă numai la
sala de lectură) şi să fie restituite la termenul impus de biblioteca furnizoare, Orice
deteriorare sau pierderea documentului împrumutat, de la primirea până la restituirea
acestuia, va fi responsabilitatea bibliotecii beneficiare.
Plata. Împrumutul interbibliotecar intern în România este gratuit. Cheltuielile
poştale de expediţie sunt suportate de biblioteca furnizoare, respectiv, beneficiară. La
Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău cheltuielile legate de ILLNAT
se decontează de către bibliotecarul-şef (şeful Serviciului Bibliotecă) din bugetul propriu
al facultăţii de care aparţine utilizatorul care a solicitat publicaţiile împrumutate.
Statistică. Bibliotecile integrate în sistemul de împrumut interbibliotecar intern
sunt obligate să ţină evidenţa împrumuturilor şi să comunice organismelor naţionale
abilitate datele statistice respective. Biblioteca Naţională a României centralizează
statistica anuală a împrumuturilor la nivel naţional.
Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău furnizează
informaţiile referitoare la împrumuturi prin intermediul chestionarelor corespunzătoare
ale Institutului Naţional de Statistică sau ale Asociaţiei Bibliotecarilor din România.
6. RESPONSABILITĂŢI
6.1. Rector
- Aprobă referatele de necesitate pentru toate documentele de bibliotecă
- Aprobă comenzile pentru publicaţiile periodice
- Aprobă documentaţia ALOP la cumpărarea oricărei publicaţii
- Aprobă Regulamentul de ordine interioară al bibliotecii
6.2. Decan
- Aprobă referatele de necesitate
6.3. Administrator-şef facultate

6.4. Serviciul Contabilitate

- Aprobă documentaţia ALOP la cumpărarea oricărei publicaţii
6.5. Serviciul Marketing-Achiziţii publice


Cod document
PO-06.05
6.6. Şef Serviciu Bibliotecă

- Răspunde de toate achiziţiile bibliotecii
- Întocmeşte formularul de comandă pentru monografii
- Întocmeşte formularul de comandă pentru publicaţiile seriale
- Întocmeşte documentaţia ALOP la cumpărarea oricărei publicaţii prin intermediul
bibliotecii
- Răspunde de evidenţa publicaţiilor bibliotecii
- Urmăreşte şi verifică respectarea regulilor de descriere bibliografică, de
clasificare-indexare şi modul de organizare a sistemului de cataloage de
bibliotecă
- Răspunde de organizarea şi aşezarea colecţiilor
- Răspunde de desfăşurarea în condiţii optime a activităţii de comunicare a
colecţiilor şi de împrumut interbibliotecar
- Elaborează şi aprobă Regulamentul de ordine interioară al bibliotecii
- Răspunde de bunul mers al întregii activităţi a bibliotecii
6.7. Bibliotecar:
- Răspunde de achiziţia şi evidenţa publicaţiilor periodice străine – comenzi şi
schimb interbibliotecar internaţional
- Răspunde de achiziţia şi evidenţa publicaţiilor periodice româneşti
- Răspunde de catalogul on-line al bibliotecii
7. ÎNREGISTRĂRI
7.1. Formular de comandă cărţi – termen de păstrare: 3 ani la arhiva bibliotecii

7.2. Formular de comandă publicaţii seriale– termen de păstrare: 5 ani la arhiva
bibliotecii
7.3. Fişă de evidenţă preliminară (ziare) – termen de păstrare: 5 ani la arhiva bibliotecii
7.4. Fişă de evidenţă preliminară (reviste) – termen de păstrare: 5 ani la arhiva
bibliotecii
7.5. Fişă cont pentru operaţiuni diverse – termen de păstrare: 5 ani la arhiva bibliotecii
7.6. Borderou de predare-primire – termen de păstrare: permanent la arhiva bibliotecii
7.7. Centralizator publicaţii – termen de păstrare: permanent la arhiva bibliotecii
7.8. Proces-verbal de preluare-recepţie publicaţii din contracte de cercetare termen de
păstrare: 5 ani la arhiva bibliotecii
7.9. Proces-verbal de intrare în gestiune a STAS-urilor– termen de păstrare: permanent
la arhiva bibliotecii
7.10. Borderou de donaţie – termen de păstrare: permanent la arhiva bibliotecii
7.11. Borderou de transfer – termen de păstrare: permanent la arhiva bibliotecii
7.12. Borderou de expediţie publicaţii la Depozitul legal – termen de păstrare: 3 ani la
arhiva bibliotecii
7.13. Formular de schimb intern-expediţii – termen de păstrare: 3 ani la arhiva bibliotecii
7.14. Formular confirmare schimb intern – termen de păstrare: 3 ani la arhiva bibliotecii
7.15. Formular confirmare donaţii – termen de păstrare: 3 ani la arhiva bibliotecii
7.16. Formular confirmare transfer – termen de păstrare: 3 ani la arhiva bibliotecii
7.17. Cerere de împrumut interbibliotecar intern – termen de păstrare: 2 ani la arhiva
bibliotecii
Cod document
PO-06.05
7.18. Proces-verbal de scădere – termen de păstrare: permanent la arhiva bibliotecii

7.19. Declaraţie de pierdere a publicaţiilor / Proces-verbal de recuperare a publicaţiilor
pierdute – termen de păstrare: 2 ani la arhiva bibliotecii
7.20. Fişă de descriere bibliografică – termen de păstrare: permanent, se regăsesc în
sistemul cataloagrlor de bibliotecă
7.21. Permis de intrare – termen de păstrare: 5 ani la arhiva bibliotecii
7.22. Fişă personală – termen de păstrare: 5 ani la arhiva bibliotecii
7.23. Buletin de împrumut – termen de păstrare: 1 an la arhiva bibliotecii

Ogranizarea, Functionarea Si Gestionarea Bibliotecii

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ogranizarea, Functionarea Si Gestionarea Bibliotecii

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

UNIVERSITATEA

PROF.UNIV.DR. ING. VALENTIN NEDEFF

Prenumele şi numele Semnătura

Reprezentantul Managementului Calităţii Şef lucr. dr. ing. Panainte

EDIŢIA: 2 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.:

Intră în vigoare începând cu data de: 09. 11. 2009

PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITĂŢII DIN BACĂU

Anghel Prof. univ. dr.

F 02.07/Ed.1 D:\Mirela Panainte\SMQ 5 oct

1.1 Scopul acestei proceduri este de a stabili modul de desfăşurare a activităţii

2.1. Prezenta procedură se aplică în toate filialele bibliotecii de la Universitatea

F 03.07/Ed.1 Fişier SMQ/PO/PO 06.05

▪ SR ISO 259-2:1996, Informare şi documentare. Transliterarea caracterelor

Definiţiile termenilor utilizaţi sunt conform SR EN ISO 9000-2006 şi a

ALOP – Angajament. Lichidare. Ordonanţare. Plată

Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău face parte din

5.2. Desfăşurarea activităţii de achiziţii

Colecţiile unei biblioteci, indiferent de profilul, structura sau mărimea acesteia,

Cumpărarea se realizează din fondurile destinate în acest scop din bugetul

F 03.07/Ed.1 Fişier SMQ/PO/PO 06.05

Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău nu are buget propriu

5.2.1.1. Cumpărarea monografiilor (cărţilor)

La sosirea pachetelor dintr-o comandă, bibliotecarul-şef (şeful Serviciului

5.2.1.2. Cumpărarea publicaţiilor seriale

În cazul publicaţiilor seriale (ziare, reviste, STAS-uri etc.) se recurge la

F 03.07/Ed.1 Fişier SMQ/PO/PO 06.05

Abonamentul este o convenţie încheiată cu un furnizor pentru livrarea cu regularitate a

informaţii trebuie să coincidă; în caz contrar, se vor efectua verificări în înregistrările ce

5.2.1.3. Cumpărarea documentelor electronice

Cumpărarea documentelor electronice (CD-ROM-uri, baze de date etc.)

5.2.2. Schimbul interbibliotecar

Schimbul de publicaţii este o formă de achiziţie care se realizează ca urmare a

Donaţiile reprezintă o importantă sursă de completare curentă şi retrospectivă a

F 03.07/Ed.1 Fişier SMQ/PO/PO 06.05

Biblioteca îşi rezervă dreptul de a selecta dintre publicaţiile donate pe cele de

Transferul publicaţiilor este o altă formă de dezvoltare a colecţiilor unei biblioteci

- referatul bibliotecii de la care se efectuează transferul, aprobat de conducerea

Biblioteca Universităţii “VASILE ALECSANDRI” din Bacău nu a practicat

5.3.1. Evidenţa propriu-zisă

5.3.1.1. Evidenţa primară

Evidenţa primară se ţine în Registrul de mişcare a fondurilor (RMF). Acesta

F 03.07/Ed.1 Fişier SMQ/PO/PO 06.05

- Pe baza datelor din partea a doua a registrului se poate face o analiză a

5.3.1.2. Evidenţa individuală

Acest tip de evidenţă se ţine în Registrul inventar (RI) al bibliotecii. Registrul

F 03.07/Ed.1 Fişier SMQ/PO/PO 06.05

Un document de bibliotecă, indiferent de tipul lui (carte, broşură, revistă, ziar

- când s-a pierdut.

Se realizează în condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare, pe baza cererii

5.3.2.2. Casarea publicaţiilor

Casarea se face în cazul în care un document de bibliotecă este deteriorat fizic

F 03.07/Ed.1 Fişier SMQ/PO/PO 06.05

La fel ca în cazul transferului, dosarul de casare se va întocmi în trei exemplare

5.3.2.3. Pierderea publicaţiilor

Atunci când o publicaţie a fost pierdută ori distrusă, biblioteca demarează

5.3.3. Verificarea colecţiilor bibliotecii

Verificarea sau inventarierea colecţiilor bibliotecii se face conform Legii

Inventarierea se efectuează periodic, la termenele prevăzute de lege, în funcţie

F 03.07/Ed.1 Fişier SMQ/PO/PO 06.05

5.4. CATALOGAREA DOCUMENTELOR

Evidenţa publicaţiilor este urmată de descrierea bibliografică a fiecărui

5.4.1. Elementele descrierii bibliografice

Descrierea unui document cuprinde:

Vedeta este prima şi cea mai importantă parte a descrierii şi se defineşte ca