Organizarea inventarierii stocurilor de mărfuri

Inventarierea reprezintă procedeul de control și autentificare documentară a

existenței elementelor contabile care aparțin și/sau se află în gestiunea
temporară a entității.
Inventarierea stocurilor de mărfuri este o procedură obligatorie pe care
trebuie să o realizeze fiecare societate comercială. Aceasta constă în
numărarea efectivă a fiecărui bun pe care firma îl are în gestiune și
consemnarea cantității în Lista de inventariere.
Pentru eficientizarea acestei proceduri multe firme apelează la anumite
softuri ce le permit introducerea cantităților în sistem direct prin scanarea
produselor.
Pe lângă aspectul legislativ, inventarul este util unui proprietar de afacere
deoarece îi oferă o viziune obiectivă asupra stocurilor pe care le are în gestiune
și asupra pierderilor pe care le-a avut în decursul anului.
Inventarierea are următoarele sarcini:
 determinarea existenţei efective a elementelor patrimoniale (active
nemateriale, mijloace fixe, stocuri de mărfuri şi materiale, creanţe,
mijloace băneşti, datorii etc.);
 controlul asupra stării activelor prin compararea realităţii cu informaţia
furnizată de contabilitate;
 depistarea valorilor care şi-au pierdut parţial calităţile iniţiale sau sîn
învechite din punct de vedere moral;
 verificarea respectării regulilor şi condiţiilor de păstrare a stocurilor de
mărfuri şi materiale, mijloacelor băneşti, precum şi a maşinilor, utilajelor
şi a altor mijloace fixe;
 verificarea realităţii valorii de bilanţ a elementelor patrimoniale.
Pentru firmele care aplică metoda inventarului intermitent acesta este
necesar să se realizeze o dată pe an (de regulă la sfârșitul anului). Astfel, el
poate servi la întocmirea situațiilor financiare anuale.
Cu toate acestea, se recomandă inventarierea stocurilor și în situații precum
schimbarea gestionarului, producerea unor calamități naturale sau constatarea
unor pierderi semnificative pe parcursul anului din varii motive.
Efectuarea inventarierii presupune parcurgerea a trei etape:
 pregătirea pentru efectuarea inventarierii
 efectuarea propriu-zisă a inventarierii
 reflectarea rezultatelor inventarierii
 Organizarea inventarului este realizată de administrator. De aceea, înainte
de începerea propriu-zisă a inventarului, acesta trebuie să completeze o
Decizie de inventariere în care va menționa perioada de efectuare a
inventarului, comisia de inventariere, precum și gestiunile inventariate. De
asemenea, este necesar ca și gestionarii să ofere o Declarație în care să
prezinte situația stocurilor din gestiune la acel moment.
Administratorul va numi un număr de angajați (în funcție de mărimea firmei)
care vor participa la numărarea faptică a tuturor produselor aflate în stoc.
Inventarierea se clasifică după următoarele criterii:
 În dependenţă de gradul de cuprindere al elementelor patrimoniale:
1. inventariere totală, cuprinde toate elementele patrimoniale
2. inventariere parțială, cuprinde doar anumite tipuri de active sau pasive.
De exemplu, inventarierea mijloacelor bănești
 După caracterul inventarierii:
1. inventariere planificată – se efectuează periodic conform graficului
existent la întreprindere
2. inventariere inopinată – se efectuează pe neașteptate pentru gestionari
cu scopul depistării fraudelor
 După modalitatea de efectuare:
1. inventariere totală – se extinde asupra tuturor sortimentelor care
formează un element patrimonial, sau asupra tuturor bunurilor dintr-o
gestiune
2. inventariere prin sondaj – cuprinde numai anumite sortimente a unui
element patrimonial sau numai anumite bunuri dintr-o gestiune. Astfel
de inventariere se aplică în cazul unui volum mare de lucru şi necesită
mai puţin timp, însă nu asigură obiectivitatea rezultatelor. Dacă pe
parcursul inventarierii prin sondaj se depistează nereguli semnificative,
atunci se efectuează inventarierea totală.

După numărarea produselor, cantitățile faptice de pe listele de inventar se

vor compara cu cantitățile scriptice, din contabilitate. Dacă rezultă diferențe în
minus sau în plus, acestea vor fi consemnate în Procesul-verbal de
inventariere.
La final, după inventarierea tuturor activelor din patrimoniul firmei, se va
completa Registrul inventar, precum și o Notă contabilă de inventariere în care
se vor menționa diferențele constatate.