Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1
preventiv, deci nu se ştie în momentul începerii acţiunii dacă stocurile
sunt sau nu corecte.
În momentul în care se constată că ceva nu este în regulă în datele
contabile ale unui furnizor, respectiv soldul furnizorului nu este cel real.
Acest lucru se poate observa la un eventual punctaj efectuat cu furnizorul
în cauză şi se constată documente neînregistrate (din diverse motive) în
gestiune şi deci lipsa unor date din contabilitate (deoarece acestea vin prin
import de date din gestiune).
O dată cu începerea unui nou an se efectuează inventar la totalul
magazinelor incusiv la depozitul central de marfă. Legea îi obligă pe
comercianţi să efectueze cel puţin o dată pe an un inventar total.
4
datorită faptului că la unele produse erau înregistrate în stocul scriptic
cantităţi mari de marfă în raport cu stocul faptic, s-a trecut la verificarea
fiecărui fişei fiecărui produs.În urma analizei fiecărei fişe s-a constatat
că toate aceste produse au avut intrare în aceeaşi zi şi cu acelaşi
document fiscal.
Din această cauză stocul scriptic a fost încărcat la produsele incluse în
factură cu cantităţile aferente acestora de două ori.
În urma inventarului s-a constatat că o parte din produse, deşi au fost corect
introduse în gestiune documentele de intrare, ele nu existau faptic. Produsele în
cauză au fost numărate de două ori pentru a se descoperi eventualele erori la
numărare a personalului care a fost insărcinat cu acest lucru. S-a constat că
marfa a fost numărată corect deci exista posibilitatea ca acestea să reprezinte
marfă lipsă la inventar sau aceste minusuri să vină de fapt de la erori din baza de
date.Pentru că s-a constatat că pot fi erori în baza de date s-a procedat la
verificarea listei de furnizor care poate fi obţinută uşor din programul de
gestiune.Lista de furnizor cuprinde data intrării documentelor de la furnizorul
respectiv,numărul documentului, denumirea furnizorului, numărul de N.I.R.
aferent fiecărui document în parte. Pentru o analiză mai aprofundată se poate
intra pe fiecare N.I.R. în parte şi se pot vedea exact cantitătile de marfă intrate
pe fiecare document în parte.Dacă în analiza acestor date se ţine cont şi de
dosarul cu documente originale al furnizorului, se poate vedea clar dacă au fost
sau nu introduse datele corect in gestiune.Pe de altă parte dacă se ţine cont şi de
dossarul de documente în original al furnizorului se vede clar şi dacă au existat
documente neintroduse în stoc sau introduse de două ori.
După o astfel de analiză s-a constat că datele din gestiune sunt corecte deci
stocul faptic ar trebui să corespundă cu cel scriptic.În acest caz este clar că
marfa a fost sustrasă din magazin sau depozit şi deci persoanele responsabile vor
răspunde pentru disparitia lor.
5
CAPITOLUL 2
6
1.4. ACTIVITATEA S.C. VELTIS S.R.L.
7
CAPITOLUL 3
DECIZIE DE INVENTARIERE
Nr. ...1.......... din ………15…mai… 2009….
8
S.C. VELTIS S.R.L.
PROCES-VERBAL DE SIGILARE
9
Se apelează la procedura de inventariere din diverse motive:
în cazul în care se constată că la un moment dat anumite produse în aflate în
stoc nu sunt corect înregistrate în datele din gestiune şi deci nu există un stoc
corect al acestor produse.
Acest lucru se observă când există cantităţi mici în stocul scriptic şi în realitate
sunt mult mai multe (sau invers când sunt cantităţi mari în stocul scriptic iar în
depozit şi la raft există cantităţi mici la produsul în cauză) şi deci iese în
evidenţă faptul că există erori în baza de date din gestiune iar acestea trebuiesc
corectate.
În momentul în care se decide ca prin sondaj să se verifica stocurile, pe
furnizori, pe departamente etc. Acest control prin inventar are un caracter
preventiv, deci nu se ştie în momentul începerii acţiunii dacă stocurile sunt sau
nu corecte.
În momentul în care se constată că ceva nu este în regulă în datele contabile ale
unui furnizor, respectiv soldul furnizorului nu este cel real. Acest lucru se poate
observa la un eventual punctaj efectuat cu furnizorul în cauză şi se constată
documente neînregistrate (din diverse motive) în gestiune şi deci lipsa unor date
din contabilitate (deoarece acestea vin prin import de date din gestiune).
O dată cu începerea unui nou an se efectuează inventar la totalul magazinelor
incusiv la depozitul central de marfă. Legea îi obligă pe comercianţi să
efectueze cel puţin o dată pe an un inventar total.
În cadrul inventarierii raionului de cosmetice se vor compara stocurile şi soldurile
faptice cu cele scriptice şi se stabilesc eventualele diferenţe.
În cadrul controlului prin inventariere, formele de control sunt după cum
urmează:
• după momentul în care se execută controlul, raportat la momentul desfăşurării
activităţii operaţiilor ce se controlează, acesta este un control financiar –
contabil postoperativ sau ulterior , deoarece se exercită după desfăşurarea
activităţilor sau operaţiilor economico-financiare şi contabile cu privire la
gestiunea patrimoniului.
Altfel spus acest control se efectuează după înregistrarea documentelor de
intrare a mării atât în gestiune, cât şi în contabilitate.
În gestiune au fost înregistrate facturile, au fost fixate preţurile de vânzare, a
fost aşezată marfa la raft, diferenţa de marfă a fost depozitată în depozitul
central de marfă etc.
În contabilitate a fost efectuat transferul de date din gestiune, au fost efectuate
notele contabile care se referă la transferul din contul de avize în contul de
facturi, au fost eventual plătite o parte din facturile scadente la plată de la
furnizorii de marfă cu produse cosmetice etc.
• după modul de corelare cu interesele economico-financiare pentru care este
organizat şi exercitat, acest control este un control propriu de gestiune al
agenţilor economici şi urmăreşte respectarea dispoziţiilor legale cu privire la
gestionarea şi gospodărirea mijloacelor materiale, pe baza documentelor
înregistrate în evidenţa tehnic-operativă şi contabilitate.
10
Acest control este efectuat cel puţin o dată pe an şi se efectuează în totalitate sau
prin sondaj, în raport de volumul, valoarea şi natura bunurilor, tentaţiile şi posibilităţile
de sustrageri, condiţiile de păstrare şi de gestionare precum şi frecvenţa abaterilor
constatate anterior.
Procedeul folosit în inventariere este controlul faptic. Acesta este procesul de
stabilire a realităţii, existentei şi mişcării mijloacelor materiale şi a desfăşurării
activităţilor economico-financiare. Această formă de control are ca obiectiv
determinarea exactă a cantităţilor existente (stocul real de marfă, cel faptic), a stării în
care se găsesc, a stadiului şi modului de folosire,a respectării legalităţii în utilizarea lor.
În cazul inventarierii la cosmetice procedura de lucru a fost următoarea:
în prima fază a fost luată o declaraţie de la gestionar cu privire la bunurile din
gestiunea de produse cosmetice.
În declaraţie acesta trebuie să completeze dacă are cunoştiinţă de eventuale
minusuri sau plusuri în gestiune şi să explice cauza care a dus la aceste diferenţe
de stoc.
apoi se listează stocul scriptic al produselor cosmetice.Pentru a fi siguri că în lista
respectivă vor fi include toate produsele cosmetice existente în baza de date,
produse care au intrare de la furnizori diferiţi,se va printa un raport pe
departamentul “produse cosmetice”.
Nu se va lista la imprimantă fiecare furnizor care aduce produse cosmetice
deoarece este posibil ca unii furnizori să conţină în lista lor de produse nu numai
produse cosmetice ci şi produse alimentare.
Deci pentru a se uşura volumul de lucru se va lista un singur raport şi anume cel pe
departament. În acest fel vom fi siguri că în acel raport au intrat toate produsele
cosmetice, indiferent de furnizorul care le aduce.
se numără stocul faptic la raft şi în depozit
se calculează diferenţele de inventar cantitative (plusurile sau minusurile aferente
stocului scriptic)
se analizează cauzele care au dus la aceste diferenţe.
Acest lucru se face prin analiza fişei de produs în care apar toate intrările şi ieşirile
la produsul în cauză. Analiza este necesar să se facă pentru pentru fiecare produs
la care au fost constate diferenţe mari.
se iau luate măsuri ca aceste cazuri să nu se mai repete
se întocmeşte procesul verbal de constatare la finalul inventarului
se stabilesc vinovaţii pentru aceste nereguli în gestiune
se întocmeşte o notă cu proceduri de lucru pentru evitarea neregulilor constatate
la inventar.
Acesta a fost înmânată Directorului economic urmând ca acesta să decidă mai
departe procedurile de lucru în viitor.
se înregistrează plusurile şi minusurile de inventar atât în gestiune cât şi în
contabilitate.În gestiune pentru a se regla stocurile (se operează plusurile şi
minusurile aferente), iar în contabilitate pentru a se înregistra pe note contabile
specifice operaţiunilor de inventar, pentru a se evidenţia în balanţă.
11
A fost luată o declaraţie de inventar înainte de control de la gestionarul care răspunde
de departamentul “cosmetice”. Aceasta arăta astfel:
DECLARAŢIE DE INVENTAR
(înainte de control)
Subsemnata…MIDEA.......IOANA....gestionar al …Magazinului...Unirea.. ..
…numit prin decizia nr…1…din data…15...mai...2009…declar:
1. toate valorile materiale aflate in gestiunea subsemnatului se găsesc în
locurile……raionul....nr.1....., ....nr.2…………………
2. posed ( nu posed) valori materiale aparţinând…S.C..VELTIS...S.R.L…
3. am ( nu ) am cunoştiinţă de existenţa unor plusuri
4. am ( nu am) eliberat valori materiale fără documente legale
5. am ( nu am ) valori materiale nerecepţionate sau care trebuie expediate,
pentru care s-au întocmitdocumente aferente
6. am ( nu am) documente de predare-primire care nu au fost operate la zi sau
care nu au fost predate la departamentul contabilitate
7. deţin ( nu detin ) numerar din vânzarea mărfurilor aflate în gestiune
8. ultimele documente de intrare sunt: de tipul …factură..fiscală….nr……
3029……
din data…10....mai...2009…………………..
9. ultimele documente de ieşire sunt: de tipul…chitanţa/bon ...nr……10204…
din data…11...mai...2009………………
10. ultimul raport de gestiune a fost încheiat la data de…
10...dec....2008…..pentru perioada……2008/2009……………
11. alte menţiuni……nu...exista….
12
S-a trecut astfel la faza a doua a controlului, în ordinea în care au fost stabilite
procedurile de control. Comisia de inventar împreună cu gestionarul au mers la
operatorul P.C. de la magazinul “Unirea” şi i-au cerut acestuia să printeze stocul la
departamentul “cosmetice”.
Înainte ca acesta să listeze stocul, comisia s-a interesat dacă sunt toate
documentele înregistrate “la zi”. După se s-au asigurat că documentele sunt înregistrate
în gestiune, s-a trecut la listarea stocului produselor care făceau obiectul discuţiei.
Raportul care conţinea stocul scriptic conţinea următoarele criterii de selecţie:
codul de bare aferent fiecărui produs în parte
denumirea produsului respectiv
unitatea de măsură a produsului
stocul scriptic la data printării raportului
De menţionat faptul că raportul este scos automat din calculator,acesta nu este
operat manual de către operatorul de gestiune. Deci nu există posibilitatea ca operatorul
să printeze un raport care să cuprindă date eronate cu privire la stocul scriptic. Singurele
cazuri în care pot apare erori în stocul scriptic sunt cele în care sunt înregistrate greşit
codurile în momentul introducerii facturilor de la furnizori sau în momentul în care din
cauze diferite se vând unele produse pe codurile altor produse.
Pe baza acestui raport urmează ca persoanele responsabile de inventar să numere
produsele existente în listă. Acestea sunt identificate pe baza codului de bare.
De reţinut faptul că inventarul la departamentul “cosmetice” s-a efectuat până în
momentul deschiderii magazinului. Nu se poate efectua un inventar faptic al produselor
cu magazinul deschis deoarece există riscul ca unele produse să nu poată fi numărate
deoarece acele produse, sunt practic încasate în momentul respectiv la casa de marcat.
Deci inventarul se efectuează în felul următor: mai întâi se numără toate
produsele la care se vrea să se execute inventarul apoi se dechide magazinul pentru
eventualii clienţi dornici să cumpere din produsele respective şi nu numai.
Toate produsele numărate (deci stocul real sau cel faptic) sunt trecute în lista cu
stocul scriptic în dreptul fiecărui produs în parte.
Sunt numărate produsele de la raft, dar şi cele din depozit. Aici gestionarul este
cel care dă relaţii la locatiile produselor în depozitul de marfă al magazinului respectiv
(în cazul nostru la magazinul “Unirea”). Este nevoie de aceste informaţii deoarece
comisia de inventar nu are cum să cunoască ordinea aşezării produselor în depozit.
Totalul stocului faptic la magazinul respectiv se calculează în felul următor:
13
Au fost calculate diferenţele de inventar astfel:
În urma analizei diferentelor reieşite dintre stocul faptic şi cel scriptic au rezultat
următoarele:
datorită faptului că la unele produse erau înregistrate în stocul scriptic
cantităţi mari de marfă în raport cu stocul faptic, s-a trecut la verificarea
fiecărui fişei fiecărui produs.
În urma analizei fiecărei fişe s-a constatat că toate aceste produse au avut
intrare în aceeaşi zi şi cu acelaşi document fiscal.
În final s-a constatat că factura în cauză a fost înregistrată în stoc de două ori
(pe acelaşi nr. fiscal, nr. 255798).
Din această cauză stocul scriptic a fost încărcat la produsele incluse în factură
cu cantităţile aferente acestora de două ori.
Formularul cu produsele care sunt înregistrate greşit şi care au au un stoc
scriptic mare se găseşte în figura nr. 4.
S.C. VELTIS S.R.L. - mag. Unirea produse înregistrate de doua ori în gestiune
stoc scriptic stoc faptic la
denumire diferente
cod bare u.m. la data de data de
produs cantitative
16/05/09 16/05/09
400980882004 ATRIX CREMA MAINI NUTRIT 150 ML 24 12 12
401500071853 BAC DEO STICK CLASSIC 40 ML 6 3 3
500017431456 BLEND A MED COMPL HERBAL 50 ml 10 5 5
500017441884 BLEND A MED PRO FRESH MIN 100 ML 14 7 7
500017441615 BLEND A MED PRO EXTRA FRE 100 ML 14 7 7
590072107811 CAMAY SAPUN CHIC 100 G 20 10 10
500017415068 WASH&GO SAMP NORMAL 400 ML 3 0 3
500017431450 BLEND A MED COMPL HERBAL 100 ml 18 9 9
500017441623 BLEND A MED MILD FRESH 100 ML 16 8 8
500017414140 BLEND A MED MINERAL ACTIO 50 ML 12 6 6
500017408594 BLEND A MED MULTICARE DIA 50 ML 18 9 9
500017447409 BLEND A MED PRO MILD FRES 50 ML 14 7 7
500017447409 BLEND A MED PRO FRESH MIN 50 ML 28 14 14
14
în cadrul întregului departament de cosmetice au fost produse care aveau
plusuri şi minusuri pe aceeaşi cantitate la produse de acelaşi tip dar cu
gramaje diferite sau la produse asemănătoare cu gramaje apropiate.
Acest lucru a determinat comisia de inventar să verifice documentele cu care
au intrat mărfurile respective pentru a se vedea clar dacă au existat erori în
introducerea de date în gestiune.
Pentru a şti ce documente de intrare sunt necesare comisia a trebuit să verifice
fişa acestor produse şi apoi să ceară facturile în cauză şi să verifice produs cu
produs din documente dacă au fost corect înregistrate în gestiune.
Fişa de magazie a unora dintre produse (luate ca exemplu pentru a demonstra
teoria că acesta sunt introduse eronat) apare în figura nr.5 şi figura nr. 6.
inventar 16/05/09 -3
inventar 16/05/09 3
În urma analizei s-a constatat că o parte din produse au fost introduse greşit
făcându-se confuzie între produse. Acest lucru este posibil în lucrul cu baze mari de
date. De aceea este nesesar ca operatorii să cunoască foarte bine baza de date din
gestiune .
16
Nu strică să se facă şi o verificare a datelor introduse în baza de date mai ales în
cazul în care se cunoaşte faptul că, să zicem, în perioada respectivă operează date în
gestiune şi persoane noi angajate.
Lista cu aceste produse se poate vedea în figura nr. 7.
În urma inventarului s-a constatat că o parte din produse, deşi au fost corect introduse
în gestiune documentele de intrare, ele nu existau faptic. Produsele în cauză au fost
numărate de două ori pentru a se descoperi eventualele erori la numărare a
personalului care a fost insărcinat cu acest lucru.
17
S-a constat că marfa a fost numărată corect deci exista posibilitatea ca acestea să
reprezinte marfă lipsă la inventar sau aceste minusuri să vină de fapt de la erori din
baza de date.
Pentru că s-a constatat că pot fi erori în baza de date s-a procedat la verificarea listei de
furnizor care poate fi obţinută uşor din programul de gestiune. Lista de furnizor
cuprinde data intrării documentelor de la furnizorul respectiv,numărul documentului,
denumirea furnizorului, numărul de N.I.R. aferent fiecărui document în parte.
Pentru o analiză mai aprofundată se poate intra pe fiecare N.I.R. în parte şi se pot
vedea exact cantitătile de marfă intrate pe fiecare document în parte.
Dacă în analiza acestor date se ţine cont şi de dosarul cu documente originale al
furnizorului, se poate vedea clar dacă au fost sau nu introduse datele corect in gestiune.
Pe de altă parte dacă se ţine cont şi de dossarul de documente în original al
furnizorului se vede clar şi dacă au existat documente neintroduse în stoc sau introduse
de două ori.
După o astfel de analiză s-a constat că datele din gestiune sunt corecte deci stocul
faptic ar trebui să corespundă cu cel scriptic.În acest caz este clar că marfa a fost
sustrasă din magazin sau depozit şi deci persoanele responsabile vor răspunde pentru
disparitia lor.
Fişa de furnizor este reprezentată în figura nr. 8.
FIŞA DE FURNIZOR
18
data denumire furnizor nr. N.I.R. valoare explicaţie
18/01/2009 AQUILA NEALIMENTARE 74511 2.412.418 factura intrare
20/02/2009 AQUILA NEALIMENTARE 74589 5.456.874. factura intrare
18/03/2009 AQUILA NEALIMENTARE 75465 9.458.454. factura intrare
25/03/2009 AQUILA NEALIMENTARE 78432 8.125.487. factura intrare
01/04/2009 AQUILA NEALIMENTARE 79544 3.456.854. factura intrare
12/04/2009 AQUILA NEALIMENTARE 80115 5.425.758. factura intrare
16/04/2009 AQUILA NEALIMENTARE 2515 -1.252.153 retur factura
15/05/2009 AQUILA NEALIMENTARE 8125 8.125.489. aviz intrare
Paguba a fost produsă în perioada cuprinsă între ultimul inventar şi cel prezent, fiind
adusă la cunoştiinţa conducerii prin actul de constatare sus menţionat.
Răspunzătoare pentru producerea pagubelor se fac persoanele: Mincu Gheorghe şi
Midea Ioana având funcţia de angajat pază şi respectiv administrator la punctul de lucru
Magazinul « Unirea ».
Având în vedere temeiul de fapt şi de drept care determină angajarea răspunderii
materiale, totalul pagubei de 2.078 lei se suportă de persoane după cum urmează:
- 1.039 lei d-nul Mincu Gheorghe
- 1.039 lei d-na Midea Ioana
DOVADA DE COMUNICARE
20
S.C. VELTIS S.R.L. Data: 20 mai 2009
denumire
cod bare u.m. diferente cantitative
produs
400980831080 8X4 DEO SPRAY FRESH 150 ML 4
400980883258 8X4 DEO SPRAY INSPIRE 150 ML -4
500019909110 AQUAFRESH MILD TOTAL CARE 50 ML 5
500019909111 AQUAFRESH MILD TOTAL CARE 75 ML -5
475010000703 BLEND-A-MED GEL EXTRA 50 ML -17
475010000704 BLEND-A-MED GEL EXTRA 100 ML 17
859023200004 COLGATE PERIE PLUS HARD 1 BUC 2
859023200006 COLGATE PERIE PLUS 1 BUC -2
409680010008 DESIGN SPUMA PT BUCLE 200 ML -1
Figura nr. 10 - Decizia de imputare
409680010062 DESIGN SPUMA PUTERNICA 200 ML 1
590030009882 DOVE DEODORANT 150 ML -1
301423000022 DOVE DEODORANT 200 ML 1
357466009092 JOHNSON BABY OIL MUSETEL 200 ML 2
357466000709 JOHNSON BABY SAMP MUSETEL 300 ML -2
La finalul controlului
360001000444 prin inventariere
L OREAL EXCELL 5 Comisia de control a întocmit
1 buc 1 procesul
verbal309408000282
de constatareL OREAL
care arată astfel:
EXCELL 7 1 buc -1
4006098EEEEE NIVEA CREMA 75 G -8
400980000119 NIVEA CREMA 150 G 8
859384100483 PALETTE COLOR CREME NR C1 1 BUC -4
859384100482 PALETTE COLOR CREME NR C1 1 BUC 4
859384100474 PALETTE COLOR CREME NR N1 1 BUC 3
859384100481 PALETTE COLOR CREME NR N1 1 BUC -3
409680089835 WELLA DECORE 45 1 BUC 8
409680089838 WELLA DECORE 54 1 BUC -8
21
b) a fost găsită o facură înregistrată de două ori în programul de gestiune. Aceasta a dus la
o mărire a stocului scriptic la următoarele produse:
Diferenţe
denumire
cod bare u.m. Cantitative
produs
plus
400980882004 ATRIX CREMA MAINI NUTRIT 150 ML 12
401500071853 BAC DEO STICK CLASSIC 40 ML 3
500017431456 BLEND A MED COMPL HERBAL 50 ml 5
500017441884 BLEND A MED PRO FRESH MIN 100 ML 7
500017441615 BLEND A MED PRO EXTRA FRE 100 ML 7
590072107811 CAMAY SAPUN CHIC 100 G 10
500017415068 WASH&GO SAMP NORMAL 400 ML 3
500017431450 BLEND A MED COMPL HERBAL 100 ml 9
500017441623 BLEND A MED MILD FRESH 100 ML 8
500017414140 BLEND A MED MINERAL ACTIO 50 ML 6
500017408594 BLEND A MED MULTICARE DIA 50 ML 9
500017447409 BLEND A MED PRO MILD FRES 50 ML 7
500017447409 BLEND A MED PRO FRESH MIN 50 ML 14
Au fost găsite produse lipsă din stocul de marfă. Pentru a ceasta s-a întocmit decizia
de imputare pentru cei vinovaţi. Produsele au fost următoarele:
diferente
cod bare Denumire produs u.m.
minus
400980831080 8X4 DEO SPRAY FRESH 150 ML -4
500019909111 AQUAFRESH MILD TOTAL CARE 75 ML -5
475010000703 BLEND-A-MED GEL EXTRA 50 ML -17
409680010008 DESIGN SPUMA PT BUCLE 200 ML -1
590030009882 DOVE DEODORANT 150 ML -1
357466000709 JOHNSON BABY SAMP MUSETEL 300 ML -2
309408000282 L OREAL EXCELL 7 1 buc -1
4006098EEEEE NIVEA CREMA 75 G -8
859384100482 PALETTE COLOR CREME NR C1 1 BUC -4
859384100481 PALETTE COLOR CREME NR N1 1 BUC -3
409680089835 WELLA DECORE 45 1 BUC -8
NOTĂ INTERNĂ
25