Studiu de caz privind controlul financiar al valorilor bneti la S.C. FORTIS S.A. 1. Obiectivele disciplinei de control financiar 1.

Tipuri de control 2. Organe de control 3. Metodologia efectuarii controlului TIPURI DE CONTROL a. Controlul financiar al agentilor economici b. Controlul financiar al statului a. CONTROLUL FINANCIAR AL AGENTILOR ECONOMICI - Control financiar preventiv - Control financiar ulterior (gestionar) Controlul financiar preventiv e obligatoriu la institutiile publice si este recomandat sa fie utilizat la institutiile economice. - e organizat cu scopul de a asigura legalitatea, oportunitatea si eficienta operatiunilor economice - sunt supuse controlului financiar preventiv operatiunile de casa (platile), operatiunile de banca, operatiunile comerciale(contractele de vanzare cumparare, operatiunile financiare, s.a.) - este exercitat de o persoana imputernicita de consiliul de administratie, persoana care pentru activitatea de control preventiv raspunde direct in fata consiliului de administratie. Controlul financiar ulterior(gestionar) are doua acceptiuni: - controlarea gestiunii materiale se realizeaza prin verificarea documentelor primare privind operatiunile efectuate in legatura cu o anumita parte a patrimoniului incredintata unuia sau mai multor angajati numiti gestionari (sef de depozite , sef de magazine, sef sector administrativ, manuitor de mijloace banesti si altele). - finalizarea controlului gestionar al valorilor materiale este stabilirea plusurilor sau minusurilor existentului fata de o situatie data (prin inventariere - existentul faptic) . Din compararea starii de fapt (soldului faptic) cu inventarul (soldul scriptic) avem : - Soldul scriptic > soldul faptic => diferenta reprezinta minus de gestiune si trebuie recuperat de la cei care au avut spre pastrare bunul respectiv. - Soldul scriptic < soldul faptic => plus de gestiune. De regula plusul de gestiune se evidentiaza ca atare si constituie o sursa de venit.
1

NOTA 1. In cazul unor diferente la inventariere se pot compensa plusurile cu minusul cu respectarea urmatoarelor restrictii: - Bunurile trebuie sa provina din aceeasi gestiune - Bunurile sa provina din operatiuni efectuate in aceeasi perioada - Compensarea se va face intotdeauna la pretul cel mai mic. NOTA 2. Bunurile care pot fi compensabile sunt stabilite de la inceputul activitatii si sunt facute cunoscute gestionarilor. Controlul gestionar al bunurulor materiale poate si trebuie sa fie facut de catre compartimentul financiar contabilitate cu sprijinul unor specialisti de la compartimentele tehnice de solutionarea unor diferende de ordin tehnic. 2. - Controlul gestionar financiar -> operatiunea prin care sunt supuse controlului resursele financiare si materiale ale firmei si modul lor de utilizare, deci este controlul activitatii conducerii firmei (comitetul director). Controlul este efectuat de AGA si consiliul de administratie prin intermediul comisiei de cenzori sau prin intermediul auditorilor financiari (persoane independente cu statut profesional excelent care lucreaza pentru firma pe baza de contract de prestari). Cenzorul controleaza si prezinta o stare de fapt bazata pe constatari concrete Auditorul ar trebui sa efectueze controlul dupa documente, sa analizeze respectarea metodologiei de efectuare a lucrarilor din compartimentul financiar - contabil si isi exprima o opinie privind activitatea firmei. Cenzorii au raspundere materiala si penala . Auditorul raspunde cu prestigiul lui . In mod normal controlul gestionar financiar ar trebui sa se preocupe de urmatoarele aspecte: - daca intreprinderea este rentabila sau nu, care sunt cauzele starii de fapt si ce masuri trebuiesc luate pentru inlaturarea situatiei constatate; - sa analizeze productivitatea salariatilor si randamentul utilajelor comparativ cu datele tehnice pentru utilaje si cu nivelul de productivitate la unitati similare; - daca patrimoniul firmei a inregistrat majorari sau diminuari, care este cauza acestora si care sunt repercursiunile (diminuare patrimoniu -> cauza -> vanzarea unor imobilizari care erau inutile sau utilizate ineficient). Pe baza rezultatelor auditarii inscrise in raportul detaliat intocmit la sfarsitul anului de catre auditori, consiliul de administratie face propunere si in mod normal AGA aproba planul de masuri privind continuarea activitatii sau redresarea financiara a societatilor, sau lichidarea, sau fuziunea societatii AGA nu hotaraste falimentul.

b. CONTROLUL FINANCIAR AL STATULUI - Curtea de Conturi (C.C) - Ministerul Finantelor (M.F.) : - Directia de Control Financiar (DCF) - Garda Financiara Daca MF poate controla oriunde, CC nu poate sa intre decat acolo unde prin natura activitatii, agentul respectiv a avut de a face cu cheltuielile sau veniturile bugetare. Daca MF poate fi controlat de CC, CC nu poate fi controlata de nimeni (doar de Comisia din Parlament). ORGANE DE CONTROL - ale agentilor economici -> controlorii financiari interni - ale statului -> MF -> CC = in colaborare cu alte structuri cu drept de control - independenti - comisia de cenzori - auditori METODOLOGIA DE CONTROL - reprezinta succesiunea operatiilor necesare desfasurarii unei actiuni de control din momentul declansarii operatiunii pana in momentul finalizarii ei. ETAPA 1. - O prima etapa a actiunii de control este COSTABILIREA OBIECTIVELOR CONTROLULUI (cu 14 zile inainte ). Nu mai exista operatiuni de control de rutina. Fac exceptie operatiunile de control realizate in urma unei sesizari. Odata cu obiectivele stabilite se comunica firmei data controlului si materialele ce trebuiesc pregatite pentru desfasurarea acestuia. ETAPA 2. STABILIREA MODULUI DE EFECTUARE A CONTROLULUI Exista doua modalitati: 1. Control total 2. Control prin sondaj 1. Controlul total presupune verificarea sub toate aspectele a tuturor surselor de informatii necesare pentru stabilirea situatiei reale. 2. Controlul prin sondaj -> trebuie stabilit de la bun inceput modul de selectare a documentelor care vor trebui verificate cat si pragul de semnificatie.

Pragul de semnificatie reprezinta limita cantitativa si/sau valorica a erorilor admise in contabilitate cu ocazia efectuarii controlului prin sondaj. Din momentul inceperii controlului se stabileste ca in cazul descoperirii a mai mult de 5 erori in documentele primare verificate sau a unei erori valorice de 10 milioane se va trece de la verificarea prin sondaj la verificarea totala. La verificarea prin sondaj documentele primare care sunt supuse verificarii din punct de vedere formal sau al fondului vor trebui semnate si stampilate de organul de control pentru a putea face delimitarea intre documentele verificate si cele neverificate. Verificarea prin sondaj trebuie mentionata neaparat in actul final de control. Si sondajul poate fi de mai multe feluri : - sa verifica una din luni - se verifica numai facturile ETAPA 3. VERIFICAREA DOCUMENTATIEI PRIVIND OBIECTIVUL STABILIT. ETAPA 4. STABILIREA SITUATIEI REALE SI A ABATERILOR EXISTENTULUI FATA DE ACEASTA. Cel mai greu de controlat este controlul conturilor pentru ca nu se rezuma numai la verificarea prin adunare. Controlul trebuie sa cunoasca noutatile in ceea ce priveste aplicatia in care se lucreaza. ETAPA 5. FINALIZAREA ACTIVITATII DE CONTROL - intocmirea actului de control final in care sunt descrise in detaliu toate aspectele privind controlul efectuat inclusiv constatarile efectuate cu indicarea persoanelor implicate in activitatea respectiva (de regula in procesul verbal nu se stabilesc responsabilitati, acestea fiind de natura de a fi luate de organul de decizie care a ordonat controlul. Procesul verbal poate fi contestat (are rol de propunere).

2. Structura organizatoric a casieriilor n societatea FORTIS S.A. Societatea comercial S.C. FORTIS S.A. dispune de un numr de 10 magazine gen minimarket. Fiecare magazin dispune de organizare proprie specific acestei gen de afaceri. Acestea sunt la rndul lor subordonate managerilor de la birourile centrale care analizeaz fiecare operaiune efectuat de magazine, practic se monitorizeaz de la centru orice tip de opraiuni economice i financiare efectuate de fiecare magazin n parte. Datorit volumului mare de numerar cu care se lucreaz, societatea dispune de cte o casierie proprie pentru fiecare magazin n parte. S..C. FORTIS S.A. utilizeaz banii prin casieriile proprii pentru: ncasarea contravalorii unor produse livrate a cror valoare este relativ mic , a contravalorii unor produse vndute prin magazinele proprii de desfacere, a unor sume prin conturi deschise la banc, a avansuriloe primite de la clieni etc. Plata salariilor i a altor drepturi de personal, a avansurilor de decontare, depunerea de numerar n conturile bancare deschise la banc, a amenzilor i a penalitilor etc. Pe lng casiriile proprii magazinelor, societatea S.C. FORTIS S.A. mai dispune i de o casierie central care i are biroul la centru. Rolul casieriei centrale este : S verifice operaiunile de cas efectuate de ctre casierili de la magazine S ntocmesc registru de cas central S efectueze operaiunile de efectuare a plilor ctre furnizori; pentru cei care se pltesc numerar,dar n funcie de plafonul maxim admis de legislatia din ara noastr S ntocmesc un centralizator de cas care s cuprind valoarea ncasrilor de la magazine, numrul de clieni, cursul oficial al principalelor valute din ziua respectiv S ntocmesc un centralizator care s cuprind diverse informaii statistice privind evoluia vnzrilor pe diferite perioade S in evidena bonurilor de mas i s ntocmesc registru de cas aferent acestora S ntocmeasc chitane fiscale pentru banii pe care i ncaseaz de la magaziul care i trimite cu scopul de a exista numerar pentru efectuarea pltilor ctre furnizorii pltii prin astfel de metod

Casierii centrali de la magazine au obligaia de: a ncasa numerarul de la casierele din magazin, atunci cnd acestea, la finalul orelor de program predau banii ncasai n tura respectiv. De subliniat c se lucreaz n dou schimburi, la fiecare magazin n parte. Practic casierul central al magazinului respectiv are obligaia de a ncasa banii de la cei care-i predau i s ntocmesc documentele aferente acestei operaiuni. S ntocmeasc la sfritul zilei un centralizator care s cuprind suma ncasat de la fiecare casier n parte, n detaliu aceasta s cuprind suma n numerar, suma aferent bonurilor valorice, sumele aferente cardurilor n lei i n valut, sumele aferente bonurilor de stornare la cas (n cazul n care un client dorete s retuneze o marf sau nu are bani sufieni s pltesc) etc. S ntocmeasc documentele aferente depunerii banilor la banc (exist un protocol semnat cu banca respectiv ca angajaii acesteia s ridice numerarul de la magazin). S efectueze plata salariilor pentru angajaii noi sositi n cadrul magazinulului respectiv. De obicei angajaii firmei primesc salariul in cont bancar, dar n cazul noilor angajai, pn cnd se intocmesc documetele necesare salariile se dau numerar iar de acest lucru se ocup casieriile proprii magazinelor. S efectueze plata unor amenzi urgente, atunci cnd este cazul. S ntocmesc documentele necesare i s trimit bani ctre casieria de la centru atunci cnd aceasta are nevoie s pltesc furnizorii care au fost programai n prealabil pentru plat cu numerar.

Se observ deci gama larg de ncasri i plti efectuate prin casierie, prin utilizarea numerarului, i se ntelege c este n interesul agentilor economici ca din motive de securitate , de operativitate i chiar de asigurare a unor mai mari fluiditti a circulaiei banilor s reduc volumul acestora la minimul necesar , fr ns a stnjeni activitatea curent. Operaiunile de ncasri i pli n numerar, dei nu ocup locul cel mai important n ansamblul relaiilorfinanciar-monetare, se caracterizeaz printr-o mare diversitate i frcven, i printr-un puternic impact gestionar. Tentaia pe care banii o exercit asupra persoanelor care i manipuleaz impune efectuarea unui control sistematic i riguros asupra gestiunii numerarului.Casierul este vzut de fapt ca un gestionar de numerar, acesta la rndul su fiind un bun valoric al societii. Plecnd de la acest gndire, n urma unei edine de lucru se hotrete s se efectueze un control preventiv la casieria de la magazimul Berceni. Tot n urma acestei edinae se hotrete i membri comisiei de control. Decizia de control poate fi vzut n figura nr. 22.

S.C. FORTIS S.A.

Data: 25 Mai 2007

DECIZIA DE INVENTARIERE Nr.din data..2007

n urma edinei din data de 25 Mai 2007, Consiliul de administraie a hotrt ca n data de 27 Mai 2005 s se efectueze control la casieria unitii Berceni, gestionat de Teodor Ctlina i Petre Mariana . Se instituie comisia de control compus din: Domnul Stnculescu Vasile - preedinte Domnul Teodor Constantin - membru Doamna Luca Clina - membr Inventarierea ncepe la data de 27 Mai 2007 i se va termina n data de 28 Mai 2007. Controlul gestiunii i ntocmirea procesului verbal de control se va efectua de ctre Teodor Constantin organ de control n cadrul compartimentului Control Financiar de Gestiune, pn la data de 29 Mai 2007.

Director ..

Contabil ef

Figura nr. 22 - Decizia de inventar la casieria Berceni

7

3. Controlul nregistrrii documentelor la casierie n data de 27 Mai 2007 Comisia a inceput controlul la casieria Berceni, prin efectuarea controlului inregistrii documentelor. Dac se face o comparaie cu alte elemente ale trezoreriei, sursele de informaii pentru efectuarea controlului ncasrilor i plilor n numerar sunt limitate, din cauza reglementrilor legale imperative n domeniu.Aceste documente sunt: Documente specifice chitana dispoziia de plat ctre casierie dispoziia de ncasare ctre casierie foaie de vrsmnt cu chitan Documente de eviden tehnic-operativ a ncasrilor i a pltilor - Registru de cas n lei - Registru de cas n valut Acte de control procese verbale ale organelor de control Documente financiar-contabile centralizatoare de ncasri i pli Nota de contabilitate Fia de cont Jurnalul de ncasri i pli Sistemul conturilor contabile 5121 conturi la bnci n lei 5311 Casa n lei 5124 Conturi la bnci n devize 5314 Casa n devize Datorit faptului c s-a nceput controlul n data de 27 Mai 2007, Comisia de control a hotrt s verifice documentele din ziua precedent pentru a depista eventualele abateri i pentru a se asigura c se respect disciplina financiarea ce privete operiunile de ncasri i plti n numerar. n acest fel comisia putea s verifice o zi nchis n registrul de cas i s verofoce astfel toate operaiunile care se execut n casieria unitii Berceni. Deci comisia de control a nceput cu controlul documentar contabil, ca tehnic de control folosit, deoarece permite i ofer n acelai timp comisiei de control o serie de procedee i tehnici care s asigure scopul propus i anume acela de a depista eventualele abateri sau erori n casierie.

S-a trecut la folosirea ca tehnic de lucru la controlul invers cronologic prin faptul c au fost cerute documentele din ziua predent pentru verificare iar dac este cazul se continu n functie de scopul urmrit. Au fost verificate astfel sumele nscrise n registrul de cas i fiecare document justificativ n parte.Au fost verificate astfel toate chitanele din ziua precedent, dispoziiile de plat, i foile de vrsmnt ctre banc. Dup efectuarea primei faze de control s-a trecut la faza a doua i anume la controlul reciproc . A fost verificat depunerea la banc cu verificarea sumelor nscrise n registrul de cas cu sumele din extrasele de cont emise de banc care au fost luate din departamentul fianaciar-contabil al unittii. A fost folosit i tehnica calculului de control n sensul c au fost verificate documentele primare justificative. S-a folosit i tehnica analizei pentru a avea sigurana c nregistrrile din registrul de cas sunt corecte. De fapt au fost verificate rulajul debitor i cel creditor al contului Casa din departamentul financiar-contabil i ncasrile i plile din registrul de cas. Comisia de control a verificat prin sondaj i alte zile n urm pentru a vedea dac au fost omise documente la nregistrare sau dac exist documente trecute de dou ori n registru . Au fost verificate centralizatoarele penrtu a se vedea n ce zile au existat rulaje mai mari i deci care au fost zilele n care s-a operat cu documente mai multe. Au fost comparate valorile vnzrilor din centralizatoare i valorile trecute n registru de cas, s-a apelat la acest modalitate de conrtol pentru a se verifica dac aceste valori corespund sau nu. Au fost verificate deci documentele din zilele n cauz prin tehnica controlului reciproc,astfel dup ce au fost verificate datele din registru s-a trecut la verificarea acestora n departamentul financiar-contabil penrtu a se verifica dac sumele din registru de cas sunt corecte. Dup ce a fost ncheiat controlul documentar-contabil, comisia de control a cerut departamentului Resurse umane un raport care s conin salariile casierilor centrali de la magazinul Berceni pentru a se vedea dac este necesar reactualizarea garaniilor acestora. Cererea ctre departamentul Resurse umane, precum i rspunsul acestora se poate vedea n figura nr.23 i respectiv figura nr. 24.

S.C. FORTIS S.A. Data: 28 Mai 2007 Compartimentul Control Financiar de Gestiune
Nr. 428 /28 Mai 07

CTRE:

Departamentul Resurse Umane

n vederea actualizrii garaniilor pentru gestionari, v rugm s ne comunicai salariile urmtorilor salariai ai socitii S.C. FORTIS S.A.: Teodor Ctlina - casier central Berceni Petre Mariana - casier central Berceni

Ateptm rspunsul dumneavoastr ct mai rapid posibil. V multumim.

Compartiment Control Financiar de Gestiune ec. Ruxandra Morariu ( functia,numele, prenumele, semntura)

Fig. nr.23 Cerere departament Resurse umane

Figura nr. 23 - Cerere ctre serviciu Resurse Umane

10

S.C. FORTIS S.A. Serviciul Resurse Umane

Data: 29 Mai 2007

CTRE: Compartimentul Control Financiar de Gestiune

Referitor la cererea dumneavoastr nr. 428 din data de 28 Mai 2007, v comunic salariile persoanelor care au funcia de casier central la magazinul Berceni: Teodor Ctlina Petre Mariana 4 790 000 lei 4 590 000 lei

Serviciul Resurse Umane Neagu Marius ( funcia, numele, prenumele, semntura)

11

Figura nr. 24

Rspuns serviciu Resurse Umane

Ca urmare a modificrilor suferite n grila de salarizare, i n conformitate cu Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de gearanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autorittilor sau instituiilor publice, s-au ntocmit acte de garanie pentru salariaii care mnuiesc valori materiale. Garaniile au fost stabilite conform legii, n funcie de valoarea gestiunilor, ntre 2 i 3 salarii tarifare lunare ale casierilor centrali. Decizia se poate vedea n figura nr. 25.

S.C. FORTIS S.A. Compartiment Control Financiar de Gestiune Nr. 235 / 29 Mai 2007

Data: 29 Mai 2007

MODIFICAREA GARANIILOR MATERIALE PENTRU CASIERII CENTRALI NCEPND CU DATA DE 01.06.2005

Nr. crt. 1. 2.

Nume i Prenume Teodor Ctlina Petre Mariana

Salarii la data de 15.05.2005 4.790.000 4.590.000

Garanie stabilit 14.370.000 (3 salarii) 9.180.000 (2 salarii)

Garanie Diferen reinut de reinut pn la 01.06.2005 2.500.000 11.870.000 2.300.000 6.880.000

Compartiment Control Financiar de Gestiune ec. Ruxandra Morariu ( funcia,numele,prenumele,semntura)

12

Figura nr. 25 - Decizie de modificare a garaniilor

4. Controlul faptic la casieria Berceni Dup ce au fost controlate documentele de la casierie, comisia de control a trecut la ultima tehnic de control i anume la controlul faptic. Acest control s-a desfurat astfel: S-a notat soldul din registrul de cas ntocmit de casiera de la Berceni S-a trecut la numarea banilor existeni n casierie i s-a notat n procesul verbal Au fost numrate tichetele valorice i s-a calculat suma aferent acestora Au fost numrai banii din ncasri Au fost notate sumele din dispoziiile de plat care s-au intocmit n perioada de timp cuprins ntre ziua precedent i control Au fost numrai banii care reprezentau mruntul pentru casierele din magazin (acesta este rulat zilnic n cas) A fost notat suma care a fost trimis la casieria de la centru S-a calculat totalul astfel: s-au adunat intrrile din care s-au sczut ieirile iar soldul final este suma care trebuie s corespund cu soldul casei Rezultatele controlului la casieria Berceni n urma controlului comisia de control a ntocmit procesul verbal de constatare. Acesta este urmtorul: S.C. FORTIS S.A. Data: 28 Mai 2007

PROCES VERBAL DE CONSTATARE n conformitate cu nota intern din 25 Mai 2005, s-a efectuat la controlul la casieria magazinului Berceni. Pe ntreaga durat a controlului, Comisia de control a verificat urmtoare: Au fost verificate documentele justificative ale fiecrei operaiune trecut n registrul de cas Au fost verificate din punct de vedere matematic dac erau corecte aceste documente S-a trecut la verificarea sumei din depunerea la banc cu cea nscris n registrul de cas S-a efectuat controlul faptic supra numerarului din casierie n urma acestui control, Comisia a constatat c sumele erau corect nrgistrate n conformitate cu prevederile legii din ara noastr, nu s-a gsit minus sau plus de gestiune. n concluzie Comisia apreciaz c la magazinul Bercenilucrrile la casierie se desfoar conform cu prevederile legale n domeniu. Stnculescu Vasile preedinte Teodor Constantin membru Luca clina - membr semnturi
13