Autoritarea contractantă: ....

Aprobat
Emis de: ............................... Reprezentant Legal
Data: ...........
Aprobat de: -
Data: .................

Referat de necesitate
(model)
Persoana de contact în legatură cu informaţiile din acest Referat de necesitate

Nume şi Prenume: .....

Persoana de contact din compartimentul de
Funcţia: Administrator
specialitate beneficiar al achiziţiei din cadrul
Denumirea compartimentului: Administrativ
autorităţii contractante pentru acest Referat
Email: ..............
de necesitate
Telefon: .................

Informațiile incluse în Referatul de necesitate sunt destinate:

Planificării portofoliului de procese de achiziții publică pentru anul X
2017 și elaborării Strategiei Anuale de Achiziție Publică
Planificării unui proces de achiziție publică și elaborării Strategiei de X
contractare și a Documentației de atribuire

Forma documentului:

Inițială X
Revizuită
Numărul revizuirii

Elemente privind operațiunea de revizuire a Referatului de necesitate - modificare, adăugare, suprimare

sau altele asemenea - în perioada planificării portofoliului de procese de achiziție publică sau a
procesului de achiziție publică:

Nr Persoana Semnătura Data

Persoana
rev. Data care aprobă persoanei aprobării
Capitolul Motivul care
Tipul realizării revizuirea care revizuirii
revizuit revizuirii realizează
revizuirii revizuirii aprobă
revizuirea
revizuire

Referatul de necesitate

Are atașat: X
NU are alte documente atașate
Următoarele:

Caietul de sarcini, poate fi inclus ca atare în Documentaţia de X

care în opinia atribuire
compartimentului necesită completări, revizuiri, actualizări ș.a.
ce emite
Referatul de
necesitate
Documentul poate fi inclus ca atare în Documentația de
descriptiv, care în atribuire
opinia necesită completări, revizuiri, actualizări ș.a.
compartimentului
ce emite
Referatul de
necesitate
Definirea caracteristicilor solicitate privind lucrările, serviciile sau
produsele, care fac obiectul achiziţiei 1 și care trebuie incluse în
Caietul de sarcini/Documentaţia descriptivă pentru realizarea
achiziţiei

Descrierea produselor/serviciilor/lucrărilor care urmează să fie achiziționate

Introduceţi achiziția care face obiectul Servicii de curatenie

acestui Referat de necesitate

Realizarea unui interes sau Asigurarea

public funcţionării autorităţii
contractante, în
Precizaţi destinaţia achiziţiei prin care
vederea îndeplinirii
urmează a fi satisfacută necesitatea
misiunii/obiectivelor
pentru care aceasta a
fost înfiinţată
X

A. Fundamentarea necesităţii

a. De ce urmează să se achiziționeze serviciul descris ca necesitate?

Serviciile de curatenie sunt necesare pentru desfasurarea in conditii optime a activitatii din cadrul
institutiei.................
b. Toate celelalte posibilităţi de a satisface nevoia au fost evaluate şi analizate?
In urma analizei celorlalte posibilitati de a satisface necesitatea si anume de angajarea personalului
responsabil cu curatenia si de a achizitiona produselor de curatenie ar duce la costuri ridicate pe
termen lung.
1
Art. 156 din Legea 98/2016
c. Ce factor interesat (persoană) susţine că este nevoie de acest produs/serviciu/lucrare?
Persoana care sustine ca este nevoie de serviciile de curatenie este domnul ....................
d. Care este motivația faptului pentru care se consideră că această nevoie este o necesitate?
Serviciile de curatenie reprezinta o necesitate deoarece in cadrul institutiei publice nu exista o
persoana/persoane desemnate sa presteze servicii de curatenie. De asemenea, prin asigurarea
serviciilor de curatenie este asigurat un mediu de lucru curat si se minimalizarea riscului de imbolnavire
a personalului angajat in cadrul institutiei.......

B. Contribuţia satisfacerii necesităţii la îndeplinirea obiectivelor autorităţii contractante sau la

funcţionarea acesteia
Utilizaţi structura prezentată în continuare pentru organizarea informaţiilor:]
Necesitatea identificată Serviciile de curatenie reprezinta o necesitate deoarece in cadrul
institutiei publice nu exista o persoana/persoane desemnate sa
presteze servicii de curatenie.

Obiectivul/obiectivele 1. Eficiența în desfășurarea activităților prin reducerea riscului de

autorităţii contractante la care imbolnavire angajatilor.
contribuie satisfacerea
necesităţii şi cum se realizează
Obiectivul/obiectivele Nu este cazul
proiectului la îndeplinirea
căruia/cărora contribuie
satisfacerea necesităţii şi
legătura cu activitatea
autorităţii contractante

Obiectivul/obiectivele din Nu este cazul

strategia
locală/regională/naţională la a
cărei realizare contribuie
satisfacerea necesităţii şi cum
Beneficii care urmează a fi 1. Eficiența în desfășurarea activităților prin reducerea riscului de
obţinute după satisfacerea imbolnavire angajatilor.
necesităţii sau problemele care
vor fi rezolvate după
satisfacerea necesităţii ca
urmare a atingerii obiectivelor
propuse

C. Justificarea alegerii modalităţii de satisfacerea necesităţii

Serviciile de curatenie reprezinta o necesitate deoarece in cadrul institutiei publice nu exista o

persoana/persoane desemnate sa presteze servicii de curatenie. De asemenea, prin asigurarea
serviciilor de curatenie este asigurat un mediu de lucru curat si se minimalizarea riscului de imbolnavire
a personalului angajat in cadrul institutiei.......

D. Necesitatea în contextul legislaţiei în achiziţii publice

 1. Pentru necesitatea identificată sub forma serviciilor, unde opţiunea pentru satisfacerea
acestora este achiziţia de servicii:
Descrierea obiectului Servicii de curatenie
contractului şi precizarea
rezultatelor serviciilor la
sfârşitul contractului
Cod CPV pentru descrierea 90910000-9 Servicii de curatenie
obiectului contractului
Cantitatea şi unitatea de 1 post permanent – 8/24 ore
măsură corespunzătoare

E. Valoarea estimată a produselor/serviciilor/lucrărilor care urmează să fie achiziţionate

1. Pentru servicii - valoarea estimată a contractului care urmează să fie atribuit:

Valoarea estimată a serviciilor care urmează să fie

achiziţionate de pe piaţă şi care constituie, ca atare,
obiectul contractului de achiziţie de servicii
Documentele suport/informaţiile care au fost
consultate/utilizate la stabilirea valorii estimate
248.000 lei
In urma activitatii de testare a pietei
autoritatea a primit oferte pentru
estimarea valorii achizitiei – respectiv
tarif/ora. Calculul valorii estimate s-a
realizat astfel: Model de calcul (248
zile*1 posturi* 1000 lei (5 lei* 200 mp)
= 248.000 lei

F. Calendarul procesului de achiziţie publică în vederea satisfacerii necesităţii

Perioada estimată pentru: Februarie 2017 Martie 2018 Martie 2018 Martie 2018

Semnarea
contractului/semnarea
acordului-cadru
Finalizarea implementării
contractului (recepţie la
 terminarea lucrărilor/punerea în
funcţiune/finalizarea prestării
serviciilor sau finalizarea livrării
produselor)
Realizarea evaluării îndeplinirii
obligaţiilor contractuale de către
contractor
Realizarea evaluării modului în
care se vor materializa
beneficiile planificate, la
finalizarea
contractului/acordului-cadru

Următoarele elemente au fost avute în vedere la stabilirea perioadei necesare pentru fiecare dintre
aceste etape:
Perioada estimată pentru: Justificarea pentru termenele stabilite
Avand in vedere faptul ca perioada de prestare a serviciilor de
Semnarea
curatenie contractate in anul 2016 este pana in luna martie 2017,
contractului/semnarea
s-a considerat necesara semnarea contractului cel tarziu in luna
acordului-cadru
februarie, pentru a asigura continuitatea serviciilor de curatenie.
Semnarea primului contract
subsecvent - nu este cazul
Finalizarea implementării
contractului (recepţie la
Implementarea contractului va fi finalizata la expirarea termenului
terminarea lucrărilor/punerea
de prestare – martie 2018. Termenul de prestare poate fi prelungit
în funcţiune/finalizarea
cu 4 luni, conform Legii.
prestării serviciilor sau
finalizarea livrării produselor)

G. Perspectiva pe termen scurt: fondurile alocate pentru satisfacerea necesităţii şi poziţia bugetară a
acestora

Fondurile alocate pentru 248.000 lei

satisfacerea necesităţii
Sursa de finantare și, după caz,
poziţia în buget/propunerea de Bugetul propriu
buget

H. Perspectiva pe termen lung: accesul la toate şi fiecare dintre resursele complementare - inclusiv
resurse financiare - pentru utilizarea sau exploatarea rezultatului contractului, ca urmare a
satisfacerii necesităţii
- Nu este cazul
I. Descrierea caracteristicilor solicitate pentru produse/lucrări/servicii (conform art. 156, alin.(1) din
Legea 98/2016)

1. Modalitatea utilizată pentru descrierea caracteristicilor

Caracteristicile care descriu serviciile care urmează să fie achiziţionate, sunt stabilite în cadrul Caietului
de sarcini prin modalitatea selectată dintre opţiunile disponibile în continuare și pe baza justificării
asociate:
Modalitatea utilizată pentru descrierea
Decizie
caracteristicilor solicitate
Opţiunea
Opţiuni conform art. 156, alin. (1) din
selectată Justificarea opţiunii selectate
Legea 98/2016
prin raportare la cerinţe de X Avand in vedere specificul serviciilor
performanţă/funcţionale care urmeaza a fi achizitionate, caietul
prin trimitere la specificaţii tehnice însoţită de sarcini a fost realizat prin raportare
de menţiunea "sau echivalent" la cerinte de performanta a operatorilor
prin raportare la cerinţe de economici si a personalului acestuia.
performanţă/funcţionale şi prin trimitere la
specificaţii
prin trimitere la specificaţiile pentru unele
caracteristici şi prin raportare la cerinţe de
performanţă/funcţionale pentru alte
caracteristici

Caietul de sarcini include trimiteri la următoarele categorii de Opţiunea selectată

standarde (ordinea de prioritate a standardelor astfel cum este [Marcaţi cu x]
stabilită la art. 156 alin.(1), lit b) din Legea 98/2016):
SR EN ISO Nu este cazul

Evaluări tehnice europene [acolo unde este aplicabil] Nu este cazul

Specificaţii tehnice comune [acolo unde este aplicabil] Nu este cazul

Standarde internaţionale Nu este cazul

Sisteme de referinţă tehnice instituite de organisme de standardizare Nu este cazul

europene [acolo unde este aplicabil]
Alte norme la nivel naţional care reglementează aspecte tehnice Nu este cazul
/specificaţii tehnice naţionale

2. Aspecte legate de ciclul de viaţă al produselor/serviciilor/lucrărilor ale căror caracteristici sunt

descrise în Caietul de sarcini
Caracteristicile, care descriu serviciile de curatenie incluse în Caietul de sarcini nu fac referire la etape
ale ciclului de viaţă, după cum urmează:
 Caietul de sarcini vizează, conform Opţiunea
Justificarea opţiunii selectate în contextul
prevederilor art. 155, alin (2) din selectată
achiziţiei
Legea 98/2016
Proces/metodă specifică de
execuţie a lucrărilor/de fabricaţie a
produselor/de prestare a serviciilor
[Selectaţi corespunzător]
Un proces specific pentru un alt
stadiu al ciclului de viaţă

3. Caracteristici incluse în Caietul de sarcini care ar putea avea ca efect favorizarea sau
eliminarea unor operatori economici sau a anumitor produse

Caietul de sarcini nu include următoarele precizări:

Precizarea
Caracteristicile din Caietul de Justificarea precizării selectate în contextul
selectată
sarcini: achiziţiei

Precizează un anumit producător

Precizează o anumită origine
Precizează un anumit procedeu
Se referă la o marcă specifică
Se referă la un brevet specific
Se referă la un tip specific
Se referă la o origine specifică
Se referă la o producţie specifică
Vizează un proces specific pentru
un alt stadiu al ciclului de viaţă

4. Transferul drepturilor de proprietate intelectuală

a. Prin Caietul de sarcini se solicită transferul drepturilor de proprietate intelectuală, întrucât
b. Prin Caietul de sarcini nu se solicită transferul drepturilor de proprietate intelectuală, întrucât
obiectul contractului nu presupune transferul de drepturi de proprietati intelectuale.

5. Includerea conceptului de proiectare pentru toate categoriile de utilizatori

Conceptul de proiectare pentru toate categoriile de utilizatori a fost luat în calcul la momentul elaborării
Caietului de sarcini, după cum urmează:
Conceptul de proiectare pentru toate categoriile de utilizatori NU a fost luat în calcul la momentul
elaborării Caietului de sarcini, întrucât obiectul achizitiei nu presupune prestarea de servicii de
proiectare.
 6. Reglementări obligatorii în domenii precum cel al mediului, cel social şi cel al relaţiilor de muncă
care trebuie respectate pe parcursul executării contractului de achiziţie publică
Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa respecte legislatia in vigoare privind Ordin nr. 119/2014
pentru aprobarea Normelor de igiena si sanatate publica privind mediul de viata al populatiei.

7. Instituţiile competente de la care se pot obţine informaţii detaliate privind reglementările în

domeniul mediului, social şi al relaţiilor de muncă care trebuie respectate pe parcursul executării
contractului de achiziţie publică

Inspectoratul General al Politiei – Directia Politiei de Ordine Publica

Inspectoratul Teritorial de Munca

J. Factori cheie pentru succesul procesului de achiziţie publică şi satisfacerea necesităţii

Factori cheie care influențează succesul
Modalitatea de măsurare a succesului
Rezultatul contractului de achiziţii să fie recepționat
lunar, începând cu data de 30 martie 2017
1. durata de timp planificată cuprinsă între
momentul considerat de către compartimentul
de specialitate beneficiar al achiziției ca relevant
pentru satisfacerea necesității și momentul
lansării procedurii de atribuire versus durata de
timp reală cuprinsă între momentul lansării
procedurii de achiziție și momentul în care
rezultatul contractului este
recepționat/funcțional (PLANIFICAT versus
REALIZAT).
Planificat pentru lansarea procedurii– 20
Ianuarie 2017

Indicator de performanţă cantitativ/calitativ deviaţie - planificat versus realizat (maximum 15 zile)

utilizat pentru măsurarea succesului

K. Factori interesaţi relevanţi pentru succesul rezultatului procesului de achiziţie publică

Sursa Factori interesați Interese

Referat de necesitate Beneficiar final al rezultatului Succesul rezultatului procesului de

procesului de achiziție achiziție
Regulamentul de Departamentul juridic, Control Trebuie să fie informați, să avizeze,
organizare și financiar preventiv, Administrativ să aprobe documentele procedurii
funcționare pe perioada derulării procedurii
Obiectul contractului Companii care prestează servicii Participarea la procedura de
– servicii de pază de protecție și pază, Poliția achiziție, obținerea de autorizatii.
Română,
L. Competenţe necesare şi disponibile pentru finalizarea cu succes a procesului de achiziţie
publică

Competenţe care
trebuie atrase -
Forma de acces
din alte
Etapa din procesul de Compentenţe Competenţe la
compartimente
achiziţie publică necesare disponibile competenţele
ale AC sau din
disponibile
exteriorul
acesteia
Participarea la Competente Competente Prin dispozitie Capacitatea de
elaborarea (Caietului de digitale, digitale, emisa de descriere in
sarcini)/Documentației capacitate de capacitate de reprezentantul detaliu a
Descriptive, cum ar fi, descriere a descriere legal serviciilor
dar fără a se limita la, serviciilor sumara a necesare,
transmiterea de necesare, serviciilor, corelarea
specificații tehnice cunoasterea cunoastere cerintelor cu
legislatiei in sumara a legislatia din
domeniul legislatiei in domeniul
contractului. domeniul contractului. –
contractului. Expert extern.
Participarea la evaluarea Capacitatea de Capacitate de Prin dispozitie Capacitatea de
ofertelor, după caz intelegere in intelegere emisa de intelegere in
detaliu a limitata a reprezentantul detaliu a
mecanismelor mecanismelor legal mecanismelor
care stau la care stau la care stau la baza
baza serviciilor baza serviciilor serviciilor
necesare. necesare. necesare. –
Competente in Competente in expert extern
matematica, matematica, cooptat in
interpersonale interpersonale comisia de
si sociale. si sociale. evaluare a
ofertelor.
Managementul Competenţe Competenţe Prin dispozitie Nu este cazxul
contractului interpersonale, interpersonale, emisa de
interculturale, interculturale, reprezentantul
sociale, şi civice; sociale, şi civice; legal
Competenţe Competenţe
antreprenoriale; antreprenoriale;
Organizarea procedurii Competente in Competente Prin dispozitie Competente in
de achizitie domeniul limitate in emisa de domeniul
achizitiilor domeniul reprezentantul achizitiilor
publice; achizitiilor legal publice;
Capacitatea de publice; Capacitatea de
 intelegere in Capacitatea de intelegere in
detaliu a intelegere detaliu a
mecanismelor sumara a mecanismelor
proceselor de mecanismelor proceselor de
achizitie. proceselor de achizitie. –
achizitie. consultant in
achizitii publice

M. Anexe:
La Referatul de necesitate se anexează:
1. Caiet de sarcini
2. Propuneri de condiţii contractuale relevante corelate cu continutul Caietului de
sarcini/Documentația descriptivă – în special prin legătura cu factorii cheie pentru satisfacerea
necesității
3. Propuneri pentru forma criteriului de atribuire și/sau a factorilor de evaluare incluși, respectiv a
elementelor ciclului de viață relevante în raport cu achiziția propusă
4. Informații cu privire la prețul unitar/total actualizat al respectivelor necesități obținute în urma
unei cercetări a pieței sau pe bază istorică
5. Lista de verificare pentru justificarea oportunităţii demarării procesului de achiziţie publică în baza
acestui Referat de necesitate

Lista de verificare pentru justificarea oportunităţii demarării procesului de achiziţie publică în baza
acestui Referat de necesitate.

# Element DA/NU
1. Este evidenţiată legătura dintre necesitate şi obiectivele autorităţii contractante DA
2. Este evidenţiată legătura dintre necesitate şi strategia locală/naţională, după cum NU
este aplicabil
3. Caietul de sarcini este ataşat în forma completă DA
4. Factorii cheie de succes pentru satisfacerea necesităţii şi modalitatea de măsurare DA
a acestora
5. Factorii interesaţi relevanţi sunt identificaţi DA
6. Necesitatea a fost stabilită cu analiza opţiunilor de satisfacere a nevoii DA
7. Necesitatea inclusă în acest Referat de necesitate nu poate fi satisfacută prin DA
contractele de achiziţie publică existente sau acordurile cadru în derulare, după
caz
8. Fondurile necesare pentru realizarea achiziţiei şi satisfacerea necesităţii sunt DA
identificate în Referatul de necesitate
9. Fondurile necesare pentru utilizarea sau exploatarea rezultatului contractului, ca DA
urmare a satisfacerii necesităţii sunt conştientizate şi este posibil accesul la acestea
 Anexa nr 2 la referatul de necesitate nr…

Nr. Denumire Cod CPV U/M Cantitate Pret unitar Pret total Caracteristici/nivele
Crt produs fara TVA fara TVA minime de calitate*
1.
2.
… …………….. ………….. …. …….. …… ……… ………………..

* Caracteristicile precizate in tabelul de mai sus se vor citi cu mentiunea „sau echivalent”

Avizat
Compartiment Juridic

Avizat
Compartiment Financiar Contabil

Verificat
Coordonat Departament

Intocmit