Pregătirea și planificarea achiziției publice

Etapele procesului de achiziție publică

Autoritatea contractantă are obligația de a se documenta și de

a parcurge pentru fiecare proces de achiziție publică trei etape
distincte:
1. etapa de planificare/pregătire, inclusiv consultarea pieței;
2. etapa de organizare a procedurii și atribuirea
contractului/acordului-cadru;
3. etapa postatribuire contract/acord-cadru, respectiv
executarea și monitorizarea implementării
contractului/acordului-cadru.

06/01/2023 1
 Etapele procesului de achiziție publică

Art. 9 / HG 395
Etapa de planificare/pregătire a unui proces de achiziție
publică se inițiază prin identificarea necesităților și elaborarea
referatelor de necesitate și se încheie cu aprobarea de către
conducătorul autorității contractante/unității de achiziții
centralizate a documentației de atribuire, inclusiv a documentelor
suport, precum și a strategiei de contractare pentru procedura
respectivă.

06/01/2023 2
 Etapele procesului de achiziție publică

Art. 9 / HG 395
Strategia de contractare este un document al fiecărei
achiziții cu o valoare estimată egală sau mai mare decât
pragurile valorice stabilite la art. 7 alin. (5) din Lege, inițiată
de autoritatea contractantă și este obiect de evaluare a
ANAP, în condițiile stabilite la art. 23, odată cu documentația
de atribuire, referitor la aspectele prevăzute la alin. (3) lit. b)
și f).

06/01/2023 3
 Stabilirea necesității autorității contractante

Referatul de necesitate reprezintă un document intern emis de

fiecare compartiment din cadrul autorității contractante în ultimul
trimestru al anului în curs pentru anul viitor, care cuprinde
necesitățile de produse, servicii și lucrări identificate, precum și
prețul unitar/total al necesităților.
Prin excepție de la cele precizate anterior, în cazul în care
necesitatea nu este previzibilă sau nu poate fi identificată în ultimul
trimestru al anului în curs pentru anul următor, referatele de
necesitate pot fi elaborate la momentul identificării necesității.

06/01/2023 4
 Stabilirea necesității autorității contractante

Ori de câte ori este necesar, referatul de necesitate poate fi

modificat, cu următoarele condiții:
a) modificarea să se realizeze înainte de inițierea procedurii de
atribuire, cu luarea în considerare, dacă este cazul, a timpului
necesar modificării programului anual al achizițiilor publice și
aprobării acestuia;
b) compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice
să fie notificat în timp util cu privire la modificarea respectivă, astfel
încât să poată întreprinde toate diligențele necesare realizării
achiziției.

06/01/2023 5
 Stabilirea necesității autorității contractante

Referatul de necesitate se completează, de regulă:

- fie separat pe fiecare produs/serviciu/lucrare în parte;
- fie pe produse/servicii/lucrări similare;
- fie pe produse și/sau servicii și/sau lucrări care pot face obiectul
aceluiași contract;
- fie pe totalitatea produselor/ serviciilor/ lucrărilor necesare
desfășurării unei activități.

06/01/2023 6
 Completarea formularului Referat de necesitate
1. Denumirea produsului/serviciului/lucrării care se dorește a fi
achiziționat(ă)
Se completează cu denumirea produsului/serviciului/lucrării care se
dorește a fi achiziționat(ă). Dacă se vor achiziționa produse/servicii
similare în cadrul aceluiași contract sau produse/servicii din aceeași
gamă/grupă sau a căror achiziționare este necesar a se realiza în
comun fiind necesare îndeplinirii aceluiași scop, referatul de necesitate
va cuprinde detaliat fiecare produs/serviciu în parte.
Ex:
- un singur produs/serviciu: hârtie descris, servicii de tipărire, servicii de cazare;
- mai multe produse/servicii din aceeași gamă: papetărie (dosar, biblioraft, etc);
- produse și/sau servicii care fac obiectul aceluiași contract: imprimante + servicii de
instalare, computere + servicii de instruire, servicii de cazare și servicii de masă
etc.
06/01/2023 7
 Completarea formularului Referat de necesitate

2.Cantitatea
Cantitatea poate fi exprimată:
- fie ca interval (minim – maxim), atunci când nu se cunoaște cu
exactitate cantitatea necesară pentru întregul an/perioadă de raportare
Ex. 60 -150
- fie ferm, atunci când este cunoscută cantitatea exactă necesară
desfășurării activității respective.
Ex. 45

06/01/2023 8
 Completarea formularului Referat de necesitate

3. Unitatea de măsură
Unitatea de măsură se stabilește în funcție de obiectul achiziției și
necesitatea persoanei care solicită realizarea achiziției respective.
Ex.
- Hârtia poate avea ca unitate de măsură: fila, top, cutie etc
- Detergentul lichid poate avea ca unitate de măsură: litrul, bidon de
2 litri etc
- Cazarea poate avea ca unitate de măsură: noapte/persoană,
sejur/persoană, noapte/persoană, inclusiv mic dejun, demipensiune
etc.

06/01/2023 9
 Completarea formularului Referat de necesitate

4. Valoarea estimată
Valoarea estimată se completează atât pe unitate de măsură, cât și
per total. Prețurile estimate vor avea la bază fie prețuri istorice,
actualizate, fie noi prețuri identificate.

5. Data la care devine necesar obiectul achiziției

Completarea acestei date este esențială întrucât pe baza acesteia
vor fi calculate toate termenele necesare organizării și desfășurării
procedurii de achiziție.

06/01/2023 10
 Completarea formularului Referat de necesitate

6. Justificarea achiziției

Se va justifica achiziția arătându-se necesitatea autorității

contractante/entității achizitoare, precum și efectele ce se doresc a fi
obținute. Justificarea este elaborată de persoana responsabilă cu
activitatea pentru care este necesară realizarea achiziției respective.

06/01/2023 11
 Completarea formularului Referat de necesitate

7. Specificațiile tehnice ce se doresc a fi introduse în caietul de

sarcini
Specificațiile tehnice sunt absolut necesare elaborării caietului de
sarcini. Acestea reprezintă cerinţe, prescripţii, caracteristici de natură
tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu să fie descris, în mod
obiectiv, în aşa manieră încât să corespundă necesităţii autorităţii
contractante/entității achizitoare. Se elaborează de persoana
responsabilă cu activitatea pentru care este necesară realizarea
achiziției respective întrucât aceasta cunoaște parametrii calitativi la
care trebuie să se ridice achiziția.

06/01/2023 12
 Completarea formularului Referat de necesitate

Specificațiile tehnice nu trebuie să conducă la:

- apariția unor bariere nejustificate pentru competiție;
- orientarea achiziției către anumiți operatori economici;
- achiziționarea de produse/servicii/lucrări necorelate cu necesitatea
obiectivă a autorității contractante/entității achizitoare.
8. Justificarea specificațiilor tehnice
Introducerea specificațiilor tehnice va fi justificată, avându-se în
vedere principiul proporționalității, precum și economia, eficiența și
eficacitatea.

06/01/2023 13
 Completarea formularului Referat de necesitate

Conceptului de performanță i se asociază trei noțiuni:

- economicitatea (procurarea resurselor necesare la cel mai mic
cost)
- eficienta (a maximiza rezultatele obținute, pornind de la o cantitate
data de resurse, fie a minimiza cantitatea de resurse pentru un
rezultat prestabilit)
- eficacitate (rezultatele obținute sa atingă rezultatele prevăzute).

06/01/2023 14
 Completarea formularului Referat de necesitate

9. Semnarea și datarea referatului de necesitate

În conformitate cu principiul asumării răspunderii, orice document
elaborat va fi semnat de către elaborator.
În cazul în care procedurile interne solicită acest lucru, documentele
respective vor fi aprobate de către persoanele împuternicite în acest
sens.

06/01/2023 15