Manual eProcurement

Modul: Licitatii
Rol: Furnizor

Uz intern - MAIB
Versiune 1.2. din 12.06.2021
 Manual - eProcurement

We are pleased to deliver software for you!

Contents

1.1. Accesul în interfață:................................................................................................................................3

1.2. Licitații.....................................................................................................................................................4

Uz Extern V.1.2 Page 2 of 12

 Manual - eProcurement

We are pleased to deliver software for you!

Definitii:

Organizator Compania care organieaza procesul de licitatie „MAIB”

Specialist Achizitii Reprezentat al Organizatorului responsabil de organizarea procesului de
Licitatie.
Participant Compania invitata sa participe la procesul de licitatie pe baza regulilor
stabilite de Organizator
Licitatie Modalitatea electronica de a trasmite cereri de oferta care au la baza regului
punctuale stabilite de Organizator in functie de caz.
Runda Proces din cadrul Licitatiei numerotat de la 1 la N.

Uz Extern V.1.2 Page 3 of 12

 Manual - eProcurement

We are pleased to deliver software for you!

I. Accesul în interfață

ü Link Acces: se comunica intern de MAIB

ü E-mail: Se completează adresa de e-mail;
ü Parola: Se completează parola utilizată la autentificarea de la PC;
ü Captcha: Se completează codul afisat in chenarul din dreapta casutei ex: ( );

Nota: Codul Captcha este un cod de siguranta generat de aplicatie. La fiecare accesare a sistemului se va afisa
un cod diferit fata de cel precedent. Daca un cod Captcha nu este clar pentru a fi completat, pentru generarea
unui alt cod Captcha se apasa ( ).

Figure - Pagina Login

Dupa completarea E-mail, Parola si Cod Captcha se apasa butonul Login ( ).

Note:

 La autentificarea de pe un dispozitiv nou (PC/Laptop/Browser diferit) utilizatorul trebuie sa aprobe acel

dispozitiv accesand link-ul primit pe email (valabil 10 minute) si ulterior necesita introducerea codului PIN
specific fiecarui utilizator. Sistemul va informa utilizatorul si va trasmite email cu link-ul de autorizare.
 Pentru utilizatori care nu sunt preluati din AD, pentru recuperarea parolei trebuie accesat butonul „Am uitat
parola”. Se va introduce adresa de email pentru care se doreste resetarea parolei si ulterior va fi trimis un link
de resetare parola valabil 10 minute.

Pentru deconectarea din aplicatie se accesează: Contul meu ( ) > LogOut ( ).

Uz Extern V.1.2 Page 4 of 12

 Manual - eProcurement

We are pleased to deliver software for you!

II. Informatii generale

Toate campurile obligatorii, sunt marcate in pagini cu semnul ( ).

Atunci cand o actiune este finalizata cu succes este afisat mesaj cu verde.

Atunci cand intervine o eroare este afisat mesaj cu rosu.

III. Module

III.1. Licitații

Acest modul este destinat vizualizarii licitațiilor la care sunteti invitati.

III.1.1. Listare Licitatii

Pentru vizualizarea unei licitatii trebuie accesat butonul ( ) Vizualizare din coloana de Optiuni din Listare Licitatii:

Figure – Listare Licitatii

Se va deschide o pagina dupa forma de mai jos. Licitatiile sunt organizate in mai multe Tab-uri:

Figure - Tab-uri

Nr
1 Date generale
2 Runde
3 Chestionare
4 Intrebari/Raspunsuri
Tab Detalii
In acest tab se regasesc datele generale ale licitatiei
In acest tab se regasesc rundele licitatiei
In acest tab se regasesc chestionarele rundei
In acest tab se regasesc intrebarile licitatiei

Butoane disponibile in meniul de taburi:

Buton Detalii
Respingere Buton utilizat de participant pentru a Respinge participarea la licitatie.
Nota: Acest buton este afisat dupa ce trece „Data Acces”.
Important: Respingerea licitatiei este o actiune ireversibila si conduce la eliminarea Participantului din
competitie.
Acceptare Buton utilizat de participant pentru a Accepta participarea la licitatie.
Nota: Acest buton este afisat dupa ce trece „Data Acces”.
Important: Numai dupa acceptarea Licitatiei, participantul poate completa chestionarele respectiv poate
oferta preturile.
Trimitere Buton utilizat de participant pentru a trimite raspunsurile la chestionarele de tip RFI, RFP, RFQ (completate

Uz Extern V.1.2 Page 5 of 12

 Manual - eProcurement

We are pleased to deliver software for you!

in Tab-ul 3)
Important: Daca termenul rundei mentionat in „Data Finalizare” de la nivel de runda este depasit, Oferta
nu mai poate fi transmisa.

In continuare vor fi detaliate functionalitatile celor 4 tab-uri disponibile:

Tab 1 – Date Generale

Paticipantul nu are dreptul de a modifica in acest tab. Aceste informatii sunt afisate pentru a fi luate la cunostiinta:

Figure – Tab 1. Date Generale

Camp Detalii
Denumire Indica denumirea generica a licitatiei data de MAIB
Tip Camp ce indica:
 Vanzare – atunci cand licitatia este de vanzare
 Cumparare – atunci cand licitatia este de cumparare
Moneda Camp ce indica moneda in catre trebuie factura ofertarea
Nota: Acest camp este stabilit in functie de decizia „MAIB”
Companie Camp ce indica compania organizatoare a licitatiei „MAIB”
Detalii Camp ce indica detaliile licitatiei

Uz Extern V.1.2 Page 6 of 12

 Manual - eProcurement

We are pleased to deliver software for you!

Tab 2 – Runde

Paticipantul nu are dreptul de a modifica in acest tab. Aceste informatii sunt afisate pentru a fi luate la cunostiinta:

Figure – Tab 2. Listare runde

In Listare Runde sunt disponibile informatiile legate de tipul rundei, calendarul de participare si anumite setari ce tin de
regulile de ofertare.

In coloana „Optiuni”, participantul va avea acces la urmatoarele butoane:

Vizualizare - Se utilizeaza pentru vizualizarea detaliilor rundei

Important: Intotdeauna este necesar ca participantii sa consulte detaliile ultimei runde din cadrul licitatiei
pentru a lua act de acestea.
Prelungiri - Acest buton se afiseaza atunci cand exista extinderi ale Date Finalizarii.

Mai jos sunt descrise toate campurile disponibile la nivel de Runda:

Camp Detalii
Tip RFI Acest tip de Runda este utilizat de Organizator strict pentru informare.
Nota: Participantii incarca documentele si preturile pe baza structurii create de
Organizator.
RFP / RFQ Acest tip de Runda este utilizat de Oranizator pentru un proiect ferm.
Nota: Participantii incarca documentele (comerciale, tehnice, preturile, etc.) pe
baza structurii create de Organizator.
eAuction Acest tip de Runda este utilizat de Oranizator pentru un proiect ferm. Nota:
Participantii trebuie sa liciteze strict preturile (in timp real) avand posibilitatea
de a imbunatati oferta progresiv.
Negociere Camp select:
 Initiala – indica faptul ca este runda initiala
 Intermediara – indica faptul ca este runda intermediara
 Finala – se selecteaza pentru ultima runda.
Termina mai devreme Camp select:
 Da – atunci cand toti participantii transmit oferta, se modifica automat „Data finalizare” si
va fi egala cu data depunerii ultimei oferte, astfel ofertele pot fi vizualizate de Specialist
Achizitii inainte de termenul stabilit.
 Nu – atunci cand toti participantii transmit oferta, nu se devanseaza „Data finalizare”, fiind
necesara asteptarea pana la expirarea „Data finalizare”
Nota: Camp aplicabil doar in cazul rundelor de tip „RFI”, „RFP” sau „RFQ”.
Egalitate Camp select:
 Da – se va permite egalitate in cadrul depunerii preturilor din licitatie.
 Nu – nu se va permite egalitate in cadrul depunerii preturilor din licitatie, participantul fiind
obligat sa imbunatateasca oferta pentru a licita.
Nota: Camp disponibil si aplicabil doar in cazul rundelor de tip „eAuction”
Blind Camp select:

Uz Extern V.1.2 Page 7 of 12

 Manual - eProcurement

We are pleased to deliver software for you!

 Da – nu se vor afisa participantilor anumite informatii legate de runda de Auction

 Nu – se vor afisa participantilor toate datele la care trebuie sa aiba acces.
Nota: Camp disponibil si aplicabil doar in cazul rundelor de tip „eAuction”
Clasament Camp select:
 TCO – Clasamentul se calculeaza global pe baza tuturor produselor incluse in licitatie.
 Best – Clasamentul se calculeaza individual pe baza fiecarui produs din liciatie.
Nota: Camp disponibil si aplicabil doar in cazul rundelor de tip „eAuction”
Prelungire Camp tip numar, unde se completeaza minutele de la finalul rundei cand licitaia se va prelungi
automat ca urmare a depunerii unei noi oferte de catre participanti.
Nota: Camp disponibil si aplicabil doar in cazul rundelor de tip „eAuction”
Perioada Camp tip numar, unde se completeaza minute de prelungire aferente campului de mai sus.
Nota: Camp disponibil si aplicabil doar in cazul rundelor de tip „eAuction”
Numar prelungiri Camp tip numar, unde se completeaza numarul maxim de prelungiri posibile pentru o runda.
Nota: Camp disponibil si aplicabil doar in cazul rundelor de tip „eAuction”
Data si ora notificare Camp cu data si ora de notificare a participantilor la runda
Nota: Este momentul in care sistemul trimite automat invitatia catre participanti. Din acest moment
participantii pot vedea licitatia fara a putea confirma participarea sau adresa intrebari organizatorului.
Data si ora acces Camp cu data si ora de acces a participantilor.
Nota: Este momentul din care sistemul va permite participantilor sa „Aprobe” / „Respinga”
participarea si sa adreseze intrebari.
Data si ora incepere Camp cu data si ora de incepere a runda.
Nota: Este momentul din care sistemul va permite participantilor sa depuna ofertele.
Data si ora finalizare Camp cu data si ora de finalizare a rundei.
Nota: Reprezinta termenul maxim de depunere al ofertelor de catre paticipanti.
Data si ora alerta Camp cu data si ora de alerta a participantilor la runda
Nota: In cazul in care este completat participantii vor primi un email de reminder la data programata.

Tab 4 – Chestionare

In acest tab se regasesc chestionarele rundei in curs. Chestionarele sunt impartite in doua categorii:

A) RFI, RFP, RFQ – Ofertarea se face prin depunerea de documente (comerciale / tehnice), raspunderea la
chestionare intocmite de MAIB.
B) eAuction – Ofertarea se face prin depunerea strict de oferte comerciale de catre Participant (fiind efectuata in
timp real), intr-o anumita perioada de timp.

Uz Extern V.1.2 Page 8 of 12

 Manual - eProcurement

We are pleased to deliver software for you!

A) Chestionare (RFI, RFP, RFQ)

In cadrul rundelor de tip RFI, RFP, RFQ raspunsul la chestionare se va face strict din aceasta pagina.

Chestionarele vor fi afisate dupa modelul de mai jos:

Figure – Tab 3. Listare Chestionare Rfx

Camp Detalii
Linie Indica numarul liniei din chestionar
Chestionar Rfx Indica denumirea liniei din chestionar
Detalii Indica detalii legate de linia din chestionar
Important: avand in vedere fapul ca in acest camp pot fi completate un numar mai mare de
caractere, este necesar a se deschide detaliile chestionarului prin apasarea butonului de vizualizare.
Status Indica statusul liniei din chestionar:
 Fara raspuns – indica faptul ca Participantul nu a exprimat raspunsul la chestionar
 Raspuns – indica faptul ca Participantul a exprimat raspuns la chestionar
Important: Toate chestionarele necesita sa fie pe status „Raspuns” pentru a putea trimite Oferta.
Statusul se modifica automat de sistem in „Raspuns”, odata cu oferirea raspunsului.
Optiuni Vizualizare - Deschide detaliile chestionarului (pentru informare).
Raspunde - Se actioneaza pentru a raspunde la chestionar.
Atasament - Buton care se actioneaza pentru a descarca atasamentul. Daca nu exista atasament
butonul nu se afiseaza.

Mai jos sunt reprezentate cele doua ferestre care se deschid la actionarea celor doua butoane:

Detalii Chestionar ( ) Raspuns Chestionar ( )

Figure - Detalii Chestionar Rfx Figure – Raspuns Chestionar RFx

Dupa completarea datelor in fereastra „Raspuns Chestionar Rfx” trebuie apasat butonul Modificare ( ).

Important: Poate fi adaugat un singur atasament per chestionar si nu poate avea dimensiune mai mare de 10 MB.

Uz Extern V.1.2 Page 9 of 12

 Manual - eProcurement

We are pleased to deliver software for you!

B) Chestionare eAuction

In cadrul rundelor de tip „eAuction” informatiile afisate in chestionare au strict rolul de a informa Participantul cu privire
la produsele ce sunt solicitate de catre Organizator si de a intelege specificatiile / cantitatile. etc.

Chestionarele vor fi afisate dupa modelul de mai jos:

Figure – Tab 3. Listare Chestionare eAuction

Preturile pentru acest tip de runda se oferteaza in sectiunea de „eAuction” care se regaseste in partea din dreapta sus
din listare de Licitatii.

Figure – Buton sectiune eAuction

Odata accesata sectiunea de eAuction se vor lista toate licitatiile care sunt in derulare la care este invitat participantul:

Figure – Sectiune ofertare eAuction (Best)

Figure – Sectiune ofertare eAuction (TCO)

Uz Extern V.1.2 Page 10 of 12

 Manual - eProcurement

We are pleased to deliver software for you!

Important: In cadrul rundelor eAuction, ce au Clasament TCO, Rankul global se calculeaza numai dupa ce
sunt depuse oferte pentru toate produsele din chestionar.

Pentru a adauga o oferta se va introduce o valoare intre Minimul si Maximul specificat si se va apasa butonul ( ).

Mesaje Alerta sunt dupa forma si structura de mai jos:

Figure – Mesaje de eroare/succes eAuction

Tab 5 – Intrebari

In acest tab se adauga intrebari de catre Participanti pentru a clarifica detalii ce tin de licitatie.

Toate intrebarile sunt trasmise Specialistului de Achizitii din partea Organizatorului.

In momentul in care Specialistul Achiziti raspunde unei intrebari toti participantii invitati la licitatie vor vizualiza atat
intrebarea (atasamentul, daca exista) cat si raspunsul oferit de organizator.

Important: Atunci cand se adauga o intrebare nu utilizati elemente care sa dezvaluie identitatea dumneavoastra sau a
produselor dumneavoastra.

Figure Tab 5. – Listare intrebari

Pentru a adauga intrebari, se va apasa pe butonul din listarea de intrebari, iar utilizatorul trebuie sa
completeze urmatoarele campuri:

Uz Extern V.1.2 Page 11 of 12

 Manual - eProcurement

We are pleased to deliver software for you!

Figure Tab 5. – Adaugare intrebare

Camp Detalii
Subiect Camp text unde se va completa subiectul intrebarii
Intrebare Camp text unde se va completa intrebarea detaliata
Atasament Camp atasament unde se selecteaza documentul ce se doreste a fi incarcat (daca este
necesar).
Nota: Poate fi adaugat un singur atasament per intrebare si nu poate avea dimensiune mai
mare de 10 MB.

Uz Extern V.1.2 Page 12 of 12