LICITATIA

ELECTRONICA
 Licitatia electronica reprezinta un proces de
reducere succesiva a ofertei pe diferite
componente. Licitatia electronica este faza finala a:

1. Procedurii offline – acest tip de procedura se

desfasoara in afara sistemului electronic pana la
momentul licitatiei electronice.
2. Procedura online – se desfasoara in intregime in
sistemul electronic.
Licitatia electronica se poate desfasura atat pentru
proceduri avand ca si criteriu de atribuire "pretul cel
mai scazut", cat si pentru proceduri cu criteriu de
atribuire „oferta cea mai avantajoasa dpdv
economic".

In cel de-al doilea caz pentru punctarea ofertelor

sistemul foloseste regula de trei simpla, prin raportarea
la cea mai buna oferta admisibila.
Operatorii economici depun in rundele de licitare
oferte succesive, care imbunatatesc precedenta
oferta.

La fiecare oferta depusa se face recalcularea

punctajelor si a clasamentului, sistemul oferind in timp
real participantilor la licitatie informatii cu privire la cea
mai buna oferta si pozitia in clasament.
Licitatiile electronice proceduri offline

Pentru a putea desfasura etapa finala de licitatie electronica la o procedura

desfasurata off-line, Autoritatea Contractanta (AC-ul) trebuie sa defineasca licitatia
electronica, sa selecteze participantii si sa configureze rundele licitatiei.
Autoritatea contractanta va selecta doar operatorii economici care au trecut de
fazele anterioare de selectie / calificare, desfasurate offline. Operatorii economici care
participa la licitatia electronica (LE) vor fi selectati de catre autoritatea contractanta din
entitatile inregistrate in sistem. Ramane in responsabilitatea autoritatii contractante sa
anunte din timp participantii la procedura, ca pentru depunere ofertelor in cadrul
licitatiei electronice, acestia trebuie sa fie inregistrati in SEAP.

Pentru accesarea acestui modul se selecteaza optiunea Licitatii electronice proceduri

offline din meniul Proceduri de atribuire.

Se va deschide pagina de start a modulului Licitatii electronice proceduri offline.

Informatiile din acest modul sunt grupate pe urmatoarele submodule:
· Licitatii electronice in desfasurare - permite vizualizarea listei licitatiilor
electronice in desfasurare, definirea procedurii si configurarea licitatiei electronice si
vizualizarea listei procedurilor offline in deliberare cu faza de licitatie electronica si
cautare si filtrare dupa criterii de interes;
· Proceduri offline atribuite - permite vizualizarea listei procedurilor offline atribuite
cu faza de licitatie electronica (cautare si filtrare dupa criterii de interes);
· Proceduri offline anulate - permite vizualizarea listei procedurilor offline anulate
cu faza de licitatie electronica (cautare si filtrare dupa criterii de interes);
Pentru adaugarea unei Licitatii Electronice se actionarea butonului ADAUGA.
1. Introducerea in sistem a atributelor procedurii offline (etapa 1)

Se va face prin intermediul paginii Etapa 1 – Introducere informatii procedura care

contine doua taburi:
a. General
b. Factori de evaluare
a) Sectiunea General

In aceasta sectiune utilizatorul trebuie sa ofere informatii privind:

· Denumire procedura;
· Tip procedura - lista de selectie cu urmatoarele valori posibile deschisa, restransa,
dialog competitiv, negociere, cerere de oferta, acord-cadru (obligatoriu la salvare);
Dupa selectarea invitatiei / anuntului campurile denumire procedura, tip contract,
criteriu de atribuire si lista codurilor CPV se va completa automat cu datele preluate
din invitatie / anunt.
b) Sectiunea Factori de evaluare

- doar in cazul in care criteriul de atribuire este oferta cea mai avantajoasa
d.p.d.v. economic.

Tabul contine lista factorilor de evaluare care pot intra in licitarea electronica.
Lista nu are filtre de cautare si nu este navigabila. Nu exista posibilitatea de
export a listei.
In cazul in care criteriul de atribuire este "oferta cea mai avantajoasa
d.p.d.v. economic" se vor preciza urmatoarele elemente:

• ponderea componentei tehnice (ponderea componentei financiare se

calculeaza ca fiind 100 – ponderea componentei tehnice) - permite valori
intre 0.01 si 99.99 si este obligatoriu la salvare;
• punctaj maxim criterii care nu intra in licitatia electronica – permite valori
>=0 si este obligatoriu la salvare;
• criteriile de evaluare care pot intra in licitatia electronica (numite criterii
electronice) - nu sunt limitate ca numar;

Daca se doreste includerea criteriului pret in licitatia electronica acest lucru

trebuie mentionat explicit prin bifarea optiunii "Criteriu pret inclus in licitatia
electronica".
b.1) Adaugare / editare criteriu
Adaugarea unui criteriu se realizeaza prin actionarea butonului ADAUGA din pagina
Etapa 1 - Introducere informatii procedura: sectiunea Criterii de evaluare.
Utilizatorul va fii redirectionat in pagina Editare criteriu.
Pentru fiecare criteriu electronic se vor preciza urmatoarele:
· Denumire (obligatoriu la salvare);
· Descriere (optionala);
· Proportionalitatea fata de punctaj, daca e direct sau invers proportional cu
punctajul (obligatoriu la salvare);
· Punctaj maxim - permite valori intre 0.01 si 99999.99 (obligatoriu la
salvare);

Metoda folosita pentru calcularea punctajului pentru un anumit criteriu este

regula de trei simpla relativa la cea mai buna oferta. Astfel, pentru cea mai
buna oferta se acorda punctajul maxim, urmand ca proportional sa se
calculeze punctajul pentru restul ofertelor.
Pentru a putea publica o licitatie electronica cu criteriul cea mai buna oferta,
AC-ul nu este obligat sa defineasca criterii electronice, deoarece este posibil
ca licitatia electronica sa se desfosoare doar pe criteriul pret.
2. Introducerea informatiilor despre ofertantii calificati (etapa 2)

Se va face prin intermediul paginii Etapa 2 – Lista ofertanti calificati.

Pagina contine lista tuturor ofertantilor selectati de autoritatea contractanta. AC-ul

trebuie sa defineasca cel putin un ofertant pentru a putea trece la pasul urmator. Lista
nu are filtru de cautare si nu e exportabila.

Atentie!: Moneda in care se liciteaza in cadrul rundei de LE se preia din anuntul de

participare, respectiv invitatia de participare din care a derivat LE-ul. Valoarea pasului
de licitare in cazul in care se decide astfel desfasurarea procedurii va contine si
precizarea cu privire la moneda in care se exprima. Valoarea procentuala a pasului de
licitare poate varia intre 0,01% - 5%, configurabil de catre utilizatorul AC la definirea
licitatiei electronice.
2.1) Editare ofertare participant

Adaugare participant - se actioneaza butonul ADAUGA ; se va deschide o fereastra

de tip popup care va contine lista ofertantilor inregistrati in sistem aflati in starea
inregistrat; lista de selectie permite cautarea dupa urmatoarele filtre: denumire
ofertant, CUI, localitate, judet. Lista este navigabila.
Pentru fiecare ofertant participant, Autoritatile Contractante vor
completa:

• pretul oferit;
• valoare oferta pentru factorii de evaluare; (in cazul in care exista)

! In cazul in care criteriul de atribuire este "oferta cea mai avantajoasa dpdv
economic" se vor preciza in plus urmatoarele elemente:

• raspunsurile la criteriile electronice – sistemul va calcula automat punctajul la

trecerea in etapa urmatoare; sunt valori >= 0, cu doua zecimale;
• punctajul obtinut pentru restul criteriilor de evaluare care compun oferta si care nu
intra in procesul repetitiv de licitare;

OBS: AC-ul trebuie sa foloseasca acelasi algoritm de calcul la evaluarea ofertelor ca

si cel utilizat in sistem.
3. Afisare clasament (etapa 3)

Pagina contine lista tuturor ofertantilor introdusi de autoritatea contractanta, ordonata

crescator dupa pret (in cazul criteriului de atribuire "pretul cel mai scazut"), sau
descrescator dupa punctaj (in cazul criteriului „oferta cea mai avanatajoasa dpdv
economic"). Lista nu are filtru de cautare si nu e exportabila.
3.1 Detaliu oferta participant
In cazul in care se doreste vizualizarea ofertei unui participant, se selecteaza iconita LUPA
din dreptul ofertantului; AC-ul este directionat in pagina Detaliu oferta participant;
4. Configurare faze ale licitatiei electronica (etapa 4)

Pagina contine lista rundelor si a pauzelor definite de AC. Deasupra listei se gaseste
un editbox cu data calendaristica, cu ajutorul caruia se seteaza data de inceput a
primei runde (a licitatiei electronice). AC-ul trebuie sa defineasca cel putin o runda. In
pauza dintre runde nu se mai pot modifica elementele rundelor urmatoare (criterii
care se liciteaza, durate, date).
Actiuni posibile in pagina:

• Adaugare runda – se realizeaza prin actionarea butonului ADAUGA; exista doua

situatii la adaugarea fazelor:

1. daca nu s-a definit nicio faza, actionarea butonului are ca efect inserarea unei runde,
cu denumirea Runda 1, avand data de inceput egala cu data setata in campul Data de
inceput a licitatiei electronice.
2. daca exista cel putin o faza definita, se va adauga o pereche (runda, pauza).
Denumirile rundei si a pauzei se vor completa in mod automat astfel: Runda <index>,
Pauza <index -1>.

OBS: Sistemul este cel care face atribuirea palierului orar.

• Modificare perioade – dupa adaugarea fazelor, se seteaza duratele acestora,

completand casuta durata din dreptul fiecarei faze (runde sau pauza). Durata este
un numar intreg de zile lucratoare (in cazul in care perioada de desfasurare a rundei
include si zile nelucratoare, sistemul va decala data de inceput si/sau de sfarsit).
Trebuie completate toate duratele fazelor, pentru a putea face modificarea. Apasarea
butonului are ca efect calcularea automata a datelor de inceput si sfarsit a fiecarei
faze, tinand cont de duratele fazelor, de data de start a licitatiei electronice, dar si de
restrictiile de mai jos.
Restrictii la modificarea duratelor sau a datei de inceput la licitatia
electronica:

1. trebuie sa existe cel putin o runda;

2. data de inceput si data de sfarsit a unei runde nu poate fi o zi nelucratoare;
3. durata unei runde sau a unei pauze este multiplu de zile (toate rundele vor
incepe si se vor finaliza la aceeasi ora – care va fi atribuita de catre sistem la
publicare);
4. de la data curenta si pana la data de inceput a primei runde trebuie sa fie cel
putin 2 zile lucratoare (pentru starea "In asteptare incepere licitatie
electronica");

• Stegere runda – se va face prin actionarea iconitei de stergere X din dreptul

ultimei runde adaugate; doar ultima runda va putea fi stearsa; pauzele nu vor
avea iconite de stergere. Daca exista cel putin doua runde definite, stergerea
ultimei runde va avea ca efect stergerea pauzei anterioara rundei.
Tot in aceasta pagina AC-ul va indica informatiile legate de participarea la
licitatia electronica care pot fi disponibile ofertantilor cat timp licitatia este in
desfasurare:

Daca criteriul de atribuire este pretul cel mai scazut:

· afisarea celui mai mic pret;
· afisarea numarului de participanti inscrisi in licitatie;
· utilizarea pretului drept criteriu inclus in licitatia electronica
· prelungirea automata a licitatiei, in cazul modificarii clasamentului
· utilizarea pasului de licitare. Valoarea procentuala a pasului de licitare poate
varia intre 0,01% - 5%, configurabil de catre utilizatorul AC la definirea licitatiei
electronice.
Daca criteriul de atribuire este cea mai buna oferta economica:
· cel mai bun punctaj;
· cea mai buna oferta pe fiecare criteriu electronic in parte + punctajul ofertantului
pe fiecare criteriu;
· afisarea numarului de participanti inscrisi in licitatie;
· utilizarea pretului drept criteriu inclus in licitatia electronica
· prelungirea automata a licitatiei, in cazul modificarii clasamentului
· utilizarea pasului de licitare
Valoarea procentuala a pasului de licitare poate varia intre 0,01% - 5%, configurabil
de catre utilizatorul AC la definirea licitatiei electronice.

Deasemenea AC-ul va trebui sa specifice, daca poate opri desfasurarea

urmatoarelor runde, in cazul in care nu se imbunateste oferta.
Selectarea optiunilor descrise mai sus se face prin bifarea checkbox-ului afisat
in dreptul fiecareia.
5) Configurare criterii (etapa 5)
Aceasta pagina va fi accesata doar in cazul in care criteriul de atribuire este cea mai
buna oferta dpdv economic si AC-ul a adaugat cel putin un criteriu.
Contine factorii de evaluare (definite in etapa 1, la care se adauga si pretul) si rundele
definite la pasul anterior, dispuse sub forma unei matrici (criteriile pe linie si rundele in
coloane). Elementul unei matrice este un checkbox. Elementele ofertei pot sa difere de
la o runda la alta. Asocierea unui criteriu la o runda se face prin selectarea checkbox-ului
corespunzator criteriului si rundei.
In cazul prelungirii licitatiei electronice, pentru a asigura finalizarea ultimei runde intr-un
timp rezonabil, este necesara includerea pretului ca si criteriu de licitare in runda finala.
Astfel in etapa a V-a de configurare a LE-ului, in matricea runde – criterii, pentru runda
finala pretul va fi automat selectat de catre sistem, fara ca AC-ul sa poate modifica
aceasta asociere.
Actiuni globale posibile in etapa a 5-a de configurare criterii

• actionarea butonului SALVEAZA – trebuie ca pentru fiecare runda sa

existe cel putin un criteriu selectat, iar un criteriu trebuie sa faca parte
din cel putin o runda. Salvarea se face in baza de date.
• actionarea butonului STERGE – se vor sterge din sistem toate
informatiile referitoare la procedura si licitatia electronica atasata.
• actionarea butonului INTOARCERE LA ETAPA ANTERIOARA - se
intoarce in pagina Configurare runde (Etapa 4);
• actionarea butonului INAPOI – se intoarce in lista de LE in desfasurare
fara a salva modificarile facute;
• actionarea butonului PUBLICA - publicarea achizitiei.
 PUBLICAREA LICITATIEI
ELECTRONICE

La actionarea butonului PUBLICA din pagina Configurare criterii, AC-ul

este directionat catre o pagina de detaliu, in care va putea vizualiza toate
informatiile introduse in toate etapele de definire a LE-ului.
 DETALIUL LICITATIEI ELECTRONICE

Dupa publicarea licitatiei electronice, autoritatea contractanta nu mai poate

face modificari la nivel de procedura sau configurare a licitatiei electronice.
Va vizualiza procedura intr-o maniera readonly.

In pagina de detaliu se ajunge selectand din lista iconita LUPA.

Actiunile posibile autoritatii contractante sunt limitate si difera functie de

starea LE. Pagina de detaliu cuprinde informatii grupate in mai multe
sectiuni:
Sectiunea I - informatii generale despre procedura

Cuprinde urmatoarele informatii:

• Denumire procedura + codul unic de identificare;
• Tip procedura;
• Criteriul de atribuire;
• Tip contract;
• Starea curenta; daca achizitia e suspendata se va afisa o eticheta cu denumirea
suspendata din data <data_suspendare>; daca procedura e anulata sau atribuita se
afisa si data anularii, respectiv atriburii;
• Data publicarii;
• Runda curenta (daca achizitia este in starea Licitare sau Pauza).

Daca criteriul de atribuire este "oferta cea mai avatantajoasa economic", se vor afisa
punctajul maxim pe componenta tehnica, punctajul maxim pe financiar si punctajul
maxim pe criteriile care nu intra in LE, plus ponderile acestora.
Tot in aceasta sectiune se vor afisa si informatiile care sunt disponibile ofertantilor in
faza de licitare, precum si decizia AC-ul de oprire sau nu a LE-ului in cazul
neimbunatatirii ofertei.
Sectiune II - coduri CPV

Contine lista codurilor CPV, sub forma cod – denumire. Lista nu e navigabila.

Sectiunea III – criterii de evaluare

Cuprinde lista criteriilor de evaluare care intra in licitatie (electronice) definite de AC,
in cazul in care exista definite astfel de criterii. Pentru fiecare rand din lista se va
afisa, denumirea criteriului, daca e direct sau invers proportional cu punctajul si
punctajul maxim al acestuia. In cazul in care AC-ul a furnizat o descriere a criteriului,
aceasta se va afisa in urmatorul rand. In cazul in care se liciteaza doar pretul se
precizeaza acest lucru intr-o eticheta.

Sectiunea IV – lista ofertanti

Contine lista simpla a ofertantilor participanti la achizitie. Lista nu este navigabilia si

nu are filtre de cautare. Va afisa numele operatorului economic, CUI-ul si localitatea.
Din lista se poate merge in pagina Detaliu ofertant, in care se poate vizualiza oferta
imbunatatita (sau cea veche, daca nu s-a modificat) pe fiecare criteriu electronic in
parte.
Sectiunea V – runde si pauze

Contine lista fazelor definite de AC. Lista cuprinde numele fazei, data de inceput,
data de sfarsit, durata. In lista se va marca cu bold faza curenta. Sub fiecare
runda se va afisa un rand care va contine criteriile care intra in cadrul respectivei
runde (inclusiv pretul, daca face parte din elementele licitate). In cazul criteriului
de atribuire "pretul cel mai scazut", nu se va afisa criteriul, pentru ca acesta nu
poate fi decat pretul.

Actiuni posibile:
· Intoarcere in pagina de lista – prin actionarea butonului INAPOI;
· Afisare clasament – se va afisa in pagina butonul CLASAMENT.

1. Detaliu LE

Poate fi accesata pentru o licitatie electronica in starile: in asteptare LE, licitare,

pauza si deliberare.
Actiuni posibile si informatii disponibile:

Indiferent de stare:
• Anulare procedura- la actionarea butonului ANULARE PROCEDURA AC-ul va
introduce motivul; la anulare se arhiveaza LE-ul.
• Suspendare procedura (exceptie situatia in care e deja suspendata) - prin
actionarea butonului SUSPENDARE ; daca procedura e suspendata, butonul de
anulare si de intoarcere in stare de definire sunt vizibile (la proceduri desfasurate
integral in SEAP, intoarcerea se face la starea evaluare). Toate ofertele depuse in
rundele desfasurate pana la momentul in care a survenit suspendarea vor fi sterse
din sistem.
• Revenire din suspendare – daca este suspendata, cu decalarea termenelor, daca
nu e in starea de deliberare;
• Intoarcere in lista;

In starea asteptare incepere LE:

• Afisare clasament - prin actionarea butonului CLASAMENT;

• Vizualizare detaliu ofertant; va contine valorile ofertelor introduse de AC in sistem;

In starea runda: nu vede nici clasamentul, nici detalii despre ofertant;

In starea pauza:
• Finalizare LE - daca niciun ofertant nu si-a imbunatatit oferta si daca AC-ul a ales la
definirea licitatiei pentru posibilitatea de a oprire a LE-ului, in pagina de detaliu va fi
disponibil butonul Oprire LE. AC-ul are posibilitatea de a nu mai desfasura restul
rundelor. Actionarea acestui buton, are ca efect trecerea achizitiei din starea pauza,
in starea deliberare.
• Afisare clasament;
• Vizualizare detaliu ofertant - prin actionarea pictogramei corespunzatoare
participantului pentru care se doreste vizualizarea ofertei; va contine valorile ofertelor
actualizate dupa ultima runda;
Starea de Evaluare
În momentul în care licitatia s-a încheiat (adicã fie a expirat timpul pentru ultima rundã,
fie autoritatea contractantã a decis oprirea licitatiei din cauza neîmbunãtãtirii ofertelor),
licitatia va trece automat în starea de evaluare. În aceastã stare, autoritatea
contractantã are posibilitatea de a evalua participantii la licitatiei în ceea ce priveste
pretul (oferta financiara) oferit, si raportul acestuia cu pretul estimat initial.

În aceastã fazã, utilizatorul are la dispozitie urmãtoarele:

- butonul SUSPENDARE PROCEDURÃ - cu aceeasi semnificatie ca si în restul

procedurii / licitatiei
- butonul ANULARE PROCEDURÃ - cu aceeasi semnificatie ca si în restul procedurii /
licitatiei
- butonul FINALIZARE EVALUARE - apãsarea acestuia semnificã încheierea
procesului de evaluare financiarã a ofertantilor participanti la licitatie si trecerea licitatiei
în faza urmãtoare, cea de DELIBERARE.
- butonul ÎNTREBÃRI - permite punerea de întrebãri cãtre ofertanti, precum si
vizualizarea rãspunsurilor acestora la întrebãri.
- butonul CLASAMENT - duce utilizatorul în ecranul de evaluare financiarã a licitatiei.
În acest ecran de evaluare utilizatorul are la dispozitie:
- informatiile despre pretul final oferit de ofertanti în cadrul licitatiei
- posibilitatea de a evalua ofertantul ca Admis, prin apãsarea butonului + (plus) verde
- posibilitatea de a evalua ofertantul ca Respins, prin apãsarea butonului - (minus) rosu
- posibilitatea de a accesa prin intermediul butonului-Lupa informatiile despre modul de
completare de catre ofertant a criteriilor licitatiei, precum si despre locul ocupat în
clasament.

Finalizarea deliberãrii nu se poate face decat dupã ce toti ofertantii au fost evaluati fie cu
Admis fie cu Respins.

In starea deliberare:
• Afisare clasament - prin actionarea butonului Clasament;
• Vizualizare detaliu ofertant; va contine valorile ofertelor actualizate dupa ultima runda;
• Alegerea castigatorului din clasament si trimiterea de notificari sub forma de e-mailuri
participantilor;
Pentru a se modifica selectia castigatorului, AC-ul trebuie sa intocmeasca o
solicitare de resetare a castigatorului adresata Operatorului SEAP. La resetarea
castigatorului se vor transmite mailuri participantilor pentru a-i informa cu privire
la decizia de redesemnare a castigatorului.