PROCEDURI Manual Utilizare

CITADINA 98 S.A.
GALAŢI
Numar de inregistrare J17/179/1995; CUI: 1634561
Adresa sediu social: Municipiul Galati , Bulevardul.Siderurgistilor nr.7, mezanin 1,
spatiul comercial nr. 2, Bloc PS1B, scara 4, judet Galati
Cont IBAN: RO88BRDE180SV03908381800– BRD Galati
e-mail: office@citadina98.ro Tel. 0336.802.232 / fax: 0336.802.233
PROCEDURI
* Descriere generala
- Tipuri de proceduri
- Starile procedurii
- Fazele procedurilor online
* Accesarea procedurilor
* Procedura fara loturi
* Procedura cu loturi
* Lotul de procedura
* Inscrierea / retragerea
- Inscrierea in procedura
- Inscrierea in lotul procedurii
- Retragerea din procedura
- Retragerea din lotul procedurii
- Reinscriere in procedura
- Reinscriere in lotul procedurii
* Depunerea candidatura si oferta
- Documente de calificare
- Documente de oferta tehnica
- Factori de evaluare
- Oferta financiara
* Solicitari de clarificare
- Adaugare intrebare
- Completare raspuns
* Procese verbale, declaratii, rapoarte
CITADINA 98 S.A. GALAŢI
Descriere generala
Procedura de achizitie se initiaza la momentul publicarii in SEAP a invitatiei de participare, a anuntului simplificat, a anuntului de participare, de concesionare sau de
concurs de solutii si se finalizeaza prin publicarea anuntului de atribuire aferent anuntului de initiere. Modulul de proceduri descrie toate activitatile care se desfasoara de la
publicarea anuntului de initiere pana la definirea anuntului de atribuire. Licitatia electronica, faza optionala a unei proceduri, este descrisa intr-un manual separat.
Tipuri de proceduri
Starile procedurii
Fazele procedurilor online
Tipuri de proceduri
Descriere generala ››
Tipuri de proceduri care se pot gestiona in SEAP:

 Cererea de oferta (pentru OUG nr.114/2011);
 Procedura simplificata initiata prin anunt de participare simplificat;
 Licitatia deschisa initiata prin anunt de participare sau de concesionare;
 Licitatia deschisa accelerata initiata prin anunt de participare;
 Procedura restransa initiata prin anunt de participare;
 Procedura competitiva cu negociere initiata prin anunt de participare;
 Procedura competitiva cu negociere accelerata initiata prin anunt de participare;
 Dialog competitiv initiata prin anunt de participare sau de concesionare;
 Concurs de solutii deschis initiata prin anunt de concurs;
 Concurs de solutii restrans initiata prin anunt de concurs.
Procedura fara publicarea prealabila nu face obiectul acestui modul. In cazul acestui tip de procedura se defineste direct anuntul de atribuire.
Functie de modalitatea de desfasurare a procedurii se identifica doua tipuri de proceduri:

 Proceduri online – reprezinta acele proceduri desfasurate integral prin mijloace electronice. Acest lucru presupune ca depunere ofertelor, solicitarile de clarificare,
evaluarea sau deliberarea se fac exclusiv prin intermediul sistemului. Doar tipurile de proceduri cerere de oferta, procedura simplificata, procedura deschisa initiata prin
anunt de participare (inclusiv in varianta accelerata) si procedura restransa pot fi desfasurate online.
 Proceduri offline – reprezinta proceduri desfasurate in stil clasic fara utilizarea mijloacelor electronice, SEAP-ul fiind utilizat doar pentru publicarea anunturilor de
initiere si atribuire, a eratelor si clarificarior, si optional pentru organizarea fazei finale de licitatie electronica.
Starile procedurii
Indiferent de modalitatea de desfasurare o procedura poate avea la un moment dat una din urmatoarele stari:
 In desfasurare – reprezinta acea stare a procedurii in care se pot efectua inscrieri in procedura, depunere de oferta, evaluri etc. La momentul publicarii anuntului
de initiere aferent, procedura va intra automat starea "In desfasurare".
 Suspendata – reprezinta starea in care va intra procedura la suspendarea de catre autoritatea contractanta a acesteia. In starea " Suspendata" nu sunt permise
niciun fel de actiuni la nivel de procedura.
 Anulata – reprezinta starea in care se va intra procedura la momentul anularii procedurii de catre autoritatea contractanta sau de catre sistem la expirarea
termenului limita de depunere oferta / candidatura daca nu exista ofertanti inscrisi;
 Atribuita – reprezinta starea in care va trece procedura la momentul publicarii anuntului de atribuire (in cazul loturilor procedura trece in starea "Atribuita" la
momentul in care nu mai exista niciun lot in desfasurare, chiar daca s-a publicat anterior un anunt de atribuire partial).
In cazul contractului impartit pe loturi, fiecare lot este considerat o procedura separata. Orice lot are propriul ciclu de viata, iar acesta este independent de fluxul celorlalte
loturi ale procedurii. Prin urmare se impune gestionarea de stari si la nivel de lot.
Ca si in cazul procedurii, la nivel de lot vom identifica urmatoarele stari:

 In desfasurare – reprezinta acea stare a lotului in care se pot efectua inscrieri in procedura, depunere de oferta, evaluri etc. La momentul publicarii anuntului de
initiere aferent, lotul va intra automat starea "In desfasurare".
 Suspendata – reprezinta starea in care va intra lotul la suspendarea de catre autoritatea contractanta a acesteia. In starea "Suspendata" nu sunt permise niciun
fel de actiuni la nivel de procedura, cu exceptia actiunii de revenire din suspendare.
 Anulata – reprezinta starea in care se schimba lotul la momentul anularii lotului sau procedurii;
 Atribuita – reprezinta starea in care se va schimba lotul la momentul publicarii anuntului de atribuire pentru contractul la care lotul respectiv a fost asociat.
Loturile unei proceduri pot fi in stari diferite sau chiar in faze diferite la un moment dat. La momentul initierii procedurii loturile au aceeasi stare si aceeasi data limita de
depunere a ofertei / candidaturii (configurata de autoritatea contractanta in anuntul de initiere). Unele loturi se pot suspenda de catre autoritatea contarctanta si prin urmare
data limita corespunzatoare etapei in care se afla se va decala la revenira din suspendare. Altele pot fi anulate sau li se poate extinde termenul limita. Operatiile enumerate
reprezinta exemple de actiuni care pot produce defazaje intre loturi (atat la nivel de stari sau etape, cat si in ceea ce priveste termenele limita).
Starea unei proceduri cu loturi este influenta de starea loturilor continute astfel:
 O procedura online sau offline este considerata „In desfasurare”, daca are cel putin un lot in starea „In desfasurare” sau „Suspendata”.
 O procedura online sau offline este considerata „Anulata” in cazul anularii procedurii sau daca toate loturile contine au fost anulate individual.
 O procedura online sau offline este considerata „Suspendata” daca procedura a fost suspendata. Chiar daca toate loturile continute, care nu sunt atribuite sau
anulate, sunt suspendate, procedura va pastra starea „In desfasurare“.
 O procedura online sau offline este considerata „Atribuita” daca toate loturile continute care nu sunt anulate, sunt atribuite. Este suficient ca un singur lot al
procedurii sa fie atribuit (in cazul in care restul sunt anulate) pentru ca procedura sa se atribuie
Fazele procedurilor online

Procedura cu modalitatea de desfasurare "online" este impartita in mai multe faze (sau etape):
 Depunere candidatura (aplicabila doar in cazul licitatiei restranse) - in aceasta etapa ofertantii se inscriu in procedura si incarca documente de calificare;
 Evaluare candidatura (aplicabila doar in cazul licitatiei restranse) - autoritatea contractanta evalueaza candidatii;
 Depunere oferta - in aceasta etapa ofertantii se inscriu in procedura (in cazul procedurii deschise / simplificate), incarca documente de calificare, depun oferta
tehnica si financiara;
 Evaluare calificare si tehnica - autoritatea contractanta evalueaza ofertantii la calificare si la tehnic;
 Evaluare financiara - autoritatea contractanta evalueaza ofertantii dpdv financiar;
 Licitatie electronica - etapa optionala de reducere succesiva a ofertei;
 Deliberare - autoritatea contractanta selecteaza castigatororul din clasament;
Figura 1 Fazele procedurii

Accesarea procedurilor
Procedura se acceseaza din anuntul de initiere aferent, prin actionarea butonului pozitionat in bara de actiuni din partea dreapta sus.
Anunturile de initiere se acceseaza atat din partea publica, cat si din partea privata (dupa autentificare), prin selectarea din meniul " Initieri de proceduri de
achizitie" a uneia din cele cinci anunturi de initiere "Invitatii de participare", "Anunturi de participare", "Anunturi de participare simplificate", "Anunturi
de concesionare", "Anunturi de concurs", care va directiona utilizatorul catre lista de anunturi de initiere din tipul respectiv, din care utilizatorul va selecta
anuntul de initiere dorit. Procedura se poate accesa si direct, din lista anunturilor de initiere, prin actionarea utonului corespunzator
anuntului dorit.
Figura 2 Accesare anunturi de initiere din meniu

Figura 3 Accesare procedura din lista anunturilor de initiere
Procedura fara loturi

Informatii privind modul de accesare al procedurii se gasesc aici.
Pentru utilizatorul ofertant ecranul de vizualizare al procedurii fara loturi cuprinde:

 Bara de actiuni afisata in partea dreapta sus (actiunile disponibile difera functie de starea sau faza procedurii);
 Zona cu informatii de identificare ale procedurii: denumirea contractului, stare procedura, numarul anuntului de initiere si data, valoarea estimata, numarul de
ofertanti inscrisi / restrasi, autoritatea contractanta;
 Fazele procedurii si termenele limita sau datele de finalizare cunoscute pana la acel moment, cu evidentierea etapei curente.
 Sectiunea cu informatii privind participarea la procedura care contine un rezumat cu privire la situatia depunerii ofertei si situatia evaluarii: stare participare la
procedura, situatie depunere oferta, situatie evaluare (evaluare DUAE, evaluare indeplinire DUAE, evaluare tehnica, evaluare financiara)
 Sectiunea cu informatii despre procedura: modalitatea de desfasurare, tipul procedurii, criteriul de atribuire, modalitatea de atribuire, moneda in care se depune
oferta de pret;
 Sectiunea Oferta mea cu documentele incarcate pentru procedura respectiva
 Lista de procese verbale, declaratii, rapoarte intermediare si finale.
 Sectiunea cu solicitarile de clarificare/ intrebari.
Figura 4 Vizualizare procedura fara loturi
Procedura cu loturi
Informatii privind modul de accesare al procedurii se gasesc aici.
In cazul utilizatorului ofertant, ecranul de vizualizare al procedurii cu loturi cuprinde:

 Bara de actiuni afisata in partea dreapta sus: actiunile disponibile difera functie de starea sau fazele loturilor continute;
 Zona cu informatii de identificare ale procedurii: denumirea contractului, starea procedurii, numarul anuntului de initiere si data, valoarea estimata, autoritatea
contractanta;
 Fazele procedurii cu afisarea numarului de loturi in etapa respectiva diferentiat pe stari: "in desfasurare" ( ), "suspendate" ( ), "anulate" ( ), "atribuite" ( ). La
click pe numarul de loturi, in lista de loturi (rubrica disponibila mai jos in ecran) se vor afisa exact acele loturi aflate in faza si starea respective (prin completarea implicita a
filtrelor faza lot si stare lot cu valorile corespunzatoare). Sunt evidentiate fazele care au loturi in etapa respectiva.
 Sectiunea cu informatii privind participarea la loturi, care contine un rezumat cu privire la situatia participarii la loturile procedurii
 Sectiunea cu informatii suplimentare despre procedura: modalitatea de desfasurare, modalitatea de atribuire, tipul procedurii, criteriul de atribuire, moneda in care
se depune oferta de pret.
 Lista de loturi prevazuta cu filtre de cautare;
 Lista de procese verbale, declaratii, rapoarte intermediare si finale.
 Sectiunea cu solicitarile de clarificare / intrebarile care va contine solicitarile / intrebarile aferente tuturor loturilor procedurii.
Figura 6 Lista de loturi
Lotul de procedura
Lotul unei proceduri se poate accesa din detaliul procedurii cu loturi, selectand din lista de loturi lotul dorit. O modalitate alternativa de accesare a lotului unei proceduri este
utilizarea selectorului de lot pozitionat in partea dreapta sus a ecranului "Vizualizare lot", care va permite alegerea unui alt lot pentru afisare. Astfel utilizatorul nu trebuie sa
se intoarca in detaliul procedurii pentru a selecta un alt lot din lista de loturi.
Figura 7 Selector de lot pentru afisarea altui lot
Ecranul de vizualizare al lotului de procedura contine:

 Bara de actiuni afisata in partea dreapta sus; actiunile disponibile difera functie de starea sau faza lotului;
 Zona cu informatii de identificare ale procedurii: denumirea contractului, numarul anuntului de initiere, starea procedurii, valoarea estimata, numarul de ofertanti
inscrisi / restrasi din procedura;
 Zona cu informatii de identificare ale lotului: numar si denumire lot, starea lotului, valoarea estimata a lotului, numarul de ofertanti inscrisi / restrasi din lot;
 Fazele lotului si termenele limita sau datele de finalizare cunoscute pana la acel moment, cu evidentierea etapei curente.
 Sectiunea cu informatii suplimentare despre procedura: modalitatea de desfasurare, modalitatea de atribuire, tipul procedurii, criteriul de atribuire, moneda in care
se depune oferta de pret.
 Lista cu informatii privind factorii de evaluare cu precizarea denumirii si descrierii factorului, a algoritmului de calcul si a ponderii.
 Sectiunea cu informatii privind participarea la lot, care contine un rezumat cu privire la situatia depunerii ofertei si situatia evaluarii.
 Sectiunea cu solicitarile de clarificare / intrebarile.
Inscrierea / retragerea
Orice operator economic poate participa ca ofertant la o procedura desfasurata online. Inscrierea la procedura se poate efectua dupa autentificarea in sistem. Modul de
inscriere ca ofertant in aplicatia SEAP este descris in manualul "Inregistrare ofertant".
Inscrierea in procedura
Inscrierea / retragerea ››
Dupa accesarea procedurii, in ecranul de vizualizare al acesteia, la rubrica "Informatii privind participare la procedura" ofertantul va regasi statusul "Neinscris" in cazul
in care nu este participant la procedura. Pentru inscrierea in procedura ofertantul va actiona butonul din bara de actiuni, pozitionata in partea
dreapta sus a ecranului. Butonul nu va fi disponibil daca este deja inscris in procedura, daca procedura nu mai este in etapa "Depunere oferta" (sau "Depunere
candidatura" in cazul licitatiei restranse), sau daca procedura este suspendata ori anulata.
Figura 8 Procedura la care nu sunt participant
Pentru Inscrierea in procedura ofertantul trebuie sa fi platit in prealabil tariful de participare. Se pot achizitiona mai multe participari odata, care sa poata fi utilizate la
inscrierea in mai multe proceduri.
Inscrierea in lotul procedurii

Pentru a putea realiza inscrierea in lotul unei proceduri trebuie ca ofertantul sa se inscrie in procedura. Dupa inscrierea in procedura utilizatorul acceseaza lotul la care
doreste sa participe ca ofertant.
Dupa accesarea lotului, in ecranul de vizualizare al acestuia, la rubrica "Informatii privind participarea la lot" se va afisa statusul "Neinscris", daca nu este participant la
lot. Pentru inscrierea in lotul procedurii se va actiona butonul "Inscriere in lot" din bara de actiuni, pozitionata in partea dreapta sus a ecranului. Butonul nu va fi disponibil
daca este deja inscris in lot, daca lotul nu mai este in etapa "Depunere oferta" (sau "Depunere candidatura" in cazul licitatiei restranse), sau daca lotul este suspendat ori
anulat.
Figura 13 Lot la care ofertantul este inscris
Daca se doreste inscrierea doar in lotul care se vizualizeaza, se alege optiunea "Lotul curent". Daca se doreste inscrierea la mai multe loturi simultan, se alege optiunea
"Selectie loturi" care va avea ca efect deschiderea ecranului de selectare loturi. Din lista "Loturi disponibile" se aleg loturile vizate si se actioneaza butonul cu simbol ">"
pentru selectare. Loturile respective vor disparea din lista "Loturi disponibile" si vor aparea in lista "Loturi selectate". Operatia se poate relua de mai multe ori. In cazul
procedurilor cu multe loturi lista "Loturi disponibile" poate fi filtrata cu ajutorul filtrelor de cautare "Nr sau denumire lot" si "Interval de numere". Pentru a scoate un lot din
lista celor selectate se va actiona butonul cu simbol "<" dupa selectarea lotului din lista. Operatia de inscriere simultana in mai multe loturi se va realiza la actionarea
butonul "Salvare" din fereastra si se va aplica pentru fiecare lot aflat in lista "Loturi selectate".
Figura 14 Selectare loturi pentru inscriere multipla
Ofertantul va trebui sa confirme inscrierea in loturi actionand butonul "Confirmare".
Figura 15 Mesaj de confirmare la inscrierea in procedura
Dupa realizarea operatiei de inscriere in lot aplicatia va afisa mesajul de succes cu indicarea numarului fiecarui lot pentru care s-a efectuat inscrierea, iar rubrica " Informatii
privind participarea la lot" a fiecarui lot la care ofertantul s-a inscris se va modifica afisand detalii privind statusul participarii (" Inscris") si situatia depunerii ofertei la lot
(daca s-a depus sau nu oferta de pret, numarul de documente incarcate).
Figura 16 Inscriere cu succes in lot
La inscrierea in lot nu se mai percepe tariful de participare. Tariful de participare se percepe o singura data, la inscrierea in procedura.
Retragerea din procedura

Retragerea din procedura este operatia inversa inscrierii in procedura. Retragerea din procedura se poate realiza doar dupa autentificarea in sistem a ofertantului.
Dupa accesarea procedurii, in ecranul de vizualizare al acesteia, la rubrica "Informatii privind participare la procedura" se va afisa statusul "Inscris", daca ofertantul
este participant la procedura. Pentru retragerea din procedura ofertantul va actiona butonul din bara de actiuni, pozitionata in partea dreapta sus
a ecranului. Butonul nu va fi disponibil daca ofertantul nu este deja inscris in procedura, daca procedura nu mai este in etapa "Depunere oferta" (sau "Depunere
candidatura" in cazul licitatiei restranse), sau daca procedura este suspendata ori anulata. In cazul procedurii cu loturi, retragerea va fi permisa doar daca nu exista niciun
lot la care ofertantul sa fie este participant (fie nu s-a inscris, fie este retras). Dupa actionarea butonului se va afisa un ecran in care ofertantul va
completa motivul retragerii.
10
Figura 17 Completare motiv de retragere din procedura
Dupa completarea motivului de retragere din procedura ofertantul actioneaza butonul "Salveaza" care va afisa fereastra de confirmare a actiunii.
Figura 18 Confirmare retragere din procedura
La actionarea butonului "Confirmati" se va realiza retragerea din procedura (cu stergerea ofertei depusa pana la acel moment), aplicatia afisand pe ecran mesajul de
succes. Rubrica "Informatii privind participarea la procedura" se va modifica afisand la statusul participarii "Retras", motivul si data retragerii.
Figura 19 Retragere cu succes din procedura

La retragerea din procedura nu se va returna tariful de participare. Ofertantul se poate reinscrie in procedura (se va reactiva butonul "Inscriere in procedura"), in aceleasi
conditii descrise la inscrierea in procedura, fara perceperea tarifului de participare.
Retragerea din lotul procedurii
Pentru ofertantul participant la lot, dupa accesarea lotului, in ecranul de vizualizare al acestuia, la rubrica "Informatii privind participarea la lot" i se va afisa statusul
"Inscris". Pentru retragerea din lotul procedurii va actiona butonul "Retragere din lot" din bara de actiuni, pozitionata in partea dreapta sus a ecranului. Butonul nu va fi
disponibil daca ofertantul este deja inscris in lot, daca lotul nu mai este in etapa "Depunere oferta" (sau "Depunere candidatura" in cazul licitatiei restranse), sau daca lotul
este suspendat ori anulat.
Figura 18 Lot la care ofertantul este inscris
Daca ofertantul doreste retragerea doar din lotul care se vizualizeaza, se alege optiunea "Lotul curent". Daca se doreste retragerea din mai multe loturi simultan, alege
optiunea "Selectie loturi" care va avea ca efect deschiderea ecranului de selectare loturi (descris la Inscrierea in lot). Completeaza motivul retragerii din lot si apoi
actioneaza butonul "Salveaza".
Figura 19 Completare motiv de retragerea din lot
Se va afisa fereastra de confirmare a actiunii in care ofertantul apasa butonul "Confirmati".

Figura 20 Confirmare retragere din lot
Se va realiza retragerea din lotul procedurii (cu stergerea ofertei depusa pana la acel moment la lotul din care se efectueaza retragerea), aplicatia afisand pe ecran mesajul
de succes. Rubrica "Informatii privind participarea la lot" se va modifica afisand la statusul participarii "Retras", motivul si data retragerii din lot.
Figura 21 Retragere cu succes din lotul procedurii
Reinscriere in procedura
Ofertantul se poate reinscrie in procedura (se va reactiva butonul "Inscriere in procedura"), in aceleasi conditii descrise la inscrierea in procedura, fara perceperea tarifului
de participare.
Reinscriere in lotul procedurii

Ofertantul se poate reinscrie in lot (se va reactiva butonul "Inscriere" la nivel de lot), in aceleasi conditii descrise la inscrierea in lotul procedurii
Depunerea candidatura si oferta

Dupa inscrierea in procedura operatorul economic poate depune oferta in sectiunea "Oferta mea" din ecranul de vizualizare al procedurii fara loturi, sau din ecranul de
vizualizare al lotului pentru o procedura cu impartire pe loturi. In cazul procedurii cu impartire pe loturi oferta se depune pentru fiecare lot in parte.
Sectiunea "Oferta mea" este impartita in patru rubrici:

 Documente de calificare - in aceasta rubrica operatorul economic va incarca documentele de calificare si va completa documentele solicitate din dosarul companiei.
 Documente de oferta tehnica - este rezervata incarcarii documentelor ce contin propunerea tehnica.
 Factori de evaluare - rubrica este utilizata pentru completarea raspunsurilor la factorii de evaluare; este vizibila doar daca criteriul de atribuire nu este "Pretul cel
mai scazut".
 Oferta financiara - cuprinde atat oferta de pret, cat si documente financiare care contine formularele de oferta.
Depunerea cadidaturii se realizeaza prin incarcarea fisierelor corepunzatoare in sectiunea "Oferta mea", rubrica Documente de calificare . Incarcarea de documente de
calificare dupa data limita de depunere candidatura nu este permisa (butonul de adaugare documente nu este vizibil).
Depunerea ofertei se realizeaza prin incarcarea si atasarea la procedura a fisierelor corespunzatoare in sectiunea " Oferta mea", rubricile Documente de calificare ,
respectiv Documente de oferta tehnica. Depunerea ofertei dupa data limita de depunere oferta nu este permisa, intrucat zona de incarcare este inactiva. De asemenea nu
este permisa depunerea ofertei pentru o procedura / lot in starea "suspendata', "anulata' sau "atribuita".
Toate fisierele care se incarca de catre operatorul economic in cadrul sectiunii "Oferta mea" trebuie semnate electronic.
Documente de calificare
Depunerea candidatura si oferta ››
Rubrica de documente de calificare contine doua sectiuni:

1) Documente de calificare pe care operatorul economic le incarca, altele decat cele solicitate din dosarul companiei.
2) Documente solicitate din dosarul companiei, adica acele tipuri de documente care se pot reutiliza in cadrul mai multor proceduri. Operatorul economic gestioneaza
aceste tipuri de documente intr-un modul separat de aplicatie (Contul meu - > Dosarul companiei). Aceasta rubrica este vizibila doar daca autoritatea contractanta a decis la
momentul completarii documentatiei de atribuire sa utilizeze aceasta facilitate.
Pentru a incarca documentele de calificare operatorul economic actioneaza butonul "Selecteaza si ataseaza documente" din rubrica "Documente de calificare" a
sectiunii "Oferta mea". Actiunea are ca efect deschiderea unei ferestre de selectie fisiere aflate pe statia de de lucru proprie a utilizatorului. Butonul este disponibil daca
procedura / lotul este in etapa de "Depunere oferta" sau "Depunere candidatura" in cazul licitatiei restranse.
Figura 22 Selectare fisiere
Din fereastra de selectie ofertantul poate alege unul sau mai multe fisiere, apoi selecteaza butonul " Open". Fisierele selectate se vor afisa pe ecran pentru a putea fi
inspectate inainte de atasarea efectiva la procedura. Daca doreste eliminarea unui fisier, ofertantul actioneaza pictograma de stergere din dreptul fisierului vizat ( ).
Pentru incarcarea in sistem a fisierelor actioneaza butonul "Ataseaza".
Figura 23 Fisiere selectate
Daca operatia de atasare se realizeaza cu succes, fisierele selectate vor fi afisate in lista "Documente de calificare atasate" si vor fi codificate cu un numar unic de
identificare.
Figura 24 Documente de calificare atasate
Daca ofertantul doreste incarcarea altor fisiere, repeta operatia de selectare si atasare documente. Pentru a sterge un document atasat actioneaza pictograma de stergere
din dreptul documentului vizat ( ).
Pentru completarea rubricii "Documente solicitate din dosarul companiei" selecteaza pentru fiecare document solicitat un fisier corespondent din Dosarul companiei,
incarcat in prealabil in sistem. Daca in lista de selectie nu exista niciun document atunci utilizatorul va accesa meniul Contul meu - > Dosarul companiei pentru a incarca
documentul solicitat, apoi se revine in procedura pentru a face atasarea.
Figura 25 Selectare document din Dosarul companiei
Dupa selectarea documentului actioneaza butonul de asociere din dreptul acestuia.

Figura 26 Asociere document din Dosarul companiei
Dupa asociere documentul va aparea ca atasat si va fi codificat cu un numar unic de identificare. Pentru a sterge asocierea utilizatorul actioneaza pictograma de stergere
corespunzator documentului ( ), iar lista de selectie devine disponibila pentru selectarea unui nou document din dosarul companiei.
Figura 27 Document asociat
In cazul procedurii cu impartire pe loturi intreaga rubrica de documente de calificare este comuna tuturor loturilor. Incarcarea documentelor de calificare / asocierea
documentelor solicitate din dosarul companiei se poate face din contextul oricarui lot.
Documente de oferta tehnica

Pentru a incarca documentele de oferta tehnica utilizatorul ofertant actioneaza butonul "Selecteaza si ataseaza documente" din rubrica "Documente de oferta tehnica" a
sectiunii "Oferta mea". Actiunea are ca efect deschiderea unei ferestre de selectie fisiere aflate pe statia de de lucru proprie a utilizatorului. Butonul este disponibil daca
procedura / lotul este in etapa de "Depunere oferta".
Din fereastra de selectie alege unul sau mai multe fisiere, apoi selecteaza butonul "Open". Fisierele selectate se vor afisa pe ecran pentru a putea fi inspectate inaine de
atasarea efectiva la procedura. Daca doreste eliminarea unui fisier actioneaza pictograma de stergere din dreptul fisierului vizat ( ). Pentru incarcarea in sistem a
fisierelor actioneaza butonul "Ataseaza".
Daca operatia de atasare se realizeaza cu succes, fisierele selectate vor fi afisate in lista "Documente de oferta tehnica" si vor fi codificate cu un numar unic de identificare.
Figura 29 Documente de calificare atasate
Daca doreste incarcarea altor fisiere utilizatorul repeta operatia de selectare si atasare documente. Pentru a sterge un document atasat actioneaza pictograma de stergere
Spre deosebire de rubrica "Documente de calificare" care este comuna tuturor loturilor (in cazul unei proceduri cu impartire pe loturi), rubrica de "Documente de oferta
tehnica" este specifica fiecarui lot in parte.
Factori de evaluare
Rubrica "Factori de evaluare" este vizibila utilizatorului daca criteriul de atribuire al procedurii este unul din urmatoarele: "Cel mai bun raport calitate – pret", "Costul cel mai
scazut", "Cel mai bun raport calitate – cost". Rubrica va contine toti factorii de evaluare enumerati de autoritatea contractanta la completarea documentatiei de atribuire.
Factorul pret nu este inclus in aceasta rubrica, intrucat se va introduce separat, la rubrica "Oferta financiara".
Pentru a completa raspunsul la un factor de evaluare utilizatorul ofertant actioneaza pictograma de editare din dreptul acestuia ( ). Pictograma apare doar daca
procedura/ lotul este in etapa "Depunere oferta".
Figura 30 Lista de factori de evaluare
Se va deschide o casuta de editare a raspunsului in care operatorul economic va introduce oferta. In cazul in care factorul de evaluare intra in licitatie electronica sau in
reofertare la acord-cadru (are prevazuta pictograma ) este permisa introducerea doar a unei valori numerice pozitive. Valorile introduse se vor prelua automat ca oferta
initiala in licitatia electronica, in cazul in care operatorul economic va ajunge in aceasta etapa. Punctajul operatorului economic obtinut pentru factorii care intra in licitatie
electronica / reofertare la acord-cadru se va calcula automat de catre sistem prin aplicarea regulii de trei simpla, tinand cont de proportionalitatea factorului fata de punctaj
(direct sau invers proportional).
Figura 31 Completare raspuns la factorul de evaluare
Pentru salvarea raspunsului utilizatorul actioneaza butonul de salvare . Pentru anularea valorii introduse actioneaza butonul de stergere .
Este obligatoriu de completat valoarea pentru factorii de evaluare care intra in licitatie electronica sau in reofertare la acord cadru. Operatorii economici nu vor intra in etapa
de evaluare daca nu au completat raspunsurile in sistem. In cazul procedurii cu impartire pe loturi raspunsul la factorii de evaluare trebuie introdus in sistem pentru fiecare
lot la care operatorul economic este participant (inscris). La rubrica "Informatii privind participare la procedura", respectiv "Informatii privind participare la lot", se va afisa in
permanenta numarul de factori care intra in licitatie electronica/ reofertare la acord-cadru pentru care operatorul economic a completat raspunsul.
Oferta financiara
Oferta financiara se introduce in sistem atat sub forma unei valori, cat si sub forma unor documente incarcate. Inainte salvarii in sistem, atat a valorii, cat si a documentelor
de oferta financiara, ofertantul va realiza criptarea acestor informatii. Decriptarea lor se va realiza dupa finalizarea de catre autoritatea contractanta a evaluarii tehnice si
doar daca operatorul economic a primit calificativul "Admis" la toate evaluarile anterioare etapei de evaluare financiara. Oferta financiara se poate introduce doar in etapa
de "Depunere oferta".
Daca oferta de pret nu a fost salvata niciodata la procedura / lot se va afisa un text in rosu cu precizarea "Nu aveti depusa oferta de pret". Pentru introducerea ofertei de
pret ofertantul va completa casuta corespunzatoare din rubrica "Oferta financiara" a sectiunii "Oferta mea", apoi va actiona butonul "Cripteaza si salveaza". Pentru
criptarea ofertei nu va fi necesara instalarea niciunei aplicatii externe. Operatia de criptare se va realiza direct din browser.
Figura 32 Completare valoare pentru oferta de pret
Daca operatia de criptare si salvare se efectueaza cu succes se va afisa un mesaj corespunzator, iar textul din dreptul casutei de introducere al ofertei de pret se va
schimba in "Aveti depusa oferta de pret". De asemenea la rubrica "Informatii privind participare la procedura", respectiv "Informatii privind participare la lot", se va afisa "Da"
in dreptul etichetei "Oferta de pret depusa". Oferta de pret introdusa poate fi modificata de catre ofertant pana la finalizarea etepei de depunere oferta. Doar ultima oferta
salvata cu succes va fi luata in considerare de sistem.
Figura 33 Salvarea cu succes a ofertei de pret
Pentru a incarca documentele de oferta financiara ofertantul actioneaza butonul "Selecteaza si ataseaza formular de oferta" din rubrica "Oferta financiara" a sectiunii
"Oferta mea". Actiunea are ca efect deschiderea unei ferestre de selectie fisiere aflate pe statia de de lucru proprie a utilizatorului. Butonul este disponibil daca procedura /
lotul este in etapa de "Depunere oferta".
Figura 34 Selectare fisiere
Din fereastra de selectie poate alege unul sau mai multe fisiere, apoi selecteaza butonul "Open". Fisierele selectate se vor afisa pe ecran pentru a putea fi inspectate inaine
de atasarea efectiva la procedura. Daca doreste eliminarea unui fisier actioneaza pictograma de stergere din dreptul fisierului vizat ( ). Pentru incarcarea in sistem a
fisierelor actioneaza butonul "Ataseaza".
Daca operatia de atasare se realizeaza cu succes, fisierele selectate vor fi afisate in lista "Documente de oferta financiara" si vor fi codificate cu un numar unic de
identificare.
Figura 36 Documente de oferta financiara atasate
Daca se doreste incarcarea altor fisiere se repeta operatia de selectare si atasare documente. Pentru a sterge un document atasat se actioneaza pictograma de stergere
Este obligatoriu de completat valoarea ofertei de pret in sistem. Operatorii economici nu vor intra in etapa de evaluare daca nu au completat oferte de pret in sistem.
In cazul procedurii cu impartire pe loturi oferta de pret trebuie introdusa in sistem pentru fiecare lot la care operatorul economic este participant (inscris), accesibil din
ecranul de vizualizare al lotului.La rubrica "Informatii privind participare la procedura", respectiv "Informatii privind participare la lot", se va afisa in permanenta daca oferta
de pret este sau nu depusa la procedura / lot.
Solicitari de clarificare
In etapa de depunere oferta, precum si in cea de depunere candidatura in cazul licitatiilor restranse, operatorii economici pot adresa intrebari de clarificare autoritatii
contractante. Autoritatea contractanta poate raspunde pana la termenul limita al etapei respective. In fazele de evaluare autoritatea contractanta poate adresa solicitari de
clarificare ofertantilor, impunand un termen de raspuns. Adresarea clarificarilor prin sistem (atat de catre operatorii economici, cat si de catre autoritatile contractante) se
poate face doar pentru procedurile cu desfasurare online.
Clarificarile se gestioneaza din sectiunea "Solicitari de clarificare / Intrebari" disponibila in detaliul procedurii. In cazul procedurii cu impartire pe loturi lista de solicitari de
clarificare este disponibila atat din detaliul procedurii (afisand intrebarile adresate in cadrul tuturor loturilor), dar si din detaliul lotului (cu afisarea doar a solicitarilor adresate
lotului respectiv).
Adaugare intrebare
Solicitari de clarificare ››
Pentru a adresa o intrebare autoritatii contractante legata de o anumita procedura ofertantul actioneaza butonul " Adauga solicitare" din sectiunea "Solicitari de clarificare
/ Intrebari" disponibila din detaliul respectivei proceduri (daca este fara impartire pe loturi) sau din detaliul lotului de procedura. Pentru procedura cu impartire pe loturi
solicitarea de clarificare se poate adresa doar din contextul unui lot. Butonul este vizibil doar daca procedura/ lotul este in etapa de depunere oferta sau depunere
candidatura (in cazul licitatiei restranse) si starea procedurii / lotului este "In desfasurare".
La actionarea butonului de adaugare solicitare se va deschide un ecran care va contine un formular cu urmatoarele informatii: subiectul clarificarii si continutul clarificarii.
Figura 37 Adaugare solicitare de clarificare

Optional utilizatorul poate atasa un document prin incarcarea unui fisier de pe statia de lucru proprie, actionand pictograma cu imaginea + "Adauga document". Se va
deschide o ferestra de selectie fisiere din care va putea alege un singur fisier pentru atasare la intrebare, apoi selecteaza butonul " Open". Fisierul selectat se va afisa pe
ecran pentru a putea fi inspectat inainte de atasarea efectiva la clarificare. Daca doreste eliminarea fisierului actioneaza pictograma de stergere din dreptul fisierului ( ).
Fisierul selectat se va salva odata cu clarificarea.
Figura 38 Fisier asociat la solicitarea de clarificare
Dupa completarea formularului se actioneaza butonul "Adauga solicitare". Solicitarea creata se va afisa in lista de solicitari. Autoritatea contractanta va fi notificata prin e-
mail cu privire la postarea acestei intrebari.
Figura 39 Lista de solicitari continand intrebarea adaugata

Data limita de raspuns reprezinta data limita a etapei in care a fost depusa solicitarea. Raspunsul furnizat de autoritatea contractanta se va putea vizualiza din lista de
solicitari de clarificare.
Figura 40 Lista de solicitari continand raspunsul la solicitare
Completare raspuns
Solicitari de clarificare ››
Operatorul economic este notificat prin e-mail despre existenta unei solicitari de clarificare adresate de autoritatea contractanta la o procedura la care este participant. In
panoul de lucru al operatorului economic se va afisa in permanenta numarul de solicitari de clarificare adresate de autoritatile contractante la care operatorul economic nu a
furnizat inca raspunsul, cu posibilitatea accesarii procedurilor in cadrul carora au fost adresate aceste solicitari. Prin click pe aceasta informatie, utilizatorul este redirectionat
catre lista de solicitari care ii sunt adresate. In aceasta lista poate aplica divese filtre care faciliteaza cautarea. Pentru a completa raspunsul la o solicitare de clarificare
adresata de autoritatea contractanta acceseaza butonul "Raspunde la solicitare" corespunzator intrebarii.
Intrucat autoritatea contractanta stabileste un termen maxim de raspuns pentru solicitarile de clarificare, ofertantul poate sa raspunda atat timp cat nu a depasit acest
termen. Dupa expirarea termenului butonul "Raspunde la solicitare" nu mai este disponibil.
Figura 41 Lista de solicitari fara raspuns
Ofertantul va deschide ecranul de raspuns la solicitare, care va afisa in partea stanga informatiile legate de solicitarea adresata de autoritatea contractanta: subiect,
continut, data postare, document atasat solicitarii, iar partea dreapta formularul de raspuns pe care il va completa operatorul economic. Raspunsul la solicitare consta in
completarea campului text si optional in atasarea de documente de pe statia de lucru proprie, actionand pictograma cu imaginea "+". Se va deschide o ferestra de selectie
fisiere din care ofertantul poate alege unul sau mai multe fisiere pentru atasare la intrebare, apoi selecteaza butonul "Open". Fisierele selectate se vor afisa pe ecran pentru
a putea fi inspectate inainte de atasarea efectiva la raspuns. Daca doreste eliminarea unuia din fisiere actioneaza pictograma de stergere din dreptul fisierului ( ).
Fisierele selectate se vor salva odata cu raspunsul la clarificare.
Figura 42 Completare raspuns la solicitare
Operatorul economic poate salva rapunsuri intermediare (partiale) inainte de transmiterea raspunsului final. Pentru a salva raspunsul fara a-l transmite autoritatii, operatorul
economic actioneaza butonul de "Salvare raspuns". Transmiterea raspunului se va putea face oricand, dar numai pana la finalizarea termenului limita de raspuns stabilit
de autoritatea contractanta la adresarea solicitarii de clarificare. In lista de solicitari de clarificare va aparea eticheta "intermediar" in dreptul raspunsului. De asemenea
butonul "Raspunde la solicitare" este inca prezent, pentru a putea face ulterior modificari pe raspuns si a transmite raspunsul final.
Figura 43 Lista de solicitari cu raspuns intermediar
Pentru transmiterea raspunsului final ofertantul va actiona butonul "Trimite raspuns" din fereastra de completare al raspunsului la solicitare. Va aparea un mesaj de
confirmare al actiunii.
Figura 44 Confirmare raspuns final la solicitare
Dupa actionarea butonului "Confirmati" raspunsul la clarificare va fi transmis autoritatii contractante. Operatorul economic nu va mai putea modifica raspunsul. In lista de
solicitari va disparea eticheta "intermediar" din dreptul raspunsului, precum si butonul "Raspunde la solicitare". Se va afisa data raspunsului la solicitare, iar fisierele
atasate la raspuns vor fi codificate cu un numar unic de identificare. Se vor putea accesa actionand butonul "Vizualizare documente de raspuns".
Figura 45 Lista de solicitari cu raspuns final

Procese verbale, declaratii, rapoarte
Sectiunea de procese verbale, declaratii si rapoarte este disponibila din detaliul procedurii. Autoritatea contractanta poate adauga documente in acesta sectiune pe tot
parcusul desfasurarii procedurii. Tipurile de documente ce pot fi atasate de autoritatea contractanta cuprind: procese verbale de deschidere, rapoarte intermediare si finale,
declaratii de participare. La publicarea de catre autoritatea contractanta a unui document in aceasta sectiune, sistemul va genera o notificare catre operatorii economici
care sunt participanti in procedura online, precum si celor care au subscris la anuntul de initiere pentru primirea de notificari (indfierent de modalitatea de desfasurare a
procedurii).
Declaratia de participare este un formular electronic pe care autoritatea contractanta il va completa in sistem, urmand ca aplicatia sa genereze automat fisierul din datele
completate. In cazul in care procedura este cu desfasurare online, la momentul crearii declaratiei se vor prelua in mod automat informatiile despre participantii inscrisi la
procedura. In cazul procedurii cu impartire loturi, participantul trebuie sa fie inscris la cel putin un lot pentru a fi preluat in declaratie (cei inscrisi doar la nivel de procedura
nu vor fi luati in considerare). Daca un participant este inscris la mai multe loturi va aparea o singura data in declaratie.

PROCEDURI Manual Utilizare

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

PROCEDURI Manual Utilizare

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

CITADINA 98 S.A.

Tipuri de proceduri care se pot gestiona in SEAP:

Functie de modalitatea de desfasurare a procedurii se identifica doua tipuri de proceduri:

Ca si in cazul procedurii, la nivel de lot vom identifica urmatoarele stari:

Fazele procedurilor online

Figura 1 Fazele procedurii

Figura 2 Accesare anunturi de initiere din meniu

Figura 3 Accesare procedura din lista anunturilor de initiere

Procedura fara loturi

Pentru utilizatorul ofertant ecranul de vizualizare al procedurii fara loturi cuprinde:

Figura 4 Vizualizare procedura fara loturi

In cazul utilizatorului ofertant, ecranul de vizualizare al procedurii cu loturi cuprinde:

Figura 6 Lista de loturi

Figura 7 Selector de lot pentru afisarea altui lot

Ecranul de vizualizare al lotului de procedura contine:

Figura 8 Procedura la care nu sunt participant

Inscrierea in lotul procedurii

Figura 13 Lot la care ofertantul este inscris

Figura 14 Selectare loturi pentru inscriere multipla

Ofertantul va trebui sa confirme inscrierea in loturi actionand butonul "Confirmare".

Figura 15 Mesaj de confirmare la inscrierea in procedura

Figura 16 Inscriere cu succes in lot

Retragerea din procedura

Figura 17 Completare motiv de retragere din procedura

Figura 18 Confirmare retragere din procedura

Figura 19 Retragere cu succes din procedura

Figura 18 Lot la care ofertantul este inscris

Figura 19 Completare motiv de retragerea din lot

Se va afisa fereastra de confirmare a actiunii in care ofertantul apasa butonul "Confirmati".

Figura 20 Confirmare retragere din lot

Figura 21 Retragere cu succes din lotul procedurii

Reinscriere in lotul procedurii

Depunerea candidatura si oferta

Sectiunea "Oferta mea" este impartita in patru rubrici:

Rubrica de documente de calificare contine doua sectiuni:

Figura 22 Selectare fisiere

Figura 23 Fisiere selectate

Figura 24 Documente de calificare atasate

Figura 25 Selectare document din Dosarul companiei

Dupa selectarea documentului actioneaza butonul de asociere din dreptul acestuia.

Figura 26 Asociere document din Dosarul companiei

Figura 27 Document asociat

Documente de oferta tehnica

Figura 28 Fisiere selectate

Figura 29 Documente de calificare atasate

Figura 30 Lista de factori de evaluare

Figura 31 Completare raspuns la factorul de evaluare

Figura 32 Completare valoare pentru oferta de pret

Figura 33 Salvarea cu succes a ofertei de pret

Figura 34 Selectare fisiere

Figura 35 Fisiere selectate

Figura 36 Documente de oferta financiara atasate

Figura 37 Adaugare solicitare de clarificare

Figura 38 Fisier asociat la solicitarea de clarificare

Figura 39 Lista de solicitari continand intrebarea adaugata

Figura 40 Lista de solicitari continand raspunsul la solicitare

Figura 41 Lista de solicitari fara raspuns

Figura 42 Completare raspuns la solicitare

Figura 43 Lista de solicitari cu raspuns intermediar

Figura 44 Confirmare raspuns final la solicitare

Figura 45 Lista de solicitari cu raspuns final

S-ar putea să vă placă și