REGISTRUL GENERAL DE EVIDENŢĂ A SALARIAŢILOR

HOTĂRÂRE nr. 905 din 14 decembrie 2017

Actul normativ mai sus menționat, stabileşte metodologia de înfiinţare

a registrului general de evidenţă a salariaţilor, denumit în continuare
registru, şi de completare şi transmitere în registru a elementelor
raportului de muncă, denumite în continuare date, de către următoarele
categorii de angajatori:

a) persoane fizice sau juridice de drept privat, indiferent dacă au

sau nu statutul de utilitate publică ;

b) instituţii/autorităţi publice/alte entităţi juridice care angajează

personal în baza unui contract individual de muncă.

În registru se înregistrează, anterior începerii activităţii, datele

menţionate mai sus, pentru persoanele care urmează să desfăşoare
activitate în baza unui contract individual de muncă încheiat potrivit
prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul muncii. ( se transmit în revisal
numai raporturile de muncă năsute prin încheierea contractelor
individuale de muncă )

Fiecare dintre angajatori are obligaţia să transmită datele în

registru, către inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază
teritorială îşi are sediul/domiciliul, în ordinea angajării.
Răspunderea pentru corectitudinea datelor transmise în registru revine
în exclusivitate angajatorului.

Angajatorii care au înfiinţat sucursale, agenţii, reprezentanţe sau

alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, cărora le-au delegat
competenţa încadrării personalului, pot delega acestora şi competenţa
înfiinţării registrului, completării şi transmiterii datelor în
registru, în numele angajatorului, cu respectarea prevederilor legale
în vigoare.

Au obligaţia de a înfiinţa registrul, completa şi transmite datele în

registru la inspectoratul teritorial de muncă şi misiunile diplomatice,
oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz,
reprezentanţele organizaţiilor internaţionale acreditate în România,
institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale
altor state în România, pentru personalul angajat local care are
cetăţenia română sau reşedinţa permanentă în România.

Angajatorii pot contracta serviciul de completare şi transmitere a

datelor în registru prin încheierea de contracte de prestări servicii
cu prestatori care îşi desfăşoară activitatea în condiţiile
prevederilor legale în vigoare, inclusiv ale prevederilor privind
protecţia datelor cu caracter personal.
Completarea şi transmiterea datelor în registru se realizează de către
una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către
angajatori, de către persoanele care au aceste atribuţii stabilite prin
fişa postului în cazul angajatorilor nominalizați în primul paragraf,
literele a și b .

Prestatorii NU pot subcontracta, la rândul lor, serviciile de

completare şi transmitere a datelor în registru încredinţate de
angajator.

Angajatorii au obligaţia de a notifica, în scris, inspectoratul

teritorial de muncă, în a cărui rază teritorială îşi au
sediul/domiciliul, despre încheierea contractelor de prestări servicii,
precum şi datele de identificare ale prestatorului, în termen de 3 zile
lucrătoare de la data încheierii contractului de prestări de servicii.

Contractarea serviciului de completare şi transmitere a datelor în

registru nu exonerează angajatorul de obligaţiile stabilite de prezenta
hotărâre.

Angajatorii sau, după caz, prestatorii care completează şi transmit

datele în registru au obligaţia să prelucreze datele cu caracter
personal ale salariaţilor, cu respectarea prevederilor legale privind
protecţia datelor cu caracter personal.

Procedura şi actele pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la

inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei necesare
pentru completarea şi transmiterea datelor se stabilesc prin ordin
comun al ministrului muncii şi justiţiei sociale şi al ministrului
comunicaţiilor şi societăţii informaţionale.

Registrul se întocmeşte în formă electronică.

Angajatorii completează registrul în ordinea angajării persoanelor, cu

următoarele date, fără a avea caracter limitative :

a) datele de identificare ale angajatorului persoană fizică sau

juridică de drept privat, respectiv instituţie/autoritate publică/altă
entitate juridică care angajează personal în baza unui contract
individual de muncă, cum ar fi:

- denumire,
- cod unic de identificare - CUI,
- codul de identificare fiscală - CIF,
- sediul social şi numele şi prenumele reprezentantului legal - pentru
- persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric
personal - CNP,
- domiciliul - pentru persoanele fizice;

Termen de transmitere - cel târziu în ziua anterioară începerii

activităţii ;
b) datele de identificare ale salariaţilor, cum ar fi:

- numele, prenumele, codul numeric personal - CNP,

- cetăţenia şi ţara de provenienţă - Uniunea Europeană - UE, non-UE,
Spaţiul Economic European - SEE;

Termen de transmitere - cel târziu în ziua anterioară începerii

activităţii

c)data încheierii contractului individual de muncă şi data începerii

activităţii;

Termen de transmitere - cel târziu în ziua anterioară începerii

activităţii

d) funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din

România (COR) sau altor acte normative;

Termen de transmitere - cel târziu în ziua anterioară începerii

activităţii

e)tipul contractului individual de muncă;

Termen de transmitere - cel târziu în ziua anterioară începerii

activităţii

f)durata contractului individual de muncă, respectiv

nedeterminată/determinată;

Termen de transmitere - cel târziu în ziua anterioară începerii

activităţii

g)durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia, în cazul

contractelor individuale de muncă cu timp parţial;

Termen de transmitere - cel târziu în ziua anterioară începerii

activităţii

h)salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi

alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de
muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă;

Termen de transmitere - cel târziu în ziua anterioară începerii

activităţii

i) datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de

muncă temporară;

Termen de transmitere - cel târziu în ziua anterioară începerii

activităţii
j) data transferului raportului de serviciu în cazul funcțiilor publice
precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face
transferul;

Termen de transmitere - în termen de 5 zile lucrătoare de la data

transferului, respectiv de la data preluării prin transfer;

k) data preluării prin transfer, privind salarizarea personalului

plătit din fonduri publice, cu modificările şi completările ulterioare,
precum şi datele de identificare ale angajatorului de la care se face
transferul;

Termen de transmitere - în termen de 5 zile lucrătoare de la data

transferului, respectiv de la data preluării prin transfer;

l) data la care începe şi data la care încetează detaşarea, precum şi

datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea;

Termen de transmitere - cel târziu în ziua anterioară datei de

începere/încetare a detaşării salariatului;

m) data la care începe şi data la care încetează detaşarea

transnaţională, privind detaşarea salariaţilor în cadrul prestării de
servicii transnaţionale, statul în care urmează să se realizeze
detaşarea transnaţională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la
care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi
natura acestei activităţi;

Termen de transmitere - cel târziu în ziua anterioară datei de

începere/încetare a detaşării salariatului pe teritoriul altui stat;

n) data la care începe şi data la care încetează detaşarea pe

teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al
Spaţiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze
detaşarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să
presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei
activităţi;

Termen de transmitere - cel târziu în ziua anterioară datei de

începere/încetare a detaşării salariatului pe teritoriul altui stat;

o) perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării

contractului individual de muncă, cu excepţia cazurilor de suspendare
în baza certificatelor medicale;

Termen de transmitere - se transmit cel târziu în ziua anterioară datei

suspendării/datei încetării suspendării, cu excepţia situaţiei
absenţelor nemotivate când transmiterea în registru se face în termen
de 3 zile lucrătoare de la data suspendării

p) data şi temeiul legal al încetării contractului individual de muncă.

Termen de transmitere - cel târziu la data încetării contractului
individual de muncă/la data luării la cunoştinţă a evenimentului ce a
determinat, în condiţiile legii, încetarea contractului individual de
muncă.

Orice modificare a elementelor mai jos prezentate, se transmit în

registru cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.

- funcţia / ocupaţia conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor

din România (COR) sau altor acte normative ;

- tipul contractului individual de muncă ;

- durata contractului individual de muncă,respectiv

nedeterminată/determinată ;

- durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia, în cazul

contractelor individuale de muncă cu timp parţial ;

Excepţie fac situaţiile în care modificarea se produce ca urmare a unei

hotărâri judecătoreşti când înregistrarea în registru se face în termen
de 20 de zile de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de
conţinutul acesteia.

Orice modificare a datelor ce vizează salariul de bază lunar brut,

indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri, astfel cum sunt
prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în
contractul colectiv de muncă se transmit în registru în termen de 20 de
zile lucrătoare de la data producerii modificării. Excepţie fac
situaţiile în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri
judecătoreşti când transmiterea în registru se face în termen de 20 de
zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de
conţinutul acesteia.

Orice modificare privind perioada de detaşare se transmite în registru

cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.

Orice modificare a datelor de vizează :

- datele de identificare ale angajatorului persoană fizică sau

juridică de drept privat, respectiv instituţie/autoritate publică/altă
entitate juridică care angajează personal în baza unui contract
individual de muncă, cum ar fi: denumire, cod unic de identificare -
CUI, codul de identificare fiscală - CIF, sediul social şi numele şi
prenumele reprezentantului legal - pentru persoanele juridice,
respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, domiciliul
pentru persoanele fizice;

- datele de identificare ale salariaţilor, cum ar fi: numele,

prenumele, codul numeric personal - CNP, cetăţenia şi ţara de
provenienţă - Uniunea Europeană - UE, non-UE, Spaţiul Economic European
- SEE se transmit la inspectoratul teritorial de muncă în termen de 3
zile lucrătoare de la data apariţiei modificării.

Orice corecţie a erorilor survenite în completarea registrului se face

la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de acestea.

Datele în registru se completează şi se transmit on-line pe portalul

Inspecţiei Muncii.

Inspecţia Muncii, în calitate de operator de date cu caracter personal,

administrează baza de date cu respectarea prevederilor legale privind
protecţia datelor cu caracter personal.

Angajatorii sau, după caz, prestatorii de servicii au obligaţia de a

transmite datele în registru la inspectoratul teritorial de muncă în a
cărui rază teritorială se află sediul/domiciliul angajatorului, cel
târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către primul
salariat.

Angajatorii au obligaţia de a întocmi un dosar personal pentru fiecare

dintre salariaţii încadraţi cu contract individual de muncă, de a-l
păstra în bune condiţii la sediul angajatorului sau, după caz, la
sediul secundar dacă este delegată competenţa încadrării personalului
prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum şi de a-l
prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puţin următoarele

documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă,
actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea,
suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, acte de
studii/certificate de calificare, precum şi orice alte documente care
certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru.

La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat,

angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia copii ale
documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile
lucrătoare de la data solicitării.

Documentele sunt eliberate în copie certificată pentru conformitate cu

originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de
persoana împuternicită de angajator.

La încetarea activităţii salariatului, angajatorii au obligaţia să îi

elibereze acestuia o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată
de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în
specialitate, precum şi un extras din registru.

La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat,

angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia un extras din
registru, datat şi certificat pentru conformitate, sau o adeverinţă
care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii,
salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, astfel cum rezultă din
registru şi din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la
data solicitării.

Datele din registru şi dosarele personale ale fiecărui salariat se

păstrează în condiţii corespunzătoare, care să asigure securitatea
datelor, precum şi respectarea prevederilor legale privind protecţia
datelor cu caracter personal. Angajatorii răspund pentru asigurarea
acestor condiţii, precum şi pentru orice prejudiciu produs salariatului
sau oricărei alte persoane fizice sau juridice prin încălcarea acestor
obligaţii.

În situaţia în care angajatorul se află în imposibilitatea de a elibera

un extras din registru,salariatul/fostul salariat poate solicita
inspectoratului teritorial de muncă eliberarea unui extras din registru
din care să rezulte activitatea desfăşurată la acesta, în calitate de
salariat. Inspectoratul teritorial de muncă în cauză eliberează
documentul, în baza registrului electronic transmis de angajator, în
termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

Constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 2.000 lei la

5.000 lei încălcarea obligaţiei de a păstra dosarul personal la sediul
angajatorilor sau, după caz, la sediul secundar, care are delegată
competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte
individuale de muncă.

În scopul combaterii muncii nedeclarate, Inspecţia Muncii beneficiază

de accesul la bazele de date deţinute de autorităţi/instituţii publice,
privind:

a) evidenţa persoanelor, în vederea identificării persoanelor aflate

la locul de muncă;

b) declaraţii şi înregistrări fiscale, în vederea verificării

concordanţei datelor înregistrate în registru cu cele declarate
organelor fiscale;

c) evidenţa angajatorilor înregistraţi în registrul comerţului sau la

Ministerul Finanţelor Publice, în scopul identificării acestora şi al
dispunerii măsurilor necesare în vederea aplicării prevederilor
prezentei hotărâri.