TEHNOLOGIA COMINICAIEI N

ADMINISTRAIA PUBLIC
Partea a II-a
Bazele teoriei informaiei
i a comunicaiei n
instituia public

Conceptul de sistem de
management al organizaiei
Definiie

Sistemul de management al organizaiei poate fi

definit ca ansamblul elementelor cu caracter
decizional,
organizatoric,
informaional,
motivaional etc. din cadrul organizaiei, prin
intermediul
cruia
se
exercit
ansamblul
proceselor i relaiilor de management, n vederea
obinerii unei eficaciti i eficiene ct mai mari.

Sistemul de management al
organizaiei

Subsisteme componente
(sub)sistemul organizatoric;
(sub)sistemul informaional;
(sub)sistemul decizional;
(sub)sistemul metodologic (metode i

tehnici de management);
alte elemente de management.

Analogia sistem managerialom

Definiie
Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul

datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor

informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare
a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i
realizarea obiectivelor organizaiei.

Componentele sistemului
informaional

Date i informaii - definiii

Data reprezint descrierea cifric sau letric a

unor aciuni, procese, fapte, fenomene,

referitoare la organizaie sau la procese din
afara sa, care intereseaz managementul
acesteia.
Prin informaie, din punct de vedere al
managementului, desemnm acele date care
aduc adresantului un spor de cunoatere
privind direct i indirect organizaia respectiv,
ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n
realizarea sarcinilor ce-i revin n cadrul
respectivei organizaiei.

datele

1. Datele - ansambluri de simboluri, exprimate

sub form numeric, litere, sunete, imagini etc,
susceptibile de a fi percepute de fiina uman.
Exemplu:
norme,
cantiti,
valori
corespunztoare unor indicatori economici,
financiari, statistici.

informaiile
2. Informaiile - sunt doar acele date care:
- aduc cunotine noi destinatarului lor;
- modific percepia asupra realitii;
reduc
gradul
de
incertitudine
(necunoatere) asupra acesteia.
Concluzii:
- informaiile formeaz o submulime inclus n mulimea

datelor;
- noiunea de informaie este relativ destinatarului ei, n sensul
c ceea ce reprezint informaie pentru unul, nu este obligatoriu
informaie pentru altul;
- informaia ia n considerare ntotdeauna semnificaia
fenomenului real pe care-l surprinde i care, n mod absolut
difer n funcie de percepia proprie a utilizatorului;
- informaia are un puternic caracter de subiectivism.

 Informaia pertinent baza

fundamentrii deciziei
manageriale eficiente

Determinanii majori ai informaiei

pertinente
COMPLETITUDINE
(caracterul exhaustiv)
FIABILITATE
(gradul de ncredere n sursa
informaiei)

ACTUALITATE
(reducerea ntrzierii n
obinerea informaiei

PERTINENA
INFORMAIEI

EXACTITATE
(Absena fenomenului de
perturbare)

PUNCTUALITATE
(respectarea limitelor de timp n
procesul de utilizare)
ACCESIBILITATE
(determinant major de utilizare
efectiv a informaiei)

Circuite i fluxuri informaionale

- definiii
Prin

circuit informaional desemnm

traiectul pe care l parcurge o informaie sau
o categorie de informaii ntre emitor i
destinatar.
Fluxul informaional reprezint cantitatea
de informaii care este vehiculat ntre
emitorul i beneficiarul pe circuitul
informaional,
caracterizat prin anumite
caracteristici - lungime, vitez de deplasare,
fiabilitate, cost etc.

circuite i fluxuri informaionale

3. Circuite informaionale - reprezint traseul
pe care l parcurge o informaie, de la surs la
destinaie. Ele iau natere att n interiorul
organizaiei, ct i ntre aceasta i mediul extern.
4. Fluxuri informaionale reprezint
ansamblul informaiilor care parcurg circuitele
informaionale, raportate la un anumit interval
de timp.
Orizontale
Verticale
Oblice

Proceduri
definiie

informaionale

n esen, prin proceduri informaionale

desemnm ansamblul elementelor prin

care se stabilesc modaliti de culegere,
nregistrare, transmitere, prelucrare i
arhivare a unei categorii de informaii, cu
precizarea operaiilor de efectuat i
succesiunea lor, a suporilor, formulelor,
modelelor i mijloacelor de tratare a
informaiilor folosite.

Principalele caracteristici ale

procedurilor informaionale

proceduri i mijloace
5. Procedurile informaionale - ansamblu de
metode i tehnici de reprezentare a informaiilor
primare, prin intermediul crora este asigurat
interfaa om-calculator.
6. Mijloacele de tratare a informaiilor reunesc suporturile fizice (hardware) i cele logice
(software) prin care sunt asigurate procesele de
culegere, prelucrare, transmitere, stocare a
informaiei, n vederea obinerii rezultatelor dorite.

Mijloace
de
tratare
informaiilor - definiie
Totalitatea

elementelor tehnico-materiale
utilizate pentru culegerea, nregistrarea,
transmiterea, prelucrarea, interpretarea i
stocarea datelor i informaiilor reprezint
mijloacele de tratare a informaiilor,
(de la cele mai simple (creion), la cele mai
complexe (computer)

Referitor la categoriile de mijloace de

tratare a informaiei prezentate n
tabel, precizm c, cele mecanizate sunt pe cale
de
dispariie.
Progresele
formidabile
nregistrate de mijloacele automatizate, n
condiiile diminurii substaniale a costurilor,
au fcut caduce mijloacele mecanizate.

Principalele funcii ale sistemului

informaional

Dimensiunile informaiei
n realizarea acestor funcii, sistemul informaional
este confruntat cu probleme foarte complexe, dat
fiind tripla dimensiune a informaiilor:
dimensiune

individual,
n
sensul
c
ele
condiioneaz ntr-o proporie apreciabil potenialul i
realizarea aspiraiilor personale ale salariailor.
dimensiune organizaional, n sensul c reprezint
o premis indispensabil pentru stabilirea i finalizarea
obiectivelor organizaiei de ctre acionari i manageri.
dimensiune social ce decurge din rolul lor n
exercitarea drepturilor i responsabilitilor salariailor
din cadrul organizaiei n calitate de ceteni.

Deficiene generale
distorsiunea

modificarea parial neintenionat a

coninutului sau mesajului unei informaii pe parcursul
culegerii, prelucrrii i transmiterii de la emitor la
destinatar;
filtrajul modificarea parial sau total a coninutului sau
mesajului unei informaii in mod intenionat;
redundanta este deficienta care consta n nregistrarea,
transmiterea i prelucrarea repetat a unor informaii cauzate
de absena coordonrii sau a coordonrii defectuoase a
anumitor sisteme ale segmentului informaional;
suprancrcarea circuitului informaional vehicularea
unei cantiti de informaii mai mare dect capacitatea de
transport, ducnd la blocarea sau ntrzierea unor informaii.
De regul se face cu informaii inutile, nerelevante pentru
activitatea respectiv, principala cauz fiind redundana.

Raporturile sistem informaional sistem

informatic

Sistemul informatic al unei

instituii publice
Prelucrarea datelor i comunicarea

Sistem informaional
Subsistem de
comunicaie
Date comunicate

Subsistem de
prelucrare date
(prelucrare i modele
de prelucrare)

Date
rezidente

Sistemul informatic al unei

instituii publice
Sistem informatic- acea parte a sistemului informaional pentru care

prelucrrile sunt, preponderent, automatizate.

Informatizarea, dac este planificat i derulat corespunztor, are

un dublu impact asupra activitilor din instituie: crete calitatea

serviciilor i micoreaz costurile.
Strategia de informatizare component a strategiei generale a

instituiei publice.
Tehnologia informaiei i comunicaiilor reprezint suportul tehnic

al sistemului informatic.

Dimensiuni
ale
instituia public

TIC

Dimensiunea strategica:
Tenologiile informatice si de comunicatie devin o resursa
strategica pentru organizatia publica, in masura sa asigure
avantajul competitiv.
Dimensiunea organizationala:
Aparatul informatic este parte integranta in organizatie si
evolueaza in conditiile unui mediu favorabil sau restrictiv.
Aparatul informatic trebuie sa raspunda cerintelor decizionale
si operationale si, in interactiune cu alte subsisteme ale
organizatiei va asigura sinergia intre domeniul informaticii si
cel al managementului.
Dimensiunea umana:
Surclaseaza
aspectele tehnologice si metodologice si
reprezinta factorul de succes in folosirea eficienta a aparatului
informatic.

Sistemul informatic al unei instituii

publice conine
-Tehnici si mijloace pentru automatizarea activitatilor de
birou.
-Proceduri automate pentru culegerea, prelucrarea,
arhivarea si vehicularea datelor si informatiilor.
-Aplicatii informatice pentru:
- optimizarea procesului decizional
- gestiune economic
- conducerea proceselor tehnologice
- asistare a deciziei.

Sistemul informatic al unei instituii

publice conine
-Instrumente de comunicatie electronica (mesageria
electronica, videotextul interactiv, bancile de date
accesate
prin
reteaua
Internet,
sistemele
de
audioconferinta si videoconferinta etc).
-Sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD),
pentru crearea si gestionarea colectiilor de date clasice,
destinate proceselor decizionale si celor de executie.
-Tehnici de automatizare a proceselui de productie:
proiectare asistata de calculator, conceptie, fabricatie si
mentenanta asistata etc).

Sistemul informatic al unei instituii

publice structur
Orice sistem informatic este structurat n
patru categorii de componente:
1.
2.
3.
4.

Componenta uman
Componenta organizatoric
Componenta de infrastructur tehnologic
Aplicaiile informatice

Structura sistemului informatic

Componenta uman (1)
Este

cea mai important component

pentru eficacitatea i eficiena sistemului
informatic.

Succesul unui sistem informatic depinde de

adaptarea celorlalte componente la nivelul

i pregtirea resursei umane existente.

Structura sistemului informatic

Componenta uman (2)
3 categorii:
-beneficiarii (cei crora le sunt adresate
informaiile generate sau transmise n
cadrul sistemului informatic);
-utilizatorii (cei care utilizeaz nemijlocit
TIC pentru obinerea de informaii);
-personalul de ntreinere i dezvoltare.

Structura sistemului informatic

Componenta uman (3)
Aspecte importante:
-Creterea exponenial a numrului de
beneficiari, i deci a cererii de informaie.
-Apropiere ntre utilizatori i beneficiari.
-Personalul de ntreinere i dezvoltare
-resursa uman de nalt calificare, greu de
obinut i scump.

Structura sistemului informatic

Componenta organizatoric
Este format din structura organizatoric
specific
activitilor
informatice,
totalitatea mijloacelor i metodelor de
natur organizatoric i metodologic
utilizate pentru conducerea activitilor
informatice i de modul n care se
realizeaz legtura ntre sistemul informatic
i restul organizaiei.

Structura sistemului informatic

Componenta de infrastructur
Se identific n mare parte cu ceea ce numim
Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor,
reprezentnd suportul fizic i infrastructura soft
necesar funcionrii ntregului sistem.
Reprezint totalitatea dispozitivelor, circuitelor
i echipamentelor utilizate pentru prelucrarea i
transmiterea
informaiilor,
mpreun
cu
sistemele
de
operare,
protocoalele
de
comunicaie i programele de baz necesare
funcionrii echipamentelor.

Structura sistemului informatic

Aplicaii i module informatice
Reprezint
totalitatea
programelor
informatice i a aplicaiilor informatice care
implementeaz proceduri informaionale
specifice activitilor desfurate n cadrul
organizaiei.
Dup unii autori, acestea ar fi cuprinse n
TIC, n timp ce ali cercettori indic
apartenena
lor
la
Procesele
Organizaionale (know how).

Structura sistemului informatic

Aplicaii i module informatice
n funcie de gama de activiti pe care le deservesc,
se clasific dup cum urmeaz:
-Aplicaii pentru top management (Business
Intelligence, programe care implementeaz metode
de fundamentare a deciziei)
-Aplicaii dezvoltate la nivelul unei funciuni
(CRM)
-Aplicaii pentru automatizarea unor activiti
(program de eviden contabil, e-services)
-Aplicaii transfunctionale (ERP, Managementul
documentelor i fluxurilor de lucru)
-Aplicaii de integrare a sistemului informatic
propriu cu sistemele informatice ale unor
instituii partenere (SCM)
-Aplicaii de tip serviciu (SaaS i SOA)

Sistemul informatic al
instituiei publice clasificare
(1)
1)Dup gradul de dispersie al resurselor sistemului:
sisteme informatice locale (exploatabile pe calculatoare independente sau
n reea);
sisteme informatice distribuite (bazate pe criterii teritoriale).
2)Dup specificul activitii pe care o automatizeaz :
sisteme informatice de gestiune;
sisteme informatice pentru optimizarea procesului decizional;
sisteme informatice pentru conducerea proceselor tehnologice;
sisteme informatice pentru managementul public.
3)Dup gradul de integrare:
sisteme informatice insulare (singulare);
sisteme informatice parial integrate, la nivelul structurii organizatorice:
-pe orizontal, la acelai nivel decizional;
-pe vertical, la nivel de activiti de baz (economice, juridice,
servicii publice, relaii publice, secretariat tehnic);
sisteme informatice total integrate:
- pe orizontal, la toate nivelurile decizionale;
- pe vertical, la nivelul activitii de ansamblu din organizaie.

Sistemul informatic al
instituiei publice clasificare
(2)
4)Dup legtura cu tipul de organizare:
sisteme informatice grefate pe organizarea procesual (n administraia local sunt
sisteme pentru clase medii de activiti);
sisteme informatice grefate pe subdivziuni organizatorice.
6)Dup tipul reelei pe care se dezvolt sistemul informatic:
sisteme informatice bazate pe LAN (Local Area Network);
sisteme informatice bazate pe MAN (Metopolitan Area Network);
sisteme informatice bazate pe VPN (Virtual Private Network).
7)Dup modul de tratare al prelucrrilor:
sisteme informatice cu prelucrare on-line, caracterizate de existena unui proces de
transmitere i prelucrare a datelor, fr intervenia factorului uman;
sisteme informatice cu tratarea lucrrilor n timp real (real time systems) incluznd
acele sisteme care recepioneaz prelucrarea datelor i returneaz rezultatele,
suficient de rapid pentru a fi n msur s influeneze n acel timp, mediul n care
funcioneaz;
sisteme informatice cu acces multiplu simultan (time sharing), prin care mai muli
utilizatori i/sau procese sunt conectate simultan, interactiv, prin cte un terminal, la
sistemul de calcul. Acesta aloc, printr-un regim special, segmente de timp, fiecrui
proces lansat de ctre utilizatori, folosindu-se astfel n mod simultan resursele
sistemului informatic.

Definiii

TEHNOLOGE s. f. 1. tiin a metodelor i a mijloacelor de prelucrare

a materiilor prime, a materialelor i a datelor. 2. ansamblul proceselor,
al metodelor, operaiilor etc. pentru realizarea unui anumit produs (<
fr. technologie)
COMUNICRE s. f. 1. aciunea de a comunica. 2. ntiinare, veste,
tire. 3. contact, relaie, legtur. 4. prezentare ntr-un cerc restrns de
specialiti a unei contribuii personale ntr-o problem tiinific; lucrare
care face obiectul unei asemenea prezentri. (<comunica)
ADMINISTRIE, administraii, s.f. 1. Totalitatea organelor
administrative ale unui stat; secie a unei instituii nsrcinat cu
administrarea acelei instituii. Administraie de stat = a) form de
activitate (executiv i de dispoziie) a statului pentru realizarea
funciilor sale; b) totalitatea organelor de stat prin care se desfoar
aceast activitate. Consiliu de administraie = organ colegial nsrcinat
cu administrarea unei ntreprinderi sau a unei instituii. Din (1) fr.
administration, lat. administratio, (2) rus. administratiia

Sursa: Florin Marcu - Marele dicionar de neologisme,, Editura Saeculum,

2000

Comunicare vs. Comunicaie

COMUNICIE, comunicaii, s.f. 1. Mijloc de comunicare ntre puncte diferite; legtur, contact. 2. Sistem tehnic
folosit pentru realizarea comunicaiei. 3. (n sintagma) Comunicaii de mas = totalitatea mijloacelor tehnice de
comunicare a informaiilor (pot, telegraf, telefon, radio, televiziune, cinema, publicaii etc.). [Var.: (nv.)
comunicaine s.f.] Din fr. communication ,

Comunicare:

Comunicaie:

caracter social i uman;

caracter tehnic;

schimb de informaii ntre

emitor i receptor;

Vizeaz coninutul
informaional transferat.

Se refer la modul i mediul n

care are loc transferul de
informaie

Modelul Shannon

Odat cu izbucnirea celui de-al doilea rzboi mondial, comunicarea

eficient a devenit unul din principalele obiective ale cercetrii n
S.U.A. n acest context, au fost puse bazele tehnologiei comunicaiei, ca
disciplin de studiu, de ctre Wilbur Schramm, cel care a lansat i
primul program doctoral de pregtire n domeniul comunicaiei.
Principalul teoretician al perioadei a fost ns Claude E. Shannon,
care a formulat primele principii ale teoriei comunicaiei. Tot el a
dezvoltat primul model matematic care descrie modul de funionare al
unui sistem de comunicaie, precum i un set de reguli i instrumente
pe baza crora se poate face analiza acestuia.
Shannon a intenionat s formuleze o teoriei a comunicaiei care s
fie utilizat, iniial, pentru nelegerea sistemelor de telecomunicaii.
Mai trziu, el a indicat c modelul poate fi folosit n oricare alt domeniu
sau sistem care implic procese de comunicaie. El considera c
problema fundamental a comunicrii o reprezint reproducerea
exact,la un anumit punct, a unui mesaj transmis de la un alt punct. De
cele mai multe ori mesajul are un neles, care se refer sau care este
corelat cu o serie de entiti fizice i conceptuale. Aceste aspecte, de
natur semantic, erau considerate de Shannon ca fiind irelevante
pentru problema comunicaiei.

Modelul Shannon
Model liniar, consituit din trei componente: un transmitor
(surs), un canal de comunicaie i un receptor(destinaie) i
include, de asemenea, mecanisme de criptare i decriptare a
informaiilor.

Modelul Shannon componente (1)

1.Sursa (transmitorul) reprezint persoana sau grupul de
persoane care iniiaz procesul de comunicare.
2.Mecanismul de criptare este cel care asigur criptarea
mesajului, deoarece ntre surs i canalul de comunicaie, datele
trebuie codificate, respectiv reprezentate ntr-o anumit form care
s poat s fie transmis de mediul care asigur comunicaia.
3.Mesajul reprezint, n accepiunea lui Shannon, o secven de
simboluri, unde un simbol reprezint un element al unei mulimi
finite denumit i alfabet.
4.Canalul de comunicaie include traseul pe care mesajul criptat l
parcurge de la transmitor la receptor, precum i factorii
perturbatori care influeneaz coninutul su.

Modelul Shannon
componente (2)
5.Mecanismul de decriptare asigur decodificarea mesajului, fie folosind
echipamente electronice (ex : echipamente periferice de ieire: monitor,
imprimant, boxe etc.) fie sistemul vizual sau auditiv, atunci cnd este
vorba de comunicarea direct.
6.Destinatarul reprezint acea persoan sau acel grup de persoane care
reprezint beneficiarii procesului de comunicaie.

Tehnologia informaiei i
comunicaiilor (TIC)

Aproximativ 75% din timpul de lucru al angajailor i

mai bine de 80% din cel al cadrelor de conducere
este consacrat activitilor de comunicare intern i
extern,
Tehnologiile de comunicaie, indisolubil legate de
tehnicile informatizate de prelucrare, stocare,
structurare sau reprezentare a informaiei
sunt parte integrant a sistemului informatic al
instituiei publice.
Ele reunesc o serie de tehnici care n spe, asigur
transmiterea unui mesaj (dup modelul emitentreceptor), dar bazndu-se exclusiv pe un mediu
informatic i instrumente electronice specifice.

Tehnologii de comunicaie
Definire
Tehnologii de comunicaie - Tehnologiile

utilizate n cadrul proceselor de comunicare,

care presupun existena unui mediu informatic
constituit din echipamente hardware,
proceduri software specializate, precum i
dispozitive electronice de transmisie/recepie
date.

Tehnologia informaiei
Aspecte economice

Costul este o caracteristic economic important a unei

tehnologii de comunicaie i reprezint efortul financiar
generat de achiziia sistemului.

TOC (Total Cost of Ownership)- costurile totale de achiziie,

instalare i exploatare a unui sistem, inclusiv instruirea
personalului de ntreinere i utilizator.

Eficiena economic a unei tehnologii (randamentul

acesteia) valoarea adugat pentru fiecare unitate monetar
investit.

Eficacitatea tehnologiei capacitatea acesteia de a

satisface cerinele utilizatorului.

Tehnologii de comunicaie
Caracteristici (1)
Aportul tehnologiilor moderne de comunicaie este
condiionat de
cteva caracteristici importante reflectate n :
Funcionalitatea pe care o asigur: producia,

transmiterea sau stocarea de mesaje, sau i alte funcii

suplimentare.
Forma informaiei care se comunic dac aceasta
este oral, vizual, audiovizual, caracteristici ce au un
impact direct asupra cantitii de informaii transmise.
Capacitatea de interaciune oferit - se refer la
intensitatea cu care se realizeaz procesul de
comunicaie. Gradul de interaciune este determinat de
viteza de transmitere i de posibilitatea de a efectua
acest lucru de la distan.

Tehnologii de comunicaie
Caracteristici (2)

Capacitatea de transmitere a mesajelor (debitul) Performana unei tehnologii, n termeni de volum de informaii
(semnale, mesaje) i timp de transmitere (numrul de semnale
transmise ntr-o unitate de timp, sau numrul de semnale stocate
pe unitatea de volum).

Securitatea n cazul procesului de comunicaie

(transmisie/recepie) gradul de securitate a unei anumite
tehnologii este msurat prin marja medie de eroare, fiind apreciat
n funcie de posibilitatea de detectare a erorilor i de corectare a
lor.

Accesibilitatea (facilitatea n utilizare) posibilitatea de

includere a tehnologiei ntr-un sistem de comunicaii. De
exemplu, unele instrumente sunt imediat utilizabile n procesul
de comunicaie ( telefonul), altele sunt accesibile dup o instruire
rapid (telecopiator), iar altele necesit o formare specific a
utilizatorilor (construirea de pagini Web, procesarea textelor etc).

Tehnologia comunicaiei
Efecte

Comprimarea timpului, fiind posibil comunicarea imediat

n orice punct de pe glob.,
Reducerea constrngerilor de spaiu, eliminnd uneori
integral neajunsurile impuse de dispersarea spaial a
activitilor i oferind posibilitatea accesului la diverse zone de
pia, delocalizrii anumitor activiti ale organizaiei etc.
Reducerea costurilor de tratare i transmisie a
informaiilor, ca urmare a faptului c acestea fiind accesibile
de exemplu printr-un site (sau pagin Web) proprii unei
instituii publice, pot fi furnizate direct, fr cheltuieli
suplimentare (curier, pot etc).
Creterea eficacitii n oferirea unor servicii de calitate
cetenilor .
Promovarea unei bune imagini la nivel local, regional
sau naional a unor oraganizaii publice (Consilii Locale,
Prefecturi, operatori de servicii publice de interes general,
instituii de nvmnt, santate etc).