ARHIVAREA LA NIVEL

INSTITUTIONAL SI INDIVIDUAL

EXPERT: FABIAN ONEL

IMPORTANTA ARHIVARII

-Evita riscul de pierdere a documentelor

-Pastreaza documentele organizate si usor de accesat

-Economiseste spatial de stocare din birouri

OBLIGATIILE CREATORILOR SI DETINATORILOR DE
DOCUMENTE

- Fiecare institutie publica este obligata sa amenajeze un depozit

in acest scop cu asigurarea conditiilor necesare pentru pastrarea
documentelor

-Desemnarea personalului pentru activitatea de arhiva, vor fi

stabilite de conducatorul unitatii cu avizul de specialitate al
Arhivelor Nationale.
ARHIVAREA LA NIVEL INSTITUTIONAL

-Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa patreze documentele

in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii,
degradarii, sustragerii ori comercializarii.

-Respectarea normelor de depozitare, de dimensionare a rafturilor,

temperatura depozitului si prevenirea si stingerea incendiilor
ARHIVAREA LA NIVEL INDIVIDUAL

Arhivarea documentelor se efectueaza de catre seful de compartiment si predate

arhivarului in anumite conditii:

- Documentele cuprinse se ordoneaza chronologic

- Indepartarea acelor, agrafelor,clamelor, filele nescrise, plicurile si dubletele

-Dosarele nu trebuie sa aiba mai mult de 250-300 file, in cazul depasirii acestui
numar, se constituie un alt volum

- Numerotarea filelor se face cu creionul negru in coltul din dreapta sus

- Se constituie si certificarea dosarului de cel care l-a facut.

INVENTARIEREA DOSARELOR. PREDAREA LA COMPARTIMENTUL DE
ARHIVA

- Dosarele se depun la compartimentul de arhiva pe baza de inventare prezentat in Anexa 2

- Inventarele se intocmesc dupa termenul de pastrare cuprinzand toate informatiile legate

de acel dosar pentru a-l gasi mai usor

- Inventarele se intocmesc in 3 exemplare pentru documentele nepermanente si in 4

exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar ramane la
compartimentul care face predarea.
1________
_2________  
DOSAR nr. __________ / _________________3
 
referitor la ____________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________

Data începerii ________________

Data încheierii _______________
Volumul ______________ Nr. filelor ___________________

Inventariat sub nr. _________ Termenul de păstrare ______ ani

ANC

COMPARTIMENTUL FINANCIAR CONTABILITATE

INVENTAR PE ANUL 2020

pentru documentele care se păstrează P ani

Indicativul u.a. după

Nr. crt. Cuprinsul pe scurt al dosarului, registrului etc. Datele extreme Nr. filelor Observaţii
nomenclator

1 2 3 4 5 6

1 IC2 BUGETUL ANUAL DE VENITURI SI CHELTUIELI 03.01- 300 BIBL 1

29.12

2 IC 2 BUGETUL ANUAL DE VENITURI SI CHELTUIELI 03.01- 202 BIBL 1

29.12

3 IC2 BUGETUL ANUAL DE VENITURI SI CHELTUIELI 03.01- 190 BIBL 2

BILANT +SUBVENTII MINISTER 29.12
Realizare schema pentru compartimentul de arhiva

INTRARE DOCUMENT ANC

INREGISTRARE DOCUMENT
SECRETARIAT

PRELUARE DOCUMENT
COMPARTIMENTUL AFERENT

PRELUCRARE DOSAR SEFUL DE

COMPARTIMENT

PRELUARE INVENTAR DOSAR

COMPARTIMENTUL DE ARHIVA

SELECTIONARE DOSAR IN FUNCTIE

DE TERMENUL DE PASTRARE
VA MULTUMESC!