1

AUDIT DE CE ?

NOIUNI INTRODUCTIVE

Pentru evaluarea dispoziiilor prestabilite n vederea atingerii unui obiectiv dat. Pentru evaluarea ecartului dintre situaia real i dispoziiile prestabilite. OBIECTIV

DISPOZIII PRESTABILITE

SITUAIA REAL

CE ESTE AUDITUL ? O examinare metodic realizat n vederea determinrii dac activitile i rezultatele relative la subiectul examinat satisfac dispoziiile prestabilite i dac aceste dispoziii sunt puse n oper ntr-un mod eficace i apt n vederea atingerii obiectivelor (ISO 8402) CND UTILIZM AUDITUL ? Cu titlu preventiv n cadrul unui program de audit pentru : aprecierea eficacitii unei organizaii, a unui proces, a unui procedeu. calificarea i urmrirea unui furnizor. Cu titlu curativ n situaii delicate : faliment (insucces) al prestaiilor. stri de lucruri.

Audit i control financiar

ECART

REFERENIAL DEFINIIE

OBSERVAIA FAPTE

AUDIT

Partenerii CLIENTUL Cerere de audit Conform exigenelor definite (referenial) Exploateaz (valorific) raportul pentru luarea deciziei FURNIZORUL Este auditat Exploateaz (valorific) raportul pentru ameliorarea sistemului su de calitate

AUDITORUL Calificat Independent de activitatea considerat Apeleaz la probe tangibile Redacteaz un raport

1.1 Declaraie a responsabilitilor auditorului intern Natura Auditul intern este, n interiorul unei ntreprinderii sau al unui organism, o activitate independent de aprecierea sau controlul operaiilor; el este n serviciul Conducerii. n acest domeniu, el este un control care are drept funcie estimarea i evaluarea eficacitii altor controale. Obiectiv i cmp de aciune Obiectivul auditului intern este de a asista membrii Conducerii n exercitarea eficace a responsabilitilor lor furniznd analize, aprecieri, recomandri i comentarii pertinente referitoare la activitile examinate.

Noiuni introductive

Auditorul intern este vizat de toate fazele activitii ntreprinderii care intereseaz Conducerea. Aceasta implic faptul de a apela pn la aspecte contabile i financiare pentru atingerea unei nelegeri depline a operaiilor examinate. Pentru a ajunge la acest obiectiv final sunt implicate activitile urmtoare: - examinarea i aprecierea sinceritii, suficienei i aplicarea controlului contabil, financiar i operaional i promovarea unui control eficace la un cost rezonabil; - verificarea conformitii cu politicile, a planurilor i a procedurilor stabilite; - verificarea la ce punct activele societii sunt justificate i prezervate de pierderi de orice natur; - verificarea exactitii informaiilor utilizate de ctre Conducere; - evaluarea calitii aciunii n punerea n execuie a responsabilitilor asumate; - recomandarea de ameliorri operaionale. AUDITORUL Persoana care are calificarea i care este mandatat pentru a conduce toate componentele unui audit. Nu aparine unei caste superioare i nu este investit cu nici o putere; Constat fapte; Respect principii deontologice stricte; Aparine unui corp nou de meserii creat n ultimii ani.

Responsabilitate i autoritate Responsabilitile auditului intern n cadrul organizaiei trebuie s fie clar stabilite de ctre Conducere. Autoritatea sa trebuie s permit auditorului intern accesul deplin la documente, la bunuri i la persoanele care au un raport cu subiectul controlat. Auditorul intern trebuie s fie liber s verifice, s estimeze valoarea politicilor, a planurilor, a procedurilor i a rapoartelor interne i externe. Responsabilitile auditului intern sunt: - de a informa i consilia Conducerea, n acord cu deontologia Institutului Internaional al Auditorilor Interni; - de a coordona activitile sale cu cele ale altor grupe de control, astfel nct s garanteze ct mai bine posibil securitatea controalelor i eficacitatea organizaiei. n ndeplinirea funciilor sale, un auditor intern nu are asupra activitilor pe care le controleaz nici responsabilitate direct, nici autoritate. Din aceste motive, controlul i avizul auditorului intern nu trebuie n nici un mod s descarce alte persoane de exercitarea responsabilitilor care le-au fost repartizate. Independen Independena este esenial pentru eficacitatea auditului intern. Ea se obine, n primul rnd, prin statutul su i prin obiectivitatea sa: - statutul funciei de audit intern i susinerea pe care i-o aduce Conducerea sunt determinani majori ai aciunii i ai valorii sale. Din acest motiv conductorul funciei de audit intern, trebuie s fie ataat unui compartiment a crui autoritate acoper un domeniu ntins i asigur, la recomandrile sale, o aciune eficace, adecvat aciunii sale eficace vis--vis de recomandrile auditorului; - obiectivitatea este esenial funciei de audit. Pentru acest motiv, un auditor intern nu trebuie s defineasc i s pun n loc proceduri n orice activitate normal supus la controlul su; aceasta ar fi de natur s compromit independena sa. 1.2 Profesiograma auditului Cultur APTITUDINI PROFESIONALE Baz tehnic Formaie specific Experien prealabil nelegere 2 3 4 2 3

Audit i control financiar

APTITUDINI INTELECTUALE

Memorie Intuiie Judecat Sim al organizrii Detectarea erorilor Onestitate tradiional

3 2 5 4 5 3 5 4 5 3 4 3 2 1 1 2 3 2 3 2 3 3

APTITUDINI MORALE

Onestitate intelectual Sim al responsabilitii Discreie Fermitate Disciplin Stpnire de sine Spirit de echip Iniiativ Decizie Sociabilitate Spirit de progres Vocaie de formator Sntate

COMPORTAMENT SOCIAL

APTITUDINI PSIHICE

Prezentare Dinamism nduran

1 5

Practic neglijabil Foarte necesar

Rezultat al unei anchete la aproximativ 300 auditori. 1.3 Probleme ntlnite de auditor REFUZ AL ALTORA Nu este un refuz net, ci mai degrab o opoziie latent. SOLITUDINEA Lucreaz adesea singur. Handicap ca urmare a absenei muncii n grup. LIMITAREA CUNOTINELOR Nu poate fi un specialist universal. Necesitatea unei culturi generale. SCHIMBRI ALE SITUAIEI Schimbri constante ale locului i ale persoanelor. Auditorul este devotat pentru adoptri de situaii. PROBLEME DE CONTIIN Involuntar, auditorul poate genera prejudicii entitii auditate. i scap urmrirea evenimentelor. NU ARE DREPTUL LA EROARE Singure, erorile minore i sunt permise. APRECIEREA SERVICIULUI PRESTAT Efectele auditului sunt dificil de msurat.

Noiuni introductive

CONTEXT I URMRI Auditul fiind un instrument de progres i de gestiune a riscului, el nu este pe deplin eficace dect dac este integrat ntr-o politic general. Aceasta ndeamn la o continuitate ntre declanarea auditului i urmrirea aciunilor corective. GARANTARE A OBIECTIVITII Auditul este , de fapt, un contract tripartit (client, auditor, auditat). Auditorul vegheaz ca exigenele fiecrei pri s fie clar exprimate. Fiecare parte este garantul respectrii contractului; alegerea echipei de audit se opereaz astfel nct s se asigure independena sa vis--vis de subiectul tratat. De-a lungul derulrii auditului, regulile de comportament ajut la garantarea calitii informaiilor primite. Nu cedeaz la nici o presiune. Nu intr n jocul relaiilor conflictuale. Se pronun dac sunt descoperite greeli. Atitudine n favoarea dialogului. Cerceteaz faptele. Respect planul de audit stabilit. De-a lungul ntregii sale aciuni, auditorul trebuie s dea o imagine pozitiv auditului dac este tentat de obinerea adeziunii entitii auditate de concluzii. Este deci esenial ca, concluziile auditului s fie demonstrate i deci s insiste pe probe tangibile. Auditorul refuz n mod categoric de a purta o judecat asupra persoanelor. CONFIDENIALITATE Condiiile de acces ale difuzrii documentelor necesare auditului se opresc n momentul prealabil executrii sale. Condiiile de difuzare ale raportului final de audit sunt definite dup acordul dintre entitile auditate, auditor(i) i client(i). Auditorul menine integral i loial secretul profesional. ADAPTARE LA SITUAIE Echipele care intervin (auditor, auditat) sunt adaptate n competen i n cantitate, subiectului tratat i deferenialului aferent. Auditorul trebuie s relativizeze ecarturile constatate, n funcie de riscurile inerente acestora i ia orice iniiativ pentru aprofundarea investigaiei dac aceasta este necesar. 1.4 Tipurile de audit
de organizaie

INTERN

de procedur

de procedeu

PREVENTIV

AUDITUL
CORECTIV
de produs

EXTERN

Aspecte diferite: Auditul extern desemneaz intervenia unei persoane sau al unui grup de persoane specializate, strine ntreprinderii.

Audit i control financiar

Auditul intern este efectuat de una sau mai multe persoane care aparin ntreprinderii n interesul Conducerii. Se poate considera c obiectivele i domeniile de intervenie se manifest pe un fond ct mai ntins. n acest caz, auditorii nu trebuie s fie niciodat operaionali ci funcionabili. Ei observ, noteaz, in cont de ceea ce au vzut, au neles, au constatat i de propriile sale remarci. Ei nu au puterea de decizie care rmne i aparine ierarhiei. CONTROL CONSILIERE Audit intern Cunoaterea mediului Aciune permanent Urmrire posibil (strategie) Analiz n profunzime Influen a mediului Rutin la termen Ajutorare a Conducerii

AVANTAJE

INCONVENIENTE OBIECTIVE

Audit extern Competena specialistului Experiena procedurilor Independen total Viziune nou i neutr Semnificaie Demers punctual (misiune) Recomandri generale adesea superficiale Analiz i consilieri globale (domeniile: contabil i financiar)

Trei ipostaze ale auditului intern Se disting, n general, trei tipuri de control: 1. Audit contabil sau verificaional sau financiar 2. Auditul operaiilor de gestiune sau operaional 3. Auditul conducerii 1.4.1 Auditul contabil sau financiar Acest audit nu rspunde exact la aceeai definiie ca n cazul auditurilor externi i interni. Exist ntr-adevr o diferen ntre periodicitatea verificrilor, gradul lor de precizie, natura datelor examinate. Obiectivele auditorilor interni sunt specifice: - Este vorba de a evita ca o eroare de gestiune s se produc din cauza proastei caliti a informaiei. Datele financiare utilizate pentru gestiunea curent sunt urmtoarele: Bilanul Contul de rezultate Cifra de afaceri Evoluia cheltuielilor n funcie de natura lor Variaia imobilizrilor Clieni i furnizori Posturile de trezorerie Tehnicile utilizate n auditul financiar cuprind: - controale indiciare Tablourile de analize ale contului destinate decelrii nregistrrilor contabile eronate (rate, crediteclieni i furnizori, rata de rotaie a stocurilor, remuneraii datorate). - sondaje statistice Ritmul, de exemplu, 10 facturi de vnzri, 10 decontri de plat, etc Aceste sondaje corespund unui audit vertical care include examinarea tuturor pieselor (documentelor) stabilite. - intervenii punctuale controlul cantitativ al stocurilor ; contabilitatea de cas ; confirmarea direct a soldurilor clieni i furnizori ; verificri ale relaiei cu bncile. - analiza contabilitii analitice descompunerea preului de revenire al unui numr de produse; control prin sondaj al imputrii analitice a costurilor diverse. n materie de audit financiar, un acord trebuie s fi intervenit cu auditorii externi pentru determinarea planului anual de activitate.

Noiuni introductive

- datele bugetare Dei efectuate de ctre serviciile contabile sau bugetare independente, calcularea ecarturilor dintre previziuni i realizri merit, n egal msur, controale ale auditorilor interni. 1.4.2 Auditul operaional Dac auditul financiar verific respectarea regulilor contabile, bugetare i statistice, n schimb, auditul operaional controleaz buna aplicare a procedurilor de gestiune intern. Auditul operaional nu intereseaz dect operaiile de gestiune curent. Auditorii interni suscit n general, redactarea i divulgarea diverselor proceduri utilizate, ncercnd ntotdeauna ameliorarea lor. Competena serviciului de audit, care se ntinde la ansamblul ntreprinderii i poziia sa independent la ierarhia operaional, i permite de a manifesta un rol de consilier permanent pe lng direciile operaionale. Lurile de poziie ale auditorului, sub form de recomandri, angajeaz responsabilitatea sa n privina Directorului General. Dar, n nici un caz, decizia de aplicare a recomandrilor nu va fi luat de ctre auditor. Aceasta ar aciona n detrimentul responsabilitii direciilor operaionale i nu ar mai permite auditorului de a manifesta o independen suficient. Respectarea procedurilor i cutarea ameliorrii lor permite reducerea riscurilor ntreprinderii. Dou criterii sunt n general reinute pentru orientarea activitii auditorilor: importana operaiunilor (produsul cel mai vndut, uzina al crei personal este cel mai numeros etc.) caracterul lor de noutate (lansarea unui produs, utilizarea unui nou media publicitar, investiie etc.) Eficacitatea controlului n materie de audit operaional va fi n funcie de 3 factori: - cunoaterea ntreprinderii - aptitudinea auditorilor la rezolvarea problemelor puse - facultatea lor de persuasiune pe lng direciile vizate Analiza critic a auditorului intern nu va avea valoare dect n msura n care va insista pe o cunoatere teoretic i practic a dificultilor cu care se confrunt serviciile operaionale. 1.4.3 Auditul conducerii Contrar auditului contabil sau operaional, auditul conducerii nu constituie dect foarte rar o realitate a ntreprinderii la ora actual. Auditul conducerii este definit ca o contribuie specific din partea auditorului la soluionarea problemelor puse de politica general. Auditul conducerii presupune un studiu specific, precum: - o analiz a costurilor - oportunitatea unei campanii publicitare - incidena metodei de remunerare Obiectivul auditului va fi de a garanta Conducerii (Directorului General) calitatea concluziilor tehnice pe baza crora se vor lua decizii. n caz de caren a serviciilor operaionale, auditul va putea fi orientat spre realizarea propriilor sale lucrri de studii i de cercetare. 1.5 Controlul Istoric Chiar din momentul apariiei sale, contabilitatea a generat o nevoie: controlul. Originile sunt deci foarte vechi, oricare ar fi culturile i implantrile lor geografice. Controlul este o msur pentru a asigura omogenitatea conturilor, exactitatea lor i transmiterea de rezultate fiabile. Evul mediu dezvolt aceste tehnici. Biserica i Administraia Public vor fi principalii artizani. n secolul XIX, apar asociaii de contabili, al cror demers este apropiat de cel pe care noi l practicm astzi. De-a lungul aceleai perioade, la instigarea autoritilor naionale, se creeaz organisme profesionale ale cror scopuri sunt de a normaliza proceduri, de a informa, de a consilia, de a reglementa practici, eventual de a sanciona. Pornind de la simple mecanisme contabile, specialitii se intereseaz i cerceteaz, n funcionarea i structurile ntreprinderii, de ce i cum se manifest rezultatele: AUDITUL.

Audit i control financiar

1.5.1 Obiective ale controlului intern Obiectivele controlului intern vizeaz aspectele urmtoare: 1. Stpnirea ntreprinderii: Meninerea perenitii acesteia Dirijarea afacerilor ntreprinderii ntr-un mod ordonat Asigurarea realizrii obiectivelor i a scopurilor atribuite unei activiti sau unui program 2. Salvgardarea activelor Asigurarea proteciei, salvgardrii patrimoniului Protejarea activelor Asigurarea salvgardrii bunurilor 3. Asigurarea calitii informaiei Garantarea att ct este posibil a exactitii i a strii complete a informaiilor nregistrate Controlarea exactitii informaiilor Asigurarea fiabilitii i a integritii informaiei 4. Asigurarea aplicrii instrumentelor conducerii Asigurarea respectrii politicii de gestiune Asigurarea respectrii politicilor, planurilor, procedurilor, legilor i reglementrilor 5. Asigurarea utilizrii economice i eficace a resurselor Favorizarea ameliorrii performanelor Dirijarea afacerilor ntr-un mod eficace Creterea randamentului Extras din: Audit i Control intern L.Collins i G. Valin Edition Dalloz 1.5.2 Definiii ale controlului intern Definiiile controlului intern cele mai autorizate sunt cele care au fost formulate de ctre organizaiile profesionale ale auditorilor i experilor contabili. Ni se pare ca util de a lua ca subiect de reflexie cele care au fost date n Frana, n Anglia, n SUA i de ctre auditorii interni. Le vom cita n ordine: a) Controlul intern este ansamblul de securiti care contribuie la gestionarea ntreprinderii. El are drept obiectiv, de a asigura protecia, salvgardarea patrimoniului i a calitii patrimoniului, aplicarea instruciunilor conducerii i de a favoriza ameliorarea performanelor. El se manifest prin organizare, metode i proceduri ale fiecrei dintre activitile ntreprinderii pentru a menine perenitatea acesteia. (Ordinul Experilor Contabili i Contabililor Agreai, 1977) b) Controlul intern cuprinde ansamblul sistemelor de control, financiar i altele, pus n oper de ctre conducere, n scopul de a putea orienta afacerile ntreprinderii ntr-un mod ordonat i eficace, de a asigura respectarea politicilor de gestiune, salvgardare a activelor i garantare att ct este posibil a exactitii i a strii complete a informaiilor nregistrate. (Proiect al Consultative Committee of Accountancy Bodies de Grande Bretagne, iunie 1978) c) Controlul intern este format din planuri de organizare i din toate metodele i procedurile adoptate n interiorul unei ntreprinderi pentru a proteja activele sale, a controla exactitatea informaiilor furnizate de ctre contabilitate, pentru a crete randamentul i de a asigura aplicarea instruciunilor conducerii. (American Institute of Certified Public Accountants) d) Obiectivele principale ale sistemului de control intern sunt de a asigura: - fiabilitatea i integritatea informaiei; - respectarea politicilor, planurilor, procedurilor, legilor i reglementrilor; - salvgardarea bunurilor; - utilizarea economic i eficace a resurselor; - realizarea obiectivelor i a scopurilor atribuite unei activiti sau unui program. (Institute of Internal Auditors, iunie 1978) Metode i proceduri Prin metode i proceduri, trebuie neles n principal consemnul de executare a sarcinilor, documentelor utilizate, coninutul lor, difuzarea lor i pstrarea lor, autorizarea lor i aprobarea, sesizarea i tratarea informaiilor necesare vieii ntreprinderii i controlului su. ( Audit i Control intern Dalloz )

Noiuni introductive

1.6 Organizarea i obiectivele unei misiuni de audit I. Faza preliminar - Chestionare - Ghid operator - Diagrama descriptiv - Memorandum descriptiv

Descrierea sistemului

II. Cunoaterea detaliat a dispozitivului de Urmrirea ctorva tranzacii pentru a control intern se asigura de buna nelegere a sistemului

Analiza critic. Identificarea punctelor forte i punctelor slabe III. Evaluarea dispozitivului de control intern

Judecarea coerenei i a fiabilitii

- Document de sintez

Fora sistemului IV. Teste de conformitate Teste pentru a se asigura c procedeul de control funcioneaz ntr-o manier permanent

Slbiciuni ale sistemului

Repunerea n cauz a programului iniial i eventual a obiectivelor de revizuire conduc la: -lrgirea naturii i a ntinderii procedurilor de verificare material; -eventual: rezerve asupra costurilor retur al misiunii

Evaluarea controlului intern

Pozitiv

Negativ

Aprecierea controlului intern n cadrul misiunilor de elaborare sau de revizuire a strilor financiare (Controlul s intern, OECCA)

Adoptarea programului de verificare material pentru satisfacerea obiectivului misiunii

Audit i control financiar

1.7 Metodologia auditului 1.7.1 Cele 4 faze INIIALIZARE Ce se verific ? Cnd se verific ? PREGTIRE Cum se verific ? ACIUNE Unde se verific ? Cu cine se verific ? AMELIORARE Cum nu se mai verific ? INIIALIZARE A iniializa un audit nseamn a pune ntrebrile urmtoare: ntreprinderea este ea performant ? Cum se muncete (lucreaz) aici ? Procedurile, sunt-ele eficace ? Procedurile, sunt-ele aplicate ? Produsele sunt-ele conforme ? Auditul reprezint un rspuns la aceste chestiuni. PREGTIRE A pregti un audit nseamn: A identifica sectorul de auditat A identifica auditul de realizat A numi un responsabil de audit A cuta refereniali aplicabili A formula n scris chestiunile care se pun A informa persoanele vizate Auditul reprezint a pregti bine pentru a reui bine. AMELIORARE A ameliora o situaie, nseamn: A analiza ecarturile semnificative A cerceta cauzele A determina aciunile de ntreprins A desemna un responsabil de aciune A defini un termen de aciune A conduce aciunile A verifica eficacitatea aciunilor conduse Auditul reprezint un instrument de progres.

Noiuni introductive

ACIUNE A conduce un audit, nseamn: A lua contact A pune chestiuni (ntrebri) A observa faptele A detecta ecarturile A verifica ecarturile A nregistra rspunsurile A verifica raportul A semna raportul Auditul, reprezint un rspuns la ntrebri i o detectare a ecarturilor semnificative. 1.7.2 Mod de operare DEBUT A pregti auditul A realiza auditul

A stabili raportul de observaie al auditului

A analiza ecarturile semnificative

A stabili raportul de analiz a auditului

A urmri rezultatele auditului

SFRIT Fazele unui audit 1 INIIALIZARE Iniializare Obiectiv 2 PREGTIRE Plan de audit Chestionar 3 ACIUNE Reuniune de deschidere Examinare: probe observaii Reuniune de nchidere Raport de observaie 4 AMELIORARE Raport de analiz Plan de aciune

Tip Responsabil de audit

Pregtirea echipei Notificare

Scadenar Urmrire

Audit i control financiar

1.7.3 Metodologia instrument i derulare a unei misiuni de audit Organizare Proceduri Proceduri Mijloace

Exigene generice i normale ale controlului intern Ecarturi de evaluare Exigenele controlului intern al ntreprinderii

Punerea n practic a exigenelor generice normale i ntreprinderi Ecarturi de practic Observaii de audit Texte Eantioane Chestionare de interviu Pista auditului Checks list Foi de lucru Circulare ntlniri programate i ntlniri programate foi de misiune Sinteza foilor de lucru Pre-raport edina de nchidere cu entitatea auditat Raportul Vizita de control

Identificarea riscurilor Vizit Constituirea dosarului Confruntare cu realitatea Chestiuni de fond i de prin diagnostic Chestiuni de detaliu orientare Ordiograme reale Cunoaterea cmpului de Verificarea procedurilor activitate Program de lucru Scrisoarea de misiune Calendar i constituire a edina de deschidere echipei Vizita de curtoazie a entitii auditate ncheierea misiunii Factura

Remarc: Programul prealabil nu este dect cu titlu indicativ. El poate fi completat i trebuie, n general s fie adoptat la fiecare dintre misiuni. De asemenea, pertinena pre-studiului i adecvarea sa la subiectul ce trebuie acoperit fac diferena dintre un deintor de check list i un auditor. 1.7.4 Ghid de elaborare al unui chestionar CERCETAREA CUNOTINELOR referitoare la procesul de auditat
PUTERNIC DOCUMENTARE

DA

NU

COMPLETAREA CUNOTINELOR de la persoanele competente, apoi elaborarea chestiunilor delimitate

ANIMAREA UNUI GRUP compus din toate persoanele competente vis--vis de tema de audit care va elabora chestiunile

ORDONAREA CHESTIUNILOR pe mari teme veghind la regruparea pe centru de interes comun VERIFICAREA CHESTIONARULUI Omogenitate Finee Echilibru Deontologie Claritate Rspuns la ateptri

PUNEREA N FORM A CHESTIONARULUI completarea chestionarului

Noiuni introductive

1.7.5 Reete practice I. II. III. IV. V. VI. VII. Atitudinea permanent a auditorului Conduita ntreinerii Precauii la nivelul chestiunilor Pentru a obine informaii sigure n caz de demaraj dificil Pentru evitarea riscului unei situaii conflictuale Respect al entitii auditate

I. Atitudinea permanent a auditorului Se menine ntr-o atitudine de tip anchet i nelegere; evitarea atitudinilor de tip sfat, interpretare, evaluare sau suport (deci nici recomandri, nici judeci). Stilul anchet nu este sinonim cu interogatoriul. A rmne natural, curtenitor, ferm, curios, pozitiv. II. Conduita ntreinerii A urma un fir conductor (cronologic, geografic, ). A accepta prelungiri sau deviaii temporare. A utiliza, dup caz, calea descendent sau ascendent. A recentra subiectul. A stpni ritmul (stimulare, temperare). A explica rspunsurile sau termenii prost nelei. A separa foarte bine faptele de opinii. A rmne la nivelul faptelor, a nu accepta trecerea la remediere nainte de a avea reunite toate datele problemei. A cuta n fiecare caz de a remonta cauza primar. A face sinteze pariale chiar atunci cnd o tem pare a fi epuizat. III. Precauii la nivelul chestiunilor A pune chestiuni clare utiliznd termeni comprehensibili pentru interlocutor. A nu pune dect o singur ntrebare odat, a atepta apoi rspunsul, acesta va surveni cel trziu cu 30 secunde dup. A nu se cantona la un singur tip de chestiune (deschis, ferm, orientat), a se varia chestiunile n limita posibilului. IV. Pentru a obine informaii sigure A solicita cifre. A examina probele formale (raport de control, etc.). n toate cazurile a se nota referirile la documentele citate. A preciza sursele n caz de informaii indirecte (registru inut de un alt serviciu) n scopul de a le consulta. A pune ntrebri de tipul urmtor: - o dat pe zi, pe sptmn, pe lun ? - ntre 1 i 10, 10 i 100, 100 i 1000 ? - ru, mai bine, normal ? A ajuta construcia ipotezei: Dac A introduce noiunea de foarfeci: 4 % din media de acord dar, Maxi-Mini . V. n caz de demaraj dificil A accepta pierderea de timp sugernd entitii auditate descrierea activitii sale sau subiectului. A nu-l ntrerupe pn n momentul n care acesta nu termin (a nota orice informaie interesant pentru a o relua mai trziu). A-l ajuta s gseasc cuvntul pe care-l caut. A rezuma ntr-un mod clar expozeul su deci el devine confuz.

Audit i control financiar

A-l face s neleag c nu are nici o nevoie de a se justifica. A destinde atmosfera, dac se poate.

VI. Pentru evitarea riscului unei situaii conflictuale Se interzice categoric de a intra n conflict dac entitatea auditat refuz de a coopera, de a opri ntreinerea. A nu refuza niciodat o afirmaie, chiar i mental, a cere ntotdeauna simple probe (explicndu-i c aceasta este n vederea nelegerii mai bine). A depersonaliza i a deculpabiliza (se cerceteaz faptele, nu culpabilii; erorile sunt surs de progres). A evita expresii de genul: - n locul dumneavoastr, a fi fcut - Eu nu sunt deloc de acord cu dumneavoastr - Suntei n contradicie cu afirmaia dumneavoastr de ctva timp n urm. VII. Respect al entitii auditate A se grbi n nelegerea poziiei sale ( Ce risc ?, Este ea n relaie direct cu evenimentele ? ) A asculta entitatea auditat ( ea are foarte multe lucruri de spus), a nu devansa (ah, da, am neles, atunci facei ) A manifesta interes pentru subiecte i pentru oameni A confirma c singurele fapte dovedite vor fi exploatate, valorificate (n vederea ameliorrilor i nu al sanciunilor personale). A acorda timpul necesar astfel nct entitatea auditat s reflecteze serios pentru a recenza problemele la care cutai soluii. A contrabalansa fiecare informaie negativ printr-o idee de ameliorare. Fr a fi naiv, a nu se speria fr un motiv valabil, oamenii nu mint dect din necesitate (autoprotejare) sau din obicei (gratuit atunci). A invita entitatea auditat s pun ntrebri la rndul su. A ncuraja demersul constructiv fcnd apel la remarci i propuneri ale entitii auditate. A observa bine entitatea auditat, dar fr a jena (ton, gesturi). A concluziona printr-o not agreabil, a mulumi.