Curs Microsoft Excel Office

Generaliti ..................................................................................................................................... 3 Spaiul de lucru............................................................................................................................... 3 Principalele obiecte Excel .............................................................................................................. 4 Operarea cu principalele obiecte Excel ........................................................................................ 5 Caiete (workbooks)................................................................................................................. 5 Crearea unui caiet nou........................................................................................................... 5 Numele unui caiet ....................................................................................................................... 5 Deschiderea unui caiet ............................................................................................................... 6 nchiderea unui caiet.................................................................................................................. 6 Salvarea unui caiet ................................................................................................................. 6 Foi de calcul (worksheets)...................................................................................................... 6 Activarea unei foi.................................................................................................................... 6 Inserarea unei foi de calcul .................................................................................................... 7 Eliminarea unei foi de calcul ................................................................................................. 7 Vizibilitatea unei foi de calcul ............................................................................................... 7 Numele unei foi de calcul ....................................................................................................... 7 Ordinea foilor n caiet ............................................................................................................ 7 Formatarea unei foi................................................................................................................ 7 Alte operaii asupra foilor de calcul...................................................................................... 7 Linii (rows), coloane (columns) ............................................................................................. 8 Formatarea liniilor/coloanelor .............................................................................................. 8 Dimensiunea liniilor/coloanelor ............................................................................................ 8 Selectarea liniilor i coloanelor.............................................................................................. 9 Celule (cells) ............................................................................................................................ 9 Selectarea celulelor................................................................................................................. 9 Inserarea unor noi celule ....................................................................................................... 9 Eliminarea unor celule ........................................................................................................... 9 Curarea (eliberarea) unor celule ..................................................................................... 10 Formatarea celulelor ............................................................................................................ 10 Chenare ................................................................................................................................. 10 Texturi de umplere ............................................................................................................... 10 Atribuirea de nume unor domenii de celule........................................................................... 10 Define ................................................................................................................................. 11 Paste ................................................................................................................................... 11 Create ................................................................................................................................ 11 Navigarea n foaia de calcul..................................................................................................... 11 Date i calcule................................................................................................................................ 11 Tipuri de date........................................................................................................................ 12 Constante de tip numeric ..................................................................................................... 12 Constante de tip dat calendaristic ................................................................................... 12 Constante de tip text............................................................................................................. 13 Formatarea informaiilor din celule ................................................................................... 13 Formatul numerelor............................................................................................................. 13 Alinierea informaiilor ......................................................................................................... 14

Stabilirea fontului................................................................................................................. 14 Formule ......................................................................................................................................... 14 Referirea datelor................................................................................................................... 15 Selectarea datelor ................................................................................................................. 15 Calcule n Excel..................................................................................................................... 15 Utilizarea unei funcii........................................................................................................... 16 Inserarea unei funcii de tip tablou..................................................................................... 17 Calcularea foii de calcul....................................................................................................... 17 Precizia calculelor................................................................................................................. 17 Completarea asistat a informaiilor.................................................................................. 18 Serii ............................................................................................................................................ 18 Tipuri de serii........................................................................................................................ 18 Completarea seriilor prin comanda Series......................................................................... 19 Completarea prin drag-and-drop ....................................................................................... 19 Copierea automat ................................................................................................................... 19 Editarea informaiilor .......................................................................................................... 20 Copierea informaiilor ............................................................................................................. 20 Copierea/mutarea de celule ntregi ..................................................................................... 20 Inserarea celulelor copiate/mutate ntre alte celule........................................................... 20 Copierea/mutarea unei poriuni a coninutului ................................................................. 21 Copierea special (valori, comentarii, formate)................................................................. 21 Copierea doar a celulelor vizibile........................................................................................ 21 Operaiunile de regsire i nlocuire........................................................................................... 21 Gsirea de text sau numere ................................................................................................. 21 Gsirea i nlocuirea de text i numere............................................................................... 22 Gsirea celulelor goale, a constantelor, formulelor sau comentariilor................................ 22 Proceduri de analiz a datelor..................................................................................................... 22 Liste........................................................................................................................................ 22 Selectarea unei liste .............................................................................................................. 23 Sortarea unei liste ..................................................................................................................... 23 Ordinea de sortare................................................................................................................ 23 Opiunile de sortare.............................................................................................................. 24 Ordonarea cresctoare/descresctoare dup o coloan .................................................... 24 Ordonarea liniilor dup dou sau mai multe coloane....................................................... 24 Sortarea coloanelor dup coninutul liniilor...................................................................... 24 Sortarea dup date calendaristice (luni, zile) sau liste proprii......................................... 25 Filtrarea informaiilor dintr-o list..................................................................................... 25 Comanda Filter..................................................................................................................... 25 Comanda AutoFilter ............................................................................................................ 25 Comanda Advanced Filter................................................................................................... 26 Exemple de criterii pentru Advanced Filter ...................................................................... 27 Formulare de date ................................................................................................................ 27 Totaluri pariale.................................................................................................................... 28 Trasarea datelor (Outline)................................................................................................... 29 Trasarea automat ............................................................................................................... 29 Trasarea manual ................................................................................................................. 30 Parametrii unui outline........................................................................................................ 30 Operarea unui outline .......................................................................................................... 31 Scenarii .......................................................................................................................................... 32 Adugarea unui scenariu ..................................................................................................... 32 Ediatrea unui scenariu ............................................................................................................. 33 Copierea scenariilor ................................................................................................................. 33

Crearea unui rezumat al scenariilor........................................................................................... 33 Atingerea unui obiectiv (procedura Goal Seek)................................................................. 33 Unificarea datelor (procedura Consolidate) ...................................................................... 34 Unificarea prin referine 3-D................................................................................................... 35 Unificarea prin poziie ......................................................................................................... 35 Unificarea prin categorii ...................................................................................................... 36 Modificarea unei unificri de date ...................................................................................... 36 Adugarea unei noi regiuni surs ....................................................................................... 36 Modificarea unei referine ................................................................................................... 36 Eliminarea unei regiuni surs din centralizare ................................................................. 37

Generaliti
Microsoft Excel este un program de calcul tabelar. Acest tip de aplicaii a fost dedicat iniial memorrii i prelucrrii datelor care pot fi organizate sub form tabelar, pe linii i coloane. Dezvoltarea ulterioar a aplicaiilor de calcul tabelar a permis extinderea posibilitilor de prelucrare, astfel nct aplicaiile de ultim generaie nu mai pot fi considerate ca fiind limitate la prelucrri de tabele. Microsoft Excel este un instrument complex de analiz a datelor i informaiilor economice, tehnice sau tiinifice. Funciunile uzuale sunt oferite de procedurile predefinite n Excel, prelucrrile foarte specializate sunt posibile prin programare n limbajul de dezvoltare Visual Basic for Applications (VBA). Datorit integrrii n pachetul Microsoft Office, aplicaia arat similar celorlalte componente (Microsoft Word, Microsoft PowerPoint etc.), ceea ce reduce considerabil timpul de instruire. Integrarea cu celelalte aplicaii nu se reduce ns doar la aspect, datele primare i rezultatele prelucrrilor pot fi practic transferate ntre toate componentele Office.

Spaiul de lucru
La pornirea aplicaiei Excel se prezint utilizatorului un spaiu de lucru organizat la fel cu spaiile de lucru ale celorlalte componente din Microsoft Office: Bara de meniu Bare de unelte Bara de stare Zona documentelor

Bara de formule Denumiri de linii i coloane Etichete de foi

n figura alturat sunt indicate principalele obiecte din spaiul de lucru, cu meniunea c, datorit flexibilitii aplicaiei, organizarea spaiului de lucru se poate modifica extrem de uor pentru a rspunde necesitilor i preferinelor utilizatorului. Elementele specifice sunt explicate pe larg n seciunile ulterioare.

Principalele obiecte Excel

Unitatea de baz pentru memorarea datelor este caietul workbook. Un caiet este salvat ca un fiier cu extensia implicit .xls. ntr-o sesiune Excel se pot deschide simultan mai multe caiete, fiecare fiind identificat prin numele su. Doar un caiet este activ la un moment dat, cel n care se lucreaz. Fiecare caiet este afiat n cel puin o fereastr proprie. Un caiet Excel este format din mai multe foi sheets. Exist trei tipuri de foi foi de calcul worksheets , cele care conin datele primare i rezultatele prelucrrilor foi diagram chart sheets , care conin grafice foi cu macro-uri macro sheets , un tip special de foi de calcul, specifice unor versiuni anterioare ale aplicaiei, care permit memorarea unei succesiuni de aciuni (macro); nu sunt utilizate direct n versiunea Excel 97 i urmtoarele. La un moment dat este activ doar o foaie a caietului, cea n care se lucreaz i care este afiat n fereastra activ. Pentru a vedea simultan mai multe foi ale caietului se opereaz cu comenzile din meniul Window (a se vedea seciunea dedicat acestui meniu). Fiecare foaie a unui caiet este identificat n mod unic prin numele su. O foaie de calcul este alctuit din celule cells care sunt organizate n linii i coloane, similar unui tabel uzual. Coloanele sunt identificate prin litere: A, B, C etc.; liniile sunt identificate prin numere: 1, 2, 3 etc. n acest sistem de referin fiecare celul a foii de calcul este identificat printr-o combinaie de tipul A1, litera indicnd coloana iar numrul indic linia celulei referite. De exemplu, D6 indic celula aflat n coloana a 4-a (coloana D) i linia a 6-a. Observaie. Exist i sistemul de referin de tip RnCm, n care se indic linia (prin R de la Row) i coloana (prin C de la Column). De exemplu, R6C4 indic aceeai celul ca n exemplul anterior, D6. Este recomandabil ca n procesrile curente s se utilizeze sistemul de referin A1. Comutarea ntre cele dou sisteme de referin se realizeaz prin secvena de comenzi Tools - Options - General - R1C1 reference style.

O singur celul este activ la un moment dat, celula care are cursorul aplicaiei pe ea, vizualizat cu un chenar diferit de restul celulelor. Figura urmtoare arat situaia n care celula C4 este celula activ. Se observ c adresa celulei active este afiat i n zona de adres a barei de formule. Funcionalitatea complet a acestei zone este descris la navigarea n foaia de calcul. O foaie de tip diagram conine o singur imagine grafic produs prin mecanismul de reprezentare a datelor sub form grafic (diagram, grafic de funcie, histogram etc.) charting. Lucrul cu aceste foi este explicat n seciunea dedicat reprezentrilor grafice.

Operarea cu principalele obiecte Excel

n aceast seciune sunt prezentate principalele operaiuni suportate de obiectele Excel, n special cele care privesc crearea unor elemente, eliminarea lor, navigarea ntre obiecte. Caiete (workbooks) Dup cum s-a mai precizat, caietul este fiierul tratat de mediul Excel drept document principal. n foile caietului se nscriu datele i rezultatele prelucrrilor Excel, acestea sunt salvate i regsite ca un singur fiier. Atributele specifice unui caiet sunt: numele, fiecare caiet are un nume propriu, unic n folderul unde este salvat, deschiderea, un caiet poate fi deschis sau nu ntr-o sesiune Excel; doar caietele deschise pot fi prelucrate, activarea, dintre toate caietele deschise n sesiunea Excel, doar unul poate fi activ la un moment dat; caietul activ primete direct comenzile efectuate de la tastatur. Crearea unui caiet nou Un nou caiet se obine prin comanda New din meniul File. Comanda deschide un dialog, care permite selectarea unui model pentru noul caiet creat. n general, un caiet complet gol se obine prin selectarea intrrii Workbook, precum n imaginea alturat. Acelai efect se obine prin acionarea uneltei New de pe bara de unelte Standard, avnd iconia . n fia Spreadsheet Solutions se gsesc caiete predefinite dedicate anumitor prelucrri specifice. Numrul acestora poate fi diferit dup instalrile efectuate.

Numele unui caiet

Denumirea unui caiet, respectnd conveniile din mediul Windows, poate fi fixat n mediul Excel prin comanda Save As din meniul File. Dialogul afiat permite fixarea numelui sub care se salveaz caietul precum i formatul fiierului salvat. n zona File Name se trece numele sub care se salveaz caietul, iar n zona Save as type se selecteaz tipul fiierului. Doar tipul Microsoft Excel Workbook (*.xls) permite pstrarea tuturor caracteristicilor (de format i de coninut) caietului. Din motive de compatibilitate cu alte versiuni Excel sau alte aplicaii, un caiet poate fi salvat i sub alte formate. Dac se salveaz cu o nou denumire un caiet care a mai fost salvat, vechea copie nu este afectat de salvare. Observaii. 1. Pentru salvarea unui caiet se vor alege denumiri sugestive i nu se vor accepta denumirile propuse n mod implicit. 2. Numele unui caiet salvat poate fi modificat (fr a crea o copie cu noua denumire) doar n mediul Windows, de exemplu n Windows Explorer.

Deschiderea unui caiet

Un caiet existent se deschide prin comanda Open din meniul File. Dialogul afiat este similar celui de deschidere a unui document n alt aplicaie Office 97 (sau aplicaie Windows, n general). Comanda poate fi . dat i prin unealta figurat prin Elementul principal este zona container, de tip Explorer, n care sunt listate documentele din folderul curent selectat. Dublu click pe numele caietului, sau click simplu i comanda Open (sau Enter, din tastatur), produce deschiderea caietului. Pentru a deschide un fiier despre care tim doar informaii pariale (tip, fragment de denumire etc.) se pot utiliza controalele din zona de cutare. De exemplu, n figura alturat se iniiaz o cutare dup denumire i tip. Cutarea este executat prin butonul Find Now i poate fi rafinat prin dialogul afiat la acionarea butonului de comand Advanced. Observaii. 1. Din Windows Explorer, sau de pe Desktop, dublu click pe un fiier de tip Excel pornete aplicaia Excel i deschide fiierul respectiv. 2. Un caiet se poate deschide i prin intermediul unui spaiu de lucru. La deschiderea unui spaiu de lucru salvat n prealabil (fiier .xlw) sunt deschise toate caietele care erau deschise n momentul salvrii. Activarea unui caiet O list a tuturor caietelor deschise n sesiunea Excel curent se gsete la baza meniului Windows. Click simplu pe numele caietului dorit, sau tastarea numrului din faa numelui, realizeaz activarea acelui caiet. Prin combinaia de taste CTRL+F6 (sau CTRL+SHIFT+F6) se trece de la un caiet deschis la altul n sensul cresctor al numerelor (sau invers), lista fiind parcurs circular.

nchiderea unui caiet

Un caiet n care nu se mai lucreaz se va nchide pentru a salva resurse ale sistemului. nchiderea se realizeaz prin comanda Close din meniul File. Dac de la ultima salvare a caietului s-au mai fcut modificri n caiet, este afiat un dialog prin care utilizatorul poate decide asupra salvrii acestor modificri. Terminarea aplicaiei Excel (prin comanda Exit din meniul File) determin nchiderea tuturor caietelor deschise, cu eventuala salvare decis de utilizator. Salvarea unui caiet Memorarea caietului pe disc are loc la comanda Save din meniul File, comand dublat de unealta Save figurat prin iconia . n cazul n care caietul este la prima salvare se afieaz dialogul de la Save As, pentru atribuirea unui nume. Foi de calcul (worksheets) Asupra foilor dintr-un caiet se pot efectua operaiuni cum ar fi inserarea unei noi foi, eliminarea unei foi, modificarea ordinii din caiet, stabilirea imaginii de fundal etc. Este important de reinut c fiecare foaie a unui caiet poate avea un nume distinctiv (implicit se acord denumirile Sheet1, Sheet2 etc.), poate fi vizibil sau ascuns i c doar o foaie este activ la un moment dat. n cazul existenei mai multor caiete deschise, pentru a activa o anumit foaie se va activa mai nti caietul care o conine. Activarea unei foi Toate foile vizibile ale caietului sunt reprezentate prin cotoarele (fiele) niruite n partea stng a barei de defilare orizontal. Foaia activ este prezentat n list cu o culoare deschis (n imagine este foaia cu numele Balanta). Click pe un cotor realizeaz activarea foii selectate. Butoanele de navigare situate n stnga permit defilarea listei cotoarelor n locul rezervat.

Din tastatur, combinaia CTRL+PgDn activeaz foaia urmtoare din list, CTRL+PgUp activeaz foaia precedent. Inserarea unei foi de calcul O foaie de calcul nou se poate insera prin comanda Worksheet din meniul Insert. Noua foaie este inserat naintea foii active n momentul comenzii i devine foaia activ. Eliminarea unei foi de calcul Pentru eliminarea unei foi, aceasta trebuie s fie foaia activ i se d comanda Delete Sheet din meniul Edit. Operaiunea se va efectua cu atenie (exist de altfel i un mesaj de confirmare) deoarece o foaie eliminat nu mai poate fi refcut automat (nu exist Undo pentru aceast operaiune). Vizibilitatea unei foi de calcul Pentru simplificarea mediului de lucru, unele foi de calcul pot fi ascunse. Operaiunea poate fi utilizat i atunci cnd datele de pe o foaie sunt date fixe i nu este necesar modificarea lor frecvent. Pentru a modifica atributul de vizibilitate, se d comanda Sheet din meniul Format. Comanda Hide produce ascunderea foii active. Comanda invers, Unhide, deschide un dialog de unde se selecteaz foaia ascuns care devine vizibil. Comanda este activ doar dac exist foi ascunse. Numele unei foi de calcul O organizare corect a caietului presupune denumirea sugestiv a foilor. Iniial, fiecare foaie are un nume acordat n mod automat. Acest nume poate fi schimbat prin comanda Rename din submeniul afiat la Sheet din meniul Format sau prin dublu click pe cotorul foii, caz n care numele afiat devine editabil i se poate trece o nou denumire. Ordinea foilor n caiet Dac se dorete modificarea ordinii n care sunt aranjate foile unui caiet, se poate proceda prin agarea cotorului foii care se mut i tragerea n lista foilor pn la locul dorit; n timpul operaiunii de drag-and-drop, o linie vertical arat locul unde se aeaz foaia dac se elibereaz butonul mouse-ului, comanda Move or Copy Sheet din meniul Edit afieaz un dialog care permite mutarea/copierea foii active n caietul activ sau n alt caiet. Formatarea unei foi Aspectul unei foi de calcul poate fi modificat prin stabilirea fundalului foii, a prezenei/absenei grilei. n afara acestor formatri cu caracter global, liniile, coloanele, celulele dintr-o foaie se pot formata separat. Fundalul comanda Background, din submeniul afiat la Sheet din meniul Format (vezi figura de la vizibilitate), permite pavarea fundalului foii de calcul cu o imagine stabilit de utilizator. Comanda afieaz dialogul pentru stabilirea fiierului cu imaginea. Grila celulele foii de calcul pot fi delimitate printr-o gril colorat. Cu rol evident n organizarea informaiilor, grila poate deranja n prezentarea final a rezultatelor, mai ales dac exist o imagine sugestiv pe fundalul foii de calcul. Atributele grilei sunt comandate prin Options din meniul Tools. n dialogul complex care apare, fia View conine un grup de opiuni ale ferestrei afiate. Caseta de control Gridlines indic afiarea, sau nu, a grilei. n lista derulant Colors se poate stabili culoarea liniaturii. Celelalte opiuni prezente n acest grup se explic singure, fiecare artnd prezena, sau nu, a unui element al ferestrei afiate. Alte operaii asupra foilor de calcul Selectarea atunci cnd una dintre operaiunile care se pot efectua cu foile de calcul trebuie aplicat la mai multe foi, acestea trebuie s fie selectate. Selectarea se efectueaz pe lista de cotoare ale foilor: selectarea unui domeniu continuu de foi prin poziionare pe cotorul primei foi care se selecteaz, SHIFT i click pe cotorul ultimei foi;

 selectarea pe srite a unor foi prin poziionare pe prima foaie care se selecteaz, CTRL i click-uri succesive pe cotoarele foilor care se selecteaz. Dac dup o selecie multipl de foi se realizeaz o inserare de foaie, se vor insera attea foi cte sunt selectate. Este evident c eliminarea, mutarea i formatarea are loc pe toate foile selectate. Afiarea simultan a mai multor foi dei nu este o operaiune specific pentru foi se realizeaz prin comanda New Window din meniul Window prin care se deschide o nou fereastr pentru caietul curent; n noua fereastr se activeaz foaia dorit; comanda Arrange din meniul Window urmat de alegerea opiunii dorite de vizualizare. Linii (rows), coloane (columns) Dei sunt considerate uzual ca mulimi de celule (i formatate ca atare), liniile i coloanele unei foi de calcul pot suporta aciuni specifice privind vizibilitatea i dimensiunea ajustabil (nlimea pentru o linie, limea pentru o coloan). Aciunile sunt iniiate, n general, din meniul Format, intrrile Row i Column. Anteturile sunt vizibile dac este marcat caseta de control Row & column headers din fia View a dialogului Options, meniul Tools. Formatarea liniilor/coloanelor Comanda Row din meniul Format afieaz un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea i dimensiunea liniei curente, sau a liniilor selectate. Hide liniile selectate sunt ascunse. Unhide liniile ascunse din domeniul de linii selectate sunt fcute vizibile. Pentru ca operaiunea s fie cea dorit se va selecta un domeniu de linii care s includ la propriu liniile ascunse care se reafieaz. O linie ascuns nu-i pierde informaia i formatarea. Height deschide dialogul pentru fixarea nlimii liniilor selectate. nlimea se d n puncte tipografice. n mod implicit, nlimea este ajustat automat dup dimensiunea fontului utilizat la scrierea datelor. AutoFit realizeaz o ajustare automat a nlimii liniei astfel nct s fie afiat n ntregime informaie din orice celul de pe liniile selectate. Comanda Column din meniul Format afieaz un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea i dimensiunea coloanei curente, sau a coloanelor selectate. Hide coloanele selectate sunt ascunse. Unhide coloanele ascunse din domeniul de coloane selectate sunt fcute vizibile. Width deschide dialogul pentru stabilirea limii coloanelor selectate. Se poate considera, n general, c limea se indic n caractere afiate (dei, teoretic, calculul este diferit: media limii cifrelor de la 0 la 9 din fontul standard care ncape n celul). AutoFit Selection realizeaz o ajustare automat a limii coloanelor astfel s poat fi afiate integral informaiile selectate. Standard Width permite stabilirea limii implicite a coloanelor foii de calcul. Dimensiunea liniilor/coloanelor O procedur de modificare a acestor dimensiuni este prezentat anterior (meniul Format Row/Column Height/Width). Modificarea dimensiunilor se poate efectua i prin tragerea limitelor din dreapta (pentru o coloan) sau de jos (pentru o linie) cu mouse-ul, ntr-o operaiune drag-and-drop. O linie despritoare este agat doar ntr-o zon antet i agarea este indicat de transformarea cursorului mouse-ului ntr-un cursor cruce. Dac sunt selectate mai multe linii sau coloane, tragerea ultimei linii despritoare are efect pe toate elementele selectate.

Selectarea liniilor i coloanelor O linie se consider selectat pentru o operaiune pe linii atunci cnd celula activ este n linia respectiv. Pentru a selecta linii multiple, se utilizeaz selecie uzual pe anteturile de linii: tragerea cu mouse-ul n timp ce este acionat simultan tasta SHIFT (selecie contigu) sau CTRL (selecie pe srite). O coloan se consider selectat pentru o operaiune pe coloane atunci cnd celula activ este n coloana respectiv. Pentru a selecta coloane multiple, se utilizeaz selecie uzual pe anteturile de coloane: tragerea cu mouse-ul n timp ce este acionat simultan tasta SHIFT (selecie continu) sau CTRL (selecie pe srite). Celule (cells) Elementele de baz ale unei foi de calcul sunt celulele. O celul, caracterizat de coloana i linia pe care se afl, este locul n care se poate nscrie (deci memora) o informaie (dat primar sau rezultat al unei prelucrri). Imaginea intuitiv corect este aceea a unui container care poate primi o ncrctur. Analogia merge mai departe prin aceea c, similar containerului, o celul poate avea o formatare proprie, independent n general de coninut. Sunt ns situaii n care un atribut al celulei se aplic automat datelor nscrise n celul. Datorit complexitii subiectului, n aceast seciune nu se discut dect unele aspecte, legate n special de formatarea celulei ca recipient. Restul aspectelor se vor prezenta n seciunile dedicate informaiilor din foaia de calcul. Selectarea celulelor Prin tragerea mouse-ului se realizeaz selectarea unui domeniu dreptunghiular de celule. Acelai efect se obine prin acionarea tastelor de direcie n timp ce tasta SHIFT este apsat. Pentru selectarea unui domeniu multiplu (format din mai multe domenii dreptunghiulare disjuncte) se selecteaz cu mouse-ul primul domeniu, urmtoarele selecii efectundu-se cu tasta CTRL apsat. Celula activ se consider ntotdeauna selectat, cele mai multe operaiuni care presupun o selecie efectundu-se n mod uzual doar pentru celula activ. La selectarea unei linii (coloane), toate celulele acelei linii (coloane) se consider selectate pentru operaiunile pe celule. Inserarea unor noi celule Atunci cnd este necesar, datorit unei omisiuni n structurarea datelor, s se introduc noi celule n foaia de calcul activ, se va da comanda Cells din meniul Insert. Prin natura foii de calcul, noile celule trebuie s-i fac loc prin deplasarea celulelor deja existente. Direcia deplasrii celulelor existente, cu tot cu coninutul lor, este stabilit prin selectarea opiunii dorite din dialogul afiat. Shift cells right celulele existente sunt deplasate spre dreapta, Shift cells down celulele existente sunt deplasate n jos, Entire row se introduce o linie n ntregime (deasupra liniei cu celula activ), Entire column se introduce o coloan nou (la stnga coloanei cu celula activ). n cazul selectrii mai multor celule, la comanda Insert Cells se vor aduga attea celule cte sunt selectate. Dup adugarea noilor celule are loc o renumerotare automat a liniilor i coloanelor foii de calcul, doar deplasarea informaiilor artnd realizarea operaiunii. Eliminarea unor celule Operaiunea invers adugrii de celule este realizat prin comanda Delete din meniul Edit. Se afieaz un dialog prin care se stabilete cum se umple locul gol lsat. Shift cells left locul este ocupat prin deplasarea celulelor spre stnga. Shift cells up locul este ocupat prin deplasarea celulelor n sus. Entire row se elimin ntreaga linie. Entire column se elimin ntreaga coloan.

Dup eliminarea celulelor selectate i recompactarea foii se renumeroteaz n mod automat coloanele i liniile. Curarea (eliberarea) unor celule Deoarece formatul unei celule, considerat container, este diferit de coninutul celulei, eliminarea informaiilor din celul (tergerea) este diferit de eliminarea formatului. Exist astfel mai multe operaiuni de "tergere", toate fiind accesibile prin intermediul comenzii Clear din meniul Edit. n submeniul afiat de comand, sunt urmtoarele intrri: All se elimin formatele, coninutul i comentariile ataate celulelor selectate. Formats se elimin doar formatele celulelor selectate. Contents se elimin doar coninutul celulelor selectate. Pentru aceast tergere se poate utiliza tasta DEL. Comments se elimin comentariile ataate celulelor selectate. Formatarea celulelor Dintre formatele care pot fi aplicate celulelor discutm aici despre stabilirea chenarelor i umplerea fundalului cu o textur. Alte formate, dei sunt ataate celulelor, se aplic mai degrab coninutului i vor fi prezentate n seciunea dedicat datelor i informaiilor dintr-o foaie de calcul. Comanda principal este Cells din meniul Format, dup ce s-au selectat celulele necesare. Chenare Grila care poate fi vizualizat pe o foaie de calcul nu constituie o liniatur adecvat pentru date structurate n tabele. Caracterul uniform al grilei nu este de ajutor n acest caz, ca i n toate cazurile similare (zone distincte de informaii, titluri etc.). Se va vedea la prezentarea operaiunii c grila poate fi omis la tiprire. Pentru a stabili un chenar propriu pentru un domeniu de celule (posibil o singur celul) acesta se va selecta n prealabil. n dialogul Format Cells afiat la comanda Cells din meniul Format se alege fia Borders. n grupul Presets se poate alege o form predefinit de liniatur: None fr linii, Outline chenar exterior, Inside liniatur interioar. n grupul Border se poate construi o liniatur personalizata prin acionarea butoanelor marginale sau prin click pe linia interioar vizat n zona de vizualizare a rezultatului. n grupul Line se poate alege modelul de linie (n Style) i culoarea liniei (n Color). Opiunile alese aici se aplic la aciunile urmtoare efectuate n grupul Presets sau Border. Se pot defini astfel chenare care s aib atribute diferite ale liniilor componente Texturi de umplere Fundalul celulelor selectate poate fi umplut cu un model (culoare simpl sau haurat) n mod independent de fundalul foii de calcul. n acest mod se pot evidenia anumite zone de informaii. Comanda este Cells din meniul Format urmat de activarea fiei Patterns. n Color se selecteaz o culoare pentru fundal, n Pattern se selecteaz tipul i culoarea de haurare din fereastra deschis la acionarea butonului. O culoare simpl se obine prin fixarea n Color i alegerea Solid (prima opiune) la Pattern (sau, de obicei, Automatic). Zona Sample prezint rezultatul alegerilor efectuate. O culoare simpl de fundal poate fi obinut i prin acionarea uneltei Fill Color de pe bara de unelte Formatting. Unealta are iconia Color. , deschiderea listei derulante afieaz o fereastr identic opiunii

Atribuirea de nume unor domenii de celule

Pentru poziionarea rapid n foile de calcul complexe, ca i pentru facilitarea referirii la anumite informaii, este util s se atribuie denumiri la domeniile importante de celule. Dac asimilm foaia de calcul cu memoria unui calculator, crearea unei denumiri este similar introducerii unei variabile ntr-un limbaj de programare.

Ulterior, coninutul domeniului respectiv poate fi referit prin denumirea domeniului. Aceast ultim remarc atrage atenia asupra faptului c multe dintre aciunile mediului Excel sunt funcie de context (denumirea poate servi la poziionarea foii, dar i la referirea coninutului, n funcie de contextul utilizrii denumirii). Pentru atribuirea unui nume se selecteaz zona vizat i se d comanda Name din meniul Insert. Fiecare intrare din meniul afiat iniiaz un alt mecanism de creare a unor denumiri. Explicaiile procedurilor principale sunt date n continuare. Define Se afieaz un dialog n care se precizeaz numele creat (n zona editabil Names in Workbook), se urmrete dac zona referit (n Refers To) este corect (dac nu, se corecteaz) i se acioneaz butonul Add. Denumirea dat se adaug listei de denumiri. O denumire existent poate fi eliminat prin selectarea n list i acionarea butonului Delete. Acest procedeu nu necesit existena unor denumiri trecute n foaia de calcul, iar denumirea creat se refer la ntreg domeniul selectat (eventual prin controlul Refers To). Acelai rezultat se obine dac, dup selectarea domeniului de celule, se completeaz cu numele dorit zona editabil din controlul Name Box de pe bara Formula. Controlul este reprezentat prin , situat n extremitatea stng a barei i conine n mod uzual denumirea celulei active. Accesul la zona editabil se obine prin click n zon sau prin derularea listei ascunse cu denumiri. Paste Permite nscrierea unei denumiri acolo unde este nevoie de referina respectiv (de exemplu la crearea unei formule vezi seciunea dedicat completrii foii de calcul), sau permite formarea unei liste cu toate denumirile definite de utilizator. Create Dac zona de celule selectat conine o linie, sau o coloan, cu rol de antet (denumiri ale coloanelor, respectiv ale liniilor), atunci denumirile respective pot fi utilizate ntr-un proces de creare de denumiri n foaia de calcul prin alegerea opiunii Create. Deosebirea de procedura Define este aceea c denumirile exist n zona selectat. Denumirile create se refer doar la zonele de informaii, fr a include i denumirea propriu-zis. Dialogul afiat cere precizarea locului unde se afl denumirile: Top row linia de sus a zonei selectate, Left column coloana din stnga, Bottom row linia de jos, Right column coloana din dreapta.

Navigarea n foaia de calcul

Pentru deplasarea n foaia de calcul, n afar de utilizarea comun ntregului mediu Office a barelor de defilare, tastelor de direcie, tastelor Home, End, Page Up i Page Down, exist posibilitatea folosirii unor denumiri create anterior. Controlul Name Box (explicat la Define) permite o poziionare rapid a celulei active prin nscrierea n zona editabil a celulei dorite (de exemplu, nscrierea referinei G14 duce la activarea celulei G14), urmat de ENTER. Derularea listei ascunse permite de asemenea selectarea unei denumiri cu poziionarea celulei active n colul din stnga sus a domeniului numit (i selectarea domeniului). O aciune echivalent se poate obine prin comanda Go To din meniul Edit (comanda este totui mult mai complex).

Date i calcule
Fiecare celul a unei foi de calcul este similar unei zone de memorie care poate conine informaii de diverse tipuri. n aceast seciune se prezint principalele tipuri de date, acceptate ntr-o foaie de calcul Excel i modul cum se poate opera cu datele nscrise n caiet. Trebuie reinut, pentru a completa imaginea corect a unei foi de calcul, c o celul este din punct de vedere al informaiilor coninute doar o fereastr prin care se vede la un moment dat att ct permite

dimensiunea celulei. Prin urmare, modificarea dimensiunilor celulei permite afiarea unei cantiti mai mari de informaie (dac este disponibil o cantitate nmai mare). Informaia care nu poate fi afiat nu este pierdut, doar nu ncape n spaiul rezervat de celul. Pentru anumite tipuri de date (n general numerice) acest fapt este semnalat prin completarea celulei cu caractere #. Pentru alte tipuri de date se afieaz att ct se poate. Dac bara de formule este vizibil (prin selectarea din meniul View a opiunii Formula Bar), atunci coninutul celulei active este afiat n partea dreapt a barei. Tipuri de date ntr-o foaie de calcul Excel se pot utiliza date numerice, date calendaristice i date de tip text. Pentru a introduce ntr-o celul o dat (de orice tip ar fi), se activeaz celula prin click sau orice tip de poziionare n foaia de calcul, se tasteaz data dorit i se termin operaiunea cu ENTER (cursorul se mut pe linia urmtoare a aceleiai coloane), cu TAB (cursorul se mut pe coloana urmtoare a aceleiai linii) sau click n alt celul a foii. Este de notat c nu se poate lucra n alt celul pn cnd nu se termin introducerea curent. Constante de tip numeric n Microsoft Excel o constant numeric poate conine doar caracterele: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e irul format trebuind s aib semnificaie de valoare numeric (de exemplu, 12; -123.45; 123%; 2/3; 10 1/4 etc.). Utilizarea caracterului separator ntre partea ntreag i partea zecimal depinde de opiunile efectuate n Regional Settings din Control Panel, n mediul Windows. Combinaiile de caractere nerecunoscute drept numere sunt tratate drept text. Toate numerele sunt aliniate n mod implicit la dreapta. n mediul Excel se accept (i se recunosc) mai multe forme ale datelor numerice, explicate n continuare n seciunea dedicat formatrii datelor. Trebuie ns reinut c formatul unui numr, de exemplu, nu afecteaz valoarea numrului, ci doar forma afiat a valorii numrului. Indiferent de forma numrului, Excel reine ntotdeauna 15 cifre semnificative. Constante de tip dat calendaristic Observaie. Pentru simplificarea exprimrii, doar n aceast seciune prin dat se nelege o dat calendaristic (cum ar fi 1/05/1999), iar prin timp se nelege o dat orar (cum ar fi 11:45). Prin dat calendaristic se poate nelege uneori i combinaia dat+timp (cum ar fi 1/05/1999 11:45) Microsoft Excel trateaz datele i timpii din punctul de vedere al reprezentrii interne drept numere. Data este reinut n partea ntreag iar timpul n partea fracionar. Forma extern, cea afiat n foaia de calcul, depinde de formatul ales pentru respectiva valoare, formatul datelor i timpilor fiind prezentat n seciunea privind formatarea valorilor din celule. Din aceast cauz, cu date i timpi se pot efectua unele operaiuni aritmetice (adunare, scdere) dar se pot produce i erori n cazul mixrii datelor numerice propriu-zise cu cele calendaristice i orare. n mod implicit, o dat sau timp este aliniat n celul la dreapta, alinierea la stnga (dac nu este cerut explicit) indic nerecunoaterea irului tastat drept dat sau timp. Exist dou mari sisteme de coresponden ntre numere i date calendaristice: cel bazat pe 1 ianuarie 1900 (n care 1 reprezint ziua de 1 ian.1900), utilizat n Microsoft Excel pentru Windows i de Lotus 1-2-3; cel bazat pe 1904 (n care 1 reprezint 2 ian. 1904), utilizat n Microsoft Excel pentru Macintosh. Selectarea bazei de numrare a datelor se realizeaz prin Options din meniul Tools, fia Calculation. Sub Workbook se selecteaz, sau nu, boxa de control 1904 date system. Este necesar aceast

configurare atunci cnd se lucreaz simultan cu foi de calcul care utilizeaz aceast baz (foi provenite eventual de pe calculatoare Macintosh). Constantele de tip dat se pot tasta drept iruri de caractere de forma mm/dd/yyyy, unde mm este numrul lunii, dd este ziua, yyyy este anul (cu 2-4 cifre); de exemplu 1/12/89 reprezint 12 dec 89, 02/03/1990 reprezint 3 feb 1990 etc. mmm-dd-yyyy, dd-mmmm-yyyy, unde mmmm reprezint denumirea lunii, prescurtat sau nu, n englez, iar dd i yyyy au semnificaia de mai sus; de exemplu, 12-jan-1980 reprezint 12 ian 1980, jan-80 reprezint ian 1980 etc. Constantele de timp se introduc separnd orele, minute i secundele (dac exist) prin caracterul ":". De exemplu, 12:25, 12:25:30 etc. Timpul este bazat n mod implicit pe 24 de ore. Pentru a utiliza un timp bazat pe 12 ore se las un spaiu i se tasteaz AM sau PM, cum ar fi 3:10 PM sau 11:25 AM. Constante de tip text Orice combinaie de caractere care nu este recunoscut drept un numr sau o dat/timp este tratat de Microsoft Excel drept o constant de tip text. Un text este aliniat, n mod implicit, la stnga. Observaie. Atunci cnd se dorete ca un ir de caractere s fie recunoscut drept text indiferent de eventuala asemnare cu un numr/dat/timp, se va formata celula drept Text i apoi se introduce irul dorit. Pentru trecerea forat la rndul urmtor, n aceeai celul, se va tasta ALT+ENTER. Pentru defilarea textului n celul se va urmri seciunea urmtoare. Formatarea informaiilor din celule Informaia nscris ntr-o celul, constant sau obinut printr-o formul, poate fi formatat att pentru a avea o imagine corect (numr de zecimale, dat calendaristic i nu numeric etc.), ct i pentru a fi receptat mai uor de utilizatorul foii de calcul. Dup cum s-a mai spus, formatarea nu schimb valoarea informaiei i orice alt formatare este posibil ulterior. n nelegerea formatrii i comportrii foii de calcul, trebuie s se rein c dei formatul se aplic informaiei, el este ataat celulei care conine informaia. Prin urmare dac se terge doar coninutul celulei, orice nou coninut va primi formatul existent n momentul tergerii. Doar eliminarea formatului ataat celulei (comanda Clear din meniul Edit, opiunea All sau Formats) conduce la refacerea formatrii implicite. Comanda principal este Cells din meniul Format. Cele trei fie de interes pentru aceast seciune (alte dou au fost prezentate la descrierea i formatarea celulelor) sunt Number, Alignment i Font, descrise n continuare. Formatarea efectuat se aplic tuturor celulelor selectate n momentul comenzii (deci cel puin celulei active). Formatul numerelor Aspectul informaiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fia Number a dialogului Format Cells (afiat prin comanda Cells din meniul Format). Organizarea general este aceea a unei liste de clase de formate (Category), fiecare selecie afind opiuni specifice clasei respective. Opiunile utilizate mai frecvent sunt prezentate pe scurt n continuare. General informaia este afiat potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai probabil de dat. Number se fixeaz numrul de zecimale n Decimal places, prezena separatorilor grupelor de trei cifre n Use 1000 Separator i se alege forma numerelor negative. Percentage acest format nmulete coninutul celulei cu 100 i adaug simbolul de procent. De exemplu, 0.1 arat cu acest format 10%. Este de reinut c numrul iniial este sub form zecimal. Fraction permite operarea cu numere scrise sub form de fracii ordinale (2/5, 12 3/4 etc.). Formatul dorit se alege dintr-o list disponibil. O constant se poate introduce direct sub aceast form dac se tasteaz partea ntreag, un spaiu i partea fracionar, 2 1/2. Pentru a nu fi identificat implicit o dat calendaristic, partea ntreag se trece chiar dac este nul, deci 0 3/4.

Scientific permite scrierea numerelor cu utilizarea notaiei tiinifice: 1e+3 este 1000 etc. Currency este un format specific datelor financiare. Pe lng stabilirea numrului de zecimale i a formei numerelor negative, se poate stabili simbolul monetar care este ataat valorii numerice. n lista derulant Symbol se poate selecta practic orice simbol monetar. Accounting - este un format similar celui precedent, dar se realizeaz o aliniere vertical la punctul zecimal a sumelor nscrise Date permite alegerea unui format pentru o dat calendaristic. Lista Type din dreapta ofer o imagine a opiunilor disponibile. Se observ existena tipurilor mixte (date + timp). Time permite stabilirea unor formate pentru date orare. Text stabilete formatul de text pentru informaia din celul. Alinierea informaiilor Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informaiile din celule (astfel un titlu trebuie s fie centrat, unele date numerice se vor centra pe vertical dac linia este prea nalt etc.). Tot n acest set de probleme se nscrie i scrierea informaiei pe mai multe rnduri n aceeai celul, ca i orientarea textului. Comanda principal este Cells din meniul Format. Fia Alignment a dialogului Format Cells conine toate controalele necesare pentru aliniere, orientare i defilare. n grupul Text control se pot fixa defilarea textului n celul (nlimea liniei se mrete corespunztor pn se afieaz tot coninutul) Wrap text , ajustarea automat a dimensiunii fontului pentru ca toat informaia s fie vizibil Shrink to fit , fuzionarea celulelor selectate ntr-o sigur celul Merge cells. Ultima opiune este util atunci cnd se intenioneaz scrierea unor titluri. n zona Orientation se poate stabili orientarea textului prin tragerea caroului rou la o alt nclinare sau prin indicarea direct a numrului de grade. n Text alignment se poate alege un mod de aliniere pe orizontal, n lista Horizontal, i un mod de aliniere pe vertical n lista Vertical. Exist mai multe tipuri de alinieri pe orizontal. Dintre acestea, cea mai special este Center Across Selection, care produce centrarea textului din prima celul pe ntreaga zon selectat. Informaia rmne coninut n prima celul. Pe vertical, informaia poate fi centrat sau aliniat sus/jos. Stabilirea fontului Comanda Cells din meniul Format deschide dialogul Format Cells. Fia Font din acest dialog permite selectarea fontului utilizat n celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului n alte aplicaii Office.

Formule
Ceea ce confer putere unui program de calcul tabelar, cum este i Microsoft Excel, sunt multiplele posibiliti de calcul avnd ca operanzi date din foile deschise sau din fiiere externe. Biblioteca de funcii care poate fi apelat n orice loc al foii de calcul, fie doar cu scop consultativ, completeaz imaginea aplicaiei. Se poate astfel gndi un program de calcul tabelar ca fiind un calculator puternic dublat de un puternic procesor de texte. Reamintim i completm anumite aspecte din operarea cu foile de calcul, noiunile fiind eseniale pentru nelegerea corect a utilizrii formulelor n Excel.

Referirea datelor Orice informaie scris n foaie poate fi referit prin adresa celulei care o conine. Adresa unei celule este, uzual, format din numele coloanei urmat de numele liniei. De exemplu, A2 reprezint celula (implicit i coninutul celulei) situat pe prima coloan (coloana A) i linia a doua. (Se poate configura sistemul s utilizeze modul de referin R1C1, adic R urmat de numrul liniei i C urmat de numrul coloanei.) Un domeniu de celule este notat prin indicarea celulelor din colul stnga-sus i colul dreapta-jos, separate prin caracterul :. De exemplu, domeniul dreptunghiular determinat de coloanele A, B, C i D i liniile de la 3 la 7 se noteaz A3:D7. Dac domeniile sunt cu structuri mai complicate, atunci se specific prin descompuneri n componente dreptunghiulare, separate prin virgule: A1,B2:C4,D5 reprezint o zon compus din celula A1, dreptunghiul B2:C4 i celula D5. Acesta este modul de referin relativ. Adresa celulei referite este stabilit prin poziia relativ fa de celula de unde se face referina. Adic, dac suntem n celula C1, o referire la A2 nseamn celula situat cu dou coloane la stnga i cu o linie mai jos. Atunci cnd se copie informaia n alte celule, referinele relative sunt copiate cu semnificaia lor. Adic, dac n exemplul anterior copiem din C1 informaia n celula D3, atunci referina la A2 se va copia ca neles, deci va deveni B4 (celula care se poziioneaz fa de D3 n aceeai configuraie cum era poziionat A2 fa de C1). La prezentarea funciilor se va da un exemplu. Modul de referin absolut este indicat prin plasarea caracterului $ n faa prii (prilor) absolute din adres. De exemplu, $A$1 reprezint celula A1 indiferent de unde este referit; $A1 reprezint celula situat pe coloana A (referit absolut) i n linia interpretat relativ din locul unde se face referina; A$1 reprezint celula situat n coloana interpretat relativ fa de locul unde se face referina i pe linia 1 (indicat absolut). Utilizarea diferenei dintre referinele relative i cele relative are importan doar la copierea informaiilor (inclusiv prin completarea automat de serii). Selectarea datelor Operaiunea de selectare a unor celule este necesar atunci cnd trebuie s facem referire la datele respective pentru a le denumi sau pentru o prelucrare. n situaia cnd zonele de interes sunt deja numite, atunci nu este necesar selectarea respectivelor zone, referirea fiind prin numele zonei. Selectarea se poate efectua prin: poziionarea ntr-un col al domeniului, apsarea tastei Shift i acionarea tastelor cu sgei de poziionare pn la selectarea ntregului domeniu; poziionarea mouse-ului ntr-un col al domeniului, inerea butonului din stnga apsat i tragerea n foaie a seleciei pn se acoper domeniul dorit. Dac selectarea datelor se face fr o cerin expres n acest sens din partea sistemului, atunci datele selectate n foaia activ sunt marcate de ctre sistem prin schimbarea culorii de fond a celulelor selectate. n cazul cnd selecia este cerut de sistem (de exemplu la indicarea parametrilor unei funcii), domeniul selectat este nconjurat de o bordur punctat, fr a se schimba culoarea celulelor (operaiunea este cunoscut i ca selectarea dinamic a parametrilor). Calcule n Excel Pentru a efectua calcule (transformri) ale datelor nscrise n foile de calcul se plaseaz cursorul (celula activ) n locul unde se va nscrie rezultatul, se va tasta formula care efectueaz calculul i se termin operaiunea prin Enter. Sistemul Excel recunoate drept formul orice expresie care ncepe cu semnul =, construit dup regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi-constante, operanzi-referine la alte celule, referine de funcii, operatori uzuali. De exemplu: =A2+3, =sin(B4)+cos(C3) etc. n figura alturat se observ c adunarea numerelor situate n celulele C2 i D1 i trecerea rezultatului n celula E4 se efectueaz prin: plasarea n E4; scrierea formulei, care ncepe ntotdeauna cu caracterul =; terminarea prin apsarea tastei Enter. n celula E4 se afieaz rezultatul calculului indicat.

Este de remarcat c n bara Formula se afieaz expresia formulei scrise n celula activ (dac este cazul). n figur, celula activ este E4 i se afieaz, prin urmare, expresia calculat. n configurarea uzual, efectuarea calculului este imediat, dar sistemul se poate configura nct recalcularea formulelor s se efectueze doar la cererea utilizatorului (pentru economie de timp). De menionat c modificarea valorii celulelor referite n formul nu necesit rescrierea formulei: recalcularea foii va reflecta n rezultat(e) noile valori. n operaiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie: direct este cazul tuturor operanzilor, dar singurul mod permis pentru constante; dinamic este cazul referinelor la celule (domenii de celule); dac n locul rezervat unei referine se efectueaz un click n celula referit (sau se selecteaz domeniul necesar), atunci referina este trecut automat n formula, dup care formula poate fi continuat n mod uzual; o selecie similar se poate efectua prin acionarea tastelor direcionale; inserarea unei funcii prin comanda Function din meniul Insert se deschide, acolo unde este nevoie, dialogul prin care se insereaz valoarea unei funcii, mecanism explicat n continuare. Utilizarea unei funcii Mediul Excel dispune de o vast bibliotec de funcii clasificate dup domeniul principal de utilizare: matematice (calcule generale), financiare (dobnzi), inginereti etc. O funcie poate fi utilizat prin apelarea ei ntr-o formul. Apelul se face n mod uzual, prin numele funciei urmat de parametri. De exemplu, includerea expresiei SUM(A1:A4) ntr-o formul are ca efect calculul sumei valorilor din primele patru celule ale coloanei A i utilizarea rezultatului n formula respectiv. Referirea unei funcii necesit prin urmare cunoaterea numelui i a numrului de parametri necesari. n cazul n care utilizatorul nu tie pe de rost aceste elemente definitorii ale funciei, se poate utiliza

meniul adecvat din mediul Excel. Comanda Function din meniul Insert realizeaz conducerea utilizatorului spre o corect referire a funciei. Se afieaz dialogul Paste Function. n lista din partea stng se va selecta categoria de funcii (lista Function category). n funcie de clasa aleas, n partea dreapt (lista Function name) apar denumirile funciilor disponibile n aceast clas. Este de remarcat c n partea inferioar se afieaz un text explicativ ataat funciei selectate n lista din dreapta. Continuarea dialogului se face prin apsarea tastei Enter sau a butonului OK, dialogul ulterior fiind specific funciei selectate. Dac, spre exemplificare, presupunem c s-a selectat funcia de calcul a mediei aritmetice (AVERAGE), dialogul este prezentat n figura urmtoare. Se observ zonele n care trebuie s se introduc valorile (cazul din zona Number2 valoare unic, sau din zona Number3 un tablou de valori), sau referinele la valori, pentru care se calculeaz media aritmetic. De remarcat c referinele se pot da specificnd denumirea dat domeniului valorilor (cazul ilustrat n zona Number1) sau zona din foaia de calcul (caz ilustrat n zona Number4). Indicarea zonei se poate efectua prin selectarea dinamic (se trage mouse-ul peste zona respectiv). Pentru selectarea dinamic

exist unealta specific acionat prin butonul din dreapta fiecrei zone editabile: acionarea acelui buton reduce dialogul la o suprafa minim, astfel nct devine vizibil o mai mare poriune a foii de calcul. n acest dialog se observ att textul explicativ, ct i butonul din stnga jos care ofer posoibilitatea obinerii unor explicaii mai largi (formulele de calcul, utilizare etc.) despre funcia aleas. Rezultatul funciei (pentru argumentele fixate n acel moment) este afiat n zona Formula result. Este de remarcat c dialogul va afia ntotdeauna o zon liber prin redimensionarea lui, astfel nct se pot completa pn la 30 de argumente. n concluzie, apelul unei funcii poate fi realizat prin scrierea ntr-o formul a expresiei funcie(argumente) sau iniierea dialogului de inserare a funciei prin meniul Insert. Inserarea unei funcii de tip tablou Pentru funciile care au ca rezultat un tablou de date (de exemplu funcia care calculeaz produsul a dou matrice) procedura de inserare este oarecum diferit: se selecteaz zona care va conine rezultatele (zona trebuie s fie suficient de ntins, n caz contra se vor trece doar attea rezultate ct se poate); se tasteaz formula care conine referina la funcia tablou; se termin operaiunea prin apsarea combinaiei de taste Ctrl+Shift+Enter. Calcularea foii de calcul O foaie de calcul devine, prin inserarea de formule, o zon complex de lucru n care este pstrat automat evidena referinelor din formule sau argumente de funcii, astfel nct foia poate fi adus oricnd la o stare de consisten n sensul c toate formulele sunt recalculate pentru a corespunde valorilor actualizate ale argumentelor. Acest proces este referit drept calcularea foii de calcul. Pentru foile de mici dimensiuni calcularea se poate face n mod automat, cu alte cuvinte orice modificare a foii produce calculele necesare pentru ca foaia s rmn consistent. Pentru foile complexe acest fapt poate produce o operare greoaie, datorit efecturii repetate a unor calcule pariale neimportante. n asemenea cazuri este indicat calcularea manual a foii, efectuat doar la dorina utilizatorului. Aceast procedur trebuie ns aplicat cu atenie ntruct poate distorsiona receptarea informaiilor (un utilizator obinuit cu calcularea automat poate avea impresia c nu se aplic corect formulele din foaie). Pentru a vizualiza rezultatele corecte se va cere n prealabil calcularea foii. Modul de calcul a caietului se fixeaz prin comanda Options din meniul Tools. n fia Calculation exist grupul de opiuni sinonim. Automatic se fixeaz modul automat de recalculare a foii. Automatic except tables se recalculeaz automat toate formulelel, cu excepia tabelelor pivotante (un instrument de analiz a datelor care este prezentat ulterior). Manual recalcularea are loc manual la acionarea tastei F9 (se recalculeaz toate foile din toate caietele deschise) sau SHIFT+F9 (se recalculeaz doar foaia activ). Aceste aciuni pot fi efectuate i din dialog prin apsarea butoanelor Calc Now, respectiv Calc Sheet. Precizia calculelor n mod implicit calculele sunt efectuate la precizia maxim (15 cifre semnificative exacte), chiar dac operanzii sunt afiai n foaia de calcul cu mai puine zecimale n urma unor operaiuni de formatare. Dac se dorete efectuarea calculelor cu precizia afiat, deci fiecare operand contribuie exact cu valoarea afiat (cu referire n special la numrul de zecimale), acest lucru se poate fixa prin marcarea casetei de control Precision as displayed din grupul Workbook options, fia Calculation, comanda Options, meniul Tools. Procedeul trebuie utilizat n cunotin de cauz deoarece nu se mai poate reveni la alt precizie (mai mare), datele fiind modificate definitiv la valorile afiate. Corectitudinea rezultatelor mai depinde de opiunile alese n grupul din partea inferioar a figurii anterioare, opiuni care controleaz calculele iterative. Prin marcarea zonei Iteration foaia de calcul este recalculat de numrul de ori indicat n zona Maximum iterations sau pn cnd rezultatele din dou

recalculri succesive difer cu mai puin dect este indicat n zona Maximum change. Este evident c un numr de iteraii mai mare, sau o precizie mai bun conduce la un timp mai mare de calcul. Completarea asistat a informaiilor Pe lng posibilitatea de completare individual a celulelor, mediul Microsoft Excel dispune de mecanisme predefinite care ajut la completarea automat a informaiilor. Procedeul este util mai ales atunci cnd o zon a foii de calcul trebuie s conin informaii similare. S ne imaginm, de exemplu, situaia simpl n care se numeroteaz liniile unui tabel. Este evident c automatizarea unui asemenea proces reduce durata operaiunii i elimin erorile de numerotare. n utilizarea mecanismelor de completare automat este important s se rein existena aa-zisului mner de completare (fill handle) reprezentat printr-un punct situat n colul dreapta inferior al unei selecii. Figura urmtoare arat reprezentarea grafic a acestui element. Poziionarea mouse-ului n acest punct produce transformarea pointerului ntr-un pointer cruce, care arat c mnerul a fost agat. Operaiunile specifice se execut prin tragerea acestui mner innd apsat butonul stng sau drept al mouse-ului i sunt explicate n continuarea acestei seciuni. Dac n meniul Tools, comanda Options, fia Edit se deselecteaz caseta de control Allow cell drag and drop, atunci dragarea nu mai este permis (nu se mai afieaz mnerul de completare). Sunt uzuale dou tipuri de completri automate: serii de date i copieri multiple de formate sau coninut.

Serii
Printr-o serie se nelege aici o niruire de termeni care pot fi obinui dup o aceeai formul (pornind, n general, de la unul sau doi termeni iniiali). Se pot considera serii numerice (1, 2, 3, ), serii temporale (10:00, 10:30, 11:00 etc.) sau serii de denumiri (luni, mari, miercuri etc.). Tipuri de serii Serii temporale Se pot completa n mod automat diverse serii temporale, formatul datelor afiate fiind unitar pentru toi termenii seriei (ziua, ziua+denumirea zilei, denumirea lunii etc.): Zile, sptmni, luni sau ani cu pas definit de utilizator Serii de zile lucrtoare Serii de numere Exist trei tipuri de serii numerice: Serii liniare sunt seriile cu pas aditiv constant (progresii aritmetice), Serii de cretere sunt seriile cu pas multiplicativ constant (progresii geometrice), Serii de trend se realizeaz o aproximare liniar a tendinei identificabile din primii termeni ai seriei dup care se calculeaz potrivit modelului estimat toi termenii seriei, inclusiv primii. Serii de termeni Utilizatorul poate s-i defineasc liste (seturi ordonate de termeni) proprii prin intermediul fiei Custom Lists din dialogul Options (meniul Tools). Informaiile cerute sunt vizibile n figura alturat. n lista din stnga sunt afiate toate listele definite (acestea sunt pstrate n mediul Excel, deci sunt

disponibile i n utilizrile ulterioare). Pentru definirea unei liste proprii se selecteaz intrarea NEW LIST dup care se trec termenii noii liste n zona rezervat List entries. Trecerea de la un termen la altul se realizeaz prin ENTER. La terminarea listei se acioneaz butonul Add i lista definit apare n zona Custom lists din partea dreapt. Eliminarea unei liste se realizeaz prin selectarea n Custom lists i acionarea butonului Delete. Avnd la baz o list proprie, utilizatorul poate genera o serie de termeni, care se obine prin indicarea unuia sau mai multor termeni iniiali dup care completarea seriei se realizeaz prin parcurgerea ciclic a listei. De exemplu, avnd la baz lista cu denumirile romneti ale zilelor sptmnii, se poate genera seria luni, miercuri, vineri, duminic, mari etc. obinut prin niruirea zilelor din dou n dou, observndu-se parcurgerea repetat a listei. Completarea seriilor prin comanda Series Completarea automat a unei serii poate fi cerut atunci cnd se pornete de la un domeniu selectat, care se va completa cu termenii seriei (cazul n care se cunoate numrul de termeni ai seriei generate), sau atunci cnd procesul de generare se oprete la o valoare int. n ambele cazuri se va nscrie primul termen n celula de pornire. Dac se selecteaz un domeniu, primul termen trebuie s fie n celula activ. Comanda Series din submeniul deschis la Fill, din meniul Edit, afieaz dialogul n care se pot fixa parametrii seriei generate. n grupul Series in se fixeaz direcia de generare: pe linie (Rows) sau pe coloan (Columns). n grupul Type se alege tipul de serie: liniar (Linear), de cretere (Growth), temporal (Date) sau identificat automat (AutoFill permis doar la selectarea prealabil a domeniului). n grupul Date unit se fixeaz unitatea de incrementare: zi (Day), zi lucrtoare (Weekday), luna (Month) sau anul (Year). Se marcheaz Trend dac se dorete generarea unei serii de trend. Step value se nscrie valoarea pasului de incrementare (poate fi i negativ). Stop value se nscrie valoarea de oprire (necesar atunci cnd nu se pornete cu un domeniu selectat). Observaii. 1. Prin AutoFill se pot completa serii diverse de informaii, identificate prin analize sofisticate. 2. Prin selectarea mai multor linii i coloane se pot genera concomitent mai multe serii. Completarea prin drag-and-drop Dac se selecteaz nceputul seriei (primul termen sau un numr de termeni suficient pentru identificarea tipului seriei) i se aga mnerul de completare, prin tragerea acestuia se completeaz seria n domeniul dorit. Prin acest procedeu se pot completa simultan mai multe serii, dac se pleac de la o selecie care conine mai multe linii/coloane. Observaie. Dac tragerea are loc prin inerea butonului drept al mouse-ului, la ridicarea butonului apare un meniu contextual din care se poate alege tipul de serie.

Copierea automat
O operaiune care este foarte asemntoare cu cea de completare a unei serii (poate fi asimilat unei serii cu termeni constani) este aceea prin care informaie dintr-o celul este copiat ntr-un domeniu (pe linie sau pe coloan). Aceast aciune este utilizat de obicei la copierea unei formule, caz n care prin jocul referinelor relative i absolute se calculeaz serii de rezultate pornind de la serii de argumente. Copierea are loc n urma succesiunii de aciuni: A. se scrie primul termen i se urmeaz B1 sau B2. B1. se selecteaz, ncepnd cu celula primului termen, zona n care se efectueaz copierea, se d comanda Fill din meniul Edit, alegndu-se Down (n jos), Up (n sus), Right (la dreapta), Left (la stnga) potrivit direciei n care se dorete copierea.

B2. - se aga mnerul de completare a celulei primului termen i se trage peste zona n care se efectueaz copierea. Procesul poate fi efectuat simultan pentru mai multe copieri pe linii/coloane paralele. Pentru aceasta se selecteaz iniial toate celulele care se copie (acestea trebuie s fie pe o aceeai linie/coloan). Editarea informaiilor Prin editare nelegem modificarea informaiilor dup ce acestea au fost deja nscrise n celule. Dac se poziioneaz cursorul Excel pe celula care se dorete modificat i se tasteaz ceva se observ c noul coninut nlocuiete n totalitate informaia existent n celul. n cele mai multe cazuri acest mod de actualizare a informaiei nu este eficient. Iniierea editrii se poate efectua prin dublu click n celula care se modific, sau activarea celulei care se modific (simplu click sau poziionare) i apsarea tastei funcionale F2. n starea de editare, celula se transform ntr-o zon text uzual iar editarea se efectueaz prin poziionarea punctului de inserie (prin click sau sgei) i operaiunile uzuale de tastare. Terminarea editrii are loc la apsarea tastei ENTER sau prin click n alt celul. Pentru a renuna la modificrile efectuate se apas tasta ESC i celula revine la coninutul anterior. Observaie. Se va reine diferena ntre introducerea unei informaii ntr-o celul i editarea coninutului acelei celule. Editarea unei informaii se poate efectua n bara de formule sau direct n celul, potrivit opiunii alese n meniul Tools, comanda Options, fia Edit: selectarea casetei de control Edit directly in cell permite editarea direct n celul, altminteri editarea are loc doar n bara de formule.

Copierea informaiilor
Operaiunile de copiere i mutare au n Excel o mai mare complexitate datorit faptului c atributele unei celule sunt numeroase. Copierea/mutarea de celule ntregi La copierea/mutarea celulelor se realizeaz operaiunea pentru ntreaga zon, inclusiv formule, rezultate, comentarii i formate. Dac zona surs sau/i cea destinaie are celule ascunse, acestea sunt considerate ca i cum ar fi vizibile. Pentru a copia (muta) o zon de celule (posibil o singur celul): se selecteaz zona se tasteaz CTRL+C (sau CTRL+X pentru mutare) se activeaz colul stnga sus a zonei receptoare se apas CTRL+V. Operaiunea se poate efectua i prin comenzile Copy+Paste din meniul Edit pentru copiere sau Move+Paste pentru mutare. n acelai scop se pot utiliza i uneltele corespunztoare. Grupul de celule pentru care s-a dat comanda de copiere apar nconjurate cu o bordur punctat (semnificnd memorarea lor n Clipboard) i pot fi lipite n multiple locaii. Chenarul dispare la apsarea tastei ESC. Copierea/mutarea se poate efectua i prin tragerea cu mouse-ul: se selecteaz celulele surs, se puncteaz chenarul seleciei, se trage cu mouse-ul la noua locaie (pentru mutare) sau se efectueaz tragerea apsnd simultan tasta CTRL (pentru copiere). n cazul n care operaiunea are loc pe alt foaie dect cea activ, se acioneaz Copy/Move, se activeaz noua foaie i se realizeaz alipirea n mod obinuit. Inserarea celulelor copiate/mutate ntre alte celule Pentru a insera celulele copiate/mutate ntre celulele existente n zona destinaie, se acioneaz simultan SHIFT (pentru mutare) sau SHIFT+CTRL (pentru copiere) n timpul tragerii.

Acelai efect se obine din comenzi prin se selecteaz celule surs se alege Cut sau Copy (din unelte sau meniul Edit) se selecteaz colul stnga sus al destinaiei din meniul Insert se alege comanda Cut Cells sau Copied Cells dup care se alege direcia n care se deplaseaz celulelel exitente pentru a face locul necesar alipirii noilor celule. Copierea/mutarea unei poriuni a coninutului Se activeaz editarea celulei surs, se selecteaz poriunea dorit i operaiunea de copiere/mutare se poate efectua n aceeai celul prin poziionarea n locul de destinaie i alipire, sau iniierea editrii celulei destinaie (dublu click pe ea) i alipirea n locul de destinaie. Copierea special (valori, comentarii, formate) Dac n operaiunea de copiere/mutare nu se dorete operarea cu celulel ntregi ci numai cu anumite componente, atunci: se selecteaz sursa se d comanda Copy sau Move se selecteaz zona destinaie se d comanda Paste Special din meniul Edit se alege opiunea dorit din dialogul afiat se termin cu OK. Pentru a elimina chenarul de mutare a sursei (care rmne activ dup copiere) se va aciona ESC naintea unei alte comenzi. Observaie. Printre opiunile disponibile n dialogul Paste este i Skip blanks care previne copierea celulelor goale peste celule, din zona destinaie, care conin informaii. Copierea doar a celulelor vizibile n cazul n care anumite linii/coloane sunt ascunse n zona surs, atunci se pot copia/muta doar celulele vizibile prin urmtoarea succesiune de operaiuni: se selecteaz sursa, se d comanda Go To din meniul Edit, se alege Special, Visible cells only i OK, se d comanda Copy, se selecteaz colul stnga sus al destinaiei, se d comanda Paste. Operaiunea consider totui toate celulele din zona destinaie, chiar dac unele sunt ascunse.

Operaiunile de regsire i nlocuire

Procesarea informaiilor necesit frecvent localizarea unor anumite entiti i eventuala lor nlocuire. Microsoft Excel dispune de un puternic instrument de cutare i nlocuire. Deoarece o parte a acestui proces este specific filtrrii informaiilor dintr-o list, aceasta va fi prezentat o dat cu listele. n aceast seciune se discut doar doar localizarea i nlocuirea (comenzile Find i Replace din meniul Edit), ca i selectarea unor tipuri de informaii (comanda Go To din meniul Edit). Gsirea de text sau numere Comanda Find din meniul Edit permite localizarea celulelor care conin informaia dorit. La activarea comenzii se afieaz dialogul Find. Pentru a efectua o cutare: se selecteaz domeniul de celule n care se produce cutarea (dac este selectat o singur celul, cutarea are loc n toat foaia) se d comanda Find din meniul Edit, n zona Find what se introduce textul sau numrul cutat,.

 n lista derulant Look in se alege tipul de informaii n care se caut (Formulas doar n formule, Values n valori, Comments n comentarii) n lista Search se alege cutarea pe linii sau pe coloane se acioneaz Find Next pentru a vedea urmtoarea potrivire gsit. Dac se marcheaz caseta Match case, atunci textul este cutat cu diferenierea literelor dup capitalizare, dac se marcheaz Find entire cells only, atunci se gsesc doar celulele care conin doar entitatea cutat. Apsarea tastei ESC termin o cutare n desfurare. Gsirea i nlocuirea de text i numere Pentru a efectua o nlocuire multipl se d selecteaz zona n care se dorete cutarea (o singur celul produce cutarea n ntreaga foaie) i se d comanda Replace din meniul Edit. Se afieaz dialogul Replace n care se precizeaz: informaia cutat (care va fi nlocuit) n zona Find what, informaia cu care se nlocuiete n zona Replace with, ordinea de cutare (pe linii sau pe coloane) n Search, se precizeaz parametrii cutrii n Match case i Find entire cells only (explicai la cutare). click Find Next pentru a localiza urmtoarea potrivire, dup care click pe Replace pentru nlocuire, click pe Replace All pentru efectuarea tuturor nlocuirilor, sau click pe Find Next pentru a obine urmtoarea potrivire (cea curent rmne nenlocuit). ESC termin cutarea n desfurare.

Gsirea celulelor goale, a constantelor, formulelor sau comentariilor

Cutarea dup natura informaiilor din celule se realizeaz prin comanda Go To din meniul Edit. Ca rezultat se obine o selecie de regiuni multiple. se selecteaz domeniul n care are loc cutarea (o celul selectat nseamn cutare n foaia activ) se d comanda Go To din meniul Edit, se acioneaz butonul Special se alege opiunea dorit, se acioneaz OK. Din dialogul Go To Special explicm doar cteva opiuni: Comments se selecteaz celulele care au ataate comentarii, Constants se selecteaz celulele care au valori constante, Formulas se selecteaz celulele ccare conin formule de tipul specificat, Blanks se selecteaz celulele goale.

Proceduri de analiz a datelor

Marea putere a aplicaiei Microsoft Excel const n multiplele posibiliti de analiz a datelor. Aceste proceduri conin componente pentru gestionarea datelor, analiza statistic a datelor, concentrarea datelor, reprezentri grafice etc. O mare parte dintre aceste proceduri sunt prezentate n continuare. Trebuie remarcat c, datorit posibilitii de programare n Visual Basic, procedurile de analiz a datelor sunt practiv nelimitate, o serie ntreag de companii dezvoltatoare de software fiind axate pe creare unor noi componente. Liste Prin list se nelege o serie de linii succesive ntr-o foaie de calcul, fiecare coloan din list coninnd date cu aceeai semnificaie logic. De exemplu, o list de clieni poate conine o coloan cu numele, o coloan cu prenumele, o coloan cu numrul de telefon i o coloan cu valoarea comenzii.

Prima linie a unei liste este interpretat drept antetul listei i este recomandabil ca ea s conin denumirile coloanelor. Microsoft Excel dispune de proceduri prin care informaia dintr-o list poate fi localizat dup anumite criterii (de exemplu gsirea numrului de telefon al unui client), poate fi ordonat (de exemplu ordonarea alfabetic a listei clienilor), poate fi totalizat (de exemplu calcularea automat a totalului comenzilor unui client) etc. Din acest punct de vedere, multe dintre operaiunile elementare asupra unei baze de date pot fi efectuate pentru o list Excel. O list este de altfel recunoscut automat drept o baz de date prin Coloanele listei sunt cmpuri ale bazei de date Etichetele de coloane sunt denumirile cmpurilor Fiecare linie din list (cu excepia primei linii) este o nregistrare. Pentru ca o zon dreptunghiular cu date s fie recunoscut drept list trebuie (sau este recomandabil) ca: Liniile i coloanele listei trebuie s fie adiacente, cu alte cuvinte se va evita lsarea unor linii sau coloane libere. Domeniul listei trebuie s fie nconjurat de linii i coloane libere (n caz contrar se va considera c lista include i informaia adiacent, care, de regul, este altfel structurat) Linia de antet se va diferenia prin format (culoare, fundal, font) i nu prin separarea cu o linie goal. Este recomandat ca o foaie de calcul s conin o sigur list (anumite operaiuni nu se pot efectua simultan pe mai multe liste din aceeai foaie, dar se pot efectua simultan pe liste din foi diferite). Datele importante se vor plasa n coloanele din interiorul listei i nu pe extremiti. La introducerea informaiilor text se va evita tastarea unor spaii iniiale sau finale, n caz contrar sortarea i cautarea pot s nu produc rezultatele dorite (un spaiu este considerat ca aparinnd unei constante text). Selectarea unei liste Pentru a aplica o operaiune specific, lista trebuie s fie selectat n prealabil. Selectarea se poate efectua total, prin procedeul uzual, dar acest fapt nu este necesar. Este ns suficient ca celula activ s fie n interiorul listei pentru ca domeniul listei s fie identificat n mod corect.

Sortarea unei liste

Ordonarea unei liste dup anumite criterii este o operaiune util att n analiza datelor ct i pentru prezentarea datelor. Se pot ordona liniile (nregistrrile) listei sau coloanele (operaiune mai rar n practic) potrivit valorilor din coloane, respectiv linii specificate de utilizator. Este posibil, de asemenea, ordonarea valorilor dintr-o linie sau coloan, independent de datele adiacente, dac n prealabil se selecteaz total celulele respective i se rspunde adecvat la dialogul afiat n acest caz de Excel (ntrebarea este dac s se extind selecia la datele adiacente i se va rspunde negativ pentru o sortare parial). Ordinea de sortare Datele pot fi sortate n ordine alfabetic, numeric (dupa valoare) sau calendaristic, n ordine cresctoare sau descresctoare, dup una sau mai multe coloane. La sortarea informaiilor de tip text, Microsoft Excel ordoneaz de la stnga la dreapta, caracter dup caracter. Sortarea ascendent a textului este bazat pe ordinea 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (spaiu) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ Sortarea ascendent a numerelor este de la cel mai mic numr negativ la cel mai mare pozitiv. Ordinea valorilor logice este FALSE TRUE. Valorile eroare sunt egale (indiferent de tipul erorii).

Celulele goale sunt ntotdeauna ordonate ultimele (indiferent de ordinea cresctoare sau descresctoare). Este posibil s se aleag, pentru informaii cu semnificaii locale, ordinea dat de o list creat de utilizator (meniul Tools, Options, Custom lists, vezi explicaiile date anterior). Opiunile de sortare Sortarea este condus de parametrii fixai n dialogul Sort Options (afiat prin comanda Sort din meniul Data i acionarea butonului Options). First key sort order n lista derulant se selecteaz ordinea de sortare (Normal sau dup o list definit de utilizator), Case sensitive se marcheaz dac ordonarea face diferena ntre litere mari i mici, Orientation se fixeaz sortarea liniilor (Sort top to bottom) sau coloanelor (Sort left to right). Dup fixarea opiunilor, acestea rmn valabile pn la urmtoarea modificare. Opiunile sunt permise doar pentru prima cheie de sortare (cheia principal). Ordonarea cresctoare/descresctoare dup o coloan Aranjarea listei dup valorile dintr-o coloan (se modific totui ordinea tuturor liniilor, cu pstrarea alinierilor pe orizontal) se poate realiza prin acionarea uneltelor dedicate: Click pe o celul din coloana dorit Click Sort Ascending sau Sort Descending ,

Ordonarea liniilor dup dou sau mai multe coloane Ordonarea poate fi efectuat dup mai multe coloane (chei de sortare). n acest tip de sortare este important fixarea prioritilor pentru coloane: liniile vor fi ordonate dup prima coloan indicat, n caz de egalitate dup prima coloan se ordoneaz dup a doua coloan indicat, n caz de egalitate dup primele dou coloane se ordoneaz dup a treia coloan. Se selecteaz lista (eventual doar prin poziionarea celulei active n list) Se d comanda Sort din meniul Data. Este afiat dialogul Sort. n listele derulante Sort by i Then by se aleg, n ordine, coloanele (cmpurile) de sortare. Pentru fiecare cheie de sortare se fixeaz n grupul de butoane radio alturat ordinea de sortare: cresctoare (Ascending) sau descresctor (Descending). Nu este necesar ca ordinea s fie aceeai pentru toate cmpurile. n grupul My list has se specific dac lista are linie antet (linia cu denumirile cmpurilor Header row) sau nu dispune de antet (No header row). n primul caz se vor sorta doar nregistrrile reale (liniile 2 ) din list. Butonul Options afieaz dialogul Sort Options (explicat anterior). Observaie 1. Dac se dorete sortarea listei dup mai mult de trei coloane se alege urmtorul mecanism: se stabilete ordinea de prioritate a cheilor de sortare (de la cea mai important la cea mai puin important); se efectueaz sortarea dup cele mai puin importante trei coloane; se continu cu urmtoarele trei coloane de prioritate mic .a.m.d. Observaie 2. Dac liniile sortate aparin unui outline (vezi subiectul respectiv), atunci sortarea pstreaz gruprile existente. Sortarea coloanelor dup coninutul liniilor La sortare se poate inversa rolul liniilor i al coloanelor. Tot ceea ce s-a spus la ordonarea liniilor se pstreaz, schimbnd "linii" n "coloane" i invers, dac se marcheaz n Sort Options caseta de control Sort left to right, dup care se fixeaz analog liniile care au rolul de chei de sortare.

Sortarea dup date calendaristice (luni, zile) sau liste proprii Deoarece anumite informaii care se prezint drept texte (de exemplu: luni, marti, miercuri, joi etc.) nu pot fi ordonate ca text, neproducnd ordinea corect, se alege ordonarea dup liste implicite sau create de utilizator. Se selecteaz lista. Se d comanda Sort din meniul Data. Click Options. Sub First key sort order se alege lista care d ordinea dorit i apoi OK. Se continu n mod uzual cu fixarea celorlalte chei de sortare. Observaie. Ordinea listei selectate n First key sort order se aplic doar coloanei menionate n zona Sort by. Pentru a aplica ordini definite la mai multe coloane, fiecare coloan va fi ordonat separat, n ordinea invers a prioritilor. Filtrarea informaiilor dintr-o list nelegem prin operaiunea de filtrare a informaiilor procesul prin care se selecteaz dintr-o list doar acele nregistrri care satisfac anumite condiii impuse de utilizator. Procesul este, n bun parte, similar procesului de interogare a unei baze de date. Comanda principal este Filter din meniul Data, dar seciunile urmtoare vor mai trata subiecte care se pot nscrie n acelai proces de filtrare (comanda Form, comanda Outline etc.). Trebuie reinut c o operaiune de filtrare presupune stabilirea unor criterii de selecie, care se pot defini ca o entitate distinct (ntr-o zon separat a foii de calcul) sau se pot selecta dintr-o suit de criterii creat n mod automat de ctre Microsoft Excel prin analiza informaiilor din list. Comanda Filter Accesul la principalele instrumente de selectare a informaiilor se realizeaz prin comanda Filter din meniul Data. Submeniul afiat dispune de trei noi comenzi AutoFilter, explicat n continuare. Show All, prin care se afieaz toate nregistrrile listei (anuleaz filtrrile active). Advanced Filter, explicat n continuare. Comanda AutoFilter Operaiunea cea mai rapid de regsire a unor informaii dintr-o list se realizeaz prin succesiunea de comenzi Filter (din meniul Data) urmat de AutoFilter (din submeniul afiat). Ca urmare a comenzii, fiecare denumire de cmp apare pe foaia de calcul nsoit de un buton de list derulant, ca n figura alturat. Prin acionarea butonului de derulare apare o list de opiuni, primele trei fiind standard: (All), (Top 10), (Custom), urmate de lista valorilor existente n coloana respectiv a listei. Selectarea unei valori din lista derulant produce afiarea doar a acelor nregistrri care au ca valoare a cmpului valoarea selectat (n acest mod se realizeaz filtrarea). Selectarea intrrii (All) produce afiarea tuturor nregistrrilor (anularea filtrrii pentru cmpul respectiv). Selectarea intrrii (Top 10) este posibil pentru cmpuri numerice i arat doar primele nregistrri, n ordinea cresctoare sau descresctoare a valorilor, ordinea fiind fixat ntr-un dialog intermediar. Se poate alege i numrul nregistrrilor afiate (nu este obligatoriu 10). Selectarea intrrii (Custom) afieaz un dialog care permite stabilirea unei condiii de filtrare mai complexe (de exemplu doar nregistrrile cu salariaii care au salariu mai mic de 1000000 de lei dar mai mare sau egal cu 700000 de lei). n primul grup de opiuni se fixeaz prima condiie prin alegerea operatorului n prima zon i valorii de comparaie n a doua zon. Se alege operatorul logic dintre condiii (dac exist o a doua condiie) prin butoanele radio, dup care se fixeaz a doua condiie.

Condiia compus realizat astfel se aplic doar cmpului pe care se stabilete filtrarea curent. Observaie. Pentru a realiza o filtrare care implic mai multe cmpuri (de exemplu angajaii care au salariu mai mic de un milion de lei i au mai mult de doi copii) se stabilete cte un filtru pe fiecare cmp. Aciunea comun produce selectarea dorit (o dat aplicat filtrul pentru o coloan, orice alt filtrare ulterioar se aplic doar nregistrrilor deja selectate). Comanda Advanced Filter Prin comanda Advanced Filter este posibil ca nregistrrile selectate s fie copiate n alt locaie din foaia de calcul. Un alt avantaj este acela al vizibilitii condiiilor prin faptul c se definete o zon, numit n general Criteria, care conine condiiile de filtrare pentru toate coloanele dorite. Lista trebuie s aib obligatoriu etichete de coloane pentru a aplica aceast procedur. Paii urmai sunt Definirea criteriilor de filtrare. Se copie etichetele coloanelor implicate n filtrare Se alipesc ntr-o prim linie a zonei care va fi zona Criteria. n liniile urmtoare se scriu condiiile de filtrare (vezi explicaiile care urmeaz). Comanda Advanced Filter. Se selecteaz lista (eventual doar prin poziionarea celulei active n list). Comanda Filter din meniul Data i apoi Advanced Filter. Se aleg opiunile dorite (vezi figura care urmeaz). Se acioneaz OK. Este obligatoriu ca zona de criterii s fie separat prin cel puin o linie (coloan) goal de lista propriu-zis (altfel identificarea automat a listei este greit). Este recomandabil ca zona de criterii s fie sub list. Aranjarea criteriilor pe linii comune cu lista poate produce neajunsuri prin ascunderea n urma filtrrii a acestor linii. Dialogul Advanced Filter este prezentat n figura urmtoare.

n grupul Action se alege modul de efectuare a filtrrii: Filter the list, in-place produce filtrarea listei pe loc (prin ascunderea liniilor neselectate), Copy to another location produce copierea nregistrrilor selectate n alt zon a foii de calcul. n List range se specific domeniul ocupat de list. De regul acest domeniu este stabilit automat, dar este posibil s se specifice un subdomeniu, dac nu se dorete filtrarea ntregii liste. n Criteria range se specific domeniul ocupat de criteriile de filtrare. Dac n foaie exist o zon denumit Criteria, adresa zonei apare automat n Criteria range. n Copy to se specific domeniul n care se copie nregistrrile selectate (dac este marcat opiunea Copy to another location. Este suficient s se indice doar colul din stnga sus al zonei receptoare. Caseta de control Unique records only se marcheaz dac se dorete ca selecia obinut n urma filtrrii s conin nregistrri unice.

Exemple de criterii pentru Advanced Filter Condiiile de filtrare se aranjeaz ntr-o list avnd ca linie de antet denumirile coloanelor (cmpurilor), din lista care se filtreaz, pentru care se definesc condiiile. Pentru o condiie creat ca rezultat al unei formule nu trebuie s existe, totui, denumire. Toate condiiile scrise pe aceeai coloan se refer la coloana cu denumirea din antet. Condiii care se scriu pe aceeai linie trebuie s fie ndeplinite simultan (operatorul logic "i"). Condiiile care se scriu pe linii diferite se consider legate prin operatorul logic "sau" (deci sunt selectate nregistrrile care ndeplinesc cel puin o linie de condiie din criterii). Exemplul 1. Trei sau mai multe condiii pentru o coloan Nume Beethoven Berlioz Bach Sunt selectate nregistrrile care au n coloana Nume una dintre valorile Beethoven, Berlioz, Bach. Este de observat c dou valori se pot indica i n Auto Filter. Exemplul 2. Condiii simultane pentru mai multe coloane Nume Simfonii Anul Beethoven >5 <1900 Se obin nregistrrile care conin la Nume valoarea Beethoven, care la Simfonii au o valoare mai mare dect 5 i care are Anul mai mic de 1900. Se observ c ntre condiii exist cuvntul "i", semnificnd ndeplinirea simultan a condiiilor. Exemplul 3. Condiii alternative pentru mai multe coloane Nume Beethoven Simfonii >5 <1900 Sunt selectate nregistrrile care au la Nume valoarea Beethoven, cele care au la Simfonii o valoare mai mare dect 5 i cele care au Anul mai mic dect 1900. Exemplul 4. Condiii create ca rezultat al unei formule =Anul>1900 Se pot utiliza denumirile coloanelor din list, se remarc lipsa denumirii n antetul coloanei din zona de criterii. Rezultatul filtrrii este corect chiar dac n foaia de calcul apare o eroare (#NAME?) la scrierea condiiei deoarece anumite denumiri nu sunt definite prin Insert Names. Formulare de date Microsoft Excel dispune de o component dedicat introducerii dirijate a nregistrrilor ntr-o list i a navigrii ntre nregistrrile care ndeplinesc o anumit condiie. Dei pentru liste de mici dimensiuni componenta pare a fi declasat de operarea uzual din foaia de calcul, utilitatea se vede pentru liste de dimensiuni mai mari, care depesc, s spunem, 2 ecrane. Comanda principal este Form din meniul Data, atunci cnd lista este selectat. Se afieaz un dialog construit Anul

dinamic de mediul Excel, adaptat la lista procesat. Un exemplu este oferit de figura urmtoare. Se observ c n partea din stnga se niruie zone de editare cu denumirile cmpurilor din list (n cazul exemplului nume, prenume i telefon), dotate inclusiv cu shortcut-uri. n partea din dreapta sunt butoanele care permit operaiile uzuale pentru nregistrri, primul mesaj artnd a cta nregistrare este afiat din numrul total. New se furnizeaz o nregistrare vid, ale crei cmpuri pot fi completate n zonele respective. Navigarea ntre acestea se poate efectua cu TAB, mouse, shortcut (ALT+litera subliniat). nregistrarea este creat atunci cnd se termin cu o nou comand New sau cu ENTER. Delete se terge ngistrarea curent (cea afiat). Restore se poate reface starea iniial a nregistrrii dac s-a modificat vreo valoare. Nu are legtur cu anularea tergerii unei nregistrri (tergerea este permanent). Find Prev trece la nregistrarea precedent, dac exist. Find Next trece la nregistrarea urmtoare, dac exist. Criteria permite trecerea formularului n starea de filtrare a informaiilor. n aceast stare, zonele de editare devin zone n care se pot scrie abloane de cutare (cutare dup model). Prin butoanele Find Prev i Find Next se poate atunci naviga doar ntre ntregistrrile care ndeplinesc condiiile de filtrare. n figura alturat este prezentat un exemplu de cutare. Se observ mesajul Criteria (pentru starea formularului), New este inhibat, Clear produce anularea ablonului, Restore, Find Prev i Find Next au funciile explicate mai sus iar Form este butonul prin care se revine la starea de formular de culegere de date. Exemplul din imagine produce filtrarea i navigarea ntre nregistrrile care au n cmpul Nume valori care ncep cu "Dum". n cazul n care se completeaz i celelalte cmpuri, condiiile se verific simultan (operatorul logic "i"). Dup stabilirea filtrului, comanda Find Prev sau Find Next poziioneaz formularul pe prima nregistrare care satisface condiia (n sensul de parcurgere selectat), trece formularul n starea formular de culegere, dar filtrul rmne activ pn cnd se trece n Criteria i se d comanda Clear care anuleaz filtrul impus. Totaluri pariale n analiza datelor sunt foarte frecvente situaiile n care este necesar s se calculeze anumite funcii pentru fiecare categorie de nregistrri ale unei liste. De exemplu, ctigul mediu pentru fiecare compartiment al unei ntreprinderi; numrul de clieni din fiecare zon geografic; valoarea total a mrfurilor din stoc, pe categorii etc. n asemenea situaie este normal ca un cmp al nregistrrii s realizeze clasificarea nregistrrilor (secia, zona geografic, categoria de marf etc.), lipsa acestei informaii fcnd imposibil calcularea automat a funciilor totalizatoare. Din exemplele de mai sus se observ c o funcie totalizatoare poate fi adunarea, numrarea, media aritmetic, valoarea extrem (maxim sau minim), o alt funcie statistic. Pentru a realiza includerea automat n list a rezultatelor funciilor totalizatoare se parcurg paii: se ordoneaz lista dup cmpul clasificator (nct toate nregistrrile care aparin unei categorii s fie situate grupat); se selecteaz lista;

 se d comanda Subtotals din meniul Data. Ca urmare se afieaz dialogul Subtotal prezentat n figura alturat i explicat n continuare. At each change in se fixeaz pe cmpul care realizeaz clasificarea (la fiecare schimbare n valoarea acestui cmp se introduce un subtotal. Use function se selecteaz din lista derulant funcia de totalizare. Add subtotal to se marcheaz cmpurile pentru care se calculeaz totalizrile. Replace current subtotals se marcheaz dac lista are deja subtotaluri, care se elimin. Page break between groups se marcheaz dac, la tiprire, fiecare grup apare pe o pagin nou. Summary below data se marcheaz pentru includerea unui total general. Acesta este obinut din nregistrri i nu din subtotalurile intermediare. Remove All acionarea acestui buton elimin toate subtotalurile din lista selectat. Ca rezultat al comenzii se restructureaz linii listei prin inserarea liniilor de total iar structura obinut este dotat cu instrumentul outline (explicat ntr-o seciune separat). Un exemplu este prezentat n figura urmtoare. Se observ c la fiecare schimbare n cmpul nume (selectat n opiunea At each change in) se calculeaz un total pentru cmpul valoare (marcat n Add subtotal to). La sfritul listei a fost calculat i totalul general (efectul marcrii opiunii Summary below data). Este de menionat, n final, c modificarea nregistrrilor listei duce n mod automat la recalcularea totalurilor. Trasarea datelor (Outline) n situaia n care structura datelor dintr-o list este complicat prin introducerea unor coloane sau linii totalizatoare (de tipul subtotalurilor discutate anterior), este util, ca instrument de analiz, afiarea, la un moment dat, doar a rezultatelor sintetice. Se realizeaz astfel separarea informaiilor eseniale de detalii care pot s ngreuneze receptarea corect a situaiilor prelucrate. Procedura oferit de Microsoft Excel pentru situaia discutat este cea de outline i const n dotarea foii de calcul cu o serie de simboluri grafice active prin acionarea crora se ascund sau se vizualizeaz detalii de un anumit nivel. Observaie. Termenul outline poate fi tradus prin trasare, conturare, schiare etc., dar pentru a crea (psihologic) imaginea complexitii operaiunii vom utiliza frecvent termenul original. Trasarea automat Pentru a putea fi analizat n mod automat i a se realiza trasarea, foaia de calcul trebuie s fie organizat, pe poriunea listei implicate, ntr-un mod sistematic prin includerea unor linii/coloane de totalizare. Formulele care compun o linie/coloan totalizatoare trebuie s se refere la celule dispuse ntr-un acelai mod (n aceeai direcie) i s fie fie plasate ntr-o aceeai parte fa de detalii (toate la stnga sau toate la dreapta, toate deasupra sau toate sub). Un outline se poate realiza automat prin: selectarea domeniului prelucrat comanda Group and Outline din meniul Data comanda Auto Outline din submeniul afiat de comanda precedent.

Pe laturile foii de calcul se afieaz simbolurile de outline explicate n continuare. Row Level Bar (bara de nivel pentru linii), cu imaginea alturat, pe care se remarc o linie n form de parantez ptrat care grupeaz liniile detaliu (utilizate n formula totalizatoare) i linia totalizatoare. Liniile detaliu sunt indicate prin puncte iar linia totalizatoare este indicat de butonul de control de la extremitatea simbolului. Butonul de control, de tip comutator, poate fi acionat cu mouse-ul i conine n forma extins semnul "", care se transform n "+" pentru forma restrns. Column Level Bar (bara de nivel pentru coloane), cu imaginea alturat, asemntoare barei de nivel pentru linii dar aezat orizontal. Level Symbol (simbol de nivel), grupate pe vertical i orizontal n colul stnga sus al foii de calcul, cte un simbol pentru fiecare nivel de totalizare. Fiecare simbol este un buton de control, vizibil n figura alturat, i poate fi acionat cu mouse-ul. Pe fiecare simbol de nivel este trecut numrul nivelului respectiv (1 este pentru nivelul maxim). Imaginea alturat arat un outline realizat automat. Se remarc n structura datelor detaliile (datele privind vnzri n fiecare magazin al unei reele), liniile i coloanele totalizatoare. Se observ c, pentru simplitate, s-a ales o structur de date iniiale care are doar dou nivele: detalii i totaluri. Se pot ns introduce pn la opt niveluri multiple de outline (de exemplu s-ar putea grupa magazinele i pe un nivel intermediar al zonei, s-ar pute introduce un supranivel prin apartenena reelei de magazine la un grup comercial cu multiple activiti etc.). Fiecare grup ar dispune atunci de barele de nivel i de simbolurile de nivel proprii. Trasarea manual Pentru date structurate n modul prezentat la trasarea automat, se poate realiza gruparea detaliilor prin operaiunile: selectarea liniilor (coloanelor) care conin detaliile, comanda Group and Outline din meniul Data, comanda Group din submeniul meniul afiat. Ca urmare a procedurii se afieaz simbolurile de outline respective. Operaiunea se continu pentru urmtorul grup .a.m.d. Este recomandabil s se efectueze mai nti gruparea detaliilor pentru obinerea nivelului 2, apoi pentru obinerea nivelului 3 etc. Parametrii unui outline Microsoft Excel presupune n mod implicit c liniile totalizatoare sunt situate dedesubtul liniilor cu detalii iar coloanele totalizatoare sunt situate la dreapta coloanelor cu detalii. Aceste valori pot fi modificate prin succesiunea de comenzi Group and Outline din meniul Data, Settings din submeniul afiat. Se obine dialogul Outline Settings n care se pot marca zonele din Direction: Summary rows below detail pentru totaluri situate sub liniile de detalii; Summary columns to right of detail pentru totaluri situate la dreapta coloanelor de detalii.

Simbolurile grafice de outline pot vizualizate sau ascunse potrivit casetei de control Outline symbols din fia View a dialogului afiat la Options din meniul Tools. Se recomand totui vizualizarea acestor simboluri pentru o mai uoar operare cu un outline. Operarea unui outline Un outline poate fi n starea extins n care sunt vizibile att detaliile unui anumit nivel ct i totalizarea respectiv, sau n starea restrns n care sunt vizibile doar totalizrile. Trecerea dintr-o stare n cealalt se realizeaz prin acionarea controalelor din barele/simbolurile de nivel sau prin comenzi (meniul Data, comanda Group and Outline etc.). Aciunile specifice sunt sistematizate n continuare.
Pentru a vizualiza Click/Comand

Detaliile dintr-un grup

Un nivel Toate detaliile dintr-un outline

Controlul cu "+" de pe bara de nivel respectiv, sau Plasarea n grup i comanda Show Detail din submeniul afiat prin Group and Outline din meniul Data. Simbolul de nivel respectiv Simbolul de nivel corespunztor nivelului cel mai de jos (marcat cu numrul maxim de nivel)
Click/Comand

Pentru a ascunde

Controlul cu "" de pe bara de nivel respectiv, sau Plasarea n grup i comanda Hide Detail din submeniul afiat prin Group and Outline din meniul Data. Un nivel Simbolul de nivel precedent (de exemplu, pentru a ascunde nivelul 3 se acioneaz simbolul 2). Toate detaliile dintr-un outline Simbolul de nivel corespunztor nivelului cel mai de sus (marcat cu numrul minim de nivel). Este posibil s se elimine gruparea corespunztoare unei bare de nivel prin selectarea liniilor/coloanelor dorite, comanda Group and Outline din meniul Data comanda Ungroup din submeniul afiat. Pentru eliminarea complet a unei trasri se va utiliza comanda Clear Outline din submeniul afiat prin comanda Group and Outline. n acest mod se elimin doar simbolurile de outline, fr tergerea detaliilor sau a liniilor/coloanelor totalizatoare. n imaginea alturat se poate vedea efectul onor operaiuni de ascundere a detaliilor din outline-ul prezentat ntr-o imagine anterioar. Sunt vizibile doar liniile/coloanelor totalizatoare i se observ transformarea barelor de nivel doar n butoanele care permit expandarea grupurilor.

Detaliile dintr-un grup

Microsoft Office

Microsoft Excel

32

Scenarii
Foarte multe dintre situaiile analizate n lumea real depind de parametri specifici. De exemplu, beneficiile depind de, printre altele, de valoarea dobnzii cerute de banca creditoare, de termenul de punere n funciune a unei investiii etc. Analiza activitii trebuie atunci s considere diferite valori anticipate ale dobnzii, termene optimiste i pesimiste etc. ntr-o asemenea structur de date este important ca, att pentru analiz, ct i pentru prezentri, s se poat efectua rapid trecerea de la o configuraie de valori ale parametrilor la alt configuraie. Acest lucru se poate realiza, cu mult pierdere de vitez i posibilitate de eroare, prin completarea valorilor parametrilor de fiecare dat cnd se analizeaz o situaie specific. Microsoft Excel dispune ns de un mecanism adecvat pentru schimbarea instantanee a seturilor de valori i recalcularea corespunztoare a foii de calcul. Numim scenariu (scenario) un set de valori date parametrilor. Microsoft Excel gestioneaz o mulime de scenarii prin crearea lor, adugarea de noi scenarii, eliminarea, crearea unui raport etc. Fiecare scenariu este caracterizat, pe lng valorile specifice ale parametrilor, de un nume propriu. Pentru uurina utilizrii, se recomand alegerea unor denumiri sugestive, de genul "Dobnda45%", "Dobnda60%" etc. Activarea unui scenariu produce atribuirea valorilor corespunztoare la parametrii considerai i recalcularea foii de calcul. Comanda principal este Scenarios din meniul Tools, care produce afiarea dialogului Scenario Manager. Dialogul conine n partea din stnga o list a tuturor scenariilor deja definite (sau este vid n lipsa acestora), zone explicative pentru scenariul selectat n list i o serie de butoane de control prin intermediul crora se realizeaz gestiunea scenariilor. Prin selectarea unui scenariu n list i acionarea butonului Show se realizeaz prezentarea scenariului respectiv prin actualizarea parametrilor i recalcularea foii de calcul potrivit acestor valori. Prin selectarea unui scenariu n lista Scenarios i acionarea butonului Delete se va elimina scenariul selectat. Adugarea unui scenariu Pentru adugarea unui nou scenariu se acioneaz butonul Add. Se afieaz dialogul Add Scenario. n caseta de editare Scenario name se va trece numele scenariului. n zona Changing cells se vor trece referinele la celulele care conin parametrii foii de calcul (sau doar acei parametri care se modific n scenariu). Referinele se dau prin denumiri create, prin referine de zone (de tipul A1:A4) sau ca niruire de referine separate prin virgule. n grupul Protection se alege tipul de protejare a scenariului. Prin acionarea butonului OK se afieaz dialogul Scenario Values. Pentru fiecare celul parametru exist cte o zon de editare n care se trece valoarea specific scenariului n curs de definire. Prin acionarea butonului OK se termin operaiunea de definire a scenariului i se trece n Scenario Manager.

Microsoft Office

Microsoft Excel

33

Prin acionarea butonului Add se termin definirea scenariului curent i se revine n dialogul Add Scenario pentru a aduga un nou scenariu.

Ediatrea unui scenariu

Editarea unui scenariu se realizeaz prin afiarea dialogului Scenario Manager prin Scenarios din meniul Tools; selectarea scenariului n lista Scenarios; acionarea butonuluide comand Edit. Se afieaz dialogul Edit Scenario, structurat similar cu dialogul de definire (adugare) a unui scenariu (Add Scenario) i se modific atributele dorite. Prin acionarea butonului OK se trece n dialogul Scenario Values unde se pot modifica valorile parametrilor scenariului.

Copierea scenariilor
n cazul n care se dorete definirea pentru foaia curent a unor scenarii care au mai fost utilizate n alte caiete, operaiunea este posibil prin se deschid caietele care au scenariile dorite; se d comanda Scenarios din meniul Tools i se acioneaz butonul Merge din dialogul Scenario Manager. Se afieaz dialogul Merge Scenarios n care selecteaz, pe rnd, caietul surs n zona Book, foaia din acest caiet n Sheet. Toate scenariile din foile selectate sunt adugate foii curente. Este evident c pentru ca operaiunea s fie corect trebuie ca celule parametri din foile surs s corespund unor celule parametri din foaia curent.

Crearea unui rezumat al scenariilor

Se poate obine n mod automat un rezumat al scenariilor definite n foaia de calcul. Raportul obinut conine valorile parametrilor i rezultatele specificate de utilizator. Operaiunea se realizeaz prin se d comanda Scenarios din meniul Tools i se acioneaz butonul Summary din dialogul Scenario Manager. se afieaz dialogul Scenario Summary. n grupul Report type se alege tipul de raport solicitat: Scenario summary se obine un raport sub form de tabel pe o foaie separat, Scenario PivotTable se obine un tabel pivotant. Pentru explicaii suplimentare se va citi seciunea dedicat tabelelor pivotante. n Result cells se vor specifica referine la celule care conin rezultatele dorite n raport. Atingerea unui obiectiv (procedura Goal Seek) Procedura Goal Seek este util atunci cnd se dorete aflarea unei valori necunoscute de intrare care determin un rezultat cunoscut. Un exemplu poate fi rezolvarea unei ecuaii matematice, f(x)=0, n care rezultatul cunoscut este 0 (valoarea funciei) i trebuie s se afle valoarea lui x pentru care funcia se anuleaz. Alt exemplu este: se depune o sum de bani, s zicem 10 milioane de lei, la o banc i se estimeaz dobnda lunar (valoarea necunoscut) astfel nct peste 10 luni s se acumuleze 16 milioane de lei (valoarea cunoscut).

Microsoft Office

Microsoft Excel

34

Analiza exemplelor precedente arat c n foaia de calcul trebuie s existe o celul rezervat pentru soluie (valoarea x) i o celul care conine funcia a crei valoare este cunoscut (f(x)). Este de reinut totui c funcia nu trebuie n mod necesar s se refere direct la celula cu x ci poate s fie obinut n urma unor calcule intermediare (care implic totui, n cel puin un pas, pe x). Pentru activarea procedurii Excel de rezolvare a problemei expuse, se d comanda Goal Seek din meniul Tools. Este afiat astfel dialogul Goal Seek prezentat n figura alturat. n Set cell se d referina la celula care conine funcia operat. n To value se trece valoarea pe care trebuie s o ating funcia. n By changing cell se d referina la celula care se modific (valoarea x). Prin acionarea butonului OK se execut procedura corespunztoare Excel i sunt posibile dou situaii: 1) se determin o soluie. Este afiat dialogul Goal Seek Status n care se dau informaii despre rezultatul calculelor. Se observ specificarea celulei care se modific (aici C6), mesajul c s-a gsit o soluie (found a solution), valoarea urmrit (Target value) i valoarea efectiv gsit (Current value). n cazul cnd soluia determinat este convenabil se d OK i valoarea este trecut n celula care conine variabila (indicat n By changing cell). Dac se acioneaz Cancel nu se trece valoarea determinat. 2) nu se determin o soluie. n acest caz dialogul Goal Seek Status conine mesajul may not have found o solution (n locul mesajului found a solution) i valoarea din Current value nu este utilizabil dei este afiat. Observaii. 1. Pentru stabilirea preciziei cu care se efectueaz calculele se va revedea seciunea dedicat acestui subiect. 2. Pentru rezolvarea unor probleme de optimizare se va activa procedura Solver. Unificarea datelor (procedura Consolidate) Prin unificarea datelor se nelege procedura prin care date similare, aflate pe foi de calcul diferite, sunt aduse pe o aceeai foaie. S ne imaginm situaia n care filiale ale unei aceleeai societi comerciale i prezint activitatea n rapoarte aflate pe cte o foaie de calcul. Unitatea central trebuie s centralizeze aceste date pentru a obine un raport general. Procedura pe care o ofer Microsoft Excel pentru facilitarea acestei operaiuni este aceea de unificare a datelor. n funcie de structura fiecrei foi de calcul care se centralizeaz se poate alege unul dintre cele patru moduri permise i posibile de centralizare. Ca denumiri reinem regiunile surs sunt zonele din foile de calcul unde se afl datele individuale, detaliile prelucrrii (source areas); regiunea destinaie zona unde se vor centraliza datele; mai este referit ca tabelul centralizator (consolidation table). Unificarea datelor se poate efectua n mai multe moduri: prin referine 3-D;

Microsoft Office

Microsoft Excel

35

prin poziie; prin categorii; prin crearea unei tabele pivotante procedura este discutat n seciunea dedicat tabelelor pivotante. Nu toate aceste moduri sunt asistate complet de mediul Excel, dar atunci cnd exist asistena aceasta este dat prin comanda Consolidate din meniul Data. Ca urmare a comenzii se afieaz dialogul Consolidate care permite declararea regiunilor surse i funcia dup care se efectueaz centralizarea. Pentru specificarea regiunilor surs reamintim cteva moduri de referin: este util s se denumeasc zonele surs pentru pstrarea controlului informaiilor centralizate; referirea unei zone din alt foaie a aceluiai caiet se realizeaz prin NumeFoaie!NumeZon; de exemplu Flora!Vanzari. Dac denumirea foii conine spaii, atunci se include denumirea ntre apostrofuri: 'Mag Flora'!Vanzari. referirea unei zone din alt caiet se realizeaz prin [NumeCaiet]NumeFoaie!NumeZon; de exemplu '[Vanzari.xls]Mag Flora'!Chimicale. Numele caietului poate fi nsoit de cale, dac se afl n alt folder. referinele pot fi date i dinamic prin selectarea cu mouse-ul n timpul editrii formulelor sau zonelor de editare necesare.

Unificarea prin referine 3-D

n aceast metod, bazat prin completarea zonei de destinaie cu formule create de utilizator, nu exist restricii asupra structurilor de date din regiunile surs. Se recomand parcurgerea etapelor n regiunea de consolidare (zona destinaie) se copie sau se scriu etichetele necesare n fiecare celul care trebuie s conin date centralizate se tasteaz formula dorit, utiliznd referine la regiunile surs. n acest mod de unificare se pstreaz ntotdeauna legtura ntre zonele surs i cele de destinaie: modificrile efectuate n surse se regsesc la recalcularea foii n destinaie. Unificarea prin poziie Este procedura util atunci cnd foile de calcul surse au aceeai structur (sunt create, eventual, dup acelai template). Se urmeaz urmtorii pai. activeaz colul din stnga-sus al regiunii de destinaie; se d comanda Consolidate din meniul Data. Ca rezultat se afieaz dialogul Consolidate. n lista derulant Function se alege funcia de centralizare dorit (suma, minimul etc.). n zona Reference se scrie sau se selecteaz dinamic o referin la o regiune surs. se acioneaz butonul Add. se repet ultimii doi pai pentru toate regiunile surs care se centralizeaz. Referinele utilizate se trec pe rnd n lista All references. se selecteaz caseta de control Create links to source data dac se dorete actualizarea automat a centralizrii atunci cnd se modific datele surs. n acest caz sursa trebuie s fie pe alt foaie de calcul dect destinaia i, o dat create legturile prin OK, nu se pot aduga noi surse sau modifica referinele la sursele incluse deja.

Microsoft Office

Microsoft Excel

36

Este de notat c etichetele existente n regiunile sursnu sunt copiate automat n zona de destinaie. acionarea butonului OK produce realizarea centralizrii. Unificarea prin categorii Acest tip de centralizare este util atunci cnd datele regiunilor surs nu sunt situate n mod identic n foile lor dar se utilizeaz aceleai etichete. Procesul decurge n mod similar unificrii prin poziie, cu mici deosebiri: se activeaz colul din stnga-sus al regiunii de destinaie; se d comanda Consolidate din meniul Data. n lista derulant Function se alege funcia de centralizare dorit (suma, minimul etc.). n zona Reference se scrie sau se selecteaz dinamic o referin la o regiune surs. Pentru acest mod de unificare zona referit trebuie s includ i etichetele (capetele de tabel) se acioneaz butonul Add. se repet ultimii doi pai pentru toate regiunile surs care se centralizeaz. n grupul Use labels in se va selecta opiunea privitoare la poziia etichetelor: top row linia de sus, left column coloana din stnga, sau ambele. n acest mod se va aplica funcia centralizatoare datelor care sunt etichetate identic. Dac o regiune surs conine o etichet care nu se regsete n celelalte regiuni se va produce o linie/coloan separat pentru datele cu aceast etichet. se poate marca Create links to source data pentru actualizarea automat a centralizrii. Modificarea unei unificri de date O centralizare de date efectuat manual (prin referine 3-D) se poate modifica n mod uzual prin editarea formulelor utilizate pentru crearea tabelului destinaie. Centralizrile efectuate prin comanda Consolidate pot fi modificate prin operarea n dialogul Consolidate. Adugarea unei noi regiuni surs Procedeul este permis doar dac nu s-au stabilit legturi la regiunile surs ale unificrii. n cazul existenei legturilor, se elimin centralizarea (cu tot cu outline-ul eventual) i se reia procedura. Adugarea unei noi surse se realizeaz prin se activeaz colul din stnga-sus al regiunii de destinaie; se d comanda Consolidate din meniul Data. n zona Reference se scrie sau se selecteaz dinamic noua referin la o regiune surs. se acioneaz butonul Add. Prin acionarea butonului OK se realizeaz centralizarea care include i regiunea adugat. Modificarea unei referine i aceast procedur se poate efectua doar n lipsa legturilor stabilite ctre regiunile surs (ca i adugarea unei noi referine). se activeaz colul din stnga-sus al regiunii de destinaie; se d comanda Consolidate din meniul Data. sub All references se selecteaz referin care se modific;

Microsoft Office

Microsoft Excel

37

n zona editabil Reference se modific referina; se acioneaz butonul Add. se selecteaz din nou vechea referin n lista All references i se acioneaz butonul Delete, n caz contrar rmnnd i noua referin i cea veche. Prin OK se realizeaz centralizarea datelor potrivit referinelor actualizate. Eliminarea unei regiuni surs din centralizare se activeaz colul din stnga-sus al regiunii de destinaie; se d comanda Consolidate din meniul Data. n zona All references se selecteaz referina la regiunea care se elimin; se acioneaz butonul Delete. Prin OK se realizeaz centralizarea fr a mai considera regiunea eliminat.