Afaceri din arhivare

Studiu de caz Zavicsa Imola, Grupa 146, Seria C

A. Prezentarea cazului
Dup o experien de ase ani n mediul de afaceri romnesc, n mediul serviciilor lingvistice, Bogdan Constantinescu a identificat o nou oportunitate de afaceri, cea a serviciilor de arhivare. Ideea a venit de la nite prieteni din Marea Britanie care au o afecere de profil n Occident. Observnd tendina de aliniere a pieei romneti la ceea ce se ntmpl n pieele mature, am identificat potenialul ridicat al soluiilor de arhivare pe plan local. Compania britanic ne-a devenit partener, pentru a oferi un tip de arhivare unic n Romnia, spune Bodgan Constantinescu Managing Partner la Penta Doc-Pak. n prezent, piaa local este dominat de soluiile de digitizare a arhivelor i de cele de depozitare a arhivelor i de cele de depozitare n locaiil e firmelor specializate pe acest profil. Penta Doc-Pak ofer soluii de management al arhivelor fizice care constau n arhivarea documentelor n pungi speciale, vidarea acestora, ambalarea i etichetarea lor, precum i crearea unei baze de date electronice care s permit adminitrarea ntregii arhive i gsirea rapid a oricrui document. Firma a fost deschis n vara anului 2006, dup ase luni de pregtiri, care au constat n negocierea cu partenerii britanici, documentarea asupra pieei locale i a legislaiei. Pentru c atunci cnd intri pe pia cu un produs nou, este important s testezi piaa; echipa noastr a organizat ntlniri cu managementul unei serii de companii pentru a prezenta oferta i pentru a obine un prim feedback din partea publicului adaug Bogdan Constantinescu. Investiia iniial necesar demarrii activitii a fost de 28.000 euro, sum orientat ctre achiziionarea aparaturii i tehnologiei necesare. Softul pe care l folosim permite personalizarea soluiei de arhivare pentru crearea unei baze de date n funcie de necesitile clientului. n plus, acest program ofer o serie de rapoarte, privind documentele existente, n

funcie de criteriile stabilite de fiecare client n parte, precum tipul documentului, categorii de acte sau tipuri de clieni, explic reprezentantul Penta Doc-Pak. Principalele categorii de clieni crora adreseaz soluiile Penta Doc-Pak sunt firmele i instituiile din domenii precum comer, arhitectur sau financiar, oferta fiind destinat ns tuturor agenilor economici i organizaiilor care au nevoie de un management eficient i documentelor lor. Preurile practicate de Penta Doc-Pak varieaz, n funcie de mrimea arhivei i de complexitatea arhivrii, de la 0,8 la 1,3 euro pe unitate de arhivat, aceasta putnd cuprinde pn la 250 de pagini de documente. Lucrm cu o echip de colaboratori care pot face i inventareierea documentelor, n cazul n care acestea nu au fost pstrate n ordine, adaug Bogdan Constantinescu. Potrivit acestuia, principalele avantaje oferite clienilor de soluiile Penta Doc-Pak sunt scderea costurilor prin reducerea spaiului ocupat de documentele arhivate cu 30-40%, posibilitatea pentru client de a-i pstra n locaia proprie, protecia documentelor i reducerea timpului de cutare. Organizarea de ntlniri, direct mailing-uri i site-ul propriu sunt instrumente de promovare pe care le folosim. Dei piaa este nc destul la nceput managerii crora ne adresm sunt deschii la servicii noi, iar tendina este de cretere, spune Bogdan Cosntantinescu. n acest context, intenioneaz ca pe termen mediu s-i completeze oferta cu servicii de depozitare a arhivelor fizice n locaiile firmei.

B. Subiecte pentru dezbatere

1. Care au fost principalele provocri ntmpinate de Bogdan Constantinescu? Cum interpretai urmtorul citat: Pentru c atunci cnd intri pe pia cu un produs nou, este important s testezi piaa.... 2. Care au fost principalele avantaje ale firmei Penta Doc-Pak cnd a intrat pe piaa? C. Rspunsuri 1. Principalele provocri ntmpinate de Bogdan Constantinescu au fost urmtoarele: o Crearea unui nume pe pia local, proces care implic o promovare puternic i ctigarea ncrederii potenialilor clieni.

o Atragera clienilor din rndul instituiilor de stat, unde procedurile de externizare a activitilor sunt complicate. o Informarea publicului despre soluiile moderne de arhivare, avnd n vedere c acest tip de serviciu este relativ nou. Bogdan Constantinescu consider c atunci cnd lansezi un nou produs/serviciu pe o pia, trebuie mai nti s cunoti i s studiezi piaa respectiv, pentru a identifica nevoile potenialilor clieni i pentru a obine un prim feedback din partea publicului. 2. Avantajele pe care avea firma Penta Doc-Pak la nceput: Potenialul ridicat de cretere a pieei, n contextul adoptrii unei legislaii clare i ai dorinei clienilor de a economisi timp; Parteneriatul cu firma din Marea Britanie, care furnizeaz aparatura necesar i knowhow-ul pentru serviciile de arhivare; Flexibilitatea serviciilor oferite prin posibilitatea de personalizare a softului de creare de baze de date electronice.