Eticheta in Corespondenta

Eticheta n corespondenta
Conf.univ.dr.Oana Iucu
Intr-o scrisoare nu trebuie sa se in cont doar de continut. Un rol aparte l joac i forma , perspectiva, stilul, structurile lingvistice i ordinea. Toate aceste componente dau o imagine de ansamblu att asupra persoanei care scrie , cat i a firmei pe care acesta o reprezint. Aceast imagine trezete gnduri i sentimente pozitive sau negative. Fcnd abstracie de scrierile standard specifice firmelor , fiecare scrisoare trebuie sa fie un unicat, chiar dac este o ofert, o scrisoare de mulumire sau de condoleane , sau o felicitare.
Denumirea corecta a firmei Titlul, prenumele si numele celui caruia va adresati Adresa exacta Data ( fara loc ) Referinta ( fara cuvantul referitor la ): explicatie scurta asupra continutului , cu bold Formula de adresare Introducerea pozitiva Cuprinsul Incheierea Formula de salut finala Firma, departamentul Semnatura Prenumele si numele expeditorului Functia.
Formula de inceput trebuie sa se potriveasca cu cea de incheiere . Acestea depind , de obicei, de caracterul scrisorii (oficiala, sociala). Putem utiliza formulari de genul: Stimata/e Doamna/Domnule, Domnule Presedinte, Domnule Ministru Cu stima, Cu deosebita consideratie, Cu deosebit respect. Toate cele bune, Va doresc mult succes, Cu multumiri
Cuprinsul scrisorii va fi organizat in paragrafe. Stilul clasic de redactare a paragrafelor este cu alineat de 10 mm la interior, dar mai nou este adoptat stilul fara alineat si cu spatiere intre paragrafe. Pentru a da o nota personala scrisorii, in situatia in care aveti o relatie apropiata cu destinatarul , formula introductiva si cea de incheiere se pot scrie de mana, cu aceeasi cerneala cu care se va semna.
Comunicarea oficiala, facuta in scris, intre sefii de stat si de guvern, intre M.A.E. si alte ministere ale statului acreditar si misiunile diplomatice straine, precum si intre misiunile diplomatice acreditate in capitala aceluiasi stat. Corespondenta diplomatica are menirea sa completeze demersurile diplomatice verbale si sa oficializeze cu precizie ,pozitiile exprimate de parti.
Cele mai frecvent folosite expresii si sensul in care trebuie citite: Nu putem ramane indiferenti vom interveni in mod sigur Privim cu ingrijorare vom adopta o pozitie ferma Vom reconsidera cu atentie pozitia noastra- suntem pe cale de a adopta o pozitie ostila Avem rezerve in ce priveste nu vom permite Vom fi obligati sa luam in considerare propriile noastre interese examinam posibilitatea ruperii relatiilor
Nota verbala cea mai utilizata forma;intocmita la persoana a treia, pe o pagina cu antet ,ea poarta un numar de inregistrare si data intocmirii, insa nu este semnata , ci doar parafata, avand stampila MAE sau a ambasadei emitente. La redactare se folosesc atat in introducere, cat si in incheiere formule consacrate de curtoazie: Presedintele Romaniei prezinta salutul sau/ complimentele sale Presedintiei
Nota semnata Nota personala Nota colectiva Nota circulara Note simultane sau identice Aide- memoire Memorandum-ul Ultimatum-ul
Comunicarea prin corespondenta clasica si pe fax este inlocuita treptat cu cea pe e-mail. Schimbul de informatii trebuie sa fie direct, rapid si convenabil. In plus, pe mail se pot anexa fisiere si fotografii. Regulile corespondentei clasice sunt valabile si in cazul mailurilor.Acestea trebuie sa cuprinda: Titlu sugestiv, formula de adresare potrivita unei scrisori de afaceri, informatia cea mai importanta trebuie sa se regaseasca chiar in primul rand, alineat pentru fiecare idee, explicati ce veti atasa in anexa (dar, nu toti utlizatorii dispun de o conexiune rapida si descarcarea poate dura foarte mult), formule de incheiere personalizate. Controversele personale nu au loc pe mail. Dupa redactare, cititi atent mesajul.
Felicitarile cea mai buna ocazie de a va exprima prietenia, consideratia sau respectul fata de cineva si , in acelasi timp, o oportunitate de a va intari aceste relatii. Ocaziile cu care pot fi trimise felicitari sunt: Anul Nou trebuie avuta in vedere confesiunea destinatarilor,Craciunul si Pastele- de asemenea se are in vedere confesiunea destinatarilor, ziua de nastere si onomastica ,avansarea in grad, promovarea sau investirea intr-o functie de demnitate publica, ziua nationala a unei tari. Condoleantele cel mai dificil tip de mesaj care poate fi trimis; este recomndat sa se elogieze cel disparut si apoi sa se arate empatia pentru familia acestuia. Scrisorile de compasiune- se transmit la nivel oficial sau din partea unor organizatii in cazul calamitatilor naturale sau al accidentelor cu impact emotional.
Fiti atenti la formula de adresare si la adresa destinatarului Structurati textul clar si concis Verificati ortografia, punctuatia si gramatica Evitati frazele lungi si infloriturile Nu folositi un limbaj prafuit sau un limbaj prea tehnic Transformati frazele negative in fraze pozitive Nu le dati celorlati sentimentul ca au facut o greseala Aveti grija sa folositi mai mult dumneavoastra decat eu Incheiati cu o formula frumoasa Verificati textul inca o data , fiind atent la eventualele greseli de tehnoredactare
Gradul de formalism al evenimentului, rangul gazdei si nivelul bugetului sunt elemente care determina tipul invitatiei . Aceasta este cea care creaza o imagine de ansamblu asupra evenimentului si , totodata, da tonul cu privire la ceea ce se poate astepta oaspetele de la eveniment . In general, sunt trimise cu 3-4 saptamani inainte , iar raspunsul la o invitatie formala trebuie trimis in 3 zile de la primire. Textul invitatiei trebuie sa fie format dintr-o singura fraza, pentru a putea fi citit o data.
Cine invita: logo-ul organizatiei sau al evenimentului Gazda evenimentului ( o persoana invita , nu o institutie ) Ex.: Presedintele Romaniei , Doamna Ministru al Educatiei si Domnul Ion Popescu, Presedintele Companiei si membrii consiliului de administratie , Sub inaltul patronaj al Presedintelui Romaniei, Presedintele Institutului Diplomatic Roman
Invitatie formala : are onoarea de a invita pesa participe la.. are onoarea de a invita pe sa asiste la roaga pe sa ii faca onoarea de a participa la Invitatie mai putin formala:..are placerea de a invita pe Invitatie adresata unei singure persoane : roaga pe Domnul Ministru al Invitatie nominala adresata unui cuplu: roaga pe Domnul Ministru al si pe Doamna, .roaga pe Domnul si Doamna (prenumele si numele sotului ) Invitatie adresata unui cuplu, in cadrul caruia nu este cunoscuta cealalta persoana: Domnul,insotit Invitatia obisnuita:va roaga sa ii faceti onoarea de a participa la, va roaga sa onorati cu prezenta, are onoarea sa va invite la.., are placerea sa va invite la
O invitatie, daca nu are nicio precizare in acest sens, este valabila doar pentru o persoana si nu este transmisibila.Pentru a se evita nelamuririle, este preferabil ca la final sa se mentioneze: Valabila pentru doua persoane. Invitatie netransmisibila, valabila pentru doua persoane. Va rugam sa prezentati invitatia la intrare. Din motive de securitate , invitatia va fi ceruta la intrare. Aceasta invitatie, netransmisibila, este valabila pentru o persoana.
Formulele utilizate in mod curent sunt; in onoarea cu ocazia la dejunul la ceremonia la inaugurarea la o receptie in onoarea la cina oferita cu ocazia la lansarea
Pe invitatie se scrie, conform unei logici firesti, mai intai ziua saptamanii,ziua apoi,luna, anul si ora. Cel care primeste invitatia verifica in aceasta ordine daca poate sa participe:
Sambata, 31 martie 2012, orele 18.00
Pentru a fi mai rigurosi, redactarea poate fi facuta fara a utiliza cifrele.In acest caz, anul nu este niciodata indicat, pentru a nu se prelungi nejustificat textul consacrat acestui gen de informatie. Indiferent daca este invitatie formala sau mai putin formala , nu se folosesc abrevierile. In unele tari (SUA) in mod curent se precizeaza si ora la care se termina evenimentul. In practica europeana acest obicei este extrem de rar.
Locatia trebuie precizata foarte exact pentru a nu exista nicio confuzie. Daca aceasta este una notorie, se va preciza doar cladirea , intrarea si sala dedicata evenimentului. In cazul in care este una mai putin cunoscuta , se vor preciza numele cladirii, numele salii, precum si adresa postala exacta. Astfel de detalii sunt importante daca vrei sa trimiti flori inainte sau daca invitatii vin cu taxiul .
Intrucat protocolul are ca functie ordonarea locurilor, stabilrea ordinii luarilor de cuvant , a locurilor si a precaderii, este foarte importanta rugamintea de la sfarsitul unei invitatii :R.S.V.P. ( repondez , s`il vous plait). Imediat dupa aceste initiale se va trece data limita pana la care sunt asteptate confirmarile , precum si contactele la care se pot face telefon fix, telefon mobil, fax sau e-mail (in cazul invitatiei mai putin formale). Data limita de primire a confirmarilor trebuie stabilita astfel incat sa avem suficient timp pentru a face un rapel telefonic sau pentru a lansa noi invitatii.
In cazul in care o parte dintre invitati au confirmat prezenta la eveniment inainte de a fi trimisa invitatia tiparita, in coltul din dreapta jos se va scrie de mana P.M. (pour memoire). In cazul evenimentelor mai putin formale , cu mai multi invitati, pentru a se evita rapelurile insistente ale organizatorilor, se poate folosi formula regrets only in loc de RSVP , care presupune contactarea organizatorilor doar in cazul in care nu puteti onora invitatia. Aceasta formula nu se utilizeaza in niciun caz la evenimentele formale.
Alte informatii referitoare la eveniment , ce trebuie cuprinse in invitatie sunt cele legat de tinuta adoptata, precum si alte detalii practice : locul in care se poate parca, locatia in care se muta evenimentul in caz de ploaie, precizari referitoare la transmiterea televizata a evenimentului. In cazul in care aceste detalii sunt prea numeroase, atuci ele se anexeaza pe o hartie separata.
Raspunsul tiparit: Pentru evenimentele importante sau exceptionale, pregatite cu mult timp inainte, se poate recurge la raspunsul pretiparit, furnizat invitatiilor impreuna cu un plic tiparit.Aceasta metoda are avantajul de a atrage atentia invitatilor asupra importantei venirii lor si asupra grijii cu care este organizat evenimentul, facnd in acelasi timp mai dificile renuntarile, intrucat raspunsurile au fost date in scris. Invitatiile preimprimate: Acestea contin elementele de baza utilizabile in majoritatea circumstantelor: numele gazdei si titlul, spatiul pentru numele invitatului, motivul invitatiei, data, ora, locul, mentiunea RSVP cu numrul de telefon sau fax.

Eticheta in Corespondenta

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Eticheta in Corespondenta

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Eticheta n corespondenta

Sambata, 31 martie 2012, orele 18.00

S-ar putea să vă placă și