Activarea acestui modul poate fi realizata de catre reprezentantii WinSoft prin setarea parametrilor de conectare la baza de date SQL, a intervalelor de sincronizare a datelor (upload/download) si prin configurarea datelor punctelor de lucru ce vor beneficia de aceasta facilitate, completand informatiile in SQL->SETARI. Modulul poate fi instalat in varianta DEMO, gratuit pentru 30 zile. Solicitarile de instalare pot fi transmise telefonic 0730.999.300 sau pe e-mail la suport@winsoft.ro. Pentru asistenta tehnica cu privire la acest modul apelati numarul: 0730.999.305. CAP 1. MENIUL SQL -> CATALOG DE PRODUSE Nomenclatorul unic de produse se acceseaza din meniul SQL->Catalog de produse. (Figura 1) Identificarea produselor in Catalog se realizeaza prin intermediul functiilor: a) Cautare se tasteaza primele litere din denumirea produsului in campul cu eticheta Cauta; b) Filtrare- produsele pot fi identificate prin folosirea simultana a mai multor conditii de filtrare: denumire, producator, clasa (RX|OTC|Alte), categorie, subcategorie, DCI. De exemplu daca se doreste afisarea reperelor de tip RX, produse de BIOFARM, se tasteaza in campul Producator: Biofarm si in campul Clasa: RX. Produsele din Catalog pot fi clasificate folosind Categorii si Subcategorii. Aceste grupari vor fi utilizate ulterior pentru generarea de situatii (stoc, intrari, iesiri), precum si pentru realizarea de promotii doar pentru anumite grupe.
Exemplu de utilizare a categoriilor si subcategoriilor, clasificarea produselor pentru copii in: mancare, jucarii, scutece, cosmetice.
Optiunea SQL din ecranul principal al aplicatiei de gestiune farmaceutica PharmaOriginal este destinata farmaciilor cu mai multe puncte de lucru. Folosind acest modul utilizatorii: a) pot avea acces la informatii centralizate: stocuri, intrari, iesiri; b) pot administra nomenclatoarele comune, specifice intregului lant: catalog de produse, nomenclator de categorii | subcategorii de produse, nomenclator de utilizatori, nomenclator de producatori, nomenclator de parteneri, nomenclator de clienti fideli; c) pot stabili strategia de marketing prin setarea si gestionarea promotiilor la nivel de lant de farmacii; d) pot realiza comenzi online catre depozitul propriu. Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
Mod de realizare: a) Definirea categoriilor si Subcategoriilor Se acceseaza SQL ->Nomenclatoare->Nomenclator de categorii; |se apasa butonul Adauga categorie; | se tasteaza numele categoriei, in exemplul de mai sus: Produse pentru copii. Pentru atasarea de subcategorii se selecteaza categoria in tabelul ce contine definitiile categoriilor | se apasa butonul Adauga subcategorie | se tasteaza numele Subcategoriei, in exemplul dat: Mancare | Se repeta operatiile pentru celelalte trei subcategorii: Jucarii, Scutece, Cosmetice. b) Atasarea categoriilor si subcategoriilor produselor din catalogul de produse Se acceseaza SQL->Catalog de produse; | Se selecteaza produsul pentru care se doreste atasarea categoriei si subcategorie, de exemplu pentru Pampers 1 New born; | Se apasa butonul Setare categorie , iar in campul Categorie se alege varianta Produse pentru copii si se apasa Adaugare;| Pentru setarea subcategoriei, se apasa butonul Setare subcategorie, se alege varianta Scutece si se apasa Adaugare.
Figura 1 Inserarea unui nou reper in Catalogul de produse se realizeaza actionand butonul Adaugare produs (Figura 2): - Daca produsul face parte din nomenclatorul CNAS (este medicament sau OTC), se apasa butonul Lista CNAS, se alege produsul, se apasa tasta ENTER, apoi butonul Adaugare. - Daca produsul nu dace parte din nomenclatorul CNAS (produs cu TVA 24%), se completeaza manual informatiile: Nume Figura 2 Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
produs, Producator, Cant flacon, Tip, Cod bare , si se apasa Adaugare. Modificarea (corectarea) informatiilor unui reper din Catalog se face: actionand butonul Editare produs; | se editeaza informatiile dorite;| se apasa butonul Editare. In momentul modificarii unui produs aceasta schimbare devine activa in momentul sincronizarii in stocul curent din toate punctele de lucru.
Uniformizarea preturilor pentru un anumit produs in toate locatiile apartinand lantului poate fi facuta prin setarea unui pret de vanzare in Catalogul de produse. Se procedeaza astfel: se alege produsul dorit; |se apasa butonul Setare pret; | Se completeaza pretul dorit, si intervalul de timp pentru care se aplica modificarea (data de inceput, data de sfarsit); | Se apasa Adaugare (Figura 4).
In momentul intrarii in vanzare in fiecare punct de lucru apare o fereastra (Figura 3) care anunta modificarea pretului la nivel de lant. Astfel prin selectarea butonului Corectie preturi lant se genereaza un Proces verbal de corectie corespunzator cresterii | scaderii preturilor din Stocul curent si se realizeaza modificarea pretului in farmacie. In Iesiri - > Centralizator procese verbale-> a fost generat un document de tipul Proces verbal pret lant.
Eliminarea unui produs din Catalogul de produse, in sensul ca acest produs nu va mai putea fi folosit ulterior la introducerea Notelor de Intrare Receptie, insa va fi vizibil la generarea situatiilor (intrari, iesiri, stoc) din trecut se realizeaza prin setarea starii. Mod de lucru: se localizeaza produsul in Catalog;| se apasa butonul Stare produs; |se tasteaza 1, corespunzator starii inactive. Filtrarea produselor active din Catalog se realizeaza prin bifarea optiunii Activ din partea superioara a ecranului.
Blocarea unui produs, astfel incat sa nu poata fi eliberat in farmaciile apartinand lantului se face prin setarea starii reperului cu valoarea blocat. Mod de lucru: se localizeaza produsul in Catalog;| se apasa butonul Stare produs; |se tasteaza 2, corespunzator starii blocat.
Figura 4 Figura 3 Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
Exportul catalogului de produse in format XLS se realizeaza prin actionarea butonului cu pictograma Microsoft Excel, situat in partea de jos a ecranului. Un mesaj cu privire la realizarea exportului (Figura 5) este afisat in coltul dreapta sus. Pentru afisarea si exportul personalizat al informatiilor din catalog se apeleaza butonul Filtru.
Figura 6 Mod de lucru: - Se selecteaza doar coloanele care se doresc a fi exportate prin bifarea acestora in coloana Viz; - Se aleg conditiile de ordonare; - Daca se doreste filtrarea avansata pe fiecare coloana se actioneaza optiunea sin coloana Sel, in care pot fi selectate doar valorile dorite. De exemplu, se solicita exportul Catalogului de produse doar cu (Denumire, Producator, Forma, UT, DCI) pentru producatorii Aventis si Sanofi. Se bifeaza in coloana Viz campurile dorite (Denumire, Producator, Forma, UT, DCI; | se seteaza ordonare dupa Producator; | in dreptul campului Producator se apasa butonul din coloana Sel si se marcheaza Aventis si Sanofi; | se salveaza Filtru introducand numele in campul Salvare cu un nume nou si se apasa butonul Save. Astfel aceasta selectie va fi ulterior disponibila prin alegerea ei din lista rapoartelor predefinite.
CAP 2. MENIUL SQL -> Nomenclatoare In meniul Nomenclatoare sunt prezente urmatoarele optiuni: Nomenclator utilizatori, Nomenclator producatori, Nomenclator carduri de fidelitate, Nomenclator de clienti fideli, Nomenclator de parteneri, Nomenclatoare de categorii. Nomenclatorul de utilizatori poate fi utilizat pentru definirea si administrarea drepturilor utilizatorilor la nivelul intregului lant.
Figura 7 Adaugare utilizator butonul este folosit pentru crearea unui nou cont. Editare drepturi botonul poate fi folosit pentru modificarea drepturilor asociate unui utilizator existent. Editare nume- daca se doreste schimbarea numelui unui utilizator existent, se actioneaza acest buton. Setare parola butonul poate fi folosit pentru modificarea parolei unui utilizator. Setare locatie un utilizator poate fi asociat unui punct de lucru prin apasarea butonului Setare locatie si selectarea punctului de lucru, sau poate fi vizibil in toate punctele de lucru, caz in care nu se asociaza nici o locatie, campul PL ramanand necompletat. Setare clasa Pot fi setate urmatoarele tipuri de utilizator: A- asistent ; F-farmacist ; D-diriginte; M manager, in functie de care se aloca anumite drepturi. Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
Stare utilizator in mod implicit utilizatorii creati au starea: Activ. Daca se doreste eliminarea unui utilizator din lista curenta afisata la intrarea in program se actioneaza butonul Stare utilizator si se completeaza valoarea 1 (Inactiv). Nomenclatorul de producatori a fost realizat pentru administrarea numelor producatorilor si unificarea acestora.
Figura 8 Unificarea unui producator sub un singur nume se realizeaza astfel (Figura 8), se bifeaza in coloana Da numele care va ramane in Nomenclator si in coloana Nu numele producatorului care va fi echivalat, dupa care se apasa butonul Echivaleaza. Implementarea modulului de fidelizare folosind cardurile se face prin definirea variantei de fidelizare in Nomenclatorul de carduri. Definirea unui nou card se realizeaza prin apasarea butonului Adaugare card si completarea informatiilor aferente: - Discount diferentiat: la liber, la restul de plata pentru retetele unice, la restul de plata pentru retetele de tip programe nationale; - Stabilirea unui numar minim de cumparaturi de la care se poate aplica discountul; - Stabilirea unui plafon pentru aplicarea discountului (bon minim de o anumita valoare); - Stabilirea unui regulament de fidelizare pe baza punctelor, astfel trebuie definit echivalentul unui punct in lei; - Variantele de combinare (cumulare, inlocuire sau ignorare) a diferitelor categorii de discounturi.
In Figura 9 setarile au fost realizate dupa cum urmeaza: Daca pacientul foloseste un card de fideliate de tipul Card Pharma atunci discountul acordat pe card se va cumula cu cel acordat pentru produsele incluse in INFOtreat sau TEVA, discountul acordat pe card se va cumula cu cel acordat pe cupoane (ex Seretide), discountul acordat pe card il va inlocui pe cel aplicat prin promotii, discountul acordat pe card va fi ignorant si va fi luat in considerare cel accord in desfacere cu butonul Discount. Regulamentul de fidelizare al lantului poate fi completat prin modulul SQL->Promotii SQL, prezentat in capitolele urmatoare. Nomenclatorul de clienti fideli permite gestionarea bazei de date cu clientii lantului. Astfel daca se doreste adaugarea unui client nou se apasa butonul Adaugare client si se completeaza datele clientului: nume, prenume, adresa, date CI, CNP, e-mail, tipul cardului. Daca se doreste fidelizarea persoanelor care au recomandat o alta persoana, se completeaza si campul Recomandat de (Figura 10). Conditii premergatoare instalarii modulului de fidelizare: 1. In momentul in care farmacia se hotaraste sa-si implementeze un sistem de fidelizare pentru pacienti trebuie obligatoriu redactat un Regulament intern pentru acordarea discounturilor. De asemenea maniera in care se acorda discounturile trebuie sa fie reglementata, transparenta si nepreferentiala 2. Trebuie completata notificarea catre A.N.S.P.D.C.P pe Internet http://www.dataprotection.ro/notificare/formular.do?acti on=view_action&newFormular=true 3. Realizarea machetelor si tiparirea cardurilor
Modificarea datelor unui client se realizeaza prin accesarea butonului Editare client. Inactivarea unui card se realizeaza prin apasarea butonului Stadiu si setarea valorii 1 (Inactiv). Nomenclatorul de parteneri gestioneaza baza de date a clientilor si furnizorilor. In aceasta fereastra se pot realiza si echivalarile denumirilor furnizorilor introdusi in punctele de lucru sub mai multe variante.
Figura 11 Unificarea unui partener sub un singur nume se realizeaza astfel (Figura 11), se bifeaza in coloana Da numele care va ramane in Nomenclator si in coloana Nu numele partenerului care va fi echivalat, dupa care se apasa butonul Echivaleaza. Functionalitatea Numenctalorului de categorii a fost prezentata in Cap 1. SQL Catalog de produse . Exemplu de utilizare a categoriilor si subcategoriilor, clasificarea produselor pentru copii in: mancare, jucarii, scutece, cosmetice. Mod de realizare: a) Definirea categoriilor si Subcategoriilor Se acceseaza SQL ->Nomenclatoare->Nomenclator de categorii; |se apasa butonul Adauga categorie; | se tasteaza numele categoriei, in exemplul de mai sus: Produse pentru copii. Pentru atasarea de subcategorii se selecteaza categoria in tabelul ce contine definitiile categoriilor | se apasa butonul Adauga subcategorie | se tasteaza numele Subcategoriei, in exemplul dat: Mancare | Se repeta operatiile pentru celelalte trei subcategorii: Jucarii, Scutece, Cosmetice. b) Atasarea categoriilor si subcategoriilor produselor din catalogul de produse Se acceseaza SQL->Catalog de produse; | Se selecteaza produsul pentru care se doreste atasarea categoriei si subcategorie, de exemplu pentru Pampers 1 New born; | Se apasa butonul Setare categorie , iar in campul Categorie se alege varianta Produse pentru copii si se apasa Adaugare;| Pentru setarea subcategoriei, se apasa butonul Setare subcategorie, se alege varianta Scutece si se apasa Adaugare.
In meniul SQL->Nomenclatoare-> Echivalari produse si SQL->Nomenclatoare-> Alte echivalari pot fi vizualizate echivalarile de produse (realizate in SQL->Stocul curent), echivalarile de producatori (realizate in SQL->Nomenclatore->Nomenclator producatori), sau echivalarile de parteneri (realizate in SQL->Nomenclatore->Nomenclator parteneri).
CAP 3. MENIUL SQL -> Puncte de lucru
Figura 12 Aceasta fereastra afiseaza informatiile cu privire la punctele de lucru sincronizate prin modulul SQL, in coloana Upload fiind prezente informatii despre ultima sincronizare (Data-Ora). Daca se doreste modificarea denumirii unui punct de lucru, astfel incat in modulul SQL sa apara in toate ecranele cu numele specificat, se apasa butonul Echivaleaza denumire. Punctul de lucru catre care vor fi transmise comenzile online trebuie sa fie setat ca si depozit, acest lucru se realizeaza prin selectarea denumirii punctului de lucru in tabel si apasarea butonului Seteaza depozit.
Activarea acestui modul poate fi realizata de catre reprezentantii WinSoft prin setarea parametrilor de conectare la baza de date SQL, a intervalelor de sincronizare a datelor (upload/download) si prin configurarea datelor punctelor de lucru ce vor beneficia de aceasta facilitate. FEREASTRA PENTRU COMENZI Se acceseaza din meniul SQL optiunea Comenzi. Modulul este proiectat pentru automatizarea procesului de transfer marfa (emitere comanda din farmacie, preluare comanda in depozit, emitere automata aviz de transfer pe baza comenzii in depozit, preluare aviz in format electronic la farmacie) si este destinat lanturilor de farmacii cu depozit propriu. Figura 13 Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
Ecranul destinat Emiterii / Preluarii de comenzi este structurat astfel (Figura 13): - Partea de sus contine un tabel centralizator al comenzilor realizate din farmacii, precum si statusul acestora (In asteptare, procesat sau anulat). Comenzile cu statusul in asteptare pot fi preluate si procesate doar de operatorii din depozit. Anularea unei comenzi poate fi realizata, de asemenea, doar din depozit. - Partea centrala a ecranului contine butoanele pentru filtrarea comenzilor (Comenzi neprocesate, Comenzi procesate, Toate comenzile), precum si butoanele necesare pentru FARMACII: lansarea unei comenzi (Comanda noua), pentru DEPOZIT: prelucrarea unei comenzi (Procesare comanda), anularea comenzii (Anulare comanda) - Partea de jos a ecranului contine un tabel cu detaliile comenzilor, si anume, produsele incluse in fiecare comanda. Pe masura ce utilizatorul alege o comanda din tabelul de sus, in tabelul de jos apar produsele continute in comanda selectata. EMITERE COMANDA DIN FARMACIE Se acceseaza din meniul SQL optiunea Comenzi. Se apasa butonul Comanda noua . (Figura 14)
Figura 14 In ecranul afisat operatorul din FARMACIE poate vizualiza stocul de marfa existent in depozit in momentul lansarii comenzii. Pentru a selecta un anumit produs se pot folosi cele doua functii: - Cautare: produsul fiind identificat prin tastarea primelor litere din denumire; - Filtrare: produsele pot fi selectate prin realizarea unui filtru in functie de Denumire sau Producator. Exemplu de realizare a unui filtru multiplu: in casuta denumire se tasteaza Vitamin, iar in casuta producator Biofarm, rezultatul va fi afisarea tuturor produselor care au in nume Vitamin si in denumirea producatorului Biofarm Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
In coloana Comanda se completeaza cantitatea dorita. Se poate completa o cantitate mai mare decat cea existenta in momentul lansarii comenzii in stocul depozitului, luand in considerare posibilitatea aprovizionarii in depozit pana la procesarea comenzii. Cand cantitatea comandata este mai mare decat cea de pe stocul depozitului linia produsului respectiv este subliniata folosind un fundal rosu. Odata ce au fost completate toate cantitatile pentru produsele din comanda, se apasa butonul Lansare comanda . Comanda va fi inregistrata in Centralizatorul de comenzi, fiind vizibila atat in FARMACII, cat si in DEPOZIT. PRELUARE COMANDA IN DEPOZIT Se acceseaza din meniul SQL optiunea Comenzi. Se selecteaza din Centralizatorul de comenzi acea comanda ce se doreste a fi procesata. Se apasa butonul Procesare comanda . Ecranul de procesare (Figura 15) a unei comenzi este impartit astfel: - In partea de sus se regaseste continutul comenzii curente, selectate pentru procesare. Coloanele Comandat (cantitatea comandata din farmacie), Disponibil (cantitatea existenta in depozit), Final (cantitatea confirmata pentru comanda selectata). Operatorul din depozit poate completa manual cantitatea in coloana Final sau poate apasa butonul Rezervare, care are rolul completarii automate in Final a cantitatii comandate, tinand cont de maximul disponibil pe stoc. Figura 15 Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
- In partea de jos este afisat stocul curent din Depozit, din care operatorul poate adauga pe comanda produse suplimentare. Adaugarea se face prin cautarea produsului, completarea coloanei Cant si apasarea tastei Enter. Produsul selectat va fi urcat in comanda curenta. Daca operatorul doreste anularea tuturor informatiilor completate in coloana Final din comanda curenta apasa butonul Anuleaza cantitati. Comanda poate fi inchisa (procesata) prin apasarea butonului Confirmare. In centralizatorul de comenzi se va insera o noua linie cu statusul Procesat, ca raspuns pentru comanda emisa de FARMACIE. EMITERE AVIZ TRANSFER MARFA DIN DEPOZIT In momentul confirmarii unei comenzi se emite automat Avizul de insotire marfa necesar transferului. Operatorul din DEPOZIT poate vizualiza si tipari Avizul accesand meniul Iesiri-> Centralizator note transfer iesire. Se selecteaza avizul si se apasa butonul Vizualizare. PRELUARE AVIZ TRANSFER MARFA IN FARMACIE Pas 1. Se apasa butonul Puncte de lucru situat pe ecranul principal al programului. Pas 2. Se completeaza numarul avizului ce se doreste a fi preluat (Numarul apare printat pe Aviz in rubrica Nr intern). Se apasa butonul FTP din sectiunea Preluare, similar cu imaginea de mai jos.
Pas 3. In fereastra aparuta se apasa butonul Confirmare.
Pas 4. Se listeaza Avizul de transfer marfa prin apasarea butonului YES aparut in fereastra Doriti listarea avizului cu numarul: xx?
CAP 5. MENIUL SQL -> Stoc curent SQL Identificarea produselor in Stocul de lant se realizeaza prin intermediul functiilor: a) Cautare se tasteaza primele litere din denumirea produsului in campul cu eticheta Cauta; b) Filtrare- produsele pot fi identificate prin folosirea simultana a mai multor conditii de filtrare: denumire, producator, clasa (RX|OTC|Alte), categorie, subcategorie, DCI. De exemplu daca se doreste afisarea reperelor de tip RX, produse de BIOFARM, se tasteaza in campul Producator: Biofarm si in campul Clasa: RX.
Figura 17 Fereastra stocului curent pentru lantul de farmacii este structurata folosind doua table: a) Tabelul din partea superioara contine informatii cumulate la nivelul intregului lant, astfel pentru fiecare produs in parte sunt afisate: denumire, producator, forma, UT, cantitate totala la nivelul intregului lant, valoare de amanunt totala (calculata ca suma a valorilor cantitate* pret amanunt), clasa (Rx, OTC, Alte), Cod bare, Pret vanzare (este afisat doar daca in Catalogul de produse a fost setat un pre tunic impus la nivelul intregului lant), Starea reperului (Activ | Inactiv | Blocat), Categoria, Subcategoria, DCI-ul (ultimele trei coloane sunt afisate daca se bifeaza campurile in zona de filtrare). b) Tabelul din partea de jos prezinta stocurile din farmacii pentru produsul selectat in tabelul de sus. Acest tabel poate fi afisat in doua modalitati, in functie de optiunea bifata: Cumulat sau detaliat. Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
Daca este bifata optiunea Cumulat (Figura 18), stocurile aferente produsului selectat sunt afisate cumulat pentru fiecare punct de lucru in parte, prezentandu-se urmatoarele informatii: denumire, producator, forma, UT, cantitate totala la nivelul punctului de lucru, valoare de amanunt totala pe punct de lucru, clasa, perioada de stationare (intervalul de timp, calculat in zile, de la ultima vanzare a produsului).
Figura 18 Daca este bifata optiunea Detaliat (Figura 19), stocurile aferente produsului selectat sunt afisate detaliat (fiecare pozitie din stocul curent al farmaciilor) pentru fiecare punct de lucru in parte, prezentandu-se urmatoarele informatii: denumire, producator, forma, UT, cantitate pentru fiecare pozitie din stocul curent, pretul de vanzare, termenul de valabilitate si clasa.
Figura 19 Informatiile prezentate atat in tabelul de sus, cat si in tabelul de jos pot fi personalizate folosind butoanele Filtru, pozitionate sub fiecare tabel. De exemplu, in Figura 20 a fost exemplificat exportul datelor din tabelul de sus: - S-a apasat butonul Filtru; - S-au bifat coloanele: Denumire, Producator, Forma, UT, Cantitate, Cant cutii, Val amanunt, Clasa; Figura 20 Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
- S-a selectat ordonare dupa campul Denumire; - A fost salvat numele filtrului in campul Salvare cu un nume nou + Save as - A fost apasat butonul OK; - Au fost exportate datele in format XLS folosind butonul cu pictograma Excel, situat langa butonul Filtru. (Figura 21)
Figura 21 Similar exemplului anterior pot fi generate filtre personalizate pentru stocul Detaliat | Cumulat la nivelul punctelor de lucru, diferenta fiind apelarea butonului Filtru din partea de jos a ecranului.
CAP 6. MENIUL SQL -> Stoc curent SQL- Stationare Indicatorul stationare afisat in tabel reprezinta durata (calculata in zile) pentru care produsul nu a avut rulaj, respectiv nu au existat vanzari. Identificarea produselor in fereastra Stoc de lant - stationare se realizeaza prin intermediul functiilor: a) Cautare se tasteaza primele litere din denumirea produsului in campul cu eticheta Cauta; b) Filtrare- produsele pot fi identificate prin folosirea simultana a mai multor conditii de filtrare. Stationarea (Figura 22) poate fi afisata la nivel de lant daca se bifeaza optiunea Cumulat, sau la nivelul fiecarui punct de lucru, daca este bifata optiunea Detaliat. Pentru calcularea duratei de stationare la nivelul lantului se ia in considerare valoarea minima dintre duratele de stationare la nivelul fiecarui punct de lucru. De exemplu, daca produsul Meloxicam Lph 15Mg are o durata de stationare de 30 de zile in Farmacia 1, 2 zile in Farmacia 2 si 17 zile in Farmacia 3, la nivelul intregului lant durate de stationare este calculate ca min(30,2,17)=2 zile.
Figura 22 Similar ferestrelor prezentate anterior, in partea de jos a ecranului apar cele trei butoane pentru exportul personalizat: Filtru personalizare coloane afisate, Imprimanta generarea raportului pentru tiparire, XLS exportul datelor in formatul Excel. Un exemplu pentru modalitatea de export ar fi urmatorul: Utilizatorul doreste exportul datelor de stationare la nivelul fiecarui punct de lucru in format XLS, doar pentru producatorul SANDOZ, ordonate in functie de denumirea produsului si a punctului de lucru. Figura 23 - Se bifeaza in coloana Viz campurile dorite (P.L., Denumire, Producator, Forma, UT, Clasa, Cantitate, Val. Amanunt, Stationare; | se seteaza ordonare dupa Denumire si P.L.; | in dreptul campului Producator se apasa butonul din coloana Sel si se completeaza in campul Contine valoarea Sandoz; | se salveaza Filtru introducand numele in campul Salvare cu un nume nou si se Figura 23 Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
apasa butonul Save as. Astfel aceasta selectie va fi ulterior disponibila prin alegerea ei din lista rapoartelor predefinite; | se apasa butonul XLS. Rezultatul filtrului este prezentata in Figura 24.
Ecranul destinat vanzarilor este structurat in doua sectiuni (Figura 25): - In tabelul din partea de sus sunt prezentate vanzarile la nivel de antet. Optiunea Detaliat sunt prezentate vanzarile catre clienti (exceptand avizele de transfer intre punct de lucru) din toate punctele de lucru, ordonate in functie de Punctul de lucru si data-ora eliberarii. Campuri incluse: Punct de lucru, Data ora, Utilizator, Tip, Explicatii, Nr bon, Numerar, Card bancar, Tichet, CAS, Valoare reduceri, Retur, Avize, Valoare totala. Daca in tabelul de sus este bifat Detaliat, iar n cel de jos Detaliat, pe masura ce utilizatorul parcurge liniile tabelului de jos, in tabelul de jos apar liniile aferente fiecarei vanzari. Optiunea Data sunt prezentate vanzarile cumulate pe zile pentru fiecare punct de lucru in parte tinand cont de perioada analizata. Optiunea Utilizator sunt prezentate vanzarile cumulate pe fiecare Utilizator pentru perioada analizata. Optiunea Farmacie sunt prezentate vanzarile totale cumulate pe fiecare punct de lucru pentru perioada analizata. Optiunea Total sunt prezentate vanzarile totale cumulate la nivelul intregului lant pentru perioada analizata.
- In tabelul din partea de jos sunt prezentate vanzarile la nivel de produse. Optiunea Detaliat sunt prezentate produsele incluse in vanzarea selectata in tabelul de sus. Daca in tabelul de sus este bifat Detaliat, iar in cel de jos Detaliat, pe masura ce utilizatorul parcurge liniile tabelului de sus, in tabelul de jos apar liniile aferente fiecarei vanzari. Optiunea Produs sunt prezentate toate produsele vandute in perioada analizata.
Daca in tabelul de sus este selectata optiunea Utilizator, iar in tabelul de jos este selectata optiunea Produs, vor fi afisate produsele cumulate vandute de fiecare utilizator, ordonate in functie de numele utilizatorului.
Daca in tabelul de sus este selectata optiunea Farmacie, iar in tabelul de jos este selectata optiunea Produs, vor fi afisate produsele cumulate vandute in fiecare farmacie, ordonate in functie de numele punctului de lucru.
Optiunea Producator sunt prezentate vanzarile lantului cumulate pe fiecare Producator tinand cont de perioada analizata.
Daca in tabelul de sus este selectata optiunea Utilizator, iar in tabelul de jos este selectata optiunea Producator, vor fi afisate vanzarile pe producator cumulate pe utilizator, ordonate in functie de numele utilizatorului.
Daca in tabelul de sus este selectata optiunea Farmacie, iar in tabelul de jos este selectata optiunea Producator, vor fi afisate vanzarile pe producator cumulate pe fiecare farmacie, ordonate in functie de numele punctului de lucru. Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
Optiunea DCI - sunt prezentate vanzarile lantului cumulate pe fiecare DCI tinand cont de perioada analizata.
Daca in tabelul de sus este selectata optiunea Utilizator, iar in tabelul de jos este selectata optiunea DCI, vor fi afisate vanzarile pe DCI cumulate pe utilizator, ordonate in functie de numele utilizatorului.
Daca in tabelul de sus este selectata optiunea Farmacie, iar in tabelul de jos este selectata optiunea DCI, vor fi afisate vanzarile pe DCI cumulate pe fiecare farmacie, ordonate in functie de numele punctului de lucru. Informatiile prezentate atat in tabelul de sus, cat si in tabelul de jos pot fi personalizate folosind butoanele Filtru, pozitionate sub fiecare tabel. Un exemplu pentru modalitatea de export ar fi urmatorul: Utilizatorul doreste exportul datelor cu privire la vanzarile pe fiecarui punct de lucru in format XLS, doar pentru producatorul SANDOZ, ordonate in functie de denumirea produsului si subtotalizate la valoarea de achizitie si valoarea de amanunt pe fiecare denumire de produs. Figura 26 - Se bifeaza in coloana Viz campurile dorite (pot fi marcate toate); | se seteaza ordonare dupa Denumire; | in dreptul campului Producator se apasa butonul din coloana Sel si se completeaza in campul Contine valoarea Sandoz; | se seteaza insumarea campurilor numerice in functie de campul Denumire (subtotal pe fiecare Denumire); | se salveaza Filtru introducand numele in campul Salvare cu un nume nou VANZARE SANDOZ si se apasa butonul Save as. Astfel aceasta selectie va fi ulterior disponibila prin alegerea ei din lista rapoartelor predefinite; | se apasa butonul XLS. Rezultatul filtrului este prezentata in Figura 27. Se observa faptul ca liniile totalizatoare pentru fiecare produs sunt marcate printr-un fond colorat, iar informatiile totalizate (insumate) sunt urmatoarele: Cantitate, Val achizitie, Val achizitie neta, Val amanunt. Situatii similare celei realizate in exemplu pot fi generate si personalizate in functie de ceea ce bifeaza utilizatorul in ecranele Filtru. Figura 26 Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
Figura 27
CAP 8. MENIUL SQL -> Achizitii SQL In calculul Necesarului sunt luate in considerare urmatoarele:
n - numarul zilelor analizate; V - numarul de cutii vandute in perioada analizata, pentru un anumit produs; S - numarul de cutii din stocul de referinta (implicit stocul din ziua curenta), pentru un anumit produs;
Indicatori calculati: v rot - viteza de rotatie a produsului in stoc v rot =
Figura 28 Fereastra este impartita in 3 zone (Figura 28): - Tabelul centralizator cuprinde informatii despre stoc, vanzare, necesar, stoc minim, stoc optim, stoc maxim pentru fiecare produs la nivelul intregului lant. - Tabelul al doilea cuprinde informatii despre stoc, vanzare, necesar, stoc minim, stoc optim, stoc maxim pentru produsul selectat in primul tabel la nivelul fiecarui punct de lucru. - Tabelul al treilea contine oferta furnizorilor pentru produsul selectat in primul tabel, reperele fiind ordonate crescator in functie de pretul net (pretul cu discountul inclus).
Un exemplu pentru modalitatea de export ar fi urmatorul: Utilizatorul doreste exportul datelor cu privire la necesarul de produse pentru tot lantul, ordonate in functie de producator. Figura 29 - Se bifeaza in coloana Viz campurile dorite (Denumire, Producator, Forma, UT, Stoc, Vanzari, Necesar, Comanda, Stoc min, Stoc opt, Stoc max,Suprastoc, ); | se seteaza ordonare dupa Producator si Denumire; | in dreptul campului Necesar se apasa butonul din coloana Sel si se marcheaza toate valorile, mai putin valoarea 0 (toate produsele care apar cu necesar >0); |se salveaza Filtru introducand numele in campul Salvare cu un nume nou Raport necesar stoc si se apasa butonul Save as. Astfel aceasta selectie va fi ulterior disponibila prin alegerea ei din lista rapoartelor predefinite; | se apasa butonul XLS. Figura 29 Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
CAP 9. MENIUL SQL -> Documente SQL Optiunea Documente SQL permite afisarea tuturor tipurilor de documente inregistrate in programul de gestiune farmaceutica, cumulat pentru toate punctele de lucru: - INTRARI (Facturi marfa- NIR | Aviz insotire (Note transfer) | Sold initial furnizori) - IESIRI (Facturi marfa | Aviz insotire (Note transfer) | Anexa factura |PV - Procese verbale (expirate, protocol, pierderi, consum, sponsorizare) | Sold initial clienti |Factura servicii) - LABORATOR (PV procese verbale) - CORECTIE (PV procese verbale corectie stoc) - DIVERSE (Nevoi firma facturi cheltuieli diverse). Filtrarea documentelor din lista in functie de tipurile prezentate mai sus se realizeaza utilizand listele cu optiuni din coltul jos-dreapta. Pentru vizualizarea continutului documentelor (a produselor incluse) se alege din tabel linia documentului si se apasa butonul Vizualizare document. Analiza detaliata a produselor incluse in documente poate fi accesata din meniul SQL Documente SQL-produse.
Figura 30 Identificarea documentelor in functie de mai multe criterii: data emiterii, data scadentei, numarul documentului, punctul de lucru (initiale) se realizeaza prin completarea informatiilor in campurile de filtrare din partea de jos. Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
De exemplu, daca utilizatorul doreste vizualizarea facturilor de intrare marfa primite de la Farmexim in punctul de lucru cu initialele MG2, in data de 01/04/2013, procedeaza astfel: - Selecteaza tipul documentului: INTRARI FACTURA MARFA; - Selecteaza numele partenerului: FARMEXIM; - Completeaza data emiterii: intre 01/04/2013 si 01/04/2013; - Completeaza initialele punctului de lucru: MG2; Rezultatul obtinut pe ecran poate fi exportat in XLS prin actionarea butonului cu pictograma Microsoft Excel. (Figura 31)
Figura 31 Personalizarea exportului - selectarea coloanelor exportate precum si a criteriilor de ordonare si agregare- poate fi facuta prin butonul Filtru. CAP 10. MENIUL SQL -> Documente SQL - produse Similar meniului prezentat anterior, filtrarea produselor poate fi facuta in functie de tipul documentului, folosind optiunile din coltul dreapta-sus, si anume: - INTRARI (Facturi marfa- NIR | Aviz insotire (Note transfer) | Sold initial furnizori) - IESIRI (Facturi marfa | Aviz insotire (Note transfer) | Anexa factura |PV - Procese verbale (expirate, protocol, pierderi, consum, sponsorizare) | Sold initial clienti |Factura servicii) - LABORATOR (PV procese verbale) - CORECTIE (PV procese verbale corectie stoc) - DIVERSE (Nevoi firma facturi cheltuieli diverse). Identificarea produselor in tabel se realizeaza prin intermediul functiilor: a) Cautare se tasteaza primele litere din denumirea produsului in campul cu eticheta Cauta; b) Filtrare- produsele pot fi identificate prin folosirea simultana a mai multor conditii de filtrare (Nume produs, Producator, Partener-Furnizor, Initialele punctului de lucru, Clasa (Rx, OTC, Alte), DCI, Numarul documentului prin care a fost introdus/scazut din stoc)
Figura 32 In partea de jos a ecranului sunt prezente optiunile de agregare a datelor (utilizate pentru Facturile de intrari): Produs Furnizor permite afisarea produselor in ordine alfabetica la nivelul intregului lant, cumulate in functie de furnizorul de la care au fost receptionate. De exemplu daca se doreste afisarea cantitatii (valorii de achizitie, valorii de achizitie neta, valorii de amanunt) totale de Flamexin primit de la Farmexim se alege aceasta optiune. Similar functioneaza si combinatia Furnizor Produs, diferenta fiind afisarea rezultatelor ordonate in functie de numele Furnizorului.
Produs Farmacie permite afisarea produselor in ordine alfabetica la nivelul intregului lant, cumulate in functie de Punctul de lucru in care au fost receptionate. De exemplu daca se doreste afisarea cantitatii (valorii de achizitie, valorii de achizitie neta, valorii de amanunt) totale de Flamexin receptionat in Farmacia 1 se alege aceasta optiune. Similar functioneaza si combinatia Farmacie Produs, diferenta fiind afisarea rezultatelor ordonate in functie de numele Punctului de lucru.
Producator Furnizor permite afisarea cantitatii totale, valorii de achizitie, valorii de achizitie neta, valorii de amanunt pentru un anumit producator cumulate pe fiecare furnizor la nivelul intregului lant. Informatiile sunt prezentate alfabetic in functie de numele Producatorului. Similar functioneaza Furnizor-Producator, diferenta fiind afisarea rezultatelor ordonate in functie de numele Furnizorului. Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
Producator Farmacie - permite afisarea cantitatii totale, valorii de achizitie, valorii de achizitie neta, valorii de amanunt pentru un anumit producator cumulate pe fiecare punct de lucru. Informatiile sunt prezentate alfabetic in functie de numele Producatorului. Similar functioneaza Producator-Farmacie, diferenta fiind afisarea rezultatelor ordonate in functie de numele Punctului de lucru.
Furnizor Farmacie - permite afisarea cantitatii totale, valorii de achizitie, valorii de achizitie neta, valorii de amanunt pentru un anumit furnizor cumulate pe fiecare punct de lucru. Informatiile sunt prezentate alfabetic in functie de numele Furnizorului. Similar functioneaza Furnizor-Farmacie, diferenta fiind afisarea rezultatelor ordonate in functie de numele Punctului de lucru. Folosirea filtrului (butonul Filtru) este foarte utila, permitand generarea unor rapoarte personalizate la nivelul intregului lant sau pe fiecare punct de lucru in parte. Exemplu 1: Afisare top 10 produse in functie de cantitatea cumparata la nivelul intregului lant.(Fig 33) - Se alege tipul documentului INTRARI-FACTURA MARFA; - Se alege combinatia Produs Toate; - Se apasa butonul Filtru; - Se alege Ordonare dupa: Cant cutii (V- descrescator); - Se completeaza Salvare cu un nume nou: Top intrari cantitate; - Se apasa butonul OK; - Se apasa butonul Excel.
Exemplu 2: Afisare top 10 produse in functie de cantitatea cumparata detaliat pe fiecare punct de lucru. - Se alege tipul documentului INTRARI-FACTURA MARFA; - Se alege combinatia Produs Farmacie; - Se apasa butonul Filtru; - Se alege Ordonare dupa: Cant cutii (V- descrescator); - In dreptul campului Initiale se apasa butonul din coloana Sel si se marcheaza punctele de lucru analizate; - Se completeaza Salvare cu un nume nou: Top intrari punct de lucru; - Se apasa butonul OK; - Se apasa butonul Excel. Figura 33 Figura 34 Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
CAP 11. MENIUL SQL -> Stoc curent SQL diferente preturi lant Rolul acestei ferestre este de a prezenta utilizatorului nivelul preturilor in toate punctele de lucru, afisand pretul minim si maxim la nivel de lant, cat si valorile detaliate pe fiecare locatie.
Figura 35 Uniformizarea preturilor pentru un anumit produs in toate locatiile apartinand lantului poate fi facuta prin setarea unui pret de vanzare in Catalogul de produse. Se procedeaza astfel: se alege produsul dorit; |se apasa butonul Setare pret; | Se completeaza pretul dorit, si intervalul de timp pentru care se aplica modificarea (data de inceput, data de sfarsit); | Se apasa Adaugare. In momentul intrarii in vanzare in fiecare punct de lucru apare o fereastra care anunta modificarea pretului la nivel de lant. Astfel prin selectarea butonului Corectie preturi lant se genereaza un Proces verbal de corectie corespunzator cresterii | scaderii preturilor din Stocul curent si se realizeaza modificarea pretului in farmacie. In Iesiri - > Centralizator procese verbale-> a fost generat un document de tipul Proces verbal pret lant. Dupa cum se poate observa in Figura 35, produsul Acid Acetilsalicilic 500 mg are preturi diferite in functie de punctul de lucru, variind intre 2.70 lei (pret minim) si 3.30 lei (pret maxim). In cel de-al doilea tabel pot fi vizualizate toate preturile la nivel de locatie. Utilizatorul a optat pentru uniformizarea preturilor si setarea unui pre tunic de 2.90 lei.
CAP 12. MENIUL SQL -> Promotii SQL Setarea regulamentului de fidelizare la nivelul intregului lant (carduri de fidelitate, promotii, cupoane- discounturi acordate de producatori) se realizeaza centralizat folosind optiunea Promotii SQL (Figura 36).
Figura 36 Definirea unei noi promotii se realizeaza astfel: PROMOTII DE TIP CUPON DISCOUNT PRODUCATOR 1) Daca se opteaza pentru preluarea promotiilor de tip cupon din aplicatia de gestiune farmaceutica instalata local, se apeleaza optiunea Import cupoane. Aceasta operatie este indicat a fi facuta sub indrumarea reprezentatilor WinSoft. 2) Pentru definirea unei noi promotii de tip cupon: a) se apeleaza butonul Adauga promotie; | b) se completeaza numele promotiei, de exemplu: Discount GLAXO; c) se introduce perioada de valabilitate a promotiei; d) in rubrica Tip discount se alege valoarea: Cupon, in Tip promotie: Produs, in Tip bon: Toate; e) Se bifeaza: Se aplica prin intrebare si Se cumuleaza discountul ; f)Se actioneaza Adaugare; (Figura 37)
f) se apasa butonul Adauga produs; g) Figura 38 - se selecteaza produsele incluse in programul de discount, de exemplu: Seretide; h) se bifeaza categoria pentru care se aplica discountul (Liber, Unice, Programe) si se completeaza procentul de discount.
PROMOTII DEFINITE LA NIVELUL BONULUI
a) se apeleaza butonul Adauga promotie; | b) se completeaza numele promotiei, de exemplu: Promotie clienti fideli; c) se introduce perioada de valabilitate a promotiei; d) in rubrica Tip discount se alege valoarea: Promotie, in Tip promotie: Bon, in Tip bon: Liber; e) Se bifeaza: Se aplica prin obligatoriu, Se cumuleaza discountul , Se aplica pe baza de card de fidelitate; f) Se completeaza conditiile de acordare astfel, se acorda Discount % de 10% pentru produsele de pe bon care indeplinesc conditia de Marja cuprinsa intre 25 si 100%; g)Se actioneaza Adaugare; (Figura 39) Similar conditiei definite in exemplul anterior, pot fi definite promotii cu discount diferentiat in functie de Adaos, Marja, Pret de vanzare sau TVA.
De asemenea, discountul acordat poate fi conditionat de tipul bonului: Liber, Reteta unica, Reteta pensionari 700, Retete apartinand programelor nationale.
Figura 37 Figura 38 Figura 39 Adress: Romania, Bucuresti, Sector 3 ,57 Drumetului Street Phone:+40 21.346.36.30 | Fax:+40 21.346.36.31 Call Center: 0730.999.301 | 0730.999.307 | 0730.999.331 |0730.999.335 | 0730.999.338 | suport@winsoft.ro www.winsoft.ro
PROMOTII DEFINITE LA NIVELUL PRODUSELOR INCLUSE PE BON a) se apeleaza butonul Adauga promotie; | b) se completeaza numele promotiei, de exemplu: Promotia primaverii; c) se introduce perioada de valabilitate a promotiei; d) in rubrica Tip discount se alege valoarea: Promotie, in Tip promotie: Produs, in Tip bon: Toate; e) Se bifeaza: Se aplica prin intrebare, Se cumuleaza discountul, Se aplica pe baza de card de fidelitate ; f) se actioneaza Adaugare; (Figura 40) g) in aceasta promotie vor fi incluse toate produsele vitamine aflate pe stoc, acordandu-se un discount de 5% la liber. Prin urmare utilizatorul va apasa butonul Adauga produs, va completa in filtrul dupa denumire, cuvantul Vitamin, va selecta toate produsele si va apasa butonul Iesire. Discountul si categoria (Liber) vor fi completate in ecranul principal Promotii SQL, similar exemplului din Figura 36.