1

LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
INTRODUCERE
Un bun asistent manager este un angajat
cheie al companiei. El este liantul care
susine buna funcionare a ntregii echipe,
el este cel care asigur comunicarea
ntre conducere i clienii importani,
dar i ntre conducere i ceilali angajai.
Pregtii-v ncepnd chiar de astzi
pentru o profesie cutat pe piaa muncii!
Cursul EUROCOR Asistent manager
este un adevrat ghid al succesului!
Vei nva despre documentele de eviden contabil primar, modalitile de
plat, gestionarea i securitatea informaiilor, dar i noiuni de management.
Vei afa mai multe despre marketing, negociere i coninutul contractelor
comerciale.
Pentru a putea face fa cu succes ritmului dinamic de lucru, cursul v ajut s
v dezvoltai i abilitile de operare pe calculator.
Vei deprinde i noiuni de psihologie care v vor ajuta s depii momentele
stresante i s comunicai efcient cu toi clienii i partenerii.
Pentru c asistent managerul are adesea i atribuii de PR, vei nva i despre:
corespondena de afaceri sau organizarea evenimentelor de afaceri.
nvai comod!
Primii acas, la ofciul potal sau direct la birou pachetele de curs, pe care le
parcurgei cnd vrei! Studiai fr stres, n confortul propriului cmin, n pauza
de mas, n weekenduri, dup program, vara sau iarna... cnd i unde dorii! Putei
pune rapid n practic noile cunotine, atrgnd un binemeritat succes!
V vei bucura de o atenie deosebit!
Benefciai de sprijinul unui profesor personal, un specialist cu experien, care
poate f contactat prin coresponden potal sau online.
Pregtii-v s obinei jobul visat n acest domeniu tot mai solicitat pe piaa forei
de munc!
Mult succes!
LECIA DEMONSTRATIV v ajut s v familiarizai cu materialele
de studiu EUROCOR. Din punctul de vedere al numrului de pagini,
aceasta reprezint aproximativ jumtate din coninutul unui caiet de curs.
V prezentm cteva seciuni teoretice, exemple, exerciii i un model
de tem, selectate din diverse module, pentru a vedea exact cum sunt
structurate caietele. Lectur plcut!
L
E
C

I
E

D
E
M
O
N
S
T
R
A
T
I
V

2
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
STRUCTURA MODULELOR
Studiul efcient al cursului nostru este garantat de structura unitar a celor
32 lecii.
Informaiile noi sunt prezentate ntr-un mod atractiv, iar procesul de memorare
devine simplu i rapid!
Caietele se parcurg uor, ntr-un mod relaxat, datorit semnelor grafce i
cuvintelor-cheie special concepute pentru a marca diverse componente ale
leciilor.
Cursul conine diverse tipuri de exerciii; rezolvarea acestora v va ajuta s
aplicai efcient ceea ce studiai n mediul de afaceri actual.
Temele pentru acas i colaborarea cu profesorul personal v ofer o
evaluare obiectiv a gradului de nsuire a noiunilor noi.
PRIMIREA CURSULUI
La Eurocor, cursanii aleg unde s primeasc pachetul de curs! Dvs. ce alegei?
1. Acas, la cutia potal (Cutia potal trebuie s aib dimensiunile de minimum
22x30x1 cm.).
2. La serviciu.
3. La ofciul potal de care aparinei (Adresa declarat la nscriere trebuie s fe
cea din buletin).
CONTUL DE CURSANT
Fiecare cursant are propriul cont pe site-ul www.eurocor.ro. Aici gsii informaii
despre stadiul trimiterii pachetelor de curs, plile efectuate i nregistrate sau
califcativele obinute la temele pentru acas. Din contul de cursant se pot accesa i
aplicaiile TemeOnline sau PlataOnline.
ABSOLVIREA
Odat cu expedierea ultimului pachet de curs, vei primi i testul
de evaluare fnal. Califcativele obinute pot f: foarte bine, bine i
insufcient (n funcie de punctajul realizat). Odat promovat acest test,
vei obine Certifcatul de absolvire Eurocor.
Opional, dup absolvirea acestui curs, putei participa la un scurt
program de pregtire fa-n fa, de cteva zile, n urma cruia putei
obine Certifcatul de absolvire emis mpreun cu Ministerul Muncii
i Ministerul Educaiei. Tradus i apostilat, acesta este recunoscut n
peste 60 de ri, semnatare ale Conveniei de la Haga.
@

@
3
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
Programa cursului Asistent manager
LEC}IA 1
Rolul [i calit\]ile unui asistent manager
`ntr-o companie
LEC}IA 2
Preluarea [i transmiterea informa]iilor
LEC}IA 3
Gestionarea [i securitatea informa]iilor
LEC}IA 4
Birotic\ folosirea aparaturii specializate:
copiatoare, faxuri, calculatoare, imprimante
LEC}IA 5
Telecomunica]iile derularea convorbirilor
telefonice
LEC}IA 6
Administrarea documenta]iei: tipuri
de documente, clasificarea [i arhivarea
documentelor
LEC}IA 7
Sistemul de operare Windows
LEC}IA 8
Folosirea aplica]iei Microsoft Outlook
LEC}IA 9
Coresponden]a de afaceri: principii de
`ntocmire, elemente standard, mijloace de
transmitere
LEC}IA 10
Realizarea documentelor cu ajutorul
editorului de texte Word
LEC}IA 11
Crearea tabelelor [i func]ii aferente
LEC}IA 12
Tipuri [i modele ale celor mai utilizate
scrisori de afaceri: oferta, cererea de ofert\,
comanda, scrisoarea de reclama]ie, r\spunsul
la reclama]ie, soma]ia [.a.
LEC}IA 13
Gestionarea timpului [i stresului
LEC}IA 14
Rolul asistentului `n coordonarea resurselor
umane ale companiei
LEC}IA 15
Comunicarea interpersonal\ no]iuni de
comunicare organiza]ional\, tehnici de
comunicare, componenta nonverbal\ a
comunic\rii
LEC}IA 16
Reprezentarea [i imaginea firmei rela]iile
publice
LEC}IA 17
Organizarea manifest\rilor de afaceri
LEC}IA 18
Realizarea prezent\rilor folosind aplica]ia
PowerPoint
LEC}IA 19
No]iuni financiar contabile documente de
eviden]\ contabil\, modalit\]i de plat\
LEC}IA 20
No]iuni de management luarea deciziilor
pornind de la interpretarea parametrilor
economici ai companiei
4
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
LEC}IA 21
Programul de calcul tabelar Excel:
introducerea datelor, formatarea foilor de
calcul
LEC}IA 22
Aplica]ii Excel formule, func]ii,
diagrame
LEC}IA 23
No]iuni de marketing: analiza pie]ei,
concuren]ei, analiza SWOT
LEC}IA 24
Contactele cu partenerii de afaceri,
organizarea vizitelor
LEC}IA 25
Negocierea comercial\: preg\tirea
negocierilor, desf\[urarea tratativelor,
tehnici de negociere
LEC}IA 26
Contractarea fazele contract\rii
LEC}IA 27
Con]inutul contractelor comerciale: obiect,
pre], condi]ii de livrare [i plat\, calitatea
m\rfurilor
LEC}IA 28
Derularea contractelor comerciale:
livrarea, transportul m\rfurilor, asigurarea
m\rfurilor, recep]ia m\rfurilor
LEC}IA 29
No]iuni de internet: realizarea conexiunii
la internet
LEC}IA 30
Navigarea pe internet: utilizarea
browserelor de internet, portaluri [i
motoare de c\utare
LEC}IA 31
Po[ta electronic\. Teleconferin]ele
LEC}IA 32
Transferul fi[ierelor [i alte servicii de
re]ea
5
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 3, pagina 1)
Fiecare modul
ncepe cu o
introducere n care
sunt prezentate
principalele aspecte
ce vor f studiate.
La nceputul
leciilor vei gsi o
aplicaie practic
ce v va familiariza
cu materialul
ce urmeaz a f
parcurs.
LEC}IA 3
INTRODUCERE
Pe fondul implic\rii `n activit\]i diverse, ce solicit\ utilizarea a numeroase
documente, foarte mul]i directori au dificult\]i legate de gestiunea [i ordonarea
informa]iilor. Spre deosebire de departamentele [i sec]iile de specialitate, unde
datele sunt mai omogene [i, astfel, mai u[or de gestionat, `n birourile [efilor
converg o multitudine de informa]ii, de diferite tipuri, ce necesit\ o tratare
diferen]iat\. Provenien]a acestora este diferit\, dar caracterul lor eterogen este
determinat mai ales de importan]a [i valoarea pe care le au. ~n plus, aceste
informa]ii sunt stocate pe suporturi total diferite: hrtii, compact discuri etc.
~n acest context, sarcina asistent managerilor de a se `ngriji ca [efilor lor s\ li se
pun\ la dispozi]ie toate informa]iile necesare `ntr-un mod rapid, complet [i efi-
cient, devine din ce `n ce mai complex\. Dac\ [eful dumneavoastr\ este con[tient
de aceste probleme, nu v\ va fi greu s\ introduce]i [i s\ `ntre]ine]i sisteme
profesionale de gestiune a informa]iilor. Dac\, `n schimb, [eful dumneavoastr\
este mai curnd dezordonat, sarcina dumneavoastr\ va fi mai dificil\, totu[i nu
imposibil de realizat. Trebuie doar s\ depune]i mai mult efort de convingere.
GESTIONAREA {I SECURITATEA
INFORMA}IILOR
Firma Elka S.A. a `nregistrat `n ultimele luni o reducere semnificativ\ a cifrei
de afaceri. ~n consecin]\, directorul general efectueaz\ un control `n firm\ [i `i
transmite asistentului s\u urm\toarea not\:
~n urma verific\rii de ieri, am constatat urm\toarele disfunc]ionalit\]i:
`n birouri exist\ o organizare improprie a documentelor;
sistemul informatic de stocare a informa]iilor nu este pus la punct `n mod
corespunz\tor;
multiplicarea documentelor se face defectuos, de c\tre persoane care nu au
calificarea necesar\;
informa]iile sunt transmise `ntre departamente cu `ntrzieri;
nu to]i angaja]ii au fost informa]i complet [i corect `n leg\tur\ cu ultimele
proiecte generale, desf\[urate la nivelul `ntregii firme;
dosarele confiden]iale despre clien]i, planurile de dezvoltare, informa-
]iile din departamentul financiar contabil sunt consultate de c\tre persoane
neautorizate din cadrul firmei;
numero[i vizitatori nu au ecusoane [i circul\ ne`nso]i]i `n incinta firmei.
6
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 3, pagina 2)
Defniiile i
aspectele eseniale
au fost marcate
special pentru a
facilita nelegerea
informaiilor.
2 Asistent manager lec]ia 3
V\ rog s\ elabora]i de urgen]\ un raport cu m\surile ce trebuie luate pentru o
mai bun\ organizare [i circula]ie a informa]iilor, precum [i pentru asigurarea
securit\]ii informa]iilor confiden]iale.
Pentru a putea alc\tui un astfel de raport, asistent managerul trebuie s\ cunoasc\
principalele aspecte pe care gestionarea [i asigurarea securit\]ii informa]iilor
le presupun.
Rolul asistent managerului `n gestionarea informa]iilor
Biroul unui asistent manager poate fi comparat cu o central\ a informa]iilor,
`n care cele trei procese ce regleaz\ fluxul informa]ional (preluare prelucrare
transmitere) trebuie s\ se desf\[oare `n strns\ interdependen]\, f\r\ blocaje
sau amn\ri.
~n fluxul informa]ional specific activit\]ii unui asistent manager, se vehiculeaz\
informa]ii de care depinde buna derulare a unor contacte [i ac]iuni att pe plan
intern, ct [i pe plan extern.
Informa]iile cu care asistent managerul vine `n contact sunt diverse; diversi-
tatea este dat\ de faptul c\ ele pot presupune implicarea direct\ a acestuia `n
solu]ionare sau doar preluarea [i transmiterea lor, documentele revenind spre
rezolvare altor persoane.
A. Informa]iile preluate care vizeaz\ solu]ionare par]ial\ sau total\ din partea
asistent managerului trec prin faza de prelucrare (`n func]ie de sarcina so-
licitat\ de fiecare tip de document: r\spuns pentru scrisori, oferte; analiz\,
corelare, interpretare pentru raport\ri etc.) [i ulterior de transmitere prompt\
[i eficient\ (c\tre partenerii externi sau `n interiorul firmei, c\tre director
sau al]i angaja]i). Important este ca, `n derularea acestor procese specifice,
s\ fie folosite eficient mijloacele de p\strare [i securizare a datelor cu care
s-a operat. Acestui lucru nu i se poate aloca prea mult timp, `n caz contrar
putnd perturba transmiterea `n timp util a informa]iilor. Att pe parcursul
prelu\rii, al prelucr\rii, ct [i al transmiterii, asistent managerul are un rol
foarte important.
Preluarea, selectarea, memorarea, utilizarea, transmiterea, ordonarea,
clasificarea [i arhivarea informa]iilor sunt parte esen]ial\ a sarcinilor
asistent managerului, ele asigurnd corecta gestionare a informa]iilor
din companie.
B. Atunci cnd sarcina asistent managerului se reduce doar la a prelua [i a
transmite direc]ionat anumite informa]ii, acesta trebuie s\ se asigure, printr-o
organizare riguroas\ a materialelor, ce anume trebuie transmis (un document
integral sau doar o parte a acestuia) [i care este persoana c\reia i se adreseaz\.
~n acest caz, se vor elabora proceduri specifice de gestionare a informa]iilor,
`n a[a fel `nct s\ se asigure transmiterea `n timp util a informa]iei, strict
c\tre departamentul/persoana competent(\).
i
7
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 12, pagina 21)
Exemplele trimit
adesea la situaii
concrete din mediul
de afaceri.
21 Asistent manager lec]ia 12
Exemplu
Iat\ cteva exemple de formul\ri ce pot convinge poten]ialii parteneri de
afaceri:
Avem n prezent 10 ani de experien]\ pe pia]a produc\torilor de echi-
pamente de birotic\.
Suntem siguri c\ promptitudinea serviciilor noastre [i pre]urile competi-
tive v\ vor satisface pe deplin.
V\ atragem n special aten]ia asupra marii variet\]i sortimentale a ofertei
noastre.
Componentele din care sunt realizate produsele noastre sunt rezistente
la condi]ii de exploatare ridicat\.
Exemplu
Iat\ dou\ modele de ofert\ nesolicitat\ (introducere, cuprins [i ncheiere):
Stimate Doamne/Stima]i Domni,
Adresa dumneavoastr\ ne-a fost comunicat\ de c\tre Camera de
Comer] din Var[ovia, care ne-a ajutat mult n g\sirea de noi parte-
neri n Polonia. Suntem o firm\ romneasc\ de produse cosmetice
[i furniz\m o gam\ bogat\ de produse de nfrumuse]are, att pentru
b\rba]i, ct [i pentru femei.
Inten]ion\m s\ deschidem n curnd o filial\ n Polonia, care s\ res-
pecte acela[i principiu ca [i celelalte filiale ale noastre din Europa.
Produsele de `nfrumuse]are vor fi distribuite prin formula vnz\-
rilor prin po[t\. Clien]ii pot alege produsele din catalogul care le
este trimis la domiciliu.
Comenzile pot fi efectuate n scris sau prin telefon. Livrarea la do-
miciliu are loc n decurs de o s\pt\mn\. Este de la sine n]eles c\,
n cazul n care produsele nu sunt agreate, pot fi returnate n decurs
de 8 zile; costurile de livrare sunt suportate de c\tre noi.
Pentru a v\ forma o imagine asupra posibilit\]ilor oferite de produsele
noastre, precum [i asupra calit\]ilor lor, v\ trimitem catalogul
actualmente folosit n Fran]a, precum [i un e[antion din fiecare
dintre produsele noastre.
Sper\m s\ avem pl\cerea de a v\ num\ra n curnd printre partenerii
no[tri.
Cu salut\ri cordiale,
8
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 14, pagina 35)
35 Asistent manager lec]ia 14
V vei familiariza
cu diverse
documente
necesare bunei
desfurri a
activitii ntr-o
companie.
Exemplu
Iat\ un model de fi[\ a unui post de merceolog la o fabric\ de confec]ii:
FI{A POSTULUI
Post: merceolog
Activitatea: aprovizionarea cu materii prime [i materiale necesare
produc]iei
Lista atribu]iilor:
identificarea [i stabilirea de contacte cu produc\torii de materii
prime din domeniu;
culegerea de date despre materiile prime [i materialele incluse
n consumurile specifice (pre]uri, sortimente, calit\]i etc.);
colectarea de mostre [i verificarea calit\]ii acestora;
propunerea achizi]ion\rii materialelor g\site ca fiind core-
spunz\toare;
negocierea [i contractarea cantit\]ilor decise a fi achizi]ionate;
preg\tirea de rapoarte periodice privind situa]ia pie]ei pro-
duselor achizi]ionate;
alte sarcini, n func]ie de solicit\ri.
Responsabilit\]i:
r\spunde de corectitudinea datelor colectate privind calitatea,
pre]ul [i cantit\]ile de materii prime [i materiale oferite de
fiecare furnizor;
r\spunde de acurate]ea rapoartelor privind pia]a materiilor
prime.
Niveluri de competen]\:
ncheierea de acorduri privind condi]iile de achizi]ionare a
materiilor prime;
ncheierea de contracte n condi]iile stabilite n cadrul firmei.
Subordonarea [i rela]ionarea postului:
se subordoneaz\ directorului de marketing;
colaboreaz\ cu directorul de produc]ie sau cu loc]iitorul aces-
tuia.
Cuno[tin]e [i abilit\]i necesare postului:
metode de baz\ utilizate n studierea pie]ei;
cuno[tin]e de baz\ despre procesele tehnologice existente n
firm\;
rela]ii publice [i abilit\]i de comunicare;
cunoa[terea politicilor de pre] [i a elementelor de determinare
a pre]urilor;
carnet de conducere auto categoria B;
disponibilitate pentru lucrul n ritm sus]inut.
Studii:
studii medii de specialitate (industria alimentar\).
Experien]\:
minimum 2 ani ntr-un post asem\n\tor.
Unele organiza]ii elaboreaz\ descrierea postului ntr-un mod foarte restrictiv,
punnd n final clauze severe. Alte organiza]ii refuz\ s\ acorde angajatului
descrierea postului, pe motivul c\ acesta ar putea refuza o sarcin\ suplimentar\
care nu este cuprins\ n descriere.
O descriere a postului nu poate fi considerat\ o list\ definitiv\ a ndatoririlor de
executat, ea trebuind s\ fie actualizat\ n func]ie de schimb\rile care au loc n
cadrul firmei.
9
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 14, pagina 38)
38 Asistent manager lec]ia 14
Anun]urile de ofertare a posturilor n ziare sau publica]ii de specialitate
reprezint\ una dintre cele mai folosite forme de recrutare.
Anun]urile trebuie s\ aib\ calitatea de a-i atrage pe poten]ialii candida]i, nu doar
de a-i informa asupra caracteristicilor principale ale postului n cauz\. Pentru
a atrage persoane ct mai competente, firmele ofer\ stimulente candida]ilor.
Orice anun] atr\g\tor trebuie s\ fac\ referire la:
companie [i obiectul ei de activitate cteva referiri concise;
denumirea postului scos la concurs [i cui se subordoneaz\;
zona de activitate caracteristicile principale ale postului;
condi]iile impuse rezumarea atributelor personale esen]iale solicitate
(studii, experien]\, abilit\]i etc.);
condi]iile de angajare [i munc\ (salarizare, bonusuri, posibilit\]i de dez-
voltare profesional\, program, mediu de lucru etc.);
actele solicitate (CV, scrisoare de inten]ie, diplome);
adresa, telefonul firmei, faxul/adresa de e-mail, persoana de contact, even-
tual codul corespunz\tor pozi]iei;
termenul de depunere a solicit\rilor.
anun]urile de
ofertare a
posturilor
Firma XY Opal Ltd
lider al firmelor de prelucrare a pietrelor pre]ioase din Europa de peste
zece ani v\ ofer\ [ansa de a face parte din echipa sa ca:
Secretar\
a directorului de rela]ii publice
Responsabilit\]i: - gestionarea coresponden]ei
- alc\tuirea agendei de lucru
- organizarea manifest\rilor de afaceri [i a vizitelor
Cerin]e: - studii superioare de birotic\ Se ofer\: - posibilitatea unei cariere de
- experien]\ n domeniu de minimum 2 ani succes `ntr-o companie
- cuno[tin]e operare PC (Word, Excel) interna]ional\ de prestigiu
- cuno[tin]e de limba englez\ [i francez\ - un pachet de recompensare
- disponibilitate pentru deplas\ri frecvente motivant
- un mediu de lucru modern
A[tept\m CV-ul dumneavoastr\ [i o scrisoare de inten]ie cu men]ionarea postului la sediul
firmei XY Opal Ltd, str. Astra nr. 4, sau fax (01)2234155, pn\ la data de 30.03.2012.
Informa]ii suplimentare la telefon (01)2224154 sau www.opal.com
Cuvintele cheie
surprind ideile
importante ale
leciilor.
10
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 25, pagina 6)
6 Asistent manager lec]ia 25
Exerciiile refect
situaii reale din
activitatea unui
asistent manager.
Exerci]iul 2
Tocmai a]i fost informat cu privire la un contract referitor la furnizarea de
componente [i accesorii pentru cel mai important produc\tor de automobile
de pe pia]a romneasc\, pe care compania dumneavoastr\ inten]ioneaz\
s\-l ob]in\ n urma tratativelor care vor avea loc luna viitoare. Directorul
firmei v\ cere s\ afla]i ct mai multe detalii legate de echipa de negociatori
ce urmeaz\ s\ soseasc\ n cadrul firmei. Care vor fi modalit\]ile concrete
prin care ve]i ncerca s\ ob]ine]i informa]iile dorite?
De foarte mare importan]\ `n etapa preg\tirii negocierilor este stabilirea ct
mai precis\ a obiectivelor proprii. ~n acest sens, negociatorul trebuie s\ [tie `n
mod ct mai complet [i detaliat:
ce se vizeaz\ prin afacerea negociat\;
ce ac]iuni concrete vor fi stimulate;
dac\ este vorba despre o negociere comercial\, ce volum al vnz\rilor
sau al cump\r\rilor se are `n vedere, care este calitatea m\rfurilor oferite
sau solicitate, pre], condi]ii de plat\ [i livrare, asigurare, modalit\]i de
rezolvare a eventualelor litigii etc;
care vor fi consecin]ele ac]iunilor sale, `n corela]ie cu evaluarea ct mai
corect\ a situa]iei economico-financiare a propriei companii, a locului
acesteia pe pia]\.
Exerci]iul 3
Argumenta]i importan]a urm\toarelor reguli simple, dar obligatorii, de
formulare a obiectivelor proprii:
transpunerea scopului negocierii `n cifre precise, f\r\ marje [i abateri
relative;
conceperea [i formularea obiectivelor `n paralel cu alocarea unui buget;
definirea obiectivelor prin stabilirea termenilor calendaristici ai con-
cretiz\rii lor;
precizarea clar\ a metodelor de control [i evaluare a gradului `n care
au fost `ndeplinite obiectivele;
nominalizarea expres\ a responsabililor cu fiecare element definitoriu
al obiectivelor;
stabilirea realist\ a limitelor maxime [i minime ale obiectivelor [i
concesiilor cerute sau acordate partenerului;
definirea att a unor obiective finale, ct [i a unor obiective par]iale;
inventarierea punctelor de acord probabil `ntre p\r]i `nainte de a se
ajunge la masa tratativelor.
Pentru concertarea pozi]iilor este absolut necesar\ anticiparea obiectivelor
partenerului. Alegerea tipului de negociere se va raporta automat la obiectivele
pe care [i le-a formulat partenerul pentru aceast\ negociere.
stabilirea
obiectivelor
proprii
anticiparea
obiectivelor
partenerului
e
e
11
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 17, pagina 12)
12 Asistent manager lec]ia 17
Exerciiile
ilustreaz diverse
probleme care
pot aprea ntr-o
companie.
Exemplu
Iat\ cum poate fi formulat\ o not\ oficial\ de anun]are a unei [edin]e:
Comitetul pentru organizarea spa]iilor publice
Str. Banu Manta 35, Bucure[ti, 16 mai 2002
Membrilor Comitetului:
D-na S. St\nescu, pre[edinte
Dl. V. Gheorghiu, Dl. A. Marin, D-ra O. Badea
Doamnelor [i Domnilor,
Avem onoarea de a v\ invita s\ lua]i parte la [edin]a Comitetului pentru organizarea
spa]iilor publice.
{edin]a membrilor comitetului va avea loc n data de 2 iunie, la ora 9.45, n sala
de conferin]e a Prim\riei sectorului 3.
Al\tur\m acestei invita]ii:
1) ordinea de zi a [edin]ei;
2) procesul verbal al [edin]ei anterioare, mpreun\ cu lista de m\suri a c\ror punere
n practic\ a fost hot\rt\ cu aceast\ ocazie;
3) propunerile (a) [i (b) referitoare la punctul nr. 6 al ordinii de zi.
Prezen]a dumneavoastr\ este absolut necesar\.
Cu aleas\ considera]ie,
A. Iancu,
asistent manager
Anexe (3):
Exerci]iul 4
Identifica]i erorile care s-au strecurat n urm\toarea not\ oficial\ de
anun]are a unei [edin]e:
str. Costache Negruzzi nr. 8, Bucure[ti
Ne cerem scuze pentru ntrzierea cu care v\ trimitem aceast\ invita]ie. Ar fi
totu[i bine dac\ a]i reu[i s\ ajunge]i la ntlnirea de lucru ce va avea loc la sediul
companiei noastre pe data de 18.
V\ a[tept\m.
Cu drag,
Violeta B\lan
asistent manager
Reformula]i nota de informare n a[a fel nct s\ respecte cerin]ele for-
mulate anterior.
e
12
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 23, pagina 25)
25 Asistent manager lec]ia 23
Promovarea vnz\rilor mai este numit\ [i promovare complementar\ sau
suplimentar\. Este vorba de tot felul de stimuli care s\-l determine pe client
s\ apeleze la oferta firmei. Promovarea poate fi adresat\ comercian]ilor sau
consumatorilor.
Iat\ exemple de forme care pot fi valorificate n promovarea vnz\rii:
Promovarea adresat\ comercian]ilor Promovarea adresat\ consumatorului
cump\r\turi premiate
exemplare gratuite ale produsului
cupoane pentru receptorii detaili[ti
cadouri pentru angrosi[ti [i detaili[ti
concurs pentru expozi]ie la magazin
premii determinate de vnzare
rabat la repetarea cump\r\turilor
e[antioane gratuite ale m\rfii
reduceri de pre]uri
cupoane pentru consumatori
cadouri
concursuri, loterii
premii de loialitate
oferte prin acoperirea cheltuielilor
demonstra]ii, degust\ri de produse
Exerci]iul 11
Gndi]i-v\ care dintre formele men]ionate de promovare sunt folosite sau
ar putea fi valorificate de compania la care lucra]i. Cum aprecia]i eficien]a
lor ca forme de comunicare ntre companie [i pia]\?
}ine]i cont de tipul de produs comercializat:
Compara]ie pentru uz curent pentru uz `ndelungat de lux
Produs alimente,
medicamente, produse
pentru igiena personal\
(s\pun, past\ de din]i,
detergen]i)
mobil\, haine, auto-
mobile, electronice
etc.
anumite m\rci de auto-
mobile, articole de ves-
timenta]ie de la anumite
case de mod\, cosmetice,
parfumuri etc.
Pre] relativ mici mari foarte mari
Distribu]ie num\r foarte mare de
puncte de desfacere
num\r mare de
puncte de desfacere
specializate
num\r limitat de puncte
de desfacere
Promovare se accentueaz\ pre]ul se accentueaz\
diferen]ierea fa]\ de
concuren]\
se accentueaz\ unicitatea
produsului
Exemplu
Produsele firmei Menaj trebuie s\ fie cunoscute ct mai bine de clien]ii
c\rora se adreseaz\. Bugetul pentru promovare al firmei este redus. Astfel,
firma va trebui s\ foloseasc\ o combina]ie de mijloace de promovare care
s\ fie ieftine, dar [i eficiente. Se au `n vedere urm\toarele:
oferte prin po[t\;
publicarea de bro[uri [i cataloage;
participarea la expozi]ii;
expunerea `n propriul spa]iu de vnzare.
promovarea
vnz\rilor
e
13
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 23, pagina 16)
16 Asistent manager lec]ia 23
Materia se parcurge
uor graie fgurilor
i schemelor
relevante.
Exerci]iul 7
Descrie]i unul dintre produsele/serviciile pe care inten]ioneaz\ s\ le ofere
compania pentru care lucra]i. Reflecta]i `n ce mod ar putea fi valorificate
componentele produsului, astfel `nct clien]ii s\-[i satisfac\ pe deplin
nevoile prin folosirea acestuia.
Dac\ s-a hot\rt care este produsul care va fi lansat pe pia]\, urmeaz\ `ntreb\-
rile referitoare la ct timp produsul poate exista pe pia]\, cnd ar trebui
`mbun\t\]it [i cu ce alt produs ar trebui `nlocuit.
Ciclul de via]\ al unui produs se define[te ca fiind intervalul de timp
cuprins `ntre momentul lans\rii produsului pe pia]\ [i cel al retragerii sale.
Figura urm\toare prezint\ etapele ciclului de via]\ al produsului.
n esen]\, etapele ciclului de via]\ sunt planificarea, lansarea, dezvoltarea,
maturitatea [i declinul.
Etapa de planificare este una de generare a ideilor [i de proiectare a produselor.
n etapa de lansare a produsului, principalul obiectiv al companiei este s\ infor-
meze consumatorii n leg\tur\ cu apari]ia noului produs; cheltuielile n aceast\
etap\ sunt mari, vnz\rile mici, iar profiturile neglijabile, chiar negative. Pro-
dusul este prezentat n una, cel mult dou\ variante constructive; distribu]ia, mai
ales pentru produsele scumpe cum sunt autoturismele, este limitat\, selectiv\.
Etapa de dezvoltare/cre[tere este caracterizat\ de o sporire rapid\ a vnz\rilor
[i a profitului; compania urm\re[te s\-[i maximizeze cota de pia]\ [i s\-[i creeze
o marc\ puternic\. Consumatorii sunt numero[i, dar apar [i mul]i concuren]i
[i imitatori. Compania trebuie s\-[i diversifice gama de produse, s\-[i extind\
distribu]ia [i s\ stimuleze preferin]a de marc\.
n etapa de maturitate, volumul vnz\rilor se stabilizeaz\. Compania ncearc\
s\-[i men]in\ avantajul competitiv prin mbun\t\]irea caracteristicilor produsului,
extinderea garan]iei [i a serviciilor post-vnzare, reduceri de pre]uri.
e
i
ciclul de via]\
al produsului
etapele
ciclului
de via]\
14
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 15, pagina 5)
5 Asistent manager lec]ia 15
1. Comunicarea descendent\ include mesajele transmise de conduc\tori
subordona]ilor. Con]inutul acestui tip de comunicare este, de regul\, informativ
sau directiv [i este destinat s\ ini]ieze ac]iunea unei p\r]i a subordona]ilor.
2. Comunicarea ascendent\ include mesajele care circul\ de la nivelurile
inferioare la cele superioare ale ierarhiei organiza]iei. Pentru a dezvolta o
comunicare eficient\, care s\ duc\ la cre[terea beneficiilor companiei, mesajele
subordona]ilor trebuie tratate cu respect [i aten]ie. Acest tip de comunicare
prezint\ urm\toarele avantaje:
oferirea de idei menite s\ duc\ la cre[terea calit\]ii produc]iei [i randamen-
tului:
prevenirea situa]iilor tensionate cnd mesajele circul\ de jos n sus cu
u[urin]\, managerii sunt informa]i din timp cu privire la situa]iile poten]ial
generatoare de probleme;
ncurajarea accept\rii comunicarea ascendent\ eficient\ indic\ managerilor
gradul de acceptare [i credibilitatea pe care politicile companiei le au printre
angaja]i;
cre[terea particip\rii stimularea afirm\rii angaja]ilor n planificarea [i
evaluarea politicilor organiza]iei.
Numeroase organiza]ii depun un efort important pentru a facilita comunicarea
ascendent\. Printre cele mai folosite modalit\]i se num\r\: cutiile de sugestii,
politica u[ilor deschise, conversa]ia fa]\ n fa]\ dintre angaja]i [i conducere,
ntlnirile lunare, [edin]ele de grup etc.
15
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 25, pagina 14)
14 Asistent manager lec]ia 25
Tabelele v ajut s
asimilai mai bine
anumite reguli sau
concepte.
Ultima faz\ a negocierii este, evident, capital\. Aceast\ faz\ este, n general,
destul de scurt\, dar susceptibil\ de r\sturn\ri de situa]ie [i de surprize. Partea
important\ este c\ acordul va fi ob]inut dac\ problemele existente vor fi tratate
cu suficient\ maturitate. Concluzia negocierii nu reprezint\ dect sfr[itul unui
joc prealabil de afirma]ii [i contra-afirma]ii.
Mare aten]ie trebuie avut\ atunci cnd se negociaz\ cu un partener str\in. ~n
func]ie de spa]iul social [i cultural din care provin, de sistemul na]ional de valori
c\rora li se conformeaz\, str\inii au moduri diferite de a evalua lucrurile, `[i
valorific\ `n mod diferit experien]ele, au puncte forte [i sl\biciuni diferite. Un
negociator competent trebuie s\ fie capabil s\ se adapteze la reac]iile partenerilor
de negociere [i s\ le respecte punctele de vedere, indiferent de ce na]ionalitate
sunt. Abordarea unui partener american va fi ntotdeauna diferit\ de cea a unui
partener japonez.
Exemplu
Iat\ n continuare o serie de particularit\]i ale negociatorilor str\ini:
Tipuri fundamentale de strategii de negociere
~n conturarea strategiilor de negociere se pot folosi numeroase criterii de
diferen]iere:
A. ~n func]ie de poten]ialul de lupt\ al p\r]ilor negociatoare, se poate face o
distinc]ie categoric\ `ntre strategiile directe [i strategiile indirecte de
negociere. Strategiile directe sunt folosite atunci cnd raportul de for]e
este net favorabil [i se dore[te impunerea punctului de vedere `ntr-un timp
scurt, fiind u[or de aplicat atunci cnd negociatorul este puternic [i se afl\
fa]\ `n fa]\ cu un partener relativ mai slab.
negocierea cu
un partener
str\in
SUA Japonia Fran]a India Africa Orientul
Mijlociu
America
Latin\
1. Preg\tirea
negocierii
atent\ minu]ioas\ atent\ atent\ superficial\ rapid\ rapid\
2. Durata nego-
cierii
scurt\ lung\ medie medie lung\ lung\ lung\
3. Stil de vorbire
liber rapid clar liber ambiguu colorat liber
4. Gesturi, mimic\
libere re]inute controlate libere libere exagerate expansive
5. Interes pen-
tru cunoa[terea
partenerului
mic foarte mic mic mare foarte mare mic mare
6. Atitudine fa]\ de
partener
prietenie
superficial\
re]inere polite]e prietenie suspiciune polite]e prietenie
7. Dispozi]ie pre-
dominant\
optimism curiozitate umor prietenie nesiguran]\ emotivitate veselie
8. Viteza deciziei mare medie medie medie mic\ mic\ mic\
9. Consecven]a
deciziilor
mare mare mare medie mic\ mic\ medie
10. Punctualitate
bun\ strict\ bun\ redus\ medie medie redus\
11. Interes pentru
protocol
redus mare mare mediu mic mic mare
12. Centralizarea
deciziei
redus\ mare mare medie mic\ mic\ mare
16
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 18, pagina 41)
41 Asistent manager lec]ia 18
e
Pentru cunotinele
de calculator, print
screen-urile, v
vor nlesni nsuirea
acestora.
5) Colorarea graficului
Pentru a ad\uga culoare oric\rui obiect al graficului, se selecteaz\ obiectul [i
se alege culoarea corespunz\toare din caseta afi[at\ ca urmare a execut\rii unui
clic pe butonul Fill Color de pe bara de instrumente standard a programului
Graph. De asemenea, colorarea mai poate fi f\cut\ prin selectarea obiectului [i
alegerea culorilor dorite din comanda corespunz\toare a meniului contextual
afi[at ca urmare a unui clic dreapta pe obiectul respectiv.
Exerci]iul 9
Ad\uga]i graficului creat de dumneavoastr\ `n cadrul prezent\rii elemente
noi: de culoare, de chenar etc.
Folosirea butonului Insert Chart aflat pe bara de instrumente standard a
aplica]iei PowerPoint reprezint\ a doua metod\ de ad\ugare a unui grafic pe
un diapozitiv.
Pentru aceasta, avnd prezentarea deschis\, se execut\ clic pe butonul Insert
Chart. Foaia de date implicit\ care apare la accesarea acestei comenzi se
completeaz\ conform cerin]elor, a[a cum am procedat [i anterior. Alegem
apoi un anumit tip de grafic din lista desf\[urat\ prin executarea unui clic pe
butonul Chart Type de pe bara de instrumente. Execut\m clic pe butonul View
Datasheet sau `n afara casetei de inser]ie. Pentru ca graficul creat s\ ocupe un
spa]iu potrivit `n prezentare, acesta se redimensioneaz\, tr\gnd marcajele de
dimensionare conform dorin]elor.
Exemplu
Am prev\zut prezentarea creat\ cu un grafic tip pl\cint\ reprezentnd
vnz\rile totale `nregistrate `n anul 2001 pe cele trei pre]uri date:
Dac\ dorim s\ rotim un grafic tridimensional pentru a putea fi v\zut mai
bine, putem face acest lucru aplicnd num\rul de grade de rotire necesar
`n caseta de editare Rotation din fereastra afi[at\ ca urmare a execut\rii
unui clic pe comanda 3-D View din meniul Chart al programului Graph.
folosirea
butonului
Insert Chart
17
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 17, pagina 5)
M O D U L 4 5 Asistent manager lec]ia 17
Definirea obiectivelor [edin]ei
Definirea clar\ a obiectivelor care urmeaz\ a fi atinse prin manifestarea respec-
tiv\ faciliteaz\ ac]iunile viitoare pe care trebuie s\ le ntreprinde]i. Este absolut
necesar\ structurarea obiectivelor dup\ priorit\]i.
Metodele practice de gestionare a activit\]ii prezentate n lec]ia 13 v-ar putea fi
foarte utile [i n acest context.
Din nefericire, n via]a de zi cu zi a unei companii se poate ntmpla ca participan]ii
la o [edin]\ s\ r\mn\ dezam\gi]i la terminarea acesteia; [edin]a respectiv\ nu
a corespuns a[tept\rilor celor care au luat parte la ea. Unele dintre cele cteva
posibile motive ale irit\rii [i dezam\girii participan]ilor pot fi:
faptul c\ ace[tia nu au perceput exact obiectivele [edin]ei respective, acestea
nefiind clare pentru ei de aici deriv\ importan]a stabilirii de c\tre asistent
a unor obiective foarte corect [i precis delimitate;
faptul c\ manifestarea respectiv\ a reprezentat o irosire de timp, nefiind
oportun\, pentru rezolvarea respectivelor probleme putndu-se alege alte
canale de comunicare.
n aceast\ faz\ a stabilirii obiectivelor, asistent managerul este eficient
dac\ reu[e[te s\ reduc\ num\rul punctelor din ordinea de zi (deseori
mult prea numeroase) [i dac\ reu[e[te s\ explice foarte bine obiectivele
(deseori implicite).
Pentru stabilirea ct mai clar\ a priorit\]ilor, pute]i preg\ti o list\ corespunz\-
toare, n care s\ enumera]i toate sarcinile [i obiectivele manifest\rii respective,
eventual men]ionnd responsabilii desemna]i pentru fiecare sarcin\, precum [i
termenul limit\.
Exemplu
O list\ pentru organizarea unei [edin]e a directorilor companiei ar putea
ar\ta n felul urm\tor:
Nr.
crt.
Sarcina Obiectivul Responsabilul Termen
limit\
1 motivarea angaja]ilor
`n vederea ob]inerii
unui angajament
sporit
cre[terea vnz\rilor director de resurse
umane Tudor
Samoil\
23.06.2012
2 aprobarea noului plan
de marketing
mai prompta informare a
serviciului de clien]i
director de marketing
Oana Vintil\
25.06.2012
3 dezbaterea conflictu-
lui de munc\ ap\rut
`ntre sec]iile 1 [i 2 de
produc]ie
asigurarea coeziunii
interne a personalului
director general
Vasile M\t\saru
30.06.2012
Pentru o mai mare certitudine privind realizarea sarcinilor, lista poate cuprinde
att obiective optime, ct [i obiective minime, datele limit\ de realizare putnd
fi diferite, la rndul lor, n func]ie de obiective.
13 (14-17)
lista cu sarcini
[i obiective
i
Un simbol special
arat c anumite
teme se leag de
idei prezentate
anterior. n acest
caz, le regsim i
n Lecia 13, la
paginile 14-17.
18
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 24, pagina 49)
Recapitulrile
sintetizeaz
aspectele cele mai
importante din
fecare lecie.
49 Asistent manager lec]ia 24
RECAPITULAREA LEC}IEI 24
24.1 Printre atribu]iile asistent managerului se poate num\ra [i coordonarea
vizitelor, att individuale (diver[i oameni de afaceri, clien]i, beneficiari,
func]ionari cu care se `ntlne[te managerul), ct [i colective (grupuri
de ziari[ti, elevi sau studen]i, directori ai altor companii interesate `n
formarea unei imagini privind activitatea companiei).
24.2 Atunci cnd v\ confrunta]i cu vizite individuale, `ndatoririle dum-
neavoastr\ se refer\ la:
programarea `ntlnirilor;
asigurarea preg\tirilor necesare desf\[ur\rii optime a vizitei;
`ntmpinarea oaspe]ilor;
asistarea la discu]iile de afaceri, pentru luarea noti]elor, furnizarea
informa]iilor sau a materialelor necesare discu]iei;
`nso]irea oaspe]ilor la plecare.
24.3 ~n cazul vizitelor de grup, trebuie s\ ave]i `n vedere urm\toarele:
definirea exact\ a obiectivelor vizate, tipul vizitatorilor;
preg\tirea unui program al fiec\rei vizite (cine va `nso]i vizitatorii,
cine va conduce grupul, ct va dura vizita, ce materiale informative
vor primi vizitatorii, ce se va servi);
informarea colaboratorilor care particip\ la organizarea vizitei;
trimiterea unei confirm\ri de vizitare respectivului grup, al\turi de
programul vizitei aprobat de [ef.
24.4 ~n ceea ce prive[te vizitele la distan]\ (c\l\toriile de afaceri), atribu]iile
asistent managerului se refer\ la: formularea clar\ a obiectivelor vizitei
[i preg\tirea documenta]iei necesare, alegerea mijloacelor de transport,
asigurarea caz\rii, a banilor, a asigur\rilor solicitate, a documentelor
necesare pentru c\l\torie, stabilirea programului c\l\toriei [i a sarcinilor
de `ndeplinit `n absen]a [efului.
24.5 Primirea oaspe]ilor din ]ar\ sau din str\in\tate presupune, `n general,
urm\toarele: invita]ia adresat\ vizitatorului; transmiterea datelor esen]iale
privind perioada desf\[ur\rii vizitei [i drumul; stabilirea [i anun]area
programului vizitei; `ntmpinarea [i conducerea oaspe]ilor `n unit\]ile
de cazare; organizarea discu]iilor de afaceri [i a programelor de recreere;
`nso]irea invita]ilor la plecare; contactarea ulterioar\ a invitatului (mul-
]umiri).
24.6 Trgurile reprezint\ pie]e organizate `n locuri dinainte stabilite [i care
concentreaz\ `n perioade limitate de timp cererea [i oferta de produse sau
servicii, avnd obiective complexe, promo]ionale [i de comercializare.
24.7 Expozi]iile sunt manifest\ri ocazionale care nu `[i propun `n mod priori-
tar obiective comerciale, avnd drept scop etalarea celor mai moderne
mijloace de satisfacere a diferitelor nevoi ale consumatorilor.
19
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
(selecie din Lecia 24, pagina 50)
Temele pentru
acas v ajut s v
fxai cunotinele
dobndite.
50 Asistent manager lec]ia 24
TEMA PENTRU ACAS| 23 {I 24
1. Realiza]i segmentarea pie]ei pentru o firm\ care comercializeaz\ articole de mbr\c\-
minte, ]innd cont de criteriile de segmentare prezentate `n lec]ie. Pute]i s\ g\si]i noi
criterii de segmentare ce v-ar fi utile pentru analizarea pie]ei respective?
2. Tipul de concuren]\ n care o firm\ ofer\ produse ce satisfac nevoi identice sau similare
se nume[te:
a) concuren]\ poten]ial\;
b) concuren]\ de produs;
c) concuren]\ substitutiv\ (generic\).
3. Completa]i rubricile urm\torului tabel, ]innd cont de specificul firmei la care lucra]i:
I
N
T
E
R
N
Puncte forte Puncte slabe
Aspecte interne pozitive:

Aspecte interne negative:

E
X
T
E
R
N
Oportunit\]i Amenin]\ri
Condi]ion\ri externe pozitive care pot
constitui un avantaj:

Condi]ion\ri externe negative care nu pot fi

controlate:

Pornind de la elementele marcate `n acest tabel, stabili]i principalele obiective de

marketing ale companiei `n care lucra]i `n momentul de fa]\.
4. Afirma]ia Confirmarea scris\ sau telefonic\ a vizitelor de afaceri, cu cel pu]in o zi
`naintea desf\[ur\rii, reprezint\ un aspect obligatoriu `n cazul `ntlnirilor programate
din timp. este:
a) adev\rat\;
b) fals\.
Justifica]i pe scurt alegerea f\cut\.
5. S\ presupunem c\ sunte]i asistentul directorului general al unei firme de montaj de
piscine. Furnizorul care v-a livrat pompe [i instala]ii de recirculare a apei [i-a restrns
activitatea [i s-a retras de pe pia]a romneasc\. Vi se cere s\ identifica]i parteneri pentru
furnizarea de pompe [i instala]ii de recirculare a apei. Descrie]i mijloacele concrete pe
care le ve]i folosi pentru a g\si noi parteneri de afaceri.
6. Men]iona]i pe scurt:
trei aspecte ce denot\ rolul particip\rii att ca vizitator, ct [i ca expozant la trguri
[i expozi]ii;
cinci condi]ii pe care trebuie s\ le `ndeplineasc\ standul expozi]ional pentru a
stabili ct mai multe [i fructuoase contacte cu poten]ialii parteneri de afaceri.
20
LECIE DEMONSTRATIV
ASISTENT MANAGER
Profesia de asistent manager este tot mai cutat pe piaa muncii! ncepei chiar astzi
cursul de ASISTENT MANAGER de la Eurocor! Vei dobndi cunotine variate precum:
management i marketing, corespondena de afaceri, tehnic de calcul, drept, psihologia
afacerilor. Cursul se adreseaz att persoanelor care urmresc obinerea unui post n acest
domeniu, ct i celor care doresc s exceleze n activitatea lor. nvai s atragei succesul n
existena dumneavoastr! Spor la studiu!
Tel. 021 33 225 33 www.eurocor.ro
Temele se pot
rezolva pe
formularele
speciale inserate n
caiet (dac se trimit
spre corectare prin
pot) sau online, n
contul de cursant de
pe site-ul
www.eurocor.ro.
Un profesor
personal v
ndrum pe toat
durata studiului.
E
X
E
M
P
L
U