TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Elena Bondor: Ghidul de catalogare a monografiilor

BIBLOS 16 / 2004 p. 16




Ghidul de catalogare a monografiilor n
ALEPH o apariie necesar

Elena BONDOR

Rsum: Cet article prsente quelques moments de linformatisation de la Bibliothque Centrale
Universitaire Mihai Eminescu de Iasi. La deuxime partie de ce propos reprsente une exposition des
ides principales de louvrage ALEPH. Ghid de utilizare a modulului de catalogare pentru monografii.

(Biblioteci universitare; programe integrate de bibliotec; publicaii biblioteconomice)

Preambul la apariia unui ghid de
catalogare

Strategia Bibliotecii Centrale
Universitare din Iai privind procesul de
informatizare a condus, treptat, i la apariia
unor publicaii biblioteconomice n care snt
analizate operaiuni de prelucrare a
documentelor n sistem automatizat. Este cazul
Ghidului de utilizare a modului de
catalogare pentru monografii n programul
ALEPH (lucrare editat de instituie n 2004),
care conine, ntre altele, viziunea proprie
asupra unor chestiuni de interes general.
Iat, mai nti, care snt principalele
momente ale informatizrii bibliotecii
universitare ieene.
n anul 1986, la biblioteca Seminarului
Matematic Al. Myller, filial a bibliotecii
universitare ieene, a fost dat n funciune
primul sistem informatic de bibliotec, rulat pe
calculatorul din familia mini de la Centrul de
Calcul al Universitii Al.I. Cuza, accesibil,
prin linie telefonic dedicat i prin modem, pe
un terminal DAF, instalat n Seminar.
Programul era conceput cu un meniu de funcii
i informaii, ntr-o interfa de tip text. n anul
urmtor a fost pus la punct un al doilea sistem
(construit sub dBASE II), care urma s ruleze
pe un PC. Era menit s asigure construirea unei
baze de date bibliografice (cu o structur
redus), urmrirea documentelor aflate n
circulaie i administrarea activitii de schimb
internaional. n 1988 sistemul a fost rescris n
dBASE IV i transferat pe un PC Robotron.


O politic global n direcia
informatizrii a fost adoptat de Biblioteca
Central Universitar din Iai n noiembrie
1989 cnd, cu sprijinul Ministerului
nvmntului, a fost organizat un curs de
iniiere a bibliotecarilor n utilizarea
calculatoarelor n bibliotec. Doi ani mai trziu,
BCU Iai a primit o reea de calculatoare,

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Elena Bondor: Ghidul de catalogare a monografiilor

BIBLOS 16 / 2004 p.

17
donaie de la World Vision (prin proiecte
comune realizate cu Universitatea de Medicin
din Iai i cu Centrul de Calcul al Universitii).
Donaia a fost obinut la concuren cu
celelalte biblioteci universitare din ar. Cu
sprijinul cercettorilor de la Centrul de Calcul
al Universitii au fost organizate cursuri de
pregtire cu bibliotecarii, iar sistemul de la
Seminar a fost implementat, n varianta de
reea, n sediul central, pe reeaua nou
instalat.
Un alt moment important n istoria
informatizrii bibliotecii universitare ieene este
crearea, n anul 1992, a Departamentului de
Informatizare. A fost dezvoltat sistemul
informatic al bibliotecii n limitele reelei i ale
sistemului de gestiune de baze de date
dBASE IV. Sistemul integrat de bibliotec
VUBIS, achiziionat n 1993 printr-un program
TEMPUS, a intrat n exploatare n anul 1994, n
paralel cu mai vechiul sistem construit sub
dBASE IV i cu diverse softuri (Papyrus,
CDS/ISIS). VUBIS-ul a servit la constituirea
bazei bibliografice cri, dBASE-ul pentru
construirea fiierelor din care se formatau i se
listau fie pe carton i registre de inventar,
Papyrus-ul pentru tratarea analitic a
publicaiilor periodice n cadrul Serviciului
Bibliografic, iar CDS/ISIS a servit filialelor
bibliotecii pentru crearea unor baze de date
locale.
n sfrit, sistemul integrat de bibliotec
ALEPH (Automated Library Expandable
Program), un program modern, utilizat cu
precdere de bibliotecile academice, a fost
achiziionat de BCU Iai de la firma Ex-LH din
Budapesta (subsidiar a firmei Ex-Libris,
Israel), n 1998. Pn la sfritul anului 1999
sistemul, n versiunea 505.14.2, a fost
implementat, modul cu modul. mprumutul
informatizat al publicaiilor n slile de lectur a
fost realizat ncepnd cu anul 2001. Tot de
atunci, catalogarea monografiilor desfurat n
cadrul serviciului specializat a fost dublat de
catalogarea sumar n ALEPH a publicaiilor
de ctre personalul bibliotecii de la Serviciul
Relaii cu publicul.
Sistemul integrat ALEPH cuprinde
urmtoarele module, crora le vom face, n
continuare, o prezentare sumar:
1) modulul OPAC Web (Online
Public Acces Catalog), prin care utilizatorii au
acces la informaiile cuprinse n baza de date
(descrierile bibliografice, cotele publicaiilor,
depozitul n care este stocat documentul
(filialele sau unitatea central), numerele de
inventar, situaia privind circulaia fiecrei
publicaii etc.); accesului la informaii i snt
deschise dou moduri de abordare simplu,
prin accesarea opiunilor Browse sau Search i
combinat, uznd de operatorii logici i, sau
i negaia; de asemenea, sistemul permite
realizarea cu uurin a bibliografiilor;
2) modulul Aleph Catalog, n cadrul
cruia este realizat catalogarea documentelor,
n conformitate cu formatul UNIMARC
dezvoltat sub coordonarea IFLA i al crui scop
este facilitarea schimbului internaional de date
bibliografice; zonelor ISBD le corespund, n
noul sistem, cmpurile i subcmpurile, astfel
nct normele ISBD snt respectate n
catalogarea informatizat n ALEPH.
O particularitate a activitii desfurate
la BCU Iai este specializarea personalului pe
mai multe domenii. Acest fapt este i o
consecin a necesitii realizrii ntr-un timp
ct mai scurt a catalogului informatizat. Se tie
c ntr-o bibliotec rolul cataloagelor a fost
dintotdeauna unul de prim rang. Catalogarea
monografiilor se efectueaz, de aceea, att n
cadrul serviciului specializat (Catalogare), ct i
n cadrul Serviciului de Relaii cu publicul.
Introducerea gestionrii informatizate a
mprumutului la domiciliu i n slile de lectur
a impus acest lucru, n condiiile n care, din
ntregul fond al bibliotecii, doar o parte se afl
nregistrat n format electronic. Or, o carte nu
poate fi nregistrat ca mprumut, dac datele ei
nu figureaz n baza de date bibliografice. Un
alt exemplu pe care l oferim este activitatea
desfurat n cadrul Departamentului
Bibliografic. Pentru operaiunea de realizare a
fielor bibliografice pentru articole din
publicaii periodice (informaiile figureaz, de
asemenea, n catalogul on-line), personalul
deine cunotine att n privina catalogrii, ct
i a indexrii pe subiecte (aceasta din urm
fiind n principiu i cu referire la tratarea
monografiilor activitatea specific
Departamentului de Indexare).
3) modulul Aleph Items pe lng date
despre registrul inventar, RMF .a., reunete
informaii despre anumite caracteristici ale
fiecrei publicaii codul de bare, cota,
apartenena la depozitele din unitatea central
sau la cele din filiale, tipul i status-ul (de ex.,

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Elena Bondor: Ghidul de catalogare a monografiilor



BIBLOS 16 / 2004 p. 18
pentru mprumut la domiciliu, disponibile doar
n slile de lectur, donaii, depozit legal etc.),
numerele de inventar, preurile . a.;
4) modulele Aleph Acquisitions, care
acoper activitile specifice Departamentului
de achiziii i Aleph Administrations, care
asigur evidena informaiilor privitoare la
ntregul sistem integrat de bibliotec; funciile
acestui modul snt regsite i n modulele de
achiziie i de circulaie, acesta din urm
cuprinznd date confideniale ale utilizatorilor
bibliotecii;
5) modulul Aleph Circulation, prin care
se efectueaz administrarea mprumuturilor la
domiciliu i n slile de lectur, a restituirilor,
realizndu-se astfel evidena informatizat a
publicaiilor solicitate de beneficiari;
6) modulele Aleph Serials (nregistrarea
publicaiilor seriale), ILL (Inter Library Loan:
mprumut interbibliotecar) i Aleph Adm, la
care are acces doar personalul specializat al
Departamentului de Informatizare.

Ghidul ALEPH de utilizare a
modulului catalogare pentru monografii

Dup cinci ani de la implementarea
modulelor sistemului ALEPH, Biblioteca
Central Universitar din Iai editeaz lucrarea
ALEPH. Ghid de utilizare a modulului de
catalogare pentru monografii (coordonator
Carmen Alexandrescu), realizat n cadrul
Serviciului Catalogare, n colaborare cu
Departamentul de Informatizare al bibliotecii.
Una din principalele surse ale Ghidului
este Manualul UNIMARC, editat de Brian P.
Holt, traducere de Mihaela Bora, Doina Banciu
i Mihaela Paraschivescu, Bucureti, Biblioteca
Naional a Romniei, 1993. Structura
Manualului este urmat de autoarele Carmen
Alexandrescu, Olga Bechea, Irina Branchi,
Delia Bucos, Nicoleta Marinescu, Margareta
Petrea n elaborarea primei pri Partea
general (pp. 1-72). Snt prezentate pe larg
urmtoarele blocuri de cmpuri ale UNIMARC:
blocul 0 de identificare, blocul 1 al informaiilor
codificate, blocul 2 al informaiilor descriptive,
blocul 3 al notelor, blocul 4 al intrrilor de
legtur, blocul 5 al titlurilor n relaie, blocul 7
al responsabilitilor intelectuale, blocul 8 al
utilizrii internaionale (mai puin blocurile 6
al analizei de subiect i 9 al utilizrii
naionale). Numeroasele exemple oferite
(numere de sistem), doar anunate n prima
parte a lucrrii, snt reluate n partea a doua,
Anex (pp. 73-314), care cuprinde template
1
-
urile documentelor prelucrate n ALEPH.
Nu puine snt cazurile dificile, adic
publicaiile cu anumite particulariti, care nu
pot fi catalogate fr o analiz minuioas,
menit s determine calea optim de aplicare a
regulilor de catalogare ISBD (M) impuse de
IFLA. Amintim, n acest sens, cazul crilor
legate ntr-o copert unic, dar care cuprind mai
multe opere cu autori diferii, edituri diferite i
ani de apariie diferii. Dac n catalogarea
tradiional chestiunile erau relativ simple,
adic se fcea cte o fi pentru fiecare oper
coninut n legtura respectiv, catalogarea
informatizat nu mai permite acest lucru, n
cazul n care publicaia are o cot unic (cum
altfel?) i un singur cod de bare. S-a convenit n
cadrul departamentului s nu se efectueze
descrieri separate.
Alte probleme au fost ridicate, de
exemplu, n cazul crilor cu mai multe volume.
Dac exist un titlu comun pentru toate
volumele, descrierea elementelor comune se
va face la fia principal (cf. Ghid,p. 25).
Alta este situaia cnd volumele au titluri
diferite, iar pagina de titlu lipsete. De regul,
catalogatorul formula un titlu comun, trecut pe
fia general ntre paranteze drepte, iar pe fiele
volumelor se scriau titlurile fiecrui volum n
parte. Recomandarea specialitilor de la
Departamentul Catalogare este ca, n astfel de
situaii, pe viitor s nu se mai foloseasc acest
sistem, ntruct utilizatorul nu va putea depista
un asemenea titlu. Vom nscrie la fia general
titlul primului volum (p. 27).
Snt numeroase exemplele situaiilor
speciale oferite n Ghid..., n privina crora s-a
ajuns la o rezolvare, caz cu caz, dup ndelungi
discuii i tatonri. Lucrarea editat la biblioteca
universitar ieean poate fi de un real folos
bibliotecarilor din tnra generaie, i nu numai.







1
n rom., formate de introducere a datelor.

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Elena Bondor: Ghidul de catalogare a monografiilor



BIBLOS 16 / 2004 p. 16