1

CONTROLUL INTERN
UN INSTRUMENT PENTRU MANAGERII
ENTITILOR PUBLICE

- ntrebrile cheie pentru succesul demersului -
2
SUMAR
1. De ce controlul intern trebuie s devin una din preocuprile
centrale ale managerilor entitilor publice ?

2. Controlul intern un instrument eficace pentru o mai bun
gestionare a activitilor.

3. Care sunt atribuiile i cui sunt ele ncredinate ?

4. Cum se aplic acest demers n practic ?

5. Care este contribuia adus administraiei pe termen lung ?


3
1. DE CE CONTROLUL INTERN TREBUIE S
DEVIN UNA DIN PREOCUPRILE CENTRALE
ALE MANAGERILOR ENTITILOR PUBLICE ?


1.1. Care sunt cerinele i obiectivul implementrii
demersului de control intern ?
1.2. Care este domeniul acoperit de standardele de
control intern ?
4
1.1. Care sunt cerinele i obiectivul implementrii
demersului de control intern ?
Atingerea obiectivelor, stpnirea i pilotajul activitii unei entiti,
sunt preocupri ce se regsesc n administraia public din multe
ri.
Cerinele europene n privina transparenei financiare i a eficienei
circuitelor financiare publice implic un angajament permanent al
managerilor publici n controlarea operaiilor.
n repetate rnduri, Uniunea European a subliniat importana
consolidrii sistemelor de control intern i de management financiar.
Pe lng aceste cerine, obiectivul major este punerea la dispoziia
managerilor a unui instrument eficace care s-i ajute n inerea
sub control a activitii i care s faciliteze ndeplinirea
obiectivelor.
5
1.2. Care este domeniul acoperit de standardele de
control intern ?
Toate misiunile, toate activitile i toate procedurile entitii sunt
vizate de demersul de control intern.
Din acest motiv, standardele de control intern aprobate prin ordinul
nr. 946/2005 al ministrului finanelor publice fac referire la o
abordare managerial a controlului intern.
Punerea n practic a standardelor de control intern i a ansamblului
msurilor cuprinse n acest act normativ, au drept scop dezvoltarea
sistemului de control managerial la nivelul fiecrei entiti publice.
Introducerea i buna aplicare a procedurilor contabile i financiare,
ca instrumente ale unui management financiar public eficace,
constituie totui o prioritate care reiese clar din dispoziiile ordinului
nr. 946/2005 al ministrului finanelor publice.
6
2. CONTROLUL INTERN UN INSTRUMENT
EFICACE PENTRU O MAI BUN GESTIONARE
A ACTIVITILOR
2.1. Ce este controlul intern ?
2.2. Ce este COSO ?
2.3. Care este legtura ntre controlul intern i
managementul riscurilor ?
2.4. Reprezint controlul intern o sarcin de lucru n
plus pentru manageri i colaboratorii lor ?
2.5. Care este ponderea relativ a prii financiare n
cadrul controlului intern ?
2.6. Care este legtura ntre controlul intern i
dispozitivul de combatere a fraudei ?
7
2.1. Ce este controlul intern ?
Conform definiiei cel mai des utilizate la nivel internaional, controlul
intern reprezint ansamblul de dispozitive stabilite de conducere i
implementate de ctre responsabilii de la orice nivel pentru
controlarea funcionrii activitilor.
Aceste dispozitive sunt menite s ofere o asigurare rezonabil cu
privire la realizarea obiectivelor organizaiei, iar managerii sunt
direct responsabili.
Conform celor indicate n standarde, obiectivele unei entiti publice
pot fi grupate in trei categorii:
eficacitatea i eficiena operaiilor;
fiabilitatea informaiilor interne i externe;
conformarea la legi, regulamente i proceduri interne.
Prin urmare, aceast definiie a controlului intern nu se limiteaz la
simpla verificare a operaiilor.
8
9
2.3. Care este legtura ntre controlul intern i
managementul riscurilor ?
O politic adecvat de control intern ofer managerului o asigurare
rezonabil c obiectivele sale vor fi atinse. Aceasta presupune, n
prealabil, realizarea urmtoarelor operaiuni:
identificarea obiectivelor entitii;
cartografierea proceselor;
analiza i evaluarea riscurilor inerente proceselor i care ar
putea s compromit ndeplinirea obiectivelor entitii.
Definirea activitilor de control intern ine direct de aceast analiz;
activitile de control constituie rspunsurile entitii n gestionarea
riscurilor. Gestionarea riscurilor constituie, deci, o etap esenial n
orice demers de control intern.
Actualizarea sistematic a acestei analize a riscurilor este de
asemenea indispensabil pentru ca dispozitivul de control intern s fie
un instrument operaional permanent. Recunoaterea caracterului
esenial al gestionrii riscurilor cu privire la controlul intern s-a
concretizat prin apariia conceptului de management al riscurilor.
10
2.4. Reprezint controlul intern o sarcin de lucru n
plus pentru manageri i colaboratorii lor ?
Activitile de control intern sunt cu att mai eficace cu ct sunt integrate n
proceduri dect s se suprapun cu sarcinile curente: ele nu se limiteaz la
operaiile de verificare efectuate de manageri asupra operaiilor realizate de
subordonaii lor sau la controale mutuale ntre executani. Astfel, separarea
sarcinilor, regulile de rotaie pe funciile sensibile sunt msuri de control
intern de ordin organizatoric des utilizate pentru garantarea securitii n
gestionarea fondurilor publice.
Este responsabilitatea managerilor s vegheze asupra eficienei
dispozitivului de control intern n funcie de:
apetena lor pentru risc;
rezultatele evalurii riscurilor;
mijloacele de care dispun.
Este foarte important de reinut faptul c riscul 0 nu exist. Miza unui
demers metodologic riguros este, deci, gsirea unui echilibru optimal ntre
nevoia de securitate i gestionarea eficient a mijloacelor de care dispun
managerii publici.
Cu certitudine, efortul de dezvoltare a sistemului de control intern este o
investiie profitabil pe termen mediu i lung.

11
2.5. Care este ponderea relativ a prii financiare n
cadrul controlului intern ?
Cu toate c demersul de control intern vizeaz toate activitile
organizaiei, funciile financiare sunt n primul rnd vizate.
Fiabilitatea informaiilor financiare constituie astfel unul din cele
trei obiective majore ale modelului COSO.
Importana acordat calitii informaiilor financiare a fost net afirmat
n ultimii ani de decizia mai multor state europene de a se angaja
intr-un demers de certificare a conturilor.
Un acelai fenomen de consolidare a controlului intern contabil i
financiar a fost iniiat n sectorul comercial sub forma legilor post-
Enron i n contextul Legii Sarbanes-Oxley.
Bineneles, acest demers nu trebuie s se limiteze la verificri
tradiionale sau reglementri pe operaii sau situaii financiare, ci
trebuie s includ o gndire mai larg privind riscurile care amenin
funciile financiare dar i identificarea mijloacelor eficace de
gestionare a acestora (separarea sarcinilor, securitatea sistemului
informaional,fiabilitatea raportrii).
12
2.6. Care este legtura ntre controlul intern i
dispozitivul de combatere a fraudei ?
Demersul de control intern vizeaz gestionarea riscurilor care
amenin activitatea organizaiei, fr ca acestea s poat fi
eliminate complet.
Riscul de fraud trebuie s constituie o preocupare major pentru
managerii financiari, mai ales atunci cnd resursele sunt constituite
din bani publici.
O cerin fundamental pentru manager, n cadrul politicii sale de
control intern, este s realizeze o analiz obiectiv a vulnerabilitii
organizaiei sale.
Pornind de la aceast baz, el va putea sa implementeze msuri
eficace i ct mai puin costisitoare prin care s consolideze
securitatea fr ns a compromite fluiditatea procedurilor /
activitilor.
13
3. CARE SUNT ATRIBUIILE I CUI SUNT ELE
NCREDINATE ?



3.1. Cine are responsabilitatea controlului intern ?
3.2. Care sunt actorii controlului intern ?
3.3. Care este rolul auditului intern ?
14
3.1. Cine are responsabilitatea controlului intern ?
n msura n care managerul este responsabil de obiective, acesta
este clar identificat ca fiind responsabil de controlul intern n cadrul
organizaiei sale.
Managerul general este responsabil de pilotajul ntregului dispozitiv
de control intern, asigurndu-se c acesta acoper riscurile
principale i c este coerent n ansamblul su i eficient.
n acest caz, fiecare manager din entitate trebuie s elaboreze
politica de control intern la nivelul compartimentului /
compartimentelor care depind de acesta ierarhic i funcional.
Directorul financiar are o responsabilitate special pe dispozitivul
de control n ceea ce privete procesele contabile i financiare.
Acesta trebuie s aib n vedere c procesele contabile pot reflecta
operaiuni ale mai multor servicii, fie c ele iniiaz anumite operaii
(de exemplu: comand de marf de ctre un serviciu tehnic) sau
contribuie la finalizarea operaiilor financiare ori efectueaz
controale asupra acestora.

15
3.2. Care sunt actorii controlului intern ?
Dac managerii publici, de la toate nivelurile ierarhice, sunt
responsabili de dispozitivul de control intern n sfera lor de
competen, acetia nu sunt singurii actori. Tot personalul, de la
top management pn la personalul de execuie, trebuie s fie
implicat, s participe la acest demers.
Managerii stabilesc dispozitivul de implementat, dar pot delega
pilotajul operaional la compartimentul vizat de demers.
Restul personalului implementeaz activitile de control.
n multe organizaii, direciile financiare au o funcie transversal
de pilotaj i de organizare a dispozitivului de control intern.
Anumite administraii au instituit direcii de management al
riscurilor.
16
3.3 Care este rolul auditului intern ?
Auditul intern este una din activitile menite s evalueze periodic
dispozitivul de control intern i s propun, dac este cazul,
msuri de mbuntire n vederea oferirii de sprijin managerilor
pentru o mai bun gestionare a riscurilor, deci pentru atingerea
obiectivelor.
Auditul intern este o activitate independent i obiectiv care se
exercit prin respectarea unei metodologii i a unor reguli de
deontologie definite prin norme internaionale de audit i preluate n
refereniale naionale.
Auditul intern nu se interfereaz cu gestionarea exercitat de
manager. Pentru a-i menine obiectivitatea, auditorul nu are
autoritate ierarhic asupra managerului i nu trebuie implicat n
implementarea procedurilor auditate. De asemenea, el nu este
subordonat managerilor pe care i auditeaz.
Acesta propune recomandri operaionale pentru ameliorarea
eficacitii dispozitivului de control intern dar de a cror
implementare este responsabil doar managerul.
17
4. CUM SE APLIC ACEST DEMERS N
PRACTIC ?


4.1. Cum se iniiaz un demers de control intern ?
4.2. Cum se piloteaz implementarea controlului intern ?
4.3. Care sunt dificultile ntmpinate n implementarea
unui dispozitiv de control intern adaptat i eficace ?
4.4. Cui i n ce mod trebuie comunicate problemele
legate de implementarea demersului de control intern ?
18
4.1. Cum se iniiaz un demers de control intern ?
Desfurarea unui demers de control intern n cadrul unei entiti
publice constituie un proiect n sine.
Iniierea acestui proiect presupune parcurgerea mai multor faze:
crearea unei echipe pilot ce are ca atribuie pilotajul aciunilor:
ordinul nr. 946/2005 al ministrului finanelor publice prevede n acest
sens constituirea n cadrul fiecrei entiti publice, a unui grup de
lucru.
realizarea unui diagnostic al sistemului de control managerial
existent: trebuie analizate procedurile i practicile existente n cadrul
entitii raportate la prevederile standardelor. Acest diagnostic
reprezint o etap decisiv, deoarece condiioneaz natura i sfera
de acoperire a masurilor care urmeaz a fi implementate.
elaborarea unui plan de aciune care va constitui tabloul de
bord al desfurrii demersului. Aciunile trebuie s fie ierarhizate n
funcie de strategia entitii.

19
4.2. Cum se piloteaz implementarea controlului intern ?

Implementarea unei politici de control intern nu rspunde unei nevoi
pentru termen scurt. Trebuie, dimpotriv, vzut ca un demers
permanent i viu n cadrul organizaiei.

Aceasta nseamn c pilotajul implementrii controlului intern trebuie
s implice, pe lng echipa de proiect, top managementul entitii
publice.

Este foarte important ca in stadiul de implementare, s se transmit
tuturor compartimentelor entitii publice semnale puternice privind
importana i finalitatea demersului.
20

4.2. Cum se piloteaz implementarea controlului intern ?
-continuare-

Managerul general al entitii publice ar trebui s conduc direct
echipa de proiect. El poate, totui, s delege aceast responsabilitate
nlocuitorului su de drept sau unei persoane de rang nalt din cadrul
entitii, i s participe la momentele cheie ale proiectului.
Atenia acordat constituirii echipei de proiect este de asemenea
important. Echipa trebuie s cuprind cel puin persoanele cu
funcie de conducere astfel nct s acopere ansamblul
componentelor structurii organizatorice a entitii publice.
Un expert n informatic poate fi asociat acestor lucrri n mod util. De
asemenea, auditorii pot fi solicitai n calitate de consultani.
21
4.3. Care sunt dificultile ntmpinate n implementarea
unui dispozitiv de control intern adaptat i eficace ?
Miza i provocarea major cu care se confrunt managerii n
momentul lansrii demersului de control intern nu sunt cele de ordin
tehnic.
Anumite instrumente specifice sunt evident indispensabile
implementrii dispozitivului (evaluarea riscurilor, instrumente de
raportare, sistem informaional).
Cu toate acestea, managerii se pot inspira din experienele altor
administraii publice care au conceput i aplicat sisteme de control
managerial proprii eficace.
O bun instrumentare a controlului intern nu garanteaz totui
reuita demersului pe termen scurt i cu att mai puin pe termen
lung.
Provocarea managerilor const mai degrab n a obine adeziunea
real a ntregului personal al entitii publice la dezvoltarea
sistemului de control intern.
22

4.3. Care sunt dificultile ntmpinate n implementarea
unui dispozitiv de control intern adaptat i eficace ?
-continuare-
Pentru a favoriza aceast aderare, managerii dispun de cel puin trei
prghii:
aciuni de comunicare i de pregtire, care sunt indispensabile
pentru a convinge n privina utilitii colective a demersului i a implicrii
managerilor, i pentru a da natere unei culturi comune n acest sens n
cadrul entitii.
implicarea personalului prin participarea direct la conceperea
dispozitivului de control intern, n special n faza de diagnostic. Aceasta
poate avea forma de ateliere de lucru (de tipul autoevaluare a sistemului /
subsistemului de control managerial). La aceste ateliere de lucru trebuie
s participe manageri, de toate nivelurile, dar i persoane fr
responsabilitate managerial. Dezbaterile din cadrul acestor ateliere
favorizeaz identificarea factorilor de risc i definirea msurilor de
control intern corespunztoare. Participarea la aceste ateliere a
personalului, nsrcinat ulterior cu implementarea acestor msuri,
favorizeaz i mai mult aderarea lor la demers.
exemplul personal al managerilor, ndeosebi al managerului
general, constituie o prghie determinant pentru reuita ntregului
demers de control intern. Acesta condiioneaz esenial adeziunea real a
personalului entitii.
23
4.4. Cui i n ce mod trebuie comunicate problemele
legate de implementarea demersului de control intern ?
Comunicarea deine un rol important n demersul de control intern i
aceasta trebuie s aib loc n dou sensuri:
comunicarea descendent de la top management ctre
compartimentele entitii, n vederea explicrii, a demistificrii i a
promovrii demersului. Aceast comunicare este esenial n faza
de diseminare a dispozitivului. Toat lumea ctig: este stimulat
dorina de reuit a demersului care favorizeaz responsabilizarea
fiecruia i ndeplinirea obiectivelor. Comunicarea se poate face prin
suporturi oficiale (texte reglementare sau legislative), dar se
recomand utilizarea, cu precdere, a unor suporturi mai puin
formale, scrise sau orale, menite s reafirme importana demersului
sau s insiste pe anumite aspecte cheie (mobilizarea tuturor,
identificarea riscurilor majore ...).
24
4.4. Cui i n ce mod trebuie comunicate problemele
legate de implementarea demersului de control intern ?
-continuare-

comunicarea ascendent: este vorba despre raportarea ctre
nivelurile corespunztoare de management a informaiilor privind
gestionarea riscurilor i ndeplinirea obiectivelor. Managerii au
responsabilitatea de a defini natura, gradul de agregare i termenul de
colectare a informaiilor n funcie de obiective i de nivelul de
responsabilitate.
Trebuie inut cont i de costul producerii acestor informaii. Cu ct costul
este mai ridicat cu att devine mai important riscul de exhaustivitate, de
exactitate, deci de fiabilitate a informaiilor. Aceasta presupune
acordarea unei atenii sporite numrului i pertinenei indicatorilor de
activitate i de rezultate ce vor fi raportai managerilor.
Ceilali actori ai controlului intern, auditorii interni i controlorii
financiari, pot, de asemenea, contribui la colectarea informaiilor
eseniale privind funcionarea sistemului de control intern prin
semnalarea disfuncionalitilor constatate.
25
5. CARE ESTE CONTRIBUIA ADUS
ADMINISTRAIEI PE TERMEN LUNG ?


5.1. Cum poate contribui controlul intern la ameliorarea
performanelor entitilor publice ?
5.2. Cum poate fi permanentizat demersul de control
intern ?
26
5.1. Cum poate contribui controlul intern la ameliorarea
performanelor entitilor publice ?
Implementarea unui demers de control intern constituie o oportunitate
real oferit managerilor pentru ameliorarea funcionrii i a
performanelor entitii. Aceasta implic o gndire profund i
colectiv asupra punctelor forte dar ndeosebi asupra
vulnerabilitilor proprii proceselor implementate n cadrul entitii.
Acest diagnostic inerent demersului permite:
identificarea disfuncionalitilor sau a factorilor poteniali de
disfuncionalitate;
valorificarea i diseminarea celor mai bune practici elaborate
n cadrul entitii publice
Lansarea unui asemenea proiect poate constitui, n acelai timp, o
oportunitate de implementare a unor dispozitive de pilotaj inovatoare
dar, n primul rnd, a principiilor / regulilor de bun practic agreate
la nivelul Uniunii Europene.
27
5.2. Cum se poate permanentiza demersul de control
intern ?
Trebuie asigurat permanena i durabilitatea dispozitivului de
control intern. Aceasta nu nseamn totui c dispozitivul trebuie s
rmn imuabil. De fapt, mediul, activitile, organizarea entitii
evolueaz. De asemenea, strategia i obiectivele entitii sunt
reevaluate cu regularitate. Dispozitivul de control intern trebuie s se
poat adapta constant la aceste evoluii, altfel risc s nu mai
garanteze controlarea operaiilor. Mai mult, el poate deveni astfel un
factor de rigiditate n cadrul entitii.
Miza este deci permanentizarea eficienei dispozitivului de control
intern. Pentru aceasta, trebuie actualizate cu regularitate:
diagnosticul proceselor vitale pentru entitate;
cartografia riscurilor.
Aceast funcie de veghere poate fi ncredinat unei structuri
specializate, nsrcinat cu managementul riscurilor.
28
5.2. Cum se poate permanentiza demersul de control
intern ?
-continuare-

Controlul intern nu trebuie totui ca, n timp, s devin o preocupare
exclusiv a unor specialiti. Managerii trebuie s fie n continuare,
fiecare la nivelul su, actori cheie ai adaptrii dispozitivului la
realitile entitii publice. Ei trebuie s diagnosticheze cu
regularitate procesele de care sunt responsabili. Ori investiia
realizat pentru organizarea atelierelor de lucru care au ajutat la
lansarea demersului nu se poate repeta cu aceeai regularitate.
Pot fi ns elaborate i puse la dispoziia managerilor ghiduri de
autodiagnostic, a cror utilizare le permite s menin activ
dispozitivul de control intern.
De asemenea, compartimentul de audit intern i poate ajuta pe
manageri s adapteze controlul intern n funcie de riscurile inerente
activitilor din cadrul entitii.