Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Stagiu an II
Semestrul II 2014
EXERCIII PREGTIRE STAGIARI SISTEM COLECTIV ANUL II
financiar-contabil, pe categorii de mijloace, dup care se predau responsabililor cu mijloacele fixe din
secii, ateliere, servicii, laboratoare etc. Acetia opereaz n cursul anului, pe baza documentelor de
micare, toate intrrile (n negru sau cu semnul plus) i toate ieirile (n rou sau cu semnul minus), astfel
nct la sfritul fiecrei luni s poat fi stabilit cu uurin soldul valoric scriptic al mijloacelor fixe
existente n gestiune.
La finele anului, sau la alte date fixate pentru inventar, fiele mijloacelor fixe se predau comisiei de
inventariere pentru consemnarea situaiei efective. ntr-un asemenea moment, comisia de inventariere are
posibilitatea s confrunte situaia faptic constatat cu situaia scriptic i s determine eventualele
diferene. Dac n urma acestei comparaii comisia constat existena unor nepotriviri, va consemna
plusurile sau minusurile de inventar n coloanele rezervate din formular, iar pe ultimul rnd va stabili
soldul valoric al mijloacelor fixe la data inventarului. Concomitent, plusurile i minusurile de mijloace
fixe se nscriu n liste obinuite de inventar, separat pe categorii de mijloace fixe, liste care vor fi
prelucrate apoi (prin intermediul listelor de inventariere centralizatoare) pentru stabilirea rezultatelor
finale ale inventarierii patrimoniului.
Inventarierea cldirilor presupune identificarea lor potrivit titlurilor de proprietate i a dosarelor
tehnice ale acestora, prin inspectarea imobilelor i compararea constatrilor cu datele coninute n
documentele respective. n ce privete terenurile, inventarierea acestora se efectueaz pe baza
documentelor care atest proprietatea lor i a schielor de amplasare.
Construciile i echipamentele speciale (cum sunt, de exemplu, reelele de energie electric,
termic, gaze, ap, canal, telecomunicaii, ci ferate i altele similare) se inventariaz potrivit regulilor
stabilite de deintorii acestora.
Inventarierea imobilizrilor necorporale se efectueaz prin constatarea existenei i apartenenei
acestora la entitile deintoare, iar n cazul brevetelor, licenelor, mrcilor de fabric i al altor
imobilizri necorporale este necesar dovedirea existenei acestora pe baza titlurilor de proprietate sau a
altor documente juridice de atestare a unor drepturi legale.
Imobilizrile corporale care n perioada inventarierii se afl n afara entitii (vapoare, locomotive,
vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate n curs de lung durat, mainile de for i utilajele
energetice, mainile, utilajele i instalaiile de lucru, aparatele i instalaiile de msurare, control i reglare
i mijloacele de transport date pentru reparaii n afara entitii se inventariaz naintea ieirii lor
temporare din gestiunea entitii sau prin confirmare scris primit de la entitatea unde acestea se gsesc,
potrivit procedurilor proprii aprobate. Evident, este vorba de acele inventarieri prevzute, ale cror date
de efectuare sunt stabilite cu precizie anticipat. Concomitent, se inventariaz i valorile materiale aflate n
dotarea unora dintre aceste mijloace fixe.
Probleme deosebite ridic inventarierea imobilizrilor corporale i necorporale aflate n curs de
execuie. n listele de inventariere a imobilizrilor necorporale i corporale, aflate n curs de execuie, se
menioneaz pentru fiecare obiect n parte, pe baza constatrii la faa locului: denumirea obiectului i
valoarea determinat potrivit stadiului de execuie, pe baza valorii din documentaia existent (devize),
precum i n funcie de volumul lucrrilor realizate la data inventarierii. Materialele i utilajele primite de
la beneficiari pentru montaj i nencorporate n lucrri se inventariaz separat. n mod similar, la unitile
patrimoniale care execut investiii n regie proprie, listele de inventariere a lucrrilor neterminate vor
cuprinde cheltuielile aferente articolelor de deviz la care nu s-a efectuat ntregul complex de lucrri
prevzute n indicatoarele normelor de deviz.
Pentru investiiile puse n funciune, total sau parial, dar pentru care nu s-au ntocmit formele de
nregistrare ca imobilizri corporale, se deschid liste de inventariere separate. De asemenea, se ntocmesc
liste de inventariere separate pentru lucrrile de investiii sistate sau abandonate, menionndu-se
obligatoriu cauzele sistrii sau abandonrii, aprobrile care stau la baza unor asemenea decizii i msurile
care se propun n legtur cu aceste lucrri.
Societile de leasing trebuie s solicite utilizatorilor furnizarea listelor de inventariere cu bunurile
care fac obiectul contractelor de leasing. n baza datelor cuprinse n aceste liste, societatea de leasing
poate calcula i nregistra ajustri pentru deprecierea imobilizrilor sau a creanelor imobilizate, dup caz.
n cazul n care listele de inventariere nu sunt furnizate de ctre locatar, societatea de leasing va putea
constitui ajustri pentru deprecierea bunurilor respective, pe baza preurilor de pia disponibile la data
inventarierii, innd seama de caracteristicile bunului ce face obiectul leasingului (an de fabricaie, durata
de via).
3
determinat potrivit costului de deviz i celui efectiv al lucrrilor executate. Oricum, n cazul lucrrilor
auxiliare (ndeosebi a celor de reparaii capitale) comisiile de inventariere trebuie s acorde o mare
atenie ncadrrii acestora n cele dou mari categorii:
lucrri cu caracter de investiii sau asimilate acestora, care urmeaz a se nregistra ca imobilizri
n curs de execuie i respectiv ca venituri din producia de imobilizri.
O alt problem deosebit de important este aceea a evalurii produciei nefinite inventariate. n
lipsa altor criterii (specifice anumitor ramuri sau categorii de lucrri) se vor lua n calcul costurile
efective sau cheltuielile efectuate ori angajate pn la data inventarului.
5. Care sunt particularitile inventarierii stocurilor de mrfuri i de ambalaje din gestiunile
comerciale?
Pentru a surprinde i alte particulariti ale inventarierii gestiunilor comerciale, trebuie s reamintim
faptul c unele elemente patrimoniale (imobilizri corporale, accesorii i instrumentar de mic valoare
sau de scurt durat) se inventariaz i n comer dup regula general a inventarierilor anuale, n timp ce
mrfurile pot fi inventariate la perioade mai mici, respectiv de dou sau de trei ori pe an. Drept urmare,
pentru comer (dar i pentru alte sectoare) se stabilete regula potrivit creia "bunurile pstrate n acelai
loc sau n locuri distincte, dar care sunt gestionate de aceeai persoan constituie o singur gestiune chiar
dac sunt de categorii diferite i sunt evideniate separat n contabilitate" . In consecin, mijloacele fixe
i obiectele de inventar aflate n dotarea depozitelor sau a unitilor de desfacere, precum i ambalajele de
transport sau de circulaie (contabilizate ca atare n contul 381 "Ambalaje") se inventariaz odat cu
mrfurile, la una din inventarierile efectuate asupra acestora. n mod particular la unitile de alimentaie
public, odat cu inventarierea mrfurilor i ambalajelor se inventariaz obligatoriu vesela i tacmurile.
Merit a fi subliniat i faptul c, la gestiunile din reeaua comercial, n perioadele dintre dou
inventarieri, se fac de regul i alte controale inopinate asupra numerarului existent n casieriile unitilor
de desfacere i asupra vnztorilor ce ncaseaz numerar prin nregistrarea sau marcarea lui n aparatele
de cas. Asemenea verificri sunt cu att mai necesare atunci cnd titularul gestiunii lipsete temporar din
unitate, cunoscut fiind faptul c la plecarea n concediu (de odihn sau medical) a gestionarului, potrivit
legislaiei romne, nu este obligatorie predarea-primirea gestiunii dect n cazurile n care aceasta
corespunde cu schimbarea lui din funcie.
Alte particulariti intervin n legtur cu modul concret de inventariere a unor mrfuri i ndeosebi
a celor de natura produselor alimentare i agricole. De exemplu, n cazul lichidelor trebuie avut n
vedere situaia unor produse cu densitatea diferit de 1,00 (unu), n cazul bunurilor influenate de mediu
inventarierea trebuie fcut pe loturi, iar n alte cazuri inventarierea poate fi influenat de mrimea
stocurilor sau de natura ambalajelor. Evident, nu ne propunem s prezentm aici n mod exhaustiv toate
cazurile particulare generate de practic. Cele ce urmeaz trebuie considerate doar cteva exemple din
multitudinea de situaii cu care se confrunt o comisie de inventariere.
Astfel, uleiurile comestibile aflate n stoc la unitile productoare i care sunt pstrate n vase
necalibrate (cisterne, rezervoare etc.) se inventariaz de regul prin transvazarea n butoaie i cntrirea
acestora. Dac rezervoarele sau cisternele sunt calibrate, determinarea cantitilor se face prin calcul
volumetric, caz n care rezultatul va fi exprimat direct n litri. Dac vasele nu sunt calibrate sau nu sunt
pline i se recurge la transvazare-cntrire, devine obligatorie transformarea cantitilor din kg n litri.
Pentru aceasta se vor utiliza coeficieni de transformare, care pot fi diferii, n funcie de sezon sau de
anotimp. n cazul nostru, pentru uleiurile comestibile, este general admis faptul c 1Kg = 1,111 litri n
perioada de var (1 aprilie - 31 noiembrie) i 1Kg = 1,099 litri n perioada de iarn (1 noiembrie - 31
martie).
La inventarierea uleiurilor, produselor petroliere sau altor lichide cu densitate subunitar trebuie
avut n vedere i un alt aspect. Comisia de inventariere are obligaia s verifice dac coninutul vaselor
(ndeosebi al celor litrate ori calibrate, care nu necesit transvazare) este acelai pn la fund, lucru care
se realizeaz prin scoaterea de probe cu ajutorul sondelor.
ntr-o manier asemntoare se procedeaz i n cazul altor lichide, cum sunt vinurile, uica i
rachiurile naturale vrsate, aflate n depozite sau n uniti de alimentaie public i pentru care nu se
pune problema diferenelor de densitate. Cnd acestea se gsesc n vase litrate, atestate de ctre organele
5
de metrologie, comisia de inventariere va lua n calcul
cantitatea nscris pe fiecare vas. Dac vasele nu
sunt pline (sau nu sunt litrate) se procedeaz la cntrirea "bruto per neto" i stabilirea tarei acestora. n
cazuri excepionale (cnd cntrirea nu este posibil i numai pentru cantiti relativ mici) se poate
recurge la msurarea efectiv a stocurilor cu ajutorul msurilor litrate i (evident) marcate, de 5, 10, 15
sau 20 litri. Se precizeaz i faptul c pentru buturile inventariate comisia are obligaia s stabileasc sau
s verifice tria alcoolic, lucru care se realizeaz prin analize de laborator i prin confruntarea
rezultatelor cu documentele de livrare primite de la furnizori.
Probele de laborator sunt necesare i pentru alte mrfuri alimentare, ndeosebi pentru cele care
prezint indicii de alterare sau cele care pot fi uor denaturate ori diluate. n asemenea situaii se aplic
regula general potrivit creia ori de cte ori comisiile de inventariere ridic probe pentru analize de
laborator, acestea se preleveaz n dublu exemplar, lsndu-se la gestiunea verificat (n pstrarea
gestionarului) o contraprob sigilat, operaiune care se consemneaz ntr-un proces- verbal distinct.
O mare atenie trebuie acordat mrfurilor care au termene de garanie, iar n ultimul timp
asemenea situaii sunt tot mai frecvente i rigorile sunt n continu cretere. Pentru acestea, comisiile de
inventariere au obligaia s menioneze n liste produsele al cror termen de garanie a expirat, precum i
cele aflate la limita acestui termen.
Tehnici specifice de inventariere se utilizeaz i n cazul altor mrfuri din gestiunile comerciale sau
chiar de alt natur. Avem n vedere, de pild, necesitatea inventarierii pe loturi. Astfel, este cunoscut
faptul c brnzeturile n saramur nregistreaz o cretere n greutate atunci cnd sunt pstrate n instalaii
frigorifice. De aceea ele se inventariaz separat de cele pstrate la temperatura mediului ambiant pentru a
se putea aplica coeficienii de corecie. De asemenea, inventarierea pe loturi este obligatorie atunci cnd
cotele de pierderi naturale (de perisabiliti) sunt stabilite n funcie de termenele ori duratele de pstrare
sau depozitare. Este, de exemplu, cazul citricelor i altor produse exotice.
Am anticipat mai sus c n alte cazuri tehnicile de inventariere pot fi influenate de mrimea
stocurilor. Astfel, la depozitele de combustibili solizi, dac stocurile sunt mai mici de 50 tone ele se
inventariaz prin cntrire, iar atunci cnd stocurile scriptice depesc aceast limit, determinarea
cantitilor se poate face prin msurare-cubare. Stabilirea stocurilor prin cubare se poate face i n cazul
unor produse sau mrfuri de mas, cum sunt cimentul, ipsosul, varul etc., aflate n vrac.
La rndul lor, mrfurile ambalate n saci egalizai (fin, zahr, ciment) pot fi inventariate prin
numrarea sacilor, cu condiia ca acetia s nu prezinte urme de deteriorare sau violare. n aceste cazuri,
n listele de inventariere se va nscrie numrul sacilor i greutatea egalizat pe sac, iar apoi cantitatea n
kg. Dac sacii sunt confecionai din materiale textile, devine obligatorie verificarea coninutului prin
sondaj. De asemenea, este obligatorie verificarea (mcar prin sondaj) a coninutului real i dac
ambalajele sunt intacte, atunci cnd mrfurile sau produsele sunt depozitate n stive, formate din saci,
lzi, cutii, navete. Oricum, n toate cazurile stivele trebuie desfcute pentru stabilirea exact a cantitilor
efective n gestiune.
6. Care sunt particularitile inventarierii mijlocelor bneti i a celorlalte valori gestionate
n casierie?
O prim particularitate care opereaz n acest caz este dat de periodicitatea operaiunilor. Potrivit
normelor n vigoare, gestiunea casei se verific inopinat, cel puin o dat pe lun, de ctre conductorul
compartimentului financiar-contabil, de nlocuitorul legal sau de drept al acestuia sau de o alt persoan
desemnat n scris de conducerea unitii. Gestiunea casei mai poate fi verificat de organele proprii de
control gestionar, de organele de inspecie ale Ministerului Finanelor Publice, cu precizarea c acestea
urmresc cu prioritate respectarea disciplinei de cas (respectiv a normelor de efectuare a ncasrilor i
plilor n numerar), a condiiilor i termenelor de depunere a numerarului la bnci.
O alt particularitate este aceea c verificarea casei nu se poate limita la stabilirea integritii
numerarului i a celorlalte valori, aceasta trebuind s fie extins i asupra respectrii disciplinei de cas.
Ca tehnic de realizare, controlul inopinat al casieriei se va concretiza ntr-un proces-verbal i prin
semnarea registrului de cas pe fila cu nregistrrile din ziua controlului. Rezultatele inventarierii se vor
stabili pe baza datelor nscrise n monetarul casei i n listele de inventariere care consemneaz celelalte
valori din casierie. Valorile efectiv inventariate se compar cu soldurile scriptice din evidena operativ a
casierului (respectiv, registrul de cas) i cu cele de contabilitate (fiele conturilor). Se impune i
precizarea c, potrivit normelor n vigoare, n cazul inventarierilor prilejuite de nchiderea exerciiului
6
financiar, disponibilitile n lei i n valut din casieria
entitii se inventariaz n ultima zi lucrtoare a
exerciiului financiar, dup nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul
respectiv, confruntndu-se soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate.
n cazul unor neconcordane ntre valorile efectiv inventariate i cele nregistrate n evidena
operativ a casierului sau n contabilitate, se trece obligatoriu la verificarea analitic a documentelor de
ncasri i pli pentru a se identifica eventualele erori de nregistrare. n final, plusurile sau lipsurile
efective de inventar se menioneaz n procesul-verbal cu indicarea cauzelor care le-au generat i a
eventualilor vinovai. Pentru abaterile de la disciplina de cas vor fi propuse sau aplicate sanciuni
disciplinare ori administrative, iar pentru lipsurile de numerar sau alte valori se vor adopta msurile
legale de recuperare, putndu-se sesiza concomitent (atunci cnd este cazul) i organele de cercetare sau
de urmrire penal.
Controlul integritii mijloacelor bneti dintr-o unitate patrimonial nu poate fi limitat la
inventarierea gestiunii casei. El trebuie s vizeze i sumele ncredinate n diverse scopuri unei persoane
mputernicite sau titularilor de avansuri. Cu alte cuvinte, organul de control nsrcinat cu aceast misiune
are obligaia s verifice existena faptic a numerarului aflat asupra mandatarilor, achizitorilor,
ncasatorilor, casierilor pltitori etc. Evident, existena acestui numerar se verific numai n concordan
cu valorile efectiv achiziionate, pltite sau acontate, precum i cu datele din documentele ce reflect
asemenea operaiuni de ncasri, pli, mandat, achiziii, avansuri etc. Ca principiu, se vor avea n vedere
legalitatea respectivelor documente i respectarea termenelor de decontare a sumelor ncasate de la teri
ori preluate din casierie pentru diverse pli.
Inventarierea titlurilor pe termen scurt i lung se efectueaz pe baza documentelor care atest
deinerea acestora (registrul acionarilor, documente care au stat la baza achiziiei sau primirii cu titlu
gratuit).
Pe de alt parte, atunci cnd casierul sau alte persoane din unitate ndeplinesc sarcini
complementare (cum ar fi, de pild, efectuarea unor reineri n afara statelor de salarii, ncasarea
cotizaiilor pentru diverse organizaii etc.) comisiile de inventariere (sau alte organe de control gestionar)
vor verifica existena i integritatea sumelor reinute sau ncasate i concordana acestora cu reinerile i
ncasrile efective, precum i vrsarea lor integral i la timp ctre persoanele, unitile sau organismele
ndreptite a le ncasa. Nu va fi omis problema legalitii unor asemenea operaiuni.
Din cele de mai sus desprindem concluzia c, la nivelul unitilor patrimoniale, controlul integritii
mijloacelor bneti i a celorlalte valori gestionate n casierie este n primul rnd un control faptic, bazat
pe inventariere. Acest lucru nu exclude, ba chiar presupune, mbinarea lui cu verificarea documentar, n
scopul stabilirii corespondenei soldurilor i a legalitii operaiunilor de trezorerie