5.3.

CORESPONDENA COMERCIAL (DE AFACERI)

Tipuri de scrisori
Cererea de ofert
Cererea de ofert este o scrisoare iniial emis de o firm cu scopul de a procura produse sau de a obine executarea
unor lucrri sau prestri de servicii. Cererea de ofert este documentul prin care se declaneaz efectiv dialogul
precontractual ntre doi parteneri.
Mijloacele de informare pentru cererea de ofert sunt:
1) calea publicitar cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor i revistelor, Internetul;
2) calea discuiilor directe ntre parteneri;
3) calea comunicrilor telefonice;
4) calea scrisorilor (cereri de ofert);
ntr-o cerere de ofert se poate solicita partenerului potenial:
a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, brouri, prospecte sau specificaii ale mrfurilor;
b) o cotaie sau o ofert complet, detalii cu privire la pre, condiii de plat i livrare;
n primul caz, cererea de ofert poate fi scurt, iar n al doilea caz este necesar s se ntocmeasc o cerere de ofert
mai ampl care s indice caracteristicile mrfurilor dorite, cantitatea necesar, detalii despre livrare i ambalaj, condiii
de plat etc.
Cererea de ofert poate fi:
1) Cerere de ofert circular n care beneficiarul se adreseaz mai multor ofertani, n vederea obinerii unor
condiii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofert adresat mai multor productori de mobil de birou. O astfel
de cerere are caracter de sondaj.
2) Cererea de ofert general beneficiarul se adreseaz unui singur destinatar, dar fr obiect precis.
3) Cererea de ofert special se adreseaz unui singur destinatar, cu obiect precis.
Cererea de ofert trebuie astfel conceput nct destinatarul s nu aib impresia c afacerea a fost ctigat n
favoarea lui. n acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv s fac vreun efort personal, pentru gsirea clienilor.
Dac solicitantul dorete obinerea unor condiii avantajoase de plat, sau acordarea unor rabaturi, cererea de ofert
va conine formulri menite s-i dea un caracter mai atrgtor pentru ofertant. Formulrile folosite pot exprima
sperana de a plasa comenzi mari sau repetate, pot sugera perspectiva unei piee noi i permanente sau a unor relaii
comerciale de lung durat.
Dac ofertantul potenial, este o firm cu care nu au mai existat relaii comerciale anterioare, este indicat s se prezinte
firma (domeniul de activitate i profilul); s se explice cum s-a ajuns la partenerul potenial (o referire la o reclam sau
o alt firm care l-a recomandat, sau alte surse).
n ri cu tradiie n economia de pia, n marile firme, exist servicii de documentare (n privina furnizorilor), care se
ocup exclusiv de prospectarea pieei i alegerea furnizorilor care sunt cel mai bine plasai pe pia.
n redactarea unei cereri de ofert trebuie ca scopul scrisorii s fie enunat ct mai precis i concis, iar fraza final
trebuie s invite ofertantul s acioneze ct mai rapid.
Rspunsul la cererea de ofert trebuie trimis imediat. Dac partenerul comercial este deja cunoscut, se va ncepe cu o
formul de mulumire i eventual de exprimare a satisfaciei pentru noua cerere de ofert.

Dac partenerul este nou se folosesc formulri care s exprime satisfacia de a ncheia o tranzacie i sperana ca
aceasta va marca nceputul unor legturi de afaceri de lung durat.
Dac ns cererea de ofert nu poate primi o rezolvare imediat, solicitantul va fi informat n scris, specificndu-se
motivul amnrii trimiterii catalogului sau ofertei.
n cazul n care se refuz solicitarea, n scrisoare trebuie folosite formulri care s exprime regretul de a nu putea
trimite oferta cu explicaiile adecvate.
Formulri specifice Cererii de ofert:
A. Formulri introductive
1) Suntem unul din cei mai mari importatori exportatori i distribuitori ai industriei de bijuterii
i diamante.
2) Firma noastr import i distribuie o gam larg de echipament frigorific pentru industria
din ara noastr.
3) Datorm numele i adresa dumneavoastr ageniei dumneavoastr din oraul nostru
4) Am aflat de la firma Boss PARA c exportai maini-unelte.
5) Am citit anunul dumneavoastr n ziarul ..
6) Suntem n cutarea unor scaune ergonomice de birou, pentru care se contureaz o cerere tot
mai mare.
B. Formulri de ncheiere
1) V mulumim i ateptm un rspuns favorabil.
2) V-am fi recunosctori pentru un rspuns prompt.
3) Ateptm cu nerbdare listele dumneavoastr de preuri.
C. Formulri folosite n rspunsul la cererea de ofert
1) V mulumim pentru cererea de ofert. Ca rspuns la aceasta, v trimitem n plic separat
catalogul nostru ilustrat.
2) Cererea de ofert este n centrul ateniei noastre i sperm s v trimitem curnd listele
noastre de preuri.
3) Cu regret v informm c n prezent nu putem oferi sper vnzare mrfurile solicitate de
dumneavoastr.
4) Ne exprimm regretul c nu putem accepta livrri pentru perioada solicitat de
dumneavoastr.
OFERTA
Oferta este scrisoarea de iniiativ sau de rspuns la o cerere de ofert, prin care ofertantul face cunoscut unor
poteniali clieni (persoane fizice sau juridice) c pune la dispoziia acestora mrfuri sau servicii n anumite condiii.
Oferta este a doua scrisoare comercial important i alturi de cererea de ofert este foarte frecvent n relaiile

interne i externe.
n mod obinuit, ofertele se transmit prin pot, fax, e-mail, n cadrul reclamei comerciale prin pres, radio, televiziune,
afiaj, prin reprezentani sau pe cale telefonic (dac n prealabil se realizeaz o nelegere pe baza unor discuii ntre
delegai, este bine s fie confirmat letric).
Aparent, doar mesajele care provin pe aceste ci pot constitui oferte. n realitate, ofertarea unui produs sau serviciu,
poate avea nfiri dintre cele mai neateptate.
Aa de exemplu, instalarea unui automat pentru ngheat ntr-un loc public reprezint un mod de a face o ofert.
Oricrui trector i se ofer un produs bine determinat n schimbul unei anumite sume de bani. Dac trectorul
introduce n automat suma precizat, el este n drept s primeasc exact produsul descris, n cantitatea menionat. La
fel, orice chioc care pune n vnzare bilete pentru mijloacele de transport n comun, face ceea ce se cheam o ofert:
pentru fiecare bilet vndut, contra unei sume de bani, se va asigura cumprtorului o cltorie pe unul din traseele
existente.
Cu ct oferta cuprinde mai multe elemente i acestea sunt mai precis formulate, cu att obligaiile pe care i le asum
ofertantul sunt mai numeroase i mai stricte. n rile occidentale, nici nu este nevoie de o descriere n cele mai mici
amnunte a produsului sau serviciului oferit, pentru c acolo exist standarde minime de calitate i reguli de comer
consacrate, exist legi pentru protecia consumatorului etc. n Romnia, legislaia este nc slab reprezentat n aceast
privin.
O ofert comercial nu este neaprat o ofert scris. Putem vorbi despre oferte scrise sau verbale, ca i de oferte
explicite sau tacite. Mesajele tacite pot constitui, n anumite condiii, i mesajele publicitare lansate pe canalele massmedia. Exist un criteriu suficient de simplu i de clar care ne arat cum s deosebim o reclam de o ofert. Astfel,
atunci cnd un productor de automobile, prezint un nou model ntr-un spot publicitar televizat, fr indicaii de pre
sau alte precizri care s incube obligaii, nu poate fi vorba de o ofert n sens juridic. Atunci cnd un distribuitor de
computere menioneaz ntr-o scrisoare de reclam date precise legate de pre, condiii de livrare, de plat etc., el nu
face doar promovarea produsului, ci i o ofert care l angajeaz din punct de vedere juridic.
Tipuri de ofert
Din punct de vedere comercial, deosebim patru categorii de oferte i anume:
1) oferta nesolicitat este o scrisoare trimis de ofertant din proprie iniiativ i se adreseaz unor clieni cunoscui
sau necunoscui;
2) ofert solicitat este rspunsul la o cerere de ofert;
3) oferta repetat n situaia cnd este rennoit o mai veche ofert sau se transmite o variant a
acesteia;
4) oferta la contraofert se practic atunci cnd clientul rspunde la o ofert anterioar printr-o
contraoferta, n care el accept doar o parte din marfa oferit sau din condiiile menionate.
Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaiilor pe care i le asum ofertantul distingem mai multe tipuri
de oferte:
1) oferta ferm este oferta asupra creia vnztorul nu mai poate reveni. n cazul n care destinatarul a acceptat o
ofert ferm, atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele pri ca i un contract. Pentru acest motiv, n cazul n
care se utilizeaz oferta ferm, nu se mai ncheie contract de vnzare-cumprare ntre pri, comenzile i execuia lor,
fcndu-se pe baza ofertei ferme.
2) oferta fr clauze speciale chiar dac nu include precizri privind o anumit dat pentru primirea
comenzii sau alte ndatoriri deosebite i acest tip de ofert genereaz obligaii, de o parte i de alta,
astfel:
a) atunci cnd oferta este prezentat direct unei persoane, aceasta trebuie s o accepte
imediat sau s o decline. n caz contrar, oferta se stinge.

b) regula de mai sus este valabil i pentru cazul n care oferta este prezentat telefonic sau
prin fax.
c) oferta prezentat printr-o scrisoare este considerat valabil ntr-un interval de timp
suficient, pentru a se trimite o comand sau orice alt tip de rspuns. n cazul
corespondenei potale, acest interval este de 7-14 zile.
3) oferta cu termen este practicat n situaia n care ofertantul nu are certitudinea c poate asigura
aceleai condiii dincolo de o anumit limit de timp. n acest caz, se menioneaz un termen n intervalul
cruia oferta rmne valabil.
De exemplu:
Preurile sunt valabile pn la 1 martie 2003 inclusiv.
Oferta noastr este valabil pn la
Reducerea de pre este valabil pn la
4) oferta necondiionat aceasta evit asumarea oricror angajamente, menionndu-se n mod explicit
clauza de neobligativitate.
De exemplu:
V oferim, fr garanie
La preul zilei
n limita stocului disponibil
Evident, fcnd asemenea meniuni, capacitatea comerciantului de a atrage clieni este redus.
Condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc o ofert pentru a produce efecte juridice sunt urmtoarele:
s fie complet (s conin toate datele eseniale ale viitoarei nelegeri: obiectul, determinri cantitative i calitative,
pre, alte clauze);
s fie ferm;
s fie neechivoc (trebuie s exprime clar, fr dubiu voina ofertantului de a ncheia contractul, n
eventualitatea acceptrii ofertei) s fie exprimat n scris sau verbal (se recomand ca ofertele exprimate
verbal s fie dublate de o ofert scris; n acest fel va exista un document de referin n caz de litigiu).
n concluzie, putem spune c se constituie n ofert:
un document scris care ndeplinete condiiile de mai sus, expediat prin pot, fax, e-mail etc;
un anun publicitar care enioneaz toate datele necesare efecturii tranzaciei;
un produs etalat n raftul unui magazin, preul acestuia fiind afiat sau comunicat verbal de vnztor.
Oferta mai poate fi: ofert general, atunci cnd se adreseaz unui beneficiar fr obiect precis i oferta
special cnd are obiectul bine precizat. Ea se transmite unui singur beneficiar i conine o descriere amnunit a
produselor, termenele de livrare, preul etc.

Pentru o informare mai complet a partenerilor de afaceri, furnizorii pot anexa la oferte i cataloage, prospecte,
mostre.
Elementele structurale ale unei oferte sunt cele ale scrisorilor de iniiativ sau de rspuns.
Oferta trebuie s conin:

elemente de identificare a ofertantului

denumirea exact a produselor;
descrierea detaliat a mrfii, caracteristici; (eventual nsoit de mostre);
calitatea produselor;
cantitatea ce poate fi livrat, greutatea, volumul;
preul, cu meniunea dac cheltuielile de transport i ambalaj sunt incluse n pre; se poate indica
preul total sau preul n detaliu, pentru anumite cantiti. Tot legat de pre, se pot acorda
clienilor diverse reduceri de pre: rabatul (reprezint reducerea de pre acordat pentru
acceptarea unei anumite cantiti de marf, fie clienilor fideli rabatul de fidelitate, fie
distribuitorilor rabatul comercial, fie n legtur cu diverse prilejuri rabatul special; bonusul
reprezint un rabat acordat ulterior realizrii tranzaciei, n special la sfrit de an, acordarea lui
fiind dependent de atingerea unui anumit nivel al vnzrilor. Discountul reprezint reducerea
sumei debitoare cu un anumit nr. de procente, ca stimulent pentru efectuarea plii ntr-un
anumit termen.
condiiile de livrare;
termenul de livrare;
condiiile de plat;
precizri referitoare la locul livrrii, asigurri;
durata de valabilitate a ofertei este indicat cu precizie;
ambalajul;
data ntocmirii ofertei;
semntura mputernicitului firmei.

Anularea ofertei poate interveni ntr-una din urmtoarele situaii:

oferta este revocat nainte de a ajunge la destinatar;
destinatarul nu accept unul sau mai muli termeni ai ofertei;
ofertantul intr n incapacitatea de plat;
destinatarul nu se exprim nainte de expirarea termenului de acceptare;
Limbajul i forma scrisorii de ofert
Oferta trebuie s fie redactat clar i amnunit, aa nct s se previn eventualele ntrebri ale clientului. Indiferent
de tipul de ofert se poate distinge o structur compoziional care se regsete n linii mari n majoritatea ofertelor. n
partea introductiv se face referire la cererea de ofert sau la condiiile n care s-a obinut adresa destinatarului i se
exprim satisfacia de a stabilii relaii comerciale cu firma respectiv. Tot n paragraful introductiv este cuprins i
motivarea expedierii ofertei. Fa de cererea de ofert, elementul compoziional nou aprut l constituie paragraful
publicitar[1]. El nu se regsete n toate ofertele, ns acolo unde este prezent confer textului o calitate n plus, trezind
interesul celui cruia i este adresat oferta i cuprinde informaii suplimentare referitoare la produsele / serviciile
oferite. n ncheiere, regsim ca i la cererea de ofert exprimarea speranei de a primi un rspuns, n cazul de fa o
comand i de a se ajunge la ncheierea contractului.
Pentru oferte nu exist reguli speciale n ceea ce privete forma. Trebuie formulate, pe ct posibil propoziii scurte i
clare Dac trebuie s redactm des oferte i dac ele sunt deosebit de lungi (de mai multe pagini) este bine s realizm
nite formulare n acest scop, sau s introducem componentele de baz ale textului n computer (abloanele). Astfel de
formulare sau pagini-model pot conine urmtoarele:
titlul ofert;

 numrul clientului / numrul ofertei;

adres client / adres destinatar;
formula de adresare;
o introducere general valabil pentru oferta solicitat: Ne bucurm de interesul dumneavoastr pentru
produsele noastre;
descrierea general a obiectului, date despre productor, despre model etc.;
n legtur cu coninutul efectiv al ofertei se va alctui o list suficient de cuprinztoare cu urmtoarele
date: poziia, numrul de buci, numrul articolului, descrierea lui etc;
indicaii precise despre condiiile de livrare, de plat, regulile de comer pe care le avem n vedere;
mulumiri pentru solicitarea de ofert, ca ncheiere;
semntura;
eventual, un formular care s poat fi completat de destinatar cu titlul de comand.
n cazul ofertelor mai lungi se recomand folosirea unei combinaii de genul: o scrisoare scurt, personal i un
formular care s conin elementele propriu-zise care compun oferta detaliat.
Oferta cu tent publicitar
Uneori noiunile de reclam i ofert i pot suprapune nelesurile. Cine redacteaz o ofert pentru a rspunde unei
solicitri face reclam, mai mult sau mai puin evident, pentru firma sa i pentru produsele sale.
Ofertele nesolicitate, deseori nu sunt altceva dect scrisori de reclam care cuprind o ofert.
Indiferent, ns, dac se trimit oferte solicitate sau nesolicitate de clieni, tehnicile utilizate pentru a face reclam
ascuns sunt practic aceleai:
1) Descrierea amnunit a produselor i serviciilor pe care le oferim folosind fr reinere un stil publicitar agresiv.
2) Se d curs solicitrii clientului, dar i se ofer i alternative (dup ce am prezentat oferta cerut i vom
prezenta clientului i o alt opiune. Chiar dac va constata c i-ar plcea mai mult ceea ce i dorise
iniial, clientul va fi ncntat c a avut de ales i va aprecia acest lucru.
3) Adugarea de cataloage, brouri despre firma noastr i despre realizrile ei. Este un mod facil de a
rspndi informaii i date n scop publicitar.
Cu toate avantajele pe care le poate aduce o ofert redactat n stil publicitar, nu trebuie ns exagerat. Nu trebuie
adugat n mod excesiv reclame suplimentare textului mai ales n cazul rspunsurilor expediate clienilor vechi care
sunt deja convini de calitatea serviciilor i, n general, nu trebuie uitat c acel client care a pus o ntrebare concret
dorete s primeasc un rspuns concret. n caz contrar, oferta risc s ajung n coul de hrtii al destinatarului i s-l
pierdem de client.
Formulri specifice ofertei:
1) Formulri introductive pentru:
a) oferta solicitat:

V mulumesc pentru:
- cererea dumneavoastr de ofert din
- scrisoarea dumneavoastr din
- interesul dumneavoastr cu privire la produsele noastre.
Suntem ncntai s primim cererea dumneavoastr de ofert din data de
Confirmm primirea scrisorii / telexului / cererii de ofert din
Ca rspuns la
- cererea dumneavoastr de ofert din
- scrisoarea dumneavoastr din data de
b) oferta nesolicitat:
Avem plcerea s
Suntem ncntai s
Prin prezenta
Vei fi interesai s aflai
2) Formule de ncheiere
Suntem convini c oferta noastr va satisface cerinele dumneavoastr/va
prezenta interes pentru dumneavoastr.
Sperm / suntem convini c:
- vei accepta oferta noastr
- ne vei transmite comanda dumneavoastr
Ateptm comanda dumneavoastr
Deoarece executm comenzi n ordinea primirii, v sugerm s ne transmitei
comanda dumneavoastr ct mai curnd posibil
Acceptarea ofertei trebuie s fie exprimat n scris sau verbal, explicit sau implicit (tacit), ntr-o form din care s
decurg consimmntul n raport cu oferta.
Acceptarea explicit constituie comunicarea n scris sau verbal, a unei confirmri adresate ofertantului, fcndu-se
referire global la oferta care ne-a parvenit prin adresa dumneavoastr numrul din data de sau punct cu punct,
menionndu-se aceleai date de identificare a ofertei.
Acceptarea implicit este expedierea unei comenzi pe adresa ofertantului, n termenii propui de acesta.

Refuzul la ofert
Orice ofert primit prin pot sau fax, merit s fie citit. Dac oferta nu intereseaz, nerspunznd la ea, implicit
nseamn refuzul. A nu rspunde este modalitatea cea mai comod de a refuza o ofert, dar uneori merit s ne facem
timp pentru a scrie un refuz. A rspunde unei oferte n situaia de refuz este un act de politee. El nu este costisitor,
mai ales cnd exist deja un rspuns tip n calculator. Dac o ofert este refuzat prin telefon, de multe ori ofertantul
nu poate s ofere direct condiii mai bune; el trebuie s-i calculeze n linite ctigul. Exist n afaceri cel puin dou
situaii n care se recomand a se formula un rspuns n scris, i anume:
1) atunci cnd oferta intereseaz, dar nu convin preurile i exist posibilitatea ca ofertantul s revin cu o
nou ofert mai convenabil;
2) atunci cnd se consider c ofertantul este o firm interesant i este posibil ca n viitor, ofertele lui s
ne fie de folos.
Refuzul n scris are, nainte de toate, scopul de a ine deschis ,,ua pentru afaceri viitoare.
Structura scrisorii de refuz
1) Referina conine numrul ofertei i data ofertei numai aa refuzul poate fi clar localizat.
Oferta dumneavoastr numrul din
2) Introducere se mulumete ofertantului pentru ofert.
V mulumim c ne-ai trimis oferta dumneavoastr, pentru c faiana este un produs care ne
intereseaz.
3) Respingerea. Motivarea de ce nu este acceptat oferta (un pre prea mare, termen de livrare
inacceptabil, calitatea nu corespunde, etc.
Din pcate, condiiile nu sunt convenabile:
a) preuri prea mari,
b) intervalul de timp prea mare ntre comand i livrare.
4) ansa pentru o comand ulterioar.
,,n trimestrul al IV-lea al anului 2003 vom avea nevoie de o cantitate mare de faian. n aceste
condiii, v rugm s revenii cu o nou ofert care s in seama de obieciile noastre.
5) ncheierea asigurarea ofertantului c poate reveni cu alte oferte.
Am dori cu plcere s colaborm cu dumneavoastr i v ateptm cu noua ofert care trebuie
s ne parvin pn cel mai trziu 2 septembrie a. c.
6) Formula de ncheiere i salut.
7) Semntura.
Comanda
n urma analizei ofertei, (acceptrii ei) cumprtorul transmite ofertantului comanda de mrfuri sau servicii, sau dup
ncheierea contractului, de regul prin:

 formular de comand tip;

scrisoare de comand nregistrat sau recomandat;
ambele, n acest caz scrisoare avnd ca scop precizarea anumitor detalii ale comenzii sau ale unor
instruciuni ale cumprtorului;
returnarea ofertei sau a facturii proforma contrasemnat de cumprtor;
telex sau fax.
Mai rar, comanda se transmite telegrafic, telefonic, sau verbal (cu confirmare letric).
Comanda este obligatorie din punct de vedere legal, de aceea trebuie s se acorde cea mai mare atenie claritii i
preciziei formulrii. Scrisoarea de comand cuprinde toate elementele unei scrisori oficiale: antet, numele i adresa
destinatarului, numr de ordine dup specificaia actului (comanda numrul data ).
Textul comenzii este compus din enumerarea produselor ce urmeaz a fi livrate, simbolul acestora, unitatea de
msur, cantitatea, preul unitar, valoarea total, termenul de livrare, modul de plat, mod de expediere etc. (Calitatea
de baz a comenzii este precizia, de aceea scrisoarea trebuie s cuprind toate datele necesare identificrii
produsului).
Comanda mai cuprinde o formul de introducere (,,v rugm a ne livra materialele de mai jos, sau ,, Confirmm cu
mulumiri primirea ofertei dv., pentru . i dorim s comandm , dup cum urmeaz).
n cazul n care comanda ine loc de contract (de exemplu pentru mrfurile sau serviciile de mic valoare) ea va
cuprinde n mod obligatoriu toate elementele contractului.
n multe cazuri, pentru ntocmirea comenzii, beneficiarul solicit date suplimentare fa de cele cuprinse n ofert,
furnizorul comunic eventualele modificri ale ofertei, face precizri care nu au fost cuprinse n ofert.
Confirmarea comenzii
Imediat ce furnizorul a primit comanda, el trebuie s confirme acest lucru beneficiarului. Exist mai multe posibiliti
de redactare a confirmrii comenzii (de rspuns la comand):
furnizorul este de acord s execute comanda integral (nu are nici un fel de modificri asupra coninutului comenzii);
furnizorul nu accept integral comanda;
furnizorul nu poate executa comanda beneficiarului.
Confirmarea comenzii trebuie:
s se transmit imediat ce se primete comanda;
s exprime mulumiri pentru comand;
s specifice data sau /i numrul comenzii;
s repete elementele eseniale ale comenzii, pentru a evita orice nenelegere;
s asigure cumprtorul de respectarea tuturor indicaiilor sale cu privire la derularea comenzii i s
specifice data expedierii.
Dac comanda clientului necesit lmuriri suplimentare, n scrisoarea de rspuns a furnizorului se vor solicita acele
lmuriri, dei n acest caz furnizorul este n situaia de a ntrzia efectuarea livrrii i de a crete costurile cu

corespondena, dar nu din vina sa.

Scrisoarea prin care furnizorul cere anumite lmuriri trebuie s fie amabil:
V mulumim pentru comanda dumneavoastr numrul din data de.. . n scopul onorrii comenzii, v rugm s
precizai culorile i mrimile pentru tricotajele comandate. Termenul de livrare va fi amnat n funcie de data primirii
rspunsului dv..
Contractul
Contractul este un acord de voin ntre dou sau mai multe persoane, stabilit n condiii legale. Acordul produce efecte
juridice, constnd n drepturi i obligaii contractuale ale prilor. Ca form, contractul se prezint ca o succesiune de
clauze ntr-o ordine asupra creia prile semnatare au convenit. Este de preferat ca aceast succesiune s urmreasc
derularea n practic a operaiunilor comerciale[2].
Pentru ca un contract s fie valabil i s poat produce efecte juridice (drepturi i obligaii) ntre pri, el trebuie s
ndeplineasc o serie de condiii, i anume:
capacitatea prilor de a contracta;
consimmntul valabil al prilor ce se oblig;
un obiect determinat;
o cauz licit (o motivaie, un interes, un drept pe care legea le recunoate n mod expres sau le
tolereaz).
Contractele stabilite ntre pri prin liber consimmnt sunt:
Dup form: formale (cu coninut standard) i neformale (clauzele fiind n acest caz stabilite, n mod convenional,
prin acordul prilor, cu respectarea condiiilor de validitate.
Dup modul de exprimare a consimmntului: scrise (n care acordul este consemnat n mod expres n scris, fie printrun contract propriu-zis, aa zisul ,,nscris unic, fie prin transmiterea de documente ) i nescrise (ncheiate verbal,
telefonic, printr-o strngere de mn etc.).
Dup modul de participare a contractanilor la ncheierea nelegerii: convenii n care prile se afl n contact
nemijlocit i convenii n care acordul intervine prin coresponden.
Dup obiectul contractului: varietatea conveniilor este extrem de mare: de la contracte de nchiriere, leasing i arendare
la cele de vnzare-cumprare, de donaie sau de mprumut, de la contractele de gaj i ipotec la cele de prestri
servicii, de la contractele de munc sau de management la cele de societate etc.
Cea mai eficace modalitate de ncheiere a unei convenii este contractul sub form de nscris unic, n prezena i sub
semnturile ambelor pri. n aceast formul pot fi stabilite, fr vreo urm de dubiu, toate obligaiile i drepturile
contractuale, legate de cele mai mici detalii care pot avea semnificaie n contextul nelegerii intervenite.
Structura unui contract cuprinde:
identitatea prilor contractante. Se menioneaz numele societilor contractante, sediile i alte elemente care s
nlture orice posibilitate de confuzie, nr. de nmatriculare la Registrul Comerului etc. Se consemneaz numele
persoanelor care reprezint societatea i calitatea lor de reprezentani legali sau mputernicii;
obiectul contractului trebuie descris n detalii tehnice i calitative, cantitative, pre, astfel nct s nu
rmn loc pentru detalii nelmurite;
durata contractului este important atunci cnd el se refer la o relaie curent, permanent sau
periodic (ex. contractul de prestri servicii pentru ntreinerea reelei de electricitate;
obligaiile ofertantului (vnztorului) n cazul unui contract de vnzare-cumprare care este cel mai

frecvent utilizat, obligaiile vnztorului sunt, n principal, urmtoarele: s transmit cumprtorului

dreptul de proprietate asupra mrfurilor vndute (la livrare sau n momentul achitrii preului), s livreze
cumprtorului mrfurile la locul, la termenul i n condiiile de calitate i de securitate prevzute n
contract, s garanteze calitatea mrfurilor, n caz contrar va nlocui marfa, va restitui preul pltit, va
remedia viciile aprute sau va suporta cheltuielile fcute de cumprtor cu remedierea lor.
obligaiile cumprtorului: s achite preul mrfii cumprate la data, locul i n condiiile stipulate n
contract, n caz contrar, vnztorul poate pretinde taxa de depozitare;
modaliti de plat (termene de plat, banca n contul creia va fi virat suma, dac plata este ealonat,
se vor meniona termenele ratelor scadente);
condiii de livrare: termenele de livrare, ambalaj, marcaj, expediere i transport, recepia mrfii, montaj,
probe, punere n funciune, asistena tehnic, colarizare persoane;
clauza penal: vizeaz nendeplinirea obligaiilor la termene de ctre una din prile contractante i
acoperirea prejudiciilor de ctre partea responsabil;
prevederi diverse;
dispoziii finale;
anexe;
data i semnturile.
RECLAMAIA
ncheind un contract de vnzare-cumprare, partenerii urmresc o finalitate precis i anume: livrarea i primirea
mrfurilor contractate pe de o parte i plata acestora, pe de alt parte. Aceast finalitate impune partenerilor
executarea ntocmai a obligaiilor asumate i crearea cadrului necesar derulrii contractului n bune condiii. n
practic, apar ns, o serie de dificulti care pot constitui cauza primirii sau naintrii de reclamaii. Tot ce nu este
conform cu contractul, cu legile n vigoare, cu regulile i normele internaionale acceptate prin contract sau diferite
pagube, erori si ntrzieri pot provoca nemulumire i pot duce la reclamaii.
O scrisoare de reclamaie trebuie:
s fie naintat imediat ce a aprut situaia de reclamat;
s prezinte politicos, clar i concis situaia de reclamat, dnd date i informaii precise cu privire la
marfa reclamat;
s cear n mod ferm, dar politicos s se cerceteze problema cu atenie i s se soluioneze reclamaia
conform prevederilor contractuale i uzanelor comerciale;
s prezinte pretenia reclamantului i s propun ci de soluionare a reclamaiei, putnd chiar indica
sanciunile propriu-zise;
s exprime ncrederea c reclamaia se va rezolva n mod satisfctor. n cazul unor frecvente sau
repetate erori, ntrzieri etc, se poate recurge la ameninarea cu rezilierea contractului;
s exprime aprecierea fa de serviciile oferite de partener pn la ivirea situaiei de reclamat;
s fie scris pe un ton impersonal i constructiv, s evite tonul acuzator, innd seama c partenerul

este cointeresat n salvarea contractului;

s indice baza legal a reclamaiei;
s indice documentul pe care se fundamenteaz reclamaia;
s indice termenele de executare a reparrii prejudiciilor sau plata despgubirilor;
s indice contul emitentului, pentru primirea contravalorii despgubirii sau a diferenelor de pre.
La scrisoare se ataeaz actele de constatare.
n general reclamaiile pot fi generate de:
culpa(vina) vnztorului;
vina cumprtorului;
vina ambelor pri;
vina unei tere persoane (cnd transportul este realizat de o ter persoana);
cauze de for major.
Reclamaiile cumprtorului pot avea urmtoarele cauze: deficiene cu privire la marf: cantitate, calitate, deficiene n
serviciile prestate de vnztor, ntrzieri n livrare, ambalaj defectuos sau necorespunztor, mrfuri avariate,
documente cu erori, nerespectarea indicaiilor cumprtorului n ceea ce privete transportul, ambalajul, marcajul,
depozitarea etc.
Reclamaiile vnztorului pot avea urmtoarele cauze: nerespectarea de ctre cumprtor a condiiilor de plat,
ntrzierea plii, neplata contravalorii mrfurilor, nedeschiderea acreditivului conform prevederilor contractuale,
nepunerea mijlocului de transport la dispoziia vnztorului (dac acest lucru a fost prevzut n contract).
n general, toate cauzele reclamaiilor pot fi prevenite i evitate cu excepia cauzelor de for major.
De asemenea, reclamaiile pot fi reale sau false, ntemeiate sau nentemeiate.
Rspunsul la reclamaie trebuie s fie prompt i redactat pe un ton ct mai calm i politicos. Rspunsul poate fi de
acceptare sau de refuz a reclamaiei. Rspunsul de acceptarea a reclamaiei trebuie:
s prezinte scuze pentru neplcerea cauzat partenerului, s exprime regretul pentru cauza care a generat
reclamaia;
s prezinte o scurt explicaie n legtura cu apariia cauzei reclamaiei i s solicite timp pentru
studierea reclamaiei, atunci cnd este cazul;
s prezinte modalitatea sau cile de soluionare a reclamaiei, s specifice compensaia oferit;
s se ncheie cu o expresie de bunvoin i de ncredere n posibilitatea restabilirii bunelor relaii cu
partenerul.
Refuzul de acceptare a reclamaiei trebuie:
s cuprind motivele pe care se ntemeiaz refuzul, motive bazate pe fapte verificabile, pe documente, pe dispoziii
legale n vigoare;
s aib un stil moderat i politicos;

 s exprime n ncheiere regretul i dorina de a continua i n viitor bunele relaii.

AVIZUL DE INSOIRE A MRFII
Este un act cu caracter contabil, dar prezint i elemente de coresponden, el fiind totodat i un rspuns la nota de
comand. Forma avizului de nsoire a mrfii este tipizat i cuprinde datele de identificare fiscal att ale furnizorului,
ct i ale beneficiarului, datele defalcate pe pre unitar i cantiti ale mrfii, semntura delegatului i a primitorului.
SCRISOAREA DE GARANIE BANCAR
Reprezint unul din cele mai uzitate elemente ale corespondenei comerciale i are caracter juridic de acoperire a
eventualelor creane ntre creditor i debitor. Este una dintre cele mai eficiente forme de asigurare. Prin acest
document, o banc agreat de partener garanteaz plile acestuia. Dac partenerul nu respect scadena, creana
este executat automat, suma datorat fiind transferat n contul creditorului din contul debitorului. Efectele benefice
sunt multiple: se elimin cheltuielile pentru administrarea somaiilor, pierderile, riscul insolvabilitii clientului etc.
Forma scrisorii de garanie este standard i cuprinde obligatoriu urmtoarele elemente: datele de identificare potal
i comunicaional ale expeditorului cuprinse n antet, precum i datele de identificare fiscal, titlul ,,Scrisoare de
garanie, datele destinatarului, obiectul garaniei, motivul emiterii scrisorii, funcia, numele, semntura olograf i
tampila reprezentantului expeditorului.
SOMAIILE
n managementul relaiilor cu clienii, uneori i cu furnizorii, un spaiu distinct l ocup comunicarea scris i telefonic
purtat n scopul recuperrii creanelor (pli restante, facturi neachitate) sau al onorrii unor obligaii de alt natur
(livrri neefectuate la termen, servicii neprestate).
O procedur clar i sistematic de urmrire, avertizare i execuie n instan a datornicilor poate fi util pentru
separarea clienilor n buni platnici, nu prea buni platnici i ru platnici. O procedur eficace de avertizare i somare
asigur pstrarea controlului relaiilor cu clienii i reducerea pierderilor.
Trebuie exclus de la nceput utopia c ar putea exista undeva n lume un mediu de afaceri n care operaiunile
comerciale s-ar desfura la fel de riguros, precis i ritmic ca mecanismul unui ceasornic.
Este considerat normal existena livrrilor n avans (pe credit), ca i a unor situaii de criz sau indisponibiliti
temporare de plat i de onorare a unor obligaii de natur comercial. Un anumit grad de toleran, ncredere i
cooperare ntre partenerii de afaceri este indispensabil, dac se doresc relaii de afaceri durabile.
Problema care rmne de rezolvat este, n fapt, stabilirea limitelor de toleran i a procedurilor graduale care s
asigure meninerea creanelor la cote rezonabile i executarea silit, atunci cnd limitele sunt depite.
Teoretic, plata ar trebui efectuat simultan cu sau imediat dup livrarea produselor sau prestarea serviciilor. Practic,
acest lucru este imposibil, chiar i n cazul relaiilor comerciale curente, cu parteneri care se cunosc de mult vreme.
Pentru a se evita un trafic foarte intens i inutil de cecuri, ordine de pli, chitane etc, este preferat sistemul
decontrilor periodice (lunare, de exemplu), aceste fiind considerate pli cash.
n mod normal, ntr-un asemenea sistem de pli, se renun la ideea oricrei dobnzi i se asum n schimb riscul
unor creane. O acumulare prea mare de creane nencasate poate plasa compania ntr-o situaie financiar precar,
pn la scoaterea sa din circuitul comercial. De aceea, compania nu poate atepta pasiv ca debitorii s-i onoreze
obligaiile. Ea trebuie s intervin cu ndrzneal, dar cu diplomaie, pentru atenionarea, somarea i, la nevoie,
executarea debitorilor, n sensul refacerii capacitii sale de plat.
De regul se scriu mai multe scrisori de somaie pn s se ajung la ultima soluie, justiia.
CAMBIA (TRATA)
Este un titlu de credit pe termen scurt, utilizat ca instrument de plat, prin care creditorul d dispoziie debitorului s
plteasc o anumit sum unei tere persoane, la o anumit scaden. Avantajul cambiei const n faptul c poate fi
transmis sau scontat la o banc, deci valorificat chiar nainte de scaden.