Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Corespondenta de Afaceri
Corespondenta de Afaceri
1. Forma dantelat
Primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginal
stng.
Rndurile constituind adresa interioar, formula de ncheiere i semntura se vor
dactilografia retrase cu 3-4 intervale fa de rndul superior.
2. Forma bloc
Toate elementele scrisorii (adresa interioar, formula de ncheiere, semntura etc.) ncep de
la linia marginal stng.
Intre paragrafe este lsat un spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri.
3. Forma semi-bloc
Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiaz n forma dantelat.
Rndurile constituind adresa interioar, plasate n stnga i rndurile constituind
formula de ncheiere i semntura, deplasate la dreapta, se dactilografiaz n forma
bloc.
4. Forma bloc modificat
Textul se dactilografiaz integral n forma bloc.
Data i rndurile constituind formula de ncheiere i semntura sunt deplasate la dreapta.
Exemplu de antet:
John Croydon and Company Limited
Heating Engineers
34 Rose Place
Northampton NN5 24AA
tel: 350490 33763/ 2
1.2.2. Data
(The Date)
Data emiterii corespondenei este plasat sub antet i poate fi scris sub urmtoarele
forme:
(EB) 2nd August 199...
(EA) August 2nd 199...
Deci dup cifra care indic ziua se scriu terminaiile numeralului respectiv: ex.: - st
(1st), - nd (2 nd), - rd (3 rd), de la 4-20 th (4,h; 15th); ntre 21-23 se reiau terminaiile cifrei
respective (21st , 22nd, 23rd); pentru 24-30-th; pentru 31 -st (31st) etc.
n sistemul folosit de firmele americane, se obinuiete ca denumirea lunii s precead
cifra care indic ziua; de asemenea cifrele pot fi folosite i fr terminaii: August 2nd 199...
sau August 2 199...
naintea cifrei care indic anul nu se mai pune virgul.
Denumirea lunilor anului se pot prescurta astfel: Jan., Febr., Mar., Apr., Aug., Sept.,
Oct., Nov., Dec. Numele lunilor May, June, July nu se prescurteaz. nlocuirea denumirii
lunilor anului cu cifre romane sau arabe nu este recomandabil i se indic evitarea folosirii
acestora, nu numai pentru exprimarea datei, dar i n textul scrisorii. Adoptarea de ctre
firme din diferite ri, care folosesc pentru corespondena lor limba englez, fie a variantei
britanice fie a celei americane de exprimare a datei, poate duce la confuzii grave. Astfel,
5.10.199... ar putea fi neles 5 oct.199..." n variant britanic dar 10 mai 199..." n cea
american.
Uneori firmele britanice folosesc pentru luna curent abrevierea inst." (instant).
Exemplu: your letter of the 2nd inst..."
Abrevierile prox. (proximo) nsemnnd luna viitoare" i uit. (ultimo) nsemnnd luna
trecut" sunt considerate forme nvechite i nu se mai folosesc.
n cazul anumitor corespondene sau documente, pe lng dat se indic locul emiterii
acestora, Locul de emitere se plaseaz ntotdeauna naintea datei. Exemplu: Bucharest, 5th
October 199...
1.2.3. Referinele
(The Reference Line)
Referinele se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie, sub dat n cazul
formei bloc, sau pe aceeai linie cu data care se plaseaz n partea dreapt n cazul formei
dantelate.
Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
direciei, serviciului sau lucrtorului care se ocup de problema respectiv^ precum i
pentru o facilitare a repartizrii corespondenei.
Referinele se introduc prin abrevierea Ref." (reference) i includ iniiatele numelui
lucrtorului, a dactilografului sau stenografului (separate ntre ele printr-o diagonal, iar la
firmele americane prin dou puncte) precum i diferite numere de ordine emise de
secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.
Exemplu:
(EB) Ref: NB/ Oc 545 LP
(EA) Ref: -YS: MS - 7050 XMD
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare^
introduse prin abrevierea Our Ref.", dar i a celor ale firmei destinatare, introduse prin
abrevierea Your Ref." n scopul identificrii cu uurin de ctre aceasta din urm a
corespondenei anterioare.
Exemplu:
Our Ref: NS/ Mo 393 P o
Your Ref: IR/ YB 39 M 45
1.2.4. Adresa destinatarului/ interioar
(The Inside Address)
Adresa destinatarului se plaseaz n partea stng a colii de hrtie, sub linia de
referin; scopul introducerii acestui element n scrisoare este identificarea corect a
scrisorii de ctre serviciile potale, n special n cazul folosirii unui plic cu decupaj
transparent.
Aceasta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul instituiei creia ne
adresm, inclusiv ara de destinaie.
Modul n care ne adresm destinatarului difer n funcie de scrisoare, care poate
avea un caracter oficial, formal, social sau personal.
Vom prezenta n cele ce urmeaz diversele posibiliti de adresare care s-au
generalizat n uzanele corespondenei.
1. Unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie (sau unei persoane
particulare) ne adresm cu numele su complet, aa cum este folosit de ctre aceasta, fr
nici o prescurtare. (Exemplu: Mary Brown; Robert F.G. Gibson)
Numele va fi nsoit de formule de politee sau de funciile oficiale sau onorifice alei
persoanei respective. n limba englez formulele de politee sunt:
- Mr. (Abrevierea cuvntului Mister", folosit pentru un brbat)
- Mrs. (abrevierea cuvntului Mistress", folosit pentru o femeie cstorit)
- Miss (cuvntul de adresare folosit pentru o femeie necstorit)
- Ms. (abreviere folosit cnd nu se cunoate starea civil a unei femei).
Aceste formule preced numele persoanei.
-Esq. (abrevierea cuvntului esquire" - vechi titlu de noblee azi depit, este folosit
doar n Marea Britanie numai pentru brbai i se plaseaz dup numele persoanei,
fiind precedat de virgul (Exemplu: John Smith, Esq.)
-Dr. (abrevierea cuvntului doctor") pentru titlul de doctor, fr alt formul de
politee (Exemplu: Dr. John Brown)
-Prof, (idem pentru titlul de profesor) .
Alte abrevieri se plaseaz dup numele persoanelor: Jr., Jun., Jur., (pentru cuvntul
junior"), Bros. pentru cuvntul brothers" (frai). Exemplu: Dan White Jr.; Daniel White
Jun., Esq; fvjessrs Gibson, Bros.
In Marea Britanie, funcia destinatarului este indicat naintea numelui, fr a se folosi
formule de politee i fr virgul. (Exemplu:General Manager Robert Brown; Deputy
7
1.2.5.Obiectul scrisorii
(The Subject line)
Formularea care constituie obiectul scrisorii se plaseaz spre mijlocul paginii un rnd
sub formula de salut, i se subliniaz; rolul su este de a prezenta succint problema care
este tratat n corespondena respectiv.
A existat uzana ca obiectul scrisorii s fie precedat de abrevierile Re: (prescurtarea
cuvntului latin res" = lucru, chestiune) sau Ref: (prescurtarea cuvntului referring" =
referitor) cnd vrem s atragem atenia destinatarului asupra unor scrisori anterioare legate
de problema tratat, dar acestea sunt tot mai rar ntlnite n corespondena modern.
Exemple:
1. Dear Sirs,
Ref: Letter of Credit No...
2. Dear Sirs,
Ref: Our letters MC/ 3 MC/ f of...
3. Dear Sirs,
Wool Contract No...
'
10
11
12
a...
36. Din dispoziia i n contul firmei...
37. Pentru i n numele...
due time.
36. By order and for the account of...
37. For and on behalf of...
13
- bunvoina dv.
- ncrederea dv.
- sprijinul dv.
- confirmarea dv.
- comanda dv.
55. Mulumindu-v
- clduros
- anticipat/ cu anticipaie
- nc odat
56. V mulumim pentru ncrederea
acordat i ntre timp rmnem... .
57. Primii, v rugm, mulumirile noastre
pentru amabilitatea dv./ sprijinul acordat.
58. V mulumim nc odat pentru
rezolvarea acestei probleme.
59. Cu mulumirile noastre cele mai
clduroase.
- your goodwill.
- your confidence.
- your support/ help.
- your confirmation.
- your order.
55. We thank you
- very much
- in anticipation/ in advance
- once more
56. We appreciate the confidence you have
placed in us and meanwhile we remain...
57. May we thank you for your courtesy/
assistance.
58. We thank you again for having solved
this matter.
59. With our best thanks...
14
E. Expressing apologies
72. Please accept our apologies for
- as soon as possible.
- by next week.
- as agreed.
- according to...
- at your option.
67. Kindly let us have your final/ definite
answer.
68. We let you know that a (prompt)
settlement of this matter will be
appreciated.
69. V rugm s fii buni/ s avei 69. Will you please/ Kindly/ Please
amabilitatea
- s ne informai/ s ne comunicai dac - let us know if you agree to these
suntei de acord cu aceste condiii.
conditions.
- s ne confirmai ia timp primirea...
- confirm/acknowledge in time receipt of...
70. V-am fi foarte obligai dac ne-ai 70. We should be very much obliged if you
transmite...
sent us...
71. Ateptm comunicarea acordului/ 71. We are looking forward to receiving
hotrrii dv. n aceast privin.
your agreement/ decision in this respect.
15
Formula de ncheiere i salut se plaseaz de obicei cu 2-3 rnduri sub textul scrisorii spre mijlocul paginii.
Formulele cele mai des ntlnite sunt:
- Yours faithfully.; Faithfully yours, (cnd expeditorul se adreseaz unei instituii, firme etc.)
- Yours sincerely.; Sincerely yours. (n special cnd expeditorul se adreseaz unei persoane cunoscute,
dei pot fi folosite i n cazul anterior)
- Yours (very) truly,; (Very) truly yours, (se folosesc cu precdere de ctre firmele i
instituiile din SUA).
Traducerea acestor formule este: Al dv. fidel/ cu respect/ sincer. Este de reinut faptul c toate aceste
formule sunt urmate de virgul.
Salutul propriu-zis de ncheiere prezentat mai sus poate fi precedat de alte cteva formule, care i
atribuie acestuia un caracter mai formal, dintre acestea ar fi:
- We/I hope to hear from you soon, (Noi dorim/ Doresc s aflu curnd veti de
dv.)
- We are/I am (Suntem/ Sunt)
- With our/ my best wishes/ Kind regards (Cu cele mai bune urri) dei ele sunt tot mai
rar ntlnite n corespondena modern.
1.2.9. Semntura
(The Signature)
Semntura se plaseaz sub formula de ncheiere i salut, precedat fiind de numele firmei. Imediat
dedesubt este obligatorie dactilografierea numelui complet al celui cel semneaz corespondena,
indicndu-i-se calitatea (agent, representative etc.), funcia (Managing Director, Deputy Director, Manager
etc.) i. dac este cazul, titlul (doctor, professor, civil engineer etc.).
Aceast exigen apare din consecinele de ordin juridic ce decurg din angajarea de drept a instituiei,
firmei etc. prin semntura respectiv.
La persoanele de sex feminin se va specifica i starea civil cu abrevierile Mrs"' sau Miss" pentru a
cunoate modul de adresare ctre acestea n corespondena de rspuns.
Uneori corespondena poate fi semnat pentru, i n numele conducerii instituiei, firmei etc.
In acest caz n coresponden se face o meniune special referitoare la calitatea celui ce semneaz i
anume:
- per procurationem/ per pro/ p.p (prin procur pentru)
- for and on behalf of (pentru i n numele)
Exemple de semnturi:
1. Yours faithfully,
THE MODERN TOOL CORPORATION
William Brian
Vice-president
2. Yours sincerely,
A.JOHNSON & Co, Ltd.
(Mrs) Dr.DIANA PINK
Managing Director
Schema formulelor de salul i adresare n funcie de adresant
Adresant
The Woolen Mills, Ltd (E.B.)
Formula de salut
Dear Sirs,
Formula de ncheiere
Yours faithfully, Faithfully yours,
16
(Dear Mesdames,)
Roger Brothers Co, Inc. (E.A.)
Gentlemen:
Yours truly,
Very truly yours,
Yours sincerely,
Yours very sincerely
Sincerely yours,
Yours sincerely,
Yours truly,
17
18
TEHNOFOREST
stamp
4 Piaa Rosetti
Bucharest-ROMANIA
Forma bloc
TEHNOFOREST
4 Piaa Rosetti
Bucharest - Romnia
BY AIR MAIL
stamp
Mr.John Brown
c/ o The Furniture Co.Inc.
12 W.Thirty-Second St.
New York 43, N.Y.
U.S.A.
19
8. Formula de
ncheiere i
salut
9. Semntura
Stimai Domni,
Confirmare scrisoare i materiale tiprite
Confirmm primirea scrisorii dv. Din 10 mai 1992 i v mulumim foarte
mult pentru cele 10 exemplare ale revistei Forniture Today care sunt
ntr-adevr interesante i de mare folos pentru noi.
Am aprecia dac ai avea amabilitatea de a continua s ne trimitei aceste
reviste i n viitor.
Cu cele mai bune urri,
Al dv. sincer,
COURTNEY &Co.Ltd.
John Brown
eful serviciului comecial
20
COURNEY &Co.LTD
6, Stand Street
Nottingham
Telephone: Not 978653
Telegrams: Springwood Nottingham
1. Heading/
Letterhead
Telex: 10075 CRI LTD GB
Code: bentleys
May 15 th 1992
2. Date
3. Reference
line
4. Inside
address
5. Salutation
6. Subject line
We acknowledge receipt of your letter of May 10th 1992, and we thank you 7. Body of
very much for thr 10 copies of the newspaper Furniture Today which are letter
really interesting and helpful to us.
We would appreciate if you would kindly continue to send us these
newspaper in the future.
With best regards,
Yours faithfully,
8. Compliance
close
9. Signature
COURTNEY&Co.LTD
Per pro. John BROWN
Selling manager
21