Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Manual Pap Glds
Manual Pap Glds
DOBROGEA SUD
Cod document
Revizia
Pag
PAP
01
1/7
PROCEDUR OPERAIONAL
PRIVIND
Nr.
crt.
Elemente
privind
responsabilii/
operaiunea
1
1.1.
Elaborat
1.2.
Numele i prenumele
Funcia
3
Coordonator
Programare
Manager
Verificat
1.3.
Avizat
1.4.
Preedinte
FLAG Dobrogea
Sud
Propus spre
aprobare
Director Directia
Monitorizare POP
i Programare
Aprobat
Director General
DG AM POP
1.5
Data
Semntura
Cod document
Revizia
Pag
PAP
01
2/7
Scopul
difuzrii
Aplicare
3.2
Eviden
3.3
Informar
e
Exemplar
nr.
Compartiment
Funcia
Nume i
prenume
Data
primirii
Semntura
MT
Toi
FLAG Dobrogea membrii
Sud
echipei
MT
FLAG Dobrogea Coordo
Sud
nator
Comuni
care
Coordo
nator
Evaluar
e
FLAG Dobrogea Membrii
Sud
FLAG
Cod document
Revizia
Pag
PAP
01
3/7
- Legea nr. 358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor
Naionale nr. 16/1996;
- Ordonana de Urgen nr.39 din 31 mai 2006 pentru modificarea i completarea Legii
Arhivelor Naionale nr. 16/1996;
- Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate
de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996;
- Legea nr. 135 din 15/05/2007 Publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din
22.05.2007 privind arhivarea documentelor n form electronic;
- Normele Metodologice privind eliberarea certificatelor, extraselor, copiilor de pe
documentele pstrate de Arhivele Naionale, aprobate de Conducerea Arhivelor
Naionale intrate n vigoare la data de 1.07.2004, modificate i completate la data de
6.01.2005;
- Regulamentul privind accesul la cercetarea documentelor aflate n administrarea
Arhivelor Naionale aprobate de Conducerea Arhivelor Naionale la 26.02.2003.
UTILIZAI
PROCEDURA
Arhiv
Document
Dosar
Nomenclator
arhivistic
Inventar
dosare
1. Totalitatea actelor sau documentelor unei instituii care se refer la activitatea lor
trecut;
2. Spaiu unde se pstreaz asemenea acte.
Act prin care se adeverete, se constat sau se preconizeaz un fapt, se confer un
drept, se recunoate o obligaie.
Totalitatea documentelor scrise, elaborate de ctre FLAG Dobrogea Sud i
compartimentele din cadrul FLAG Dobrogea Sud, ct i din exteriorul ei.
Instrumentul de lucru care pune ordine n constituirea dosarelor i orienteaz ntreaga
organizare ulterioar a activitii de arhiv (inventariere, selecionare, folosire,
pstrare etc.). Este un tabel sistematic n care sunt desfurate pe compartimente de
munc, categoriile de documente grupate pe probleme i termene de pstrare.
Instrumentul de eviden a unitilor arhivistice (dosare i registre) dintr-un fond sau
colecie, n care u.a. sunt nregistrate din punct de vedere cantitativ i al coninutului.
Manager
Ofier de
proiect
CR POP
PAP
01
4/7
Cod document
Revizia
Pag
FEP
MT
Management Tehnic
POIS
DAP
Accesul
la
informaii
asigurarea
confidenialitii
acestora
revine
Cod document
Revizia
Pag
PAP
01
5/7
Opis
Copie a dosarului cererii de finanare, cererea de finanare i anexele
solicitate n format electronic i/sau scanat,
Pista de audit;
Grila de verificare a conformitii n original;
Se vor aduga pe msura completrii lor, urmtoarele documente:
Grila de verificare a criteriilor de eligibilitate;
Notificarea de solicitare a clarificrilor (dac este cazul) n etapa de verificare
a eligibilitii;
Grilele de evaluare tehnice i financiare;
Raportul de evaluare al comisiei de evaluare;
Notificarea de solicitare a clarificrilor (dac este cazul) n etapa de evaluare
tehnic i financiar;
Coresponden instituional.
Documentele vor fi ndosariate n format de hrtie i/sau electronic (CD), dup caz,
urmnd a fi incluse n dosarul administrativ astfel nct s reflecte succesiunea activitilor
derulate pe parcursul procesului de verificare, evaluare i selecie.
5.2. Ordonarea documentelor n dosare se face cronologic, astfel nct actele mai vechi s
fie ntotdeauna dedesubt, iar cele mai noi deasupra. Rspunsurile i revenirile la aceeai
problem, ca i anexele, trebuie conexate la actele de baz, indiferent de datarea lor. n
cazul DAP acestea se vor arhiva inndu-se cont de msura din care fac parte i de
numrul de nregistrare a cererii de finanare.
5.3. Dosarele astfel constituite de ctre Evaluatori se leag cu sfoar i coperi de carton.
Filele fiecrui dosar se numeroteaz, cu creion negru, n colul din dreapta sus, ncepnd
cu numrul 1 . Pe coperta dosarului vor fi menionate urmtoarele informaii: denumirea n
clar a structurii, denumirea compartimentului care a creat dosarul, numrul de dosar din
inventar, indicativul din nomenclator, coninutul pe scurt al dosarului, datele de nceput i
de sfrit, numrul de file.
5.4. Dosarele astfel arhivate vor fi predate Coordonatorului de comunicare pe baz de
Proces verbal de predare primire (Formularul PAP1) care le va nregistra n Registrul de
Cod document
Revizia
Pag
PAP
01
6/7
Are grij de modul cum pstreaz documentele pn la predarea lor la arhiv astfel
nct s nu le deterioreze;
Cod document
Revizia
Pag
PAP
01
7/7
7. Formulare
7.1. Proces verbal de predare primire a documentelor
7.2. Inventar
7.3. Registru de intrri ieiri documente arhiv
7.4. Cerere de eliberare a documentelor din arhiv.