coala Naional de Studii Politice i Administrative

RELAIILE CU PRESA

RELAIILE CU PRESA

SUMAR

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Relaiile cu presa parte integrant a relaiilor publice Tipuri de abordare a relaiilor cu mass-media tirea de pres Comunicatul de pres Conferina de pres Briefing-ul de pres Dosarul de pres

RELAIILE CU PRESA

Constituia Romniei

Articolul 31

Dreptul la informaie
1. Dreptul persoanei de a avea acces la orice informaie de interes public nu poate fi ngrdit. 2. Autoritile publice, potrivit competenelor ce le revin, sunt obligate s asigure informarea corect a cetenilor asupra treburilor publice i asupra problemelor de interes personal. 3. Dreptul la informaie nu trebuie s prejudicieze msurile de protecie a tinerilor sau sigurana national. 4. Mijloacele de informare n masa, publice i private, sunt obligate s asigure informarea corect a opiniei publice. 5. Serviciile publice de radio i televiziune sunt autonome. Ele trebuie s garanteze grupurilor sociale i politice importante exercitarea dreptului la antena. Organizarea acestor servicii i controlul parlamentar asupra activitii lor se reglementeaza prin lege organic.

RELAIILE CU PRESA

1. Relaiile cu presa - parte integrant a Relaiilor Publice

Termenul de relaii publice este relativ nou n vocabularul organizaional romnesc, fiind, nu de puine ori, confundat cu termenul de relaii cu publicul. Aadar, s vedem ce sunt relaiile publice. Conform Asociaiei Internaionale a Relaiilor Publice, acestea constituie o funcie principal a conducerii, bazat pe o activitate continu i sistematic, cu ajutorul creia organizaiile caut s obin nelegerea, simpatia i sprijinul acelora cu care au relaii n prezent sau vor avea n viitor. Scott M. Cutlip i Allen H. Center, autorii lucrrii Effective Public Relations, arat c relaiile publice sunt acea funcie a managementului care stabilete i menine relaii reciproc avantajoase ntre o organizaie i publicul de care depinde succesul sau eecul acesteia. Alte publicaii arat c relaiile publice cuprind tot ceea ce tine de crearea i ntreinerea imaginii, iar cei ce lucreaz n acest sector sunt creatori de imagine. Acestea sunt numai cteva dintre zecile, poate sutele de definiii date relaiilor publice. Dintre toate, trebuie reinute, nsa, cinci idei cheie.

Activitatea de relaii publice este: deliberat; planificat; se bazeaz pe realizri; servete interesului public; este eficient doar atunci cnd comunicarea are loc n ambele sensuri.

n activitatea de relaii publice, comunicarea este dirijat n dou direcii: intern i extern. 7

RELAIILE CU PRESA

Comunicarea intern Se desfaoara pe vertical i pe orizontal cu personalul organizaiei.

Comunicarea extern Este ndreptat n afara organizaiei, ctre opinia public. n general, ea se deruleaz pe dou planuri: cu populaia (comunitatea local sau societatea n ansamblu), segmente ale ei, lideri de opinie, massmedia. n medii internaionale de interes.

n cadrul procesului de comunicare este inclusa i activitatea de gestionare a crizelor. Atenie Relaiile cu mass-media constituie unul dintre canalele de comunicare specifice activitii de relaii publice. Mass-media reunesc acele mijloace de comunicare ce permit informarea public prin orice forme de imprimare, nregistrare, transmitere i comunicare, materializat n ziare, reviste, buletine periodice, emisiuni de radio i televiziune, oric alte forme de nregistrare grafic, fonic sau vizual, destinate i folosite ca mijloace de exprimare i informare public de mas.

RELAIILE CU PRESA

2. Tipuri de abordare a relaiilor cu mass-media

Principala atribuie a biroului de pres este de a stabili i ntretine o bun comunicare cu mass-media, n interesul organizaiei pe care o reprezint. Pentru a satisface att nevoile de informare ale mass-media, ct i ale publicului, este necesar colaborarea membrilor biroului de pres cu jurnalitii. n acest sens, exist dou modaliti de abordare a relaiilor cu mass-media: activ si reactiv. Abordarea activ presupune un efort planificat de a strni interesul presei pentru un anumit subiect; are la baz att iniiativa de a veni n ntmpinarea solicitrilor jurnalitilor, ct i anticiparea interesului lor pentru anumite subiecte; adic gndete cteva mutri nainte; este cea mai dorit deoarece, avnd iniiativ, se poate contrabalansa caracterul critic al unor materiale de pres; strnete interesul presei. Abordarea reactiv se rezum doar la a reaciona la solicitrile presei; nu ntotdeauna se transmit mesajele dorite deoarece majoritatea timpului este alocat rspunsurilor la ntrebarile jurnalitilor sau dezminirilor la materialele aprute n pres; va aflai ntotdeauna n urma evenimentelor i v petrecei timpul stingnd incendii; n plus, nu putei controla fluxul informaional.

Atenie! Materialele transmise mass-media trebuie s aib anumite caliti pentru a le capta interesul. 9

RELAIILE CU PRESA

Actualitatea informaia perimat nu va fi niciodat preluat. Elementul de noutate este ntotdeauna i de interes. Ineditul publicul i, implicit, presa sunt atrase de evenimente neobinuite. Dar, acest lucru nu nseamn c senzaionalul s afecteze mesajele dumneavoastr. Conflictul d tirilor o mai mare cutare. Exemple: rzboi, sport, cazuri n justiie etc. Proximitatea publicul este interesat de evenimentele din imediata sa apropiere. Informaiile locale prezint mai mult interes. Suspansul tirile cu un astfel de element sunt cutate de mass-media. Exemplu: luri de ostatici sau dispariii misterioase. Progresul - ultimele invenii sau descoperiri n anumite domenii, cum ar fi genetic sau industria spaiala, sunt tiri de pres interesante. Proeminenta tirile de senzaie despre personalitile momentului sunt foarte gustate de public. Trebuie evitat suprasaturarea cu asemenea informaii, deoarece pot fi interpretate drept cult al personalitii. Organizaia poate transmite informaiile dorite ctre pres i, implicit, ctre publicul int, sub mai multe forme. Cele mai des utilizate mijloace sunt: tirea de pres Comunicatul de pres Conferina de pres Briefing-ul de pres Dosarul de pres

10

RELAIILE CU PRESA

3. tirea de pres

tirea de pres reprezint relatarea sau descrierea ntr-o manier jurnalistic a unui eveniment. Ea este destinat exclusiv publicrii i, drept urmare, este preluat i difuzat ca atare de ctre mass-media. tiai c...? tirea de pres este adesea confundat cu comunicatul de pres. Cnd unui reprezentant al unei agenii de publicitate importante din Romnia i s-a atras atenia c face confuzie ntre tire i comunicat, acesta a rspuns c denumirea de comunicat de pres sun mai bine i, prin urmare, l folosesc ca atare.

tirea de pres trebuie s rspund la cele ase ntrebri de baz ale unei tiri, ntrebri pe care i le pune orice receptor: CINE (este autorul aciunii, este implicat n eveniment)? CE (s-a ntmplat)? UNDE (s-a petrecut evenimentul)? CND (a avut loc)? CUM (s-a desfurat)? DE CE (care au fost cauzele sau motivul evenimentului)?

tirea de pres se construiete dup modelul piramidei inversate. Aceasta presupune ca informaiile prezentate n tire s fie ordonate descresctor, n funcie de importana lor. Astfel, informaiile cele mai importante sunt amplasate n primul paragraf al tirii, nu n ultimul, deoarece rolul acesteia este de a informa, i nu de a ine n suspans cititorul. Abordarea acestui model se impune deoarece redactorii i editorii din pres citesc, de obicei, primele paragrafe ale unei tiri, pentru a-i da seama dac aceasta prezint interes sau nu. Cnd spaiul de publicare nu este suficient, atunci tirea trebuie redus.

11

RELAIILE CU PRESA

Atenie! Reducerea tirii se face mai lejer i mai rapid de la sfrit ctre nceput. O tire de pres are urmtoarea structur: introducere, cuprins i ncheiere. INTRODUCERE: Se rspunde la ntrebrile: cine?, ce?, unde? cnd? CUPRINS: Se rspunde la ntrebrile: cum? de ce? NCHEIERE: Alte detalii

Introducerea trebuie s capteze atenia cititorului i s-i trezeasc curiozitatea de a citi pn la capt; nu trebuie s depaeasc 30 de cuvinte (un paragraf); trebuie s rspund la primele patru ntrebri (cine?, ce?, unde?, cnd?); dac subiectul aciunii nu este o persoan cunoscut, nu este necesar s i se dea numele chiar de la nceput. Cuprinsul este format din mai multe paragrafe de aproximativ 30 de cuvinte, n care se ofera detaliile despre eveniment; acum se raspunde la ntrebrile cum? i de ce?; se precizeaz sursele declaraiilor citate; se precizeaz numele persoanelor implicate n eveniment, dac acest lucru nu s-a fcut n introducere; se recomand ca, dac pe tema respectiv au mai 12

RELAIILE CU PRESA

fost publicate articole, s facei legatura, pe ct posibil, cu acestea; pentru precizarea surselor, se folosesc verbe precum: a spus, a afirmat sau a declarat, nu verbe de genul a crede sau a presupune; utilizai acelai timp verbal, trecut sau prezent, dar nu pe amndoua. Atenie! Nu repetai informaiile deja precizate n introducere!

ncheierea cuprinde informaii mai puin importante despre eveniment, dar care prezint interes pentru opinia public. Retinei! Pentru a redacta o tire bun, att din punct de vedere structural, ct i informaional: Nu trebuie construite paragrafe lungi! Trebuie scris pentru a informa, nu pentru a impresiona! Nu se insereaz opiniile personale, deoarece acestea nu intereseaz pe nimeni! tirea de pres nu trebuie s depaeasc o pagina A4. Atenie! Nu trebuie s lipseasc coordonatele organizaiei care transmite tirea: numele; adresa; numerele de telefon i fax; adresa de e-mail; pagina de Internet.

13

RELAIILE CU PRESA

Toate acestea se scriu, de regula, n antet. Sub antet se precizeaz persoana de contact i coordonatele sale pentru eventuale solicitri (aceast precizare se poate face i la sfrsitul tirii, n partea dreapt). Tot n partea de sus, n dreapta, se scrie data difuzrii tirii. La finalul tirii, n partea stnga, se semneaz documentul respectiv i se pune tampila organizaiei.

MINISTERUL APRRII NAIONALE Direcia Relaii Publice Tel./fax: 413.01.11 Nr. 194- 01 14 iunie 2001 Aceste informaii sunt disponibile i n Internet, la adresa www.mapn.ro Persoana de contact: VIZITA MINISTRULUI APARRII NAIONALE LA WASHINGTON n continuarea vizitei de lucru pe care o ntreprinde n SUA, domnul Ioan Mircea Pascu, ministrul aprrii naionale, a avut mari i miercuri, la Washington DC, ntlniri cu domnii Paul Wolfowitz, secretarul adjunct al aprrii, Marc Grossman, subsecretar de stat pentru afaceri politice la Departamentul de Stat, Stephen Hadley, adjunct al consilierului pentru securitate nationala al Presedintelui SUA, Newt Gingrich, fost speaker al Camerei Reprezentanilor, William Cohen, fost secretar al aprrii, i cu congresmanul republican Curt Weldon, membru al Comitetului pentru Forele Armate din Camera Reprezentanilor. n cadrul discuiilor au fost abordate aspecte referitoare la consolidarea Parteneriatului Strategic ntre cele dou ri i la asistena pe care SUA o ofer, n continuare, n procesul de reform i modernizare a Armatei Romniei. Au fost explorate modalitati concrete de cooperare pentru asigurarea stabilitii n sud-estul Europei. De asemenea, interlocutorii Ministrul aprrii naionale a participat la un seminar internaional americani au apreciat eforturile pe care Romnia le face n vederea integrrii organizat de Ambasada Slovaciei la Washington, pe tema "Pregatiri pentru euroatlantice. aderarea la NATO", ocazie cu care a prezentat experiena romneasc n implementarea Planului de Aciune n vederea Aderrii la NATO (MAP) i a rspuns la ntrebrile adresate de auditoriu. Domnul Ioan Mircea Pascu s-a ntlnit cu reprezentani ai unor mijloace de informare n mas din capitala SUA ("Associated Press","Reuters", "International Herald Tribune", "CNN", "The Washington Times", "National Public Radio", "Defense News"). Biroul de Pres al M.Ap.N. NOTA: Biroul de Pres al M.Ap.N. pune la dispoziia jurnalitilor interesai fotografii cu aspecte din timpul vizitei.

14

RELAIILE CU PRESA

4. Comunicatul de pres

Comunicatul de pres, spre deosebire de tirea de pres, este destinat informrii presei i nu, n primul rnd, publicrii ca atare. Prin comunicat, se informeaz mass-media despre aciuni prezente sau viitoare sau se ofer informaii suplimentare despre aciuni care au avut loc. Atenie! Avnd n vedere c pentru pres comunicatele sunt surse de informaii oficiale, nu trebuie s abuzai de acestea!

La redactarea comunicatelor se folosete tot tehnica piramidei rsturnate i se rspunde la aceleai ntrebri: cine?, ce?, unde, cnd?, cum?, de ce?. Nu trebuie s lipseasc coordonatele organizaiei, persoana de contact, semntura i tampila organizaiei. Ca i n cazul tirii de pres, comunicatul nu trebuie s depaeasc o pagin A4. Cnd se primete un comunicat, primul element care se citete este titlul. Titlul atrage atenia jurnalistului i-l convinge s citeasc mai departe. Titlul trebuie s fie: incitant, pentru a trezi curiozitatea jurnalistului; s focalizeze atenia pe o aciune nou; simplu, scurt, explicit; s ofere o perspectiv clar asupra coninutului comunicatului. Evitai nota de senzaional n titlu! Este vorba despre un comunicat de pres, nu despre un mesaj publicitar sau un articol de senzaie.

15

RELAIILE CU PRESA

Textul comunicatului de pres: trebuie s fie concis, grupat n paragrafe de maxim 30 de cuvinte; trebuie s conin cuvinte concrete, cu semnificaie precis, evitndu-se, pe ct posibil, limbajul de specialitate. n cazul n care acesta nu poate fi evitat, cuvintele tehnice sunt explicate ntre paranteze; include date i cifre verificate n prealabil; precizeaz numele de persoane, localiti sau instituii, scrise corect. folosete abrevierile numai dup ce denumirea abreviat a mai fost amintit pe parcursul comunicatului. Tonul comunicatului de pres trebuie s fie neutru, evitndu-se judecaile de valoare, comparaiile, superlativele sau calificativele. Totodat, se pot folosi citate din declaraiile organizatorilor sau participanilor la eveniment, personalizndu-se astfel comunicatul i amplificndu-se fora informaiei. Cu ajutorul citatelor aezate ntre ghilimele, se poate prezenta poziia unei organizaii, fr a se renuna la tonul neutru. Aezarea n pagin a comunicatului de pres Comunicatul este spaiat la dou rnduri pentru a lsa loc jurnalitilor s fac nsemnri pe text. Pentru adnotri, se las cte o margine de 2-3 centimetri de o parte i de alta a paginii. Marginea din stnga nu trebuie s depaeasc 4 centimetri. O pagin trebuie s cuprind 25 de rnduri a cte 60 de semne fiecare, acesta fiind standardul folosit n redacii. Astfel jurnalistul i poate da seama cu uurin de spaiul pe care comunicatul l poate ocupa ntr-o pagin de ziar. Nu se subliniaz cuvinte, fraze, nici mcar titlul. Diversitatea situaiilor concrete, care trebuie aduse la cunotina mass-media, a dus la apariia mai multor tipuri de comunicate. I. Dupa criteriul prezenei sau absenei unei luri de poziie, exist dou mari categorii de comunicate: comunicatul de informare, prin intermediul cruia se transmit invitaii sau anumite informaii. comunicatul de tip persuasiv, prin care se

16

RELAIILE CU PRESA

transmite o opinie sau o poziie a organizaiei. II. Comunicatele se difereniaz i n funcie de coninutul lor. Astfel, avem: 1. Comunicat-invitatie, prin care, dup cum sugereaz i numele, ziaritii sunt invitai s participe la un eveniment organizat de instituia care-l trimite: o conferin de pres, o vizita, o inaugurare, aniversare etc.

n comunicat trebuie s se precizeze: tema evenimentului; locul de desfurare; momentul desfurrii; participanii. Invitaia se trimite presei cu doua-trei zile naintea evenimentului.
MINISTERUL APRRII NAIONALE Direcia Relaii Publice Tel./fax: 413.01.11 Nr.259 01 27 iulie Aceste informaii sunt disponibile i n Internet, la adresa www.mapn.ro Persoana de contact: COMUNICAT Mari, 31 iulie a.c., ncepnd cu ora 9.30, la Academia de nalte Studii Militare (Str. Panduri, nr. 68-72, sector 5) va avea loc festivitatea de absolvire a celei de-a 104-a promoii de ofieri, care poarta denumirea onorific "Mareal Constantin Prezan". La ceremonial sunt invitate s participe oficialiti civile i militare, veterani de rzboi, reprezentani ai mass-media etc. Instituie de elit a nvamntului militar superior, Academia de nalte Studii Militare asigur absolvenilor si o temeinic pregtire de comandament, de stat-major i logistic, la nivelul standardelor rilor membre NATO. Jurnalitii acreditai la M.Ap.N. sunt invitai de Senatul A.I.S.M. s participe la festivitate, ncepnd cu ora 9.10. Detalii suplimentare se pot obine la tel. 410.20.72 - locotenent colonel Ionel Olaru. Biroul de Pres al M.Ap.N.

2.

Comunicatul-anun face cunoscut un eveniment public ce urmeaz s aib loc: vernisaje, lansri etc.

17

RELAIILE CU PRESA

Prin intermediul mass-media, se urmarete informarea publicului i convingerea de a participa la eveniment. Comunicatul-anun trebuie s strneasc interesul presei, de aceea trebuie s conin detalii ct mai semnificative. El st la baza unui material de pres de sine stttor.
MINISTERUL APRRII NAIONALE Direcia Relaii Publice Tel./fax: 413.01.11 Nr. 254 01 26 iulie 2001 Aceste informaii sunt disponibile i n Internet, la adresa www.mapn.ro Persoan de contact: COMUNICAT Vineri, 27 iulie a.c., ministrul aprrii naionale, domnul Ioan Mircea Pacu, va participa, n poligonul Iavoriv, din Ucraina, la activitile prilejuite de nchiderea exerciiului multinational de comandament "SCUTUL PCII 2001". Domnul Pacu va vizita un centru de pregtire a subunitilor destinate pentru aciuni de meninere a pcii i va avea, n cursul dup-amiezei, o ntlnire de lucru cu omologul su ucrainean, Oleksandr Kuzmuk. Romnia a fost reprezentat la "SCUTUL PCII 2001" de un detaament compus din 11 cadre militare de la Corpul 10 Armat Teritorial, care i-au desfaurat activitatea n structurile de comand ale exerciiului la nivel brigad, batalion i n cadrul unei celule de rspuns de tip companie. Activitatea a fost organizat de Comandamentul Grzilor Naionale din statul american Illinois, Comandamentul Tactic al Trupelor SUA din Europa i Comandamentul Trupelor de Uscat din Forele Armate ale Ucrainei. Au participat reprezentani ai 20 de ri membre NATO i partenere. Biroul de Pres al M.Ap.N.

3.

Comunicatul de informare se refer la evenimentele importante ce au loc n cadrul organizaiei: inaugurarea unui nou sediu, lansare de produs sau serviciu, fuzionare, numirea unui nou preedinte etc.

18

RELAIILE CU PRESA

MINISTERUL APRRII NAIONALE Direcia Relaii Publice Tel./fax: 413.01.11 Nr. 253 01 25 iulie Aceste informaii sunt disponibile i n Internet, la adresa www.mapn.ro Persoan de contact: COMUNICAT ncepnd de astzi, 25 iulie, n subordinea Statului Major General funcioneaz - prin comasarea unor structuri logistice, de mentenan i depozite Brigada 122 Logistic, avnd comandamentul n Bucureti. Misiunea acestei mari uniti, a crei structur corespunde cerinelor de interoperabilitate cu structurile NATO, este de a realiza sprijinul logistic la nivelul conducerii strategice. Cu aceeai dat, la comanda marii uniti a fost numit colonelul inginer Marin Maciuc, ofier cu experien n activitatea de comand a structurilor logistice i proaspt absolvent al Colegiului Naional de Aprare. Biroul de Pres al M.Ap.N.

Comunicatul de luare de poziie prezint atitudinea organizaiei fa de o anumit problem. Comunicatul poate avea mai multe forme: de contestare fa de o realitate cu care organizaia nu este de acord; de provocare, prin care denun o realitate cu care nu este de acord; de clarificare, prin care aduce unele precizri i nuaneaz anumite afirmaii anterioare; de rectificare, prin care corecteaz anumite informaii ce ar putea prejudicia imaginea organizaiei.

4.

19

RELAIILE CU PRESA

MINISTERUL APRRII NAIONALE Directia Relaii Publice Tel./fax: 413.01.11 Nr. 158- 01 22 mai 2001 Aceste informaii sunt disponibile i n Internet, la adresa www.mapn.ro Persoan de contact: COMUNICAT Referitor la articolul "Din ordinul ex-ministrului Babiuc, M.Ap.N. a dat la schimb un teren de lux din Bneasa, pierznd milioane de dolari", publicat n ziarul "Adevarul" din 22 mai a.c., Biroul de Pres al M.Ap.N. precizeaz urmatoarele: Ministrul aprrii naionale, domnul Ioan Mircea Pacu, a ordonat Corpului de control s efectueze o cercetare, mpreuna cu Secretariatul General al M.Ap.N., privind modul i raiunile efecturii acestui schimb de terenuri. Rezultatele controlului vor fi date publicitii la finalizarea acestuia. Biroul de Pres al M.Ap.N.

5.

Comunicatul de reamintire dubleaz comunicatul-invitaie, amintindu-le ziaritilor de evenimentul anunat anterior.

Pe acest comunicat, se face referire la cel trimis deja i se adaug unele detalii pentru a atrage atenia asupra evenimentului. Comunicatul trebuie s ajung la ziaristi cu 2-3 zile naintea desfurrii aciunii. tiai c ? Cel mai utilizat mijloc de comunicare cu mass-media este comunicatul de pres? Comunicatele de pres trebuie ndosariate pentru a se putea reveni asupra lor ori de cte ori este nevoie.

20

RELAIILE CU PRESA

Atenie! n timpul unei crize, primul comunicat trebuie trimis ct mai repede i trebuie s precizeze faptele ca atare; dupa acesta, se emit noi comunicate, din or n or sau din dou n dou ore, n care se ofer unele detalii suplimentare. n felul acesta, se evit speculaiile din partea presei.

21

RELAIILE CU PRESA

5. Conferina de pres

Conferina de pres se organizeaz cu ocazia unor evenimente importante care prezint interes pronunat pentru public. Cnd i de ce se organizeaz o conferin de pres? cnd se dorete transmiterea unor date despre un eveniment pe mai multe mijloace de informare n mas; pentru a fi evitate acuzaiile de favoritism n relaiile cu presa; pentru a economisi timp, prentmpinndu-se, n felul acesta, solicitrile pentru interviuri individuale. Cnd v hotari s organizai o conferin de pres, trebuie, mai nti, s v gndii dac subiectul propus de dumneavoastr este interesant i pentru mass-media. tiai c ...? Un primar de sector din Bucureti a organizat, cu civa ani n urm, o conferin de pres pentru a le cere ziaritilor sugestii. Primarul era depit de reclamaiile referitoare la pocnitorile care-i deranjau pe locuitorii sectorului. Atenie! Conferina de pres trebuie susinut de factori de decizie din cadrul organizaiei, care au competena de a rspunde la eventualele ntrebri ale jurnalitilor.

22

RELAIILE CU PRESA

Organizarea unei conferine de pres presupune: alegerea unei sli ncptoare dotat cu mese i scaune pentru ziariti, surse de energie i sistem de amplificare, mas i scaune pentru cei care susin conferina; stabilirea orei de desfaurare, indicat fiind tronsonul orar 10 14; pregtirea unui scurt material introductiv, pentru a-i familiariza pe jurnaliti cu subiectul propus; stabilirea participanilor la conferin; alctuirea unei liste cu ntrebri i rspunsuri posibile; pregtirea dosarelor de pres pentru ziariti; desemnarea unui membru al Biroului de pres care s nregistreze jurnalitii prezeni i s le nmneze dosarele de pres; amenajarea unui mic bufet; anunarea presei din timp (2-3 zile nainte), precizndu-se locul i ora desfurrii, participanii, precum i subiectul abordat; asigurarea de locuri de parcare pentru ziariti. Aa nu! n 1996, dupa ce a fost investit n funcie, ministrul nvmntului a organizat o conferin de pres, n care le-a spus ziaritilor: ntrebai-m, eu nu am nimic s va spun! Etapele unei conferine de pres: salutarea ziaritilor; anunarea temei i a duratei; prezentarea invitailor; nceperea conferinei propriu-zise; ntrebarile ziaritilor i rspunsurile; anunarea apropierii de final; adresarea de mulumiri ziaritilor pentru participare. Orice conferin de pres este condus de un moderator, de obicei, purttorul de cuvnt al organizaiei. n unele cazuri, moderator este un membru al Biroului de pres.

23

RELAIILE CU PRESA

6.

Briefing-ul de pres

n mare, este asemntor conferinei de pres, numai c supune ateniei mass-media un singur subiect, mai restrns i mai puin complex dect n cazul conferinei de pres. Atenie! Briefing-ul de pres este susinut de ctre o singur persoan, de obicei un specialist n domeniul abordat. Organizarea briefing-ului de pres este recomandat dac exist mai multe solicitri de informaii pe aceeai tem din partea presei. tiai c...? Sptmnal, Ministerul Aprrii organizeaz un briefing de pres? Spre deosebire de alte instituii, unde briefing-ul este susinut de purttorul de cuvnt, MApN a renunat la aceast abordare i aduce un specialist n domeniul respectiv.

Briefing-urile de pres trebuie susinute de materiale ajuttoare, cum ar fi prezentrile pe calculator sau folii transparente. Briefing-ul are dou pri: declaraia iniial; rspunsurile la ntrebrile presei. Atenie! Briefing-ul nu trebuie s dureze mai mult de 20 de minute. Refuzai politicos s raspundei la ntrebrile care nu au legatur cu subiectul. Ca i n cazul conferinei de pres, briefing-ul trebuie s aib un moderator. Declaraia principal este organizat n felul urmtor: introducerea, n cadrul creia moderatorul: o salut ziaritii; o prezint persoana care susine briefing-ul i tema abordat;

24

RELAIILE CU PRESA

stabilete cteva reguli pentru o bun desfurare a briefing-ului. cuprinsul, n care specialistul: o raspunde la ntrebrile cine?, ce?, unde?, cnd?, cum?, de ce?; o folosete numai date despre eveniment i persoanele implicate; o nu trebuie s se piard n amnunte, deoarece detalii se afl n mapele de pres. ncheierea, n timpul creia: o specialistul transmite mesajul principal pe un ton pozitiv sau, cel putin, neutru; o moderatorul i invit pe jurnaliti s adreseze ntrebri. o

25

RELAIILE CU PRESA

7.

Dosarul de pres

Dosarul de pres este alctuit din materiale informative destinate presei, mult mai detaliate dect ntr-un comunicat de pres. Dosarul este folosit cu diverse ocazii, cum ar fi conferinele de pres, lansrile, cltoriile de pres etc. Atenie! Dosarul de pres nu este conceput pentru a genera o tire, ci pentru a pune la dispoziia jurnalitilor ct mai multe informaii, din care acetia s-i realizeze propriile materiale. Structura dosarului de pres trebuie s respecte anumite reguli. Ce trebuie s conin un dosar de pres? coperta, pe care apare sigla i antetul organizaiei, data emiterii i tema dosarului; sumarul, n care se menioneaz n ordine toate materialele care alctuiesc dosarul. Sumarul st ntotdeauna la nceputul, nu la sfritul dosarului; un text sub forma unui comunicat, care sintetizeaz tema respectiv; alte documente, sub forma unor texte de 2-3 pagini, cum ar fi: declaraiile iniiale, biografii ale celor ce susin conferina, alte materiale ajuttoare pe acea tem; materiale suplimentare, cum ar fi articole despre organizaie publicate anterior, ns numai dac acestea au legatur cu subiectul respectiv. Dosarul de pres nu trebuie s aib mai mult de 12 pagini. Prea multe informaii ngreuneaz accesul ziaritilor la adevratele mesaje pe care vrea s le transmit o organizaie. tiai c...? Directorul unei agenii de consulting&advertising a afirmat c el introduce Sumar la dosarul de pres numai dac acesta depete 20 de pagini? Ori, teoria spune altceva...

26

RELAIILE CU PRESA

Varietatea situaiilor n care dosarul de pres este necesar a dus la apariia mai multor tipuri: dosarul de pres care nsoete comunicatul de pres: este folosit numai cnd subiectul abordat este prea complex pentru a fi fcut public printr-un simplu comunicat; dosarul de pres cartea de vizit a organizaiei: ofer jurnalitilor informaii despre organizaie, fr a fi legate de un subiect anume sau o problem punctual; dosarul de pres pentru evenimente: este special conceput pentru o aciune iniiat de organizaie.

27

RELAIILE CU PRESA

BIBLIOGRAFIE

STANCU, Valentin, STOICA, Marcela, STOICA, Adrian, Relaii publice. Succes i credibilitate, Ed. Concept Publishing, Bucureti, 1997. MIRCEA, Dan, Relaiile cu presa, Ed. Militar, Bucureti, 2000. COMAN, Cristina, Relaiile publice i mass media, Ediia a II-a, revzut, Ed. Polirom, Iai, 2000. CUTLIP, Scott M. si CENTER, Allen H., Broom, Glen M., Effective Public Relations, Prentice Hall, Englenwood Clofs, New Jersey

28