Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
CORESPONDENTEI
1
CAPITOLUL I - CORESPONDENA OFICIAL
2
actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se
folosete scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect
prin luare de semntur;
acte ale organelor locale ale administraiei publice efectele lor sunt
limitate la o anumit unitate administrativ-teritorial (de exemplu, actele
Consiliilor locale, ale prefecilor i primarilor).
3
Obiectul acestor tipuri de acte, din punctul de vederea al organului emitent,
este:
Parlamentul mai adopt hotrri i moiuni care produc efecte juridice dar
care, n general, nu au caracter normativ, ci exprim poziia, punctul de
vedere al parlamentului n legtur cu unele probleme i evenimente interne
sau externe.
Decretele Preedintelui produc efecte juridice dar, n cea mai mare parte, ele
au caracter individual, nu reglementeaz domenii care sunt de competena
Parlamentului, iar n multe domenii ale administraiei publice acestea trebuie
contrasemnate de ctre primul-ministru.
4
da natere la drepturi i obligaii i au caracter normativ, stabilind reguli de
conduit obligatorii pentru uniti, instituii sau ceteni, sau caracter
individual (nenormativ).
5
Administraia public local se ntemeiaz pe principiile autonomiei locale,
descentralizrii serviciilor publice, eligibilitii administraiei publice locale i
consultrii cetenilor n problemele locale de interes deosebit. Autoritile
administraiei publice prin care se realizeaz autonomia local n comune i
orae sunt Consiliile locale, ca autoriti deliberative i primarii, ca autoriti
executive.
6
este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice,
ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve
anumite probleme n comun;
Clasificarea corespondenei
7
corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare,
protestul diplomatic, minuta diplomatic, nota verbala etc.).
scrisoarea iniial;
de rspuns;
de revenire.
documente tipizate;
8
documente netipizate.
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo;
9
scrisoarea depus la serviciul de registratur sau secretariat al
destinatarului i primirea unui bon cu numrul de nregistrare. Se utilizeaz
frecvent n modul de lucru al autoritilor publice cu cetenii;
Corespondena primit
10
- dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, pentru
a se putea constata dac vina este a potei sau a expeditorului;
- dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data potei este
un punct de plecare sau pentru care exist o dat limit;
sortarea corespondenei;
11
se fac copii i se trimite cte una fiecrui departament interesat. Aceast
modalitate este cea mai indicat (scrisoarea original rmne la secretariat),
cu condiia ca soluionarea problemelor s fie coordonat.
12
care s-a rezolvat, data la care se expediaz, denumirea destinatarului;
scrisoarea de rspuns primete acelai numr cu care a fost nregistrat la
intrare scrisoarea creia i-a fost expediat rspunsul aceasta se trece la
rubrica ,,numr de conexare. n locul acestui numr la scrisorile expediate
,,din oficiu se trece numrul nou care se d scrisorii emise de unitate.
Exemplu :
13
n unitile cu volum mic de acte, nregistrarea se face la Registratur sau
secretariat ntr-un singur registru de intrare-ieire, eventual n mai multe
volume; n unitile cu un volum mare de acte, nregistrarea se face la
Registratur, concomitent n dou sau patru registre de intrare-ieire, cu so
i fr so, cu mai multe volume fiecare. La sfritul fiecrui an, la terminarea
unui volum de registru de intrare-ieire, sau chiar dac volumul nu este
complet, se ntocmete un proces-verbal de ncheiere a registrului respectiv.
PROCES-VERBAL
(data)
14
nregistrarea se face de ctre o singur persoan ; n cazul absenei, va fi
nlocuit mereu de aceeai persoana;
nscrierea se face numai olograf;
nu se pstreaz nici un rnd liber n cazul n care exist resturi de spaii
pe o pagin, acestea se bareaz vizibil.
Odat cu apariia calculatorului, tot mai multe instituii care au un volum mare
de coresponden (primriile) nregistreaz toat corespondena pe
calculator. Acest sistem de organizare presupune existena unui
compartiment special creat pentru preluarea ntregii corespondene (excepie
fac documentele cu caracter confidenial) i a cte unui operator omolog n
fiecare dintre compartimentele prevzute n organigram. Baza acestor
registraturi generale este reprezentat de un soft adecvat i o reea de
calculatoare prevzute cu nivele diferite de acces.
15
calculatorul va ordona singur numerele n cteva secunde i abia apoi se va
salva nregistrarea i se va emite bonul. Operatorul poate numai introduce
date, dar nu i modifica. Dreptul de modificare sau corectur l are numai
eful compartimentului de registratur pe baz de parol.
16
s informm sau s aflm ceva;
s ne scuzm;
s felicitm.
17
- nivelul de detaliu se refer la nevoia de a furniza suficiente detalii i
justificarea concluziilor. Prezentarea de detalii neprelucrate dovedete lipsa
de profesionalism;
5) Eficien i credibilitate.
18
alegerea stilului corespunztor;
asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac
respect anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig
deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul
decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac.
19
CAPITOLUL II - STILUL CORESPONDENEI OFICIALE
Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variate interne:
limbajul juridic legislativ (conservator, nedifereniat), limbajul juridic oratoric
(caracter oral, deschis apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ
(diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce privete
puritatea n funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de aceea permite
unele elemente stilistice individuale.
Particulariti lexicale
Una din condiiile prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine
ntocmit i neles este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile,
ideile, faptele sau problemele tratate. Astfel, se aleg din vocabularul general
20
numai cuvinte i expresii potrivite cu fondul de noiuni i idei al scrisorii
respective, evitndu-se utilizarea cuvintelor i expresiilor arhaice, regionale,
din argou i jargon.
Cel ce scrie o scrisoare sau un act trebuie s aleag dintr-o serie sinonimic
(cuvinte diferite ca form, dar asemntoare ca sens), acel cuvnt care s
exprime cel mai bine sensul dorit. De exemplu, ntre baz, fundament,
temelie se alege cuvntul baz pentru sintagma baz material; ntre
cuvintele operare, prelucrare, procesare se alege procesare pentru
procesare de text.
21
numeroas, ndeosebi n ramurile de activitate cu un pronunat caracter de
tehnicitate (bancar, contabil, transporturi etc.).
Particulariti morfologice
22
se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: ,,expoziia s-a
deschis... nu ,,expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete
diateza activ: ,,se certific vechimea n funcie ... ,,se aplic regulamentul
.... Aceste exprimri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de
o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal.
23
de ,,Marfa comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom spune
,,Marfa din comanda dv. nr. ..., livrat la data de ;
Particulariti stilistice
24
grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de
specialitate.
Se vor elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom
spune ,,dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce
privete productivitatea, ,,Acest calculator este foarte performant n loc de
,,acest calculator este de foarte bun calitate i de aceea prezint
performane foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet.
Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu
trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare.
25
acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care este strict
individual.
26
CAPITOLUL III - ELABORAREA MESAJULUI SCRIS
27
n fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de
comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie
confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame
sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului
cunotine care sunt incluse n tehnicile de redactare a corespondenei n
forma sa clasic.
Aceste informai nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces
de selecie, modificare prin operaiile de analiz, sintez etc.
3)Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi
simpl sau dezvoltat;
28
mai mici, verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i adunarea
ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i
stngciile lingvistice.
29
distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care
trebuie s intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii;
prin liniue;
1. prin cifre;
30
Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma
dantelat, rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar
formula de ncheiere i semntura plasate la dreapta, se scriu n forma bloc.
31
Folosirea citatelor. Uneori, n cadrul textelor, se face apel la reproducerea
unei pri de text din alte lucrri. Citatele se disting de restul textului prin
folosirea ghilimelelor. Acestea se amplaseaz fie la nceputul i sfritul
textului reprodus, fie la nceputul fiecrui rnd al citatului. Pentru un citat
reprodus n cuprinsul textului se folosete prima soluie, iar cnd citatul se d
ca alineat separat, se folosete, n general, a doua soluie.
<<Potrivit atribuiilor principale stabilite prin art. 2 n Legea nr. 45 din 2003
privind administraia public local, Consiliul local ,,asigur condiii necesare
bunei funcionri a instituiilor locale de nvmnt. de sub autoritatea
sa>>
Din textul citatului s-au nlocuit , cu puncte, pri care puteau lipsi.
32
concis, uor de neles. Un tabel se compune din urmtoarele pri: titlul,
capul tabelului i corpul tabelului.
Sub textele care exprim coninutul coloanelor, deci sub capul tabelului, se
trage o linie orizontal continu. Sub aceast linie continu se scriu numerele
coloanelor, din stnga spre dreapta, n ordinea natural a numerelor,
ncepnd cu cifra zero.
n cazul cnd un tabel este mai lung dect poate cuprinde o pagin, el se
continu pe pagina sau paginile urmtoare, repetndu-se capul tabelului sau
cel puin numerotarea coloanelor de sub capul tabelului. Este obligatoriu ca
pe paginile urmtoare s se pstreze aceeai lime pentru coloanele
corespunztoare.
Tabelele create n WORD sunt mai simple, de tip liste de adrese, situaii etc.
Exist dou posibiliti de a crea un tabel: fie prin utilizarea pictogramei din
meniul principal TABLE, fie prin comanda INSERT TABLE din meniul TABLE.
Tabelul este conturat pe ecran imediat dup stabilirea numrului de coloane
i de rnduri. n final se completeaz coloanele. Tabelele trebuie prezentate
estetic, simetric, ordonat, clar. n acest scop, trebuie respectate urmtoarele
reguli:
33
limea coloanelor se stabilete: pentru o coloan cu text, dup cuvntul
sau propoziia cea mai lung, iar pentru coloanele cu cifre, dup numrul cu
cele mai multe cifre ce se ntlnesc n coloan.
Dac dimensiunile tabelului sunt mai mari dect ale hrtiei documentului,
atunci el se constituie ca o anex la text, fcndu-se referire la el (vezi tabelul
nr.). Cnd tabelul nu este mai mare dect pagina (33 de linii i intervale) se
folosete pagina n lime, n felul acesta se obine posibilitatea cuprinderii n
text, n continuare, a unui tabel cu mai multe coloane.
Toate aceste operaii i multe altele, pentru scrierea tabelelor sunt mult
uurate prin folosirea programelor din calculator.
Retragerea unei pri din text de la marginea textului este folosit mai ales la
enumerri, pentru c n acest fel toate punctele pot fi evideniate. La
34
aranjarea n pagin cu retrageri este obligatoriu ca toate punctele enumerrii,
avnd aceeai valoare, s nceap din punct de vedere gramatical cu
aceeai parte de cuvnt, fie printr-un verb, fie printr-un substantiv etc.
35
se vede numele i adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se
fac urmtoarele meniuni:
adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso.
Unele firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic;
indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul
de trimitere a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile: par-avion,
prin curier, recomandat, post-restant etc. (acestea sunt scrise fie de
expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea expeditorului).
antet;
numrul i data;
referinele;
adresa destinatarului;
formula de salut/de adresare;
obiectul scrisorii;
coninutul;
formula de ncheiere/de salut;
semntura;
anexe.
ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat,
plasat n partea superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori
apar completri ale antetului n subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit
acesta este dactilografiat.
36
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu
i cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng
funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
denumirea societii;
forma sa juridic;
adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal,
ara);
codul fiscal;
numrul de fax;
e-mail-ul.
37
Exemplu de antet:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureti 7000
ROMNIA
Telephone: (00401) 6477340
Facsimile: (00401) 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din
acesta sau n dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al
doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n litere (22 octombrie 2002).
Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se scrie diferit n
alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti ziua
i apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti
luna i apoi ziua (january 16, 2002). Modul standard internaional este anul,
luna, ziua.
38
REFERINELE
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n
partea dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul
unei instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast
indicaie poate fi scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai
jos, precedat de cuvintele: n atenia Directorului General / Serviciului
Import Export;
39
Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:
SC DISING SRL
os. Mihai Bravu 45
Bucureti, Romnia
Sau
40
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic
i care se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate
coleg (Domnule rector i stimate coleg).
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie
de numele lor, fie de funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de
politee: Doamna Ministru, Doamna Judector, etc. (atenie la forma de
feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau Anglia, SUA, politeea
ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia).
OBIECTUL SCRISORII
Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu
fa de distana dintre rnduri la care este scris textul.
41
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l
conine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri,
documente, formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar etc.
Exemple:
v aducem la cunotin c
a v aduce la cunotin c
s v informm despre
s v anunm
s v avertizm de
42
Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr
nr. din data de
MESAJUL (CUPRINSUL)
Exemplu:
n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode:
43
pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri,
cereri, anunarea promovrii),
pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.).
NCHEIEREA
Exemplu:
44
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de
salut sunt:
Cu sinceritate
Al dumneavoastr
45
SEMNTURA
TAMPILA
Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite
prin linie de fracie (bar).
46
Cei care desfoar afaceri internaionale trebuie s tie s vorbeasc i s
scrie n limba englez i sunt probabil recunosctori pentru c exist o limb
pe care o cunoate aproape orice om instruit.
n locul tuturor acestor cuvinte sau grupuri de cuvinte care pot produce
confuzie celor care nu au engleza ca limb matern, dar care o folosesc ca
limb a businessului, trebuie folosite cuvinte echivalente care s fie uor de
gsit n dicionare. De aceea, trebuie avut n permanen n vedere c, pentru
o scriere eficient, nu este suficient cunoaterea limbii n care se scrie, ci i
a culturii a crei component este, a ,,limbajului gndirii celui cu care se
comunic.
47
Forma cteva elemente care in de form:
- modul de a scrie ora modul american folosete ciclul de 2x12 ore, iar
modul european ciclul de 24 ore, astfel, de exemplul, 5 pm de la americani
devine 17 la europeni;
Stilul
48
angajrii se cer a fi scrise de mn la francezi (pentru studiu grafologic), ceea
ce apare total nepotrivit la americani.
Pentru a evita necitirea sau nelegerea greit a mesajului scris, atunci cnd
este posibil, putem ataa o traducere a mesajului n limba matern a
destinatarului. Este un semn de politee i profesionalism.
49
CAPITOLUL IV - AUTOMATIZAREA UNOR OPERAII DE
NTOCMIRE A CORESPONDENEI
50
pentru nchidere se selecteaz din bara de meniu FILE CLOSE.
Odat ce ablonul a fost creat, se pot proiecta noi documente, avnd la baza
textul i formatarea prestabilit. ablonul poate fi folosit ori de cte ori este
nevoie, astfel:
se selecteaz din meniul FILE NEW (Fig. 1); n caseta de dialog NEW se
clicheaz n funcie de locul unde a fost anterior salvat ablonul, pe tab-ul
Memos, Letters&Faxes. n acest moment numele ablonului va aprea n
caseta de dialog;
51
se apas de dou ori pe tasta TAB, dup care :
se tasteaz Page;
se tasteaz Of ;
52
n caseta de dialog SAVE AS, n casta text File Name, se tasteaz numele
ablonului;
53
Fig. 3. Fereastra Trimitere fax ctre
Operaiunea Mail Merge const n stabilirea unei legturi ntre fiierul n care
se introduc datele destinatarului (nume, prenume, adres, alte coordonate ale
firmei) adic scrisoarea propriu-zis, numit document principal (Main
Document) i fiierul surs care conine aceste date numit fiier surs de date
(Data Source).
54
se alege butonul Active Window;
se alege din fereastra principal, butonul Edit, iar din lista care apare, Form
Letter, Document ;
se tasteaz apoi textul care apare n fiecare scrisoare formatat, lsnd loc
pentru informaiile care variaz de la un document la altul din punct de vedere
al coninutului.
se alege butonul Get Data (Preluare date) din seciunea Data Source
(sursa de date) care conine opiuni referitoare la fiierul care va constitui
baza de date pentru documentul principal;
55
, se scrie ,,Drag domnule, se acioneaz Insert Merge Field i se alege
cmpul Name. Pe ecran va fi afiat, pe fond gri, numele cmpului selectat. n
mod similar se completeaz toat scrisoarea i se insereaz toate cmpurile
sursei;
Tiprirea uni plic se face folosind comanda ENVELOPES AND LABELS din
meniul TOOLS.
56
Fig. 4. Fereastra Plicuri
dac s-au introdus adrese ntr-o agend de adrese sau n dosarul Outlook
Contacts, se poate folosi butonul Adress Book de deasupra casetei
Delivery Address sau de deasupra casetei Return Address pentru a
selecta o adres, n loc s se scrie direct;
dac trebuie modificat una din opiunile pentru tiprirea plicului se execut
clic pe butonul OPTIONS din eticheta ENVELOPES. Se deschide caseta de
dialog ENVELOPES OPTIONS; Eticheta ENVELOPES OPTIONS permite
formatarea textului tuturor adreselor destinatarilor; pentru formatarea
caracterelor se alege comanda Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U pentru scrierea aldin,
italic sau subliniat.
57
CAPITOLUL V - TIPURI DE CORESPONDEN
- scrisori de rspuns;
- scrisori de revenire.
Scrisoarea iniial (din propria iniiativ) este prima scrisoare din ciclul de
coresponden ntre dou firme. Acestui tip de scrisoare i sunt specifice
anumite formule de introducere, adaptate ocaziei cu care se trimit aceste
scrisori. De exemplu:
s v informm despre
s v anunm c
s v comunicm ..
- Prin prezenta:
v informm c. ..
v comunicm c . ;
v aducem la cunotin c
v spunem c
- Avem plcerea:
de a v informa c
de a v aduce la cunotin c.
58
- ntr-o serie de cazuri, legea oblig unitile s rspund la scrisorile primite
n anumite termene i n condiii legale de rezolvare. n cazul n care acestea
nu rspund la scrisorile adresate lor de instituiile bancare i de credit, de
organele superioare care exercit atribuii de control, coordonare etc., la
cererile, reclamaiile i sesizrile cetenilor, se aplic sanciuni celor care
aveau obligaia s rspund n baza unui act normativ, a contractului de
munc, a regulamentului de ordine interioar etc.
Sunt cazuri cnd rspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive
obiective; n acest caz este obligatorie trimiterea unei scrisori de scuze i
explicaii.
- Suntem ncntai:
c am primit.
s fim n posesia scrisorii dv din ..
- Ca urmare :
- Ne pare ru/regretm c:
59
constituie risip de timp i cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc
perturbri n rezolvarea problemelor.
reveniri din vina destinatarului: n multe cazuri, autorul scrisorii iniiale este
nevoit s revin asupra ei din vina destinatarului, cnd acesta ntrzie
rspunsul, refuz s rspund, d un rspuns greit, confuz, d dovad de
reavoin;
reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este nevoit s revin
asupra acesteia din cauze obiective. De ex., cnd a intervenit o dispoziie
legal nou, care schimb raporturile dintre corespondeni, sau modul de
rezolvare a problemelor, cnd au aprut situaii sau fapte noi, care schimb
datele problemei la care trebuia s rspund expeditorul, cnd au aprut
motive de anticipare sau ntrziere a rspunsului solicitat, ateptat.
Cererea oficial este scrisoarea prin care o unitate solicit unei alte uniti
un drept ce i se cuvine i de care depinde rezolvarea unor activiti ale
unitii.
60
Astfel de cereri adresate administraiei publice pot fi: cereri de aprobare i
autorizaii, cereri de avizare, cereri de remitere de acte etc. Tot cereri oficiale
sunt cele de chemare n judecat sau de executare silit, cererea de arbitrare
etc.
61
altor drepturi bneti, cereri de recomandare pentru a urma sau a fi nscris
ntr-o form de nvmnt etc.;
62
ncheierea este un element facultativ, constituit dintr-o formul de respect,
de mulumire sau de salut;
63
5.3. CORESPONDENA COMERCIAL (DE AFACERI)
Tipuri de scrisori
Cererea de ofert
n primul caz, cererea de ofert poate fi scurt, iar n al doilea caz este
necesar s se ntocmeasc o cerere de ofert mai ampl care s indice
caracteristicile mrfurilor dorite, cantitatea necesar, detalii despre livrare i
ambalaj, condiii de plat etc.
64
3) Cererea de ofert special se adreseaz unui singur destinatar, cu
obiect precis.
65
Formulri specifice Cererii de ofert:
A. Formulri introductive
B. Formulri de ncheiere
66
OFERTA
n mod obinuit, ofertele se transmit prin pot, fax, e-mail, n cadrul reclamei
comerciale prin pres, radio, televiziune, afiaj, prin reprezentani sau pe cale
telefonic (dac n prealabil se realizeaz o nelegere pe baza unor discuii
ntre delegai, este bine s fie confirmat letric).
67
plat etc., el nu face doar promovarea produsului, ci i o ofert care l
angajeaz din punct de vedere juridic.
Tipuri de ofert
3) oferta repetat n situaia cnd este rennoit o mai veche ofert sau se
transmite o variant a acesteia;
1) oferta ferm este oferta asupra creia vnztorul nu mai poate reveni. n
cazul n care destinatarul a acceptat o ofert ferm, atunci aceasta devine
obligatorie pentru ambele pri ca i un contract. Pentru acest motiv, n cazul
n care se utilizeaz oferta ferm, nu se mai ncheie contract de vnzare-
cumprare ntre pri, comenzile i execuia lor, fcndu-se pe baza ofertei
ferme.
a) atunci cnd oferta este prezentat direct unei persoane, aceasta trebuie
s o accepte imediat sau s o decline. n caz contrar, oferta se stinge.
b) regula de mai sus este valabil i pentru cazul n care oferta este
prezentat telefonic sau prin fax.
68
timp. n acest caz, se menioneaz un termen n intervalul cruia oferta
rmne valabil.
De exemplu:
De exemplu:
V oferim, fr garanie
La preul zilei
s fie ferm;
69
un anun publicitar care menioneaz toate datele necesare efecturii
tranzaciei;
un produs etalat n raftul unui magazin, preul acestuia fiind afiat sau
comunicat verbal de vnztor.
Oferta mai poate fi: ofert general, atunci cnd se adreseaz unui
beneficiar fr obiect precis i oferta special cnd are obiectul bine
precizat. Ea se transmite unui singur beneficiar i conine o descriere
amnunit a produselor, termenele de livrare, preul etc.
Elementele structurale ale unei oferte sunt cele ale scrisorilor de iniiativ sau
de rspuns.
70
ambalajul;
data ntocmirii ofertei;
semntura mputernicitului firmei.
titlul ofert;
formula de adresare;
71
o introducere general valabil pentru oferta solicitat: Ne bucurm de
interesul dumneavoastr pentru produsele noastre;
semntura;
72
3) Adugarea de cataloage, brouri despre firma noastr i despre realizrile
ei. Este un mod facil de a rspndi informaii i date n scop publicitar.
a) oferta solicitat:
V mulumesc pentru:
Ca rspuns la
b) oferta nesolicitat:
Avem plcerea s
Suntem ncntai s
Prin prezenta
73
2) Formule de ncheiere
Acceptarea ofertei trebuie s fie exprimat n scris sau verbal, explicit sau
implicit (tacit), ntr-o form din care s decurg consimmntul n raport cu
oferta.
Refuzul la ofert
Orice ofert primit prin pot sau fax, merit s fie citit. Dac oferta nu
intereseaz, nerspunznd la ea, implicit nseamn refuzul. A nu rspunde
este modalitatea cea mai comod de a refuza o ofert, dar uneori merit s
ne facem timp pentru a scrie un refuz. A rspunde unei oferte n situaia de
refuz este un act de politee. El nu este costisitor, mai ales cnd exist deja
un rspuns tip n calculator. Dac o ofert este refuzat prin telefon, de multe
ori ofertantul nu poate s ofere direct condiii mai bune; el trebuie s-i
calculeze n linite ctigul. Exist n afaceri cel puin dou situaii n care se
recomand a se formula un rspuns n scris, i anume:
74
Refuzul n scris are, nainte de toate, scopul de a ine deschis ,,ua pentru
afaceri viitoare.
,,n trimestrul al IV-lea al anului 2003 vom avea nevoie de o cantitate mare
de faian. n aceste condiii, v rugm s revenii cu o nou ofert care s
in seama de obieciile noastre.
7) Semntura.
Comanda
75
formular de comand tip;
Mai rar, comanda se transmite telegrafic, telefonic, sau verbal (cu confirmare
letric).
n cazul n care comanda ine loc de contract (de exemplu pentru mrfurile
sau serviciile de mic valoare) ea va cuprinde n mod obligatoriu toate
elementele contractului.
Confirmarea comenzii
76
furnizorul este de acord s execute comanda integral (nu are nici un fel de
modificri asupra coninutului comenzii);
Scrisoarea prin care furnizorul cere anumite lmuriri trebuie s fie amabil:
Contractul
Contractul este un acord de voin ntre dou sau mai multe persoane, stabilit
n condiii legale. Acordul produce efecte juridice, constnd n drepturi i
obligaii contractuale ale prilor. Ca form, contractul se prezint ca o
succesiune de clauze ntr-o ordine asupra creia prile semnatare au
convenit. Este de preferat ca aceast succesiune s urmreasc derularea n
practic a operaiunilor comerciale.
77
capacitatea prilor de a contracta;
un obiect determinat;
Cea mai eficace modalitate de ncheiere a unei convenii este contractul sub
form de nscris unic, n prezena i sub semnturile ambelor pri. n aceast
formul pot fi stabilite, fr vreo urm de dubiu, toate obligaiile i drepturile
contractuale, legate de cele mai mici detalii care pot avea semnificaie n
contextul nelegerii intervenite.
78
obiectul contractului trebuie descris n detalii tehnice i calitative,
cantitative, pre, astfel nct s nu rmn loc pentru detalii nelmurite;
prevederi diverse;
dispoziii finale;
anexe;
data i semnturile.
RECLAMAIA
79
executarea ntocmai a obligaiilor asumate i crearea cadrului necesar
derulrii contractului n bune condiii. n practic, apar ns, o serie de
dificulti care pot constitui cauza primirii sau naintrii de reclamaii. Tot ce
nu este conform cu contractul, cu legile n vigoare, cu regulile i normele
internaionale acceptate prin contract sau diferite pagube, erori si ntrzieri
pot provoca nemulumire i pot duce la reclamaii.
80
culpa(vina) vnztorului;
vina cumprtorului;
81
Refuzul de acceptare a reclamaiei trebuie:
Reprezint unul din cele mai uzitate elemente ale corespondenei comerciale
i are caracter juridic de acoperire a eventualelor creane ntre creditor i
debitor. Este una dintre cele mai eficiente forme de asigurare. Prin acest
document, o banc agreat de partener garanteaz plile acestuia. Dac
partenerul nu respect scadena, creana este executat automat, suma
datorat fiind transferat n contul creditorului din contul debitorului. Efectele
benefice sunt multiple: se elimin cheltuielile pentru administrarea somaiilor,
pierderile, riscul insolvabilitii clientului etc. Forma scrisorii de garanie este
standard i cuprinde obligatoriu urmtoarele elemente: datele de identificare
potal i comunicaional ale expeditorului cuprinse n antet, precum i
datele de identificare fiscal, titlul ,,Scrisoare de garanie, datele
destinatarului, obiectul garaniei, motivul emiterii scrisorii, funcia, numele,
semntura olograf i tampila reprezentantului expeditorului.
SOMAIILE
82
somare asigur pstrarea controlului relaiilor cu clienii i reducerea
pierderilor.
CAMBIA (TRATA)
83
5.4. CORESPONDENA PROTOCOLAR
INVITAIILE
Invitaiile se trimit unor persoane importante pentru firm i sunt adresate din
partea unei persoane din conducere.
84
Invitaia oficial cuprinde titlul gazdei fr nume, dar adugarea numelui nu
reprezint o greeal.
Exemplu:
Preedintele Fundaiei ..
Sau
Preedintele Fundaiei
Preedintele Fundaiei . . . . . .
Sub patronajul
Domnul ..
85
,,v roag s onorai cu prezena dumneavoastr ..
Pentru motivul invitaie, gazda trebuie s aleag cuvintele, formula cea mai
potrivit pentru a clarifica scopul (motivul) invitaiei.
Formule folosite:
,,n onoarea
,,cu prilejul
,,la vernisajul..
La Hotel Ambasador
Salonul Rou
Bulevardul Magheru nr. 2, sector 1, Bucureti
86
n finalul invitaiei destinatarul este rugat s confirme participarea. Se
menioneaz un numr de telefon unde se vor primi confirmrile, o persoan
de contract i o dat limit.
Exemplu:
R.S.V.P. nainte de
Tel./fax: 6474747
Instruciuni speciale
Grafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru text: un mijloc
de exprimare n slujba mesajului care trebuie transmis. Invitaia scris trebuie
s rein atenia invitailor care vor veni. Pentru aceasta, resursele grafice
sunt foarte utile. n primul rnd, n ceea ce privete textul, dimensiunea,
caracterelor, pentru anumite cuvinte i grupuri de cuvinte, spaiul ntre ele,
dar i culoarea invitaiei i forma sa, n al doilea rnd, prezena simbolurilor,
emblemelor, blazoanelor, are o mare importan. Una din regulile grafice
const n a nu utiliza dect un singur tip de caractere pe aceeai invitaie.
Resursele grafice contribuie n egal msur i la rezolvarea problemelor de
ierarhie ntre diferite personaliti. Astfel, preedintele unei asociaii, directorul
unui muzeu etc, vor avea grij ca numele sau titlul ministrului care prezideaz
evenimentul, s fie scris cu caractere mai mari dect cele utilizate pentru ei.
Pentru litere, negrul este culoarea admis.
Refuzul invitaiilor de afaceri iat o tem sensibil din cel puin dou motive:
87
1. ntre partenerii de afaceri nu exist de regul o relaie aa intens ca ntre
prieteni; invitaiile sunt mai rare i au o valoare mai mare;
88
Scrisorile de felicitare i felicitrile pot fi trimise: colaboratorilor, furnizorilor,
prestatorilor de servicii, politicienilor, reprezentanilor diverselor instituii,
omologilor etc., cu diferite prilejuri: Anul Nou, srbtori naionale, numiri n
funcie, aniversri etc. Cel mai important prilej l reprezint Anul Nou i
srbtorile de iarn. ntrebarea este ce alegem? Scrisoarea sau felicitarea
pretiprit.
Scrisorile de la sfritul anului conin mai mult dect urri. Ele au un caracter
mai personal i indic stadiul unei relaii. Scrisoarea poate fi scris de mn,
iar dac textul este scris la main, atunci formula de adresare i ncheiere
se va scrie de mn. Scrisoarea trebuie s fie scris ct mai cite i s lase o
bun impresie estetic. Ea cuprinde elementele de structur ale oricrei
scrisori.
Felicitarea este cea mai bun alegere n cazul relaiilor mai puin strnse.
Exist o multitudine de prezentri n form pretiprit. Urrile pretiprite vor
conine o not personal dac vor fi completate cu cteva rnduri scrise de
mn. Formula de ncheiere se va scrie obligatoriu de mn.
89
acele documente care provin din exterior de la alte persoane juridice sau
fizice.
90
Att punctul de vedere, ct i acordul de principiu reprezint de fapt
rspunsuri la alte elemente ale corespondenei interne, ele neputnd fi iniiate
din oficiu (excepie face punctul de vedere pe marginea unor proiecte
normative sau regulamente).
la cererea unui organ ierarhic superior sau a unui alt organ al ad-iei de stat.
n acest caz scrisoarea de trimitere de acte ncepe astfel: ,, ca urmare cererii
(ordinului, dispoziiei ) dv. nr . v naintm alturat..
91
n antet: ,, Pentru. (numele destinatarului), .,,De la (numele
expeditorului). ,,Data..(ziua, luna, anul) i ,,subiectul (o fraz scurt).
Cteodat, poate include i denumirea departamentului i numrul de telefon
al expeditorului.
92
aplica sanciuni administrative, n baza proceselor verbale ncheiate. De
obicei se ncheie pe formulare tipizate i au urmtoarea structur:
antetul instituiei;
93
antetul documentului (numele firmei, societii;
semntura.
94
verbal, i protocol, minuta consemneaz nelegeri mai sumare, cu privire la
probleme de mai mic importan;
95
Referatul este o lucrare curent, n care sunt prezentate aspecte concrete,
dar i aprecieri n legtur cu o anumit problem, cu o situaie existent.
Referatele sunt specifice corespondenei interne, ele neputnd fi utilizate n
raporturile unei autoriti cu mediul exterior; este cel mai important instrument
de coresponden al administraiei publice. Din punct de vedere relaional, n
interiorul unei autoriti administrative, referatul face legtura ntre sfera
execuiei i cea a deciziei. Referatul se utilizeaz n toate domeniile de
activitate.
numrul i data;
96
propunerile;
realizrile;
greutile ntmpinate;
concluziile i propunerile.
97
Darea de seam poate fi: intern i cuprinde analiza activitii proprii pe o
anumit perioad i extern i cuprinde centralizarea datelor unitilor
subordonate; poate fi statistic i contabil.
cui se adreseaz;
motivaia solicitrii;
semntura i data.
98
Adrese de redirecionare ntre autoriti administrative diferite, reprezint un
tip al adreselor nsoitoare de acte, prin care o autoritate administrativ i
declin competena n privina unor petiii greit adresate n favoarea altei
autoriti, spre ,,competent soluionare.
problema ridicat;
99
repartiii pentru ntocmirea contractelor de locuine sociale sau din fondul
locativ de stat;
100
2. Comunicri ntre instituiile sau compartimentele aceluiai sistem, ori ntre
societi cu aceleai atribuii care iau parte la o nelegere. Astfel, amintim de
navetele sau comunicrile din diferite domenii:
Navetele au caracter temporar, ele fiind valabile doar pentru perioada de timp
prevzut n ele.
Activitatea de baz a fiecrei organizaii, activitate care deriv din legea lor
organic, este adus la ndeplinire de organele de conducere prin ordine,
decizi, dispoziii, i care au un caracter obligatoriu.
101
preambulul (meniuni prealabile): prevederea legal care d dreptul
organului respectiv de a emite asemenea acte i temeiul care justific
emiterea lui, introduse prin una din formulele: ,, avnd n vedere, ,,pe
baza , ,,n temeiul;
102
elibereaz pe baza unor acte, documente, registre etc., n care sunt
consemnate elementele care fac obiectul adeverinei. De ex. adeverina
eliberat de circa financiar pe baza rolului financiar, prin care se atest
existena sau inexistena unui debit; adeverina eliberat celor care
frecventeaz o form de nvmnt pe baza documentelor colare;
adeverina eliberat de uniti salariailor care i desfoar activitatea n
cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverin, eliberat pe baza
deciziilor de ncadrare, a datelor nscrise n carnetul de munc etc.
n afara elementelor obinuite ale oricrui document oficial (antet, nr., dat,
semntura, tampil), ca elemente obligatorii specifice delegaiei apar: titlul
,,delegaie, obiectul delegaiei, actul de identitate al delegatului (B.I. cu nr.,
seria i emitentul), perioada de valabilitate a delegaiei.
103
tipizat, i anume, pentru plile fcute unor organe de stat (chitana de plat a
impozitelor, a abonamentelor RTV etc.)
104
(preedintele instanei investite); datele personale de identificare n baza
actului de identitate i calitatea n cauza la care se depune prezenta scrisoare
de ntmpinare; punctul de vedere al autorului i cererea ctre instan
urmat de motivarea n fapt i n drept a cererii sale; se ncheie obligatoriu cu
prezentarea probelor de care nelege s se foloseasc; numele i prenumele
n clar i semntura olograf.
Citaia reprezint invitaia oficial scris, prin care persoanele fizice sau
juridice (prin reprezentantul legal) sunt chemate s se nfieze la o anumit
dat n faa unei instane judectoreti sau a altei autoriti. Persoanele citate
de organele judectoreti pot avea calitatea de prte sau de martori. Este
corespondena cu form tipizat i cuprinde urmtoarele elemente:
autoritatea emitent (instana, gradul, localitatea, secia sau completul);
numele corespondene ,,CITAIE, destinatarul i datele de identificare unde
urmeaz a se ndeplini procedura; se precizeaz obiectul citaiei (nr. dosar,
cauz, pri), este datat, semnat i tampilat.
105
este, n general, curieratul i are ntotdeauna forma scris n original i
presupune semntura olograf.
Dei, n mod formal, fiecare stat are dreptul de a folosi limba sa naional, n
corespondena diplomatic, avndu-se n vedere dificultile ce se pot ivi
pentru soluionare operativ a problemelor abordate, dar i curtoazia fa de
autoritile statului crora li se adreseaz corespondena, se practic
ataarea la documentul emis n limba naional a expeditorului a unei
traducerii n limba destinatarului. Ca element de curtoazia, pe documentul
tradus se scrie ,,traducere neoficial, chiar dac aceasta a fost fcut de un
specialist n limba respectiv.
Nota colectiv este modalitatea prin care mai muli reprezentani ai statelor
acreditante se adreseaz unui guvern, i se trimite ministrului afacerilor
externe.
notele identice i notele paralele sunt note cu acelai coninut, care sunt
prezentate simultan;
106
notele circulare sunt utilizate pentru a comunica informaiile curente, de
ordin particular sau administrativ.
Vom reda mai jos cteva din formulele protocolare utilizate n urmtoarele
situaii: n momentul redactrii adresei pe plic i la nceputul scrisorii (I), n
formula de adresare (II), n formula final (III):
Sau
Sau
107
Folosirea titlului de ,,Excelen fa de un ef de stat strin este facultativ.
Acest titlu nu se folosete, de exemplu, pentru preedintele Statelor Unite,
nefiind utilizat n protocolul american, dect n cazul unui ambasador strin.
Pentru Primul-Ministru
Pentru un ministru
Pentru un deputat
Pentru un primar
108
Pentru un ambasador
Sau
109
CAPITOLUL VI - TEHNOREDACTAREA COMPUTERIZAT
- editarea tabelelor;
- editarea ecuaiilor.
110
Pentru a porni editorul Word, executm clic pe Start, selectm opiunea
Programs (Fig. 1) i apoi cutm Microsoft Word printre aplicaiile instalate.
De asemenea, putem crea un icon pe Desktop pentru acest program.
111
Bara de titlu (Title bar) are urmtoarele proprieti:
112
Bara de meniuri (Menu bar) (Fig. 4) este un element caracteristic al
sistemului Windows, dar coninutul ei difer de la o operaie la alta. n cazul
nostru, aplicaia Word este prevzut cu o bar de meniuri care poate fi
folosit ori de cte ori se solicit aplicarea unei funcii (comenzi) a editorului i
conine meniurile aplicaiei (File, Edit etc.). Apelarea acestora se face prin
executarea unui click pe numele meniului sau prin apsarea combinaiei de
taste ALT+litera subliniat din numele meniului. Meniul este activat i se
deruleaz o list care conine numele comenzilor din meniul respectiv. Pentru
nchiderea unui meniu se execut click oriunde n afara lui.
Clic pe meniul File (fiier) i apare urmtoarea fereastr (Fig. 5) care conine
comenzile:
113
-Save As salvarea documentului activ sub un nou nume i ntr-un anumit
format;
Clic pe meniul Edit (Editare) i apare fereastra (Fig. 6.) care conine
comenzile:
-Copy copiere;
114
-Paste Special insereaz coninutul clipboard-ului n documentul curent n
formatul specificat de utilizator;
-Select All selecteaz tot documentul (tot textul i toate imaginile din
fereastra activ);
115
-Print Layout aspect pagin imprimat;
116
-Page Numbers inserare numere de pagin;
-Index and Tables inserarea unui indice de noiuni, a unui cuprins sau a
unui tabel;
-Hyperlink.
117
Fig. 9. Fereastra Format
118
-Style aplicarea, crearea sau modificare unui stil;
119
-Envelopes and Labels crearea i tiprirea plicurilor i etichetelor;
-Macro macrocomand;
-Insert Tabel inserarea unui tabel; Columns to the Left (inserare coloane
n stnga coloanelor selectate); Columns to the Right (inserare coloane la
dreapta coloanelor selectate); Rows Above (inserare de rnduri deasupra
celor selectate); Rows Below (inserare rnduri sub cele selectate); Cells
(inserare de celule n vecintatea celor selectate);
-Select selectare;
120
-Split Cells fragmentarea celulelor;
-Convert conversie;
-Split scindare;
121
Fig. 13. Fereastra Help (Ajutor)
122
Spelling and Grammar verific corectitudinea ortografic i gramatical
a celor scrise n documentul Word curent (Tools Spelling and Grammar).
Format Painter copiaz formatul unui text selectat i l aplic altui text.
123
Zoom reduce sau mrete modul de afiare a documentului (View
Zoom).
124
Fig. 16. Bara de instrumente formatare
125
Bara de stare (vezi fig. 2) este afiat implicit; ascunderea ei se realizeaz
din miniul Tools (Options View status bar). Este bara de la baza ferestrei
documentului care afieaz informaii despre o comand sau un buton al unei
bare de instrumente, despre o operaie n desfurare sau poziia punctului
de inserare, numrul de pagini, numrul de rnduri, limba setat pentru
documentul respectiv.
126
Introducerea textului
Textul poate fi introdus ntr-un fiier nou sau ntr-unul deja existent. Dac se
dorete introducerea textului ntr-un fiier nou, vom lucra n fiierul gol, numit
Document 1, pe care Word l deschide automat. Crearea unui nou document
se poate realiza, n condiiile n care lucrm n momentul respectiv la un altul,
prin folosirea comenzii New din meniul File sau din bara cu instrumente
standard.
Dac textul urmeaz a fi introdus ntr-un fiier deja existent, executm clic pe
opiunea Open a meniului File sau pe butonul Open din bara cu instrumente
standard. Va fi afiat o caset de dialog (Fig. 19) din care vom selecta
unitatea de disc i directorul n care se afl salvat respectivul fiier (n caseta
Look in).
127
Deplasarea rapid prin text
n afar de tastele necesare pentru deplasarea rapid prin text, putem folosi
i urmtoarele combinaii de taste:
128
- Ctrl+sgeat spre stnga deplaseaz cursorul la cuvntul anterior;
Tasta Delete, terge caracterul din dreapta cursorului, iar textul de la dreapta
cursorului se mut cu un caracter spre stnga.
Tasta Backspace, terge caracterul din stnga cursorului. Textul din dreapta
cursorului se deplaseaz cu un caracter spre stnga. Cursorul nu i schimb
poziia.
De asemenea:
129
FORMATAREA TEXTULUI
Pentru a modifica un cuvnt sau o poriune de text, acesta trebuie mai nti
selectat. Pentru selectare, putem alege una din urmtoarele variante:
- se aduce cursorul n prima poziie din stnga rndului, se ine tasta Shift
apsat i se apas tasta direcional orientat n jos o singur dat.
130
5) Selectarea ntregului text
Pentru a anula selectarea unui cuvnt sau a unei poriuni de text este
suficient s executm clic oriunde n textul respectiv, folosind butonul stng al
mouse-ului.
131
- Ctrl+C Copy;
- Ctrl+X Cut;
- Ctrl+V paste;
Unul din principalele avantaje ale folosirii aplicaiilor Windows este uurina
cu care putem conferi documentelor noastre un aspect profesional, folosind
combinaia potrivit de fonturi, stiluri, dimensiuni etc.
132
sau subscript (indice). De asemenea, Word si Power Point au efecte precum
umbra (shadow) si n relief (emboss).
Cele mai multe modificri ale caracterelor se pot realiza din meniul ii
FORMATFONT care pune la dispoziie trei etichete de dialog:
- cea de-a doua caset (Fig. 21) Character Spacing (spaiere caractere)
permite alegerea unui anumit spaiu ntre caractere i a poziiei caracterelor
n raport cu rndul. Permite vizualizarea obiunilor fcute. (Examinare).
133
Fig. 21. Fereastra Spaiere caractere
Indentri i spaiere
Dac dorim s aliniem unele paragrafe altfel dect restul textului, putem face
acest lucru folosind tastele Space and Tab. Prin apsarea succesiv a tastei
Space se creeaz attea spaii cte sunt necesare. La apsarea tastei Tab,
134
punctul de inserare se deplaseaz pn la urmtorul tab stop (punctul de
oprire pentru taburi). Tab stop-urile sunt plasate la intervale regulate
(1,25cm). Utilizatorul poate schimba poziia punctelor de oprire sau poate
introduce unele noi (opiunea Tabs (tabulatori) din meniul Format). Poziiile
n care se afl tab stop-urile sunt marcate pe rigl.
Alinierea textului se poate face mai simplu folosind formatul de text potrivit.
Editorul Word ne pune la dispoziie patru tipuri de aliniere care se regsesc n
bara de instrumente pentru formatarea textului: aliniere la stnga, la centru, la
dreapta, stnga/dreapta.
Pentru a schimba alinierea unui text trebuie s selectm mai nti paragrafele
respective.
135
paragraful pe care dorim s-l indentm sau selectm mai multe paragrafe, i
apoi apsm butonul Decrease Indent (Micorare indent) pentru a reduce
indentarea la stnga. Apsm butonul Increase Indent (Mrire indent) pentru
a extinde indentarea la dreapta.
Special pune la dispoziie mai multe indentri speciale (se refer numai la
indentarea la stnga):
- first line (primul rnd) primul rnd este indentat la distana specificat n
caseta Size. Aceast valoare se adun la valoarea din caseta Left;
136
Prin intermediul casetei Spacing (spaiere) se definete distana dintre
rndurile unui paragraf, precum i distana dintre paragrafe. Opiunile
disponibile sunt:
- After (dup) este folosit pentru stabilirea dimensiunii spaiului liber care va fi
lsat dup un paragraf;
- Line Spacing (spaiul dintre rnduri) este folosit pentru a specifica distana
dintre rndurile unui paragraf. La derularea acestei liste vor aprea
urmtoarele opiuni:
- Single spaiul dintre rnduri este egal cu dimensiunea unui rnd, la care
se adaug i un mic saiu variabil. Textul va fi scris la un rnd;
- 1,5 lines spaiul dintre rnduri este egal cu dimensiunea unui rnd i
jumtate (textul este scris la un rnd i jumtate);
137
2. Hanging Indent (Indent agat); aga celelalte rnduri ale
paragrafului n partea dreapt a primului rnd, atunci cnd
indentul agat este poziionat n dreapta indentului pentru prima
linie;
3. Left Indent (Indent stnga); separ paragraful de restul textului
aliniind toate rndurile n partea stng;
4. Right Indent (Indent dreapta); aliniaz textul n partea dreapt i
de obicei este combinat cu un indent stnga pentru a forma un
indent dual. Acestea sunt folosite de obicei pentru a scoate n
eviden citatele.
138
selecteaz paragrafele care se doresc marcate i se clicheaz pe unul din
butoanele Numbering sau Bullets existente n bara de instrumente pentru
formatarea textului. Comenzile Bullets and Numbering mai pot fi accesate
din meniul Format Bullets and Numbering, sau din meniul contextual
afiat ca urmare a unui clic dreapta.
Fereastra Bullets and Numbering (Fig. 25) cuprinde trei opiuni: liste
marcate (Bulleted), numerotate (Numbered) i ierarhizate, subliste (Outline
Numbered).
Listele marcate sunt utilizate pentru informaii legate ntre ele, dar care nu
au o ordine prestabilit;
Listele numerotate sunt utilizate pentru informaii care trebuie parcurse ntr-
o anumit ordine prestabilit;
Listele ierarhizate sunt o combinaie ntre mai multe liste subliste i sunt
utilizate pentru informaii care trebuie s fie prevzute cu mai multe nivele;
diferitele nivele sunt evideniate prin retrageri ale liniilor; astfel de liste sunt
folosite la rezumate sau documentele tehnice.
Comanda Cut, taie textul selectat i l mut din locaia lui curent
i l copiaz n Clipboard. Comanda este disponibil numai dup
selectarea textului.
139
Comanda Copy pune fragmentul selectat n clipboard, fr a-l
terge din text. Comanda este disponibil numai dup selectarea
textului.
Comanda Paste insereaz informaiile din clipboard n text, acolo
unde este plasat punctul de inserare. Comanda nu este
disponibil dac clipboard-ul este gol.
Clipboard-ul reprezint o zon n care pot fi stocate diferite date sau obiecte.
Cnd folosim clipboard-ul, nu trebuie s ne facem griji c informaiile pe care
dorim s le plasm acolo sunt prea mari. Putem introduce de la un caracter
pn la texte foarte lungi. Clipboard-ul se folosete numai pentru comenzile:
Cut, Copy i Paste. Aceste trei comenzi le gsim pe bara de instrumente
standard, n meniul Edit sau clic dreapta pe textul selectat.
Numerotarea paginilor
140
- Bottom of Page (n partea de jos a paginii).
Executnd clic pe Format, caseta de dialog Page Number Format (Fig. 27)
va fi afiat pe ecran i cu ajutorul ei putem alege formatul de numerotare a
paginilor.
141
Fig. 27. Fereastra Formatare numere pagin
Indiferent dac alegem s inserm antet, subsol, sau ambele procesul este
acelai. Vom utiliza butoanele Switch between Header and Footer
(Schimb ntre antet i subsol) i Show Previous/Show Next (Afiare
anterior/Afiare urmtor) pentru a putea naviga ntre antet i subsol n fiecare
seciune a documentului.
Implicit, este folosit acelai antet i acelai subsol n tot documentul. Exist
ns i posibilitatea de a crea antete i subsoluri care variaz astfel:
142
1. un antet/subsol pentru prima pagin a documentului i altul diferit
pentru restul paginilor: din bara de instrumente pentru antete i
subsoluri se alege comanda Page Setup (Iniializare pagin) i se
selecteaz fereastra Layout (Aspect); din subfereastra Headers
and Footers (Antet i Subsol) se activeaz comanda Diferent first
page (Prima pagin diferit);
2. un anumit antet/subsol pentru paginile pare i altul diferit pentru
paginile impare: din fereastra Headers and Footers (Antet i
Subsol) se activeaz comanda Diferent odd and even (Pagina
impar difer de cea par.
Fig. 29
143
Fig. 30. Fereastra note de subsol
ntreruperi de pagin
144
Fig. 31. Fereastra Setare Margins (Margini)
145
Fig. 32. Paper Size (Mrime pagin)
Din lista Paper size se alege o dimensiune predefinit (exemplu: A4) sau se
alege varianta Custom Size (dimensiune particularizat..)
Orientarea paginii
Putem alege astfel orientarea paginii, adic modul n care este aezat textul
pe pagin. Opiunea Portrait face ca nlimea s fie mai mare ca limea.
Aceasta este oreintarea standard folosit la tiprire. Opiunea Landscape
face ca limea s fie mai mare ca nlimea, textul fiind rotit cu 900.
bineneles c, n timpul introducerii, textul nu este scris la 900. Acest lucru ar
face citirea i urmrirea textului foarte anevoioase. Editorul Word permite
introducerea unui text ntr-o pagin care apare rsturnat n memorie.
Adevrata rotire a textului are loc, de fapt, n timpul imprimrii textului
Din lista Apply to (Se aplic pentru) se aleg variantele dorite: Whole
Document (pentru document ntreg) sau This Section (pentru aceast
seciune).
146
Stabilirea limbii folosite
se alege Language din meniul Tools i apoi opiunea Set Language din
submeniul afiat pentru a deschide caseta de dialog Language;
147
Word va verifica ortografia textului introdus deja i va continua s verifice
fiecare cuvnt scris. Dac ntlnete un cuvnt pe care l consider greit
(adic un cuvnt pe care nu-l gsete n dicionar), l va marca cu o linie roie
ondulat.
Previzualizarea textului
148
accesibile n care vrem sa salvm documentul nostru (Floppy, My Documents
etc); selectm o unitate i astfel directoarele vor fi afiate n zona de sub list.
Un dublu clic pe orice director, l deschide astfel nct putem vedea fiierele i
directoarele coninute. Atunci cnd am localizat unitatea i directorul dorite,
introducem un nume de fiier n caseta File Name (Nume fiier) din partea de
jos a casetei de dialog. Ne asigurm c numele unitii sau al directorului
curent se afl n caseta Save in i apoi efectum clic pe butonul Save pentru
a salva fiierul.
Tiprirea documentului
149
Fig. 34. Fereastra Print (Printare)
150
- Pages per sheet (Pagini per foaie) permite selectarea numrului de pagini
care vor fi tiprite pe fiecare foaie de hrtie;
nchiderea documentului
151