ÎMBUNĂTĂȚIREA CAPACITĂȚII BENEFICIARILOR DE A IMPLEMENTA OPERAȚIUNI COFINANȚATE PRIN

AXELE PRIORITARE 1-6 ALE POSDRU 2007-2013

MANAGEMENTUL PROIECTELOR POSDRU

SUPORT DE CURS

IUNIE 2014

PROIECT COFINANȚAT DIN FONDUL SOCIAL EUROPEAN PRIN PROGRAMUL OPERAȚIONAL SECTORIAL
DEZVOLTAREA RESURSELOR UMANE 2007-2013
„INVESTEŞTE ÎN OAMENI!”
Stimaţi participanţi,

Proiectul ”Îmbunătățirea capacității beneficiarilor de a implementa operațiuni cofinanțate prin axele

prioritare 1-6 ale POSDRU 2007-2013” se subsumează intervențiilor finanțate din DMI 7.1 pentru a asigura
sprijinul necesar organizaţiilor beneficiare pentru o gestionare eficientă și eficace a proiectelor, prin două
tipuri majore de intervenţie:
 Sesiuni de formare
 Sesiuni de suport operaţional (tutoriat)
Implementat de AM POSDRU, prin Direcţia de Monitorizare și Raportare, proiectul se va derula pe o
perioadă de 18 luni, urmând a se finaliza în aprilie 2015, şi se adresează, în egală măsură, atât organizaţiilor
beneficiare care au proiecte în implementare cât şi acelor organizaţii care vor contracta, în perioada imediat
următoare, pe apelurile lansate în anul 2013.
Consorţiul format din Lattanzio e Associati SpA, în calitate de lider, Magnum SRL, în calitate de partener şi
Ernst & Young SRL, în calitate de sub-contractor asigură atât organizarea şi desfăşurarea sesiunilor de
formare cât şi a celor de suport operaţional (tutoriat).
Lattanzio e Associati SpA este o societate de consultanţă orientată spre sprijinirea schimbării instituţionale în
administraţiile publice, având o experienţă la nivel european de peste 12 ani în implementarea de proiecte în
sprijinul reformei administraţiei publice.
Dimensiunea europeană a companiei şi experiența în proiectarea și derularea activităților de formare pentru
administrația publică, precum și în proiecte de asistență tehnică și dezvoltare a capacității instituționale
pentru o mai bună absorbție a fondurilor europene și o mai bună gestionare și implementare a proiectelor
cofinanțate din fonduri europene, contribuie într-o manieră esenţială la realizarea obiectivelor acestui
proiect.
Ne onorează să fim alături de AM POSDRU în acest demers şi sperăm ca printr-o bună derulare a sesiunilor
de formare să contribuim la o mai bună înţelegere din partea tuturor participanţilor la ceea ce noi am numit,
generic, „managementul proiectelor cofinanţate din POSDRU”.
În numele întregii echipe care a colaborat la realizarea acestui suport de curs, vă mulţumim că vă număraţi
printre participanţi, vă dorim să parcurgeţi cele 3 zile cu încrederea că acestea sunt exclusiv în beneficiul
dumneavoastră şi suntem convinşi că veţi fi promotori activi în a împărtăşi şi colegilor dumneavoastră
cunoştinţele acumulate la acest curs.

Mult succes!
Acronime / Abrevieri:

AM – Autoritatea de Management
ANAF – Agenţia Naţională de Administrare Fiscală
ANC – Autoritatea Naţională pentru Calificări
ANOFM – Agenţia Naţională pentru Ocuparea Forţei de Muncă
ANRMAP – Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice
CAFR – Camera Auditorilor Financiari din România
CE – Comisia Europeană
CF – Cererea de finanțare
CGA – Cheltuieli generale de administrație
CIM – Contract individual de muncă
CNDIPT – Centrul Naţional de Dezvoltare a Învăţământului Profesional şi Tehnic
CPP – Cerere de Propuneri de Proiecte
CR – Cerere de Rambursare a cheltuielilor
CP- Cerere de Plată
RTF – Raport tehnico-financiar
DCI – Documentul Cadru de Implementare
DLAF – Departamentul pentru Lupta Antifraudă
FEDR – Fondul European pentru Dezvoltare Regională
FSE – Fondul Social European
GT – Grup ţintă
HG – Hotărâre de Guvern
JOUE – Jurnalul Oficial al Uniunii Europene
ISRS – International Standard for Related Services (Standardul Internaţional privind Serviciile Conexe)
ITM – Inspectoratul Teritorial de Muncă
MEN – Ministerul Educaţiei Naţionale
MFE – Ministerul Fondurilor Europene
OI – Organismul Intermediar
ONG – Organizaţie Neguvernamentală
OP – Ordin de Plată
OUG – Ordonanţă de Urgenţă a Guvernului
PFA – Persoană Fizică Autorizată
POSDRU – Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane
PV – Proces verbal
RTF – Raportul tehnico-financiar
TVA – Taxa pe valoare adăugată
CUPRINS
CAPITOLUL I ................................................................................................................................................... 1
MANAGEMENTUL ȘI IMPLEMENTAREA PROIECTELOR COFINANȚATE DIN POSDRU................ 1
I.1 CONSIDERAȚII GENERALE ................................................................................................................ 1
I.2 ASPECTE TEHNICE PRIVIND MANAGEMENTUL ȘI IMPLEMENTAREA PROIECTELOR
FINANŢATE ÎN CADRUL POSDRU .......................................................................................................... 1
I.2.1 NOŢIUNI DE BAZĂ ............................................................................................................................ 1
I.2.2 PROCESELE MANAGEMENTULUI DE PROIECT ......................................................................... 2
BIBLIOGRAFIE .......................................................................................................................................... 23
ASPECTE JURIDICE ÎN IMPLEMENTAREA PROIECTELOR POSDRU ................................................ 24
II.1 CONTRACTUL DE FINANȚARE ...................................................................................................... 24
II. 2 ACORDUL DE PARTENERIAT - IMPLEMENTARE ..................................................................... 29
II.3 CONTRACTELE CU EXPERȚII......................................................................................................... 31
II.4 ACTE ADIŢIONALE ȘI NOTIFICĂRI ............................................................................................... 35
II.5. ACHIZIŢII PUBLICE.......................................................................................................................... 42
II.6. SITUAŢII CE POT REPREZENTA CONFLICT DE INTERESE, NEREGULĂ SAU FRAUDĂ ... 52
BIBLIOGRAFIE .......................................................................................................................................... 57
MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR POSDRU ............................................................. 58
III.1 CONTURI BANCARE. CURS VALUTAR. ...................................................................................... 58
III.2 PLANIFICARE BUGETARĂ ............................................................................................................. 61
III.3 FLUXUL DE NUMERAR .................................................................................................................. 62
III.4 CONTABILITATE .............................................................................................................................. 64
III.5 PREFINANŢAREA ............................................................................................................................. 68
III.6 RAPORTARE FINANCIARĂ ............................................................................................................ 69
III.7 TAXA PE VALOAREA ADĂUGATĂ .............................................................................................. 72
III.8 AUDIT. ................................................................................................................................................ 73
III.9 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR .............................................................................................. 75
III.9.1 Cheltuieli cu personalul .................................................................................................................... 75
III.9.2 Cheltuieli cu cazarea, transportul și diurna. ...................................................................................... 76
III.9.3 Cheltuieli pentru subvenții (ajutoare, premii) și burse...................................................................... 79
III.9.4 Cheltuieli pentru derularea proiectului. ............................................................................................ 80
III.9.5 Cheltuieli aferente taxelor ................................................................................................................. 81
III.9.6 Cheltuieli aferente activităților subcontractate (externalizate) ......................................................... 82
III.9.7 Cheltuieli pentru închirieri și leasing, necesare derulării activităților proiectului ............................ 83
III.9.8 Cheltuieli de informare și publicitate ................................................................................................ 84
III.9.9 Cheltuieli de tip FEDR...................................................................................................................... 85
III.9.10 Cheltuieli generale de administrație (Cheltuieli indirecte) – „CGA”. ............................................ 85
BIBLIOGRAFIE .......................................................................................................................................... 88
Lista Anexelor ................................................................................................................................................ 89

0
 CAPITOLUL I
MANAGEMENTUL ȘI IMPLEMENTAREA PROIECTELOR COFINANȚATE DIN POSDRU

I.1 CONSIDERAȚII GENERALE

Asigurarea unei dezvoltări socio-economice durabile, incluzive și de reducere rapidă a disparităților față de
celelalte state membre UE este finanțată din Fondul Social European (FSE) prin diferite programe. Unul
dintre acestea este Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU).

Obiectivele specifice ale POSDRU pentru perioada 2007-20131 sunt:

 Promovarea educaţiei şi formării iniţiale şi continue de calitate, inclusiv a învăţământului superior şi
cercetării;
 Promovarea culturii antreprenoriale şi creşterea calităţii şi productivităţii muncii;
 Facilitarea accesului tinerilor pe piaţa muncii;
 Dezvoltarea unei pieţe a muncii modernă, flexibilă şi inclusivă;
 Promovarea (re)inserţiei pe piaţa muncii a persoanelor inactive, inclusiv în mediul rural;
 Îmbunătăţirea Serviciului Public de Ocupare;
 Facilitarea accesului grupurilor vulnerabile la educaţie şi pe piaţa muncii.

Astfel, POSDRU sprijină îndeplinirea obiectivelor comune la nivel european în ceea ce privește creșterea
participării pe piața muncii a unei forțe de muncă calificate și adaptabile.

În cadrul axelor prioritare 1-6 ale POSDRU, sunt finanțate următoarele operațiuni:
 Proiecte de tip strategic, proiecte naționale, sectoriale și/sau multi-regionale;
 Proiecte de tip grant (proiecte regionale și locale);
 Proiecte de ajutor de stat (pentru formare profesională generală și specifică și pentru ocupare) și
proiecte de ajutor de minimis.

11 Organisme Intermediare, în baza atribuţiilor delegate de către AM POS DRU, conform Acordului cadru
de delegare de funcţii, participă la implementarea programului: 8 Organisme Intermediare Regionale şi 3
Organisme Intermediare Naţionale (OI ANOFM, OI MEN şi OI CNDIPT).

Modul în care Autoritatea de Management promovează strategiile în domeniul dezvoltării resurselor umane
este ilustrat în Documentul Cadru de Implementare a POS DRU (DCI POS DRU), principalul instrument de
implementare ce completează prevederile Programul Operaţional (http://www.fseromania.ro, secţiunea
Documente Programatice).

I.2 ASPECTE TEHNICE PRIVIND MANAGEMENTUL ȘI IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

FINANŢATE ÎN CADRUL POSDRU

I.2.1 Noţiuni de bază

Proiectul este un set de activități grupate într-o succesiune logică, ordonate într-un grafic de timp care
printr-o metodologie bine definită și utilizând resurse limitate contribuie la îndeplinirea unuia sau mai
multor obiective specifice.

1
Textul integral al POSDRU 2007-2013 este disponibil pe pagina de internet: http://www.fseromania.ro/index.php/posdru/programare
1
Grafic, proiectul poate fi definit astfel:

Un pachet distinct de activităţi, pentru atingerea utilizând un

mijloace şi investiţii unui scop/obiectiv, buget limitat
stabilit pe baza nevoilor
grupului ţintă,

într-o perioadă determinată, prin obţinerea de reprezentând contribuţia

urmând un calendar rezultate verificabile financiară a tuturor
pre-definit părţilor

contribuind la în raport cu indicatorii

obiectivele programului
de dezvoltare,
definite în relaţia cu
nevoile grupului țintă

Beneficiarilor care au proiecte în implementare li se aplică prevederile Ghidului Solicitantului -

Condiţii Generale, respectiv Ghidul Solicitantului - Condiţii Specifice corespunzător liniei de finanţare
în baza căreia a fost depusă Cererea de Finanţare.
Se recomandă beneficiarilor de proiecte să verifice permanent portalul www.fseromania.ro și
portalurile OI delegate și să se raporteze la prevederile stipulate în Contractul de Finanțare.

I.2.2 PROCESELE MANAGEMENTULUI DE PROIECT

Managementul de proiect se realizează prin procese, utilizând cunoştinţe, abilităţi, instrumente şi tehnici.

A. Iniţierea: definirea nevoilor, cerinţelor şi obiectivelor proiectului.

B. Planificarea: definirea indicatorilor şi planificarea etapelor esențiale pentru atingerea scopului,
obiectivelor şi rezultatelor propuse ale proiectului.
C. Implementarea: integrarea resurselor umane, financiare și materiale astfel încât să se implementeze
planul de management pentru proiect.
D. Monitorizarea şi Controlul/Evaluarea: măsurarea şi verificarea, în mod regulat, a progresului
proiectului, precum şi identificarea soluțiilor/strategiilor, astfel încât să poată fi efectuate acţiuni
corective, dacă este necesar, în vederea atingerii obiectivelor proiectului.
E. Închiderea/Raportarea: prezentarea rezultatelor evaluării prin raportare la indicatorii și obiectivele
programului.

A. INIȚIEREA
Etapa de elaborare a propunerii de proiect, etapă în care se identifică nevoile grupurilor țintă, precum și cele
mai eficiente măsuri pentru rezolvarea problemelor acestora, în conformitate cu obiectivele programului de
finanțare în contextul dat și prin utilizarea resurselor existente (fonduri, actori locali, politici și strategii).

2
 B. PLANIFICAREA

Această etapă presupune realizarea unei metodologii de structurare a proiectului, cu includerea tehnicilor,
mijloacelor şi resurselor, astfel încât să producă o îmbunătăţire sustenabilă a situaţiei grupului ţintă, în
concordanță cu indicatorii programului de finanțare.

Primul pas în faza de planificare îl reprezintă elaborarea Matricei Logice, aceasta fiind principalul
instrument care stă la baza abordării proiectelor. Matricea este rezultatul procesului de analiză logică a
intervenției şi include prezentarea sintetică a componentelor cheie ale proiectului. Matricea logică ne ajută
să monitorizăm proiectul, prezintă riscurile şi modul de gestionare a acestora.

Construirea Matricei Logice

Cunoscând obiectivele proiectului (general şi specific), trebuie să identificăm:

 rezultatele pe care le urmărim,
 cum obținem rezultatele prin activităţi,
 cum măsurăm rezultatele cu ajutorul indicatorilor,
 ce surse putem utiliza pentru verificarea indicatorilor,
 ce resurse/mijloace avem nevoie pentru atingerea obiectivelor,
 ce costuri implică activităţile,
 de ce supoziţii şi riscuri trebuie să ţinem seama în implementare,
 care sunt relaţiile logice dintre acestea și ce răspunsuri ne oferă.

1. Activităţile sunt mijloacele de atingere a obiectivelor proiectului şi se află în relaţie cauză-efect

cu rezultatele. Arată CE VEŢI FACE în decursul implementării pentru obţinerea rezultatelor scontate.
Desfăşurarea activităţilor presupune costuri specifice, pe care trebuie să le estimaţi corespunzător
pentru fiecare subactivitate în parte şi să le introduceţi în matricea logică. Trebuie să aveţi în vedere
toate resursele (materiale, umane, financiare) necesare implementării activităţilor.
2. Rezultatele sunt “produsele” activităţilor desfăşurate în perioada de implementare a proiectului,
iar realizarea lor conduce la îndeplinirea obiectivelor specifice şi a obiectivului general. Managerii
sunt direct răspunzători pentru producerea rezultatelor, măsurabile prin indicatori. Relația rezultat -
obiectiv este cheia logicii proiectului.
3. Indicatorii de verificare măsoară performanţa, modul în care au fost îndeplinite obiectivele
(generale şi specifice) şi dacă au fost obținute rezultatele, atât pe parcursul, cât şi la finalul proiectului.
Indicatorii sunt cantitativi şi calitativi.
4. Sursele de verificare - documente/informaţii ce stau la baza rapoartelor interne elaborate în
cursul proiectului, indică unde şi sub ce formă pot fi găsite informaţiile despre îndeplinirea
obiectivelor şi rezultatelor.
5. Supoziţiile şi riscurile sunt condiţii externe/factori externi, care nu sunt în controlul proiectului,
dar ar putea influenţa implementarea şi durabilitatea acestuia.
6. Pre-condițiile reprezintă condiţiile iniţiale, independente de proiect, care trebuie îndeplinite
înainte de începerea activităţilor şi fără de care implementarea efectivă nu este posibilă.

Planificarea proiectelor

După ce Matricea fost completată, începem planificarea detalită a activităților proiectului.

Planificarea presupune stabilirea etapelor şi activităţilor ce trebuie realizate pentru atingerea obiectivelor,
resursele necesare, dependenţele dintre acestea şi rezultatele aşteptate ca urmare a realizării fiecărei
activităţi.

3
 Pentru eficiență este nevoie să elaborăm un plan al activităţilor bine structurat.
Planificarea activităţilor trebuie realizată detaliat (subactivități și sarcini) astfel încât să permită
monitorizarea şi controlul facil al derulării fiecarei etape, precum şi al întregului proiect.

Planul de activităţi

Planul de activităţi arată secvenţa logică de desfăşurare a acestora în timp şi orice condiţionări care există
între ele.

Graficul de implementare reprezintă planificarea proiectului sub forma unei diagrame GANTT în care se
includ toate activităţile din Cererea de Finanţare, sub-capitolul „Activităţile proiectului”.
Graficul trebuie să cuprindă toate activităţile și subactivitățile proiectului (inclusiv activităţile de achiziţie),
durata acestora (cu datele estimate de începere şi de finalizare), corelate cu metodologia de implementare a
proiectului, precum şi organizaţia responsabilă pentru implementarea ei (ex: „solicitant” sau „partener 1, 2
...”).

Planificarea trebuie făcută în funcţie de secvenţialitatea logică a activităţilor, a duratei şi a posibilelor

dependenţe existente şi include responsabilităţile partenerilor.
Graficul trebuie să fie complet şi realist, fără să conţină descrieri detaliate ale activităţilor, ci doar denumirile
acestora, în concordanță cu planificarea.
Completarea graficului de implementare a proiectului trebuie să înceapă de la luna 1 – care reprezintă prima
lună de implementare a proiectului, fără date calendaristice precise, doar „luna 1”, „luna 2” etc.

G RA FI C A CT I V I T ĂȚ I
Rezultate/ Luna
Nr. Activități 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
crt.
R.1 ♦
A1
A2
R.2 ♦
A3

Planul identifică jaloanele importante în implementare, utile în monitorizarea progresului (responsabilitatea

managerială) şi pentru atribuirea responsabilităţii cu privire la respectivul jalon.
Jaloanele proiectului (milestones) sunt momentele principale după care se poate cuantifica evoluţia acestuia.
Cel mai adesea, indică un moment de schimbare, fie datorită reluării uneia sau mai multor faze precedente,
fie ca urmare a demarării de noi activități sau încheierii proiectului.
EXEMPLUL 1:
Într-un proiect ce vizează, printre altele, crearea unui centru de consultanţă, un jalon poate fi „spaţiul
pregătit pentru amplasarea mobilierului şi echipamentelor”, altul – „echipamente pregătite pentru lucru”,
altul – „personal instruit” ş.a.m.d. Practic, ceea ce avem nevoie pentru a atinge rezultatul final.
Jaloanele nu au durată în sine, ci doar delimitează activităţile. Ele pot fi considerate scopuri atinse, iar
activităţile vor fi mijloacele de atingere a acestor scopuri. Echipa de management a proiectului trebuie să
urmărească respectarea graficului de implementare a activităților și momentele cheie.
Pe baza obiectivelor pe termen scurt, se vor formula şi jaloanele/reperele proiectului, văzute ca rezultate
intermediare ale proiectului. Jaloanele se vor stabili la nivel de proiect, plecând de la scop, sau pentru fiecare
obiectiv specific. Obiectivele şi jaloanele vor sta la baza stabilirii indicatorilor de măsurare a evoluţiei şi
finalizării proiectului, precum şi pentru descompunerea proiectului în activităţi şi subactivităţi.
4
 EXEMPLUL 2

O1: JALOANE O1:

Creșterea gradului de satisfacție a clienților  20 angajaţi calificaţi în domeniile: recepţioner (4),
hotelului X cameristă (14), responsabil hotel (2)
 Achiziţionarea de echipamente necesare realizării O1
(dotarea cu mobilier a hotelului X)

1. În etapa de planificare
2. Beneficiarul selectează atât echipa proiectului, responsabilă cu managementul general, cât şi
pe ceilalţi membri ai echipei de implementare ce vor realiza efectiv activităţile în scopul atingerii
obiectivelor propuse;
Se detaliază resursele necesare fiecărei activități;
Se stabilesc responsabilitățile la nivelul beneficiarului;
Se estimează și se programează durata activităților;
Se identifică şi se analizează riscurile ce pot să apară pe parcursul implementării
proiectului;
Se elaborează documentele de management ale proiectului:
 descrierea obiectivului şi a ariei de acoperire a proiectului,
 livrabilele care trebuie realizate,
 activităţile necesare în vederea obținerii tuturor livrabilelor şi a verificării și validării acestora
conform standardului de calitate (încadrate în etape ale proiectului),
 planul resurselor umane,
 eşalonarea în timp a activităţilor,
 dependenţele între activităţile proiectului,
 evaluarea şi managementul riscului,
 punctele de control ale progresului proiectului,
 cerinţele privind calitatea,
 bugetul proiectului şi planificarea bugetară în timp.

Activitățile proiectului

Pentru a se asigura că toate resursele alocate sunt estimate corect în vederea atingerii obiectivelor specifice
ale proiectului, beneficiarul va trebui să descompună activităţile în sub-activităţi, sarcini/unități.
5
 Fiecare activitate TREBUIE să se concretizeze, în urma implementării ei, cu cel puţin un
REZULTAT

Tipuri de activități:
 activităţi de management de proiect, care se desfășoară pe toată durata implementării proiectului.
 activităţile tehnice, ex: activităţile de formare, evaluare, testare, pregătire curriculum, consiliere, etc.
 activităţi specifice pentru respectarea cerinţelor de informare şi publicitate, ex. organizarea de
conferinţe de presă, tipărirea şi distribuirea de materiale publicitare.
 activităţile subcontractate, cu precizarea achiziţiilor de echipamente sau bunuri, desfăşurate conform
prevederilor legale.
 activităţile de monitorizare şi evaluare internă, inclusiv cele de raportare.

! Activităţile trebuie să fie prezentate în ordinea logică şi cronologică a desfăşurării lor şi trebuie
defalcate pe subactivităţi, până la un nivel care să permită planificarea lor, alocarea
responsabilităţilor şi estimarea resurselor necesare pentru elaborarea bugetului.

Exemplu de divizare a unei activităţi principale în sub-activități:

Activitatea 2: Analiza nevoilor de formare:
2.1. Pregătirea/elaborarea şi distribuirea chestionarelor
2.2. Colectarea chestionarelor şi prelucrarea datelor
2.3. Analiza nevoilor de formare şi propuneri pentru curriculum

Activităţile trebuie să fie realiste şi fezabile, adică să poată fi efectiv desfăşurate cu resursele materiale,
umane şi financiare ale proiectului. De aceea este important ca, odată cu stabilirea lor, să se aibă în vedere
şi disponibilitatea sau modul de procurare al acestor resurse, de exemplu disponibilitatea resurselor umane
şi prevederea în bugetul proiectului a costurilor corespunzătoare.

Rezultate anticipate
Această secţiune conţine rezultatele imediate obţinute în urma desfăşurării activităţilor şi care, împreună, vor
realiza obiectivul specific al proiectului.
Putem avea mai multe rezultate anticipate, corespunzătoare fiecărei grupe de activităţi. Ca urmare,
rezultatele anticipate trebuie descrise în strânsă corelare cu activităţile stabilite şi prezentate în secţiunea
anterioară.

Rezultatele trebuie să fie corelate şi cu indicatorii de realizare imediată (output) stabiliţi pentru a
măsura gradul de realizare.
Rezultatele prezentate în cadrul secţiunii 3.3. Rezultate/realizări atinse pe perioada de raportare a
RTF trebuie să fie corelate cu rezultatele din Cererea de finanţare aprobată şi din Actele Adiţionale ce
completează contractul, dacă este cazul, precum şi cu planificarea rezultatelor realizată în cadrul RTF
anterior.

C. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI
Documente necesare unei implementări corecte a proiectului
Responsabilitatea finală pentru managementul și implementarea proiectului în relaţia cu AM POSDRU și OI
POSDRU delegat revine exclusiv beneficiarului, în conformitate cu contractul de finanțare. Acesta,
împreună cu partenerii săi, trebuie să implementeze proiectul conform prevederilor contractului de finanţare,
a cererii de finanţare, care face parte integrantă din contract, şi cu respectarea prevederilor regulamentelor şi
legislaţiei comunitare şi naţionale în vigoare.
În practică multe proiecte eşuează din cauza erorilor în implementare:
 evaluarea eronată a resurselor necesare/disponibile;
 planificare defectuoasă;
 organizare defectuoasă.
6
 ! Pentru implementarea cu succes a proiectului, beneficiarul trebuie să aibă în vedere:
 desfăşurarea activităţilor conform metodologiei şi la termenele prevăzute în graficul din proiect,
 atingerea obiectivelor declarate şi realizarea indicatorilor,
 utilizarea resurselor materiale, umane şi financiare, conform prevederilor proiectului,
 furnizarea contribuţiei proprii şi a resurselor financiare necesare implementării proiectului până
la rambursarea cheltuielilor.

În practică, pentru o implementare a proiectului la standardul de calitate solicitat, se recomandă elaborarea și

aplicarea de proceduri specifice, atât de către beneficiar, cât şi de către partener/partenerii acestuia. Se
recomandă utilizarea de proceduri unitare la nivel de proiect de către toți partenerii. Procedurile conțin
referințe, standarde, metode și instrumente pentru atingerea acestora. Practic procedura reflectă modul în
care trebuie să se realizeze o sarcină, o activitate, relația dintre parteneri, relația cu furnizorii, etc.
Procedurile care vor face obiectul verificări AMPOSDRU/OI delegate sunt, după cum urmează:
 Proceduri specifice privind organizarea licitațiilor publice în vederea selectării furnizorilor.
 Proceduri specifice privind autorizarea corespunzătoare a încheierii contractelor cu furnizorii.
 Proceduri specifice privind verificarea și autorizarea stadiilor de execuție a lucrărilor/prestării
serviciilor din proiect.
 Proceduri specifice privind semnarea și autorizarea corespunzătoare a facturilor primite de la
furnizori.
 Proceduri specifice privind autorizarea plăților către furnizori.
 Proceduri specifice în ceea ce privește specificațiile tehnice ale proiectului.
 Procedura de management al riscurilor (registrul riscurilor, plan de acţiune pentru diminuarea
riscurilor, plan de acoperire a funcţiilor sensibile în cadrul echipei de implementare, sistem de
semnalare şi tratare a disfuncţionalităţilor).
 Regulament de organizare şi funcţionare a echipei de implementare.
 Procedura de evaluare a performanței membrilor echipei de implementare în funcție de rezultatele
fiecărui în atingerea obiectivelor proiectului. Procedura include scopul evaluării, stabilirea
standardelor, referințelor, frecvența, cine realizează evaluarea, instrumentele de evaluare, modul în
care se aplică, modul în care se comunică rezultatele evaluării etc.
 Cod de etică pe care trebuie să-l respecte echipa de implementare.
 Procedura privind circuitul intern al documentelor.

În plus față de aceste procedurile enumerate mai sus, beneficiarul și partenerii, după caz, pot
elabora și alte proceduri/metodologii care să sprijine implementarea proiectului, ca de exemplu:
 Procedura de selectare a grupului țintă.
 Procedura de acordare de subvenții (metodologia de acordare a subvențiilor).
 Procedura de arhivare a documentelor. Stabilește tipul și funcțiile documentelor, modul și forma în
care se arhivează, responsabilitățile celor implicați, cine are acces la documente etc.
 Procedura de comunicare internă inclusiv, fluxul documentelor aferente proiectului. Această
procedură stabilește modul de comunicare în interiorul organizației, înregistrarea și circuitul
documentelor, responsabilitățile celor implicați etc.
 Procedura de comunicare externă include elemente de vizibilitate, metode și tehnici de promovare a
organizației, proiectului, livrabilelor, instrumente de comunicare, publicul țintă vizat, materiale de
comunicare/promovare, responsabilitățile celor implicați etc.
 Procedura de recrutare și selecție a experților din echipa de implementare. Procedura conține
instrumente de recrutare și selecție, documente de intrare (fișa postului, CV-urile, scrisorile de
intenție, aplicațiile, etc.), anunțul de recrutare, tehnicile și metodele ce vor fi utilizate, criteriile de
evaluare, componența comisiei de evaluare, publicitatea, modalitate de contestare a deciziei, etc.
7
  Procedura de colaborare/lucru cu partenerii este documentul care reglementează modul de
comunicare, de luare a deciziilor, rolurile și responsabilitățile părților, termenele și modalitatea de
raportare între părți, etc.
 Procedura de monitorizare a activităților cuprinde instrumente de monitorizare, frecvența
monitorizării, cine face monitorizarea, etc.

ATENŢIE!!!
O procedura nu înseamnă mai multă birocrație, ea ne sprijină să funcționăm eficient în cadrul organizației și
să implementăm corect, eficient și eficace proiectul POSDRU. O procedură poate fi modificată ori de câte
ori este necesar.
Lista prezentată de proceduri nu este exhaustivă, puteți elabora și implementa orice alte proceduri care să vă
sprijine în implementare.

De reţinut că, atât beneficiarul, cât şi partenerul/partenerii acestuia trebuie să poată dovedi că procedurile
de lucru elaborate în cadrul proiectului au fost aduse la cunoştinţa angajaţilor.

AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat verifică funcționalitatea sistemului de control intern al

beneficiarului și partenerului/partenerilor acestuia.

Exemplu - Structura unei Proceduri:

APROBAT
AVIZĂRAT

Numele Poziția în proiect Semnătura Data

MODIFICĂRI
REV. Nr. OM. Obiectul modificării OM Întocmit Semnătura Data

1. SCOP
2. DOMENIUL DE APLICARE
3. DEFINIȚII ȘI ABREVIERI
4. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ
5. OBIECTIVE ALE PROCESULUI
6. INDICATORI DE PERFORMANȚĂ
7. METODE DE MĂSURARE A INDICATORILOR
8. DATE DE INTRARE
9. ACȚIUNI ȘI METODE DE IMPLEMENTARE

8
ECHIPA PROIECTULUI. COMUNICAREA ȘI LUCRUL ÎN ECHIPĂ

Beneficiarul trebuie să asigure managementul și implementarea proiectului care constă în totalitatea

activităţilor de planificare, implementare, monitorizare şi control pentru a asigura îndeplinirea obiectivelor
în condiţiile prevăzute de contract.

Echipa proiectului este formată din două grupe distincte de personal:

Echipa de management de proiect, care trebuie să cuprindă obligatoriu minim trei poziții:
 un manager de proiect;
 un responsabil financiar;
 un consilier juridic.
Experţii responsabili pentru realizarea activităţilor tehnice specifice, care pot fi:
 experţi pe termen lung (minim 6 luni consecutive);
 experţi pe termen scurt (până la 6 luni consecutive).
Managerul de proiect este direct răsponsabil de o bună implementare a proiectului din prima până în ultima
zi. Aceasta presupune inclusiv:
 identificarea așteptărilor membrilor echipei, partenerilor, a actorilor relevanți în ceea ce privește
comunicarea;
 determinarea informațiilor care sunt necesare în procesul de comunicare, în cadrul proiectului;
 planificarea modului în care vor fi livrate informațiile (întâlniri, rapoarte, convorbiri telefonice, e-
mailuri, prezentări, ședințe de proiect etc.).

Unul dintre rolurile cheie ale managerului de proiect este să asigure conducerea echipei. Managerul de
proiect trebuie să prezinte obiectivele proiectului echipei, să stabilească împreună cu aceasta o strategie clară
care să fie asumată de toți partenerii, să distribuie sarcinile și responsabilitățile, să motiveze echipa, să
stabilească proceduri și instrumente de comunicare în echipă, să asigure o coordonare generală a proiectului.

Proiectul este interdisciplinar și presupune un volum mare de activități și resurse care pot fi gestionate doar
în echipă, prin utilizarea tuturor instrumentelor și metodelor de management de proiect.

Pentru ca un proiect să reușească, membrii echipei trebuie să accepte să lucreze în echipă și să accepte
funcția managerului de decizie în privința resurselor (oameni, timp, bani, echipamente, informații).

Care sunt avantajele lucrului în echipă?

 Se creează sinergie (motivație, direcție comună);
 Are loc distribuția sarcinilor;
 Organizarea activităților și controlul lor se face mai ușor;
 Rezolvarea problemelor este facilitată având în vedere că echipa, prin membrii săi, acoperă o paletă
mai largă de abilități;
 Există un bun management al informației - se colectează și se distribuie mai multe idei;
 Se testează și se ratifică deciziile;
 Este facilitată implicarea și interesul fiecărui membru;
 Se negociază mai bine/conflictele se rezolvă mai repede/mai eficace.
Echipa de management, condusă de managerul de proiect, va fi responsabilă cu managementul şi
monitorizarea internă a desfăşurării activităţilor pentru obţinerea rezultatelor prevăzute, respectiv realizarea
indicatorilor precizaţi în cererea de finanțare.
Pentru exemplificare, prezentăm mai jos o listă a principalelor atribuţii ale managerului de proiect şi echipei
sale:
 Pregătirea şi actualizarea graficului de implementare şi a planurilor de achiziţii;
 Pregătirea contractelor pentru personalul care urmează să fie angajat în cadrul proiectului;
 Urmărirea activităţii desfăşurate de personalul proiectului conform metodologiei şi graficului;
9
  Pregătirea și/sau verificarea dosarelor de licitaţie şi a altor documente aferente achiziţiilor;
 Identificarea potenţialilor furnizori;
 Aplicarea și/sau verificarea procedurilor de achiziţie şi contractare;
 Relaţia cu furnizorii/subcontractorii;
 Verificarea activităţii partenerilor de proiect;
 Elaborarea de acte adiţionale şi notificări pentru actualizarea contractului, precum şi transmiterea
către OI în vederea aprobării;
 Întocmirea rapoartelor şi a cererilor de rambursare către OI, conform prevederilor contractului şi
solicitărilor OI;
 Cheltuirea bugetului în conformitate cu prevederile contractului. Controlul şi evidenţa cheltuielilor
proiectului.

! Rolul managerului de proiect este esenţial pentru o implementare de succes;

Experții din echipa de implementare nu desfășoară activități de management de proiect și nu
au atribuții în acest sens;
Activitățile de tip management de proiect nu trebuie să fie duplicate/dublate/
suprapuse/completate de activitățile desfășurate de echipa de implementare;
Atât instituțiile publice, cât și celelalte tipuri de solicitanți/parteneri eligibili, au obligația de a
respecta prevederile legislației naționale aplicabile, în funcție de tipul organizației, privind
angajarea personalului.

RELAȚII DE PARTENERIAT
Parteneriatul între organizații are la bază Acordul de Parteneriat, anexă la contractul de finanțare.

Fiecare partener este responsabil de coordonarea şi/sau îndeplinirea activităţilor din proiect asumate prin
cererea de finanțare, în vederea atingerii rezultatelor. Pe de altă parte, mai mulţi parteneri pot contribui la
realizarea aceluiaşi set de activităţi (funcţiile şi activităţile proiectului nu sunt duplicate sau realizate în
paralel, ci sunt realizate în comun).

Pentru implementarea proiectului, partenerii vor asigura furnizarea de resurse umane (de exemplu experţi pe
termen lung şi/sau scurt), resurse materiale (de exemplu săli de curs, echipamente etc) şi/sau expertiză (de
exemplu studii, cercetări, analize etc) necesare în vederea derulării activităţilor proiectului cum ar fi, de
exemplu: managementul general al proiectului, achiziţii publice, informare şi publicitate etc., conform
Cererii de Finanţare şi Acordului de Parteneriat.

Atât Beneficiarul cât și Partenerul/Partenerii au posibilitatea de a subcontracta, la rândul lor, anumite

activităţi din cadrul proiectului, dacă acest lucru a fost prevăzut în Acordul de Parteneriat, în limita
procentului stabilit prin contractul de finanțare.

Nu este permis ca activităţile ce revin liderului de parteneriat, în conformitate cu prevederile

Acordului de Parteneriat şi ale Cererii de Finanţare, să fie desfăşurate de către experţii
Partenerului/Partenerilor sau vice-versa. Cu alte cuvinte, rolurile şi responsabiltăţile ce revin
fiecărui Partener, inclusiv liderului de proiect, vor fi îndeplinite prin utilizarea de resurse umane
proprii şi/sau externalizare de activităţi.
În cazul subcontractării unor activităţi din cadrul proiectului, responsabilitatea revine în
exclusivitate Beneficiarului, în conformitate cu dispoziţiile legale.

D. MONITORIZAREA, EVALUAREA ŞI CONTROLUL LA NIVELUL PROIECTULUI

Pe parcursul implementării, managerul de proiect monitorizează şi controlează activităţile şi rezultatele
realizate în raport cu cele planificate, atât din punct de vedere a calităţii, cât şi din punct de vedere a duratei
şi resurselor alocate.

10
Monitorizarea internă este în sarcina managementului de proiect, în timp ce monitorizarea externă este
realizată de AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat. Monitorizarea internă va urmări identificarea
problemelor potenţiale/reale pentru introducerea măsurilor corective, în vederea asigurării realizării
obiectivelor proiectului şi obţinerea rezultatelor estimate, prin:
 colectarea de informaţii cu privire la situaţiile faptice;
 analiza progresului proiectului (desfăşurarea activităţilor, utilizarea resurselor, realizarea
indicatorilor, identificarea neconcordanţelor);
 verificarea conformităţii faţă de obligaţiile contractuale, proceduri, obligaţii de raportare;
 compararea situaţiilor identificate cu ţintele propuse;
 formularea de previziuni cu privire la evoluţia situaţiilor identificate.

Monitorizarea proiectelor cofinanțate din instrumentele structurale are 3 dimensiuni:

 Financiară: Cu scopul de a măsura gradul de utilizare a bugetelor proiectelor.
 Fizică/Tehnică: Cu scopul de a măsura output-urile și rezultatele atinse în comparație cu cele
propuse.
 Procedurală: Cu scopul de a măsura nivelul de implementare a activităților și etapelor din
proiect în comparație cu planificarea aprobată.

Mecanismul de monitorizare se proiectează încă din faza de planificare a proiectului şi poate

include următoarele instrumente:
 Calendare lunare şi plan de urmărire;
 Rapoarte periodice pe activităţi;
 Întâlniri periodice şi ad-hoc la nivel de parteneriat;
 Fişe de pontaj;
 Rapoarte de activitate ale experţilor;
 Graficul activităţilor proiectului sau alte instrumente de planificare (Matricea de alocare a
resurselor);
 Matricea cadrul logic;
 Rapoarte tehnice şi financiare (RTF);
 Plan de acţiune;
 Rapoarte de monitorizare /Rapoarte de performanţă care să prezinte activităţile realizate faţă de
cele planificate.

Exemplu de plan de acțiune pentru realizarea buclei de monitorizare – control - monitorizare

Propuneri
Aspect
Nr. crt. verificat Constatări de Responsabil Termen Raportare Verificare
remediere
1
2

Echipa de management a proiectului, condusă de managerul de proiect, va fi responsabilă cu monitorizarea

și controlul desfăşurării activităţilor pentru obţinerea rezultatelor prevăzute, respectiv realizarea indicatorilor
precizaţi în CF sau proiect.

Pentru optimizarea activităţii de management a proiectului, se recomandă delegarea către

managerul de proiect a răspunderii şi autorităţii necesare care să îi permită luarea, în timp real, a
deciziilor impuse de implementarea proiectului.

11
 ! Ce verificăm?
 Activităţile implementate sunt conform Contractului de finanţare şi informaţiilor furnizate de
beneficiar în cadrul RTF;
 Locațiile de implementare sunt cele din contractul de finanțare sau ultimele modificări în vigoare;
 Implicarea şi contribuţia partenerilor sunt conforme prevederilor contractuale;
 Rezultatele realizate sunt în conformitate cu prevederile Contractului de finanţare şi a
informaţiilor furnizate de beneficiar în cadrul RTF;
 Existența documentelor justificative care să ateste faptul că rezultatele raportate au fost realizate;
 Gradul de realizare a indicatorilor este în conformitate cu prevederile contractuale şi informaţiile
prezentate în cadrul RTF;
 Existența documentelor justificative care să ateste realizarea indicatorilor și grupului țintă;
 Valoarea grupului ţintă este în conformitate cu prevederile contractuale şi informaţiile prezentate
în cadrul RTF;
 Existența documentelor justificative privind publicitatea proiectului (comunicat de presă pentru
lansare, pliante, broşuri, postere, fluturaşi etc., lista de distribuire a acestora, publicitate audio-
video);
 Respectarea elementelor de identitate vizuală stabilite conform contractului de finanţare (panouri
informative, materiale publicitare, logo-uri);
 Publicitatea proiectului (internet, mass-media, etc.) este asigurată;
 Aplicarea regulilor cu privire la egalitatea de şanse și cu privire la dezvoltarea durabilă s-a
realizat;
 Resursele materiale achiziţionate în cadrul proiectului sunt conforme cu cele prevăzute în cadrul
contractului de finanţare;
 Resursele materiale achiziţionate în cadrul proiectul sunt utilizate conform prevederilor
contractuale;
 Resursele/condiţiile logistice asigurate de Beneficiar/Parteneri sunt conform contractului de
finanţare;
 Echipa de management a proiectului este aceeaşi cu cea prevăzută în contractul de finanţare/acte
adiţionale;
 Existența documentaţiei necesare pentru constituirea echipei de implementare a proiectului
(experţii au fost au fost selectaţi conform profilelor prevăzute în contractul de finanţare, dosare ce
trebuie să conţină: contracte de muncă vizate de ITM, CV-uri, fişe de pontaj, decizia pentru
constituirea echipei de proiect, organigramă, fişe de post, etc.);
 Respectarea planului de activităţi şi a termenelor prevăzute în proiect;
 Dificultăţile înregistrate în implementarea proiectului (comunicarea dintre echipa de proiect şi
beneficiarii proiectului, comunicarea dintre echipa de proiect şi parteneri, probleme în
implementarea activităţilor proiectului). Aplicarea de măsuri de către Beneficiar în vederea
eliminării acestora;
 Respectarea temelor orizontale prevăzute în contractul de finanţare;
 Existența produselor/serviciilor prestate care au fost facturate;
 Cerinţele privind arhivarea documentelor sunt respectate (nomenclator dosare, condiţiile de
păstrare, arhivare şi depozitare);
 Cheltuirea eficientă a banilor.
În cazul în care se constată o deviaţie în realizarea activităţilor faţă de planificarea iniţială, este recomandat
ca managerul de proiect, împreună cu experții implicaţi în activităţile respective, să realizeze un plan de
contingență.
Planul de contingență include descrierea situaţiei apărute, consecinţele neintervenției şi opţiunile existente
pentru corectarea acesteia, împreună cu planul de implementare a opţiunilor şi recomandări. Măsurile
corective ce au fost decise vor fi incluse în documentele de management ale proiectului, cu implicaţii în
12
implementarea acestuia, astfel încât, prin planificarea revizuită, să se respecte obiectivele proiectului în
termeni de timp, calitate şi resurse.

Dacă deviaţia intervenită modifică planul de implementare a activităţilor, Beneficiarul are

obligaţia de a înainta AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat o Notificare, în formă scrisă, conform
reglementărilor în vigoare privind modificările contractuale.

Monitorizarea
 se realizează continuu, pe toată perioada de implementare a proiectului;
 este un instrument de management care necesită elaborarea/utilizarea instrumentelor de monitorizare și
proceduri interne clare;
 urmăreşte resurse, activităţi, rezultate, astfel încât să se cunoască permanent starea acestuia;
 este un instrument de avertizare a abaterilor față de plan;
 este o condiție necesară pentru control.
Evaluarea
 se realizează periodic;
 are în vedere rezultatele, obiectivul specific, obiectivul general;
Monitorizarea și evaluarea se efectuează:
 la nivel intern, de către echipa de management a proiectului;
 la nivel extern: subcontractori/AM POSDRU sau OI POSDRU delegat.
Beneficiarul va fi monitorizat la faţa locului de către personalul AM POSDRU/OI, la maxim a 3-a cerere de
rambursare depusă.
Controlul
 depinde de abilitatea și experiența managerului și a echipei sale;
 se finalizează cu luarea de măsuri.
Un aspect important ce trebuie avut în vederea unei monitorizări eficiente îl reprezintă managementul
documentelor (livrabilelor). Acest lucru contribuie, de exemplu, la identificarea experților care au elaborat
documentele, în diferite stadii, cât şi la localizarea documentelor în orice punct s-ar afla proiectul. Prin
urmare, în cazul unui audit al proiectului, toate variantele livrabilelor pot fi disponibile şi uşor de identificat.
Arhivarea documentelor trebuie asigurată corespunzător (nomenclator dosare, condiţiile de păstrare, arhivare
şi depozitare). Arhivarea este importantă atât în perioada implementării cât și după finalizarea proiectului,
perioadă în care pot interveni verificări suplimentare din partea autorităților. Managementul livrabilelor
conține fişiere şi o bibliotecă a tuturor produselor proiectului, controlează accesul la ele şi menţine
informaţii referitor la starea lor.
Ce trebuie să asigure beneficiarul finanțării nerambursabile?
 toate documentele originale (în copie conform cu originalul documentele partenerilor), inclusiv
documentele contabile, privind activităţile şi cheltuielile eligibile în vederea asigurării unei piste de
audit adecvate, în conformitate cu regulamentele comunitare şi naţionale. Toate documentele vor fi
păstrate 3 ani de la închiderea oficială a POSDRU 2007-2013.
 îndosarierea şi păstrarea în bune condiții a tuturor documentelor aferente proiectului, conform
prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1083/2006;
 arhivarea se face pe hârtie și pe suport electronic atât de către Beneficiar, cât și de către toți partenerii
din proiect conform procedurii elaborate. Fiecare partener păstrează originalele documentelor, iar
Beneficiarul păstrează documentele partenerilor în copie conform cu originalul;
 informarea AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat cu privire la locul arhivării documentelor, în termen de
3 (trei) zile de la primirea unei astfel de solicitări;
 dreptul de acces la spaţiile unde se implementează sau s-a implementat proiectul, inclusiv accesul la
documentele şi fişierele informatice;
 furnizarea oricărei informaţii tehnice sau financiare legată de proiect, solicitată de AM sau OI,
Autoritatea de certificare şi plată, Autoritatea de audit, Comisia Europeană sau oricare organism
13
 autorizat să verifice sau să auditeze modul de implementare a proiectelor finanţate din fondurile
structurale.

E. FINALIZAREA PROIECTULUI
Raportarea grupului țintă și a indicatorilor
Grupul țintă al proiectului
Grupul ţintă este reprezentat de persoanele care beneficiază în mod direct de rezultatele proiectului şi este
implicat în activităţile acestuia. Îmbunătăţirea situaţiei membrilor grupului ţintă constituie de fapt esenţa
proiectului.
Personalul din echipa de management a proiectului nu face parte din grupul ţintă.
Experții care implementează activitățile proiectului nu pot face parte simultan și din echipa de implementare
și din grupul țintă.
Ca urmare, aceste persoane nu pot fi implicate în proiect ca beneficiari direcţi ai activităţilor desfăşurate; de
exemplu nu pot fi cursanţi la programele de formare desfăşurate prin proiect pentru grupul ţintă.
La selecția membrilor grupului țintă se vor avea în vedere acele criterii care să permită identificarea clară a
acestora:
 numărul,
 sexul,
 vârsta,
 structura (ex. statut social și pe piața muncii),
 localizarea,
 caracteristici și nevoi comune.

Selecţia GT trebuie să se realizeze în baza unei proceduri/metodologii realizată în cadrul proiectului.

Grupul ţintă corespunde ca structură şi numeric celui specificat în Contract şi în ultimele acte
adiţionale aprobate (dacă este cazul).
Categoria de grup ţintă, din cadrul formularului de înregistrare a grupului ţintă, corespunde cu
criteriile de eligibilitate stabilite în ghidul solicitantului aferent cererii de propuneri de proiecte în cadrul
căreia a fost depus proiectul.
Grupul țintă, în numărul și structura prevăzută în cererea de finanțare și ca urmare a eventualelor
modificări prin acte adiționale, trebuie realizat în totalitate.

Gradul de realizare al grupului țintă influențează bugetul proiectului. Dacă gradul de realizare al
indicatorilor este mai mic de 100%, acesta se aplică asupra valorii eligibile, prevăzută la art. 3 din
contractul de finanțare, iar în cazul solicitării de TVA, și asupra acestei sume. În cazul în care procentul
este mai mare de 100%, se plafonează la această valoare (100%). În cazul neîndeplinirii GT, finanțarea
prevăzută la art. 3 din Contractul de finanțare se va reduce proporțional, conform unui algoritm de calcul
propus de AMPOSDRU, cu respectarea instrucțiunilor în vigoare.
Beneficiarul trebuie să informeze persoanele aparţinând GT că pot fi contactate, pe bază de
eșantion, (la locaţia de implementare a activităţii, telefonic, e-mail etc.) de către ofiţerii delegaţi din partea
AM POSDRU/OI în vederea furnizării unor informaţii legate de implicarea lor în proiect.

Participarea GT la realizarea indicatorilor trebuie probată pe baza documentelor justificative.

Beneficiarul va depune, la fiecare CR, anexele referitoare la GT cu informațiile și în formatul solicitat,
conform instrucțiunilor aplicabile.
La CRI/CRF, Beneficiarul trebuie să depună documentele suport pentru GT aferente perioadei de
raportare (formular de înregistrare a GT și documente ce dovedesc apartenența la GT pentru persoanele
nou introduse).

Documentele justificative pentru GT aferente fiecărei CR se scanează în varianta ORIGINALĂ și se

depun în format electronic (CD/DVD/Memory stick) conform instrucțiunii în vigoare.

14
GRUP ȚINTĂ: STUDENȚI/DMI 2.1

Legea nr. 258 din 19 iulie 2007 - privind practica elevilor şi studenţilor și Ordinul nr. 3.955 din 9 mai 2008

15
Indicatorii proiectului
Indicatorii descriu, în termeni operaţionali şi măsurabili (cantitate, calitate, timp), obiectivele proiectului.
Aceştia sunt instrumente de măsurare a gradului de realizare a obiectivelor propuse.
Ca urmare, pentru măsurarea succesului proiectului, proiectul are indicatori distincţi, atât pentru rezultate
imediate, cât şi pentru obiectivul/le specific/e ale proiectului.
Indicatorii de măsurare a realizărilor imediate („outputs” – de program și suplimentari DCI) constituie şi
indicatori de monitorizare, deoarece ei reflectă realizările imediate obţinute în cadrul proiectului, de
exemplu:
 numărul participanţilor din zonele rurale la programe integrate.
 număr de participanți la campanii de informare și consiliere.

Indicatorii de măsurare a obiectivelor specifice („results” – de program și suplimentari DCI) reflectă

schimbarea produsă faţă de situaţia iniţială, respectiv satisfacerea nevoilor identificate sau îmbunătăţirea
situaţiei grupului ţintă, de exemplu:
 ponderea participanților din mediul rural la programe integrate certificați (%).
Indicatorii adiţionali de realizare imediată („outputs”) şi indicatorii adiţionali de rezultat („result”) trebuie
corelaţi cu datele prezentate în subsecţiunea „Rezultate anticipate” a cererii de finanţare.

! Indicatorii proiectului contribuie DIRECT la atingerea indicatorilor de monitorizare și evaluare

definiţi în Documentul Cadru de Implementare (DCI) POSDRU 2007-2013, cu toate modificările şi
completările ulterioare.
! Indicatorii proiectului sunt corelați cu DCI, Ghidul indicatorilor și Cererea de finanțare.
! Indicatorii tehnici, prevăzuți în CF și în eventualele modificări prin acte adiționale, trebuie realizați în
totalitate până la final de proiect. Fac excepție, proiectele cofinanțate din CPP Burse doctorale, în
conformitate cu legislația în vigoare.
! Gradul de realizare al indicatorilor influențează bugetul proiectului. Dacă gradul de realizare al
indicatorilor este mai mic de 100% acesta se aplică asupra valorii eligibile, iar în cazul solicitării de
TVA și asupra acestei sume.
! În cazul neîndeplinirii Indicatorilor, finanțarea prevăzută la art. 3 din Contractul de finanțare se va
reduce proporțional, conform unui algoritm de calcul propus de AMPOSDRU, conform instrucțiunii în
vigoare.
! În cazul în care procentul de realizare al indicatorilor este mai mare de 100%, se plafonează la această
valoare, cu excepția indicatorilor de program: indicatorilor de rezultat și suplimentari unde plafonarea
va fi de 110% pentru a compensa, cel puțin parțial, nerealizarea altor indicatori sau a GT.

ASPECTE DE REȚINUT PENTRU GRUPUL ȚINTĂ ȘI INDICATORI

 trebuie să existe corespondenţă între indicatori şi grupul ţintă;
 grupul ţintă se raportează în momentul selecţiei şi implicării în activităţile proiectului, în schimb
indicatorul aferent grupului ţintă se raportează abia după finalizarea activităţii în care a fost
implicat acesta;
 registrul grupului țintă se completează conform formatului standard;
 există documente suport pentru fiecare persoană din grupul țintă (formular de înregistrare, acte
de studii, CV, Carte de identitate, etc.);
 sunt respectate prevederile din Ghidul Solicitantului privind eligibilitatea grupului țintă;
 nu există suprapuneri de persoane care fac parte din grupul țintă pe proiecte;
 angajarea persoanelor din GT, ca urmare a activităților proiectului trebuie să respecte Codul
Muncii și legislația aplicabilă în vigoare;
 există livrabile din punct de vedere al grupului țintă.

16
Model de calcul indicatori conform Instrucțiunii 71/2013
Indicatori de Pondere Indicatori Indicatori Procent Procent Grad GRAD
program - output calculata proiect realizati realizare recalculat realizare REALIZARE
SPECIFIC
ID AGREGAT
Persoane care
beneficiază
de orientare/
129 consiliere 0,066667 1000 1250 125,000000% 100,000000% 0,066667
Participanţi FSE -
130 femei 0,066667 1000 1250 125,000000% 100,000000% 0,066667
Participanţi FSE
–
persoane de etnie
131 romă 0,066667 990 980 98,990000% 98,990000% 0,065994
4
5 0 0,000000% 0,000000% 0
0,20 3
Total 0,20 0,19900 0,1990

Indicatori de Pondere Indicatori Indicatori Procent Procent Grad GRAD

program - rezultat calculata proiect realizati realizare recalculat realizare REALIZARE
SPECIFIC
ID AGREGAT

Numărul locurilor
de muncă
mentinute de
structurile
economiei sociale 0,115 100 90 90,000000% 90,000000% 0,1035
Participanţi la
389 instruire certificaţi 0,115 1000 1200 120,000000% 110,000000% 0,1265
3 0 0 0 0,000000% 0,000000% 0
0,23 2
Total 0,23 0,23000 0,2300

Indicatori Pondere Indicatori Indicatori Procent Procent Grad GRAD

suplimentari DCI - calculata proiect realizati realizare recalculat realizare REALIZARE
output SPECIFIC
ID AGREGAT
1 0,1 100 120 120,000000% 100,000000% 0,1
0,10 1
Total 0,10 0,1 0,1000

Indicatori GRAD
suplimentari DCI - REALIZARE
rezultat Pondere Indicatori Indicatori Procent Procent Grad SPECIFIC
ID calculata proiect realizati realizare recalculat realizare AGREGAT
1
2 0,120 1000 120 0 120,000000%
0,000000% 110,000000%
0,000000% 0,1320
0,12 1
Total 0,12 0,132 0,132

Indicatori GRAD
aditionali de REALIZARE
output Pondere Indicatori Indicatori Procent Procent Grad SPECIFIC
ID calculata proiect realizati realizare recalculat realizare AGREGAT
1 0,02 100 120 120,000000% 100,000000% 0,02
0,02 1
Total 0,02 0,02 0,0200

Indicatori GRAD
aditionali de REALIZARE
rezultat Pondere Indicatori Indicatori Procent Procent Grad SPECIFIC
ID calculata proiect realizati realizare recalculat realizare AGREGAT
1 0,03 100 120 120,000000% 100,000000% 0,03
0,03 1
Total 0,03 0,03 0,03

GRAD
REALIZARE
Pondere Grup tinta Grup tinta Procent Procent Grad SPECIFIC
ID Grup tinta calculata proiect realizat realizare recalculat realizare AGREGAT
1 0,3 1000 1250 125,000000% 100,000000% 0,3
2 0 0 0 0,000000% 0,000000% 0
0,3 1 0,000000% 0,000000%
Grup tinta total 0,30 0,3 0,3

Gradul de realizare calculat 1,0110

17
Raportul tehnico-financiar – recomandări de completare, documente suport

Rezultatele monitorizării proiectelor sunt rapoartele întocmite de beneficiar.

Pentru asigurarea informaţiilor necesare AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat în vederea monitorizării
externe a implementării proiectului, beneficiarul va elabora rapoarte tehnico – financiare (RTF) periodice
privind stadiul implementării, conform modelului în vigoare.
Aceste rapoarte conţin informaţii despre:
 stadiul realizării indicatorilor și al grupului țintă;
 activităţile desfăşurate în perioada de raportare;
 stadiul realizării activităților, rezultatele obţinute la momentul raportării;
 abateri față de planificarea inițială și atingerea rezultatelor așteptate;
 măsurile specifice de informare şi publicitate desfăşurate în cadrul proiectului;
 planificarea activităţilor pentru perioada următoare.

Recomandări privind elaborarea RTF

! Desfăşurarea activităţilor trebuie să respecte graficul de implementare asumat în Cererea de
finanţare/alte modificări contractuale aprobate.
! Subsecţiunea 3.1 Activităţi implementate pe parcursul perioadei de raportare trebuie să conţină o
descriere detaliată a tuturor activităţilor desfăşurate în perioada de raportare, precum şi perioada în care
s-au desfăşurat acestea;
! Secțiunea 3: Subsecţiunea 3.3 Rezultate/realizări atinse pe perioada de raportare trebuie să conţină
rezultate cuantificabile pentru fiecare activitate desfăşurată în perioada de raportare; de asemenea,
trebuie să existe o corelare între informaţiile prezentate în această subsecţiune şi subsecţiunea 3.1
Activităţi implementate pe parcursul perioadei de raportare, Tabelul 2 Raport de realizare a
rezultatelor din RTF şi secţiunea “Rezultate anticipate” din Cererea de Finanţare;

Atenție!
Secțiunile 3.1, 3.3 și tabelul 2 trebuie să fie corelate în prezentarea informațiilor.
 Se vor descrie acțiunile întreprinse concret care conduc la realizarea activităților, îndeplinirea
rezultatelor asumate și implicit la realizarea indicatorilor.
 Din descriere trebuie să reiasă modul în care acestea contribuie la realizarea indicatorilor
asumați.
! Tabelul 1: Graficul de implementare a proiectului – trebuie să fie cel asumat în Cererea de finanţare
sau ultimele notificări/acte adiţionale în vigoare în perioada de raportare;
! Tabelul 2: Raportul de realizare a rezultatelor – este un tabel sinteză care cumulează informaţiile
transmise de la începutul implementării şi până la momentul raportat; Rezultatele (concrete şi
cuantificabile) trebuie să fie coroborate cu informaţiile cuprinse în descrierea fiecărei activităţi şi cu
subsecţiunea 3.3 Rezultate/realizări atinse în perioada de raportare; procentele de realizare trebuie să fie
corelate cu stadiul implementării fiecărei activităţi; nu pot exista activităţi aflate în curs de desfăşurare,
deci nefinalizate, al căror procent de realizare să fie 100%.
! La secțiunea 3 Progresul proiectului în perioada raportată se vor prezenta informaţii cu privire la:
3.6 Informare şi publicitate, 3.7 Respectarea regulilor cu privire la egalitatea de şanse și 3.8
Respectarea regulilor cu privire la mediu. Se va realiza o detaliere a modului de aplicare a acestora şi
măsurile concrete prin prisma activităţilor desfăşurate în perioada raportată.
! RTF trebuie să respecte regulile de identitate vizuală, conform ultimelor reglementări în acest sens –
Manualul de identitate vizuală în vigoare.

18
 AȘA DA AȘA NU
RTF trebuie transmis în formatul standard conform RTF include și ale secţiuni față de cele standard,
instrucțiunilor în vigoare. iar tabelele prezintă coloane și rânduri în plus
față de cele existente.
RTF trebuie să fie ştampilat şi semnat de RTF nu este ștampilat și asumat de
reprezentantul legal al Beneficiarului pe ultima reprezentantul legal și managerul de proiect.
pagină, după Tabelul 3: Planificarea activităţilor
proiectului pentru următoarea perioadă de
raportare. De asemenea, trebuie să fie semnat de
persoana care l-a elaborat şi să aibă înscrisă data
elaborării în ultimele două rânduri ale tabelului de la
începutul RTF, primele două pagini.
Perioada de referinţă a Raportului Tehnic-Financiar Perioada de referinţă a RTF este mai mică sau
trebuie să fie corelată cu perioada de referinţă din mai mare decât cea din Cererea de Rambursare
Cerera de Rambursare Intermediară. Intermediară.
Excepție! Perioada de referință a CRF poate fi în
afara perioadei de implementare a proiectului,
stabilindu-se prin corelare cu data angajării
cheltuielilor solicitate spre rambursare, situație în
care perioada acoperită de RTF va fi în cadrul
perioadei de implemetare a proiectului.
Denumirea şi codul activităţilor trebuie să Formularea și codificarea activităților în mod
corespundă cu denumirea şi codul din Cererea de diferit față de cererea de finanțare.
finanţare.
Activitățile trebuie desfășurate în conformitate cu Activităţi desfăşurate în avans față de graficul de
graficul de implementare. implementare - cheltuielile efectuate pentru
astfel de activităţi nu pot fi validate, desfășurarea
în avans a unei/unor activități trebuie aprobată
prin notificare sau act adiţional, în funcţie de
situaţie.
Aspectele ce vizează respectarea reglementărilor Regulile cu privire la egalitatea de şanse și
naţionale şi comunitare cu privire la egalitatea de dezvoltarea durabilă sunt prezentate la modul
şanse și dezvoltare durabilă trebuie detaliate. declarativ, fără a fi documentate.
Ex. liste de prezenţă la acţiunile implementate în
cadrul proiectului, scrisori de invitaţie la diferite
acţiuni organizate etc.
Documentele justificative din CR respectă modul de Documentele justificative aferente CR nu au luat
depunere, sunt complete și sunt organizate conform în considerare ultimele reglemementări
Instrucțiunii aplicabile. aplicabile.
Livrabilele trebuie asumate de autorii lor și toate Versiunile de lucru ale documentelor, așa cum
versiunile de lucru raportate în RTF trebuie să fie au fost raportate, nu sunt identificabile și nu se
identificabile. cunosc autorii lor.
Ștampila cu menţiunea "Solicitat rambursare FSE – Ștampila cu menţiunea "Solicitat rambursare
POSDRU/call/DMI Id proiect, în sumă de . . . . . . . . FSE – POSDRU/call/DMI Id proiect, în sumă de
. . . . . . . . . . . . . . . " trebuie să fie aplicată pe toate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . " se aplică pe
documentele suport justificative aferente activităților livrabilele aferente activităților tehnice.
tehnice, inclusiv listă de participanți, formularul GT,
CI membru GT, fără însă a fi completată suma.

Pentru toate obiectivele orizontale POSDRU, În RTF se va face o descriere a obiectivelor

asumate în Cererea de Finanţare, trebuie să existe o orizontale fără a fi descrise măsurile concrete

19
 detaliere a modului de aplicare a acestora şi măsurile prin prisma activităților desfășurate în perioada
concrete, prin prisma activităţilor desfăşurate în de raportare.
perioada raportată; dacă în perioada de raportare nu
s-au întreprins măsuri concrete în atingerea vreunui
obiectiv orizontal se va completa “nu este cazul”.

Recomandări privind documentarea tehnică și stabilirea documentelor suport

Activitățile proiectului sunt considerate a fi desfășurate în momentul în care există documente care
atestă desfășurarea acelei activități.
Tipuri de documente:
 Documente întocmite înainte de desfășurarea unei activități (ex. agenda unei întâlniri);
 Documente întocmite în timpul desfășurării unei activități (ex. lista de prezență la un curs,
minuta întâlnirii, fotografii la un eveniment, etc.);
 Documente întocmite după desfășurarea unei activități (ex. raport de activitate, pontaj);
 Documente de rezultat/produs care atestă obținerea rezultatului vizat al activității proiectului (de
ex. un chestionar, un suport de curs).

EXEMPLE:
! Colectarea de date pentru Beneficiarul trebuie să colecteze și să înregistreze informațiile despre
justificarea activității experților activitățile realizate în timpul și imediat după finalizarea acestora,
în cadrul proiectului. informații ce vor fi folosite pentru elaborarea rapoartelor de activitate
ale experților.
Astfel de informații ar putea fi: numărul de participanți, mijloacele
utilizate pentru diseminare/informare, partenerii care au participat la
realizarea activității, modul în care au contribuit aceștia.

! Gradul de detaliere al În cadrul RTF se vor prezenta informații detaliate, clare, cuantificabile
informațiilor prezentate în RTF. și identificabile.
De exemplu, pentru programele de formare, se vor prezenta informații
despre numărul de sesiuni realizate, numărul de sesiuni în desfășurare,
numărul de sesiuni finalizate pe ocupații, denumirea programelor de
formare, perioada de derulare, locul de desfășurare, numărul de
sesiuni organizate, numărul de persoane înscrise față de numărul celor
care au finalizat programul, dată pentru examenul final, numărul de
persoane care au participat la examen, numărul de persoane certificate
în urma susținerii examenului.
! Organizarea documentelor din Documentele vor fi organizate în foldere separate pentru fiecare
punct de vedere tehnic. partener în parte. Se vor prezenta foldere pentru fiecare activitate, care
vor include foldere cu fiecare luna de implementare aferentă perioadei
de raportare.
Pentru fiecare lună de implementare, se vor prezenta livrabilele din
punct de vedere tehnic.
Exemplu, P1-A1-Luna1-(Expert1)- document justificativ1, document
justificativ 2, scanat.
Pentru a putea fi recunoscut ca livrabil elaborat de expert, documentul
trebuie să fie asumat (să poarte numele, semnătura, precum și
elemente care să identifice perioada în care s-a realizat acel livrabil și
cărui partener îi aparține). Dacă la elaborarea unui anumit livrabil au
participat mai mulți experți, acesta se va prezenta ca document livrabil
aferent fiecărui expert (la fiecare partener din echipa căruia face parte
expertul), aferent fiecărei luni de raportare în care documentul a fost
realizat. De asemenea, toate versiunile de lucru ale documentelor
raportate în RTF trebuie să fie identificabile.
20
SUSTENABILITATEA PROIECTELOR

Sustenabilitatea reprezintă modul de continuare a proiectului/a efectelor proiectului după încetarea finanţării
prin POSDRU sau, cu alte cuvinte, măsurile preconizate a fi aplicate în cadrul proiectului sau după
încheierea implementării proiectului pentru a se asigura faptul că progresul sau beneficiile realizate pentru
grupul ţintă vor fi garantate în viitor.

Un exemplu de transferare a rezultatelor către alt grup țintă poate fi accesarea cursurilor online de către alte
persoane interesate față de cele din CF, respectiv (familie/prieteni/cunostințe ale acestora aflate în căutarea
unui loc de muncă, viitori colegi).
Beneficiarul trebuie să asigure sustenabilitatea proiectului, în conformitate cu prevederile
contractului de finanţare, a cererii de finanţare subsecţiunea “Sustenabilitatea proiectului”.

De exemplu, dacă prin proiect se menționează că centrele create vor fi preluate de Partenerul 1 împreună cu
întreaga bază materială, acest lucru va fi realizat în perioada ulterioară finalizării proiectului.

! În cazul în care beneficiarul, prin cererea de finanțare sau prin contractul de finanțare are
obligația realizării unor indicatori ulterior finalizării proiectului, indicatorii prevăzuți vor trebui
finalizați în consecință. Pentru aceștia, vor fi prezentate documente justificative care să ateste
faptul că activităţile/indicatorii prevăzuţi a fi realizaţi ulterior finalizării proiectului au fost
realizate/realizaţi.
! Beneficiarul trebuie să menţină destinaţia şi să asigure exploatarea şi mentenanţa
echipamentelor achiziţionate şi a lucrărilor efectuate în cadrul proiectului (pentru cel puţin 3 ani
după împlinirea perioadei de implementare a proiectului).
! Prin urmare, trebuie să se asigure că bunurile achiziționate prin proiect:
 conţin elementele de identitate vizuală;
 sunt utilizate în mod corespunzător în conformitate cu scopul declarat de către beneficiar
şi cu durata de viaţă a activului;
 se găsesc într-o stare fizică corespunzătoare după finalizarea proiectului;
 pot fi identificate în contabilitatea Beneficiarului (număr de inventar, descriere
corespunzătoare în contabilitate/registrul mijloacelor fixe, etc.);
 se găsesc la beneficiar sau au fost transferate altor parteneri ai beneficiarului.
! Beneficiarul trebuie să se asigure că cerințele privind arhivarea documentelor sunt respectate
(nomenclator dosare, condiţii de păstrare, arhivare şi depozitare).
 TOATE DOCUMENTELE ORIGINALE ale proiectului (inclusiv documentele contabile) și
DOCUMENTELE PARTENERILOR (în copie conform cu originalul) trebuie păstrate de
beneficiar timp de 3 ani de la închiderea oficială a POSDRU 2007-2013.

EGALITATEA DE ȘANSE

Pentru asigurarea principiului egalității de șanse, Beneficiarul de proiect, cât și partenerul/partenerii acestuia
vor lua în considerare toate politicile şi practicile în domeniul egalității de șanse astfel încât să nu se
realizeze nicio deosebire, excludere, restricţie sau preferinţă pe criterii de: rasă, naţionalitate, etnie, vârstă,
dizabilitate, limbă, religie, convingere, gen, orientare sexuală, boală cronică necontagioasă, infectare HIV
sau apartenenţă la o categorie socială defavorizată.
Acest obiectiv este unul din cele mai relevante aspecte pentru proiectele POSDRU și trebuie urmărit în toate
etapele implementării proiectului.
Beneficiarul de proiect trebuie să se asigure că egalitatea de șanse a fost integrată, atât în identificarea
grupului ţintă, realizarea activităţilor, cât şi în managementul proiectului, inclusiv la selecția echipei. De
asemenea, proiectul trebuie să asigure condiţii care să permită accesul şi participarea grupului/grupurilor
ţintă la activităţile proiectului şi evitarea discriminării. Beneficiarul trebuie să menţioneze și să detalieze în
RTF orice sarcină specifică care contribuie la asigurarea egalităţii de şanse în implementarea proiectului.

21
Abordarea integratoare a egalităţii de șanse și de gen trebuie să fie combinată cu acţiuni specifice pentru
creşterea participării durabile şi participarea femeilor la piața muncii.

DEZVOLTAREA DURABILĂ este un alt obiectiv orizontal important al POSDRU.

În proiectele POSDRU pot fi abordate una sau mai multe din cele trei dimensiuni ale conceptului dezvoltării
durabile şi anume dimensiunea ecologică, economică şi socială. În activitățile specifice, beneficiarul va
trebui să promoveze dezvoltarea durabilă prin măsuri de protecție a mediului, prevenire a poluării,
conservare a mediului înconjurator, promovare a responsabilității sociale, utilizare responsabilă a resurselor
naturale, dezvoltare echilibrată și echitabilă în conformitate cu precizările din CF. Promovarea acestui
obiectiv se poate face atât în cadrul sesiunilor de informare, cât și în cadrul programelor de formare în care
participanții vor fi încurajați să acționeze în scopul satisfacerii nevoilor prezentului, fără a compromite
posibilitatea generațiilor viitoare de a-și satisface propriile nevoi.
Beneficiarul trebuie să menţioneze și să detalieze în RTF orice sarcină specifică care contribuie la asigurarea
acestui obiectiv orizontal al proiectului.

22
BIBLIOGRAFIE

 Contractul de finanțare Ordinul MMFPSPV nr. 2591/2013

 Documentul Cadru de Implementare POSDRU
 Ghidul Indicatorilor POSDRU
 Ghidul Solicitantului - Condiții Generale
 Instrucțiunile AMPOSDRU nr. , 41, 46, 60 şi 60 bis, 64, 71, 73,79, 83, 87 și 94
 Legea nr. 202/2002 republicată în 2007, privind egalitatea de şanse între femei şi bărbaţi
 Legea nr. 48/2002 pentru aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea şi
sancţionarea tuturor formelor de discriminare
 Legii nr. 258 din 19 iulie 2007 privind practica elevilor şi studenţilor
 Manualul beneficiarului POSDRU
 Ordinul MMFPSPV 1924/30.09.2013 (CPP 88 și 107) Burse doctorale
 Ordinul MMFPS ORDIN Nr. 2428 din 26 octombrie 2011 (CPP 6 și 59) Burse doctorale
 Ordinul nr. 3.955 din 9 mai 2008 privind aprobarea Cadrului general de organizare a stagiilor de
practică în cadrul programelor de studii universitare de licenţă şi de masterat şi a Convenţiei-cadru
privind efectuarea stagiului de practică în cadrul programelor de studii universitare de licenţă sau
masterat
 OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de
lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare
 Regulamentul Comisiei Europene 1083/2006
 Strategia Naţională pentru Dezvoltare Durabilă (SNDD) a României

23
 CAPITOLUL II
ASPECTE JURIDICE ÎN IMPLEMENTAREA PROIECTELOR POSDRU

II.1 CONTRACTUL DE FINANȚARE2

REGLEMENTĂRI
Beneficiarul implementează Proiectul pe propria răspundere, respectiv răspunde pentru modul de aplicare
sau nerespectare a reglementărilor cu privire la Contractul de finanțare (instrucțiuni/legislație
comunitară/legislație națională), precum și pentru prejudiciile cauzate terților din culpa sa în perioada de
implementare (respectiv pentru prejudiciile cauzate altor persoane cu intenție, din neglijență sau din
imprudență în timpul Proiectului).
 Valoarea contractului poate fi redusă oricând total/parțial, dacă apar dificultăţi în cadrul bugetului de
stat, precum și în cazul în care indicatorii tehnici prevăzuți nu sunt îndepliniți.
 Durata de implementare este de maxim 24 de luni (pentru proiecte de tip grant) sau 36 de luni
(pentru proiecte de tip strategic), fără posibilitatea prelungirii acestor perioade.
 Externalizarea3 nu poate depăși 49% din valoarea eligibilă a Proiectului.
 Contractul se poate modifica prin acordul părților: prin aprobarea unei notificări sau prin încheierea
unui act adiţional.
 Contractul se poate modifica automat în situația apariţiei unor modificări determinate de schimbări în
legislaţia naţională şi/sau europeană care vor intra în vigoare la data menționată în actul normativ
respectiv.
 Beneficiarul nu poate să transfere Contractul, obligațiile și/sau drepturile contractuale către o altă
entitate.
 Proprietatea, titlurile şi drepturile de proprietate intelectuală şi industrială privind rezultatele
Proiectului, raportările şi alte documente legate de acesta aparțin Beneficiarului. Beneficiarul va
acorda AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, după caz, dreptul de a utiliza gratuit şi după cum
consideră necesar toate documentele rezultate în urma Proiectului, oricare ar fi forma acestora, dacă
nu se încalcă drepturile existente de proprietate industrială şi intelectuală.

ASPECTE GENERALE PRIVIND CONTRCTUL DE FINANȚARE

 PERIOADA DE IMPLEMENTARE începe cu prima zi după semnarea contractului de către

AM/OI. Dacă beneficiarul, din vina lui, nu începe implementarea proiectului în termen de 30 zile de
la semnarea contractului, contractul va fi reziliat.
 REZILIEREA contractului are loc și dacă, după semnare, se identifică orice cauză de neeligibilitate
a Proiectului sau a Beneficiarului. Vă recomandăm să citiți cu atenție Articolul 13 din contractul de
finanțare – Încetarea și rezilierea contractului.
 CHELTUIELILE ELIGIBILE. Cheltuielile angajate pe perioada de implementare a proiectului
sunt eligibile în condițiile stabilite de: HG 759/2007, Ordinul 1117/2010, Ghidul Solicitantului.
Condiții Generale și Condiții Specifice, Contractul de finanțare, legislația națională și europeană,
instrucțiunile și deciziile AMPOSDRU, alte dispoziții legale aplicabile.
 TOATE DOCUMENTELE ORIGINALE ale proiectului (inclusiv documentele contabile) și
DOCUMENTELE PARTENERILOR (în copie conform cu originalul) trebuie păstrate de
beneficiar timp de 3 ani de la închiderea oficială a POSDRU 2007-2013.

2
Conform Ordin MMFPSPV 2591/2013 privind aprobarea modelului de contract de finanţare de tip strategic/grant pentru Programul operaţional sectorial
"Dezvoltarea resurselor umane 2007-2013", în vederea aplicării acestui model pentru contractele de finanţare ce urmează a fi semnate de Autoritatea de
management pentru Programul operaţional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane"/organismele intermediare pentru Programul operaţional sectorial "Dezvoltarea
resurselor umane"
3
Externalizare = acord scris/contract încheiat în baza legislației relevante prin care beneficiarul/partenerul încredințează o activitate sau o parte limitată a unei
activități asumate prin cererea de finanțare unei terțe persoane juridice, alta decât entitățile partenere.
24
  ACHIZIȚII
 dacă Beneficiarul sau Partenerii (din vina lor) nu încheie și nu fac dovada încheierii a cel puțin
unui contract de furnizare/servicii/lucrări cu un operator economic, în termen de 60 de zile de la
acordarea prefinanțării, atunci prefinanțarea primită va fi restituită integral în termen de maxim
10 zile, calculate după termenul de 60 de zile. În situația în care prefinanțarea nu se restituie în
condițiile menționate anterior, vor fi percepute penalități de 0,1%/zi din valoarea prefinanțării
primite.
 Și beneficiarul și partenerii trebuie să respecte prevederile referitoare la achizițiile publice (OUG
34/2006 sau Ordinul MFEu1120/2013, după caz).
 Pentru toate activitățile externalizate/subcontractate, benenficiarul trebuie să asigure
disponibilitatea prestatorului de a furniza informații necesare solicitate de organisme de
audit și de control/ AM/ OI. Aceasta este o clauză pe care vă recomandăm să o includeți ca
și clauză în contractele cu prestatorii.

Conflictul de interese se declară imediat (în legătură cu orice situație care dă naștere sau este posibil să dea
naștere unui asemenea conflict) de către beneficiar, partener, subcontractor, furnizor, angajat al
beneficiarului, angajat al AM/OI.

PREFINANȚAREA. REGLEMENTĂRI ÎN CONTRACTUL DE FINANȚARE

 Potrivit OUG 64/2009, cererea de prefinanțare (CP) se depune la semnarea contractului;
 Prefinanțarea se acordă în două tranșe după cum urmează:
Tranșa I - 5% din valoarea eligibilă a proiectului se virează în 15 zile calendaristice de la
înregistrarea CP, dar nu mai devreme de verificarea documentelor de către AMPOSDRU. În situația
în care sunt necesare clarificări cu privire la documente termenul se suspendă.
Tranșa II - 5% din valoarea eligibilă a proiectului se solicită în maxim 10 zile calendaristice de la
autorizarea și plata unei/unor cereri de rambursare (CR) care înglobează cheltuieli validate în valoare
de maxim 60% din prima tranșă de prefinanțare. Tranșa II se solicită în maxim 3 luni de la primirea
Tranșei I. Dacă termenul nu se respectă, se va restitui tranșa I a prefinanțării integral. De asemenea,
dacă restituirea nu se face în termen se aplică penalități de 0,1%/zi de întârzirere din valoarea
prefinanțării primite și se aplică rezilierea contractului.
 Beneficiarul și Partenerii vor deschide conturi speciale pentru primirea prefinanțării.
 Prefinanțarea se virează obligatoriu partenerilor în maxim 5 zile calendaristice de la încasarea în
contul Beneficiarului (pentru partenerii din alt stat al UE care nu au conturi deschise la o instituție de
credit din România, termenul de transfer este de maxim 10 zile de la încasarea prefinanțării de către
Beneficiar).
 Recuperarea prefinanțării se realizează prin deducere din fiecare CR intermediară (CRI) solicitată a
unui procent de 20% din valoarea cheltuielilor eligibile validate ale Beneficiarului/Partenerilor care
au primit prefinanțare. EXCEPȚIE - acea CR pentru care cuantumul de prefinanțare este mai mic de
20% din CR și ultima CRI la care se aplică un procent diferit pentru ca prefinanțarea să fie recuperată
integral din FSE, înainte de CRF (cererea de rambursare finală).
 Dacă prefinanțarea nu se recuperează integral înainte de depunerea CRF, beneficiarul plătește
diferența rămasă în 15 zile calendaristice de la notificarea trimisă de AMPOSDRU, cu obligația de a
transmite OP și extras de cont la AM în maxim 5 zile calendaristice de la plată. În cazul în care
beneficiarul nu restituie aceste sume, în termenul stipulat mai sus, AMPOSDRU compensează
sumele la CRF din FSE și rambursează diferența. Dacă diferența nu se poate compensa, pentru că
valoarea prefinanțării este mai mare decât CRF, AMPOSDRU recuperează sumele prin demersuri
legale.
 Dacă nu s-a depus nicio CR în 45 de zile calendaristice de la primirea prefinanțării, în maxim 10 zile
după cele 45, se restituie prefinanțarea. Dacă prefinanțarea nu se restituie în termenul de mai sus se
aplică penalități de 0,1%/zi de întârziere din prefinanțarea primită.
25
  Cererea de plată – se utilizează conform OUG 64/2009. În situația în care CR aferentă CP nu se
depune în termenul și în formatul precizat se reziliază contractul de finanțare.

RAMBURSAREA CHELTUIELILOR
 Graficul estimativ al CR se depune la AMPOSDRU/OI în maxim 10 zile calendaristice de la
semnarea Contracului de finanțare.
 CR 1 se depune în maxim 30 de zile de la data informării de către OI/OIR privind ridicarea clauzei
suspensive 4.
 C.R.I se depun la un interval de maxim 3 luni.
 Beneficiarul virează rambursarea la Parteneri în maxim 5 zile calendaristice de la primirea acesteia.
 CR trebuie să fie însoțite de documentele aferente perioadei acoperite de CR.
 Dacă CR nu se depun în termenul și în formatul precizat contractul se reziliază.
 CRF se transmite la AM în 30 zile calendaristice de la finalizarea perioadei de implementare. După
verificare de către AM/OI a CR are loc informarea Beneficiarului despre: suma validată, motive
pentru nevalidare, posibilități de contestare.
 Plățile realizate în valută sunt solicitate în CR în lei, la cursul BNR din ziua întocmirii documentelor
de plată în valută.
 Documentele suport justificative aferente activităților și documentele originale pe baza cărora se
înregistrează în contabilitatea Beneficiarului vor fi ștampilate cu menţiunea "Solicitat rambursare
FSE – POSDRU/call/DMI Id proiect, în sumă de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ".
 Documentele justificative aferente CR se scanează în varianta ORIGINALĂ și se depun în format
electronic (CD/DVD/Memory stick) conform instrucțiunii în vigoare.

AUDITORUL
 Este selectat conform prevederilor achizițiilor publice (Conf. OUG 34/2006 sau Ordin MFEur
1120/2013, după caz).
 Trebuie să fie membru activ certificat al Camerei Auditorilor și să aibă gradul A.
 Trebuie transmisă obligatoriu o adresă de înștiințare la AM/OI cu datele auditorului selectat.
 Printre atribuțiile auditorului stipulate în contract se numără: verificarea cheltuielilor din CR pentru a
se asigura că sunt reale, înregistrate în contabilitate și eligibile, întocmirea unui raport de verificare
conform modelului AM/OI.
 Toate CRI/CRF trebuie să fie însoțite de raportul de verificare a cheltuielilor.
 Toate CRI/CRF trebuie să poarte mențiunea ”TRANSMIS SPRE AUDITARE”, să fie semnate și
datate de auditor.
 Dacă raportul conține cheltuieli neeligibile acestea nu se introduc în CR.
 Dacă AM/OI identifică cheltuieli neeligibile în raport comunică CAFR și reține din cheltuielile
solicitate pentru serviciile auditorului un procent stabilit ca neeligibil, în raport cu valoarea CR.
 Dacă se reziliază contractul cu auditorul se trimite o notificare AM/OI și nu se depun CR până la
înlocuirea acestuia.

4
Notă privind clarificarea aspectelor referitoare la termenul de depunere a primei cereri de rambursare pentru cheltuielile
efectuate în cadrul contractelor de finanțare aferente proiectelor aprobate în cadrul Cererilor de propuneri de proiecte lansate în
anul 2013
26
EXPERTUL CONTABIL
 Semnează, ștampilează și datează documentele contabile.
 Asigură completitudinea, corectitudinea și realitatea informațiilor din CR, precum și înregistrarea în
sistemul contabil a tuturor operațiunilor declarate în CR.
 Ștampilează și semnează evidența chetuielilor generată de aplicația ActionWeb.
 Trebuie să fie membru CECCAR.
 Cheltuiala cu expertul contabil poate fi decontată din capitolul ”Resurse umane” sau, dacă este
externalizat/subcontractat, din capitolul ”Alte tipuri de costuri”.
 Documentele originale pe baza cărora se înregistrează cheltuielile în contabilitatea beneficiarului sau
partenerului trebuie ștampilate cu: ”Solicitat rambursare FSE-POSDRU/Call/DMI/.../ID proiect în
sumă de ...”.
 Pentru reconcilierea contabilă anuală beneficiarul și partenerii transmit la AM/OI formularul 9
(potrivit HG 218/2012) în 30 de zile calendaristice de la încheierea exercițiului financiar.

OBLIGAȚIILE BENEFICIARULUI
 să respecte prevederile din Manualul de identitate vizuală5 pentru POSDRU 2007-2013 - manualul
conține prevederi referitoare la elementele care trebuie folosite în vederea promovării identităţii
vizuale a Uniunii Europene, a Instrumentelor Structurale în România şi a FSE/POSDRU, inclusiv
exemple grafice;
 să asigure managementul şi implementarea Proiectului în conformitate cu prevederile legale în
vigoare (instrucțiuni/legislație comunitară/legislație națională); să își asume integral răspunderea
pentru prejudiciile cauzate terților;
 să respecte prevederile legislaţiei naţionale în vigoare (OUG 34/2006) în domeniul achiziţiilor
publice sau ale instrucţiunilor/deciziilor emise de AMPOSDRU (Ordinul 1120/2013); să solicite
obligatoriu punct de vedere oficial de la AM/OI dacă apar situații cu impact asupra proiectului sau în
ceea ce privește clauzele contractului;
 Beneficiarul și partenerii trebuie să deschidă conturi dedicate pentru proiect: un cont pentru
prefinanțare și unul pentru rambursare;
 să verifice permanent dacă apare dublarea finanțării;
 să informeze AM/OI despre orice situație care poate determina întârzierea executării contractului în
termen de 10 zile calendaristice de la luarea la cunoștință a situației;
 să raporteze stadiul implementării prin rapoarte tehnico-financiare;
 să acorde tuturor organismelor abilitate dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează
sau a fost implementat Proiectul;
 TOATE DOCUMENTELE ORIGINALE ale proiectului (inclusiv documentele contabile) și
DOCUMENTELE PARTENERILOR (în copie conform cu originalul) trebuie păstrate de
beneficiar timp de 3 ani de la închiderea oficială a POSDRU 2007-2013;
 Dacă beneficiarul dorește să utilizeze ștampila cu specimenul de semnătură, în locul semnăturii
în original pentru documentele proiectului, trebuie să informeze AM/OI în prealabil. Se va
folosi înștiințarea simplă ca formă de comunicare;
 Beneficiarul va asigura arhivarea documentelor, astfel încât acestea să fie uşor accesibile pentru a fi
verificate; Arhivarea se face și pe hârtie și pe suport electronic, potrivit procedurii și de către
Beneficiar și de către toți partenerii în proiect. Fiecare partener păstrează originalele documentelor,
iar Beneficiarul păstrează copiile conform cu originalul de la toți partenerii. Beneficiarul trebuie să
informeze AM/OI/OIR cu privire la locația arhivării documentelor în termen de trei zile de la
transmiterea solicitării de către AM/OI (art. 6 (aliniat13));

5
http://www.fseromania.ro/images/doc2014/manual.2014.pdf
27
 Beneficiarul va menţine destinaţia şi va asigura exploatarea şi mentenanţa bunurilor şi/sau
echipamentelor achiziţionate şi a lucrărilor efectuate în cadrul Proiectului pe o perioadă de cel puţin
3 ani după finalizarea perioadei de implementare a Proiectului;
 Beneficiarul va asigura sustenabilitatea proiectului conform prevederilor Cererii de finanţare, pentru
cel puţin 3 ani de la data finalizării implementării;
 Parteneriatul răspunde solidar/individual pentru beneficiar, parteneri și prestatorii de servicii
externalizate;
 Beneficiarul poate solicita prelungirea perioadei de implementare a proiectului cu 30 de zile
calendaristice înainte de sfârșitul implementării (dar nu mai târziu de 01.12.2015), cu documente
justificative.

OBLIGAŢIILE AMPOSDRU ŞI OIPOSDRU DELEGAT

 Să informeze beneficiarul în termen de 5 zile calendaristice despre deciziile care pot produce un
impact asupra proiectului.
 Să răspundă în scris la solicitările beneficiarului în termen de 10 zile calendaristice.
 Să informeze beneficiarul despre rapoartele, concluziile și recomandările Comisiei Europene sau
altor autorități.
 Să monitorizeze proiectul din punct de vedere tehnic și financiar.
 Să efectueze verificări la fața locului a activităților proiectului.
 Să efectueze rambursarea cheltuielilor în maxim 20 de zile lucrătoare de la înregistrarea CR, în
condițiile în care CR este însoțită de toate documentele necesare. Dacă lipsesc documente se
suspendă termenul de 20 de zile.
 Poate diminua corespunzător finanțarea dacă obiectivele și indicatorii nu sunt îndepliniți.

RECOMANDĂRI
 Citiţi foarte bine Contractul şi Ghidul solicitantului aferent Cererii de propuneri pentru care aţi
aplicat;
 Verificaţi eligibilitatea grupului ţintă şi a indicatorilor din proiect potrivit Ghidului indicatorilor
POSDRU și Instrucțiunilor aferente;
 Verificaţi coerenţa informaţiilor din Cererea de finanţare (activităţi – rezultate – indicatori – grup
ţintă) şi, dacă sunt necesare modificări, vă recomandăm să le faceţi în primele 2 luni ale perioadei de
implementare.

GREȘELI FRECVENTE
 Inacțiunea de a solicita punctul de vedere al AMPOSDRU/OIPOSDRU cu privire la situațiile care
afectează implementarea Proiectului.
 Confuzia de a considera perioada de valabilitate a Contractului ca fiind egală cu perioada de
implementare a proiectului.
 Nerespectarea regulilor cu privire la identitatea vizuală aplicabile rezultatelor proiectului.

28
 ATENȚIE
 Durata contractului de finanțare – contractul rămâne în vigoare și după finalizarea perioadei de
implementare a proiectului, respectiv Contractul de finanțare încetează la data executării integrale a
oricăreia şi a tuturor obligaţiilor părţilor contractante.
 Punctul de vedere oficial al AMPOSDRU/OIPOSDRU – în cazul în care apar situații care
afectează implementarea Proiectului sau există neclarități cu privire la clauzele Contractului de
finanțare, solicitați în scris punctul de vedere oficial al AMPOSDRU/OIPOSDRU cu privire la aceste
aspecte.
 Documentele corespunzătoare utilizării finanţării - trebuie păstrate cel puțin trei ani de la
închiderea oficială a POSDRU 2007 - 2013 şi puse la dispoziţia organismelor abilitate să efectueze
verificări.
 Garanții constituite în favoarea unei instituții de credit – în termen de maxim 10 zile lucrătoare
de la semnarea Contractului de credit, transmiteți AMPOSDRU/OIPOSDRU o copie a contractului
de credit și gaj/ipotecă.
 Contractul se reziliază - dacă se constată faptul că proiectul face obiectul unei alte finanţări din
fonduri publice naţionale şi/sau comunitare şi/sau a mai beneficiat de finanţare din alte programe
naţionale sau comunitare.

II. 2 ACORDUL DE PARTENERIAT - IMPLEMENTARE

REGLEMENTĂRI
ACORDUL DE PARTENERIAT:
 va cuprinde totalitatea drepturilor și obligațiilor părților în implementarea proiectului.
 va fi completat, semnat și ștampilat atât de către Solicitant/Beneficiar (în calitate de Partener
principal) cât și de către toţi ceilalți Parteneri implicați în proiect.
 rambursarea cheltuielilor făcute de către fiecare parte implicată se recuperează pe bază de documente
justificative trimise de Parteneri la Solicitant/ Beneficiar.
 este valabil cel puțin pe toată perioada de implementare a Proiectului.
 se completează în limba română, se derulează și se interpretează conform actelor normative din
România.
 clauzele acestuia vor fi aplicabile ”mutatis mutandis” și partenerilor, respectiv partenerilor li se vor
aplica atât prevederile contractului de finanțare cât și cele ale Acordului de Parteneriat, unde este
aplicabil (de ex: partenerii vor respecta regulile de vizibilitate conform Manualului, reglementările
cu privire la cheltuielile eligibile și vor ține o contabilitate analitică etc.).
 în cazul în care există discrepanțe între Acordul de parteneriat și Cererea de finanțare, atunci
prevederile Cererii de finanțare vor prevala.
 prelungirea perioadei de implementare a proiectului conduce automat la extinderea duratei Acordului
de parteneriat.
 activitățile liderului de parteneriat nu pot fi realizate de către experții Partenerului, sau vice-versa6.
 se poate modifica doar prin Act adițional (care va fi înaintat împreună cu forma actualizată a
Acordului de parteneriat)7.
 partenerii selectați pot fi: naționali și/sau transnaționali.
 partenerii pot fi implicați în pregătirea, implementarea proiectului, furnizarea de expertiză, resurse
umane și materiale și finanțarea proiectului (respectiv, în cel puțin două dintre următoarele aspecte:
implementarea proiectului, furnizare de expertiză, resurse umane și materiale și/sau finanțarea
proiectului).
 capacitatea financiară și operațională a unui parteneriat se evaluează pentru parteneriatul dezvoltat și
nu pentru fiecare membru în parte.
 partenerul are obligaţia de a asigura accesul neîngrădit al autorităţilor naţionale și europene cu
atribuţii de verificare, control şi audit.

6
Instrucțiunea nr. 47/26.04.2011
7
Instrucțiunea nr.44/11.04.2011
29
 PARTENERII TRANSNAȚIONALI:
 sunt organizații cu personalitate juridică din statele membre ale Uniunii Europene8;
 trebuie să desfășoare activități relevante în cadrul proiectului și au în obiectul de activitate și
activitatea/activitățile din cadrul proiectului pentru care au rol de parteneri;
 trebuie să declare sediul permanent la Administrația Financiară când activitatea întreprinsă pe
teritoriul României are un anumit grad de permanență și durata acesteia depășește 6 luni
calendaristice9;
 pot fi excluși din Proiect, prin rezilierea Contractului de finanțare, dacă nu furnizează în termen de
30 de zile de la solicitare documentele suport solicitate de către AMPOSDRU/OIPOSDRU.

ÎNLOCUIREA PARTENERILOR
 Retragerea unui partener este permisă doar prin înlocuirea acestuia cu un partener nou;
 Condiții pentru înlocuire:
 Existența unei motivații întemeiate (de ex: partenerul solicită în scris Beneficiarului sau face
dovada clară că menținerea Partenerului blochează sau creează dificultăți pentru derularea
proiectului, sau există motive obiective care afectează unul din parteneri);
 Noul partener este diferit de partenerii existenți; nu se preiau de către aceștia drepturile și
obligațiile partenerului înlocuit;
 Toți ceilalți Parteneri sunt informați și sunt de acord cu înlocuirea respectivului Partener, prin
semnarea unui Acord de parteneriat care conține noul partener.

NOUL PARTENER – trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

 Îndeplinește condițiile aferente partenerilor conform Ghidului Solicitantului;
 Desfășoară activități relevante pentru domeniul proiectului sau demonstrează că prin activitățile
pe care le desfășoară se află și activitatea/activitățile aferente rolului de partener;
 Demonstrează o capacitate financiară și operațională la un nivel egal cu vechiul partener;
 Are sediul sau capacitatea operațională de a acționa în cadrul acelorași regiuni de dezvoltare ca și
partenerul inițial.

MODIFICAREA ACORDULUI DE PARTENERIAT și înlocuirea partenerului:

 Înainte de semnarea contractului de finanțare, pe baza unei cereri depuse la AM/OI semnată de
beneficiar, conform prevederilor Instrucțiunii emise de AMPOSDRU nr. 94/14.04.2014.
 După semnarea contractelor de finanțare pentru proiectele aflate în implementare, prin Act
adițional la Contractul de finanțare, conform prevederilor Instrucțiunii emise de AMPOSDRU
nr. 94/14.04.2014.
 Conformitatea administrativă a partenerului propus se va realiza prin Lista de verificare atașată
Instrucțiunii emise de AMPOSDRU nr. 94/14.04.2014.

RECOMANDĂRI
 Informați partenerii în termen util cu privire la modificările legislative/ a regulilor cu impact direct
asupra implementării proiectului.
 Stabiliţi cu partenerii reguli clare de implementare şi asiguraţi-vă că respectă regulile de
implementare POSDRU pentru activităţile pe care le realizează în mod direct.
 Verificaţi alocarea activităţilor şi a bugetului în cadrul partenerilor şi, dacă doriţi să faceţi modificări,
vă recomandăm să le faceţi în primele 2 luni de contract.

8
Art.23 din OUG 64/2009
9
Art.8 Cod fiscal
30
 GREȘELI FRECVENTE
 Inexistența unor reguli clare asumate de către partener cu privire la comunicarea realizată între
beneficiar și parteneri în cadrul proiectului.
 Netransmiterea documentelor suport de către partenerul transnațional, situație care poate duce la
rezilierea Contractului de finanțare, cu implicații directe și asupra beneficiarului.

ATENȚIE
 ONG-urilor cu statut de utilitate publică, din punct de vedere al implementării proiectelor finanțate
din POSDRU, le sunt aplicabile toate condițiile de implementare aferente categoriei respective (și nu
cele aferente autorităților publice).
 Nu este permisă creșterea numărului de parteneri, în raport cu numărul de parteneri inițial10.
 Nu este permisă înlocuirea Beneficiarului cu un Partener sau cu o altă entitate juridică (excepții:
Beneficiarul poate fi înlocuit dacă este preluat de o altă entitate juridică sau dacă Beneficiarul este o
instituție internațională al cărei statut este modificat)11.
 Este permisă înlocuirea Primăriei, Consiliului Local/Județean în calitate de Beneficiar/Partener cu
comuna, orașul, municipiul sau județul aferent, după caz12.
 Obligațiile și drepturile partenerului înlocuit nu pot fi preluate de partenerii existenți13.
 O instituție publică va putea schimba partenerul - entitate privată doar prin publicarea intenției de a
căuta un nou partener - entitate privată, prin menționarea principalelor activitități ale proiectului și a
condițiilor minime de îndeplinit.
 În cazul unor corecții financiare decise de AM/OI urmare sesizării unor nereguli, acestea vor fi
suportate și de către parteneri, în limita activităților acestora, într-un raport direct cu corecția
respectivă.

II.3 CONTRACTELE CU EXPERȚII

REGLEMENTĂRI
Experții implicați în derularea proiectelor pot fi:
i. Pe termen lung (respectiv, vor desfășura activități pentru o perioadă de minim 6 luni consecutive).
ii. Pe termen scurt (respectiv, vor desfășura activități pentru o perioadă de maxim 6 luni consecutive).

Plafoane de referință conform GHIDULUI SOLICITANTULUI – CONDIŢII GENERALE, Proiecte

de grant și proiecte strategice 2013, pentru experţii proprii (angajaţi) cât şi pentru experţii externalizaţi
(subcontractaţi):

Niveluri maximale ale remunerării zilnice a personalului din cadrul echipei de management:
1) MANAGER PROIECT: 945 lei (experiența profesională >5 ani), 1260 lei (experiența profesională
5-10 ani), 1575 lei (experiența profesională >10 ani);
2) SPECIALIST (de ex: responsabil financiar, consilier juridic): 630 lei (experiența profesională 3
ani), 1100 lei (experiența profesională 7 ani), 1260 lei (experiența profesională >7 ani);
3) PERSONAL SUPORT (de ex., asistent manager): 250 lei (experiența profesională <2 ani), 470 lei
(experiența profesională >2 ani).
Nivele maximale ale remunerării personalului din cadrul echipei de implementare:

10
Instrucțiunea nr. 94/14.04.2014
11
Instrucțiunea nr. 94/14.04.2014
12
Instrucțiunea nr. 94/14.04.2014
13
Instrucțiunea nr. 94/14.04.2014
31
 1. EXPERTIZĂ INTERNAȚIONALĂ
Plafon max. de decontare/experiența profesională < 5 ani 5-10 ani >10 ani
Remunerare maximă lunară 11340 Lei 15120 Lei 20790 Lei
Remunerare maximă zilnică 945 Lei 1260 Lei 1730 Lei
2. EXPERTIZĂ NAȚIONALĂ
Plafon max. de decontare/experiența profesională < 5 ani 5-10 ani >10 ani
Remunerare maximă lunară 7560 Lei 11340 Lei 17000 Lei
Remunerare maximă zilnică 630 Lei 945 Lei 1400 Lei
3. PERSONAL ADMINISTRATIV ȘI AUXILIAR - studii superioare
Plafon max. de decontare lunară < 3 ani 3 ani și peste
4725 Lei
4. PERSONAL ADMINISTRATIV ȘI AUXILIAR - studii medii
Plafon max. de decontare lunară < 3 ani 3 ani și peste
4095 Lei 5040 Lei
5. PERSONALULUI AUXILIAR
Plafon max. de decontare lunară < 3 ani 3 ani și peste
3780 Lei 4400 Lei

EXPERŢII PE TERMEN LUNG - trebuie notificați obligatoriu, împreună cu Cv-ul persoanei introduse
(original, semnat, datat) și Cv-ul persoanei înlocuite (copie), precum și cu documente justificative (diplome,
certificate, adeverințe, etc.)14.

ECHIPA DE MANAGEMENT
 modificarea echipei trebuie notificată obligatoriu, împreună cu Cv-ul persoanei introduse (original,
semnat, datat) și Cv-ul persoanei înlocuite (copie), precum și cu documente justificative (diplome,
certificate, adeverințe, etc.)15.
 externalizarea echipei de management – se admite prin act adițional/notificare la Contractul de
finanțare, care va avea ca obiect, după caz:
i. modificarea secțiunii ”Managementul Proiectului”16,
ii. modificarea Anexei II ”Bugetul proiectului”
iii. modificarea secțiunii ”Justificarea bugetului cererii de finanțare”
EXPERŢII partenerului transnațional – sumele aferente emise prin factură se decontează de la Cap.
bugetar ”Alte tipuri de costuri, cheltuieli aferente activităților externalizate”17.

EXTERNALIZAREA ECHIPEI DE MANAGEMENT

Solicitanții/Partenerii instituții publice şi/sau structuri/entități, finanțate integral/parțial din bugetul de stat,
vor aplica, pentru salarizarea experților proprii (angajați), limitele și plafoanele stabilite prin legislația
națională aplicabilă.

CONTRACTAREA EXPERŢILOR ÎN PROIECT:

 Prin Contract individual de muncă, cu respectarea prevederilor legale (Codul muncii);
 Prin Contract prestări servicii – subcontractare/externalizare (valabil PFA, cabinete individuale de
avocatură etc.), cu respectarea regulilor privind achizițiile;

14
Instrucțiunea nr. 44/11.04.2011
15
Instrucțiunea nr. 44/11.04.2011
16
Instrucțiunea nr. 60/11.05.2012
17
Instrucțiunea nr. 44/11.04.2011
32
  Prin Contracte civile (conform prevederilor Codului civil, art.1851), cu respectarea prevederilor
Codului fiscal (Art.7.alin.2.1.) referitoare la independența activităților prestate (valabile pentru
experții pe termen scurt).

OBLIGAŢIILE EXPERŢILOR IMPLICAŢI:

 vor completa Raport lunar de activitate și Fișă lunară de pontaj 18; Experții bugetați la Alte tipuri de
costuri se supun regulilor achizițiilor publice. Beneficiarul le va solicita pentru decontare
documentele cuprinse în Anexa 18 la Instrucțiunea 73: dosarul achiziției, contract, acte adiționale
încheiate pe perioada derulării proiectului, la contractele semnate (dacă există), factura fiscală,
garanția de buna execuție (dacă este cazul), procese verbale de recepție (dacă este cazul), raport de
activitate lunar pentru fiecare dintre activitățile externalizate, completat de către reprezentantul legal
al contractorului responsabil de acele activităţi, sau raportul de activitate lunar, pentru fiecare dintre
activitățile externalizate completat de către PFA (în cazul externalizării activităților către PFA).
 nu vor depăși limita maximă de 12 ore/zi, respectiv 60 ore/săptămână, reprezentând numărul de ore
lucrate în cadrul proiectelor finanțate din POSDRU, inclusiv norma de bază (așa cum este declarată
de către expertul respectiv), stabilite prin contracte încheiate.

RECOMANDĂRI
 Verificaţi la contractare expertiza – număr ani experienţă, analiza postului, colectaţi documente
suport de la expert care să facă dovada pregătirii acestuia.
 Verificaţi bugetul şi alocările pentru fiecare poziţie, luaţi în calcul concediile de odihnă dar şi
situaţiile de realocare, mărire a numărului de ore/zile, dacă va fi cazul.
 Luaţi în considerare includerea în contracte a clauzelor de confidenţialitate, proprietate intelectuală,
conflict de interese, penalități de întârziere, recuperarea sumelor pentru neexecutarea sau executarea
parţială a contractului, etc.
 Verificați implicarea experților cu contracte individuale de muncă în proiecte POSDRU, pentru a nu
depăși 12 ore/zi, 60 ore/săptămână.

GREȘELI FRECVENTE
 Necalcularea orelor aferente experților implicați cu contract individual de muncă în proiecte finanțate
POSDRU și depășirea limitei maxime de 12 ore/zi, respectiv 60 ore/săptămână, reprezentând
numărul de ore lucrate în cadrul proiectelor finanțate din POSDRU și norma de bază.
 Încheierea de contracte civile cu experți pe termen scurt cu care Beneficiarul stabilește o relație de
dependență, situație care duce la reconsiderarea contractului civil ca fiind contract individual de
muncă, cu aplicarea sancțiunilor aferente (Inspecția muncii/Administrația financiară).
 Netransmiterea către AM/OI a notificării cu privire la introducerea unui expert pe termen lung în
proiect.

ATENŢIE
 Pentru PERSOANELE ANGAJATE sunt eligibile inclusiv cheltuielile cu concediul de odihnă al
salariaţilor implicaţi, corespunzător timpului efectiv lucrat pentru Beneficiar/Partener în
implementarea proiectului, cu respectarea prevederilor Codului Muncii (art. 145 alin. 2) şi legislaţiei
naţionale aplicabile. De ex. un expert lucrează 8 luni într-un an şi are 21 de zile de concediu/an,
atunci el va avea dreptul la: 21/12 luni x 8 luni = 14 zile.
 Un EXPERT PE TERMEN SCURT19 nu poate fi reangajat în cadrul proiectului, la expirarea
perioadei inițiale, tot pe o poziție de expert pe termen scurt, indiferent dacă reangajarea presupune
aceleași responsabilități sau responsabilități diferite.
 O persoană care a fost angajată ca EXPERT PE TERMEN SCURT poate fi reangajată în cadrul
proiectului cu condiția notificării ca expert pe termen lung, cu excepţia membrilor nominalizaţi în
comisiile de examinare în conformitate cu prevederile legislative aplicabile.

18
Instrucțiunea 62/30.08.2012
19
Conform GHIDULUI SOLICITANTULUI – CONDIȚII GENERALE, Proiecte de grant și proiecte strategice 2013
33
  EXPERŢII DIN ECHIPA DE IMPLEMENTARE nu pot desfășura activități de management de
proiect și nu au atribuții în acest sens.
 EXPERTUL CONTABIL și AUDITORUL FINANCIAR vor fi selectați cu respectarea
prevederilor legislaţiei în vigoare privind achiziţiile publice.

PERSONALUL DIN AUTORITĂŢILE ADMINISTRAŢIEI PUBLICE CENTRALE ȘI

STRUCTURILE DIN SUBORDINEA ACESTORA ŞI PERSONALUL DIN INSTITUŢIILE
PUBLICE LOCALE

Proiecte implementate de autorități publice:

 Un FUNCŢIONAR PUBLIC desemnat prin act administrativ poate face parte din echipa
proiectului finanţat din fonduri comunitare nerambursabile.
 FUNCŢIONARII PUBLICI, care exercită atribuţii ca auditor sau de control asupra activităţii
derulate în proiect şi funcţionarii publici care fac parte din echipa de proiect, dar pentru care
activitatea desfăşurată în cadrul respectivei echipe generează o situaţie de conflict de interese cu
funcţia publică pe care o ocupă, sunt incompatibili pentru a face parte din echipa proiectului finanţat
din fonduri comunitare nerambursabile.
 Pentru fiecare PROIECT contractat din fonduri comunitare nerambursabile postaderare,
conducătorul instituţiei nominalizează, prin act administrativ, persoanele care fac parte din echipa de
proiect. O persoană poate fi nominalizată simultan în cadrul echipelor pentru maximum 4 proiecte
(conform Art.34(3) din Legea 284/2010).
 PERSONALUL DIN AUTORITĂŢILE/ INSTITUŢIILE PUBLICE, nominalizat în echipele de
proiecte, beneficiază începând cu 1 ianuarie 2011, de o majorare de până la 25 de clase de salarizare
suplimentare aplicată la salariul de bază lunar, proporţional cu timpul efectiv alocat realizării
activităţilor pentru fiecare proiect, indiferent de numărul de proiecte în care este implicat, fără a
depăşi durata maximă a timpului de lucru prevăzută de normele legale în vigoare şi fără a depăşi în
total numărul maxim de clase de salarizare.

Proiecte implementate de entități de drept privat:

 Funcţionarii publici, funcţionarii publici parlamentari şi funcţionarii publici cu statut special pot
exercita funcţii sau activităţi în domeniul didactic, al cercetării ştiinţifice, al creaţiei literar-
artistice.20
 Funcţionarii publici, funcţionarii publici parlamentari şi funcţionarii publici cu statut special pot
exercita funcţii în alte domenii de activitate din sectorul privat, care nu sunt în legătură directă
sau indirectă cu atribuţiile exercitate ca funcţionar public, funcţionar public parlamentar sau
funcţionar public cu statut special, potrivit fişei postului.

Reguli general aplicabile:

 Funcționarii publici vor derula activitățile permise în afara programului de lucru de la instituția unde
sunt angajați și cu respectarea timpului de lucru reglementat prin Codul muncii sau Instrucțiuni
emise de AMPOSDRU.
 Calitatea de funcționar public este incompatibilă cu orice altă funcție publică, cu excepția calității de
cadru didactic.
 Funcţia de prefect şi subprefect este incompatibilă cu o funcţie de reprezentare profesională
salarizată în cadrul organizaţiilor cu scop comercial (prefecţii şi subprefecţii pot exercita funcţii sau
activităţi în domeniul didactic, al cercetării ştiinţifice şi al creaţiei literar-artistice);
 Funcţiile de conducere de rector, prorector, decan, prodecan, director de departament sau unitate de
cercetare-dezvoltare, proiectare, microproducţie nu se cumulează.21

20
Art.96 din Legea 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri,
prevenirea şi sancţionarea corupţiei
21
Art.Art 214(1) din Legea 1/2011 a educației naționale
34
II.4 ACTE ADIŢIONALE ȘI NOTIFICĂRI

REGLEMENTĂRI
 Modificările Contractului de Finanțare se pot realiza cu acordul părților prin: NOTIFICARE & ACT
ADIŢIONAL.
 Modificările se pot solicita de fiecare dată când este necesar, fără a se aștepta aprobarea celor depuse
anterior (excepție: cazurile în care adoptarea unei modificări depinde de aprobarea uneia anterioare).

NOTIFICAREA
 Trebuie transmisă AM/OI cu 10 zile înainte de data la care se dorește să producă efecte;
 Se depune într-un singur exemplar îndosariat;
 Se depune împreună cu anexele în varianta în vigoare și în varianta supusă spre aprobare;
 Este aprobată tacit de AM/OI dacă, în termen de 10 zile de la înregistrare, nu sunt formulate
obiecțiuni de AM/OI.

Este obligatorie în următoarele cazuri:

a. Modificări justificate în bugetul estimat de minim 10% între capitolele bugetare (excepție cheltuieli
FEDR şi generale de administrație);
b. Schimbarea sediului social al Beneficiarului, datelor de contact;
c. Schimbarea contului special deschis pentru proiect;
d. Modificări în Echipa de management sau experții pe termen lung;
e. Înlocuirea reprezentantului legal al Beneficiarului;
f. Modificări la planul de activități;
g. Înlocuirea auditorului;
h. Decalarea începerii implementării;
i. Utilizarea rezervei de contingență de maxim 10% între capitolele bugetare;
j. Alte modificări pentru care nu este necesar Actul adițional.

Produce efecte începând cu ziua a 11 a de la înregistrarea la AM/OI.

Notificarea este respinsă dacă beneficiarul nu furnizează clarificările solicitate in 3 zile lucrătoare de la
momentul solicitării lor.
DE EXEMPLU22:
Completare Notificare cu privire la înlocuirea unui expert pe termen lung:
La secțiunea a. Modificarea solicitată se completează:
Înlocuirea dlui PM – expert pe termen lung, din poziția de Coordonator Formare –Partener 1 cu dna IV
începând cu luna iunie 2014.
Modificarea solicitată contribuie la atingerea obiectivelor proiectului și nu afectează bugetul acestuia.

La secțiunea b. Motivaţie se completează:

Domnul PM a fost nominalizat în aplicație ca expert pe termen lung, în poziția de Coordonator Formare
Partener 1.
Înlocuirea sa din proiect este datorată încetării raporturilor de muncă ale dlui PM cu Partenerul 1 –
SC.....SRL și înlocuirii sale cu dna IV. Continuitatea acestei poziții în cadrul proiectului este justificată
de durata activității în cadrul căreia Coordonatorul de formare își va onora atribuțiile (respectiv până în
luna a 14-a a Proiectului), așa cum rezultă din Planul de implementare a activităților. Pregătirea
profesională a dnei IV corespunde în totalitate cerințelor postului de Coordonator Formare, așa cum a
fost descris în Cererea de finanțare, Cvul expertului înlocuit și CV-ul Dnei. IV (împreună cu
dimplomele/certificatele/adeverințele anexe la CV). Înlocuirea va avea efect începând cu luna iunie
2014.
La secțiunea c. Documente justificative se completează:

22
Fiecare situație va fi tratată în mod particular în textul Notificării.
35
 a) Decizie încetare contract de muncă PM;
b) Copie CV și acte studii PM, expert termen lung care iese din proiect;
c) Copie CV și acte studii IV, expert termen lung care intră în proiect;
d) Copie conform cu originalul - extras Cerere de finanțare – cu privire la descrierea
postului Coordonator Formare;
e) Copie conform cu originalul - extras Cerere de finanțare – cu privire la durata activităților în care va
fi implicat Coordonator Formare.

Instrucțiuni de completare a NOTIFICĂRII:

 Corelați modificările solicitate cu informațiile cuprinse în Contractul de finanțare (și implicit în
Cererea de finanțare/Bugetul aprobat/Acordul de parteneriat etc.) și cu normele legale în vigoare
(inclusiv și cu cele cu privire la implementarea proiectelor POSDRU);
 Verificați dacă modificarea solicitată prin Notificare are impact în Bugetul aprobat în limita a 10%
între capitolele bugetare;
 Depuneți Notificarea la sediul AM/OI în format tipărit (fără ștersături), semnată și de către
reprezentantul legal sau împuternicit (se adaugă la Notificare o copie a Împuternicirii/Deciziei) și
ștampilată corespunzător, astfel încât să își producă efectele la data la care doriți să intre în vigoare
(calculați data prin corelarea celor 10 zile calendaristice minime);
 Anexele supuse spre aprobare semante și ștampilate în original vor fi depuse împreună cu copia
ultimei versiuni aprobate de AM/OI;
 Utilizați și prezentanți documente relevante care să justifice modificarea solicitată;
 Documentele justificative se vor depune în două exemplare;
 Completați informațiile cerute de AM/OI în termenul maxim de 3 zile lucrătoare de la solicitare;
 După completarea Notificării pe formatul standard (Instrucțiunea emisă de AMPOSDRU
nr.17/09.06.2010, cu completările ulterioare), instrucţiunile cuprinse în formular şi toate notele de
subsol se vor elimina;
 Câmpurile evidenţiate cu gri vor fi înlocuite/completate cu informaţiile corespunzătoare pentru
contractele de finanţare pentru axe prioritare şi domenii majore de intervenţie pentru care
AMPOSDRU este responsabil, în urma completării câmpurilor corespunzătoare nu vor mai fi
evidenţiate cu nici o culoare;
 Câmpurile evidenţiate cu galben vor fi înlocuite/completate cu informaţiile corespunzătoare pentru
contractele de finanţare pentru axe prioritare şi domenii majore de intervenţie pentru care
OIPOSDRU delegat…………………………………….. este responsabil, în urma completării
câmpurilor corespunzătoare nu vor mai fi evidenţiate cu nici o culoare;
 Conţinutul notificării va fi încadrat în pagină astfel:
(a) pagina cu semnăturile să conţină şi referiri la modificările aduse sau (b) fişierul se va imprima faţă-verso.

ACTUL ADIŢIONAL
 Se depune în 2 exemplare originale îndosariate;
 Se depune cu minim 20 de zile calendaristice înainte de intrarea în vigoare a modificării;
 Se depune însoțit de un MEMORIU JUSTIFICATIV (detalii cu privire la modificările solicitate,
impactul asupra Contractului, istoric al modificărilor anterioare, anexele în varianta în vigoare și în
varianta supusă spre aprobare). Memoriul justificativ va fi elaborat în clar, cu precizie, acuratețe și
coerență astfel încât să poată fi înțeles de orice persoană care îl citește. Vă recomandăm utilizarea
frazelor scurte și simple, eventual cu trimiteri la norme. Economia la buget nu este un motiv pentru
justificarea unei modificări.

Este obligatoriu în următoarele cazuri:

 Modificare buget estimat prin: Redistribuiri mai mari de 10% între capitolele bugetare fără
modificarea valorii eligibile;
36
  Modificări justificate de cheltuieli FEDR, cheltuieli generale de administrație;
 Modificări justificate care scad valoarea totală elgibilă;
 Includerea de noi activități/participanți;
 Modificarea duratei de implementare;
 La solicitarea AM/OI;
 Suspendarea contractului, alte modificări ale cererii de finanțare;
 Înlocuirea partenerilor;
 Modificare Acord de Parteneriat;
 Utilizarea rezervei de contingență peste 10% între capitolele bugetare;
 Modificarea indicatorilor. Pentru toate modificările de sume intervenite în cadrul aceleiași linii
bugetare din Anexa 2 – Bugetul proiectului sintetic si detaliat (cu excepția cheltuielilor generale de
administrație), în situația în care variația acestora depășește 10%.

DE EXEMPLU23:
Completarea Actului adițional în cazul includerii de noi activități eligibile:
 La secțiunea Articolul < numărul > : < titlul > - se completează cu datele de identifcare ale
Articolului din Contract care se modifică;
 La secțiunea < textul noului articol, aşa cum se modifică/completează > - se completează cu
textul articolului așa cum se dorește a fi modificat prin Actul Adițional
 La secțiunea Anexa < numărul > : < titlul > - se completează numărul și titlul Anexei care se
dorește a fi modificată;
Instrucţiuni de completare Act Adițional:
 Corelați modificările solicitate cu informațiile cuprinse în Contractul de finanțare (și implicit în
Cererea de finanțare/Bugetul aprobat/Acordul de parteneriat etc.) și cu normele legale în vigoare
(inclusiv și cu cele cu privire la implementarea proiectelor POSDRU);
 Verificați impactul modificării solicitate prin Act adițional asupra Bugetului aprobat;
 Depuneți Actul Adițional (în două exemplare) la sediul AM/OI în format tipărit (fără ștersături),
semnat și de către reprezentantul legal sau împuternicit (se adaugă la Actul Adițional o copie a
Împuternicirii/Deciziei) și ștampilată corespunzător, astfel încât să își producă efectele la data la care
doriți să intre în vigoare (calculați data prin corelarea celor 20 zile calendaristice minime);
 Actul adițional se depune numai însoțit de Memoriu Justificativ (conform Instrucțiunii emise de
AMPOSDRU nr.44/11.04.2011);
 Anexele supuse spre aprobare semante și ștampilate în original vor fi depuse împreună cu copia
ultimei versiuni aprobate de AM/OI;
 Utilizați și prezentanți documente relevante care să justifice modificarea solicitată;
 Documentele justificative se vor depune în două exemplare;
 După completarea Actului Adițional pe formatul standard (Instrucțiunea emisă de AMPOSDRU
nr.17/09.06.2010, cu completările ulterioare), instrucţiunile cuprinse în formular şi toate notele de
subsol se vor elimina;
 Câmpurile evidenţiate cu gri vor fi înlocuite/completate cu informaţiile corespunzătoare pentru
contractele de finanţare pentru axe prioritare şi domenii majore de intervenţie pentru care
AMPOSDRU este responsabil, în urma completării câmpurilor corespunzătoare nu vor mai fi
evidenţiate cu nici o culoare;
 Câmpurile evidenţiate cu galben vor fi înlocuite/completate cu informaţiile corespunzătoare pentru
contractele de finanţare pentru axe prioritare şi domenii majore de intervenţie pentru care
OIPOSDRU delegat…………………………………….. este responsabil, în urma completării
câmpurilor corespunzătoare nu vor mai fi evidenţiate cu nici o culoare;

23
Fiecare situație va fi tratată în mod particular în textul Actului adițional.
37
  Conţinutul actelor adiţionale va fi încadrat în pagină astfel: (a) pagina cu semnăturile să conţină şi
referiri la modificările aduse sau (b) fişierul se va imprima faţă-verso.

MEMORIUL JUSTIFICATIV
 Va explica în detaliu conținutul modificărilor solicitate, ca și impactul acestora asupra anexelor
contractului de finanțare aprobat precum și un scurt istoric al modificărilor contractuale aprobate
anterior de către AM/OI responsabil.
 Se vor evidenția succint principalele modificări aduse de toate actele adiționale/notificările aprobate
anterior.

DE EXEMPLU24:
Completarea Memoriului justificativ în cazul includerii de noi activități eligibile:
La secțiunea: Scurt istoric al modificărilor contractuale aprobate anterior:
Contractul de finanţare cu nr. indentificare POSDRU ..... a fost semnat în data de ...... În data de ..... a fost
semnat Actul Adiţional nr 1 la contractul de finanţare care prevede ......
Au fost înaintate și aprobate 18 notificări pentru modificarea contractului după cum urmează:
- Notificarea nr. 1 din ...... pentru modificarea contractului privind modificarea datei de începere a
implementării proiectului - nr înregistrare OIPOSDRU nr.../..... Notificare acceptată tacit.
- Notificarea nr. 2 pentru modificarea contractului privind modificarea schemei de personal, a
componenței echipei de implementare, a normării și salarizării anumitor categorii de posturi – nr.
înregistrare ...../..... şi OIPOSDRU nr.../....., redepusă în urma solicitării de clarificări nr.../..... ca
notificarea nr. 2 înregistrată nr.../..... şi OIPOSDRU nr.../...... Notificarea nr 2 a fost respinsă în data
de.....
- Notificarea nr.2 pentru modificarea contractului privind completarea echipei de implementare,
modificarea titulaturii de încadrare conform COR și corelare cu aplicația – înregistrată nr.../..... şi
OIPOSDRU nr.../...... Notificare acceptată tacit.
- Notificarea nr. 3 ......
- Notificarea nr. 4 .......
- Notificarea nr 18 nr.../..... privind modificarea contractului privind înlocuirea unui expert pe termen
lung cu răspunsul la cererea de clarificări nr nr.../...... Notificarea a fost acceptată tacit.

La secțiunea a. Modificarea solicitată, se completează:

Introducerea unei subactivități noi în cadrul activității C4 Formarea personalului pentru centrele de
consiliere și asistență și anume C4.7. – Actualizarea informațiilor și cunoștințelor generale în tehnici
specifice de lucru pentru personalul din centrele de consiliere și asistență deschise în cadrul proiectului.
Activitatea se va desfășura în lunile 11-16. Modificarea se reflectă în secțiunea Activități eligibile ale
proiectului, Metodologia proiectului, Alte informații relevante despre proiect, Parteneriatul în cadrul
proiectului. Responsabilități privind această activitate au Partenerul Principal, Partenerul 1 și Partenerul
2.
Activitatea contribuie la îmbunătățirea activității rețelei de centre de consiliere și asistență, contribuie la
creșterea indicatorilor ...........(se detaliază).
Aceasta activitate se încadrează în capitolul de buget Participanți și în capitolul Costuri aferente
proiectului, în acest sens fiind realocată suma de .......... ron de la Participanți la Costuri aferente
proiectului.

24
Fiecare situație va fi tratată în mod particular în textul Memoriului justificativ.
38
 La secțiunea b. Motivatie, se completează:
În cadrul acestei activități, personalul centrelor de consiliere și asistență recent recrutat și angajat pentru a
lucra în centrele de consiliere și asistență, deoarece nu a beneficiat de o formare specifică în cadrul
proiectului va participa la o formare introductivă în tehnici de lucru. Acest lucru este necesar deoarece
Partenerii în deschiderea centrelor de consiliere și asistență nu au putut recruta personal suplimentar din
rândul specialiștilor formați în cadrul proiectului, aceștia fiind fie angajați într-o altă unitate, fie
neinteresați de posturile propuse sau din locațiile unde aceste posturi au fost disponibile. Deși proiectul a
fost gândit după schema: formare 200 profesioniști din întrega țară, creare 20 centre de consiliere și
asistență deservite de personalul format în cadrul proiectului, în realitate, aproximativ 10% din personalul
care lucrează actualmente în centre nu a putut fi selectat din rândul personalului format în cadrul
proiectului.
Activitatea propusă este necesară pentru ca la sfârșitul proiectului, centrele înființate în parteneriat să fie
funcționale și să deservească serviciile necesare prin personal specializat care să asigure continuitatea
scopului proiectului de față.
La secțiunea c. Documente justificative, se completează:
1. Act adițional nr. .... la contractul de finanțare
2. Anexa 2 – Bugetul proiectului inițial
3. Anexa 2 – Bugetul proiectului modificat
4. Reflectarea modificărilor propuse în secțiunea Justificarea și detalierea bugetului

Instrucţiuni de completare Memoriu Justificativ:

 Corelați modificările solicitate cu informațiile cuprinse în Contractul de finanțare (și implicit în
Cererea de finanțare/Bugetul aprobat/Acordul de parteneriat etc.) și cu normele legale în vigoare
(inclusiv și cu cele cu privire la implementarea proiectelor POSDRU);
 Verificați impactul modificării justificate asupra Bugetului aprobat;
 Depuneți Memoriul justificativ anexat la Actul Adițional (în două exemplare) la sediul AM/OI în
format tipărit (fără ștersături), semnat și de către reprezentantul legal sau împuternicit (se adaugă la
Actul Adițional o copie a Împuternicirii/Deciziei) și ștampilată corespunzător, astfel încât să își
producă efectele la data la care doriți să intre în vigoare (calculați data prin corelarea celor 20 zile
calendaristice minime);
 Anexele supuse spre aprobare semante și ștampilate în original vor fi depuse împreună cu copia
ultimei versiuni aprobate de AM/OI;
 Utilizați și prezentanți documente relevante care să justifice modificarea solicitată;
 Documentele justificative se vor depune în două exemplare;

CORECTAREA ERORILOR MATERIALE APĂRUTE LA NIVELUL MODIFICĂRILOR

CONTRACTUALE25
 Erorile materiale = menționarea greșită a calității unor persoane, preluarea unor dispoziții,
erori/omisiuni de calcul, dublarea unor pagini printate și numerotate ca fiind individuale în
documentele suport, alte necorelări strict formale, identificate între modificările contractuale
aprobate de AM/OI/OIR.
 Corectarea se face prin autosesizarea AM/OI/OIR sau sesizarea Beneficiarilor cu privire la erori
materiale din Acte adiționale și Notificări.
 Corelarea datelor se va face prin reverificarea documentelor (Act adițional/Notificare) susținută de
motivarea/justificarea AM/OI/OIR/Beneficiar.

25
Conform Instrucțiunii emise de AMPOSDRU nr.91/28.03.2014
39
  Reverificarea documentelor se va realiza de o Comisie de reverificare formată de 3 membri (1
Reprezentant AMPOSDRU + 2 reprezentanți ai OI responsabil) și 2 membri de rezervă.
 Comisia analizează documentele și întocmește raport de soluționare care va fi supus spre aprobare
Directorului OI/OIR , precum și Directorului General AMPOSDRU.
 Declarația rectificativă26 = este generată de aprobarea îndreptării erorii materială, va fi semnată de
ambele părți contractuale, în 5 zile lucrătoare de la data aprobării Raportului de soluționare.
(Declarația va avea Raportul de soluționare ca Anexă).
 Eroarea materială se consideră a fi îndreptată la data semnării Declarației rectificative de către
AM/OI/OIR.
 Beneficiarul va fi informat în maxim 2 zile lucrătoare de la data semnării Declarației rectificative de
către AM/OI/OIR.
 Beneficiarul va transmite în maxim 3 zile lucrătoare de la informare toate documentele modificate
acolo unde conțineau erori materiale, iar AM/OI/OIR va confirma în maxim 5 zile lucrătoare că
modificările efectuate au legătură strict cu erorile materiale îndreptate.

PROCEDURA DE CONCILIERE

 Aria de aplicare:
- Beneficiarilor cărora OI le-a respis prin Decizii, total sau parțial, Contestațiile cu privire la aspecte
referitoare la implementare din:
o Acte adiționale;
o Notificări;
o Scrisori standard de informare privind validarea cheltuielilor;
o Rapoarte ale misiunilor de verificare, etc.
 Nu se aplică:
- Beneficiarilor cărora le-au fost respinse contestațiile în sistemul căilor administrative de atac.
- Beneficiarilor care intră sub incidența Instrucțiunii 91/2014.
 Solicitarea de conciliere
- se face de către Beneficiar, în maxim 30 de zile calendaristice de la primirea Deciziei
- se depune la registratura MFE – DG AMPOSDRU
- pentru neregulile definite în OUG 66/2011, concilierea se poate realiza până la aprobarea și
transmiterea către Beneficiar a Deciziei → În această situație, concilierea se poate solicita în maxim
5 zile calendaristice după depunerea Contestației
- În caz de neprezentare la conciliere, Beneficiarul nu mai poate solicita conciliere pe aceeași temă
 Dosarul solicitării:
o Fundamentarea punctelor de vedere aflate în divergență;
o Decizia de soluționare a contestației (în copie printată);
o Documente justificative depuse inițial27, în baza cărora OI a emis Decizia (copie PDF pe
suport electronic)
 Procedura la nivel DG AMPOSDRU
- Dosarul se verifică de către SICE pentru eligibilitate în maxim 3 zile lucrătoare de la preluare;

26
Anexa 1 la Instrucțiunea 91/28.03.2014
27
Nu este admisă prezentarea în formă revizuită sau cu un conţinut modificat a documentelor iniţial depuse, în baza cărora OI POSDRU delegat şi-
a formulat decizia

40
- În termenul de 3 zile lucrătoare se pot emite:
o Notificare de completare a Dosarului
o Adresă de respingere a Dosarului – dacă Beneficiarul a prezentat documente în formă
revizuită sau cu un conţinut modificat faţă de cele iniţial depuse, în baza cărora OI POSDRU
delegat şi-a formulat decizia.
- Beneficiarul are obligația de completare/revizuire în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la
primirea Notificării/Adresei de respingere;
- După admiterea Dosarului, SICE transmite Dosarul (în copie electronică) departamentelor relevante
din DG AMPOSDRU pentru participarea la conciliere;
- Fiecare direcție/serviciu din DG AMPOSDRU care va participa la conciliere elaborează Notă de
răspuns (cu privire la speța/spețele concilierii);
o Notele de răspuns avizate de Directorii/Șefii departamentelor se transmit la SICE în maxim 5
zile lucrătoare de la primirea dosarului de conciliere;
- În termen de maxim 3 zile lucrătoare SICE informează OI delegat despre solicitarea de conciliere și
data concilierii (și transmite Dosarul către OI);
- SICE informează Beneficiarul cu privire la data concilierii și solicită numele reprezentanților
Beneficiarului care vor participa la conciliere;
- În cazul în care una dintre părți nu se poate prezenta la conciliere, va solicita reprogramarea cu
minim 48 de ore înainte de data stabilită inițial;
 Data concilierii
- Se comunică în maxim 3 zile lucrătoare de la avizarea Dosarului;
- Se stabilește nu mai târziu de 10 zile lucrătoare de la data admiterii dosarului de conciliere.
 La conciliere va participa:
- Liderul de parteneriat/Beneficiarul prin reprezentant legal/împuternicit;
- Un reprezentant al Compartimentului juridic din DG AMPOSDRU;
- Director/Șef serviciu/altă persoană cu mandat de reprezentare de la OI delegat;
- Cel puțin o persoană cu funcție de execuție implicată în procedura de soluționare de la OI delegat;
- Director/Șef serviciu/altă persoană din Departamentele relevante pentru speță din AM, împreună cu
câte o persoană cu funcție de execuție;
- Locul concilierii - Sediul DG AMPOSDRU;
- Durata Procedurii - Maxim 20 de zile calendaristice de la înregistrarea cererii la DG AMPOSDRU
 Asumarea MINUTEI DE CONCILIERE de către participanți → concluziile din Nota finală de
conciliere devin obligatorii pentru OI și Beneficiar.
 Desfășurarea procedurii:
- Moderată de reprezentant AMPOSDRU (plus o rezervă);
- Discuțiile se înregistrează audio;
- Se semnează lista de prezență de către toți participanții;
- Beneficiarul va primi drept la replică;
- Moderatorul va sintetiza concluziile.
 Minuta concilierii
- Va cuprinde dezbaterile și concluziile întâlnirii (inclusiv lista de prezență și copie înregistrare audio);
- Elaborată de SICE în maxim 3 zile lucrătoare de la întâlnirea de conciliere;
41
 - Proiectul minutei se transmite participanților pentru agrearea conținutului;
- Forma finală asumată prin semnătură.
- Dacă Minuta nu semnează de către toate părțile (Beneficiar, OI, AM) în maxim 3 zile lucrătoare de
la data întâlnirii → întâlnirea nu mai produce efecte.
 Nota finală de conciliere
- Se elaborează de SICE în maxim 3 zile lucrătoare de la semnarea Minutei de către toți participanții;
- Conține concluziile întâlnirii și temeiurile de drept;
- Aprobată de Directorul General al DG AMPOSDRU;
- Este transmisă în copie tuturor participanților (împreună cu Minuta);
- Se publică pe site-ul DG AMPOSDRU și OI delegat.

RECOMANDĂRI
 Identificați din timp nevoia de schimbare prin act adițional/notificare, astfel încât modificarea să
producă efecte cu impact pozitiv asupra proiectului.
 În Memoriul justificativ detaliați toate aspectele și informațiile referitoare la impactul modificării
asupra implementării proiectului.

GREȘELI FRECVENTE
 Nedepunerea Notificării pentru desfășurarea în avans a unor activități ale proiectului.

ATENȚIE
Notificările/Actele adiționale transmise prin fax/e-mail nu vor fi luate în considerare de AM/OI.

STUDIU DE CAZ
Este necesară notificarea planului de achiziții ori de câte ori se modifică sau este suficient să fie transmis
doar odată cu depunerea cererilor de rambursare?
În cazul în care modificările solicitate se încadrează într-una dintre situațiile enumerate în Contractul de
finanțare, respectiv modificarea solicitată implică depunerea unei notificări, atunci Beneficiarul are obligația
de a notifica în scris AM POSDRU/OIPOSDRU delegat.
De asemenea, în conformitate cu prevederile Instrucțiunilor AM POSDRU nr. 59/03.05.2012 coroborate cu
cele ale Instrucțiunii 87/16.01.2014, în cazul în care survin modificări în Planul achizițiilor prevăzute în
cadrul proiectului, Beneficiarul are și obligația de a-l retransmite odată cu cererea de rambursare următoare,
cu evidențierea modificărilor aduse câmpurilor relevante (prin Notă justificativă).

II.5. ACHIZIŢII PUBLICE

REGLEMENTĂRI
În conformitate cu prevederile Contractului de finanțare, Beneficiarul are obligația respectării normelor
legale în domeniul achizițiilor, în cazul în care Proiectul presupune achiziționarea de bunuri, servicii sau
lucrări.
Procedurile de achiziții se realizează conform:
 Ordonanţei de urgenţă nr. 34 din 19/04/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a
contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii;
 Ordinului Ministerului Fodurilor Europene nr. 1120/2013 privind aprobarea Procedurii
simplificate aplicate de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale,
obiectivul "Convergenţă", precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin mecanismele financiare SEE
şi norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări.

42
ASPECTE GENERALE CU PRIVIRE LA APLICAREA OUG 34/2006
A. DOMENIUL DE APLICARE
Regula: tuturor Beneficiarilor publici
Excepție: Ordonanța se aplică și beneficiarilor privați dacă:
a. este o entitate juridică fără calitate de autoritate contractantă dar este beneficiarul unui contract de
lucrări, în cazul în care se îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:
 respectivul contract este finanţat/subvenţionat în mod direct, în proporţie de mai mult de 50%, de
către o autoritate contractantă;
 valoarea estimată a respectivului contract este egală sau mai mare decât echivalentul în lei al sumei
de 5.186.000 euro;
b. este o entitate juridică fără calitate de autoritate contractantă dar este beneficiarul unui contract de
servicii, în cazul în care se îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:
 respectivul contract este finanţat/subvenţionat în mod direct, în proporţie de mai mult de 50%, de
către o autoritate contractantă;
 valoarea estimată a respectivului contract este egală sau mai mare decât echivalentul în lei al sumei
de 207.000 euro.
B. APLICARE
Proceduri de atribuire reglementate:
Cererea de oferte
 se aplică pentru contractul de furnizare și de servicii dacă valoarea estimată este între 30.000 și mai
puțin de 130.000 euro;
 se aplică pentru contractul de lucrări dacă valoarea estimată este între 100.000 și mai puțin de
5.186.000 euro.
Licitația deschisă
 Regula: se desfășoară într-o singură etapă;
 Excepție: Autoritatea contractantă poate decide o etapă suplimentară de licitație electronică (care
trebuie menționată în anunț).
Licitația restrânsă
 Regula: se desfășoară în 2 etape: etapa de selectare a candidaților (prin aplicarea criteriilor de
selecție), etapa de evaluare a ofertelor candidaților selectați (prin aplicarea criteriului de atribuire);
 Excepție: Autoritatea contractantă poate decide o etapă suplimentară de licitație electronică (care
trebuie menționată în anunț).
Dialogul competitiv
 se aplică pentru atribuirea unui contract de achiziție publică dacă se îndeplinesc cumulativ condițiile:
 contractul este de complexitate deosebită28;
 aplicarea procedurii de achiziție deschisă/restrânsă nu permite atribuirea contractului.
Negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunț de participare
 Se aplică în anumite cazuri29 (de ex: atunci când, în urma aplicării licitaţiei deschise, licitaţiei
restrânse, dialogului competitiv sau a cererii de oferte, nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost
depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme; în situaţii excepţionale, temeinic motivate; atunci
când caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de
achiziţie publică prin aplicarea licitaţiei deschise sau licitaţiei restrânse; lucrările ce urmează a fi
executate sunt necesare exclusiv în scopul cercetării ştiinţifice, experimentării sau dezvoltării
tehnologice şi numai dacă acestea nu se realizează pentru obţinerea unui profit şi nici nu urmăresc
acoperirea costurilor aferente).
Negocierea fără publicarea unui anunț de participare
 Se aplică doar în cazuri30 motivate (de ex: motive tehnice, artistice; motive de extremă urgență;
obiect de cercetare; achiziționare de la furnizor inițial etc.)

28
Contract de complexitate deosebită = acel contract de achiziţie publică pentru care autoritatea contractantă nu este, în mod obiectiv, în măsură: să definească
specificaţii tehnice capabile să îi satisfacă necesităţile şi exigenţele şi/sau să stabilească montajul financiar şi/sau cadrul juridic de implementare a proiectului
(Art.95 din OUG 34/2006).
29
Art. 110 din OUG 34/2006
30
Art.122 din OUG 34/2006
43
Concursul de soluții
 Procedură independentă, în care concurenţii pot obţine premii şi/sau prime de participare, sau ca
parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii.
ACHIZIȚIA DIRECTĂ
 Se aplică pentru achiziții de produse/servicii de maxim 30.000 euro și de lucrări de maxim
100.000 euro;
 Pe bază de document justificativ;
 După semnarea contractului, se transmite în SEAP o NOTIFICARE 31 pentru achizițiile directe
efectuate care au depășit 5.000 euro.

C. PRINCIPII
a) nediscriminarea;
b) tratamentul egal;
c) recunoaşterea reciprocă;
d) transparenţa;
e) proporţionalitatea;
f) eficienţa utilizării fondurilor;
g) asumarea răspunderii.

D. PLANIFICAREA ACHIZIŢIILOR PUBLICE

 Identificarea necesităților;
 Elaborarea Programului anual al achizițiilor publice;
 Obținerea avizelor/aprobărilor necesare derulării procedurii;
 Urmărirea calendarului pentru aplicarea fiecărei proceduri în conformitate cu Contractul de finanțare.

E. DOCUMENTAȚIA DE ATRIBUIRE
 Înainte de începerea procedurii, aceasta este evaluată de ANRMAP
Cuprinde:
 Fișa de date (formular standard);
 Caietul de sarcini sau documentația descriptivă (pentru dialog competitiv/negociere);
 Informații referitoare la clauzele contractuale obligatorii.

ATENȚIE! Cerinţele/Criteriile de calificare şi/sau selecţie, care se regăsesc în caietul de

sarcini/documentaţia descriptivă şi care nu sunt preluate în fişa de date/invitaţia de participare/anunţul de
participare, sunt considerate clauze nescrise32 (clauze care nu există).
ATENȚIE! Orice factor de evaluare cuprins în documentaţia de atribuire, care nu se regăseşte în
invitaţia de participare/anunţul de participare, este considerat clauză nescrisă33 (clauză care nu există).

F. DOCUMENTE TIP REGLEMENTATE

 Proces-Verbal al ședinței de deschidere a ofertelor (Ordin ANRMAP 302/2011, Anexa 1).
 Raportul procedurii (Ordin ANRMAP 302/2011, Anexa 2).
 Certificatul de participare la licitații cu ofertă independentă (Ordin ANRMAP 314/2010).
 Notificarea cu privire la încheierea contractului de achiziție publică/acord-cadru către ANRMAP
(Ordin ANRMAP 136/2012).

ATENȚIE! La fiecare Cerere de rambursare se va anexa, pe suport electronic, ”Planul

achizițiilor prevăzute și efectuate” (conform Instrucțiunii 87/16.01.2014).
ATENȚIE! Planul de achiziții include și achizițiile directe.

31
Notificarea va curpinde informații despre: denumirea și datele de identificare ale operatorului, obiectul achiziției, codul CPV, valoarea achiziției, cantitatea, data
achiziției (Art. 19¹ din OUG 34/2006).
32
Art.33 (3) din OUG 34/2006
33
Art.33 (4) din OUG 34/2006
44
G. REGULI CU PRIVIRE LA EVITAREA CONFLICTULUI DE INTERESE
 Persoana fizică sau juridică care a participat la întocmirea documentaţiei de atribuire are dreptul, în
calitate de operator economic, de a fi ofertant, ofertant asociat sau subcontractant, dar numai în cazul
în care implicarea sa în elaborarea documentaţiei de atribuire nu este de natură să distorsioneze
concurenţa (Art.67 din OUG 34/2006).
 Persoanele fizice sau juridice care participă direct în procesul de verificare/evaluare a
candidaturilor/ofertelor nu au dreptul de a fi candidat, ofertant, ofertant asociat sau subcontractant,
sub sancţiunea excluderii din procedura de atribuire (Art. 68 din OUG 34/2006).
 Ofertantul/Candidatul/Ofertantul asociat/Subcontractantul/Terţul susţinător care are drept membri în
cadrul consiliului de administraţie/organ de conducere ori de supervizare şi/sau are acţionari ori
asociaţi persoane care sunt soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv ori care se află
în relaţii comerciale cu persoane ce deţin funcţii de decizie în cadrul autorităţii contractante, este
exclus din procedura de atribuire (Art. 69¹ din OUG 34/2006).
 Contractantul nu are dreptul de a angaja, în scopul îndeplinirii contractului de achiziţie publică,
persoane fizice sau juridice care au fost implicate în procesul de verificare/evaluare a
candidaturilor/ofertelor depuse în cadrul aplicării unei proceduri de atribuire, pe parcursul unei
perioade de cel puţin 12 luni de la încheierea contractului, sub sancţiunea nulităţii contractului
respectiv pentru cauza imorală34. (Art.70 din OUG 34/2006).
ATENȚIE! Beneficiarul are obligația de a lua toate măsurile pentru evitarea situațiilor de natură să
determine conflict de interese35:
 măsuri pentru a evita legături între structurile acţionariatului beneficiarului şi ofertanţii acestuia,
între membrii comisiei de evaluare şi ofertanţi sau în care ofertantul câştigător deţine pachetul
majoritar de acţiuni în două firme participante pentru acelaşi tip de achiziţie.
SANCȚIUNE: deduceri/excluderi din cheltuielile solicitate la plată/rambursare, în funcţie de
prejudiciul posibil de provocat ori deja provocat fondurilor europene şi/sau fondurilor publice naţionale
aferente acestora.
 Va informa ofertantul despre obligația depunerii unei Declarații cu privire la inexistența
legăturilor cu structurile acţionariatului beneficiarului, cu membrii comisiei de evaluare sau cu
privire la nedeţinerea pachetului majoritar de acţiuni în două firme participante pentru acelaşi tip
de achiziţie.
OBLIGAȚIE: ofertantul are obligaţia să notifice în scris, de îndată, Beneficiarul despre
existența conflictului de interese şi să ia măsuri pentru înlăturarea situaţiei respective.
ATENȚIE! Nu au dreptul să fie implicaţi în PROCESUL DE VERIFICARE/EVALUARE a
candidaturilor/ofertelor următoarele persoane:
a) persoane care deţin părţi sociale, părţi de interes, acţiuni din capitalul subscris al unuia dintre
ofertanţi/candidaţi sau subcontractanţi ori persoane care fac parte din consiliul de
administraţie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanţi/candidaţi sau
subcontractanţi;
b) soţ/soţie, rudă sau afin, până la gradul al patrulea inclusiv, cu persoane care fac parte din consiliul
de administraţie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanţi/candidaţi;
c) persoane despre care se constată că pot avea un interes de natură să le afecteze imparţialitatea pe
parcursul procesului de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor;
d) persoane care în exercitarea funcţiei pe care o deţin la nivelul autorităţii contractante se află în
situaţia existenţei unui conflict de interese astfel cum este acesta reglementat de Legea nr.
161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a
funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificările şi
completările ulterioare.
```ATENȚIE!
Sub aspectul riscurilor asupra proiectului, conflictul de interese/concurenţa neloială îmbracă mai multe
forme, dintre care menţionăm36:

34
Cauza este imorală când este contrară bunelor moravuri (Art.1236 (3) Cod civil).
35
Beneficiarii privați vor respecta prevederile Art.14 și Art.15 din OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi
utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora
45
  riscul contractării unor consultanţi care să includă în documentaţia de atribuire elemente care conduc
la avantajarea unui anumit ofertant, fapt care denaturează concurenţa;
 riscul influenţării deciziilor cu privire la rezultatul evaluării prin furnizarea de informaţii care induc
în eroare în mod deliberat;
 riscul primirii unor oferte trucate.
În etapa de implementare a contractelor de achiziţii trebuie să se verifice dacă persoanele fizice sau juridice
implicate în procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor s-au angajat la firma câştigătoare, pe
parcursul unei perioade de cel puţin 12 luni de la semnarea contractului.

ASPECTE GENERALE CU PRIVIRE LA APLICAREA ORDINULUI MFE nr. 1120/2013

A. DOMENIUL DE APLICARE
Regula: tuturor Beneficiarilor privați.
Excepție: Ordinul nu este aplicabil beneficiarilor privați (situație în care sunt aplicabile prevederile OUG
34/2006) dacă:
a. este o entitate juridică fără calitate de autoritate contractantă, beneficiar al unui contract de lucrări, în
cazul în care se îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:
 respectivul contract este finanţat/subvenţionat în mod direct, în proporţie de mai mult de 50%, de
către o autoritate contractantă;
 valoarea estimată a respectivului contract este egală sau mai mare decât echivalentul în lei al sumei
de 5.186.000 euro.
b. este o entitate juridică fără calitate de autoritate contractantă, beneficiar al unui contract de servicii, în
cazul în care se îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:
 respectivul contract este finanţat/subvenţionat în mod direct, în proporţie de mai mult de 50%, de
către o autoritate contractantă;
 valoarea estimată a respectivului contract este egală sau mai mare decât echivalentul în lei al sumei
de 207.000 euro.
B. APLICARE
 Ordinul reglementează ACHIZIȚIA DIRECTĂ și PROCEDURA SIMPLIFICATĂ;
 Beneficiarii privați vor aplica prevederile Ordinului pentru toate achizițiile de bunuri (fără să
existe o limită valorică superioară de la care să se aplice OUG 34/2006);
 Beneficiarii privați care vor să achiziționeze servicii/lucări care depășesc valoarea de 30.000
euro nu vor aplica OUG 34/2006 dacă nu îndeplinesc condițiile de la pct.A lit.a) și b) de mai sus.
C. PRINCIPII
ATENȚIE! Pe parcursul întregului proces de achiziţie, la adoptarea oricărei decizii trebuie avute
în vedere următoarele principii:
 principiul transparenţei (aducerea la cunoştinţa publicului a informaţiilor referitoare la aplicarea
procedurii simplificate);
 principiul economicităţii (minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor
estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate);
 principiul eficienţei (asigurarea unui raport optim între rezultatul obţinut (calitate) şi resursele
financiare alocate);
 principiul eficacităţii (vizează gradul de îndeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare
activitate planificată, în sensul obţinerii rezultatelor scontate).
D. CONFLICTUL DE INTERESE

ATENȚIE! Beneficiarul are obligația de a lua toate măsurile pentru evitarea situațiilor de natură să
determine conflict de interese37:

36
Ghidul privind principalele riscuri identificate în domeniul achiziţiilor publice şi recomandările Comisiei Europene ce trebuie urmate de autorităţile de
management/organismele intermediare în procesul de verificare a procedurilor de achiziţii publice din 04.06.2013
37
Beneficiarii privați vor respecta prevederile Art.14 și Art.15 din OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi
utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora
46
  Măsuri pentru a evita legături între structurile acţionariatului beneficiarului şi ofertanţii acestuia,
între membrii comisiei de evaluare şi ofertanţi sau în care ofertantul câştigător deţine pachetul
majoritar de acţiuni în două firme participante pentru acelaşi tip de achiziţie.
→ SANCȚIUNE: deduceri/excluderi din cheltuielile solicitate la plată/rambursare, în funcţie de
prejudiciul posibil de provocat ori deja provocat fondurilor europene şi/sau fondurilor publice naţionale
aferente acestora.
 Va informa ofertantul despre obligația depunerii unei Declarații cu privire la inexistența
legăturilor cu structurile acţionariatului beneficiarului, cu membrii comisiei de evaluare sau cu
privire la nedeţinerea pachetului majoritar de acţiuni în două firme participante pentru acelaşi tip
de achiziţie.
→ OBLIGAȚIE: ofertantul are obligaţia să notifice în scris, de îndată, Beneficiarul despre existența
conflictului de interese şi să ia măsuri pentru înlăturarea situaţiei respective.

E. ACHIZIȚIA DIRECTĂ conf. Ordin 1120/2013

 Este permisă dacă valoarea estimată a achiziției (fără TVA) nu depășește 30.000 euro;
 Achiziția se realizează prin documente justificative (ex. comandă, bon fiscal, factură, contract,
etc.);
 Dosarul achiziției va cuprinde:
1. Nota de determinare a valorii estimate;
2. Documente justificative;
3. Documente care dovedesc îndeplinirea contractului (ex.: PV de recepție/furnizare, PV de
predare-primire etc.).
 NU ESTE OBLIGATORIE SEMNAREA UNUI CONTRACT!

F. PROCEDURA SIMPLIFICATĂ conform Ordinului 1120/2013

 se aplică pentru achizițiile care depășesc 30.000 euro;
 se desfășoară în trei etape:
i. Elaborarea specificațiilor tehnice și verificarea valorii estimate;
ii. Prospectarea pieții:
1. Publicarea unui anunț;
2. Analiza ofertelor;
3. Elaborarea notei justificative de atribuire.
iii. Semnarea contractului de achiziție.
Etapa I - Elaborarea specificaţiilor tehnice şi verificarea valorii estimate
a) Elaborarea specificaţiilor tehnice
 Regula: cerinţele tehnice vor descrie obiectul achiziţiei cu respectarea prevederilor contractului de
finanţare;
 Excepții:
- specificaţiile tehnice particulare vor fi descrise detaliat și motivat atunci când, din motive tehnice,
artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziţie
poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;
- particularităţile tehnice şi scopul achiziţiei vor fi evidențiate și detaliate dacă produsele ce
urmează a fi achiziţionate sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare
(excepţie fac testele de viabilitate comercială şi a producţiei pe scară largă destinate recuperării
costurilor de cercetare şi dezvoltare).
b) Verificarea valorii estimate
 Valoarea estimată se poate actualiza la momentul începerii procedurii.
ATENȚIE! – Dacă valoarea estimată la demararea procedurii depășește valoarea menționată prin
Contractul de finanțare, atunci:
 fie se suplimentează suma din bugetul propriu al Beneficiarului;
 fie se obține aprobarea AM/OI pentru modificarea bugetului (prin Notificare/Act Adițional, după
caz).

47
Etapa II - Prospectarea pieţei
a) Publicarea unui anunț
Regula: este obligatorie publicarea gratuită a anunțului însoțit de specificații tehnice pe site-ul
www.fonduri-ue.ro (secţiunea "Achiziţii privaţi")

Excepții:
- Nu este obligatorie publicarea anunțului atunci când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive
legate de protecţia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziţie poate fi atribuit numai unui
anumit operator economic - în acest caz se va elabora o notă de motivare;
- Nu este obligatorie publicarea anunțului atunci când, produsele sunt fabricate numai pentru
cercetare, experimentare, studiu/dezvoltare, (excepţie testele de viabilitate comercială şi a producţiei
pe scară largă destinate recuperării costurilor de cercetare şi dezvoltare, pentru care este obligatorie
publicarea anunțului) - în acest caz se va elabora o notă de motivare.

ATENȚIE! Nepublicarea anunţului obligatoriu (fără cazurile exceptate) pe pagina www.fonduri-

ue.ro atrage o CORECŢIE de 25% din valoarea eligibilă a contractului de achiziţie.

PUBLICITATEA SUPLIMENTARĂ – este permisă, dar nu obligatorie, transmiterea (în aceeaşi zi cu

publicarea anunţului) INVITAŢIILOR DE PARTICIPARE la procedura simplificată (invitațiile vor
conține informații identice cu cele din anunțul publicat);

ANUNŢUL/INVITAŢIA – va conține un termen38 pentru depunerea ofertelor, astfel:

- pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice,
- pentru contractele de servicii şi lucrări se acordă minimum 10 zile calendaristice.

CLARIFICĂRI/MODIFICĂRI LA ANUNȚ - se va bifa câmpul care anunţă operatorii economici că s-au

adus clarificări/modificări la informaţiile iniţiale.

ANUNȚ DE ATRIBUIRE – în termen de 5 zile de la semnarea contractului de achiziţie se va completa

anunţul pe pagina www.fonduri-ue.ro cu informaţii privind câştigătorul contractului.

ATENȚIE! Nepublicarea anunţului obligatoriu (fără cazurile exceptate) pe pagina www.fonduri-

ue.ro atrage o CORECŢIE de 5% din valoarea eligibilă a contractului de achiziţie.

b) Analiza ofertelor
 Ofertele vor fi comparate;
 Dacă se primeşte o singură ofertă, beneficiarul poate să o analizeze şi să procedeze la atribuirea
contractului de achiziţie, dacă oferta respectă specificaţiile tehnice elaborate conform etapei I.

c) Elaborarea notei justificative de atribuire

Se justifică alegerea ofertei pentru contractare (se prezintă avantajele tehnice şi financiare care motivează
alegerea în raport cu celelalte oferte primite/specificaţiile tehnice).

ATENȚIE! În situaţiile în care nu este obligatorie publicarea anunţului, alegerea trebuie motivată în
NOTA JUSTIFICATIVĂ DE ATRIBUIRE, prin raportare la specificaţiile tehnice particulare/scopul
achiziţiei.

Etapa III - Semnarea contractului de achiziţie

Contractul se va semna numai cu operatorul economic stabilit prin nota justificativă de atribuire.
a) Reguli aplicabile contractului de achiziţie:
 Contractul trebuie să conțină:
 datele de identificare ale celor două părţi semnatare
 obiectul

38
La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau în calcul ziua de publicare/transmitere a anunţului/invitaţiei şi ziua în care se depun ofertele.
48
 valoarea
durata contractului
condiţii referitoare la prestarea serviciilor/execuţia lucrărilor, livrare, montaj, punere în
funcţiune, recepţie
 condiţii referitoare la standarde de calitate, service, garanţii, posibilitatea de acordare a unui
avans etc., după caz, conform prevederilor legale aplicabile
 Contractul produce efecte doar după semnarea acestuia de către ambele părţi.
 Oferta aleasă şi specificaţiile tehnice vor fi parte integrantă din contract, sub formă de anexe.

ATENȚIE! Specificaţiile tehnice şi oferta câştigătoare nu se pot modifica prin contract.

ATENȚIE! Anterior semnării contractului nu pot fi furnizate/prestate/executate bunuri/servicii/lucrări şi
nu pot fi efectuate plăţi. Acelaşi principiu este aplicabil şi actelor adiţionale la aceste contracte.

b) Ajustarea preţului
b.1) Pe parcursul îndeplinirii contractului de achiziţie, preţul poate fi ajustat numai în următoarele situaţii:
1. au avut loc modificări legislative, modificări ale normelor tehnice sau au fost emise de către autorităţile
publice centrale ori locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunţarea la
anumite taxe/impozite locale, al căror efect se reflectă în creşterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a
fundamentat preţul contractului de achiziţie;
2. pe piaţă au apărut anumite condiţii în urma cărora s-a constatat creşterea/diminuarea indicilor de preţ
pentru elemente constitutive ale ofertei, al căror efect se reflectă în creşterea/diminuarea costurilor pe baza
cărora s-a fundamentat preţul contractului de achiziţie.

ATENȚIE! Ajustarea și modul de ajustare a preţului (indicii, sursa informaţiilor cu privire la

evoluţia acestora: buletine statistice, cotaţii ale burselor de mărfuri etc.) trebuie să fie precizate atât în
anunţ, cât şi în contractul încheiat, prin clauze speciale în acest sens. Lipsa, modificarea sau completarea
respectivelor informaţii/clauze determină inaplicabilitatea prevederilor referitoare la posibilitatea de ajustare
a preţului contractului de achiziţie.

b.2) Ajustarea preţului în lipsa unor clauze concrete este posibilă numai în următoarele cazuri:
1. atunci când survin circumstanţe imprevizibile şi independente de voinţa părţilor, altele decât cele
prevăzute la pct. b.1) sau
2. atunci când durata de aplicare a procedurii, în mod neprevăzut, depăşeşte perioada preconizată iniţial
din motive care exclud orice culpă a beneficiarului/operatorului economic.

ATENŢIE! În orice situaţie, preţul contractului nu poate fi ajustat decât în măsura strict necesară pentru
acoperirea creşterii costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului.

ATENŢIE! Modul de ajustare a preţului contractului de achiziţie nu trebuie să conducă în niciun caz la
depăşirea pragurilor prevăzute în O.U.G. nr. 34/2006 sau la diminuarea avantajelor menţionate în nota
justificativă de atribuire.

Etapa 4 - Implementarea contractului de achiziţie

Pe perioada derulării contractului de achiziție se vor respecta întocmai clauzele contractuale asumate.

Reguli de modificare a contractului de achiziţie:

 doar prin acte adiţionale semnate de ambele părți;
 doar în perioada de execuţie a contractului;
 scopul actului adiţional trebuie să fie strâns legat de obiectul contractului;
 prelungirea duratei de execuţie a contractului este permisă doar dacă:
- implementarea se realizează pe perioada de implementare a contractului de finanţare,
- plăţile să fie realizate conform regulilor de eligibilitate stabilite prin contractul de
finanţare.

49
 ATENŢIE! Modificarea contractului nu trebuie să conducă la diminuarea avantajelor menţionate în
nota justificativă de atribuire.
Exemplu: Nu este permisă modificarea termenului de livrare, dacă acesta a fost o condiţie importantă în
specificaţiile tehnice şi a fost un avantaj consemnat în nota justificativă de atribuire.

ATENȚIE! Pentru diminuarea sau majorarea valorii contractului se consultă şi se obţine

aprobarea AM/OI înainte de modificarea propriu-zisă.

ATENȚIE! În cazul PRODUSELOR, oferta se poate modifica doar cu aprobarea AM/OI, dacă ceea ce
s-a ofertat nu se mai comercializează în mod curent pe piaţă (cu prezentarea unei dovezi în acest sens) şi
dacă produsele se înlocuiesc cu unele având caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic
care nu ridică probleme de compatibilitate, fără modificarea preţului.

ATENȚIE! Anexa 12 a Instrucțiunii 73 – Lista centralizatoare privind cheltuielile aferente

procedurilor de achiziție publică solicitate la rambursare în perioada... ESTE ÎNCĂ VALABILĂ.

G. DOSARUL ACHIZIȚIEI prin PROCEDURA SIMPLIFICATĂ

Contract de furnizare/lucrări/servicii:
 Specificațiile tehnice;
 Notă privind determinarea valorii estimate actualizată;
 Dovada anunțului;
 Nota justificativă de atribuire;
 Declarații pe propria răspundere din care rezultă că nu s-au încălcat prevederile referitoare la
conflictul de interese;
 Ofertele în original;
 Contractul de achiziție;
 Actele adiționale (dacă e cazul);
 Alte documente relevante (documente care dovedesc îndeplinirea contractului: PV predare-
primire/recepție etc.)

RECOMANDĂRI
 Verificați incidența oricărui tip de interes personal, care ar putea să compromită îndeplinirea, în mod
obiectiv și cu imparțialitate, a atribuțiilor ce revin persoanelor implicate în procesul de
verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor sau persoanelor cu funcții de decizie în cadrul
beneficiarului.
 Acordați atenție principiilor care guvernează fiecare procedură aplicată, atunci când trebuie să
decideți cu privire la derularea respectivei proceduri de achiziție.
 Respectați prevederile în vigoare pentru a evita corecțiile39 aplicate la valoarea contractului de
achiziție în cauză.

GREȘELI FRECVENTE
 Atribuirea contractului (cu valori aferente publicării40 anunțului în JOUE) fără respectarea cerinţelor
privind publicitatea → Consecință = corecție 100% din valoarea contractului de achiziție.
 Atribuirea contractului cu încălcarea principiului tratamentului egal al operatorilor (de ex.: în
cazul în care beneficiarul a făcut o alegere arbitrară a anumitor ofertanţi cu care a negociat atribuirea
contractului sau a oferit un tratament preferenţial unuia dintre ofertanţii invitaţi la negociere) →
Consecință = corecție 10% din valoarea contractului în cauză (rata reducerii/corecţiei poate fi
diminuată la 5%, în funcţie de gravitate).

ATENŢIE!
Începând cu data de 01.01.2014 au fost modificate pragurile de achiziție publică41

39
OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice
naţionale aferente acestora
40
Art. 55 din OUG 34/2006
50
Noile valori sunt următoarele:
a). Pentru pragurile necesare publicării Anunțului în JOUE:
 134.000 de euro, înlocuind valoarea de 130.000 de euro prevăzută pentru contractul de furnizare sau
de servicii (art. 55 alin. (2) lit. a) şi art. 57 din O.U.G. nr. 34/2006);
 414.000 de euro, înlocuind valoarea de 400.000 de euro prevăzută pentru contractul de furnizare sau
de servicii (art. 55 alin. (2) lit. b) şi art. 57 din O.U.G. nr. 34/2006);
 5.186.000 de euro, înlocuind valoarea de 5.000.000 de euro prevăzută pentru contractului de lucrări
(art. 55 alin. (2) lit. c) şi la art. 57 din O.U.G. nr. 34/2006).
b). Pentru aplicarea OUG 34/2006:
 207.000 de euro, înlocuind valoarea de 200.000 de euro prevăzută pentru contractul de servicii (art. 9
lit. c1) din O.U.G. nr. 34/2006);
 5.186.000 de euro, înlocuind valoarea de 5.000.000 de euro prevăzută pentru contractul de lucrări
(art. 9 lit. c) din O.U.G. nr. 34/2006);
 5.186.000 de euro, înlocuind valoarea de 5.000.000 de euro prevăzută pentru anunț de intenție pentru
contractele de lucrări, care urmează să fie atribuite în următoarele 12 luni (art. 51 alin. (1) lit. c), din
O.U.G. nr. 34/2006);

 ESTE INTERZISĂ divizarea unui contract în mai multe contracte cu valoare mai mică, cu același
obiect, în vederea încadrării sub pragurile OUG 34/2006.
 Prevederile Ordinului 1120/2013 se completează cu dispozițiile incidente din acte normative
specifice!

Recomandări privind managementul procedurii de atribuire (aplicabile beneficiarilor)

 Se recomandă utilizarea cu precădere a procedurilor competitive, pentru situațiile în care este
aplicabilă OUG 34/2006;
 Se interzice definirea specificaţiilor tehnice astfel încât să conducă către un anumit operator
economic;
 Nu se recomandă includerea în documentaţiile de atribuire de specificaţii de care autoritatea
contractantă nu are nevoie;
 Nu se pot solicita criterii de calificare şi selecţie care nu sunt prevăzute în legislaţie – se vor urmări și
prevederile Ordinului42 ANRMAP 509/2011 privind formularea criteriilor de calificare și selecție;
 Se recomandă stabilirea unui termen realist pentru elaborarea şi depunerea ofertelor;
 Se recomandă cooptarea în comisiile de evaluare a unor experţi tehnici independenţi;
 Se recomandă solicitarea de informaţii suplimentare şi clarificări, cu respectarea principiului
tratamentului egal;
 Se recomandă luarea în considerare, în vederea îndeplinirii criteriilor de calificare, a resurselor
entităţilor care sprijină/susţin ofertantul (terţi susţinători);
 Se recomandă motivarea temeinică a rezultatului evaluării în cadrul raportului procedurii de
atribuire;
 Se recomandă evitarea modificării contractului prin acte adiţionale.

RISCURI IDENTIFICATE ÎN DOMENIUL ACHIZIŢIILOR PUBLICE43

 Reducerea nejustificată a termenelor ca urmare a publicării unui anunţ de intenţie.
 Alegerea unei proceduri accelerate de atribuire a contractului.
 Publicarea unor criterii de calificare şi selecţie44 discriminatorii, insuficient detaliate sau incomplete.

41
http://www.anrmap.ro/notificare/notificare-privind-modificari-ale-pragurilor-aplicabile-procedurilor-de-achizi%C8%9Bie-publica
42
http://www.anrmap.ro/sites/default/files/legislatie/legislatie-1251.pdf
43
Ghidul privind principalele riscuri identificate în domeniul achiziţiilor publice şi recomandările Comisiei Europene ce trebuie urmate de autorităţile de
management/organismele intermediare în procesul de verificare a procedurilor de achiziţii publice din 04.06.2013
44
art. 176 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi
a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare
51
  Utilizarea criteriului de atribuire "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic" cu
includerea unor factori de evaluare nerelevanţi şi/sau necuantificabili.
 Excluderea automată a ofertantului cu preţul cel mai scăzut pentru a compensa/a justifica eventualele
probleme care pot apărea în derularea ulterioară a contractului, fapt care denotă că proiectul a fost
conceput şi pregătit insuficient sau prost.
 Modificarea anunţului de participare prin clarificări şi nu prin publicarea unei erate.
 Respingerea solicitării de modificare a datei-limită de depunere a ofertelor, la cererea ofertanţilor.
 Solicitarea de clarificări în timpul procesului de evaluare a candidaturilor/ofertelor în mod
discriminatoriu (nerespectarea principiului tratamentului egal).
 Lipsa informaţiilor obligatorii a fi cuprinse la nivelul comunicărilor privind rezultatul procedurii de
atribuire, situaţie care duce la depunerea de contestaţii.
 Neacordarea unui interval rezonabil de timp pentru activitatea de evaluare a ofertelor/negocierea
modificărilor contractuale.

II.6. SITUAŢII CE POT REPREZENTA CONFLICT DE INTERESE, NEREGULĂ SAU FRAUDĂ

Reglementări45:
CONFLICTUL DE INTERESE implică un conflict între datoria publică şi interesul personal al
reprezentantului instituției publice, interes care ar putea influenţa în mod necorespunzător îndeplinirea
sarcinilor şi obligaţiilor oficiale.
Potrivit legislației în vigoare, NEREGULA reprezintă orice abatere, în raport cu dispoziţiile naţionale şi/sau
europene, ce rezultă dintr-o acţiune sau inacţiune a beneficiarului ori a autorităţii care gestionează fondurile
europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul național sau cel al Uniunii Europene printr-o
sumă plătită necuvenit.
 Activitățile de verificare la fața locului – verificarea este notificată46 cu cel puțin 5 zile lucrătoare
înainte (inclusiv echipa care vine în control);
 Beneficiarul/Partenerul are obligaţia de a prezenta la termenele stabilite toate datele şi documentele
solicitate, necesare pentru realizarea controlului, precum şi de a acorda tot sprijinul necesar pentru
desfăşurarea activităţii de verificare în bune condiţii;
 Pe parcursul verificărilor, echipa de control împuternicită are acces, pentru realizarea obiectivelor
verificării, la toate datele şi documentele, în sedii, pe terenuri, în mijloace de transport sau în alte
spaţii folosite în scopuri economice, care au legătură cu obiectivele proiectului;
 Membrii echipei de control pot solicita de la Beneficiar/Partener date, informaţii, precum şi copii,
certificate pentru conformitate, ale documentelor care au exclusiv legătură cu proiectul verificat, iar
acesta/aceştia are/au obligaţia de a le pune la dispoziţie la data solicitată;
 Controlul se încheie prin întocmirea unui Proces-verbal de constatare a neregulilor şi de stabilire a
creanţelor bugetare sau a unei Note de constatare a neregulilor şi de stabilire a corecţiilor financiare,
iar, înainte de aprobare, proiectul procesului-verbal de constatare a neregulilor şi de stabilire a
creanţelor bugetare se prezintă Beneficiarului/Partenerului, acordându-se acestuia posibilitatea de a-
şi exprima punctul de vedere;
 Beneficiarul/Partenerul are dreptul să prezinte, în scris, structurii de control punctul său de vedere cu
privire la constatările acesteia, în termen de 5 zile lucrătoare de la data primirii proiectului
procesului-verbal de constatare a neregulilor şi de stabilire a creanţelor bugetare.
 Termenul maxim de efectuare a verificării şi de emitere a proceselor-verbale de constatare a
neregulilor şi de stabilire a creanţelor bugetare este de 90 de zile de la data finalizării activităţii de
organizare a verificării;
 Observațiile conținute în Procesul-Verbal, cu care Beneficiarul/Partnerul nu este de acord, pot fi
atacate în instanța de contencios adminsitrativ;
 Procesul Verbal trebuie să conțină următoarele elemente:
 denumirea autorităţii emitente,

45
ORDONANŢĂ DE URGENŢĂ nr. 66 din 29 iunie 2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor
europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora
46
Excepție- în cazurl în care notificare ar prejudicia obiectul verificării.
52
  data la care a fost emis,
 datele de identificare a debitorului sau a persoanei împuternicite de debitor,
 cuantumul creanţei bugetare stabilite în urma constatărilor,
 motivele de fapt,
 temeiul de drept,
 numele şi semnătura conducătorului autorităţii emitente,
 ştampila autorităţii emitente,
 posibilitatea de a fi contestat, termenul de depunere a contestaţiei şi autoritatea la care se
depune contestaţia,
 menţiuni privind punctul de vedere al debitorului (beneficiar/partener) şi poziţia
exprimată de structura de control competentă.

ATENȚIE!
Dreptul de a stabili CREANŢA BUGETARĂ se prescrie în termen de 5 ani de la data de 1 ianuarie a
anului următor datei de închidere a programului (în prezent, termenul de închidere a programului POSDRU
este 2021), comunicată oficial de către Comisia Europeană/donatorul public internaţional prin emiterea
declaraţiei finale de închidere, cu excepţia cazului în care normele Uniunii Europene sau ale donatorului
public internaţional prevăd un termen mai mare.47

FRAUDA este infracţiunea săvârşită în legătură cu obţinerea ori utilizarea fondurilor publice sau europene.
Departamentul responsabil în situaţia unei fraude sau a unei tentative de fraudă este Departamentul pentru
Lupta Antifraudă.
Diferența dintre neregulă și fraudă este intenția. În situația în care intenția este dovedită, vorbim despre
fraudă, dacă intenția nu este dovedită atunci încadrarea este neregulă.
 Autorităţile cu competenţe în gestionarea fondurilor europene au obligaţia să sesizeze de îndată
DLAF şi organele de urmărire penală în cazul constatării unor indicii de fraudă sau de tentativă
de fraudă;
 Organul de urmărire penală transmite cazul spre soluţionare instanţelor de judecată competente;
 Până la pronunţarea deciziei definitive a instanţei privind caracterul penal sau nepenal al faptei
încriminate, autoritatea cu competenţe în gestionarea fondurilor europene are obligaţia luării
următoarelor măsuri:
 pentru beneficiarii privaţi: suspendă aplicarea prevederilor
contractului/deciziei/ordinului/acordului de finanţare şi, în mod subsecvent, suspendă
plata/rambursarea tuturor sumelor solicitate de beneficiar;
 pentru beneficiarii publici: suspendă plata/rambursarea tuturor sumelor solicitate de
beneficiar aferente contractului economic pentru care a fost formulată sesizarea.

! Exemple de CONFLICT DE INTERESE:

 Dacă o persoană care a făcut o cerere de soluționare a unei probleme către Consiliul local/județean
face o donaţie unei firme sau unui ONG în care unul dintre consilierii locali/ judeţeni este partener,
atunci apare un potenţial conflict de interese, pentru că respectivul consilier poate fi influenţat de
către donaţia respectivă atunci când analizează cererea primită.
 Dacă un funcţionar public de la compartimentul de urbanism, care are un copil la grădiniţa locală,
face planuri pentru extinderea acesteia, pe bază de voluntariat, atunci consilierul respectiv va avea un
interes personal ca planurile respective să fie aprobate.
 Dacă o persoană fizică sau juridică care participă direct în procesul de verificare/evaluare a cererilor
de finanţare are şi calitatea de solicitant sau consultant pentru un solicitant atunci suntem într-o
situaţie de conflict de interese şi sancţiunea aplicată este excluderea solicitantului din procedura de
selecţie.

47
Art. 45 din OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor
publice naţionale aferente acestora
53
! Nu au dreptul să fie implicaţi în procesul de verificare/evaluare/aprobare a cererilor de finanţare
sau rambursare următoarele persoane:
a. cele care deţin părţi sociale, părţi de interes, acţiuni din capitalul subscris al unuia dintre solicitanţi
sau care fac parte din consiliul de administraţie/organul de conducere ori de supervizare a unuia
dintre solicitanţi;
b. soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al doilea inclusiv cu persoane care deţin părţi sociale, părţi
de interes, acţiuni din capitalul subscris al unuia dintre solicitanţi ori care fac parte din consiliul de
administraţie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre solicitanţi;
c. cele despre care se constată că pot avea un interes de natură să le afecteze imparţialitatea pe
parcursul procesului de verificare/evaluare/aprobare a cererilor de finanţare.
Sancţiunea, în procesul de verificare/evaluare/aprobare a cererilor de finanţare, este excluderea
solicitantului din procedura de selecţie.
În procesul de verificare/evaluare/aprobare a cererilor de rambursare sancţiunea este deducerea/excluderea
din cheltuielile solicitate la plată/rambursare, în funcţie de prejudiciul posibil de provocat ori deja provocat
fondurilor europene şi/sau fondurilor publice naţionale aferente acestora.
Aceleaşi dispoziţii se aplică procesului de achiziţie.

ATENŢIE!
Dacă un beneficiar de fonduri semnalează - ca urmare a activităţii proprii de management şi control - o
neregulă în gestiunea propriului său proiect, acesta are obligaţia raportării ei, în termen de 5 zile lucrătoare
de la data identificării neregulii respective, către autoritatea cu competenţe în gestionarea fondurilor
europene cu care a încheiat/emis contractul/acordul/decizia/ordinul de finanţare, indiferent dacă cheltuiala
solicitată la plată i-a fost sau nu rambursată.

! Citiți cu atenție articolul 10 din contractul de finanțare care reglementează Neregulile.

! Exemple de situații care intră în categoria NEREGULI pe care este de preferat să le evitați în
implementarea proiectelor:

Experți/Grup țintă
 Efectuarea unor cheltuieli nejustificate cu servicii de consultanţă financiară în condiţiile în care unele
dintre activităţile contractate nu privesc activităţile proiectului sau sunt realizate de către membrii
echipei de management a proiectului.
 Beneficiarul a încheiat contractele civile de prestări servicii pentru servicii de consultanţă financiară
având ca obiect consultanţă şi asistenţă în managementul financiar, în condiţiile în care
managementul financiar, inclusiv elaborarea rapoartelor financiare cad în sarcina managerului
financiar angajat în cadrul proiectului, potrivit fişei de post, anexă la contractul individual de muncă
al acestuia, rezultând astfel o dublă finanţare a aceloraşi activităţi.
 Totodată, contractele civile de prestări servicii prevăd şi „asistenţă în elaborarea şi implementarea
procedurilor financiare”, activitate care nu are legătură cu operaţiunile finanţate prin proiect, nefiind
astfel necesare proiectului.
 Desfăşurarea unor activităţi de către doi membri ai echipei de implementare, care se suprapun unor
activităţi realizate de aceleaşi persoane, în cadrul altui proiect, implementat de un alt beneficiar.
 Nerespectarea prevederilor Ghidului solicitantului în ceea ce priveşte durata acordului de parteneriat,
având drept consecinţă neeligibilitatea cheltuielilor efectuate de parteneri ulterior expirării duratei
acestuia.
 Nerespectarea cererii de finanţare în ceea ce priveşte categoriile de participanţi care fac parte din
grupul ţintă.
 Neconcordanţe în completarea documentelor justificative aferente grupului ţintă. Formularele
individuale de înregistrare a grupului ţintă fie nu conţin informaţii privind statutul pe piaţa muncii
pentru persoanele raportate ca grup ţintă, fie nu au fost regăsite pentru a se putea verifica dacă
acestea se încadrează în categoria de grup ţintă precizată în cererea de finanţare şi pentru care s-a
acordat finanţarea din FSE.

54
Cheltuieli
 Decontarea în cadrul proiectului a cheltuielilor privind ratele de leasing pentru un autoturism, fără
respectarea regulilor de eligibilitate, având în vedere că acestea nu sunt rezonabile, justificate şi nu
respectă cerinţele bunei gestionări financiare, în special din punct de vedere al economiei şi al
eficienţei.
 Decontarea de către beneficiar a unor cheltuieli neeligibile reprezentând salariul managerului de
proiect acordat în perioada în care acesta a desfăşurat activităţi pentru alt proiect, în aceeași perioadă
de timp de lucru.
 Decontarea cheltuielilor de funcţionare (utilități) în proporţie de 100%, fără o alocare fundamentată a
cheltuielilor pe proiect.
 Efectuarea unor cheltuieli neeligibile reprezentând cheltuieli de deplasare (diurnă) calculate eronat
(fără respectarea Art. 9 din Ordinul 1117/2010 (cheltuieli eligibile), coroborat cu HG 1860/200648).
 Efectuarea unor cheltuieli neeligibile reprezentând salarii achitate fără existenţa unui contract
individual de muncă valabil încheiat cu beneficiarul proiectului.
 Decontarea sumei totale de furnizare reprezentând contravaloarea unor bunuri care nu au fost
regăsite fizic la beneficiar (respectiv la locațiile pentru care au fost achiziționate a fi utilizate în
scopul implementării proiectului).
 Efectuarea, în cazul mai multor proiecte, a unor cheltuieli neeligibile reprezentând cheltuieli de
deplasare calculate eronat sau pe baza unor documente justificative întocmite necorespunzător.
 Din analiza cheltuielilor efectuate de beneficiar cu serviciile de curăţenie, în baza contractului de
prestări servicii s-a constatat că acestea au fost estimate prin documentaţia de atribuire, contractate şi
plătite lunar pentru un spaţiu mai mare decât cel închiriat (ex. pentru 180,6 mp faţă de 164,60 mp
conform contractului de locaţiune).
 Efectuarea unor cheltuieli cu salariile care nu sunt susţinute de documente justificative adecvate (ştat
de salarii/fișă de prezență/CIM/Fișă de post/activitățile aferente proiectului în baza cărora s-a
identificat nevoia expertului respectiv etc.).
 Decontarea cheltuielilor pentru 6 autoturisme, în baza unor contracte de leasing, fără demonstrarea
unei necesități a acestora în proiect şi pentru care nu s-a menţinut destinaţia şi exploatarea acestora
după finalizarea proiectului, conform obligațiilor contractuale ale Beneficiarului cu privire la
sustenabilitatea proiectului.

Achiziții publice
 Nerespectarea prevederilor naţionale şi comunitare în domeniul achiziţiilor publice privind utilizarea
criteriului referitor la experienţa experţilor49 ca factor de evaluare pentru atribuirea unui contract de
servicii.
 În cadrul procedurii de cerere de ofertă, derulată în vederea atribuirii contractului de achiziţie publică
a serviciilor de audit financiar, s-a constatat că nu s-a comunicat ofertanţilor respinşi data limită până
la care pot depune contestaţii cu privire la rezultatul procesului de evaluare a ofertelor primite
(această informație ar trebui comunicată împreună cu informația referitoare la atribuirea
contractului).
 Se precizează că toţi cei 7 ofertanţi participanţi la procedură au fost informaţi prin mijloace
electronice (e-mail) cu privire la rezultatul procedurii de atribuire, fiindu-le transmis Raportul
procedurii de atribuire a contractului de achiziţie servicii de audit financiar.
 Nerespectarea prevederilor naţionale şi comunitare în domeniul achiziţiilor publice, prin divizarea
valorii estimate a contractului, în vederea evitării procedurii de licitaţie deschisă şi utilizarea unor
criterii restrictive de calificare în atribuirea, prin cerere de ofertă, a contractului de furnizare
echipamente.
 Nerespectarea prevederilor naţionale şi comunitare în domeniul achiziţiilor publice, prin utilizarea
unor criterii restrictive de calificare pentru atribuire prin procedura de cerere de ofertă.

48
Hotărârea nr. 1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate,
precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului
49
În această situație se urmărește și îndeplinirea prevederilor Instrucțiunii ANRMAP nr. 1/2013 cu privire la cerințele/criteriile de calificare și selecție referitoare
la studiile personalului în cadrul contractului de servicii/lucrări, la experiența în domeniul studiilor, la experiența specifică, la atestarea tehnico-profesională sau la
perfecționarea tehnico-profesională
55
  Nerespectarea prevederilor naţionale în domeniul achiziţiilor, prin încălcarea principiului
tratamentului egal la atribuirea contractului de servicii de închiriere a 6 autoturisme.
 Termenul limită stabilit pentru primirea ofertelor, de doar 3 zile, de la data publicării celui de-al
doilea anunţ nu este de natură a asigura operatorilor economici interesaţi un interval de timp adecvat
şi suficient pentru elaborarea ofertelor şi pentru pregătirea documentelor solicitate prin documentaţia
de atribuire.
 Descrierea discriminatorie a obiectului contractului, deoarece beneficiarul a definit în documentaţia
de atribuire pentru produsele respective specificaţii tehnice care indică o anumită marcă/tehnologie,
fără indicarea unor standarde/performanțe de funcționare și cu menţiunea „sau echivalent”50. Se
exemplifică, ”procesor Intel”, ”sistem de operare Windows Vista Business”, ”lentile Carl Zeiss
Vario-Sonnar T”, ”unităţi de procesare vizuală Nvidia GeForce 9300”.
 Nerespectarea prevederilor legale cu privire la diferențierea criteriilor de selecție și calificare de
factorii de evaluare (în situația atribuirii prin licitaţie deschisă a contractului de achiziţie servicii
“transport, cazare, masă”). Din examinarea documentaţiei de atribuire - fişa de date aferentă
contractului de achiziţie publică, decontat în cadrul proiectului, s-a constatat că au fost utilizaţi
factori de evaluare de natura criteriilor de calificare și selecţie prevăzuţi la art.176 din OUG 34/2006,
respectiv criterii referitoare la „capacitatea tehnică şi/sau profesională”, în speţă fiind vorba despre
factori de evaluare denumiți “personal salariat”, „număr autoturisme capacitate 4 pasageri” şi „număr
autoturisme capacitate 8 pasageri”, cărora li s-au acordat câte 5 (cinci) puncte din total punctaj
aferent factorilor de evaluare.
 Nerespectarea principiilor şi regulilor aplicabile achiziţiilor efectuate în cadrul proiectului. Din
verificările efectuate cu privire la procedura de achiziţie a serviciilor de audit financiar s-a constatat
că:
a. nu a fost publicată, în cadrul invitaţiei de participare, valoarea estimată a contractului. Deşi a fost
şi o solicitare expresă în acest sens, în cadrul clarificării nr. 2 achizitorul a răspuns că legislaţia
nu prevede obligatoriu această cerinţă;
b. a fost solicitată cerinţa de calificare şi selecţie ca ofertantul să facă dovada că în ultimii trei ani a
finalizat cel puţin trei contracte de audit financiar a unor proiecte a căror valoare însumată
depăşeşte suma de 400.000 euro, în condiţiile în care prin Nota justificativă pentru estimarea
valorii, acest contract a fost estimat la valoarea de 75.000 lei.
 Impunerea cerinţei referitoare la capacitatea tehnică şi profesională prin care ofertanţii să facă
dovada că în ultimii trei ani au finalizat cel puţin trei contracte de audit financiar a unor proiecte a
căror valoare însumată să depăşească suma de 400.000 euro este restrictivă şi încalcă prevederile
legale, conform cărora nu sunt permise formulări restrictive, respectiv cantitatea/valoarea solicitată
trebuie să fie mai mică sau egală cu valoarea estimată și nu se poate solicita îndeplinirea cerinței
privind experiența similară prin impunerea atât a unui nivel valoric, cât și a unui nivel cantitativ -
Ordinul ANRMAP 509/2011.

50
Specificațiile tehnice trebuie formulate prin raportare la standarde naționale care adoptă standarde euopene sau la omologări tehnice europene, sau la standarde
internaționale, etc. Dacă aceste standarde nu există, se face referire la alte standarde/omologări privind proiectarea produselor, sau se precizează performanțele
care trebuie îndeplinite (Art.35 din OUG 34/2006)
56
BIBLIOGRAFIE
 Ordinul MMFPSPV nr. 2591/2013
 Ghid privind relațiile de parteneriat între diverse entități de drept public și privat - Versiune octombrie
2009
 GHIDUL SOLICITANTULUI – CONDIȚII GENERALE, Proiecte de grant și proiecte strategice 2010
şi 2013
 HG 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor
de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor
de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de
servicii, cu modificările și completările ulterioare
 Instrucțiunea emisă de AM POSDRU nr.17/09.06.2010
 Instrucțiunea emisă de AM POSDRU nr.44/11.04.2011
 Instrucțiunea emisă de AM POSDRU nr.47/26.04.2011
 Instrucțiunea emisă de AM POSDRU nr.59/03.05.2012
 Instrucțiunea emisă de AM POSDRU nr.60/11.05.2012
 Instrucțiunea emisă de AM POSDRU nr.60 bis /15.06.2012
 Instrucțiunea emisă de AM POSDRU nr.62/30.08.2012
 Instrucțiunea emisă de AM POSDRU nr.87/16.01.2014
 Instrucțiunea emisă de AM POSDRU nr.90/28.03.2014
 Instrucțiunea emisă de AM POSDRU nr.94/14.04.2014
 Legea 53/2003, Codul muncii
 Legea 571/2003, Codul fiscal
 Legea 287/2009, Codul civil
 Legea cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice, cu
modificările și completările ulterioare
 Ordin ANRMAP 302/2011 privind aprobarea formularelor standard ale Procesului-verbal al ședinței de
deschidere a ofertelor și Raportului procedurii, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de
achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de
servicii
 Ordin ANRMAP 509/2011, privind formularea criteriilor de calificare și selecție
 Ordin ANRMAP 136/2012 privind notificarea cu privire la încheierea contractului de achiziție publică
/acordului-cadru
 Ordinul Ministerului Fodurilor Europene nr. 1120/2013 privind aprobarea Procedurii simplificate
aplicate de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul
"Convergenţă", precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin mecanismele financiare SEE şi norvegian
pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări
 Ordin nr. 1168 din 21/03/201151- începând cu data de 21.03.2011, pentru contractele de finanțare de tip
strategice se utilizează modelul Contractului de finanţare prevăzut în ordin
 Ordinul nr. 1183 /29 martie 201152 - începând cu data de 29.03.2011, pentru contractele de finanțare de
tip grant pentru proiectele ce urmează a fi semnate de Organismele Intermediare se utilizează modelul
Contractului de finanţare prevăzut în ordin
 Ordinul nr. 1184/29 martie 201153 începând cu data de 29.03.2011, pentru contractele de finanțare de
tip grant pentru proiectele ce urmează a fi semnate de AMPOSDRU se utilizează modelul Contractului
de finanţare prevăzut în ordin
 Ordonanţa de urgenţă nr. 34 din 19/04/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a
contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările
și completările ulterioare
 Ordonanţa de urgenţă nr. 64/2009 privind gestionarea financiară a instrumentelor structurale şi
utilizarea acestora pentru obiectivul convergenţă, cu modificările și completările ulterioare

51
http://www.fseromania.ro/images/downdocs/ordin_1168%20model_contract_strategic_posdru.pdf
52
http://www.fseromania.ro/images/downdocs/model_contract_grant_oir.pdf
53
http://www.fseromania.ro/images/downdocs/model_contract_grant_am.pdf
57
 CAPITOLUL III
MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR POSDRU

III.1 CONTURI BANCARE. CURS VALUTAR.

CONTURI BANCARE.

Beneficiarii şi partenerii acestuia au obligaţia să deschidă conturi dedicate pentru primirea sumelor aferente
prefinanţării, precum şi conturi pentru rambursarea cheltuielilor efectuate în cadrul Proiectului.
În funcţie de calitatea beneficiarului, potrivit OUG 64/2009, aprobată cu modificări prin Legea 362/2009, şi
conform HG 218/2012, pot fi deschise următoarele tipuri de conturi:

Beneficiari ce se înscriu în Art.5 alin. (1) – (3) şi (3^1), respectiv beneficiari care sunt finanţaţi integral
din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale, vor deschide în
sistemul Trezoreriei Statului următoarele tipuri de conturi:
 Conturi de venit ale bugetului de stat în care se rambursează sumele aferente cheltuielilor
corespunzătoare finanţării din instrumente structurale (20.45.02.01 – Sume primite în contul
plăţilor efectuate în anul curent şi 20.45.02.02 – Sume primite în contul plăţilor efectuate în anii
anteriori)
 Conturi de venit ale bugetului asigurărilor sociale de stat în care se rambursează sumele
aferente cheltuielilor corespunzătoare finanţării din instrumente structurale (22.45.03.02.01 –
Sume primite în contul plăţilor efectuate în anul curent şi 22.45.03.02.02 – Sume primite în
contul plăţilor efectuate în anii anteriori)
 Conturi de venit ale bugetului asigurărilor pentru şomaj în care se rambursează sumele
aferente cheltuielilor corespunzătoare finanţării din instrumente structurale (28.45.04.02.01 –
Sume primite în contul plăţilor efectuate în anul curent şi 28.45.04.02.02 – Sume primite în
contul plăţilor efectuate în anii anteriori)
 Conturi de venit ale bugetului fondului naţional de asigurări sociale de sănătate în care se
rambursează sumele aferente cheltuielilor corespunzătoare finanţării din instrumente structurale
(26.45.05.02.01 – Sume primite în contul plăţilor efectuate în anul curent şi 26.45.05.02.02 –
Sume primite în contul plăţilor efectuate în anii anteriori)

Beneficiari ce se înscriu în Art.6 alin. (1), respectiv beneficiari care au calitatea de ordonatori de credite ai
bugetului local, vor deschide în sistemul Trezoreriei Statului următoarele tipuri de conturi:
 Conturi de venit ale bugetului local, în care se virează sumele reprezentând prefinanţarea şi
rambursarea aferentă cheltuielilor corespunzătoare finanţării din instrumente structurale
(21.45.02.02.01 – Sume primite în contul plăţilor efectuate în anul curent, 21.45.02.02.02 – Sume
primite în contul plăţilor efectuate în anii anteriori şi 21.45.02.02.03 – Prefinanţare).
 Conturi de venit ale bugetului local, în care se rambursează sumele aferente cheltuielilor
corespunzătoare cofinanţării de la bugetul de stat şi finanţării contravalorii TVA neeligibile
(21.42.02.20 – Subvenţii de la bugetul de stat către bugetele locale necesare susţinerii derulării
proiectelor finanţate din fonduri externe nerambursabile postaderare).

Beneficiarii care nu sunt prevãzuti la art. 5 alin. (1)-(3) si (3^1) si art. 6 alin. (1) din Ordonanţă, respectiv
beneficiari care sunt entităţi publice locale finanţate integral din venituri proprii şi/sau finanţate parţial de la
bugetele locale, vor deschide la Trezoreria Statului urmãtoarele tipuri de conturi pentru prefinanţare:

58
  50.25.15 - Disponibil al instituţiilor publice ale administraţiei publice centrale finanţate integral
din venituri proprii reprezentând prefinanţare pentru proiecte finanţate din instrumente
structurale;
 50.03.23 - Disponibil din venituri proprii ale ministerelor şi instituţiilor publice de subordonare
centralã reprezentând prefinanţare pentru proiecte finanţate din instrumente structurale;
 50.04.01 - Disponibil din venituri proprii ale instituţiilor publice de subordonare locală
reprezentând prefinanţare pentru proiecte finanţate din instrumente structurale;
 50.09.02 - Disponibil al instituţiilor publice subvenţionate de la bugetul de stat reprezentând
prefinanţare pentru proiecte finanţate din instrumente structurale;
 50.36.01 - Disponibil al instituţiilor publice subvenţionate de la bugetul asigurãrilor de şomaj
reprezentând prefinanţare pentru proiecte finanţate din instrumente structurale;
 50.28.01 - Disponibil din venituri reprezentând prefinanţare pentru proiecte finanţate din
instrumente structurale, al instituţiilor publice ale administraţiei publice locale finanţate integral
din venituri proprii;
 50.10.01 - Disponibil din venituri reprezentând prefinanţare pentru proiecte finanțate din
instrumente structurale, al instituţiilor publice subvenţionate din bugetul local;
 50.98.03 - Disponibil al operatorilor economici reprezentând prefinanţare pentru proiecte
finanţate din instrumente structurale;
 50.98.04 - Disponibil al beneficiarilor din sectorul privat, alţii decât operatorii economici şi
persoane fizice, reprezentând prefinanţare pentru proiecte finanțate din instrumente structurale.

În cazul beneficiarilor din sectorul privat, conturile deschise la Trezoreria Statului în care se vireazã
sumele aferente rambursării cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul proiectului, precum şi a celor
corespunzătoare contravalorii taxei pe valoarea adăugată eligibilă plătite, sunt următoarele:
 50.98.01 - Disponibil al operatorilor economici aferent proiectelor finanţate din instrumente
structurale şi din cofinanţarea acestora
 50.98.02 - Disponibil al beneficiarilor din sectorul privat, alţii decât operatorii economici şi
persoane fizice, aferent proiectelor finanţate din instrumente structurale şi din cofinanţarea
acestora.
Aceştia pot deschide conturi de prefinanţare, rambursare a cheltuielilor şi a contravalorii TVA
eligibile exclusiv pentru implementarea proiectelor şi la bănci comerciale.

În cazul beneficiarilor instituţii publice finanţate integral din venituri proprii, care îşi gestionează
sumele prevăzute în bugetul de venituri şi cheltuieli prin mai multe conturi de disponibilităţi, conturile în
care se virează sumele aferente prefinanţării şi rambursării cheltuielilor eligibile efectuate în cadrul
proiectului, precum şi a celor corespunzătoare contravalorii taxei pe valoarea adăugată neeligibile
plătite sunt următoarele:
 50.47.11 - Disponibil aferent prefinanţării pentru proiecte finanţate din fonduri externe
nerambursabile postaderare, cont dedicat exclusiv pentru primirea prefinanţării şi efectuarea de
cheltuieli aferente proiectelor;
 50.47.09 - Disponibil aferent proiectelor finanţate din fonduri externe nerambursabile
postaderare, cont prin care se gestionează sumele rambursate de Autoritatea de management.
În cazul proiectelor implementate în parteneriat, contul de disponibilităţi care se deschide pe numele
liderului parteneriatului, instituţie publică, în vederea primirii sumelor aferente proiectului, conform
prevederilor art. 36 alin. (2), este 50.14.01 - Disponibil aferent proiectelor derulate în parteneriat, conform
Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 64/2009, aprobată cu modificări prin Legea nr. 362/2009, cu
modificările și completările ulterioare.

59
 ! În cazul în care, din contul deschis pentru primirea prefinanţării la Trezoreria Statului, nu pot fi
efectuate anumite cheltuieli (valută sau în numerar), beneficiarii pot transfera în conturi deschise
la bănci comerciale sumele necesare, cu condiţia efectuării cheltuielilor respective în termen de
maximum 3 zile lucrătoare de la data efectuării transferului.
! Beneficiarii publici şi privaţi, cu excepţia celor prevăzuţi în Art. 5 alin. (1)-(3) şi (3^1) din
OUG/64 cu completările şi modificările ulterioare, care pot accesa mecanismul Cererilor de plată,
vor primi sumele acceptate ca eligibile la plată de către AMPOSDRU doar în contul de disponibil
distinct la unităţile Trezoreriei statului.
! Conform Art. 15 din Instrucţiunea 82/29.11.2013, beneficiarul/partenerii au obligaţia de a efectua
plata în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la încasarea sumelor pe baza cererilor de plată şi
doar pentru documentele înscrise în Notificarea transmisă de AM/OI/POSDRU.
! Conform Art.11, pct. (4), lit. c) din Contractul de finanţare, Beneficiarul are obligaţia de a
notifica, în scris, AM/OIPOSDRU delegat schimbarea contului special deschis pentru Proiect.

CURS VALUTAR

Potrivit prevederilor Ordinului Ministerului Finanţelor Publice nr. 3055/2009 actualizat, contabilitatea se
ţine în limba romană şi în moneda naţională.
Contabilitatea operaţiunilor efectuate în valută se ţine atât în moneda naţională, cât şi în valută.
În baza Reglementărilor contabile, conform Directivei a IV-a a Comunităţii Economice Europene, cu
modificările şi completările ulterioare, parte componentă a Reglementărilor contabile aprobate prin OMFP
3055/2009, datoriile în valută se înregistrează în contabilitate atât în lei, la cursul de schimb de la data
efectuării operaţiunilor, cât şi în valută. Prin cursul de schimb de la data operaţiunilor se înțelege cursul de
schimb comunicat de BNR.

Pentru plăţile în numerar, în contabilitatea Beneficiarului se înregistrează suma în valută şi echivalentul ei în

lei, la cursul de schimb de la data operaţiunilor.

Pentru serviciile achiziţionate de către Beneficiar în devize, Beneficiarul va primi o factură în valută,
sumă pe care acesta o va înregistra în contabilitate în lei, la cursul de schimb de la data operaţiunii.
În schimb, la momentul plăţii, Beneficiarul va înregistra în contabilitate plata datoriei la cursul
valutar de la data plăţii, aceasta fiind şi suma ce se va cere spre rambursare.

În cazul unei achiziţii intracomunitare, în contabilitate se înregistrează bunul şi datoria către furnizor în lei,
la cursul valutar de la data recepţiei bunului.
Când se achită bunul, plata se face la cursul valutar de la data operaţiunii, rezultând diferenţe de curs valutar
negative sau pozitive.
Conform prevederilor normelor de aplicare a OUG 64/2009, cererea de rambursare întocmită de
Beneficiar va include suma plătită efectiv și nu datoria înregistrată iniţial.

În cazul în care Partenerul transnaţional efectuează cheltuieli în devize sau pe teritoriul României în lei,
atunci el va înregistra această cheltuială în contabilitatea proprie în moneda sa naţională şi va putea solicita
rambursarea costurilor doar după achitarea acestora.
Decontarea cheltuielilor de către Beneficiar se va face la cursul BNR de la data la care se face plata
către Partenerul transnaţional, aceasta fiind şi suma care se va solicita la rambursare.

! Conform Art. 5, litera D paragraf (16), din contractul de finanţare aprobat în decembrie 2013, “În
cazul în care activităţile proiectului necesită efectuarea de plăţi în valută, Beneficiarul va solicita spre
rambursare contravaloarea în lei a plăţii, la cursul Băncii Naţionale a României din data întocmirii
documentelor de plată în valută”.

60
III.2 PLANIFICARE BUGETARĂ

Bugetul exprimă resursele financiare, detaliate pe surse de provenienţă, care vor fi utilizate pentru diferite
destinaţii, astfel încât să se realizeze scopurile propuse.

Bugetul unui proiect prezintă totalitatea resurselor financiare prevăzute pentru realizarea
obiectivelor acestuia, provenite din finanţare de la autoritatea contractantă (finanţator), de la
beneficiar și partenerii de contract.

Există în esenţă trei categorii de planuri financiare specifice unui proiect:

 bugetul de venituri şi cheltuieli, care reflectă veniturile şi cheltuielile estimate ale proiectului
pentru un segment de timp (de obicei durata proiectului, iar în cazul proiectelor cu o durată de peste
1 an - detaliate pe fiecare an). De multe ori, bugetul anual este estimat şi pe perioade mai restrânse
(lună, trimestru sau semestru) pentru a se putea realiza cu ușurință o monitorizare a aplicării acestuia;
 bugetul de capital (al investiţiilor), care exprimă angajmentele pe termen scurt privind proiectele de
investiţii prevăzute în cadrul proiectului;
 previziunea cash-flow-ului, prin intermediul căruia se pot identifica perioadele în care nivelurile de
resurse financiare devin critice.

Bugetul proiectului îndeplineşte câteva funcţii specifice:

 planificare - un buget este necesar pentru a planifica un nou proiect, astfel încât decidenții să-și facă
o idee completă despre costurile proiectului. În luarea deciziei de a începe proiectul contează
disponibilitatea fondurilor şi eficienţa cu care vor fi folosite;
 obţinere de fonduri (fund-raising) - bugetul este punctul critic al oricărei negocieri în relația cu
finanţatorii. Aceştia sunt interesaţi în primul rând de eficienţa banilor investiţi de ei, adică de raportul
beneficii/costuri;
 implementarea proiectului - un buget clar este necesar pentru a monitoriza proiectul, în timpul
derulării lui. În acest sens, se poate realiza compararea costurilor actuale cu cele din buget, iar dacă
este necesară o revizuire a proiectului va trebui să se realizeze o revizuire a bugetului;
 evaluarea proiectului - bugetul este un instrument de bază în evaluarea succesului proiectului.

Pentru a-şi îndeplini funcţiile, bugetul proiectului trebuie realizat pe baza metodei de bugetare bazată pe
activități, care presupune luarea în considerare a tuturor activităţilor, estimarea costurilor şi veniturilor,
analizarea lor, stabilirea legăturilor dintre activităţile analizate și obiectivele propuse.
Bugetul proiectului este un document prin care se stabileşte costul estimativ global al tuturor activităţilor
individuale şi ale locurilor de muncă, precum şi sursele de finanţare ale acestora.
Altfel spus, bugetul unui proiect prezintă totalitatea resurselor financiare prevăzute pentru realizarea
obiectivelor acestuia, provenite din finanţare de la autoritatea contractantă (finanţator), de la
beneficiar și partenerii de contract.

! PENTRU CA UN BUGET SĂ FIE EFICIENT, ACESTA TREBUIE SĂ ÎNDEPLINEASCĂ

URMĂTOARELE CERINŢE:
 să aibă claritate, întrucât documentul trebuie să fie înţeles de toţi cei care îl utilizează;
 liniile/subliniile bugetare să fie adecvate pentru aspectele contabile şi pentru realizarea controlului și
să țină cont de încadrarea cheltuielilor eligibile, conform Ordinului 1117/2010;
 estimarea costurilor să fie realizată astfel încât să poată fi justificată;

Pentru stabilirea bugetului, documentele de intrare sunt:

 estimările costurilor (așa cum ar fi trebuit detaliate în Cererea de Finanțare);
 structura activităţilor și subactivităților pentru care vor fi alocate costuri;

61
  calendarul proiectului, care stabileşte datele de început şi de final, informaţie necesară pentru
corelarea costurilor potrivit perioadei în care acestea apar.

Pe lângă bugetul proiectului şi bugetul de capital (al investiţiilor) este necesar să se realizeze şi situaţia
fluxului de numerar.

Controlul periodic al bugetului se impune pentru a monitoriza progresul ţintelor propuse prin Cererea de
finanţare, respectiv realizarea indicatorilor asumaţi în graficul de timp precizat, cu estimările de cost şi
luarea unor măsuri corective din timp, acolo unde este cazul.

! Elaborați un Buget detaliat în format Excel în care să fie cuprinse toate capitolele bugetare, cu linii
și sublinii, conform Ordinului de cheltuieli eligibile nr. 1117/2010, ţinând cont de activităţile
preconizate şi estimările costurilor.
Verificaţi încadrarea cheltuielilor conform Ordinului de cheltuieli eligibile nr. 1117/2010 din Cererea
de finanaţare aprobată. În cazul în care constataţi încadrări incorecte a cheltuielilor, faceţi urgent
demersuri pentru corectarea acestora, astfel ca la depunerea Cererilor de Rambursare sau de plată
să aveţi aprobat un buget detaliat corect.
Bugetul ar trebui să cuprindă o coloană cu valoarea aprobată pe fiecare tip de cheltuială (linie
bugetară), o coloană cu valoarea cheltuită, care să cumuleze toate plăţile efectuate pe fiecare
linie/sublinie bugetară, şi o coloană cu diferenţa între aceste sume.
Astfel, veți şti cu precizie, în orice moment, economiile realizate pe fiecare tip de cheltuială în parte
(sublinie bugetară), precum şi gradul de execuţie a bugetului proiectului.
Dacă vom constata realizarea de economii, acestea vor putea fi realocate unor noi necesităţi
identificate pe parcursul implementării proiectului.

Realocările vor putea fi realizate doar conform obligaţiilor contractuale, după cum se stipulează în
contractual de finanțare aplicabil.

III.3 FLUXUL DE NUMERAR

Situaţia fluxului de numerar (cash flow) evidenţiază situaţia încasărilor şi plăţilor curente, detaliată pe
diferite perioade, respectiv pe perioada de implementare a Proiectului.
Astfel, prin intermediul acestui document, se pot determina momentele în care nivelurile numerarului devin
critice, adică situaţiile în care resursele băneşti la dispoziţia organizaţiei nu sunt suficiente pentru a face faţă
plăţilor generate de realizarea proiectului, conform Cererii de finanţare şi graficului activităţilor.
Prin situaţia fluxurilor de numerar se evidenţiază dacă organizaţia are suficient numerar pentru a-şi onora
obligaţiile financiare pe măsură ce apar sau dacă, dimpotrivă, are un excedent bănesc pe care l-ar putea
fructifica în vederea creşterii veniturilor.
Identificarea momentelor critice conduce la luarea de către organizaţie a unor măsuri
corespunzătoare, cum ar fi:
 solicitarea fondurilor de la finanţator mai devreme, respectiv depunerea de Cereri de plată;
 eșalonarea plăţilor anumitor facturi sau amânarea la plată printr-o înțelegere cu furnizorii;
 modificarea graficului de activităţi, prin Notificare;
 contractarea unui împrumut.
Aceste elemente trebuie planificate înainte de începerea efectivă a proiectului, întrucât oricare dintre
măsurile menţionate pot avea efecte negative pe termen mediu sau lung:
 întârzierea plăţilor va putea conduce la deteriorarea relaţiilor cu furnizorii;
 întârzierea activităţilor va putea conduce la neîncadrarea în termenul asumat prin contractul de
finanţare;
 utilizarea de sume obținute prin credite va conduce la mărirea costurilor sub forma dobânzilor şi a
comisioanelor bancare.

62
Întocmirea unei situaţii a fluxurilor de numerar are la bază:
 graficul de activităţi al proiectului .
 estimarea costurilor cuprinse în “Bugetul detaliat”.
 bugetul proiectului (anexa 2 la cererea de finanţare).

Astfel, liniile situaţiei fluxului de numerar vor fi cele care se regăsesc şi în bugetul detaliat, iar cifrele din
document se obţin prin estimarea sumelor care se vor încasa şi se vor plăti, respectiv a momentului
încasărilor/plăților.

Momentul încasării sau plăţii depinde de momentul în care a fost planificată încasarea sau plata.
Majoritatea plăţilor sau încasărilor pot fi prevăzute:
 plata salariilor are loc lunar;
 plata utilităţilor se face lunar;
 plata chiriei se face conform contractului;
 plata aprovizionărilor/încasarea creanţelor se realizează conform contractelor, ținând cont de
momentul aprovizionării/furnizării (care se determină în funcţie de structura activităţilor
descompuse ale proiectului);
 plata serviciilor şi lucrărilor executate de către terţi se realizează conform contractelor, în
funcţie de momentul prestării (care se determină în funcţie de structura activităţilor
descompuse ale proiectului);
 plata reparaţiilor capitale (dacă este cazul).

RECOMANDĂRI PENTRU ELABORAREA SITUAŢIEI FLUXURILOR DE NUMERAR

! Estimarea situaţiei fluxurilor de numerar nu este pur şi simplu o împărţire a bugetului proiectului în
atâtea părţi egale câte luni are proiectul. Planificarea încasărilor şi plăţilor se va face în funcţie de
momentul derulării activităţilor şi a decontării acestora;
! Cheltuielile vor fi trecute în momentul în care resursele băneşti sunt utilizate efectiv prin efectuarea
plăţii (spre exemplu, o factură la utilităţi pentru luna martie va fi primită în luna aprilie, cu scadenţa în
luna mai. În acest caz, plata se va face în mai iar ieşirea de resurse băneşti va fi evidenţiată în luna mai);
! Trebuie să se ţină seama de termenii plăţii, precum şi de calendarul de încasare a veniturilor (Resursele
băneşti de la AMPOSDRU pot intra după ce s-au efectuat o parte de cheltuieli şi plăţi). Astfel, este
necesar să existe resurse proprii ale organizaţiei pentru realizarea activităţilor (în cazul întârzierii primirii
prefinanţării).
! În cazul unor achiziţii de bunuri sau servicii, condiţiile contractuale pot prevedea plata/încasarea în
tranşe. În acest caz, situaţia fluxurilor de numerar, plăţile şi încasările, vor fi evidenţiate treptat, pe măsura
realizării lor efective.
! Menţinerea unei rezerve pentru situaţiile neprevăzute, prin constituirea unui fond de rezervă pentru a nu
intra în imposibilitate de plată.

Cash-flow pozitiv: când intrările de numerar în organizaţie sunt mai numeroase decât ieşirile. Această
situaţie poate rezulta din prefinanţări sau din mecanismul decontării pe baza Cererilor de plată.

Cash-flow negativ: când banii care ies din organizaţie sunt mai mulţi decât cei care intră. Cash-flow-ul
negativ poate fi cauzat, de exemplu, de rambursarea cu întârziere a banilor de la AMPOSDRU. Trebuie
găsite soluţii rapide pentru a evita intrarea organizaţiei în incapacitate de plată.

În situaţia în care proiectul are un cash flow negativ, acesta poate fi compensat de cash flow-ul operaţional
pozitiv al organizaţiei. Această corelaţie trebuie realizată în permanenţă pentru a avea o imagine de
ansamblu a impactului proiectului asupra organizaţiei. Totuşi, în situaţia în care proiectul are cash flow
negativ în anumite perioade, iar cash flow-ul operaţional nu este suficient pentru a acoperi aceste zone de
deficit de numerar, se impun măsuri de optimizare a cash flow-ului (fie al proiectului, fie cel operaţional).
În alcătuirea modelului de cash flow trebuie luate în considerare obligaţiile prevăzute în Contractul de
finanţare.

63
III.4 CONTABILITATE

REGULI GENERALE
Contabilitatea proiectelor cu finanțare europeană este reglementată diferit, în funcție de specificul entității
care implementează proiectul, astfel:

Tipul entității Legislaţie relevantă

Societăţi (SA/SRL/SCA/SNC/SCS) OMFP 3055/2009
Instituții publice OMFP 1917/2005
Persoane juridice fără scop patrimonial OMFP 1969/2007

Referințe privind contabilitatea

! Beneficiarii/Partenerii aplică fie un sistem de contabilitate separat, fie o codificare contabilă adecvată
pentru toate tranzacţiile derulate, fără a aduce atingere standardelor contabile naţionale 54.
! Contabilitatea este ținută adecvat atunci când permite reconcilierea valorii certificate de către Comisie cu
înregistrări contabile detaliate şi documente suport ţinute de autoritatea de certificare.
! Contabilitatea trebuie să permită auditorului să verifice dacă cheltuielile declarate corespund cu
înregistrările contabile şi documentele suport ţinute de beneficiari55.
! Toți beneficiarii vor efectua înregistrări contabile sintetice şi analitice56.
! Beneficiarii trebuie să dețină politici și proceduri contabile conform cărora toate operaţiunile efectuate în
cadrul proiectului, fie de către ei, fie de către parteneri, vor fi reflectate în evidenţa contabilă a beneficiarului
şi susţinute de documente justificative.
! Atât beneficiarii cât şi partenerii lor au obligaţia ţinerii evidenţei contabile analitice prin utilizarea unor
conturi analitice distincte.
! Operaţiunile contabile care trebuie evidențiate sunt:
 Înregistrarea facturii primite de la furnizor;
 Înregistrarea plăţii facturii către furnizor;
 Înregistrarea salariilor personalului care lucrează în proiect;
 Înregistrarea plăţii salariilor către personalul implicat în proiect;
 Recunoaşterea activelor generate în cadrul proiectului;
 Corecţii financiare la nivel de contractori;
 Încasarea sumelor din corecţii financiare de către contractori;
 Corecţii financiare la nivel de proiect;
 Plata sumelor aferente corecţiilor financiare;
 Înregistrarea cererii de prefinanţare;
 Înregistrarea primirii sumelor din prefinanţare;
 Înregistrarea cererii de rambursare;
 Înregistrarea sumelor primite cu titlu de rambursare de la AMPOSDRU;
 Înregistrarea corecţiilor financiare primite de la AM/OI;
 Înregistrarea veniturilor generate de proiect (dacă e cazul);
 Înregistrarea operaţiunilor legate de decontarea între parteneri.

! Înregistrările contabile vor fi realizate de către un expert contabil/ contabil desemnat în condiţiile legii care
va data şi semna documentele contabile aferente operaţiunilor din cadrul proiectului.

54
Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006, art. 60
55
Regulamentul Consiliului 1828/2006
56
Legea contabilităţii nr.82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare şi OMFP-urilor aplicabile (Ghidul Beneficiarului/Solicitantului)
64
! Documentele originale, pe baza cărora se înregistrează în contabilitatea Beneficiarului cheltuielile
efectuate în cadrul Proiectului, vor fi ştampilate cu menţiunea „Solicitat rambursare FSE –
POSDRU/call/DMI Id proiect, în sumă de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . " în vederea evitării dublei finanţări.
! Beneficiarul trebuie să prezinte balanţa de verificare lunară care să probeze înregistrarea, în contabilitatea
distinctă a proiectului, sumei solicitate la plată privind TVA aferentă cheltuielilor eligibile.

Contractul de Finanțare instituie cerințe legate de contabilitate:

 Contabilitate analitică a proiectului;
 Conturi analitice distincte;
 Înregistrări contabile separate și transparente;
 Identificarea ușoară a tuturor veniturilor și cheltuielilor proiectului;
 Înregistrarea primirii banilor și cheltuielile realizate;
 Înregistrarea separată a cheltuielilor eligibile și neeligibile;
 Cheltuielile eligibile și cele neeligibile trebuie să fie prezentate separat în toate facturile;
 Păstrarea tuturor documentelor financiare și datarea lor corectă;
 Înregistrarea valorii tuturor veniturilor generate (dacă este cazul).

DE REȚINUT!
 Beneficiarul trebuie să țină o evidență contabilă analitică a proiectului, utilizând conturi analitice
distincte pentru reflectarea tuturor operațiunilor, inclusiv a cerințelor privind transmiterea datelor
către Autoritatea de Management, în conformitate cu dispozițiile legale.
 Beneficiarul trebuie să asigure, pe lângă respectarea reglementărilor contabile în vigoare, și
respectarea condițiilor contractuale.
 Fondurile primite nu pot fi utilizate decât pentru destinația pentru care au fost acordate.
 Beneficiarul trebuie să gestioneze primirea și utilizarea fondurilor structurale astfel încât să poată
răspunde cerințelor solicitate de finanțator.
 Beneficiarul are obligația de a păstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile
privind activitățile și cheltuielile eligibile, în vederea asigurării unei piste de audit adecvate.
 Asistența financiară nerambursabilă trebuie separată în mod clar în cadrul sistemului financiar-
contabil de alte activități desfășurate de către organizație.
 Sistemul de contabilitate al Beneficiarului trebuie să reflecte/identifice primirea co-finanțării
naționale.

LISTA INDICATIVĂ A TIPURILOR ȘI NATURII PROBELOR CE SUSȚIN CONTABILITATEA

 Înregistrări contabile (în format electronic sau manual) din sistemul contabil al Beneficiarului -
Registrul jurnal, subcapitole ale acesteia şi toate conturile de salarii, registrele activelor fixe şi alte
informaţii contabile relevante;
 Dovada procedurilor de achiziţie - documentaţiile licitaţiilor, ofertele pentru licitaţii şi rapoartele de
evaluare;
 Dovada angajamentelor - contracte şi formulare de comandă;
 Dovada prestării serviciilor - rapoarte aprobate, fişe de pontaj, bilete de transport (incluzând tichetele
de îmbarcare), dovada participării la seminarii, conferinţe şi stagii de pregătire (incluzând
documentaţia relevantă şi materialele obţinute, certificatele) etc;
 Dovada primirii bunurilor - documente de recepţie din partea furnizorilor;
 Dovada finalizării lucrărilor - facturi şi chitanţe;
 Dovada plăţii - extrase bancare, înştiinţări de plată, dovada plăţii din partea subcontractorilor;
 Pentru cheltuielile cu benzina şi motorina, o listă centralizatoare a distanţelor acoperite, consumul
vehiculelor folosite, preţul carburanţilor şi costurile de întreţinere;
 Registrele privind plăţile salariale şi contractele aferente, ştatul de plată al salariilor, fişele de pontaj;
 Pentru personalul recrutat de pe plan local pentru o perioada fixă, detalii ale remuneraţiilor plătite,
probate de persoanele responsabile pe plan local, defalcate în salarii brute, contribuţii sociale
aferente, asigurări şi salariul net.

65
REFERINȚE PRIVIND CONTABILITATEA PROPRIU-ZISĂ ȘI CONTURILE CONTABILE UTILIZATE
Fondurile structurale primite și utilizate de entitățile din România sunt înregistrate în contabilitate ca
subvenții.
Beneficiarii acestor fonduri vor stabili politici contabile de recunoaștere, evaluare și prezentare ale
subvențiilor, atât pe baza prevederilor legale specifice activității finanțate prin subvenții, cât și pe baza
prevederilor contractuale stabilite între părți.

Categorii de subvenții57:
 Subvenții aferente activelor, pentru a căror acordare principala condiție este ca entitatea beneficiară
să achiziționeze sau să construiască active imobilizate;
 Subvenții aferente veniturilor, cuprind toate subvențiile, altele decât cele pentru active.

Aceste subvenții pot fi primite de la: guvern, agenții guvernamentale și alte instituții similare naționale și
internaționale.
O subvenție guvernamentală poate îmbrăca forma transferului unui activ nemonetar (de exemplu, o
imobilizare corporală), caz în care subvenția și activul sunt contabilizate la valoarea justă.

În cadrul subvențiilor se reflectă distinct:

 Subvenții guvernamentale – contul 4451 „Subvenții guvernamentale” și contul 4751 „Subvenții
guvernamentale pentru investiții”;
 Împrumuturi nerambursabile, cu caracter de subvenții–contul 4452 „Împrumuturi nerambursabile
cu caracter de subvenții” și contul 4752 „Împrumuturi nerambursabile cu caracter de subvenții pentru
investiții”;
 Alte sume primite cu caracter de subvenții (donații, plusuri la inventar de natura imobilizărilor)
(contul 4458 „Alte sume primite cu caracter de subvenții”, contul 4753 „Donații pentru investiții”,
contul 4754 „Plusuri de inventar de natura imobilizărilor” și contul 4758 „Alte sume primite cu
caracter de subvenții pentru investiții”).

Datorită caracterului lor nerambursabil, subvențiile se recunosc, pe o bază sistematică, drept venituri ale
perioadelor corespunzătoare cheltuielilor aferente pe care aceste subvenții urmează să le compenseze.
Recunoașterea veniturilor într-o perioadă contabilă sau alta depinde de natura lor. Din considerente fiscale,
subvențiile nu trebuie înregistrate direct în conturile de capital și rezerve.
Procedurile contabile pentru derularea fondurilor nerambursabile sunt stabilite în conformitate cu
tratamentul contabil aplicabil atât subvențiilor aferente activelor, cât și celor aferente veniturilor. Regula
utilizată presupune corelarea corespunzătoare a veniturilor din subvenții cu cheltuielile prevăzute a se
efectua din aceste surse.

Recunoașterea subvențiilor se face la semnarea contractului. Înregistrarea în contabilitate a fondurilor

nerambursabile se realizează în mod diferit, în funcție de destinația acestora, astfel:
 Ca subvenții pentru investiții (subvenții aferente activelor), în cazul primirii și utilizării fondurilor
pentru finanțarea investițiilor (exemplu: achiziția de tractoare, mașini și echipamente agricole
performante, investiții pentru modernizarea tehnologiilor de obținere a produselor agricole);
 Ca venituri în avans sau venituri din subvenții de exploatare (subvenții aferente veniturilor), în
cazul primirii și utilizării fondurilor pentru finanțarea cheltuielilor (exemplu: achiziția de materii
prime și materiale necesare începerii procesului de producție, plata salariilor, sprijinirea activităților
de formare profesională, informare, diseminare și difuzare a cunoștinţelor, sprijinirea furnizării
serviciilor de consultanță și consiliere pentru ferme).

Subvențiile pentru active se înregistrează în contabilitate ca subvenții pentru investiții și se recunosc în

bilanț ca venit amânat. Venitul amânat se înregistrează în contul de profit și pierdere, utilizând contul 7584
„Venituri din subvenții pentru investiții”, în acelaşi timp cu înregistrarea cheltuielilor privind amortizarea
sau la casarea ori cedarea activelor.

57
O.M.F.P. nr. 3.055/2009 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene
66
Subvențiile pentru activele neamortizabile (de exemplu terenuri) pot fi condiționate de îndeplinirea unor
obligații. În astfel de situații, subvențiile se vor recunoaște ca venituri de-a lungul perioadelor care confirmă
costul realizării respectivelor obligații.

De exemplu, o subvenție pentru achiziția unui teren poate fi condiționată de construirea unei clădiri pe
terenul respectiv, caz în care subvenția va fi recunoscută ca venit de-a lungul perioadei utile de viață a
clădirii.

Subvențiile aferente veniturilor sunt primite, de obicei, pentru acoperirea unor cheltuieli. În condițiile în care
cheltuielile nu au fost încă angajate, fondurile primite pentru finanțarea lor se înregistrează ca venituri
înregistrate în avans. Pe măsura angajării cheltuielilor și înregistrării lor în clasa 6, sumele înregistrate
anterior în contul 472 „Venituri înregistrate în avans” se reiau la venituri. În funcție de natura cheltuielilor
finanțate vor fi utilizate conturile sintetice de gradul doi ale contului 741 „Venituri din subvenții de
exploatare”.

Sumele de primit în contul partenerilor (ce vor fi virate de către AM Beneficiarului) vor fi evidențiate în
contul 458 „Decontări din operații în participație”, analitic distinct pentru partenerul respectiv.
În cazul fondurilor nerambursabile, care urmează a fi primite drept compensație pentru cheltuieli sau
pierderi deja suportate în cursul exercițiului, fără a exista costuri viitoare aferente, acestea se înregistrează în
contabilitate ca un venit din exploatare în perioada în care devin creanță. Ca și în prima situație, în funcție de
natura cheltuielilor finanțate, vor fi utilizate conturile sintetice de gradul doi ale contului 741 „Venituri din
subvenții de exploatare”.

Prefinanțarea încasată în contul subvențiilor se va înregistra ca o datorie, în contul 462 „Creditori diverși”,
deoarece subvențiile, de obicei, nu au caracter gratuit, încasarea contravalorii lor fiind condiționată de
îndeplinirea anumitor obligații.
În cazul în care beneficiarul subvenției are un partener, prefinanțarea încasată în contul său și virată către el
se va evidenția în contul 458 „Decontări din operații în participație”, analitic distinct pentru partenerul
respectiv.
Prefinanțarea se închide prin contul 445 „Subvenții” la încasarea efectivă a fondului cu caracter
nerambursabil.

DE REȚINUT!

În cazul în care beneficiarul sau partenerul este neplătitor de TVA și, conform contractului, va primi
suma reprezentând TVA de la AM, aceasta se va evidenția în contabilitatea proprie în contul 462 „Creditori
diverși”. În cazul în care există parteneri implicați în proiect neplătitori de TVA (dar care poate fi decontată)
aceasta va fi evidențiată distinct de către beneficiar în contul 461 „Debitori diverși” în corespondență cu
contul 458 „Decontări din operații în participație”.
Corectarea sumelor solicitate autorităților de management, ca urmare a autorizării/certificării parțiale a
cheltuielilor aferente fondurilor nerambursabile pentru anul curent, se face prin stornarea în roșu a
înregistrării subvenției de primit.
Corectarea sumelor solicitate autorităților de management, ca urmare a autorizării/certificării parțiale a
cheltuielilor aferente fondurilor nerambursabile pentru anii precedenți, se face prin stornarea în roșu a
înregistrării subvenției de primit, în măsura în care aceasta a afectat un cont de venit în avans sau de
subvenție și prin utilizarea contului 117 „Rezultat reportat” în măsura în care înregistrarea inițială s-a făcut
pe seama unui cont de venit.
Virarea sumei reprezentând subvenții către partener se înregistrează prin folosirea contului 458 „Decontări
din operații în participație”.
Restituirea unei subvenții referitoare la un activ se înregistrează prin reducerea soldului venitului amânat cu
suma rambursabilă.
Restituirea unei subvenții aferente veniturilor se efectuează fie prin reducerea veniturilor amânate, dacă
există, fie, în lipsa acestora, pe seama cheltuielilor. În măsura în care suma rambursată depășește venitul

67
amânat sau dacă nu există un asemenea venit, surplusul, respectiv valoarea integrală restituită, se recunoaște
imediat ca o cheltuială58.

În contabilitate, primirea cofinanțării private se înregistrează utilizând contul 581 „Viramente interne”
pentru cofinanţarea din fonduri proprii.
Pentru alt tip de cofinanțare decât cea din surse proprii se utilizează un analitic al contului 461 „Debitori
diverși”.

III.5 PREFINANŢAREA

PREFINANŢAREA reprezintă sumele transferate din instrumente structurale către beneficiarii care sunt
entităţi publice locale finanţate integral din venituri proprii şi/sau finanţate parţial de la bugetele locale, prin
plată directă ori prin plată indirectă, în stadiul iniţial pentru susţinerea începerii derulării proiectelor şi/sau pe
parcursul implementării acestora, în condiţiile prevăzute în contractul de finanţare. Pot beneficia de
prefinanţare şi organizaţiile de drept privat.

În cazul în care beneficiarul (Solicitantul) este finanţat integral din bugetul de stat, bugetul asigurărilor
sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale, acesta poate solicita prefinanţare doar pentru partenerii săi,
în condiţiile menţionate în acordul de parteneriat, nu şi pentru el.

În vederea stabilirii valorii prefinanţării și încasării, Beneficiarul, conform Instrucţiunii 24, va trebui să
depună la AM/OIPOSDRU delegat următoarele documente:
 Cererea de prefinanţare;
 Formularul de identificare financiară şi comunicarea/convenţia emisă de Trezorerie/banca
comercială privind deschiderea contului dedicat Proiectului;
 Repartizarea prefinanţării pe parteneri, respectiv Anexele A1 şi B1 sau A2 şi B2 ale Instrucţiunii 24;
 Acordul de parteneriat.

În cazul proiectelor finanţate din cadrul axelor prioritare 1-6 ale POSDRU, prefinanţarea se acordă în două
tranşe, în procent de maxim 10% din valoarea totală eligibilă a Proiectului, numai în următoarele condiţii:
 prima tranşă de prefinanţare va fi de maximum 5% din valoarea totală eligibilă a proiectului cererea
fiind depusă la semnarea contractului;
 a doua tranşă de prefinanţare va fi de maximum 5% din valoarea totală eligibilă a proiectului şi va
putea fi depusă doar în termen de 10 zile de la autorizarea şi plata unei/unor cereri de rambursare
care cuprinde cheltuieli validate în valoare de minimum 60% din valoarea primei tranşe de
prefinanţare, dar nu mai târziu de 3 luni de la data primirii acesteia.

Transferul sumei aferente primei tranşe de prefinanţare din contul AM în contul beneficiarului (indiferent
care este acesta) se va efectua în termen de 15 zile calendaristice de la data înregistrării cererii de
prefinanţare, dar nu mai devreme de îndeplinirea clauzei suspensive.

Sumele primite de către Solicitant în contul de prefinanţare vor fi virate, în termen de 5 zile calendaristice de
la data încasării, în conturile partenerilor dedicate prefinanţării sau10 zile pentru partenerul înregistrat fiscal
în alt stat membru al UE.
Prefinanţarea se va recupera integral prin deducerea a 20% din fiecare cerere de rambursare intermediară
depusă de beneficiar şi validată de AM/OIPOSDRU delegat. Procentul de 20% se va aplica la valoarea
totală eligibilă a cererii de rambursare intermediare, aceasta cuprinzând atât cheltuielile eligibile cât şi TVA-
ul eligibil aferent.

58
O.M.F.P. nr. 3.055/2009, art. 238
68
! Nu se respectă procentul de 20% dacă:
 Prefinanţarea nu se recuperează integral până la cererea de rambursare finală;
 Diferenţa de recuperat din prefinanţare este mai mică decât valoarea a 20% din respectiva cerere de
rambursare validată.

! Prefinanţarea nu se recuperează din Cererile de plată. Beneficiarul trebuie însă să respecte

cumulativ următoarele condiţii:
 depune trimestrial o cerere de rambursare obişnuită.
 valoarea cererii de rambursare trebuie să fie egală sau mai mare cu suma prefinanţării de
recuperat aferentă sumelor primite pe Cerere de plată.
În cazul nerespectării acestor condiţii se suspendă aplicarea mecanismului cererilor de plată până la
recuperarea integrală a prefinanţării aferente cererilor de plată achitate până în acel moment.

În cazul în care prefinanţarea nu s-a recuperat integral înainte de Cererea de rambursare finală, diferenţa
rămasă nerecuperată trebuie plătită de către Beneficiar în contul AMPOSDRU, în termen de 15 zile
calendaristice de la notificarea transmisă de către AM/OIPOSDRU delegat şi transmis OP şi extrasul de
cont. Dacă nu se respectă condiţiile de recuperare menţionate mai sus, AMPOSDRU poate recupera
prefinanţarea din cererea de rambursare finală sau dacă valoarea de recuperat este mai mare decât valoarea
din cererea finală, se vor face demersuri legale pentru recuperarea integrală a acesteia.

Beneficiarul are obligaţia să restituie prefinanţarea, inclusiv penalităţi de întârziere de 0,1% pentru
fiecare zi, dacă:
 Nu face dovada încheierii unui contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuție de lucrări
cu un operator economic în termen de 60 de zile de la acordarea prefinanțării;
 Dacă nici o cerere de rambursare nu a fost depusă în termen de 45 de zile de la data primirii
prefinanțării;
 AMPOSDRU nu poate recupera 60% din valoarea primei cereri de prefinanţare în termen de 3 luni
de la acordarea acesteia.

AMPOSDRU va fi informată despre restituire și se va anexa o copie după ordinul de plată şi extrasul de cont
ce reflectă operaţiunea.
Diferenţa dintre dobânda acumulată în contul dedicat prefinanţării rămasă disponibilă în cont şi valoarea
cumulată a impozitelor aferente dobânzilor se raportează AM şi se virează în contul din care a fost plătită
prefinanţarea, cel târziu înainte de depunerea ultimei cereri de rambursare.

III.6 RAPORTARE FINANCIARĂ

Raportarea financiară trebuie corelată cu:

 raportarea tehnică;
 bugetul proiectului (bugetul cost unitar şi bugetul sintetic) aprobat;
 graficul desfăşurării activităţilor din Cererea de finanţare.
Termenele la care trebuie depuse documentele prin care se realizează raportarea financiară trebuie
respectate, și anume:
 Graficul estimativ privind depunerea cererilor de rambursare (anexa 26 a Instrucţiunii 87) - 10 zile
de la semnarea contractului de finanţare și ulterior la depunerea fiecărei cereri de rambursare;
 Graficul estimativ privind depunerea cererilor de plata (anexa 27 a Instrucţiunii 87), la fiecare cerere
de rambursare;
 Cererile de rambursare cu anexele aferente Instrucţiunii 73 și instrucțiunii 87 şi însoţite de rapoartele
auditorului;
 Cereri de plată (după caz);
 Cereri de rambursare suplimentare (dacă este cazul);
 Formularul 9 - Notificarea privind reconcilierea contabilă.

69
Documentele care însoțesc cererea de rambursare, conform Instrucțiunilor 73 și 87, se regăsesc în Anexa 1
la prezentul suport de curs.

Prima cerere de rambursare trebuie depusă la AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, conform „Notei privind
clarificarea aspectelor referitoare la termenul de depunere a primei cereri de rambursare pentru cheltuielile
efectuate în cadrul contractelor de finanţare aferente proiectelor aprobate în cadrul Cererilor de propuneri de
proiecte lansate în anul 2013” din 08.05.2014, în termen de 30 de zile de la data informării de către
OI/OIR, privind ridicarea clauzei suspensive.

Cereri de rambursare intermediare, conform completate conform anexei 1 a Instrucţiunii 73, cu

modificările aduse prin contractul de finanțare, se depun la intervale de maximum 3 luni la
AMPOSDRU/OIPOSDRU, împreună cu un raport de verificare a cheltuielilor emis de către auditorul
financiar independent. Cererea de rambursare trebuie să fie semnată, datată de către auditor şi să poarte
menţiunea “Transmis spre auditare”.

! În cazul în care raportul auditorului evidenţiază cheltuieli neeligibile, acestea nu trebuie incluse în
evidenţa cheltuielilor.

Evidenţa cheltuielilor eligibile se va completa în ActionWeb după auditarea tuturor cheltuielilor ce fac
obiectul raportării, corelate cu activităţile din RTF.

Documentele justificative, pentru sumele raportate în Evidenţa de cheltuieli generată de ActionWeb,

trebuie:
 Să fie întocmite conform prevederilor legale, să fie datate şi semnate de expertul contabil şi
înregistrate în contabilitate, să existe în original şi să conţină ştampila „Solicitat rambursare FSE -
POSDRU/Call/DMI/ID proiect în sumă de…………..”
 Să fie evidenţiate în Registrele de casă, atunci când plăţile se realizează prin casierie;
 În balanţele de verificare lunare sunt reflectate toate operaţiunile referitoare la implementarea
proiectului, pe conturi analitice distinct;
 Fişele mijlocelor fixe, fişa de evidenţă a obiectelor de inventar sau fişa de magazie, NIR-uri, Bonuri
de consum, Proces-verbal de recepţie/punere în funcţiune (unde este cazul), există în original, sunt
semnate şi stampilate;
 Să existe decizii, note de fundamentare sau alte documente care angajează şi justifică o cheltuială
eligibilă proiectului efectuată de către Beneficiar sau de parteneri (dacă este cazul);
 Facturile parţial acceptate să conţină suma acceptată şi suma rămasă de plătit;
 Plăţile si cheltuielile efectuate să fie în conformitate cu angajamentele legale încheiate;
 Să respecte condiţiile generale de eligibilitate a cheltuielilor din cadrul proiectului, conform
subcapitolului 3.1.3 Eligibilitatea cheltuielilor din Ghidul Solicitantului – Condiţii Generale din
2013, respectiv:
 să fie efectiv plătită de către beneficiar de la data intrării în vigoare a contractului de finanţare
sau de la data menţionată în contractul de finanțare;
 să fie necesară și prevăzută în bugetul proiectului;
 să fie în conformitate cu principiile unui management financiar riguros, având în vedere
utilizarea eficientă a fondurilor şi un raport optim cost-eficienţă;
 să fie înregistrată în contabilitatea Beneficiarului/Partenerului/Partenerilor, să fie
identificabilă, verificabilă şi să fie dovedită prin facturi, în conformitate cu prevederile
legislaţiei naţionale sau de alte documente contabile cu valoare probatorie și să nu fi făcut
obiectul altor finanţări publice;
 să fie în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale şi comunitare şi cu prevederile
contractului de finanţare;
 să fie menţionată în lista cheltuielilor eligibile prevăzută în Ghidul Solicitantului – Condiţii
Specifice pentru fiecare cerere de propuneri de proiecte.
 Cheltuielile efectuate să fie încadrate corect pe capitolele din buget;
 Cheltuielile din cadrul proiectului să fie efectuate în limita bugetului aprobat;
70
  Cheltuielile efectuate să se încadreze în limitele/plafoanele procentuale stabilite prin contractul de
finanţare (cheltuieli de tip FEDR; cheltuieli generale de administraţie, subcontractare);
 Cheltuielile efectuate în cadrul proiectului sunt eligibile conform Ordinului 1117/2170 din 23 august
2010;
 Să existe declaraţia pe propria răspundere privind existenţa/inexistenţa veniturilor generate de
proiect;
 În cazul în care există modificări la condiţiile iniţiale ale proiectului, acestea au fost comunicate la
timp;
 Beneficiarul şi partenerii din proiect asigură cofinanţarea conform Contractului de finanţare şi
Acordului de parteneriat.

Beneficiarii care apelează la mecanismul Cererilor de plată pot depune o singură cerere de plată pe lună, cu
o valoare de minim 5.000 RON.
Pe originalele facturilor incluse în cererile de plată se va menţiona şi “Factura a fost inclusă în cererea de
plata nr……/…….”.

! Toate facturile/ștatele de salarii/centralizatoarele pentru acordarea burselor, subvenţiilor şi

premiilor introduse într-o Cerere de plată trebuie acceptate la plată, prin sigiliul şi semnătura “Bun
de plată”, în 3 zile lucrătoare.
! Pentru Cererile de plată, Beneficiarul are obligaţia depunerii documentelor justificative în procent
de 100%.
! Pentru primirea sumelor aferente Cererilor de plată, Beneficiarul are obligaţia deschiderii unui
cont de disponibilităţi distinct la trezoreria statului de tipul 50.14.01. (în cazul în care nu are deja
deschis un astfel de cont) şi să transfere, în termen de o zi, sumele cuvenite fiecărui partener, inclusiv
cele cuvenite lui, în conturile de disponibil distincte.
! În termen de maximum 5 zile lucrătoare de la încasarea sumelor, beneficiarii/partenerii trebuie să
efectueze plata pentru documentele înscrise în Notificarea transmisă de AM/OIPOSDRU, iar în
maximum 10 zile lucrătoare de la data încasării, trebuie să depună Cererea de rambursare aferentă
Cererii de Plată.
! Beneficiarii vor trebui să asigure contribuția proprie pentru toate facturile/ștatele de
salarii/centralizatoarele pentru acordarea burselor, subvenţiilor şi premiilor introduse într-o Cerere
de plată.

Cererea de rambursare suplimentară este o cerere de rambursare ce conţine exclusiv cheltuieli ce se

declară eligibile ca urmare a soluţionării unor contestaţii/concilieri în cadrul AMPOSDRU sau în urma
anulării unei suspiciuni de neregulă.

! Cererea de rambursare finală, se va depune în maximum 30 de zile de la finalizarea implementării

Proiectului.

Formularul 9 - Notificare privind reconcilierea contabilă se transmite în 30 de zile de la plata cererii de

rambursare finală şi conţine doar sume ce au fost transferate ca prefinanţare sau rambursare. Pentru
contractele noi (2014), teremenul este de 30 zile de la încheierea exerciţiului financiar.

71
III.7 TAXA PE VALOAREA ADĂUGATĂ
REFERINȚE PRIVIND TAXA PE VALOAREA ADĂUGATĂ

Condiții generale pentru ca o cheltuială să fie eligibilă59:

 să fie efectiv plătită de către beneficiar, între 1 ianuarie 2007/data specifică și 31 decembrie 2015, de
la data intrării în vigoare a contractului de finanțare/deciziei de finanțare;
 să fie însoțită de facturi, în conformitate cu prevederile legislației naționale sau de alte documente
contabile cu valoare probatorie, echivalentă facturilor, pe baza cărora cheltuielile să poată fi auditate
și identificate;
 să fie în conformitate cu prevederile deciziei/ordinului de finanțare sau ale contractului de finanțare,
încheiat de către AM sau OI, pentru și în numele acesteia;
 să fie conformă cu lista cheltuielilor eligibile din Ordinul specific POSDRU.

În mod specific, în cadrul POSDRU, AM a precizat o serie de condiții care trebuie să fie, de asemenea,
îndeplinite cumulativ pentru ca o cheltuială să fie considerată eligibilă, și anume60:
a. să fie necesară pentru realizarea proiectului;
b. să fie prevăzută în bugetul estimativ al proiectului;
c. să respecte principiile unui management riguros;
d. să nu fi făcut obiectul altor finanțări publice.

! Cheltuieli neeligibile generale sunt:

 taxa pe valoarea adăugată deductibilă;
 dobânda și alte comisioane aferente creditelor;
 cheltuielile colaterale care intervin într-un contract de leasing;
 achiziția de echipament second-hand;
 amenzi, penalități și cheltuieli de judecată;
 amortizare;
 cheltuieli pentru locuințe, achiziție imobile, teren - în funcţie de anumite condiții.

! Documente necesare pentru rambursarea TVA nedeductibil eligibil

 Declarație pe propria răspundere privind nedeductibilitatea TVA aferentă cheltuielilor eligibile cuprinse
în cererea de rambursare (conform anexei 2 la instrucțiunea aprobată prin Ordinul MAEur nr. 204/2011
cu modificările și completările ulterioare) certificată de organul fiscal competent din subordinea ANAF,
ștampilată și semnată de către conducătorul organului fiscal pe fiecare pagină din declarație.
 Certificat privind nedeductibilitatea TVA aferente cheltuielilor cuprinse în cererea de rambursare
completat de către ANAF (conform Anexei 2 la Ordinul MFP nr. 33/ 2012).

! Condiții necesare pentru restituirea TVA

Menținerea destinației bunurilor și asigurarea exploatării, mentenanței bunurilor/echipamentelor pe o

perioadă de 3 ani după finalizarea proiectului.
Beneficiarii care, potrivit prevederilor Codului fiscal, îşi exercită dreptul de deducere a TVA aferentă
cheltuielilor eligibile, au obligaţia să restituie la bugetul de stat sumele reprezentând TVA dedusă, a cărei
contravaloare a fost plătită beneficiarilor61.

59
Hotărârea nr. 759/2007
60
Ghidul Beneficiarului pentru proiecte finanțate prin POSDRU
61
OUG 64/2009, art. 15
72
III.8 AUDIT.

REGLEMENTARI
Comisia Europeană a stabilit responsabilitățile în materie de gestiune și control ale programelor și
proiectelor pe care le co-finanțează.
Responsabilitățile referitoare la auditul financiar se referă la faptul că62:
 statele beneficiare trebuie să aplice sisteme de control și de gestionare adecvate;
 CE trebuie să se asigure că sistemele funcționează eficient pe parcursul perioadei de aplicare a
programelor operaţionale.
Obiectivul principal al unui audit financiar este acela de a stabili în ce măsură cheltuielile prezentate de
beneficiari în cadrul declarațiilor de cheltuieli respectă criteriile de eligibilitate.
Contractul de finanțare aplicabil fiecărui apel de proiecte prevede atribuțiile și obligațiile beneficiarilor cu
privire la auditarea financiară a cheltuielilor incluse în Evidența Cheltuielilor. De regulă, aceste prevederi
specifice se regasesc în cadrul secțiunii privind „Rambursarea cheltuielilor”.
Principalele obligații ale beneficiarilor în cadrul proiectelor finanțate prin POSDRU, cu privire la auditarea
cheltuielilor, sunt63:
 fiecare Cerere de Rambursare („CR”) trebuie să fie însoțită de un raport de verificare a cheltuielilor,
întocmit de un auditor financiar independent și autorizat, în condițiile legii. În acest sens,
beneficiarul trebuie să se asigure că auditorul financiar contractat este membru valid și activ al
CAFR, respectiv că nu a fost sancționat de aceasta în ultimii 3 ani (să aibă gradul A);
 auditorul financiar trebuie să verifice dacă toate cheltuielile declarate de beneficiar în Cererea de
Rambursare „sunt reale, înregistrate în contabilitate și în evidența cheltuielilor și sunt eligibile”;
 auditorul financiar va emite Raportul de verificare a cheltuielilor în conformitate cu formatul
standard furnizat de AM POSDRU;
 beneficiarul trebuie să pună la dispoziția auditorului financiar „toate documentele și/sau informațiile
solicitate și să asigure toate condițiile pentru verificarea cheltuielilor”.

Cadrul profesional în care se desfășoară, în acest moment, auditul financiar aferent proiectelor finanțate prin
POSDRU este ISRS 4400 – „Angajamente pentru efectuarea procedurilor convenite privind informaţiile
financiare”64.
ISRS 4400 stabilește reguli şi oferă recomandări cu privire la responsabilităţile profesionale ale auditorului
atunci când este încheiat un angajament de efectuare a procedurilor convenite privind informaţii financiare şi
la forma şi conţinutul raportului pe care auditorul îl emite în legătură cu un astfel de angajament.
Principalul atribut al acestui tip cadru de auditare îl reprezintă faptul că auditorul furnizează un raport asupra
constatărilor efective ale procedurilor convenite și nu exprimă nicio asigurare. Fără asigurare, utilizatorii
raportului evaluează pentru ei înşişi procedurile şi constatările raportate de către auditor şi conturează
propriile lor concluzii care decurg din audit.

Pentru punerea în aplicare a prevederilor privind auditul financiar din contractul de finanțare, AM POSDRU
emite instrucțiuni specifice.
La această dată, sunt în vigoare Instrucțiunile 3 și 4 din 23.01.2009. Acestea includ Termenii de Referință
(Specificațiile Tehnice) privind activitatea auditorului financiar.

RECOMANDĂRI
 Asigurați-vă că bugetul din CF este suficient pentru contractarea unor servicii de auditare financiară
adecvate;
 Auditul financiar este o activitate obligatorie – acordați-i atenția adecvată;

62
Regulamentul CE nr. 1083/2006, Art. 72
63
Contractul de finanțare, Art. 7, al. (13)-(19) – în variantele de contracte încheiate până în anul 2010; Art. 5, cap. D, al. (9) – (14 – în varianta din decembrie
2013
64
Hotărârea CAFR nr. 73 din 20/09/2006 privind aprobarea procedurilor pentru controlul calității de audit financiar și a serviciilor conexe a acestuia – vezi
www.cafr.ro
73
  Misiunea de audit nu este una de control, ci una de diligență. Beneficiarii trebuie să respecte
procedurile auditorilor;
 Unele solicitări ale auditorului pot părea nerelavante, inutile sau chiar excesive. Anumite teste și
probe de audit pe care auditorul le proiectează îi sunt necesare pentru formularea unei concluzii
(opinii) cu privire la anumite tipuri de cheltuieli;
 Asigurați-vă de faptul că auditorul contractat are cunoștințele, timpul și disponibilitatea de a derula
în mod profesionist misiunea de audit;
 Desemnați o persoană responsabilă cu relația cu auditorul (de obicei Responsabilul financiar).
Aceasta trebuie să aibă cunoștințe detaliate despre Termenii de referință pentru activitatea
auditorului;
 Planificați o întâlnire preliminară cu auditorul, înaintea începerii activității, pentru a înțelege cât mai
bine obiectivele, modul de lucru, tipurile de documente solicitate, timpul estimat pentru finalizarea
misiunii de audit;
 Acordați resursele necesare și suficiente pentru ca auditul să se deruleze în mod eficient, astfel încât
rezultatele acestuia să fie semnificative;
 Prezentarea documentelor supuse auditării trebuie făcută în ordinea și pe baza Evidenței Cheltuielilor
(nu în ordine cronologică sau în ordinea înregistrării în contabilitate).
 În cazul partenerilor externi, este posibil ca aceștia să includă în bugetul propriu și să efectueze
auditarea cheltuielilor proprii de către un auditor rezident în țara de origine. Astfel, auditorul
întregului proiect nu va relua verificarea acestor cheltuieli, ci va include în raportul său concluziile
auditorului contractat de partenerul extern.

GREȘELI FRECVENTE
 Tratarea activității de audit ca pe o formalitate, neacordându-i importanța cuvenită. Rezultatul poate
fi un Raport de audit în care să fie evidențiate cheltuielile neeligibile;
 Unii beneficiari nu acordă timp suficient auditorului pentru a finaliza activitatea de audit. În acest fel,
se pot face erori inclusiv în ceeea ce privește nedescoperirea unor cheltuieli neeligibile;
 Achiziția unor servicii de audit ieftine, având ca unic criteriu prețul, generează un Raport de audit
formal, care nu aduce niciun folos beneficiarului.

Lista de verificare a documentelor administrative pe care le poate solicita auditorul financiar:

 Modificări în bugetul estimat al proiectului;
 Schimbarea contului special pentru proiect;
 Înlocuirea sau introducerea de membri noi în echipa de management;
 Modificarea duratei de implementare;
 Suspendarea executării contractului;
 Alte modificări.

Documentația care trebuie pregătită în vederea auditării include:

 Evidența cheltuielilor;
 Extrasele de cont;
 Registrele și înregistrările contabile;
 Balanțele contabile;
 Documentele justificative (dosare achiziții publice, facturi, ștate de plată, contracte, etc.);
 Raportul tehnico-financiar;
 Cererea de rambursare.

Exemple de erori uzuale identificate în cursul auditului financiar

 Totalul de plată este incorect;
 Valoarea facturii nu coincide cu suma din contract;
 Plata facturii a fost efectuată înainte de data stabilită în contract;
 Suma înscrisă în OP este superioară sumei datorate;
 Denumirea furnizorului sau contul sunt incorecte;
74
  Lipsa documentelor pentru atestarea constituirii garanției de bună execuție;
 Ștatele de plată nu sunt înregistrate la ITM;
 Numărul de ore înscrise în pontaj nu coincide cu numărul de ore din raportul de activitate, din ștatul
de plată, respectiv din contractul de muncă.

III.9 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR

III.9.1 Cheltuieli cu personalul
Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
Salarii şi asimilate acestora:
 salarii
 prime, stimulente, bonusuri, ore suplimentare (conform legislaţiei în vigoare)
Onorarii (inclusiv taxele şi contribuţiile sociale aferente conform legislaţiei în vigoare)
Contribuţii sociale aferente cheltuielilor salariale
 contribuţii de asigurări sociale de stat
 contribuţii de asigurări de şomaj
 contribuţii de asigurări sociale de sănătate
 contribuţii de asigurări pentru accidente de muncă şi boli profesionale
 alte contribuţii.
Documente justificative la raportare pentru cheltuielile cu personalul
Salarii:
 contracte individuale de muncă, pe perioadă determinată sau nedeterminată, înregistrate în
REVISAL;
 acte adiţionale la CIM;
 contract de muncă la nivel de instituție / contract colectiv de muncă, însoțit de decizia de încadrare
pe post, etc.;
 decizii de numire ca expert în cadrul proiectului (în cazul în care activitatea pe proiect reprezintă
parte din totalul activității conform CIM);
 ștate de salarii (inclusiv liste de avans sau lichidare, după caz);
 fişe de pontaj (timesheet-uri), în cazul în care potrivit CIM expertul nu este alocat integral unei
activități din cadrul proiectului;
 fişe de post aferente activității prestate în cadrul proiectului;
 rapoarte de activitate (conform instrucțiunilor emise de AM POSDRU);
 primele, bonusurile, stimulentele, orele suplimentare trebuie să fie justificate în mod separat; acestea
pot fi plătite pe bază de Notă justificativă, în baza unor obligații legale sau contractuale sau în baza
unor activități prestate în cadrul proiectului.
Onorarii:
 contracte de prestări servicii încheiate în baza Noului Cod Civil (contracte de antrepriză);
 rapoarte de activitate (conform instrucțiunilor emise de AM POSDRU);
 fişe de pontaj (timesheet-uri);
 livrabilul întocmit de expert (dacă este cazul).
ATENȚIE
! Respectarea plafoanelor maximale precizate în fiecare apel de proiecte, pentru fiecare tip de expert sau
poziție în cadrul echipei de management; conform GHIDULUI SOLICITANTULUI– CONDIŢII
GENERALE, Proiecte de grant și proiecte strategice 2013, aceste plafoane se referă la salariul brut (fără
contribuțiile angajatorului);
! Plafoanele maximale nu reprezintă o indicație a valorii aferente salariilor, ci un plafon maxim; astfel,
fiecare expert este obligat să respecte legislația națională în vigoare cu privire la nivelul de salarizare.
Exemple:
 în cazul instituțiilor publice, finanțate integral de la bugetul de stat, trebuie respectate prevederile
Legii salarizării unitare pentru experții angajați de către instituție.
 în cazul beneficiarilor care funcționează în conformitate cu legi speciale (de ex. instituțiile de
învățământ – universitățile), fiind finanțați și din surse proprii, aceștia trebuie să respecte prevederile

75
 legislației specifice, dacă aceasta impune anumite restricții cu privire la nivelele de salarizare pentru
experții nominalizați în cadrul proiectelor.
! Încadrarea bugetară în funcţie de contract. În cadrul categoriei „Resurse Umane” se vor include doar
contractele de muncă și contractele de prestări servicii (conform Noului Cod Civil) sau contractele pentru
drepturi de autor cu persoane fizice. Contractele încheiate cu Persoane Fizice Autorizate („PFA”) sunt
incluse în categoria bugetară „Alte Tipuri de Costuri” – subcategoria „Cheltuieli subcontractate”.
Situația experților angajați de parteneri transnaționali
! În cazul în care experții sunt rezidenți în țara de origine a partenerului, aceștia vor încheia contractele de
muncă conform legislației aplicabile în țara de origine. Documentele justificative, cât și calculul costurilor
salariale, trebuie să fie conform legislației respective, însoțite de o justificare explicită a modului de calcul și
a bazei legale aplicabile.
Exemple:
 angajații unor instituții publice din Italia și Spania nu au la bază contracte individuale de muncă, ci
decizii de angajare pe o anumită poziție. Remunerația aferentă este stabilită în mod unitar conform
contractului colectiv de muncă sau similar;
 modul de calcul al salariului net, respectiv al contribuțiilor aferente nu este similar celui din
România. În acest sens, este necesar ca partenerul să realizeze un calcul detaliat al acestor costuri,
individual pentru fiecare expert, luând ca bază doar costul solicitat pe proiect.
! În cazul în care experții sunt rezidenți în România, trebuie să încheie contracte de muncă cu respectarea
evitării dublei impuneri, respectiv cu opțiunea privind reținerea integrală sau parțială a impozitului pe venit
la sursă.

GREȘELI FRECVENTE / RECOMANDĂRI

! Alegerea, în mod incorect, a modalității de angajare a experților, pe bază de CIM versus contracte de
prestări servicii (antrepriză).
Principalele criterii care trebuie luate în considerare sunt:
 regula privind angajarea de forță de muncă este CIM, cu respectarea prevederilor Codului Muncii.
Orice altă formă de angajare reprezintă o excepție;
 experții pe termen lung (respectiv cei angajați pe o perioadă mai mare de 6 luni consecutive), precum
și echipa de management a proiectului va fi angajată exclusiv în baza CIM;
 experții pe termen scurt (angajați pe o perioadă mai mică de 6 luni consecutive) pot fi angajați atât în
baza unui CIM, cât și a unui contract de prestări servicii;
 experții angajați în baza unui contract de prestări servicii trebuie să poată demonstra că nu desfășoară
activități dependente de angajator, nu utilizează resursele acestora, prestează activități pentru care
angajatorul nu are resurse proprii și finalizează activitatea cu un livrabil.

! Utilizarea contractelor pentru drepturi de autor pentru activități incompatibile cu acest tip de contract.
Acest tip de contract poate fi utilizat doar în cazul experților care prestează o activitate care se supune
legislației privind proprietatea intelectuală: prestațiile lectorilor, formatorilor, pentru elaborarea suportului
de curs, studii și cercetări, etc.
! Angajarea unor experți în cadrul proiectului, fără a ține seama de limita timpului maxim de lucru stabilită
prin contractul de finanțare – maxim 12 ore pe zi, respectiv maxim 60 de ore pe săptămână.

III.9.2 Cheltuieli cu cazarea, transportul și diurna.

Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
Transport de persoane (personal propriu, participanţi, alte persoane)
Reguli generale:
 se pot solicita cheltuieli cu deplasarea persoanelor la distanțe mai mari de 5 km față de locul de muncă;
 se solicită cheltuiala pe distanța dus-întors, pe ruta cea mai scurtă și economică;
 distanțele se stabilesc pe baza unor referințe acceptate ca fiind obiective (ex.: www.distanta.ro). Aceste
informații se includ în ordinul de deplasare sau într-un document echivalent (în cazul participanților).
Reguli specifice:

76
În cazul beneficiarilor – instituții publice În cazul beneficiarilor privați (care nu sunt instituții
publice)
Deplasări interne  avionul, pe orice distanţă, clasa economică;
a) cu avionul, pe orice distanţă, clasa economică;  trenul clasa a II-a pe distanțe sub 300 km (clasa
b) cu trenul, conform criteriilor specifice în funcție I sau vagonul de dormit, pentru distanțe peste
de distanță; 300 km);
c) cu navele de călători, după tariful clasei I;  navele de călători, după tariful clasei I;
d) cu mijloace de transport auto şi transport în  mijloace de transport în comun;
comun, după tarifele stabilite pentru aceste  mijloace de transport auto, maximum 7,5 litri
mijloace; combustibil/100 km;
e) cu mijloace de transport auto ale unităţilor;  rezervarea locurilor, suplimentele de viteză şi
f) cu autoturismul proprietate personală, numai cu comisioanele agenţiilor de voiaj/turism;
aprobarea prealabilă a ordonatorului de credite. În  taxi, la şi de la aeroport, gară, autogară sau port
acest caz, posesorul autoturismului va primi şi locul delegării ori locul de cazare;
contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100 km  taxele pentru trecerea podurilor;
parcurşi pe distanţa cea mai scurtă.  taxele de traversare cu bacul;
(Sursa: HG nr. 1.860/2006, Art. 13-16)  taxele de aeroport, gară, autogară sau port;
 alte taxe privind circulaţia pe drumurile publice.
Deplasări externe
a) cu avionul
- la clasa economică; prin excepție, la clasa
business, cu aprobarea instituției, în cazul în care se
poate dovedi că nu erau locuri la clasa economică și
deplasarea nu se putea amâna;
b) cu trenul;
- în general, la clasa I cu vagon de dormit, un loc în
cușeta de 2-4 locuri;
b) cu mijloace auto în situaţia în care cheltuielile
totale sunt inferioare tarifelor practicate în cazul
călătoriei cu avionul;
- Transportul dus-întors, pe distanța dintre aeroport
sau gară şi locul de cazare, se face cu mijloacele de
transport în comun sau cu taxiul. Pentru
îndeplinirea programului stabilit se pot închiria atât
mijloace de transport, în vederea deplasării în grup,
în interiorul țării de destinaţie, cât şi diferite
mijloace de comunicaţii, cu acordul prealabil al
conducatorului instituției (HG nr. 518/1995, Cap.
3)

Cazare
Cheltuielile de cazare sunt eligibile cu încadrarea în plafoanele maximale, stabilite prin Ordin privind
eligibilitatea cheltuielilor:
 600 lei pe zi/persoană pentru deplasările externe;
 300 lei pe zi/persoană pentru deplasările interne.

(Ordinul comun 1117/2170 din 17.08.2010)

77
În cazul beneficiarilor – instituții publice În cazul beneficiarilor privați (care nu sunt instituții
publice)
Cazare internă  cheltuielile de cazare - hoteluri, moteluri, etc.,
- aplicabil pentru locații la distanţă mai mare de 50 clasificate 3 stele sau margarete;
km de localitatea în care se află locul permanent de  taxa de parcare hotelieră, taxa de staţiune şi alte
muncă; taxe;
- cazarea în unități de cazare a căror clasificare este  micul dejun – dacă este inclus în costul cazării.
de maximum 3 stele sau margarete;
- în cazul în care cazarea s-a făcut într-o structură
de primire turistică de confort superior celei de 3
stele, se decontează numai 50% din tariful de
cazare perceput. (HG nr. 1.860/2006, Art. 26)
Cazare externă
- Plafonul de cazare se acordă în raport cu categoria
de diurnă în care se încadrează personalul, la
nivelul prevăzut pentru fiecare ţară în care are loc
deplasarea, potrivit anexei la HG 1860/2006 cu
modificările și completările ulterioare;
- Prin cheltuieli de cazare se înţelege, pe lângă
tarifele sau chiria plătite, şi eventualele taxe
obligatorii pe plan local, precum şi costul micului
dejun, atunci când acesta este inclus în tarif.
(HG nr. 518/1995, Art. 9)

Diurnă (pentru personalul propriu)

Reguli generale:
 numărul zilelor calendaristice - 24 de ore/zi delegare;
 diurna se acordă numai dacă delegarea este de minim 12 ore.
Cheltueilile de diurnă sunt eligibile cu încadrarea în plafoanele maximale, stabilite prin Ordin privind
eligibilitatea cheltuielilor:
 350 lei pe zi/persoană deplasări externe;
 200 lei pe zi/persoană deplasări interne.
(Ordinul comun 1117/2170 din 17.08.2010)
În cazul beneficiarilor – instituții publice În cazul beneficiarilor privați (care nu
sunt instituții publice)
Diurna internă Diurna internă și externă
 aplicabil pentru locații la distanţă mai mare de 5 km de  diurna legală pentru instituții
localitatea în care îşi are locul permanent de muncă; publice x 2,5 este integral
 indemnizaţie zilnică de delegare sau de detaşare de 13 lei. deductibilă fiscal;
(HG nr. 1.860/2006, Art. 9)  orice sumă peste aceasta, în limita
Diurna externă plafonului maximal, este eligibilă,
 diurna în valută se acordă la nivelul prevăzut pentru fiecare dar impozabilă ca venit suplimentar;
ţară în care are loc deplasarea;  restul regulilor sunt similare cu cele
 pentru fracţiunile de timp care nu însumează 24 de ore, pentru instituții publice.
diurna se acordă astfel: 50% până la 12 ore şi 100% pentru
perioada care depăşeşte 12 ore;
 personalul trimis în străinătate beneficiază de 50% din
diurna stabilită pentru ţara în care are loc deplasarea, în
cazul în care sunt suportate din alte surse cheltuielile pentru
masă.
(HG nr. 518/1995, Art. 7, 8 + Anexe)
78
RECOMANDĂRI
 Cheltuielile cu diurna, transportul și cazarea personalului propriu trebuie să fie justificate în relație
directă cu activitățile din graficul Gantt, precum și cu obiectivele proiectului; în lipsa acestor
justificări, cheltuielile pot fi considerate neeligibile;
 În cazul unor deplasări în grup, întocmiți documente centralizatoare, organizate pe locații sau cursuri,
pentru experții sau participanții care beneficiază de cheltuieli de transport și cazare, pentru eficiență
în urmărirea cheltuielilor;
 Solicitați experților sau participanților ca pe Ordinele de deplasare să înscrie, în mod clar, scopul
deplasării, precum și distanța în baza unei referințe identificabile (de ex.www.distanta.ro).

GREȘELI FRECVENTE
! Diurna e aferentă DOAR experților care au încheiat CIM. Nu se aplică contractelor civile și nici
participanților din grupul-țintă;
! În cazul unor experți angajați pe bază de contracte de tip antrepriză (contracte civile), solicitarea la
rambursare a cheltuielilor de transport și cazare în afara onorariului este considerată cheltuială neeligibilă;
Astfel, beneficiarii trebuie să întocmească astfel de contracte cu luarea în considerare a următoarelor criterii:
 fie include în onorarii toate costurile aferente ducerii la îndeplinire a obiectului contractului;
 fie include o sumă forfetară sau maximă pentru cazare și transport, cu specificarea că aceasta va fi
suportată de expert, fiind ulterior decontată și plătită de beneficiar.
! Deși calculul cheltuielii cu transportul auto este făcut în mod corect, documentul justificativ primar nu
acoperă integral suma solicitată spre rambursare.

III.9.3 Cheltuieli pentru subvenții (ajutoare, premii) și burse.

Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
Subvenții (ajutoare, premii) acordate pentru elevi, studenți, tineri absolvenți, ucenici și însoțitorii acestora;
Subvenții (ajutoare, premii) pentru angajatori:
a. subvenții (ajutoare, premii) pentru întreprinderile care angajează ucenici, tineri absolvenți;
b. subvenții (ajutoare, premii) pentru plata salariilor noilor angajați, pe o perioadă stabilită în Ghidul
solicitantului;
c. alocații financiare pentru întreprinderile ai căror angajați sunt implicați în programe de formare
profesională continuă, în vederea suplinirii absenței acestora în perioada de formare;
d. subvenții (ajutoare, premii) pentru plata salariilor angajaților din întreprinderile sociale.
Subvenții (ajutoare, premii) pentru angajații care fac parte din grupuri vulnerabile și au nevoie de sprijin
financiar suplimentar în vederea participării la formarea profesională continuă sau la programe de
ucenicie (de exemplu, persoane care aparțin minorităților etnice, persoane cu dizabilități, persoane care
trăiesc în comunități izolate/sărace, alte persoane dezavantajate);
Subvenții (ajutoare, premii) pentru participanți șomeri și persoane inactive;
Subvenții (ajutoare, premii) pentru persoane aparținând grupurilor vulnerabile;
Subvenții (ajutoare, premii) pentru cursanți pe perioada derulării cursurilor;
Subvenții (ajutoare, premii) pentru înregistrarea drepturilor de autor;
Subvenții (ajutoare, premii) pentru servicii sociale de îngrijire pentru persoanele dependente (bătrâni,
copii, persoane cu dizabilități);
Premii în cadrul unor concursuri;
Burse de studii pentru elevi, studenți, doctoranzi;
Burse postdoctorat;
Burse sociale;
Burse de merit.

Documente justificative la raportare

Reguli generale:
 trebuie să fie menționate în mod expres și detaliat în cadrul cererii de finanțare și a bugetului aferent;
 se pot acorda doar persoanelor din grupul-țintă.

79
Documentele care, în mod uzual, stau la baza justificării acestora sunt:
Subvenții
 regulamentul acordării subvențiilor către grupul-țintă (de ex.: Regulament intern privind acordarea
subvențiilor unor categorii defavorizate, primilor 10 cursanți, etc.);
 documente justificative privind apartenența la grupul-țintă (de ex.: persoane defavorizate, grupuri
vulnerabile, documente privind înregistrarea ca șomeri, etc.);
 documente justificative privind îndeplinirea condițiilor în ceea ce privește primirea subvențiilor (de
ex.: liste de participare la cursuri, rezultate oținute la teste de verificare, etc.).
Burse
 regulamentul privind selectarea bursierilor (de ex.: Regulament intern, concurs, etc.);
 documente justificative privind apartenența la grupul-țintă (de ex.: diploma de absolvire, documente
privind înscrierea în programul de doctorat / post-doctorat, etc.);
 contract de studii;
 documente privind îndeplinirea obligațiilor din contractul de studii (de ex.: rapoarte științifice,
rapoarte ale conducătorilor de doctorat/cercetare, alte livrabile – articole publicate, etc.)

RECOMANDĂRI
 încheiați contracte cu fiecare beneficiar de subvenții sau premii;
 întocmiți câte un dosar cu fiecare dintre aceștia. Atenție la solicitarea de documente doveditoare
privind apartenența la grupul-țintă eligibil;
 efectuați plățile prin instrumente bancare. Plățile în numerar sunt adesea indicatori de posibile
fraude.

GREȘELI FRECVENTE
! lipsă contracte încheiate cu beneficiarii subvențiilor sau burselor;
! lipsă regulamente/reguli pentru acordare subvenții, premii;
! în cazul în care un bursier nu își completează integral programul și nu îl finalizează cu lucrarea pentru care
a fost admis, întreaga cheltuială cu bursele plătite până în acel moment este neeligibilă. Prin urmare, echipa
de management trebuie să urmărească constant și consecvent îndeplinirea obligațiilor asumate de către
bursieri.

III.9.4 Cheltuieli pentru derularea proiectului.

Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
Servicii de sonorizare
 în general, aceste cheltuieli sunt asociate organizării de evenimente, conferințe, cursuri, etc.
Traducere şi interpretare
 pot fi asociate organizării de evenimente, conferințe, cursuri, etc;
 pot fi de asemenea traduceri de documente pentru partenerii transnaționali, interpretariat în cadrul
unor conferințe, cursuri cu invitați transnaționali, etc.
Prelucrare date
Întreţinere, actualizare şi dezvoltare aplicaţii informatice
 achiziția de website-uri;
 dezvoltarea de aplicații informatice.
Achiziţionare de publicaţii, cărţi, reviste
 acestea trebuie să fie justificate în relație directă cu scopul și obiectivele proiectului și încadrate la o
activitate conform graficului Gantt.
Concesiuni, brevete, licenţe, mărci, etc.
 include programe informatice (de ex.: MS Windows sau similar, MS Office sau similar, etc.)
Materiale consumabile:
a) materii prime şi materiale necesare derulării cursurilor practice;
80
 b)cheltuieli cu hrana;
c)materiale direct atribuibile activităţilor de educaţie şi formare;
d)papetărie:
 se referă doar la acele consumabile al căror consum poate fi justificat în relație directă cu grupul-
țintă. A nu se include aici cheltuielile aferente derulării proiectului, respectiv cele asociate echipei de
management și experților de implementare;
 de ex.: hrana se poate solicita sub formă de catering pentru cursuri sau întâlniri aferente cursurilor de
formare sau sesiunilor de informare pentru grupul-țintă, dar nu pentru ședințe de planificare ale
echipei de management.

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE LA RAPORTARE

În general, pentru fiecare tip de cheltuială se solicită următoarele documente justificative:
 contractul de prestări servicii (unde se aplică);
 factură externă sau internă sau bon fiscal stampilat;
 avizul de însoţire a mărfii (daca este cazul);
 bonul de consum;
 proces verbal de recepție a lucrării;
 garanția de bună execuție;
 fișa obiectelor de inventar;
 registrul obiectelor de inventar;
 fișa mijloacelor fixe;
 registrul mijloacelor fixe.
În cazul cheltuielilor legate de hrană:
 pontaj de masă/borderou/lista participanți (în cazul serviciilor de tip „catering”)

RECOMANDĂRI
 încadrați fiecare cheltuială pe care intenționați să o solicitați spre rambursare în categoria cea mai
potrivită, conform bugetului proiectului;
 justificați cheltuielile ocazionate de activități în legatură directă cu grupul-țintă.

GREȘELI FRECVENTE. EXEMPLE

! Materialele consumabile aferente grupului-țintă sau utilizate în cadrul unor activități cu grupul țintă trebuie
justificate în mod temeinic, precum și însoțite de bonuri de consum. În caz contrar, acestea se pot încadra ca
și cheltuieli generale de administrație;
! Cheltuiala cu hrana nu reprezintă mese servite de către echipa de management sau de către experții de
implementare. Documentele de achiziție pentru alimente nu reprezintă justificarea eligibilității acestei
cheltuieli.

III.9.5 Cheltuieli aferente taxelor

Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
Taxe de certificare a competențelor (inclusiv taxe de certificare a competențelor profesionale obținute pe
alte căi decât cele formale);
Taxe de evaluare/acreditare/autorizare a programelor de formare/educație (inclusiv a acelora care
furnizează pregătirea teoretică în cadrul programelor de ucenicie);
Taxe de eliberare a certificatelor de calificare;
Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizează ucenicia la locul de muncă;
Taxe de atestare pentru persoanele din întreprinderi care au rol de maiștri de ucenicie;
Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competențe;
Taxe de participare la programe de formare/educație;
Taxe pentru înființarea întreprinderilor sociale.

81
DOCUMENTE JUSTIFICATIVE LA RAPORTARE
Reguli generale:
 taxele incluse în această categorie trebuie să fie în relație directă cu grupul-țintă;
 trebuie să fie necesare activităților proiectului și să fie obligatorii în vederea atingerii indicatorilor
și/sau a obiectivelor propuse prin proiect;
 se pot acorda doar în relație cu persoanele din grupul-țintă.

STUDII DE CAZ. EXEMPLE

 taxe de autorizare pentru cursuri (autorizări aferente Autorității Naționale pentru Calificări - ANC);
 taxe de admitere la cursuri de perfecționare (de ex.: cursuri organizate de operatori autorizați,
universități, etc.);
 taxe de admitere la programe de ucenicie.

GREȘELI FRECVENTE
! Taxele pentru participare la conferințe sau cursuri interne sau internaționale, care nu au legătură cu scopul
și indicatorii proiectului, nu sunt eligibile.
Exemplul 1: taxa pentru cursuri de perfecționare ale echipei de management, în domenii care nu fac obiectul
indicatorilor de proiect, cum ar fi achizițiile publice, management financiar, etc. Taxa pentru acces și
participare la conferințe internaționale ale experților, etc.;
Exemplul 2: taxa de participare la o conferință internațională nu este o cheltuială eligibilă, doar pentru faptul
că experții din cadrul proiectului au o legătură profesională cu tematica acelei conferințe.
! Orice taxe care nu au legatură cu grupul-țintă nu reprezintă cheltuieli eligibile.

III.9.6 Cheltuieli aferente activităților subcontractate (externalizate)

Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
4.1. Cheltuieli aferente diverselor achiziții de servicii specializate, pentru care beneficiarul nu are expertiza
necesară, inclusiv managementul proiectului și consultanță juridică;
4.2. Cheltuieli aferente contractelor încheiate cu operatori economici (inclusiv PFA) în vederea furnizării
unor servicii:
a) organizarea de evenimente;
b) pachete complete conținând transport, cazare și/sau hrana participanților/personalului propriu;
c) audit financiar extern;
d) expertiză contabilă;
e) editarea și tipărirea de materiale pentru sesiuni de instruire/formare;
f) editarea și tipărirea de materiale publicitare.

Reguli generale
Subcontractare (externalizare) reprezintă acel acord scris/contract încheiat în baza legislaţiei relevante, prin
care beneficiarul încredinţează o activitate sau o parte limitată a unei activităţi asumate prin cererea de
finanţare unei terţe persoane juridice, alta decât entităţile partenere.
Nu sunt eligibile:
 subcontractările care determină o creştere a costului de executare a operaţiunii, fără a aduce o valoare
adăugată;
 subcontractările în care plata se defineşte în procente din costul total al proiectului.
Subcontractorii se angajează să furnizeze organismelor de audit şi AM/OI toate informaţiile necesare privind
activităţile subcontractate.
Procentul maxim de subcontractare prevazut în Ghidul Beneficiarului pentru POSDRU: maxim 49% din
total buget cheltuieli eligibile (în acest plafon sunt incluse și cheltuielile de tip FEDR).
82
RECOMANDĂRI
 fiecare partener poate subcontracta acele servicii pentru care nu are expertiză în cadrul propriei
organizații, cu excepția serviciilor de management de proiect, care pot fi subcontractate doar de
beneficiar;
 serviciile subcontractate de fiecare partener trebuie să fie încadrate în graficul activităților Gantt,
precum și în Acordul de parteneriat;
 subcontractarea se face cu respectarea regulilor privind achizițiile în cadrul proiectului, conform
legislației aplicabile (a se vedea secțiunea „Achiziții”).

GREȘELI FRECVENTE
! Nu se pot subcontracta servicii pentru care beneficiarul (sau partenerii) au resursele necesare declarate ca
atare în cadrul cererii de finanțare. De ex., dacă există consilier juridic angajat în cadrul proiectului, nu se
pot subcontracta servicii juridice;
! Nu se pot subcontracta servicii partenerilor;
! Costul serviciilor subcontractate trebuie să fie justificat în mod economic, pentru a nu exista riscul ca
acestea să fie supraevaluate;
! În cazul subcontractării către PFA, costul serviciilor prestate de acestea trebuie să se încadreze în
plafoanele maximale admise pentru experți.

III.9.7 Cheltuieli pentru închirieri și leasing, necesare derulării activităților proiectului

Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
6.1. Închiriere (locații, bunuri):
a) închiriere sedii, inclusiv depozite;
b) închiriere spații pentru desfășurarea diverselor activități ale operațiunii;
c) închiriere echipamente;
d) închiriere vehicule;
e) închiriere diverse bunuri.
6.2. Rate de leasing plătite de utilizatorul de leasing pentru:
a) echipamente;
b) vehicule;
c) diverse bunuri mobile și imobile.

DEFINIȚII
Termenul „leasing”, în înțelesul prevăzut de legislația națională în vigoare, este de 2 tipuri65:
Leasing financiar - îndeplinește una sau mai multe dintre următoarele condiții, care se referă la:
1) riscurile și beneficiile aferente dreptului de proprietate;
2) obligația utilizatorului de a prelua dreptul de proprietate la finalul contractului;
3) dreptul utilizatorului de a opta pentru cumpărarea bunului, la un anumit preț maxim;
4) perioada de folosire a bunului în sistem de leasing;
Leasing operațional - operațiunea de leasing care nu îndeplinește nici una dintre condițiile prevăzute mai
sus.

Rata de leasing reprezintă:

 în cazul leasingului financiar, cota-parte din valoarea de intrare a bunului și a dobânzii de leasing.
Valoarea de intrare reprezintă valoarea la care a fost achiziționat bunul de către finanțator, respectiv

Art. 2 din OG nr. 51/1997 privind operațiunile de leasing și societățile de leasing, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 90/1998, republicată, cu
65

modificările și completările ulterioare

83
 costul de achiziție. Dobânda de leasing reprezintă rata medie a dobânzii bancare pe piața
românească;
 în cazul leasingului operațional, cota de amortizare calculată în conformitate cu actele normative în
vigoare și un beneficiu stabilit de părțile contractante.

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE LA RAPORTARE

Cheltuielile legate de leasing sunt eligibile în următoarele condiții66:
 Utilizatorul de leasing este beneficiarul cofinanțării din POSDRU.
 Ratele de leasing (exclusiv avansul și valoarea reziduală) plătite de utilizatorul de leasing locatorului,
însoțite de o factură achitată sau de un document contabil cu valoare justificativă echivalentă,
constituie o cheltuială eligibilă pentru finanțarea din POSDRU.
 Celelalte costuri legate de contractul de leasing (taxe, marja locatorului, costuri de refinanțare,
cheltuieli generale, cheltuieli de asigurare) sunt excluse din cheltuielile eligibile, rata de leasing fiind
eligibilă pentru finanțare din POSDRU.

RECOMANDĂRI
 cheltuiala cu leasingul unui echipament trebuie în mod obligatoriu să aibă o legatură directă cu
scopul și activitățile proiectului;
 atât chiria, cât și leasingul trebuie să fie justificate ca fiind realizate la prețul pieței, la data luării
deciziei; aceasta presupune ca beneficiarul să efectueze un studiu de piață.

GREȘELI FRECVENTE. EXEMPLE

! Conform Ordinului comun 1117/2170 din 2010, orice alte costuri în afara ratei de leasing sunt considerate
neeligibile. Acestea cuprind: taxe, marja locatorului, costuri de refinanțare, cheltuieli generale, cheltuieli de
asigurare.
! În acest sens, deși regulile de eligibilitate ale cheltuielilor prevăd ca fiind eligibile acele cheltuieli fără de
care nu s-ar putea realiza o activitate sau o parte din acea activitate, în sensul strict al înțelesului prevederii
Ordinului comun 1117/2170 din 2010, asigurarea de răspundere civilă e considerată cheltuială neeligibilă.
! În cazul unei achiziții de echipamente în sistem leasing, beneficiarul are obligația justificării alegerii
acestei opțiuni față de alternativa achiziției, atât prin prisma avantajelor economice, cât și a beneficiilor
pentru proiect, dar și prin prisma sustenabilității.

III.9.8 Cheltuieli de informare și publicitate

Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
a. producția materialelor publicitare și de informare;
b. tipărirea/multiplicarea materialelor publicitare și de informare;
c. difuzarea materialelor publicitare și de informare;
d. dezvoltare/adaptare pagini web;
e. închirierea de spațiu publicitar;
f. alte activități de informare și publicitate.

RECOMANDĂRI
 cheltuielile cu publicitatea trebuie justificate în scopul realizării promovării scopului și rezultatului
proiectului, nu al beneficiarului în general;
 se vor avea în vedere în mod strict regulile privind identitatea vizuală în cadrul contractelor
POSDRU, conform Manualului de identitate vizuală.

GREȘELI FRECVENTE. EXEMPLE

! Realizarea unui clip publicitar care are ca obiect, pe lângă activitățile din cadrul proiectului, și promovarea
beneficiarului în sine, nu reprezintă decât parțial o cheltuială eligibilă;

66
Ordin comun 1117/2170 din 2010
84
! Documentarea în cadrul unui clip publicitar a activităților realizate în cadrul unor sesiuni de formare sau
ateliere de lucru, chiar dacă prezintă grupul-țintă, nu reprezintă o cheltuială eligibilă decât dacă materialul
este diseminat în mod public și dacă prezintă în mod explicit realizarea obiectivelor propuse în cadrul
proiectului.

III.9.9 Cheltuieli de tip FEDR

Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
a. Terenuri
b. Amenajări de terenuri
c. Construcţii
d. Instalaţii tehnice
e. Mobilier, aparatură, birotică și echipamente de protecţie
a. Alte cheltuieli pentru investiţii
Reguli generale
În Ordinul comun 1117/2170 din 2010, se precizează anumite reguli privind cheltuielile de tip FEDR, cu
privire la:
a. Achiziția de terenuri
 nu trebuie să depășească 10% din costul total eligibil al proiectului;
 trebuie să fie în relație directă cu obiectivele proiectului;
 prețul trebuie să fie certificat de un expert independent cu privire la valoarea de piață.
b. Achiziția de bunuri imobile (clădiri, echipamente, etc.)
 să nu fi făcut obiectul unei finanțări nerambursabile în ultimii 10 ani;
 trebuie să fie în relație directă cu obiectivele proiectului;
 prețul trebuie să fie certificat de un expert independent cu privire la valoarea de piață.
De verificat:
 dacă cheltuielile se încadrează în suma stabilită în buget;
 existența mijloacelelor fixe;
 dacă s-au respectat instrucțiunile privind identitatea vizuală.

RECOMANDĂRI
 În cadrul Ghidului Beneficiarului, se precizează plafonul maxim în care trebuie să se încadreze
cheltuielile de tip FEDR; acesta reprezintă un procent aplicat cheltuielilor totale eligibile. De obicei,
acest procent variază între 10% – 15%, în funcție de tipul de apeluri de proiecte și axe;
 În cadrul acestei categorii, în afara de terenuri și clădiri, se achiziționează, de regulă alte bunuri de
folosință îndelungată, de natura imobilizarilor corporale (mijloace fixe);
 Deși atât partenerii, cât și beneficiarii pot achiziționa bunuri de tip FEDR, în vederea asigurării
sustenabilității proiectului este recomandabil ca acestea să fie achiziționate de beneficiar și date spre
utilizare partenerilor.

GREȘELI FRECVENTE
! Achiziționarea unor bunuri în exces, care nu pot fi justificate prin activitățile bugetate sau numărul de
experți (de ex.: achiziția unui număr mai mare de laptopuri decât numărul experților de implementare).

III.9.10 Cheltuieli generale de administrație (Cheltuieli indirecte) – „CGA”.

Ce tip de cheltuieli se pot solicita spre rambursare?
1.Cheltuieli aferente personalului administrativ și personalului auxiliar.
1.1. Salarii și asimilate acestora:
85
 a) salarii;
b) prime, stimulente, bonusuri, ore suplimentare (conform legislației în vigoare).
1.2. Contribuții sociale aferente cheltuielilor salariale și cheltuielilor asimilate acestora (contribuții
angajați și angajatori):
a) contribuții de asigurări sociale de stat;
b) contribuții de asigurări de șomaj;
c) contribuții de asigurări sociale de sănătate;
d) contribuții de asigurări pentru accidente de muncă și boli profesionale;
e) alte contribuții.
1.3. Onorarii (inclusiv taxele și contribuțiile sociale aferente conform legislației în vigoare).
1.4. Plata serviciilor pentru medicina muncii, prevenirea și stingerea incendiilor, sănătatea și securitatea în
muncă.
2. Utilități:
a) apă și canalizare;
b) servicii de salubrizare;
c) energie electrică;
d) energie termică și/sau gaze naturale;
e) telefoane, fax, internet, acces la baze de date;
f) servicii poștale și/sau servicii curierat;
3. Servicii de administrare a clădirilor:
a) întreținerea curentă;
b) asigurarea securității clădirilor;
c) salubrizare și igienizare.
4. Servicii de întreținere și reparare echipamente și mijloace de transport:
a) întreținere echipamente;
b) reparații echipamente;
c) întreținere mijloace de transport;
d) reparații mijloace de transport.
5. Arhivare documente.
6. Amortizare active.
7. Cheltuieli financiare și juridice (notariale):
a) prime de asigurare bunuri (mobile și imobile) și asigurarea medicală pentru călătoriile în
străinătate;
b) cheltuieli aferente deschiderii, gestionării și operării contului/conturilor bancare al/ale
proiectului;
c) cheltuielile aferente garanțiilor oferite de bănci sau alte instituții financiare;
d) taxe notariale.
8. Multiplicare, cu excepția materialelor de informare și publicitate.
9. Conectare la rețele informatice.
10. Cheltuieli aferente procedurilor de achiziție publică.
11. Abonamente la publicații de specialitate.
12. Materiale consumabile:
a) cheltuieli cu materialele auxiliare;
b) cheltuieli cu materialele pentru ambalat;
c) cheltuieli cu alte materiale consumabile.

DEFINIȚIE
Costurile indirecte sunt costurile efectuate de către Beneficiar şi/sau Parteneri, care nu sunt sau nu pot fi
atribuite în mod direct unei operaţiuni și nu pot fi măsurate corespunzător în legătură cu activitatea finanţată.

RECOMANDĂRI
 În cadrul contractului de finanțare, se precizează plafonul maxim în care trebuie să se încadreze
CGA; acesta reprezintă un procent aplicat cheltuielilor directe mai puțin celor de tip FEDR; de

86
 obicei, acest procent poate fi de 5%, 7% sau 15%, în funcție de tipul de beneficiar (instituții publice,
entități private) sau de proiect (grant sau strategic);
 Activitățile pesonalului auxiliar încadrat la CGA trebuie să fie justificate în cadrul proiectului. Nu
orice tip de expert poate fi inclus în această categorie (de ex.: personalul din cadrul unui departament
de asigurarea calității nu se justifică în cadrul unui proiect de formare; activitatea unei secretare de
rector din cadrul unei universități nu este eligibilă decât în cazul în care în fișa de post i se atribuie
activități specifice de suport în cadrul proiectului);
 În cadrul categoriei de „prime pentru bunuri mobile” se poate încadra asigurarea obligatorie auto sau
CASCO, excepție făcând autotovehiculele achiziționate prin leasing"
 Serviciile de mentenanță și reparații sunt eligibile doar dacă se referă la echipamente achiziționate în
cadrul proiectului sau în cazul celor puse la dispoziție de beneficiar sau parteneri în scopul derulării
proiectului; acestea trebuie detaliate astfel încât să se facă legătura cu activitățile din proiect;
 Cheltuielile cu utilitățile sunt eligibile în baza unei decizii a reprezentantului fiecărui partener, ca
procent din totalul cheltuielii realizate de acesta; criteriul de alocare a acestora trebuie să fie justificat
în mod obiectiv și rezonabil (de ex.: cheltuielile cu comunicațiile se alocă în funcție de numărul de
experți implicați în proiect, iar chetuielile cu apa, energia și căldura se aloca un funcție de suprafața
alocată desfășurării proiectului);
 Amortizarea este eligibilă doar în cazul în care bunul la care se referă este utilizat exclusiv în cadrul
proiectului și nu face obiectul unei achiziții în cadrul acestuia.

87
BIBLIOGRAFIE
 Ordinul MMFPSPV nr. 2591/2013
 Documentul Cadru de Implementare al POSDRU 2007–2013
 Decizia AMPOSDRU nr. 2 prin care se modifică art.17 alin 12 din modelul standard de notificare
AM/OI POSDRU delegat pentru modificarea contractului de finanţare strategic/grant ca urmare a
modificărilor legislative
 Ghidul Solicitantului - Condiţii Generale, subcapitolul 7.3 - “Aspecte financiare”
 Ghid privind relațiile de parteneriat între diverse entități de drept public și privat - Versiune
octombrie 2009
 HG nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operaţiunilor
finanţate
 prin programele operaţionale, cu modificările şi completările ulterioare;
 Hotărârea de Guvern nr. 218 din 23.03.2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor OUG nr. 64/2009
 Hotărârea de Guvern 518/1995
 Hotărârea de Guvern 1860/2006
 Hotărârea CAFR nr. 73 din 20/09/2006
 Instrucţiunea 82/29.11.2013 privind implementarea mecanismului decontării cererilor de plată
 Instrucţiunea 24 privind acordarea prefinanţării
 Legea contabilității nr. 82/1991, republicată
 Legea salarizării unitare
 Legea 53/2003, Codul muncii
 Manualul Beneficiarului
 Ordin 1117/2170/2010 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate şi a listei cheltuielilor eligibile în
cadrul operaţiunilor finanţate prin Programul operaţional sectorial „Dezvoltarea resurselor umane
2007–2013“
 Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 3055/2009 actualizat (curs valutar)
 OUG 64/2009 privind gestionarea financiară a instrumentelor structurale şi utilizarea acestora pentru
obiectivul de convergenţă, aprobată cu modificări prin Legea nr. 362/2009
 OUG 84/2013 pentru modificarea şi completarea OUG/64
 Regulamentul Parlamentului European și al Consiliului 1081/2006 (1304/2013), privind Fondul
Social European şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1784/1999
 Regulamentul Parlamentului European și al Consiliului nr. 1083/2006 (1303/2013), de stabilire a
anumitor dispoziții generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social
European și Fondul de coeziune și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999
 Regulamentul Parlamentului European și al Consiliului 1828/2006, stabilind regulile pentru
implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 în care se stabilesc prevederile
generale cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regionala, Fondul Social European si Fondul
de Coeziune şi pentru implementarea Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European
şi al Consiliului pentru Fondul European de Dezvoltare Regională
 Politici contabile şi proceduri contabile adecvate

88
Lista Anexelor
Anexa 1 Lista documentelor care însoțesc Cererea de Rambursare (Instrucțiunea 87/2014)
Anexa 2 Exemplu de completare al Anexa 24, Lista documentelor suport tehnice aferente eșantionului
Action Web (Instrucțiunea 87/2014)
Anexa 3 Exemplu de completare al Anexei 1 „Formatul standard al cererii de rambursare”
Anexa 4 Exemplu de formular completat al Anexei 26 Graficul estimativ privind depunerea CR
(Instrucțiunea 87/2014)
Anexa 5 Model Cash flow

89
Anexa 1 Lista documentelor care însoțesc Cererea de Rambursare (Instrucțiunea 87/2014)

CERERE DE RAMBURSARE
CONŢINUT CD/DVD/memory stick
(documente scanate doar după original)
Solicitant Activitate/subactivitate P1..Pn
Anexa 4 – FIF (doar la CR 1);
Manager proiect Expert
Anexa 5 – Lista experţilor din I 87;
Fişier PDF …
….
(cumulează şi vechea anexă 8 din I 73) Fişier Word cu linkuri …..
Folder livrabile …..
Livrab. 1
Anexa 6 – Rapoarte lunare de activitate Livrab. 2
(experți pe termen lung și experți pe termen scurt) …
……..
……..

Pontaje Beneficiar Pontaje P1

Anexa 7 – Fişe de pontaj
Exp. 1 Exp. 1
Exp.2 Exp.2
……. …….

Anexa 9 – Lista locaţiilor de implementare;

Anexa 10 – Planul achiziţiilor din I87 (cumulează şi înlocuieşte anexele 10.1, 10.2 şi 11 din I 73);
Anexa 12 – Lista cheltuielilor aferente procedurii de achiziţie publică;
Anexa 13 – Tabel lunar comisioane bancare;
Anexa 15 – declaraţie pe propria răspundere privind veridicitatea datelor introduse în AW;
Anexa 16 – declaraţie pe propria răspundere privind amortizarea (dacă este cazul);
Anexa 17 – lista documentelor justificative care angajează şi justifică plata, conform eşantionului generat de
AW + folder documente

Folder documente suport anexa 17

Folder “Resurse Umane” Folder “Alte tipuri de costuri”
Folder Beneficiar Folder P 1 Folder Beneficiar Folder P 1
Fişiere ID şi denumire cheltuială Fişiere ID şi denumire
- 5_salariu ianuarie manager cheltuială Fişiere ID şi denumire Fişiere ID şi
Popescu (va conţine scan cu cheltuială: denumire
documentele suport după cele - 5_salariu ianuarie consilier - fişier 1 cheltuială:
Ionescu - fişier 2 - fişier 1
originale) …….. - fişier 2
- 7_salariu formator ….
- 7_salariu formator Georgescu - …… ……..
- ……

Folder Participanţi Folder …. (denumire capitol bugetar)

Folder Beneficiar Folder P 1

Fişiere: Fişiere:
… …..
… …..

90
Anexa 19 – Declaraţie privind conformitatea documentelor
Anexa 21 – Registru Grup tinţă din I 87 + folder
Formulare de înscriere în Grupul ţintă + toate
documentele suport care dovedesc apartenenţa
la GT, pentru personale din perioada de
raportare.

Anexa 22 – Situaţia realizării indicatorilor din I 87

Anexa 23 – Lista persoanelor care au participat la realizarea
indicatorului … din I 87
+ link cu trimitere la documente justificative scanate (folder) Documente suport Anexa 23
Indicator ID… Indicator ID …

- doc. Beneficiar 1 - doc. Beneficiar

- doc Beneficiar 2 1
…….. - doc. Beneficiar
2
………
Anexa 24 (I 87) – Lista documentelor suport tehnice aferente
eşantionului generat de AW
Denumire documente de natură tehnică
- ID cheltuială AW

Anexa 25 (I 87) – Tabel centralizator privind veniturile din dobânzi

Anexa 26 (I 87) – Grafic estimativ al depunerii CR
Anexa 27 (I 87) – Grafic estimativ al depunerii CP
Anexa 28 (I 87) – Declaraţie pe propria răspundere privind numărul de proiecte.

Pe suport de hârtie, în 2 exemplare în original, semnate şi ştampilate, se vor depune:

 Anexa 1 (I 73) – Cererea de rambursare;

 Anexa 2 (I 73) – Evidenţa cheltuielilor generate de AW;

 Anexa 3 (I 73) – Raportul Tehnico-Financiar;

 Raportul de audit;

 Anexa 5 (I 87) – Lista experţilor;

 Proces Verbal de predare-primire pentru cele 2 CD-uri cu documente suport (I 73)

91
Anexa 2 Exemplu de completare al Anexei 24, Lista documentelor suport tehnice aferente
eșantionului Action Web (Instrucțiunea 87/2014)

LISTA DOCUMENTELOR SUPORT DE NATURA TEHNICĂ AFERENTE EȘANTIONULUI

DE CHELTUIELI (100% la prima cererere şi la cererea finală)
conform eșantionului generat de Action Web (100% la prima cererere şi la cererea finală)

CR nr. 2 ID proiect xyz

Nr Denumire document de natura tehnică ID articol de cheltuială (din Evidența

crt aferent articolului de cheltuială cheltuielilor)*

Nume Prenume Expert 1

- raport activitate luna … anul …
- denumire document 1 aferent activității ID x salariu net luna … anul ….Nume Prenume
1
expertului (în conformitate cu documentele Expert 1
prezentate în raportul de activitate, de ex.
procedura de selecție grup țintă etc)
Nume Prenume Expert n
- raport activitate luna … anul …
- denumire document 1 aferent activității
ID xsalariu net luna … anul ….Nume Prenume
2 expertului (în conformitate cu raportul de
Expert n
activitate, de ex. draft 1 procedura de lucru
parteneri, comunicat de presă din data
...,etc)
Nume Prenume Expert 1
- raport activitate luna … anul …
3 ID y contribuții BAS luna … anul ….
Nume Prenume Expert n
- raport activitate luna … anul …
idem nr. crt.1 si 2
Nume Prenume Expert 1
- raport activitate luna … anul …
….
4 ID z contribuții BS luna … anul ….
Nume Prenume Expert n
- raport activitate luna … anul …
idem nr. crt.1 si 2

5 Agendă intalnire de lucru…/data, minuta xxxx bilet tren

întâlnirii../data..etc.

6 Formular recrutare GT - x persoane - de la xxxx combustibil

nr … la nr…etc.
Tabel centralizator cu menționarea
numelor tuturor persoanelor cazate, a
xxxx factură cazare (pentru participanți sesiune
7 duratei cazării;
formare)
listă de prezență a participanților la
sesiunea de formare etc.
… ..

92
 Regulament de organizare concurs premii
Decizia reprezentantului legal/persoanei
abilitate privind acordarea premiului
Denumire document 1 privind xxxx premii
desfășurarea concursului
Denumire document n privind persoanele
premiate etc.
.. ......
Agendă atelier de bune practici,
Listă de prezență și document doveditor
xxxx materiale consumabile (materiale
pentru, distribuirea materialelor către
consumabile ateliere bune practici (50
participanți,
studenți*50lei/student)
Raport privind desfășurare atelier de bune
practici etc.

Nu se aplică xxxx Factură laptop

Machetă mapă, mapă etc xxxx Factură servicii de editare și tipărire mape

* cu exceptia cheltuielilor de la capitolul bugetar Cheltuieli indirecte/cheltuieli generale de

administrație

Manager de proiect

Responsabil financiar

Reprezentant legal

93
Anexa 3 Exemplu de completare al Anexei 1, Formatul standard al cererii de rambursare

Anexa 1 „Formatul standard al cererii de rambursare”

Nr. înreg. (Lider parteneriat/Beneficiar)/ Data Nr. înreg. (AM/OI) Data
……………./……………. ……………./…………….

Investeşte în oameni !
FONDUL SOCIAL EUROPEAN
Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013
Axa prioritară 3
Domeniul major de intervenţie 3.1
Titlul proiectului: se va completa conform contractului de finanțare
Numărul de identificare al contractului: POSDRU/Call/DMI/(S)/ID proiect

CERERE DE RAMBURSARE
NR. 1

Numele Liderului de parteneriat/Beneficiarului: ………………………………………………............

Adresa Liderului de parteneriat/Beneficiarului:……………………………………………………….
CUI/CIF: ……………………………
Nr. Telefon/fax: …………………………………..
Adresă e-mail: ……………………….
Perioada de referinţă: de la 01/03/2014 până la 31/03/2014
Tip cerere: intermediară
Subsemnatul/a, …….................... (nume reprezentant legal), prin prezenta cerere de rambursare solicit suma
totală de67 .................. lei, reprezentând cheltuielile efectuate în perioada declarată, atât în calitate de lider de
parteneriat/beneficiar cât şi de către partenerii din proiectul cu finanţare prin POSDRU.
-Lei-
din care: Deducerea
Valoarea Cheltuieli
Valoare prefinanţării
totală a Valoare solicitate
rambursabilă Cofinanţarea acordate
cererii de rambursabilă beneficiarului/
spre
rambursare 68 din bugetul beneficiarului rambursare
din FSE
naţional partenerilor
2 = (1- 3 = (1-
1=A+B1+B2 4 = 1*2%CP 5=1*20% 6=1–4–5
4)*94%FSE 4)*6%BN

57459,52 3667,63 1247,49 12474,93 48652,22

62374,64
din care:
A. Sume reprezentând plăţile efectuate de către Liderul de parteneriat/Beneficiar (A=A1 sau
A=A2)
A1. Sume transmise spre validare, reprezentând cheltuielile efectuate de către Liderul de
parteneriat/Beneficiar finantat integral de la bugetul de stat/bugetul asigurarilor sociale de
stat/bugetul fondurilor speciale/bugetele locale:
- în anul calendaristic curent:

67
Se preia suma totală din tabel, primul rând, coloana 6 « Cheltuieli eligibile solicitate spre rambursare ».
Se preia suma din Evidenţa Cheltuielilor pe ani calendaristici și pe parteneri, coloana 9 « Valoarea cheltuielii fără TVA», cumulată cu coloana 10 « Valoarea
68

TVA eligibilă»
94
 - în anul calendaristic precedent:

A2. Sume transmise spre validare, reprezentând cheltuielile efectuate de către Liderul de
parteneriat/Beneficiar altul decât cel care care se încadrează în alte categorii decât cele
prevăzute la A1

57459,52 3667,63 1247,49 12474,93 48652,22

62374,64
B.1 Sume reprezentând plăţile efectuate de către partener/perteneri, care sunt finanţaţi
integral din bugetul de stat/bugetul asigurarilor sociale de stat/bugetul fondurilor speciale
(care vor primi spre rambursare doar sumele aferente contribuţiei din FSE)

B.2 Sume reprezentând plăţile efectuate de către partener/perteneri, care se încadrează în

alte categorii decât cei prevăzuţi la B1

Notă: Rândurile B1 şi/sau B2 se vor completa, de la caz la caz, în funcție de tipul partenerilor implicați în
implementarea activităților proiectului.
Plata va fi efectuată de către AMPOSDRU, în următorul cont/următoarele conturi (după caz) ale liderului de
parteneriat/beneficiarului, în conformitate cu prevederile OUG nr.64/2009, cu modificările şi completările
ulterioare şi ale Ordinului MFP nr.2548/2009, cu modificările şi completările ulterioare:

contul:………….....…...69 deschis la: ................... .....CUI/CIF (aferent titularului de cont).............. .

contul:…………...........70 deschis la: Trezoreria......., CIF (aferent titularului de cont).............. .
contul:…………..... …...71 deschis la: Trezoreria......., CIF (aferent titularului de cont).............. .

În calitate de Lider de parteneriat/Beneficiar declar următoarele:

A) Cererea de rambursare se bazează doar pe cheltuieli efective;
B) Cheltuielile solicitate sunt eligibile şi au survenit în perioada de eligibilitate;
C) Contribuţia pentru cofinanţare este determinată în conformitate cu prevederile Contractului de finanţare;
D) Proiectul nu este finanţat prin alte instrumente ale Comisiei Europene şi nici prin alte instrumente
naţionale de cofinanţare decât cele precizate în Contractul de finanţare;
E) Toate tranzacţiile sunt înregistrate în sistemul contabil și suma cerută corespunde cu datele din
documentele contabile;
F) Cerinţele în ceea ce priveşte publicitatea au fost îndeplinite în conformitate cu prevederile din Contractul
de finanţare;
G) Regulile privind achiziţiile publice şi oportunităţi egale au fost respectate;
H) Suma solicitată este în conformitate cu prevederile Contractului de finanţare şi a contractelor de achiziţie
publică;
I) Progresul fizic şi financiar al proiectului face obiectul monitorizării, incluzând verificările la faţa locului;
J) Toate documentele suport sunt înregistrate în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale.
K) Declar că prezenta Cerere de rambursare a fost completată cunoscând prevederile articolului 292 din
Codul penal, cu privire la falsul în declaraţii.
L) Declar că toate documentele originale aşa cum sunt definite în lista de anexe sunt păstrate de instituţie,
ştampilate, semnate şi sunt la dispoziţia consultării în scopul auditului.

69
Se înscrie codul IBAN al contului precizat in Comunicarea deschiderii contului de la trezoreria statului/bănci comerciale;
70
Se înscrie codul IBAN al contului precizat in Comunicarea deschiderii contului de venit la buget, de la trezoreria statului, în care se rambursează sumele aferente
cheltuielilor din POSDRU (formularul de identificare financiara)- an calendaristic curent;
71
Se înscrie codul IBAN al contului precizat in Comunicarea deschiderii contului de venit la buget, de la trezoreria statului, în care se rambursează sumele aferente
cheltuielilor din POSDRU (formularul de identificare financiara)- anul calendaristic precedent.
95
M) Sunt conştient de faptul că, în cazul nerespectării prevederilor contractuale sau în cazul fondurilor
solicitate nejustificat din cadrul acestei Cereri de rambursare, este posibil să nu se plătească, să fie corectate
sau să se recupereze sumele plătite nejustificat.

În calitate de Lider de parteneriat/Beneficiar, certific faptul că totalul cheltuielilor solicitate prin

intermediul acestei cereri de rambursare sunt eligibile şi sunt realizate în vederea îndeplinirii scopului
proiectului şi în concordanţă cu legislaţia în vigoare. Totodată, se certifică faptul că documentele
anexate sunt conforme, iar orice fel de informaţie descoperită ca fiind incorectă sau falsă, va atrage
după sine reţinerea sumelor sau neplata acestora.

Lista anexe
Număr Titlul Anexei
Evidenţa cheltuielilor
Raportul tehnico-financiar
Facturi/Documente justificative
[semnătura]
[ştampila]
[nume şi prenume]
[funcţia]
Anexa 4 Exemplu de completare al Anexei 26 Graficul estimativ privind depunerea CR (Instrucțiunea
87/2014)

Valoarea Valoarea
cheltuielilo Cererii de
Data
r eligibile Estimare Rambursa
Cerere de depunerii Valoare Valoare
declarate Valoare contravaloa re/
rambursare cererii de contribuţ contribuț
in Cererea contribuţ re TVA Valoarea
rambursa ie buget ie
de ie FSE nedeductibi totală
[numar] re la sediu național proprie
Rambursa lă eligibilă eligibilă a
AM/OI
re din proiectului
care: [%]
1 2 3=4+5+6 4 5 6 7 8
ANUL DE IMPLEMENTARE NR.1
1 apr. 2014 62374,64 57459,52 3667,63 1247,49 1389 1,78
2 iun. 2014 422978,28 389647,59 24871,12 8459,57 58706 12,05
3 aug. 2014 366215,28 337357,52 21533,46 7324,31 42398 10,43
4 oct. 2014 521937,28 480808,62 30689,91 10438,75 43121 14,87
5 dec. 2014 410337,28 378002,70 24127,83 8206,75 21710 11,69
6 febr.2015 410337,28 378002,70 24127,83 8206,75 21710 11,69
TOTAL An 2194180,0 2021278,6 129017,7
1 4 5 9 43883,60 189034 62,50
.
7 apr. 2015 410337,28 378002,70 24127,83 8206,75 21710 11,69
8 iun 2015 410337,28 378002,70 24127,83 8206,75 21710 11,69
9 aug. 2015 410337,28 378002,70 24127,83 8206,75 21710 11,69
Cererea de
rambursare
finală sept. 2015 85613 78866,70 5034,04 1712,26 4338 2,44
TOTAL An 1316624,8 1212874,8
2 4 0 77417,54 26332,50 69468 37,50

96
 Total
general
An1+An2+
CR finală 3510805 3234153 206435 70216,10 258502,00 100,00

Reprezentant legal Manager de proiect Responsabil financiar

[nume şi prenume] [nume şi prenume] [nume şi prenume]

[semnătur
[semnătura] a] [semnătura]
[ştampila]

97
 COORDONATOR, FLORENTINA VÎRTEJ

AUTORI
CAPITOLUL I – MANAGEMENTUL ȘI IMPLEMENTAREA PROIECTELOR COFINANȚATE DIN POSDRU
IRINA POPESCU
FELICIA SCARLAT
CAPITOLUL II ASPECTE JURIDICE ÎN IMPLEMENTAREA PROIECTELOR POSDRU
DIANA MARIA NEGUŢ
FLORENTINA VÎRTEJ
CAPITOLUL III – MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR POSDRU
ELENA BĂRBULESCU
MARIA IVAN
ŞERBAN VASILIU

Material realizat în cadrul contractului de servicii nr. POSDRU/7/7.1/AT/51 din data de 10.09.2013

Acest document nu reprezintă în mod necesar poziţia oficială a AMPOSDRU şi nici a Guvernului
României

98