Cod document : PO_Cont_1

Procedura „Scanare si Ed.: 1 Rev.: -

salvare facturi „ Pag.: 8

1. Scop:
Prezenta procedura stabileste pasii de urmat, modul de scanare si salvare a facturilor in format
electronic.

2. Domeniu de aplicare:
Procedura in cauza se aplica in cadrul departamentului “ Contabilitate” asigurand salvarea, evidenta
si extragerea la nevoie a facturilor.

3.Domeniu de referinta:
Se va trece legile care reglementeaza ca facturile sa fie salvate / disponibile ( in cazul unui control de
exemplu )

Sau se pot trece rezolutii interne.

4.Definitii si abrevieri
Factura: document contabil emis de o companie (furnizorul), către o altă companie sau persoană fizică
(clientul), document ce conține lista cu produsele vândute sau serviciile prestate clientului de către
furnizor.

Chitanta : Document eliberat, emis etc. de o autoritate prin care se atestă un fapt, o obligație,
identitatea cuiva

Bon fiscal: Bonul fiscal este documentul emis de casa de marcat ce atestă contravaloarea bunurilor
vȃndute cu amănuntul sau a serviciilor prestate direct către persoanele fizice.

NAS: Folder din My Computer in care se lucreaza, sunt salvate date.

Director: structură de catalogare a unui sistem de fișiere care conține referințe la alte fișiere din
calculator și, eventual, alte directoare. In mod analog unui banc de lucru sau unui dulap de depozitare
tradițional din birou.

Page 1 of 8
 Cod document : PO_Cont_1
Procedura „Scanare si Ed.: 1 Rev.: -

salvare facturi „ Pag.: 8

5. Descrere procedura
Pentru salvarea facturilor, chitantelor, sau bonurilor fiscale in format electronic se realizeaza urmatorii
pasi:

5.1 Scanare:
Factura se aseaza cu partea scrisa in sus pe copiator

Se apasa butonul FAX/SCAN de pe copiator

Se alege persoana cui se trimite factura

Page 2 of 8
 Cod document : PO_Cont_1
Procedura „Scanare si Ed.: 1 Rev.: -

salvare facturi „ Pag.: 8

Se apasa butonul start

Fisierul va fi salvat automat in directorul SCAN.

5.2 Redenumire fisier:

Se apasa dublu click dreapta pe directorul “ scann Shortcut “ de pe Desktop

si se identifica fisierul scanat dupa data si ora :

Se apasa click stanga pe fisierul identificat dupa care se va selecta cu click dreapta “ rename “

Page 3 of 8
 Cod document : PO_Cont_1
Procedura „Scanare si Ed.: 1 Rev.: -

salvare facturi „ Pag.: 8

Numele fisierului se va modifica la fel ca in imaginea de mai jos:

Se va scrie numele facturii si se va apasa tasta ”ENTER”

5.3 Salvare fisier :

Se selecteaza fisierul modificat apasand click dreapta si se alege “Cut”

Page 4 of 8
 Cod document : PO_Cont_1
Procedura „Scanare si Ed.: 1 Rev.: -

salvare facturi „ Pag.: 8

Se deschide directorul : My Computer / NAS-CIP /admin / CONSVAS / Contabilitate / Scanari facturi /

( anul in care se scaneaza fctura ) 2021 / ( se alege facturi sau chitante ) / (se alege luna din care este
facture sau chitanta )

Se apasa click dreapta si se alege “ Paste”

Factura modificata va fi salvata in directorul dorit.

5.4 Adaugare date in tabelul facturi :

Page 5 of 8
 Cod document : PO_Cont_1
Procedura „Scanare si Ed.: 1 Rev.: -

salvare facturi „ Pag.: 8

Se deschide directorul “ Contabilitate” urmand calea : My Computer / NAS-CIP /admin / CONSVAS /

Contabilitate

Se deschide fisierul excell “ Facturi 2021 “apasand dublu click dreapta

Se va completa tabelul cu datele cerute in capul de tabel:

5.5 Adaugare hyperlink in tabelul facturi :

In casuta unde s-a completat furnizorul se apasa click stanga si se alege “ Hiperlink “

Page 6 of 8
 Cod document : PO_Cont_1
Procedura „Scanare si Ed.: 1 Rev.: -

salvare facturi „ Pag.: 8

Din casuta care apare pe ecran se alege directorul unde este salvata factura apasand pe sageata in jos si
deschizand directoarele : Scanari facturi / ( Anul ) /( Facturi sau chitante ) / ( Luna )

Se selecteaza factura cu click dreapta si se alege OK.

Page 7 of 8
 Cod document : PO_Cont_1
Procedura „Scanare si Ed.: 1 Rev.: -

salvare facturi „ Pag.: 8

Hyperlink-ul este activ daca culoarea textului se modifica in albastru:

5.6 Salvare excell:

Se va selecta cu click stanga in prima faza casuta “ salveaza “ dupa care se va selecta casuta “ Inchide “

Data Elaborat Verificat Aprobat

14-Sep-2021 Funcţia/Nume Semnătura Funcţia/Nume Semnătura Funcţia/Nume Semnătura

Valentin Balan Ciprian Elisei Ciprian Elisei

Page 8 of 8