SARCINI RECEPTIE

PAS CU PAS

1. Verificarea Salilor de Sedinta:

 In fiecare dimineata vom verifica daca in salile de sedinta sunt baxuri de apa plata si
minerala, frigiderele sunt pline (in salile in care se afla), iar pe mese se afla servetele de
birou si apa:
- Havana: vom verifica sa fie 3 “cuiburi de apa” (in fieccare “cuib” vom avea 6 sticle de
apa plata si 3 de minerala) si 3 cutii de servetele de birou (in cazul in care nu sunt
servetele si baxuri de apa vom anunta doamnele de la curatenie sa aduca);
- Maldive: vom verfica sa fie 2 “cuiburi de apa” (in fiacre “cuib” vom avea 6 sticle de apa
plata si 3 de minerala) si 2 cutii de servetele de birou (in cazul in care nu sunt servetele si
baxuri de apa vom anunta doamnele de la curatenie sa aduca);
- Aruba: vom verifica sa fie un “cuib de apa” (vom avea 4 sticle de apa plata si 3 de
minerala) si o cutie de servetele de birou (in cazul in care nu sunt servetele si baxuri de
apa vom anunta doamnele de la curatenie sa aduca);
- Cancun: vom verifica sa fie un “cuib de apa” (vom avea 3 sticle de apa plata si 3 de
minerala) si o cutie de servetele de birou (in cazul in care nu sunt servetele vom anunta
doamnele de la curatenie sa aduca);
- Singapore: vom verifica sa fie minimum 2 baxuri de apa plata si o cutie de servetele de
birou.
2. Conceperea “Revista Presei”
 In fiecare dimineata vom transmite catre Consiliul de Administratie si reprezentatiilor din
departamentul Marketing si Vanzari, Revista Presei. Aceasta trebuie transmisa pana in ora
9:20:
- Din fisierul Revista Presei, care se afla in Chrome, vom deschide cele 4 ferestre: Curs
Valutar, Fereastra, Agenda Constructiilor si Ziarul Financiar;
- Curs Valutar: vom prelua cursul euro postat pe site;
- Fereastra: vom prelua toate articolele din dimineata respective si vom verifica daca sunt
articole postate dupa ora 07:00 a zilei anterioare, in cazul in care sunt articole le vom
prelua si pe acelea;
- Agenda Constructiilor: vom prelua toate articolele ce tin de constructii, digitalizarea
constructilor, inovare, idei noi de constructii, materiale, legi pe partea constructiilor,
firme noi sau vechi de constructii care se afla in Dolj, congrese;
- Ziarul Financiar: vom prelua articolele ce tin de partea de banci (credite pentru firmele
mari, schimbari pe partea creditelor care se ofera marilor companii), ROBOR, cursul
euro, PIB, articolele care sunt cu CASA NOASTRA/QFORT/IMOBILIARE, articolele
care prezeinta invatiile in constructii, legile care fac referire la noi masuri pentru firmele
private din domeniul constructiilor, controlele in firmele private;
- Dupa ce am gasit articolele le vom aranja intr-un word: Font Text: Times New Roman,
Dimensiune: 12, urmand sa il asezam in corpul mail-ului pentru a le transmite mai
departe (verficam ca fontul sa fie acelasi, articolele sa fie numerotate si sa selectem
BADY TEXT).
Dupa ce am transmis mail-ul, il vom muta in Dosarul “Revista Presei”, care se afla in
aplicatia Mail-ului.
3. Verificam si raspundem la mail-urile primite: cele de la hoteluri, cafea protocol, bilete
avion, rent a car, solicitari care tin de cazari, achizitionare bilete sau inchirieri masini,
mail-urile care vin din partea celor din consiliu. Restul mail-urilor o sa le verifice
Simona!
4. In fiecare dimineata pronim TV-ul din receptive si ne asiguram ca este pornit pana la
finalul programului. La final de program il von opri.
5. In fiecare zi vom asigura necesarul de protocol pemtru personalul comapniei:
- Cei care solicita cafea vor fi trecuti in agenda (Ex: Aurel Soreanu: 20 cafele) si la finalul
zile vom transmite un e-mail catre cei care au solicitat prin care ii instiintam ca au fost
trecuti cu “x” cafele necesare pentru protocol. In situatia in care nu putem transmite mail-
urile de instiintare in aceea zi, a doua zi vom transmite e-mail-urile si pentru ziua
anterioara.
- Cei carora nu le vom transmite aceste e-mail-uri de instiintare sunt persoanele care fac
parte din Consilul de Administratie: Stefan Cherciu, Ionica Stanciu, Manuela Dinu, Ileana
Begu, Iulica Draghici, Enuica Constantin si Ionel Burada.
- Pentru cei din companie (excludem consiliul de administratie), cafele se fac la pahar.
- Pentru espresso lung vom adauga doua plicuri de zahar alb (si lapte daca se doreste) +
paletina, pentru espresso scurt un singur plic de zahar alb (lapte daca se solicita) +
paletina.
- Doamna Manuela Dinu serveste espresso lung (caspsula rosie sau maro) cu doua plicuri
de zahar brun + paletina.
- Pentru cei din consiliul de administratie vom face cafelele dupa solicitare (espresso lung /
scurt, la ceasca /pahar, cu zahar brun sau fara).
- Pentru domnul Cherciu vom face intotdeauna cafele / ceaiurile la ceasca. Cafeau dansului
este cea maro/galbena si cea deko. Dansul bea espresso scurt, la care vom adauga un plic
dezahar brun.
 - Atunci cand sunt invitati in comapie si avem solicitari de cafea, toate cafele se fac la
ceasca la care adaugam zahar brun, nu conteaza sortimentul (deko vom face doar daca ni
se solicita).
6. Numere de inregistrare:
- In Chrom, in bara de sus se afla aplicatia Regristru. Aceasta, impreuna cu aplicatia Evoko
(aplicatia din care facem rezervarile pentru salile de sedinta), le vom accesa in fiecare zi.
- In aplicatia Registru vom transmite numerele de inregistrare solicitate de catre cei din
comapnie.
La Expeditor vom trece numele persoanei care solicita numarul de inregistrare, la Continut
vom complete tipul de document (Contratc / PIF/ ANULARE BON FISCAL), iar la
Destiantar vom nota unde o sa “mearga” documentul (daca ramane in companie vom trece
SC CASA NOASTRA SRL, daca pleaca vom trece firma sau institutia la care ajunge)
- In aplicatia Evoko vom rezerva salile de sedinta.
7. Inregistrarea facturilor:
- Vom inregistra intotdeanuna facturile care sosesc in urma solicitarilor facute
(cazare/masa/ bilete avion).
- Vom scana factura si ii vom face o copie, vom salva factura scanata (Ex: Factura Hotel
Emma Est Aurel Soreanu + perioada cazarii) in documentul Rezervari              Hotel             
Emma Est.
Inregistram factura in documentul Organizator Vizite. Vom transmite un e-amil catre persoana
care a solicitat tipul de serviciu (vezi exemple “Informatii servire masa / Informatii cazare”),
pentru a afla informatiile necesare completarii documentului FIFF si Referat Protocol.
Dupa primirea informatiilor si completarea documentelor FIFF si Protocol (FIFF il vom salva in
folder-ul Rezervari          Formulare inregistrare facturi fiscale si documentul Protocol il vom
salva in folder-ul Rezervari           Referat Protocol).
FIFF si Protocol le vom imprima si atasata facturii in original.
Pentru facturile care au ca natura a serviciului Bilete avion/ Rent a car/ Cazare/ Asigurari
medicale, vom atasa doar FIFF-ul.
Pentru facturile care au ca natura a serviciului Masa, vom atasa FIFF-ul si Referat Protocol.
- Facturile primite pe e-mail de la Hoteluri sau agentia AeroTravel, le vom transmite mai
departe (tot pe e-mail) catre Alexandra Trita si grupul
B.PLATI_BANCARE@CASANOASTRA.RO, cu doamna Ionica Stanciu in CC, pentru
a face plata (vezi model e-mail Factura Hotel Emma Est) ..
Ulterior vom primi o dovada de plata a facturilor respective, o vom salva in fisierul “de care
apartine” si o vom transmite prin e-mail catre Hotel sau agentia AeroTravel, pentru a le confirma
plata facturii eliberate in urma solicitarii.
! Pentru cei de pe departamentele Vanzari Italia si Vanzari Franta, intotdeauna vom intreba pe ce
firma o sa se factureze (in cazul departamentului Italia o sa fie Qfort Milano, iar pentru
departamenutul Franta o sa fie Qfort France), si ce moneda o sa avem pe facture lei/euro.
8. Scanarea C.I. – urilor:
- Cand scanam buletinele noilor angajati sau a angajatilor carora trebuie sa le eliberam
cartela de acces, le vom salva in PC si le vom parola (Parola este 1995).
- Dupa salvare si parolare le vom transmite prin e-mail catre departamentul HR (Bianca
Ceraceanu sau Dagadita Cristina) in cazul in care sunt angajati pe SC CASA NOASTRA
SRL, iar in situatia in care sunt angajati pe alta firma (OLPRO, LINK) le vom transmite
catre Dan Ivanescu (dansul se ocupa de angajtii pe aceste firme), HR, Claudiu Stancu si
Cosmin Blasan (vezi in mail-uri CARTELA ACCES).
9. Preluarea invitatiilor / delegatiilor:
! Cand domnul Cherciu ne anunta ca o sa sosesca in compania o anumita persoana sau un
grup de personae, vom anunta la poarta, cu specificatia ca acestia nu mai trebuie inregistrati,
si sa ne anunta atunci cand ajung.
Cand ajung il vom anunta pe domnul Cherciu si ii vom conduce la etajul 4. Ii vom intreba
daca doresc ceva de baut (cafea/ceai/suc) si le vom pregati la cesti/pahare.
- Pentru inviatii care sosesc la directorii companiei / sefii departamentelor sau sectiilor, ii
vom intreba daca doresc ceva de baut (cafea/apa/ suc/ ceai), si le vom pregati la
ceasca/pahar.
10. Preluarea apelurilor telefonice:
- Pentru solicitari de oferte de pret / comezi vom intreba clientul in ce localitate doreste sa
efectueze comanda si ii vom transmite un numar de telefon din localitatea respective (in
cazul in care nu exista numar de telefon, ii vom transmite un numar dintr-o localitate
apropiata)
- Pentru solicitarile de oferte de pret pentru alte tari, vom face transferul catre persoanele
care se ocupa pe zonele Italia, Franta, pentru Germania/ Spania/ America se ocupa
Loredana Maria.
- Pentru sesizari / reclamatii, vom intreba in ce localitate a fost facuta comanda si vom
redirectiona apelul catre persoanele din Call Center (Mari Stavaru si Eugenia
Cernatescu).
- Pentru clientii care doresc detaliile unor produse / detalii tehnice, vom face legatura catre
persoanele din departamentul Neconformitati (Mihaela Rosu, Andreea Anghel, Emilia
Papuc).