PROCEDURA DESCHIDERE CABINET OPTICA

-se dezarmeaza, fiecare cu codul ei

-aprinzi becurile

-aprinzi calculatorul( se deschide de la butonul de pe unitate –mijloc), parola

deschidere monitor( Receptie!)

-deschizi Optisoft-fiecare cu parola ei

-se listeaza foile cu programari ptr medici

-se pregateste difuzorul cu uleiuri stimulatoare

-se deschid casele de marcat

-se verifica baile!!

- se completeaza chitantierele cu rapoartele zilnice Europtica si Vizual Med

- se aspira si se sterge pe jos in fata la receptie!

- PROCEDURA CASA DE MARCAT

-dupa ce scoti raportul zilnic de la casele de marcat, a doua zi dimineata, se completeaza

chitantierele cu suma numerar(banii care ii ai plic-cu banii din raportul zilnic trebuie sa fie
identic), cu mare atentie la completarea chitantierelor ( pers angajate Vizual si pers angajate
Europtica)
-

PROCEDURA PRELUAT COLETE LENTILE FURNIZORI

-se semneaza si stampileaza AWB ul

-se plateste daca este ramburs

-se arhiveaza AWB ul in dosarul din sertar

-se trece suma platita pe plicul din sertar de la Europtica sau de la Vizual Med

-care nu este ramburs, se trece in caiet la fiecare furnizor(lentile-Essilor/Inter/Zeiss

si rame)

-deschizi coletul,verifici lentilele conform caietului de comenzi si factura, in

acelasi timp, amandoua sa fie in fata ta

- cand gasesti lentila, o tai din caiet, scrii cu creionul pretul pe factura, care poate
sa fie minim sau prêt de vanzare

-receptiile se fac in aceeasi zi, exceptie a 2 a zi

-se pun lentilele in comenzile clientilor in asteptare, in sertarul de jos, partea

dreapta ptr Mures si sertarul stanga ptr Tveni

-se duc la Peter daca au rama in plic

-care nu au rame, se suna clientul sa aduca rama ptr inlocuire, in fiecare zi pana la
ora 14:00
PROCEDURA CONSILIERE CLIENTI

-se urmaresc si se invata ofertele lunii respective de la fiecare furnizor de

lentile( care au), se completeaza pe 1 foaie si se pun in fiecare cabinet, inclusiv pe
mail Tveni(europtica_tv@yahoo.com)

-se urmareste cand ies pacientii din cabinet cu retete finalizate, sau nefinalizate, la
care mai trebuie puse picaturi

- preiei clientul si ii pui intrebari pentru a afla nevoile lui,

-alegi rama potrivita dupa forma fetei, etc, ii faci poza cu tableta, daca clientul
doreste, dar cel mai important , se face poza la persoanele cu dioptrii mari(le spui
inainte)

-ii prezinti oferta cu lentile, explicand tratamentele care se pot pune-vezi LISTA
cu tratamente lentile!!!

-ii prezinti ofertele de prêt, incepand in functie de posibilitatea clientului de la prêt

mare la prêt mic

-cand inchei vanzarea, se percepe un avans de 30% din suma totala; restul la
ridicarea ochelarului

-se introduce comanda in Optisoft, ii dai bonul clientului, atasat de bonul de

comanda si ii comunici termenul de livrare(in functie de lentila aleasa, intre 3-10
zile lucratoare)

-se trece comanda in caietul de comenzi de pe biroul de la receptive-notand al carui

medic a fost pacientul

-cand ochelarii sunt gata, se suna clientul

-se recomanda in acelasi timp snur/toc/laveta, daca clientul nu are.sau unde se

poate se ofera din partea noastra, specificand acest lucru
-cand ridica ochelarul, se verifica impreuna cu pacientul ca ochelarul este ok, fara
defecte si semneaza bonul de comanda din plic

PROCEDURA DE RASPUNS LA TELEFON

-se raspunde la telefon cu:

Vizual Med-buna ziua-poftiti, va rog

-cand se suna pentru ochelari de ridicat, se foloseste formula:

Buna ziua-de la oftalmologia Vizual Med va sunam-sunt gata ochelarii dvs-cand

aveti timp va asteptam sa-i ridicati, de luni pana vineri, intre orele 9-19:00

-daca trebuie reglati, de la 09;00-15:00, cand este si opticianul

PROCEDURA PROGRAMARI

-programarile se fac in agenda fiecarui medic

- se trece numele, varsta si nr de tel al clientului si se mentioneaza unde ne gasesc

-se intreaba clientul daca are BT sau daca poate sa aduca-consultatia este
gratuita//fara BT-contra cost

-dr.Dacia-150 lei/dr.Kiss si Dr.Biro-100 lei

-dr.Constantinescu, doar contracost 100 lei---iar daca se face ochelar, nu se plateste

consultatia

-se tine cont de ora de raportare a medicilor la Casaopsnaj (copii-adulti) si se

programeaza doar copii in intervalul respectiv. Se verifica cu atentie agenda

-in fiecare miercuri, la dr.Kiss , intre orele 10:00-12:00, se trec doar OCT uri

-in aceeasi zi, pe cat posibil, programarile din agenda se trec in Optisoft. Daca nu
se reuseste in ziua respectiva, obligatoriu cat de curand posibil
- cine este in saptamana lunga, face si verifica toate programarile medicilor in
calculator

- cu o zi inainte, se suna pacientii programati in ziua urmatoare pentru confirmare

prezenta. Cine nu raspunde, se trimite mesaj. Text sablon in telefon.

PROCEDURA COMANDA FURNIZORI LENTILE//FAN COURIER

-miercuri , joi si vineri, cand primim comenzi Tveni, se verifica fiecare comanda in
parte trecuta in caiet, daca corespunde cu diametru si preturi

-se scriu comenzile pe foi A4 pentru fiecare furnizor in parte (tipul de

lentile+diopotrie+numele clientului)

-se scaneaza comenzile si se trimit pe mail la: (comenzi@rhein-

vision.ro/comenzi.interoptik@gmail.com/comenzi@brillis.ro/comenzi@hoyalens.r
o/office@essilor.ro/comenzi.arad@edyoptic.ro/comenzilentile@novalenti.ro)

-cand sunt urgente, se suna direct la furnizor. Numerele sunt salvate pe telefonul
fix

-comenzile date prin telefon, nu se mai scriu in foile A4 de comenzi, ci se trec in

caiet cu creion “comandate telefon”

-cand avem de trimis un colet (plic Casaopsnaj, ochelari catre pacienti,etc), se face
comanda online la fan Courier. Avem cont creat. Utilizator:
europtica_mures@yahoo.com//Parola: strabism 05.

-se bifeaza cu atentie adresa, data si ora

-la fiecare inceput de luna, pana in data de 05 a lunii, se face stocul de lentile!!!

PROCEDURA CU PRIVIRE LA CIRCUITUL PACIENTILOR

-cand intra pacientul pe usa, fetele de la receptie il primesc cu un zambet larg, si “

poftiti va rog!

-daca are programare, I se cere biletul de trimitere si cardul de sanatate (la adulti)
-se bifeaza in caietul de programari, I se recomanda unde sa se aseze si se duce BT
in cabinetul medicului

-daca doreste altceva se procedeaza ca atare

PROCEDURA INCHIDERE FINAL ZI

-DE VERIFICAT CU ATENTIE:

-daca sunt scrise corect comenzile

-daca sunt trimise pe mail

-daca incasarile corespund in plicul de bani cu raportul Optisoft

-de numarat banii

-de introdus in registrul de casa Optisoft toate chitantele fiscale, depuneri la

banca, dispozitii de plata din ziua respectiva(!! cand faci receptiile care sunt cu
ramburs, iti apar automat in registru, nu mai trebuie introduse in reg de casa)

-de scos raportul zilnic si de introdus in Optisoft in fiecare seara la inchiderea

programului

-de imprimat registrul de casa

-de scris chitantele fiscale cu incasarile zilnice si de pus in dosarele de

contabilitate din sertar

-de trimis la sefa tabelul cu vanzarile zilnice, completat correct, nu inainte de

18:55!!!

-aerul conditionat

-de oprit apa de la robinetul de apa din cab.3

-de lasat intredeschise usile de la tocuri si de la centrala

-de aprins becurile de afara de la intrerupatoarele din spatele monitorului

-de bagat presul, scrumiera si pop up ul inauntru

-de stins becurile si de armat

PROCEDURA RECLAMATII CLIENTI

- Daca vine un client inapoi, in decurs de 2 ani de la cumpararea unui ochelar,

se procedeaza astfel:
- Numaidecat se face un proces verbal de preluare a ochelarului (cf model
primit in dosar reclamatii), in care pacientul scrie ce reclama, foarte detaliat
si semneaza
- Neaparat se face in 2 exemplare si trebuie semnata si de catre client
- Clientul este informat ca in termen de 15 zile calendaristice va primi un
raspuns cu privire la repararea/inlocuirea sau neefectuarea
reparatiei/inlocuirii din motivele enumerate de noi(purtata
necorespunzator/indoita/rupta/crapata, etc)
- Se vorbeste la furnizori si se incearca inlocuirea produsului reclamat.
- Apoi, daca se incadreaza in “domeniul” garantiei se inlocuieste ce trebuie si
ce se poate.
- Daca nu se incadreaza si nu se poate face reparatia/inlocuirea, clientul este
informat si se preda produsul, numai dupa completarea/semnarea unui alt
proces verbal de predare cu raspunsul(cf model). Semnat de asemenea si de
noi si de pacient.
- Se urmareste neaparat sa se dea un raspuns in termen de 15 zile
calendaristice si se urmareste solutionarea problemei, cf schemei grafice de
mai jos
- Incercam sa solutionam problemele favorabil pentru a avea clienti multumiti
in masura in care se poate.
- Persoanele fizice pot face reclamatie la ORC, perasoanele juridice in
schimb……… voi reveni cu completari
RAMA- defect fabricatie—PV preluare(cf model)—sunat/trimis la furnizor—
termen de retur—daca este rama in stoc—daca nu,informat pacientul sa vina sa
aleaga alta rama(platita de catre furnizor, eventual inclusiv lentilele daca nu se
poate transfera lentila pe rama noua).Se cere parere dr.Hincu—PV predare(cf
model) och catre client cu explicatii detaliate

RAMA-indoita/rupta, vizibil agresata—PV prelare(cf model)—incercare

inlocuire la furnizor—si se prelungeste termenul de 15 zile--raspuns pacient de
inlocuire//neinlocuire rama—PV predare(cf model) och catre client cu explicatii
detaliate/motivate

LENTILA-defect fabricatie(duse straturile prea tare,incretita,etc)—PV

preluare(cf model)—sunat/trimis la furnizor—termen de retur de care
reinformezi pacientul—PV predare (cf model)och cu lentile schimbate catre
client
LENTILA-manipulare defectuoasa/zgariata/crapata—PV preluare(cf
model)—incercare inlocuire furnizor—si se prelungeste termenul de 15 zile
—raspuns pacient inlocuire/neinlocuire lentila—PV predare raspuns catre
client cu explicatii detaliate/motivate