1.

In fiecare final de luna ( 28-29 ale lunii) se trimit mailuri catre ambele divizii cu timeline-ul
lunii:

2. Pe data de 1 trebuie sa rulam raportul “SC Timesheets Freelancers CGK RO+PL” din Agresso,
unde se completeaza cu luna pe care trebuie sa o verificam, apoi click ok.
Asa ar trebui sa apara dupa ce introducem datele. Atunci cand ne apar aceste informatii, exportam
informatiile intr-un excel, unde va trebui sa creem un pivot.

Pasi de urmat in excel :

- Mergem la ‘Data’’ -> Subtotal -> Remove all’

- Dupa care la “Insert’’ -> Pivot Table;
- Pentru a forma pivotul trebuie sa alegem urmatoarele categorii
3. In momentul in care avem pivotul pregatit putem incepe sa verificam orele si sa completam
in excelul cu freelanceri, pentru a calcula sumele.

4. Dupa fiecare persoana trebuie sa trimitem un mail cu orele lucrate in luna respectiva si
suma totala
In cazul in care ei au diferente pentru suma sau orele lucrate vor reveni cu mail sau pe chat sa
semnaleze ce problema au intampinat.

De asemenea, daca au certificari sau travel de decontat, trebuie sa trimita mail cu aceste
informatii si cu un WO pentru a putea deconta costul.

5. Cand avem gata fisierul pentru CGMSC, acesta trebuie incarcat pe portal
(https://portal.cegeka.com/ro/div4/RIMS%20Reports/Forms/AllItems.aspx) si trimis
urmatorul mail:
 6. Ultimul pas este sa completam documentele finale ( procesul verbal, comanda si
centralizatorul) pentru a le putea trimite catre HHIT.

- In centralizator se trece suma (fara comisionul HHIT) pentru fiecare persoana, cursul
valutar din ultima zi a lunii precedente, numarul de persoane din luna respectiva.
- In procesul verbal si comanda pentru CGMSC trebuie sa schimbam datele lunare si suma
totala pentru divizie;
- In procesul verbal si comanda pentru SOFAR si PS: trebuie sa calculam la nivel de proiect
suma si sa completam in documente, astfel incat suma finala total sa fie aceeasi cu cea din
centralizator.

1. REGISTRATIONS FREELANCERS
 If during working hours (6-20), the timecode used is  AD;
 Timecode when making overtime on On-call is ROEX200 - Romania extra hours Freelance 200%;
 If it’s during the weekdays, weekend (Saturday, Sunday), the timecode used is REX200;
 Public holidays – REX200;
 No activity – ZZ;

Rules for Overtime Registration:

 Overtime needs to be requested and approved in advance by the Hierarchical Supervisor.
 When Overtime is at T&M for the receiving division, the Service Manager should be informed in
writing by the Manager.

Rules for On-call:

 Each hour of On-call (stand-by) will be paid with the amount of 42,5 gross;
 Expected response time : 1 hour
 5 weekdays of 11-14 hours @ 4,25 RON/hr  
 2 weekend days of 24 hours @ 4,25 RON/hr