SC ROMLUX LIGHTING COMPANY SA TARGOVISTE

APROBAT DIRECTOR GENERAL

PROCEDURA OPERATIONALA
privind
ACTIVITATEA DE DERULARE CONTRACTARE A LUCRARILOR

Vizat : Verificat: Intocmit : Niculescu (Necula) Elena Roxana

- 2013 -

1. SCOP
1

Aceasta procedura descrie masurile intreprinse in cadrul S.C ROMLUX LIGHTING COMPANY S.A pentru a documenta activitatea de derulare si urmarire a contractelor de executie si stabileste responsabilitatile pentru aceasta. 2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplica de catre Compartimentul DERULARE SI URMARIRE CONTRACTE, pe tot parcursul derularii contractelor de executiei a lucrarilor. 3. DESCRIEREA PROCEDURII Incheierea contractului, intocmirea si inaintarea documentatiei de executie a lucrarii Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte va proceda, imediat primirii comunicarii de adjudecare a procedurii de achizitie la incheierea contractului astfel: In cazul in care contractul a fost insusit, semnat si inclus in oferta, semnarea contractului se face la beneficiar de catre Directorul de Productie. Un exemplar original ce revine Romlux Lighitng Company va fi contrasemnat de catre Directorul General, Directorul Economic si Avocat conform contractului din oferta. In cazul in care contractul nu a facut parte din documentatia din oferta Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte va transmite pe e-mail, fax, posta draftul de contract. Concomitent va solicita Compartimentului Tehnic (Ofertare) proiectul-oferta in vederea recalcularii acestuia. Draftul de contract va fi prezentat comisiei executive (director general, director de productie, director economic, avocat) in vederea stabilirii formei finale acceptata. Draftul acceptat va fi transmis in termen de 1 zi beneficiarului cu o adresa privind modificarile solicitate la forma initiala a contractului (prin e-mail). In cazul acceptarii modificarii de catre beneficiar, contractul va fi semnat de catre reprezentatii legali ai societatii in termen de maxim 2 zile de la solicitarea beneficiarului.

In cazul neacceptarii modificarilor propuse de societate, directorul general va decide forma finala a contractului in termen de cel mult 2 zile de la solicitarea beneficiarului. Dupa semnare Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte va comunica Compartimentului Financiar, daca e cazul, o adresa pentru constituirea garantiei de buna executie. Contractul de executie a lucrarii trebuie semnat de ambele parti, beneficiar, respectiv executant. Fiecare parte trebuie sa poarte semnatura a cel putin 3 (trei) persoane: director general/ director tehnic/ director productie, director economic si compartiment juridic . Dupa ce a fost semnat de ambele parti, exemplarul original al contractului va fi predat la Compartimentul Contabilitate si inscris intr-un registru de evidenta al contractelor cu clientii, Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte avand obligatia sa pastreze o copie a acestuia. Pe baza contractului si a devizului oferta se va trece la recalcularea proiectului de catre echipa de proiect din care face parte directorul general, directorul economic, directorul tehnic, directorul de productie, derulatorul de contract. Recalcularea proiectului se va face in functie de tipul proiectului, astfel: 1. In cazul existentei proiectului tehnic: Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte va transmite oferta financiara echipei de proiect in vederea recalcularii termenilor economici ai ofertei financiare. Oferta financiara recalculata va fi avizata de comisia de avizare interna si va fi transmisa in termen de max 5 zile catre Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte in functie de complexitatea proiectului. 2. In cazul in care nu exista proiect tehnic: Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte va transmite Compartimentului Proiectare oferta finnaciara adjudecata obtinuta de la Compartimentul Tehnic (Ofertare) in vederea realizarii proiectului tehnic de executie. Compartimentul Proiectare va intocmi proiectul tehnic de executie cu cel putin 10 zile inaintea termenului maxim prevazut in oferta. Proiectul tehnic va fi transmis

Compartimentului Derulare si Urmarire Contracte care il va transmite echipei de proiect in vederea recalcularii acestuia in termenele si conditiile de la pct.1. 3. In cazul proiectelor de concesionare: Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte va transmite oferta financiara solicitata, in prealabil, de la Compartimentul Tehnic (Ofertare), Compartimentului Proiectare in vederea realizarii auditului final si proiectelor tehnice interne de executie. Termenul de predare a auditului final si proiectului de executie este de maxim 10 zile pentru fiecare grupa de 500 pct.luminoase. Proiectul tehnic va fi transmis Compartimentului Derulare si Urmarire Contracte care il va transmite echipei de proiect in vederea recalcularii in termenele si conditiile de la pct.1. Dupa avizarea interna, proiectele tehnice sunt transmise Compartimentului Derulare si Urmarire Contracte in vederea stabilirii modului de executie a contractului. La inceperea lucrarilor, Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte are obligatia sa prezinte la Compartimentul Contabilitate copii dupa urmatoarele documente : - devizul desfasurat pe elemente de calculatie (deviz oferta si deviz recalculat); - extrasul de materiale, si in format electronic, care sa cuprinda: cantitate, pret unitar si eventual denumirea furnizorului de materiale. Aceste documente trebuie sa fie prezentate si coordonatorului de lucrare pentru urmarirea, in orice moment, a cheltuielilor efectuate si incadrarea acestora in valorile prevazute in deviz . Executia contractelor se poate face in urmatoarele moduri: - cu personal propriu, sau - cu subcontractanti. In cazul subcontractantilor, derulatorul de contracte intocmeste un contract pe care il transmite spre aprobare directorului economic, juristului, directorului general si apoi societatii subcontractante. Contractul va fi insotit de un deviz cu lucrarile pe care le va executa. Cand contractul este semnat de ambele parti, se inregistreaza si originalul va fi predat Compartimentului Contabilitate. Derulatorul de contracte va pastra o copie a contractului si a devizului de lucrari.
4

In cazul executarii lucrarilor cu personalul propriu, coordonatorul de lucrare va primi de la derulatorul de contracte devizul/ proiectul cu lucrarile ce urmeaza a se executa si cu materialele ce urmeaza a se folosi. In baza proiectului recalculat, se stabileste personalul care va executa lucrarea. Pentru desfasurarea activitatii echipei in cele mai bune conditii, derulatorul de contracte se ocupa cu intocmirea, saptamanal, a ordinelor de deplasare si a referatelor privind diurna muncitorilor. De asemenea, pe baza proiectului recalculat derulatorul de contracte intocmeste comanda interna, in functie de graficul de executie al lucrarii si o va transmite Compartimentului Aprovizionare. Dupa ce este anuntat ca materialele se afla in depozit, intocmeste dispozitia de livrare si anunta coordonatorul de lucrare data cand ajung materialele la lucrare. Zilnic, coordonatorul are obligatia de a transmite realizarile din ziua precedenta. Saptamanal se cumuleaza activitatea desfasurata in teren, in baza fiselor de lucru completate de coordonatorul de lucrare si transmise derulatorului de contracte. In decada a 3-a a lunii, pe baza fiselor de lucru transmise de coordonatorii de lucrari, se intocmesc situatii de lucrari/ plata. Acestea se transmit prin fax/ posta, persoanei de contact din cadrul fiecarei Primarii/ Electrica, responsabila pentru lucrarea respectiva, spre verificare. In aproximativ 24 de ore, se primesc acceptul sau eventuale observatii la situatia de lucrari. Se opereaza modificarile si apoi se intocmeste de catre Compartimentul Contabilitate factura. Factura si situatiile de lucrari in doua exemplare se transmit prin delegat sau prin posta, autoritatii contractante beneficiara a lucrarii. De asemenea la inceputul fiecarei luni se factureaza ratele lunare conform anexelor la contractele de concesiune. Circuitul documentelor privind asigurarea bazei materiale a lucrarii In functie de graficul de executie al lucrarii, Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte va intocmi comanda interna, in doua exemplare, care cuprinde cantitatile de materiale conform devizului recalculat.
5

Un exemplar al comenzii va fi transmis Compartimentului Aprovizionare Logistica, iar o copie se pastreaza de catre Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte pentru urmarirea aprovizionarii atat din punct de vedere a cantitatilor cat si a termenelor de achizitie (executie) . Comanda va cuprinde urmatoarele elemente: - data transmiterii spre aprobare; - denumirea lucrarii pentru care se intocmeste comanda; - perioada cand sunt necesare materialele (termenul cand trebuie sa fie in depozit/ punctul de lucru); - numar curent; - denumirea materialului solicitat; - unitatea de masura; - cantitatea necesara ; - numele in clar si semnatura derulatorului de contracte; - semnatura directorului productie pentru aprobare; - data transmiterii catre Compartimentul Aprovizionare Logistica; In cazul in care din diferite motive se modifica solutia tehnica sau modalitatea de executie a proiectului, Compartimentul Derulare si Urmarire contracte va transmite imediat Compartimentului Aprovizionare sistarea aprovizionarii pe proiectele respective. In cazul in care apar lucrari suplimentare sau se modifica solutia tehnica a proiectului, Compartimentul Derulare si Urmarire Contracte va transmite o noua comanda interna Compartimentului Aprovizionare pentru materialele noi, dupa obtinerea aprobarii modificarilor respective de la comisia tehnica de avizare. Circuitul documentelor primare privind iesirea materialelor pe lucrari Odata cu receptia materialelor, Directia Productie ia la cunostinta achizitia materialelor solicitate in comanda interna de aprovizionare . Conform cerintelor din comanda interna, Derulatorul de contracte va intocmi o dispozitie de livrare.
6

Dispozitia de livrare trebuie sa cuprinda, obligatoriu, urmatoarele date : data dispozitiei; - denumirea lucrarii; - unitatea de masura; - cantitatea dispusa; - semnatura celui care a dispus livrarea; semnatura directorului de productie care aproba livrarea. Pe baza dispozitiei de livrare aprobate gestionarul va elibera materialele din gestiune, va intocmi avizul de insotire a marfii . Avizul de insotire va fi transmis coordonatorului de lucrare in doua exemplare. Avizul de insotire semnat de persoana care a primit materialele, este transmis derulatorului de contracte, care va inregistra tipul si cantitatea materialului livrat la lucrare. Derulatorul va inregistra apoi bonul de consum intocmit de catre gestionar in baza avizului de expeditie. Urmarirea incadrarii in costuri a lucrarilor La inchiderea lunii din punct de vedere economic, se transmite de catre Compartimentul contabilitate derulatorului de contracte deviz. situatia centralizatoare a veniturilor si costurilor pe fiecare lucrare. Aceasta se compara cu cheltuielile prevazute in