Cum să

organizezi
un webinar
scurt ghid dezvoltat de TechSoup Europe,
tradus de către Asociația Techsoup
1 Cum să organizezi un webinar
Cum te poate
ajuta acest ghid?
Din ce în ce mai mult conținut și
materiale educaționale sunt
diseminate online, așa că am
adunat câteva sfaturi și trucuri de
bază pentru cei care doresc să
înceapă să organizeze webinarii.
Organizarea de webinarii nu
este o știință exactă, dar sunt
câteva reguli care trebuie urmate
pentru ca, atât organizatorii, cât și
participanții, să aibă o experiență
plăcută.
2 Cum să organizezi un webinar

Actori implicați

Prezentator Facilitator Co-facilitator Magician comunicare

persoana care responsabil de opțional, dar foarte pregătește planul de
susține webinarul organizarea și derularea util. Responsabil cu comunicare și
(expert, specialist webinarului; stabilește monitorizarea și materialele pentru
care își împărtășește agenda și formatul animarea secțiunii rețelele de socializare
abilitățile / webinarului; face de chat / întrebări și (acesta poate fi, desigur,
cunoștințele) introducerea, urmărește răspunsuri pe aceeași persoană ca
timpul și moderează parcursul webinarului facilitatorul)
sesiunea de întrebări și
răspunsuri
3 PREGĂTIRI > ÎNAINTE > ZIUA WEBINARULUI > DUPĂ
Înainte
de orice
Alegeți software-ul pe care
doriți să-l folosiți.
Există foarte multe opțiuni
disponibile pe piață.
Majoritatea necesită o taxă.
De exemplu, noi la TechSoup
folosim Zoom Webinars,
GlobalMeet, Cisco WebEx.
Diferențele dintre platforme nu
sunt semnificative, așa că
alegeți-o pe cea care are cele
mai multe recomandări sau
una pe care ați văzut-o în
cadrul unui webinar la care ați
participat și v-a plăcut. În
cazul în care sunteți la
început, puteți face și prin
întâlniri obișnuite (pe Zoom,
spre exemplu).
Dacă sunteți un ONG, puteți
să consultați site-ul
www.techsoup.ro pentru
opțiuni de platforme care
oferă reduceri speciale.
Țineți minte:
conținutul este
mai important
decât platforma de
webinarii aleasă
4 PREGĂTIRI > ÎNAINTE > ZIUA WEBINARULUI > DUPĂ

4 săptămâni
înainte
Cine este implicat:
Facilitator
Prezentator

Facilitatorul trimite un email inițial către Prezentator(i):

un rezumat al scenariului pentru webinar

Obiectivele Durata webinarului sau alte elemente Data și ora:

webinarului (3 lucruri
cu care vreți să
rămână participanții)
Divizarea rolurilor
(cine este
responsabil pentru
ce)
(formatul ideal este interactive similare pe tot pot fi complicat de
de 3+40+15: parcursul webinarului, ales, depinde foarte
altfel riscați să aveți un mult de subiectul
3 minute introducere de format unilateral). webinarului, dar la
către Facilitator mijlocul zilei / ora
Perioadă de pregătire prânzului este, de
+ 40 minute prezentare
(de exemplu, recapitulați obicei, timpul cel mai
+ 15 minute sesiune
scenariul webinarului și potrivit pentru un
întrebări și răspunsuri
testați platforma cu 2-3 webinar
Elemente interactive zile înainte cu
(este important să vă Prezentatorul dacă
asigurați că aveți acesta nu are experiență
sondaje, chestionare în webinarii)
5 PREGĂTIRI > ÎNAINTE > ZIUA WEBINARULUI > DUPĂ

Min. 3 săptămâni
înainte
Cine este implicat:
Facilitator
Prezentator
Magician comunicare

Facilitatorul solicită Facilitatorul cere de la Facilitatorul programează

Prezentatorului o descriere a
webinarului (cu un titlu
atrăgător!) - care trebuie
stabilită cu cel puțin 2
săptămâni înainte de
webinar. Nu trebuie să fie
lungă, dar este bine să
conțină:
→ Descriere generală
(max. 1 paragraf)
→ Pentru cine este webinarul?
(audiența vizată)
→ Concluzii principale pentru
participanți
Prezentator și o biografie
(scurtă!) și o poză de profil (cu
minim 2 săptămâni înaintea
webinarului)
Magicianul în comunicare
creează un eveniment pe
rețelele de socializare și invită
participanți (ideal cu 2
săptămâni înainte de webinar)
Este întotdeauna bine să
utilizați un sistem de
înregistrare (dacă este posibil,
majoritatea platformelor pentru
webinarii îl oferă automat)
memento-uri pentru
persoanele înscrise la webinar
(formatul care funcționează cel
mai bine și nu încarcă inbox-urile
participanților: cu o săptămână
înainte + cu 1 oră înainte de
webinar - majoritatea
platformelor pentru webinarii
oferă această funcționalitate)
6 PREGĂTIRI > ÎNAINTE > ZIUA WEBINARULUI > DUPĂ

Min. 2-3
săptămâni înainte
Cine este implicat:
Facilitator
Magician comunicare

Promovare!
Magicianul în comunicare (în Folosiți formate creative :
mod ideal) sau Facilitatorul
creează un plan de promovare → video cu prezentare,
care include diferite canale de → GIF-uri, etc.
rețele de socializare, un
eveniment pe Facebook, chiar și Dacă pregătiți o serie de
un newsletter webinarii, creați o pagină cu
informații despre toate
→ implicați Prezentatorul în
activitățile promoționale (invitați-l să webinariile (realizată în mod
disemeze informațiile în rețelele lor) ideal de către specialistul în
comunicare)
→ aveți în vedere crearea de
parteneriate promoționale cu
rețelele pe care le cunoașteți sau cu
persoanele cu mulți urmăritori
(pentru a maximiza eforturile
promoționale)
7 PREGĂTIRI > ÎNAINTE > ZIUA WEBINARULUI > DUPĂ
2-3 zile
înainte
Facilitatorul
& Co-facilitatorul &
Prezentator fac o
probă tehnică (în
primul rând pentru
ca Prezentatorul să
se obișnuiască cu
software-ul folosit
pentru a se
concentra pe ceea
ce este important -
prezentarea sa):
→ de făcut în același
interval de timp cu
webinarul propriu-zis
(astfel încât să știți care
vor fi iluminatul și
zgomotele în acea
perioadă)
→ verificați conexiunea la
internet și sunetul (și
căștile, dacă le veți folosi)
→ verificați partajarea
ecranului ("share screen")
- parcurgeți prezentarea
(vedeți dacă funcționează
videoclipurile / animațiile)
→ verificați că merg
sondajele / chestionarele
Cine este implicat:
Facilitator
Co-facilitator
Prezentator
Magician comunicare
Prezentatorul are Verificarea luminii și
prezentarea și fundalului (ideal ar fi
împărtășește ecranul un perete gol în
său cu restul spatele prezentatorului
participanților, dar și al facilitatorului -
trimite o copie și orice tip de tablou,
facilitatorului - în caz mobilier, etc. pot
de probleme tehnice distrage atenția)
(prezentarea trebuie
trimisă cu cel puțin 1
zi înainte)
8 PREGĂTIRI > ÎNAINTE > ZIUA WEBINARULUI > DUPĂ

Ziua
webinarului
Cine este implicat:
Facilitator
Co-facilitator
Prezentator

Facilitatorul, Co- Facilitatorul face introducerea:

facilitatorul și
Prezentatorul se → se prezintă pe sine și reamintește participanților că
conectează cu 30 de minute organizația din care face parte va exista o înregistrare a
înainte de începerea webinarului și că vor primi
→ explică „de ce?” se întâmplă
webinarului un link cu aceasta în e-
acest webinar (este o parte
dintr-o serie? vor exista mai mailul de follow-up)
Toată lumea efectuează un multe webinarii ca acesta?)
test de sunet și de partajare a → introduce Prezentatorul
ecranului → vorbește pe scurt despre
logistica webinarului (cât timp
Facilitatorul se asigură că va dura, explică faptul că toată
participanții sunt fără sunet, lumea este pe "mute" (nu pot
nu pot vorbi (dacă nu se face vorbi) și va rămâne așa,
"mute" automat) reamintește că sesiunea de
întrebări și răspunsuri va fi la
sfârșit, dar încurajează
participanții să pună în scris
întrebări oricând în timpul
webinarul;
9 PREGĂTIRI > ÎNAINTE > ZIUA WEBINARULUI > DUPĂ

Ziua
webinarului
Cine este implicat:
Facilitator
Co-facilitator

Facilitatorul își aduce Co-facilitatorul Facilitatorul citește Facilitatorul

aminte să înregistreze monitorizează întrebările alese cu voce mulțumește tuturor, le
webinarul (utilizați întrebările și discuțiile tare Prezentatorului în reamintește că vor
Facebook Live sau din fereastra de chat timpul sesiunii de primi toate linkurile în
YouTube, dacă este (pot fi monitorizate și întrebări și răspunsuri e-mailul de follow-up
posibil) de către facilitator) (face webinarul mai și îi invită să participe
personal) și la următoarele
Facilitatorul webinarii
urmărește timpul (și
se asigură că se
începe la timp - mai
ales atunci când
webinarul este în
timpul unei zile de
muncă)
10 PREGĂTIRI > ÎNAINTE > ZIUA WEBINARULUI > DUPĂ

După Cine este implicat:

webinar
Facilitator
Co-facilitator
Prezentator
Magician comunicare

Facilitatorul organizează o Faciliatorul / Magicianul în Faciliatorul / Magicianul în

întâlnire post-webinar cu comunicare trimite după webinar comunicare verifică
Prezentatorul (imediat după un e-mail participanților și tuturor statisticile despre înscrieri și
webinar, pentru a discuta: ce a celor care s-au înscris cu: analizează interacțiunile pe
mers bine, ce s-ar fi putut face rețelele de socializare
→ link cu înregistrarea webinarului
diferit, etc.) (cele de bază sunt suficiente:
→ link cu prezentarea (dacă este câți s-au înscris, câți au
Facilitatorul / Magicianul în publică)
participat + vizibilitatea pe
comunicare încarcă → link către un formular scurt de rețelele de socializare)
înregistrarea webinarului evaluare (maxim 3 întrebări)
online (de văzut dacă există o → detalii despre ce webinarii urmează
opțiune de adăugare
→ toate rețelele de socializare pe care
automată a subtitrării la doriți să le urmeze participanții Echipa
înregistrare - crește gradul de începe să planifice
accesibilitate) următorul webinar!
11 Cum să organizezi un webinar - scurt ghid dezvoltat de TechSoup Europe

Înainte de orice

• Primul e-mail către

Prezentator + o întâlnire
pentru a stabili detalii
• Alege software-ul pentru
webinar
min. 3 min. 2-3
4 săptămâni înainte săptămâni înainte săptămâni înainte 2-3 zile înainte

• Logistice: • Obține descrierea • Începe promovarea • Verifică printr-un

→ Data & ora webinarului, biografia și (și nu te opri!) webinar de probă:
webinarului fotografia de profil de la → sunet
→ Obiective Prezentator
→ lumină
→ Împărțire sarcini • Pregătește un plan de → partajare ecran
→ Formatul webinarului promovare
→ video, animații
• Configurează înscrierea
• Setează memento-uri
Ziua webinarului După

• Conectează-te cu 30 de • Organizează o
minute înainte întâlnire după webianr
• Realizează un test de cu echipa
sunet și partajare ecran
• Încarcă înregistrarea
Listă de verificare • Livrează introducerea
• Înregistrează webinarul
• Trimite e-mail după
webinar (a doua zi
(transmite live dacă este
pentru Facilitator posibil)
după)

• Gestionează sesiunea de
• Rezumă webinarul
(strânge statistici)
întrebări și răspunsuri
12

Pentru mai multe resurse,

urmărește-ne pe:
asociatiatechsoup.ro