- Worldline Romania -

Ghidul angajatului - Employee Self Service

Userii cu rol Portal
CUPRINS
CUPRINS 1
1. Accesul in Employee Self Service (Portal) ......................................................................... 2
2. Portal/Informatii personale ............................................................................................. 5
2.1. Date personale ............................................................................................................................................ 5
2.2. Date contract ............................................................................................................................................... 5
2.3. Persoane in intretinere ................................................................................................................................ 6
2.4. Fluturasi salariu ........................................................................................................................................... 6
2.5. Adeverinte ................................................................................................................................................... 6
3. Portal/Pontaje ................................................................................................................ 7
3.1. Cereri ore ..................................................................................................................................................... 7
3.2. Pagina Concedii .........................................................................................................................................11
3.2.1. Adaugarea unei cereri de concediu sau absente - Portal / Pontaj / Concedii ........................................12
3.2.2. Aprobarea cererii de concediu/absenta (de catre Superior N+1) ..........................................................15
3.2.3. Respingerea cererii de concediu/absenta (de catre Superior N+1) .......................................................17
3.2.4. Stergerea unei cereri de concediu..........................................................................................................19
3.2.5. Anularea unei cereri de concediu ...........................................................................................................20
3.3. Cereri in asteptare .....................................................................................................................................22
3.4. Vizualizare cereri subordonati ...................................................................................................................23

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

1
1. Accesul in Employee Self Service (Portal)
Daca este pentru prima daca cand incercati sa va conectati la aplicatia Employee Self Service, atunci va
trebui sa urmati procedura de mai jos:

Se acceseaza linkul: True HR - 1.3.1439 (ucms.ro)

- In partea de jos a paginii se introduce adresa de email de serviciu si se apasa Send email.

- Se primeste un email cu un cod OTP.

Daca adresa scrisa de angajat exista in baza de date TrueHR, atunci angajatul va primi pe email un cod OTP.
Mesajul de mai jos apare dupa ce angajatul apasa pe butonul Send email:

- Angajatul stabileste parola userului acestuia

Angajatul introduce, pe langa codul OTP primit pe email, o parola alocata userului acestuia, pe campurile
New password si Confirm password, apoi Salveaza datele:

Daca datele sunt introduse corect, TrueHR genereaza mesajul de mai jos:

Aplicatia va redirectiona utilizatorul catre pagina proprie de Portal.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

2
Daca nu este pentru prima daca cand incercati sa va conectati la aplicatia Employee Self Service, atunci
trebuie sa urmati procedura de mai jos:

Se acceseaza linkul: True HR - 1.3.1439 (ucms.ro)

• In campul USER se introduce adresa de email de serviciu sau doar numele utilizatorului de domeniu
(gabi.ucms)

• In campul PASSWORD se introduce parola de Employee Self Service

• se actioneaza butonul Log in.

Dupa logare, pentru a avea acces in Portal, utilizatorul se asigura sa fie pe rolul de Portal. Daca angajatul
are alocat numai rol de Portal, in aplicatie se va afisa astfel:

Daca angajatul are alocat si alt rol decat cel de Portal, spre exemplu de Pontaj, in aplicatie se va afisa astfel:

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

3
 ▪ Pentru utilizatorii care au alocat si rolul de Pontator (deci sunt alocati ca superiori ai unor angajati
cat si Portal, rolul primar (cel cu care se va loga initial) va fi cel de Portal.
▪ Pentru utilizatorii care au rolul de Admin, Pontator cat si Portal, rolul primar va fi cel de Admin.

Pentru schimbarea rolului se urmeaza pasii:

▪ Se actioneaza butonul Schimba rolul din coltul stanga jos al ecranului;
▪ In fereastra care se deschide se selecteaza rolul Pontaj;
▪ Apoi se apasa butonul Schimba.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

4
2. Portal/Informatii personale
In meniul “Informatii personale” se regasesc paginile care contin datele personale, contractuale si salariale
ale angajatului, citite din aplicatia dp-Payroll = master in zona de Administare de personal.

2.1. Date personale

In aceasta pagina sunt vizibile informatiile personale ale angajatului.

2.2. Date contract

In aceasta pagina angajatii isi vor putea vizualiza ultima varianta a datelor din contract (ex.: ultima valoare a
salariului).

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

5
2.3. Persoane in intretinere
In aceasta pagina se vor afisa persoanele declaratede angajat ca fiind in intretinere si operate in aplicatia de
calcul salarial, dp-Payroll de administratorul bazei de date. In cazul in care nu exista persoane in intretinere,
pagina se va afisa astfel:

2.4. Fluturasi salariu

In aceasta pagina angajatii pot vizualiza fluturasii de salariu pe istoricul acestora. Angajatii pot exporta
fluturasii de salariu in format pdf. Ultima luna disponibila pentru afisarea fluturasului de salariu este ultima
luna de calcul inchisa in aplicatia dp-Payroll.

2.5. Adeverinte
Adeverintele sunt rapoartele pe care angajatul le poate vizualiza si descarca din Portalul acestuia.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

6
In functie de setarile administratorului bazei dp-Payroll, angajatul va avea o lista de adeverinte disponibile
in aceasta pagina.

3. Portal/Pontaje
In meniul Pontaj, angajatul inregistreaza cererile de concedii, cererile de ore specifice timpului suplimentar
sau recuperarilor, si daca este Manager, acesta vizualizeaza pentru subordoantii lui, cererile de concedii si
absente lor cat si cererile de ore in curs de aprobare.

3.1. Cereri ore

In aceasta pagina, angajatul cu norma intraga (8 ore/zi) are dreptul sa initieze cereri de ore. Aceste cereri
sunt:

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

7
Inregistrarea unei cereri se realizeaza urmand pasii:

• Angajatul apasa butonul Nou si selecteaza unul din tipurile de cereri de ore disponibile din lista;
• Selecteaza data pentru care face cererea de ore;
• Completeaza numarul de ore pe care il solicita spre aprobare;
• Campul Motiv se va completa obligatoriu pentru a oferi mai multe detalii despre cerere;
• Apasa butonul Trimitere astfel incat cererea ajunge prin email catre managerul sau.

Daca managerul inca nu a raspuns la cerere, angajatul are posibilitatea sa anuleze cererea aflata in status
Trimis, dar doar motivand de ce anuleaza, prin completarea campului Motiv:

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

8
O cerere anulata se va pastra in istoricul actiunilor, cu status Anulat.

Daca managerul a raspuns pozitiv, deci a aprobat cererea de ore suplimentare, angajatul este notificat pe
email ca cererea a fost aprobata.

Dupa aprobarea cererii, in istoricul actiunilor, se afiseaza astfel:

In acest moment, orele suplimentare aprobate sunt actualizate in pontajul angajatului.

Acelasi flux se pastreaza si pentru restul tipurilor de cereri ore: cerere ore recuperare LV, cerere ore
recuperare WE, cerere ore recuperare SL. Initiatorul este angajatul, aprobatorul este Superiorul
N+1/Managerul direct al angajatului.

In cazul unei cereri de recuperare, angajatul selecteaza corect tipul de cerere, in cazul de mai sus va putea
recupera ora suplimentara realizata in data de 16 mai (zi de tipul luni-vineri) in baza cererii cu numele
Cerere ore recuperare LV.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

9
Inregistrarea unei cereri de ore recuperare LV, se realizeaza urmand pasii:

• Angajatul apasa butonul Nou si selecteaza din lista, cerere de ore recuperare LV;
• Selecteaza data pentru care face cererea de ore. In acest moment, aplicatia afiseaza numarul de
ore disponibile pentru recuperare;
• Completeaza numarul de ore pe care il solicita spre aprobare;
• Campul Motiv se va completa obligatoriu pentru a oferi mai multe detalii despre cerere;

Apasa butonul Trimitere astfel incat cererea ajunge prin email catre managerul sau.

• Dupa actiunea de Trimitere, aplicatia recalculeaza numarul de ore ramase de recuperat din contul
de ore suplimentare LV:

Daca superiorul aproba cerere de recuperare, angajatul este notificat pe email cu mesajul:

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

10
Daca cererile sunt respinse de Superior, managerul va motiva decizia de a refuza cererile iar angajatul va
primi in corpul email-ului, explicatia.

3.2. Pagina Concedii

Aceasta sectiune ofera angajatului posibilitatea sa inregistreze cereri de concediu, cereri de evenimente
speciale sau absente care se trimit spre aprobare catre superiorul direct.

Un angajat, din portal, poate inregistra urmatoarele cereri de concediu / absente:

Superiorul si/sau Administratorul aplicatiei pot introduce si urmatoarele concedii, in pontajul dvs, fara flux
de aprobare:
▪ Concediu medical;
▪ Concediu fara plata;
▪ Concediu de studii fara plata;
▪ Absenta nemotivata;
▪ Concediu paternal;
▪ CIC (Concediu de crestere si ingrijire copil);

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

11
In situatia in care angajatul are subordonati/deci este manager si inregistreaza o cerere de
concediu/absenta pentru el, in cererea intiata, va desemna persoana care il inlocuieste pe parcursul
concediului. Inlocuitorul va primi cererile de concedii/absente spre aprobare, pe perioada cat lipseste
superiorul direct.

Persoana care il inlocuieste va fi completata in campul Email inlocuitor din cererea de concediu/absenta.

Persoana propusa pentru inlocuire, primeste un mesaj de informare:

3.2.1. Adaugarea unei cereri de concediu sau absente - Portal / Pontaj / Concedii

Pentru inregistrarea unei cereri de concediu/absenta, se apasa butonul „Adaugă concediu nou” si se
selecteaza/completeaza urmatoarele:

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

12
 ✓ Tip de concediu – tipul de concediu disponibil pentru cereri;

✓ Data inceput – data de inceput a concediului;

✓ Data sfarsit – data de sfarsit a concediului (nu poate fi mai mica decat “Data inceput”);

✓ Email inlocuitor – se completeaza cu adresa de email a inlocuitorului – acest camp se completeaza

pentru redirectionarea cererilor;

✓ Motiv – optional, angajatul poate preciza motivul cererii;

✓ Pentru ca cererea sa fie trimisa spre aprobare se va apasa butonul “Inregistrare”. In acest moment
cererea va fi trimisa “Spre aprobare” catre superiorul direct/manager.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

13
Dupa trimiterea cererii de concediu, angajatul primeste pe email urmatorul mesaj:

Renuntare la completarea unei cereri:

In cazul in care in timpul completarii cererii de concediu/absenta se doreste renuntarea la completarea

acesteia se va apasa butonul „Renunta”.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

14
3.2.2. Aprobarea cererii de concediu/absenta (de catre Superior N+1)
Dupa inregistrarea unei cereri de concediu/absenta de catre angajat, Superior N+1 care este setat ca
superior in aplicatie pentru respectivul angajat va primi cererea de concediu pe email.

Acesta are posibilitatea sa aprobe sau sa respinga cererea cu ajutorul unuia din link-urile din partea de jos ,
din email-ul primit.

Daca, Superiorul N+1/Team leaderul alege sa aprobe cererea, dupa accesarea link-ului, va fi redirectionat
intr-o pagina de Internet, unde trebuie sa apese butonul Aprobare.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

15
In momentul in care cererea de concediu a fost aprobata/refuzata se va transmite o notificare pe mail
angajatului.

In Portalul angajatului, ziua de concediu va avea status Aprobat:

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

16
3.2.3. Respingerea cererii de concediu/absenta (de catre Superior N+1)
Daca, Superior N+1 alege sa refuze (respinga) cererea, dupa accesarea link-ului, va fi redirectionat intr-o
pagina de Internet, unde trebuie sa apese butonul Refuza.

Superiorul va motiva respingerea cererii, altfel sistemul afiseaza mesajul:

Dupa respingere, in pagina se afiseaza mesajul:

Daca, Superior N+1 refuza cererea angajatului, aceasta cerere nu va aparea in pontajul angajatului.
Angajatul o va vedea in propriul portal cu statusul Refuzata.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

17
Angajatul va primi un email prin care este instiintat ca cererea i-a fost respinsa:

Unele cereri de concedii au posibilitatea de incarcare a unui fisier pentru a justifica cererea. Spre exemplu, la
cererea de concediu pentru casatoria salariatului, angajatul procedeaza astfel:

• Selecteaza concediu pentru casatoria salariatului;

• Selecteaza data de la - pana la. Nr. max de zile este de 5 zile;
• Selecteaza fisierul care serveste ca document justificativ;
• Optional, adauga in campul Descriere o explicatie a fisierului incarcat;
• Apasa de butonul Adauga specific adaugarii fisierului;

• Apasa butonul Inregistrare pentru Trimiterea cererii spre aprobare.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

18
Unele cereri de concedii restrictioneaza initierea cererii numai daca angajatul incarcara a un fisier pentru a
justifica cererea (ex. Concediu pentru donatorii de sange). In acest caz, sistemul afiseaza urmatorul mesaj:

3.2.4. Stergerea unei cereri de concediu

In cazul in care angajatul doreste sa stearga o cerere de concediu trimisa “Spre aprobare” (cerere
neaprobata inca) el selecteaza respectiva cerere de concediu si se apasa butonul „Stergere”.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

19
Aceasta actiune sterge cererea de concediu din pagina Concedii.

3.2.5. Anularea unei cereri de concediu

Anularea unei cereri de concediu poate fi efectuata doar in cazul in care cererea de concediu a fost
aprobata de superiorul direct.

Parcurgeti urmatorii pasi pentru anularea unei cereri de concediu:

✓ Se selecteaza cererea de concediu aprobata;

✓ Se apasa butonul de editare;

✓ Se apasa butonul “Anulare”.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

20
Dupa cererea anularii concediului aprobat, angajatul vizualizeaza urmatoarea informatie:

In cazul in care cererea de anulare este aprobata de superiorul direct, vei primi un email de confirmare si
cererea de concediu va avea statusul „Anulat”.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

21
Dupa anulare, concediul se sterge din pontajul angajatului si salariatul vizualizeaza concediul anulat in acest
mod:

3.3. Cereri in asteptare

Team leaderii, prin rolul de Portal, daca vor avea cereri nerezolvate/spre aprobare, in Dashboard vor avea
pictograma de instiintari activa:

In aceasta pagina, angajatii care sunt setati ca superiori N+1/Team leaderi vor putea aproba/refuza cererile
de concedii ale subordonatilor.

Aceasta pagina este utila numai angajatilor care in Portal aproba/resping cererile de concediu ale
subordonatilor.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

22
3.4. Vizualizare cereri subordonati
In aceasta pagina, angajatii care sunt setati ca superiori N+1 vizualizeaza pentru intervalul selectat in
parametri (sistemul propune luna curenta) subordonatii care au concedii si absente.

Aceasta pagina este utila numai angajatilor care in Portal aproba/resping cererile de concediu ale
subordonatilor.

Worldline Romania | Ghidul angajatului - Employee Self Service| 10.05.2022 www.arobs.com/ucms-hr-solutions

23