Manual

Charisma Online pentru Angajat

Contents
Autentificare..............................................................................................................................1
1. Meniul Home...................................................................................................................2
1.1 Meniul Lista cu anunturi....................................................................................................2
1.2. Meniu Schimba Parola.......................................................................................................2
1.3. Meniul Datele mele.............................................................................................................2
2. Meniul Angajati...............................................................................................................3
2.1 Lista Angajati.......................................................................................................................3
3. Meniul Concediu.............................................................................................................3
4. Meniul Fluxuri Concediu...............................................................................................6
5. Meniul Flux Cerere Adeverinte......................................................................................7
6. Meniul Lista Cereri Adeverinte.......................................................................................7
7. Rapoarte de Adeverinte....................................................................................................8
8. Logout...............................................................................................................................8

Autentificare
Pentru a putea intra in CharismaOnline, se completeaza campurile Utilizator si Parola din pagina de
autentificare: http://192.168.0.47/CharismaOnline.
Dupa prima conectare este indicat sa va schimbati parola. Dupa conectare se poate selecta limba in
care se vor afisa informatiile. O masura de securitate a CharismaOnline prevede necesitatea unei noi
autentificari dupa o perioada de neutilizare de 30 de minute. Astfel, daca in decursul acestui interval
de timp aplicatia nu este folosita, la reluarea utilizarii (ex: in momentul in care se face click pe o
optiune) utilizatorul va fi trimis in pagina de autentificare, unde va fi nevoit sa reintroduca parola,
userul fiind cel folosit la autentificarea anterioara sau sa recompleteze campurile Utilizator si Parola
si sa execute click pe butonul Login.

1
MEDLIFE Versiunea: 1.0
Manual CharismaOnline Angajat Data: 15.03.2019

Dupa autentificare (introducere user si parola), utilizatorul este trimis in Pagina principala, pagina cu
modulele pe care userul are dreptul sa le acceseze. De aici se poate alege optiunea de Datele mele
sau Fluxuri.

1. Meniul Home
1.1 Meniul Lista cu anunturi
In pagina Datele mele - Lista cu anunturi, se pot vedea diverse informatii ce se doreste a fi
transmise in intranet. Din acest meniu se pot descarca manualele de utilizare a aplicatiei pentru
fiecare tip de user ce va accesa aplicatia.

1.2. Meniu Schimba Parola

Este meniul unde se poate schimba parola de autentificare in aplicatie. Este necesara introducerea
parolei noi de 2 ori.

2
MEDLIFE Versiunea: 1.0
Manual CharismaOnline Angajat Data: 15.03.2019

1.3. Meniul Datele mele

Selectand optiunea Datele mele - Datele mele din meniul principal utilizatorul poate doar vizualiza
datele angajatului asociat userului conectat in CharismaOnline.

In cadrul meniului Datele mele, utilizatorul isi poate accesa datele proprii, grupate pe tipuri de date:
date personale, date despre contract, data nasterii, functie, departament, locatie si numar de
contact.etc. Taburile care pot fi consultate ( fara a avea posibilitatea vreunei modificari) sunt
prezentate in imaginea de mai jos:
Date Personale, Angajare, Functie, ParametriPlati, Concediu, Adresa, Asigurare, Documente
personale, Stare Civila, Studii, Controale medicale, Inlocuitor aprobari (read only)
Tabul Inlocuitor va fi doar in mod ReadOnly pentru angajat. Datele se completeaza de aplicatie in
momentul introducerii unei cereri de absenta.

2. Meniul Angajati
2.1 Lista Angajati
In aceasta pagina pot fi vizualizate datele minime ale tuturor angajatilor din companie: Nume,
Prenume, Marca, Functia, Locatie, Departament, Companie, Telefon, Data plecarii (daca este
cazul). Angajatii pot fi filtrati dupa Nume, Prenume, Marca, Functia, Locatie, Departament, Companie.

3
MEDLIFE Versiunea: 1.0
Manual CharismaOnline Angajat Data: 15.03.2019

3. Meniul Concediu
In meniul Datele mele tab-ul Concedii se va vizualiza, numarul zilelor legale din fiecare tip de absenta,
din care s-au efectuat pana in momentul vizualizarii macar o zi, lista cu perioadele de concediu
(absente) pe anul selectat cat si balanta zilelor repartizate pe fiecare luna in parte. Coloana Total zile
insumeaza numarul de zile pe fiecare tip de concediu in parte pe un an intreg. Ultima coloana –
Diferente - reprezinta numarul de zile ce mai pot fi luate din fiecare tip de concediu in parte pe anul
curent.

4
MEDLIFE Versiunea: 1.0
Manual CharismaOnline Angajat Data: 15.03.2019

Fluxul de concedii de odihna se initializeza prin accesarea paginii cu balanta de concedii apasand pe
buton de initiere flux (adauga concediu).

Se va deschide un nou ecran din care trebuie sa se aleaga:

1. tipul de concediu dintr-o lista in care se vor regasi urmatoarele elemente:
- Zile Concediu Odihna
- Zile Concediu fara Salariu
- Zile Absente Nemotivate
- Zile Absente Motivate
- Zile Concediu Studii Neplatite
- Zile Concediu Studii Platite
- Zile Delegatii
Pentru tipul de absente Obligatii cetatenesti si Evenimente speciale se va face cerere scrisa ca si
pana acum cu documentul justificativ atasat.
In aplicatie se va putea alege doar notiunea de Concediu de Odihna, dar aplicatia va consuma intai
Zilele de Concediu De Odihna Suplimentar, Zilele de Sold Concediu Odihna si apoi Zilele de Concediu
Odihna din anul curent, pana la maxim numarul Total de zile de Concediu. Balanta de zile de
concediu ce se mai pot efectua nu va putea avea o valoare negativa.
Zilele de Somajul tehnic, Concediu medical se vor introduce HROfficer in Backoffice.
Orice exceptie de la regula, daca va exista, va putea fi solutionata de HROfficer in Backoffice.

5
MEDLIFE Versiunea: 1.0
Manual CharismaOnline Angajat Data: 15.03.2019

2. Perioada Data de inceput si Data de final a absentei.

Daca data de inceput a absentei va fi mai mare ca data de final, aplicatia va va atentiona ca perioada
nu este corecta.
Perioada care poate fi aleasa pentru oricare tip de absenta va putea incepe de la minim data curenta
+1 in viitor, pentru angajat, iar in momentul in care managerul face cererea de concediu pentru
subordonat, acesta poate incepe minim de la data curenta in viitor.

3.Inlocuitor Alegerea Inlocuitorului este obligatorie in cererea de absente. Inlocuitorul poate fi ales
dintr-o lista in care sunt afisati toti angajatii din companie.
In situatia in care in aceeasi perioada Inlocuitorul are deja o cerere de concediu aprobata, aplicatia va
afisa „Inlocuitorul X este in aceasta perioada in concediu, va rugam sa selectati alt inlocuitor!” si nu va
salva cererea de concediu. Daca inlocuitorul desemnat, este ales si de catre alt angajat in aceeasi
perioada ca inlocuitor, programul va permite alegerea lui ca inlocuitor intr-o alta cerere noua, dar
aplicatia va afisa un mesaj “Inlocuitorul X este in aceasta perioada selectata.
Daca inlocuitorul desemnat doreste sa faca o cerere de concediu in aceeasi perioada cand a fost
desemnat inlocuitor, HROfficerul poate intra pe tabul Inlocuitori aprobari pe angajatul respectiv si
modifica inlocuitorul pentru ca acesta sa isi poata face o cerere de concediu.

4.Comentariu – se poate introduce un comentariu cu diverse explicatii.

5.Atasare document – se poate atasa un document justificativ

Aplicatia va afisa ca text numele Managerului N (manager direct) si numele Managerului N+1 si dupa
selectarea tipului de absenta, numar maxim de zile pe care le mai puteti selecta in cerere.

Dupa ce se apasa pe butonul Adauga Cerere aplicatia trimite o notificare catre Managerul N prin care
este informat ca subordonatul sau solicita un concediu de odihna si prin care este invitat sa aprobe
sau sa respinga cererea respectiva. De asemenea, in alerta i se va indica tipul de concediu solicitat.
Daca postul de Manager N este vacant cererea va merge mai sus in organigrama la Managerul N+1
sau Backup Manager N+1.

Managerul va primi urmatoarea notificare pe mail:

Ati primit o cerere de n zi/zile de concediu de tipul (tip concediu) din partea angajatului (prenume si
nume angajat) pentru perioada (de la data – la data). Va rugam sa accesati urmatorul link pentru a
evalua cererea: CharismaOnline.

Dupa aprobarea cererii de catre Manager N se va trimite doua notificari catre Angajat si Inlocuitor.

Angajatul va primi urmatoarea notificare pe mail:

6
MEDLIFE Versiunea: 1.0
Manual CharismaOnline Angajat Data: 15.03.2019

“Cererea dumneavoastra de n zi/zile de concediu de tipul ((tip concediu) a fost aprobata de

(prenumele si numele celui care a aprobat). Va rugam sa accesati urmatorul link pentru a vizualiza
cererea: Charisma Online.
si
Inlocuitorul va primi urmatoarea notificare:
“Ati fost desemnat inlocuitor pentru (prenume si nume angajat) pentru perioada (de la – pana la);
cererea a fost aprobata de (prenumele si numele celui care a aprobat).

Pentru introducerea unei cereri de Planificare concediu/Holiday planning, se va apasa pe un buton

Cerere noua planificare concediu din pagina cu balanta de concedii, singurul tip de absenta ce va
putea face in acest flux va fi Planificare concediu/Holiday planning

4. Meniul Fluxuri Concediu

In ecranul meniul Fluxuri – Concedii Odihna se pot vedea toate cererile de absente si starea lor –
Initiata, In asteptare, Anulata, Respinsa sau Aprobata, cu bifa pusa pe optiunea Cereri initiate de mine.

Cu dublu ckick pe cerere se va deschide un nou ecran in care se pot vedea toate informatiile alese in
cerere. Din acest meniu se poate descarca un fisier in format pdf cu cererea de concediu pentru a
putea fi semnata de catre angajat.
O cerere aprobata in sistem, va putea fi stearsa de catre HROfficer in aplicatia Backoffice.

7
MEDLIFE Versiunea: 1.0
Manual CharismaOnline Angajat Data: 15.03.2019

5. Meniul Flux Cerere Adeverinte

Din ecranul meniul Fluxuri – Flux Cerere Adeverinta, angajatul, pentru el va putea sa genereze o
cerere de adeverinta, alegad dintr-o lista derulanta adeverinta de care are nevoie. Userii din grupul HR
vor primi o notificare prin care li se aduce la cunostinta pentru ce angajat si ce tip de adeverinta se
doreste.

6. Meniul Lista Cereri Adeverinte

In momentul in care adeverinta este gata, userul HR poate aproba fluxul respectiv din meniul
Fluxuri – Lista Cereri Adeverinte. Cel care a generat fluxul de adeverinta va primi o notificare prin
care i se aduce la cunostinta ca poate veni la Departamentul HR sa ridice adeverinta sau o va
primi prin curier la locul de munca. In acest meniul se poate vedea toata lista fluxurilor de
adeverinte si stadiu aprobarii pe flux a lor.

8
MEDLIFE Versiunea: 1.0
Manual CharismaOnline Angajat Data: 15.03.2019

7. Rapoarte de Adeverinte
Din meniul Datele mele – in partea de jos a ecranului pe butonul Adeverinte fiecare angajat isi
poate genera pentru el insuri adeverinte.

Lista de adeverinte este urmatoarea: Adeverinta Coasigurat, Adeverinta Gradinita, Adeverinta

Colegiul_Medicilor, Adeverinta Deducere, Adeverinta Medic, Adeverinta Salariat, Adeverinta
Venit.
Dupa alegerea unui tip de adeverinta aplicatia va genera un raport word si il va salva in
directorul Downloads, de pe statia respectiva.

8. Logout
Dupa ce utilizatorul a efectuat operatiunile dorite, pentru a iesi din Charisma HCM Portal se
selecteaza optiunea Logout din meniul principal. Va fi afisata pagina de autentificare.