PROCEDURA DE RECRUTARE, Cod PP-RU-01

PROMOVARE SI INTEGRARE Revizia 8

PERSONAL Exemplar:
Pagina Pag. 1 of 9

Aprobat,
Director Resurse Umane
Ilona Lixandru
Data: 22.01.2018

PROCEDURA DE RECRUTARE, PROMOVARE SI

INTEGRARE PERSONAL
Cod: PP-RU-01

Data intrarii in vigoare: 01.02.2018

INAINTE DE UTILIZARE VERIFICATI CA ACESTA ESTE REVIZIA IN VIGOARE

CONSULTATI LISTA DOCUMENTELOR SMQ

Intocmit: Avizat:
Manager Resurse Umane Quality Manager
Anca Gradinariu Sorina Negoita
Data: 22.01.2018 Data: 22.01.2018

CONFIDENTIAL A&D PHARMA

 PROCEDURA DE RECRUTARE, Cod PP-RU-01
PROMOVARE SI INTEGRARE Revizia 8
PERSONAL Exemplar:
Pagina Pag. 2 of 9

1. Scop:
Scop: reglementeaza modul in care se desfasoara procesele de recrutare, promovare si
integrare la nivelul intregii companii.

Principii generale:
• egalitatea de sanse a candidatilor si selectarea celui mai bun candidat pentru ocuparea
unui post vacant
• tratament nediscriminatoriu la angajarea personalului si promovarea angajatilor care
au dovedit performanta constanta, conduita profesionala corecta si potential de
dezvoltare
• recrutarea si selectia candidatilor se va desfasura cu respectarea legislatiei in vigoare,
asigurarea obiectivitatii evaluarii acestora precum si cu evitarea situatiilor de conflicte
de interese
• angajatii companiei au prioritate in procesul de recrutare

2. Domeniul de aplicare:

Prezenta procedura se aplica pentru ocuparea posturilor vacante (existente si nou create)
la nivelul intregii companii.

3. Terminologie si abrevieri:
3.1 Terminologie:
Recrutare - activitate orientata spre atragerea celor mai buni candidati, care sa
demonstreze cunostintele si competentele necesare indeplinirii responsabilitatilor
postului.
Selectie - proces obiectiv prin care se aleg candidatii cei mai potriviti pentru ocuparea
postului vacant, conform unor reguli si criterii de competenta stabilite
Promovare – accesarea unui post superior din punct de vedere al responsabilitatilor
Succesor - angajat identificat de management impreuna cu CRU ca fiind pregatit sa ocupe
un alt post in cadrul companiei
Companie - SC Mediplus Exim SRL, SC Sensiblu SRL, A&D Pharma Marketing & Sales
Services, Solacium, Minko Net, Punkt, Dr.Hart, Elantis Farma, A&D Pharma Holdings,
SC AA Farma Leader SRL, SC Extra Farm ACD SRL, SC Farma Business Class A SRL,
SC Farmacia Smart 101 SRL, SC Farmacia Sphera SRL si Farmacia Titan.

3.2 Abrevieri:
MD – Managerul Direct
DD – Directorul de Departament/Divizie (direct raportor la un membru al board-ului)
MRU – Manager Resurse Umane
HRBP – HR Business Partner
CRU – Consultant Resurse Umane
RR – Responsabil Recrutare
ECC – Employee Cost Controller
COP – cerere ocupare post (electronic)

CONFIDENTIAL A&D PHARMA

 PROCEDURA DE RECRUTARE, Cod PP-RU-01
PROMOVARE SI INTEGRARE Revizia 8
PERSONAL Exemplar:
Pagina Pag. 3 of 9

FEI – fisa evaluare interviu

FEPP – formular de evaluare dupa perioada de proba
RI – Regulament Intern
MAS – Manager Administrare si Salarizare Personal
IRU – Inspector Resurse Umane
AC – Assessment Center (Centru de evaluare)
N+2 – Managerul Managerului Direct al pozitiei de recrutat
PMS- propunere modificare statut
CEO – Chief Executive Officer
DRU – Director Resurse Umane

4. Documente de referinta/Documente conexe/Resurse/Date de intrare:

4.1 Documente de referinta:
SR EN ISO 9000: 2015 Sisteme de management al calitatii - Principii fundamentale si
vocabular
SR EN ISO 9001: 2015 Sisteme de management al calitatii - Cerinte
MSMQ Manualul sistemului de management al calitatii

4.2 Date de intrare: COP, baze de date, anunturi

5. Descrierea procedurii:

5.1 Flux proces on-line:

5.1.1 Validarea posturilor vacante:

Managerul Direct sau N+2 (in cazul farmaciilor Sensiblu si Punkt sau in toate companiile
atunci cand postul de Manager Direct nu este ocupat) completeaza COP-ul electronic din
Charisma on-line, obtine on-line aprobarile superiorilor sai, pana la nivel de Director
Departament/Divizie.

Pentru posturile nou create, inainte de a transmite COP-ul catre ECC, DD va obtine
aprobarea scrisa de la CEO sau CFO (pentru posturile din departamentele suport care ii
raporteaza). Prin post nou creat se intelege un post care nu a existat in organigrama sau nu
a fost bugetat.

Dupa obtinerea tuturor aprobarilor, DD transmite catre ECC COP-ul validat. ECC va
verifica pachetul, tipul de contract (determinat/nedeterminat) si existenta validarilor
necesare. In cazul neconcordantelor, ECC va solicita de la DD obtinerea aprobarilor
necesare de la CEO sau CFO.

ECC valideaza COP-ul si MRU/HRBP aloca COP-urile catre responsabilul de proces,

care va initia recrutarea.

Dupa finalizarea procesului de recrutare (semnarea ofertei de catre candidat),

responsabilul de proces inchide COP-ul, finalizand fluxul procesului on-line.

Situatii in care este necesara initierea unui COP: post nou creat bugetat sau nebugetat,
post vacantat ca urmare a incetarii/suspendarii CIM sau a modificarii statutului angajatului
CONFIDENTIAL A&D PHARMA
 PROCEDURA DE RECRUTARE, Cod PP-RU-01
PROMOVARE SI INTEGRARE Revizia 8
PERSONAL Exemplar:
Pagina Pag. 4 of 9

(promovare, transfer, modificare locatie, departament, altele), incetarea suspendarii

contractului de munca (medical, CIC, altele).

COP-ul este initiat in momentul in care MD afla despe vacantarea postului, specificand
data la care trebuie ocupat postul.

Perioada de valabilitate a COP-ului validat: 6 luni de la initiere. Dupa aceasta perioada,

COP-ul trebuie revalidat de ECC.

5.1.2 Validarea modificarilor in statutul angajatilor (post, pachet, locatie):

In cazul in care, in urma procesului de selectie, postul vacant este ocupat de un angajat al
companiei, va fi urmat fluxul Propunere Modificare Statut, dupa cum urmeaza:

Managerul Direct sau N+2 (in cazul farmaciilor Sensiblu si Punkt sau in toate companiile
atunci cand postul de Manager Direct nu este ocupat) al angajatului caruia i se modifica
statutul completeaza PMS-ul electronic din Charisma on-line si obtine on-line aprobarile
superiorilor sai, pana la nivel de DD.

Informatiile cu privire la post, pachet si locatie din PMS trebuie sa corespunda cu

informatiile aferente din COP-ul pentru postul vacant pe care urmeaza sa-l ocupe angajatul
al carui statut se modifica.

Dupa validarea de catre DD, PMS este verificat si validat de catre ECC si MAS
implementeaza modificarile contractuale si MRU/HRBP aloca PMS-uri catre responsbil
proces pentru redactarea si comunicarea scrisorii de modificare statut.

In cazul in care pachetul din PMS este mai mic decat pachetul mentionat in COP, ECC
comunica cu MRU/HRPB si MAS.
In cazul in care pachetul este mai mare decat cel prevazut in COP, ECC se va asigura ca
MD a obtinut toate aprobarile necesare (DD, CEO sau CFO).

Daca postul vacant pentru care a fost selectat un candidat intern este in subordinea altui
Manager, atunci MD actual va initia PMS, il va transmite catre MD viitor, urmand ca
viitorul MD sa urmeze fluxul mentionat mai sus, obtinand aprobarile necesare.

PMS-ul este initiat de MD dupa finalizarea procesului de recrutare si selectie si obtinerea

acordului verbal al candidatului intern cu privire la modificari.

Etape in procesul de recrutare si selectie:

Etapa 1: Procesul de ocupare a postului:

Responsabilul de proces si MD vor agrea profilul candidatului in raport cu

responsabilitatile postului si specificatiile procesului de recrutare (canal intern sau extern,
metode).

CONFIDENTIAL A&D PHARMA

 PROCEDURA DE RECRUTARE, Cod PP-RU-01
PROMOVARE SI INTEGRARE Revizia 8
PERSONAL Exemplar:
Pagina Pag. 5 of 9

2.1 Canale de recrutare:

Intern : Responsabilul de proces va elabora anuntul pentru ocuparea postului vacant si se

va asigura ca acesta este comunicat corespunzator pentru a asigura accesul candidatilor
interesati. Posturile vacante comunicate intern (prin afisare sau e-mail) vor fi postate
pentru o perioada de minim 3 zile lucratoare.
Extern: Responsabilul de proces va alege metoda prin care posturile vacante vor fi
comunicate in exteriorul companiei pentru atragerea celor mai buni candidati. In cazul
colaborarii cu o agentie de recrutare este necesara aprobarea DRU.

CV-urile candidatilor vor fi colectate de catre Responsabilul de proces care va face si

selectia preliminara a acestora.

2.2: Selectia candidatilor:

Procesul de selectie a candidatilor interni :

Criterii generale de eligibilitate:

• minim 6 luni vechime in postul actual
• postul pe care aplica este diferit de postul actual
• comportament profesional adecvat si respectarea valorilor companiei

Aplicatia pentru o pozitie vacanta in cadrul companiei se face doar cu informarea

Managerului Direct. Responsabilul de proces se va asigura ca MD al aplicantului este
instiintat si va solicita acestuia referinte, pe baza carora va include sau nu candidatul in
procesul de selectie.

Responsabilul de proces va intervieva si selecta candidatii interni si/sau externi, va genera

lista scurta si o va prezenta MD sau N+2 (in cazul farmaciilor Sensiblu si Punkt sau cand
postul de Manager Direct nu este ocupat) al postului vacant.

Pentru posturile manageriale, candidatii (interni si/sau externi) de pe lista scurta vor fi
evaluati in AC/cu probe tip AC.
Pentru celelalte posturi MD impreuna cu Responsabilul de proces va decide asupra
necesitatii unui AC.

Responsabilul de proces organizeaza AC si transmite catre MD si catre N+2, raportul final

in urma AC pentru fiecare candidat inainte de decizie.

Pentru posturile manageriale care raporteaza la top management comisia de evaluare este
formata dinMRU/HRBP, DRU si MD.
Pentru celelalte posturi comisia de evaluare este formata din Responsabilul de proces si
MD.

In cazul in care nu se organizeaza AC, MD are responsabilitatea sa intervieveze candidatii

din lista scurta in maxim 5 zile lucratoare de la comunicarea acesteia de catre
Responsabilul de proces.
CONFIDENTIAL A&D PHARMA
 PROCEDURA DE RECRUTARE, Cod PP-RU-01
PROMOVARE SI INTEGRARE Revizia 8
PERSONAL Exemplar:
Pagina Pag. 6 of 9

Candidatii pentru posturile manageriale care confirma in AC competentele necesare

postului vor sustine interviul final cu MD si cu N+2 din cadrul departamentului in care se
face recrutarea postului sau cu MD si DRU daca MD este top manager.

Pentru posturile non-manageriale, candidatul selectat va fi intervievat de N+2 daca solicita

acest lucru.

3.3 Decizie:

Decizia finala asupra unui candidat apartine MD in urma interviului final si a consultarii
FEI a candidatilor de pe lista scurta si/sau a evaluarii acestora in AC. Se va tine cont de
situatiile de incompatibilitate asa cum sunt definite in cadrul Regulamentului Intern.
In cazul in care MD identifica un succesor, acesta este validat impreuna cu DD si
MRU/HRBP.

3.5 Verificarea referintelor:

Se va realiza de catre Responsabilul de proces la solicitarea MD, doar cu permisiunea

candidatului, pentru a nu afecta securitatea postului actual al persoanei respective.

Etapa 4: Ofertare:

Responsabilul de proces realizeaza oferta conform COP si fisa de post, le reconfirma cu

MD si le prezinta candidatului (intr-o intalnire directa, telefonic sau prin e-mail).

In cazul in care candidatul este ales din interiorul companiei se semneaza scrisoarea de
modificare statut (formular PP-RU-02-F05) si fisa de post in doua exemplare: unul la
Responsabilul de proces pentru dosarul de personal si unul la angajat.

Candidatul trebuie sa citeasca RI si sa semneze Angajamentul de respectare a RI dupa

semnarea ofertei si a fisei de post si inainte de semnarea CIM. Oferta si fisa de post se
semneaza in doua exemplare, un exemplar semnat ramane la candidat si unul la
Responsabilul de proces pentru dosarul de personal. MD va primi o copie a ofertei si fisei
de post semnate.

Dupa ce candidatul accepta oferta, Responsabilul de proces /MD il va programa pe noul

angajat la examenul medical obligatoriu si ii va inmana lista de documente necesare
angajarii. Responsabilul de proces va informa MD cu privire la raspunsul candidatului
ofertat.

Responsabilul de proces va comunica raspunsul negativ al companiei tuturor candidatilor

respinsi. Aceasta comunicare poate fi facuta prin intermediul unei scrisori de raspuns,
telefonic sau intr-o discutie directa. Toti candidatii interni vor primi si feedback de la
Responsabilul de proces sau MD, daca acestia il solicita.

Responsabilul de proces realizeaza o baza de date electronica/proces cu toti candidatii

intervievati. Responsabilul de proces /MD colecteaza si transmite catre departamentul
Administrare&Salarizare dosarul de angajare cu actele semnate de catre candidat.
CONFIDENTIAL A&D PHARMA
 PROCEDURA DE RECRUTARE, Cod PP-RU-01
PROMOVARE SI INTEGRARE Revizia 8
PERSONAL Exemplar:
Pagina Pag. 7 of 9

Etapa 5: Integrare si evaluare:

5.1 Pregatirea:

Responsabilul de proces: trimite MD formatul pentru Planul de Integrare al noului angajat

si acorda suport in completarea acestuia, daca este cazul.

5.2 Prima zi

Responsabilul de proces/MDii va acorda suport noului angajat conform Planului de

Integrare specific postului si nivelului ierarhic.

Pentru posturile de Management si Top Management, in termen de 5 zile lucratoare de la

venirea noului angajat, Responsabilul de proces va transmite catre departamentul
Comunicare anuntul de prezentare a noului angajat in companie, in vederea publicarii
acestuia prin intermediul instrumentelor de comunicare specifice la nivel de companie.

In cazul neprezentarii noului angajat in prima zi, Responsabilul de proces si MD analizeaza

optiunile si MD decide care sunt pasii urmatori ai procesului.

6. Evaluarea perioadei de proba:

Pentru contractele pe perioada nedeterminata, perioada de proba este de 90 zile pentru

angajatii de pe pozitii de executie si de 120 zile pentru angajatii in posturi de conducere.

6.1 Inainte de terminarea perioadei de proba: IRU va reaminti MD si noului angajat data
incheierii acesteia. Responsabilitatea de a evalua integrarea noului angajat la sfarsitul
acestei perioade revine in exclusivitate MD.

6.2 In finalul perioadei de proba: MD semneaza impreuna cu angajatul formularul de

evaluare dupa perioada de proba (FEPP) si il transmite catre IRU. Noul angajat este
confirmat pe post daca rezultatele evaluarii sunt unele pozitive, din ambele parti: MD si
nou angajat.

6. Responsabil de proces/ atributii si responsabilitati

MRU/HRBP este responsabil pentru procesele de recrutare, selectie si promovare a
personalului pentru zona de responsabilitate alocata. DRU este responsabil pentru
coordonarea acestor procese la nivelul Grupului.

7. Atributii si Responsabilitati:
Director Resurse Umane:
- coordoneaza si monitorizeaza derularea activitatii de recrutare, selectie si integrare a
personalui;
- gestioneaza bugetul de recrutare si selectie;
- asigura selectia si recrutarea pentru pentru pozitii de top si senior management;
- participa la AC pentru pozitii manageriale;
- mentine relatia cu agentiile de recrutare si de publicitate
CONFIDENTIAL A&D PHARMA
 PROCEDURA DE RECRUTARE, Cod PP-RU-01
PROMOVARE SI INTEGRARE Revizia 8
PERSONAL Exemplar:
Pagina Pag. 8 of 9

Manager Resurse Umane/HR Business Partner:

- analizeaza pozitiile vacante precum si posibilitatile de realocare a personalului pe
posturi;
- mentine relatia cu departamentele beneficiare;
- elaboreaza si publica anunturile de recrutare;
- elaboreaza ghidul de interviu;
- participa la interviuri structurate si intocmeste lista scurta de maxim 5 candidati;
- organizeaza AC pentru pozitii manageriale si participa la acestea;
- mentine relatia cu MD, comunicand periodic cu privire la stadiul procesului de
recrutare;
- oferteaza candidatii;
- prezinta Regulamentul Intern catre candidatii ofertati;
- transmite raspunsuri catre candidati – acceptati sau respinsi;
- obtine recomandari daca MD le solicita;
- participa impreuna cu MD la comunicarea ofertei de angajare;
- elaboreaza raportul final al procesului de recrutare;
- trimite e-mail catre grupul de informare cu sosirea unui nou angajat in companie;
- transmite catre IRU oferta, fisa de post si actele necesare angajarii cu cel putin 5 zile
lucratoare inainte de inceperea activitatii in cadrul companiei;
Manager Direct:
- completeaza COP electronic pentru pozitia vacanta;
- participa la interviul profesional pentru candidatii de pe lista scurta;
- ia decizia de angajare impreuna cu ceilati membrii ai comisiei de selectie;
- participa impreuna cu Responsabilul de proces la comunicarea ofertei de angajare;
- completeaza formularul de evaluare dupa perioada de proba;
- identifica si dezvolta succesori in cadrul echipei coordonate.
Director Departament:
- semneaza on-line COP-ul completat de MD;
- supervizeaza identificarea si dezvoltarea succesorilor in cadrul departamentului
coordonat.

8. Date de iesire/ Rapoarte/ Inregistrari:

Urmatoarele informatii/documente constituie date de iesire:
- Anunturi interne si/sau externe
- CV-uri
- Evaluari candidati
- Oferta scrisa
- Angajamentul de Respectare a Regulamentului Intern
- Raport final recrutare si selectie
- Formular de evaluare dupa perioada de proba
- Plan de integrare
- Fisa post
- Contract individual de munca

Exceptiile de la aceasta procedura vor fi aprobate in scris de catre CEO.

CONFIDENTIAL A&D PHARMA

 PROCEDURA DE RECRUTARE, Cod PP-RU-01
PROMOVARE SI INTEGRARE Revizia 8
PERSONAL Exemplar:
Pagina Pag. 9 of 9

9. Istoric

Nr. Data intrarii in

reviziei vigoare Descriere modificari
1 18.11.2008 Procedura noua
2 20.07.2009 Modificari descrierea procedurii
3 15.01.2012 Modificari descrierea procedurii
4 14.04.2014 Modificari descrierea procedurii
5 25.02.2015 Modificare formular plan integrare
6 25.09.2015 Modificari descrierea procedurii
Modificari formulare PP-RU-01-F07 Oferta de
7 01.09.2016 angajare si PP-RU-01-F08 Fisa postului
Actualizare referential ISO 9001; completare
companii si abrevieri; inlocuire CRU, cu
Responsabil proces; anulare chestionar de
analiza a postului PP-RU-01-F01; reorganizare
8 01.02.2018 validari si alocari pe flux.

CONFIDENTIAL A&D PHARMA