Auditul Gestiunii Resurselor Umane in Cadrul SC Rinf Outsourcing Solutions SRL

AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE N CADRUL
S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L.

CUPRINS
Introducere...............................................................................................................................3
CAPITOLUL I. Delimitri conceptuale aferente auditului resurselor umane............................4
1.1.Diferite abordri ale auditului gestiunii resurselor umane.................................................4
1.2.Consideratii generale asupra activitilor auditului resurselor umane...............................6
CAPITOLUL II. Auditul gestiunii resurselor umane n cadrul SC RINF Outsourcing

Solutions SRL
2.1. Date despre compania auditat...........................................................................................7
2.2 Principiile profesionale respectate de ctre echipa de auditori .......................................9
2.3. Probele de audit utilizate...................................................................................................10
2.4. Sistemul referenial de raportare ale auditului gestiunii resurselor umane......................12
2.5.Etapele parcurse n pregatirea, desfasurarea i implementarea auditului.........................16
2.5.1. Culegerea
informaiilor calitative i
cantitative....................................................16
2.5.2. Evaluarea informaiilor.......................................................................................22
2.5.3 Analiza rezultatelor.................................................................................................22
2.5.4 Planificarea aciunii...............................................................................................23
CAPITOLUL III. Raportul de audit
3.1. Lista centalizatoare a obiectivelor auditabile....................................................................25
3.2.
Programul
interveniei
la
faa
locului...................................................................................27
3.2.1.Testul nr.1...........................................................................................................31
3.2.2.Testul nr.2...........................................................................................................34
3.2.3.Testul nr.3.............................................................................................................37
3.2.4.Testul nr.4..............................................................................................................40
3.2.5.Testul nr.5.............................................................................................................43
3.2.6.Testul nr.6..............................................................................................................46
3.3.
Puncte
forte
ale
activitii
gestiunii
resurselor
umane.........................................................49
3.4. Puncte slabe ale activitii gestiunii resurselor umane......................................................49
CAPITOLUL IV. CONCLUZII I RECOMANDRI..............................................................50

Bibliografie...............................................................................................................................53
Introducere
n complexul domeniu al resurselor umane, auditul intern are scopul de a verifica toate
procesele i procedurile de activitate privind: angajrile n cadrul companiei, avansarile,

continuitatea n munca, dezvoltarea carierei, instruirile i evaluarile profesionale, recompensele
i sanciunile aplicate, pensionrile, modurile de stabilire i aducere la indeplinire a
responsabilitailor i atribuiilor de ctre personalul angajat. De asemenea, auditul intern al
gestiunii resurselor umane poate demonstra performana rezultatelor obinute, riscurile,
strategiile, planificarile, obiectivele, metodologiile, instrumentele utilizate n legatur cu acest
domeniu, indicatorii de activitate i rezultate.
Obiectivele auditului intern trebuie dezvoltate n acord cu principiile pe baza crora se
desfaoar activitile managementului resurselor umane: angajaii sunt baza eficacitii i
eficienei dezvoltarii unei companii; administrarea resurselor umane este responsabilitatea
acestor autoriti; activitatea managementului resurselor umane influeneaz toate tranzaciile
unei organizaii.
Existena procedurilor de activitate actualizate, clare i bine stabilite este necesar, precum i
stapnirea riscurilor i vulnerabilitilor din aceast arie, conformarea fa de cadrul legislativ.
Scopul unui audit de Resurse Umane este de a evalua eficiena funciei de resurse umane i
pentru a asigura respectarea de reglementare. Auditul poate fi realizat de oricine cu suficient
experien in domeniul Resurselor Umane. Avnd experien de lucru n mai mult de o companie
este un plus, deoarece ofer auditorului o perspectiv mai larg. Exist un avantaj de a avea de
audit efectuat de ctre un consultant extern. Deoarece consultantul extern are mai puine
prejudeci cu privire la organizarea i are mai puin interes personal n rezultatul dect un
angajat al companiei, consultant extern poate fi mai obiectiv.
Din cauza multitudinii de legi care afecteaz fiecare etap a procesului de ocupare a forei
de munc, este extrem de important pentru un angajator s revizuiasc n mod regulat politicile i
practicile de reglementare pentru a asigura o conformitate, n scopul de a evita potenialele
amenzi.
Un audit al resurselor umane poate asigura, de asemenea, c politicile i procedurile de
organizare sunt corecte i coerente i in acelai timp se poate consolida satisfacia angajailor.
Obiectivul auditului acestei categorii ar trebui s fie identificarea i definirea aspectelor ce
necesit o atenie sporit i realizarea de recomandri competente i pertinente n vederea
obinerii de unei gestiuni eficiente a resurselor umane.
De asemenea, toate aceste eforturi necesit n primul rnd nelegere, apoi aprobare din
partea managementului de nivel superior i mediu i n cele din urm implementarea.
Din perspectiva minimizrii deficienelor practicilor de resurse umane, se urmresc aspectele
diagnosticului i avantajele strategice ale unui audit de resurse umane cuprinztor. Mai multe
2
organizaii au baza acestor elemente. Un management contiincios va recunoate, n mod normal,

importana i valoarea, precum i motivele actualizrii politicilor i procedurilor pentru a
ncorpora rezultatele unui audit.
CAPITOLUL I.
Delimitri conceptuale aferente auditului resurselor umane
1.1. Diferite abordri ale auditului gestiunii resurselor umane
Auditul resurselor umane a aprut i s-a dezvoltat att pe plan mondial, ct mai ales n tara
noastr relativ recent, fiind implementat ndeosebi la nivelul companiilor transnaionale,
multinaionale, dar i al celor naionale mari.
Treptat nsa, auditul resurselor umane este adoptat i implementat i la nivelul organizaiilor de
dimensiuni mijlocii i chiar mici, fiind un instrument de control, care a devenit necesar pentru
luarea de decizii fundamntate n ceea ce priveste personalul, n acord eu obiectivele globale ale
companiei.
Dei este un domeniu i o activitate practic relativ nou, auditul resurselor umane cunoate deja
o serie de conceptualizri i definiii, n continuare analiznd unele dintre ele.
"Auditul este un domeniu care se bazeaz pe un cadru de referin recunoscut n lumea
ntreag, chiar dac, din cauza varietailor mediilor de referin n care este practicat, acesta
trebuie s se adapteze pentru a lua n calcul particularitile legislative i de reglementare ale
fiecrei ari, regulile specifice care guverneaz anumite sectoare de activitate sau pur i simplu
marimea i cultura organizatiilor".1
ntr-o alt accepiune, auditul resurselor umane este considerat ca "o activitate desfaurat
de profesioniti n domeniul resurselor umane din interiorul sau exteriorul organizatiei, care
colecteaz i evalueaz probe legate de gestionarea resurselor umane din cadrul organizaiei, n
vederea exprimrii unei opinii independente privind comparaia dintre aspectele observate si cele
prestabilite, raportate la respectarea i aplicarea unui criteriu de calitate anterior definit."2
Potrivit analizei specialistului american n domeniu V.M. OReilly, auditul este definit ca
privind aciunile i evenimentele cu caracter economic i nu numai, n vederea aprecierii
gradului de conformitate al acestor afirmaii cu criteriile prestabilite de auditor, precum i de
comunicare a rezultatelor ctre utilizatorii interesai.
Auditul de resurse umane are o natur funcional i, n general, este mai restrns dect un audit
de management. Pe de alt parte, auditurile funcionale sunt intensive i specializate pe un singur
domeniu, cu cteva subdomenii. n plus, auditul resurselor umane necesit, de regul, mai mult
timp dect un audit general de management.
Derivat din monitorizarea rezultatelor activitii resurselor umane, auditul a evoluat n timp i a
devenit o funcie de baz a managementului resurselor umane. Pe lng faptul c reuete s
releve adevratele dimensiuni ale activitii resurselor umane, auditarea l ajut pe manager n
1
Mitea, A. (coord.), Auditul de sistem n institutiile publice, Ed. Administratei si Internelor, Bucuresti 2006, p.14
Marin I., Auditul Resurselor Umane, Editura Economica, Bucuresti, 2011, p. 50
toate etapele procesului de conducere, deciziile rezultate din informaiile furnizate de audit fiind
bine fundamentate. Prin auditul resurselor umane se nelege un complex de activiti de
monitorizare i colectare de informaii care l asigur pe manager c activitile desfurate se
deruleaz conform planificrii, msurnd progresul ctre obiectivele propuse i detectnd
deviaiile de la plan pentru a lua msuri corective.
Auditul resurselor umane este o evaluare sistematic a punctelor forte, limitrile, i nevoile de
dezvoltare ale sale resurse umane existente, n contextul performanei organizaionale (Flamholtz, 1987). Auditul gestiunii resurselor umane " msoar capacitatea resurselor umane i
eficiena n circumstanele date i gradul de utilizare al capacitii resurselor umane i eficiena n
circumstanele date i gradul de utilizare al resurselor umane n cel mai bun posibil mod s
conduc organizaia "(Abdulaziz Arain, 2001)
Auditul are ca scop ncurajarea managerilor profesioniti i a directorilor de a dezvolta
propriile metode de msurare de performan n raport cu obiectivele i obieciile dezvoltate din
experiena i nevoile lor de in funcie de unitatea proprie, departament i sector. Executivii sunt
ncurajati s revizuiasc, s adapteze i s aplice diverse metode de diagnostic, care sunt cele mai
potrivite situaiei lor proprii "(Willion B. Werther & Keith Davis, 1996).
Auditul este una dintre metodele de colectare de informaii concrete de gestionare a controalelor
i activiti bazate pe o evaluare imparial a unor dovezi obiective, mai degrab dect opinia
subiectiv " (Willion B. Werther & Keith Davis, 1996).
Aceast analiz va obliga directorii executivi la clarificarea si nelegerea cu privire la
modul n care capitalul uman este utilizat i evaluarea valoarii acestuia in cadrul organizatiei.
(Boudreau & Ramstad, 1997).
Auditul resurse umane n domeniul su de aplicare este dincolo de auditul convenional,
audit de resurselor umane este mai clar definit ca "o metoda de a evalua eficiena resurselor
umane la toate nivelurile n ntreaga organizaie, n scopul de a verifica dac gestiunea este de
regularitate si conformitate, i se recomana eficacitatea sa n cazul n care nu este cazul
"(Willion B. Werther & KeithDavis, 1996).
Auditul resurselor umane trebuie considerat un instrument de diagnostic pentru identificarea
punctelor forte i a punctelor slabe ale unei organizaii. Un audit eficient poate fi folositor prin
stimularea gndirii constructive, identificarea aspectelor pozitive i a deficienelor
organizaionale, precum i prin furnizarea de recomandri pentru ameliorare(Irinel Marin, 2004)
Auditul este un control calitativ general, o verificare a activitilor resurselor umane la
nivelul unui compartiment sau al ntregii organizaii, ct i a modului n care acesteactiviti
sprijin strategia organizaiei.
1.2.Consideratii generale asupra activitilor auditului resurselor umane

Cuvntul audit provine din verbul latin audire a asculta. Conceptul de audit de
management a aprut n literatura de afaceri cu cel puin 30 de ani n urm. Totui, domeniile
generale i ntrebrile specifice coninute n cele mai recente audituri de management au
aparinut marilor corporaii (General Motors, Du Pont, Sears, I.B.M., Procter & Gamble i
Esteman Kodak). De atunci, auditurile au continuat s fie folosite, cu cteva modificri de
structur, dar mai ales de ctre marile corporaii i unele agenii guvernamentale.
Auditul de resurse umane are o natur funcional i, n general, este mai restrns dect un audit
de management. Pe de alt parte, auditurile funcionale sunt intensive i specializate pe un singur
domeniu, cu cteva subdomenii. n plus, auditul resurselor umane necesit, de regul, mai mult
timpdect un audit general de management.
Prin auditul resurselor umane se nelege un complex de activiti de monitorizare i colectare
de informaii care l asigur pe manager c activitile desfurate se deruleaz conform
planificrii, msurnd progresul ctre obiectivele propuse i detectnd deviaiile de la plan pentru
a lua msuri corective.
Auditurile trebuie efectuate cu scopul de a determina dac diferite elemente ale subsistemului
sunt eficiente pentru realizarea obiectivelor stabilite de conducere. Ideea de baz care ne
preocup n formularea unui model n domeniu este aceea c auditul resurselor umane evalueaz
activitatea resurselor umane dintr-o organizaie, cu scopul de a mbunti activitile respective.
Auditulfurnizeaz feed-back-uri referitoare la funcia de personal, la modul n care sunt
desfurate activitile acestei funciuni.
Cteva dintre avantajele3 pe care le ofer auditul resurselor umane sunt prezentate, dup cum
urmeaz:
evideniaz contribuiile departamentului de resurse umane n cadrul organizaiei;
mbuntete imaginea profesional a departamentului resurse umane;
ncurajeaz asumarea de responsabiliti mai mari n cadrul aceluiai departament;
descoper problemele critice ale resurselor umane;
reduce costurile cu resursele umane prin proceduri de personal mai eficace.
Un audit de resurse umane evalueaz activitile de resurse umane derulate ntr-o
organizaie. Avnd la dispoziie aceste informaii, managerul de resurse umane poate elabora
planuri care s asigure o mai bun contribuie a activitilor de resurse umane la realizarea
obiectivelor organizaionale.
CAPITOLUL II.
Auditul gestiunii resurselor umane n cadrul SC RINF Outsourcing Solutions SRL
3
Marin I. Auditul Resurselor Umane-funcie de baz a managementului resurselor umane, 2004
2.1. Date despre compania auditat

RINF Outsourcing Solutions face parte din RINF Group International, fiind o companie
de consultan infiinat in 2003 cu activitate internaionala n CEE si US.
Domeniul principal de activitatea al firmei este :consultan n tehnologia informaiei.
Prezent pe piaa din Romania din ianuarie 2006 i cei peste 100 de consultani romni implicai
n proiectele RINF Romania i RINF International fac din aceas companie.
RINF deine n prezent peste 30 de proiecte tehnice n Romania finalizate cu respectarea
coordonatelor de timp, buget i livrabile agreate.
Numarul actual de angajati este de 150, din care 1/5 sunt angajati ai departamentelor
operationale RINF, ceilalali lucrnd pe diferite proiecte pentru diferiti clieni precum :
Simenens, Microsoft, Oracle, Optaros, Centric, 1&1 etc.
Angajaii interni RINF constituie : Payroll and Administrative Department, Search and
Selection Department si Sales, Acconts-care se ocupa de conturile pentru fiecare client.
RINF ofer servicii complexe de consultan i suport IT pentru organizaii din sectorul
public/privat. RINF ofer competene IT de analiz i arhitectur, programare i testare,
implementare i suport pentru aplicaii i sisteme software, consultan specializat n achiziia si
vnzarea de pachete i produse software.
Compania RINF este recunoscut n mediile IT & Tehnic pentru proiectele relevante n care este
implicat.
RINF ofer companiilor/organizatiilor partenere servicii customizate care se adreseaz
urmatoarelor situaii:
achiziia de pachete/produse software
vnzarea de pachete/produse software
identificarea de specialiti IT
realizarea de proiecte pe perioad determinat
limitri de headcount
suplimentarea personalului existent pentru a face fa perioadelor cu vrf de sarcina
misiuni care cer un nivel nalt de obiectivitate i pot fi duse la ndeplinire doar de
specialiti care au statutul de extern
formarea de echipe nucleu (3-7 specialiti) care sa poat deveni operaionale la termen
precis
servicii de payroll i administare personal
Fig.nr.1.Organigrama SC RINF Outsourcing Solutions SRL
Structura si numarul personalului pe tip de activitati prestate

Tabel nr.1
Structura si numarul personalului pe tip de activitati prestate
Departamente RINF Outsourcing Solutions
Administrativ
Numar de
salariai
Sourcing
21
Vanzari
12
Account
13
Consultanti IT
96
2. Politica de salarizare
Salarii
Niveluri salariale pe departamente RINF Outsourcing Solutions

Administrativ Sourcing
Nivel min / norma

intreaga- valoare bruta Lei
Nivel max/ norma
intreaga- valoare bruta Lei
Vanzari
Account
Consultanti IT
1287
1435
1580
1726
1781
8093
6900
10458
5750
12000
Politica de angajare n cadrul RINF
Contractele individuale de munca se incheie pe o durata nedeterminata, iar in cazuri speciale,

precum: inlocuirea unui salariat in cazul suspendarii contractului pentru concediu crestere copil,
desfasurarea unei activitati cu caracter temporar etc. se vor incheia contracte individuale de
munca pe durata determinata.
Metodologia auditului de resurse umane din cadrul RINF Outsourcing Solutions necesit
numeroase surse de informaii care trebuie verificate, cum ar fi: politici i proceduri, dosarele
angajailor, fiele de post, descrierile de funcii, specificaiile de post, rapoarte interne,
contractele individuale i colective de munc, relaiile cu sindicatele, relaiile cu organismele
administraiei publice, statistica accidentelor profesionale, interviuri cu angajaii, interviuri cu
personalul departamentului de resurse umane.
Procesul de audit s-a efectuat n cadrul sediului central n mod direct i indirect, focalizndu-se
pe problemele generate de administrarea resurselor umane.
Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurri managementului asupra organizrii
activitii de gestiune a resurselor umane din cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions
SRL, a funcionalitii sistemului de control intern, respectiv a conformitii cu cadrul legislativ
normativ, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile:
organizarea angajrii personalului;

stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului;
gestionarea pontajului:evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor de orice tip
gestionarea dosarelor de personal
gestionarea Registrului de eviden al salariatilor Revisal
arhivarea documentelor
2.2. Principiile profesionale respectate de ctre echipa de auditori

n cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL, auditarea este considerat o
activitate complex, iar toate echipele de audit trebuie s respecte anumite principii profesionale
i proceduri specifice astfel nct rezultatele muncii s reflecte realitatea i s fie de folos celor
care le-au comandat.
Principiile dup care compania RINF Outsourcing Solutions i conduce activitatea de
audit sunt n conformitate cu principiile generale acceptate de ctre specialitii acestui domeniu
prezentate n cadrul acestei cri, reflectnd cultura organizaional a companiei:
a) Obligaiile profesionale ale auditorului se extind i n sfera etic
9
Auditorii manifest cel mai nalt nivel de obiectivitate profesional n culegerea, evaluarea,
analiza i comunicarea informaiilor cu privire la activitatea aflat n curs de examinare.
Integritatea auditorilor st la baza ncrederii n aceast categorie profesionala, crend astfel
premisele respectului pentru raionamentul profesional al membrilor acesteia. Credibilitatea
rezultatelor activitii de auditare este n strns legtur cu integritatea auditorilor.
Corectitudinea auditorului nu ine doar de competenele profesionale i independena cu care
realizeaz un raport de audit, ci i de asumarea unei poziii de onestitate.
b) Presupunerea privind inexistena unui conflict de interese
Conflictul de interese reprezint acea situaie sau mprejurare n care interesul personal direct sau
indirect al auditorului contravine interesului companiei. n aceast situaie putnd s afecteze
independena i imparialitatea sa n luarea deciziilor sau ndeplinirea la timp i cu obiectivitate a
ndatoririlor care i revin n exercitarea funciei deinute.
c) Confidenialitate
Toate informaiile legate de un angajament de audit sunt tratate cu maxim confidenialitate i nu
sunt transmise niciodat unei tere persoane deoarece ar periclita nsui angajamentul de audit. In
compania RINF Outsourcing Solutions activitatea unui auditor este reglementat i prin clauza
de confidenialitate. Dar dincolo de aceast obligaie formal, profesionalismul auditorilor
depinde de confidenialitatea cu care i exercit activitatea.
d) Investigarea se va derula numai n limitele de competen
Activitatea de audit se desfoar numai n limitele de competen acordate de ctre ordonatorul
de audit.
e)Informaiile referitoare la activitatea supus auditrii sunt verificabile
Principiul identificrei sursei se refer la faptul c pentru orice informaie colectat n timpul
proceselor de auditare trebuie ca sursa s fie identificabil i valid. Acest lucru se leag i de
ideea c informaiile trebuie s fie relevante pentru obiectivele auditului.
f) Regularitate
Rezultatele auditului devin cu adevrat relevante atunci cnd sunt comparate cu rezultatele din
anii precedeni. n felul acesta, auditorii pot determina dac organizaia a reuit s-i
mbunteasc situaia sau nu.
Regulile de conduit din cadrul Codului de etic pentru activitatea de audit n cadrul
companiei RINF Outsourcing Solutions SRL, servesc la transpunerea principiilor n practic i
au drept scop orientarea auditorilor interni spre o conduit etic.
Regulile de conduit din cadrul Codului de etic pentru activitatea de audit n cadrul
companiei RINF Outsourcing Solutions, sunt urmtoarele:
10
auditorii nu sunt prtai cu bun tiin la activiti ilegale i nu se implic n acte care
pot compromite profesia de audit sau organizaia;
- auditorii i desfoar activitatea cu onestitate, profesionalism i responsabilitate;
- auditorii respect i contribuie la atingerea obiectivelor legitime i etice ale organizaiei;
- auditorii comunic toate elementele semnificative de care au cunotin i care, dac nu
ar fi fcute cunoscute, ar putea prejudicia calitatea rapoartelor privind activitile aflate
sub observaie;
- auditorii manifest pruden n utilizarea informaiilor obinute n timpul exercitrii
sarcinilor de serviciu;
- auditorii nu iau parte la activiti i nu stabilesc relaii personale care pot afecta sau se
presupune c afecteaz exprimarea unei opinii independente; acestea includ activitile
sau relaiile personale care pot fi n conflict cu interesele organizaiei;
- auditorii nu utilizeaza informaii n scopul obinerii unor beneficii personale sau n orice
alt mod care ar fi contrar legii sau n detrimentul obiectivelor legitime sau etice ale
organizatiei
- auditorii se implic doar n acele misiuni pentru care au cunotinele, competenele i
experiena necesare
- auditorii i mbuntesc n mod continuu competenele, eficacitatea i calitatea
serviciilor.
Respectarea Codului de etic este esenial pentru desfurarea activitii de audit n cadrul
companiei.
2.3 Probele de audit utilizate

n cadrul auditului gestiunii resurselor umane n compania RINF Outsourcing Solutions , pentru
susinerea concluziilor i elaborarea de propuneri de mbuntire a acestor activiti, echipa de
auditori a folosit urmtoarele tipuri de probe de audit:
a) probe de audit fizice
organigrama companiei;
- organigrama companiei cu precizarea headcount-ului (norma de lucru) pe fiecare compartiment
- documentul elaborat de echipa de auditori ca urmare a fotografierii i observrii zilei de lucru a
specialistilor si inspectorilor in resurse umane i a managerului de resurse umane;
- Regulamentul de Ordine Interioar la RINF Outsourcing Solutions SRL
- chestionarul completat de managerii i coordonatorii de departamente;
b) probe de audit verbale
interviul cu directorul de resurse umane i interviul cu specialitii i inspectorii de resurse
umane;
11
c) probe de audit documentare

n cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL probele de audit documentare se prezint
n format scriptic i n format electronic:
format scriptic
procedura de adminstrare personal;
- procedura de angajare;
- procedura de integrare a noului angajat;
- dosarele personale ale angajailor care contin contractele individuale de munca, fia de
post, declaraia privind funcia de baz, contul bancar, furnizorul de servicii medicale etc.
- fia de instruire a angajatului n sntate i securitatea n munc- carnetele de Protectia
muncii si Sanatate si Securitate in munca
- fia de aptitudini ca urmare a controlului medical la angajare;
-statele de plat
-declaratia unica privind taxele angajatorului-D112
format electronic
- situaia modificrilor salariale
- pontajul lunar
- dosarele de personal n format electronic
- situatia arondrilor la clinicile medicale
- situaia contractelor individuale de munc ncheiate pe durat nedeterminat
- situaia avansurilor i a reinerilor salariale
d) probe de audit analitice

- raportul cu fluctuaia intrrilor de personal pe luni;
- raportul cu fluctuaia intrrilor de personal pe departamente n decursul a 12 luni;
- raportul cu situaia contractelor individuale de munc ncheiate pe durat determinat
- raportul modificrilor lunare din ultimele 12 luni;
- raportul de recrutare (n curs i finalizate) pe ultimele 12 luni;
- raportul realizat pe baza analizei interviurilor de plecare din companie;
- bugetul anual
Toate tipurile de probe de audit colectate de echipa de auditori ndeplinesc cerinele de
credibilitate suficien, i relevan.
2.4. Sistemul referenial (repere i standarde de audit) de raportare ale auditului gestiunii
resurselor umane n cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL
Definirea unui sistem referenial corespunztor (relevant i complet), ansamblu coerent i
consecvent de standarde ad-hoc, din care deriv criteriile i indiciile de audit, reprezint o
12
necesitate obiectiv n audit. Toi auditorii din cadrul unei echipe vor utiliza aceleai criterii de
audit i metode fundamentale de investigare, evaluare, interpretare.
Standardele de audit la care s-a raportat echipa de auditori n cadrul gestiunii resurselor
umane din cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL sunt urmtoarele:
-procedura de administrare personal a companiei;
-procedura de angajare n cadrul companiei;
-procedura de integrare a noului angajat n companie;
-Regulamentul de Ordine Interioar a companiei (ROI);
-Codul de Conduit regulile de conduit n compania RINF Outsourcing Solutions;
-Legea 53/2003 republicat, Codul Muncii din Romnia versiunea actualizat la data de
01.05.2011.
-H.G. 500/2011 privind registrul general de evidena al salariailor
-Ordin 1616 din 02.06.2011 privind privind modificarea i completarea modelului-cadru al
contractului individual de munc
- OUG 158/2005 Privind concediile i indemnizaiile de asigurri de sntate, cu modificrile
ulterioare
-Norma din 27/01/2006 de aplicare a prevederilor OUG 158/2005 cu modificarile ulterioare
-O.G. nr. 96 / 2003 privind protecia maternitii la locurile de munc, aprobat cu modificrile
prin legea nr. 275 / 2004;
-Legea nr. 19 / 2000 privind sistemul public de pensii i alte drepturi de asigurri sociale, cu
modificrile ulterioare;
-O.U.G. nr. 61 / 2008 privind implementarea principiilor egalitii de tratament ntre femei i
brbai n ceea ce privete accesul la bunuri i servicii i furnizarea de bunuri i servicii;
-Legea nr. 319 / 2006 a sntii i securitii n munc;
-H.G. nr. 1028 / 2006 privind cerinele minime de securitate i sntate n munc referitoare la
utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare;
-fiecare nou angajat trebuie programat la controlul medical la angajare;
-fiecrui nou angajat trebuie s i se solicite documentele necesare pentru dosarul personal al su;
-respectarea proceduriilor de administrare a resurselor umane in cadrul companiei RINF
Outsourcing Solutions SRL prezentat n continuare:
Procedura de gestiune a resurselor umane din cadrul
SC RINF Outsourcing Solutions SRL
Scop : Scopul acestei proceduri este de gestiona ct mai eficient resursele umane n cadrul
companiei, de la dosarele de personal, ncheieri/ ncetri/ suspendri contractele individuale de
munc, sntate i securitate n munc, protecia muncii, pn la plata salariilor angajailor
RINF, nregistari in Revisal, eliberarea adeverinelor de salariat, de venit, precum i a
adeverinelor de vechime etc.
13
Domeniul de aplicare: Procedurile de administrare a resurselor umane trebuie respectate de

ctre toi angajaii din cadrul departamentului Operational-(Resurse Umane), precum i de
salariai i de ctre managementul companiei.
14
Fig. nr. 2. Flow-ul activitii de gestiune a resurselor

umane in cadrul RINF Outsourcing Solutions
2.5 Etapele parcurse in pregatirea, desfasurarea si implementarea auditului

Pentru realizarea auditului gestiunii resurselor umane n cadrul companiei RINF
Outsourcing Solutions SRL., s-au parcurs urmtoarele patru etape principale:4
a). culegerea de informaii calitative i cantitative referitoare la practicile i procedurile de
administrare a resurselor umane in cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions SRL
b). evaluarea informaiilor culese n etapa anterioar;
c). analiza rezultatelor n vederea identificrii nevoilor de aciuni corective i preventive i a
oportunitilor de mbuntire a gestiunii resurselor umane;
d). planificarea de aciuni n vederea corectrii deficienelor i slbiciunilor i elaborrii de
propuneri pentru creterea eficienei i eficacitii activitii de gestionare a resurselor umane.
2.5.1 Culegerea informaiilor calitative i cantitative

Prima etap este strngerea informaiilor calitative i cantitative .
n cadrul etapei menionate se definesc subetapele de strngere a informaiilor din fiecare tip.
In etapa de culegere a informaiilor calitative i cantitative se vor folosi cu precdere
urmatoarele metode si tehnici :
- observarea direct i indirect;
- fotografierea zilei de lucru;
- interviul;
- chestionarul
- inspectia
- ancheta de opinie;
- consultarea arhivelor i a bazelor de date.
Pentru auditarea gestiunii , administrarii resurselor umane, persoanele vizate sunt cele din cadrul
departamentului de resurse umane i n special cele ce se ocup n mod nemijlocit de aceast
categorie. Dup aplicarea diferitelor forme de observare s-a constatat existena unui numr de 3
persoane (la nivelul sediului central) ce sunt implicate n procesul administrare si gestionare al
personalului. Acestea sunt structurate pe nivele ierarhice n ordine descresctoare dup cum
urmeaz:
4
Marin I, Modele aplicative privind auditul resurselor umane
Persoan responsabil cu gestionarea dosarelor angajatilor (acelasi cu Inspectorul de

resurse umane) (nivel ierarhic 3)
Sef Serviciu Administrativ (nivel ierarhic 2)
Directorul general al firmei.( nivel ierarhic 1)
Inspectorul de resurse umane raporteaz Sefului Serviciului Administrativ, iar acesta la rndul lui
directorului general al firmei
Interviul ce s-a aplicat n cazul Sefului Serviciu Administrativ i Inspectorului de resurse
umane; combinat cu consultarea arhivelor i a bazelor de date a relevat urmtoarele informaii:
Persoana n cauz are o vast experien n ceea ce privete partea juridic ce se aplic n cadrul
resurselor umane, ocupndu-se n cea mai mare parte a timpului de:
ntocmirea/ncheierea contractelor de munc;
ntocmirea actelor adiionale a contractelor de munc;
ntocmirea planurilor de concedii de odihn;
Primirea cererilor de concedii fr plat;
nregistrarea concediilor medicale;
Acordarea tichetelor de mas;
Emiterea de adeverine pentru diferite scopuri;
Raportarea periodic si completarea la termen in Revisal, transmiterea catre Teritorial de
Munc Bucureti online a modificarilor realizate la contractele individuale de munca si datelor
necesare etc.
Primirea cererilor de angajare i a documentelor necesare;
In urma defasurarii interviului s-au constatat urmtoarele aspecte:
Lipsuri n practica activitii de lichidare a personelor care pleaca din companie;
Manifestarea unei reticene la noutate i inovaie cauzat n principal de frica pierderii
locului de munc;
Manifestarea unei saturri din punct de vedere al acceptrii sarcinilor i atribuiilor noi de
serviciu (senzaia de sarcini i atribuii excesive);
S-a constatat c n afar de inspectorul de resurse umane care este responsabilul
administrarea dosarelor de personal din cadrul departamentului de resurse umane, exist si alte
persoane cu acelai nivel ierarhic care s se ocupe de aceast activitate, n paralel. De asemenea,
exist o a doua persoana care se ocup de semnarea contractelor individuale de munc i de
activitile anterioare semnrii contractului ( medicina muncii la angajare, ntocmirea
documentelor necesare etc). O a treia persoan-specialist resurse umane care se ocup de
salarizare- Payroll Specialist din cadrul RINF Outsourcing Solutions, ns care colaboreaz n
permanen cu ceilali doi specialiti.
17
Interviu cu Constantinescu Alin Director executiv n compania RINF Outsourcing Solutions

S.R.L.
1
2
3
Care a fost venitul total pentru unitatea de afaceri pentru anul fiscal recent ncheiat?
Care au fost activele totale pentru unitatea de afaceri la finalul anului fiscal?
Exist mai multe loctaii n cadrul unitii de afaceri? (Include toate sistemele de operare i
administrative pentru efectuarea activiti de resurse umane.)
4
Care este strategia de business a companiei?
5
Strategia firmei ct de strans legat este strategia de resurse umane (HR)? V rugm s
descriei.
6
Care este strategia de resurse umane a companiei? Este strategia de resurse umane aliniat
cu strategia companiei?
7 Va constituiti o echipa multi-funcionala pentru a dezvolta strategii de reusurse umane? Cine
dezvolt strategia de resurse umane?
8 Ce fac resursele umane n sprijinirea punerii n aplicare a strategiei organizaiei? Descriei
cum departamentului de resurse umane va sprijini obiectivele strategice i impactul asupra
performanei organizaionale.
9 Vei efectua o analiza a decalajului curent al comportamentului organizaional i al
performanei fa de cele ateptate? Avei de gnd sa dezvoltai o strategie de a reduce
decalajul?
10 Subliniai rolul actual al departamentului de HR, numiti funcia sa i evaluai eficacitatea
acestuia.
Interviu cu Mihailescu Simona Manager Resurse Umane n compania RINF Outsourcing

Solutions S.R.L.
1
2
3
4
5
6
7
Cine este responsabil pentru elaborarea contractului individual de munc al noului angajat i
pentru nregistrarea acestuia la Inspectoratul Teritorial de Munc ?
Descriei maniera n care se procedeaza cand se semneaza un noi contract individual de
munca? Care sunt etapele?
Cine este responsabil pentru stabilirea obiectivelor noului angajat pentru perioada de prob
i a programului de integrare a acestuia ?
Cine este responsabil pentru instruirea noului angajat n domeniul sntii i securitii n
munc ?
Cine este responsabil pentru prezentarea politicii de prevenire i combatere a splrii banilor
noilor angajai ?
Considerai c de-a lungul timpului RINF Outsourcing Solutions S.R.L. i-a construit o
imagine de angajator?
Care sunt aciunile pe care le-ai ntreprins n anul 2011 n vederea consolidrii brandului de
18
angajator ?
8 Avei n vedere continuarea aciunilor ntreprinse n 2011 i n anul 2012 i crearea unor noi
aciuni pentru consolidarea brandului de angajator ?
9 Pentru anul 2013 care estimai c va fi procentul angajrilor? Dar al incetarilor contractelor?
10 n cadrul procesului de gestionare a resurselor umane, care sunt elementele pe care le testai
sau verificai ?
CHESTIONAR AUDIT GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011
Activitatea de audit A GESTIUNII RESURSELOR UMANE
Da
Nu
Obiectivul 1
GESTIONAREA PROCESULUI DE ANGAJARE A PERSONALULUI
Semnarea contracului individual de munc
1. Exista un sistem procedural privind angajarea n cadrul X
companiei?
2. Aveti proceduri scrise i formalizate privind procesul de X
semnarea a contarctelor individuale de munc?
-dac "da", va rog sa ni le furnizati.
X
3. Contractul individual de munc este semnat n dou exemplare,
cte unul pentru fiecare parte?
4. Odata cu contractul individual de munc se semnez i se
nmneaza un exemplar din fia postului?
-dac "da", va rugam sa ne naintai fisa postului.
5. La semnearea contaractului angajatul semneaz declaraia pe
propria rspundere prin care menioneaza dac deine funcie de
baz?
6. Exist un formular cu informaiile despre noul angajat nainte
de semnarea contractului individual de munc?
Controlul medical pentru angajare
7. Exist o clinica medical care se ocupa de medicina muncii n
cadrul companiei?
8. nainte de nceperea activitii noul angajat este ndrumat
spre a efectua controlul de medicina muncii pentru angajare?
- dac "da", va rog sa ne furnizai un exemplar de fi de
aptitudini
OBS.
Flow-ul operaional
X
X
X
Fisa postului
X
X
X
Obiectivul II.
19
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natur salarial
1.Exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de X
Exist, ns nu sunt
natur salarial?
formalizate
dac "da", va rugam sa ne furnizai un exemplar.
X
2.Exist stabilit persoana responsabila pentru elaborarea i X
actualizarea procedurilor?
Modificarea drepturilor salariale
3.Exist un sistem procedural de organizare al activitaii privind X
Exista, dar nu este
modificarea i comunicarea drepturilor salariale?
formalizat
4. Exista stabilita persoana responsabila?
X
5.V rugm sa ne furnizati cerintele privind experienta si X
pregatirea profesionala necesare postului?
6. Exist responsabil cu actualizarea sistematic a procedurilor?
X
daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului.
X
Fisa postului
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
7.Exist un sistem procedural privind timpul lucrat peste X
Exista dar nu este
programul normal de lucru?
formalizat
8. Se ine un registru special?
X
9. Avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea X
fundamentarii timpului lucrat peste programul normal de lucru?
X
Fisa postului
10. Avei stabilit un responsabil privind aprobarea efecturii
X
muncii peste programul normal de lucru?
X
va rugam sa ne furnizati cerintele privind experienta si
X
pregatirea profesionala necesare postului?
Obiectivul III.
GESTIONAREA PONTAJULUI - prezenei, nvoirilor, concediilor si recuperrilor
1. Exist un sistem general de norme i proceduri referitoare la X
modul de evident a prezenei, nvoirilor, concediilor i
recuperarilor?
daca da, va rugam ni-l furnizati?
X
2. Avei un responsabil pentru supravegherea si actualizarea X
acestui sistem?
X
Fisa postului
3. Exist personal responsabil pentru completarea foilor colective X
de prezen i pentru evidena concediilor de odihn, concediilor
medicale, a concediilor de studii , sau a concediilor fr plata?
daca "da", va rugam sa ne furnizati numele persoanelor si X
fisele posturilor respective.
Obiectivul IV.
20
GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

1. Exista norme pentru gestionarea dosarelor de personal?
2. Avei stabilit responsabil cu gestionarea i actualizarea
dosarelor de personal?
daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanei si fisa
postului.
3. Sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele
profesionale?
daca da, va rugam sa ne prezentati situatia persoanelor care
au primit acces la dosarele profesionale.
4. Este analizat periodic valabilitatea documentelor (carte de
identitate expirat, permis de edere expirat)?
5. La ncetarea contracului individual de munc se elibereaz fia
de lichidare n termen?
Dar adeverina cu stagiul de cotizare pentru ultimele 6 luni?
Obiectivul V.
GESTIONAREA REGISTRULUI DE EVIDEN AL
SALARIAILR-aplicaia REVISAL
1. Se respect HG 500/2011 pentru completarea n aplicaia
Revisal si transmiterea pe ITM online?
2. Avei stabilit prin decizie responsabilul cu gestionarea i
actualizarea Registrului general de eviden al salariailor?
3. Se realizeaz n termen modificrile n Revisal-modificri
salariu, suspendri, prelungiri de contracte, definitivri ale
contractelor?
4. Se elibereaz adeverinele de vechime pentru angajai n baza
nregistrrilor efectuate n Revisal?
5. Sunt nominalizate persoanele care au acces la Registrul de
eviden al salariailor?
daca da, va rugam sa ne prezentati situatia cu persoanele
care au acces.
6. Exist o eviden separat a contractelor individuale de munc
ncheiate pe durat nedetermint?
7. Exist o evident privind angajaii cu norm ntreaga i cei cu
norm fraciont?
Obiectivul VI.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
1. Avei un sistem privind organizarea arhivarii documentelor?
2. Exista persoana desemnata pentru activitatea de arhivare a
dosarelor aferente activitatii de gestiune a resurselor umane?
daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanei si fisa
postului.
X
X
X
Fisa postului
X
X
Lista persoanelor care

au acces
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Lista persoane
X
X
X
X
X
Fisa postului
21
3. Persoanele responsabile au experienta si pregatirea necesara?

va rugam sa ne furnizati atributiile postului.
4. Spaiul destinat arhivarii documentelor corespunde cerintelor?
5. Avei proceduri scrise si formalizate privind arhivarea
documentelor?
daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.
X
X
X
X
Exista, dar nu sunt

formalizate
X
2.5.2 Evaluarea informaiilor

Evaluarea informaiilor este cel de-al doilea pas n realizarea auditului gestiunii resurselor
umane, i se realizeaz de regul cu ajutorul standardelor prezentate n funcie de opiunea
auditorului.
Pentru fiecare ntrebare se vor considera reperele specifice la care se raporteaz, n special cele
legislative i modelele celei mai bune practici.
2.5.3. Analiza rezultatelor

Analiza rezultatelor este cel de-al treilea pas n realizarea auditului de resurse umane.
n aceast etap se va determina care sunt aspectele din cadrul acestei categorii, care necesit
mbuntiri, care sunt cele dezvoltate i necesit meninere, care necesit revizuiri profunde.
Procesul de analiz a informaiilor este deseori dificil n sensul n care fiecare auditor analizeaz
o situaie dat n funcie de mai muli determinani. Dintre acetia cei mai importani sunt:
obiectivul principal pentru care se realizeaz auditul i cele secundare, credinele i percepiile
auditorului, cunotinele i cultura sa, mediul ambiant, contextul n care se afl i multe altele.
Astfel n funcie de acestea trebuie luat o decizie de interpretare i analizare a informaiilor
evaluate. De asemenea atunci cnd se ia decizia de interpretare i analiz a informaiilor trebuie
s se in cont de persoana care a rspuns la chestionar, sau persoana n cauz. Acest lucru este
necesar deoarece membri diferii ai organizaiei pot rspunde diferit la ntrebri n funcie de
categoria profesional n care se ncadreaz (specialiti, manageri, tehnicieni, muncitori,
vnztori etc.). Aceste calificative reflect modul n care cei n cauz percep funcionalitatea
categoriei.
2.5.4. Planificarea aciunii

Planificarea aciunii, ultima etap n realizarea auditului de resurse umane presupune urmarea
unor pai5 ndeaproape:
5
Marin, I.- CURS Managementul Resurselor Umane, Auditul resurselor umane, 2011
22
I Revizuirea informaiilor strnse i identificarea categoriilor ce necesit mbuntiri.

II. Clasificare a acestor categorii n funcie de gravitatea problemelor aprute.
III. Completarea unui formular specific - Raportul de audit
IV. Implementarea activitilor specificate, delegarea sarcinilospecifice i controlul rezultatelor
CAPITOLUL III.
RAPORTUL DE AUDIT
Raport de audit privind gestiunea personalului n cadrul companiei SC RINF Outsourcing
Solutions SRL
Auditul efectuat n cadrul organizaiei s-a realizat n vederea determinrii funcionalitii

gestionrii resurselor umane i n vederea stabilirii unor metode de perfecionare a acestui
proces. n principal pentru determinarea acestei funcionaliti s-a urmrit gradul de conformitate
existent n cadrul departamentul de resurse umane pentru realizarea acestei activiti.
De asemenea s-a urmrit metodologia de realizare a seleciei n vederea determinrii
corectitudinii eficienei acesteia.
Auditul categoriei gestiunii resurselor umane s-a efectuat pe o perioad de 5 zile, n care
s-au analizat documentele i nregistrrile cu privire la aceast activitate, s-au desfurat
interviuri, s-au administrat i completat chestionarele.
.
23
3.1 Lista centalizatoare a obiectivelor auditabile

Domeniul
Obiecte auditabile
Gestiunea resuselor umane
1.
Organizarea
procesului de angajare
a personalului
1 .Semnarea contractului individual de munc

2. Semnarea fiei postului
3. Completarea decaraiilor pentru funcie de baz, persoane
aflate n
nteinere
4. Realizarea controlului de medicina muncii la angajare nainte de nceperea
activitii
2.Stabilirea drepturilor Elemente de natrur 1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
salariale
cuvenite salarial
2. Salariul de baz
personalului
3. Indemnizaii de conducere
4. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
5. Salariul de merit
6. Sistemele de compensaii i beneficii
Modificarea
7. Decizia de modificare a drepturilor salariale
drepturilor salariale 8. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salarizarea pentru 9. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
orele
prestate 10 .Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru
suplimentar
11. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si
12. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
3.
Gestionarea
1. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor
pontajului:evidenierea
i concediilor
prezenei, nvoirilor i
2. Utilizarea foilor colective de prezen
concediilor de orice tip
3. Evidena concediilor de odihn
4. Evidena concediilor de medicale
5. Evidena concediilor de studiii
6. Evidena concediilor fr salariu
Observaii
4.
Gestionarea
dosarelor de personal
1. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor Constituirea

2. Accesarea dosarelor angajaior
3. Actualizarea dosarelor angajailor
4. Existena la dosarului angajatului documentle obligatorii
5. Actele adiionale la contractul individual de munc
5.
Gestionarea
Registrului de eviden
al salariailor Revisal
1. Norme i proceduri privind administrarea a Aplicatiei Revisal de munc si

transmiterea online
2. Transmiterea contractelor de munc la termen
3.Realizarea modificrilor n Revisal-modificri salariu, suspendri, prelungiri
de contracte, definitivri ale contractelor
4. Transmiterea ncetrilor contractelor individuale de munc
5. Accesarea online a modificrilor transmise
6.
Arhivarea
documentelor
1. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din

activitateade gestiune a resurselor
2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
3. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente
arhivate
4. Gestionarea dosarelor la arhiva companiei
25
3.2. PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI

Domeniul
Obiecte auditabile
1. Gestionarea procesului de angajare a personalului
1 .Semnarea contractului individual de munc
Tipul testrii
-Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor

documentelor;
2. Semnarea fisei postului
- Analiza respectrii modului de organizare al
3. Completarea decaraiilor pentru functie de baz, procedurii ;
persoane aflate n nteinere
- Eantionul va fi constituit din dosarele celor 65 de noi
4. Realizarea controlului de medicina muncii la angajai din anul 2011, reprezentnd 100%
angajare nainte de nceperea activitii
2. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
Elemente de 1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor -Verificarea stabilirii drepturilor salariale nscrise n
natrur
salariale
Revisal,dosarele profesionale i statele de plat
2. Salariul de baz
salarial
3. Indemnizaii de conducere
-Eantionul va fi constituit din statele individuale de
4. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
plat a 20 angajai care i-au desfurat activitatea n
5. Salariul de merit
intervalul 01.01.2011 - 31.12.2011, indiferent de
6. Sistemele de compensaii i beneficii
perioada lucrat
Modificarea 7. Decizia de modificare a drepturilor salariale
-Verificarea ofertelor de angajare din eantionul stabilit
8. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor
drepturilor
-Analiza diminurilor/ creterilor salariale
salariale
salariale
- Verificarea operrii n aplicatia ITM online
Salarizarea
9. Fundamentarea timpului lucrat peste programul
- Verificarea aprobrii efecturii muncii peste
pentru orele normal de lucru
programul normal de lucr
10.Aprobarea efecturii muncii peste programul normal
prestate
-Existena Registrului special de eviden a timpului
suplimentar de lucru
prestat peste programul normal de lucru
11. Evidena timpului lucrat peste programul normal de
-Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste
lucru si
12. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal programul normal de lucru
de lucru
3. Gestionarea pontajului:evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor de
orice tip
1. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden
a prezenei, nvoirilor i concediilor
2. Utilizarea foilor colective de prezen
3. Evidena concediilor de odihn
4. Evidena concediilor de medicale
5. Evidena concediilor de studiii
6. Evidena concediilor fr salariu
4. Gestionarea dosarelor de personal
1. Norme i proceduri referitoare la gestionarea
dosarelor Constituirea dosarelor de personal
2. Accesarea dosarelor angajaior
3. Actualizarea dosarelor angajailor
4. Existena la dosarului angajatului a documentelor
obligatorii
5. Actele adiionale la contractul individual de munc
-Verificarea modului de evideniere al prezenei n foile

colective de prezen
-Verificarea modului de evideniere al concediilor de
odihna, medicale
- Eantionul va fi constituit din informaiile pe lunile
iulie i decembrie 2011
- Verificarea procedurilor scrise pentru completarea

dosarelor angajailor
-Analiza valabilitii documentelor (carte de identitate
expirat, permis de edere expirat)
-Actualizarea dosarelor de personal cu ultimele studii
absolvite
-Existena la dosarul de pesonal a tuturor actelor
adiionale la contactul individual de munc i a
deciziilor
- Eantionul pentru realizarea testrii modului de
gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza
unui procent de 5%, din totalul populaiei de 580 de
dosare, respectiv 29 de dosare profesionale
5. Gestionarea Registrului de evidenta al salariatilor Revisal

1. Norme i proceduri privind administrarea a Respectarea HG 500/2011 pentru completarea n
27
Aplicatiei Revisal de munc si transmiterea online
aplicaia Revisal si transmiterea pe ITM online

- Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor
2. Transmiterea contractelor de munc la termen
salariale n Revisal
3.Realizarea modificrilor n Revisal-modificri
- Verificarea transmiterii la ITM Online
salariu, suspendri, prelungiri de contracte, definitivri
- Verificarea actualizrii sistematice a modificrilor
ale contractelor
aprute la contractele de munc
4. Transmiterea ncetrilor contractelor individuale de
- Eantionul va fi realizat din ultimele 20 de transmiteri
munc
in Revisal, implicit ITM online
5. Accesarea online a modificrilor transmise
- Interviu adresat persoanelor careopereaz n Revisal
7. Instruciunile privind ntreinerea programelor
informatice
8. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor
sau ntreruperilor curentului electric
6. Arhivarea documentelor
1. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor
rezultate din activitateade gestiune a resurselor
2. Desemnarea personalului responsabil privind
arhivarea documentelor
3. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i
celelalte documente arhivate
4. Gestionarea dosarelor la arhiva companiei
-Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare

la activitatea de arhivare
- Intervievarea directorului de Resurse Umane privind
respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea
documentelor
28
LISTA DE VERRIFICARE NR. 1

OBIECTIVUL GESTIONAREA PROCESULUI DE ANGAJARE A PERSONALULUI
Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane
Da
Modul de semnarea a contractelor individuale de munc cu noii angajai

1.Examinarea procedurii privind semnarea contractului individual de
munc:
Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor necesare X
semnrii contractului individual de munc
- precizarea modalitilor de completare a modelelor contractelor
individuale de munc
-procesul verbal de predare a contractului individual de munc
X
-procesul verbal de predare a fiei postului
-transmiterea spre completare a unui declaraii privind funcia de baz
-transmiterea spre completare a unui declaraii privind contul bancar
- transmiterea spre completare a unui declaraii privind casa de sntate la
ca care s se vireze contribuiile
2. Verificarea realizrii controlului medical pentru angajare
- data acordrii fiei de aptitudini este anterioar nceperii activitii
angajatului
X
X
X
3.Verificarea realizrii instructajul de protecia muncii precum si sntate

i securiatate n munc
-realizarea instructajului general introductiv pentru protecia muncii i X
sntatate i securitate n munc
-realizarea instructajului la locul de munc pentru protecia muncii i X
sntatate i securitate n munc
Testul Nr. 1
Nu
OBS.

Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011
Obiectul testului
Modul de semnarea a contracelor individuale de munc cu noii angajai.
Obiectivul testului
Examinarea proceslului de semnare a contractului individual de munc
Descrierea testului
Eantionul a fost constituit din dosarele celor 85 de angajai din anul 2011, reprezentnd 100%.
Testarea procesului de semnare s-a realizat prin verificarea elementelor care intr n componena
acestuia: analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al
concursurilor, modelele de formulare (documente, coninutul acestora, termenele de realizare
.a.), implic verificarea:
-nmnrii unui exemplar din contractul individual de munc nainte de nceperea
activitii, lucru dovedit de procesele verbale;
- nmnrii unui exemplar din fia postului nainte de nceperea activitii- procesele
verbale;
-efecturii controlului medical pentru angajare nainte de nceperea activitii, prin
analizarea fiei de aptitudini eliberat de medicul de medicina muncii, datat si
stampilat;
-realizarea intructajului pentru protecia muncii i sntate i securitate n munc.
Constatri
Din verificrile efectuate i analiza centralizatorului privind modul de organizare al semnrii
contactelor s-a constatat c n toate dosarele angajailor exist documente care sunt datate sau nu
au fost certificate pentru conformitate.
Concluzii
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.1
30
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1

PROBLEMA
Existena unor procese verbale nedatate privind nmnarea contractului individual de munc sau
a fiei de post.
CONSTATARE
Un exemplar al contaractului individual de munc trebuie transmis tuturor angajatilor nainte de
nceprerea activitii conform art 16. alin 3 din Legea 53/2003 republict-Codul Muncii.
CAUZE
-Inexistena unei proceduri n activitatea de organizare a procedurii de semnare a contractelor
individuale de munc;
-Nerespectarea atribuiilor stabilite prin fiele posturilor;
-Neinstruirea persoanelor responsabile de semnarea contractelor cu conadidaii
CONSECINE
Un exemplar din contractul individual de munca trebuie inmanat angajatului inaintea inceperii
activitatii conform Legii nr.53/2003republict - Codul Muncii. Daca nu se poate face dovada
inmanarii unui exemplar amenda e intre 1500 si 2000 lei, conform Legea nr. 40/2011.
RECOMANDRI
Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare a procesului i
semnarea contarctelor individuale de munc a persoanlului din cadrul entitii i evaluarea
sistematic a acestuia.Cunotinele de legislaia muncii actualizate la zi.

OBIECTIVUL II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE
PERSONALULUI
31

1. Stabilirea elementelor de natur salarial
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele
responsabiliti n stabilirea drepturilor salariale
Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a:
-salariului de baz
-indemnizaiei de conducere
- Sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte
-Salariile de merit
-Sistemele de compensaii i beneficii
2. Modificarea drepturilor salariale
Da
OBS.
cu X
Recalcularea majorrilor salariale

Examinarea datei ultimei actualizri a drepturilor salariale
Analiza diminurilor salariale, urmare a aplicrii sanciunilor
Verificarea ntocmirii actelor adiionale privind modificrile salariale
3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
Existena Registrului special de prezen pentru evidena orelor
prestate peste programul normal de lucru (evidena acestuia pentru
fiecare salariat)
Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste programul
normal de lucru, respectiv:
a.) compensarea prin timp liber echivalent amuncii suplimentare n
urmtoarele 60 de zile dup efectuarea acesteia
b.) compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea unui
spor la salariu cnd compensarea cu timp liber echivalent nu este
posibil
c.) acordarea unui spor pentru munca suplimentar, care s nu fie mai
mic de 75% din salariulde baz
Depirea duratei maxime legale a timpului de munc, de 48 de ore pe
sptmn, inclusiv orele suplimentare
Analiza modalitii de arhivare a documentelor
Nu
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-
Testul Nr. 2
32
Obiectul testului
Procesul de salarizare n cadrul companiei
Obiectivul testului
Examinarea respectrii conformitii privind acordarea drepturilor salariale i operarea
modificrilor drepturilor salariale
Descrierea testului
Eantionul a fost constituit din statele individuale de plata a 20 angajai care i-au desfurat
activitatea n intervalul 01.01.2011-31.12.201, indiferent de perioada lucrat. n acest mod s-a
putut urmri modul de calculare i gestionarea privind salarizarea de la nceputul activitii i
pn la ncetarea acesteia. Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite n Lista de
verificare nr. 2 dup cum urmeaz:
-salariul de baz;
-indemnizaia de conducere;
-sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
-salariul de merit
-sitstemul de compensaii i beneficii
S-au verificat drepturile salariale nscrise n Revisal,dosarele profesionale i statele de plat. De
asemenea s-au realizat verificri privind ofertele de angajare din eantionul stabilit.
Constatri
Din testarea elementelor de natur salarial, conform Centralizatorului privind stabilirea
elementelor de natur salarial s-a constata acordarea eronat a 2 zile de concediu neefectuate
pentru dl. Popescu Ion in luna iulie 2011.
Datorit constatrii cu ntrziere a erorii de ctre Serviciul salarizare, care avea obligaia
verificrii conformitii cu cadrul legislativ i normativ, s-au efectuat pli suplimentare
necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.
Concluzii

33
PROBLEMA
Modalitatea de stabilire a zilelor de concediu neefectuate si plata acestor conform legislaiei n
vigoare.
CONSTATARE
Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a statului de plata de ctre persoana
autorizat din cadrul Departamentulu financiar-salarizare.
CAUZE
-Inexistena unei proceduri n activitatea de organizare i gestionare a zilelor de concediu
efectuate de fiecare angajat
- Nerespectarea atribuiilor din fia postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite
n contractul individual de munc.
CONSECINE
-Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituiei;
-Inexistena unor proceduri adecvate
-Intomirea unor declaraii rectificative pentru luna iulie 2011
RECOMANDRI
-Reverificarea modului de calcualare a salariilor pentru luna iulie a anului 2011.
-Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice
activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul companiei.

OBIECTIVUL III. GESTIONAREA PONTAJULUI - PREZENEI, NVOIRILOR,
CONCEDIILOR DE ORICE TIP
Da
Examinarea procedurii privind evidenierea prezenei, nvoirilor i

concediilor
Verificarea modului de evideniere a prezenei:
a.) utilizarea formularelor tipizate
Nu
OBS.
X
X
34
b.) respectarea principiului dublei semnturi

X
c.) datele preluate n statul de plat corespund cucele din foile colective de X
prezen
Verificarea modului de evideniere a nvoirilor
X
a.) sistemul de eviden a nvoirilor
b.) modul de compensare a nvoirilor
c.) diminuarea corespunztoare a salariilor
Verificarea modului de evideniere a concediilor de odihn
a.) Planificarea anual a concediilor de odihn
b.) Concordana efecturii concediilor cu planificarea anual
c.) existena justificrii pentru cererile de concediu care nuconcord cu X

perioadele planificate (rechemare, lucrrisuplimentare, lucrri nefinalizate
Verificarea modului de evideniere a concediilor medical
X
a.) conformitatea certificatelor medicale
b.) corespondena perioadelor din certificate cu celedin foile colective de

prezen
c.) datele preluate n statul de plat corespund cucele din certificatele
medicale
Verificarea modului de evideniere a concediilor de studii
- Existena actului adiional la contractul de munc, fie a cererii
Verificarea modului de evideniere a concediilor fr plat
- Existena cererii de concediu fr plata
- Transmiterea n Revisal a perioadei de concediu fr plat
X
X
X
X
Testul Nr. 3
Obiectul testului
Sistemul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor.
Obiectivele testului
35
- Verificarea sistemului foilor colective de prezen

- Verificarea planificrii i efecturii concediilor de odihn
- Verificarea evidenei concediilor medicale
Descrierea testului
Eantionul a fost constituit din informaiile pe lunile iulie i decembrie 2011. Testul pentru
evaluarea sistemului de eviden a prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale,
comport urmtoarele verificri:
evidenierea prezenei, pentru lunile iulie i decembrie 2011:
-utilizarea formularelor tipizate;
-respectarea principiului dublei semnturi;
-datele preluate n statul de plat corespund cu cele nscrise n foile colective de prezen.
evidenierea concediilor de odihn, pentru lunile iulie i decembrie 2011:
-existena planificrii anuale a concediilor de odihn pe anul 2011
-concordana efecturii concediilor cu planificarea anual;
-existena justificrii neconcordanei.
evidenierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile iulie i decembrie 2011
-conformitatea certificatelor medicale;-perioadele din certificate corespund cu cele din foile
colective de prezen;
-datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele medicale.
Constatri
n urma verificrilor efectuate i analizei Listei de control privind evidena prezenei, concediilor
de odihn i concediilor medicale, prezentate n anex, s-a constatat:-neutilizarea unui sistem de evideniere a nvoirii personalului;
-inexistena justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn.
Concluzii

PROBLEMA
36
Inexistena unui sistem privind evidena nvoirilor i a justificrii nerespectrii planificrii

concediilor de odihn ale personalului.
CONSTATARE
n analiza efectuat s-a constatat c n cadrul companiei se utilizeaz diferite formulare de foi
colective de prezen, care conin elementele obligatorii prevzute de lege, ns nu exist o
situaie clar privind nvoirile de personal.
De asemenea, n urma testrii a reieit inexistena unui sistem de justificare a nerespectrii
planificrii concediilor de odihn ale personalului.
CAUZE
- Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidena prezenei n cadrul structurilor entitii;
-Inexistena procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezen.
CONSECINE
-Efectuarea unor
pli
nejustificate
care
de
altfel
ar
putea
fi
evitate.
RECOMANDRI
- Desemnarea prin fiele de post a atribuiilor persoanelor cu evidena prezenei personalului;
-Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i
justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn, pe o perioad de 3 luni;
-Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru organizarea sistemului de eviden a
personalului i stabilirea formularelor prevzute de cadrul normativ.
LISTA DE VERRIFICARE NR.4

OBIECTIVUL IV. GESTIONAREA DOSARELOR DE PERSONAL

Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor profesionale
Da
Nu
OBS.
Verificarea coninutului dosarelor profesionale

a.) copie dup cartea de identitate
b.) copie dup certificatul de natere
X
37
c.) copie legalizat dup actul de studii
d.) adeverine de vechime de la fotii angajatori
e) adeverin stagiu cotizare pentru ultimele 6 luni, n cazul in care X

angajatul nu are stagiul complet de cotizare
f.) un exemplar al contractului individual de munc
h.) un exemplar al fiecrui act adiional la contractul individual de X

munc
h.) un exemplar al fiei postului
i.) un exemplar al fiei de aptitudini elibertat de medicul de medicina X

muncii
j.) declaraie pe propria rspundere pentru deinere funcie de baz
k.) declaraie cont bancar
l.) perims de edere, dup caz
Testul Nr. 4
Obiectul testului
Modul de gestionare a dosarelor profesionale ale angajailor
Constituirea dosarelor profesionale
Descrierea testului
Eantionul pentru realizarea testrii modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit
pe baza unui procent de 5%, din totalul populaiei de 580 de dosare, respectiv 29 de dosare
profesionale. n urma testrii s-au verificat :
38
- Valabilitatea documentelor (carte de identitate expirat, permis de edere expirat)

- Actualizarea dosarelor de personal cu ultimele studii absolvite
- Existena la dosarul de pesonal a tuturor actelor :
a.) copie dup cartea de identitate
b.) copie dup certificatul de natere
c.) copie legalizat dup actul de studii
d.) adeverine de vechime de la fotii angajatori
e) adeverin stagiu cotizare pentru ultimele 6 luni, n cazul in care angajatul nu are
stagiul complet de cotizare
f.) un exemplar al contractului individual de munc
h.) un exemplar al fiecrui act adiional la contractul individual de munc
h.) un exemplar al fiei postului
i.) un exemplar al fiei de aptitudini elibertat de medicul de medicina muncii
j.) declaraie pe propria rspundere pentru deinere funcie de baz
k.) declaraie cont bancar
l.) perims de edere, dup caz
Constatri
n general, din analiza modului de ntocmire, actualizare, rectificare, pstrare i evidena
dosarelor profesionale ale angajailor s-a constatat c acestea corespund scopului de a asigura
gestionarea unitar i eficient a resurselor umane. n urma verificrii eantionului stabilit, s-a
constatat c la unele dosare lipsesc urmtoarele documente:
-lips act studii pentru elementele eantionate 97, 137, 177,257 (Anexa nr.2)
-lips declaraie privind deinerea funciei de baz pentru elementele eantionate 57, 137, 337
Concluzii

PROBLEMA
Neconstituirea dosarului profesional n termen 20 de zile de la angajarea personalului
CONSTATARE
39
Existena unor dosare profesionale incomplete care nu conin toate actele administrativei
documentele de evideniere a carierei angajailor. n urma verificrii eantionului stabilit, s-a
constatat c la unele dosare lipsesc urmtoarele documente:
-lips act studii pentru elementele eantionate 97, 137, 177,257
-lips declaraie privind deinerea funciei de baz pentru elementele eantionate 57, 137, 337
CAUZE
Inexistena procedurilor scrise privind constituirea dosarului profesional al angajatului.
CONSECINE
n situaia unor solicitri, nu pot fi obinute informaii complete cu privire la cariera profesional
a angajailor (stabilirea incorect a salariului, a vechimii n munc in funcie, debite de
recuperat pentru deducerea impozitului pe venit .a.), dei aceste date cu caracter personal sunt
necesare, de regul, n regim de urgen.
RECOMANDRI
-Actualizarea periodica a dosarelor profesionale, pentru completarea actelor administrative i
documentelor care evideniaz cariera profesional a angajailor;
-Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanul procedural privind gestionarea
-Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.
LISTA DE VERIFICARE NR. 5

OBIECTIVUL V. GESTIUNEA REGISTRULUI DE EVIDEN AL SALARIAILOR
REVISAL
Verificarea respectrii HG 500/2011 pentru completarea n aplicaia
Revisal si transmiterea pe ITM online
Verificarea completrii cu datele de identificare extraprofesionale
-nume i prenume
-CNP
-adresa de domiciliu
Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n registrul
general de eviden al salariailor:
-tipul contractului individual de munc
-durata contractului
-durata contractului
Da
X
X
X
X
X
Nu
OBS.
Verificare
Revisal
aplicaie
X
X
X
40
-numrul i contractului
-tipul normei
-data de ncepere a activitii
-data de sfrit activitate, dac este cazul
-salariu de baz
Verificarea transmiterii la termen a contactele individuale de munc,
conform HG 500/2011
Verificarea transmiterii la termen a modificrilor realizate la
contactele individuale de munc, conform HG 500/2011
-modificri salariale
-modificarea funciei
-definitivarea contarctului individual de munc
Verificarea transmiterii la termen a suspendrilor realizate la
contactele individuale de munc, conform HG 500/2011
Verificarea transmiterii la termen a ncetrilor
contactelelor
individuale de munc, conform HG 500/2011
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Testul Nr. 5
Obiectul testului
Modul de gestionare al Registrului General de Eviden al Salariailor-aplicaia REVISAL
- Verificarea transmiterii n termen la ITM Online
- Verificarea actualizrii sistematice a modificrilor cu ajutorul aplicaiei Revisal
- Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n Revisal
Descrierea testului
Eantionul a fost realizat din ultimele 20 de transmiteri in Revisal, implicit ITM online, care au
inclus transmiteri de contracte indicviduale de munc, modificri ale contractelor, suspendri de
contracte, dar i ncetri ale contractelor individuale de munc.
Constatri
41
Din analiza modului de transmitere, actualizare, modificare, ncetare a contractelor individuale

de munc n registrul general de evidena al salariailor s-a constatat c acestea sunt efectuate n
baza legii 53/ 2003 republicat- Codul muncii, conform HG. 500/2011.
n urma testelor efectuate s-a constatat c
- majoritatea contractelor individuale de munc se nregistreaz n Revisal i se transmit cu o zi
nainte de nceperea activitii,chiar la termenul limit
-modificrile salariale pentru toate elementele eantionate s-au realizat n ziua a 19-a de la
producerea modificrii, ultima zi n care se pot transmite pe ITM Online.
Concluzii

PROBLEMA
Transmiterea nregistrrilor n aplicaia Revisal exact n ultima zi a termenelor stabilite prin H.G.
500/2011
CONSTATARE
Existena unui risc de a nu se mai putea transmite n ultima zi de transmitere a fiierului din
aplicaia Revisal ca urmarea a revizurii aplicaiei i imposiblitatea de a ncrca documentul pe
ITM Online / imposibilitatea ca persoana care se ocupa de nregistrerea n Registrul General de
Eviden al Salariailor sa nu poat ajunge la birou din motive obiective etc.
n urma testelor efectuate s-a constatat c
- majoritatea contractelor individuale de munc se nregistreaz n Revisal i se transmit cu o zi
nainte de nceperea activitii,chiar la termenul limit
42
-modificrile salariale pentru toate elementele eantionate s-au realizat n ziua a 19-a de la
producerea modificrii, ultima zi n care se pot transmite pe ITM Online.
CAUZE
-Existena unei singure persoane care este responsabil de transmiterea contractelor n Registrul
General de Eviden al Salariailor
-Volumul mare de munc pentru persoana este responsabil de transmiterea contractelor n
Registrul General de Eviden al Salariailor i imposibiliatea de a realiza situaiile din timp
-ntocmirea contractelor individuale de munca cu o zi nainte de nceperea activitii angajatului,
actelor adiionale privind modificrile contractelor ntocmite cu ntarziere
CONSECINE
Netrasmiterea registrului n termenul prevazut de lege se sancioneaz cu amenzi cuprinse ntre
5.000 si 8.000 de lei.
RECOMANDRI
-Stabilirea resposabilitii transmiterii Registrului General de Eviden al Salariailor pentru cel
putin 2 persoane din Departamentul de Resusre Umane
-Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru ntocmirea documentelor care prevd noi
modificri la contracte i transmiterea imediat ctre resposabilii pentru transmiterea n Revisal
LISTA DE VERIFICARE NR. 6

OBIECTIVUL VI. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Examinarea procedurii privind organizarea activitii dearhivare a
documentelor rezultate din activitatea de gestiune aresurselor umane
Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitii de
arhivare
- aprobarea procedurii de ctre persoanele competente
- stabilirea modelelor de formulare specifice
- tabilirea termenelor de predare adocumentelor la arhiv
Stabilirea responsabilitilor privind arhivareadocumentelor, n fazele
de ntocmire, avizare, aprobare iale termenelor aferente fazelor;
Modalitatea arhivrii documentelor
Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare laa ctivitatea
de arhivare, modelele de formulare (documente,coninutul acestora,
termenele de realizare .a.)
- verificarea numerotrii, nuruirii isemnrii procesului de predare-
Da
-
Nu
-
OBS.
Interviu
X
43
primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului

- verificarea existenei la dosarele arhivate adocumentelor trecute n X
opis
INTERVIU
privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor
adresat Managerului de Resurse Umane din cadrul RINF
Intrebarea nr. 1
Activitatea de pregtire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane, n vederea
arhivrii documentelor, este repartizat prin fia postului unei persoane din cadrul Departamentului de
Resurse Umane?
Rspuns:
n cadrul Departamentului de Resurse Umane nu este prevzut un post de referent care s desfoare i
activitatea de arhivare, ns este resposabilitatea fiecrui Inspector de resurse umane s transmit
documentele din anii anteriori care nu sunt folosite n mod curent la arhiva, care se afl la sediul
companiei.
Intrebarea nr. 2
Avei cunotine privind normele de arhivare a documentelor?
Rspuns:
Da. Am cunotine generale, dar nu am efectuat cursuri de pregtire de specialitate.
Intrebarea nr. 3
Exist o persoan din cadrul Departamentului de Resurse Umane care sa fi efecutat cursuri de pregtire de
specialitate privind arhivarea documentelor?
Rspuns:
44
Nu, ns ne gndim s numim o presoana responsabil cu sarcina elaborrii procedurilor specifice n

vederea arhivrii documentelor, pn la sfritul anului.
Intrebarea nr. 4
Cunoatei preveederile legale privind arhivarea documentelor?
Rspuns:
Termenul obligatoriu de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, potrivit pct. 51 din Norma
metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobata prin OMEF nr.
3512/2008 privind documentele financiar-contabile.
Intrebarea nr. 5
Considerai c firma dumeavoastra are un spaiu pentru arhivare suficient pentru dimensiunea acesteia?
Rspuns:
Orice angajator are obligatia de a pastra documentatia referitoare la contracte de munca si salarii pe o
perioada de 50 de ani. Aceste documente, asa cum este de asteptat, ocupa un spatiu destul de mare, ns
compania RINF care este n curs de dezvoltare va descurca cu spaiul.Stiu c multi dintre marii angajatori
ncearca sa gaseasca modalitati alternative de arhivare a registrelor si a documentelor aferente contractelor
de munca si salariilor- posibilitatea ca angajatorul sa utilizeze un sistem electronic de arhivare.
Testul Nr. 6
Obiectul testului
Modul de arhivare a documentelor
- Verificarea procesului de arhivare a documentelor din cadrul companiei RINF Outsourcing
Solutions
- Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare
Descrierea testului
Intervievarea directorului de Resurse Umane privind respectarea cadrului normativ referitor la
arhivarea documentelor.
Constatri
In urma interviului cu Managerul de Resurse Umane privitor la procesul de arhivare a
documentelor din cadrul companiei RINF Outsourcing Solutions s-a constatat c nu exist o
persoan resposabil pentru arhivarea documentelor, i de asemenea nu seunt elaborate
proceduri specifice n vederea arhivrii documentelor , iar predarea-primirea documentelor la
45
arhiva companiei se realizeaz fr verificarea coninutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv

fr a fi numerotate, nuruite i opisate
Concluzii

PROBLEMA
Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Direciei Resurse Umane
CONSTATARE
- Nu exist o persoan resposabil pentru arhivarea documentelor, i de asemenea nu seunt
elaborate proceduri specifice n vederea arhivrii documentelor
-Predarea-primirea documentelor la arhiva companiei se realizeaz fr verificarea coninutului
dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fr a fi numerotate, nuruite i opisate
CAUZE
- Nu este efectuat opisarea dosarelor, aceasta fiind considerat ca o operaiune neimportant;
- Lipsa de personal aferent activitii de gestiune a resurselor umane;
- Nedesemnarea unei persoane care s aib atribuii n acest sens;
- Inexistena procedurilor specifice de arhivare
CONSECINE
- Dificultate n gsirea unor documente deja arhivate;
- Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente;
46
- Timp suplimentar acordat operaiunii de cutare care afecteaz activitatea curent

RECOMANDRI
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor,
care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate;
-Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului de Resurse Umane care va avea atribuii
i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva companiei.
3.3. Puncte forte ale gestiunii activitii Departamentului Resurse umane

Puncte forte:
Experien profesional dobndit aproape n totalitate n cadrul societii;
Selecionarea personalului se face cu mult grij, ntruct acesta trebuie s cunoasc foarte bine
domeniul profesiei i al locului de munc;
funcional, cu compartimente bine definite;
Managementul este de nivel ridicat i se acord o foarte mare importan pregtiri imanagerilor
de la toate nivelele;
Autoritatea se manifest la toate nivelurile, ns principalele decizii se iau la vrf;
Responsabilitatea este localizat precis;
Exist un sistem de comunicare care funcioneaz relativ bine: este orientat de sus n jos, dar are
un puternic feed-back; informaiile sunt dirijate formal ctre utilizatori; oamenii sunt foarte
comunicativi;
Conflictele privind salariile sunt relativ rare i s-au rezolvat doar prin dialog;
Desfacerea contractelor de munc s-a fcut de regul prin trimiterea n omaj;
Se acord o importan deosebit instruirii, att la locul de munc, ct i prin cursuri de
specialitate pe domenii;
Securitatea muncii este strict supravegheat, se acord atenie sntii angajailor, controale
periodice de medicina muncii
Se remarc fidelitatea personalului fa de firm, iar educaia este axat pe corectitudine i
respect fa de companie;
n cadrul firmei nu exist absene nemotivate i nvoiri fr plat;
47
Productivitatea muncii a nregistrat o cretere an de an, aceasta dovedind o folosire eficienta

forei de munc;
3.4. Puncte slabe ale gestiunii activitii Departamentului Resurse Umane
Puncte slabe:
Nu exist o eviden strict n ceea ce privete programul de lucru;
Exist preocupare pentru coordonarea muncii, dar se comit erori n dirijarea fluxurilor
informaionale;
Se manifest uneori tensiuni ntre nivelele ierarhice generate de nerealizarea obiectivelor
Asigurarea resurselor pentru fiecare loc de munc pune probleme, avnd deci un impact negativ
Nu se face o evaluare periodic a personalului;
Fluctuatia mare de personal in cadrul companiei;
Structura organizatoric a fost modificat relativ des, dar nu substanial;
Atribuirea sarcinilor nu este flexibil;
Nerespectarea disciplinei de munc se sancioneaz cu msuri uor de suportat;
Stimulentele materiale, concretizate n diferenieri de salarizare, creeaz adesea tensiu
CAPITOLUL IV.
RECOMANDRI
n cadrul auditului desfurat s-au fcut recomandri menite s aduc un plus de valoare
n procesul de gestionare a resurselor umane din cadrul RINF Outsourcing Solutions.
Plecnd de la obiectivul principal al categoriei mai sus menionate toate recomandrile formulate
urmresc mbuntirea acestui proces i obinerea unui proces de gestionare ct mai eficient.
Acestea au fost naintate Directorului general al firmei i Directorului departamentului de resurse
umane n vederea aprobrii / dezaprobrii lor, formulrii unor opinii n legatur cu acestea i
stabilirii unor termene de rezolvare.
Recomandrile s-au elaborat dup urmtoarea structur: primul aspect ce trebuie
menionat este specificarea textului recomandrii cu menionarea aspectelor principale pe care le
urmrete i definirea unor ci de aciune sau strategii. Urmtorul pas este precizarea persoanei
responsabile cu implementarea recomandrii. Pasul trei l reprezint specificarea acordului /
dezacordului managementului superior i mediu cu privire la aceast recomandare. Ultimul punct
este reprezentat de specificarea termenului de realizare a implementrii strategiilor propuse.
s
Responsabil
Acordul /
Termen
Recomandri
pentru
dezacordul
de
implementare
managemen- realizare
tului
1.Pregtirea profesional a personalului Manager
Acord
6 luni
48
implicat n activitatea de organizare i

semnare a contarctelor individuale de munc
a persoanlului din cadrul entitii i evaluarea
sistematic a acestuia
2. Implementarea unui nivel suplimentar de
control intern ierarhic pentru operaiile
specifice activitilor privind organizarea i
gestiunea resurselor umane din cadrul RINF
3. Reverificarea modului de calcualare a
salariilor pentru luna iulie a anului 2011.
4. Desemnarea prin fiele de post a
atribuiilor persoanelor cu evidena prezenei
personalului;
5. Implementarea unui nivel de control
suplimentar pentru evidenierea prezenei
personalului i justificrii nerespectrii
planificrii concediilor de odihn, pe o
perioad de 3 luni;
6. Elaborarea procedurilor scrise i
formalizate pentru organizarea sistemului de
eviden a personalului i stabilirea
formularelor prevzute de cadrul normativ
7. Actualizarea periodica a dosarelor
profesionale, pentru completarea actelor
administrative
i
documentelor
care
evideniaz cariera profesional a angajailor
8.
Elaborarea procedurilor scrise i
formalizate pentru gestionarea dosarelor
profesionale.
Departament HR
Manager
Departament HR
Acord
12 luni
Specialist Payroll
Acord
1 luna
Manager
Departament HR
Acord
2 luni
Manager
Departament HR
Acord
6 luni
Inspector Resurse Acord

Umane
2 luni
Inspector Resurse Acord

Umane
2 luni
Manager
Departament HR
Acord
3 luni
9. Implementarea unui nivel de control Manager

suplimentar pe lanul procedural privind Departament HR
gestionarea dosarelor de personal
Acord
4 luni
10. Stabilirea resposabilitii transmiterii Manager

Registrului General de Eviden al Departament HR
Salariailor pentru cel putin 2 persoane din
Departamentul de Resusre Umane
Acord
1 luna
11. Elaborarea procedurilor scrise i Manager

Acord
formalizate pentru ntocmirea documentelor Departament HR
4 luni
49
care prevd noi modificri la contracte i i Inspectorul de

transmiterea imediat ctre resposabilii Resurse Umane
pentru transmiterea n Revisal
12. Elaborarea procedurilor scrise i
formalizate specifice activitii de arhivare a
documentelor, cares cuprind modul de
constituire, de accesare, stocare i utilizare a
dosarelor arhivate
13. Desemnarea unui salariat din cadrul
Departamentului de Resurse Umane care va
avea atribuii i competene n evidena,
constituirea i predarea dosarelor la arhiva
companiei.
Specialist Resurse Acord

Umane
si
Inspectorul
de
Resurse Umane
6 luni
Manager
Departament HR
6 luni
Acord
V. Concluzii
Auditul activitii de gestiune a resurselor umane s-a efectuat ntr-o unitate cu un numr
mare de angajai i cu o evoluie ascendent. Administrarea resurselor umane necesit o atenie
deosebit deoarece rolul su este de a constitui un factor de corecie pentru adaptrile cerute de
evoluia pieei, astfel nct s fie asigurat eficiena economic organizaional.
Dei s-au constatat numeroase disfuncionaliti majoritatea fiind de mic importan, procesul
de gestionare a ressurselor umane este peste media obinuit.
Pasul important de aprobare a recomandrilor i centralizare a eforturilor n vederea soluionrii
problemelor existente a decurs fr probleme i s-a susinut n unanimitate. Acest lucru
demonstreaz deschidere i voin fa de orice propunere menit s aduc un plus de valoare
procesului de recrutare i selecie n special i organizaiei n general.
Auditul resurselor umane, oricare ar fi obiectivul sau este n msur s determine situaia de fapt
a obiectului investigat, s propun ci i metode de mbuntire, s ofere managementului un
punct de plecare pentru demararea procesului de perfecionare a activitii n vederea atingerii
obiectivelor propuse.
Putem spune despre auditul gestiunii resurselor umane ca evideniaz contribuiile
departamentului de resurse umane n cadrul organizaiei, mbuntete imaginea profesional a
departamentului resurse umane, ncurajeaz asumarea de responsabiliti mai mari n cadrul
aceluiai departament, poate reduce costurile cu resursele umane prin proceduri de personal mai
eficace si nu in ultimul rand descoper problemele critice ale resurselor umane.
Auditul resurselor umane poate fi o prghie puternic de schimbare departamental i
organizaional. ntr-un anumit sens este simplu pentru c se completeaz rapid i cu uurin. Pe
de alt parte, gradul de detaliere i de definire a performanei rmne la latitudinea auditorului.
50
n concluzie este deosebit de important i de util orice tip de audit de resurse umane, cu
condiia ca acesta s fie pretat la nevoile firmei i acceptat i neles de toate persoanele
implicate.n sfrit, auditul determin orientarea profesionitilor de resurse umane spre o
contribuie mai activ i mai concret la succesul organizaional.
Bibliografie
Abdul, A. A. (2001). Human assets accounting and human resource audit. Pakistan &
Gulf Economist, 20.
Aswathappa, K. (2006). Human Resource Management and Personnel Management (4th
ed.). McGraw-hill.
Bocean, C. G., Auditul resurselor umane, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2008
Boudreau, J. W., & Ramstad, P. M. (1997). Measuring intellectual capital: learning from
financial history Human 343-356.
Chiu, G. A coordonator , Studii de caz privind auditul public intern, Editura CECCAR,
Bucureti, 2005
Igalens, J. Audit des Resources Humaines, Paris, Editions Liaisons, 2000
Leboyer, C. L. Lvaluation du personnel, Paris, Editions dOrganisation, 1990
Lmemory Nguwi, How to carry out a Human Resources Audit. 17.09.2003
Loebbecke, A. Audit o abordare integrat, Editura Arc, Bucureti, 2003;
Pernin, D. La gestion des cadres acteurs de leur carrire, Paris, Editions Hommes et
Tehniques, 1995
Porumb, E. Managementul resurselor umane, Ed. Fundaiei pentru studii europene,
Cluj-Napoca, 2001;
Marin I., Auditul Resurselor Umane, Editura Economica, Bucuresti, 2011

51
Marin I., Curs Mangementul Resurselor Umane, Auditul Resurselor Umane,2011

Mitea, A. (coord.), Auditul de sistem n institutiile publice, Ed. Administratei si Internelor,
Bucuresti 2006,
Stephen, F. Ruffino, Introduction to the Human Resources Audit, 08.02.2001
Anexa nr.1
Chestionar
Auditul gestiunii Resurselor Umane
1. Ce fel de programe exist pentru retenia angajailor?

Credei c sunt suficiente?
1.Retenia
angajailor RINF
Outsourcing
Solutions
Dezacord total
Dezacord
Nici acord nici dezacord
De acord
Cu totul de acord
2.Compania a dezvoltat un program atractiv de beneficii care s pstreze angajaii?
3.Urmrii cifra de afaceri de personal? Daca da, care este rata cifrei de afaceri pe ultimul an
fiscal?
52
2. Sistemul de
compensaii si
beneficii
1.Ce este sistemul de compensare folosit n compania dumneavoastr? Va rugam sa descriei.
2. Oferiti o grila de compensare care s ofere o baz stabil cu variabilele legate de

performan?
3.Departamentul de Resurse Umane se implic n formularea i implementarea strategiei de

comensaii si beneficii a companiei RINF?
4.Este sistemul de compensare revizuit periodic? Cum ai evalua structura de plat i politica de
compensare la cel putin 1 an i ajustare atunci cnd este necesar?
5.Sunt instituite proceduri care s asigure respectarea legilor aplicabile privind salarizarea?
Foarte bine
Destul de bine
Slab
8.Descrieti un beneficiu existent si sistemul de recompensare din cadrul companiei
dumneavoastr. Descriei in detaliu dac exist diferene ntre nivelul de top management /
middle management / personalul de executie?)
3.Sistemul
informatic al
Resurselor Umane
53
1.Ce sisteme IT i infrastructur folosii pentru suportul sistemului informatic de HR?

Funcioneaz n mod eficient?
2.Cum poate fi folosit sistemul pentru a sprijini Strategia de HR?
3.Cte tipuri de baze de date aveti stocate n cadrul companiei?(CV-uri, date de contact etc)
4. Comunicarea cu
angajaii RINF
1.Exist un mediu de comunicare deschis intre angajati si management in cadrul societaii?

2. Cum reuesc managerii i angajaii s perceap eficacitatea i integritatea in culturii
organizaional actual?
3. V surprinde ideea de perspectiv creativ a angajailor prin solicitarea ideilor acestora n

mbuntirea proceselor?
Da
Nu
54
4.Ce mijloc de comunicaii folosete frecvent compania pentru a comunica informaii ctre toti
angajaii?
55
Anexa nr. 2
Lista elemente esantionate pentru testul nr.4

Auditul Gestiunii Resurselor Umane in Cadrul SC Rinf Outsourcing Solutions SRL

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Auditul Gestiunii Resurselor Umane in Cadrul SC Rinf Outsourcing Solutions SRL

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE N CADRUL

S.C. RINF OUTSOURCING SOLUTIONS S.R.L.

CAPITOLUL II. Auditul gestiunii resurselor umane n cadrul SC RINF Outsourcing

CAPITOLUL IV. CONCLUZII I RECOMANDRI..............................................................50

procesele i procedurile de activitate privind: angajrile n cadrul companiei, avansarile,

organizaii au baza acestor elemente. Un management contiincios va recunoate, n mod normal,

1.2.Consideratii generale asupra activitilor auditului resurselor umane

Marin I. Auditul Resurselor Umane-funcie de baz a managementului resurselor umane, 2004

2.1. Date despre compania auditat

achiziia de pachete/produse software

vnzarea de pachete/produse software

realizarea de proiecte pe perioad determinat

suplimentarea personalului existent pentru a face fa perioadelor cu vrf de sarcina

servicii de payroll i administare personal

Fig.nr.1.Organigrama SC RINF Outsourcing Solutions SRL

Structura si numarul personalului pe tip de activitati prestate

Niveluri salariale pe departamente RINF Outsourcing Solutions

Nivel min / norma

Politica de angajare n cadrul RINF

Contractele individuale de munca se incheie pe o durata nedeterminata, iar in cazuri speciale,

organizarea angajrii personalului;

2.2. Principiile profesionale respectate de ctre echipa de auditori

2.3 Probele de audit utilizate

c) probe de audit documentare

d) probe de audit analitice

Domeniul de aplicare: Procedurile de administrare a resurselor umane trebuie respectate de

Fig. nr. 2. Flow-ul activitii de gestiune a resurselor

2.5 Etapele parcurse in pregatirea, desfasurarea si implementarea auditului

2.5.1 Culegerea informaiilor calitative i cantitative

Marin I, Modele aplicative privind auditul resurselor umane

Persoan responsabil cu gestionarea dosarelor angajatilor (acelasi cu Inspectorul de

Interviu cu Constantinescu Alin Director executiv n compania RINF Outsourcing Solutions

Interviu cu Mihailescu Simona Manager Resurse Umane n compania RINF Outsourcing

CHESTIONAR AUDIT GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

Lista persoanelor care

3. Persoanele responsabile au experienta si pregatirea necesara?

Exista, dar nu sunt

2.5.2 Evaluarea informaiilor

2.5.3. Analiza rezultatelor

2.5.4. Planificarea aciunii

I Revizuirea informaiilor strnse i identificarea categoriilor ce necesit mbuntiri.

Auditul efectuat n cadrul organizaiei s-a realizat n vederea determinrii funcionalitii

3.1 Lista centalizatoare a obiectivelor auditabile

1 .Semnarea contractului individual de munc

1. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor Constituirea

1. Norme i proceduri privind administrarea a Aplicatiei Revisal de munc si

1. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din

3.2. PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI

-Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor

-Verificarea modului de evideniere al prezenei n foile

- Verificarea procedurilor scrise pentru completarea

5. Gestionarea Registrului de evidenta al salariatilor Revisal

Aplicatiei Revisal de munc si transmiterea online

aplicaia Revisal si transmiterea pe ITM online

-Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare

LISTA DE VERRIFICARE NR. 1

Activitatea de audit a gestiunii resurselor umane

Modul de semnarea a contractelor individuale de munc cu noii angajai

3.Verificarea realizrii instructajul de protecia muncii precum si sntate

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1

LISTA DE VERRIFICARE NR. 2