Workbook Managementul Timpului Si Prioritatilor - June 2021

MANAGEMENTUL
TIMPULUI ȘI
PRIORITĂȚILOR
2021
www.exelo.ro
1
Cuprins
Scop .............................................................................................................................................. 3
Obiectivele cursului ....................................................................................................................... 3
Session 1: Definirea timpului .............................................................................................. 4
Știai că… ....................................................................................................................................... 5
Timpul ca Resursă ........................................................................................................................ 6
Câteva simptome ale unei gestionări nepotrivite a timpului .......................................................... 7
De ce avem tendința să ne gestionăm nepotrivit timpul ............................................................... 8
Cum fac în prezent? ...................................................................................................................... 9
Întrebări de analiză pentru exercițiul de planificare ..................................................................... 11
Session 2: Auto-gestionarea ............................................................................................. 12
Pentru ce mă aflu aici? ................................................................................................................ 13
Arii-cheie ...................................................................................................................................... 14
”Hoții” de timp .............................................................................................................................. 15
”Hoții” de timp – Cum să ne ocupăm de ei .................................................................................. 16
Abilități pentru a te descurca cu ”hoții de timp” (impuși din afară) ............................................. 18
Stabilirea obiectivelor .................................................................................................................. 20
Session 3: Planificarea și stabilirea priorităților ............................................................. 23
Procrastinarea – De ce amânăm?............................................................................................... 24
Stabilirea priorităților .................................................................................................................... 26
Stabilirea priorităților: Auto-analiză.............................................................................................. 28
Gestionarea timpului tău – Exercițiu ........................................................................................... 29
Clasificarea priorităților ................................................................................................................ 31
Session 4: Delegarea .......................................................................................................... 32
Abilități de delegare ..................................................................................................................... 33
Delegarea .................................................................................................................................... 35
Procesul de delegare .................................................................................................................. 36
Planificarea delegării ................................................................................................................... 38
Graficul de Delegare ................................................................................................................... 39
Folosirea instrumentelor care ajută la gestionarea timpului – Ponturi principale ........................ 41
Gestionarea E-Mail-ului – Ponturi-cheie ..................................................................................... 42
Ponturi pentru folosirea Calendarului din Outlook ca instrument de planificare ......................... 44
Session 5: Asertivitatea ..................................................................................................... 45
Activitate – Comportament asertiv și asertivitate în delegare ..................................................... 46
Pattern-uri de comportament....................................................................................................... 49
Dezvoltarea unui stil asertiv ........................................................................................................ 50
Instrumentul cel mai simplu de gestionarea timpului .................................................................. 51
De ce să fii asertiv(ă)? ................................................................................................................. 52
Alegerea cuvintelor asertive ........................................................................................................ 53
Limbaj asertiv .............................................................................................................................. 55
Asertivitate - Chestionar .............................................................................................................. 57
www.exelo.ro
2
Session 6: Situații dificile .................................................................................................. 58

Planificarea propriului comportament .......................................................................................... 60
Planificarea comportamentului tău în situații dificile.................................................................... 60
Situații dificile ............................................................................................................................... 61
Session 7: Concret, în practică ......................................................................................... 63
Problemele tale în managementul timpului ................................................................................. 64
Plan de acțiune – 1 ...................................................................................................................... 65
Plan de acțiune – 2 ...................................................................................................................... 66
Plan de acțiune – 3 ...................................................................................................................... 67
Anexe .............................................................................................................. 68
Anexa A - Joc de rol “Picătura care a umplut paharul”: Bill și Laura........................................... 69
Anexa B: Sugestii de răspunsuri pentru chestionarul de asertivitate .......................................... 73
Anexa C: Sugestii de răspunsuri pentru chestionarul despre limbajul trupului ........................... 74
www.exelo.ro
3
Scop
Să planifici timpul și să stabilești prioritățile în mod eficient la locul de muncă.
Obiectivele cursului
La sfârșitul cursului vei putea:
• Să privești timpul ca o resursă de gestionat

• Să-ți identifici obiectivele și să te concentrezi pe ele și pe responsabilitățile-cheie
• Să stabilești cauzele unei gestionări deficitare a timpului și să le depășești
• Să identifici ‘hoții’ de timp și să le vii de hac
• Să-ți ordonezi sarcinile pe priorități, inclusiv ‘neprevăzutele’
• Să sporești productivitatea proprie și a echipei, pentru a obține un mai bun echilibru
muncă/viață personală
• Să faci solicitări în mod asertiv
• Să spui ‘nu’ cererilor nerezonabile sau să obții în mod asertiv acordul asupra unei soluții
• Să folosești mai eficient limbajul trupului pentru a susține comunicarea asertivă
www.exelo.ro
4
Sesiunea 1
Definirea timpului
Teme abordate
• A privi timpul ca o resursă de gestionat
www.exelo.ro
5
Știai că…
Un om obișnuit petrece…
• 3 ani în întâlniri
• 8 luni deschizând corespondență nefolositoare/nesolicitată
• 17 luni servind cafea sau băuturi răcoritoare
• 2 ani la telefon
• 1 an căutând lucruri nepuse la locul lor
Citate despre gestionarea timpului
"Nu vei găsi niciodată timp pentru nimic. Dacă vrei timp, trebuie să nu-l pierzi.
Charles Bixton
"Cunoaște adevărata valoare a timpului; apucă, prinde și bucură-te de fiecare moment. Fără
trândăvie, fără lene, fără amânare; nu lăsa pe mâine ce poți face azi."
Lord Chesterfield
"Timpul este cea mai rară resursă a managerului; dacă nu este gestionată, nimic altceva nu poate
fi."
Peter F. Drucker
www.exelo.ro
6
Timpul ca Resursă
Job-ul tău este să obții REZULTATE. În acest scop, ai la dispoziție anumite RESURSE. Job-ul tău
este să faci orice este necesar pentru a transforma resursele în rezultate. Cu alte cuvinte, trebuie să
desfășori anumite ACTIVITĂȚI.
Așadar, ne putem uita la job astfel:
REZULTATELE reprezintă scopul esențial al job-ului tău. Ele sunt contribuția ta pentru care te
plătește compania. Rezultate sunt ceea ce ar lipsi dacă nu s-ar face treaba.
RESURSELE sunt adesea enumerate pe fișele de post. La Resurse ar intra și oamenii – orice
subordonat pentru care răspunzi. Ar putea include, de asemenea, echipamentul, tehnologia,
sistemele de comunicare. Sunt și alte resurse importante care nu apar pe fișele de post, cum ar fi
know-how-ul, bunăvoința. Nu se menționează niciodată una dintre cele mai importante resurse –
propriu tău timp.
Timpul este fundamental deoarece este necesar pentru toate ACTIVITĂȚILE care transformă
celelalte resurse în rezultate. În aceste activități intră planificarea, organizarea, luarea deciziilor,
rezolvarea problemelor, dezvoltarea personalului – toate acestea necesită timp.
Îmbunătățirea rezultatelor
Dacă dorim să îmbunătățim rezultatele pe care le obținem în muncă putem face, practic, două lucruri:
1 Să obținem mai multe resurse (de ex. să aducem mai mulți oameni) sau resurse diferite (de ex.
să cumpărăm echipament mai eficient).
2 Să desfășurăm diferite activități, să folosim mai bine resursele pe care le avem.
www.exelo.ro
7
Câteva simptome ale unei gestionări nepotrivite a

timpului
Te identifici cu vreunul din punctele de mai jos?
• Incapabil(ă) să respecți termene limită, întotdeauna cu sentimentul că trebuie să recuperezi,

întârzieri constante.
• În confruntarea cu problemele atingi doar aspectele de suprafață
• Program supraîncărcat în permanent; lucrezi serile, lucrezi în weekend-uri.
• Ți se pare dificil să îți iei vacanță sau să intri în starea de vacanță.
• Favorizezi beneficiile imediate, mai tot timpul rezolvi urgențe.
• Dificil să refuzi orice sarcină nouă.
• Te stresezi, probabil chiar te epuizezi.
• Ai puțin timp pentru prieteni, viață socială sau familie.
• În ciuda riscurilor, iei decizii pripite.
• Ai teamă de inițiativa altora și de a delega sarcini.
• Pierzi din vedere obiectivele/prioritățile, nu simți că deții controlul.
• Ești perfecționist(ă).
www.exelo.ro
8
De ce avem tendința să ne gestionăm nepotrivit timpul

După cum vom vedea mai târziu, multe dintre stress-urile noastre sunt auto-induse, ceea ce ne
determină o slabă gestionare a timpului. A avea abilități mai eficiente de gestionare a timpului
înseamnă că putem deveni mai stăpâni pe viețile noastre, zi de zi.
Constrângeri potențiale ale abilității de a gestiona eficient timpul
• Facem ce ne place să facem înainte de a face ce nu ne place.

• Facem lucrurile pe care știm să le facem mai degrabă decât lucrurile pe care nu știm cum să le
facem.
• Facem lucrurile cele mai ușoare înaintea celor dificile.
• Facem lucrurile care necesită puțin timp înaintea lucrurilor care necesită mult timp.
• Facem lucrurile pentru care sunt disponibile resurse.
• Răspundem la cererile venite din partea celorlalți înaintea celor venite din partea noastră.
• Facem lucruri urgente înaintea celor care sunt importante.
• Facem lucruri care ne promovează obiectivele personale sau care sunt folositoare d.p.d.v.
‘politic’.
• Începem să ne mișcăm cu-adevărat abia când se apropie un termen.
• Răspundem în funcție de cine este solicitantul.
• Răspundem în funcție de consecințele la adresa noastră a ceea ce urmează să facem sau să
nu facem.
• Lucrăm în baza principiului „roții care scârțâie” (va fi unsă doar roata care scârțâie).
• Ne ocupăm de lucruri în ordinea sosirii lor.
• Ne ocupăm de sarcinile mici înaintea celor mari.
www.exelo.ro
9
Cum fac în prezent?

Răspunde cu Da sau Nu la următoarele întrebări
1 Mi-am stabilit obiective pentru ceea ce doresc să ating în viață? D/N
2 Am obiective pe termen scurt – de exemplu, pentru următoarele 3 luni? D/N
3 Am făcut ceva azi care să mă ajute să-mi ating obiectivele? D/N
4 Știu precis ce doresc să obțin săptămâna viitoare? D/N
5 Știu la ce ore din zi sunt mai productiv(ă)? D/N
6 Mă ocup de cele mai importante / dificile sarcini în orele în care sunt mai D/N
productiv(ă)?
7 Îmi evaluez performanța pe baza obiectivelor mai degrabă decât în funcție de cât de mult D/N
am făcut?
8 Stabilesc priorități după importanța și nu după urgența sarcinilor? D/N
9 Deleg sarcini către colegi și echipă? D/N
10 Deleg atât sarcini interesante, cât și cele de rutină? D/N
11 Echipa mea îmi deleagă mie sarcinile pe care le consideră prea dificile? D/N
12 Împiedic documentația inutilă să apară pe biroul meu (publicații, rapoarte, etc)? D/N
www.exelo.ro
10
13 Mi-am scos din fișierele mele, în format electronic și hârtie, informațiile inutile? D/N
14 La o întâlnire pot să fac un rezumat al situației, să convin asupra deciziilor de luat și D/N
asupra pașilor de urmat?
15 În afara biroului, iau măsuri să-mi eliberez mintea de muncă? D/N
16 Fac vreun efort de a lua mai rapid deciziile care nu sunt urgente? D/N
17 Am la fel de mare grijă când îmi stabilesc propriile termene ca și atunci când le stabilesc D/N
pentru alții?
18 Îmi aloc suficient timp pentru a-mi planifica munca? D/N
19 Îmi schimb metodele de lucru despre care știu să sunt ineficiente? D/N
20 Practic în mod regulat obiceiurile bune de gestionare a timpului? D/N
Cu cât ai mai multe răspunsuri de ‘da’, cu atât ai mai multe șanse de succes în gestionarea timpului
tău.
Uită-te din nou la răspunsurile ‘nu’ – acestea te-ar putea ajuta să identifici unde îți poți îmbunătăți
gestionarea timpului.
www.exelo.ro
11
Întrebări de analiză pentru exercițiul de planificare
Câteva întrebări pe care să le iei în considerare
• Ce vreau să fac diferit?

• Cum voi face acest lucru?
• Care este suportul/susținerea de care am nevoie?
• Până când voi face acest lucru?
• Pe o scală de la 1 la 10, care este probabilitatea de a atinge acest lucru?
www.exelo.ro
12
Sesiunea 2
Auto-gestionarea
Teme abordate
• Identifică și concentrează-te asupra obiectivelor tale și a ariilor-cheie de
responsabilitate
• Stabilește și depășește cauzele unui management deficitar al timpului
www.exelo.ro
13
Pentru ce mă aflu aici?

Pentru a-ți gestiona eficient timpul și prioritățile, ai nevoie să cunoști exact ce anume trebuie să faci
în acel timp. Punctul de plecare este de a defini SCOPUL GENERAL al muncii tale. Acesta reprezintă
o afirmație generală referitoare la motivul pentru care ești angajat(ă) sau ce anume s-ar pierde dacă
nu ai fi acolo.
De exemplu:
• Să se asigure că la depozit totul se desfășoară fără probleme.

• Să ofere managerilor de linie toate informațiile financiare de care au nevoie pentru luarea
deciziilor.
• Să se asigure că li se oferă clienților service post-vânzare la standard ridicat.
De reținut că scopul general este exprimat sub forma contribuției pe care o oferi, fie celor din afară
(clienți, public) fie celor din cadrul organizației. Se referă la partea care-ți revine ție pentru a ajuta
organizația să-și atingă obiectivele. Nu spune ce faci efectiv pentru a-ți atinge rezultatele
(supervizare, analiză, comenzi etc.)
Scrie mai jos o afirmație reprezentând SCOPUL GENERAL al job-ului tău:
www.exelo.ro
14
Arii-cheie
Pentru a-ți atinge scopul general, trebuie să obții rezultate într-o serie de arii-cheie. Acestea sunt
aspectele job-ului care sunt cu-adevărat importante – care contribuie cel mai mult la obținerea
rezultatelor generale pentru care ești angajat(ă).
De exemplu, un supervizor ar putea avea următoarele arii-cheie:
1 Să se ocupe de solicitările de informații

2 Să facă raportare financiară
3 Să ofere suport pentru reprezentanții de vânzări
4 Să actualizeze evidențele despre clienți
5 Performanța și dezvoltarea personalului
Ariile-cheie se referă la a duce treaba la bun sfârșit, plus a menține și dezvolta capacitatea ta de a
obține rezultate în viitor. În producție, ar putea fi despre calitatea și cantitatea produsului final,
utilizarea echipamentelor, risipa de material, siguranță etc.
Pentru majoritatea job-urilor ar trebui să poți identifica între 4 și 8 arii-cheie. Dacă ai mai mult de 10,
probabil că te îndepărtezi de aspectele job-ului tău care sunt cu adevărat importante.
Enumeră mai jos propriile tale ARII-CHEIE:
www.exelo.ro
15
„Hoții” de timp
„Hoții de timp” este un termen care se poate aplica pentru orice întrerupere sau orice ne împiedică
să ne vedem de treaba pe care o avem la un moment dat. Sunt lucruri care literalmente ne fură din
timp și, în consecință, au impact serios asupra managementului timpului și priorităților. „Hoții de timp”
pot fi împărțiți în două categorii distincte:
Impuși din afară Auto-provocați
Întreruperi din partea celorlalți Nesiguranță

Definire/descriere neclară a fișei de post Comportament pasiv (incapacitatea de a spune ‘nu’)
Ședințe prea multe sau inutile Slabă ordonare a priorităților
Telefoane Dezordine în hârtii
E-mail Lipsă de concentrare / focus
Prea multă muncă Slabă organizare
Temene impuse (adică nu negociate) Fără delegare
Slabă comunicare Un calculator dezorganizat și aglomerat
Priorități în conflict Lipsă proprie de abilități / cunoștințe
Personal neinstruit Propriile greșeli
Greșelile altora Obiective și scopuri neclare
Lipsă de autoritate Perfecționism
Întreruperi / probleme de rețea Prea multe deodată
Procrastinare
www.exelo.ro
16
„Hoții” de timp – Cum să ne ocupăm de ei

Așa cum am discutat deja, „Hoții de timp” reprezintă o denumire potrivită pentru orice te întrerupe și
te împiedică să-ți atingi obiectivele.
Telefonul
• Fii cu ochii pe cronometrul ceasului (dacă ai unul la telefon) sau folosește alt dispozitiv de
măsurarea timpului. Timpul trece foarte repede când ești la telefon.
• Separă sporovăiala de informare.
• Dacă alții răspund în locul tău, instruiește-i să-ți selecteze apelurile.
• Alocă-ți timp pentru tine folosind căsuța vocală (voice mail) sau call divert (cu permisiunea
persoanelor pe care le apelezi)
• Pentru apelurile la distanță, planifică-ți convorbirea dinainte, realizând o listă cu chestiunile pe
care dorești să le discuți.
• Preia controlul asupra duratei convorbirii. “Da, pot vorbi … minute”, “înainte să terminăm”,
“Trebuie să închid acum”.
• Dacă îți amintești brusc că trebuie să dai un telefon, OPREȘTE-TE. Notează-ți acest lucru și
întoarce-te la muncă. Grupează convorbirile la momente potrivite din programul tău, unele
dintre ele s-ar putea dovedi a nu fi necesare.
Vizitatorii
• Stai în picioare. Astfel, chiar limbajul corpului tău transmite faptul că ai fost întrerupt(ă). Nu
confunda cu agresivitate sau confruntare. Pur și simplu limitezi durata întreruperii.
• Oprește-te din lucru. Nu fi tentat(ă) să-ți continui lucrul în ciuda întreruperii. Dacă vei face
astfel, persoana care te întrerupe se va simți mai confortabil în acest caz.
• Fii asertiv(ă). Când ești întrerupt(ă), preia controlul – “Bună, Susan, cum te pot ajuta?”
• Înlătură scaunele libere din spațiul tău de lucru. Astfel se reduce probabilitatea ca persoana
care întrerupe să se simtă confortabil.
• Mulți oameni din organizații folosesc diverse semne cu mesajul “Nu întrerupeți” când au într-
adevăr nevoie să lucreze fără să fie deranjați. Acestea pot fi șepci de baseball, steaguri pe PC
și semne de tipul celui de la hotel “Nu deranjați’. Gândește-te ce ar fi potrivit pentru tine în
spațiul tău.
• Lucrează în altă parte. Atunci când chiar nu vrei să fii întrerupt(ă), lucrează la biroul unui
coleg care lipsește sau rezervă-ți o sală de întâlniri. Când oamenii nu te pot găsi, nu te pot
întrerupe.
• Anticipează ce fel de informații pot avea oamenii nevoie și fie le dai atunci când este potrivit
pentru tine, fie pregătește-le să le ai atunci când ți le cer.
• Vorbește cu cei care te întrerup în mod constant – stabilește regulile „de bază” privind când
EȘTI disponibil(ă), când NU EȘTI, acele aspecte despre care NU dorești să fii informat(ă).
www.exelo.ro
17
O politică a ușilor deschise nu înseamnă să fii disponibil(ă) pentru toată lumea în orice moment.
• Ai grijă la efectul de „bătaie în ușă” (‘knock on effect’) - a sări dintr-o întâlnire în alta. Când stai
de vorbă cu angajații și unul dintre ei spune “Pot să întrerup pentru o clipă...” răspunsul tău ar
trebui să transmită că vei avea o întâlnire cu el/ea după ce se va termina întâlnirea curentă.
• Stabilește o limită de timp pentru întreruperi.
Comunicarea slabă
Neînțelegerile pot fi un adevărat consumator de timp. Comunicarea neclară generează erori și
conduce la pierderi de timp pentru a corecta și a face noi înșine munca pe care ar fi trebuit să o facă
alții.
• Nu te grăbi, transmite mesaje clare și ușor de înțeles.
• Solicită feedback pentru a te asigura că s-a înțeles.
• Stilul tău de comunicare să permită un mod de lucru ‘Corect de prima oară’.
Chiar și noi
Atunci când te ocupi de „hoții de timp”, este important să recunoști că noi putem fi proprii noștri
hoți de timp și ne putem distrage atenția singuri. Fii disciplinat(ă) și aplică următoarele practici:
• Nu amâna neplăcutul sau dificilul. Recunoaște că trebuie făcut, nu va deveni mai ușor mai
târziu. Fă întâi lucrurile neplăcute sau dificile. Apoi restul zilei va fi mai ușoară.
• Spune ‘nu’ chestiunilor neimportante.
• Nimic nu este terminat până când nu funcționează așa cum a fost planificat. Așa că
monitorizează, evaluează. Obișnuiește-te să faci ‘follow-up’.
• Stabilește sau negociază termene limită realiste.
• Nu fi nepăsător/nepăsătoare. Dacă nu ai avut timp suficient să faci bine o treabă prima oară,
cum vei putea să găsești timp să o faci din nou?
www.exelo.ro
18
Abilități pentru a te descurca cu „hoții de timp” (impuși

din afară)
Pasul 1
Rămâi calm(ă), ascultă obiectiv problema și empatizează corespunzător folosind cuvinte precum
‘Înțeleg’ și ‘Apreciez’.
Pasul 2
Evaluează obiectiv situația.
• Este rezonabil să spui ‘Nu’?

• De cât timp va fi nevoie pentru a îndeplini sarcina?
• Poate fi treaba realizată corespunzător în termenul respectiv?
• Care va fi impactul dacă nu vei face?
• Care va fi impactul dacă vei fi de acord să o faci?
Asigură-te că pui întrebările necesare pentru a putea evalua în întregime situația.
Pasul 3
Comunică-ți decizia.
Dacă ești de acord să faci:
• Conveniți asupra duratei și programului

• Explică ce impact va avea asupra volumului tău de muncă
Dacă spui ‘Nu’:
• Evită să spui pur și simplu ‘Nu, nu pot face’. In schimb, spune că va fi dificil să faci și explică de
ce.
• Explică beneficiile lui ‘Nu’ (de exemplu, ‘Dacă nu fac înseamnă că pot realiza…’).
• Ajută persoana să găsească alternative.
• Gândește-te ca la o problemă comună ce trebuie rezolvată și ajută persoana să găsească
soluții alternative, obiectiv și rațional.
• Nu te certa sau enerva.
• Dacă ți-ai precizat poziția, nu te simți dator/datoare să te justifici într-una.
www.exelo.ro
19
Ține minte
De obicei se poate găsi un compromis și se pot oferi alternative

dacă privești problema obiectiv și cu atitudine pozitivă.
www.exelo.ro
20
Stabilirea obiectivelor
Trebuie să ai obiective clare pentru a avea o direcție clară în muncă și dincolo de ea. Reține că fără
obiective tot ce ți se întâmplă este o chestiune de noroc mai degrabă decât o intenție deliberată.
De aceea, abilitatea de a stabili eficient obiective a fost descrisă ca fiind ‘abilitatea esențială pentru
succes’. Ideal, ar trebui să ai obiective/scopuri pentru fiecare din ariile de rezultate-cheie. În mod
similar, ar trebui să ai obiective stabilite pentru dezvoltarea ta personală. Pentru a-ți clarifica
obiectivele, răspunde la următoarele întrebări:
• Care sunt obiectivele tale?

• Obiectivul tău este S M A R T (Specific, Măsurabil, de Atins, Realist și încadrat in timp)?
• Chiar vrei să le atingi?
• Cât timp ești dispus să petreci în fiecare zi pentru a le atinge?
• Încă mai ai temeri, anxietăți, ezitări sau contradicții interne cu privire la obiectivele tale? Dacă
da, ce sunt ele?
• Care este cel mai mare obstacol, în opinia ta, care te împiedică să îți atingi obiectivele? Acesta
ar putea fi intern (mintal) sau extern.
• În opinia ta, care este cel mai bun mod de a învinge acest obstacol?
• Ești gata să faci orice îți stă în putere să depășești acest obstacol?
• Dacă ai răspuns NU, întreabă-te: “Chiar vreau să ating aceste obiective?” Dacă nu, atunci mai
bine nu mai irosi timp și alege alt obiectiv.
• Dacă ai decis să alegi alt obiectiv, vei economisi timp și energie. Așa că, ce mai aștepți? Dă-i
drumul!
Obiectivul meu
www.exelo.ro
21
Obiective pe termen lung
Unul dintre motivele pentru care adesea amânăm să începem o activitate este faptul că acea sarcină
este copleșitoare. Poate fi un obiectiv pe termen lung sau o sarcină foarte mare cu un termen
oarecum îndepărtat – un an sau ceva asemănător. Nu are sens să incluzi o astfel de sarcină sau un
astfel de proiect pe lista ta de activități zilnice. Așa cum am discutat mai devreme, lista ta zilnică
trebuie să includă doar sarcini pe care le poți completa realist în ziua respectivă.
Oricine a lucrat în management de proiect sau care a făcut parte dintr-un proiect va ști că un proiect
este împărțit pe faze – puncte sau evenimente semnificative în timp în cadrul unui proiect sau
activități.
Ținând cont de acest aspect, care ar fi abordarea ta în sarcini sau proiecte care, din cauza duratei
sau complexității lor, par insurmontabile?
www.exelo.ro
22
Câteva întrebări pe care să le iei în considerare

• De ce support/susținere am nevoie?
• Pe o scală de la 1 la 10, cât de probabil este că voi realiza acest lucru?
www.exelo.ro
23
Sesiunea 3
Planificarea și stabilirea priorităților
Teme abordate
• Stabilirea și depășirea cauzelor unui management slab al timpului
• Identificarea „hoților de timp” și gestionarea lor
• Stabilește priorități pentru sarcinile tale și pentru neprevăzute
• Crește productivitatea proprie și a echipei în scopul de a obține un mai bun

echilibru între viața profesională și cea personală
www.exelo.ro
24
Procrastinarea – De ce amânăm?
Justificările pe care ni le dăm:
“Pot face asta oricând”
• Am încredere că pot face repede așa că nu e grabă

• Nu-mi va lua mult și e ușor – pot face oricând
• Lucrez mai bine sub presiune
“Ar putea fi inconfortabil”
• Asta va fi cu adevărat dificil

• Mai degrabă nu aș face – cu puțin noroc, va dispărea
• E atât de laborios – îmi va lua sute de ani să termin
“Nu am gândirea potrivită pentru a mă implica 100% acum”
• Mă simt stresat(ă) că am nevoie să fac corect această treabă pentru prima oară
• Mă simt cu adevărat frustrat(ă) pentru că mă roagă să fac din nou acest lucru – voi face în
ritmul meu iar ea va trebui să aștepte
• Nu sunt o persoană matinală – întotdeauna fac mai multe seara
“S-ar putea să nu fiu în stare să fac”
• S-ar putea să meargă prost și atunci va trebui să-mi recunosc eșecul

• Nu sunt sigur(ă) că sunt persoana potrivită pentru a face acest lucru cu succes
• Încă nu știu sigur ce ar trebui să fac – nimeni nu mi-a explicat până acum
“Sunt prea ocupat(ă) pentru a mă ocupa de asta acum”
• Sunt prea ocupat(ă) azi – nu am nicio clipă liberă

• Nu m-am oprit toată ziua așa că trebuie să fi realizat ceva
• Voi face când voi avea destul timp să mă concentrez fără să am parte de nicio întrerupere
www.exelo.ro
25
A ieși din obișnuință
5 pași pentru a opri amânările:
1 Stabilește să începi, nu să termini
2 Fă activități care te solicită la începutul zilei și apoi răsplătește-te
3 Împarte – fă ceva, nu contează cât de mic, și concentrează-te pe cât de bine te simți să finalizezi
ceva
4 Clarifică nevoile și așteptările, apoi stabilește termene și comunică-le
5 Blochează-ți timp pentru activitățile necesare unor sarcini mai mici pe care trebuie să le
finalizezi, apoi asigură-te că te ții de planul de ansamblu.
www.exelo.ro
26
Stabilirea priorităților
Dacă te confrunți cu un volum mare de muncă, este important să decizi care sunt activitățile pe care
trebuie să le faci mai întâi și care pot aștepta sau ar putea fi delegate.
Cele mai importante activități vor fi acelea care te vor ajuta să îți atingi scopul și obiectivele generale.
O mare parte din timpul tău va fi dedicat sarcinilor urgente, care nu sunt neapărat cele mai
importante, adică cele care te vor ajuta să-ți atingi obiectivele generale.
De aceea, este important să-ți planifici volumul de muncă și să aloci timp pentru cele mai importante
sarcini, care îți vor oferi la sfârșit cele mai mari rezultate. Atunci când îți stabilești prioritățile, ia în
considerare următoarele:
Identifică pentru fiecare situație:
• ordinea în care ar trebui efectuat lucrul

• cât timp ar trebui alocat fiecăreia
• cât e de importantă
Greșeli uzuale
• a nu face diferența între sarcinile urgente și cele importante
Urgențele
• nu oferă întotdeauna cele mai mari recompense

• au prioritate adesea asupra lucrurilor importante
• de multe ori sunt neplanificate
Lucrurile importante
• sunt cele care te ajută să îți atingi scopul general
Cum decizi care sunt sarcinile importante și care sunt urgente?
Ceva este URGENT atunci când are nevoie imediat de atenția noastră. O chestiune urgentă devine
mai urgentă cu trecerea timpului.
Ceva este IMPORTANT atunci când are semnificație sau consecințe considerabile. Importanța unei
chestiuni nu este afectată de trecerea timpului.
Lucrurile pot fi urgente dar nu importante; sau importante dar nu urgente; sau și importante și
urgente. De asemenea, poți avea treburi care nu sunt nici urgente nici importante. Acestea sunt
ilustrate în diagrama de mai jos:
www.exelo.ro
27
Urgent și important Important dar nu urgent
Fă acum! Alocă timp

• urgențe, plângeri și situații de criză • planificare, pregătire, programare
• solicitări de la superiori sau clienți • cercetare, investigare, proiectare, testare
• sarcini sau proiecte planificate al căror • networking, construire de relații
termen a sosit
• gândire, creare, modelare, proiectare
• ședințe și programări
• dezvoltare de sisteme și procese
• rapoarte și alte materiale de predat
• anticipare și prevenire
• nevoi sau probleme ale angajaților
• dezvoltarea direcției, strategiei; schimbare
• probleme ce necesită rezolvări, chestiuni
De importanță critică pentru succes: planificare,
care reclamă „reparații” rapide gândire strategică, stabilirea direcției și
În funcție de importanța sau urgența acestor scopurilor etc. Planifică timp și spațiu personal
sarcini, fă-le acum. Stabilește priorități în funcție pentru aceste sarcini.
de caracterul lor de urgență.
Neimportant și urgent Nici important/Nici urgent
Refuză și explică Rezistă și oprește!

• solicitări neînsemnate din partea celorlalți • activități de ‘relaxare, jocuri pe calculator,
navigare pe net, prea multe pauze de țigară
• urgențe aparente
• întreruperi și distrageri ad-hoc
• șuete, bârfe, comunicare socială
• neînțelegeri care apar ca plângeri

• visări cu ochii deschiși, mâzgălituri, pauze
prea lungi
• rutine sau activități fără sens • citirea de materiale fără sens sau relevanță
• lucruri neînsemnate și nerezolvate, • ajustarea inutilă de echipament etc.
acumulate
Sondează cererile. Ajută solicitanții să re-
• înfrumusețări și supra-producție
evalueze. Ori de câte ori posibil, refuză și evită Activități de relaxare obișnuite, nu sarcini reale.
aceste sarcini cu grijă și imediat. Non-productive, demotivante. Redu-le sau
oprește-le cu totul. Evită-le.
Ceva care este de maximă prioritate este:
• foarte urgent și trebuie să i se acorde atenție imediat

• foarte important și ar trebui să îi acorzi multă atenție și gândire
• și urgent și important: trebuie făcut imediat și făcut bine
... și trebuie să aibă prioritate în fața tuturor celorlalte!
www.exelo.ro
28
Stabilirea priorităților: Auto-analiză
Urgent și important Important dar nu urgent
Neimportant și urgent Nici important nici urgent
Adaptat după Covey. S. 1989
www.exelo.ro
29
Gestionarea timpului tău – Exercițiu

Ai sarcina de a ordona pe priorități activitățile de pe lista „To Do” de mai jos. Ai 15 minute să
îndeplinești această sarcină.
Ești Account Manager pentru Agenția Xcel Advertising. Raportezi unui Account Director și pentru
tine lucrează un Account Executive și o secretară.
Este ora 9.00 am, joi dimineață și îți planifici ziua când ajungi la birou. Trebuie să te gândești la
următoarea săptămână, având în vedere că lipsești din birou azi de la 13.00, mâine până la 12.00,
luni dimineață până la 13.30 și toată ziua marți și miercuri săptămâna viitoare.
Account Executive-ul te va însoți la întâlniri mâine, marți și miercuri.
Iată o listă cu lucrurile pe care le ai de făcut și aproximativ cât va dura realizarea lor.
E posibil să-ți fie util un sistem de stabilire a priorităților precum:
A Fă acum!
B Planifică-l.
C Refuză și explică – poate să delegi, dacă ai un membru de echipă pe care vrei să-l dezvolți?
D Rezistă și oprește
Cum vei stabili prioritățile?
Clasificare
1 Trebuie să confirmi o rezervare de cazare la hotel pentru următoarea joi – 5

minute
2 Un client solicită să re-transmiți un fax prin care să confirmi locul întâlnirii de
luni – 5 minute
3 Trebuie să pregătești o agendă de lucru pentru întâlnirea săptămânală cu
echipa de luni după-amiază – 15 minute
4 Șeful tău ți-a cerut să suni cel puțin trei noi posibili clilenți – 30 minute
5 Trebuie să răspunzi la o invitație din partea unui furnizor de a participa la un
cocktail peste două săptămâni, seara – 5 minute
6 Trebuie să trimiți prin poștă o lucrare unui client pentru ca acesta să o aprobe
azi și să te poți încadra în termen – 30 minute
7 Ai un vraf de hârtii sub birou care așteaptă să fie organizate – 3 ore
8 Trebuie să suni înapoi un prieten pentru a stabili ora de întâlnire pentru

diseară – 5 minute
9 Trebuie să trimiți raportul unui client din întâlnirea de ieri. Account Executive-
ul a participat și el la întâlnire. Regula agenției este ca acestea să fie
transmise în 24 de ore de la întâlnire – 1 oră.
www.exelo.ro
30
Clasificare
10 Trebuie să te pregătești pentru analiza performanței pe care o ai cu Account

Executive-ul vinerea viitoare – 1 oră
11 Trebuie să analizezi un buget pentru un client. Are nevoie de el în această
dimineață. Ai toate costurile, trebuie doar să compui un fax – 15 minute
12 Trebuie să prezinți pe scurt echipei voastre de design un proiect de design
pentru o broșură ce va fi folosită în promovare door-to-door. Aceasta va fi
prezentată clientului miercuri – 1 oră
13 Trebuie să urmărești progresul a două mici proiecte de design care trebuie
trimise clientului până mâine – 30 minute
14 Ai fost rugat de Account Director să schițezi un program de induction pentru
un absolvent care vine o săptămână începând de luni – 2 ore
15 Trebuie să obții aprobarea unui client cu privire la o lucrare ce i-a fost trimisă
ieri. Dacă nu este aprobată până în ora 16.00 va depăși termenul de tipărire
– 30 minute
16 Ai un mesaj de a suna înapoi un client. Nu știi dacă e important – 5 minute
17 Trebuie să pregătești și să trimiți până vineri un buget pentru un proiect, unui
client – 1 oră
18 Mâine e ziua mamei tale și trebuie să cumperi o vedere pentru a i-o trimite –
15 minute
19 Un client care s-a dus recent la o altă companie te sună și te invită la prânz
mâine – 2 ore
20 Trebuie să pregătești prezentarea pe care o vei face miercuri unui client, la
o prezentare cu scop de vânzare, în Birmingham – 3 ore
www.exelo.ro
31
Clasificarea priorităților
1 = trebuie făcut
Această descriere se aplică, de obicei, sarcinilor importante și/sau urgente care au termen limită. Va
face referire la o parte destul de mare a muncii unui om. Chiar dacă termenul este undeva în viitor,
tot va primi prioritate nr. 1 dar va fi programată să înceapă la o dată corespunzătoare volumului său
de muncă raportat la data de predare.
2 = ar trebui făcut
Această descriere se referă, în general, la activități importante dar care nu au neapărat un termen.
De multe ori e vorba de idei importante pe care le ai, care trebuie evaluate și dezvoltate. Obține cu
adevărat rezultate cineva care nu numai că își îndeplinește sarcinile de rutină la standarde ridicate
de calitate și productivitate dar găsește și timp să inițieze și să-și dezvolte propriile idei. Deși la 2
sarcinile e posibil să nu aibă termen limită, trebuie să programezi o anumită durată de timp în fiecare
lună pentru a lucra la ele.
3 = prioritate scăzută/s-ar putea face
Acestea sunt treburi precum ‘Aranjează sertarul cu acte’ care nu sunt de importanță critică dar pe
care ai dori să le termini. În mod normal, acestea nu au termen limită dar sunt identificate ca să poată
fi făcute în caz că se ivește o ocazie (de exemplu, folosind timpii „morți” de la sfârșitul unei zile sau
în timp ce aștepți pe cineva). Desigur, dacă starea în care se află sistemul tău de îndosariere îți
afectează serios abilitățile tale de a lucra eficient, atunci această sarcină ar trebui să primească
prioritate 1.
www.exelo.ro
32
Sesiunea 4
Delegarea
Teme abordate
• Abilități de delegare
• Procesul de delegare
• Planificarea delegării
www.exelo.ro
33
Abilități de delegare
Delegarea este:
• a da autoritate și responsabilitate altei persoane

• în scopul îndeplinirii unei anumite sarcini și
• monitorizării progresului, precum și după finalizare
• acordarea unei persoane mai multă libertate în îndeplinirea sarcinii.
Trei aspecte ale delegării:
• atitudinea potrivită
• obicei și stil
• tehnici
De ce să delegi?
• O mai bună gestionare a timpului

• Se evită îngroparea în activități neînsemnate
• Reducerea conflictelor
• Dezvoltarea inițiativei în membrii echipei
• Îmbunătățirea satisfacției la locul de muncă
• Sporirea productivității
Linii directoare:
• Stabilește, împreună cu colegii, care le sunt responsabilitățile

• Asigură-te că persoana are autoritatea necesară să ia deciziile necesare și să își îndeplinească
sarcinile și responsabilitățile
• Conveniți asupra modului în care analizați activitatea – întâlniri regulate
Delegi suficient?
Chiar dacă tu crezi că delegi destul de bine, poate fi util să analizezi modul în care îți petreci timpul
și să vezi dacă delegi destul. Profilul care urmează îți poate fi util.
www.exelo.ro
34
Cum deleg eficient?
• Mă pregătesc dinainte.
• Obțin un acord clar împreună cu colegii mei cu privire la rezultate, durate, resurse,
responsabilități și autoritate.
• Urmăresc progresul.
De ce nu deleagă eficient unii manageri?
• Teama că angajații nu vor face treaba suficient de bine.

• Teama că lipsa de know-how a angajaților se va reflecta asupra lor.
• Cred că este mai rapid să facă decât să învețe.
• Nu planifică suficient.
• Cred că s-ar eschiva de responsabilitate.
• Cred că ar trebui să știe tot ce se întâmplă în „ograda” lor.
• Teama că altcineva va învăța suficient pentru a le amenința job-ul.
• Se tem că angajații au deja prea mult de făcut.
• Nu cred că angajații lor sunt suficient de capabili pentru a învăța.
www.exelo.ro
35
Delegarea
Planificarea unei delegări eficiente

1 Definește principalele obiective ale job-ului tău. Cunoaște ce ai de realizat și ce e necesar
pentru a realiza.
2 Uită-te la înregistrările tale cu privire la modul în care îți petreci timpul. Compară-le cu
obiectivele tale și ia în considerare ce anume nu ar trebui să faci deloc și ce ar putea fi făcut
de altcineva. Sarcinile pe care un manager sau supervizor ar trebui să le delege sunt sarcini
despre care poți spune că:
• subordonatul le poate face mai bine, poate pentru că are cunoștințe directe despre
detaliile activității;
• subordonatul le poate face cu o cheltuială mai mică (poate durează mai mult dar, la un
salariu mai mic, per total ar fi tot mai ieftin);
• subordonatul le poate face mai repede sau cu o planificare a timpului mai bună (o
rezlvare perfectă a unei situații își poate pierde valoarea dacă este întârziată din cauza
altor priorități);
• pot aduce o contribuție valoroasă la instruirea și dezvoltarea subordonaților (un
manager ar putea lăsa în siguranță un subordonat junior să-I țină locul, pentru a căpăta
experiență – de ex., în ședințe, comitete).
3 Verifică să nu fi inclus sarcini care sunt:
• mult peste abilitățile și experiența subordonatului
• chestiuni confidențiale, de securitate sau de politici care sunt restricționate doar la
nivelul funcției tale
• chestiuni care presupun exercitarea autorității în fața colegilor de pe același nivel ai
subordonatului.
4 Planifică în detaliu alocarea acestor sarcini subordonaților tăi. Ia în considerare abilitățile și
interesele nefolosite ale fiecăruia, precum și sarcinile pe care le-ai putea delega și pe care
subordonatul le-ar putea aborda. Apoi decide ce instruire, experiență și autoritate ar mai avea
nevoie subordonatul și întreprinde aranjamentele necesare.
Deleagă sarcinile folosind procesul de mai jos. Asigură-te că poți avea control fără să intervii sau să
verifici în mod constant.
www.exelo.ro
36
Procesul de delegare
Pentru o sarcină clară sau când subordonatul este pe deplin competent pentru ea, poate fi nevoie
doar să convii asupra rezultatelor ce trebuie obținute și resurselor necesare. Adesea, însă, delegarea
este un proces gradual de dezvoltare a abilităților subordonatului. Schimbarea de responsabilitate
de la tine la el/ea este prezentată mai jos. Procesul de delegare devine un proces de instruire plus
factorii suplimentari de acordarea autorității pentru a lua decizii și a putea deveni, astfel, responsabil
pentru rezultate.
E activitatea ta
Tu o faci – Subordonatul observă și comentează
O faceți împreună – Ești Coach pentru subordonat
Subordonatul o face și îți raportează ulterior – tu verifici / Pui întrebări
Subordonatul o face – Tu primești informații despre rezultate
Acum este treaba subordonatului
A prezenta pe scurt subordonatului
Aceste direcții sunt generale (deși detaliile vor fi diferite de la un caz la altul)
1 Explică în termeni generali sarcina care trebuie delegată și obține acordul de acceptare a
responsabilității. Descrie contribuția sarcinii – de ce este importantă.
2 Acceptă rezultatele ce trebuie obținute. Definește-le în termeni specifici (calitate, cantitate,
termene etc.) astfel încât amândoi să recunoașteți un rezultat încununat de succes.
3 Conveniți asupra resurselor necesare activităților respective (timp, bani, informații, asistență
etc).
4 Explică fiecare limită de autoritate pentru folosirea resurselor și luarea deciziilor privind
activitățile dar asigură-te că în cadrul acestor limite subordonatul chiar are decizii reale de luat.
Fiți de acord cu privire la autoritate – cum că este sufficientă pentru a realiza eficient sarcina.
5 Conveniți asupra tipurilor de rapoarte de progres necesare, când și cât de des.
6 Explică ce îndrumări, instruire și informații vor fi puse la dispoziție pentru ajutor.
7 Discutați despre cine altcineva are nevoie să știe că a fost delegată responsabilitatea, precum
și cine va comunica acest lucru.
Discutați cum va fi afectat volumul de muncă al subordonatului și dacă sunt necesare alte
aranjamente pentru a se putea descurca.
www.exelo.ro
37
Monitorizarea progresului
• Evită să fii un “verificator” constant – lasă subordonatul să se ocupe de treabă.

• Dacă ați agreat responsabilitatea în termeni de rezultate și nu de activități, asigură-te că
procedura ta de raportare și control se va focusa tot pe rezultate.
• Dacă subordonatul revine la tine cu o problemă, încearcă să nu dai o soluție imediat. În
schimb, încurajează subordonatul să se gândească la opțiuni.
• Sprijină subordonatul dacă se face o greșeală. Încurajează-l să învețe din ce s-a întâmplat,
folosind experiența ca o bază de coaching pentru a face mai bine data viitoare.
• Amintește-ți să recunoști succesul subordonatului.
www.exelo.ro
38
Planificarea delegării
1 Folosind “Graficul de delegare”, fă o listă cu toate sarcinile pe care le-ai putea delega altora și
scrie-le în spațiile din partea de sus a graficului.
2 În stânga jos notează numele celor cărora le-ai putea delega.
3 Apoi alege cărei persoane îi poate fi delegată care sarcină, împreună cu gradul de
training/coaching care ar putea fi necesar. Folosește spațiul oferit pentru a face orice alte note
sau comentarii.
4 Acum elaborează un Plan de delegare care să acopere fiecare membru al echipei tale, folosind
“Planul de delegare” oferit (vezi exemplul mai jos)
Exemplu de Plan de Delegare
Obiectiv:
Să mă asigur că Jan Smith preia sarcina de team leader help desk, în timp ce team leader-ul este în
vacanță în luna august.
Sarcini de alocat Plan de Dezvoltare și Acțiune Dată

Training
Planificarea 1 zi cu team leader-ul JS 23 iunie

activităților și a
echipei
Supervizarea Dezvoltare abilitate de BM 10-12 iulie
echipei supervizare
Procedura pentru Curs privind contractele SP 25 iulie
a se ocupa de noi companiei
contracte
Predarea În întâlniri săptămânale, JS/SP de la 15 iulie
volumului de lucru pentru a discuta aspectele
curente.
www.exelo.ro
39
Graficul de Delegare
Personal / Echipă Sarcini Note / Comentarii
Folosește simbolul pentru a ilustra potrivirea persoanei cu sarcina/activitatea.

de ex. ✓✓ = Persoana poate prelua sarcina cu un training scurt sau fără training/coaching
✓ = Persoana poate prelua sarcina cu ceva training / coaching
 = Persoana nu este potrivită să preia sarcina (nici după training)
www.exelo.ro
40
Câteva întrebări scurte, pe care să le iei în considerare

• De ce sprijin/suținere am nevoie?
• Pe o scală de la 1 la 10, cât de probabil este că voi realiza acest lucru?
www.exelo.ro
41
Folosirea instrumentelor care ajută la gestionarea

timpului – Ponturi principale
Telefoane
Întreruperi
Email și Outlook
www.exelo.ro
42
Gestionarea E-Mail-ului – Ponturi-cheie

Adesea oamenii sunt copleșiți de termene importante, priorități simultane și o avalanșă de e-mail-
uri. A fi capabil(ă) să stabilești priorități și să aloci timpul în mod corespunzător, inclusiv pentru
gestionarea e-mail-ului, sunt abilități de importanță critică pentru a-ți atinge obiectivele. Se
recomandă să implementezi cât mai mult posibil din următoarele:
Limitarea cantității
• Funcționează pe principiul ‘Trebuie știut’ și NU ‘Ar fi drăguț de știut’. Nu trimite / pune pe

cineva în copia unui e-mail dacă nu este absolut necesar să cunoască informațiile din acel
mail.
• Oprește glumele și alte e-mail-uri ‘junk’ care sunt trimise intern, în cadrul companiei.
• Nu sta într-o ‘buclă’ de informare decât dacă este cu adevărat necesar. Fă astfel încât numele
tău să fie șters din lista destinatarilor.
Organizarea
• Rezervă-ți timp pentru a-ți procesa e-mail-ul – de două ori pe zi ar trebui să fie suficient! Nu fi
tentat(ă) să lași baltă ce faci pentru a deschide și citi e-mail-ul la momentul la care sosește. Ar
putea fi urgent sau nu.
• Dacă e posibil, închide e-mail-ul între aceste verificări. Acest lucru îndepărtează distragerile
complet!
• Ia în considerare să folosești opțiunea “Plecat(ă) din birou” (‘Out of Office Assistant’) pentru a
anunța că ești în birou dar vei citi e-mail-urile și vei răspunde la ele în anumite momente ale
zilei.
• Închide semnalul sonor, care îți anunță primirea e-mail-urilor. Acesta îți distrage atenția!
• Închide semnalul vizual “Ai primit un e-mail nou – vrei să-l deschizi acum?’ (‘New e-mail has
arrived – do you want to open it now?”).
• Deschide-ți sub-foldere în Inbox și mută e-mail-urile pe care vrei să le păstrezi în folder-ele
relevante.
• Șterge e-mail-urile pe care nu dorești să le păstrezi. Astfel îți păstrezi Inbox-ul curat și
organizat! Amintește-ți – dacă ai dubii, aruncă.
• Nu-ți folosi Inbox-ul sau folderul Trimise (Sent) ca „rezervoare de păstrare”
• Pune-ți e-mail-urile în foldere și gestionează-le astfel încât să le muți din Inbox.
• Sortează folderele după Subiect, cuvinte-cheie sau autor pentru a putea pune la un loc e-mail-
urile care au legătură unele cu altele.
• Păstrează o agendă (address book) cu adrese de e-mail.
• Folosește răspunsuri automate (auto responses) pentru a răspunde la întrebările puse
frecvent.
• Șterge mesajele vechi sau toate e-mail-urile dintr-un lanț de mesaje, cu excepția ultimului
trimis. Acesta din urmă are în el evidența tuturor schimburilor de mesaje.
• Șterge mesajele cu attachments după ce ți le-ai salvat pe calculator (hard drive).
www.exelo.ro
43
• Arhivează e-mail-ulrile pe care dorești să le păstrezi pe termen lung.

• Organizează-ți e-mail-urile venite folosind coduri de culori pentru linia de Subject, folosind
“magicianul cu reguli” (rules wizard) din Outlook.
• Ia legătura cu departamentul IT pentru a stabili filtre pentru Spam (e-mail-urile nesolicitate sau
junk). Versiunile recente ale Outlook permit chiar utilizatorului să facă acest lucru.
Câteva alternative
Pentru a comunica informațiile generale, în loc să trimiți un e-mail către o listă de distribuție sau către
“Toți angajații” din organizație, încearcă:
• Să postezi informații pe intranet (care, în mod ideal, ar trebui să fie actualizată zilnic. În multe
companii angajații nu-și folosesc suficient Intranet-ul).
• Postează informații în Fișierele Publice (Public Folders) (Toate sistemele de e-mail le au sub o
formă sau alta și sunt, după cum le este și denumirea - publice!).
www.exelo.ro
44
Ponturi pentru folosirea Calendarului din Outlook ca

instrument de planificare
Un program/plan zilnic este considerat un instrument esențial pentru planificarea unei zile de lucru,
stabilirea priorităților și gestionarea eficientă a timpului. De aceea, sunt o serie de ‘ponturi’ de care
să ții cont pentru a folosi acest instrument în mod optim:
• Rezervă-ți întotdeauna la sfârșitul zile de muncă puțin timp pentru a-ți scrie lista cu ce ai de
făcut (to-do list) în următoarea zi lucrătoare. În acest fel, vei avea în minte clar ce anume ai de
realizat și acest lucru îți va oferi mai multă liniște la sfârșitul zilei de lucru. A doua zi dimineața
vei putea “mânca pe pâine” ceea ce vei avea de făcut de pe listă.
• Fii realist(ă) cu privire la ce poți realiza într-o zi. Nu îți încărca lista cu mai mult decât poți face.
Este demotivant și demoralizator să fi terminat doar jumătate din ce-ți propuseseși, până la
sfârșitul zilei!
• Foarte importante: o dată ce ai lista completă, stabilește priorități pentru fiecare sarcină. Adică
pur și simplu eticheteaz-o pe fiecare clar, cu majuscule:
 A (prioritate ridicată sau ‘trebuie să fac’)
 B (prioritate medie sau ‘ar trebui să fac’)
 C (prioritate scăzută sau ‘aș putea să fac’)
• Această metodă de stabilire a priorităților îți ordonează clar ziua pe priorități. Mai sus este doar
o sugestie – folosește clasificare ta, dacă dorești.
• În mod similar, nu-ți completa lista pe parcursul zilei decât dacă ți-au rămas destule resurse în
ziua respectivă.
• Nu face o supra-planificare. Nu fii tentat(ă) să acoperi fiecare minut al zilei. O problemă
neașteptată sau o situație de criză îți pot da planul peste cap!
• Transferă alte notițe de reamintire pe lista ta de activități – eliberează-ți biroul de acele Post-it-
uri!
• Nu uita să tai de pe listă sarcinile imediat ce le-ai finalizat. Acest lucru îți va da o mare
satisfacție – în special dacă activitatea a fost solicitantă sau dificilă!
• Amintește-ți că lista ta (to-do list) e un document de lucru în continuă schimbare. Poartă-te cu
ea în consecință.
• În final – și poate cel mai important lucru – tipărește și așează întotdeauna lista într-un loc
la vedere pe birou, care poate fi văzut și de alții. Acest lucru va dovedi celor care te vor
întrerupe că ești ocupat(ă) și te va ajuta să spui ‘nu’ altor sarcini.
www.exelo.ro
45
Sesiunea 5
Asertivitatea
Teme abordate
• Ce înseamnă asertiv, agresiv și pasiv
• Explorarea comportamentelor asertiv, agresiv și pasiv și impactul lor asupra

celorlalți
• Cum anume un comportament asertiv ne poate îmbunătăți gestionarea

timpului?
• Ponturi și tehnici pentru asertivitate
www.exelo.ro
46
Activitate – Comportament asertiv și asertivitate în

delegare
În grupuri, discutați și definiți cele trei comportamente, ținând cont de următoarele:
• Comportamentul afișat
• Limbajul trupului
• Limbajul verbal
• Efectele acestui comportament asupra celorlalți
Agresiv
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
Pasiv
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
www.exelo.ro
47
Asertiv
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
Efect pe termen lung al agresivității asupra ta
Învinovățirea celorlalți
Stare constantă de alertă
Lipsă de energie (managementul epuizării/crizei)
Antipatie/neîncredere față de mulți oameni
Efect pe termen lung al agresivității asupra celorlalți
Inițialt, te pot adrmira
Pot simți furie, jignire, umilire, teamă
Se răzbună ‘pe față’ sau ‘pe la spate’ / deschis sau fără să știi
Inițiative reduse
Se resemnează Pleacă
www.exelo.ro
48
Efect pe termen lung al pasivității asupra ta
Stimă de sine din ce în ce mai scăzută
Crește furia și autocompătimirea
Tensiuni interne, anxietate
Comportament asertiv din ce în ce mai Mai multe probleme psihosomatice

scăzut
Efect pe termen lung al pasivității asupra celorlalți
La început pot simți milă pentru tine
Simt vină sau indiferență când sunt în avantaj
Simt iritare/frustrare
Nu te mai respectă (primești eticheta de ‘incapabil(ă) să finalizeze’
Pot evita contactul cu tine
www.exelo.ro
49
Pattern-uri de comportament
Asertivitate este o etichetă aplicată unui grup de comportamente care au ca origine credința că
nevoile sau dorințele tale sunt la fel de importante ca ale celorlalți oameni.
Alternativele sunt să crezi că nevoile sau dorințele tale sunt mai puțin importante sau mai importante
decât ale celorlalți. Prima are drept rezultat un comportament pasiv, cealaltă unul agresiv.
Comportament asertiv
Este atunci când îți susții drepturile într-un mod care nu încalcă drepturile celorlalți. Are rezultat o
exprimare onestă, deschisă și directă a punctului tău de vedere care, în același timp, demonstrează
că înțelegi poziția celeilalte persoane.
Asertivitatea este a te purta într-un mod matur într-o situație dificilă. Este un mod de a comunica cum
simțim în legătură cu o anumită situație și ce dorim să se întâmple. Pentru a putea face astfel, trebuie
să fim noi clarificați. Trebuie să știm cum simțim și ce dorim să se întâmple. De asemenea, trebuie
să oferim celeilalte persoane ocazia să spună ce simte sau dorește să se întâmple. Atunci când ne
este clară poziția noastră, suntem mai capabili să discutăm chestiunea și să ajungem la un acord
comun.
Comportament pasiv
Este atunci când nu reușești să-ți susții drepturile sau o faci într-așa un mod încât ceilalți le pot
desconsidera cu ușurință. Se observă atunci când îți exprimi gândurile, sentimentele și credințele
într-o manieră precaută sau exagerat de modestă sau când nu-ți exprimi deloc sentimentele sau
punctele de vedere.
Comportament agresiv
Agresivitatea are la bază credința că părerile tale sunt mai importante decât ale altora. Este
caracterizată de acuzare, blamare sau purtare superioară față de ceilalți și prin dispreț și ostilitate.
Este demonstrată clar atunci când îți susții drepturile într-o manieră care încalcă drepturile celeilalte
persoane. De asemenea, se întâmplă atunci când îți exprimi gândurile, sentimentele și credințele în
moduri nepotrivite și neadecvate deși tu poți crede sincer că aceste puncte de vedere sunt corecte.
www.exelo.ro
50
Dezvoltarea unui stil asertiv

Dacă dorim să ne dezvoltăm un comportament asertiv, este important să ne amintim cele patru
caracteristici care susțin asertivitatea:
Stima de sine
• A avea sentimente bune despre tine.
Auto-cunoaștere
• A te întreba ce simți despre o situație și ce ai dori să se întâmple.
Respect pentru ceilalți
• A asculta cu atenție cealaltă persoană, recunoscându-i sentimentele și nevoile.
Comunicare clară
• A-i spune acelei persoane că înțelegi ce simte și dorește și apoi a-i spune clar ce simți și ce ai
dori tu să se întâmple.
www.exelo.ro
51
Instrumentul cel mai simplu de gestionarea timpului

Probabil cel mai simplu instrument pentru gestionarea timpului este abilitatea de a spune ‘nu’
solicitărilor suplimentare care ne sunt adresate. Dacă nu spunem ‘nu’ atunci când este cazul, ne
putem trezi cu mai multă muncă decât putem duce în timpul pe care-l avem la dispoziție.
Dacă suntem solicitați cu o chestiune pe care nu o putem acepta și refuzăm acea rugăminte, e posibil
să ne simțim vinovați pentru refuz: "Ce se va întâmpla acum? Vor crede că nu sunt în stare" etc. Ne
trec multe gânduri prin cap. Cu toate astea, dacă suntem de acord cu o solicitare când, de fapt, nu
doream, avem tendința să ne pierdem respectul de sine și adesea consimțământul nostru este atins
de resentiment. Ajungem într-o dilemă – ne simțim prost indiferent ce decizie luăm. Atunci când spui
‘nu’…
SĂ
• oferi o explicație scurtă, succintă a situației în care te afli, dacă îți permit conjunctura și poziția.
• În anumite circumstanțe (acasă/situații sociale) este ok să spui și ‘nu’ fără să dai un motiv sau
fără să te simți vinovat(ă).
• iei decizia de a răspunde ‘nu’la o solicitare în funcție de ceea ce crezi că e posibil să realizezi
în timpul pe care-l ai la dispoziție.
• rămâi calm(ă), cu un ton ferm al vocii atunci când spui 'nu'.
• îți amintești de legătura dintre limbajul corpului tău și comunicare non-verbală, pe de o parte, și
cuvintele pe care le folosești pe de altă parte.
NU
• spune ‘nu’ fără să asculți ce spune cealaltă persoană; are dreptul să îți solicite ceva (de obicei).
Pot fi situații cu solicitări sau cerințe complet nerezonabile, când singurul răspuns posibil este
un ‘nu’ direct.
• te scuza prea mult sau lungi explicațiile.
• spune ‘nu’ într-o manieră ostilă.
• transmite semnale derutante, cum ar fi să zâmbești în timp ce ești forțat(ă) să spui ‘nu’.
• gândi că, deoarece ai refuzat o solicitare, nu mai ai dreptul în viitor să ceri ce ai nevoie.
• gândi că, refuzând, cealaltă persoană nu te va mai place sau nu te va mai considera de
încredere; că se va simți respinsă. O abordare asertivă ar trebui să vă ajute pe amândoi să vă
simțiți bine la final.
www.exelo.ro
52
De ce să fii asertiv(ă)?
Ce e așa bun la a fi asertiv?
Abilitatea de a exprima sentimente într-o manieră constructivă și de a spune deschis celorlalți ce

dorești îți sporește șansele de a obține:
• tipul de relație pe care o dorești

• locul de muncă dorit
• prietenii pe care îi dorești
• societatea pe care o dorești
• viața pe care o dorești
Vei avea mai multă încredere, vei căuta mai puțin să îi pedepsești pe ceilalți, mai puțin frustrat(ă),
mai puțin neliniștit(ă).
Toate acestea sunt bine documentate prin cercetări. A fi asertiv(ă) este o altă fațetă pentru a fi pro-
activ(ă).
Proactivitatea este dimensiunea ce corelează cel mai mult cu stima de sine crescută și, în
consecință, sănătate mintală. Toate aceste calități se susțin reciproc....
...așa cum este prezentat în Cercul Succesului de mai jos
Ai
Asertivit
încreder
ate
e in tine
Crește Obții
stima de ceea ce
sine dorești
www.exelo.ro
53
Alegerea cuvintelor asertive
Folosește afirmații cu referire la persoana ta și nu a celuilalt
• “Nu-mi spui niciodată nimic.” [Agresiv]

• “Eu chiar am nevoie să primesc informațiile în mod regulat.” [Asertiv]
Folosește descrierea faptelor și nu judecăți
• “Acest material e îngrozitor.” [Agresiv]

• “Trebuie să-ți amintești să verifici ortografia și întotdeauna să verifici de două ori, pentru a avea
consecvență în prezentare.” [Asertiv]
• “Dacă nu ai grijă, vei avea probleme mari.” [Agresiv]
• “Dacă întârzii din nou va trebui să fac un raport către Personal, fapt ce ar avea drept rezultat
tăierea salariului pe o zi.” [Asertiv]
Recunoaște răspunderea pentru propriile-ți sentimente și emoții
• “Mă enervezi atât de tare!” [neagă răspunderea pentru propriile sentimente]

• “Mă simt atât de frustrat(ă) atunci când refuzi să lucrezi în echipă.” [răspundere pentru propriile
sentimente]
• “Singurul lucru pe care-l poți face este să o iei la sănătoasa.” [expune părerea ca un fapt ce nu
mai are alternativă]
• “Cred că cea mai bună opțiune ar fi să o iei la sănătoasa pentru a ne micșora cât mai mult
pierderile.” [răspundere pentru propria opinie]
• “Nu crezi că ar trebui să lăsăm pe mai târziu?” [Pasive, indirect și neagă răspunderea
gândului]
• “Cred că ar trebui să amânăm luarea acestei decizii până când vom găsi timp să adunăm mai
multe informații.” [Răspunde pentru propriile gânduri]
Folosește cereri clare și directe atunci când vrei ca ceilalți să facă ceva pentru tine
• “Te superi dacă trimiți asta la Jocelyn?” [Indirect – întreabă despre disponibilitatea de a face
treaba]
• “Îi duci asta lui Jocelyn, te rog?” [Cerere asertivă]
• “Du-i asta lui Jocelyn, te rog” [Asertiv directiv]
• “De ce nu suni la biroul lui Tom să vezi dacă ei mai au dosarul acela?” [Indirect – sugerează
că cealaltă persoană s-ar gândi la motive pentru a nu face.]
• “Vrei să suni la biroul lui Tom să vezi dacă mai au dosarul acela?” [cerere asertivă]
• “Sună la biroul lui Tom să vezi dacă mai au dosaul acela.” [Asertiv directiv]
• “Am nevoie de 10 fotocopii ale acestui material, pentru întâlnire.” [Este o afirmație a situației,
nu o cerere de 10 fotocopii. Vorbitorul presupune că ascultătorul va transforma această
afirmație într-o cerere și va realiza copiile.]
• “Îmi poți face 10 fotocopii pentru întâlnirea pe care o am la ora 11.30?” [Cerere asertivă]
www.exelo.ro
54
• “Fă-mi 10 fotocopii ale acestui raport, te rog.” [Asertiv directiv]
www.exelo.ro
55
Limbaj asertiv
• Afirmații despre mine ”Eu…” – îmi asum responsabilitatea pentru ceea ce spun
• Eu cred ……. – mă îndepărtez de certitudine
• Am nevoie …….. să vorbesc cu tine pentru 10 minute
• Aș vrea …… să-mi exprim punctul de vedere
• Eu simt /sugerez / cred
Transmite idei prin întrebări
De ex.: Ce părere aveți toți despre a lucra până la 18.00 pentru a termina?
Folosește “mă ierți” sau “regret” în loc de “scuze”
• Pot clarifica …….

• Am dreptate dacă gândesc că ……..
• Îmi poți explica cum gândești în legătură cu…?
• Apreciez
• Recunosc
• Îmi imaginez
Combinație de cuvinte care ajută când transmitem un mesaj dificil
• Când tu…
• Efectele …..
• Simt / am simțit….
• Eu sugerez….
Poți începe propoziția cu “Acest lucru este destul de dificil …”
Precizează cum te simți – de ex.: mă simt foarte dezamăgit(ă) deoarece nu ai respectat termenul.
Dă dovadă de empatie față de ceilalți
• Recunosc punctul tău de vedere

• Realizez / recunosc / îmi pot imagina
• Fii sincer(ă)
• Nu înțeleg
• E dificil pentru mine să spun acest lucru
• Pot discuta acest lucru cu tine ……. – arată disponibilitate pentru a le asculta părerile
• Spune ‘nu’ – un ton ferm dar blând
www.exelo.ro
56
Afirmarea sentimentelor negative
Acestea au impact mare.
De ex.: Când țipi la mine mă simt amenințat(ă) și nu pot asculta eficient ce-mi spui, te rog putem
continua mai încet?
Folosește cuvinte positive, cum ar fi să înlocuiești dar cu și. Acest lucru deoarece dar implică
sentimente negative / impact negativ, în timp ce și oferă un sentiment pozitiv.
Atenție la clișee precum:
• Sincer(ă) să fiu (înseamnă că nu ai fost până acum)

• Cu tot respectul cuvenit (înseamnă cmă nu l-ai avut până atunci)
• Aud ceea ce spui (nu asculți adecvat)
www.exelo.ro
57
Asertivitate - Chestionar
Clasifică următoarele descrieri de stiluti de comportament. Fă diferența între Pasiv, Asertiv sau
Agresiv.
Stil
1 “Jeremy, te rog trimite aceasta către toate birourile regionale

astăzi.”
2 “Este o idee bună! Să-i dăm drumul!”
3 “Ei bine, toată noaptea, dacă asta vrei să faci.”
4 “Probabil crezi că sunt fraier(ă) dar nu eram prea sigur(ă) ce

doreai și, oricum, nu sunt prea bun(ă) la astfel de lucruri.”
5 “Opera! Tu chiar glumești!!”
6 “Nu, mulțumesc. Frumos din partea ta că mă întrebi dar nu-

mi place opera.”
7 “M-aș simți destul de inconfortabil dacă ar trebui să fac asta.

Să vedem dacă ne putem gândi la ceva similar care cred că
aș putea gestiona.”
8 “Scuze, nu pot veni – am alte planuri.”
9 “Nu știu ce să spun despre asta. Ar trebui să vedem ce alte

opțiuni mai sunt. Ce părere ai?”
10 “Numai un idiot ar scoate o astfel de afirmație. Nu-ți pui

creierul la treabă înainte să deschizi gura?”
www.exelo.ro
58
Sesiunea 6
Situații dificile
Teme abordate
• Planificarea comportamentului / acțiunilor
• Situații dificile
• Planificarea aplicațiilor practice
www.exelo.ro
59
www.exelo.ro
60
Planificarea propriului comportament

1 Întreabă-te ce simți despre situație și stabilește ce ai dori să se întâmple.
2 Arată că asculți și înțelegi, recunoscând existența sentimentelor și nevoilor lor.
3 Spune ce vrei să se întâmple.
Amintește-ți
1 “Dar” este un “cuvânt care oprește”. Folosește cuvinte de legătură cum ar fi “totuși, pe de altă
parte, chiar și așa, cu toate acestea, în plus, o alternativă ar fi…”
2 Să numeri până la 10 pentru a gestiona reacțiile imediate.
3 Să-ți verifici limbajul corpului.
4 Să răspunzi – nu să reacționezi
5 Scopul este de a găsi un compromis cu care să poți lucra.
Planificarea comportamentului tău în situații dificile
Exercițiu de grup
Gândește-te la situațiile tale dificile / potențial dificile și identifică cuvinte sau fraze alternative pe care
le poți folosi și care te ajută să fii asertiv(ă).
De exemplu:
Știu că este o perioadă a anului foarte dificilă, cu toate acestea...
Înțeleg că ai nevoie de acest lucru până la 14.30, cu toate acestea cel mai repede pot la 16.00.
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
www.exelo.ro
61
Situații dificile
Tehnici de a gestiona probleme speciale
În situații de furie
Folosește o tehnică denumită „Aburirea” pentru a „dezarma” un agresor. A răspunde unei agresiuni
cu altă agresiune nu face decât să pună paie pe foc. “Aburirea” te ajută să recunoști ce se întâmplă
fără să fii de acord cu situația:
“Comportamentul tău în acea întâlnire a fost nepotrivit. Am simțit că ai preluat tu ședința.”
“Da, văd că te nemulțumește modul în care s-a desfășurat întâlnirea. Cum ai fi vrut să mă ocup?”
Răspunsul pozitiv ‘Da’ poate opri atacul dar nu înseamnă că ești de acord cu celălalt. Poți apoi să
schimbi direcția de la furie la discuție:
“Poate putem discuta modalități alternative de a gestiona următoarea întâlnire?”
Dezacord cu alții
Precizează-ți clar dezacordul: „Nu sunt de acord cu tine ...”
Exprimă-ți îndoielile în mod constructiv: “Acest lucru va conduce la ...?” “Putem găsi o altă
abordare?” “O alternativă ar putea fi…?”
Fă diferența între părerea ta și faptul propriu-zis: “Așa cum văd eu...”, “Cred ...”, “Din experiența mea
...”
Fii dispus(ă) să-ți schimbi părerea în lumina unor informații noi: “Ținând cont de ceea ce ai spus, văd
că ...”
Recunoaște punctele de vedere ale altor oameni: “Apreciez că te afectează diferit...”, Recunosc
punctul tău de vedere diferit, cu toate acestea….”
În situații de critică/dezaprobare
Acultă cu mare atenție și concentrare critica ce îți este adusă. Dacă există ceva adevăr, recunoaște
faptele propriu-zise dar fără să îți ceri scuze. De exemplu:
“A fost foarte jenant în acea întâlnire, jumătate din informațiile tale erau greșite.”
“Ai dreptate, am avut, într-adevăr, niște cifre greșite pe materialul tipărit pentru luna martie.”
Întreabă ce se dorește de la tine sau spune ce ești pregătit(ă) să faci (dacă este cazul).
“Aș putea să trimit un memo cu cifrele corecte, crezi că ar fi util?”
www.exelo.ro
62
Gestionarea oamenilor care nu ascultă (nu vor să asculte)
Folosește tehnica „Discului spart” (‘Broken Record’) când primești un răspuns negativ sau nu
primești deloc răspuns – pur și simplu repetă-ți mesajul calm până când ajunge la celălalt.
E posibil să trebuiască să repeți în diverse variante pentru a-ți întări mesajul:
“Acest produs s-a stricat chiar prima oară când l-am folosit. Aș dori să-l înlocuiesc, vă rog.”
“Scuze, nu înlocuim articolele.”
“L-am folosit o singură data și s-a stricat imediat; aș dori să primesc altul în loc sau să îmi primesc
banii înapoi.”
“Nu rambursăm banii.”
“Înțeleg că, de obicei, nu rambursați banii, cu toate acestea, produsul s-a stricat de prima oară când
l-am folosit așa că nu putem spune că ‘e potrivit pentru scopul în care a fost vândut’. Am nevoie să
îl înlocuiți.”
Gestionarea unui răspuns pasiv
Poate fi frustrant să te ocupi de un șef sau coleg căruia nu-i este clar ce dorește, o persoană care
va spune, de exemplu: “Nu sunt sigur(ă) ...”, “Nu mă supăr...”, “Cum vrei tu”.
Răspunde prin a preciza clar că este responsabilitatea lor să decidă [dacă este] și că ai nevoie de
răspunsul lor.
“Știu că este dificil: [pauză] Am nevoie de părerea ta în această chestiune; când îmi poți spune?”
www.exelo.ro
63
Sesiunea 7
Concret, în practică
Teme abordate
• Creșterea productivității personale și a echipei în vederea obținerii unui mai
bun echilibru muncă-viață personală.
www.exelo.ro
64
Problemele tale în managementul timpului

Problema 1 ...........................................................................................................................................
Ponturi / instrumente și tehnici de folosit
Problema 2 ...........................................................................................................................................
Ponturi / instrumente și tehnici de folosit
www.exelo.ro
65
Plan de acțiune – 1
Ce doresc să realizez?
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
Până când doresc să realizez?
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
De la cine am nevoie de sprijin?
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
Promit să realizez cele de mai sus.
Semnătura
...............................................................................................................................................................
Promit să iau legătura cu tine peste trei luni pentru a vedea cum te descurci.
Semnătura
...............................................................................................................................................................
Adresa de E-mail
...............................................................................................................................................................
www.exelo.ro
66
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
Semnătura
...............................................................................................................................................................
Semnătura
...............................................................................................................................................................
Adresa de E-mail
...............................................................................................................................................................
www.exelo.ro
67
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
Semnătura
...............................................................................................................................................................
Semnătura
...............................................................................................................................................................
Adresa de E-mail
...............................................................................................................................................................
www.exelo.ro
68
Anexe
www.exelo.ro
69
Anexa A - Joc de rol “Picătura care a umplut paharul”: Bill

și Laura
Scena
Laura conduce o secție de relații publice aglomerată, din cadrul unei companii internaționale. Tocmai
a participat la un curs de instruire despre 'Managementul schimbării’ și s-a reîntors la birou convinsă
fiind că răspunsul la problemele ei este să delege mai mult. Secția Laurei este împărțită în trei
echipe, dintre care una este condusă de Bill. Deși și celelalte echipe sunt ocupate, ele nu par că
sunt chiar până peste cap. Bill are oamenii ocupați la maxim. Știe că cel puțin unul din membrii
echipei face munca a doi oameni, căci personalul care se pensionase nu fusese înlocuit. Bill
lucrează la foc continuu pentru a se menține la suprafață, abia reușind să acopere tot ce are echipa
sa de făcut în fiecare zi.
Laura îi spune lui Bill că ar dori să vină la ea în birou. A decis că sunt arii din activitatea ei de care
ar fi mai potrivit să se ocupe Bill în viitor. De exemplu, Laura ar dori să-i delege organizarea, alegerea
de personal și realizarea standului de expoziție al companiei de la Birmingham, ce va avea loc peste
șase luni.
Reacția obișnuită a lui Bill este să spună 'OK' dar în adâncul său strigă ceva: 'Nu mai pot face față –
trebuie făcut ceva.'
www.exelo.ro
70
Bill – pe scurt
Nu ai mai refuzat nimic până acum. Într-un fel sau altul, ai reușit să absorbi toată munca rămasă de
pe urma concedierilor și pensionărilor recente dar nu vezi o cale de a mai prelua altceva. Trebuie
să-ți faci clară poziția ta în fața Laurei.
Amintește-ți că joci un rol în care vrei să stabilești limite – pe cât posibil, folosește propriile tale idei
pentru a decide cum vei face acest lucru. Sarcina ta este să te menții ferm sau să ajungi la o soluție
sau un compromis reciproc avantajos.
Dacă ai nevoie de ajutor pentru a începe, iară câteva explicații sau argumente pe care le poți folosi.
Echipa ta nu poate să mai primească de lucru fără să se angajeze personal suplimentar.
Dacă ești de acord să ajuți sau să te ocupi de expoziție, atunci x, y, și z vor trebui să se ocupe, și ei,
numai de aceasta.
Munca echipei tale afectează celelalte arii – vânzări, distribuție și așa mai departe, astfel timpul este
de importanță crucială pentru tine. Munca ta este “sezonieră” – trebuie terminată până în ianuarie
iar în septembrie trebuie să fie în magazine pentru Crăciun și Paște. Expoziția este într-o perioadă
care nu este ‘de vârf’ pentru unele echipe – dar nu este cazul echipei tale, totuși.
Dacă accepți, o parte din munca ta va trebui să fie făcută de alte echipe. Laura este cea care va
trebui să se ocupe de acest lucru.
www.exelo.ro
71
Laura – pe scurt
Au avut loc reduceri de personal masive în cadrul companiei, ceea ce a însemnat o re-gândire a
volumului tău de muncă. Cursul 'Gestionarea schimbării' te-a ajutat să te gândești mai bine la asta.
Știi că planurile tale vor întâmpina rezistență deoarece ele aduc o modificare sau creștere a sarcinilor
pentru aproape toată lumea din secția ta. Ai decis să vorbești întâi cu Bill deoarece a) e mai puțin
probabil ca el să nu fie de acord cu propunerile tale și b) este mai mult decât potrivit pentru
organizarea expoziției. Sarcina ta este de a-l face să fie de acord cu munca suplimentară, oferind
cât mai puțin posibil în schimb.
Folosește sugestiile de mai jos doar dacă ai nevoie de idei pentru a începe.
Realizezi că în trecut ai organizat și te-ai ocupat de expoziții mai degrabă pentru că îți place și mai
puțin pentru că era potrivit poziției tale. Ar fi trebuit să fie responsabilitatea lui Bill.
Prezintă-i lui Bill avantajele:
• statut – reprezintă compania

• două săptămâni în afara biroului
• un hotel de top cu toate cheltuielile acoperite
• legătură directă cu utilizatorii și clienții
• detalii “la prima mână” privind aspectele pro și contra ale produsului
• dezvoltarea carierei
• odihnă binemeritată după munca grea depusă la birou!
www.exelo.ro
72
Rezumatul observatorului
Citește cu atenție Scena. Pentru jocul de rol, și Bill și Laura au primit rezumate cu informații
suplimentare. Observă interacțiunile dintre ei, având în minte întrebările de mai jos. După jocul de
rol, ți se vor cere comentariile privind schimbul dintre Laura, care dorește să se degreveze de o parte
din muncă, și Bill care trebuie să o facă pe Laura să conștientizeze limitele lui.
• Și-a prezentat Bill cazul în termeni clari, fără echivoc?

• A fost nehotărât, prea precaut sau a oferit mai degrabă scuze decât explicații?
• Did Bill get swayed by any of Laura's arguments?
• A empatizat Bill cu Laura – de exemplu, a spus că înțelege poziția Laurei în timp ce s-a
menținut ferm pe poziția lui?
• Ce ți-a spus limbajul trupului lui Bill despre cum s-a simțit în timpul interacțiunii?
• Crezi că s-au făcut compromisuri, au fost discutate și acceptate soluții reciproc avantajoase?
• Alte comentarii?
www.exelo.ro
73
Anexa B: Sugestii de răspunsuri pentru chestionarul de

asertivitate
Oameni diferiți vor interpreta diferit afirmațiile care, de asemenea, vor depinde de conjunctură.
Răspunsurile de mai jos reprezintă interpretarea cea mai uzuală a mesajelor verbale.
1 Asertiv: Direct, cu respect și care invită colegii la cooperare.
2 Asertiv: Entuziast, autentic, cooperant.
3 Pasiv: Ezitant, distant. Posibil nesincer(ă) în legătură cu dorințele și nevoile proprii.
4 Pasiv: Dezaprobator față de sine, defensiv. Invită la lipsă de respect.
5 Agresiv: Sarcastic, judecă. Invită la atitudine defensivă.
6 Asertiv: Sincer, cu tact, ferm dar capabil a aprecia.
7 Asertiv: Sincer, cu respect. Invită la cooperare.
8 Pasiv: Planurile sunt doar planuri și pot fi schimbate. Aceasta este o formă subtilă de lipsă de
sinceritate și unul dintre cele mai frecvente moduri de a evita răspunsul ‘Nu’.
Notă: La locul de muncă ar fi considerat ca Asertiv, deoarece acolo nu ți se cere să dai

explicații pentru planurile personale/private.
9 Pasiv: Ezitant, pasiv, care se scuză. Invită la nepăsare.
10 Agresiv: Acuzator, exagerat. În termini simpli, de-a dreptul nepoliticos. Astfel de afirmații nu
sunt potrivite la locul de muncă.
www.exelo.ro
74
Anexa C: Sugestii de răspunsuri pentru chestionarul

despre limbajul trupului
Semnalele limbajului trupului vor fi interpretate diferit de fiecare om, în funcție de situație.
Răspunsurile de mai jos reprezintă interpretările cele mai uzuale ale semnalelor limbajului trupului
din chestionar.
1 Agresiv: Face o persoană să pară mai ‘mare’ [ca păsările care își înfoaie penele!]
2 Asertiv: Poate fi văzut ca un gest liniștitor sau ca un mod de a accentua ce comunică.
3 Agresiv: Este mai degrabă un gest de control decât unul liniștitor.
4 Pasiv: Mișcarea de poziție comunică anxietate.
5 Pasiv: În timp ce a da din cap din când în când comunică atenție, a bâțâi continuu din cap
transmite un mesaj de genul ‘Vreau să-ți fac pe plac’.
6 Agresiv: O afișare de statut și superioritate.
7 Pasiv: Comunică anxietate.
8 Agresiv: A “bate darabana” transmite nerăbdare sau plictiseală.
Pasiv: A “bate darabana” poate fi interpretat și ca nervozitate.
9 Asertiv: Arată relaxat(ă) și atent(ă).
10 Agresiv: Este cea mai uzuală interpretare.
Pasiv: Cu toate acestea, poate fi văzut și ca nerăbdător, plictisit, nepăsător sau defensiv.
11 Agresiv: De obicei, arată dezaprobator sau amenințător.
12 Pasiv: Jocul cu creionul poate indica anxietate. În timp ce asculți pe cineva, poate semnala
nerăbdare.
13 Agresiv: O altă demonstrație subtilă de putere?
www.exelo.ro

Workbook Managementul Timpului Si Prioritatilor - June 2021

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Workbook Managementul Timpului Si Prioritatilor - June 2021

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MANAGEMENTUL

Session 6: Situații dificile .................................................................................................. 58

Să planifici timpul și să stabilești prioritățile în mod eficient la locul de muncă.

La sfârșitul cursului vei putea:

• Să privești timpul ca o resursă de gestionat

Citate despre gestionarea timpului

Așadar, ne putem uita la job astfel:

Câteva simptome ale unei gestionări nepotrivite a

Te identifici cu vreunul din punctele de mai jos?

• Incapabil(ă) să respecți termene limită, întotdeauna cu sentimentul că trebuie să recuperezi,

De ce avem tendința să ne gestionăm nepotrivit timpul

Constrângeri potențiale ale abilității de a gestiona eficient timpul

• Facem ce ne place să facem înainte de a face ce nu ne place.

Cum fac în prezent?

1 Mi-am stabilit obiective pentru ceea ce doresc să ating în viață? D/N

2 Am obiective pe termen scurt – de exemplu, pentru următoarele 3 luni? D/N

3 Am făcut ceva azi care să mă ajute să-mi ating obiectivele? D/N

4 Știu precis ce doresc să obțin săptămâna viitoare? D/N

5 Știu la ce ore din zi sunt mai productiv(ă)? D/N

8 Stabilesc priorități după importanța și nu după urgența sarcinilor? D/N

9 Deleg sarcini către colegi și echipă? D/N

10 Deleg atât sarcini interesante, cât și cele de rutină? D/N

15 În afara biroului, iau măsuri să-mi eliberez mintea de muncă? D/N

18 Îmi aloc suficient timp pentru a-mi planifica munca? D/N

20 Practic în mod regulat obiceiurile bune de gestionare a timpului? D/N

Întrebări de analiză pentru exercițiul de planificare

Câteva întrebări pe care să le iei în considerare

• Ce vreau să fac diferit?

• Stabilește și depășește cauzele unui management deficitar al timpului

Pentru ce mă aflu aici?

• Să se asigure că la depozit totul se desfășoară fără probleme.

Scrie mai jos o afirmație reprezentând SCOPUL GENERAL al job-ului tău:

De exemplu, un supervizor ar putea avea următoarele arii-cheie:

1 Să se ocupe de solicitările de informații

Enumeră mai jos propriile tale ARII-CHEIE:

Impuși din afară Auto-provocați

Întreruperi din partea celorlalți Nesiguranță

„Hoții” de timp – Cum să ne ocupăm de ei

Abilități pentru a te descurca cu „hoții de timp” (impuși

Evaluează obiectiv situația.

• Este rezonabil să spui ‘Nu’?

Dacă ești de acord să faci:

• Conveniți asupra duratei și programului

Dacă spui ‘Nu’:

De obicei se poate găsi un compromis și se pot oferi alternative

• Care sunt obiectivele tale?

Obiective pe termen lung

Întrebări de analiză pentru exercițiul de planificare

Câteva întrebări pe care să le iei în considerare

• Ce vreau să fac diferit?

Planificarea și stabilirea priorităților

• Identificarea „hoților de timp” și gestionarea lor

• Stabilește priorități pentru sarcinile tale și pentru neprevăzute

• Crește productivitatea proprie și a echipei în scopul de a obține un mai bun

Justificările pe care ni le dăm:

“Pot face asta oricând”

• Am încredere că pot face repede așa că nu e grabă

“Ar putea fi inconfortabil”

• Asta va fi cu adevărat dificil

“Nu am gândirea potrivită pentru a mă implica 100% acum”

“S-ar putea să nu fiu în stare să fac”

• S-ar putea să meargă prost și atunci va trebui să-mi recunosc eșecul

“Sunt prea ocupat(ă) pentru a mă ocupa de asta acum”