Criterii de alegere al unui sistem ERP

Implementarea unui sistem ERP este unul dintre cele mai dificile proiecte de
implementat într-o companie, din cauza complexității, a cheltuielilor ridicate si a riscurilor de
compatibilitate. Companiile tind sa cheltuie foarte mulți bani si sa dedice foarte mult timp
pentru integrarea unui sistem ERP. Prin urmare, alegerea corecta a software-ului si selectarea
unui produs conform cu nevoile pe care le are organizația va duce la eficientizarea timpului si
costurilor de implementare a sistemului si va duce la creșterea succesului in privința
implementării acestuia. Una dintre greșelile majore a project managerilor este acea ca aceștia
acorda atenție doar aspectelor tehnice si financiare ale proiectului si ignora celelalte aspecte,
pe care le vom dezbate pe parcursul acestei lucrari. Alegerea corecta a unei opțiuni ERP
potrivite este foarte importanta pentru autorizarea unui sistem vast precum o organizație,
deoarece are un efect intens asupra utilității si a cooperării in cadrul organizației. Organizația
ar trebui sa aleagă sistemul ERP cel mai potrivit conform unor criterii de evaluare predefinite
si raționale. Acest proces ar trebui sa urmeze politicile si procedurile organizației pentru a
atinge target-ul final.
Pentru a facilita acest proces complex, voi prezenta in continuare opt criterii esențiale
care ar trebuie luate in considerare de către orice companie in privința selectării unui sistem
ERP. Aceste criterii sunt concepute pentru a ghida organizațiile in evaluarea opțiunilor
disponibile si pentru a asigura ca sistemul ales este cel potrivit pentru nevoile si obiectivele
finale ale companiei. Fiecare criteriu va aborda diferite aspecte ale deciziei de selecție, de la
compatibilitatea tehnica si funcționala, pana la principiile economice si suportul oferit de
furnizor.

Criterii de
alegere a
unui ERP
1. Return of Investment

 Unde se vor economisii bani: Este important sa se identifice zonele in care

compania poate reduce costurile după implementarea software-ului ERP. Acestea pot
include gestionarea mai eficienta a finanțelor, încheierea mai rapida a contractelor,
automatizarea sarcinilor manuale, îmbunătățirea gestionarii inventarului, identificarea
clienților cu un potențial mare de cumpărare si adaptarea la schimbările cerințelor
pieței si preferințele clienților

 Reducerea costurilor de hardware si software: este esențial sa se verifice daca

cumva noul soft ERP poate scădea costurile legate de hardware si software, sau
taxele pentru licențele de utilizarea. Aceasta poate contribui la micșorarea
cheltuielilor inițiale si la îmbunătățirea rentabilității pe long term.

 Bugetul dedicat utilizatorului: Un raport indica faptul ca bugetul mediu alocat

pentru un utilizator de ERP este de 8,265$. Este crucial sa se estimeze rentabilitatea
investiției la unul sau cinci ani după implementarea software-ului.

 Noile functionalitati oferite: Trebuie analizate cu ce functionalitati vine la pachet

sistemul ERP. Acestea pot imbunatati serviciul pentru clienți, oferi capacitati
avansate pentru raportarea datelor, sau permite raportari in timp real ale activitatii
comerciale.
2. Functionalitatile ERP-ului

Piata acestor software-uri este saturata de furnizori. Din aceasta cauza, exista mii de
sisteme ERP cu functii si capacitati diferite. Este esential sa se cunoasca bine
provocarile specifice companiei pentru a ajuta la selectia soft-ului potrivit pentru
compania noastra. Astfel tot timpul va trebui sa ne punem aceste intrebari inainte de a
alege sistemul final:
 Ce caracteristici ii lipsesc solutiei curente de gestionare a afacerii?
 Care este principalul motiv pentru achizitionarea unui nou sistem ERP?
 Ce proces/e manuale se doresc a fi automatizate cu noul sistem ERP?
 Ce zone ale afacerii se doresc a fi transformate prin implementarea acestuia?
 Ce functii noi ar putea fi adaugate in viitor?
Astfel, va fi nevoie de o elaborarea a unui liste cu carateristicile estentiale ale ERP-
ului si nevoia unei examinari din partea top managementului.

3. Expertiza in industrie

Expertiza in industrie se refera la capacitatea unui furnizor de a raspunde nevoilor

companiei. In functie de cerintele specifice este posibila gasirea unei solutii ideale
specifice domeniului de activitate si dimensiunea companiei.
Astfel, se pot obtine avantaje semnificative prin colaborarea cu un furnizor de ERP
care are o intelegere avansata asupra afacerii si permite integrarea cu obiectul
industriei in sistem.

4. Viabilitatea furnizorului

Inainte de alegerea oricarei solutii ERP, este esentiala evaluarea reputatiei

furnizorului si potentialul unei colaborari pe termen lung. Daca compania este una pe
 care nu te poti baza, ar fi mai bine ca produsul acesteia sa fie evitat, indiferent de
gama functionalitatilor pe care le ofera.
Trebuie luata in considerare si scalabilitatea produsului pentru asigurarea unei
tranzatii ce poate fi durabila.

Cand se compara sistemele ERP, trrebuie sa fie luate in calcul urmatoarele aspecte:
 Credibilitatea companiei – Verificarea schimbarilor organizationale recente
si starea financiara a companiei care ne va livra sistemul
 Viabilitatea produsului- Trebuie sa ne informam de cat timp produsul a fost
lansat pe piata, solicitarea unor review-uri de la clienti si cat de des vor aparea
update-uri pentru sistem.

5. Scalabilitatea produsului

Un ERP scalabil nu doar ca raspunde nevoilor curente, ci este proiectat sa se adapteze

si sa creasca odata cu afacerea. Aceasta ofera flexibilitatea de a adauga noi module
sau functionalitati pe masura ce afacerea evolueaza.
Mai mult, adaptarea la tehnologiile emergente si la noile tendinte de pe piata este
cruciala. Un ERP scalabil va permite si integrarea simpla cu tehnologii precum AI,
analiza datelor in timp real si cloud computing, care pot transforma modul in care o
companie isi desfasoara activitatea si isi analizeaza performanta.
In plus, in contextul unor fuziuni sau achizitii, un sistem ERP scalabil este esential
pentru a integra rapid si noile entitati si pentru consolidarea proceselor si datelor intr-
un singur sistem. Astfel, scalabilitatea va simplifica comunicarea si operatiunile,
reducand riscurile de eroare si contribuie la o viziune mai clara asupra performantei
generale a companiei.
 6. Gestionarea riscurilor

Managementul riscurilor joaca un rol esential in implementarea solutiilor de

management al afacerilor la nivel de companie, cum ar fi sisteme ERP si CRM.
Factori care au un impact semnificativ asupra cotei de risc in implementrarea unui
sistem ERP:
1. Alegerea unui furnizor tert potrivit aici putem include reputatia furnizorului
impreuna cu stabilitatea financiara, esentiala pentru continuitatea suportului.
2. Viabilitatea furnizorului
3. Pretul : costurile totale de proprietate (TCO)- include costurile initiale de
achizitie, implementare, training, mentenanta si actualizari.
4. Suportul din partea top managementului
5. Planificarea proiectului

Strategii pentru gestionarea riscurilor :

1. Analiza riscurilor

 Identificarea riscurilor este primul pas in gestionarea riscurilor si consta in crearea

unei liste cu posibilele riscuri asociate implementarii sistemului ERP. Acestea pot fi
tehnice, operationale sau de management. Riscurile tehnice includ probleme legate de
compatibilitatea software-ului sau de performanța sistemului. Riscurile operaționale
se referă la procesele interne și la modul în care noul sistem poate afecta activitățile
zilnice ale companiei, iar cele de management include lipsa suportului din partea
conducerii sau rezistența la schimbare din partea angajaților.
 Evaluarea riscurilor :după identificarea riscurilor, este important să se evalueze
impactul și probabilitatea fiecărui risc. Aceasta ajută la prioritizarea măsurilor de
 prevenire. Riscurile cu impact mare și probabilitate ridicată necesită atenție imediată,
în timp ce riscurile cu impact mic și probabilitate scăzută pot fi monitorizate în mod
regulat.

2. Planuri de contingență

 Dezvoltarea planurilor de rezerva: pentru fiecare risc major identificat se

vor dezvolta planuri de rezervă. Aceste planuri trebuie sa permita o reactie
rapida si eficienta in cazul in care riscul se va materializa.
 Simulari si trestari: Efectuarea de simulări și testări periodice este esențială
pentru a verifica eficiența planurilor de contingență. Aceste teste ajută la
identificarea eventualelor puncte slabe ale planurilor și oferă oportunitatea de
a le îmbunătăți înainte ca riscurile să devină realitate.

Monitorizare si control: implementarea unui sistem de monitorizare continua

permite detectarea si reactia rapida la orice problema aparuta. Monitorizarea continua
include urmarirea KPI urilor a sistemului ERP si feedback ului lasat de utilizatori.

7. Post-Go-Live Tools

Termenul de Post-Go-Live Tools se refera la instrumentele si resursele de care va

dispune compania dupa implementarea unui ERP. Acestea sunt unelte esentiale pentru
asigurararea functionalitatii platformei si pentru a primi suport pentru orice problema
aparuta imediat dupa punerea in functiune.
Aceste instrumente include:
 Instrumente de monitorizare si diagnosticare – acestea ajuta la monitorizarea
perfomantei sistemului si la o identificare rapida a oricarei defectiuni
 Suport si asistenta tehnica – furnizarea de asistenta asigura folosirea eficienta
a sitemului
 Unelte de optimizare – folosite pentru a imbunatati performanta sistemului pe
baza feedback-ului utilizatorilor.

8. Functii suplimentare

ERP-ul dispune de o gama larga de caracteristici suplimentare care merita sa fie luate
in considereare in momentul alegerii unui software, incluzand:
 Simplitatea UI/UX – un ERP cu o interfata friendly si usor de utilizat poate
creste eficienta, scazand timpul necesar pentru invatarea programului de catre
utilizator.
 Securitate – intr-o era in care atacurile cibernetice sun la ordinea zilei,
securitatea avansata a unui sistem ERP reste cruciala in protejarea datelor
sensibile ale companiei.
 Prezicerea vanzarilor – este o functie importanta pentru planificarea
strategica a oricarei companii. Un ERP care este capabil sa ofere previziuni
 exacte ale vanzarilor va ajuta automat la optimizarea inventarului si la
pregatirea cererii pietei.
 Integrarea– capacitatea de a se integra fara probleme cu alte sisteme si
software-uri va extnde functionalitatea ERP-ului si va ajuta la centralizarea
datelor, oferind companiei o viziune mai buna asupra operatiounilor.
Statistici privind utilizarea ERP-ului
În 2023, adoptarea aplicațiilor de e-business a variat în funcție de mărimea întreprinderilor
din UE. Aplicațiile de e-business sunt folosite pentru a gestiona resursele întreprinderii
(planificarea resurselor întreprinderii - ERP), informațiile despre clienți (managementul
relațiilor cu clienții - CRM) sau pentru a analiza datele (software de inteligență de afaceri -
BI).

A existat o diferență semnificativă între întreprinderile mici și cele mari, diferență care a fost
mai mare pentru cei care foloseau software ERP sau BI decât pentru cei care foloseau
aplicații CRM.

Procentul întreprinderilor care utilizau ERP a variat de la 38% pentru întreprinderile mici la
86% pentru întreprinderile mari (o diferență de 48 puncte procentuale (pp)), și de la 11% la
63% (o diferență de 52 pp) respectiv pentru cei care foloseau software BI, și de la 22% la
61% (o diferență de 38 pp) pentru întreprinderile care foloseau software CRM.
În 2023, jumătate din întreprinderile din UE au folosit software de e-business (ERP, CRM
și/sau BI).
Printre țările UE, ponderea întreprinderilor care utilizau astfel de aplicații a variat
considerabil, de la maxime de 74% în Danemarca, 71% în Finlanda și 67% în Belgia, la
minime de 24% în România, 26% în Bulgaria și 32% în Slovacia.

Alegerea corectă a unui sistem ERP este esențială pentru succesul unei companii,
având un impact semnificativ asupra eficienței operaționale, reducerii costurilor și
creșterii competitivității. Evaluarea atentă a criteriilor discutate în document este
crucială pentru a selecta sistemul ERP care se potrivește cel mai bine nevoilor și
obiectivelor companiei.

BIBLIOGRAFIE
https://www.selecthub.com/enterprise-resource-planning/erp-selection-criteria-
checklist/
https://www.sagesoftware.co.in/blogs/top-10-erp-vendor-evaluation-selection-
criteriasample-post/
https://www.panorama-consulting.com/erp-software-selection-guide/
https://www.aptean.com/en-US/insights/blog/compare-erp-systems-selection-
criteria
https://www.itransition.com/erp/selection
https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/w/ddn-20240516-2