CAPITOLUL 6

PROGRAME DE CALCUL TABELAR

6.1 Programele de calcul tabelar instrumente de sprijinire a deciziilor

Programele de calcul tabelar sunt produse program integrate ce cuprind faciliti de lucru cu tabele, baze de date, diagrame, simulri etc. Aceste programe au fost concepute pentru a prelua cea mai mare parte a activitilor de rutin din sarcina funcionarilor din diverse domenii, crora le rmne doar partea creativ (definirea prelucrrilor, elementele de grafic i formatare etc.). Spre deosebire de limbajele de programare propriu-zise, aceste produse sunt special concepute pentru a fi manevrate de utilizatorii neinformaticieni. Tehnica programrii este redus la minimum posibil, o aplicaie creat cu un astfel de produs avnd o flexibilitate deosebit de ridicat. Iniial pentru aceste programe a fost folosit termenul de spreadsheet ( spread ntindere, foaie, desfurare, centralizator; sheet- schem, diagram, tabel), ulterior aprnd i ali termeni precum worksheet, tableur etc. Un pachet de calcul tabelar performant trebuie s asigure urmtoarele cerine minimale: posibilitatea de lucru simultan cu mai multe tabele; posibilitatea cutrilor, de la rezultatul unui calcul, la valorile care l-au generat; folosirea comenzilor i funciilor de editare i formatare; posibilitatea reprezentrii grafice a datelor din tabele i de definire a obiectelor de tip grafic; folosirea funciilor predefinite pentru efectuarea unei game variate de operaii (calcule matematice, statistice, financiare, cutri etc.); organizarea i gestionarea datelor n baze de date (sortare, interogare, filtrare etc.); utilizarea scenariilor pentru estimarea rezultatelor; apelarea componentei VBA (Visual Basic for Applications) n generarea aplicaiilor; posibilitatea utilizrii procedurilor de nglobare i legare prin DDE (Dynamic Data Exchange) i prin OLE (Object Linking and Embedding) precum i a celor de import /export de la /ctre alte aplicaii . Componenta principal ntr-o aplicaie realizat cu un program de calcul tabelar l reprezint foaia de calcul (worksheet), care trebuie privit ca un centralizator uria cu linii i coloane, la intersecia crora sunt celulele n care se introduc date, formule i funcii. Fiecare celul se identific cu ajutorul unei adrese unice obinut prin concatenarea identificatorului de coloan cu a celui de linie. Deschiderea unei sesiuni de lucru Excel se realizeaz fie din butonul Start Programs Microsoft Office Microsoft Excel, fie accesnd pictograma de pe desktop, dac a fost creat o scurttur Excel. Ca rezultat, se deschide fereastra standard de lucru n Excel (figura 6.1). e suprafaa de lucru, implicit, sunt disponibile bara meniu i dou bare cu

Programe de calcul tabelar instrumente (Standard i Formatting) care asigur exploatarea facilitilor prezente n toate componentele Microsoft. Sub aceste bare este plasat bara de formule care vizualizeaz, n stnga, n caseta de nume, adresa celulei curente sau numele simbolic atribuit unui domeniu (grup de celule), iar n dreapta coninutul celulei (date, formule sau funcii). ntre aceste elemente sunt disponibile i butoanele: = pentru a construi formule de calcul, X-Cancel pentru anularea introducerii i restaurarea vechiului coninut al celulei curente i - Enter pentru confirmarea /acceptarea datelor introduse. Atunci cnd este lansat constructorul de funcii n locul butonului = apare butonul fx. La activarea barei de formule, n locul casetei de nume este afiat caseta Paste Functions care poate fi consultat n vederea alegerii din lista subordonat ei a funciei dorite de utilizator pentru celula curent.
Caset cu adresa celulei active Buton Zon - coninut celul activ Bar meniu Bar standard Bar de formatare Bar de formule Zona Task Pane Foaie de calcul Celul curent Etichet

Figura 6.1 Fereastra EXCEL Foaia de calcul (Worksheet) este o colecie bidimensional de linii i coloane. Foile de calcul sunt organizate n agende sau registre de lucru numite, la rndul lor, Book<n> (workbook). ncepnd cu versiunea Excel 7 ntr-un registru de lucru, implicit, sunt trei foi de calcul numite Sheet<n>, numrul maxim putnd fi de 255. Adugarea de noi foi de calcul n registrul de lucru curent se realizeaz din meniul Insert folosind opiunea Worksheet. O foaie de calcul are 256 de coloane identificate cu ajutorul literelor de la A la IV (A,B,..,Z, AA, AB,..,AZ, BA,BB,...,BZ,....,IA,IV) i 65536 de linii identificate cu ajutorul cifrelor. Celulele obinute la intersecia coloanelor cu liniile se repereaz cu ajutorul adreselor. La rndul lor adresele de celule pot fi relative i absolute. Cele relative sunt implicite i se modific automat n formule i funcii sau n operaiunile de copiere sau mutare n zona destinaie stabilit de utilizator. Acest tip de adrese se obine prin combinarea simpl a codurilor de coloan cu a celor de linie (de exemplu, A1, BD23, IV65536). Adresele absolute se stabilesc explicit de ctre utilizator prin plasarea semnului $ naintea codului de coloan i a celui de linie (de exemplu, $A$1, $BD$23, $IV$65536). Avantajul adreselor absolute const n faptul c la copiere sau mutare ele nu se modific. O combinaie a acestor dou tipuri de adrese o reprezint adresele mixte (combinate) n care numai una dintre coordonate se modific, la copiere sau mutare, n funcie de zona destinaie (de exemplu, $A$5, $BD$23). Cnd aceeai operaie urmeaz a fi aplicat asupra unui ansamblu de celule, pentru creterea vitezei de lucru, la regsirea i scrierea formulelor, ele sunt grupate ntr-un domeniu
116

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public (range). Domeniile la rndul lor pot fi contigue (cnd celulele sunt adiacente /nlnuite) sau necontigue (cnd celulele nu sunt conectate /nvecinate). n primul caz operatorul de referire (numit operator de domeniu) este caracterul dou puncte(exemplu: domeniul A3:E25) .n cel de al doilea caz operatorul de referire (numit operator de reuniune) este caracterul virgula (de exemplu, domeniul A3, F5, N3). Pentru referirea tuturor celulelor de pe anumite rnduri sau coloane domeniul se precizeaz astfel 5:7 (toate casuele de pe rndurile de la 5 la 7) sau D:F (toate csuele de pe coloanele D la F). Pentru referirea unei celule din alt foaie de calcul a aceluiai registru adresa celulei va fi precedat de semnul ! i numele foii (Sheet3!B5; Primarii!G2). Dac foaia de calcul este din alt registru, adresa va conine numele registrului ntre paranteze ptrate, numele foii de calcul i adresa precedat de ! ([Adm-Publ]Curs!A20; [Sit-Imp]Cladiri!B23]). Celula n care este plasat prompterul sistem se numete celul curent sau activ i este evideniat printr-un chenar trasat cu o linie ngroat.

6.2 Meniurile n EXCEL

n principal, facilitile oferite de Excel sunt apelate prin intermediul opiunilor organizate ntr-o reea de meniuri specializate ce respect principiileWindows. Implicit, n bara meniu sunt disponibile meniurile File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows i Help. n funcie de comanda lansat la un moment dat, n bara meniu devin disponibile i alte meniuri cu propriile opiuni (de exemplu, la lansarea generatorului de grafice n bara meniu apare meniul Chart ale crui opiuni permit reprezentarea grafic a datelor din foaia de calcul curent).

6.3 Deplasarea i derularea n foaia de calcul

Trecerea de la o celul la alta poate fi realizat de la tastatur (cu tastele direcionale) sau cu ajutorul mouse-ului. Pentru deplasri ample i rapide se poate folosi opiunea Go To din meniul Edit sau tasta funcional F5, utilizatorul trebuind s specifice adresa locaiei n care va fi plasat prompterul sistem. n tabelul 6.1 sunt prezentate tastele folosite la deplasarea ntr-o foaie de calcul, cu precizarea c pentru a face salturi prin foi de dimensiuni mari, metoda cea mai eficient o reprezint folosirea tastaturii. Tabelul 6.1 Deplasarea ntr-o foaie de calcul cu ajutorul tastelor
Tasta /combinaia de taste Home PgUp/PgDn Ctrl + Home Ctrl + End Ctrl + PgUp Ctrl + PgDn F5 /Ctrl + G <adresa celul> Tab Shift + Tab Efectul Mutarea punctului de inserare la nceput de linie Mutarea cu o fereastr n sus sau n jos Deplasarea n colul stnga-sus al foii de calcul Mutarea n colul dreapta-jos al seciunii de date din foaia de calcul Mutarea n celula activ din foaia de calcul anterioar Mutarea n celula activ din foaia de calcul urmtoare Mutarea ntr-o anumit celul sau zon din foaia de calcul Deplasarea de la stnga la dreapta sau de sus n jos ntr-un domeniu selectat Deplasarea n direcia invers ntr-un domeniu selectat

Pentru derularea foii de calcul sunt folosite barele i butoanele de defilare / deplasare vertical sau orizontal, plasate n dreapta i respectiv la baza foii de calcul.

6.4 Selectarea celulelor

Selectarea celulelor este o operaie necesar atunci cnd se lucreaz cu grupuri de celule (copiere, mutare, formatare, tiprire etc.). Pentru selectarea celulelor nlnuite (domeniu contiguu) se execut clic pe celula dintr-o extremitate a domeniului i se deplaseaz indicatorul mouse-ului n cealalt extremitate. Pentru a selecta un domeniu necontiguu se
117

Programe de calcul tabelar selecteaz prima celul din grup, se ine apsat tasta Ctrl, dup care, pe rnd, se selecteaz cu mouse-ul, celelalte celule dorite.

6.5 Crearea i gestionarea registrelor de lucru i a foilor de calcul

Un registru de lucru este un fiier din Microsoft Excel (cu extensia implicit .xls) care conine una sau mai multe foi de calcul. Fiecare foaie de calcul este o pagin din registrul de lucru n care se introduc date i se evalueaz formule i funcii. Introducerea de noi rnduri i coloane n foaia de calcul se face alegnd din meniul Insert opiunile Rows sau Colums .Pentru a nsera a nou foaie de calcul se alege opiunea Workseet (figura6.2a) Pentru tergerea unui rnd sau a unei coloane se alege din meniul Edit opiunea Delete care deschide o fereastr cu acelai nume de unde se selecteaz opiunea Entire Rows sau Entire Column (figura6.2.b)
Inserare -rnduri -coloane -foi de calcul tergere -rnd -coloan

Figura 6.2a nserare linii, coloane foi

Figura 6.2b tergere linii i coloane

Numele implicit al foii de calcul (Sheet<n>) poate fi schimbat folosind opiunea Rename din meniul File (sau din meniul rapid), sau dublu clic pe eticheta foii de calcul . tergerea unei foi de calcul se realizeaz prin apelarea opiunii Delete Sheet din meniul Edit (figura 6.3.a) sau Delete din meniul rapid (contextual). Mutarea sau copierea unei foi de calcul n acelai registru sau n registre diferite se realizeaz cu ajutorul opiunii Move or Copy Sheet din meniul Edit. Ca urmare, se deschide fereastra Move or Copy, din care se alege opiunea dorit (figura 6.3b).
Din To book se alege registrul tergere foaie de calcul Mutare sau copiere foaie de calcul Pentru a realiza o copie a foii de calcul se selecteaz caseta Create a copy

Figura 6.3a Meniul Edit

Figura 6.3b Fereastra Move or Copy

Ct privete datele acestea pot fi date de tip numeric sau de tip caracter. Excel stabilete tipul datei dup natura primului caracter introdus sau dup rezultatul evalurii formulei sau funciei specificate de utilizator. Astfel, data este de tip numeric dac primul caracter introdus este: orice cifr 0-9; semnul algebric + sau -; unul din caracterele speciale: #, $, . , =.

118

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public O dat este de tip caracter dac primul caracter introdus este: orice liter a alfabetului A-Z sau a-z; unul din caracterele speciale: spaiul, !, , , %, &, ?, *, :, ;, ^, \, |, [,], _. Formulele i funciile au ca prefix semnul =.

6.6 Introducerea, editarea i formatarea datelor

Excel ofer facilitile deosebite pentru introducerea, formatarea, pstrarea, manipularea i afiarea datelor. Introducerea datelor este o operaie care, de cele mai multe ori, se realizeaz manual, de la tastatur. Operaiunea de formatare se realizeaz cu precdere cu ajutorul opiunilor din meniul Format sau cu ajutorul pictogramelor (butoanelor de comand) din bara de instrumente Formatting. Prin formatarea unei celule sau a unui bloc de celule se poate stabili att tipul datelor introduse ct i maniera de prezentare a datelor la afiarea sau tiprire. Pentru formatarea unei celule sau grup de celule se folosete din meniul Format opiunea Cells. La selectarea acestei opiuni se deschide fereastra Format Cells n care comenzile sunt grupate pe etichetele / paginile Number, Alignment, Font, Border, Patterns i Protection (figura 6.4). Prima etichet numit Number permite stabilirea formatelor pentru datele numerice inclusiv a celor de tip dat calendaristic i timp. Formatul implicit este General care asigur preluarea i afiarea datelor numerice pe cea mai scurt lungime posibil. Celelalte categorii de formate sunt: Number care permite stabilirea numrului de zecimale (maximum 30) i a modului de afiare a numerelor negative (precedate de semnul - , n rou sau ntre paranteze); Currency care permite afiarea numerelor precedate sau urmate, dup caz, de simbolul monetar ales de utilizator; Accounting care permite stabilirea de ctre utilizator a monedei n care vor fi reprezentate datele n contabilitate; Percentage care permite stabilirea numrul de zecimale ntr-o reprezentare procentual; Scientific care permite reprezentarea n format tiinific, cu mantis i exponent, a datelor; Date care permite alegerea de ctre utilizator, dintr-o plaj disponibil, a formatului de afiare a datei calendaristice; Time care permite stabilirea valorilor de configurare a timpului n data calendaristic; Text care permite transformarea datelor numerice n date de tip text; Special care permite stabilirea formatelor speciale, utilizate frecvent n anumite liste sau baze de date (lista numerelor de telefon 032282828 sau a unor coduri speciale de identificare social 0099-899591-999); Custom care permite generarea, de ctre utilizator, a unor formate personalizate.

Figura 6.4 Fereastra Format Cellspagina Number

Figura 6.5 Fereastra Format Cells-pagina Alignment

Eticheta Alignmentpermite alinierea textului (pe vertical,orizontal,orientat cu un anumit unghi, redimensionarea celulelor n funcie de coninut etc. (figura 6.5).
119

Programe de calcul tabelar Pentru formatarea textului i obinerea de efecte speciale se folosete eticheta Font (figura 6.6) care are funcii asemntoare cu cele din Word. Eticheta Border permite trasarea liniilor i chenarelor n jurul celulelor / blocurilor foii de calcul asemntor modului de trasare a liniilor i chenarelor n Word (figura 6.7) Acelai lucru se poate realiza selectnd pictograma Outside Border din bara de formatare.

Figura 6.6 Fereastra Format Cells Eticheta Font

Figura 6.7 Fereastra Format Cells Eticheta Border

Eticheta Patterns permite adugarea de culori i umbre unei seciuni a foii de calcul (figura 6.8), iar eticheta Protection (figura 6.9) protejeaz coninutului unei celule sau a unui bloc prin blocare (cu ajutorul casetei Locked) sau prin ascundere (prin caseta Hidden).

Figura 6.8 Fereastra Format Cells - Eticheta Patterns

Figura 6.9 Fereastra Format Cells - Eticheta Protection

Pe lng formatarea explicit de ctre utilizator a foii de calcul, Excel permite, prin opiunea AutoFormat din meniul Format i crearea de documente aspectoase prin simpla selectare a unor formate predefinite din fereastra Auto Format (figura 6.10). O opiune special n meniul Format este Conditional Formatting care permite formatarea n funcie de anumite condiii stabilite de utilizator. Astfel, pentru a scoate n eviden procentul de realizare a ncasrilor fiscale ntre 95 i 100 se va construi condiia din fereastra prezentat n figura 6.11. S-a forat plasarea ferestrei Conditional Formatting peste rezultatul formatrii pentru a fi vizibil condiia folosit. Condiia a fost construit folosinduse operatorul Between care verific dac valoarea din celula curent aparine intervalului stabilit de utilizator. Folosind opiunea Cell Value Is au fost marcate numai celulele care conin valori ce se nscriu n intervalul stabilit prin condiia de formatare.

120

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public Pentru a fi evideniate linii ntregi dintr-o tabel, se poate folosi i opiunea Formula Is din lista ascuns Condition 1 a ferestrei Condition Formatting (figura 6.12), n care condiia (simpl sau compus) este construit cu ajutorul adreselor mixte de celule.

Figura 6.10 Fereastra AutoFormat De data aceasta condiia compus a fost construit folosindu-se funcia logic AND care returneaz valoarea de adevr numai dac ambele condiii sunt ndeplinite.

Figura 6.11 Fereastra Conditional Formatting - Cell Value Is

Figura 6.12 Fereastra Conditional Formatting - Formula Is

121

Programe de calcul tabelar Pe lng toate aceste posibiliti de formatare, efecte speciale pentru texte pot fi obinute i prin facilitile oferite de WordArt. Activarea acestui instrument se realizeaz cu ajutorul comenzii Picture WordArt din meniul Insert aceasta deschide fereastra WordArt Gallery, din care se poate selecta stilul dorit.

Figura 6.13 Titlu formatat cu WordArt n figura 6.13 este prezentat o foaie de calcul n care titlul (SITUATIE) este formatat cu WordArt. De asemenea este calculat totalul, media, maximul, minimul, deviaia i variaia, prin utilizarea funciilor SUM, AVERAGE, MAX.,MIN i STDEV. Elementele de formatare (chenarele, centrarea, simbolurile monetare, virgulele etc.) nu pot fi terse prin Delete. Anularea lor este posibil prin comanda Clear, Formats, meniul Edit.

6.7 Mutarea i copierea

Excel ofer tehnici deosebit de simple de copiere i mutare a datelor, formulelor i funciilor. Operaiile pot fi realizate fie cu ajutorul opiunilor Copy, Cut i Paste din meniul Edit, fie prin tehnica drag & drop, i presupun stabilirea de ctre utilizator a unei zone surs din care se copie sau se mut datele i a unei zone destinaie n care se mut sau se copie datele. La mutare datele sunt terse din zona surs i transferate n zona destinaie. La copiere datele rmn n zona surs, dar sunt duplicate i n zona destinaie. Opiunile meniului Edit permit efectuarea de mutri i copieri a datelor n cadrul aceleiai foi, ntre diferite foi de calcul sau chiar ntre aplicaii. n meniul Edit este disponibil i opiunea Paste Special care permite (figura 6.14): transferul coninutului zonei surs (All); transferul formulelor (Formulas); transferul valorilor i a rezultatelor evalurii formulelor i funciilor (Values); transferul formatelor celulelor (Formats); transferul comentariilor (Comments); transferul condiiilor de validare (Validation); transferul ntregului coninut, mai puin marginile zonei surs (All except borders). n plus, se poate stabili i operaia care se va executa ntre informaiile din celulele aflate n zona surs i cele din zona destinaie: nlocuire (None); adunarea coninutului zonei surs cu coninutul zonei destinaie (Add); scderea din zona destinaie a coninutului zonei surs (Subtract); nmulirea dintre zona surs i zona destinaie (Multiply); mprirea dintre zona destinaie i zona surs (Divide). Pe lng butoanele de opiuni de mai sus, fereastra Paste Special dispune i de dou casete de validare care permit: ignorarea n zona destinaie a celulelor din zona surs care nu conin date (caseta Skip blanks); transpunerea coloanelor n linii i invers (caseta Transpose); efectul este doar n zona destinaie. Un rol deosebit l are butonul de comand Paste Link care

122

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public permite legarea datelor din zona destinaie cu cele din zona surs. n felul acesta orice modificare din zona surs influeneaz i zona destinaie. Tehnica drag & drop poate fi utilizat numai n cadrul aceleiai foi de calcul. Mutarea presupune selectarea zonei surs, fixarea indicatorului de mouse pe marginea ei (pn cnd ia forma unei sgei) i deplasarea n zona destinaie. Pentru copiere se folosete marcajul de umplere - AutoFill (un ptrat mic, negru din colul dreapta-jos al celulei sau zonei surs selectate). Pe acest marcaj se plaseaz indicatorul de mouse, care devine o cruce simpl. n continuare se ine apsat butonul din stnga al mouse-ului i se stabilete zona destinaie. La eliberarea butonului de mouse se realizeaz copierea propriu-zis.

Format Painter

Figura 6.14 Fereastra Paste Special

Figura 6.15 Bara Standard

Pentru copierea formatului unei celule n alt celul sau grup de celule se folosete pictograma Format Painter din bara Standard (figura 6.15).

6.8 Utilizarea formulelor i funciilor

6.8.1 Utilizarea formulelor Excel Formulele sunt elemente de baz ale foii de calcul i permit efectuarea de operaii simple (adunare, scdere etc.) dar i calcule complexe de tip financiar, statistic sau tiinific. n plus, cu ajutorul lor se pot realiza comparaii i se pot lansa operaii asupra irurilor de caractere. Formulele programului Excel ncep ntotdeauna cu semnul = i pot include valori numerice sau de tip text (constante), operatori aritmetici, de comparare, funcii, paranteze, referine i nume. Implicit, n foaia de calcul este afiat rezultatul evalurii formulelor, Excel memornd ns formula stabilit de utilizator. Dac se dorete afiarea propriu-zis a formulei /formulelor se activeaz caseta de validare Formulas din eticheta View a comenzii Options din meniul Tools. Acelai efect se obine sau se anuleaz i prin comanda rapid Ctrl + ` (accent grav). n paragraful Utilizarea funciilor Excel sunt mai multe foi de calcul pentru care s-a ales afiarea formulelor. Pentru a afia doar formula din celula curent se folosete comanda rapid Ctrl + (apostrof). Introducerea formulelor se poate realiza fie n bara de formule, fie n celula curent. Formulele conin valori i operatori. Valorile sunt nume, date calendaristice, ore, texte etc. i se introduc n celulele foilor de calcul. Valorile se mai numesc i operanzi. Operatorii sunt instruciunile prin care se stabilete ce trebuie fcut cu valorile. De regul pentru operatori se folosesc simboluri. La rndul lor operatorii sunt: aritmetici (+, -, *, /, %, ^), de comparaie (<, >, >=, <=, <>), de referire (dou puncte, virgula). Un caz particular de formul complex l reprezint formula matriceal. O astfel de formul utilizeaz un domeniu de valori i produce attea rezultate cte valori sunt n domeniul respectiv. La crearea unei matrici trebuie s se in seama de urmtoarele aspecte: forma i dimensiunea rezultatului trebuie s fie la fel cu forma i dimensiunea domeniilor
123

Programe de calcul tabelar asupra crora se aplic formula, o formul matriceal este inclus ntre acolade, introduse automat de ctre Excel, execuia unei formule matriceale se realizeaz cu ajutorul combinaiei de taste: Shift + Ctrl + Enter.Matricea reprezint o metod de a realiza mai multe calcule cu o singur formul. Ea poate fi editat ca orice formul, dar nu individual, ci trebuie selectat ntregul domeniu matriceal. n plus, Excel trateaz matricea ca o entitate ceea ce face imposibil tergerea sau adugarea de linii. n figura 6.16 este prezentat un exemplu: Lista de produse (achiziionate pentru o Cas de copii) utiliznd o formul matriceale pentru calculul valorii fiecrui produs cunoscnd cantitile i preul unitar al fiecruia dintre ele. n bara de formule se poate observa formula matriceal inclus ntre acolade.

Figura 6.16 Foaie de calcul cu formul matriceal

Formule

Funcii

Figura 6.17 Foaie de calcul cu formule i funcii Pentru nlocuirea adreselor cu nume se folosete Name din meniul Insert. Numele poate fi atribuit de utilizator (prin comanda Define) sau poate fi coninutul unei linii sau coloane din foaia de calcul (prin comanda Create). Domeniul de celule referit ntr-o formul poate primi ulterior un nume care s apar n formul dac se folosete comanda Apply din opiunea Name a meniului Insert. Pentru a atribui rapid un nume unei celule sau unui domeniu se poate folosi i comanda rapid Ctrl + F3 care deschide fereastra Define Name. n figura 6.17 este prezentat un exemplu n care au fost definite pentru domenii de celule, nume care ulterior sunt referite n formule.

124

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public

Figura 6.18 Utilizarea de nume n formule n acest exemplu au fost definite nume pentru fiecare secie i trimestru n parte (Ex. Ch_TrI, Ch-TrII, etc.), iar pentru stabilirea totalului pe trimestre i pe semestru s-au utilizat tocmai aceste nume, aa cum se observ din bara de formule a ferestrei din figura 6.18. Pentru a elimina ulterior un nume se utilizeaz meniu Insert i din fereastra Define Name, dup selectarea numelui dorit, se selecteaz butonul Delete. tergerea unui nume nu are ca efect eliminarea lui i din formulele in care a fost folosit, ci doar din lista de nume. Dac formulele sau funciile care au folosit nume terse nu au fost modificate, Excel afieaz mesajul de eroare #NAME.
6.8.2 Utilizarea funciilor Excel

Programul Excel folosete funcii predefinite pentru a efectua calcule matematice, financiare, statistice i logice, prelucrri de texte sau cutri de informaii n foile de calcul. Funciile sunt mai uor de editat i permit o executare mai rapid a diverselor operaii. Funcia este o formul memorat de Excel i este format din dou pri: numele (cuvnt rezervat precedat de semnul =) i argumentele (incluse ntre paranteze rotunde). Argumentele pot fi adrese de celule, nume de domenii, valori numerice, iruri de caractere sau chiar alte funcii etc. Argumentele de tip ir de caractere sunt ncadrate de ghilimele. n general argumentele sunt separate prin virgul. Rezultatele pot fi valori calculate, valori de tip text, referine, valori logice etc. Editarea funciilor se poate realiza fie n bara de formule sau celula curent, fie apelndu-se generatorul de funcii (Function Wizard) activat din meniul Insert cu opiunea Function sau prin intermediul pictogramei f(x) din bara de instrumente Standard. n ambele cazuri se deschide fereastra Insert Function (figura 6.19), n care sunt disponibile funciile organizate pe categorii, n ordine alfabetic. n Excel exist aproape dou sute de funcii grupate dup tipul operaiilor pe care le realizeaz: financiare, statistice, de lucru cu liste i baze de date, logice, de cutare i referire, matematice i trigonometrice, pentru date calendaristice i timp, pentru iruri de caractere, pentru informare, folosite n inginerie. Pentru fiecare funcie activat se deschide o fereastr n care sunt afiate formatul funciei, o succint descriere a funciei i zone distincte de editare pentru fiecare argument din format. n plus, este afiat i rezultatul ce se va obine prin executarea funciei. Ca exemplificare prezentm n figura nr. 6.20 fereastra asociat funciei IF() n care prin condiia specificat se stabilete un procent de adaos de 15% sau 20%, dup cum preul de achiziie este mai mare sau mai mic dect 15000 de lei.

125

Programe de calcul tabelar Figura 6.19 Fereastra Insert Figura 6.20 Fereastra Paste Function pentru funcia Function IF() Prezentm n continuare doar principalele funcii: statistice, matematice i logice folosite n calculele economice din administraia public. Funcii statistice. Excel pune la dispoziia utilizatorului un pachet de funcii statistice dintre care cele mai utilizate sunt cele care permit stabilirea mediei aritmetice, extragerea valorii maxime sau minime. Funcia Average( ) - calculeaz media argumentelor care pot fi valori sau domenii. Domeniile, la rndul lor, pot conine numere, referine de celule sau matrici de valori. Funcia Count( ) returneaz numrul de celule care conin cifre sau formule, ignorndu-le pe cele care conin iruri de caractere, valori logice, erori sau blank. Funcia CountA( ) - stabilete numrul de celule al cror coninut este nenul. Funcia Max( ) afieaz cel mai mare numr dintr-un domeniu de celule. Funcia Min( ) afieaz cel mai mic numr dintr-un domeniu de celule. Funcia Stdev( ) calculeaz deviaia standard de populare a unui domeniu de celule. Funcia Var( )- calculeaz variaia de populare pentru un domeniu de celule. n figura 6.17 sunt prezentate funciile statistice aplicate asupra datelor din foaia de calcul ce conine Realizarea ncasrilor pe uniti fiscale. Funciile logice. Aceste funcii sunt printre cele mai folosite funcii Excel, ele oferind posibilitatea de a aduga noi faciliti logice i de decizie foilor de calcul. Cele mai utilizate funcii din aceast categorie sunt: =IF(), =AND(), =OR(), =NOT(), =FALSE() i =TRUE(). Funcia IF( ) este cea mai simpl funcie logic Excel avnd totodat i cele mai multe aplicaii practice. Ea este folosit pentru testarea unor condiii i pentru luarea unor decizii. Formatul general este =IF(condiie,val_adevr,val_fals), rezultnd faptul c funcia IF( ) folosete trei argumente: testul logic i valorile pentru adevrat i pentru fals. n cazul n care condiia evaluat este adevrat, funcia returneaz rezultatul aciunii val_adevr. n caz contrar este returnat rezultatul aciunii val_fals. Dac val_fals lipsete, iar condiia este evaluat ca fiind fals se va returna valoarea FALSE. Pentru testarea unor condiii complexe /multiple se pot construi IF-uri imbricate prin plasarea altor funcii IF() n val_adevr i /sau n val_fals, sau pot fi folosite funciile AND( ) i OR( ). Funcia AND( ) are rolul de a reuni condiii n care toate argumentele logice trebuie s respecte condiia stabilit de utilizator. Formatul general este =AND(argument1, argument2,), cu precizarea c argumentele trebuie s fie valori logice unice sau matrici de valori logice (ntr-un numr maxim de 30). Funcia returneaz TRUE dac toate argumentele logice sunt adevrate i FALSE dac cel puin un argument este fals. Funcia OR( ) are acelai format cu funcia AND() i este folosit pentru obinerea condiiilor multiple n care este suficient ca mcar unul dintre argumentele logice s respecte condiia specificat. Astfel, funcia va returna valoarea FALSE dac nici unul dintre argumentele folosite nu respect condiia. Funcii matematice. Acest tip de funcii ofer faciliti pentru efectuarea unei game deosebit de variate de calcule matematice, tiinifice, inginereti etc. Ne oprim doar asupra funciilor folosite curent n calculele economice: =SUM(), =SUMIF(), =PRODUCT(), =SUMPRODUCT(), =ROUND(). Funcia SUM( ) este cea mai utilizat funcie, motiv pentru care n bara de instrumente Standard este disponibil i pictograma AutoSum - specializat n nsumarea coninutului celulelor unei foi de calcul. Prin folosirea pictogramei AutoSum, implicit, este nsumat coninutul numeric al celulelor plasate la stnga sau deasupra celulei curente. Pentru o totalizare rapid a fiecrei coloane dintr-un tabel, se selecteaz tot tabelul (cu mouse-ul sau cu combinaia Ctrl+Shift+* (de pe tasta 8)), dup care se execut clic pe AutoSum. Procedura funcioneaz i pentru domenii neadiacente. Dup selectarea acestora, executnd clic pe AutoSum, totalurile vor aprea la baza coloanelor sau n dreapta liniilor selectate. Funcia
126

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public SUM() are formatul general =SUM(argment1,argument2,) i calculeaz suma tuturor argumentelor specificate (maxim 30). Argumentele care nu pot fi convertite din text n numere, sau mesajele de eroare sunt ignorate. Funcia SUMIF( ) calculeaz suma coninutului tuturor celulelor dintr-un domeniu care verific o condiie stabilit. Formatul general este =SUMIF(domeniu, condiie, domeniu_sum). Trebuie specificat faptul c ntotdeauna condiia este precizat sub forma unui ir de caractere inclus ntre ghilimele. Funcia PRODUCT( ) are acelai format cu funcia SUM() i realizeaz nmulirea argumentelor specificate (maxim 14). Argumentele care sunt valori logice, text sau celule vide sunt ignorate. Funcia SUMPRODUCT( ) calculeaz suma nmulirii celulelor corespondente din dou/mai multe zone de celule (linii sau coloane). Format general: = SUMPRODUCT( aria1,aria2,aria3..) Funcia ROUND( ) rotunjete rezultatul n funcie de numrul de zecimale precizat. Funcii financiare Excel pune la dispoziia utilizatorilor o serie de funcii financiare.Dintre acestea cele mai folosite n lucrrile din administraia public sunt: Funcii pentru calculul amortizrii: SLN(), DDB() i SYD() O primrie achiziioneaz un utilaj la preul de 50000000 lei. Durata de via 5 ani. S se calculeze amortizarea corespunztore fiecruia din cei 5 ani pn la amortizarea complet. Valoarea rezidual este egal cu zero. n figurile 6.21 i 6.22 sunt prezentate formatele funciilor i respectiv rezultatele aplicrii acestora.

Figura 6.21 Calculul amortizrii formule

Figura 6.22 Calculul amortizrii - rezultate Funcii pentru calculul anuitilor: FV(), PV(). Funcia FV(). O primrie depune o sum de 1000 USD n contul su curent. Timp de patru ani ea depune anual cte o sum de 500 USD. S se calculeze soldul contului dup aceast perioad tiind c dobnda anual va fi constant n procent de 5%. Depunerile pot fi fcute la sfritul sau nceputul fiecrei perioade. Se face precizarea c valoarea prezent i plile periodice vor fi preluate cu semnul minus deoarece ele reprezint imobilizri pentru depuntor. Rezultatul este prezentat n figura 6.23. Dup cum se observ n bara de formule, n celula D25 s-a calculat valoarea viitoare n condiiile plilor la sfritul perioadei (valoarea

127

Programe de calcul tabelar ultimului argument este zero). n celula D26, pentru cazul plilor efectuate la nceputul perioadei, argumentul tip va fi egal cu 1.

Figura 6.23 Funcia FV( ) Funcia PV(). O asigurare viager cost 60000USD. Ea i va aduce deintorului su, n viitor, timp de 20 de ani, lunar cte 500 USD. Rata dobnzii, de 8%, se consider a fi constant n aceast perioad. S se stabileasc dac aceast asigurare este rentabil sau nu (figura 6.24).

Figura nr.6.24 Funcia PV( ) Funcii de cutare i referire Funciile din aceast categorie asigur cutarea i returnarea unor valori dintr-un domeniu dat de celule. n aplicaiile economice cele mai utilizate funcii de acest tip sunt : =VLOOKUP() i =HLOOKUP(). Funcia HLOOKUP( ) permite realizarea de cutri pe orizontal, pe rndul din partea de sus a unui tabel, pn la gsirea unei valori de comparare adecvate. Formatul general este: =HLOOKUP(val_cutat,matrice_tabel,nr_linie_index,domeniu_cutare). Funcia efectueaz cutarea unei valori specificate n linia superioar a domeniului definit printr-o matrice, dup care cutarea continu n linia specificat prin nr_linie_index. Domeniul de cutare este o valoare logic opional (TRUE sau FALSE) i permite returnarea exact a valorii cutate sau a unei valori aproximative. Exemplu. Din situaia centralizatoare pe anii 2000-2005 a absolvenilor, pe specializri, s se afle care a fost numrul absolvenilor de la secia Administraie Public n anul 2004 (figura 6.25 ).

Figura 6.25 Funcia HLOOKUP() Funcia VLOOKUP( ) efectueaz cutarea pe vertical a unui element n coloana cea mai din stnga a unei matrici dintr-o tabel indexat. Dac nu este gsit valoarea dorit, funcia va cuta, din prima coloana, urmtoarea valoare mai mare, dect cea cutat. Format: =VLOOKUP (cheie-de-cutare,tabel,numr-coloan,tip-cutare)

128

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public

Figura 6.26 Funcia VLOOKUP() Cheia de cutare specific valoarea de cutat,tabelul de cutare este zona n care trebuie realizat cutarea i se specific prin adrese sau un nume asociat ei, numr-coloan indic poziia coloanei pe care se gsete data cutat (coloanele sunt numerotate de la 1 la n), tip-cutare este un argument de tip logic, care arat dac se face sau nu o cutare exact. Cunoscnd Marca s se stabileasc datele privind salariatul folosind funcia =VLOOKUP (figura 6.26). Funcii pentru baze da date Cele mai importante funcii pentru baze de date sunt asemntoare cu cele statistice dar opereaz pe o list n baza unei condiii. Principalele funcii sunt:
Funcia DAVERAGE DCOUNT DMAX DMIN DSTDEV DSUM DVAR Rolul funciei Calculeaz media aritmetic a valorilor unui cmp dintr-o baz de date, doar pentru nregistrrile care ndeplinesc un anumit criteriu. Numr csuele ce conin valori numerice dintr-un cmp al bazei de date, dup un anumit criteriu. Determin valoarea maxim dintr-un cmp al bazei de date, dup un anumit criteriu. Determin valoarea minim dintr-un cmp al bazei de date, dup un anumit criteriu. Calculeaz abaterea medie static a valorilor dintr-un cmp al bazei de date, dup un anumit criteriu. nsumeaz valorile dintr-un cmp al bazei de date, dup un anumit criteriu. Calculeaz dispersia valorilor dintr-un cmp al bazei de date, dup un anumit criteriu.

Toate funciile pentru baze de date trebuie s aib trei argumente: grup de intrare, cmp, criteriu.Grupul de intrare trebuie s conin baza de date(adresa sau numele atribit zonei). Cmpul este precizat prin numrul de ordine al coloanei pe care se gsete. Criteriul este zona n care se specific restriciile de selecie. O zon de criterii trebuie s includ numele cmpului (aa cum este specificat n grupul de intrare) i condiia de selecie. Exemplu. S se stabileasc numrul de medici cu o vechime mai mare sau egal cu 9 ani, media salariilor, salarul maxim i minim i suma total a salariilor pentru medicii din aceast categorie (figura 6.27).

Figura 6.27 Funcii statistice pentru bazele de date. Scrierea formulelor

129

Programe de calcul tabelar

6.9 Crearea i formatarea diagramelor

Excel asigur transformarea datelor numerice n imagini grafice prin care informaiile devin mult mai sugestive i mai uor de interpretat. Diagramele sintetizeaz datele dintr-o foaie de calcul oferind o imagine de ansamblu, inclusiv cu legturile dintre date. Majoritatea diagramelor aranjeaz datele n planul determinat de dou axe: axa vertical (axa y) i axa orizontal (axa x). Acestea sunt similare liniilor i coloanelor din foile de calcul. Fiecare element de informaie din diagram se numete punct de date. Mai multe puncte formeaz o serie. Punctele i seriile sunt similare celulelor i domeniilor de celule. 6.9.1 Tipuri de grafice Utilizatorul are la dispoziie o gam larg de diagrame, fiecare corespunznd unui anumit mod de aranjare i analizare a datelor. Pentru obinerea de diagrame se activeaz modulul Chart Wizard. Activarea acestuia se face fie din bara de instrumente Standard prin pictograma Chart Wizard , fie din meniul Insert prin opiunea Chart. Implicit, n bara meniu devine disponibil meniul Chart a crui opiuni permit definirea i modificarea unui grafic. Modulul Chart Wizard asigur, pe parcursul a patru pai, asistena necesar pentru obinerea oricrui tip de diagram. Dup activarea modulului se intr n fereastra Chart Type care permite selectarea tipului i a subtipului de grafic dorit (figura 6.28). Pe lng tipurile standard, se pot folosi i tipuri personalizate de diagrame, dac se activeaz lista Custom Type.

Figura 6.28 Fereastra Chart Wizard Alegerea tipului de grafic trebuie fcut n aa fel nct s se potriveasc cel mai bine cu datele i cu ceea ce dorete utilizatorul s sugereze prin respectivul grafic (comparaii, structuri etc.). Prezentm n continuare pe baza datelor din figura 6.29 principalele categorii de diagrame i tipurile de date pentru a cror reprezentare sunt adecvate (figura 6.30).

Figura 6.29 Situaia consumului de medicamente pe Semestrul I 2006

130

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public Diagramele Column (coloan) sunt implicite i sunt folosite, n general, pentru compararea, n acelai interval de timp, a unor elemente (serii de date) prin plasarea lor unele lng altele. Pe axa orizontal sunt reprezentate domeniile, iar pe axa vertical valorile. Diagramele Bar (bar) sunt similare cu diagramele Column, ns rotite cu 900 avnd valorile pe axa orizontal i domeniile pe axa vertical. Diagramele Pie (cerc) numite i diagrame circulare ilustreaz cota parte a parilor dintr-un ntreg, putndu-se reprezenta o singur serie de date (dintr-o foaie de calcul se selecteaz o singur linie cu mai multe coloane sau o singur coloan cu mai multe linii). Acest tip de grafic ilustreaz relaiile dintre pri i ntregul din care fac parte. Diagramele Line (linie) compar tendinele sau evoluiile unor serii de date pe parcursul unor intervale de timp egale (sau alte tipuri de intervale de msurare).

Sit.cons.m edicam ente 22% 22% 1 2 3 4 5

17% 26% 13%

Figura 6.30 Tipuri de grafice Diagramele Area (zon) compar continua schimbare n volum a unor serii de date multiple. Ele sunt asemntoare cu diagramele Line oferind n plus i o imagine asupra modului n care, diferitele serii de date, contribuie la volumul total. Diagramele Stock (punctate) numite i diagrame bursiere afieaz variaiile cursului unor serii de valori mobiliare (de la 3 la 5), ntr-o perioad determinat. Acest tip de grafic poate fi adaptat pentru reprezentarea oricrui fenomen ce implic tratarea amplitudinilor de-a
131

Programe de calcul tabelar lungul unei perioade de timp (de exemplu, fluctuaiile preurilor aciunilor pe pia, extremele temperaturii etc.). Diagramele XY (Scatter) numite i diagrame dispersate se preteaz la a pune n eviden relaiile ntre diferite serii de valori dependente de acelai parametru. Ele sunt folosite cu precdere n statistic, putndu-se vizualiza uor relaiile de dependen dintre parametrii analizai prin metoda regresiei simple i n analize tiinifice. Diagramele Cylinder (cilindru), Cone (con) i Pyramid (piramid) sunt versiuni puin modificate ale diagramelor de tip coloane i bare. Ele prezint comparativ valorile unor elemente distincte n aceeai perioad de timp sau variaia unui anumit element pe parcursul mai multor perioade. Diagramele Doughtnut (inel), Radar (radar), Bubble (bulin) i Surface (suprafa) sunt diagrame dedicate strict specialitilor i oamenilor de tiin. Diagramele inel sunt similare cu diagramele circulare i compar mrimea prilor dintr-o unitate ntreag, permind n plus prezentarea mai multor serii de date. Diagramele radar, dei sunt dificil de citit i interpretat, se folosesc pentru a prezenta relaiile dintre serii de date individuale i dintre o anumit serie i ntregul format al altor serii. Diagramele bulin prezint relaiile dintre mai multe serii de date, dar i valorile datelor din fiecare serie. Cu ct o valoare este mai mare cu att bulina corespunztoare va fi mai mare. Diagramele cu suprafee se aseamn celor cu linii, ilustrnd att evoluia n timp, ct i relaia de proporionalitate dintre ntreg i prile componente. Diagramele combinate afieaz dou tipuri de diagrame n acelai grafic. Ele sunt adesea folosite pentru a pune n eviden similitudini ntre dou serii de valori de natur diferit.
6.9.2 Stabilirea datelor pentru reprezentarea grafic n cel de al doilea pas se stabilete sursa datelor care vor fi reprezentate n Excel. Se deschide fereastra Chart Source Data (figura 6.31). Fereastr este organizat pe dou cadre de pagin Data Range i Series. Implicit, sunt reprezentate n grafic datele din domeniul selectat. Datele acestuia vor fi reprezentate pe linie, dac numrul de coloane este mai mic dect numrul de linii i pe coloane, dac numrul de coloane este egal sau mai mare dect numrul de linii. Utilizatorul poate schimba aceast reprezentare prin butoanele de opiuni Rows i Columns. Eeticheta Series permite stabilirea sau modificarea explicit a fiecrei serii de date ce se reprezint prin diagram (figura 6.32). Implicit, referinele domeniului selectat sunt absolute, ceea ce permite deplasarea ulterioar a diagramei fr ca domeniul ei de date s se modifice. n figura 6.32 este posibil i adugarea (cu butonul de comand Add) sau eliminarea (cu butonul de comand Remove) a unor serii de date n /din diagram. n zona Name pot fi atribuie nume (sau pot fi modificate numele existente) seriilor de date reprezentate n grafic. De asemenea utilizatorul poate modifica etichetele axei X, care implicit sunt date (numerice sau iruri de caractere) din foaia de calcul.

132

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public

Figura 6.31 Fereastra Chart Source Data Range 6.9.3 Rafinarea diagramelor

Figura 6.32 Fereastra Chart Source Data Series

n pasul al treilea utilizatorul are posibilitatea de a-i rafina diagrama prin definirea anumitor opiuni. Excel deschide fereastra Chart Options care se prezint ca n figura 6.33. Aceast fereastr este organizat pe ase etichete / pagini, n funcie de opiunile cu care se poate mbunti o diagram pentru a fi mai sugestiv i uor de interpretat. n principal, sunt disponibile urmtoarele faciliti: configurarea titlurilor pentru graficul propriu-zis i pentru axele utilizate (eticheta Titles); stabilirea modului de afiare a etichetelor pentru axa X i dac vor fi sau nu afiate valorile pentru axa Y, n cazul graficelor 2D sau pentru axa Z, n cazul graficelor 3D ( Axes); stabilirea grilelor orizontale (pentru axa X) i /sau verticale (pentru axa Y sau Z) (eticheta Gridlines); stabilirea poziiei legendei (implicit n dreapta zonei de afiare a graficului) i dac aceasta va fi sau nu afiat (eticheta Legend); plasarea sau nu a unor etichete de tip text sau valoare corespunztoare datelor reprezentate (eticheta Data Labels); plasarea sub grafic a unui tabel ce conine datele din domeniul reprezentat (eticheta Data Table); aceast opiune este recomandat mai ales atunci cnd graficul va fi salvat ntr-o alt foaie de calcul.

Figura 6.33 Fereastra Chart Options Pe lng aceste opiuni de rafinare, aspectul unei diagrame poate fi influenat i prin folosirea unei palete largi de culori, prin adugarea de chenare, prin folosirea diverselor fonturi i stiluri sau prin mutarea i dimensionarea obiectelor coninute. Folosirea acestor faciliti conduce la creterea efectului vizual al unei diagrame. Opiunile de realizare i rafinare a graficelor pot fi selectate i din meniul Chart (figura 6.34).

133

Programe de calcul tabelar

Figura 6.34 Meniul Chart

Figura 6.35 Fereastra Chart Location

6.9.4 Stabilirea locaiei de plasare a diagramei n ultimul pas, al patrulea, se stabilete locaia n care va fi plasat graficul obinut. Programul Excel deschide fereastra Chart Location care este prezentat n figura 6.35. Dup cum se observ, implicit diagrama poate fi plasat ca un obiect n foaia de calcul curent (butonul de radio As object in). Cu ajutorul butonului radio As new sheet diagrama este salvat ntr-o foaie de calcul special pentru grafic, care va fi plasat n registrul de lucru activ naintea foii de calcul curente. Dintr-o foaie de calcul obinuit, meniul Chart este disponibil numai dup selectarea zonei unui grafic - Chart Area (cu un clic al mouse-ului de pe suprafaa graficului). O alt facilitate pe care o ofer modulul grafic ncorporat n pachetul Excel o reprezint realizarea de simulri. n felul acesta diagramele devin un eficient instrument de sprijinire a deciziilor i de realizare a previziunilor i prognozelor (paragraful 6.10.5.2).

6.10 LISTE I BAZE DE DATE EXCEL

Pe lng deosebitele performane n calculul numeric i n operaiunile cu formule complexe, Excel permite i lucrul cu liste. Prin list se nelege o colecie de elemente denumite nregistrri (records), fiecare nregistrare fiind structurat n uniti de informaie denumite cmpuri (fields). Aceast organizare, pe linii i coloane, faciliteaz sortarea i cutarea informaiilor. n plus, aceast organizare se aseamn cu cea folosit n sistemele de gestiune a bazelor de date, motiv pentru care listele mai complexe i cu un volum mare de date sunt denumite baze de date. Astfel, o baz de date Excel poate fi vzut ca o colecie foarte mare de date care asociaz mai multe liste (tabele sau foi de calcul). La organizarea unei liste trebuie avute n vedere cteva reguli: - fiecare nregistrare este memorat pe o singur linie i fiecare cmp este definit ca o singur coloan; - listele au un antet opional (header row) constituit din prima linie din list i n care se indic numele cmpurilor listei; - numele de cmpuri pot fi formate din pn la 255 de caractere, dar este recomandat folosirea unor nume scurte prin care s se sugereze coninutul informaional al datelor; - numele de cmpuri trebuie s fie diferite atunci cnd urmeaz s fie realizat filtrarea datelor; - ntr-o list pot fi organizate orice tip de date: text, cifre, date calendaristice, imagini etc.;

134

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public datele din aceeai coloan trebuie s fie de acelai tip, ele fiind valori pentru un singur cmp; - ntre antetul listei i articolele listei nu trebuie s apar linii libere; - pentru fiecare articol trebuie s existe cel puin un cmp ncrcat cu date. Organizarea i gestionarea datelor dintr-o list sau baz de date se realizeaz cu ajutorul opiunilor meniului Data. 6.10.1 Introducerea datelor ntr-o list Dup introducerea antetului, ncrcarea unei liste cu date poate fi realizat direct de la tastatur sau folosind formularul de date (Data form) activat prin opiunea Form din meniul Data. Aceast opiune deschide o fereastr cu numele foii de calcul curente. Pentru exemplificare folosim baza de date studenti.xls n care sunt ncrcate nregistrri ce conin informaii privind rezultatele studenilor. Dup cum se observ din fereastra urmtoare (figura 6.36), la activarea opiunii Form se deschide fereastra studentii cu ajutorul creia se poate vizualiza i actualiza coninutul bazei de date salariati.xls. Butoanele de comanda disponibile n aceast fereastr sunt: New pentru adugarea de noi nregistrri; Delete pentru tergerea nregistrrii curente; Restore pentru restaurarea coninutului nregistrrii curente dup o modificare anterioar; FindPrev pentru accesarea nregistrrii precedente; FindNext pentru accesarea nregistrrii urmtoare; Close pentru nchiderea Form-ului.Cu ajutorul butonului de comand Criteria se pot stabili condiii simple sau compuse de accesare selectiv a nregistrrilor.Pentru introducerea rapid a datelor Excel dispune de dou instrumente AutoComplete i PickList cu care se completeaz n coloana curent celulele listei pe baza valorilor de intrare anterioare. 6.10.2 Sortarea datelor din liste Excel memoreaz datele n ordinea introducerii lor, ceea ce creeaz greuti n localizarea rapid a acestora, atunci cnd sunt n volum mare. O soluie recomandat pentru astfel de situaii a constituie operaia de sortare. Sortarea permite organizarea datelor n ordinea alfabetic sau numeric, ascendent sau descendent. Operaia este executat de opiunea Sort din meniul Data care deschide caseta de dialog Sort ce se prezint ca n figura 6.37.

Figura 6.36 Fereastra Form de actualizare a unei baze de date

Figura 6.37 Fereastra Sort i Sort Option

Dup cum se poate observa, sortarea poate fi realizat, dup cel mult trei chei stabilite de utilizator dintre cmpurile listei. Implicit, antetul liste este exclus din domeniul selectat pentru sortare. Pentru includerea lui se activeaz butonul radio No header row. Butonul de comand Options (figura 6.37) permite stabilirea unor opiuni suplimentare de sortare precum: sortarea de la stnga la
135

Programe de calcul tabelar dreapta Sort left tio right (implicit sortarea este de sus n jos Sort top to bottom); ignorarea prioritii majusculelor fa de minuscule (Case sensitive); sortarea dup anumite liste disponibile n lista ascuns First key sort order. Dup efectuarea unei sortri, este posibil revenirea la ordinea iniial a listei. Pentru aceasta, naintea sortrii, se ataeaz listei o coloan distinct n care se genereaz numrul de ordine (index) al fiecrei nregistrri. Ulterior, dup sortare, pentru a reveni la ordinea iniial se sorteaz lista, ascendent, dup coloana indecilor. Rapid, pentru sortarea datelor dup un singur criteriu se pot folosi, din bara cu instrumente Standard, pictogramele Sort Ascending (A-Z) sau Sort Descending (Z-A). 6.10.3 Regsirea i filtrarea bazelor de date Regsirea datelor ncrcate n liste sau baze de date se poate realiza n dou moduri: folosind din formularul de date butonul radio Criteria; folosind opiunea Filter din meniul Data. Formularul de date ofer posibilitatea cutrii i editrii, la un moment dat a unei singure nregistrri, n timp ce opiunea Filter permite afiarea, n acelai timp, a tuturor nregistrrilor care respect criteriul sau criteriile stabilite. Criteriile sunt instruciuni transmise de ctre utilizator programului Excel pentru o anumit operaiune de cutare n list. La rndul lor filtrele pot fi obinute cu ajutorul comenzilor AutoFilter i Advanced Filter. 6.10.3.1 Auto filtrarea Comand - AutoFilter ofer un acces rapid la informaiile care rspund condiiei de filtrare afind aceste date n foaia de calcul. La lansarea acestei comenzi, n dreapta fiecrui nume de cmp este plasat un buton-sgeat care permite selectarea sau construirea criteriului /criteriilor de selecie. n lista derulant deschis sunt disponibile opiuni specifice fiecrui cmp n parte(figura 6.38).

Figura 6.38 Fereastr Autofilter All este implicit, fiind prezente toate nregistrrile. Dup o filtrare reface lista iniial. Top 10 poate fi folosit numai n coloanele ce conin numere sau date calendaristice i permite extragerea celor mai mari sau mai mici valori din list pe baza unui numr sau a unui procent ales de utilizator (figura 6.39).

Figura 6.39 AutoFilter Top 10

136

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public Custom permite crearea explicit de ctre utilizator a unor expresii de filtrare cu ajutorul unor operatori relaionali (>, <, >=, <= etc.). Pentru expresii compuse se pot folosi butoanele radio AND sau OR (figura 6.40).

Figura 6.40 Custom AutoFilter Valori ale cmpurilor care permit extragerea din baza de date doar a articolelor care conin valoarea selectat. De exemplu, din baza de date salariati.xls s se extrag articolele care conin informaii privind studenii care au Practica= ADMIS. Pentru aceasta se va realiza un filtru pe cmpul Practica (figura 6.41).

Fig. nr. 6.41 Construirea unui filtru AutoFilter Rezultatul unui astfel de filtru este prezentat n figura nr. 6.42.

Figura 6.42 Rezultatul unui AutoFiter Prin AutoFilter se pot construi condiii orict de complexe singurul aspect negativ al opiunii putndu-l constitui suprascrierea rezultatelor filtrului peste datele de intrare. Aceasta nu nseamn c celelalte articole din baza de date au fost terse fizic. Ele au fost doar ascunse, oricnd, cu opiunea Show All din comanda Filter putnd fi reafiate. Reafiarea este implicit atunci cnd se dezactiveaz comanda AutoFilter. 6.10.3.2 Filtrarea avansat Comanda Advanced Filter este folosit atunci cnd se dorete obinerea unei liste distincte cu nregistrrile care ndeplinesc condiia /condiiile de filtrare construite de utilizator. Pentru aceasta este necesar definirea n foaia de calcul curent a trei zone distincte: - zona datelor de intrare; - zona criteriilor de filtrare; - zona datelor de ieire.

137

Programe de calcul tabelar Zona datelor de intrare reprezint domeniul nregistrrilor din baza de date ce va fi supus restriciilor de filtrare. Este obligatorie includerea n aceast zon a numelor de cmpuri i a coloanelor folosite la construirea criteriilor de filtrare. Zona criteriilor de filtrare este definit pentru condiiile /restriciile de filtrare i trebuie s cuprind pe prima sa linie numele cmpului sau cmpurilor cu care se construiesc de ctre utilizator aceste restricii. Este necesar de fcut precizarea c zona criteriilor nu trebuie s conin linii goale i c numele de cmp /cmpuri trebuie s fie ortografiate exact ca i numele cmpurilor din baza de date (zona datelor de intrare). Pentru aceasta este recomandat folosirea comenzilor de editare Copy i Paste. Criteriile pot fi simple sau multiple. n cazul celor multiple ele pot fi plasate pe aceiai linie sau pe linii diferite. Zona datelor de ieire este declarat pentru copierea ntr-o zon distinct a nregistrrilor care respect criteriul /criteriile de filtrare. La selectarea comenzi Advanced Filter se deschide o fereastr cu acelai nume. Rezultatul filtrrii poate fi dirijat n zona datelor de intrare (dac se selecteaz butonul radio Filter the list, in-place ) sau ntr-o locaie stabilit de utilizator prin definirea unei zone a datelor de ieire (dac se selecteaz butonul radio Copy to another location). Dac naintea lansrii comenzii Advanced Filter nu au fost stabilite zonele de lucru pentru realizarea filtrului, se pot folosi zonele de editare List range (pentru zona datelor de intrare), Criteria range (pentru zona criteriilor de filtrare) i Copy to (pentru zona datelor de ieire). Zona Copy to poate fi utilizat numai dup selectarea butonului radio Copy to another location. Aceast zon poate fi folosit i pentru copierea rezultatelor unui filtru n alte foi sau registre de lucru. n plus, trebuie specificat numele foii, a registrului de lucru i calea de acces la acesta. Activarea casetei de validare Unique records only are ca efect extragerea, n zona datelor de ieire, din duplicatele zonei datelor de intrare, doar a primelor nregistrri. n figura nr. 6.43 este prezentat un filtru avansat obinut prin selectarea din baza de date studentii.xls a studentilor cu Media>=8.5 i Practica=ADMIS.

Figura 6.43 Filtru Advanced Filter 6.10.4 Obinerea de subtotaluri Pentru fiecare grup de nregistrri dintr-o list complex pot fi realizate subtotaluri dac se folosete din meniul Data comanda Subtotals. Implicit, Excel stabilete i un total general (Grand Total). Pentru obinerea unor subtotaluri semnificative, n prealabil este necesar sortarea nregistrrilor listei dup cmpul vizat (figura 6.44). Dup cum se observ comanda Subtotals din meniul Data ofer multiple faciliti precum: alegerea unei funcii care s fie aplicat asupra datelor din fiecare grup (Use function), introducerea unui Page Break naintea fiecrui grup de date (Page break between groups), alegerea cmpului a crui modificare s declaneze anumite operaii (At each change in) etc.

138

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public

Figura 6.44 Fereastr cu subtotaluri 6.10.5 Faciliti privind simularea datelor Folosind teoria jocurilor Ce s-ar ntmpla dac ? (What if than?) utilizatorul are la dispoziie dou posibiliti: - s schimbe o intrare pentru a vedea efectul pe care l produce asupra uneia sau mai multor formule /funcii; - s schime dou intrri pentru a vedea efectul produs asupra unei singure formule /funcii. Pentru aceasta se utilizeaz comanda Table din meniul Data care deschide fereastra Table unde n zonele Row input cell i /sau Column input cell utilizatorul specific celula sau celule n funcie de care Excel va realiza simularea. Prezentm n fereastra de mai jos un exemplu n care plecnd de la Venitul brut i Cheltuielile anului 2005, n funcie de previziunile pentru rata de cretere a salariului i pentru rata inflaiei, se estimeaz valorile Venitului net pentru intervalul 2006-2010. 6.10.5.1 Simularea cu una sau dou variabile Atunci cnd se modific, pe coloan, o singur variabil, (n exemplul prezentat mai jos, rata inflaiei) se parcurg urmtorii pai (figura nr. 6.45): - se genereaz, pe coloan (n zona B10:B20) o serie de poteniale valori ale ratei inflaiei (ntre 5.00% i 10.00%); - cu o linie mai sus, n coloana urmtore se editeaz formula, funcia sau coninutul celulei folosit la simulare (G3); - din meniul Data se activeaz comanda Table; - n fereastra Table se precizeaz n zona Column input cell celula din zona datelor de intrare care conine variabila ce se modific ($B$8); - se activeaz butonul de comand OK. n fereastra 6.46 este prezentat rezultatul unei simulri folosind dou funcii (=FV() i PV()) care au n format aceleai argumente: rata dobnzii, numr de perioade i valoarea plii. Variabila utilizat este rata dobnzii ale crui valori se modific pe coloan.

139

Programe de calcul tabelar

. Figura 6.45 Simularea cu o variabil

. Figura 6.46 Simularea cu o variabil i mai multe formule Modificnd dou variabile paii pentru realizarea simulrii sunt (figurile 6.47 i 6.48): se genereaz, pe coloan (n zona B12:B23) o serie de poteniale valori ale ratei inflaiei (ntre 5.00% i 10.00%), iar pe linie (C11:G11) o serie de poteniale valori pentru rata de cretete a salariului(ntre 4.00% i 12.00%); n celula B11 (situat n colul stnga-sus a zonei de simulare cu dou variabile) se reediteaz formula, funcia sau coninutul celulei folosit la simulare (G4); se selecteaz zona de simulare (B11:G23); din meniul Data se activeaz comanda Table; n fereastra Table se precizeaz n zona Row input cell celula care conine variabila ce se modific pe linie (salariului - $B$7), iar n zona Column input cell celula din zona datelor de intrare care conine variabila ce se modific pe coloan (rata inflaiei $B$8); se activeaz butonul de comand OK.

Figura 6.47 Simularea cu dou variabile Formule

140

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public

Figura 6.48 Simularea cu dou variabile Rezultate Am optat pentru prezentarea att a formulelor ct i a rezultatelor obinute prin modificarea a dou variabile. Se observ c practic fiecare celul din tabela cu formule, conine funcia Table a crei argumente sunt celule n care au fost introduse variabilele care se modific. n plus, n tabela cu rezultate s-a forat plasarea ferestrei Table pentru a se observa care dintre variabile se modific pe coloan i care pe linie. Pe baza rezultatelor obinute se pot realiza analize, previziuni i prognoze care s permit stabilirea unei anumite strategii pentru conduita viitoare a utilizatorului care apeleaz la facilitile acestui tip de programe. Dup obinere, tabela nu poate fi modificat datele din celulele ei fiind stabilite pe baza altor date considerate date de intrare. 6.10.5.2 Simularea pe baz de diagrame Deoarece diagramele sunt construite pe baza datelor din foi de calcul, ele permit actualizarea acestora prin folosirea tehnicilor jocurilor de tip What if . Astfel, se pot realiza diferite scenarii n care rapid sunt estimate situaiile scontate de utilizator. n continuare este prezentat un exemplu n care, plecnd de la un grafic de tip Column 2D, realizat pe baza datelor din foaia de calcul ce conine valoarea veniturilor, cheltuielilor i a profitului de pe primele patru luni ale anului, se realizeaz un scenariu n care Excel trebuie s stabileasc valoarea cheltuielilor din luna martie astfel nct s se ajung la un anumit nivel al profitului. Concret ntrebarea este: Cu ct trebuie s se reduc cheltuielile (veniturile rmnnd aceleai), pentru ca profitul s ajung la o anumit valoare?. n figura 6.49 este prezentat foaia de calcul i graficul obinut pe baza datelor de start. Pentru a realiza o astfel de simulare, dup selectarea seriei de date pe care urmeaz s o aducem la o alt valoare, se folosete tehnica drag & drop i prin tragere n sus se stabilete valoarea int /scop. Deoarece profitul se obine pe baza unei formule, automat Excel activeaz instrumentul Goal Seek cernd precizarea: crei celule din formule s-i modifice valoarea pentru a ajunge la valoarea dorit a rezultatului. Dup acceptarea de ctre utilizator a soluiei gsite, Excel opereaz modificarea att a graficului ct i a foii de calcul.

Figura 6.49 Foaia de calcul i graficul Situaia rezultatelor

141

Programe de calcul tabelar Excel permite i realizarea de previziuni prin fixarea de linii de trend. Ca i n cazul simulrilor i liniile de trend se pot realiza doar pe grafice de tip 2D. Pentru aceasta se alege opiunea Add Trandline din meniul Chart care are ca efect deschiderea ferestrei cu acelai nume din care se alege tipul de trend dorit (figura 6.48)Pentru a realiza previziunea pe baza liniei de trend se alege eticheta Option care are ca efect deschiderea unei noi ferestre de unde prin opiunea Forecast/Forwart se poate fixa perioada viitoare de previziune a liniei de trend.

Figura 6.50 Realizarea liniilor de Trend

6. 11 Proiectarea i realizarea aplicaiilor n Excel

6.11.1 Etape n proiectarea aplicaiilor Problemele cu un anumit grad ridicat de complexitate presupun reunirea tuturor operaiunilor n cadrul aceluiai produs care la rndul lui poate avea n componen una sau mai multe foi de calcul sau chiar mai multe registre de lucru. Dei fiecare utilizator i poate proiecta, realiza i executa propriile aplicaii fr a fi impuse reguli rigide, pentru eficientizarea activitii de proiectare trebuie parcurse o serie de etape care privesc modelarea conceptual1. Astfel, n principal se parcurg trei etape: - analiza problemei i conceperea modelului; - construirea modelului n foaia /foile de calcul; - utilizarea modelului. Prima etap este o etap manual n cadrul creia se definesc datele cu care urmeaz s se opereze. Plecnd de la ceea ce se dorete a se obine (datele de ieire), se stabilesc datele de intrare i cele care pot fi obinute prin diverse calcule. Este foarte important stabilirea, n aceast etap, a tuturor datelor ce pot fi obinute prin calcule, deoarece pe de o parte se limiteaz datele de intrare la strictul necesar, iar pe de alt parte se asigur un maximum de suplee i siguran n exploatarea viitorului model. Toate aceste date vor fi organizate ntr-un tabel n care este prefigurat modelul ce se va obine folosind programul de calcul tabelar. Cea de a doua etap presupune construirea propriu-zis a modelului n registrul /registrele de lucru. La rndul ei aceast etap presupune:deschiderea unei sesiuni de lucru n programul de calcul tabelar folosit (n cazul de fa Excel);configurarea tabelului /tabelelor prin:introducerea antetelor de linii i coloane;formatarea celulelor, liniilor i coloanelor;introducerea n celulele prestabilite conform modelului manual, a formulelor i funciilor necesare.salvarea modelului, implicit ntr-un fiier .xls. Etapa a treia const n utilizarea propriu-zis a modelului prin:deschiderea unei sesiuni de lucru n programul de calcul tabelar folosit (aceast operaie este necesar numai dac
1

Reix, R., Informatique appliquee a la gestion. Les Editions Foucher, Paris, 1990, pp. 232-233

142

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public anterior a fost utilizat un alt produs program sau a avut loc startarea /restartarea sistemului de calcul); ncrcarea modelului, preluarea datelor de intrare i obinerea rezultatelor;salvarea i eventual tiprirea (total sau parial) fiierului rezultat;realizarea copiilor de siguran. Exemplificm acese etape pentru obinerea unei balane de verificare . Prima etap se concretizeaz n urmtoarea reprezentare tabelar (figura 6.51) Balana de verificare
Simb Cont Tip Cont Solduri iniiale Debit Credit Rulaje Debit Credit Total sume Debit Sid+rd Credit Sic+rc Solduri finale Debit Tsd-tsc Credit Tsc-tsd

Total

Figura 6.51 Balana de verificare modelul manual Dup cum se observ, n ultimele patru coloane sunt aplicate formule de calcul n care sunt folosite datele din primele coloane astfel: - Total sume debitoare = Sold iniial debitor + Rulaj debitor; - Total sume creditoare = Sold iniial creditor + Rulaj creditor; - Sold final debitor = Total sume debitoare Total sume creditoare (contul este de activ); - Sold final creditor = Total sume creditoare Total sume debitoare (contul este de pasiv); - Totaluri generale n coloanele de valori (). Rezultatul etapei a doua este prezentat n figura nr. 6.52 care conine modelul proiectat n foaia de calcul iar in figura 6.53 este prezentat rezultatul utilizrii modelului.

Figura 6.52. Balan de verificare model proiectat n foaia de calcul (formule)

Figura 6.53 Balan de verificare utilizarea modelului proiectat 6.11.2.1 Generarea i utilizarea macrocomenzilor Operaiile cu caracter repetitiv i de durat, care necesit mai multe cicluri de mouse sau comenzi pot fi realizate mai repede prin intermediul macrocomenzilor. n Excel generarea i executarea macrocomenzilor se realizeaz cu ajutorul comenzii Macro din meniul Tools. Exemplificm n continuare generarea unei macrocomenzi pentru obinerea balanei de verificare prezentat n paragraful anterior. Procedura de generare a macrocomenzii s-a realizat cu ajutorul opiunii Record New Macro, activat naintea
143

Programe de calcul tabelar configurrii foii de calcul. Dup ultima manevr, pentru ncheierea programului se activeaz opiunea Stop Recording. Ulterior pentru executarea, editarea sau tergerea unui astfel de program se folosete opiunea Macro selectnd din lista afiat numele dorit.

6.12 Salvarea registrelor de lucru

Salvarea registrului de lucru i implicit a foilor de calcul organizate n el este o operaie simpl asemntoare operaiei de salvare din oricare alt produs Microsoft. Se poate folosi fie pictograma Save din bara de instrumente Standard, fie opiunile Save sau Save As din meniul File. n ambele situaii n zona File Name trebuie specificat un nume, dac nu se dorete atribuirea numelui predefinit Book<n>. Implicit salvarea are loc n My Document, utilizatorul putnd alege orice unitate sau folder din cele existente sau ntr-unul care poate fi creat pe loc.

6.13 Imprimarea foilor de calcul i a diagramelor

Controlul operaiei de tiprire l are caseta de dialog Page Setup, activat din meniul File sau cu butonul de comand Setup din fereastra Print Preview. Dup cum se observ din figura 6.54, fereastra Page Setup este organizat pe patru cadre de pagin: Page, Margins, Header/Footer i Sheet.

Figura 6.54 Fereastra Page Setup Page Figura 6.55 Fereastra Page Setup - Margins Pagina Page, prin obiectele de control pe care le conine, permite n principal: stabilirea modului de orientare a textului n pagin: tip portret, pe direcie vertical (cu butonul Portait), sau tip peisaj, pe direcie orizontal (cu butonul Landscape). reducerea zonei de tiprit din foaia de calcul, la o scar care s permit ncadrarea ntruna sau mai multe pagini (cu butonul de opiune Fit to Page(s); aceast manevr va determina reducerea factorului de scar; vizualizarea sau modificarea factorului de scar (n caseta de incrementare /decrementare: Adjust to % normal size; aceast facilitate este foarte util pentru foile de calcul care depesc cu puin dimensiunile unei pagini; n cazul foilor de calcul mari, comprimarea duce la tiprirea unor texte ilizibile (n astfel de situaii este recomandat ajustarea numrului de pagini n Fit to page(s); n exemplul luat s-a forat cuprinderea ntr-o singur pagin a dou pagini; stabilirea formatului de pagin (n zona Paper size); stabilirea calitii tipririi (n zona Print Quality); precizarea numrului de pagin de la care va ncepe tiprirea (First page number). Cadrul de pagina Margins prezentat n figura nr.6.55 permite stabilirea marginilor paginii. Pentru toi parametrii unei pagini, Excel ofer valori implicite .

144

Tehnologii informaionale pentru Administraie Public Top i Bottom fixeaz distana ntre text i marginea de sus, respectiv de jos a paginii, iar Left i Right fixeaz distana dintre text i marginile laterale ale paginii. Header i Footer fixeaz poziia antetului, respectiv a subsolului de pagin faa de marginile hrtiei. Pe lng stabilirea propriu-zis a marginilor, n pagina Margins, prin casetele de validare Center On Page (Horizontally i Vertically) este posibil plasarea datelor de tiprit pe mijlocul paginii, centrate att pe orizontal ct i pe vertical. Pagina Header/Footer permite stabilirea antetului i /sau a subsolului de pagin. Aceste informaii se vor tiprii pe fiecare pagin obinut (figura 6.56). Cadrul de pagin Sheet (figura 6.57) este folosit pentru setarea elementelor din foaia de calcul care se vor tipri. n principal n aceast fereastr se stabilete ct din foaia de calcul se va tipri (Print area), care rnduri vor fi tiprite n marginea de sus a fiecrei pagini ( Rows to repeat at top), care coloane se vor repeta la stnga fiecrei pagini ( Colomns to repeat at left) etc. Prin butoanele din zone Page order se poate controla modul de tiprire atunci cnd datele sunt dispuse pe mai multe pagini. Implicit este butonul Down, then over care tiprete datele pagin cu pagin de sus n jos.

Figura 6.56 Fereastra Page Setup Header/Footer

Figura 6.57 Fereastra Page Setup Sheet

n cazul n care utilizatorul dorete tiprirea mai multor copii ale unei foi de calcul care conine mai multe pagini, Excel permite colaionarea lor. Pentru aceasta din fereastra Print (figura 6.58 ) se specific numrul de copii (n zona Number of copies) i se activeaz caseta de validare Collate. Tot n acest cadru de pagin n zona Print what sunt disponibile butoanele de opiuni: Selection pentru tiprirea zonei selectate; Active sheet(s) pentru tiprirea foii /foilor de calcul active; Entire workbook pentru tiprirea tuturor foilor din registrul de lucru curent. Pentru a controla numrul de pagini care se vor tipri se folosete zona Print range. Implicit sunt tiprite toate paginile (butonul All). Pentru a tipri un interval de pagini se indic n zonele From pagina de start i n zona To pagina de stop. Pagina curent se tiprete cnd este selectat butonul Page. Dup stabilirea opiunilor tiprirea propriu-zis poate fi lansat n mai multe moduri: - selectnd pictograma Print din bara de instrumente Standard; - selectnd butonul de comand OK din fereastra Print; - selectnd butonul Print din fereastra de previzualizare PrintPreview.

145

Programe de calcul tabelar

Figura 6.58 Fereastra Print

Figura 6.59 Fereastra Page Setup - Chart

O anumit particularitate apare la tiprirea unei diagrame salvat ntr-o foaie de tip Chart. n astfel de situaii este necesar, ca operaie premergtoare, previzualizarea graficului (opiunea Print Preview). Din aceast fereastr se selecteaz butonul de comand Setup din care se activeaz cadrul de pagin Chart (figura 6.60). Pentru tiprirea diagramei pe toat pagina se selecteaz butonul de opiuni Use Full Page. n cazul n care nu se dispune de o imprimant color se valideaz caseta Print in black and white. Exemple de teste gril
1.In Excel o foaie de calcul: a) [ ] este similara cu registrul de lucru b) [ ] se numete workbook c) [ ] poate conine doar date organizate in liste 2.Un registru de lucru din Excel: a) [ ] poate conine foi de calcul i grafice b) [ ] este similar noiunii de workseet c) [ ] se salveaz intr-un fiier cu extensia .xls d) [ ] conine maxim 3 foi de calcul 3.O baz de date EXCEL: a) [ ] este gestionata sub forma unei liste b) [ ] are structura (schema) alctuita din totalitatea nregistrrilor c) [ ] nu poate conine linii sau coloane libere d) [ ] prima linie din baza este destinata structurii bazei 4.Pentru realizarea de simulri ntr-un tabel cu o variabil: a) [ ] trebuie introduse valorile pentru variabile pe prima coloana(sau linie) b) [ ] trebuie sa existe o situaie iniial, de pornire, in realizarea simulrilor c) [ ] pot fi precizate maximum 120 valori d) [ ] trebuie definita o zona de criteriu pentru specificarea restriciilor 5. La copierea unei formule, actualizarea ei se face: a) [ ] daca s-au utilizat adrese relative b) [ ] daca s-au utilizat adrese absolute c) [ ] daca ea conine adrese absolute si relative d) [ ] daca s-au utilizat constante 6. n EXCEL: a) [ ] dup realizarea unui grafic se pot modifica seriile de date b) [ ] graficul de tip inel este asemntor diagramei de structura c) [ ] dup realizarea unui grafic nu se pot modifica seriile de date d) [ ] se pot realiza simulri daca graficul este tridimensional

146