Liviu Mihescu

SISTEME INFORMAIONALE I APLICAII INFORMATICE N ADMINISTRAREA AFACERILOR

Editura Universitii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009

Editura Universitii "Lucian Blaga" din Sibiu este acreditat CNCSIS Cod 177

Descrierea CIP a Bibliotecii Naionale a Romniei MIHESCU, LIVIU Sisteme informaionale i aplicaii informatice n administrarea afacerilor / Mihescu Liviu. Sibiu : Editura Universitii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009 Bibliogr. ISBN 978-973-739-778-2 004:336

CUPRINS

Capitolul 1 ..............................................................................................................................................................7 SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAIONAL ................................................................................7 1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE I CARACTERISTICI ............................................................................................7 1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC ...............................................................................................9 1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL CU MEDIUL DE AFACERI ................................................14 Capitolul 2 ............................................................................................................................................................18 SISTEMUL INFORMAIONAL .............................................................................................................................18 2.1 SISTEMUL INFORMAIONAL AL NTREPRINDERII .................................................................................18 2. 2 FUNCIILE SISTEMULUI INFORMAIONAL ............................................................................................22 2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAIONAL .................................................................................26

2.2.1 Datele i informaiile ...........................................................................................................27 2.2.2 Circuitele i fluxurile informaionale .................................................................................31 2.2.3 Procedurile informaionale ................................................................................................32 2.2.4 Mijloacele de tratare a informaiilor ..................................................................................33
2.3 RELAIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMAIONAL .................................................................33 2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMAIONALE .................................................................................................38

2.4.1 Sistemul informaional de procesare a tranzaciilor ......................................................38 2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou .............................................................39 2.4.3 Sisteme informaionale de management (SIM) .............................................................39 2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD) .................................................................39 2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (SSMS) ................................................40
2.5 CARENE ALE SISITEMULUI INFORMAIONAL ......................................................................................40 Capitolul 3 ............................................................................................................................................................42 SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA SISTEMULUI INFORMAIONAL ...........................................42 3.1 SISTEMUL INFORMATIC ............................................................................................................................42 3.2 ETAPELE DE EVOLUIE A SISTEMELOR INFORMATICE ......................................................................43 3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE ...............................................................................................45 3.4 FUNCIILE SISTEMULUI INFORMATIC ....................................................................................................47

3.4.1 Funcia de preluare a informaiei .....................................................................................48 3.4.2 Funcia de memorare i regsire a informaiei .............................................................48 3.4.3 Funcia de comunicare ......................................................................................................48 3.4.4 Funcia de prelucrare .........................................................................................................49 3.4.5 Funcia de ieire a informaiei...........................................................................................49
3.5 STRUCTURA GENERAL A SISTEMULUI INFORMAIONAL UTILIZAT N ADMINISTRAREA AFACERILOR ....................................................................................................................................................51

3.5.1 Componenta hardware a sistemului ................................................................................51 3.5.2 Unitile de intrare-ieire ale sistemului ..........................................................................52 3.5.3 Componenta software ........................................................................................................53 3.5.4 Componenta informaional ..............................................................................................55
Capitolul 4 ............................................................................................................................................................56 INFORMAIA - OBIECT AL PRELUCRRII ........................................................................................................56 4.1PRODUCIA DE INFORMAII ECONOMICE - CALITATEA ACESTORA ...............................................56 4.2 CATEGORII DE INFORMAII SUPORT PENTRU VALOAREA INFORMAIONAL ................................58 4.3 PROCESE INFORMAIONALE ..................................................................................................................59 4.4 FLUXUL VALORIC INFORMAIONAL ........................................................................................................64

4.4.1 Generarea, culegerea i transmiterea datelor ...............................................................64 4.4.2 Gestiunea datelor ...............................................................................................................64 4.4.3 Analiza i interpretarea datelor.........................................................................................65 4.4.4 Modelarea i sistemele de asistare a deciziei ...............................................................65
Capitolul 5 ............................................................................................................................................................66 FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE I DE COMUNICAIE ...................66 5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZ DE DATE ......................................................................................66 5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ......................................................................................70

5.3 FUNCIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ...........................................................75 Capitolul 6 ............................................................................................................................................................78 DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE ................................................................................................78 6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR I COMUNICAIILOR ASUPRA NOII ECONOMII- .................................78 6.2. PRINCIPALELE TENDINE N CONCEPEREA I FUNCIONAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL N ADMINISTRAREA AFACERILOR .....................................................................................................................79

6.2.1. Dematerializarea i dezintermedierea informaiilor ......................................................79 6.2.2. Informatizarea sarcinilor de munc i a pregtirii personalului ..................................80 6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informaional............................................................81 6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunicaii bazate pe Internet i Intranet .......................81 6.2.5. Expansiunea comerului electronic .................................................................................82 6.2.6. Scrutarea informaional ..................................................................................................82 6.2.7. Conturarea ntreprinderii virtuale ....................................................................................83 6.2.8. Cristalizarea managementului informaional .................................................................84
6.3 TEHNOLOGIILE INFORMAIEI I COMUNICRII I AVANTAJUL COMPETITIV ...................................86 Capitolul 7 ............................................................................................................................................................89 VULNERABILITI ALE ECONOMIEI DIGITALE ...............................................................................................89 7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII .................................................................................................89 7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE ...............................................................................................91

7.2.1 Vulnerabilitatea digital .....................................................................................................94 7.2.2 Lipsa sau ntrzierea constituirii coninutului digital ......................................................94 7.2.3 Folosirea advers a informaiei i violarea intimitii ....................................................95 7.2.4 Lrgirea prpstiei digitale ................................................................................................95 7.2.5 Evoluia insuficient spre societatea informaiei ............................................................96
7.3 NECESITATEA PROTEJRII INFORMAIILOR .......................................................................................97

7.3.1 Importana economic a securitii informaiilor ............................................................97 7.3.2 Mediul securitii informaiilor ...........................................................................................98 7.3.3 Rolul securitii informaiilor ..............................................................................................99 7.3.4 Identificarea informaiilor ce trebuie protejate ..............................................................100
Capitolul 8 ..........................................................................................................................................................104 CRETEREA EFICIENEI ADMINISTRRII AFACERII ...................................................................................104 8.1 RAIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL ...............................................................................104 8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE I RAIONALIZARE A SISTEMULUI INFORMAIONAL .........................106 8.3 ETAPELE REPROIECTRII SISTEMULUI INFORMAIONAL-MANAGERIAL .......................................109

8.3.1. Consideraii preliminare ..................................................................................................109 8.3.2. Declanarea studiului de reproiectare .........................................................................109 8.3.3. Identificarea elementelor informaionale ale domeniului investigat .........................112 8.3.4. Analiza critic a sistemului informaional .....................................................................113 8.3.5. Reproiectarea sistemului informaional........................................................................113 8.3.6. Implementarea perfecionrilor informaionale ...........................................................115 8.3.7. Evaluarea funcionrii sistemului informaional ..........................................................116
8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR ...................................................................................................................116 8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR INFORMAIONALE ............................121 8.6 UTILIZAREA STRATEGIC A TEHNOLOGIILOR INFORMAIONALE ...................................................123

8.6.1 Ipostaze n utilizarea tehnologiilor informaionale .......................................................125 8.6.2 Etapele dezvoltrii tehnologiilor informaionale ...........................................................126 8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru obinerea avantajelor competitive.......127
8.7 TENDINE ALE SISTEMELOR INFORMAIONALE ................................................................................131 8.8 TENDINE N ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL ............................................................133 8.9 MBUNTIREA ADMINISTRRII SISTEMELOR INFORMAIONALE ................................................137 Capitolul 9 ..........................................................................................................................................................140 APLICAII FOLOSITE N ADMINISTRAREA AFACERILOR ...........................................................................140 9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE ...............................................................................................................140

9.1.1 Utilizarea codului de bare n domeniul produciei ......................................................140 9.1.2 Utilizarea codului de bare n transportul de mrfuri .....................................................140 9.1.3 Utilizarea codului de bare n domeniul distribuiei .......................................................142 9.1.4 Utilizarea codului de bare n domeniul schimbului electronic de informaii .............144 4

9.2 SISTEMUL QM - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZ A DATELOR ...........................................................144

9.2.1. Prezentarea general a pachetului QM .......................................................................145 9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM ........................................................................................149
BIBLIOGRAFIE ...................................................................................................................................................152

Capitolul 1 SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAIONAL

1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE I CARACTERISTICI

Sistemul este un ansamblu de elemente interdependente formnd un tot organizat care interacioneaz pentru realizarea unui scop determinat. Sistemul este un ansamblu de elemente materiale sau nemateriale, format n general din echipamente, metode, tehnici, procedee, modele i personal utilizate interdependent prin intermediul unor procese ce asigur transformarea unor elemente de intrare n elemente de ieire prin intermediul unui mecanism specific i al unui sistem de control. n pofida numeroaselor caracteristici generale, sistemele nu sunt identice ntre ele. Dei sunt formate dintr-o mulime de elemente aflate n interaciune, toate se comport unitar i integral n relaiile lor cu mediul, diferitele sisteme se deosebesc foarte mult ntre ele. n teoria sistemelor se afirm c, n funcie de mulimea elementelor, de relaiile cu mediul, de factorul timp, de coeficientul de complexitate i de natura relaiilor dintre mrimile de intrare i cele de ieire, sistemele pot fi finite sau infinite, nchise sau deschise, statice sau dinamice, simple sau complexe, determinate sau probabilistice, liniare sau neliniare etc. (Grunberg, 1977). Prin intermediul teoriei sistemelor se poate distinge un sistem de altele, se pot studia ordinea, organizarea i complexitatea, l putem recunoate ca simplu sau complex, determinist sau probabilist, liniar sau neliniar .a.m.d., dar ntotdeauna va rmne ceva care nu poate fi formalizat i care reprezint tocmai particularitatea i individualitatea sistemului respectiv - cu att mai evident, cu ct sistemul este mai complex. n acest sens, L.A. Zadeh (1973) evideniaz faptul c posibilitatea descrierii exacte a unui sistem scade odat cu creterea complexitii, pn la un nivel dincolo de care precizia i relevana se exclud reciproc. Orict de independent ar fi un sistem, n realitate nu poate fi vorba dect de o independen relativ, deoarece el este integrat, mpreun cu celelalte sisteme, cu care se afl n interaciune, ntr-un sistem mai mare. Dar, un element nu aparine unui singur sistem, ci mai multor sisteme. Astfel, sistemele se ntreptrund foarte mult, graniele dintre ele se estompeaz i devin mai vagi. L.A. Zadeh (1965) vorbete despre sisteme vagi, care sunt formate din elemente ce nu le aparin n totalitate, deoarece ntre apartenena i neapartenena unui element la un sistem apar o serie de situaii intermediare, numite grade de apartenen. Notnd cu l apartenena i cu 0 non-apartenena elementului x la mulimea X, atunci, n cazul mulimilor clasice, funcia de apartenen f este f: X(0-1), adic de 0 sau l, iar n cazul sistemelor vagi, f: X(0,1), adic ntre 0 i 1 apare o infinitate de stri posibile. n realitate, aa cum nu exist dect sisteme deschise, care ntrein un anumit schimb de substan, de energie sau de informaie cu mediul n care se afl, tot aa nu exist dect sisteme vagi ale cror elemente aparin n acelai timp mai multor sisteme. Teoria sistemelor studiaz elementele n cadrul sistemului din care fac parte. Dac ns fiecare sistem este un subsistem i fiecare subsistem poate face parte din mai multe sisteme, atunci devine necesar o abordare mult mai larg, interdisciplinar. Organizarea sistemelor a dus la generarea altor sisteme, din ce n ce mai complicate i mai diverse, diversitatea nefiind provocat de substana i energia din care sunt constituite, ci de modul cum sunt organizate. Organizarea este cea care conduce la diversitatea lumii n care trim. 7

Problema organizrii i autoorganizrii a fost pus de W.R. Ashby (1947). Prin autoorganizare se realizeaz o anumit interaciune cu mediul, o flexibilitate a structurilor sale, generatoare de mbuntiri ale sistemului, concomitent cu asigurarea integritii i identitii sistemului. Orice sistem organizat se caracterizeaz prin: intrri, ieiri, structur i stare (Fig. 1.1 Reprezentarea unui sistem).

xi ,i=1,n INTRRI

SISTEM CONDUS

yj, j=1,m IEIRI

Figura nr. 1.1 Reprezentarea unui sistem Intrrile (xi) n sistem reprezint influena pe care mediul o exercit asupra unei componente (un subsistem) de sistemul de dimensiuni mai mari. Ieirile (yj) din sistem reprezint influena pe care sistemul respectiv o exercit asupra mediului n care exist ca subsistem. Structura sistemului reprezint modul cum sistemul respectiv este organizat i cum funcioneaz pentru realizarea scopului determinat y=f(x1, , xn). Starea sistemului reprezint gradul de organizare a sistemului respectiv la un moment dat. Starea i dinamica unui sistem pot fi studiate i cunoscute n orice moment prin intermediul legturilor informaionale din interiorul i exteriorul sistemului respectiv. Prin particularizarea acestor caracteristici din definiia general i abstract de sistem se desprind diferite sensuri concrete, specifice, care se ntlnesc n toate domeniile de activitate (ca de exemplu: sistemul economic, sistemul informaional, sistemul informatic, sistem de calcul etc.). Sistemul economic definete componente i ansambluri economice. Orice ntreprindere economic, orice ramur a economiei naionale sunt sisteme economice. nsi economia naional sau economia mondial, vzute la nivel global, se comport ca sisteme complexe (macrosisteme). Sistemul economic ca noiune concret de sistem, reprezint o component (un subsistem) a unui sistem mai mare (macrosistem) cum este considerat sistemul economico-social. Din punct de vedere al structurii i al complexitii funciilor pe care le realizeaz, sistemele economice pot fi grupate n sisteme simple i sisteme complexe sau macrosisteme. Un sistem economic complex reunete, ntr-o structur ierarhic, un ansamblu de elemente considerate subsisteme cu legturi reciproce. Un sistem economic complex se caracterizeaz prin: existena unor componente separabile pentru care se pot stabili scopuri funcionale distincte, dar subordonate scopului ntregului sistem; existena unor legturi funcionale interioare, tehnico-economice (materiale, informaionale, energetice etc.) ntre diferite componente ale sistemului, precum i a unor legturi cu exteriorul (cu alte sisteme); prezena n sistemul economic a oamenilor, a mainilor i a mediului nconjurtor, prin care se asigur funcionarea sistemului. Noiunea de sistem economic desemneaz un ansamblu de elemente independente, prin intermediul crora se realizeaz obiectul de activitate al unei entiti economice. Dac o entitate economic este privit i analizat independent de structurile ierarhice superioare, din care face parte, atunci i se confer atributul de sistem. Dac ns aceeai entitate este privit n raport cu nivelul ierarhic superior ca fiind component a acestuia, atunci ea este definit ca 8

subsistem, iar structura ierarhic din care face parte este definit ca un macrosistem. Rezult c noiunea de sistem este relativ, iar utilizarea ei n analizele economice este contextual.

1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC

Organismul asupra cruia se rsfrng atribuiile sistemelor economice, pot s fie de orice dimensiune, agent economic, economia unei ri etc. Instituia este o formaie special economic complex, ca exemplu: o mare firm sau un minister. Atunci, societatea trebuie privit ca i materia n fizic. n acest caz molecula devine instituia, iar n interiorul ei atomul este organizaia. Prezentm n continuare atomii. Organizaia este o formaie constituit din oamenii unitii n vederea ndeplinirii anumitor funcii social-economice determinate. Unitatea reprezint un element al sistemului economic ce nu se mai poate descompune, comportndu-se cu regularitate determinat i rspunde conform unor reguli la impulsurile primite. Funcionarea sistemului cibernetico-economic const n faptul c n fiecare perioad primete un input i emite un output, modificndu-i n timp starea intern. Inputuri-le i outputuri-le pot fi numite fluxuri. Pe baza analizei fluxului de ieire, organul de decizie verific modul n care sunt realizate obiectivele i sarcinile stabilit, iar n condiiile n care apar abateri, adopt msuri de reglare sau autoreglare n baza legii conexiunii inverse. Un sistem cibernetic i autoregleaz intrrile n funcie de scopul i obiectivele pentru care a fost conceput s funcioneze prin intermediul unei bucle de control - feedback1-. Aceast bucl const n fluxuri fizice de produse asociate cu fluxuri de informaie. Bucla de feedback asigur realizarea funciilor de autoreglare i de comportament dinamic al sistemelor. Dinamica acestui tip de sistem este determinat tocmai de ncercarea sa de a se autocontrola n faa perturbaiilor externe. Prin structura unui sistem cu bucl se au n vedere: modul n care fluxurile sale de materiale i/sau informaionale sunt interconectate; modul n care aceste fluxuri sunt modificate sau transformate n factori de ntrziere; reguli de decizie ncorporate n buclele feedback. Practic orice sistem economic este un sistem cibernetic cu bucl. Pentru a funciona, o bucl feedback presupune existena a 2 factori: nregistrarea unei diferene ntre o valoare dorit i una real; o politic / o strategie care specific aciunile necesare pentru a corecta aceste diferene. Sistemul cibernetico-economic este un sistem complex care poate fi reprezentat ca n Figura 1.2 i asigur transformarea unor fluxuri de intrare n fluxuri de ieire prin raportarea la obiectivele programate i o eventual corectare a diferenelor nregistrate pe bucl.

Ctoiu I., Orzan Gh., Raiu-Suciu C., Modelarea cibernetico-matematic a cererii de mrfuri a populaiei n volumul Cibernetica Aplicat. Ed. Academiei, 1988

Sistem de conducere

xi ,i=1,n INTRRI

SISTEM CONDUS

yj,j=1,m IEIRI

Figura nr.1 1.2 Reprezentarea unui sistem cu bucl feedback Un sistem poate fi controlat printr-un printr un alt sistem de nivel superior, numit sistem de conducere care are la baz anumite obiective determinate de specificul domeniului, cadrul legislativ n materie i cerinele strategice ale entitii economice. Rezult c sunt fixate obiective clare i directe pentru procesul de decizie, ce trebuie ndeplinite prin interaciunea dintre sistemul de conducere i cel executiv. Sistemul de management al firmei este un ansamblu de elemente cu caracter decizional, informaional, operaional i metodologic, ntre care exist relaii de cauzalitate i care acioneaz interdependent n scopul asigurrii proceselor i relaiilor de conducere nducere la nivelul unei organizaii. Acesta se constituie ca un ansamblu de componente care faciliteaz exercitarea proceselor manageriale, n scopul eficientizrii muncii factorilor de decizie.

Figura nr. 1.3 1. Sistemul de management al firmei Firma, ca sistem, are mai multe caracteristici i anume: 1. sistem foarte complex, deoarece reunete resurse umane, materiale, financiare, ntre care se stabilesc multiple i profunde legturi, precum i particulariti specifice proceselor de producie; 2. sistem socio-economic, deoarece aici are loc combinarea factorilor de producie n cadrul unor procese generatoare de bunuri materiale; 3. sistem tehnico-material, deoarece ntre mijloacele de munc, materiile prime i materialele utilizate se creeaz anumite conexiuni; exiuni;

10

4. sistem organizatoric-administrativ, deoarece ntreprinderea reprezint o unitate organizat, care la nfiinare capt statut de persoana juridic, capt o denumire, are un sediu, dispune de capital etc.; 5. sistem dinamic, organic adaptiv, deoarece se adapteaz permanent la schimbrile macrosistemelor din care face parte, ct i la cerinele generate de dinamica elementelor ncorporate; 6. sistem autoreglabil, deoarece firma are capacitatea, oferit de autonomia sa funcional, s-i autoregleze activitatea, pe baza informaiilor culese, care prelucrate adecvat se transforma n decizii ulterioare; 7. sistem deschis, deoarece firma se afl n interaciune permanent cu celelalte elemente ale sistemului cruia i aparine. Firma ca sistem este format din urmtoarele subsisteme: subsistemul condus, care se caracterizeaz printr-o anumit capacitate de producie, nivel i o anumit stare; subsistemul conductor, reprezentat de manager a crui activitate are la baz informaiile; subsistemul informaional, care conecteaz subsistemul condus i conductor i asigur informaii despre nivelul sistemului. Rezult c firma este un sistem economic complex, reglabil, a crui stare de funcionare variaz n timp. Rolul managerului este de a sesiza legturile dintre elementele componente, factorii perturbatori care l influeneaz i s ia decizii pentru creterea eficienei funcionrii sistemului. n analiza structurii organizatorice i funcionale a unui sistem economic complex, se disting trei subsisteme (Fig. 1.4 Subsistemele ntreprinderii): 1. subsistemul de conducere; 2. subsistemul operativ sau operaional; 3. subsistemul informaional. Subsistemul de conducere (decizional) este format din ansamblul de specialiti care, cu ajutorul unor metode i tehnici specifice, urmresc i controleaz funcionarea sistemului executiv, a ntregului sistem complex n scopul ndeplinirii obiectivelor stabilite.
ntreprinderea ca sistem

Flux informaional

Decizii

Informaii

Subsistemul informaional Fluxuri materiale i financiare

Decizii
Subsistemul operaional

Date

Figura nr. 1.4 Subsistemele ntreprinderii

11

MEDIUL EXTERIOR

Subsistemul de conducere

Subsistemul de conducere reprezint ansamblul intercorelat al deciziilor adoptate i aplicate ntr-o organizaie, structurate corespunztor sistemului de obiective i configuraiei ierarhiei manageriale, n scopul desfurrii proceselor de management Subsistemul operativ sau operaional reprezint ansamblul de resurse umane, materiale i financiare precum i ntregul ansamblu organizatoric, tehnic i funcional, care asigur realizarea efectiv a obiectivelor stabilite prin deciziile transmise de sistemul de conducere. Subsistemul operativ sau operaional reprezint ansamblul de elemente care acioneaz intercorelat, pentru a asigura cadrul, combinarea, divizarea i funcionalitatea proceselor de munc, necesare realizrii obiectivelor stabilite de ctre organizaie. Astfel, cei care vor s coopereze, vor lucra mai eficient dac vor cunoate ce trebuie s fac, ce activiti le revin i care este rolul lor n raport cu ceilali."1 La nivelul subsistemului operaional (n cadrul cruia se desfoar procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) are loc operaiunea de culegere a datelor, care apoi sunt transmise subsistemului informaional (flux ascendent) n vederea stocrii i prelucrrii datelor necesare obinerii informaiilor utile n vederea fundamentrii deciziilor la nivelul subsistemului decizional (de conducere). Subsistemul informaional joac un dublu rol: pe de o parte asigur toate informaiile necesare lurii deciziilor pe toate nivelele de responsabilitate, conducere i control, iar pe de alt parte asigur cile de comunicare ntre celelalte subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de execuie prin subsistemul informaional (flux descendent). Subsistemul informaional cuprinde ansamblul informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, precum i totalitatea mijloacelor sistemului de conducere i decizie2. Prin sistemul informaional se asigur legtura permanent i necesar ntre sistemul de conducere i sistemul condus n dublu sens: prin prelucrarea i transmiterea deciziilor de la sistemul de conducere ctre sistemul condus; prin nregistrarea, prelucrarea i transmiterea informaiilor privind starea i dinamica sistemului condus, de la acesta ctre sistemul de conducere. Subsistemul informaional reprezint un ansamblu de componente, care acioneaz n baza unor relaii de cauzalitate, n vederea culegerii, prelucrrii i transmiterii datelor i a informaiilor, necesare la nivel decizional i operaional. El este considerat acea parte a realitii, constituit din date i informaii organizate i structurate, din evenimente care au un efect asupra acestora i din actori care acioneaz n baza lor, sau pornind de la ele utiliznd tehnologia informaiei, n scopul atingerii unor obiective. Un sistem economic este un sistem viabil. Toate fluxurile de resurse (materiale sau informaionale) dintr-un sistem economic, au la baz desfurarea unor activiti umane, implicnd, pe de o parte, o succesiune de procese i fluxuri informaionale, iar pe de alt parte, conducnd la generarea permanent de noi informaii i fluxuri informaionale. Procesul intern este acela ce are loc n interiorul unitii i care transform input-ul n output, modificndu-se i starea intern a sistemului. Starea unitii poate fi caracterizat de stocul din depozit, dar i de informaiile acumulate n birouri i servicii. Unitile fiind legate ntre ele prin fluxuri de input i output, compun un sistem. Procesele unui sistem economic sunt de dou tipuri: reale i de reglare. Procesele reale sunt procese materiale i fizice, intrnd: producia, circulaia i consumul.
1 2

Harold Koontz:, Essentials of management, 1990, McGraw-Hill, New York Russu C. Management, concepte. metode, tehnici, Ed. Expert, Bucureti 1995,.

12

Procesele de reglare sunt procese intelectuale, aici intrnd: observarea, transmiterea informaiei, prelucrarea acesteia, pregtirea deciziei i decizia. n baza celor prezentate se poate vorbi de dou subcategorii de procese, anume: procese reale interne, ca: producia i consumul; procese de reglare interne, ca: prelucrarea informaiei, pregtirea deciziei i decizia. Pe baza celor enunate mai sus, unitile economice (firmele) se pot ncadra n dou categorii: uniti reale n care au loc exclusiv procesul real intern; uniti de reglare n care au loc exclusiv procesul de reglare intern. Transformrile ce au loc n sistemul economic i ansamblul funciilor de reacie ale unitilor, legate ntre ele, sunt descrise prin dou sisteme de funcii de reacie, anume: sisteme funcie de reacie a sferei de reglare, sisteme funcie de reacie a sferei reale. Astfel, sistemul informaional (economic) este mijlocul de comand i control prin care sistemul de conducere i exercit funciile asupra sistemului executiv. n cadrul sistemului economic, fluxurile i circuitele informaionale se integreaz organic cu celelalte fluxuri i circuite ale resurselor, astfel c informaiile constituie un adevrat liant informaional, care ntreine aceste fluxuri i circuite informaionale i permite celorlalte sisteme ale resurselor s funcioneze ca un sistem integrat. Sistemul informaional i ndeplinete acest rol prin: asigurarea informaiilor necesare fiecruia dintre sistemele de resurse precum i a sistemului integrat al resurselor; stabilirea modalitilor de achiziionare a datelor necesare sistemelor de resurse; meninerea coleciilor (fiierele i bazele de date), centralizate, la nivelul cerinelor impuse de luarea deciziilor n sistemele de resurse; genereaz informaiile de ieire prin reflectarea funcionrii tuturor sistemelor de resurse, inclusiv a sistemului informaional nsui. Deciziile, la rndul lor, pot viza perioade de timp mai lungi (decizii strategice) sau mai scurte (decizii tactice). De aici putem concluziona faptul c subsistemul decizional necesit informaii specifice necesare fundamentrii pe de o parte a deciziilor strategice iar pe de alt parte a deciziilor tactice. Subsistemul informaional se interpune ntre subsistemul decizional i cel operaional, avnd drept scop asigurarea informaiilor necesare stafului managerial, reprezentnd n acelai timp un mijloc de comunicare ntre celelalte dou subsisteme. El nu trebuie vzut doar ca o interfa ntre subsistemul operaional i subsistemul de conducere, ci ca element de legtur al mediului intern al ntreprinderii cu cel exterior acesteia (economic, financiar, bancar). Scopul principal al sistemului informaional este de a furniza fiecrui utilizator, n funcie de responsabilitile i atribuiile sale, toate informaiile necesare. Majoritatea metodelor de concepere a sistemelor informatice pornesc de la definirea nevoilor informaionale ale viitorilor utilizatori. Datorit dificultii identificrii complete a acestor cerine informaionale i datorit necesitii anticiprii unor cerine informaionale avnd un orizont de timp mai ndeprtata, se opteaz pentru culegerea, stocarea i prelucrarea ansamblului datelor reflectnd starea i evoluia sistemului condus. Aspectul organizaional al ntreprinderii rmne pe un plan secund, el fiind abordat mai degrab n procesul definirii prelucrrilor dect n procesul identificrii i structurrii datelor.

13

1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL CU MEDIUL DE AFACERI

Mediul de afaceri se afl ntr-o continu schimbare. Astzi, companiile trebuie s fac fa unor noi provocri. Succesul lor depinde de abilitatea de a opera la nivel global. Acest aspect rezid din amplificarea n volum i structur a schimburilor comerciale. Sistemele informaionale furnizeaz potenialul analitic i cel de comunicare de care au nevoie firmele pentru a-i administra afacerile la scar global. Desfurarea i controlul operaiunilor n form multinaional necesit comunicarea cu furnizorii i distribuitorii 24 de ore din 24, ntre diferite localiti de pe glob. Globalizarea economiei i tehnologia informaiilor au determinat o intensificare a competiiei pe pieele internaionale. In acest nou cadru, firmele nu mai sunt avantajate de existena pieelor protejate, ci trebuie s fac fa concurenei deschise. Informaia, n acest caz, joac un rol strategic pentru succesul afacerilor. Dezvoltarea social i diviziunea muncii se afl ntr-o relaie nemijlocit. Trecerea societii dintr-o etap n alta este asociat cu perfecionarea diviziunii muncii. Alvin Toffler n Al treilea val", definete valurile" ca fiind marile transformri sociale care au direcionat evoluia omenirii pn n prezent. Primul val a fost cel ce a caracterizat trecerea de la viaa nomad a omului primitiv la agricultur, cnd, datorit opririi din peregrinare, i-a putut organiza superior viaa, edificnd locuine i cultivnd pmntul. Al doilea val s-a datorat trecerii de la agricultur i meteuguri la industriile mecanice, spre finele secolului al XVIII-lea. Felul de via al omului s-a schimbat radical o dat cu aceast mutaie. Condiiile de munc s-au mbuntit, cerinele culturale au sporit i s-a atins un nivel superior de productivitate i, implicit, de via. Cel de-al treilea val este marcat de impunerea informaiei ca resurs fundamental de via a omului i se petrece n zilele noastre, n cazul acestei mutaii, informaia pune n micare att tehnologiile pentru transformrile fizice necesare societii, ct i managementul. Vitezele de lucru, ca i calitatea lucrrilor cresc considerabil. Cerinele intelectuale sunt acum cele mai pregnante. Simbolurile i modelele devin eseniale la acest stadiu al dezvoltrii. Comportamentul individului este supralicitat. Totul pornete de la om i se propag printr-o tehnologie rapid spre el nsui. Aceasta poate s-l afecteze mult mai profund dect n cadrul celui de-al 2-lea val. Pregtirea omului pentru a face fa impetuozitii informaionale, precum i rspunderile sale se acutizeaz. Cel mai mult este influenat de ctre al 3-lea val activitatea de conducere. Informaia este materia prim" a managementului. Exerciiile de responsabilitate accentuat sunt cantonate n cea mai mare parte n aceast zon a activitii umane. Productivitatea managementului trebuie s fie compatibil cu cea a tehnologiilor de transformare fizic. Relaia dintre productivitate i calitate, pe de o parte, i diviziunea muncii, pe de alt parte, fiind evident, se impune o perfecionare a calitii i productivitii managementului, n acest sens, precursorii tiinei managementului au intuit cerinele evoluiei i au fcut primele demersuri comunicaionale pe care trebuie s le cunoatem i, mai ales, a cror evoluie trebuie ntreinut n continuare. O alt influent major vizeaz mediul intern al organizaiei, inclusiv managementul acesteia, n varianta clasic, firmele de afaceri dispun de o structur ierarhic, cu un grad ridicat de centralizare, i folosesc un set de proceduri de operare standard pentru a realiza o producie de mas. Noua abordare a organizrii i conducerii firmelor de afaceri se caracterizeaz prin aplatizarea ierarhiei sistemului de conducere, prin descentralizare i creterea flexibilitii organizaiei de a se adapta la schimbrile care 14

apar n mediul de afaceri. Pentru a putea implementa ntr-o organizaie aceast nou abordare, este necesar s se utilizeze pe scar larg tehnologia informaiilor. Studiul sistemelor informaionale are un caracter multidisciplinar i cuprinde dou modaliti de abordare - una tehnic i una comportamental. Abordarea tehnic se bazeaz pe urmtoarele discipline: management tiinific, tiina calculatoarelor i cercetri operaionale. Abordarea comportamental se bazeaz pe psihologie, sociologie i tiinele politice. tiina calculatoarelor se concentreaz asupra teoriei calculatoarelor, asupra metodelor de calcul i a metodelor de stocare i de accesare a datelor. Managementul tiinific pune accentul pe dezvoltarea de modele pentru adoptarea deciziilor manageriale i pe alte practici specifice managementului organizaiei. Cercetrile operaionale atribuie, prin tehnicile matematice destinate optimizrii parametrilor selectai de organizaie, cum sunt controlul stocurilor, optimizarea cheltuielilor de transport i costul tranzaciilor, o valoare adugat organizaiei, prin utilizarea ct mai eficient a resurselor disponibile. Majoritatea problemelor comportamentale dintr-o organizaie nu poate fi exprimat folosind modele normative. Sociologii se concentreaz asupra impactului sistemelor informaionale asupra grupurilor, organizaiilor i societii n ansamblu. Specialitii n domeniul tiinelor politice investigheaz impactul politic al utilizrii sistemelor informaionale. Psihologii sunt preocupai de reacia individual a personalului angajat fa de sistemul informaional i de modelele cognitive ale raionamentului uman. n aceast nou er a competiiei economice, n care firmele ncearc s se redescopere, abund oportunitile i ameninrile. Fuziunea dintre domeniile informaticii, telecomunicaiilor, publicisticii i divertismentului, precum i extinderea universal a Internetului i a altor componente ale comerului electronic prezint avantaje strategice i ameninri pentru orice firm. Managerii firmelor sunt nerbdtori s utilizeze ct mai rapid aceast puternic combinaie dintre unitatea de afaceri, firm, industrie i infrastructurile publice. Totui, multe firme fac eforturi financiare mari n vederea investirii n tehnologia informaional, ncercnd s aleag varianta optim din multitudinea de variante tehnice i economice i cutnd s realizeze un echilibru optim al posibilitilor la nivelurile firmei i unitii de afaceri. Totodat, managerii trebuie s contientizeze modul n care infrastructura informaional a firmei se intersecteaz cu infrastructurile publice i cu infrastructura noii industrii care apare - cea a Internetului i comerului electronic. Dac n trecut existau doar cteva infrastructuri limitate care furnizau ci de acces spre clieni, astzi acestea sunt mult mai multe. n secolul XXI, cnd cash-flow-ul firmelor este din ce n ce mai des prezent online, deciziile pe termen lung privind investiiile n infrastructura informaional vor diferenia capacitile competitive ale firmelor. Oportunitile oferite de noile infrastructuri electronice vor face posibil verificarea multor procese de luare a deciziilor organizaionale. Personalul angajat va reprezenta n continuare investiia cea mai important a unei firme, ns infrastructura cu care aceasta va opera va fi electronic. De asemenea, odat cu creterea importanei noii infrastructuri electronice se va observa i o scdere a importanei bunurilor fizice i a amplasrii acestora. Deja, se observ c tehnologia informaional este de importan major pentru toate organizaiile moderne, att n desfurarea afacerilor pe cale electronic (comer electronic), ct i n ceea ce privete contactul cu clienii, cu furnizorii, sau cu partenerii strategici. Tehnologia informaional reprezint investiia total a unei firme n tehnic de calcul, comunicaii, respectiv hardware, software, telecomunicaii, suporturile de stocare a datelor, ct i n personalul care furnizeaz aceste servicii. Ea include investiiile n tehnologie informaional implementat att de personalul de specialitate din interiorul firmei, ct i de ali furnizori de servicii din exteriorul firmei, specialiti n domeniu. Valoarea total a acestor investiii reprezint portofoliul tehnologiei informaionale, care trebuie coordonat la fel ca un portofoliu financiar, punnd n balan 15

riscurile i ctigurile pentru alegerea variantei optime, care s concorde cu obiectivele i cu strategia firmei n ceea ce privete clienii i acionarii. Portofoliul tehnologiei informaionale este determinat de infrastructura tehnologiei informaionale existent n firm, infrastructur care se afl n strns legtur cu: (a) infrastructurile diferitelor ramuri industriale (cum ar fi sistemele de pli ale bncilor, sistemele de rezervare la liniile aeriene) i cu (b) infrastructurile publice (cum ar fi furnizorii de servicii Internet i telecomunicaii). mpreun, aceste infrastructuri permit firmelor s-i desfoare activitatea, ajutndu-le s contacteze clienii i furnizorii, i ofer guvernelor ci eficiente din punct de vedere al costurilor de a furniza servicii populaiei. Aceste tehnologii constituie baza pentru noi forme organizaionale, noi produse, noi piee i pentru diverse schimbri n cadrul profesiilor. Combinarea infrastructurii tehnologiei informaionale interne a unei firme cu infrastructurile publice externe determin apariia noii infrastructuri. Noua infrastructur, mpreun cu tehnologia informaional, necesar pentru desfurarea eficient a activitilor firmei, constituie portofoliul tehnologiei informaionale. ntregul portofoliu al tehnologiei informaionale trebuie coordonat de un management format din specialiti att n domeniul economic, ct i n cel tehnic. n multe organizaii, cea mai mare pondere o dein cheltuielile cu tehnologia informaional. n multe firme moderne o mare proporie din capital se regsete chiar n tehnologia informaional, aceasta genernd profit la nivelul ntregii economii. Analiznd aceast situaie, este clar c managerii nu-i pot permite s renune la personalul cu pregtire tehnic. Toi managerii trebuie s dein cunotine bine dezvoltate, pentru a putea trata cu ncredere i competen probleme legate de tehnologia informaional, n aa fel nct alegerile fcute s in seama de aspectele strategice, tehnice, competitive, financiare i organizaionale. Majorarea n fiecare an a investiiilor n tehnologia informaional poate explica creterea continu a resurselor firmei. n multe firme, aceast cretere este nsoit i de reducerea costurilor cu fora de munc, fapt pentru care investiiile n tehnologia informaional atrag atenia tuturor managerilor de ntreprinderi. Instituiile din sectorul financiar i al serviciilor depind cel mai mult de tehnologia informaional, fiind urmate de cele din sectorul productiv. n ramura serviciilor, tehnologia informaional st la baza desfurrii n condiii optime a miilor de tranzacii realizate zilnic. n acest sector al serviciilor, tehnologia informaional reprezint tehnologia de producie, echivalentul utilajelor i al liniilor de producie din sectorul productiv. Interesant este c rata de cretere nregistrat n sectorul vnzrilor cu amnuntul n aceast perioad a fost cea mai mare. Toate firmele de vnzare cu amnuntul, att cele mari, ct i cele mici, au realizat investiii importante n tehnologia informaional. Obiectivele acestor firme constau n determinarea exact i n orice moment a nivelului stocului i a necesarului de produse ce trebuie aprovizionate. Realizarea acestor obiective necesit o infrastructur informaional, care s furnizeze informaiile necesare coordonrii procesului de vnzare cu amnuntul, a procesului de urmrire a stocurilor i de refacere a acestora. De aceea, pentru a rmne competitivi pe piaa de desfacere a produselor, vnztorii cu amnuntul au fost nevoii s creasc investiiile n tehnologia informaional. Managerii unitilor de vnzare cu amnuntul au nevoie de informaii exacte, legate de ce se vinde i unde se vinde, informaii pe care s le transmit furnizorilor n vederea obinerii produselor pentru distribuirea n centrele de vnzare. Fiecare etap a vnzrii cu amnuntul depinde de intrarea, manipularea i transmiterea datelor n timp util i n forma corespunztoare pentru a putea fi utilizate cu uurin de cumprtori i furnizori. Avnd n vedere faptul c noua infrastructur, care include firma, furnizorii si i, uneori, ntreaga ramur industrial, influeneaz fiecare etap a procesului de 16

vnzare, firmele de vnzare cu amnuntul investesc n tehnologia informaional, n principal, n computere, care proceseaz rapid toate comenzile clienilor. Aceste investiii sunt realizate n vederea obinerii unor rezultate pozitive n ceea ce privete relaia firmei cu clienii. ns, adesea, achiziionarea de tehnologie informaional se realizeaz pe baza unor decizii luate de persoane necalificate, care acioneaz dup propria inspiraie, fapt pentru care nu ntotdeauna aceste investiii au efectul scontat. Un succes spectaculos n utilizarea tehnologiei informaionale l-a avut sistemul SABRE1 de rezervare a locurilor pentru transporturile aeriene efectuate de firma American Airlines. Folosirea acestui sistem a determinat o cretere a ncasrilor firmei ntre anii 1977-1986 cu 1,5 miliarde $. Astzi, sistemul SABRE utilizeaz infrastructura public a Internetului, pentru a menine un contact direct cu clienii. n firmele mari se adopt zilnic unele decizii care nu sunt foarte importante, dar sunt greu de urmrit. Dac aceste decizii nu sunt bine coordonate, tehnologia informaional poate deveni o piedic n buna desfurare a activitii, n loc s fie un factor care s nlesneasc desfurarea acesteia. Pentru a adopta cele mai corecte decizii strategice n selectarea clienilor sau n dezvoltarea sistemelor informaionale, managerii trebuie s neleag nu numai nevoile proprii ale firmei, ci i aspectele de importan major legate de ramura lor de activitate i de furnizorii lor de tehnologie informaional.

Dan Anghel Constantinescu .a. - Management informaional, Colecia Naionala, Bucureti, 2000, pg. 1012

17

Capitolul 2 SISTEMUL INFORMAIONAL

2.1 SISTEMUL INFORMAIONAL AL NTREPRINDERII Conducerea oricrei organizaii, att n ansamblul ei, ct i la nivelul diferitelor uniti organizatorice, presupune cunoaterea permanent i n detaliu a mediului su exogen i endogen. Cunoaterea exact i oportun a tot ceea ce se ntmpl n organizaie, dar i n afara acesteia (respectiv n macromediu i micromediu) reprezint o necesitate pentru organizaiile care vor s supravieuiasc n condiiile concurenei acerbe cu care se confrunt pe pia. Pentru a planifica, organiza, coordona, controla i adopta decizii, managerii, indiferent de nivelul ierarhic pe care se afl, au nevoie de informaii. Din perspectiv sistemic, o organizaie reprezint un sistem ce are n componena sa mai multe subsisteme, care, la rndul lor, pot fi privite ca i sisteme conductoare sau conduse. Pentru a putea gestiona toate activitile dintr-o organizaie, subsistemul conductor solicit subsistemului informaional anumite informaii care s descrie procesele, fenomenele i evenimentele ce au loc la nivelul subsistemului operaional. El stabilete legtura permanent i feed-back-ul ntre toate componentele organizaiei, ct i ntre organizaie i mediul exogen. n literatura de specialitate, din ar i strintate, se vehiculeaz un numr impresionant de definiii referitoare la sistemul informaional. Astfel din literatura strin am selectat definiiile formulate de urmtorii autori: P. Checkland i S. Holwell1 susin c orice i fiecare sistem informaional poate fi ntotdeauna gndit ca nglobnd o pereche de sisteme, un sistem care este servit (oamenii ce desfoar aciuni), i un sistem care servete (care proceseaz date). n figura nr. 1.5 este reprezentat grafic definiia formulat de cei doi autori strini. G. B. Davis2 remarc faptul c sistemul informaional este mai mult dect o disciplin academic, mai mult dect o extensie a comportamentului i managementului organizaional, mai mult dect o tiin a computerelor. F. Land3 consider c sistemul informaional trebuie s includ totdeauna oameni utiliznd i interacionnd cu lucrurile (obiectele fizice) realizate tot de ctre om i s conin deopotriv procesare formal i informal.

Checkland P., Holwell S. Information, Systems, and Information Systems: Making Sense of the Field, John Wiley and Sons, Chichester, 1998, p. 110-111. 2 Davis G. B., - Management Information Systems: conceptual foundations, structure and development (2nd Edition), McGraw-Hill, New York, 1985, p. 22. 3 Land F., - Is an information theory enough?, The Computer Journal, 28 (3), 1985, p. 211-215.

18

Sistemul care servete Procesarea datelor selectate i relevante pentru aciunile oamenilor

Sistemul servit
Furnizeaz oamenilor sprijin pentru realizarea aciunilor

Aciuni cu scopuri precise ale cror realizare necesit informaii

Figura nr. 2.1 Corelarea sistemelor Utilizatorul de informaie avnd memorie, cunotine i un sistem de valori percepe lumea exterioar printr-un filtru cognitiv, care poate selecta, amplifica, atenua sau deforma mesajele i ca urmare, chiar i mesajele cele mai simple pot fi interpretate diferit de ctre oameni diferii. Land consider c aciunile sunt determinate de asocierea mesajelor primite din sistemul informaional formal, informal sau din nsi lumea real cu valorile i cunotinele stocate n memoria persoanei. J. A. Seen1 consider c sistemul informaional este un set de persoane i proceduri care lucreaz mpreun. Accentul pus pe noiunea de sistem evideniaz faptul c diferitele componente au un obiectiv comun de-a susine activitile organizaiei. Din literatura de specialitate romneasc am selectat definiiile date de urmtorii autori: C. Russu2 definete sistemul informaional ca fiind totalitatea metodelor, procedurilor i mijloacelor folosite n procesul informaional, care este ansamblul integrat al operaiilor de culegere, transmitere i prelucrare a datelor, sistematizare, analiz, pstrare i valorificare a informaiilor. D. Oprea3 definete sistemul informaional ca fiind un ansamblu de resurse umane i de capital, investite ntr-o unitate economic, n vederea colectrii i prelucrrii datelor necesare producerii informaiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii i controlului activitilor organizaiei. O. Nicolescu i I. Verboncu4 consider c sistemul informaional-managerial poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organizaiei. Remarcm faptul c cei doi autori folosesc noiunea de sistem informaional-managerial, ei considernd c ntre noiunile de sistem informaional i sistem informaional-managerial exist diferene, dar ele pot fi utilizate alternativ deoarece se consider c sistemul informaional dintr-un mediu de afaceri este conectat, mai mult sau mai puin, cu managementul. n general, sistemul informaional al ntreprinderii nu este o construcie uniform, ci este format din diferite subsisteme ntre care exist anumite relaii. Corespunztor domeniului funcional din structura organismului economic n care se utilizeaz, sistemele informaionale pot fi utilizate pentru o multitudine de activiti specifice fimei (fig. 2.2).
Seen J.A., - Information System in Management (3rd Edition), Wadsworth Publishing Company, Belmont, California, 1987, p. 3. 2 Russu C., - Management, Editura Expert, Bucureti, 1996, p. 127. 3 Oprea D., - Analiza i proiectarea sistemelor informaionale economice, Editura Polirom, Bucureti, 1999, p. 40. 4 Nicolescu O., Verboncu I., - Management, Editura Economic, Bucureti, 1999, p.241.
1

19

Sistemul informaional al ntreprinderii

Producie i exploatare
Proiectare asistat de calculator Fabricaie asistat de calculator Gestiunea stocurilor Planificarea necesarului de materiale Automate industriale Aprovizionare i recepie Robotic

Marketing

Finane

Contabilitate

Managementul resurselor umane

Analiza salarizrii Ccomponente personal Analiza forei de lucru Gestiunea datelor despre anagajai Prognoza necesarului de personal Analiza necesarului de formare i perfecionare a personalului

Publicitate i promovare Managementul marketingului Studii de pia Managementul de produs Previziunea vnzrilor Direcionarea vnzrilor Prelucrarea comenzilor

Bugetarea investiiilor Gestiunea trezoreriei Gestiunea creditelor Prognoze financiare Analiza rentabilitii Analiza nesarului de finanare Gestiunea portofoliilor

Conturi ale furnizorilor Verificare operaiuni Facturare i conturi de clieni Bugetare Contabilitate analitic Cartea Mare Pli Contabilitate fiscal

Figura. nr. 2.2 Structurarea funcional a sistemelor informaionale1

Principala dificultate a abordrii sistemului informaional n funcie de compartimentele funcionale ale ntreprinderii ine de imposibilitatea trasrii unei granie, fie i aproximative, ntre informaiile aferente fiecrui compartiment. Un exemplu clasic este cel al gestiunii vnzrilor, n care aceleai date intereseaz compartimentele vnzare-marketing, financiar, contabilitate, personalsalarizare, producie i chiar proiectare. Cea mai mare parte a informaiilor acoper dou sau mai multe compartimente ale ntreprinderii. Contabilitatea, procesul de identificare, msurare i comunicare a informaiei economice pentru a permite judeci i decizii documentate din partea utilizatorilor informaiei2, poate constitui exemplul celui mai vechi i mai rspndit subsistem informaional al ntreprinderii. Sarcinile mai puin structurate, gen pregtire i preluare date, revin componentelor manuale sau sistemelor expert. Sistemele informatice clasice au avut n vedere mai ales operaiile repetitive, bine structurate, respectiv prelucrarea datelor, stocarea i gestionarea acestora pentru a furniza informaii pertinente. Ulterior, prin sisteme suport pentru decizii i, mai apoi, prin sistemele expert interpretarea rezultatelor obinute i, n mod efectiv, luarea deciziilor a fcut obiectul integrrii n sistemele informatice. O caracteristic a secolului XXI este influena major a calculatoarelor electronice. Indiferent de locul unde trim, de ceea ce facem n mod curent este absolut imposibil s nu fim influenai de calculatoare. Acestea s-au integrat i se integreaz din ce n ce mai mult n viaa i activitatea fiecruia. Modul n care informaiile pot fi accesate a cunoscut o adevrat revoluie n mai puin de 50 de ani. Creterea eficienei ntreprinderilor a fost posibil n special prin utilizarea la scar tot mai mare a sistemelor de calcul. Acestea, prin intermediul programelor software, au permis firmelor s-i structureze i s-i organizeze mai eficient activitatea la preuri accesibile. n prezent aproape toate activitile (n mod special cele economice) se desfoar cu ajutorul calculatorului. Fie c se apeleaz
1 2

O'Brien, J., Les systmes dinformation de gestion, DeBoeck Universit, Montreal, 1995, p.453 American Accounting Association - A statement of Basic Accounting Theory, Evanston, Illinois, 1966, p. 64

20

la date care pot fi accesate n cteva secunde, fie c se fac calcule complexe, calculatorul a devenit o unealt de mare pre n viaa de zi cu zi. Scopul ndeplinit de sistemele de calcul s-a schimbat de la deceniu la deceniu, mbogindu-se. Dac sistemele de calcul, au servit iniial cercettorilor pentru efectuarea mai rapid a unor calcule anevoioase, treptat calculatoarele s-au transformat n dispozitive pentru gestionarea i administrarea bazelor de date. n final, scopul utilizrii calculatorului, alturi de cele menionate mai sus, este de a fi principalul mijloc de informare i comunicare interplanetar. n literatura de specialitate din ar i strintate exist un numr impresionant de definiii referitoare la diferena care exist ntre sistemul informaional i cel informatic. O. Nicolescu1 pornind de la ideea c adesea, informaticienii, pun semnul egalitii ntre cele dou sisteme susine c sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional care se rezum la culegerea, transmiterea i prelucrarea cu mijloace automatizate a informaiilor. (fig. nr. 2.3). C. Russu2 susine c un sistem informatic este un sistem de tratare mecanizat sau automatizat a informaiei, construit din echipamente, programe i fiiere care trebuie s satisfac cerine riguros precizate. SISTEMUL INFORMAIONAL Sistem informatic Automatizat Mecanizat Manual

PRELUCRAREA INFORMAIILOR

VEHICULAREA INFORMAIILOR CULEGEREA INFORMAIILOR Figura nr. 2. 3 Raportul Sistem informaional Sistem informatic 3 n literatura de specialitate romneasc se face delimitarea clar ntre cele dou sisteme ns spre deosebire de literatura de specialitate strin, la noi, nu se evideniaz faptul c resursele umane au o importan vital n dezvoltarea i funcionarea eficient a sistemelor informatice. n literatura de specialitate american4 sistemele informaionale care includ calculatoarele sunt denumite sisteme informaionale bazate pe computere computer based informations systems. Pn acum civa ani, majoritatea organizailor au utilizat noua tehnologie informaional doar pentru a rezolva mai rapid operaiile pe care le-au efectuat din totdeauna manual.

Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaional Managerial al Organizaiei, Editura Economic, Bucureti, 2001, p.26-27. 2 Russu C., - op. cit., p.127. 3 Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaional Managerial al Organizaiei, Editura Economic, Bucureti, 2001, p.26-27 4 Parker C. S., - Management Informatin System Strategy and Action, McGrawHill, New York, 1989, p. 12.

21

n prezent o organizaie bazat pe informaie poate fi ntemeiat i fr o tehnologie avansat de procesare a datelor, dar, pe msur ce organizaia se implic n procesul de creare i utilizare computerizat a informaiei, structura organizatoric, procesele decizionale i modul de realizare a activitilor se mbuntesc vizibil. Sistemul informaional nu este n mod obligatoriu bazat pe computere, ns pot exista situaii cnd sistemul manual nu mai poate realiza eficient i fr eroare, o sarcin datorit complexitii acesteia sau a interdependenei cu alte activiti, i atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesar. De asemenea calculatoarele pot pe de o parte s preia integral sau parial, realizarea unor activiti periculoase pentru om, iar pe de alt parte pot calculatoarele pot completa, sprijini, activitatea uman, fcndu-i mai productivi i mai eficieni. Resursele umane au un rol foarte important n cadrul sistemului informaional ele fiind deintoare de informaii, stricte de natur uman. care nu pot fi informatizate, spre deosebire de tendina actual de restrngere a mijloacelor manuale i mecanizate i extinderea masiv a ponderi sistemului informatic n cadrul celui informaional.

2. 2 FUNCIILE SISTEMULUI INFORMAIONAL n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale organizaiei nu sunt suficiente doar resursele umane, materiale i tehnice stabilite de specialiti, ci pentru combinarea optim a acestora este necesar cunoaterea permanent a cerinelor mediului extern al firmei, starea resurselor proprii precum i a cerinelor consumatorilor. Astfel sistemul informaional al societii comerciale este necesar s ndeplineasc cumulativ urmtoarele funcii1: funcia decizional, funcia operaional, funcia de documentare i funcia educaional. a) Funcia decizional exprim menirea sistemului informaional de a asigura elementele informaionale necesare fundamentrii i adoptrii deciziilor. b) Funcia operaional se refer la scopul sistemului informaional de a declana multitudinea de aciuni necesare realizrii obiectivelor organizaiei, asigurnd astfel operaionalizarea deciziilor, metodelor i tehnicilor manageriale. c) Funcia de documentare exprim menirea sistemului informaional, de a nregistra informaiile, cu scopul de a mbogi cunotinele utilizate n procesele manageriale sau de execuie. d) Funcia educaional are ca rol asigurarea informaiilor cu caracter formativ i tratarea acestora astfel nct s se obin creterea efectelor educaionale, att n plan individual ct i n plan organizaional. Funciile sistemului informaional sunt reprezentate grafic n fig. nr. 2.4.

Gorski H., - Sistemul Informaional Managerial, Editura Universitii Lucian Blaga, Sibiu, 2003, p. 97.

22

Funcia de documentare

Funcia decizional

Funciile sistemului informaional

Funcia operaional

Funcia educaional

Figura nr. 2. 2 4 Funciile sistemului informaional n realizarea acestor funcii, sistemul informaional este confruntat cu probleme foarte complexe, dat fiind tripla dimensiune a informaiilor, i anume dimensiunea individual, dimensiunea organizaional i dimensiunea social. Informaiile au o dimensiune individual, n sensul c ele condiioneaz ntr-o ntr proporie apreciabil potenialul i realizarea aspiraiilor personale ale salariailor; Informaiile au o dimensiune organizaional, n sensul c reprezint o premis indispensabil pentru stabilirea i finalizarea obiectivelor organizaiei de ctre acionari i manageri; Informaiile au o dimensiune social, ce decurge din rolul lor n exercitarea drepturilor i responsabilitilor salariailor din cadrul organizaie n calitate de ceteni. Astfel, n condiiile trecerii la economia bazat pe cunotine i ale schimbrilor revoluionare n domeniul informaticii, maticii, sistemul informaional devine din ce n ce mai important i condiionant pentru supravieuirea i performanele organizaiilor n toate domeniile. n concluzie sistemul informaional constituie un subsistem de baz al managementului organizaiei. Informaiile necesare conducerii sunt n funcie de nivelul conducerii (fig 2.5) i de posibilitatea de structurare a situaiilor decizionale la care managerii trebuie s fac fa. Spre exemplu, nivelul strategic cere rapoarte mai sumare, ad-hoc, ad neprogramate i previzionale, ca i date externe pentru susinerea planificrii nestructurate i a responsabilit ilor de conducere general a activitii. Nivelul operaional necesit rapoarte interne regulate, ce conin date detaliate, actuale sau istorice pentru susinerea controlului structurat al operaiilor cotidiene.

23

Structura deciziei
Nestructurat

Caracteristicile informaiei
Ad hoc Excepional Recapitulativ Frecven neregulat Previzional Extern Anvergur mare

Conducerea strategic
c iz ii De

In f orm a i i

Semistructurat

Conducerea tactic

Conducerea operaional
Structurat

Prestabilit Periodic Detaliat Frecvent Istoric Intern Anvergur mic

Figura nr.2.5. Caracteristicile informaiei pe nivele de conducere1

n procesul decizional este necesar att gestionarea informaiilor istorice, ct i a celor de previziune. Informaiile previzionale ajut conducerea s defineasc tendinele viitoare i impactul acestora asupra deciziilor care trebuie adoptate, n timp ce informaiile istorice permit analiza performanelor trecute ale ntreprinderii i evaluarea acestora. Totui, conducerea trebuie s primeasc nu numai informaii interne; de multe ori sunt foarte relevante i indispensabile informaiile externe. n sfrit, cerinele informaionale ale conducerii depind n mod esenial de nivelul de conducere. Astfel, activitile de conducere pot fi subdivizate pe trei niveluri principale: nivelul strategic, nivelul tactic i nivelul operaional. La nivel strategic sunt definite strategiile, politicile i obiectivele de ansamblu ale ntreprinderii cu ajutorul unei planificri strategice pe termen lung. Managerii supravegheaz, de asemenea, randamentul strategic al ntreprinderii i evoluia sa global. La nivel tactic sunt elaborate planuri, bugete pe termen scurt i mediu, se definesc politicile, procedurile i obiectivele subunitilor ntreprinderii, sunt stabilite modul de achiziionare i alocare a resurselor. La nivel operaional sunt elaborate planurile pe termen scurt. Managerii utilizeaz resursele i execut sarcinile dup procedurile elaborate cu ajutorul bugetelor i a programelor de producie stabilite echipelor de lucru ale ntreprinderii. Orice organizaie const din trei sisteme principale, aflate n interaciune: sistemul operaional (SO), care se ocup cu transformrile pentru care a fost creat organizaia, sistemul decizional (SD), care orienteaz i dirijeaz organizaia, i sistemul informaional al conducerii (SIC), care gestioneaz informaiile externe i interne necesare conlucrrii prilor organizaiei. Dei ntre cele trei sisteme exist interferene, pentru simplificarea nelegerii, acestea se pot reprezenta separat, ca n fig. 2.5.

Sursa: O'Brien, Les systemes d'information de gestion, De Boeck Univesity, Montreal, 1995, p. 368

24

SO

A
E

SIC

B
C

SD

Figura nr .2.6 Sistemul informaional al conducerii (SIC) n interaciune cu sistemul operaional (SO) i sistemul decizional (SD) Conexiunile dintre sisteme (circuite i fluxuri informaionale) se refer la: informaiile de la proces i de la pia, semnale, date numerice, rapoarte; dri de seam, rapoarte prelucrate, modele i programe de calcul, reclamaii de la clieni, situaiile prezenei la servici; hotrri, instruciuni, comenzi, planuri, tehnologii, procedee; grafice de lucru, bonuri de lucru, bonuri de materiale, instruciuni pentru controlul calitii, teste pentru verificarea profesional a operatorilor .a. La nivelul entitilor economice se pot defini o serie de subsisteme informaionale folosindu-se diverse criterii, cum ar fi: a) Criteriul compartimentului care presupune definirea subsistemului informaional la nivel de compartiment. Acesta prezint dezavantajul abordrii pariale, n procesul de analiz a acelor activiti economice care se desfoar n mai multe compartimente; b) Criteriul activitii, care implic definirea subsistemului informaional la nivel de activitate economic. Dezavantajul acesteia este neluarea n considerare, dect parial, a interdependenelor existente ntre activitile entitii cercetate; c) Criteriul funciunii care presupune abordarea subsistemelor informaionale la nivelul activitilor de baz din cadrul fiecrei funciuni a societii (funciunea de personal, funciunea de producie, funciunea comercial, funciunea financiar-contabil, funciunea de cercetare-dezvoltare, funciunea n servicii). Prin definiie, sistemul informaional al unei organizaii este ansamblul de mijloace, legturi comunicaionale (circuite i fluxuri), metode, tehnici i proceduri destinate colectrii, transmiterii, prelucrrii, stocrii i securitii datelor i tuturor informaiilor externe i interne necesare bunei desfurri a activitii organizaiei. Sistemul informaional al conducerii poate fi un sistem care proceseaz informaiile manual, mecanizat sau automatizat. Atunci cnd SIC este automatizat se numete sistem informatic pentru conducere. Automatizarea sa poate fi total sau parial. Companiile pot utiliza tehnologia informaiilor la proiectarea i conducerea afacerilor la nivel global, prin utilizarea legturilor ntre unitile de producie, birourilor i forei de vnzare. Internetul furnizeaz infrastructura necesar pentru noi modele de afaceri sau noi procese de realizare a afacerilor, precum i pentru noi moduri de distribuire a cunoaterii. O percepie clar a sistemelor informatice este esenial pentru managerii de azi, deoarece majoritatea organizaiilor au nevoie de sisteme informatice performante pentru a supravieui i a prospera. n plus, gestiunea informaiilor a devenit o responsabilitate foarte important pentru manageri. Acetia sunt interesai n a construi sisteme informatice pentru colectarea informaiilor, 25

nregistrarea, stocarea i procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta la realizarea obiectivelor organizaionale.

2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAIONAL

Pe plan mondial nu exist n prezent o terminologie unanim acceptat referitoare la coninutul sistemelor informaionale i nici o definiie care s ntruneasc sufragiile specialitilor. Sistemul informaional cuprinde1: ansamblul informaiilor interne i externe, formale sau informale, utilizate n cadrul firmei precum i datele care au sta la baza obinerii lor; procedurile i tehnicile de obinere (pe baza datelor primare) i de difuzare a informaiilor; platforma hardware necesar prelucrrilor datelor i disiprii informaiilor; personalul specializat n culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor. De asemenea, sistemul informaional al organizaiilor este alctuit din mai multe componente interdependente. Aceste sunt2: datele i informaiile; circuitele i fluxurile informaionale; procedurile informaionale; mijloacele de tratare a informaiilor. n accepiunea majoritii specialitilor sistemul informaional este definit, ntr-o concepie sistemic, drept un ansamblu interconectat de date, informaii, fluxuri informaionale, proceduri informaionale i mijloace de prelucrare, transmitere i stocare a datelor care acioneaz n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale unei firme. Din definiia dat se pot evidenia urmtoarele componente ale sistemului: 1. Datele care reprezint ansamblul de informaii prelucrate despre un fenomen sau proces; 2. Informaiile reprezint acele date care aduc un spor de cunoatere receptorului (uman sau main); 3. Fluxurile informaionale reprezint ansamblul informaiilor i deciziilor (caracterizate prin coninut, frecven, calitate, volum, form, suport), necesare desfurrii unei anumite activiti sau operaii i care se transmit ntre dou posturi de lucru. Flux informaional reprezint totalitatea informaiilor care parcurg circuitele informaionale existente. Fluxurile informaionale se mpart n trei categorii3: a) Fluxuri informaionale ascendente - totalitatea informaiilor care circul ntre dou nivele ierarhice aflate n relaie de subordonare; b) Fluxuri informaionale orizontale - informaiile care circul ntre subdiviziuni organizatorice aflate pe acelai nivel ierarhic; c) Fluxuri informaionale oblice - se nasc aleatoriu i reprezint totalitatea datelor vehiculate ntre subdiviziuni organizatorice aflate pe nivele ierarhice diferite, dar nu n relaie de subordonare.
1 2

Nicolescu O., Verboncu I., Management, Ed. Economic, 1995, pag. 39. Nicolescu O., Verboncu I., - op. cit., p. 242-250. 3 Radu I., Informatic managerial, 1996, pag. 15.

26

4. Circuitele informaionale - ansamblul legturilor existente ntre diferite verigi organizatorice; 5. Procedurile informaionale - totalitatea metodelor i tehnicilor de prezentare a informaiilor primare pentru asigurarea interfeei om-calculator. Evoluia procedurilor este strns legat, n timp, de evoluia performanelor sistemelor de calcul; 6. Mijloace de tratare a informaiilor - ansamblul echipamentelor constructive (hardware) i a suporturilor logice (software) ce asigur prelucrarea informaiilor i obinerea rezultatelor finale. Sistemul informaional economic asigur gestiunea tuturor informaiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele i procedeele de care dispune. Informaiile sunt generate i nregistrate n cadrul sistemului economic la nivelul unor verigi organizatorice i funcionale care se mai numesc posturi de lucru, care se individualizeaz prin urmtoarele elemente: date de intrare; timp de staionare; operaii de prelucrare; date de ieire.

2.2.1 Datele i informaiile

n vorbirea curent, termenii de dat i informaie sunt utilizai cu acelai neles ns ntre ele exist o anumit diferen. Dei adesea se folosete termenul de dat i informaie cu acelai sens, specialitii disting ntre cele dou noiuni o mare diferen. Datele reprezint fapte i cifre neanalizate. Astfel, potrivit majoritii specialitilor data reprezint descrierea cifric sau letric a unor aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese din afara sa care intereseaz managementul acesteia. Informaiile sunt definite ca fiind acele date care aduc adresantului un spor de cunoatere privind direct sau indirect ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor ce-i revin n cadrul respectivei firme. Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicii clasificate pe o anumit baz pentru a fi stocate, procesate sau regsite atunci cnd este necesar. Informaiile, n schimb, sunt date care au relevan pentru nevoile celor care administreaz i contribuie la exercitarea funciilor manageriale. Din multitudinea de definiii atribuite att datelor ct i informaiilor, de ctre specialiti n domeniu, putem observa faptul c datele se transform n informaii n momentul n care li se atribuie neles, sens. Astfel la nceput ele sunt considerate fapte brute, materii prime, puncte de plecare, care n urma procesului de interpretare, transformare, procesare sau rezumare primesc o anumit valoare, relevan, semnificaie. Trebuie subliniat faptul c exist posibilitatea ca persoane diferite s atribuie nelesuri diferite acelorai date i de asemenea trebuie fcut distincie ntre cantitatea mare de date care se poate afla la dispoziia unei societi, i volumul mult mai mic care este de fapt selectat i transformat n informaii. Informaiile i cunotinele au o mare importan, att pentru dezvoltarea personalitii umane, ct i pentru evoluia vieii i societii. Nici societatea i nici indivizii ei nu pot progresa satisfctor n lips de informaii. Prin intermediul informaiilor se asigur transferul cunotinelor de la o generaie la alta, se asigur accesul la cele mai avansate realizri ale omenirii. Conceptul de informaie reprezint o noiune de maxim generalitate care semnific o comunicare, o veste, o tire, un mesaj, un semnal etc. despre evenimente, fapte, stri, obiecte, despre

27

forme de manifestare a realitii care ne nconjoar. Informaia reprezint cantitatea de noutate adus de un mesaj din lumea real i furnizat de cineva. Informaia, energia, i materia sunt cei mai importani factori ai economiei moderne pe lng pmnt, capital i fora de munc. Fa de materie sau energie, informaia prezint caracteristici distincte: ea nu cunoate ideea de original, se poate copia ori de cte ori se dorete i este independent de loc; informaia nu se nvechete i se poate combina aproape nelimitat; informaia este puternic condensabil. informaia se percepe ca o anumit msur a ordinii ntruct ea anihileaz incertitudinea i nedeterminarea. O msur a ordonrii este entropia negativ, termen care a luat natere prin analogie cu entropia, care este, n termodinamic, o mrime exprimabil matematic a neordonrii. Calitatea unei informaii const n gradul de probabilitate cu care utilizatorul creeaz certitudinea unei afirmaii1. Oamenii ajung la informaii direct, prin intermediul altor oameni, sau prin purttori de informaie, precum ziare, cri, imagini, casete video, CDROM-uri, discuri sau echipamente de comunicaie (radio, televizor, fax, telefon sau calculator). n secolul XXI revoluia cunotinelor se va intensifica2, iar rezultatul acesteia va fi constituirea unor economii bazate pe cunotine care se vor extinde rapid n zonele dezvoltate ale omenirii. Firete la baza revoluiei cunotinelor se afl corelaia cunotinelor cu data i informaia. Informaiile vehiculate ntr-o organizaie pot fi grupate pe mai multe categorii dup urmtoarele criterii: 1. Dup modul de exprimare informaiile pot fi: Orale expuse prin viu grai; Scrise consemnate de regul pe hrtie; Audio-vizuale se adreseaz concomitent vzului i auzului. 2. Dup gradul de prelucrare informaiile se mpart n: Primare anterior nu au suferit un proces de prelucrare informaional; Intermediare se afl n diferite faze de prelucrare informaional; Finale au trecut prin ntregul ir de prelucrri informaionale prevzute. 3. Dup direcia vehiculrii informaiile pot fi: Descendente se transmit de la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului; Ascendente se transmit de la ealoanele ierarhice inferioare la cele superioare de management; Orizontale se transmit ntre titularii de posturi situai pe acelai nivel ierarhic. 4. Dup modul de organizare a nregistrrii i prelucrrii informaiile se clasific n: Tehnicooperative localizeaz n timp i spaiu procesele din cadrul firmei; De eviden contabil se refer n special la aspectele economice ale activitilor firmei; Statistice reflect sintetic principalele activiti ale firmei corespunztor unor standarde prestabilite. 5. Dup mediul de provenien informaiile pot fi: Exogene provin din suprasistemele din care face parte firma; Endogene sunt generate n cadrul firmei. 6. Dup destinaie informaiile se mpart n: Interne beneficiarii de informaii sunt managerii i executanii din ntreprindere; Externe beneficiarii de informaii sunt clienii, furnizorii sau suprasistemele din care face parte firma.

1 Rohner K., Ciber-marketing, Ed. ALL, 1999, pag. 51 2 Jones A. B. Knowledge Capitalism-Business, Work and Learning in the New Economy, Oxford University Press, Oxford, 1999, p.VI.

28

7. Dup gradul de obligativitate pentru adresant informaiile pot fi: Imperative emise de conductori fiind destinate nivelurilor ierarhice inferioare; Nonimperative emise de executani i manageri fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor. 8. Dup natura proceselor informaiile, bazate pe funciunile firmei, se pot clasifica astfel pentru: Cercetare-dezvoltare; Comerciale; Producie; Financiar-contabile; Personal; Complexe. Trebuie fcut distincia ntre tire ca informaie despre ceva i opinia despre acel ceva. tirea ntrunete caracteristicile de informaie n sensul c reflect realiti obiective, stri de fapt existente. Opinia reprezint exprimarea unor preri, a unor gnduri proprii sau de grup. Opinia este deci subiectiv sau prea puin obiectiv, putnd fi uneori promovat pe baza unor interese dinainte stabilite, urmrind scopuri fie constructive (educaionale, mobilizatoare etc.), fie distructive (denaturarea realitii, abaterea ateniei de la problemele reale ale vieii, dezinformarea etc.). Opinia fiind subiectiv are un grad redus de generalitate chiar atunci cnd privete unele evenimente concrete1. De asemenea, informaia nu trebuie s se confunde cu zvonul care reprezint, ca i opinia fals, o tire nentemeiat i neverificat. Forma de exprimare i transmitere a informaiilor, opiniilor i comentariilor o reprezint comunicarea. Informaia este o comunicare despre un anumit aspect al realitii obiective. Din punct de vedere conceptual informaia reprezint o reflectare n planul gndirii umane a legturilor de cauzalitate, privind aspecte din realitatea ce ne nconjoar. Informaia are sens de noutate pentru cel cruia i se adreseaz, indiferent de forma pe care o ia (tire, semnal, comunicare). Putem spune deci c informaia este un mesaj, dar cu precizarea c nu orice mesaj este o informaie. Dac mesajul nu transmite nici o noutate i nu are suport real, atunci acesta nu prezint interes pentru receptor i deci nu are caracter de informaie. Informaia primete ntotdeauna atributul domeniului pe care l reflect. De exemplu, realitile din domeniul economic se reflect n informaiile economice. Procesul de sesizare, nelegere i nsuire a informaiilor dintr-un anumit domeniu reprezint un proces de informare. Informaiile dobndite n urma unui proces de informare ntr-un anumit domeniu, formeaz cunotinele despre acel domeniu, iar mulimea acestora reprezint baza de cunotine. Cunotinele reprezint deci o nsumare a tuturor informaiilor dobndite ntr-un anumit domeniu, sau care se refer la un anumit obiect. n sintez cunotinele sunt elemente abstracte i individuale despre obiectele i domeniile lumii reale, nsuite i/sau dobndite. Data este forma de reprezentare accesibil a informaiei prelucrate. Ea reprezint suportul formal al informaiei care se concretizeaz n cifre, litere, Simboluri, coduri i alte nsemne. Exist o coresponden determinat ntre informaie, Simbol i dat astfel c, foarte adesea, n practic, termenul de informaie este utilizat pentru a desemna date, iar expresia prelucrarea informaiilor nlocuiete expresia prelucrarea datelor. Putem considera c datele prelucrate, n msura n care afecteaz n sens pozitiv comportamentul receptorilor (oameni sau maini), au calitatea de informaii. n procesul prelucrrii i utilizrii informaiilor, acestea sunt privite din patru puncte de vedere: a) din punct de vedere sintactic, cnd se urmrete aspectul admisibil al acestora, n sensul c informaiile trebuie s capete anumite forme de reprezentare respectnd riguros anumite reguli. Nivelul sintactic se refer la sistemul de semne i la regulile de reunire a acestora n construcii sintactice utilizate pentru reprezentarea informaiilor n procesul culegerii, transmiterii i prelucrrii
1 Surcel T., Sofronie Gh., Baron C. Informatica economic, Ed. Calipso 2000, 1999, pag. 9.

29

acestora. Acestui nivel i corespunde conceptul de dat, concept central n informatic, exprimat prin formul BNF (Backus-Naur Form) astfel: <data>: = <identificator><atribute><valoare> Noiunea de dat n informatic cuprinde i noiunea de valoare, dar presupune n plus i elementul de reprezentare i manipulare, adic o modalitate simbolic de exprimare i un sistem de reguli de transformare a acestuia prin care se pot obine date noi. Apare astfel clar nu numai distincia dintre dat i valoare, ci i deosebirea dintre informaie i dat, ca deosebire dintre obiect i modelul su. Finalitatea procesului de informare presupune trecerea de la structur la sens, adic de la nivelul sintactic la cel semantic prin procesul de comunicare influenat de context; b) din punct de vedere semantic, urmrindu-se semnificaia, nelesul informaiei (coninutul real al informaiei) ce deriv din datele prelucrate. Sub aspect semantic, informaia poate fi caracterizat ca semnificaie a datelor. Sensul informaiei la nivel semantic este corespondena dintre o dat, pe de o parte, i obiectul real sau situaia pe care o reprezint, pe de alt parte; c) din punct de vedere pragmatic, urmrindu-se utilitatea pentru receptori, efectul asupra acestora (msura n care acestea satisfac cerinele utilizatorului). Este nivelul cel mai concret de considerare a informaiei este ns cel pragmatic, singurul care raporteaz informaia la scopurile observatorului. n raport cu necesitile observatorului se definesc caracteristici ca importana sau utilitatea informaiei. Obiectul pragmaticii include, deci, ntr-o anumit msur, problemele de conducere, de necesar de informaii i de eficien a sistemelor informaionale. Abordarea pragmatic impune utilizarea noiunii de cunotin. Considernd situaia la un moment dat, cunotinele reprezint totalitatea informaiilor dobndite anterior cu privire la obiectul considerat. Pentru a desemna mulimea acestor cunotine se folosete termenul de tezaur, la care trebuie raportat rezultatul oricrui proces de informare; d) din punct de vedere sigmatic, se trateaz raportul dintre semne i obiecte, putndu-se vorbi despre cunotine obiective. n locuri publice semnalizarea i direcionarea cu ajutorul indicatoarelor trebuie s fie att sugestiv i compact ct i independent de limb sau cultur. Pictogramele pentru indicarea cabinelor telefonice, zonele de fumtori, ghieelor de informaii sau puncte medicale reprezint cunotine obiective. Informaiile se produc, se culeg, se proceseaz, se transmit, se stocheaz i se neleg. n cazul n care are loc o transmitere unilateral de informaii, vorbim despre informare. n cazul unei transmiteri bidirecionale a informaiei, se poate vorbi de comunicare. Informaiile apar i sunt utilizate ntr-o entitate organizaional, n cadrul nivelelor operaionale i de conducere i se transmit, n sens dublu, ntre planurile acestor activiti: la nivel operaional, informaiile sunt generate i parial consumate pe acest nivel, precum i parial ndrumate spre nivele de conducere, pentru a constitui pentru acestea elemente de fundamentare a deciziilor; la nivel de management informaiile sunt generate i parial consumate pe acest nivel i parial ndrumate, sub form de rezultate ale deciziilor luate, spre nivelele operaionale pentru informarea lor n vederea unei optimizri a comportrii n respectiva activitate de execuie. Consumatorii de informaii se pot afla la nivele de decizie i/sau nivele de informare: la nivel de decizie se consum informaiile sub forma unor elemente de fundamentare a deciziilor; 30

la nivel de informare se consum informaia sub forma unor elemente pentru perfecionarea comportrii, n cadrul unei activiti sau n raport cu mediul nconjurtor. Un consumator poate lua n mod succesiv sau simultan cele dou forme, de nivel de decizie i de nivel de informare. Productorii de informaii sau sursele de informaii, n cadrul unei forme de activitate, se regsesc att la nivelul conducerii ct i la nivel operaional sau de execuie. n concluzie orice informaie: se poate considera ca atare dac este util unui receptor, sau la ceva, dac este ataat unui consumator, care poate fi un nivel de decizie sau un nivel de informare; este produs (de cineva, sau de ceva) deci are o surs care o genereaz, care poate fi o persoan ca atare, un mijloc tehnic sau de realitatea nconjurtoare; circul prin canale specifice, este transmis, ataat pe diferii supori i supus unor modificri i transformri, pregtiri i prelucrri, pentru a servi ct mai bine unor scopuri predefinite de consumatori, ea circul ntre sursa de informaii i consumatorul de informaii.

2.2.2 Circuitele i fluxurile informaionale

n procesul de transmitere a informaiilor necesare n desfurarea activitilor manageriale sau de execuie, acestea parcurg un anumit traseu de la emitor la beneficiar denumit circuit informaional. O. Nicolescu i I. Verboncu1 definesc circuitul informaional ca fiind traiectul pe care l parcurge o informaie sau o categorie de informaii ntre emitor i destinatar, iar fluxul informaional ca reprezentnd cantitatea de informaii care este vehiculat ntre emitor i beneficiar pe circuitul informaional, caracterizat prin anumite caracteristici lungime, vitez de deplasare, fiabilitate, cost etc. Caracteristic ntreprinderii moderne este marea varietate de circuite i fluxuri informaionale, aa cum rezult i din clasificarea realizat de specialiti n domeniu, n funcie de principalele criterii considerate, astfel: 1. n funcie de direcia de vehiculare i caracteristicile organizatorice ale extremitilor, fluxurile informaionale pot fi: Verticale se stabilete ntre posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite ntre care exist relaii de subordonare nemijlocit. Acestea la rndul lor pot vehicula informaii ascendente sau descendente; Orizontale se stabilete ntre posturi i compartimente situate pe acelai nivel ierarhic; Oblic se stabilete ntre posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite ntre care nu exist relaii de subordonare nemijlocit. 2. Dup frecvena producerii fluxurile informaionale se mpart n: Periodice se repet la anumite intervale trimestru, lun etc.; Ocazionale se stabilesc cu o frecven aleatorie. Datorit manifestrii unui caracter tot mai evident de deschidere i transparen al organizaiilor i n condiiile unei dinamici accentuate a mediului exogen, societatea trebuie s fie n permanen conectat la macromediu i micromediu. Apare astfel necesitatea intensificrii fluxurilor informaionale cu exteriorul cu clieni, cu furnizorii, cu alte organizaii.
1

Nicolescu O., Verboncu I.,- op. cit., p. 246.

31

De asemenea circuitele informaionale trebuie s fie ct mai scurte, directe, n vederea reducerii la minim a punctelor de trecere, evitndu-se, pe ct posibil prelungirea acestora n aval i/sau amonte de beneficiarii informaiilor. n prezent foarte eficiente sunt circuitele informaionale electronice, bazate pe telecomunicaii i calculatoare care asigur realizarea unor legturi directe att n interiorul ct i cu exteriorul organizaiei. ntre circuitul informaional i fluxul informaional exist o strns dependen n sensul c circuitul informaional reflect traseul (drumul) i mijlocul care asigur circulaia unei informaii de la generarea ei i pn la arhivare, iar fluxul informaional reflect ansamblul informaiilor vehiculate, necesare unei anumite activiti. Vehicularea acestora se realizeaz pe traseele definite de circuitele informaionale. Orice sistem informaional trebuie s asigure entitii cruia i aparine informaii complete, n cantiti suficiente, corecte i la nivelul de operativitate cerut de nivelele consumatoare. n timp, sistemul informaional al diferitelor entiti s-a dezvoltat i perfecionat n mod continuu, fr ns a i se schimba calitatea fundamental, determinat de predominarea procedurilor manuale. Elementul revoluionar al mutaiilor care au determinat saltul calitativ al sistemului informaional este axat pe dezvoltarea i perfecionarea mijloacelor tehnice i a procedurilor de tratare a informaiilor n scopul automatizrii prelucrrii datelor.

2.2.3 Procedurile informaionale

n organizaiile moderne, procedurile informaionale, tind s dobndeasc un rol tot mai important deoarece prin ele se reflect progresele nregistrate n conceperea i funcionarea sistemului informaional al firmei. Prin proceduri informaionale sunt desemnate1 ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitile de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a unei categorii de informaii cu prezicerea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporilor, formulelor, modelelor i mijloacelor de tratare a informaiilor folosite. Procedurile informaionale au un caracter foarte detaliat, i prin ele se stabilesc: 1. Suporii informaionali utilizai - se refer la materialele folosite pentru consemnarea informaiilor i a caracteristicilor acestora. Suporii utilizai pot fi clasici (documente ale evidenei tehnicooperative, documente contabile i documente statistice) prezentai pe formulare de hrtie de diferite dimensiuni: A4, B5 etc. sau supori moderni folosii n sistemul de prelucrare automat a datelor: discuri optice, CD-ROM-uri, DVD-uri, memorii etc. 2. Succesiunea tratrii informaiilor. 3. Operaiile care se aplic informaiilor; modelele i formulele de calcul utilizate. Operaiile care se aplic datelor pot fi: operaii de culegere a datelor; operaii de pregtire, transformare i verificare a datelor; operaii de transmitere, prelucrare, prezentarea datelor precum i operaii administrative. 4. Mijloace utilizate n culegerea, stocarea, prelucrarea i transmiterea informaiilor. n contextul ptrunderii noii tehnologii informaionale, se remarc o tendin de informatizare a procedurilor informaionale prin utilizarea tot mai frecvent a programelor computerizate, i de asemenea se pune accent deosebit pe formalizare a procedurilor n special pe tipizare, codificare i standardizare.
1

Nicolecu O., Verboncu I. op. cit., p. 248.

32

2.2.4 Mijloacele de tratare a informaiilor

Performanele n cadrul sistemului informaional sunt influenate n msur apreciabil de mijloacele de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare ale informaiilor, reprezentnd suportul tehnic al sistemului. Caracteristic ntreprinderilor contemporane este utilizarea unei game largi de mijloace de tratare a informaiilor, care, n funcie de performanele tehnice i de gradul de intervenie al omului, se mpart n trei categorii, astfel: 1. Mijloace manuale cuprinde maina de dactilografiat; maina de calcul manual; maina de contabilizat i facturat; instrumente clasice (stilou, creion etc.); 2. Mijloace mecanizate echipamente mecanografice: maina cu cartele perforate; 3. Mijloace automatizate calculatoare; echipamente periferice: imprimante, scannere. Referitor la cea de a treia categorie de mijloace, ea prezint avantajul creterii competitivitii societilor care i pot permite achiziionarea i implementarea noilor tehnologii informaionale, dar i dezavantaje legate de protecie, securitate i etic ( pstrarea secretului de serviciu, protejarea mpotriva hacker-ilor).

2.3 RELAIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMAIONAL

Dezvoltarea rapid i complex a societii a dus inevitabil i la o sporire impresionant a volumului de informaii ce trebuiesc cunoscute i prelucrate. Pe de alt parte, evoluia societii impune luarea unor decizii la diferite niveluri, pe baza cunoaterii ct mai precise a realitii, ceea ce nu se poate realiza dect prin cunoaterea i stpnirea unui volum ct mai mare de informaii. ntr-o organizaie exist trei categorii de activiti care produc informaii necesare acesteia: activitile de intrare a datelor/informaiilor, de procesare i de ieire a rezultatelor. Informaiile produse sunt folosite pentru adoptarea deciziilor, controlul operaiilor, analiza problemelor i realizarea de produse sau servicii noi. Sistemul informaional al firmelor moderne are n componen sistemul informatic, ntre care exist un raport de la ntreg la parte (fig. 2.7).

Culegerea i nregistrarea informaiilor Mijloace manuale

Vehicularea informaiilor

Prelucrarea informaiilor

Mijloace mecanizate Mijloace automatizate (Sistemul informatic) Figura nr. 2.7 Sistemul informaional 33

Sistemul informatic se rezum la culegerea, transmiterea i prelucrarea cu mijloace automatizate a informaiilor n timp ce sistemul informaional este mult mai cuprinztor. Datorit creterii ntr-un ritm accelerat a performanelor tehnicii de calcul automatizate, tendina actual este de cretere a ponderii utilizrii acesteia precum i de amplificate a rolului sistemului informatic n ansamblul sistemului informaional. n rile dezvoltate, n firmele competitive, sistemul informatic ocupa o pondere foarte nsemnat, apropiindu-se de 90% din totalul sistemului informaional. Cu toate acestea, importanta elementelor informaionale care in strict de natura umana, este deosebita, avnd un rol major n calitatea sistemului informaional i a celui managerial. Pe msura dezvoltrii societii, a creterii complexitii activitilor, proceselor de munca i numrul i complexitatea informaiilor necesare, a crescut i implicit importanta sistemului informaional. Datorita acestor elemente, a aprut i s-a conturat noiunea de management al informaiei. Activitatea uman, indiferent sub ce form se desfoar, este generatoare de informaii. Cu ct aceast activitate este mai complex i mai accelerat, cu att volumul de informaii crete i se diversific tinznd s frneze sau chiar s blocheze procesul decizional Apare astfel un conflict ntre tendina de cretere a volumului de informaii generat de dinamica activitii umane, i cerina tot mai acut de informaii ct mai complete, necesare lurii deciziilor. n aceste condiii rolul informaticii este decisiv, n deblocarea i fluidizarea sistemelor informaionale i de decizie, prin asigurarea gestiunii, prelucrrii i distribuirii informaiei ntr-un mod ct mat eficient. n literatura de specialitate exist ns i alte definiii1 sau ncercri de a defini informatica, mai mult sau mai puin complete. Informatica trateaz informaia n sensul ei formal, fr a ine seama de sensul ei semantic, aa cum se procedeaz n cazul prelurii manuale. n accepiunea actual, tot mai des termenul de informatic este substituit cu Tehnologia Informaiei (IT2). Ca domeniu distinct de activitate, informatica preia treptat toate sarcinile dintr-un sistem economico-social privind elaborarea de modele, metode, tehnici, concepte, studii i sisteme pentru prelucrarea eficient a informaiei, n diverse domenii. Din acest punct de vedere informatica este definit ca tiina care se ocup cu studiul i elaborarea metodelor de prelucrare a informaiei cu ajutorul sistemelor automate de calcul. Ca activitate practic, informatica are o existen dinamic, ea apare i se dezvolt dintr-o necesitate obiectiv, aceea de a rezolva problemele complexe privind prelucrarea datelor. n stadiul actual de maturizare a informaticii, aceasta trebuie s urmreasc dou obiective majore: pe de o parte, s realizeze, prin metodele i tehnicile sale, sisteme informatice performante prin care s asigure accesul larg la informaie, iar pe de alt parte, s asigure utilizarea eficient a tuturor resurselor sistemelor de calcul. Operaiile specifice procesului de prelucrare automat a datelor, n cadrul unui sistem informatic sunt: a) Culegerea datelor const n identificarea acestora la locurile unde sunt generate, i transpunerea lor pe suporturi adecvate prelucrrii automate (benzi, discuri, cartele, CD-uri etc.). La acest moment datele se numesc date primare;
1

Cuvntul INFORMATIC provine de la prescurtarea i preluarea n romnete a cuvintelor franuzeti: INFORmation autOMATIQUE. Denumirea acestei noi ramuri a fost introdus de Academia Francez, n anul l967, definind-o ca: tiina prelucrrii raionale, ndeosebi prin maini automate, a informaiei, considerat ca suport al cunotinelor umane i al comunicrilor n domeniile tehnice, economice i sociale 2 (eng.) Information Technology = Tehnologia informaiei

34

b) Prelucrarea datelor const n transformarea acestora din date primare n date finale, n urma parcurgerii unei succesiuni de operaii impuse de cerinele utilizatorilor i specificul echipamentelor de calcul i a tehnologiei de prelucrare; c) Transmiterea datelor asigur vehicularea att a datelor primare de la sursele generatoare ctre sistemele de prelucrare automat ct i a rezultatelor prelucrrii ctre utilizatori; d) Stocarea datelor const n memorarea i pstrarea (arhivarea) acestora, pe suporturi de memorie specifice, n scopul unor consultri sau prelucrri ulterioare. Datele se transmit sau se memoreaz n sistemele informatice n form digital dup ce au fost supuse unor procese de conversie i codificare. Pe suportul tehnic informaia n form digital se prezint sub forma unei succesiuni de valori binare (zero i unu), ordonate dup un sistem de reguli (cod). Informatica utilizeaz pentru reprezentarea informaiilor semnale, date i mesaje. Semnalele sunt nelese ca modificri elementare i observabile, precum un sunet, un element de imagine, o micare sau un impuls electric. Datele sunt informaii reprezentate n format digital. Mesajele privesc o secven de semnale, inclusiv dispunerea acestora din urm n spaiu i timp. Informaia furnizat de ctre sistemul informaional trebuie s se caracterizeze prin: acuratee i realitate: informaia trebuie s fie suficient de precise pentru a constitui baza adoptrii deciziilor informaia furnizat trebuie s reflecte ct mai fidel realitatea, printr-o evaluare corect; concizie i consisten:: informaia trebuie s ofere plusul de cunoatere la obiect, succint, evitndu-se elementele nerelevante. Informaiile trebuie s fie centralizate, s ofere cantitatea de detalii necesare pentru adoptarea unei decizii corecte, informaia trebuie s fie dens, lipsit de elemente needificatoare pentru problema studiat; completitudinea:informaia trebuie s parvin din toate sursele necesare i s acopere toate zonele solicitate de persoana care ia decizia. Asigurarea acestei condiii impune o anumit cumpnire, deoarece pot exista cazuri n care datele achiziionate s depeasc necesarul, ducnd la birocraie, precum i cazuri cnd datele sunt prea puine i nu permit descrierea satisfctoare a fenomenelor; relevan: informaia trebuie s ofere acele elemente de cunoatere de care decidentul are nevoie pentru soluionarea unei probleme, ea trebuie s fie legat direct de decizia proxim; oportunitate: informaia trebuie s parvin utilizatorului n timp util pentru a-i servi la fundamentarea decizie sale, ea trebuie s fie disponibil atunci cnd este necesar; form de prezentare adecvat: informaia trebuie oferit utilizatorului ntr-o manier relevant, astfel nct acesta s o recepteze rapid i corect. Indicatorii pot fi prezentai n mrimi absolute sau relative, n dinamic, prin utilizarea reprezentrilor grafice i coroborai astfel nct relevana informaiei oferite s fie maxim; cost corespunztor n raport cu valoare acesteia. Aa cum se arat n fig. 2.8, componentele unui sistem informaional computerizat (sistem informatic) se mpart n dou mari categorii: hardware i software. Vom analiza fiecare categorie nainte de clasificarea principalelor tipuri de computere. Hardware. Prin hardware se nelege echipamentul, incluznd computerul i dispozitivele conexe. Exist mai multe tipuri de dispozitive: tastatura, scannerul optic cu cod de bare, dispozitive optice de exploatare, dispozitive de recunoatere a vocii etc. Aceste dispozitive permit introducerea datelor ntr-o form care poate fi citit n unitatea central de procesare (UCP).

35

INTRRI

TRANSFORMARE Procesare

IEIRI

HARDWARE

Date

SOFTWARE Sisteme Sisteme Sisteme de introducere de procesare de ieire

Sisteme secundare de stocare a datelor

Rapoarte, documente i alte rezultate

Stocare date Feedback Figura nr. 2.8 Componentele de baz ale unui sistem informatic Exist i dispozitive secundare de stocare. Unele dintre acestea, cum ar fi unitile de discuri magnetice, permit accesul la o cantitate mai mare de date aproape instantaneu. Atunci cnd datele pot fi accesate i procesate imediat, structura este numit procesare direct (on-line). Pe de alt parte, atunci cnd nu sunt necesare tranzacii imediate, este mai eficient utilizarea procesrii n loturi, prin care datele sunt acumulate i procesate, ulterior, n grup. Un astfel de sistem utilizeaz unitile de stocare pe discuri magnetice sau pe alte sisteme de stocare secundar (benzi sau cartele magnetice). Sistemele de redare a rezultatelor permit computerelor s produc informaii ntr-o form util managerilor. Aceste sisteme includ: imprimante, monitoare, plotere etc. Software. Majoritatea computerelor sunt echipamente destinate satisfacerii necesitilor generale. Ele pot ndeplini diferite sarcini, cum ar fi calcularea sumei corespunztoare de plat pentru o persoan, urmrirea debitelor clienilor sau evaluarea nivelurilor curente ale stocurilor. Ceea ce-i d posibilitatea hardware-ului s realizeze aceste activiti este software-ul, adic setul de programe, documente, proceduri i rutine asociate operrii sistemului informatic. Software-ul furnizeaz instruciunile care permit computerului s realizeze comenzile. Exist numeroase tipuri de pachete de programe. Tehnologia calculatoarelor a mrit viteza de procesare a datelor, a crescut capacitatea de stocare i a mbuntit metodele de printare, astfel nct managerii adesea sunt inundai cu date. Dar ei au nevoie de cele mai bune informaii i nu de volume din ce n ce mai mari de date. n plus, managerii se orienteaz atunci cnd achiziioneaz calculatoare dup cum procedeaz omologii lor din alte companii, deoarece 36

competiia fr o analiz rapid i corect a necesitilor informatice din propria organizaie nu este posibil.

Figura 2.9 Sistemul informaional al organizaiei

O analiz complet a sistemului informaional al unei organizaii conduce la identificarea a dou tipuri de sisteme informaionale, i anume: (1) sisteme informaionale formale i (2) sisteme informaionale neformale. Sistemele informaionale formale se bazeaz pe definirea i acceptarea datelor i a procedurilor pentru colectarea, stocarea, procesarea, diseminarea i utilizarea acestor date. Sistemele formale sunt, n principiu, structurate, astfel c opereaz n conformitate cu anumite reguli predefinite, care rmn mult timp neschimbate, iar modificrile nu se pot realiza uor. Sistemele informaionale neformale se bazeaz pe acorduri implicite i reguli de comportament care nu sunt predefinite. n cazul acestor sisteme nu exist nici un acord cu privire la informaiile ce trebuie procesate sau stocate. Astfel de sisteme sunt importante pentru viaa unei organizaii, dar nu constituie un subiect al acestei lucrri. Sistemele informaionale pot fi, la rndul lor, clasificate n sisteme care se bazeaz pe utilizarea calculatoarelor - sisteme informatice - i sisteme care se bazeaz pe prelucrri manuale folosind tehnologii bazate pe hrtie i creion - sistemele manuale. Sistemele manuale servesc rezolvrii unor nevoi importante pentru organizaie, dar nu constituie un subiect al crtii de fa, deoarece reprezint, n cel mai bun caz, un capitol de istorie. n concluzie, lucrarea de fa va trata sistemele informaionale care se bazeaz pe utilizarea tehnologiei calculatoarelor, n terminologia european, acestea se numesc sisteme informatice i reprezint ansamblul de echipamente conectate ntre ele, care lucreaz mpreun, folosind tehnici i proceduri specifice pentru colectarea, procesarea, stocarea i diseminarea informaiilor, n vederea susinerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control, analiz i monitorizare a activitilor organizaionale. Terminologia american nu folosete denumirea de sistem informatic ci pe cea de sistem informaional pentru conducere (/W/S- Management Information System), n schimb, se folosete pe scar larg noiunea de tehnologia informaiei (IT-Information Technology), care se apropie mai mult de informatic.

37

2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMAIONALE Pentru satisfacerea diferitelor nevoi ale nivelurilor organizaionale exist 5 tipuri principale de sisteme informaionale (SI) pentru: procesarea tranzaciilor, automatizarea muncii de birou, sistemul informaional de management, sistemul de fundamentare a deciziilor i sistemul suport al managementului superior. Aceste tipuri de sisteme, nivelul ierarhic la care fiecare acioneaz, precum i membrii firmei pe care i deservesc sunt prezentate n figura 2.10.
Tipuri de sisteme informaionale Membrii firmei deservii

SI de suport al managementului superior

Manageri de nivel superior

Manageri, profesioniti SI de fundamentare a deciziilor SI de management SI de automatizare a muncii de birou Manageri de nivel mediu, supervizori Manageri, tehnicieni, profesioniti, supervizori

SI de procesare a tranzaciilor

Supervizori personal operativ

Contabilitate

Comercial

Producie

Fig. 2.10 Tipologia sistemelor informaionalei

2.4.1 Sistemul informaional de procesare a tranzaciilor

Este un SI computerizat care execut i nregistreaz activitile zilnice, de rutin, necesare conducerii unei firme. El este utilizat n situaiile cu o structur complex i repetitiv, n care sarcinile i normele impuse sunt foarte precise. Natura structural a situaiilor face posibil elaborarea unor instruciuni detaliate, neechivoce, care permit computerului s manevreze i s nregistreze n mod corespunztor tranzaciile. Un sistem de procesare a tranzaciilor ofer asisten direct nivelurilor operaionale ale unei firme. Dou aspecte ale sistemului de procesare a tranzaciilor prezint o importan deosebit. n primul rnd, un sistem de procesare a tranzaciilor poate fi de o importan vital pentru extinderea

Finane

38

Resurse umane

firmei, pentru interaciunea cu elementele mediului, deoarece sistemul n sine reprezint o parte din interaciunile firmei cu furnizorii i clienii. Prin intermediul schimbului electronic de date (SED) pot fi trimise direct din computerul unei firme ctre computerul altei firme documente standardizate, precum comenzi-tip, facturi etc n al doilea rnd, sistemul de procesare a tranzaciilor este principala surs de date utilizat de alte sisteme informatice din firm.

2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou

Acesta reprezint un sistem informatic destinat facilitrii comunicaiei i creterii productivitii managerilor i personalului din birouri prin procesarea documentelor i mesajelor. Printre primele, i de altfel cel mai utilizat sistem de automatizare a muncii de birou, este sistemul de procesare a textelor (Word Processing System), care permite crearea, editarea i imprimarea cu uurin a textelor. n ultima vreme, a devenit tot mai popular sistemul de pot electronic (Electronic Mail) care permite schimbul rapid de mesaje scrise prin intermediul procesrii textelor i reelelor de comunicaii. Un sistem pentru automatizarea muncii de birou poate include urmtoarele aplicaii: mesagerie vocal - voice mail - (nregistreaz mesajele telefonice i le stocheaz n memoria secundar a unui computer, de unde pot fi apelate ulterior de ctre destinatari); calendar electronic (metod de pstrarea a evidenei programelor, ntlnirilor etc); teleconferina (mijloc de comunicare ntre localiti diferite prin utilizarea facilitilor electronice i/sau de generare a imaginii); recuperarea documentelor (utilizarea unuia sau mai multor sisteme de stocare a documentelor pe microfilm sau pe alte suporturi, pentru localizarea i copierea ulterioar a acestora); transmisie prin fax (mijloc de trasmitere telefonic a documentelor); groupware (software destinat facilitrii ntlnirilor prin coordonarea simultan a mesajelor aparinnd membrilor unui grup); grafic (mijloc de realizare a graficelor i diagramelor). Exist dou tipuri de opinii cu privire la sistemele SAM. Iniial, aceste sisteme erau percepute ca mijloace de cretere a productivitii funcionarilor i secretariatului. Mai nou, SAM sunt percepute ca mijloace suport, nu numai pentru funcionari i secretariat, ct i pentru manageri i tehnicieni.

2.4.3 Sisteme informaionale de management (SIM)

SIM-ul este un sistem informatic care produce rapoarte zilnice i permite accesul direct la diferite informaii, actuale i mai vechi, de care au nevoie managerii de la nivelurile medii i inferioare. SIM-urile au n vedere n principal obiective tactice i operaionale i prezint o importan deosebit pentru planificare, adoptarea deciziilor i control. Ele centralizeaz informaii din sistemul de procesare a tranzaciilor pentru a realiza rapoartele de rutin i rapoartele complexe pentru manageri i supervizori. n plus, ele produc rapoarte pentru managerii de nivel mediu i inferior, referitoare la costuri, calitate i activitatea furnizorilor.

2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD)

Un SFD este un sistem informatic care particip la procesul managerial de adoptare a deciziilor n situaii care nu sunt bine structurate. n general, aceste sisteme nu ofer rspunsuri cu privire la deciziile optime. Acestea ncearc s mbunteasc procesul de adoptare a deciziilor prin punerea la dispoziia managementului a instrumentelor de analiz a unei situaii date. 39

Exist cteva diferene ntre SFD i SIM. n comparaie cu un SIM, un SFD clasic ofer analize mai profunde i un acces mai mare la modelele pe care managerii le pot utiliza n examinarea complex a unei situaii. Pe de alt parte, un SFD este mai interactiv dect un SIM. Acest lucru le ofer managerilor posibilitatea de a comunica direct cu programele computerelor care controleaz sistemul i de a obine aproape instantaneu rezultatele analizelor. Un tip specializat de SFD este sistemul expert, adic acel sistem computerizat care folosete cunotinele de specialitate ale unui expert pentru soluionarea problemelor. De fapt, n dezvoltarea acestor sisteme, proiectanii lucreaz cu experii pentru a stabili informaiile sau regulile de adoptare a deciziilor utilizate de experi atunci cnd se confrunt cu tipuri particulare de probleme. Sistemele expert au la baz inteligena artificial, un domeniu al tehnologiei informatice destinat implementrii unor caracteristici umane (precum vzul, auzul, raionamentul) computerelor. Inteligena artificial este o zon a cercetrii tiinifice i nu un produs finit, cum este sistemul expert. Pentru realizarea computerelor capabile s emit raionamente, n anii 60, cercettorii au dezvoltat maini capabile s joace ah. De atunci s-au parcus etape importante n dezvoltarea unor sisteme decizionale multi-nivel (arbori) care s anticipeze evoluiile posibile, dar programele finale au cuprins att de multe alternative nct nici supercomputerele de astzi nu le pot evalua ntr-o perioad rezonabil de timp.

2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (SSMS)

Acestea sunt sisteme informatice care particip la adoptarea deciziilor i la funcionarea eficient a nivelurilor superioare ale unei firme. Spre deosebire de un SFD, sistemul SSMS presupune capaciti de calcul mai generale, implic telecomunicaiile i operarea cu grafice i tabele specifice fiecrui tip de problem. SSMS tinde s utilizeze mai puine modele analitice dect SFD, ofer informaii la cerere dintr-o varietate de surse i permite rezolvarea interactiv a problemelor. n esen, SSMS este un sistem informaional astfel conceput nct s se adapteze necesitilor managerilor n situaii specifice. Ele se pot adapta modului de lucru al fiecrui manager.

2.5 CARENE ALE SISITEMULUI INFORMAIONAL

n funcionarea sistemului informaional, datorit aciunii, unor factori obiectivi sau subiectivi, apar o serie de disfuncionaliti care au un impact negativ att asupra procesului managerial ct i asupra celui de execuie. Specialiti1 n domeniu au identificat mai multe deficiene ale sistemului informaional, care se pot manifesta sub urmtoarele forme: distorsiunea, filtrajul, redundana i suprancrcarea circuitelor informaionale. 1. Distorsiunea const n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesajului unei informaii, pe parcursul culegerii, stocrii, prelucrrii i/sau transmiterii acesteia de la emitor la receptor (beneficiar).
1

Nicolescu O., Verboncu I. op. cit., p. 252-253.

40

Dintre cauzele care genereaz distorsiunea cele mai frecvente sunt: Diferenele n pregtirea persoanelor implicate n vehicularea informaiei; Folosirea de supori informaionali necorespunztori pentru nregistrarea informaiilor; Manipularea neglijent a suporilor de informaii n procesul transmiterii lor beneficiarilor; Utilizarea de mijloace necorespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea informaiilor. 2. Filtrajul const n modificarea parial sau total, intenionat, a mesajului sau coninutului informaiilor, pe parcursul culegerii, prelucrrii, stocrii i transmiterii acestora de la emitor la receptor, nainte ca acestea s ajung la destinaie. Cauza filtrajului este una singur, i anume intervenia pe parcursul nregistrrii, transmiterii i prelucrrii informaiilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informaiei s primeasc un mesaj schimbat. Cnd dezinformarea se produce la nivelul managerilor, aceasta se reflect n diminuarea calitii deciziilor, iar cnd se produce la nivelul executanilor, efectele imediate se resimt pe planul realizrii proceselor cu caracter operaional. n ambele situaii efectele pe termen lung sunt scderea eficienei, concomitent cu deteriorarea ntr-o anumit msur a climatului de munc, a relaiilor dintre personalul implicat.. 3. Redundana const n colectarea, stocarea, nregistrarea, prelucrarea i/sau transmiterea repetat a unor informaii. Cauza major a acestei disfuncionaliti informaionale o reprezint absena coordonrii sau coordonarea defectuoas a anumitor segmente ale sistemului managerial. Acest fenomen, n condiiile implementrii unor subsisteme informatice de tip baze de date poate duce la prelucrare defectuoas a informaiilor. Redundana se produce n special cnd nu se respect principiul unitii de decizie i aciune i se manifest sub forma cererii acelorai informaii de ctre diferii beneficiari. Efectele redundanei constau ntr-o serioas risip de timp i mijloace materiale din partea celor implicai. 4. Suprancrcarea canalelor de informaii, este fenomenul prin care se transmite la diverse nivele ierarhice, un volum prea mare de informaii a cror analiz nu intr n totalitate n componena nivelului respectiv.. Suprancrcarea const n vehicularea, prin circuitele informaionale a unei cantiti de informaii care depete capacitatea de transport, ceea ce duce la blocarea i/sau ntrzierea ajungerii unei pri din informaii la adresant. Caracterul piramidal al sistemului informaional se refer la agregarea i transmiterea selectiv a informaiilor pe verticala sistemului de management, funcie de obiectivele, competenele i responsabilitile circumscrise subdiviziunilor organizatorice respective. Nerespectarea acestui caracter, poate provoca disfuncii, generate fie de proiectarea defectuoas a sistemului managerial, fie de tendina unor manageri i executani de a-i expune excesiv aciunile i rezultatele. Toate aceste deficiene conduc, ntr-o msur mai mic sau mai mare, la diminuarea eficacitii i eficienei sistemului informaional, cu efecte, directe sau indirecte, asupra proceselor manageriale i de execuie.

41

Capitolul 3 SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA SISTEMULUI INFORMAIONAL

3.1 SISTEMUL INFORMATIC

Concretiznd definiia general de sistem, ca o colecie organizat de pri legate prin interaciuni determinate, prin sistem informatic al unei entiti sub form de organism (economic, tiinific, social cultural etc.) se nelege un ansamblu, structurat i corelat de reguli, proceduri i mijloace (n primul rnd calculatoare electronice) care permit aplicarea de metode organismului respectiv pentru a realiza scopul i obiectivele predefinite, msurabile ntre anumite limite. Cu alte cuvinte, a defini un sistem informatic al unui organism nseamn a-i preciza n mod concret regulile, procedurile, mijloacele i metodele, cu precdere automate, utilizate n cadrul sistemului pentru a-i determina mrimile prestabilite i legile care opereaz cu aceste mrimi1. Sistemul informatic poate fi definit ca un ansamblu de reguli, proceduri mijloace i metode, cu precdere automate, folosite pentru culegerea, transmiterea, prelucrarea i stocarea datelor2. Sistemul informatic este o component a sistemului informaional i anume acea parte a acestuia care preia i rezolv sarcinile de culegere, prelucrare, transmitere i stocare a datelor cu ajutorul sistemelor de calcul. Pentru a-i ndeplini rolul n cadrul sistemului informaional, sistemul informatic cuprinde ansamblul tuturor resurselor, regulilor, procedurilor, mijloacelor, metodelor i tehnicilor, prin care se asigur prelucrarea automat a datelor. (a) Aceste resurse sunt: ansamblul de echipamente (HARDWARE); sistemul de programe (SOFTWARE), care cuprinde programele; sistemului de operare i programele de aplicaii; baza de date; ansamblul de personal i cadrul organizatoric. (b) Prin metode se neleg cile de determinare i punere n funciune, de perfecionare i optimizare a funciunilor organismului, pentru a atinge obiectivele predeterminate. (c) Prin reguli se exprim modalitile de aplicare la un organism a metodelor. Acestea sunt definite i formulate concis sub forma unor ansambluri de operaii logice i/sau matematice. (d) Prin proceduri se nelege totalitatea operaiunilor necesare pentru tratarea informaiilor i regulilor prin mijloacele sistemului. Ca exemplu, se poate arta metoda gestiunii stocurilor, n care se gsete regula de calcul a nivelului de stoc, pentru care se lanseaz o comand i care utilizeaz procedurile de calcul. Printre metodele utilizate se pot enumera: calculul probabilitii, metode ale statisticii economice, analiza stocurilor, programarea liniar, programarea dinamic, metode de simulare, teoria

Pisu Gh., Toma C., Mihilescu I., Elaborarea i introducerea sistemelor informatice, Ed. Tehnic, 1975, pag. 23. 2 Orzan Gh, Sistemul informatic al aprovizionrii populaiei SIAP, BNP-ICI, 1985, pag. 7

42

grafurilor, teoria utilitii, teoria deciziei, metode de proiectare a experimentelor, teoria jocurilor, metode de culegere, de msurare i scalare, metode de analiz multivariant, metode de previziuni etc. (e) Prin mijloacele unui sistem informatic se nelege totalitatea uneltelor i instrumentelor manuale, automate, inclusiv software utilizate pentru efectuarea de operaiuni asupra informaiei: captare, culegere, pregtire, control, introducere i extragere, transmitere, concentrare, stocare, transformare, prelucrare prin calcul aritmetic i logic, analiz i interpretare etc. Mijloacele cuprind: supori, maini i oameni. (a) Se consider suport tot ceea ce are ataat informaii i servete la transportarea i/sau stocarea ei n timp i spaiu. Se ntlnesc urmtoarele tipuri de supori: Materiali, sub form de suporturi tehnice (magnetice sau optice) sau grafice (opace sau transparente); Cmp electric, magnetic sau optic, transmis prin semnale i pachete; Experiena uman, sub form de date i informaii acumulate de oameni n procesul muncii. (b) Prin maini n cadrul mijloacelor unui sistem informatic se nelege totalitatea echipamentelor i dispozitivelor utilizate (ca echipamente hardware i instrumente software) pentru a efectua operaiunile enumerate mai sus. n aceast ordine de idei putem enumera: sisteme de calcul, de diferite generaii i configuraii; echipamentele de captare, culegere, pregtire, transmitere, stocare, de prelucrare, de redare, de analiz i interpretare etc. (c) Oamenii n cadrul unui sistem informatic intervin sub forma de experien uman la nivelul suporilor, ca specialiti pentru elaborarea, utilizarea i exploatarea sistemului (administratori, analiti, programatori, ingineri sistem, operatori) sau ca utilizatori ai sistemului n regim off-line sau online (cyber-nvigatori sau internaui, cyber-cumprtori, analiti digitali etc.). Sistemul informatic se poate prezenta sub forma unei cutii negre bazat pe intrri, ieiri, reguli, proceduri, mijloace i metode ca i sistemul economic.

3.2 ETAPELE DE EVOLUIE A SISTEMELOR INFORMATICE

n prima etap n cadrul unui sistem informaional coexistau proceduri manuale de tratare a informaiilor cu proceduri automatizate de calcul. Cu alte cuvinte, sistemul informatic al unei entiti era completat, cel puin, n intrrile i ieirile sale, cu proceduri manuale pentru acele pri ale sistemului informaional care nu se pretau a fi automatizate prin utilizarea calculatorului. n a doua etap, s-a remarcat tendina automatizrii progresive a sistemului informaional, pentru a-l cuprinde n ansamblul su i astfel s se ajung ntr-un timp imprevizibil la echivalena dintre sistemul informaional i sistemul informatic. n urma modelrii sistemului informaional, prin sistemul informatic, se reproduce realitatea n diversitatea sa de manifestare. Dei aceast viziune a fost propagat puternic de productorii de echipamente de calcul i de informaticieni n proiectele de sisteme informatice nu s-au putut obine rezultate spectaculoase, motivele fiind urmtoarele: Unele activiti pot fi optimizate cu anumite arhitecturi de sistem informatic dar multe devin n timp incompatibile cu aceste arhitecturi; Exist o neconcordan ntre reprezentarea informatic implementat prin soft i cea real existent. Tensiunile dintre entitatea real i modelul reprodus de ctre software poate fi corectat prin 43

simulare i instruire, adic prin apropierea sistemului informatic de realitatea prin adaptri i ajustri individuale, realizndu-se versiuni mbuntite ale sistemului informatic; Sistemul informatic este adesea static n raport cu dezvoltarea mediului real. Atunci cnd realitatea funcionrii unei ntreprinderi este caracterizat prin schimbri puternice, reprezentarea n sistemul informatic nu poate fi adaptat suficient de repede; Dezvoltarea tehnologiei informaiei i de comunicaii este att de rapid, nct generaii ntregi de produse software existente sunt nlocuite de altele noi, cu performane i funcionaliti sporite. n etapa actual sistemele informatice, devin capabile s modeleze. Ele nu mai redau doar modelul realitii exterioare, ci modeleaz o nou realitate virtual pe care o proiecteaz i o transmite utilizatorului de informaii. Aceast realitate virtual poate fi asemntoare realitii fizice sau poate confrunta lumea gndurilor noastre cu imagini complet noi, n cyber-spaiu. Acest fapt i posibilitatea de a comunica global cu cyber-lumea, de a participa la ea, d natere unei revoluii enorme, care nu va modifica lumea de afaceri i societatea n anii ce vin. Pentru realizarea i exploatarea sistemelor informatice modern se pot formula urmtoarele reguli: ntreprinderea trebuie s cunoasc perspectivele utilizrii sistemelor informatice i s formuleze pe baza acestora o politic de informatizare adecvat, aplicabil ulterior n mod consecvent; S pun accent pe utilizarea sistemelor informatice deschise la care funciile sistemelor informatice s poat fi distribuite pe platforme eterogene iar anumite componente ale sistemului, precum sistemele de operare sau bazele de date, trebuie s fie compatibile ntre diferitele platforme hardware; Reprezentarea funciilor software trebuie s fie neutr n raport cu ntreprinderea. Un exemplu de software n mare msur neutru n raport cu ntreprinderile l constituie prelucrarea de text; Sistemele de informatice trebuiesc structurate n module informatice distincte, care s poat comunica ntre ele. Acest lucru permite nnoirea pe componente, module, subsisteme sau n bloc a ntregului sistem.

44

3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE

n cadrul unui sistem economic, sistemele informatice sunt structurate n funcie de organizarea i structura sistemului informaional, de obiectivele urmrite n strategia general a domeniului supus informatizrii ct i de caracteristicile i performanele echipamentelor de calcul i de comunicaie din structura sistemelor informatice. Din varietatea de criterii utilizate n clasificarea sistemelor informatice, enumerm: (a) Dup funciile la nivelul unitii economice: subsistemul de urmrire i programare a produciei; subsistemul financiar-contabil; subsistemul resurselor umane; subsistemul de servicii; subsistemul comercial; subsistemul de cercetare-dezvoltare. (b) Dup domeniul activitilor i nivelul de abordare: sisteme informatice microeconomice (la nivelul agenilor economici); sisteme informatice de ramur; sisteme informatice metropolitane (uniti administrativ-teritoriale); sisteme informatice de conducere a proceselor tehnologice (de automatizri); sisteme informatice integrate, pentru anumite activiti din economie (sntate, armat, statistic); sistemul informatic general al economiei naionale. (c) Dup gradul de structurare al coleciilor de date: sisteme informatice care folosesc fiiere independente; sisteme informatice cu baze de date; sisteme informatice cu baze de date orientate pe obiecte; sisteme informatice suport de asistare a deciziei; sisteme informatice-expert cu baze de cunotine. (d) Dup gradul de concentrare/dispersie a capacitilor de prelucrare i memorare a datelor: sisteme informatice centralizate; sisteme informatice distribuite. (e) Dup modul de tratare a informaiei n calculator: sisteme informatice cu tratarea n regim batch (pe loturi); sisteme informatice cu prelucrare i rspuns n timp real. (f) Dup modul de utilizare a sistemelor de prelucrare i comunicaie: sisteme informatice off-line; sisteme informatice online. (g) Dup regimul de acces la resursele hardware a sistemului de calcul: sisteme informatice cu acces secvenial; sisteme informatice cu acces interactiv (conversaional); sisteme informatice cu acces combinat. (h) n funcie de simultaneitate/nesimultaneitatea lucrrilor n sistemul informatic: sisteme informatice cu prelucrri monoprograme- monoprelucrare 45

sisteme informatice cu prelucrri n regim de multiprogramare (se execut mai multe lucrri la un singur calculator local); sisteme informatice cu regim multiprelucrare (lucrarea se execut n paralel pe mai multe calculatoare care opereaz coordonat n sistem); sisteme informatice n regim de teleprelucrare (cu deosebirea c reeaua de calculatoare care proceseaz lucrrile sunt distribuite geografic). Sistemul informatic reprezint o parte a sistemului informaional care permite realizarea operaiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor i difuzare a informaiilor astfel obinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informaiei (IT). Sistemul informatic al firmei este astfel structurat nct s corespund cerinelor diferitelor grupuri de utilizatori, iar uneori sistemul informaional poate s coincid cu cel informatic, la limit. Analiza unui sistem informatic se realizeaz n raport cu: factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice i operative; personalul implicat n procesul culegerii i prelucrrii datelor; personalul implicat n procesul cercetrii tiinifice i proiectrii de noi produse i tehnologii de fabricaie. Se definesc astfel n cadrul sistemului informatic al firmei urmtoarele subsisteme: subsistemul conducerii strategice; subsisteme ale conducerii curente; subsistemul de gestiune a cunoaterii (specific activitilor de cercetare i proiectare); subsisteme operaionale. Chiar dac ele reprezint componente ale sistemului informatic al firmei, le vom numi n continuare sisteme deoarece le vom prezenta pe fiecare din ele, individual. Sisteme informatice la nivel operaional (Operational Level Systems) - permit culegerea, stocarea i prelucrarea datelor referitoare la tranzaciile i procesele economice derulate (aprovizionri cu materii prime, consumuri de materii prime, produse finite obinute, livrate, ncasat, pli efectuate ctre furnizori etc.). Sistemele de gestiune a cunoaterii n cadrul firmei (Knowledge Systems) - permit promovarea noilor tehnologii i cunotine n cadrul firmei (de exemplu produsele software destinate proiectrii asistate de calculator - AutoCAD) precum i asigurarea automatizrii i controlului fluxului de documente n cadrul firmei. Sistemele informatice destinate conducerii curente - asigur derularea activitilor de control i conducere pe termen scurt. Susinnd de regul decizii de rutin, aceste sisteme genereaz rapoarte periodice, a cror structur este prestabilit, oferind informaia necesar decidentului n conformitate cu domeniul su de responsabilitate. Fiind gndite mai mult ca sisteme de raportare periodic, ele sunt mai puin pregtite s ofere informaii urgente ca urmare a unor situaii neprevzute. Sistemele informatice destinate conducerii strategice - permit echipei manageriale la vrf s realizeze planificarea activitii firmei pe termen lung n vederea atingerii obiectivelor strategice fixate. Structura sistemului informatic al firmei cuprinde deci, att componentele definite dup criterii funcionale, ct i pe cele rezultate din luarea n considerare a nivelelor de decizie i operaionale din cadrul firmei. Putem realiza o clasificare a sistemelor informatice ntlnite n cadrul firmei pornind de la criteriul naturii prelucrrilor realizate prin intermediul lor: 46

Sisteme pentru prelucrarea tranzaciilor (TPS - Transaction Precessing Systems) sunt specializate n preluarea, stocarea i prelucrarea datelor privitoare la tranzaciile zilnice, de rutin. Se caracterizeaz prin gradul lor mare de repetabilitate i prin volumul mare de date procesat i servesc nivelul operaional. n aceast categorie cuprindem, spre exemplu, sistemul informatic privind gestiunea produciei, sistemul informatic privind evidena vnzrilor, sistemul informatic al contabilitii financiare, sistemul informatic privind gestiunea stocurilor etc. Sisteme destinate activitii de birotic - (OAS - Office Automatic Systems) destinate mai ales personalului implicat n procesul prelucrrii informaiei (contabili, funcionari, secretari), dar i managerilor. n aceast categorie putem cuprinde: procesoare de texte, procesoare de tabele, sisteme de pot electronic etc. Sisteme destinate cercetrii-dezvoltrii (KWS - Knowledge Work Systems) destinate crerii i integrrii noilor tehnologii n cadrul firmei. Utilizatorii acestor sisteme sunt inginerii, proiectanii i ceilali specialiti angrenai n activitatea de cercetare-dezvoltare. Sisteme informatice destinate conducerii (MIS - Management Information Systems) destinate asigurrii rapoartelor sintetice de rutin necesare n procesul fundamentrii deciziilor curente, controlului i planificrii pe termen scurt. n vederea oferirii unei informri relevante, ele permit i generarea de rapoarte privind abaterile nregistrate precum i consultarea on-line a informaiilor referitoare la perioadele anterioare de gestiune (n vederea determinrii trendului indicatorilor). Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems) ofer managerilor modele complexe i aprofundate de analiz n vederea fundamentrii deciziilor. Ele valorific informaii interne oferite de TPS i MIS alturi de informaii provenite din mediul economic exterior (curs valutar, preul produselor fabricate de firmele concurente, preul pe pia al materiilor prime etc.). Ofer utilizatorilor flexibilitate deosebit la cerinele formulate returnnd rapid rspunsurile solicitate. n aceast categorie putem include sistemele expert caracterizate prin stocarea cunotinelor unui expert uman, sub form de fapte i reguli, ntr-o baz de cunotine utilizat n deducerea de concluzii prin derularea de raionamente automate. Sistemele expert pot fi utilizate cu succes n diagnosticarea financiar a firmei, n elaborarea deciziei bncii de acordare a creditelor pentru clienii si etc. Sisteme suport ale executivului (ESS - Executive Support Systems) reprezint sisteme informatice destinate conducerii strategice i permit luarea unor decizii nestructurate, altele dect cele de rutin. Ele nu au fost gndite s serveasc la soluionarea unei anumite probleme, ci s ofere faciliti generalizate de calcul i comunicaii. Utilizeaz date privind mediul exterior al firmei, date sintetizate oferite de MIS i DSS precum i cele mai avansate produse software grafice.

3.4 FUNCIILE SISTEMULUI INFORMATIC

Funciile unui sistem informatic decurg att din obiectivele entitii organizaionale ct i din mijloacele pe care tehnologia informaiei i comunicaiile i le ofer n vederea realizrii acestor obiective. Un sistem informatic, indiferent de coninutul concret al activitii pe care o servete, ndeplinete urmtoarele funcii generale: funcia de preluare a informaiei; funcia de memorare i regsire a informaiei; funcia de comunicare a informaiei; 47

funcia de prelucrare a informaiei; funcia de ieire a informaiei; funcia de comand-control a sistemului.

3.4.1 Funcia de preluare a informaiei

Funcia de preluare a informaiei n sistem se exercit ntr-o varietate mare de modaliti cum sunt: preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaie; preluarea informaiei provenite din reele locale de date; introducerea manual a datelor i textelor; captarea cu echipament adecvat a informaiilor numerice, alfanumerice, grafice, a vocii i sunetului, a imaginilor video sau film. Informaia odat introdus n sistem, fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreaz pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus posibilitatea transferrii ei, la ieire, fr a fi memorat sau prelucrat.

3.4.2 Funcia de memorare i regsire a informaiei

Funcia de memorare i regsire a informaiei joac un rol important n funcionarea unui sistem informatic. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem informatic n raport de durata i volumul informaiei memorate. Informaia se poate pstra n: memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare; memoria extern, pentru datele care se consult periodic; depozite i arhive electronice, pentru informaii cu caracter de istorie sau care se consult foarte rar. Informaia aflat n memoria unui sistem informatic poate servi n procesul de prelucrare sau poate fi valorificat prin consultare local ori poate fi comunicat utilizatorilor prin intermediul reelelor de comunicaie.

3.4.3 Funcia de comunicare

Funcia de comunicare a sistemului informatic asigur transferul informaiilor ntre reelele de calculatoare i/sau ntre calculatoare i reelele de comunicaie prin: comunicaia ntre componentele entitii organizaionale, conectate fizico-funcional ntr-o reea omogen de calculatoare de tip local (LAN - Local Area Network); comunicaia la distan realizat printr-o linie analogic pe reeaua public de telecomunicaii. Aceste linii de comunicaie utilizeaz modemul pentru conversie din/n format digital n/din format analogic. Reeaua public de telecomunicaii (public switched telecommunications network - PSTN) asigur conectarea calculatoarelor utiliznd comutarea circuitelor (circuit switching);

48

comunicaia la distant pe linii de comunicaie digital. O reea ISDN (integrated services digital network), asigur conectarea direct a echipamentelor digitale utiliznd echipamente NTE (network termination equipment); comunicaia prin World Wide Web (WEB) - o infrastructur informaional n care informaia este transmis prin reele eterogene, Internetul fiind utilizat pentru transmiterea datelor n ntreaga lume i reprezint un mod de conectare n care calculatoarele pot comunica utiliznd un protocol de adresare comun (TCP/IP).

3.4.4 Funcia de prelucrare

Funcia de prelucrare se refer la o mare varietate de operaii i procese, cum sunt: conversia informaiei din forma analogic n form digital, necesar memorrii i procesrii ei cu mijloace informatice, precum i operaia invers de conversie din digital n analogic, pentru a o face compatibil cu echipamentele electronice de tip analogic pentru redarea, nregistrarea sau transferul de informaie audio i vizual. conversie de suport prin transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, electronic, grafic etc.) pe altul; reproducerea informaiei i documentelor prin copierea informaiei pe acelai tip de suport din bazele de date (BD), bazele de tabele (BT), i/sau bazele de cunotine (BC); crearea i ncrcarea bazelor de date (BD), de tabele (BT), i/sau cunotine (BC) presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informaiei pe suportul tehnic. ncrcarea bazelor se face cu informaii provenite din bazele, depozitele i arhivele electronice stocate pe suporturi de memoria extern, preluate din reelele de comunicaie sau introduse manual, de Ia terminale de culegere; actualizarea bazelor de date, de tabele i de cunotine presupune tergerea informaiilor devenite inutile, introducerea de informaii noi, modificarea valorilor celor existente pentru a Ie pune n acord cu realitatea pe care trebuie s o reflecte sau cu nevoile utilizatorului de informaii; tratarea propriu-zis a informaiei, const n efectuarea celor mai variate operaii care privesc, forma i coninutul informaiilor, ndeosebi n cazul prelucrrii datelor i cunotinelor. Au loc o multitudine de operaii logice (comparaii, ordonri) sau semantice, de recunoatere a formelor sau semnificaiei acestora; consultarea interactiv a informaiei, se realizeaz cu ajutorul unor programe care permit cutarea, selectarea i transmiterea informaiei solicitate, la un dispozitiv periferic de ieire (monitor, imprimant, echipament de comunicaie n reea etc.). Consultarea bazei de informaii nu afecteaz coninutul acesteia; punerea n form a informaiei solicitate la ieire, ce presupune operaii diferite n raport de natura informaiei solicitate. Au loc operaii pentru obinerea de rapoarte i situaii complexe care vor fi transferate la dispozitivele de ieire n vederea imprimrii lor, afirii la terminal sau a comunicrii locale, ori la distan, prin intermediul sistemelor de comunicaie.

3.4.5 Funcia de ieire a informaiei

Funcia de ieire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerine n funcie de: 49

natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente grafice, voce, film, secvene video sau audio sau combinaii ale acestora; coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire; natura suportului tehnic sau grafic, pe care urmeaz a fi transferat informaia la ieire; forma, digital sau analogic, a informaiei transmise; destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat. Comunicarea n interiorul sistemului se face prin consultare direct la terminal, prin listarea documentelor obinute la imprimant, plotter sau prin imprimare pe dispozitive de fotocopiere, prin consultarea realizat Ia terminale video i audio ale reelei locale. Comunicarea cu exteriorul se face prin transmiterea de informaii multimedia la distan, transferul de date pentru stocare la distan pe suporturile de memorie extern, depozite i arhive electronice ale sistemului informatic sau comunicarea informaiilor, ctre partenerii de afaceri, organisme publice, acionari, clieni, consumatori etc., se realizeaz prin transmiterea digital de date, texte, informaie vizual i sonor cu ajutorul reelelor publice sau private de comunicaii, transmiteri de date i imagini prin telex, telefon, telefax, teleconferine, videoconferine etc. 6) Funcia de comand i control a sistemului informatic deine toate atributele necesare pentru dirijarea i reglarea funcionrii ntregului sistem, a tuturor funciilor sale, alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, memoria intern, baza de programe, de proceduri i baza informaional, controlul proceselor de intrare, prelucrare i ieire a informaiei n funcie de natura lor, de specificul operaiilor care se execut, de destinaia i modul de transmitere a rezultatelor.

50

3.5 STRUCTURA GENERAL A SISTEMULUI INFORMAIONAL UTILIZAT N ADMINISTRAREA AFACERILOR

Sistemul informatic n sectorul teriar este un ansamblu interconectat de echipamente hardware i programe software, de metode, tehnici, modele i instrumente avnd ca obiectiv procesarea informaiei i care i exercit funciile sale n interdependen, att cu sistemele informatice profesionale, ct i cu sistemele de comunicaii, ntre care se creeaz un ansamblu de legturi comunicaionale. Din definiie rezult existena a trei componente, suficiente pentru a putea explica structura i funciile sistemului informatic, organizarea i funcionarea acestuia. Aceste elemente fundamentale sunt echipamentele, programele i informaiile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului. Astfel, dac echipamentele (componenta hardware), constituie instrumentul fizic al activitii sistemului informatic, programele (componenta software), reprezint instrumentul logic al acesteia, n timp ce baza de informaii ofer obiectul supus procesrii cu ajutorul mijloacelor amintite.

Componenta informaional

INFORMAIA Subsistemul de informaii SOFTWARE Subsistemul de programe HARDWARE Subsistemul de echipamente

Componenta logic

Componenta fizic

UNITATEA CENTRAL PERIFERICE DE INTRARE I/SAU IEIRE ECHIPAMENTE PENTRU COMUNICAII Locale

La distan

Figura nr.3.1 Structura sistemului informaional

3.5.1 Componenta hardware a sistemului

Componenta hardware a sistemului este reprezentat de ansamblul de echipamente format din: a) Unitatea central a sistemului informatic numit generic procesor b) Memoria intern, care reprezint memoria operativ la nivelul creia se execut toate calculele aritmetice i logice. Memoria operativ este de dou tipuri: memorie RAM, numit i memorie vie, care permite att scrierea ct i citirea i este o memorie de tip volatil, n sensul c informaia se pierde la nchiderea sesiunii de lucru; memorie ROM, numit i memorie moart, de tip citete-numai care permite doar citirea fr a fi modificat. 51

3.5.2 Unitile de intrare-ieire ale sistemului

Unitile de intrare-ieire ale sistemului conin, att periferice comune de intrare-ieire ct i echipamente dedicate. a) Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem informatic amintim: tastatura utilizat pentru introducerea manual a informaiei date, texte i comenzi; scanner-ul pentru nregistrarea digital a imaginilor grafice aflate pe documente; aparatul telefonic i interfaa telefonic pentru receptarea i nregistrarea digital a comunicaiilor analogice sau digitale, a mesajelor sonore; aparatul telefax i/sau interfaa telefax pentru nregistrarea digital a documentelor grafice recepionate sau pentru scrierea lor direct la imprimant fax; interfaa audio i video pentru recepia imaginilor i sunetelor prin intermediul plcii de captur video ce preia imagini de la o camer video, de la un alt VCR pentru imagini de la un videocasetofon sau de la un Tuner TV pentru a prelua imaginile din reelele TV; microfonul i interfaa pentru sunet adecvat, constituie perifericul de introducere a sunetului captat direct din realitate: dispoziii i mesaje, comentarii i rapoarte, interviuri, tratative, conferine etc.; echipamente interactive de introducere din categoria mouse-lui, trackball, joystick etc. Mouseul este folosit pentru manipularea mai uoar a imaginilor pe ecran i introducerea comenzilor n calculator. Trackball, un mouse aezat cu sfera n sus i care este manevrat cu mna fiind ataat fie extern la calculator, fie inclus n tastatura calculatoarelor portabile (laptop-uri, notebook-uri etc.). Joystick-ul, numit i maneta de joc este utilizat n special n jocurile electronice; tableta grafic (digitizor) i interfaa de pointare, de fapt un creion cu o tablet pe care se nscriu informaii ce sunt transmise la calculator etc.; b) Perifericele de ieire ale unui sistem informatic sunt: imprimanta, pentru transpunerea pe hrtie a datelor, textelor, documentelor sau desenelor. Imprimarea se poate realiza n alb-negru sau color; monitorul servete, pentru afiarea pe ecran a informaiei solicitate. Terminalul dispune de un difuzor ncorporat pentru emiterea de sunete, mesaje i alte informaii sonore; plotter-ul, pentru trasarea de schie tehnice, planuri, desene de specialitate n alb-negru sau color; aparatul telefonic i interfaa sa cu sistemul informatic, pentru transmiterea analogic i digital de mesaje direct sau nregistrate digital sub forma fiierelor acustice; aparatul telefax i interfaa sa specific, pentru transmiterea Ia distan a documentelor tip fax direct din document, sau n regim memorat, prin lectura documentului aflat n memoria intern sau extern a calculatorului electronic; interfaa de ieire telecopiator, pentru transmiterea documentelor memorate digital, fie local ctre un copiator, fie la distan prin reelele pentru comunicaii de date, ctre un copiator; imprimanta pentru microfilm i interfaa sa, realizeaz transferul documentelor din memoria intern a sistemului informatic n memoria sa extern, sub forma de arhiv pe microfilm, cu avantajul nregistrrii unui volum mare de informaii pe unitatea de suport; interfaa video pentru transmiterea de imagine i sunet prin reelele de televiziune cu circuit nchis sau prin sisteme de televiziune la distan. De asemenea, aici sunt incluse dispozitivele de

52

afiare audiovizual local: monitoare, ecrane electronice, incinte acustice, amplificatoare de sunet etc.; interfaa audio, pentru transmiterea de sunet n reele locale, n reele pentru transmiterea la distan a sunetului i vocii sau pentru consultare local a informaiei sonore (memorate sau n curs de recepie) cu dispozitive electronice de tipul amplificatoarelor de sunet, boxe, difuzoare, incinte acustice, difuzorul calculatorului etc. c) Perifericele de intrare-ieire ntlnite n configuraia unui sistem informatic sunt, n principal, urmtoarele: Unitile digitale de disc magnetic i optic (discuri fixe, CD-ROM, DVD, discuri flexibile) permit memorarea digital a informaiei de orice natur (date, texte, documente grafice, sunete, imagini video i audio, film etc.), manipularea ei sub forma unor fiiere cu diferite extensii, lectura i prelucrarea difereniat a informaiei din aceste fiiere, folosind programe diferite, n funcie de natura informaiei coninute n aceste fiiere: procesoare de tabele, procesoare de texte i documente, procesoare de grafic, sunet i imagine; Discurile magnetice i/sau optice, digitale (CD, DVD, Blue-Ray); Memorii flash etc. d) Echipamente pentru comunicaii. Aici sunt incluse totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, codificare, decodificare, transmitere recepie, local sau la distant, a informaiei utilizate n sistemele informatice. Structura i funcionalitatea acestuia depinde de mai muli factori: echipamentul informatic utilizat, natura informaiei prelucrate, tipul de comunicaii practicate (locale sau la distan), natura reelelor de telecomunicaii utilizate i cuprind: echipamentele de fax-modem care asigur transmiterea documentelor de tip facsimil, a datelor, a documentelor grafice, a imaginilor video i audio, a sunetelor i filmelor cu ajutorul reelelor de telefonie; videotelefon i sistemul de videoconferine (televizoare, camere de luat vederi, panouri electronice, telefoane mobile) i interfeele video i acustice de cuplare la reea de band larg; asisteni personali digitali de tipul PDA (dispozitiv portabil miniaturizat cu ecran i tastatur asemntor cu palmtop-ul) sau PCom (Personal Communicator - mijloc de comunicare portabil) i interfeele mai elaborate cu utilizatorul care introduc informaia folosind un creion fotosensibil i dispune de soft specializat pentru procesarea i transmiterea informaiei utiliznd de regul reeaua de telefonie mobil; echipamente GSM pentru comunicaii mobile (telefon GSM, pager) care comunic ntr-o reea GSM utiliznd servicii vocale i nevocale (transmisii de date, facsimile, imagini) n format digital1, indiferent de natura sursei sau receptorului (un telefon digital, un fax digital, un calculator prin modem, o reea); reelele de calculatoare (LAN, MAN, WAN, INTERNET) sunt reprezentate de un ansamblu de calculatoare eterogene (staii i servere) i alte echipamente i dispozitive de comunicaie, conectate conform unor tehnologii specifice. Pentru conectare se utilizeaz plcile de reea, huburi (receptoare, concentratoare) pentru tehnologiile de tip stea sau inel, comutatoare (switchuri), cabluri, conectori, porturi etc.

3.5.3 Componenta software

digital bit pipe = conduct digital pentru bii

53

Componenta software a unui sistem informatic, indiferent de gradul de complexitate a configuraiei fizice, este format din subsistemul de programe care constituie componenta logic a sistemului informaional. Software-ul este format din urmtoarele grupe mari de programe: programele sistemului de operare ; accesoriile pentru sistemele informatice de lucru reprezint un set de programe folosite uzual ca: ceas, calendar i agend, bloc-notes, calculator, accesorii pentru desen, procesare text, accesorii pentru comunicaii (telefon, fax), accesorii pentru sunet i imagine ; procesoare de text i imagine fix, tip document grafic; procesoare DTP (Desk Top Publishing); procesoare de proiectare asistat; procesoare pentru desen i reprezentri grafice:; procesoare de calcul tabelar; procesoare integrate; procesoare pentru comunicaii i reele de date; procesoare pentru accesare i dezvoltri n sisteme de reele Internet i Intranet; procesoare pentru sisteme de gestiune de baze de date/cunotine; procesoare pentru limbaje de programare i asamblare; procesoare utilitare i de ntreinere; procesoare pentru medii integrate de dezvoltare etc.;

54

3.5.4 Componenta informaional

Componenta informaional a sistemului ofer obiectul supus prelucrrii i n acelai timp, conine multitudinea de rezultate intermediare i rezultatele finale ale activitii de prelucrare. a) Informaiile de intrare pot proveni din mai multe surse: captate direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte) preluate prin scanare (documente, faxuri), nregistrri audio (microfon) sau video (camera de luat vederi) i sunt: preluate din reelele de date i comunicaii, locale sau la distan; rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de desfurare; stocate n memoria extern, depozite i arhive electronice sau nregistrate pe microfilm. b) Informaiile de ieire ale sistemului informatic au mai multe destinaii: pentru consultare interactiv la monitoarele calculatorului (date, grafice, texte, documente), listarea la imprimant, desenare la plotter (desene, schie, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, panouri electronice, sistem de televiziune) sau nregistrate pe microfilm; transmitere local sau la distan, prin sistemele de comunicaii locale i telecomunicaii de date, texte, sunet i imagine; pstrarea temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri imediate; pstrarea pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic, optic), pentru consultri ulterioare; pstrarea pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic, optic sau grafic (microfilm). De cele mai sus se poate concluziona c funcionarea unui sistem informatic este posibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele, programele i informaiile.

55

Capitolul 4 INFORMAIA - OBIECT AL PRELUCRRII

4.1PRODUCIA DE INFORMAII ECONOMICE - CALITATEA ACESTORA

Informaiile economice iau natere n mod obiectiv, determinist sau aleator. Locul unde ia natere informaia se numete surs, iar locul unde ajunge se numete receptor. De la surs la receptor, informaia circul prin ceea ce se numete canal de comunicaie. Prin urmare, informaia trebuie definit n legtur strns cu aceste trei noiuni. n sfera activitilor economico-sociale, producerea, circulaia i utilizarea informaiilor reprezint un proces contient, dirijat, n care legile specifice procesului informaional pot fi prestabilite i modificate dup cerinele cunoaterii i conducerii activitilor economice. Producerea, transmiterea i utilizarea de informaii, n activitatea ecomomico-social, reprezint condiii indispensabile pentru gestiunea proceselor de creare a bunurilor materiale i spirituale. Informaiile emise n acest cadru poart numele de informaii economice. Funcionarea stabil a unui sistem i dezvoltarea sa sunt condiionate de existena unor conexiuni informaionale ntre elementele sale, ntre sistemul de conducere i cel condus, a unor conexiuni ntre subsisteme i sistemul global, integrator. Informaia economic este exprimat printr-un sistem de indicatori, care formeaz sursa de date necesare gestiunii firmei. Indicatorii sunt agregai piramidal, de la indicatorii cantitativi sau valorici analitici pn la indicatorii de sintez, exprimai de obicei sub form valoric. Alturi de indicatori sunt codurile i nomenclatoarele de coduri care asigur o clasificare i o structurare omogen a informaiilor dup criterii bine definite. innd cont de principiile generale ale funcionrii sistemelor i de rolul informaiilor n asigurarea conexiunilor informaionale n procesul de conducere a firmei, se poate afirma c n timp ce coninutul informaiilor este determinat, n principal, de sistemul condus, forma lor este determinat de sistemul de conducere. Forma informaiilor se poate modifica n raport cu mijloacele i procedeele folosite la producerea lor, n timp ce coninutul acestora rmne neschimbat, fiind independent de structura sistemului condus i conductor. Din acest motiv, informaiile pot fi considerate ca o proprietate obiectiv a fenomenelor i proceselor economice. Pentru a avea semnificaie i utilitate, informaiile trebuie s fie recepionate de sistemul conductor. Informaiile utilizate n gestiunea firmei sunt clasificate att din punct de vedere funcional ct i sub aspectul utilitii lor. Din punct de vedere funcional, informaiile economice se clasific astfel: informaii de stare (care caracterizeaz cantitativ i calitativ potenialul tehnic, de producie, economic, uman, financiar, valutar etc. al sistemului economic firm, al activitilor i entitilor sale funcionale la nceputul i sfritul perioadelor de gestiune, precum i la diferite momente intermediare); informaii de intrare (care caracterizeaz cantitativ i calitativ nivelul obiectivelor propuse spre realizare i al resurselor alocate pe activiti i entiti funcionale, la nceputul perioadelor de gestiune i la diferite momente imtermediare pn la sfritul acestor perioade); informaii de ieire (care caracterizeaz cantitativ i calitativ nivelul rezultatelor i al consumului de resurse, pe ansamblul sistemului, pe activitile i entitile sale funcionale, la sfritul perioadelor de gestiune sau n diferite momente ale perioadelor 56

respective); informaii de cooperare (ce caracterizeaz cantitativ i calitativ relaiile i legturile operaionale cu sistemele exterioare); informaii de execuie (care sunt utilizate n procesele informaionale pentru execuia lucrrilor informaionale i care conin att informaiile menionate ct i alte informaii operative pentru conducerea i funcionarea sistemului, a activitilor i entitilor sale funcionale). Sub aspectul utilitii lor, informaiile economice furnizate i vehiculate de sistemul informaional al firmei se mpart n ase grupe mari, i anume: informaii de prognozare pe termen lung, folosite pentru elaborarea unor prognoze; informaii de planificare de perspectiv medie i lung; informaii de programare sau planificare operativ; informaii de pregtire-lansare; informaii de control i reglare; informaii de evaluare i raportare. Pentru ca informaia s-i poat ndeplini rolul n conducerea i previzionarea macroeconomic, n formularea i fundamentarea deciziei, trebuie s ntruneasc urmtoarele caliti: acurateea determin valoarea informaiei i se refer la reflectarea exact a realitii, cantitativ i calitativ; oportunitatea reprezint calitatea informaiei de a fi disponibil n momentul la care este solicitat i se msoar prin parametrul timp. n raport cu aceast calitate, se evideniaz procesul de mbtrnire a informaiei. Pentru a se reduce la minimum acest proces i efectele sale este necesar scurtarea ciclului producere-prelucrare-transmitere-stocare i utilizare a informaiei, adic adoptarea deciziei; valoarea trebuie privit prin prisma coninutului informaional, a utilitii informaiei i prin prisma efectelor sale asupra sistemului economic condus. Valoarea informaiei economice poate fi comensurat cu ajutorul unei expresii matematice de forma urmtoare: 1 t (4.1) Vi = E f(C, A,T,t, N, n) - g(p, N) , t n=1

unde: Vi E t C A T n N p

reprezint valoarea informaiei furnizate, exprimat prin efectele economice; efectele economice asociate tipului de decizie; perioada n care informaia este util; cantitatea de informaie; acurateea informaiei; timpul de rspuns al sistemului care produce informaia respectiv; numrul de sub-perioade ale lui t; numrul deciziilor luate, utiliznd informaia, n perioada t; probabilitatea lurii unei decizii corecte pe baza informaiei date.

Un calcul de eficien privind utilizarea informaiei trebuie s in seama i de costurile implicate n producerea, prelucrarea, transmiterea i recepionarea informaiei n procesul de gestiune a activitii firmelor.

57

4.2 CATEGORII DE INFORMAII SUPORT PENTRU VALOAREA INFORMAIONAL

Atunci cnd se discut rolul i puterea informaiilor, este important s se specifice i tipul acestora, ele fiind foarte diferite. Informaiile relevante se clasific n ase categorii dup: coninut, form, comportament, relaie, aciune i comunicare. Pn n prezent n economie a fost utilizat n special categoria referitoare la coninut i aceasta n mod sistematic i simplu. A le genera sau obine pe celelalte a fost posibil de-abia n ultimii ani datorit evoluiilor spectaculoase a tehnicilor de prelucrare a informaiilor, iar a lucra cu ele reprezint ns cheia viitorului. a) Informaii de coninut - furnizeaz date despre valori numerice, timp, locuri i alte mrimi cantitative. Datele cuprind adrese, informaii despre livrri, stocuri, vnzri, evidena salariilor sau date personale ale angajailor, informaii despre clieni (situaii detaliate ale comenzilor i solvabilitii, persoanele de contact etc.). Conform naturii sale, informaia de coninut este de cele mai multe ori istoric, ea ofer relaii despre data comenzii, a livrrii, cnd i unde s-a depozitat un articol sau cnd un anume client a fcut o comand. Aceste informaii se gsesc de obicei n actele, dosarele, arhivele sau suporturile digitale (magnetice, optice, electronice etc.). Pn n anii 80, eforturile erau ndreptate spre prelucrarea acestor informaii disponibile n cantiti uriae. n comer, informaiile-obiect tipice sunt preul, dimensiunea sau greutatea unui produs. Aceasta nseamn c informaiile de coninut, nu ofer ele singure relaii despre valoarea unui produs. b) Informaii de atribut descriu forma i structura unui obiect. Spre deosebire de informaiile de coninut, aceast categorie poate ajunge la un volum foarte mare de date. Prin intermediul informaiilor de atribut, un obiect este specificat mai direct i devine identificabil, n individualitatea sa, ca obiect distinct. De exemplu, la un sistem de calcul PC aceasta are loc prin indicarea tipului de microprocesor, a frecvenei, a tipului i mrimii memoriei interne, a mrimii harddiscului, a monitorului etc. Luate n sens strict, planurile de construcie, documente de elaborare i execuie constituie informaii atribut. De asemenea omul dispune de astfel de informaii n structura ADN-ului. Informaiile de atribut sunt deosebit de importante pentru a se ajunge de la afirmaii generale la informaii specifice. n acest sens, este necesar s se cunoasc datele de individualizare i care luate n compoziia corect, genereaz o informaie specific. Aceste date au fost mult vreme stocate prin intermediul semnelor, dar odat cu introducerea prelucrrii de imagini, sunet i film, informaiile de atribut au fost disponibile ntr-o msur din ce n ce mai mare n form multimedia. Aceste tehnologii au devenit posibile datorit faptului c au fost inventate medii care permit stocarea a miliarde de bii i sunt disponibile procesoare care permit prelucrarea ntr-un timp acceptabil a acestor cantiti de date. n decursul scurtei istorii a tehnologiei informaionale, timpul de dublare a capacitii de stocare, n condiiile meninerii costurilor cip-urilor i mediilor de stocare, este de aproximativ 6 luni, sau chiar mai redus. Informaiile de coninut descriu trecutul, n timp ce informaiile de atribut descriu prezentul. c) Informaia de relaie descrie relaia dintre obiecte i este esenial pentru a putea reprezenta dependena i interdependena, de msurare a gradului de asociere sub aspectul intensitii, direciei i semnificaiei, a legturilor cauzale dintre obiecte. Se pot face afirmaii i se obin estimri privind evoluiile viitoare. d) Informaii de comportament presupun tratarea din punct de vedere antropologic, sociologic, psihologic i economic a comportamentului obiectelor investigate. Informaiile de comportament se bazeaz pe informaiile de coninut iar pentru nelegerea mecanismelor i 58

principiilor de comportament se simuleaz prin modelare, comportamentul obiectelor fizice ntr-o realitate virtual sau tridimensional. Folosind simulri ct mai realiste este adesea posibil s se construiasc dintr-o dat o instalaie perfect sau aproape sigur. Prototipul nu mai exist n mod real, ci numai virtual1. Toate simulrile au loc pe acest obiectiv virtual. Informaiile de comportament, sunt foarte utile n ceea ce privete strategiile i politicile viitoare. e) Informaii de aciune. Revoluia informaional nu urmrete numai crearea lumii virtuale ci i interaciunile ntre lumea virtual i lumea real pentru ca aceasta s se poat transpune n practic. Va fi posibil nu numai extragerea informaiilor din date ci i generarea de aciuni pornind de la informaii. De exemplu, n cazul roboilor, fiecare micare trebuie programat minuios dinainte. Prin intermediul noilor tehnici de prelucrri virtuale, micrile unei fiine umane vor fi nregistrate i stocate cu ajutorul tehnicii senzorilor, care pot fi ulterior imitate i utilizate de mainile inteligente2. f) Informaia comunicat. Comunicarea este un termen cu mai multe sensuri de nelegere. Comunicarea n sens tehnic desemneaz transferul bidirecional de date i, ntr-un sens mai larg, schimb de informaii. Contextul comunicrii, alturi de coninut, joac un rol foarte important. Situaia specific n care are loc o comunicare constituie adesea premisa interpretrii corecte a acesteia, ntruct coninutul poate fi ambiguu sau neclar. n publicitate, de exemplu, ambiguitile joac un rol din ce n ce mai mare, ntruct prin combinarea iscusit a coninutului i a contextului se poate obine efectul de nou i, prin urmare, o atenie sporit a celor spre care este ndreptat informaia. Tehnologia informaional transmite astzi numai coninuturi informaionale. Contextul, pentru utilizator, l constituie propria imaginaie sau realitatea individual. Din acest motiv, comunicarea n activitatea economic cu ajutorul tehnologiei online se bazeaz pe coninuturi. Contextul joac un rol secundar, n sensul c se accept anumite premise tacite. Comunicarea n cyber-spaiu face un pas uria nainte. n cyber-spaiu nu se comunic numai coninutul, ci se creeaz i contextul. Utilizatorul nu mai este izolat n propriul su context, ci ptrunde n sistem i, prin aceasta, ntr-un mediu creat n mod artificial, care modeleaz comunicarea n calitate de context. Astzi exist posibilitatea de a modela acest cyber-spaiu ntr-un mod att de realist nct nu mai poate fi deosebit de realitate, ceea ce face ca s fie folosit, n special, n industria de divertisment dar i n simulatoare super-sofisticate. Rapiditatea dezvoltrii funcionalitii softwareului pentru crearea unor cyber-spaii realiste este uimitoare. Se apreciaz c software-ul pentru crearea n mod rapid i realist de cyber-spaii va fi disponibil mai devreme dect capacitatea ntreprinderilor de a se folosi din plin de posibilitile oferite de cyberspaiu.

4.3 PROCESE INFORMAIONALE

Avnd la baz aceast idee, firma Boeing a construit cel mai mare, cel mai economicos i cel mai sigur avion comercial, modelul Boeing 777, mai nti pe calculator. Avionul a fost proiectat i testat n aceast lume virtual, cu mult nainte s se fi consumat o singur bucat de material pentru realizarea sa. 2 Vezi Toy Story primul film de lung metraj de animaie tridimensional realizat i proiectat doar pe calculator.

59

Majoritatea specialitilor au fost de acord n privina faptului c tehnologia informaional conduce la modificri ample, n sensul manipulrii i utilizrii informaiei. Dei folosesc tehnologii complexe, conceptele care stau la baza sistemelor informaionale sunt simple i ntr-un fel familiare. Pentru a nelege aceste sisteme se recomand diferenierea datelor de informaii i utilizarea unui sistem de vizualizare a procesrii informaiei. n cadrul sistemului informaional al unei entiti economice din punct de vedere al modului de organizare i structurare a sistemului distingem urmtoarele nivele: subsisteme informaionale care sunt subordonate ierarhic macrosistemului din care fac parte i care pot funciona de sine stttor; funcii care reprezint modele de gestiune asociate fie sistemelor i/sau subsistemelor, fie proceselor de conducere aferente; activitile care sunt elementele constitutive ale funciilor, divizibile, la rndul lor, n subactiviti i menite s asigure detalierea concret a funciilor; sub-activitile sunt elementele constitutive pentru fiecare activitate, structurate la rndul lor n procese i operaii; procesele informaionale reprezint succesiunea de operaii, de stri i evenimente care constituie activitile i sub-activitile descrise; operaiile sunt componentele elementare ale sub-activitilor i sunt caracterizate prin evenimente de intrare specifice, reguli de funcionare i evenimente de ieire proprii. Procesele i operaiile au un caracter specific. Pentru a fi utile gestiunii firmei datele trebuie s fie transformate n informaii, adic analizate i procesate n aa fel nct acestea s capete o anumit semnificaie pentru persoanele care iau decizii. Procesarea electronic a datelor (PED) reprezint transformarea datelor n informaii prin intermediul mijloacelor electronice. Uneori, diverse activiti desfurate cu ajutorul computerului sunt atribuite acestui departament (PED). Mai nou, aceste activiti au fost numite sisteme informaionale. Diferena dintre cele dou concepte (date i informaii) are o importan major att n gestiunea firmei ct i n folosirea lor de ctre computere. Procesarea informaiilor are o abordare sistemic, deoarece pentru obinerea informaiilor necesare diferitelor scopuri, firmele i dezvolt sisteme informaionale. Noiunea de sistem informaional este strns legat de abordarea sistemic a firmei, deoarece un sistem informaional poate fi interpretat ca un proces complex n care sunt introduse date care sunt transformate pentru obinerea informaiilor. Elementele de baz ale unui sistem de procesare a informaiei sunt prezentate n fig. 4.1. ntr-un sistem informaional, intrrile sunt reprezentate de date. Aceste date sunt transformate sau procesate. Procesarea presupune numeroase manipulri i analize ale datelor (clasificare, sortare, calculare, centralizare) cu scopul de a le transforma n informaii. Sistemul de procesare a datelor folosete memoria de date, un sistem de stocare a datelor (pe diveri supori informaionali) n scopul utilizrii lor ulterioare (de exemplu, nivelurile predeterminate ale stocurilor). Ieirile sunt reprezentate de rapoarte, documente i alte rezultate ale sistemului, care furnizeaz informaiile necesare pentru adoptarea deciziilor. Controlul, reprezentat n figur prin bucla feedback, const n msuri de protecie pentru asigurarea faptului c rezultatele sunt corespunztoare i servesc scopurilor propuse. Astfel de precauii constau n verificri ale acurateei datelor procesate precum i ale pailor pentru determinarea utilitii rezultatelor pentru utilizatori.

60

INTRRI

TRANSFORMARE

IEIRI

Date

Procesare

Rapoarte, documente

Memoria datelor

Feedback

Fig. 4.1 - Structura sistemului informaional

Tehnologia este utilizat ca mecanism ce ofer mijloacele de atingere a obiectivelor i de rezolvare a problemelor din ntreprindere. Ea nu constituie n sine un proces activ i nici nu este surs a schimbrii. Modificrile observate n ntreprinderile din domeniul serviciilor sunt, prin urmare, consecina modificrii tehnologiei n scopul soluionrii unei probleme comerciale specifice (business pull); schimbarea este rar impus de tehnologie n sine (technology push). Prin natura sa, sistemul informaional reprezint un set de metode i proceduri destinate colectrii, procesrii, stocrii i distribuirii informaiilor care vor sta la baza conceperii planurilor, a adoptrii deciziilor, a coordonrii i a controlului. Nu este obligatoriu ca sistemele informaionale s fie computerizate. Intereseaz totui sistemele informaionale computerizate (SIC), care joac un rol foarte important n gestiunea firmei. Utilizarea pe scar larg a informaiei i a tehnologiei informaiei a condus la existena unei largi game de prelucrri automate a informaiei genernd chiar o tipologie a acestor procese informaionale. n raport cu natura lor specific, informaiile se prelucreaz diferit, identificndu-se urmtoarele tipuri de procese informaionale: a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule, situaii i rapoarte (economie, management, statistic, cercetare, proiectare etc.). Prelucrarea datelor se realizeaz n mod diferit n funcie de modul de organizare a datelor n coleciile de date (nivel de organizare, structur, tip i operaiile efectuate asupra structurii), astfel: datele organizate sub forma fiierelor de date se prelucreaz cu ajutorul unor programe, denumite interpretoare sau compilatoare i care difer n funcie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate; datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul sistemelor de gestiune a bazelor de date (SGBD); date organizate sub forma foilor de calcul tabelar (spreadsheet) se prelucreaz, fie folosind softuri specializate cum sunt procesoarele de tabele, fie folosind funciile de prelucrare a tabelelor din cadrul pachetelor cu posibiliti integrate de tratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.); Din punct de vedere informatic prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul tabelar prezint un interes deosebit, datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele, a 61

prezentrii sub form grafic a datelor din tabele ct i a simplitii integrrii prelucrrii datelor cu prelucrarea de text n cadrul foii de calcul sau a lucrului cu baza de date. b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectul prelucrrii este textul, structurat n documente, pagini, paragrafe, fraze i cuvinte. Textul este supus unor operaii viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a textului n pagin. Prelucrarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice, cum sunt, desprirea automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. Se asigur generarea de hipertext i hiper-legturi, captarea i prelucrarea imaginilor i obiectelor, generarea i prelucrarea tabelelor, a desenelor grafice, procesarea ecuaiilor, gestiunea documentelor etc. n urma acestor operaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare pe ecran, imprimat pe hrtie sau microfilm n vederea arhivrii. Prelucrarea textelor se realizeaz, fie cu programe specializate, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avnd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte al sistemului grafic de operare, sau editoarele de texte ale procesoarelor de tabele i ale sistemelor integrate; c) Procesarea documentelor grafice reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnologiei informaiei n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor coninute n documente. Un document grafic poate conine informaii provenite din surse diverse: situaii i rapoarte rezultate din prelucrarea datelor, documente obinute n urma prelucrrii textelor, tabelelor, i reprezentrilor grafice realizate cu un procesor de tabele, schie i desene tehnice, grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic, desene albnegru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate etc. Procesarea informaiei organizat sub forma documentelor grafice se realizeaz de ctre programe specializate de tip editoare grafice sau Desktop Publisher sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau tabele. Documentele astfel prelucrate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit organizare, pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic; d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, sunete naturale sau sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput analogic i convertit n form digital cu ajutorul unor echipamente i programe specializate n tratarea informaiei sonore (placa de sunet), cuplate la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disc, player etc.) precum i cu dispozitivele de comunicaie acustic de genul: telefon, interfon; e) Procesarea de imagini video (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti media utilizate pe scar din ce n ce mai larg n tehnologiile TIME1. Informaia vizual dinamic este rezultatul captrii, afirii i perceperii cu ajutorul plcii de captur video a unui numr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund) genernd privitorului uman senzaia vizual de micare. Pentru captarea emisiunilor diverselor reele de televiziune se utilizeaz placa TV (Tuner TV). Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur profesional precum i imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator eu ajutorul unor dispozitive fizice i logice. n mod curent
1

Telecomunications Informatics Media Entertainment = Telecomunicaii, Informatic Media i Divertisment)

62

prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore, dup cum imaginea este nsoit de sunet sau voce uman.

63

4.4 FLUXUL VALORIC INFORMAIONAL

Fluxul valoric informaional este un model de organizare i fructificare prin valoare, n vederea ajungerii de la date la informaii. Fluxul valoric informaional presupune parcurgerea a patru faze: generarea, culegerea i transmiterea de date; gestiunea datelor; analiza i interpretarea datelor; modelarea i sistemele de asistare a deciziei. Informaia poate fi privit din dou perspective economice: cost i valoare: reprezentarea din punct de vedere al costurilor are loc datorit faptului c culegerea, stocarea i prelucrarea informaiei cost bani i implic costuri; reprezentarea prin valoare presupune capacitatea de a crea avantaje sporite utilizatorului prin intermediul informaiei. Conform naturii sale, fluxul valoric informaional joac un rol important, n cadrul procesului de transformare a datelor n informaii, n mbogirea cunotinelor i, n cele din urm n capacitatea de a lua decizii. Atunci cnd se modeleaz un lan informaional, scopul urmrit trebuie s fie contientizat i formulat nc de la nceput. Obiectivele prelucrrii informaiei trebuie s provin dintrun nivel superior. Acestea sunt reprezinte de activitile de management i marketing, subordonate scopurilor majore ale ntreprinderii, de a produce valoare i profit n totalitatea dimensiunii sale sociale i economice. Factorii de conducere nu pot s atepte ca deciziile s se poat lua numai pe baza informaiilor disponibile. Ei trebuie s tie care sunt opiunile posibile, dar i natura cunotinelor necesare nainte ca datele s fie reunite i s nceap prelucrarea lor.

4.4.1 Generarea, culegerea i transmiterea datelor

Primul element al fluxului valoric informaional l constituie generarea datelor prin culegerea i transmiterea lor. Punctul de plecare pentru revoluia informaional l-a constituit utilizarea tehnologiei n scopul culegerii, stocrii, regsirii i transmiterii datelor brute, date care nsemnau practic, cifre. Tehnologia multimedia ofer azi posibiliti nebnuite n procesarea i generarea informaiilor pornind de la formele pe care le poate lua datele. Culegerea datelor brute se deosebete astzi fundamental de perioadele anterioare, cnd se numrau produsele n rafturile i se consemnau cu ajutorul unui creion i a unui bloc de hrtie. Calculatoarele i tehnologia au redus masiv costurile culegerii i circulaiei datelor. Prin intermediul sistemelor POS (point of sale - puncte de vnzare), se culeg date privind vnzrile n cadrul magazinelor i se transmit zilnic, dac nu chiar n timp real. Urmtorii pai ai prelucrrii informaiei permit obinerea de informaii privind comportamentul consumatorilor, nevoile i particularitile locale. Sistemele videotext pot furniza statistici la cumprrile online (onlineshopping).

4.4.2 Gestiunea datelor

Creterea cantitii datelor brute a luat o amploare care n prezent amenin s-l copleeasc pe utilizator. Acest lucru se constat att n ceea ce privete cantitatea datelor ce trebuie culese, ct i viteza de culegere a acestora. Fr mijloace eficiente de gestiune a datelor n scopul ordonrii, sortrii, 64

eantionrii, gruprii i identificrii acestora, primul plan al lanului valoric ar fi inutil. Cei mai muli dintre utilizatori recunosc c depun un efort considerabil n gestionarea datelor. n multe cazuri, utilizarea n continuare a datelor nu este nc n msur s asigure dobndirea de valoare pentru utilizator. n limbajul firmelor se vorbete despre date generice1. Datele culese sunt pstrate un timp foarte scurt ntr-o form care s permit apelarea lor rapid, ca urmare a costurilor i a complexitii activitii de gestiune ntr-o stare online. Din acest motiv, transformarea datelor ntr-o form comprimat, capabil s genereze concluzii, este foarte important.

4.4.3 Analiza i interpretarea datelor

Pentru majoritatea utilizatorilor, noiunea de informaie semnific datele brute, interpretate ntr-o form care le confer un oarecare sens. Informaia sub forma datelor interpretate este a treia component a fluxului valoric informaional. n cadrul acestui proces, se apeleaz la instrumente specifice gestiunii bazelor de date. Valoarea datelor se bazeaz pe capacitatea de interpretare a acestora. Pentru a se ajunge de la datele brute la informaii relevante pentru utilizator, s-au pus la punct mai multe tehnici. Pe lng sistemele convenionale de interpretare a datelor, n ultimii ani ramura inteligenei artificiale s-a ocupat de problematica nvrii din date, a capacitii de extragere a informaiilor din acestea, proiectndu-se i realizndu-se baze de fapte i cunotine. Astzi exist perspectiva ca prin abordrile de tip data mining s se dezvolte o cale care s permit extragerea de informaii relevante din cantiti mari de date.

4.4.4 Modelarea i sistemele de asistare a deciziei

Cu ajutorul metodelor statistice datele se reduc cantitativ, generndu-se astfel sinteze din cifrele de afaceri i vnzri. Astzi, informaiile obinute n urma aplicrii modelelor statistice sunt transpuse n modele de simulare i permit factorilor de decizie o cunoatere mult mai ampl a afacerii i a mediului extern. Avantajul acestora l reprezint exactitatea i deci posibilitatea obinerii de marje de profit mai mari dect n cazul n care diferii responsabili s-ar baza numai pe propria lor intuiie. Obiectivul fiecrei verigi a fluxului informaional l reprezint sporirea valorii datelor. Informaiile i datele dobndesc valoare numai atunci cnd mbuntesc procesul de luare a deciziilor sau, mai general, atunci cnd sporesc capacitatea de a genera valoare.

Un exemplu l constituie comerul cu amnuntul, unde se genereaz n mod regulat cantiti mari de date POS dar foarte puine firme folosesc cu adevrat datele culese, deoarece nu sunt capabile s le transforme n informaii precise i utile.

65

Capitolul 5 FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE I DE COMUNICAIE

5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZ DE DATE

O baz de date (BD) poate fi considerat drept un model al unor aspecte ale realitii unei entitii organizaionale i modelat prin intermediul datelor. Diferitele obiecte din cadrul entitii organizaionale ce reprezint interes sunt denumite clase sau entiti. BD constituie deci un ansamblu intercorelat de colecii de date, prin care se realizeaz reprezentarea unui univers real mpreun cu descrierea datelor i a relaiilor ntre ele. Baza de date este o serie de date organizate eficient ntr-o locaie central, astfel nct s poat deservi un numr de aplicaii ale sistemului informaional. Sistemul de conducere al bazei de date este software-ul care permite unei firme s construiasc, s conduc i s acceseze datele stocate. n plus, el pune la dispoziia gestiunii firmei numeroase rapoarte. Firmele care dein specialiti n domeniul informatic dezvolt adesea software pentru aplicaii unice. Dei crearea acestor tipuri de programe este destul de scump, ele ofer avantajul de a se adapta mult mai bine la realitile specifice firmei i pot fi mult mai dificil de copiat. Multe firme, n special cele mari i diversificate, pot avea un numr de baze de date diferit orientate, pentru a rspunde diferitelor necesiti (de exemplu, contabilitate i resurse umane). Eforturile sunt din ce n ce mai mult canalizate spre crearea sistemelor care pot distribui informaii din mai multe baze de date. Structura de date constituie o colecie de date ntre care s-a stabilit o serie de legturi, care conduc la un anumit mod de identificare i de selectare a componentelor. Operaiile asupra unui structuri de date sunt: crearea, consultarea, actualizarea, ordonarea (sortarea, indexarea), selecia, interclasarea, fuzionarea, filtrarea, copierea i sintetizarea etc. Tipurile de structuri logice de date sunt: punctual, liniar, arborescent, reea, relaional, orientat pe obiecte. Coleciile de date din cadrul unei BD posed urmtoarele proprieti: datele din BD sunt persistente adic sunt pstrate pentru o anumit perioad de timp, care poate fi mai mare sau mai mic. Datele se cer a fi memorate i, eventual, transportate de la surs la locul de stocare sau de la stocare la cel de utilizare; starea unei BD reprezint ntregul ansamblu de date la un anumit moment. Datele se schimb n timp datorit producerii unor evenimente externe sau interne. Aceste schimbri pot fi gndite ca fenomene discrete, ce determin trecerea BD printr-un numr de stri; BD denot integritate atunci cnd reflect cu acuratee universul real. Unele stri posibile ale BD pot fi valide, altele nu. Conservarea integritii datelor este procesul prin care se sigur tranziia BD prin stri valide. Integritatea BD este asigurat exclusiv prin restricii de integritate, care reprezint reguli ce stabilesc cum BD poate rmne o reflectare corect, exact a universului de discurs.

66

Restriciile de integritate pot fi statice i de tranziie. O restricie static este un invariant al strii, n timp ce restriciile de tranziie vizeaz trecerile de la o stare a BD la alta; BD trebuie s asigure posibilitatea accesului concomitent (concurent) a mai multor utilizatori la date. Pentru fiecare dintre acetia se stabilesc tipurile de operaii asupra datelor la care au de acces; organizarea datelor n BD trebuie s fie transparent pentru utilizatori, indiferent de drepturile de acces pe care le dein acetia, n sensul c modificrile n organizarea datelor nu trebuie s afecteze programele de aplicaie. Astfel, o BD, ca un ansamblu de colecii de date are caracter: organizat (pe niveluri de organizare a datelor); coerent (prin asigurarea respectrii restriciilor de integritate, realizarea proteciei datelor mpotriva incidentelor); structurat (datele i legturile dintre acestea sunt definite i descrise conform unui model de date) cu o redundan minim i controlat; accesibil mai multor utilizatori, n timp util. Un sistem BD (cunoscut i sub numele de banc de date) reprezint un ansamblu de elemente hardware, software i alte resurse, inclusiv date, prin care este creat, utilizat i ntreinut una sau mai multe BD. Arhitectura sistemului de baze de date este format din urmtoarele componente: baza/bazele de date, care reprezint componenta de tip date a sistemului; sistemul de gestiune al bazei/bazelor de date, care constituie ansamblul de programe prin care se sigur gestionarea i prelucrarea complex a datelor i care reprezint componenta software a sistemului de baze de date; alte componente, precum: proceduri manuale i automate, inclusiv reglementri administrative, destinate bunei funcionri a sistemului (componenta de proceduri), dicionarul bazei de date ce conine informaii despre date, structura acestora, elemente de descriere a semanticii, statistici, documentaii (componenta de structur), echipamentele i sistemele hardware utilizate (componenta hardware) precum i personalul implicat, reprezentat de diferite categorii de utilizatori finali i personal de specialitate: administrator, ingineri de sistem analiti, programatori, operatori (componenta de personal). Datele dintr-o baz de date pot fi structurate pe trei niveluri de organizare a datelor, n raport de categoria de personal implicat: 1) nivelul conceptual (global), care exprim viziunea administratorului BD asupra datelor. Acestui nivel i corespunde structura conceptual (schema) BD, prin care se realizeaz o descriere a tuturor datelor ntr-un mod independent de aplicaii, ce face posibil administrarea datelor; 2) nivelul logic, care exprim viziunea programatorului de aplicaie asupra datelor. La acest nivel se vorbete de schema extern sau subschema BD, prin care se realizeaz o descriere a datelor corespunztoare unui anumit program de aplicaie. 3) nivelul fizic, care exprim viziunea inginerului de sistem asupra datelor. Corespunde schemei interne a BD, prin care se realizeaz o descriere a datelor pe suportul fizic de memorare Spre deosebire de organizarea datelor ntr-o BD, organizarea n fiiere prezint numai nivelurile logic i fizic. Datele stocate ntr-o baz de date pot fi de mai multe tipuri precum: date numerice, texte, grafice, animaie, imagini statice, imagini dinamice (video, audio, sunete etc.). Aceste date pot fi generate de calculator sau captate din realitate i convertite n form digital. Utilizarea mai multor tipuri de date n cadrul sistemelor baz de date, n special a celor audio i video s-a reflectat n utilizarea pe scar din ce n ce mai mare, n domeniul bazelor de date, a tehnologiilor multimedia, n scopul realizrii de sisteme baz de date multimedia. 67

Un tip special de date sunt datele spaiale, utilizate n cadrul sistemelor de baz de date geografice. Organizarea datelor n baze de date se asigur prin utilizarea unor modele logice i a modelelor fizice. 1) Modelele logice ale datelor n BD asigur gestionarea, respectiv definirea (structurarea) datelor, manipularea i asigurarea integritii datelor, fr s reflecte modul de reprezentare a acestor date pe suportul de memorare. Totalitatea datelor dintr-o BD constituie extensia bazei de date iar setul de definiii prin care este descris structura unei BD poart i numele de schema BD. Un model al datelor poate viza totalitatea datelor din cadrul BD sau o parte a acestora. n primul caz, este vorba de arhitectura datelor, n timp ce n al doilea caz sunt reflectate cerinele asupra datelor ale anumitor aplicaii (de exemplu modelul datelor pentru prelucrarea comenzilor, de expediie a mrfii etc.). Aceste din urm modele ale datelor din BD sunt cunoscute i sub numele de subscheme ale BD. Pot fi puse n eviden trei tipuri de modele logice ale datelor, i anume: modele primitive (fiiere). n aceste modele structura de baz este nregistrarea, mai multe nregistrri fiind grupate n structuri de tip fiier; modele clasice (ierarhic, reea, relaional). Aceste modele menin o orientare pe nregistrare, dar adaug i orientarea pe ansamblu; modele semantice (orientate pe obiecte). Aceste modele sunt axate pe reprezentarea semnificaiei (semanticii) datelor. Dintre acestea, ultimele dou tipuri sunt specifice bazelor de date. Caracteristicile modelelor logice pot fi prezentate sintetic, astfel: a) Modelul ierarhic (arborescent), unde datele sunt reprezentate dup structura unei ierarhii, a unui arbore. Legturile dintre date vor fi ordonate unic, iar orice acces se face prin vrful ierarhiei (rdcin). Un subordonat nu poate avea dect un singur superior direct i nu se poate ajunge la el dect pe o singur cale. Structura de baz este tip nregistrare care grupeaz toate atributele unei entiti. n general, pot fi oricte niveluri de subordonare i pe fiecare nivel pot fi orici dependeni, dar nici un subordonat nu poate exista fr superiorul lui (legturi unul la muli). Legturile sunt fizice i implementate prin pointeri, fiiere cu legturi etc. b) Modelul reea, unde datele sunt reprezentate ca ntr-o mulime de ierarhii n care un membru al ei poate avea orici superiori (legturi muli la muli). La un subordonat se poate ajunge pe mai multe ci. Structura de baz este reprezentat prin tipul nregistrare (atributele entitii) i tipul set (legturile ntre entiti). Conexiunile n modul reea sunt de regul liniare, unul la muli, dar i muli la muli, a cror implementare este complex. Legturile sunt fizice i implementate prin pointeri, fiiere de legturi etc. c) Modelul relaional, unde conceptul de baz este cel de relaie (tabel). O reprezentare comod a relaiei este tabelul bidimensional (tabela de date), n care liniile reprezint nregistrri (articole sau tupluri), iar coloanele corespund cmpurilor (caracteristicilor sau atributelor). Reprezentarea tabelar este preferat adesea altor forme de reprezentare a relaiilor, ntruct este uor de neles i de utilizat. n cadrul modelului relaional nu intereseaz dect relaiile finite, chiar dac la construirea relaiilor se admit domenii infinite. ntr-o organizare eficient, flexibil, ordinea liniilor i a coloanelor din cadrul tabelei de date nu trebuie s prezinte nici o importan. Pentru a diferenia coloanele care conin valori ale aceluiai cmp 68

i a se elimina astfel dependena de poziie n cadrul tabelei se asociaz fiecrei coloane un nume distinct i se precizeaz proprietile pe care le au valorile de pe coloana respectiv ceea ce duce la apariia noiunii de atribut. Numele coloanei (atributului) exprim de obicei semnificaia valorilor din cadrul coloanei respective. d) Modelul orientat pe obiecte unde structura de baz folosit este cea de clas de obiecte, definit prin abstractizare din entitatea fizic pe care o regsim n lumea real. Aici exist entiti simple i clase de entiti care se reprezint prin obiecte simple sau clase de obiecte, ordonate n ierarhii de clase i subclase. Clasele de obiecte reprezint un tip abstract de date care definete structura i proprietile obiectelor din acea clas i mulimea de metode operaionale asupra obiectelor respective. Proprietile descriu structura de date a obiectului. Un obiect are un nume, prin care este referit, un identificator unic, metode, o implementare (care este privat) i o interfa public. Metoda definete operaiile permise asupra obiectului, adic acele operaii care modific comportamentul obiectului. Cererile adresate unui obiect pentru a returna o valoare sau pentru a schimba o stare se numesc mesaje. Modelul orientat pe obiect confer obiectelor urmtoarele caracteristici mai importante: ncapsularea ce presupune ca descrierea obiectelor s se fac astfel nct s exist acces din afara obiectului la datele sale; polimorfismul n sensul c diferitele obiecte rspund diferit la aceleai mesaje. succesiunea (motenirea) ce reprezint capacitatea unui obiect de a-i genera datele i funcionalitatea din alt obiect. modul de prelucrare a obiectelor este specificat prin operatorii modelului. La baza operaiilor dintr-un astfel de model stau mesajele, care ajut obiectele s comunice ntre ele. Un model logic de date este definit prin trei dimensiuni i anume: structura datelor. Definirea structurii datelor presupune definirea entitilor i caracteristicilor asociate, precum i definirea legturilor ntre entiti (asocierea). Asocierea poate ti: unu la unu (tip liniar), unu la muli (tip arborescent), muli la muli (tip reea) sau neprecizat n totalitate; operatorii modelului, care acioneaz asupra structurilor de date, pentru manipularea datelor; restriciile de integritate, care reprezint restriciile ce asigur meninerea corectitudinii datelor. 2) Modele fizice ale datelor BD sunt utilizate pentru reprezentarea modului de organizare a datelor pe suportul fizic de memorare. Datele n form digital pot fi memorate pe mai multe tipuri de medii fizice. Pe acelai mediu fizic se pot memora mai multe tipuri de date, dup ce au fost digitizate (sunet, imagini statice sau dinamice, video sau audio, film, animaie, documente grafice, text i numere).

69

5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE

Sistemul de gestiune a bazei de date (SGBD) este un ansamblu complex de programe care asigur interfaa ntre o baz de date i utilizatorii acesteia. SGBD este componenta software a unui sistem de baz de date care interacioneaz cu toate celelalte componente ale acestuia, asigurnd legtura i interdependena ntre ele. Datorit rolului pe care l ndeplinete, o baz de date nu este de conceput fr un SGBD. Cu alte cuvinte, orice organizare a datelor n colecii de date, care nu are un SGBD asociat, nu conduce la o baz de date. n aceste situaii se poate lucra cu fiiere sau sisteme de fiiere, prin intermediul unor programe (scrise n diferite limbaje de programare) sau sisteme de gestiune de fiiere (ca produse software), dar nu avem de-a face cu o baz de date. Activitile asigurate de SGBD, ca produs software, sunt: definirea i descrierea structurii bazei de date ce se realizeaz printr-un limbaj propriu specific, conform unui anumit model de organizare a datelor; ncrcarea datelor se realizeaz prin comenzi din limbajul de manipulare propriu sau prin componente proprii specifice. Accesul la date se efectueaz prin interogare i actualizare. Interogarea este complex i presupune: vizualizare, consultare, editare situaii de ieire (rapoarte, liste, regsiri punctuale). Actualizarea presupune cele trei operaiuni: adugarea, modificarea i tergerea de nregistrri din coleciile de date. Aceast activitate trebuie s asigure coerena datelor prin respectarea restriciilor de integritate impuse de modelul de date; ntretinerea bazei de date se realizeaz prin utilitare proprii SGBD-ului: editoare, shell-uri, convertoare etc. Aceast activitate presupune alocarea spaiului n memoria extern, refacerea fiierelor bazei de date n caz de incidente, alte operaii. Pentru ntreinerea bazei de date SGBD are implementat algoritmi de optimizare a timpului i spaiului de memorie ocupate; reorganizarea bazei de date se realizeaz prin actualizarea structurii de date i modificarea strategiei de acces, activiti efectuate de administratorul bazei de date; securitatea datelor se realizeaz prin instrumente puse la dispoziia administratorului bazei de date. Activitatea se refer la asigurarea confidenialitii datelor prin autorizarea i controlul accesului la date, realizarea unor proceduri speciale, criptarea datelor etc.; Evoluia SGBD-urilor este legat, n principal, de modelul logic de date pe care-l implementeaz astfel: iniial datele erau organizate n fiiere, gestionate de programe scrise n diferite limbaje de programare universale (exemplu: Cobol, Fortran etc.), apoi a aprut modelul arborescent de organizare a datelor i primele SGBD-uri ierarhice ce implementau acest model (exemplu: SCF, IMS), urmate de modelul reea de organizare a datelor i SGBD-urile reea ce implementau acest model a aprut n anii 90 (exemple: IDMS, SOCRATE). SGBD-urile arborescente i reea fac parte din prima generaie i constituie pionieratul n domeniu. La nceputul anilor 80 a aprut modelul relaional de organizare a datelor i ulterior s-au realizat SGBD-uri relaionale ce implementau acest model (exemple: Foxpro, Oracle, Access, Informix, DB2, Progress, SQLserver). Este generaia a doua de SGBD-uri, caracterizate prin simplitate, interactivitate i neproceduralitate fiind foarte mult utilizate. Au fost urmate n evoluie de modelul orientat pe obiect de organizare a datelor i SGBD-urile orientate obiect ce implementau acest model, generaia a treia de SGBD-uri care este n plin dezvoltare.

70

n acest moment cea mai mare parte a bazelor de date sunt realizate cu SGBD-uri relaionale, o foarte mic parte cu SGBD-uri de generaia nti i ctig tot mai mult teren cele realizate cu SGBDuri orientate obiect. La trecerea de la o generaie la alta de SGBD s-a urmrit: pstrarea aspectelor fundamentale specifice conceptului de SGBD: obiectivele, funciile i componentele. Desigur, la fiecare generaie apar o serie de elemente specifice, de nuan, care ns nu schimb fundamentele conceptului; ncadrarea unui SGBD ntr-o generaie se face n funcie de modelul logic de date implementat prin luarea n considerare a celor trei elemente care caracterizeaz modelul de date: structura modelului (entitile i legturile dintre ele), operatorii de prelucrare i restriciile de integritate; mbuntirea organizrii datelor n memoria extern prin implementarea unui model mai performant. Se urmrete creterea independenei logice i fizice a datelor, asigurarea unor limbaje de descriere a datelor (LDD) ct mai performante i automatizate, asigurarea unor limbaje de manipulare a datelor (LMD) puternice, asigurarea unor limbaje de regsire neprocedurale (ex.: SQL), reducerea i controlul redundanei; mbuntirea accesului la date prin acces dup mai multe chei, acces concurent, optimizarea accesului, creterea proteciei i securitii datelor; oferirea unor faciliti de utilizare tot mai performante: generatoare specia1izate, interfee cu alte limbaje de programare, interactivitatea; diversificarea tipurilor de date ce pot fi utilizate, a modului de lucru (local sau reea), precum i a tipurilor de aplicaii ce pot fi dezvoltate. Acest lucru nseamn c SGBD-urile se doresc a avea o extensibilitate ct mai mare, care s le permit adaptarea la nou; utilizarea unor SGBD-uri din generaii precedente n paralel cu dezvoltarea unei noi generaii; tendina de fundamentare teoretic i de standardizare a conceptelor din fiecare nou generaie de SGBD aprut. Sistemul de gestiune a bazelor de date are rolul de a furniza suportul software complet pentru dezvoltarea de aplicaii informatice cu baze de date. Fiind un mediu specializat, SGBD satisface cerinele informaionale ale utilizatorului ntr-un mod optim. Astfel, el asigur minimizarea costului de prelucrare a datelor, reduce timpul de rspuns, asigur flexibilitate i portabilitate aplicaiei, ofer protecie ridicat a datelor. Obiectivele unui SGBD sunt: 1. asigurarea independenei datelor; 2. asigurarea redundanei minime i controlate a datelor; 3. asigurarea facilitilor de utilizare a datelor; 4. asigurarea securitii datelor; 5. asigurarea coerenei i integritii datelor; 6. asigurarea segmentrii datelor; 7. asigurarea legturilor ntre date; 8. creterea performanelor globale ale aplicaiei; 9. administrarea i controlul datelor. 1) Asigurarea independenei datelor. Se spune c o aplicaie informatic depinde de date, dac modificarea structurii de memorare a datelor sau a strategiei de acces la date afecteaz i aplicaia. Independena datelor fa de aplicaie este necesar din urmtoarele motive: diferite aplicaii au nevoie de viziuni diferite ale utilizatorului asupra acelorai date. O baz de date este realizat pentru o gam larg de utilizatori, care au la dispoziie un volum mare de date. 71

SGBD trebuie s-i permit la un moment dat, unui utilizator s vad doar o parte din baza de date i anume numai acele date care l intereseaz. Prin acest lucru se optimizeaz consumul de resurse calculator (timpul i spaiul), utilizatorul manipulnd o cantitate redus de date, care ns satisface cerinele sale; administratorul bazei de date trebuie s aib libertatea de a schimba structura de memorare sau strategia de acces, ca rspuns la cerinele noi aprute fr a modifica aplicaiile existente. Dup darea n exploatare a unei baze de date pot apare schimbri de standarde sau norme, se pot modifica prioritile aplicaiei, se pot modifica unitile i modul de memorare ale datelor etc. Cu alte cuvinte dinamica lumii reale va genera modificri n baza de date. SGBD va permite aplicaiei informatice s funcioneze cu programele existente i s converteasc datele. Administratorul bazei de date va avea la dispoziie din partea SGBD-ului, o serie de instrumente care s-i permit s modifice structura de date fr a modifica programele de aplicaie. Pentru acest lucru structura este pstrat n memoria extern i nu n program ca n sistemele cu fiiere clasice. baza de date existent la un moment dat, precum i programele de aplicaie care au fost folosite o perioad de timp, reprezint o investiie major la care nu trebuie s se renune prea uor. Cheltuielile pentru realizarea unei baze de date sunt mari, iar ele trebuie recuperate integral. SGBD va permite dezvoltarea unor aplicaii deschise, care s preia din mers i cu un efort minim noile cerine care apar n timpul exploatrii. Independena datelor trebuie privit din dou puncte de vedere: a) Independena fizic a datelor face ca memorarea datelor i tehnicile fizice de memorare s poat fi modificate fr a determina rescrierea programelor de aplicaie; b) Independena logic a datelor se refer la posibilitatea adugrii de noi tipuri de nregistrri de date sau extinderea structurii conceptuale (globale), fr ca aceasta s impun rescrierea programelor existente. 2) Asigurarea redundanei minime i controlate a datelor Spre deosebire de sistemele clasice (cu fiiere) de prelucrare automat a datelor, stocarea informaiilor n bazele de date se face astfel nct datele s nu fie multiplicate. Cu toate acestea, uneori, pentru a realiza performane sporite, n ceea ce privete timpul de rspuns se accept o numit redundan a datelor. Aceasta va ft ns controlat pentru a asigura coerena bazei de date. Exemplul tipic de redundan controlat acceptat este cea aprut la proiectarea bazelor de date relaionale prin normalizare precum i la proiectarea bazelor de date distribuite prin replicare. 3) Asigurarea facilitilor de utilizare a datelor ce presupune ca SGBD s dispun de componente specializate pentru diferite operaii de utilizare pentru: folosirea datelor de ctre mai muli utilizatori n diferite scopuri (aplicaii). De cele mai multe ori, o baz de date nu este realizat izolat. Mai ales n cazul realizrii unor aplicaii informatice cu baze de date care fac parte dintr-un sistem integrat, datele de la o aplicaie trebuie s poat fi utilizate n alte aplicaii. Acest lucru reduce spaiul de memorare necesar i efortul de ncrcare/validare a datelor; accesul ct mai natural al utilizatorului la date, fr ca ei s fie nevoii s cunoasc structura ntregii baze de date. Utilizatorul final care este beneficiarul aplicaiei, de regul, are puine noiuni de informatic. De aceea pe el nu l intereseaz structura bazei de date, ci numai o utilizare ct mai uoar. Pentru acest lucru SGBD trebuie s ofere instrumente specializate pentru dezvoltarea de programe de aplicaie ct mai prietenoase, care s dirijeze i s ajute beneficiarul n utilizarea bazei de date; existena unor limbaje performante de regsire a datelor care permit exprimarea interactiv a unor cereri de regsire a datelor i indicarea unor nereguli pentru editarea informaiilor solicitate. 72

regsirea datelor este una din operaiile cele mai intens folosite ntr-o baz de date. Fie c este folosit pentru actualizare sau pentru consultare, regsirea datelor este realizat la cererea tuturor tipurilor de utilizatori ai bazei de date. Din acest motiv SGBD-urile sunt puternice n ceea ce privesc facilitile de regsire. Acestea au atins performane ridicate n sistemele relaionale, multe din facilitile de regsire de aici fiind preluate n generaia a treia de SGBD-uri; spre deosebire de sistemul clasic de prelucrare pe fiiere, unde exist un singur criteriu de adresare (cel care a stat la baza organizrii fiierului) n cazul bazelor de date, sistemul de gestiune trebuie s ofere posibilitatea unui acces multicriterial. n timp ce modificarea criteriului la fiierele clasice implic reorganizarea lor, la bazele de date schimbarea criteriului nu afecteaz cu nimic datele. SGBD stocheaz datele n entitile bazei de date i permite mai multe ci de acces. Pentru diferite moduri de adresare SGBD creeaz dinamic, la momentul execuiei, o serie de fiiere anexe (de index etc.) care las neschimbate entitile bazei de date. utilizarea unui limbaj ct mai apropiat de cel natural, cu posibilitatea de acces la baza de date n regim interactiv. Aceasta ar oferi posibilitatea unui acces uor la baza de date i a utilizatorilor neinformaticieni. SGBD trebuie s mbine puterea unui limbaj procedural cu cel al unui limbaj neprocedural (descriptiv)-apropiat de limbajul natural. Pai importani n acest sens s-au fcut n generaia a doua de SGBD-un, o dat cu apariia limbajului de regsire SQL (Structured Query Language), care este i singurul limbaj standardizat din domeniul bazelor de date. 4) Asigurarea securitii datelor mpotriva accesului neautorizat. Administratorul bazei de date poate prevedea ca accesul la date s se fac numai printr-o autorizare corespunztoare i poate verifica autorizarea oricnd se ncearc accesul la anumite date. SGBD pune la dispoziia administratorului bazei de date o serie de instrumente specifice pentru asigurarea securitii datelor. n acest sens SGBD permite: autorizarea i controlul accesului la date, utilizarea viziunilor, realizarea unor proceduri speciale, criptarea datelor. Autorizarea i controlul accesului la date este rea1izat de SGBD prin intermediul parolelor. Acestea identific clasele de utilizatori, cu anumite drepturi de acces, la anumite date. SGBD gestioneaz privilegiile utilizatorilor n sensul c un utilizator poate realiza anumite aciuni, asupra anumitor obiecte, conform anumitor restricii. Profilul unui utilizator este definit cu ajutorul SGBD prin: nume, parol, nume clas (grup), numr nivel de acces; utilizarea viziunilor este asigurat de SGBD pentru reprezentarea schemelor externe ale bazei de date. Cu ajutorul previzualizrilor (view) SGBD permite s se defineasc partiii logice ale bazei de date, definite pentru diferii utilizatori, n raport cu cerinele acestora de acces la date. Securitatea datelor este asigurat de SGBD prin definirea tuturor drepturilor necesare unui utilizator pentru o previzualizare i revocarea drepturilor pentru alte previzualizri sau obiecte; realizarea unor proceduri speciale de acces asupra datelor scrise n limbajul de manipulare a datelor (LMD) i care se pstreaz n form precompilat. Anumitor utilizatori li se va acorda dreptul de execuie i li se va interzice accesul direct la obiectele bazei de date; criptarea este asigurat de SGBD prin oferirea de rutine de criptare (codificare) a datelor apelate automat sau la cerere i prin existena unor instrumente care permit utilizatorului s realizeze propriile rutine de criptare. Criptarea i decriptarea se realizeaz dup algoritmi specifici, cu o cheie (parol) de acces la rutin. 5) Asigurarea coerenei i integritii datelor mpotriva unor tergeri intenionate sau neintenionate care se realizeaz prin intermediul unor proceduri de validare, a unor protocoale de control concurent i a unor proceduri de refacere a bazei de date dup incidente. 73

Componentele SGBD asigur coerena i integritatea tratnd separat cauzele care pot altera baza de date: integritatea semantic, controlul accesului concurent, salvarea/restaurarea; integritatea semantic este asigurat prin operaii efectuate de SGBD asupra datelor i a prelucrrilor. Aceste operaii alctuiesc un set de reguli numit restricii de integritate. SGBD asigur astfel de restricii implicite (rezult din modelul de date implementat) i explicite (proceduri incluse n programele de aplicaie); controlul accesului concurent asigur coerena datelor i este un obiectiv al SGBD urmrit mai ales la baze de date distribuite. n acest sens SGBD are o unitate distinct de prelucrare a datelor numit tranzacie, care este constituit dintr-o secven de operaii marcat de puncte de nceput i sfrit. Tranzacia poate fi controlat implicit, cnd punctele de nceput i de sfrit sunt automat definite, sau explicit, cnd punctele de nceput i de sfrit sunt definite prin comenzi specifice. La execuia concurent a tranzaciilor, SGBD asigur blocarea accesului la datele utilizate la un moment dat. Aceasta nseamn c se interzice accesul celorlalte tranzacii concurente la aceleai date, pn se termin tranzacia curent. Tehnica de blocare utilizat de SGBD se poate aplica la nivelul ntregii baze de date, a unui fiier, a unei nregistrri sau chiar a unui cmp. Ea poate fi aplicat pentru citire (partajabil) sau pentru scriere (exclusiv); salvarea datelor este un proces de stocare prin realizarea de copii de siguran i prin jurnalizarea tranzaciilor i a imaginilor. SGBD poate asigura salvarea automat sau la cererea administratorului bazei de date. Restaurarea pornete de la coleciile de date stocate prin salvare i refacere consistena bazei de date, minimiznd prelucrrile pierdute. Restaurarea este asigurat automat de SGBD, dar se poate realiza i manual. 6) Asigurarea segmentrii datelor se refer nu numai la aspectul asigurrii accesului mai multor utilizatori la aceleai date, ci i la posibilitatea dezvoltrii unor aplicaii fr a se modifica structura bazei de date. Problema segmentrii se pune la un nivel superior pentru SGBD-urile ce permit lucrul n reea. 7) Asigurarea legturilor ntre date corespund asocierilor care se pot realiza ntre obiectele structurii de date, precum i a legturilor dintre acestea, conform unui model de date. Fiecare tip de model de date permite anumite legturi ntre date. Un SGBD, care implementeaz un anumit model de date, va trebui s asigure i realizarea legturilor dintre datele corespunztoare n conformitate cu schema conceptual. 8) Creterea performanelor globale ale aplicaiei sunt influenate de SGBD. Acesta trebuie s gestioneze un volum mare de date de o complexitate ridicat, ntr-un anumit timp de acces rezonabil pentru diferii utilizatori. Pentru toate aceste lucruri SGBD folosete diferite metode de acces, tehnici de optimizare, tipuri de date. implementarea lor se face n componente specializate ale SGBD. 9) Administrarea i controlul datelor sunt asigurate de SGBD, n sensul c datele pot fi folosite de mai muli utilizatori n acelai timp, iar utilizatori pot avea cerine diferite care pot fi i incompatibile. SGBD trebuie s rezolve probleme de concuren la date, probleme ce apar mai intens la lucrul n reele de calculatoare.

74

5.3 FUNCIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE

Realizarea obiectivelor prezentate anterior este asigurat de sistemele de gestiune a bazelor de date printr-o serie de componente ce permit efectuarea unor operaii specifice. n funcie de natura i scopul urmrit, operaiile pot fi grupate pe activiti. Activitile accept i ele o grupare pe funcii astfel nct una sau mai multe activiti relativ omogene vor realiza o anumit funcie. innd seama de complexitatea sistemului de gestiune, de facilitile oferite de acestea, de limbajele utilizate i de modul de implementare al modelului de date, gruparea activitilor pe funcii are un anumit caracter omogen. Exist cteva funcii general valabile pentru toate tipurile de SGBD, dar se pot ntlni i funcii specifice diferitelor SGBD-uri datorat unor particulariti identificate prin operaii i activiti specifice. Acestea sunt funcii de baz, pe care orice sistem software, dac nu le are n totalitate, nu poate fi considerat SGBD. 1) Funcia de descriere a datelor permite definirea structurii bazei de date cu ajutorul limbajului de definire a datelor (LDD). Definirea datelor poate fi realizat la nivel logic, conceptual i fizic. Se descriu atributele (cmpurile) din cadrul structurii bazei de date, legturile dintre entitile bazei de date sau dintre atributele aceleiai entiti, se definesc eventualele criterii de validare a datelor, metodele de acces la date, aspectele referitoare la asigurarea integritii datelor. Concretizarea acestei funcii este schema bazei de date, memorat ntr-un fiier, ceea ce permite afiarea i actualizarea structurii bazei de date, n orice moment. Aceast funcie a fost mult automatizat n timp, LDD avnd acum puine comenzi. LDD este specific fiecrui SGBD, dar ntotdeauna realizeaz descrierea datelor conform elementelor modelului de date pe care l implementeaz SGBD respectiv. ntr-un SGBD dup realizarea funciei de descriere, entitile bazei de date sunt deja create ca fiiere vide, care conine numai structura bazei de date (schema bazei de date) dar care nu conin datele propriu-zise; 2) Funcia de manipulare a datelor este cea mai complex i realizeaz ncrcarea, actualizarea i regsirea datelor din baza de date, cu ajutorul limbajului de manipulare a datelor (LMD), astfel: a) ncrcarea datelor n baza de date se realizeaz prin operaii automatizate sau programate ce asigur i criteriile de validare necesare; b) actualizarea bazei de date const n operaii de adugare, modificare i tergere de nregistrri. La operaiile de adugare i de modificare se pstreaz aceleai criterii de validare care sau folosit i la activitatea de ncrcare a datelor. Actualizarea se realizeaz numai autorizat, prin asigurarea unei protecii corespunztoare a datelor, pentru a se pstra coerena bazei de date; c) prelucrarea datelor se realizeaz prin operaii de selecie, ordonare, interclasare (compunere) i ventilare (descompunere) efectuate asupra entitilor bazei de date. Acestea sunt, de obicei, operaii premergtoare activitii de regsire a datelor. Multe din operaiile de prelucrare sunt realizate cu ajutorul operatorilor din modelul de date pe care l implementeaz SGBD; d) regsirea (interogarea) datelor const n operaii de vizualizare (afiare pe ecran, imprimare pe hrtie), rsfoire sau de editare a unor situaii de ieire. Situaiile de ieire pot fi intermediare sau finale i se pot obine pe diferii supori tehnici de informaie (ecran, hrtie, mediu magnetic, optic etc.). Ele pot avea cele mai diferite forme (punctuale, liste, rapoarte, grafice, imagini, sunet, video) i se pot obine dup diferite criterii de regsire. 75

Funcia de manipulare a datelor este cea mai intens folosit n bazele de date i este cea mai bine suportat de SGBD fa de orice sistem de gestionare a datelor, care exist pn acum. SGBD manipuleaz datele ntr-un mod eficient, utiliznd n acest scop o serie de metode i tehnici de optimizare a accesului i a alocrii spaiului de memorie n calculator. Fiecare SGBD, de la o generaie la alta i chiar de la o versiune la alta, a cutat s mbunteasc acest aspect. Limbajul de manipulare de date (LMD) poate fi cu limbaj gazd sau cu limbaj propriu. Cele cu limbaj gazd sunt dezvoltate prin adoptarea unor limbaje universale de programare (Cobol, Pascal, C etc.) la cerinele de regsire ale SGBD-ului. Se mbin astfel puterea unui limbaj universal cu necesitile de regsire a datelor (ex. SGBD: Oracle). Cele cu limbaj propriu sunt dezvoltate printr-un limbaj specific capabil s uneasc puterea procesorului software cu cerinele de regsire dintr-un anumit tip de baz de date (ex. SGBD: Foxpro). Pentru activarea de regsire exist limbaje de interogare specializate care pot fi incluse n LMD sau pot exista ca atare. Ele au aprut datorit lrgirii gamei de utilizatori ai bazelor de date, care i include tot mai mult i pe neinformaticieni. Pentru acetia au fost necesare faciliti de regsire simple i prietenoase, apropiate de modul de lucru i de gndire uman. n acest sens, limbajele de tipul SQL au cele mai bune performane; 3) Funcia de utilizare asigur mulimea interfeelor necesare pentru comunicarea tuturor utilizatorilor cu baza de date. Pentru realiza aceast funcie SGBD trebuie s asigure faciliti pentru mai multe categorii de utilizatori ai bazei de date: beneficiari, specialiti, administratorul bazei de date. a) Beneficiarii reprezint categoria utilizatorilor finali i intensivi ai unei baze de date. SGBD le ofer acestora limbaje neprocedurale i alte faciliti de interogare (generatoare, utilitare etc.) a bazei de date ntr-o form simplist i interactiv. Aceti utilizatori nu trebuie s cunoasc structura bazei de date i nu trebuie s tie s programeze, SGBD ajutndu-i interactiv n utilizarea bazei de date. n acest sens SGBD ofer: meniuri cu opiuni sugestive, ferestre, abloane pentru diferite forme, autodocumentarea (help-uri, mesaje, ferestre explicative etc.); b) Analitii programatori creeaz structura bazei de date i realizeaz proceduri automate de exploatare a bazei de date. SGBD ofer acestor utilizatori limbajul de descriere i limbajul de manipulare a datelor precum i interfee cu limbaje universale. Acestea sunt de putere i complexitate diferit, de la un SGBD la a1tul, oferind att elemente neprocedurale ct i procedurale specialistului n informatic. Cu aceste elemente el descrie schema extern (logic) a bazei de date i asigur manipularea complex a datelor; c) Administratorul bazei de date este un utilizator special i are un rol hotrtor n ceea ce privete funcionarea optim a ntregului sistem. Datorit importanei acestei categorii de utilizatori, SOBD are o funcie distinct n acest sens; 4) Funcia de administrare este complex i dependent de competena administratorului bazei de date. Administratorul care are o bogat experien de analiz, proiectare i programare, organizeaz i administreaz baza de date n toate etapele de realizare a acesteia. Astfel el organizeaz baza de date conform unei anumite metodologii, realizeaz schema conceptual a bazei de date, coordoneaz proiectarea bazei de date. Pentru toate aceste lucruri SGBD ofer o serie de instrumente i utilitare specializate. n etapa de exploatare a bazei de date, administratorul are rolul de a autoriza accesul la date (acord conturi, parole etc.), de a reface baza de date n caz de incidente (prin jurnalizare, copii de siguran), de a utiliza eficient spaiul de memorie intern i extern (prin organizare i lansarea unor programe de optimizare), de a realiza o serie de analize statistice din baza de date (numr i tip de utilizatori, numr de accese, numr de actualizri etc.). Pentru fiecare din aceste activiti SGBD ofer instrumente i tehnici de lucru. 76

n cazul lucrului n reea de calculatoare cu baze de date distribuite, SGBD a dezvoltat foarte mult componentele software destinate administratorului. Acest lucru este determinat de faptul c baza de date este, n acest caz, de mare complexitate, datele sunt distribuite pe calculatoarele din nodurile reelei, iar utilizatorii sunt de toate tipurile i n numr mult mai mare. n principal pentru funcia de administrare, dar parial i pentru celelalte funcii, SGBD asigur protecia bazei de date. Protecia bazei de date este un ansamblu de msuri necesare pentru asigurarea integritii i securitii datelor. Msurile necesare sunt asigurate, n mare parte, de facilitile oferite de SGBD dar i prin alte instrumente construite de proiectantul bazei de date. Integritatea datelor se refer la corectitudinea datelor ncrcate i manipulate astfel nct s se respecte restriciile de integritate ale modelului implementat de SGBD. Securitatea (confidenialitatea) datelor nseamn interzicerea accesului la date pentru utilizatorii neautorizai.

77

Capitolul 6 DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE

6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR I COMUNICAIILOR ASUPRA NOII ECONOMII Noua Economie a devenit o realitate a lumii la acest nceput de secol XXI. Impactul tehnologiilor informaiei i comunicaiilor este mare, ele determin avantaj competitiv i accelereaz globalizarea. Trecerea de la Era industrial la Era informaiei a schimbat organizaiile i societatea, valoarea adugat se bazeaz pe informaie i cunotine, a aprut un nou tip de lucrtor, lucrtorul cu informaia. Evoluia spre Noua Economie se realizeaz prin trecerea de la Era industrial la Era informaiei. Sunt proliferate noile tehnologii n domeniile informaiei i comunicaiilor. Este important s menionm de asemenea cteva dintre riscurile majore care sunt generate n contextul Noii Economii: vulnerabilitatea digital, lipsa sau ntrzierea constituirii coninutului digital, folosirea advers a informaiei i violarea intimitii, lrgirea prpstiei digitale, evoluia insuficient de rapid spre societatea informaiei. Pe de alt parte au aprut noi elemente de vulnerabilitate, vulnerabilitatea indus de Internet i reelele intranet i interaciunea uman n Internet ca factor nou de vulnerabilitate. Toate acestea ne conduc spre un prim risc major n contextul Noii Economii, vulnerabilitatea digital. Riscul este comun tuturor rilor, dar pentru ri emergente cu infrastructur n formare poate fi considerat mai mare n prezena problemelor de lips de educare a utilizatorilor n folosirea tehnologiilor informaiei i comunicaiilor. Volumul de informaie n Internet crete continuu. Lipsa sau ntrzierea constituirii coninutului digital poate fi considerat un al doilea risc major. Un al treilea risc major poate fi considerat ca fiind generat de folosirea advers a informaiei i violarea intimitii, adic utilizarea potenial a informaiei stocate n sistemele informatice mpotriva persoanelor, colectivitilor sau organizaiilor. Pe un plan mai general, acumularea de informaie n Internet i alte reele informatice genereaz teama de ameninare la adresa democraiei. Romnia ca i alte ri emergente este confruntat cu fenomenul cunoscut sub numele de prpastie digital sau Digital Divide, adic decalajul care exist n folosirea tehnologiei informaiilor i Comunicrii (TIC) n organizaii, ntre straturi diferite ale societii, la nivelul rii fa de alte ri. Lrgirea prpstiei digitale poate fi considerat un al patrulea risc major generat de TIC. Societatea informaiei i n perspectiv societatea cunoaterii propulseaz societatea pe o nou treapt de dezvoltare n care informaia i cunotinele devin resurse primare care adaug valoare activitilor economice, creeaz un nou standard de via i democratizeaz societatea. Un al cincilea risc major poate fi de aceea evoluia insuficient spre societatea informaiei. O nou economie s-a nscut i transform economia existent: noua economie a informaiei. Schimbarea produs de folosirea tehnologiilor informaiei i comunicaiilor (TIC) afecteaz toate domeniile i toate ntreprinderile. Fenomenul Internet amplific transformarea, punnd la dispoziie pe scar larg oamenilor i organizaiilor resursele informaionale. Dac electricitii i-a trebuit un secol pentru a ptrunde n ntreaga lume, reelele Internet i intranet sunt astzi folosite de aproape un miliard de oameni i aplicaiile bazate pe ele se rspndesc 78

rapid. A fost construit o nou infrastructur tehnic. Industriile legate de TIC creeaz locuri de munc ntr-un ritm de dou ori mai rapid dect celelalte industrii. n timp ce cheltuielile de resurse fizice pe unitatea de produs fabricat au sczut constant n ultima sut de ani, volumul de informaie i cunotine nglobate n produse a crescut n aceiai perioad cu acelai ritm. Informaia se constituie astfel ca o resurs nou, un adevrat capital al economiei moderne. Impactul TIC asupra afacerilor conduce la schimbarea percepiei asupra informaiei ca factor de producie. Dac nainte o afacere era echivalent cu oameni, tehnologii i capital, n noua economie vorbim de oameni, tehnologii, capital i informaie. Se produce un efect de transformare a resurselor informaionale asupra industriei i o dispariie gradat a granielor ntre produse i servicii. Managementul informaiei i cunotinelor se dezvolt ca funcie a afacerilor i ca o nou funcie n organizaie, apar oportuniti noi de afaceri bazate pe TIC. Personalul ocupat cu informaia devine din ce n ce mai numeros. Vincent(1989) subliniaz c timp de 3 secole (1700-1950) n SUA ponderea acestuia a fost apreciat la 5% pentru ca odat cu rspndirea TIC acest procent s creasc la peste 67% la sfritul secolului XX. Dimensiunea acestei industrii se reflect i n alte sectoare economice. Industria TIC atrage cel mai mare nivel al investiiilor, n cea mai mare parte nu spre companiile informatice, ci spre clienii acestora. Industria TIC este azi cea mai important industrie din SUA. Se estimeaz cheltuielile globale pentru TIC care ating circa 2.400 miliarde dolari SUA, adic 7,6% din produsul brut al ntregii planete. Cheltuielile TIC la nivel de organizaie, ramur economic, ar, regiune geografic au ajuns s fie considerate ca relevante pentru comportamentul economic al entitii respective.

6.2. PRINCIPALELE TENDINE N CONCEPEREA I FUNCIONAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL N ADMINISTRAREA AFACERILOR

Dinamismul i complexitatea ridicat a evoluiilor tehnice, economice, informaionale i manageriale contemporane se reflect n nnoirea accelerat i pe multiple planuri a sistemului informaional al organizaiei. Sintetic, acestea pot fi relevate sub form de tendine (vezi figura nr. 6). ntruct organizaiile ce funcioneaz n perioada actual, inclusiv ntreprinderile, sunt sisteme deschise, puternic integrate n societate i economie, evidenierea i prezentarea tendinelor informaionale din cadrul lor se realizeaz ntr-o manier contextual. Mai mult dect att, se puncteaz o serie de mutaii majore, de natur informaional, la scar planetar, cu impact substanial asupra sistemului informaional managerial al organizaiei.

6.2.1. Dematerializarea i dezintermedierea informaiilor

Tradiional, informaiile erau organic asociate, inclusiv fizic, elementelor la care se refereau: materii prime, materiale, echipamente, cldiri, piese, produse etc. n mod firesc, n ultimele decenii se constat manifestarea unei puternice tendine de dematerializare i dezintermediere a informaiilor1. Dematerializarea informaiei este un proces care a nceput cu mult timp n urm, dar care abia n ultimele decenii ia amploare, marcnd substanial evoluiile informaionale, manageriale i economice 79

ale ntreprinderii. La baza masivei dematerializri a informaiilor se afl o serie de procese i mijloace, care nainte nu existau sau numai sporadic, fr a avea o pondere semnificativ. ntre acestea menionm: tehnica modern de calcul i, firete, n primul rnd computerele; tehnologiile informaionale moderne; codificarea informaiilor; constituirea de baze de date; Internetul i Intranetul. Fr ndoial c la baza dematerializrii informaiilor se afl i multe alte elemente care in de pregtirea informaticienilor, concepia managerial, cultura organizaional, structura i funcionalitatea proceselor economice etc. Dematerializarea informaiilor este frecvent asociat cu dezintermedierea. Dezintermedierea, care se afl abia la nceput, este posibil datorit acelorai progrese tehnice i tehnologice menionate. Spre exemplu, potenialul cumprtor al unui produs nu mai are nevoie s contacteze comerciantul cu ridicata sau amnuntul, ci apeleaz direct fabricantul de produs, ce i transmite toate informaiile solicitate, inclusiv vizualizarea acestuia n multiple ipostaze, uneori chiar mai multe dect sunt posibile, prin contactul direct. Un exemplu binecunoscut este i plata salariilor n cont personal, accesat apoi prin cri de credit, ceea ce elimin multiple operaii i informaii intermediare. Expresiile dematerializrii i dezintermedierii informaiilor sunt multiple. Dematerializarea i dezintermedierea informaiilor sunt componente ale evoluiei spre economia bazat pe cunotine. Ele marcheaz pai nainte n creterea aplicativitii informaiilor, n dobndirea de ctre o mare parte a lor a statutului de cunotine, n accepiunea pe care o au n contextul noii economii sau a economiei bazate pe cunotine. Dematerializarea informaiilor este o expresie major a dematerializrii economiei, modalitate major de manifestare a economiei bazate pe cunotine. Pn n deceniul al IX-lea, introducerea tehnologiei de vrf, inclusiv a celei informatice, era focalizat n sfera sarcinilor cu caracter operaional. Fabricaia asistat de calculator, robotizarea, constituirea i utilizarea bazelor de date, prelucrarea textelor, transferul datelor reprezentau domeniile de vrf ale utilizrii informaiei. n prezent, ca urmare a progreselor de natur tehnologic, a acumulrilor de cunotine informatice i manageriale, abordrile informaional-manageriale din ntreprinderile de vrf se concentreaz n alte zone: constituirea de reele cuprinznd diferite posturi de munc, realizarea schimbului de informaii i a interaciunii dintre salariai i ceilali stakeholderi ai organizaiei, precum i dintre ageni economici, coordonarea sarcinilor i facilitarea muncii simultane la acelai proiect, crearea de noi servicii pentru ntreprinderi i a unor noi forme ale muncii.

6.2.2. Informatizarea sarcinilor de munc i a pregtirii personalului

Concomitent, se produc modificri n pregtirea personalului care lucreaz n firme. nsuirea unui minim de cunotine i deprinderi informatice reprezint o component major a proceselor de formare i perfecionare. n nu puine ri, cunotine i abiliti apreciabile despre computere se dobndesc nc din coala elementar. Salariaii mai n vrst, care nu au beneficiat de pregtire informatic n coal, i-o completeaz frecvent. Proliferarea n ultimii ani a abordrilor informatice prietenoase, uor de asimilat i utilizat, contribuie substanial la informatizarea pregtirii i muncii salariailor din organizaie. Ca urmare a acestor schimbri n coninutul i modalitile de realizare a proceselor de formare i perfecionare, personalul din firme este capabil s utilizeze tehnicile informaionale de vrf, s-i asume noi sarcini de munc, s operaionalizeze noi abordri, metode i tehnici n activitatea lor. Se contureaz o nou cultur organizaional n firme, cu pronunate dimensiuni informaionale i manageriale. 80

6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informaional

Una din tendinele organizaionale conturate n ultimele dou decenii o reprezint extinderea outsourcingului i externalizrii. Aceast modalitate de atragere de resurse i activiti exogene firmei se utilizeaz pe scar sporit i n domeniul informaional. Spre exemplu, n 1997 outsourcingul informaional reprezenta n SUA 26 miliarde dolari. Sfera outsourcingului informaional se lrgete treptat, cuprinznd proiectarea sistemului informaional, elaborarea de aplicaii informatice, operarea i ntreinerea sistemului informaional, managementul relaiilor informaionale, service-ul pentru computere etc. Problema esenial care trebuie soluionat cnd se apeleaz la outsourcing informaional ca de altfel la orice surs de outsourcing este evitarea includerii n sfera sa a activitilor decisive pentru firm, adic a acelora de care depinde n mod nemijlocit asigurarea avantajului competitiv al organizaiei. Operaional, primul pas spre outsourcing informaional const n identificarea acelor activiti informaionale ce nu fac parte din categoria activitilor decisive, care, n eventualitatea realizrii lor la costuri mai reduse n afara organizaiei, pot fi externalizate. Practica din rile dezvoltate evideniaz utilizarea a trei forme de outsourcing (vezi figura nr. 8). Potrivit unor specialiti, n realizarea outsourcingului informaional se recomand s se respecte un set de cerine: definirea precis a tuturor aspectelor implicate de outsourcingul informaional fiecare angajament de outsourcing difer de cellalt i necesit un contract cu un coninut specific apeleaz la opiniile a cel puin doi experi informaionali nainte de a recurge la outsourcing informaional i pe parcursul negocierii acestuia include n contractul de outsourcing informaional o clauz de renegociere a sa, ntruct aproape ntotdeauna, pe parcursul concretizrii lui, apar aspecte imprevizibile stabilete cu furnizorul de servicii informaionale o relaie bazat pe partajarea profitului rezultat pentru a-l motiva la maximum n furnizarea de servicii ct mai eficace organizaiei abordeaz outsourcingul informaional ntr-o viziune sistemic i nu ca o simpl relaie de cumprare, sitund pe primul plan creterea competitivitii firmei i luarea n considerare echilibrat a principalelor aspecte implicate. Experiena ultimilor ani relev c, n ciuda a nu puine incertitudini implicate, outsourcingul informaional se amplific rapid.

6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunicaii bazate pe Internet i Intranet

Transformarea informaiilor ntr-o surs principal a dezvoltrii economice, concomitent cu spectaculoasele i rapidele progrese ale tehnologiei informaiilor se reflect n conturarea a noi modele de comunicaii n cadrul firmelor. Din ce n ce mai frecvent firmele de vrf i-au conturat un nou model de comunicaii bazat pe Internet i pe Intranet. Motivaiile iniiale principale, care au facilitat n mod determinant cristalizarea noilor moduri de comunicaii, sunt reprezentate de dependena din ce n ce mai mare a strategiilor i operaiilor comerciale de informaiile furnizate din exterior prin Internet i de condiionarea crescnd a coninutului i performanelor specialitilor organizaiei de contactele cu noii furnizori exogeni de informaii, de volumul i viteza accesrii i folosirea informaiilor de 81

specialitate. Sistemele de comunicaii din firmele moderne se bazeaz pe mbinarea Internetului cu Intranetul. Internetul asigur, prin intermediul magistralelor informaionale, conectarea operativ a firmelor la numeroi furnizori de informaii profesioniste, precum i conexiuni informaionale, manageriale i economice cu alte firme clieni, furnizori, bnci etc. Folosind www se asigur accesul firmei la informaii, consultan i cumprarea de produse etc. n condiii de timp, costuri i adesea calitate net superioare condiiilor tradiionale. Internetul are o pondere major n derularea a numeroase activiti pentru firme: pli, ncasri, publicitate, promovare i vnzri produse, selecie personal etc. Intranetul const, n esen, n aplicarea sistemului Internet i a protocoalelor sale la nivelul componentelor firmei. Firete c, paralel cu dezvoltarea reelei Internet de comunicaii, Intranetul implic i construirea de bariere de protecie pentru a asigura securitatea informaiilor i a derulrii proceselor comunicaionale i implicit manageriale, de producie i economice n cadrul organizaiei. Comparativ cu sistemele informaionale clasice, Intranetul, ca de altfel i Internetul, asigur mai multe avantaje rapiditate de intrare n funciune a sistemului i de funcionare, realizare de funcii mai variate i eficace, suplee n utilizarea i conectarea aplicaiilor informatice, uurin n folosire de ctre informaticieni i neinformaticieni i costuri mai reduse, mai ales n ceea ce privete conectarea la distan i fluxurile externe ale organizaiei. Noul model de comunicaii care se contureaz n firmele de vrf, bazat pe utilizarea i integrarea Internetului i Intranetului, implic, ca norme comunicaionale, folosirea a cel puin trei categorii de abordri informaionale: curierul electronic; fiierele permanente de clieni, furnizori, personal etc., continuu actualizate; accesul partajat i, firete, selectat al personalului firmei la documentele firmei, stocate de servere.

6.2.5. Expansiunea comerului electronic

Fr nici o ndoial, comerul electronic constituie una dintre cele mai decisive mutaii care se produc n economia i ntreprinderea contemporan, cu multiple i intense consecine economice i sociale, nc prea puin cunoscute. Potrivit specialitilor care au elaborat cunoscutul proiect al U.E., FAIR (Forecast and Assensment of the Socio-Economic and Policy Impact of Advanced Communications and Recommendation). n opinia noastr, definiia comerului electronic, dei exact, nu puncteaz suficient faptul c acesta reprezint un nou mod, radical deosebit de precedentele, de concepere, derulare i finalizare a tranzaciilor economice. Comerul electronic se deosebete de precedentele tipuri de tranzacii economice prin cinci elemente (vezi figura nr. 9): Ca urmare, structura i dimensiunea unei pri apreciabile dintre activitile firmelor se schimb. Se dezvolt modaliti orizontale de organizare a activitilor, calitatea i viteza informaiilor procesate se amplific substanial i va crete flexibilitatea forei de munc. Impactul informaiilor asupra managementului, funcionrii i performanelor organizaiei devine covritor.

6.2.6. Scrutarea informaional

82

n firma clasic, circa 90% din informaiile necesare unui management competent erau endogene. Accentuarea caracterului de sistem deschis al organizaiilor, pe fondul transformrii informaiilor n resurs principal a acestora i al spectaculoaselor progrese ale comunicaiilor i informaticii, determin schimbarea structurii informaiilor necesare managerilor. Ca urmare, cantitatea i varietatea informaiilor exogene firmei, necesare funcionrii sale eficiente, se amplific continuu. Una dintre modalitile prin care se rspunde acestei necesiti este scrutarea informaional. Prin scrutarea informaional se asigur colectarea, prelucrarea i analizarea sistematic a informaiilor contextuale firmei, relevante pentru activitile i performanele sale. Funcia principal a scrutrii informaionale este deci monitorizarea evoluiilor mediului exogen firmei, care au un impact semnificativ asupra sa. Scrutarea informaional implic pe lng investigaii deliberate asupra mediului i observri indirecte realizate n contextul ansamblului interfeei dintre firm i mediul su ambiant. Privitor la principalele domenii exogene organizaiei asupra crora este recomandabil s se exercite scrutarea informaional, exist opiuni diferite. Dintre acestea o enunm pe cea a lui Daft i Parks, ce identific ase zone prioritare de exercitare a scrutrii informaionale: clienii, concurenii, tehnologiile, legislaia i celelalte reglementri, situaia economic de ansamblu a rii i mediul sociocultural. n condiiile actuale, ale proliferrii informaticii, extinderii rapide a Internetului, creterii mijloacelor i capacitii de analiz informaional ale firmelor, mai ales ale celor de dimensiuni medii i mari, se asigur premise superioare de utilizare a scrutrii informaionale. Consecinele pozitive se resimt att n planul elaborrii strategiilor i politicilor de dezvoltare, ct i n cel al managementului curent. n viitorii ani, scrutarea informaional va lua amploare, datorit impactului crescnd pe care informaiile externe semnificative l au asupra activitilor i performanelor firmelor.

6.2.7. Conturarea ntreprinderii virtuale

Una dintre cele mai spectaculoase evoluii ctre economia bazat pe cunotine i ctre societatea informaional o constituie apariia germenilor ntreprinderii virtuale. Dei un numr apreciabil de specialiti n domeniile informaional i managerial fac referiri la ntreprinderea virtual, definirea sa de ctre acetia difer ntre limite apreciabile. n final, sunt subliniate dou aspecte. Organizaia virtual, att la nivel managerial, ct i de execuie ncorporeaz numeroase elemente informatice i informaionale deosebit de performante ca soft i hard. Frecvent, prezena activitilor i rezultatelor fizice ale activitilor este nlocuit de prezentri de informaii vizualizate, capabile s ndeplineasc aceleai funcii, uneori chiar n condiii superioare de accesibilitate i valorificare. Magazinele i expoziiile virtuale, care au cunoscut o adevrat explozie n ultimii ani, sunt dovezi de necontestat pe acest plan. Al doilea aspect se refer la faptul c organizaia virtual, aa cum este prezentat, abordat i perceput n prezent, constituie, n fapt, o form tranzitorie spre firma bazat pe cunotine, cea care constituie componenta de baz a noului tip de economie spre care evolueaz n prezent economia bazat pe cunotine.

83

6.2.8. Cristalizarea managementului informaional

Precedentele tendine se reflect n planul global al organizaiei n conturarea aa numitului management informaional, pentru care exist dou accepiuni. Numeroi specialiti neleg prin management informaional acel management al organizaiei care prezint o puternic dimensiune informaional, reflectat n atenia acordat informaiilor n conceperea i derularea proceselor i relaiilor manageriale. Evoluiile ultimelor dou decenii, n special, evideniaz c, ntr-adevr, informaia este o prezen quasi-permanent, tot mai intens i influent, n exercitarea managementului la toate nivelurile organizaiei. O a doua accepiune rezid n considerarea i tratarea informaiei, a ansamblului proceselor informaionale ca un domeniu de sine stttor, cu pronunate particulariti, care trebuie condus n mod unitar pentru a valorifica la maximum multiplele sale valene. Promotorii acestei abordri, foarte numeroi, sunt, de regul, informaticienii sau cei cu o pregtire de baz informatic. n opinia noastr, ambele accepiuni sunt raionale, ele fiind complementare, mai ales n organizaiile de dimensiuni mari i mijlocii. n firmele mici, cel mai adesea este suficient imprimarea unei puternice dimensiuni informaionale managementului, ntruct volumul i complexitatea informaiilor, mai reduse, nu necesit un demers informaional global, aparte, de sine stttor. Cercetrile efectuate au relevat c realizarea unui management informaional funcional i eficace n cadrul organizaiilor este un proces laborios, ce necesit o puternic implicare din partea managerilor i salariailor. Dou sunt cerinele majore de respectat. Prima se refer la efectuarea de schimbri profunde n cultura organizaiei. Practica demonstreaz c achiziionarea de ctre firm de noi tehnologii i noi manageri nu este suficient. Este obligatorie participarea intens a tuturor managerilor i implicarea tuturor executanilor. Pentru aceasta este necesar mult efort i timp. A doua cerin se refer la abordarea implementrii managementului informaional de o manier foarte pragmatic. Elaborarea de politici informaionale reprezint numai baza de declanare a realizrii managementului informaional. Partea cea mai dificil se refer la multiplele i intensele negocieri, aciuni de influenare, modificri de nelegeri, construirea de coaliii i uneori declanarea de conflicte i chiar rzboaie. Studii de management comparat relev c avansul pe care l au firmele nord-americane i n general ntreaga societate din SUA, comparativ cu cele din alte ri dezvoltate, se datoreaz, n bun msur, respectrii acestor cerine, care au ca fundament o anumit mentalitate bazat pe o receptivitate ridicat fa de noile tehnologii i pe disponibilitatea de a-i asuma riscuri. Odat cu dezvoltarea unei societi n care comerul electronic predomin, importana deciziilor privind tehnologia informaional a unei firme va crete din ce n ce mai mult. Operaiunile bancare electronice, nvmntul la distan online, magazinele virtuale de pe Internet, negocierea electronic a aciunilor, licitaiile online de automobile i revista presei online sunt deja o realitate. Dei unele dintre aceste iniiative ar putea eua, altele vor avea un larg succes, schimbnd, astfel, peisajul competitiv i crend noi oportuniti de afaceri. Un rol extrem de important n creterea gradului de accesibilitate a tehnologiilor de vrf l joac reeaua Internet. Internetul creeaz un client universal, i asigur accesul ieftin, cu o platform comun, la o colecie de documente, ntr-un interval relativ scurt. Internetul a fost recunoscut drept elementul care va schimba complet modalitile n care ntreprinderile i vor conduce afacerile i vor putea comunica cu utilizatorii i clienii. Evoluia utilizrii Internetului s-a realizat, n principal, n trei etape: 84

prima etap a fost utilizarea Internetului pentru accesul la informaii, pentru furnizarea de informaii prin site-uri Web etc.; a doua etap a fost utilizarea Internetului pentru comenzi i achiziii online i livrarea pe cale electronic a acestora; multe site-uri cum ar fi amazon.com constituie exemple n acest sens. a treia etap, ctre care se tinde n prezent, este utilizarea Internetului ca un nucleu de valori adugate (core value added). n aceast lume electronic, denumit Internet, sunt prezentate proiecte curente ale organizaiilor guvernamentale i non-guvernamentale, ageniilor de tiri, serviciilor educaionale, cum sunt, spre exemplu, enciclopediile online, camere virtuale pentru discuii, servicii financiare, jocuri, sport, design, art, mod etc. Nu trebuie neglijai nici indivizii care, de obicei, ntrein pagini pentru ei nii i nu neaprat site-uri. Este att de mult informaie pe Web, nct deja se pune problema filtrrii ei i evitrii acelor lucruri nesemnificative (junk-stuff, spam-mail), care i pot sta n cale atunci cnd caui ceva important. n ceea ce privete vnzarea produselor prin Internet, trebuie avut n vedere faptul c omul modern este din ce n ce mai ocupat, ceea ce nseamn c timpul aferent achiziionrii de produse este redus. n acest sens, Internetul diminueaz timpul pe care o firm sau o persoan sunt obligate s-l consume pentru adoptarea deciziilor. Se vorbete despre timpul Internet. Se apreciaz comparativ c 1 lun timp Internet nseamn 3 ani timp real. De asemenea, trebuie s avem n vedere faptul c, n primul rnd, principala preocupare a celor care furnizeaz servicii const n satisfacerea necesitilor clienilor lor. ntr-o lume n care clientul pasiv s-a transformat ntr-o persoan activ, care are la dispoziie un volum mai mare de cunotine, se creeaz o mare confuzie, afectnd modul n care asigurtorii, n general, abordeaz piaa i determin care sunt informaiile despre clieni pe care trebuie s le dein. Internetul este cea mai mare surs de informaii att n ceea ce privete volumul informaiilor furnizate prin aceast reea, ct i n ceea ce privete viteza cu care se pot obine aceste informaii. Se poate spune c Internetul este o reea de telecomunicaii mare i eterogen. Pn acum, cei care operau pe Internet (firme i clieni) au fost preocupai de securitatea operaiilor efectuate prin Internet. De exemplu, clienii sunt precaui n privina introducerii numrului lor de card pe Internet, temndu-se c datele pot fi furate. Aceast reacie nu trebuie s ne surprind, deoarece chiar au fost reclamate astfel de cazuri. Problema securitii a fost rezolvat prin utilizarea exclusiv a cardurilor emise de consorii puternice (Master Card i Visa). Pe msur ce problemele de securitate sunt rezolvate, tranzaciile financiare prin Internet vor deveni obinuite att pentru persoanele fizice, ct i pentru firme. Afacerile pe Internet au aprut din ce n ce mai des n noua infrastructur. Prin intermediul Internetului, clienii sunt contactai direct i ntrebai n legtur cu informaiile dorite, fr a mai fi nevoie de deplasarea la faa locului a agenilor de vnzare. Industria serviciilor este considerat lider n comerul electronic, ns multe alte sectoare o urmeaz ndeaproape. n general, comerul electronic determin scderea costurilor de efectuare a tranzaciilor. Prin intermediul unui canal electronic, o firm poate face cunoscute clienilor att oferte proprii, ct i oferte ale altor firme, inclusiv produse non-competitive sau competitive, n schimbul unor comisioane corespunztoare. Sistemele punct de vnzare ale marilor firme de vnzare cu amnuntul sunt n atenia multor bnci. Aceste sisteme permit clienilor s foloseasc o varietate de metode de plat i s-i retrag cu uurin bani din conturi. Liderii n comerul cu amnuntul i desfoar deja operaiunile de vnzare online, folosind canale electronice i, n prezent, acetia furnizeaz experimental servicii bancare tradiionale (depozite bancare, mprumuturi pentru maini, case) n cadrul supermarketurilor. Directorul general al unui lan de supermarketuri a declarat recent c mai mult de 50% din venituri se obin online i c, de Crciun, 85

firma a trebuit s depoziteze bani lichizi n magazinele sale, pentru a obinui clienii s foloseasc punctul de vnzare i pentru retragere de cash din conturile bancare. n prezent, reelele bancare pe Internet sunt independente din punct de vedere operaional i geografic. Aceste reele ofer o gam larg de servicii, printre care verificarea contului, efectuarea de mprumuturi, efectuarea de pli i multe altele. Liderii bancari rspund noilor competitori electronici n mai multe moduri. n primul rnd, i formeaz reele de baraj fire-wall care s asigure securitatea tranzaciilor electronice ale acestora i, n general, securitatea comerului electronic. n al doilea rnd, i analizeaz capacitile proprii privind investiiile n tehnologia informaional pentru a dispune de o infrastructur a tehnologiei informaionale care s le permit s fie competitivi. Firmele devin n acest mod tort mai integrate n aceast lume a comerului electronic. Mrimea investiiilor n tehnologia informaional, oportunitile strategice pe care aceasta le ofer, imposibilitatea opririi tranziiei ctre comerul electronic fac ca deciziile pe termen lung privind investiiile n tehnologia informaional s fie foarte importante pentru noua infrastructur. Infrastructura informaional permite creterea performanelor nregistrate n activitile unei firme, oferind, n acelai timp, conducerii informaiile necesare. Aceast infrastructur are multe n comun cu infrastructura public a drumurilor i a podurilor, colilor, spitalelor, care trebuie finanat centralizat i conceput nainte de a fi cunoscute necesitile concrete ale afacerii. n general, firmele care obin profit mare pe termen scurt dein infrastructuri limitate la nivelul firmei, n timp ce firmele mult mai inovative, care obin venituri mari din noile produse, dein infrastructuri extensive.

6.3 TEHNOLOGIILE INFORMAIEI I COMUNICRII I AVANTAJUL COMPETITIV

De la bine cunoscuta tez a lui Porter conform creia n orice industrie competiia este structurat de cele 4 fore de baz: ameninarea noilor intrai pe pia ameninarea substituiei, puterea de negociere a clienilor i puterea de negociere a furnizorilor se ajunge la revoluia produs de TIC care este fundamental i schimb modul de derulare a afacerilor. Folosirea TIC devine surs de avantaj competitiv. Lupta pentru avantaj competitiv este din start pierdut n faa unui competitor care folosete mai amplu i mai eficient noile tehnologii. Tehnologiile IC ofer o oportunitate de a schimba modul n care lucrm n organizaie. Dac n prezent ne orientm mai mult pe sectoare funcionale i departamente, viitorul managementului bazat pe TIC va fi al orientrii pe procese. Procesul de achiziii va fi considerat unic pe organizaie i va fi eficientizat indiferent de ce anume se cumpr. La fel i alte procese. Totalitatea proceselor formeaz lanul de afaceri, de la prognoz la obinerea de lichiditi. Se produc schimbri n organizaie: organizaiile devin mai flexibile i adaptabile, managerii nu mai sunt numai relee de informaie, ei sunt mai mult ca un dirijor dect ca un comandant de oti, organizaiile se aplatizeaz , echipele i nu ierarhia devin importante, informaia devine disponibil n timp real, determinarea costurilor aferente diferitelor activiti se face eficient.

86

Un al factor care este caracteristici Noii Economii este fenomenul globalizrii. Globalizarea conduce la o tot mai accentuat concuren dar i la o calitate mai bun a vieii prin accesul la informaiile disponibile n format electronic indiferent de locaia geografic i la noi oportuniti ntrun mediu de afaceri caracterizat de reducerea ciclurilor economice. Schimbrile de abordare a obiectivelor organizaiei n era informaiei (o nou form de a prezenta Noua Economie) comparativ cu era industrial sunt i ele numeroase: producia de mas devine adaptare a produciei de mas la cerine individuale ale clienilor; marketingul de mas este nlocuit cu marketing individual; optimizarea lanului informaiei i colaborare informaional cu furnizorii iau locul optimizrii lanului fizic i colaborrii fizice cu furnizorii; globalizarea virtual este mai important dect locaia fizic, etc. Noua economie a generat un nou tip munc, aceea cu informaia, i un nou tip de muncitor: lucrtorul cu informaia. Acesta se caracterizeaz prin capacitatea de a raiona i cunoate la un nivel ridicat, educaie, experien, personalitate i motivare diferite de muncitorul erei industriale. Se prefigureaz transformarea lucrtorului cu informaia n lucrtor cu cunotinele. Dac lucrtorul cu informaia produce, proceseaz, nmagazineaz, transmite i compar informaia, un lucrtor cu cunotinele va proiecta informaie care produce valoare, deci cunotine. Reelele Internet/intranet au devenit cel mai mare sistem creat de om, un fenomen care reflect n plan tiinific, tehnic i comercial evoluia societii umane la sfritul secolului XX, nceputul secolului XXI. Este de remarcat c n sistemul de telecomunicaii mondial s-a ajuns la o densitate de linii telefonice de17% dup peste 160 ani de evoluie, n timp ce numai dup 25 ani densitatea global a utilizatorilor Internet este de 10%aa cum o arat principalele statistici internaionale (C-I-A 2004, ClickStats 2004). Se poate deci vorbi fr ndoial de Internet i n context de intranet ca despre un fenomen global i care accentueaz globalizarea. Un sistem de tip Internet este vulnerabil. Ansamblul Internet fiind un sistem de sisteme care crete rapid i cu o infrastructur destul de puin fiabil exist numeroase elemente de vulnerabilitate care au generat preocupri pentru studierea acestora. Volumul de informaie stocat i accesibil pe Internet crete cu repeziciune. Dup anumite estimri1 acesta ar putea fi estimat la 1016 - 1017 bytes. Din aceast informaie circa 50% este n micare, din care 40% local i 10% la distan n reelele de arie larg. Tehnologiile moderne de data mining i de arhivare sau management management al documentelor permit un acces la informaie complex, rapid i la costuri sczute aa cum nu a existat n istorie. Unii chiar vorbesc de dispariia bibliotecilor sau a documentelor tiprite, dei desigur este vorba numai de tendine. Dup cum se poate observa n Fig. 6.1 s volumul pieei IT din Romnia crete continuu, toate segmentele de piaa IT au avut o cretere rapid n perioada anterioar.

Vulnerabilitatea si riscuri in contextul noii economii-Vasile BALTAC- coala Naional de Studii Politice i Administrative; disponibil la adresa de internet : http://www.racai.ro/RISC1/VasileBaltac.pdf

87

Figura 6.1-Volumul Pieei IT din Romania1 Conform studiului Digital Planet n 2009, n Romnia va continua creterea consumului de IT&C. Mai puin n hardware, care va stagna oarecum (10% cretere 2007-2005), dar cu cele mai mari creteri n software (31,5%) si servicii IT (21,5 n aceeai perioad).Cu acestea, putem spune c Romnia este un sector IT&C dinamic ceea ce duce la ideea c dezvoltarea internetului are efecte pozitive asupra economiei digitale.

88

Capitolul 7 VULNERABILITI ALE ECONOMIEI DIGITALE

7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII

Vulnerabilitatea sistemelor Internet este mai mare dect cea a sistemelor care le-au precedat. Afirmaia se justific n primul rnd deoarece volumul informaiei este mult mai mare dect la celelalte sisteme. n al doilea rnd creterea Internet a fost rapid i fr a fi nsoit de preocupri deosebite pentru asigurarea unei limitri a vulnerabilitii. Important prea la un moment dat s fi prezent n Internet i mai puin s te asiguri. n afara vulnerabilitii clasice n Internet a aprut atacul informatic ca element provocat sau declanat ntmpltor. Este cunoscut c informaia poate fi pierdut, furat, modificat, folosit necorespunztor i decriptat ilegal. Este posibil pierderea integritii, confidenialitii i disponibilitii datelor. Vulnerabilitatea Internet este de 100%, nefiind posibil se conceap un sistem total nevulnerabil. Elementele de vulnerabilitate pot fi evideniate la nivel micro- i macrosistem. Complexitatea fiind suficient de mic, vulnerabilitatea este controlabil la nivel de microsistem. Sursele de risc sunt echipamentele, software-ul i bazele de date. n cazul echipamentelor principalii factori de vulnerabilitate, n afara problemelor normale generate de fiabilitatea intrinsec a componentelor sistemului, sunt dezastrele naturale(furtuni, inundaii, cutremure, etc.), cderile sau ntreruperile de alimentare cu energie i actele de vandalism. n software, aplicaii i date putem evidenia factorii furt, alterare / distrugere de date, viruii informatici i accidentele neintenionate. Diminuarea vulnerabilitii la nivel microsistem se poate face prin msuri de control al accesului i creterea robusteii programelor. Toate acestea se fac cu un anumit cost care este cu att mai mic cu ct msurile sunt luate mai din timp n fazele de proiectare i realizare a sistemului. Exist numeroase metode de reducere a vulnerabilitii microsistemelor prin proiectare cu elemente de securitate, separarea funciilor, controale de reea, criptare i creare de firewall-uri. n bun msur folosirea acestor metode contribuie la creterea rezistenei la perturbaii i atacuri a sistemelor. Problemele de vulnerabilitate fiind imposibil de eliminat, apare ca necesar adoptarea de planuri de recuperare a daunelor. Aceste planuri se pot dovedi extrem de eficace atunci cnd din motive diverse au loc cderi sau atacuri asupra sistemelor. Din pcate, asemenea planuri se ntocmesc foarte rar. Costul msurilor de securitate apare, de regul, mare pentru beneficiarii sistemelor i chiar este mare n funcie de nivelul de securitate dorit. Costul daunelor poteniale descrete ns funcie de nivelul de securitate. Un optim economic poate fi gsit prin calcularea costului combinat al asigurrii securitii microsistemului. Vulnerabilitatea Internet la nivel macro este o consecin a arhitecturii sale ca reea de elemente vulnerabile la nivel microsistem i a perturbrilor prin incidente. Sursele de incidente sunt atacuri involuntare sau provocate. Sunt cunoscute tipurile clasice de incidente: ncercri, scanare, compromitere cont utilizator, compromitere rdcin , captura de date din pachete, blocarea serviciului, nelciune, folosirea de coduri maligne, atacuri asupra infrastructurii. Creterea 89

incidentelor este exponenial. Este adevrat c sistemele se caracterizeaz intrinsec prin robustee. n multe situaii funcionarea parial reduce vulnerabilitatea. Principalul element actual de vulnerabilitate au devenit atacurile. Anual sunt cheltuite sute de milioane de dolari pentru repararea daunelor produse de atacuri. Factorii favorizani ai acestui tip de vulnerabilitate sunt nodurile nesigure i folosirea sunt nodurile nesigure i folosirea comunicaiei necriptate. Este adevrat c n fazele primare ale dezvoltrii Internet nu au existat aplicaii majore care s cear msuri de securitate deosebite. Creterea a fost rapid, fr msuri de securitate deosebite. Personalul de exploatare era i el insuficient instruit. Dezvoltarea afacerilor electronice de tip eBusiness a condus la un nou nivel necesar de securitate, mult maximizat. Internet a devenit instrumentul folosit de sute de milioane de utilizatori fa de un numr restrns n era pre-Internet. Din punct de vedere tehnic viteza de cretere i mai ales timpul scurt nu au permis contracararea eficient a influenei factorului uman n sporirea vulnerabilitii Internet. Sisteme fr oameni se comport diferit fa de sistemele cu interaciune uman puternic. n Internet sunt zeci de milioane servere i aproape un miliard de oameni. Aciunea uman devine astfel factorul principal de vulnerabilitate. Dimensiunea Internet devine comparabil din punct de vedere al complexitii interaciunilor cu colectivitile umane. Se pune justificat ntrebarea dac studiul organizrii societii umane nu este o surs de soluii pentru scderea vulnerabilitii ? Vulnerabilitatea societii umane este i ea foarte mare. Societatea reprezentat ca sistem are n noduri oamenii care sunt extrem de nefiabili. Sistemele din Internet i societatea uman au multe asemnri i anume mult redundan, comunicare, vulnerabilitate a informaiei stocate n cretere n timp. Globalizarea intensific fora atacurilor i asupra societii, la fel cum n mod pregnant se manifest i n Internet. Este un fenomen necontestat c vulnerabilitatea sistemelor n contextul Internet este mare i n cretere. Soluii tehnice exist , sunt ns scumpe, greu de generalizat i vor avea succes limitat. Soluii pot fi ns gsite prin analogia cu societatea uman. Societatea a fost confruntat nc din fazele incipiente cu problema vulnerabilitii ei. Soluii gsite au fost diverse, de la construcii i comuniti fortificate la folosirea de sisteme de alarmare eficiente. Nu este o dilem s decizi dac se pun ui blindate la toate casele dintr-o comunitate sau se folosesc fore de ordine eficiente. Societatea uman a optat de timpuriu pentru o organizare prin legi i reguli i instituii de aplicarea acestora. Lumea Internet va trebui s evolueze de la absena reglementrii la reglementri naionale i globale. Reglementrile pot reduce vulnerabilitatea cu costuri mai mici dect msurile tehnice. Lumea Internet poate deveni global, democratic i sigur i prin msuri tehnice i prin reglementri internaionale. Opozanii unei asemenea abordri pot invoca spiritul de liber iniiativ (free enterprise) care a contribuit mult la creterea Internet i piedicile pe care reglementrile le-ar putea pune dezvoltrii n continuare. Trecerea la utilizarea Internet n ample aplicaii economice, de nvmnt, culturale, de administraie public face ca ignorarea problematicii vulnerabilitii s devin un factor de frnare chiar mai mare dect acela al unor reglementri insuficient fundamentate. Prin caracterul su global fenomenul Internet cere reglementri globale transfrontaliere. Dup, ziua de 11 septembrie 2001 s-a schimbat major percepia general asupra vulnerabilitii i msurilor necesare de reducere a ei. Sofisticatele sisteme de monitorizare electronic a comunicaiilor nu au putut preveni tragicele evenimente din acea zi si altele similare. Ulterior s-a investit enorm, n special n sisteme de identificare i protecie electronic, dar n paralel reglementrile naionale i internaionale au fost adaptate mai bine la noua situaie n care a devenit 90

clar c tehnologiile noi sunt folosite i pentru protecia oamenilor, dar i de ctre teroriti, noua ameninare a secolului XXI.

7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE

Dezvoltarea fr precedent a tehnologiei a determinat schimbarea mediului de afaceri. Acesta reprezint primul pas ctre trecerea la revoluia post-industrial, care va fi n mod fundamental o revoluie a informaiei. Deschiderea infrastructurilor IP (Internet Provider) a nlesnit apariia noilor modele de afaceri i a creat mari oportuniti. Totul este fundamental schimbat, diferit total de ceea ce a fost cunoscut pn acum, ns, concomitent, apar i riscurile. Web-ul a fost acceptat mult mai rapid dect orice alt tehnologie anterioar. Acest lucru schimb complet modul de desfurare a activitilor anterioare, indiferent dac este practicat de oameni de afaceri, sau de persoane private. Odat cu nceperea activitii pe Internet apar i problemele legate de verificarea veridicitii tuturor informaiilor din reea precum i de acces al persoanelor nedorite n reea, acum, cnd aceasta este o reea deschis de informaii. Afacerile electronice creeaz medii de lucru nesigure. n acest sens, trebuie evaluate riscurile i beneficiile pe care o societate le are n urma unei astfel de activiti i, n funcie de acestea, trebuie reorganizat activitatea pe care ea o desfoar. Atunci cnd o firm intr n domeniul afacerilor electronice, iar activitatea sa se bazeaz complet pe modul n care utilizatorii folosesc informaiile legate de clienii firmei, mediul n care acea firm acioneaz devine unul foarte nesigur. n cazul n care firma nu dispune de un sistem de securitate care s monitorizeze activitatea electronic, exist tot timpul pericolul producerii de accidente. De asemenea, trebuie s se solicite persoanelor care au acces la reeaua firmei s utilizeze sisteme care sunt compatibile cu sistemul acesteia. Utilizatorii interni sunt la fel de periculoi ca i cei externi firmei. Acesta este un lucru foarte important, deoarece persoanele care au acces la sistemul informatic al firmei respective nu trebuie s sparg codurile pentru a intra n sistem. Riscurile aferente activitii pe Internet cresc de fiecare dat cnd se deschide o poart n reea, adic de fiecare dat cnd se permite accesul unei persoane din exterior n reeaua firmei. Afacerile electronice reprezint o activitate relativ nou i majoritatea firmelor prezente pe Internet nu sunt pregtite pentru asigurarea securitii activitii lor. n acest caz, pierderile nu sunt numai de ordin financiar, fiind afectat i reputaia firmei. n prezent se tranzacioneaz lunar pe Internet miliarde de dolari, fapt care arat amploarea pe care o iau afacerile ce se desfoar prin intermediul Internetului. n prezent se estimeaz c exist peste 800 milioane de utilizatori ai Internetului. Printre nevoile principale ale acestora se numr existena unui mediu stabil, care s inspire ncredere. Trecerea la comerul electronic presupune trecerea de la sistemul tradiional, cnd banii i informaiile erau schimbate personal, la afaceri pe Internet, care este un mediu prin excelen anonim, necunoscndu-se n realitate persoana de la cellalt capt al firului.

91

De aici rezult necesitatea crescnd a asigurrii securitii operaiilor efectuate pe Internet. Exist nenumrate moduri de asigurare a securitii: soluii hardware, soluii ce vizeaz informaiile, cum ar fi cunoaterea clienilor, a partenerilor de afaceri etc. De exemplu, pentru a garanta securitatea site-urilor lor, multe firme utilizeaz certificate digitale (digital certificates) pe lng sistemele tradiionale de autentificare. Acestea sunt asemntoare crilor de credit i sunt folosite pentru a identifica clienii atunci cnd consult un site. Certificatele digitale sunt personalizate prin intermediul unor inscripii personale i al unor coduri de acces. Utilizarea acestor certificate digitale s-a extins n prezent. Ele au fost create att pentru o mai mare siguran a tranzaciilor, ct i datorit necesitii de a personaliza relaia cu clienii, pentru a o putea pstra ct mai mult. Astfel, accentul nu se pune pe creterea vnzrilor pe Internet, ci pe calitatea serviciilor oferite. n lumea afacerilor prin Internet, prin conectare la ntregul mapamond, firma este responsabil n faa ntregii lumi, pentru informaiile pe care le furnizeaz. Un alt tip de riscuri ce apar ca urmare a prezenei pe Internet a unei firme l constituie riscurile potei electronice. Astfel, atunci cnd o firm transmite un mesaj e-mail fr a avea nici un soft pentru detectarea viruilor, exist posibilitatea transmiterii unui mesaj e-mail infectat ctre toi clienii sau potenialii clieni. Managementul riscului n domeniul afacerilor pe Internet presupune dezvoltarea continu a ciclului de via al produselor. Oricnd, de-a lungul etapelor ciclului de via, o firm trebuie s aib garania responsabilitii sale pentru absolut orice decizie adoptat: de la modul n care alege furnizorii, la modul de alegere a tipului de activitate, la reeaua pe care o va utiliza, la modul de acces n reea etc. n esen, managementul riscului pentru activitile prin Internet implic: evaluarea riscurilor; dezvoltarea controlului daunelor; compatibilitatea sistemelor; elaborarea unui plan de reacie n caz de urgen. De asemenea, pentru prevenirea riscurilor aferente activitii pe Internet sunt eficiente: controalele organizaionale (numirea unei persoane care s fie responsabil de securitatea sistemului informaional); verificarea personalului (verificarea activitilor desfurate de angajai); controale fizice on-site; controalele tehnice (verificare a compatibilitii sistemelor utilizate); instruirea adecvat a personalului (stabilirea unui set de cerine i reguli pentru persoanele care au acces n reea). De asemenea, trebuie s se stabileasc foarte clar cine sunt persoanele i care sunt competenele persoanelor implicate n managementul riscului aferent activitii pe Internet. n concluzie, putem spune c elementele fundamentale ale prevenirii riscurilor n domeniul afacerilor pe Internet se are n vedere: confidenialitatea informaiilor; integritatea informaiilor; disponibilitatea informaiilor precum i detectarea riscurilor poteniale; creterea gradului de instruire al personalului pentru reacia rapid n situaii neprevzute. n viitor, este de ateptat ca fraudele s apar n zonele cel mai puin riscante i neadecvat protejate, care aduc ctiguri mari. O protecie eficient va duce la minimizarea ptrunderilor ilegale, n timp ce lipsa ei nu numai c va permite intruziunea, dar faptul c exist posibilitatea de a penetra sistemul va deveni cunoscut i va crete numrul incidentelor de acest tip. Trebuie realizat o evaluare a sistemelor interne i a structurii interdepartamentale. 92

Alt categorie de fraude prin reeaua Internet, cu care se confrunt orice persoan conectat la reea, o constituie fraudele ce au ca obiect mesajele e-mail. Dei singura persoan care primete mesajul este destinatarul, acest lucru nu l mpiedic pe oricare intrus, de la cel care ncearc s sparg sistemul, pn la persoana care administreaz serverul, s l vizioneze. Exist o modalitate de a proteja documentele prin criptarea lor. n principiu, exist dou modaliti de criptare: codificarea i decodificarea cu aceeai cheie i utilizarea cheilor publice i private. Acest domeniu nu este suficient reglementat i, de aceea, acest lucru reprezint o problem important, care va trebui rezolvat. n prezent numai rile dezvoltate au adoptat unele legi cu privire la utilizarea Internetului i la comerul electronic. Aceste legi vizeaz, n principal, stabilirea unor reguli n ceea ce privete confidenialitatea datelor, deoarece aceasta reprezint un element deosebit de important n desfurarea activitii ntr-un mediu anonim cum este Internetul. Un exemplu n acest sens l constituie Economic Union Data Protection Act, ce reglementeaz modul n care se pot trimite informaii din SUA n Uniunea European i viceversa. Astfel, de fiecare dat cnd se trimit informaii referitoare la clieni n afara Uniunii Europene trebuie ca respectivul client s i dea acceptul pentru realizarea acestei operaii. Motivul pentru care Uniunea European a impus o astfel de reglementare l constituie faptul c se dorete meninerea persoanelor interesate s fac afaceri n Europa, n graniele acesteia. Aceste reglementri au deci i o latur economic, pe lng aspectele legate de securitatea datelor. Prin astfel de reglementri se evideniaz diferenele ntre desfurarea comerului electronic n Statele Unite, care ncearc realizarea unei aliane cu Japonia, i Europa. Se ncearc gsirea unei soluii pentru armonizarea concepiilor americane cu cele japoneze, pe de o parte, i cu cele europene pe de alt parte. Reglementrile ce privesc buna cunoatere a clienilor se aplic n mediul bancar i n ntreaga comunitate financiar i a ofertanilor de servicii, avnd ca scop protejarea clienilor, prin supravegherea firmelor cu care acetia colaboreaz. Uniunea European a adoptat o nou metod de protecie a confidenialitii informaiilor puse la dispoziia cetenilor strini, urmrindu-se mai multe obiective, printre care: uniformizarea sistemelor de securitate att n UE, ct i n afara acesteia; monitorizarea informaiilor; existena unor pagini de Web, sau a unor adrese, n care s se nregistreze reclamaiile clienilor; actualizarea informaiilor de pe paginile Web. De asemenea, au aprut grupuri private ce acioneaz ca reglementatori n domeniu, avnd ca membri cele mai importante organizaii, i care i desfoar n prezent activitatea pe Internet, impunnd o serie de standarde n ceea ce privete dezvoltarea de soft i dezvoltarea modului de utilizare a datelor individuale ntr-un mediu. Se ateapt apariia unor reglementri pentru urmrirea datelor referitoare la clieni. Este posibil ca s se cear n curnd s se realizeze investigaii independente, asupra persoanelor cu care firmele colaboreaz pe ci electronice, n conformitate cu legile Know Your Customer (Cunoate-i clientul), care se aplic deja n domeniul bancar i al valorilor mobiliare. O alt problem cu care firmele se confrunt n ceea ce privete activitatea acestora pe Internet sunt attack-site-urile. n general, attack-site-urile reprezint o colecie de plngeri i nemulumiri din partea clienilor la adresa serviciilor slabe oferite pe Internet de ctre diferite firme. Exist ns cazuri n care ele sunt realizate chiar de ctre angajaii firmei respective, sau de firme concurente. Scopul acestora este s atace firmele rspndind informaii compromitoare, comentarii tendenioase, zvonuri nefondate. Pentru o societate de asigurri este foarte dificil s rspund unor astfel de atacuri. Cele mai eficiente metode de aprare mpotriva unor astfel de atacuri sunt: 93

nregistrarea numelor site-urilor firmelor care au desfurat activiti de publicitate negativ (de exemplu, o firm apeleaz la anumite programe guvernamentale pentru a afla toate numele site-urilor calomnioase, urmnd s-i schimbe apoi adresa i denumirea site-ului); nregistrarea numelor site-urilor firmelor pirat, cu modificarea extensiei1. Pentru o firm, o astfel de confuzie poate determina pierderea multor oportuniti de afaceri, mpreun cu profiturile asociate acestora, i, de asemenea, a reputaiei. Comerul electronic va duce la creterea volumului de activitate, dar i a vulnerabilitii firmelor care i desfoar activitatea prin intermediul Internetului. Pentru a fi competitiv, o firm trebuie s includ printre metodele sale de distribuie i comerul electronic, adic trebuie s nceap s vnd via Internet. Aceasta presupune evaluarea sistemelor i a proceselor interne, asigurarea proteciei i stabilirea unor scenarii de aciune.

7.2.1 Vulnerabilitatea digital

Un prim risc major este determinat de vulnerabilitatea digital. Se poate detecta ca un prim risc major creterea continu a vulnerabilitii sistemelor informatice la scar naional i global , accentuat de factori de risc printre care viteza de cretere a Internet, generalizarea prea rapid a folosirii lui care nu permite dezvoltarea de metode eficiente de securizare a aplicaiilor, implementarea de soluii robuste i fiabile i instruirea participanilor n probleme de risc. O cdere a infrastructurii TIC oprete n prezent activitatea economic i colateral celelalte activiti la acelai nivel de distructivitate cu o cdere a sistemului energetic Generalizarea aplicaiilor cu infrastructur Internet conduce ca fenomen social la ptrunderea n rndul utilizatorilor a infractorilor informatici, o categorie nou dar nu mai puin periculoas dect cea clasic. Riscul este comun tuturor rilor, dar pentru ri emergente cu infrastructur n formare poate fi considerat mai mare n contextul problemelor de lips de educare a utilizatorilor n folosirea tehnologiilor informaiei i comunicaiilor. Riscul este amplificat i de apariia de noi forme de atacuri i rzboi digital care de cele mai multe ori nu pot fi prevenite, fiind greu de anticipat care va fi forma lui n etapa actual de dezvoltare a TIC n multe ri ale lumii. Fragilitatea sau lipsa de consisten a sistemului de protecie mpotriva riscurilor generate de vulnerabilitatea sistemelor informatice amplific riscul major definit ca vulnerabilitate digital.

7.2.2 Lipsa sau ntrzierea constituirii coninutului digital

Al doilea risc major lipsa sau ntrzierea constituirii coninutului digital. Este evident tendina de creare a coninutului digital care ofer o larg accesibilitate a informaiei n toat societatea. Lipsa efortului de constituire a coninutului digital2 sau ntrzieri n crearea lui reprezint un alt risc major. Arhivarea electronic a documentelor este o cerin care nu poate fi ignorat, riscul aferent fiind acela c i se poate acorda o prioritate sczut justificat prin costurile ridicate.
De exemplu, o firm care difuzeaz filme interzise tinerilor sub 18 ani a folosit ilegal numele whitehouse.com uor de confundat de ctre utilizatori cu numele site-ului Casei Albe, whitehouse.gov. 2 Digital Content
1

94

Tot n categoria riscului generat de coninutul digital se poate include ntrzierea constituirii depozitelor de date1 care pot produce n condiiile competiiei internaionale rmneri n urm la nivelul organizaiilor sau macroeconomic.

7.2.3 Folosirea advers a informaiei i violarea intimitii

Un al treilea risc major folosirea advers a informaiei i violarea intimitii. Astfel, pot fi aduse prejudicii prin folosirea potenial a informaiei stocate n sistemele informatice mpotriva persoanelor, colectivitilor sau organizaiilor. Lou Gerstner2 consider, c problema cea mai important a eBusiness este intimitatea i respectarea dreptului la intimitate ntr-o lume n care se monitorizeaz orice i oricnd, n care accesul la dosarele medicale poate fi nesecurizat ca s dm un exemplu dintre alte multe alte aspecte. Legislaia statelor democratice ncearc s reduc acest risc. i n ara noastr exist legi ale proteciei datelor personale, ale comerului electronic, ale semnturii electronice, etc. care prevd sanciuni aspre pentru infraciunile de acces neautorizat la informaie i folosirea ei neadecvat. Modul de implementare a legislaiei poate fi ns considerat un risc secundar asociat. Pe un plan mai general, acumularea de informaie n Internet i alte reele informatice genereaz teama de ameninare la adresa democraiei.

7.2.4 Lrgirea prpstiei digitale

Romnia ca i alte ri emergente este confruntat cu fenomenul cunoscut sub numele de prpastie digital sau Digital Divide, adic decalajul care exist n folosirea TIC n organizaii i la nivelul rii. Exist fr ndoial i la noi semne ncurajatoare privind impactul noii economii: dinamica ieit din comun a ptrunderii telefoniei mobile cu un ritm apreciat ca fiind printre cele cel mai mari din Europa, cu o cretere a pieei calculatoarelor personale de 22% anual, cu o spectaculoas cretere a numrului de hosturi Internet. Crete rapid i numrul de carduri bancare i numrul de situri web, inclusiv cele cu faciliti de comer electronic. Cu toate acestea numai circa 23% din populaie are acces la Internet, dotarea cu calculatoare este nc redus , numai 30-40 % din firme sunt dotate cu PC-uri i chiar mai puine sunt conectate la Internet (MCTI, 2004). Pentru o firm din Romnia un calculator de tip PC echivaleaz ca pre cu 970 de ore de manoper calculat pe baz de costuri salariale, n timp ce n Uniunea European numai cu 64 ore (Baltac, 2002). Disponibilitatea tehnologiilor informatice i accesul la Internet rmn deci factori principali ai reducerii acestui decalaj. Dar nu sunt singurii. Dac analfabetismul clasic este n Romnia undeva pe la 1% conform statisticilor, analfabetismul informatic poate fi evaluat la 75-80% i din pcate, acesta este ridicat i n rndul managerilor. Un rspuns la aceast provocare este programul ECDL European Computer Driving License, dar penetrarea lui este nc insuficient. Eforturile de rspndire a utilizrii TIC pot reduce prpastia digital, , mai ales prin investiii n infrastructur . Un risc major asociat este ns fenomenul de int mobil , rile din prima linie
1 2

Data Warehouse Preedinte IBM

95

avansnd i ele rapid spre conexiunea de band larg generalizat i creare i disponibilizare de coninut complex. Dei exist senzaia c prpastia digital se ngusteaz, n fapt ea se adncete. Prpastia digital adncete inegalitile nu numai ntre ri sau regiuni geografice, dar i n interiorul aceleiai ri ntre populaia urban i cea rural, ntre zonele dezvoltate i cele defavorizate, ntre bogai i sraci, ntre tineri i vrstnici, etc. Riscul excluziunii digitale este real, urmnd a diferenia ri i straturi sociale nc mai multe decenii i chiar a exacerba inegalitile i a se constitui ca o ameninare viitoare. William Clinton1 chiar avertiza la un eveniment internaional n anul 2002 c beneficiile dezvoltrii economice cu referire la TIC trebuie s treac de la cei bogai i la cei sraci. Mai mult, aprecia c prpastia digital devine ireversibil.

7.2.5 Evoluia insuficient spre societatea informaiei

Societatea Un al cincilea risc major evoluia insuficient spre societatea informaiei. informaiei i n perspectiv societatea cunoaterii propulseaz societatea pe o nou treapt de dezvoltare n care informaia i cunotinele devin resurse primare care adaug valoare activitilor economice, creeaz un nou standard de via i democratizeaz societatea. Societatea informaiei i n perspectiv a cunoaterii nu se construiete pentru elite, ci pentru toi. Uniunea European lansnd programul eEurope 2005 adaug acest principiu chiar ca subtitlu (Council of the EU, 2003) Riscul ntrzierilor n aceast evoluie este mare: necompetitivitatea ntreprinderilor i economiei naionale, absena facilitilor oferite cetenilor pentru a tri ntr-o nou societate a cunoaterii.

Al 42lea preedinte al Statelor Unite ale Americii: "our children will live in the most interesting and peaceful era of the mankind history, but if not they have to put barbed wire to separate themselves from the others situated on the wrong side of the divide because the poorness generates terrorism

96

7.3 NECESITATEA PROTEJRII INFORMAIILOR

n capitolele anterioare au fost abordate probleme privind managementul i unele aspecte economice ale procesului de implementare a tehnologiei informatice. Toate aceste eforturi ar fi inutile dac nu am ti cum s protejm sistemul informaional care sprijin activitatea economic a firmei. Problema securitii informaiilor are astfel trei dimensiuni: urmrete furnizarea informaiilor i asigurarea disponibilitii proceselor de prelucrare a datelor n momentul n care sunt necesare; caut ca informaiile s nu mai poat fi modificate de ctre persoane neautorizate; asigur securitatea, confidenialitatea informaiilor vitale ale firmei. Impactul pe care tehnologiile emergente l au asupra securitii informaiilor, modul n care trebuie organizat i condus activitatea de asigurare a securitii informaiilor ntr-un mediu tot mai expansiv al procesrii datelor i modalitile de restaurare a sistemului, n urma producerii unui dezastru sugereaz c securitatea informaiilor trebuie corelat cu nevoile economice, din perspectiv economic.

7.3.1 Importana economic a securitii informaiilor

Responsabilii cu securitatea datelor unei firme sunt nevoii mereu s-i justifice poziia, respectiv necesitatea postului pe care l ocup, s-i demonstreze utilitatea. Prin accentuarea atacului mpotriva lor se urmrete ca responsabilitatea implementrii i a managementului s fie transferat utilizatorilor sistemului informatic. Se cunoate c o securitate bun trebuie s fie invizibil. Problema necesitii unei funciuni care s asigure securitatea informaiilor izvorte din faptul c prin aceast activitate nu se aduce nici un plus de valoare economic informaiilor. Iat cteva din explicaiile acestei probleme: managementul firmei nu contientizeaz exact necesitatea asigurrii securitii informaiilor pn n momentul n care se produce un incident, cum ar fi ptrunderea unui hacker n sistem, sau producerea unui dezastru major care s afecteze considerabil posibilitatea firmei de a-i continua activitatea. managementul contientizeaz necesitatea securitii informaiilor, tinde s pun accentul pe protejarea confidenialitii informaiilor. Puini sunt cei care neleg c securitatea informaiilor mai presupune i asigurarea disponibilitii i integritii informaiilor, planificarea unor metode de recuperare dup producerea unui dezastru. responsabilii cu securitatea informaiilor au un acces relativ la managementul firmei. n consecin, au puine ocazii de a-i convinge pe manageri de necesitatea asigurrii securitii informaiilor. de cele mai multe ori se consider c securitatea informaiilor presupune doar securitatea calculatoarelor i a reelei i se uit c, de fapt, informaia necesit protecie i atunci cnd se afl pe alte suporturi, sau cnd are alte forme. responsabilii cu securitatea datelor, de cele mai multe ori, nu neleg activitatea economic a firmei n ansamblul su. n consecin, ei ntmpin dificulti n realizarea unei justificri economice a funciei securitii informaiilor.

97

Accentul se va pune, n principal, pe modul n care se justific importana securitii informaiilor din punct de vedere economic.

7.3.2 Mediul securitii informaiilor

Cei care lucreaz n domeniul protejrii informaiilor, constatat c informaiile sunt rspndite n ntreaga firm, pe diferite suporturi (hrtie, dischete, desene etc.). Aceast constatare poate determina, n cadrul unor firme, o lupt ntre departamentul ce se ocup cu sigurana firmei n ansamblu, ntre compartimentul de audit intern i ntre echipa de management al sistemului informaional. Acestea i pot disputa proprietatea asupra problemei privind securitatea grupului de informaii. De cele mai multe ori, acest rzboi este ctigat de ctre echipa de management al sistemului informaional, care, n general, oprete anumite grupuri de informaii la niveluri inferioare ale firmei. Aceast viziune centralizat este afectat de distribuirea datelor pe scar tot mai larg. Astfel, profesionitii din domeniul securitii datelor s-au confruntat cu existena unor computere, care, prin intermediul unei reele, puteau ptrunde n mainframe-ul lor. De cele mai multe ori nu erau disponibile instrumente pentru distribuirea controalelor de siguran, iar firmele opuneau o rezisten destul de mare angajrii unui personal suplimentar care s dirijeze aceast activitate. Un oc l-a constituit descentralizarea departamentului de management al sistemului informaional, controlul resurselor sistemului informaional revenind fiecrei subuniti organizatorice. Apoi s-a intensificat achiziia de computere i s-a diversificat activitatea mai multor firme, care treceau printr-un proces de restructurare. Viteza rapid cu care prile firmei acionau a creat reale probleme managementului sistemului informaional i provocri aproape imposibile celor care se ocupau de securitatea informaiilor. Alte dou aspecte ale acestei probleme s-au cristalizat la sfritul anilor 80. Una dintre aceste tendine a reprezentat-o faptul c tot mai multe firme cedau gestionarea sistemului lor informaional altor firme, n aceast manier reducndu-se costurile, sau cel puin controlul lor. n consecin, funcia de securitate a informaiilor fie a fost atribuit unei firme furnizoare de astfel de servicii, fie a rmas n cadrul firmei ca o component a funciunii de management a sistemului informaional. O alt tendin, care se pare c a avut un impact mai important pe termen lung, a constat n faptul c relaiile dintre furnizori i clieni au devenit tot mai strnse n ncercarea lor de a mbunti eficiena i de a face fa operaiunilor concurenei, competitivitii. n practic, aceasta a constat n deschiderea reelelor, att ctre furnizori, ct i ctre clieni, ale cror procedee de asigurare a securitii informaiilor nu puteau fi stabilite i controlate de ctre firma n cauz (s presupunem c o firm are un sistem bun de asigurare a informaiilor, dar acesta nu-i ajut la nimic, dac firma care este furnizoarea ei nu are un asemenea sistem, pentru c dac furnizoarea i va pierde datele, atunci i firma va avea de suferit). Ca i cum nu ar fi fost de ajuns, vulnerabilitatea sistemului informaional al firmei a fost accentuat i de evoluiile considerabile ale tehnologiilor i marketingului. Mai nti a fost varietatea de computere portabile, care au fcut posibil transportarea informaiilor firmei n toat lumea i a miniaturizrii memoriilor de tip flash. n al doilea rnd, ntr-un fel, sau altul, majoritatea firmelor vor fi/sunt conectate la Internet, loc unde se produce schimbul liber de date (att tehnice, ct i de natur economic). ntruct Internetul este o reea la care poate avea acces oricine, conectarea nensoit de msuri de protecie, poate permite oricrui hacker inteligent s ptrund n sistemul unei firme. ntr-un mediu caracterizat de schimbri rapide, trebuie s se gseasc modaliti de a convinge conducerea superioar a firmelor c, uneori, activitatea unei firme ar putea depinde de calitatea sistemului de securitate a informaiilor. 98

7.3.3 Rolul securitii informaiilor

Majoritatea responsabililor cu securitatea informaiilor trebuie s neleag destul de clar care este rolul lor ntr-o firm. Pe scurt, sarcinile lor sunt: s asigure disponibilitatea informaiilor corecte cnd utilizatorii au nevoie de ele. s protejeze confidenialitatea unor informaii mai importante ale firmei. s asigure/protejeze intimitatea utilizatorilor. s mpiedice modificarea neautorizat a activelor informaionale. s asigure capacitatea firmei de a-i continua activitatea n caz de dezastru. n concluzie, sarcina funciunii de protejare a informaiilor este de a contribui la protejarea activelor informaionale ale firmei mpotriva tuturor ameninrilor poteniale. Pentru a-i ndeplini sarcinile, responsabilii cu securitatea informaiilor i personalul din subordinea lor, realizeaz urmtoarele activiti: sftuiesc conducerea cu privire la tipul activitilor i al procedurilor necesare asigurrii siguranei activelor informaionale ale firmei; dezvolt posibiliti de aciune i control care s corespund politicilor firmei; se asigur c managerii i ceilali angajai sunt contieni de responsabilitatea pe care o presupune asigurarea securitii activelor informaionale ale firmei; planific recuperarea i continuarea activitii firmei, n cazul producerii unor dezastre; acord asisten utilizatorilor i celor care lucreaz la perfecionarea / implementarea controlului unor aplicaii delicate; acord asisten n probleme de securitatea informaiilor (cum ar fi contaminarea cu virui sau ptrunderea hackerilor). n plus, profesionitii n domeniu pot iniia i conduce revizii periodice pentru a se asigura dac procedurile utilizate sunt cele corecte i dac echipamentele sunt n stare bun. De asemenea pot participa la aciunile de audit ale acestor echipamente. Explicitarea ameninrilor formeaz o idee clar despre importana major a acestei munci invizibile, respectiv a securitii informaiilor. Cu toate acestea, cteva aspecte rmn nelmurite.1 n mod evident, aici vorbim despre informaii critice pentru continuarea activitii, sau pentru refacerea dup producerea unui dezastru. Informaiile din exemplu se aflau doar pe suport de hrtie i nu erau disponibile, ntr-un timp relativ scurt, cnd erau necesare. De asemenea, informaiile nu pot fi salvate

Exemplu de spe, ntr-o rafinrie petrochimic, specialistul n securitatea informaiilor 1-a ntrebat pe un inginer ce se ocupa de ntreinere, cine din cadrul seciei de distilare a fraciilor de petrol era responsabil, n cazul n care se produce o defeciune. Inginerului i se atribuise aceast sarcin de aproximativ un an. ntreprinderea era mai veche de 35 de ani i fusese ntreinut de un ir ntreg de ingineri care ntocmiser rapoarte detaliate privind fiecare incident produs i fiecare reparaie efectuat. Toate aceste rapoarte erau ndosariate i aezate n ordine cronologic, astfel nct ocupau aproape ntregul spaiu din biroul actualului inginer. n cazul producerii unei defeciuni, toate rapoartele, dei bine ntocmite i arhivate, se dovedeau inutile. ntruct inginerul nu ar fi avut timpul disponibil pentru a cuta raportul privind producerea unui eveniment similar, el ar fi trebuit s acioneze ca i cnd defeciunea se ntmpla pentru prima oar. Nu era practic posibil s gseti un raport privind producerea unui anumit tip de incident. Mai mult, biroul inginerului de ntreinere, nluntrul cruia erau depozitate toate rapoartele i planurile fabricii, se afla plasat la 30 de metri n incinta ntreprinderii. Astfel, n cazul unei catastrofe, dac echipele de salvare, sau de pompieri ar fi solicitat aceste informaii (de exemplu localizarea valvelor), nu le-ar f putut obine, ntruct biroul nsui ar fi putut fi afectat, sau chiar distrus.

99

i utilizate n cazul unui dezastru. Ne confruntm, de asemenea, cu problema potenialei sigurane n anumite condiii de mediu. Care ar putea fi rolul unui profesionist n domeniul securitii informaiilor n aceast situaie? S considerm urmtoarele variante i s stabilim care are valoare: specialistul n probleme de securitate a informaiilor nu este necesar s se afle n interiorul firmei. Deciziile privind modul de stocare i utilizare a informaiilor importante pentru firm ar putea fi luate de manager, de inginerul de ntreinere, de ctre departamentul de protecie a muncii, de departamentul pentru protecia mediului, sau de ctre un analist de sistem care ar putea fi desemnat de managerul fabricii s proiecteze un sistem de salvare a informaiilor; specialistul n probleme de securitate a informaiilor ar trebui s raporteze pericolele existente, sau poteniale anumitor, sau tuturor superiorilor, precum i celor de la departamentul de audit intern; specialitii n probleme de securitate a informaiilor ar trebui nu numai s raporteze pericolele, dar s i propun modaliti de corectare a situaiei; Specialistul n probleme de securitate a informaiilor ar trebui s ignore problemele care nu intr n responsabilitatea lui. Prima i ultima variant nu sunt att de importante, dar, dac pe parcursul desfurrii activitii sale obinuite, vreun lucrtor descoper un pericol potenial, datoria sa fa de ntreprindere este de a raporta potenialul pericol. Cu toate acestea, prima situaie subliniaz problema central, aceea c protejarea activelor informaionale, indiferent unde se afl i indiferent de forma sub care se prezint, este sarcina celui care asigur securitatea informaiilor. Aceste exemple subliniaz, totodat, sarcina departamentului de asigurare a securitii informaiilor, de a coordona anumite activiti din cadrul altor departamente, cum ar f: departamentul de protecia muncii, departamentul de protecie a mediului i departamentul de siguran (paz) a firmei i de a informa ntreaga firm cu privire la aceste relaii. Astfel, securitatea informaiilor se dovedete a f cel puin la fel de necesar ca orice alt organizaie, funciune, departament. Exist i alte exemple de similitudini ntre asigurarea calitii i asigurarea securitii informaiilor, iar stabilirea similitudinii ntre aceste dou tipuri de activiti reprezint un pas important n direcia recunoaterii importanei securitii informaiilor.

7.3.4 Identificarea informaiilor ce trebuie protejate

Nu toate informaiile au aceeai valoare i nu toate joac un rol important n desfurarea cu succes a activitii ntreprinderii. n consecin, controlul exercitat i protejarea informaiilor (inclusiv costurile acestor controale) ar trebui s varieze n funcie de valoarea i importana informaiilor. Pe de alt parte, multe sisteme sunt n aa fel structurate astfel nct toate informaiile prelucrate, procesate, sau pur i simplu coninute s fie, sau nu, n siguran. Costurile privind sigurana unui computer nu se rezum doar la costurile instrumentelor de securitate i Ia costul aferent timpului de procesare, ci include i costurile aferente timpului utilizatorului, estimat n funcie de uurina cu care datele sunt accesate, precum i de costurile implicate de gestionarea sistemului de securitate. Aceste costuri sunt, n general, incluse n costurile ce apar pe ntreaga durat de via a sistemului. Dac ns aceste costuri vor fi identificate separat i considerate, sau incluse n costurile de operare, ele ar putea influena, afecta structura sistemului. De exemplu, tehnologiile client-server ofer posibilitatea utilizrii unor sisteme de aplicaii i a unor reele care s permit distribuirea aplicaiilor i informaiilor pe computere separate, de cele mai multe ori, n condiiile unor costuri mai mici dect cele necesitate de gruparea mai multor aplicaii pe un singur 100

mainfiame (faptul c se pot obine economii de scar prin utilizarea mainframe-urilor nu mai este adevrat). Necesitatea unei asemenea separri i/sau distribuiri a aplicaiilor i informaiilor este evident. De exemplu, tot mai muli furnizori au acces direct la fiierele ce cuprind situaia stocurilor diferitelor lanuri de magazine en-detail, ceea ce le permite s completeze adecvat stocurile. Acest sistem favorizeaz att eficiena furnizorilor, ct i pe cea a detailitilor. Astfel, dac aplicaiile privind stocurile, plile ce trebuie efectuate i planificarea strategic a lanurilor de magazine se afl pe acelai computer, accesarea lor de ctre persoane neautorizate este greu de protejat. Acelai risc l ntlnim la nivelul ntregii reele, dac informaiile i aplicaiile nu sunt protejate corespunztor. Structurile client-server combinate cu tehnicile de identificare a utilizatorului ofer o posibilitate unic de procesare a datelor importante pe computere separate, n funcie de nevoia firmei de a-i proteja informaiile. Cum costurile i tehnologia nu mai constituie o barier n calea segmentrii aplicaiilor, securitatea informaiilor ar trebuie s joace un rol din ce n ce mai important n proiectarea structurii tuturor sistemelor i n determinarea cilor de protejare a informaiilor importante. Accentuarea rolului securitii informaiilor impune ca definirea iniial a aplicaiilor, s cuprind i definirea necesitilor de securitate - un subiect de obicei ignorat pn n momentul n care o aplicaie ajunge n punctul de a fi implementat. Pentru aceasta, personalul responsabil cu securitatea informaiilor nu trebuie numai s-i fac pe ceilali contieni de aceast necesitate, dar trebuie s i ofere politici, instrumente i instruire pentru a face acest lucru posibil. Va fi necesar, n primul rnd, un instrument cu ajutorul cruia s se poat stabili o ierarhie a informaiilor i a aplicaiilor n funcie de importana lor, respectiv n funcie de nevoia lor de a fi protejate. Sarcinile de baz pentru acest instrument sunt: s identifice necesitatea i importana asigurrii confidenialitii; s identifice cele mai importante informaii de care depinde activitatea firmei; s identifice necesitatea integritii i autenticitii informaiilor pentru activitatea firmei; s identifice informaiile i resursele necesare procesrii acestora. Toate aceste sarcini nu sunt abstracte. Managerul unei firme ar trebui s poat aproxima, n linii generale, costurile pe care le-ar genera indisponibilitatea unei aplicaii pe o perioad de o zi, de dou, sau mai ndelungat (de exemplu, o banc ar putea da faliment, dac nu ar putea utiliza sistemul de procesare a tranzaciilor timp de cteva zile). Un manager ar trebui, de asemenea, s fie capabil s aprecieze i s aproximeze pagubele ce s-ar produce dac un concurent ar avea acces la informaiile privind proiectul unui produs, sau consecinele utilizrii unor informaii distorsionate care ar genera n continuare rezultate aberante. Problemele privind sensibilitatea i confidenialitatea informaiilor se evalueaz chiar din momentul proiectrii unei aplicaii noi. n condiiile schimbrii continue a mediului iniial de operare al sistemului, vulnerabilitatea aplicaiilor crete, iar valoarea informaiilor n desfurarea operaiilor se poate schimba. Mai mult, pe msur ce se nmulesc sistemele personale, i pe msur ce utilizatorii i dezvolt aplicaii proprii, informaiile sensibile se vor plasa n afara unui mediu care poate fi controlat. Pentru meninerea unei securiti adecvate a informaiilor este necesar o reevaluare periodic a necesitii de control i a importanei pe care o prezint anumite aplicaii pentru activitatea firmei. Aceste reevaluri, cunoscute i ca identificri ale riscurilor, stabilesc n primul rnd msura n care trebuie controlate anumite aplicaii i apoi comunic managementului firmei natura problemelor i obiectivele care se urmresc. Dac asemenea reevaluri se desfoar n maniera auditurilor, cei care le realizeaz vor ntmpina ostilitatea managementului n domeniu. Pe de alt parte, aceste reevaluri ofer managerilor 101

posibilitatea de a-i fundamenta deciziile privind modul de conducere a activitii, sau modul de recuperare i refacere n situaii de urgen. Aceste estimri au scopul principal de redefinire a necesitii controlului n condiiile unui mediu n continu schimbare. Reevalurile ofer o ocazie excelent de a demonstra managerilor executivi importana securitii informaiilor. Problemele privind reevalurile sunt binecunoscute specialitilor n domeniul securitii informaiilor i presupun: identificarea riscurilor i a ameninrilor, fapt ce presupune determinarea modului n care pot fi afectate informaiile, sau sistemul informaional i care sunt consecinele unor astfel de evenimente. Determinarea probabilitii de producere a unui asemenea risc, att de ctre angajaii firmei, ct i cei din afara ei, precum i catastrofele naturale. stabilirea obiectivelor. n domeniul spionajului industrial sau economic se urmresc n principal informaiile de marketing, date privind proiectele unor produse, sau planurile strategice. stabilirea responsabilitii asigurrii proteciei activelor informaionale; determinarea mijloacelor de protecie care ar putea fi utilizate: specificarea modului optim n care pot fi protejate informaiile, pentru a nu fi expuse att de mult distrugerii i evaluarea costurilor estimative ale acestei protecii; aprecierea valorii informaiilor deinute de firm. Dintre toate informaiile firmei, trebuie estimate cele care sunt vitale pentru desfurarea activitii; determinarea valorii maxime a activelor informaionale pe care o firm le-ar putea pierde, fr a da ns faliment, presupune stabilirea a ceea ce i-ar putea permite firma s piard temporar, fr care componente ar putea o firm s lucreze temporar, fr s i fie afectat negativ activitatea. Aceasta se poate face rspunznd la urmtoarele ntrebri: Pentru care dintre activele informaionale firma i poate asuma riscul pierderii i pentru care active nu merit s fie cheltuii bani pentru protejare? Oare pentru ce aplicaii este practic i recomandabil s fie redus, sau eliminat controlul? Sunt managerii de acord s-i asume aceste riscuri? Exist trei modaliti de apreciere a valorii informaiilor de care se ine cont la gestionarea i procesarea datelor: valoarea pe care o au pentru proprietar, pentru utilizatorii autorizai i pentru utilizatorii neautorizai; valoarea comercial, cum ar fi o list de adrese, sau de referine publicate; costul de achiziie, de dezvoltare i de ntreinere a informaiilor. n domeniul proteciei datelor exist susintori ai analizei cantitative a riscurilor, care consider c expunerea la risc se poate determina prin multiplicarea costurilor pierderii cu probabilitatea producerii evenimentului, i susintori ai unei analize subiective a riscurilor, n care probabilitile nu sunt cuantificate, ci exprimate prin cuvinte ca frecvent, probabil, puin probabil. Ambele metode pot fi adecvate dac managementul acord atenie suficient acestor probleme i dac se practic msuri corecte de protecie. ntruct de cele mai multe ori producerea unor asemenea evenimente este tinuit, pentru a feri firmele de publicitate negativ, nefavorabil, nu exist date statistice sigure pe baza crora s se poat stabili probabilitatea producerii anumitor evenimente. n condiiile imposibilitii stabilirii unor valori ale probabilitii, muli profesioniti n domeniu prefer aplicarea analizei subiective. O abordare de sus n jos a reevalurii sistemului informaional servete ctorva scopuri. Prin aceast analiz, specialitii n domeniul securitii informaiilor obin o imagine strategic asupra cerinelor firmei, prin aceasta reuind s fac propuneri care s se suprapun cu cerinele managementului. De asemenea, prin aceast analiz se intensific cooperarea dintre managerii din acest domeniu i se ofer posibilitatea de a ridica aceste probleme i celor mai nalte niveluri ale conducerii. De asemenea, uneori, prin aceast analiz se poate evalua starea general a cerinelor de 102

protecie a informaiilor i locurile n care trebuie s se efectueze controlul. Arat cum pot fi economisii bani prin asumarea unor riscuri, sau prin schimbarea structurii sistemului. n final, prin aceast analiz se stabilete poziia pe care o ocup securitatea datelor n nevoile economice ale firmei.

103

Capitolul 8 CRETEREA EFICIENEI ADMINISTRRII AFACERII

8.1 RAIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL

Asigurarea unui sistem informaional funcional eficace i eficient pentru fiecare organizaie este esenial ntruct condiioneaz decisiv performanele sale. Modalitatea de realizare o reprezint reproiectarea sistemului informaional, proces deosebit de laborios i decisiv datorit multiplelor elemente implicate att de natur strict informaional, ct i managerial, economic, tehnic i juridic. De aici necesitatea unei abordri riguroase a sistemului informaional pentru a depi complexitatea i dificultatea problemelor de soluionat. n literatura de specialitate se prezint numeroase i variate modaliti de raionalizare a sistemului informaional al organizaiei, reflectare a eterogenitii activitilor economice i a diversitii experienei i concepiilor specialitilor. n continuare prezentm o variant de raionalizare conceput pe baza unei ndelungate experiene proprii de consultan managerial-informaional, ce ncearc s integreze acele elemente prezente n literatura de specialitate care apreciem c au aplicabilitate i eficien n condiiile n care societile comerciale i regiile se restructureaz i/sau privatizeaz corespunztor cerinelor economiei de pia, iar o parte din ntreprinderile private nfiinate dup 1990 trec la faza de consolidare economic i managerial. Identificarea beneficiului ce poate fi obinut din noua infrastructur este o provocare pentru managerii societilor, care poart responsabilitatea pentru aceste decizii pe termen lung privind tehnologia informaional. Firmele au puncte de vedere diferite n ceea ce privete infrastructura n tehnologia informaional, determinnd variaia nregistrat n randamentul infrastructurii. Conducerea fiecrei firme adopt decizii n funcie de contextul strategic al firmei respective. Unele firme care desfoar permanent o activitate de cumprare i de vnzare, nu doresc s fie constrnse de o infrastructur tehnologic informaional care s integreze unitile de afaceri. Altele, s-au orientat ctre investiii n acele infrastructuri care permit scderea costurilor. Pentru alte firme, care n cadrul operaiunilor internaionale au o cerere local puternic, accentul se pune pe maximizarea puterii de decizie local. Aceasta poate rezulta n decizia de a limita infrastructura la nivelul firmei n vederea creterii randamentului local. n ultimul rnd, unele firme consider noua infrastructur ca fiind o infrastructur care permite o flexibilitate strategic coordonat la nivel central. Scopul acestor firme const n facilitarea agilitii de micare pe piaa internaional i a rspunsului rapid la schimbrile nregistrate n piaa mondial. Posibilitatea proiectanilor din locaii diferite de a comunica i de a face schimb de proiecte este hotrtoare pentru reducerea ciclului de producie al noilor productori de automobile. Doar mrimea investiiilor face ca tehnologia informaional s fie important pentru managerii din conducerea executiv. De obicei, managerii din conducerea executiv nu sunt pregtii pentru schimbrile ce apar n tehnologia informaional. Puini dintre ei i-au asumat responsabilitatea investiiilor n tehnologia informaional necesare zonelor pe care le conduc (cum ar fi marketing, producie, finane). De obicei, managerii deleag luarea deciziilor privind tehnologia informaional specialitilor n domeniu. Specialitii n tehnologie au orientri diferite n funcie de domeniul fiecruia. Unii dintre 104

acetia i fundamenteaz deciziile tehnice pornind de la latura economic a afacerii, alii, mult mai tehnici, adopt decizii pornind de la latura tehnic a afacerii. n cele mai multe afaceri, decizia privind dotarea cu tehnologia informaional este mult prea important, pentru a fi luat de persoane care au doar pregtire tehnic, sau, i mai ru, de persoane din afara firmei, care au obiective proprii afacerilor lor i pentru care trebuie s obin profit. Dotarea cu tehnologia informaional este responsabilitatea managementului de vrf. Bineneles c persoanele cu pregtire tehnic decid implementarea capacitii unei anumite tehnologii informaionale care poate fi achiziionat de la un furnizor extern. Fie c managerii vor, fie c nu, sistemul informaional este supus unor schimbri majore, care sunt datorate aciunii combinate a factorilor sociali, tehnologici i economici. Cteva dintre cele mai evidente schimbri sunt prezentate n continuare: Accentuarea importanei factorului uman. Cel mai adesea atenia este concentrat asupra factorului uman i a desfurrii afacerii, nu asupra tehnologiei. Satisfacerea cerinelor utilizatorilor continu s fie o problem pentru administratorii de reea ai unei firme; Eficientizarea costurilor. Firmele continu s caute metode care s dovedeasc eficiena costurilor pentru tehnologia informaional i astfel s ofere credibilitate economic costurilor presupuse de sistemul informaional. Alinierea acestor costuri la strategia de afaceri a firmei rmne un scop greu de atins avnd n vedere c o astfel de aliniere poate fi realizat doar la nivelul unitii de afaceri sau la nivelurile proceselor de producie, n timp ce politicile sistemului informaional au fost dezvoltate la nivelul firmei; Distribuirea informaiei. Tendinele n achiziionarea de tehnologie sunt, n principal, direcionate n sensul distribuirii tehnologiei informaionale n unitile de afaceri care utilizeaz informaia. Administratorii de reea care ncearc s pstreze controlul sunt nevoii s transfere funciunile sistemului informaional managerilor de produs (sau dai afar din firm); Reproiectarea proceselor de prelucrare. Cererea pentru aplicaii noi, inovatoare continu i este stimulat prin reproiectarea sau retehnologizarea proceselor de prelucrare. Costul nu este singura problem. Atunci cnd sistemul informaional este o parte din unitatea de afaceri, alinierea i eficiena costurilor sunt uor de demonstrat; Relaiile de subordonare. Unitile sistemului informaional sunt considerate mult mai eficiente, dac sunt subordonate unitilor de afaceri, dect dac ar fi subordonate conducerii la nivelul ntregii firme a sistemului informaional. Sistemele informaionale centralizate la nivel de firm devin rapid sisteme mamut n multe domenii. In decursul funcionarii sistemului informaional, s-au observat multe deficiente majore care afecteaz eficacitatea acestuia. Pentru prevenirea lor este necesara perfecionarea sistemului informaional. Pentru raionalizarea sistemului informaional trebuie sa se tina seama de o serie de principii: principiul corelrii sistemului informaional cu obiectivul organizaiei; corelarea sistemului informaional cu funciunile organizaiei; corelarea sistemului informaional cu structura organizatorica; corelarea sistemului informaional cu sistemul decizional; concentrarea informaiilor asupra domeniilor cheie si asupra factorilor critici; concentrarea asupra abaterilor eseniale; principiul flexibilitii; principiul eficacitii si eficienei; 105

Toate acestea trebuie utilizate concomitent, innd seama de interdependentele dintre ele. Procesul de perfecionare cuprinde: declanarea studiului de raionalizare; analiza critica a sistemului informaional existent; perfecionarea sistemului informaional existent; implementarea sistemului informaional perfecionat.

8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE I RAIONALIZARE A SISTEMULUI INFORMAIONAL

Pentru ca sistemul informaional s-i ndeplineasc cu maximum de eficien funciile sale specifice, conceperea i implementarea acestuia trebuie s se realizeze respectnd principiile1 prezentate n fig.. 8.1. 1. Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului firmei. Sistemul informaional constituie, n raport cu sistemul managerial un subsistem, fiind o component a acestuia. Astfel, n conceperea sau raionalizarea sistemului informaional obiectivele i cerinele sale specifice trebuie s reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice i individuale ale firmei. Aceasta implic att studierea strategiei, politicilor i documentelor organizaionale ale firmei, ct i discuii i analize comune cu managerii. 2. Corelarea strns a sistemului informaional cu sistemul decizional i cu organizarea structural a societii comerciale i regiei autonome. Acest principiu exprim necesitatea armonizrii structurale i funcionale a sistemului informaional cu celelalte componente majore ale sistemului de management. 1 Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului

8 Asigurarea eficacitii i eficienei informaionale i

2 Corelarea strns a sistemului informaional cu sistemul decizional i cu organizarea structural

7 Asigurarea flexibilitii informaionalmanageriale

1

Principii

3 Realizarea unitii metodologice a tratrii informaiilor

Gorski H., - op. cit., p. 100-103.

6 Asigurarea de maximum de informaii primare

106 5 Asigurarea unui 4 Concentrarea asupra abaterilor

Figura nr. 8.1 Principiile de concepere i raionalizare a sistemului informaional Pe plan constructiv sistemul informaional trebuie corelat n special cu structura organizatoric, avndu-se n vedere mai ales utilizarea subdiviziunilor organizatorice, ale firmei, pentru culegerea, nregistrarea, transmiterea i prelucrarea informaiilor. Din punct de vedere funcional, sistemul informaional este necesar s se armonizeze ndeosebi cu sistemul decizional, astfel nct coninutul informaiilor i caracteristicile dimensionale ale fluxurilor informaionale s reflecte necesitile specifice adoptrii de decizii raionale de ctre fiecare manager. 3. Principiul unitii metodologice a tratrii informaiilor. n vederea asigurrii compatibilitii ntre toate componentele sistemului informaional, a crerii premiselor integrrii depline a informaiilor pe verticala i orizontala sistemului de management este necesar ca modul de culegere i prelucrare a informaiilor s fie unitar din punct de vedere metodologic. Pentru trecerea de la prelucrarea manual a datelor i informaiilor la cea automatizat este vital respectarea acestui principiu. 4. Principiul concentrrii asupra abaterilor eseniale. Acest principiu susine faptul c informaiile nu sunt transmise global pe verticala sistemului de management, ci selectiv numai cele care reflect abateri semnificative de la obiective, norme, reguli, criterii, mijloace. Aplicarea acestui principiu determin economie de timp, att pentru manageri ct i pentru executani datorit reducerii numrului, dimensiunii i frecvenei situailor informaionale ntocmite, transmise i analizate. Ca urmare se diminueaz intensitatea fluxurilor informaionale, se fac economii cu suporii materiali, se determin o simplificare i fluidizare a sistemului informaional. 5. Principiul asigurrii unui timp corespunztor de reacie componentelor i ansamblului sistemului managerial. Sistemul informaional trebuie s asigure informaiile atunci cnd sunt necesare, informaiile care ajung cu ntrziere, sunt considerate ca fiind inexistente. Datorit faptului c procesele manageriale i de execuie prezint caracteristici temporale diferite, viteza de culegere, prelucrare i transmitere a informaiilor trebuie s fie i ea diferit. Pentru obinerea informaiilor n timp real, experienele au dovedit c rolul noii tehnologii informaionale este vital. 6. Principiul asigurrii de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare. Informaiile primare al cror volum este de regul limitat, sunt folosite pentru evidena i controlul proceselor, dar i pentru luarea unor decizii cu caracter local. ns cale mai importante decizii i aciuni ale managementului se fundamenteaz pe informaii finale. 107

n vederea obinerii unor informaii finale valoroase, din fondul de informaii primare, este necesar aplicare unor proceduri informaionale ct mai rafinate, stabilite i selectate n funcie de cerinele proceselor manageriale. 7. Principiul flexibilitii. Managerii trebuie s ia decizii ntr-o lume n care ritmul i complexitatea schimbrilor au devenit copleitoare. Pentru a putea supravieui, organizaiile vor trebui s-i mbunteasc agilitatea i flexibilitatea s fie capabile s inoveze continuu astfel nct s fac fa schimbrii. Sistemele informaionale automatizate moderne aplic sistemul modular de dezvoltare, acesta permind obinerea unui sistem informaional alctuit din componente integrate armonios, dar bine delimitate, cu autonomie funcional. Aceast construcie modular permite operaionalizarea rapid a schimbrilor, fr a schimba concepia de ansamblu. 8. Principiul eficacitii i eficienei. Acest principiu este cu valabilitate general n managementul organizaiei. Aplicat la specificul sistemului informaional, acesta nseamn pe de o parte, asigurarea informrii complete, corecte i n timp util a tuturor salariailor organizaiei, iar pe de alt parte, o evaluare i comparare a efectelor cantitative i calitative ale unui sistem informaional cu costurile necesare realizrii i funcionrii lui. Informaia constituie materia de baz att a sistemului informaional ct i a sistemului de management al organizaiei. Prin urmare, specialitii1 n domeniu au formulat principalele cerine crora trebuie s le fac fa informaia. Aceste cerine sunt: S fie realist adic s reflecte procesele aa cum se deruleaz ele n organizaie i n contextul socioeconomic n care i desfoar activitatea; S fie multilateral aceast cerin se refer la asigurare perceperii proceselor n care este implicat ntreprinderea din multiple unghiuri, astfel nct s fie evideniate elementele semnificative de natur economic, tehnic, uman, tiinific, etc.; S fie sintetic i concis se refer la surprinderea cu prioritate a elementelor eseniale de noutate i prezentarea lor cu economie de mesaje; S fie precis i sigur aceast calitate se refer la faptul c ncorporarea n informaie cu prioritate a elementelor eseniale noi, implic i surprinderea acestora n mod exact, iar omiterea unor detalii semnificative pot lipsi beneficiarul de siguran n utilizarea respectivei informaii; S fie dinamic exprim necesitatea informaiilor de a oglindii procesele de munc i problematica ntreprinderii n evoluia sa; S asigure parvenirea n timp util la beneficiar adic perioada optim pentru luarea deciziei sau declanarea aciunii vizate S fie prospectiv se refer la fora anticipativ a informaiilor, care poate facilita activitatea de previziune n cadrul organizaiei; S poat fi adaptat la specificul personalului implicat emitorul de informaii trebuie s cunoasc o serie de factori (nivelul de pregtire al beneficiarului, timpul de care dispune, etc.) pe care este necesar s-i foloseasc n structurarea i formularea mesajului.

Nicolescu O. (coord.), op. cit., p. 80-81.

108

8.3 ETAPELE REPROIECTRII SISTEMULUI INFORMAIONAL-MANAGERIAL

8.3.1. Consideraii preliminare

Reproiectarea sistemului informaional al firmei este structurat n mai multe etape (vezi figura nr. 2): declanarea studiului de raionalizare, identificarea componentelor informaionale ale domeniului investigat, analiza critic a sistemului informaional-managerial, perfecionarea sistemului informaional-managerial, implementarea perfecionrilor informaionale, evaluarea funcionrii sistemului informaional managerial.

8.3.2. Declanarea studiului de reproiectare

Managementul organizaiei iniiaz realizarea unei proiectri sau raionalizri a sistemului informaional n ansamblu sau la nivelul unor componente ale sale atunci cnd se confrunt cu anumite probleme sau cnd anticipeaz posibilitatea apariiei unor dificulti i printr-o abordare anticipativ ncearc s le evite. n societile comerciale i regiile din Romnia cele mai frecvente evenimente generatoare de studii i aciuni de raionalizare informaional sunt: scderea vnzrilor i/sau a produciei privatizarea ntreprinderii restructurarea firmei elaborarea strategiei i/sau politicii pentru urmtorii ani blocajul financiar dificulti majore n realizarea unor activiti importante cum ar fi: aprovizionare, producie sau vnzri schimbarea managerilor la nivel de firm sau compartimente introducerea unor echipamente moderne de tratare a informaiilor aplicarea unor noi metode manageriale economice schimbri n legislaia privind reglementarea desfurrii activitilor firmei efectuarea unor diagnosticri ale firmei n ansamblul su ori la nivel de subdiviziuni organizatorice frecventarea de ctre manageri, ndeosebi de nivel superior, a unor programe de pregtire managerial. Aceste evenimente reprezint principalele cauze generatoare de raionalizri informaionale. Ori de cte ori se produc este firesc s se reflecte n aciuni de perfecionare informaional a firmei. n funcie de cauz i de concepia managerilor, organizatorilor i informaticienilor implicai se stabilete sfera de cuprindere a studiului informaional care poate fi global, atunci cnd se refer la ansamblul activitilor organizaiei; parial cnd se refer doar la anumite activiti ale acesteia. Aa cum este firesc cele mai frecvente sunt raionalizrile informaionale pariale. Esenial este ca

109

domeniul analizat s fie judicios delimitat. Dou sunt aspectele eseniale care se recomand s fie avute n vedere: cuprinderea n cadrul su a ansamblului aspectelor vizate de cauza care a provocat studiul, altminteri soluiile rezultate n final nu vor rezolva adecvat problemele implicate; dimensionarea judicioas a problematicii abordate, evitnd att supradimensionarea studiului, cauzator de cheltuieli i eforturi inutile, ct i subdimensionarea sa, ceea ce nu ofer posibilitatea conturrii unor soluii eficace. La nelegerea rolului i locului proiectrii i implementrii sistemului informaional n ansamblul reengineeringului managerial o contribuie major are cunoaterea categoriilor de obiective avute n vedere. Obiectivele proiectrii/reproiectrii sistemului informaional-managerial sunt: obiective economice obiective informaionale specifice obiective manageriale de ansamblu obiective sociale. a. Obiectivele economice vizeaz: amplificarea profitului scderea relativ a costurilor n venituri creterea productivitii muncii creterea rentabilitii (msurabil prin sporurile relative ale ratelor rentabilitii). b. Obiectivele informaionale specifice, concretizate n: creterea operativitii i gradului de informare a managerilor raionalizarea (scurtarea) unor fluxuri i circuite informaionale economii i raionalizri de documente informaionale mbuntirea calitii informaionale n condiiile informatizrii proceselor de munc (de execuie i management) conectarea sistemului informaional al organizaiei la anumite bnci de informaii, magistrale informaionale etc. externe amplificarea vitezei de vehiculare a informaiilor modernizarea bazei tehnice (hardului) sistemului informaional creterea funcionalitii sistemului informaional de ansamblu sau la nivelul anumitor componente. c. Obiectivele manageriale ale demersului informaional se axeaz pe: asigurarea unui fundament informaional superior pentru elaborarea i implementarea strategiilor i politicilor organizaiei facilitarea introducerii i utilizrii anumitor tehnici, metode i sisteme manageriale creterea operativitii i gradului de fundamentare i adoptare a deciziilor intensificarea formrii, dezvoltrii i motivrii resurselor umane ale organizaiei realizarea unei funcionaliti superioare de ansamblu a sistemului managerial al organizaiei. d. Obiectivele sociale se refer n special la: crearea unor noi locuri de munc, prin informatizarea crescnd a proceselor de munc (operatori calculator, analiti-programatori ajutor, analiti, administrator de reea) amplificarea veniturilor salariale ca urmare a promovrii acestor noi categorii de posturi promovarea climatului de munc prin promovarea informatizrii ca nou stare de spirit. Un mare ajutor n delimitarea sferei de cuprindere a activitilor i tematicii abordate l prezint folosirea tabloului relaiilor cauz-efect. n ntocmirea sa se pornete de la axioma c orice problem 110

este expresia anumitor cauze care, la rndul lor, provoac anumite efecte, care i ele pot constitui cauze pentru alte probleme. Folosind acest instrument se asigur identificarea proceselor ce genereaz dificultile sesizate i care n mod obligatoriu trebuie supuse raionalizrii. Pentru o mai deplin edificare asupra a ceea ce nseamn tabloul de relaii cauz-efect redat n figura nr. 3 prezentm, cu exemplificri, configuraia sa n situaia apariiei unor disfuncionaliti informaionale i economice n domeniul aprovizionrii. n strns corelaie cu delimitarea tematicii informaionale se determin alte trei elemente pregtitoare majore: - resursele financiare i tehnico-materiale alocate pentru studiu; numrul i componena echipei care realizeaz raionalizarea informaional; perioada de executare a aciunii. Un aspect major l constituie dimensionarea resurselor necesare pentru proiectarea/ reproiectarea sistemului informaional-managerial, proces n care trebuie s se in cont de: obiectivele studiului sfera de cuprindere complexitatea studiului numrul i calitatea specialitilor din interiorul firmei sau din afara sa termenele de realizare gradul de dotare cu echipamente electronice (calculatoare, servere, imprimante, reele Internet etc.) gradul actual de informatizare a proceselor de management i execuie (aplicaiile informatice existente, gradul de acoperire a proceselor de munc .a.). Resursele necesare proiectrii/reproiectrii sistemului informaional se divid n patru categorii: resurse materiale consumabile, toner, calculatoare, cablaj, prize electrice, imprimante, scanere, ecrane de proiecie, mobilier, amenajare ncperi (laboratoare informatice) resurse umane personalul de conducere i execuie implicat n proiectare/reproiectare, consultanii n management, informaticienii, prestatorii de servicii specializate, trainerii resurse informaionale metodologii, instruciuni, cri, studii, documentaii tehnice etc. resurse financiare necesare plii onorariilor realizatorilor studiului, achiziionrii de echipamente electronice i consumabile etc. Aceste resurse pot fi asigurate n principal din credite sau din surse proprii. Concomitent, perioada de realizare a proiectrii/reproiectrii informaionale a managementului trebuie corelat cu sfera de cuprindere i cu celelalte decizii i aciuni economice, manageriale i sociale implicate. De regul, durata realizrii studiului este de nivelul lunilor, iar aplicarea efectiv a acestuia poat s se ntind pe parcursul a 1-2 ani. Aceste aspecte preliminare conduc la o inevitabil ntrebare cu mari implicaii pragmatice: Proiectarea/reproiectarea sistemului informaional managerial este o aciune singular, autonom? Rspunsul trebuie formulat nuanat: da, n situaia n care sunt solicitate modificri de mai mic anvergur i cu o mai redus influen asupra caracteristicilor dimensionale i funcionale ale sistemului de management i ale componentelor sale majore (decizional, organizatoric). De pild, raionalizarea circuitului informaional al unor documente, introducerea de noi proceduri informaionale n tratarea unei anumite categorii de informaii, modificarea/raionalizarea coninutului unor documente informaionale .a. pot fi considerate demersuri mult simplificate, ce pot fi concepute i derulate de sine stttor. 111

nu, atunci cnd proiectarea/reproiectarea sistemului informaional managerial este o zon distinct a proiectrii/reproiectrii manageriale, ale crei consecine asupra funcionalitii, eficienei i eficacitii organizaiei i managementului su sunt deosebit de complexe i profunde. De regul, n aceast a doua ipostaz se afl (sau ar trebui s se afle) proiectarea/reproiectarea sistemului informaional managerial, demers complex, de natur strategico-tactic, cu un pronunat caracter inovaional i cu multe implicaii directe i indirecte n cadrul organizaiei. Dat fiind complexitatea unui astfel de demers, n proiectarea/reproiectarea sistemului informaional este implicat o echip de specialiti care provin: din interiorul organizaiei investigate din punct de vedere al sistemului informaional economiti, ingineri, informaticieni etc. din diverse compartimente funcionale i operaionale, nominalizai de compartimentul de organizare managerial, responsabil n domeniu; din afara organizaiei, n principal consultani manageriali, informaticieni i traineri, care lucreaz pe cont propriu sau n cadrul unor firme specializate. n cadrul echipei rolurile sunt bine determinate. De regul, specialitii din cadrul firmei particip intens la culegerea i nregistrarea de date i informaii referitoare la configuraia i funcionarea sistemului informaional, precum i la analiza i interpretarea acestora. Cei din afara organizaiei pun la dispoziie elemente metodologice de culegere, i analiz a informaiilor, concomitent cu competena i know-how-ul informaional managerial.

8.3.3. Identificarea elementelor informaionale ale domeniului investigat

Delimitarea precis a ariei informaionale asigur premisa pentru a declana investigaiile propriu-zise. Practica majoritii specialitilor demonstreaz c naintea nceperii analizei informaionale propriu-zise este recomandabil reunirea principalelor informaii privind respectivului domeniu. Cu toate c, de regul, majoritatea managerilor i specialitilor au impresia c ei cunosc aprofundat activitile implicate, n realitate se manifest i unele perceperi trunchiate, incomplete i superficiale. n plus, nu rareori unele aspecte mai recente nu sunt suficient cunoscute, iar gradul de sistematizare a informaiilor las de dorit. Derularea acestei etape incumb parcurgerea mai multor faze, n realizarea crora este esenial obinerea colaborrii principalilor emitori i beneficiari de informaii. Aceste faze sunt: caracterizarea succint, de ansamblu, a sistemului informaional, relevnd principalii si parametri n strns corelaie cu funcionalitatea i performanele economice obinute; ntocmirea listei cu documentele informaionale utilizate, att a celor codificate i standardizate, ct i a celor ocazionale; preluarea de machete pentru principalele documente informaionale; reprezentarea grafic a circuitului documentelor informaionale cu folosin periodic; n acest scop se pot folosi diagrame ordonate de la stnga la dreapta sau de sus n jos. Pentru ntocmirea lor se folosesc seturi de simboluri cum ar fi cele prezentate n figura nr. 4; descrierea principalelor tipuri de proceduri utilizate, mai ales a celor informatice, n cadrul celor mai importante situaii i fluxuri informaionale; cele mai semnificative proceduri informaionale formalizate se anexeaz;

112

inventarierea mijloacelor automatizate de tratare a informaiilor, cu precizarea principalilor parametri constructivi, funcionali i economici. Parcurgerea cu rigurozitatea necesar a acestei faze asigur ntocmirea dosarului informaional complet al domeniului analizat, baza indispensabil pentru analiza sa detaliat i profesionist.

8.3.4. Analiza critic a sistemului informaional

Complexitatea i multidimensionalitatea sistemului informaional impun efectuarea unor analize din multiple puncte de vedere care, n final, s releve principalele disfuncionaliti informaionale i consecinele acestora manageriale, economice i umane att la nivel de domeniu, ct i de componentele informaionale. Concomitent, se recomand i evidenierea aspectelor de esen, pozitive, ce se refer att la construcia, ct i la funcionarea organizaiei. O prim parte a analizei, deosebit de laborioas, are n vedere coninutul, utilitatea i costurile documentelor informaionale. Printre cele mai frecvent folosite i cu mare impact pe plan decizional i acional asupra activitilor societii comerciale sau regiei se recomand modalitile reflectate n tabelele urmtoare. ntruct asupra funcionalitii i eficienei sistemului informaional un mare impact negativ l au deficienele informaionale cronice, o atenie major se acord depistrii lor. n acest scop se recomand utilizarea tabelului nr. 2. Pentru a asigura identificarea celor mai frecvente i pgubitoare deficiene informaionale cronice se recomand consultarea tuturor managerilor implicai, ntruct acetia sunt cei mai n msur s le cunoasc, cel puin n ceea ce privete efectele negative pe care le provoac. Pentru calitatea sistemului informaional att de ansamblu al organizaiei, ct i la nivelul componentelor sale, pe activiti i compartimente, o importan decisiv o are respectarea cerinelor de raionalizare n ceea ce privete informaiile. Procedura de analiz este n bun msur similar cu precedenta, folosindu-se tabelul urmtor: n sfrit, o ultim parte a analizei, deosebit de important, n special n ceea ce privete modul de interconectare a componentelor domeniului informaional analizat i funcionalitatea sa, are n vedere principiile de concepere i funcionare ale sistemului informaional al firmei. n realizarea sa la fel ca la identificarea deficienelor informaionale cronice un rol decisiv l au consultarea i obinerea colaborrii de facto a managerilor de nivel superior i mediu. Examinarea aprofundat a sistemului informaional prin prisma elementelor menionate ofer suportul informaional pentru a trece la perfecionarea sa sub aspect constructiv i funcional.

8.3.5. Reproiectarea sistemului informaional

nceperea reproiectrii propriu-zise a domeniului informaional abordat este precedat de stabilirea de ctre echipa care lucreaz, mpreun cu managerii implicai, ntre care nu trebuie s lipseasc conductorul de nivel superior ce coordoneaz domeniul investigat, a cerinelor informaionale, manageriale i economice fa de soluiile preconizate, pornind, firete, de la obiectivele stabilite n prima etap. Definirea acestor cerine are la baz: rezultatele analizei informaionale critice a domeniului respectiv; viziunea managerilor i specialitilor privind funcionalitatea actual i viitoare a sistemului informaional; 113

strategia i politicile organizaiei. Statuarea exact, de comun acord, de ctre personalul managerial i de specialitate a cerinelor n ceea ce privete soluiile informaionale are un rol esenial. Nu de puine ori sunt necesare discuii ndelungate, care trebuie s duc n final la un consens asupra modalitilor de lucru, utilitii i consensului sistemului perfecionat. Prima faz n cadrul acestei etape o constituie stabilirea configuraiei de ansamblu a sistemului informaional mbuntit. Concret, se au n vedere aspecte cum ar fi: fundamentarea sistemului pe noi principii i cerine (de exemplu sistemul de codificare a datelor), concentrarea asupra abaterilor semnificative, felul i mrimea bazelor de date i interconectarea lor, principalele module i aplicaii informaionale de realizat, echipamentele de tratare electronic a informaiilor ce vor fi achiziionate. Rezultatul acestei faze l reprezint o succint prezentare a configuraiei sistemului informaional cu precizarea principalelor schimbri preconizate reflectate i ntr-o schem de ansamblu. Cea de-a doua faz rezid n proiectarea n detaliu a componentelor informaionale la care intervin schimbrile. n esen, sunt posibile trei categorii de modificri: introducerea de elemente noi (documente, proceduri informaionale, echipamente etc.); comasarea sau schimbarea parial a coninutului unor componente informaionale; eliminarea unor documente inutile. Aceste schimbri se stabilesc la nivelul fiecrei componente informaionale din cadrul domeniului investigat: informaii, documente, circuite, fluxuri, proceduri i mijloace informaionale. De reinut c este esenial o determinare a tuturor acestor schimbri. Spre exemplu, dac se modific un document informaional, atunci se indic noua machet, evideniindu-se schimbarea, costurile etc. Dup precizarea tuturor schimbrilor, acestea se centralizeaz ntr-un tabel sinoptic (vezi tabelul nr. 5), care va servi ca baz pentru a trece la operaionalizarea acestora. Etapa de proiectare informaional se termin prin stabilirea eficienei aplicrii msurilor preconizate, att cuantificabil, ct i necuantificabil. Eficiena cuantificabil va stabili sintetic, pentru ansamblul perfecionrilor prevzute, economiile de: supori informaionali; de timp, n ore munc i respectiv de personal; de timp, n ore calculator; de salarii i cheltuieli aferente salariilor; echipamente informatice. n continuare pe aceleai categorii se vor indica resursele necesare. n final, se vor stabili economiile nete sau, dup caz, resursele necesare suplimentare.1 De subliniat c, datorit introducerii de noi echipamente de tratare a informaiilor, frecvent resursele necesare sunt superioare economiilor brute, ceea ce au ca urmare costuri suplimentare curente i/sau finalizate n investiii. Aceste creteri de cheltuieli sunt compensate de amplificarea calitii parametrilor constructivi i funcionali ai sistemului informaional. Eficiena necuantificabil, dei aparent invizibil, este deosebit de important frecvent mai mult chiar dect cea cuantificabil pentru funcionalitatea i performanele viitoare ale organizaiei. Aspectele principale care se recomand s fie avute n vedere sunt urmtoarele: impactul asupra calitii fundamentrii deciziilor strategice i tactice, a adoptrii lor n perioada optim i a operativitii aplicrii lor

114

efectele asupra structurii organizatorice, n special n ceea ce privete asigurarea de informaii corecte, complete i la timp titularilor posturilor att manageriale, ct i de execuie, exercitrii relaiilor organizatorice (ierarhice, funcionale, stat major, cooperare, control) etc. consecinele asupra gamei de metode i tehnici manageriale i ndeosebi asupra folosirii lor. O influen deosebit are sistemul informaional asupra calitii analizelor SWOT, diagnosticrii, eficacitii edinelor i delegrii, coninutului i operativitii tabloului de bord, culturii organizaionale a firmei i a climatului de munc din cadrul su. Ateptrile, aspiraiile, gradul de implicare n munc, natura i amploarea situaiilor conflictuale, deschiderea spre nou i schimbare, intensitatea i eficacitatea colaborrii n munc, ritmul i direciile dezvoltrii personalitii salariailor etc. sunt toate marcate major de sfera, natura, rapiditatea informaiilor, procedurilor, circuitelor informaionale etc. Pentru aceste elemente de esen, de care depinde competitivitatea firmei i a altora se recomand identificarea principalelor consecine ale raionalizrii informaiilor proiectate. Toate aceste elemente elaborate n aceast etap se reunesc ntr-un proiect care este supus aprobrii managementului participativ al organizaiei sau, dup caz, ntreprinztorului proprietar. Numai dup acceptarea sa eventual cu efectuarea de corecturi i mbuntiri se poate trece la aplicarea soluiilor informaionale.

8.3.6. Implementarea perfecionrilor informaionale

Date fiind multitudinea i adeseori dificultatea schimbrilor preconizate, se recomand o pregtire temeinic a introducerii soluiilor informaionale proiectate. De aceea implementarea propriu-zis are la baz un program de pregtire i operaionalizare a noilor soluii informaionale. n funcie de sfera de cuprindere a raionalizrii, acest program poate s se refere la firm n ansamblul su, la unele componente ale sale sau la ambele. Dou sunt aspectele majore care este necesar s fie avute n vedere: asigurarea premiselor tehnico-materiale, umane, informaionale, financiare necesare (mijloace de tratare a informaiilor, supori informaionali etc.) pregtirea climatului din cadrul organizaiei n vederea minimizrii rezistenei la schimbri inevitabile din partea personalului i a obinerii unei implicri ct mai mari a sa. Pentru aceasta se recomand organizarea de ntlniri cu ntreg personalul implicat, ncepnd cu managerii, prezentnd obiectivele urmrite, avantajele ce vor rezulta pentru firm i salariaii si. De reinut c acest aspect, adeseori neglijat n favoarea comandrii de echipamente, elaborrii de programe, angajrii unor specialiti, modificrii de situaii informaionale, are o implicaie major asupra performanelor informaionale i a efectelor economice obinute. Ansamblul msurilor de pregtire stabilite, viznd ambele aspecte, se nscriu ntr-un tabel de forma urmtoare: Dup operaionalizarea msurilor de pregtire a raionalizrii informaionale se trece la introducerea efectiv a schimbrilor respective. Important este s se aplice integral toate schimbrile preconizate, desigur, concomitent cu asigurarea premiselor i condiiilor necesare. Atunci cnd se sesizeaz omiterea unor variabile sau cunoaterea lor insuficient, se efectueaz retuurile care se impun, avnd ns grij ca acestea s se armonizeze cu celelalte elemente ale soluiei noi preconizate. Supervizarea continu a procesului de implementare de ctre managerul care rspunde de domeniul implicat, efectund periodic controale i analize asupra operaionalizrii perfecionrilor, prezint o nsemntate deosebit. 115

8.3.7. Evaluarea funcionrii sistemului informaional

Dup finalizarea implementrii soluiilor informaionale este necesar o evaluare a strii de fapt i a performanelor, att a celor cuantificabile, ct i necuantificabile. innd cont de ceea ce se constat, se adopt decizii corective pentru eliminarea cauzelor generatoare de abateri negative i integratoare pentru asimilarea factorilor ce provoac abateri justificate. Tot n aceste faze se aplic recompense i sanciuni n funcie de gradul de implicare, aportul i rezultatele personalului respectiv. De reinut c elementele metodologice prezentate au n vedere un studiu relativ amplu de reproiectare sau raionalizare informaional din cadrul societii comerciale sau regiei. n cazul unor situaii mai puin complexe, cu o sfer de cuprindere limitat, unele dintre elementele prezentate n cadrul etapelor pot fi comprimate sau mai rar implicate. Ca regul, ns, se recomand parcurgerea integral a filierei metodologice recomandate, consumurile sporite de timp i alte resurse reflectnduse de obicei n plusuri calitative n planul activitii managerilor i al executanilor. Un element de pondere decisiv asupra eficacitii raionalizrilor informaionale l reprezint intensitatea i modalitatea de conlucrare dintre echipa de specialiti i manageri, mai ales n cazul implicrii masive a informaticienilor. Exist o dinamic specific a evoluiei gradului de implicare i responsabilitate a acestora aa cum rezult i din figura nr. 5 care, firete, se prelungete i n perioada de exploatare sau utilizare curent a soluiei informaionale perfecionate. Metodologia prezentat este conceput n viziunea reengineering-ului managerial care se bazeaz pe o abordare holistic. Utilizarea sa reprezint o necesitate pentru quasitotalitatea firmelor romneti

8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR Integrarea este o activitate ce reunete oameni, echipamente, programe, dar i practici manageriale. Integrarea aplicaiilor este o abordare strategic de a lega mai multe sisteme informatice, la nivel de informaii i servicii, astfel nct sistemele sunt capabile s fac interschimb de informaie i s asigure o funcionare a proceselor n timp real . Integrarea aplicaiilor software n cadrul unei ntreprinderi sau ntre mai multe ntreprinderi care colaboreaz este un subiect de mare actualitate. Integrarea aplicaiilor software de ntreprindere permite coordonarea i sincronizarea mai multor aplicaii eterogene att n interiorul (integrarea aplicaiilor la nivel de companie), ct i n afara ntreprinderilor (integrarea aplicaiilor Business-toBusiness - B2B). Denumit n limbajul de specialitate EAI (Enterprise Application Integration), integrarea aplicaiilor la nivel de companie reprezint, de fapt, noul stil de lucru n domeniul software. ntreprinderile au din ce n ce mai puini informaticieni care concep i scriu aplicaii i din ce n ce mai muli care integreaz aplicaii. Entitatea ce trebuie integrat nu mai este un obiect sau o component software, ci este o aplicaie software. Prin EAI, sistemele informatice ale ntreprinderilor se muleaz din ce n ce mai bine pe structura procesului de afaceri. n sistemul integrat elementele trebuie s fie ntr-o strns interdependen i cu ct se specializeaz mai mult n ndeplinirea unor funcii, dependena lor devin tot mai mare. Integrarea poate fi dup rolul su, astfel: 116

prin subsisteme ce realizeaz integrarea structural; prin subsisteme ce realizeaz integrarea funcional. a. Integrarea structural duce la relaii de vecintate, dar sunt insuficiente, motiv pentru care trebuie s colaboreze ntre ele. b. Integrarea funcional se realizeaz n trei feluri, anume: substanial, energetic i informaional. Pe lng relaiile de coordonare, ntre elementele sistemului apar i relaii de subordonare, deci trebuie s se supun problemelor integrrii, sistemelor integrate. Complexitatea problemelor legate de infrastructura informatic crete i mai mult n cazul unei ntreprinderi virtuale, format din module (secii, departamente, birouri etc.) cu funcionalitate extrem de divers i grad de dispersie geografic orict de mare. Granularitatea modulelor se poate situa pe o scar foarte cuprinztoare, depinznd n mare msur att de specificul domeniului de activitate, ct i de posibilitile de organizare ale ntreprinderii respective. n contextul actual n care informaia este privit ca o resurs strategic a ntreprinderii, a crescut foarte mult importana integrrii sistemelor informatice care s faciliteze utilizarea n comun a datelor i micarea lor n cadrul ntreprinderii. La nivelul anului 1999 s-a estimat c peste o treime din bugetul din industria IT a avut ca destinaie proiectarea, realizarea i ntreinerea unor soluii de integrare a sistemelor informatice. Dar, cele mai multe dintre aceste soluii au optat pentru varianta de integrare punct la punct, i s-au dovedit a fi mari consumatoare de resurse. Dezvoltarea unei strategii eficiente de integrare a sistemelor informatice la nivelul ntreprinderii este una dintre cele mai complexe probleme ntmpinate de managerii IT. Complexitatea acestei probleme rezid n principal din faptul c cele mai multe dintre aplicaii au fost dezvoltate fr a se urmri o arhitectur a sistemelor informatice sau o strategie de dezvoltare a acestora. nceputul integrrii n domeniul IT poate fi considerat momentul apariiei circuitului integrat n 1959, care a reunit alte descoperiri cum ar fi: tranzistorii, rezistenele i capacitorii pe un singur chip de silicon. In 1965 Gordon Moore, unul din fondatorii Intel prezicea c numrul de tranzistori pe un microchip se va dubla la fiecare 18 luni. Aceast lege nc este surprinztor de adevrat i acum, la peste 40 de ani de la formularea ei. Acesta poate fi motivul pentru care avem nevoie de integrare: pentru a ne descurca n condiiile unei complexiti crescute. Principiile managementului complexitii sunt: descompunea n pri mai mici i mai uor de manipulat, construirea unei interfee standard pentru ca aceste pri s comunice i apoi dezvoltarea unei structuri ierarhice unde informaia este din ce n ce mai abstractizat odat ce urcm n ierarhie. Termenul de middleware a aprut la sfritul anilor 80 pentru a descrie un software de management al reelelor, dar a fost larg folosit ncepnd cu 1995. Middleware-ul a evoluat ntr-un set de reguli i capabiliti, care facilitau construirea de aplicaii distribuite. Acest termen a fost legat de bazele de date relaionale i desemna o integrare bazat pe mesaje. Informatizarea, dezvoltarea economic global, specifice nceputului de secol XXI au accentuat tendina de organizare a sistemelor informaionale n modele din ce n ce mai complexe. Prin integrare crete precum am artat complexitatea, dar i calitatea, pentru c reuniunea sistemelor presupune adugarea de componente evolutive i emergente. Dac organizarea duce la integrare i integrarea duce la complexitate, aceasta din urm determin la rndul ei diversificarea. Din punct de vedere al diversitii, integrarea este efectul evoluiei ciclice i progresive a unui mix de tehnologii i este sprijinit de performanele i de expertiza profesionitilor. Integrarea aplicaiilor poate lua mai multe forme, incluznd integrarea intern a aplicaiilor: integrarea aplicaiilor la nivel de companie sau integrarea extern a aplicaiilor: integrarea aplicaiilor 117

Business-to-Business. Cele dou tipuri de integrri au multe elemente comune. De exemplu, ntotdeauna vor exista: o transformare de tehnologie care va face diferena ntre semantica aplicaiilor, tehnologia de ruter prin care se va asigura c informaia ajunge la destinaia corect i reguli de procesare pentru a defini comportamentul de integrare. Strategia IT necesit a fi contient de toi factorii care influeneaz deciziile de integrare a proceselor economice cum ar fi configurarea proceselor economice, frontierele acestora i locul n care schimbarea este cel mai probabil a se produce. nelegerea scopurilor economice, cum ar fi strategiile de fuzionare i de achiziie sau cost i creterea eficienei, apare ca o cheie fundamental. Trebuie stabilit o perspectiv comun intern i extern a nucleului economic, de informaie i de procese, pentru a nelege relaiile i interfeele ntre unitile economice, sau a partenerilor comerciali. Trebuie stabilite problemele proprietii pentru aplicaii, componente, infrastructura integratoare, interfeele externe etc. i aceasta poate fi una dintre cele mai dificile sarcini i acesta poate traversa actualele frontiere organiza ionale i responsabilitatea. Secvenierea activitilor trebuie s identifice serviciile care trebuie enunate primele, i care servicii (nu neaprat aceleai) trebuie utilizate consistent cu restul organizaiei i cnd. O tendin n evoluia integrrii sistemelor este trecerea de la integrarea bazat pe informaie la integrarea bazat pe servicii. Integrarea bazat pe informaii ofer un mecanism ieftin de a integra aplicaii deoarece, n cele mai multe cazuri, nu este nevoie ca aplicaia s fie modificat. Cu toate c, acest tip de integrare ofer o soluie funcional pentru multe domenii ale problematicii de integrare a aplicaiilor, integrarea bazat pe servicii ofer mai mult valoare pe termen lung. Sistemele informatice integrate desemneaz sisteme complete, cu procese de afaceri, practici manageriale, interaciuni organizaionale, transformri structurale i management al cunotinelor Un sistem de aplicaii integrat trebuie s reprezinte soluia pentru orice instituie care necesit un sistem informatic modern, indiferent dac acesta automatizeaz procesele interne din cadrul organizaiei, relaiile cu clienii sau pe cele cu furnizorii i partenerii. Adoptarea unor aplicaii disparate pentru diferite activiti ale fluxului de afaceri, poate reprezenta o soluie bun pentru moment, dar care poate genera mari probleme legate de fragmentarea informaiei i dezvoltarea ulterioar a sistemelor, prin ncercarea de a integra soluii ulterioare. Productorii de software care ofer aplicaii ce ruleaz pe multiple surse de date sau care nu acoper toate sectoarele fluxurilor de afaceri, nu furnizeaz pachete de soluii integrate, ci mai degrab colecii separate de aplicaii, bune s rezolve problemele cerute de sisteme disparate, dar care nu reuesc s funcioneze mpreun. Principala problem a falselor pachete de aplicaii este fragmentarea informaiei, generat de sisteme disparate. Consolidarea informaiilor venite de la un mare numr de surse este laborioas i costisitoare. O alt mare problem este automatizarea incomplet, care nu acoper toate procesele afacerii, rezultnd sisteme discontinue, ce ofer funciuni analitice doar la nivel departamental, incapabile s asigure o viziune unitar asupra organizaiei. n aceste condiii, managerul instituiei nu are la dispoziie dect piese dintr-un puzzle, care rareori se mbin. Pentru a face saltul calitativ de la aciuni punctuale la procese de afacere, organizaiile trebuie s adopte soluii integrate i colaborative, care s se adapteze strategiilor de distribuie i care s includ i funcionaliti de suport decizional. Un adevrat pachet integrat are aplicaiile proiectate de la nceput pentru a lucra mpreun: acestea partajeaz acelai model de informaii i informatizeaz procesele de business la nivelul ntregii organizaii. Principalele avantaje pe care o suit de aplicaii integrate trebuie s le ofere beneficiarilor sunt: 118

reducerea costurilor pe termen lung; creterea eficienei operaionale; returnarea rapid a investiiilor n IT; migrarea mai rapid la modele de e-business. Pentru a nelege rolul jucat de un sistem informatic integrat n funcionarea unei ntreprinderi, este necesar s se porneasc de la modelul general de organizare a unei afaceri, corespunztor majoritii ntreprinderilor de producie, comer, servicii sau a unora din sectorul financiar-bancar. Conform acestui model, orice ntreprindere este constituit din dou zone: a. Zona Back Office Din punct de vedere informatic, aceast zon se caracterizeaz prin: importana fundamental a bazei de date, care poate fi situat centralizat pe un singur server sau poate fi repartizat fizic pe mai multe servere particularitile aplicaiilor utilizate: o parte important dintre acestea reprezint programe pentru tratarea n bloc a datelor (de exemplu, tratarea n bloc a tuturor tranzaciilor unei zile de lucru). O alt parte a aplicaiilor realizeaz gestiunea tranzaciilor i au ca scop tratarea simultan a unor cereri din partea unui numr mare de utilizatori. importana critic a prelucrrilor realizate, de care depinde ntreaga activitate a ntreprinderii. centralizarea pe un numr redus de servere pe care ruleaz sisteme de operare dedicate. Cea mai apreciat calitate a unui sistem de Back Office o reprezint coerena i integritatea datelor. De asemenea, disponibilitatea continu a sistemului i continuitatea serviciilor (chiar i n caz de cderi sau defeciuni) sunt caracteristici eseniale ale oricrei aplicaii Back Office. n cazul ntreprinderilor moderne, aplicaiile Back Office garanteaz nsi funcionarea ntreprinderii, de aceea se impune existena unui sistem de nalt securitate a datelor, att la nivel fizic, ct i la nivelul drepturilor de acces. b. Zona Front Office Aplicaiile Front Office sunt acele produse pe care ntreprinderea le ofer clienilor astfel nct s asigure servicii rapide. Principalele cerine la care trebuie s rspund o aplicaie Front Office sunt: gestiunea relaiilor cu clienii (Customer Relationship Management, CRM) cuprinde instrumente de administrare a clienilor (consultarea dosarelor clienilor, culegerea de informaii referitoare la operaiile efectuate de clieni pentru a le trimite spre procesare aplicaiilor Back Office), precum i instrumente de asistare a clienilor (evaluarea n funcie de o serie de criterii, asisten n configurarea cererii i alte forme de asistare interactiv a clienilor). Evaluarea clienilor dup o serie de criterii (scoring) permite stabilirea gradului n care un client sau un proiect poate satisface sau nu condiiile prevzute (de exemplu, pentru acordarea unui credit). Aplicaiile de asisten n configurarea cererii au ca scop propunerea, pe baza catalogului furnizorului i a rspunsurilor la un set de ntrebri, variantele de ofert cele mai adecvate la cererile exprimate de client. gestiunea agenilor de vnzri are ca scop gestiunea agenilor de vnzri sub mai multe aspecte: cota din vnzrile totale, performanele, realizarea cifrei de afaceri individuale i colective, obinerea rezultatelor consolidate etc. gestiunea clienilor face parte din aplicaiile Front Office puse la dispoziia centrelor de asisten din teritoriu i utilizeaz tehnologii de integrare cu reeaua telefonic. instrumente de asistare a deciziei reprezint o consecin a prezenei celorlalte tipuri de aplicaii menionate la nivelul fiecrei agenii sau centru de vnzri. Sunt avute n vedere instrumente de cutare i extragere de date, precum i aplicaii SIAD (Sistem Interactiv de Asistare a Deciziei). 119

Gestiunea reelei de agenii este un complement al aplicaiilor Back Office aprut datorit numrului mare de agenii i centre de vnzri ale ntreprinderilor mari, mai ales multinaionale. Aceast reea poate cuprinde sucursale proprii, concesionari sau ali ageni comerciali. n ultima vreme, acestor dou zone ale ntreprinderii li s-au mai adugat altele dou: c. Zona Middle Office Este o zon greu de definit la nivel fizic , care a primit n timp dou accepiuni diferite: ntr-o prim accepiune, aceasta reprezint zona de Back Office prezent n cadrul fiecrei agenii sau centru de vnzri, zona situat fizic n Fron Office, dar ndeplinete funcii de Back Office; n a doua accepiune, aceasta reprezint componentele intermediare ale ntreprinderii, cu rol de interfa ntre Front Office i Back Office, pentru gestiunea reelei i transmiterea datelor ctre aplicaiile centrale (aflate n Back Office). Din punct de vedere informatic, aplicaiile de tip Middle Office sunt cele care alimenteaz componentele menionate anterior. n condiiile dezvoltrii unei arhitecturi client-server pe trei nivele (server central, servere agenie i staii de lucru), componentele Middle Office ale sistemelor informatice se pot gsi att pe serverele de agenie, ct i pe serverul central. d. Zona Web Office Procesarea tranzaciilor generate de serviciile la distan s-a realizat mult vreme separat de restul sistemului informatic. n prezent, tehnologia World Wide Web a introdus o nou dimensiune a ntreprinderii, numit generic Web Office, care completeaz Front Office i Back Office i d posibilitatea conectrii la sistemul informatic al ntreprinderii din orice punct de pe glob. Prin Web Office se integreaz mai multe tipuri de aplicaii: aplicaii interne ale ntreprinderii destinate exclusiv personalului din ntreprindere, accesul din afar fiind oprit n general prin aplicaii de tip firewall. Aceste aplicaii pot furniza servicii multiple: coordonarea i gestiunea proiectelor, mesagerie intern, agend de grup, diverse tipuri de urmrire la distan a activitii, videoconferin, etc. Se folosesc tehnologii Intranet care presupun utilizarea tehnologiilor Internet mpreun cu produse de securitate care s protejeze domeniul i s blocheze accesul neautorizat din interior sau din afar. aplicaii accesibile partenerilor destinate partenerilor n sens larg (furnizori, clieni, reseller-i, consultani etc.) utilizeaz servere Extranet i ofer servicii echivalente cu aplicaiile interne, dar destinate utilizatorilor externi ai ntreprinderii. aplicaii accesibile publicului larg asigur accesul public la serviciile ntreprinderii, serverele Internet realiznd o extindere a activitii ntreprinderii spre staiile de lucru ale partenerilor prin intermediul cataloagelor on-line cu imagini ale produselor, plilor securizate prin carte de credit sau portofel electronic etc. Nivelul de securitate al componentelor Intranet, Extranet i Intranet este diferit, dar nu trebuie neglijat pentru nici una dintre aceste trei zone. Este de dorit s se asigure protecia datelor de consultat i s se identifice n orice moment persoanele care navigheaz. Acest lucru poate fi realizat prin oferta de abonamente pentru accesul la informaii, abonamente care pot fi gratuite sau nu, n funcie de serviciile oferite. Problema integrrii sistemelor informatice existente n cadrul unei ntreprinderi este greu de formalizat deoarece pleac de la situaii foarte diferite. n principal, integrarea sistemelor informatice conduce la apariia a dou mari tipuri de probleme: tehnice i informaionale. a. Problemele tehnice sunt datorate eterogenitii soluiilor hardware i software i diversitii tehnologiilor utilizate de diversele sisteme informatice din cadrul ntreprinderii. Problemele tehnice genereaz o discontinuitate de comunicaie ntre sistemele informatice. 120

Pentru rezolvarea acestei probleme, companiile furnizoare de soluii hardware i software au un aport important, acestea fiind direct interesate de succesul integrrii propriilor produse cu produsele altor companii. b. Problemele informaionale sunt datorate inconsistenei datelor i duc la apariia unei discontinuiti semantice i structurale ntre sistemele informaionale. Inconsistena datelor este rezultatul modului n care au fost dezvoltate aplicaiile informatice. La realizarea acestor aplicaii s-a ignorat c ar putea exista alte aplicaii care s necesite acces la datele create sau ntreinute de aplicaia respectiv. Alte cauze ale inconsistenei datelor sunt lipsa unei terminologii standard la nivelul ntreprinderii de definire a conceptelor i proceselor de afaceri i faptul c sistemele care utilizeaz o tehnologii nvechite (sistemele motenite) nu au implementate mecanisme riguroase pentru declararea i constrngerea respectrii regulilor de afaceri. Soluionarea inconsistenei datelor presupune: 1. Identificarea discrepanelor i conflictelor posibile care apar datorit reprezentrii n mod diferit a unor date similare n sisteme diferite, lucru care poate conduce la conflicte. Diferenele pot fi: de nume; de natur i dimensiune; de domeniu sau diferene structurale; 2. Stabilirea de norme pentru soluionarea inconsistenelor prin: utilizarea uneia din valorile inconsistente fr avertizarea utilizatorului; prezentarea tuturor valorilor inconsistente utilizatorului, indicnd sursa informaiilor i lsnd la latitudinea utilizatorului soluionarea problemei. utilizarea celei mai recente valori, pe baza unei mrci de timp care indic momentul actualizrii informaiei utilizarea informaiei din sistemul cel mai de ncredere, pe baza evalurii gradului de ncredere al datelor din diferite aplicaii. utilizarea unei mrimi agregate pe baza valorilor inconsistente (medie aritmetic, minim, maxim etc). O alternativ ar fi includerea n logica de acces la datele unei aplicaii de alte aplicaii, respectiv n logica de migrare a datelor dintr-o aplicaie n alta, a mecanismelor de tratare a conflictelor. De exemplu, pot fi utilizate tabele de coresponden sau formule de conversie, precum i mecanisme de implementare a politicilor de soluionare a inconsistenei datelor .

8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR INFORMAIONALE Punctele cheie ale tehnologiilor informaionale reprezint formulri care stabilesc modul de conectare, distribuire i structurare a informaiilor i desfurare a tehnologiilor informaionale n cadrul firmei. Aceste puncte cheie sunt rezultatul considerrii informaiilor i tehnologiilor ca implicaii ale contextului strategic al firmei. Punctele cheie ale tehnologiilor informaionale exprim scopul strategic al tehnologiilor informaionale i identific modurile prin care firma trebuie: s conduc sau s urmreasc dezvoltarea tehnologiilor informaionale n domeniul su de activitate (de exemplu, rolul tehnologiilor informaionale i nivelul necesar al investiiilor n cazul concurenilor direci); s efectueze procese electronice de tranzacionare; 121

s conecteze i s mpart surse i sisteme de informaii n cadrul diferitelor compartimente ale sale; s conecteze i s mpart surse i sisteme de informaii ntr-un mediu extins (clieni, furnizori, aliai strategici); s pstreze arhitectura curent a tehnologiilor informaionale n interiorul su; s acceseze, s utilizeze i s standardizeze diferitele tipuri de informaii (financiare, despre produse, despre clieni); s identifice msurile necesare pentru evaluarea cifrei de afaceri cu ajutorul tehnologiilor informaionale. De exemplu, atenia firmei asupra relaiilor cu clienii i asupra experienei acestora conduce la o serie de puncte cheie ale tehnologiilor informaionale, printre care: informaiile despre clieni trebuie pstrate ntr-o form logic i accesibil att clienilor, ct i personalului, n orice moment i n orice loc; unei bnci i este necesar o arhitectur logic pentru hardware, software, comunicaii i informaii, ca baz pentru infrastructura i serviciile cu aceeai capacitate pentru oricare client; punctele de legtur a clienilor cu firma (reprezentane, servicii telefonice, accesul la calculator) trebuie s asigure o interfa puternic cu lumea exterioar; reeaua firmei trebuie s asigure clienilor accesul la o serie de aplicaii eseniale. Sunt identificate puncte cheie pentru fiecare dintre cele cinci aspecte majore ale importanei investiiilor pe termen lung: a) rezultatele dorite din investiiile firmei n tehnologii1e informaionale; b) accesarea i utilizarea informaiilor; c) resursele hardware i software; d) capacitile i serviciile legate de comunicaii; e) arhitectura i standardele tehnologiilor informaionale. a) Rezultate ateptate din investiiile n tehnologii informaionale n cadrul firmei. Acestea sunt: tehnologiile informaionale sunt utilizate pentru reducerea costurilor; tehnologiile informaionale sunt privite ca un furnizor de servicii concentrat asupra satisfacerii nevoilor utilizatorilor finali; tehnologiile informaionale trebuie s mbunteasc nivelul serviciilor furnizate clienilor; serviciile i produsele depind n mod continuu de investiiile n tehnologiile de vrf; trebuie urmrit dezvoltarea activitilor inovatoare i a aplicaiilor de marketing privind tehnologiile de vrf. b) Accesarea i utilizarea informaiilor urmrete ca: utilitatea informaiilor trebuie recunoscut i imediat ce se obin informaiile, acestea trebuie stocate pentru a nu se pierde; n afaceri, diversele procese i sisteme trebuie s asigure culegerea i pstrarea informaiilor financiare i comerciale; s existe un punct de vedere comun al tuturor clienilor firmei; utilizatorii, n activitatea de teren trebuie s aib acces la aceleai date ca i atunci cnd sunt la birou; principalii clieni ai serviciilor oferite de ctre firm trebuie s aib acces la informaii complete privind relaiile firmei cu toi clienii si. c) Resursele hardware i software vor viza: transferul ntre resursele hardware i software, care poate determina schimbri globale n cadrul firmei; tranzaciile curente se realizeaz prin procese electronice: forma tehnologiilor informaionale care trebuie s aduc managerilor i personalului care lucreaz n mod direct cu aceste aplicaii capacitatea de a rezolva rapid orice sarcina complex; noile sisteme care vor trebui s creeze baza prin care s se poat efectua schimbri majore asupra noilor servicii. 122

d) Capacitile i serviciile legate de comunicaii urmresc ca: reeaua ntregii firme s permit accesul la aplicaiile eseniale privind furnizarea de servicii clienilor; reeaua firmei s permit organizarea de videoconferine; s fie permis accesul la Internet prin reeaua de comunicaii; comunicarea cu exteriorul, mai ales cu clienii, trebuie s fie posibil oricnd i oriunde, n special privind comerul electronic i prestarea de servicii. e) Arhitectura i standardele tehnologiilor informaionale trebuie la rndul lor s vizeze: o anumit form a tehnologiilor informaionale, cupnnznd doar hardware-ul, software-ul i echipamentele de legtur; o standardizare a datelor financiare i comerciale; stabilirea de standarde pentru hardware i software pentru a reduce incompatibilitile i costurile suplimentare; meninerea unei liste scurte a produselor i productorilor pentru fiecare categorie de tehnologie n parte; realizarea unei centralizri a principalilor productori, pentru minimizarea costurilor, pentru asigurarea unei consistene i pentru organizarea unui control riguros. Numrul punctelor cheie privind tehnologiile informaionale variaz n cadrul firmei, depinznd de limitele activitii desfurate. Informativ, s urmrim cteva exemple ale punctelor cheie privind tehnologiile informaionale de la firme din diverse domenii industriale: o firm n curs de dezvoltare n domeniul buturilor produciei de bunuri. Informaiile sumare privind producia, vnzrile, marketingul, distribuia i managementul financiar pot fi accesibile managerilor ntr-un timp foarte scurt (nu mai mult de 2 ore) i pot fi uor de utilizat n luarea deciziilor; o banc aflat ntr-o etap de expansiune pe piee externe. Procesele legate de tranzacii i interfa vor fi folosite pe teritoriul a mai multe ri, unde banca are deschise filiale; o firm puternic concentrat pe produse inovatoare. Reeaua firmei trebuie s permit organizarea de videoconferine; o firm internaional. Informaiile relevante trebuie s fie prezentate ntr-o form logic, pentru a uura accesul la ele. Aceste informaii vor face posibil un mai bun management al clienilor, furnizorilor, materiilor prime etc., deci un management financiar adecvat. Analiza contextului strategic diferit al acestor mari firme poate conduce la opinii diferite privind infrastructura tehnologiilor informaionale i calitatea acestora.

8.6 UTILIZAREA STRATEGIC A TEHNOLOGIILOR INFORMAIONALE Tehnologiile informaionale reprezint elementul comun al dezvoltrii i al competiiei ntre toate tipurile de afaceri, de la micii comerciani la marile firme prestatoare de servicii. Multe firme au realizat investiii masive n tehnologiile informaionale i au devenit dependente de acestea. n majoritatea cazurilor, asemenea investiii n sisteme informaionale exist de civa ani buni. De exemplu, sistemul privind rezervrile de bilete la o firm de linii aeriene are un program de baz ce a fost realizat la mijlocul anilor 60. Pe de alt parte, n multe cazuri, avantajele ce se pot obine dintr-o investiie n tehnologii informaionale pot avea o durat scurt de via, acest lucru fiind valabil mai ales pentru produsele de baz ale tehnologiilor informaionale. De exemplu, de cele mai multe ori, jocurile pe calculator se menin n actualitate doar 3-6 luni, din cauza concurenei n domeniu. Totui, avantajele poteniale ce se pot obine conduc la diferene enorme pe pia, chiar dac investiiile sunt mari. Tehnologiile informaionale influeneaz att operaiunile interne din cadrul unei firme, ct i produsele sau serviciile oferite de aceasta. Operaiunile interne pot include procesarea tradiional de 123

date i funciile de comunicare. Produsele i serviciile oferite pot varia de la tehnologii informaionale pentru echipamentele de producie pn la servicii software de baz. De mult vreme, managerii privesc tehnologiile informaionale ca pe un instrument contabil, sau ca pe o surs de date pentru luarea deciziilor. Astzi, accentul se pune mai degrab pe sistemele operaionale, prin intermediul crora se deruleaz efectiv tranzacii economice, dect pe sisteme care se limiteaz la observarea i msurarea rezultatelor acestor tranzacii. Utilizarea tehnologiilor informaionale ca metod de obinere a unor avantaje competitive se situa pe primul loc n anii 90, iar corelarea sistemelor informaionale cu obiectivele firmei ocupa locul al doilea. Sistemele informaionale au devenit adevrate instrumente de lupt concurenial n arsenalul firmei. n al doilea rnd, accentul se pune pe sistemele implementate, n care calculatoarele devin o parte a produselor tradiionale. De exemplu, sistemele de aprindere la automobile sunt acum controlate de microcalculatoare. Exist anumite activiti total dependente de sistemele informaionale. Liniile aeriene se bazeaz pe tehnologii informaionale avansate necesare pentru rezervri, pentru programarea i optimizarea rutelor, pentru facturri, pentru antrenamente de zbor, pentru controlul traficului aerian etc. Bncile, de asemenea, utilizeaz de mult vreme tehnologiile informaionale. La nceputul anilor 50, metoda de imprimare a cecurilor cu cerneal magnetic pentru recunoaterea caracterelor a constituit un precursor al funciilor tehnologiei informaionale electronice, funcii ce includ acum roboi telefonici, transferuri electronice de fonduri, operaii extinse cu carduri de credit, operaii de schimb valutar. Interesul n planificarea strategic a utilizrii tehnologiei informaionale continu s creasc, pe msur ce noile produse i noul mediu de afaceri creeaz noi oportuniti. Organizaii precum American Express sau General Motors au fost impulsionate s-i stabileasc strategiile, pentru a dezvolta tehnologia informaional, nu numai prin nelegerea dependenei de aceasta, dar i prin recunoaterea ameninrilor concurenei i a oportunitilor pe care le ofer. Exemple privind aplicarea strategic a tehnologiilor informaionale sunt prezentate n continuare: n anul 1977, SRI International i Merrill Lynch au dezvoltat mpreun conceptul de management al lichiditilor, care presupune folosirea calculatorului i a tehnologiilor comunicaionale pentru a asigura noi categorii de servicii pentru investitori i, astfel, au acaparat cea mai mare parte a activitii de investiii a clienilor lor. Le-au trebuit aproape 7 ani concurenilor acestora pentru a oferi servicii asemntoare, perioad suficient pentru ca Merrill Lynch s devin lider pe pia; Conceptul tehnologiilor informaionale privind inter-schimbul de date electronice a mbuntit considerabil eficiena metodei just in time; de fapt, prin unirea furnizorilor, productorilor, distribuitorilor i comercianilor, inter-schimburile de date electronice revoluioneaz procesul distribuirii bunurilor ctre consumatori. De exemplu, n anul 1992, Toyota a fost n msur s distribuie automobile cu accesoriile i culorile preferate de clieni dup numai cinci zile de la preluarea comenzii, iar apoi alte firme din domeniu au aplicat aceast metod; industria productorilor de confecii s-a orientat spre modele de calculatoare ce ofer sprijin pentru mbuntirea vitezei cu care se modific produsele, n conformitate cu schimbrile de stil sau cu preferinele specifice ale comercianilor; mai mult, aceti productori se bazeaz pe controlul efectuat de calculatoare asupra aparaturii specifice. Firmele cele mai competitive utilizeaz pe scar larg sisteme de distribuire a produselor cu ajutorul calculatoarelor - i comunicaiilor -pentru optimizarea vitezei cu care sunt distribuite mrfurile pe pieele de desfacere. firmele de cercetare pe baze tiinifice a pieei folosesc n mod curent calculatoare, productorii din industria chimic i farmaceutic folosesc tehnici de modelare pe calculator a noilor preparate chimice i a medicamentelor. Modelele grafice sunt utilizate de proiectanii avioanelor, automobilelor i navelor, pentru a dezvolta pe calculator noi configuraii i pentru a scurta perioada de testare a caracteristicilor de operare la numai cteva zile, n loc de luni sau ani, ct dura cu modelele fizice; 124

un lan de fast-food-uri din Statele Unite s-a numrat printre primele firme care au instalat un sistem de comunicaie pentru a crete abilitatea de a-i controla operaiile desfurate pe o arie extins. Aceeai firm a fost printre primele care au folosit calculatoare bazate pe sisteme expert pentru a stabili turele angajailor n regim part-time n aa fel nct s se asigure o acoperire total a programului de lucru; firma Soup Campbell, cu o puternic activitate de marketing, a folosit sistemele informaionale pentru a-i perfeciona analizele de marketing. n loc s abordeze vnzrile la scar naional, Campbell a adunat date despre eficiena vnzrilor, pentru fiecare produs n parte, de pe fiecare pia local. Astfel, a fost n msur s realizeze modele precise ale dinamicii pieei, avnd n vedere aspecte legate de dependena clienilor de produsele proprii i de cele ale concurenei. De asemenea, poate corela aceste modele cu aciunile promoionale corespunztoare de pe pieele locale specifice. Aceste sisteme furnizeaz informaii detaliate i la timp despre produsele i aciunile ce contribuie cel mai mult la obinerea profitului; n anul 1983, n contextul unor probleme economice i al unor sisteme depite, proiectate pentru producii de volum mare, Jaguar P.L.C. a luat o decizie strategic de a investi ntr-un sistem de producere integrat, pentru a susine un volum redus de producie a mainilor de lux. Sistemul include distribuirea just in time a componentelor de la furnizori i un sistem nchis ce permitea tuturor operaiilor sale s retransmit informaiile n cadrul procesului. Jaguar crediteaz acest sistem sprijinind poziia sa competitiv i succesul su financiar i mbuntind calitatea produselor. Sunt tot mai multe exemplele privind vnzarea cu amnuntul a unor produse i servicii. n trecut, doar n cteva ri existau familii n care ambii soi lucrau, iar acum acestea, larg rspndite determin abordri noi, diferite privind piaa, consumatorii, comportamentul cumprtorilor care s-a modificat, iar consumatorii sunt mult mai pretenioi. Toate aceste considerente i evoluii au determinat dezvoltarea modalitilor de evaluare a preferinelor consumatorilor i de satisfacere imediat a nevoilor familiilor. Comerul electronic, a crui utilizare este n continu cretere, este o metod tehnologic complet de prezentare a informaiilor i a produselor ctre clieni, de nregistrare a preferinelor acestora, de transmitere a informaiilor ctre productori etc. n acelai timp, are loc distribuirea fizic de bunuri ctre consumatori i se nregistreaz informaii detaliate de marketing. Competiia online devine simbolul viitorului.

8.6.1 Ipostaze n utilizarea tehnologiilor informaionale

Experiena multor firme multinaionale arat c, din punctul de vedere al utilizrii competitive a tehnologiilor informaionale, firmele se afl n una din cele trei ipostaze fundamentale: de adoptare, de adaptare sau de invenie. a) Firmele aflate n ipostaza de adoptare sunt doar utilizatori ai tehnologiilor informaionale. Ei sunt simpli cumprtori i nu experimenteaz dect aplicaiile de rutin ale sistemelor achiziionate. De obicei, obiectivul lor este de a supravieui pe termen scurt, sau doar de a-i ajunge pe concureni. La acest nivel, orice firm i poate crete avantajele prin aplicaii adecvate ale produselor tehnologiilor informaionale, dar majoritatea acestor firme trebuie s-i creeze un fundament tehnologic de baz. Asemenea firme pot fi ntlnite n ramurile stagnante ale industriei, n economiile aflate n recesiune sau pot fi firme cu resurse de capital insuficiente. Totui, o organizaie poate s ajung ntr-o astfel de poziie doar printr-un management deficitar, care nu recunoate valoarea competitiv a tehnologiilor informaionale. n astfel de cazuri, soluia o poate constitui o contientizare crescut, din partea managementului a schimbrilor competitive ce pot fi aduse de obinerea unui avantaj tehnologic. Pentru a achiziiona resurse IT cu costuri minime, o firm poate s achiziioneze pachete de aplicaii software, s foloseasc un birou de serviciu sau s angajeze temporar un personal calificat. Toate alternativele de afaceri pot include fuziunea cu un competitor, vinderea firmei unei firme avansate din punct de vedere tehnologic (sau uneia cu mari resurse financiare), sau achiziionarea unei firme mai mici, dar mai avansat din punct de vedere al tehnologiilor informaionale utilizate. 125

b) Firmele aflate n ipostaza de adaptare sunt acelea care au fcut deja din tehnologiile informaionale un element esenial al activitii lor de planificare. Ele au pregtirea, capacitatea i fondurile necesare pentru a dezvolta proiecte proprii. Aceste firme au relaii apropiate cu productorii, ceea ce le permite obinerea unui avantaj n care sincronizarea este decisiv. Firmele aflate n ipostaza de adaptare folosesc, n general, tehnologiile informaionale la un nivel apropiat de cel al concurenilor. Dei investesc semnificativ n meninerea i dezvoltarea aplicaiilor curente, se concentreaz i asupra adaptrii unor tehnologii noi prin expansiune i inovare. Frecvent, aceste firme investesc n cercetarea aplicat pentru inovarea produselor sau proceselor tehnologice. Firmele aflate n aceast situaie se gsesc pe pieele n expansiune i se confrunt cu o concuren puternic din partea firmelor cu schimbri dinamice ale produselor i serviciilor. De obicei profitabile, cu o putere financiar competiional, aceste firme caut achiziii care s le aduc noi piee de desfacere. Formal i informal, firmele utilizeaz ultimele tehnologii aprute, adesea pstrnd consultanii externi pentru a asigura o prere obiectiv asupra poziiei lor, sau pentru a introduce noi concepte. Managementul superior n cadrul unor astfel de firme recunoate valorile competitive ale tehnologiilor informaionale i se implic el nsui n procesul de planificare. c) Firmele aflate n ipostaza de invenie sunt creatoare de tehnologii. Asemenea firme caut oportuniti unice, care presupun ndeprtarea semnificativ de la practicile curente sau folosirea tehnologiilor informaionale de ultim or. Succesul lor provine din abilitatea de a depi competiia i de a ctiga avantaje semnificative sau din capacitatea de a crea noi piee. Firmele i menin avantajele prin intermediul cercetrii i dezvoltrii - prin participarea la descoperirea i utilizarea de instrumente, tehnici i produse ale tehnologiilor informaionale avansate. Ele nu se tem s se abat de la practicile curente sau s urmreasc o transformare fundamental a produselor sau proceselor tehnologice. Asemenea firme sunt lideri agresivi n ramuri dinamice, care experimenteaz produse volatile. Pe lng cheltuielile cu cercetarea, strategiile lor includ ncurajarea managementului n sensul utilizrii noilor tehnologii, al crerii unor firme secundare care s se ocupe de produsele i serviciile noi i n sensul asocierii cu liderii n tehnologii pentru dezvoltarea noilor produse. Aceste firme se ntlnesc n sectoare diverse ale industriei tehnologiilor informaionale (productorii de calculatoare, de software etc.). Totui, a fi inventiv sau inovator nu este suficient. Este necesar abilitatea de a interpreta cerinele pieei i de a aduce produsele i/sau serviciile pe pia n timp util i la costuri competitive. O firm individual se poate ncadra n oricare dintre cele trei ipostaze, de adoptare, de adaptare i de invenie, n acord cu liniile de produse i corespunztor aplicaiilor tehnologiei informaionale n aceste domenii. Obiectivul este de a efectua aplicaiile conform cu nevoile firmei, cutnd s dezvolte resursele, pentru a obine avantaje competitive.

8.6.2 Etapele dezvoltrii tehnologiilor informaionale

Firmele i pot maximiza beneficiile obinute din tehnologiile informaionale parcurgnd dou etape de dezvoltare a tehnologiilor, dup cum urmeaz: 1. Etapa de evaluare const n: a) evaluarea poziiei adoptat i a metodei folosite de concureni; b) evaluarea poziiei firmei privind tehnologiile informaionale curente; c) nelegerea modurilor n care tehnologiile informaionale pot fa aplicate la realizarea sau mbuntirea strategiei de afaceri a firmei; d) estimarea factorilor de mediu ce reflect schimbrile n structura industriei, preferinele consumatorilor, dezvoltarea utilizarea tehnologiilor i condiiile economice globale. 2. Etapa planificrii/dezvoltrii/implementrii presupune: a) identificarea principalelor pericole i oportuniti. 126

b) dezvoltarea unei strategii privind tehnologiile informaional pentru a obine avantaje competiionale; c) dezvoltarea unei infrastructuri de implementare; d) elaborarea detaliilor planificrii i implementrii; e) Instalarea de aplicaii strategice sau introducerea produselor p pia; f) evaluarea rezultatelor obinute din investiiile n domeniu. Pentru o utilizare cu succes a tehnologiilor informaionale n vedere obinerii de avantaje competitive, firma trebuie s repete aceste dou etape n mod continuu. Majoritatea firmelor experimenteaz unul sau mai muli pai enumerai anterior, dar cu diferene considerabile n modul de aplicare. Evaluarea obiectiv a poziiei firmei vis-a-vis de concuren, a abilitii sale de a utiliza tehnologiile informaionale reprezint chei pentru a face fa pericolelor ce pot aprea din partea concurenilor. Fiecare pas al etapelor de dezvoltare a tehnologiilor informaionale asigur o capacitate vital de a lua deciziile de management i o utilizare perfecionat a tehnologiilor. O strategie de succes privind tehnologiile este integrat n strategia global de afaceri a firmei. Investirea eficient resurselor firmei este necesar pentru obinerea unei poziii mai avantajoase. Dup cum se va arta n continuare, investitorii trebuie, de asemenea, s fie pregtii s-i defineasc beneficiile ateptate din investii i s se asigure c acestea vor fi ntr-adevr obinute.

8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru obinerea avantajelor competitive

Indiferent dac managerii de la nivelele ierarhice superioare neleg sau nu tehnologiile informaionale, ei pot s neleag, n general, aspectele economice ale domeniului lor de activitate i eventualele pericole din partea concurenei. Din acest motiv, o analiz a acestor pericole este o bun cale de a atrage atenia conducerii asupra rezultatelor i nevoilor. 1 Paii etapei de evaluare Pentru a obine avantaje pe pia prin alicarea tehnologiilor informaionale, trebuie parcuri urmtorii pai care concur la realizarea strategiei de dezvoltare i implementare a tehnologiilor: a) evaluarea poziiei i a metodei utilizate de concureni; b) evaluarea poziiei curente a firmei fa de tehnologiile informaionale; c) nelegerea modului de aplicare a tehnologiilor informaionale; d) evaluarea factorilor de influen. a) Evaluarea poziiei i a metodei utilizate de concureni. Ameninrile concurenei asupra produselor i serviciilor firmei, corelate cu tehnologiile informaionale, pot proveni din cteva surse primare i secundare. Mai nti este necesar nelegerea domeniului n care firma i desfoar activitatea i a mediului competitiv al acestui domeniu. Astfel, sunt necesare: identificarea i descrierea punctelor slabe sau tari ale produselor sau serviciilor principalilor concureni; identificarea i caracterizarea aplicaiilor majore ale tehnologiilor informaionale; identificarea puterii tehnice i financiare i a abilitii principalilor concureni de a investi n tehnologii informaionale. Aceste informaii trebuie actualizate cel puin o dat pe an i aduse la cunotina conducerii, pentru a asigura acesteia suportul necesar procesului de luare a deciziilor. Este posibil s se afle despre utilizarea tehnologiilor informaionale de ctre concureni prin observri externe. Pot fi adunate suficiente date publice despre poziia concurenilor, astfel nct s nu fie nevoie de un spionaj n acest sens. Articolele de specialitate din domeniul comercial descriu utilizarea inovativ a tehnologiilor informaionale de ctre anumite firme. Clienii, productorii i distribuitorii afl rapid despre noile aplicaii, iar studierea acestora poate dezvlui modul n care sunt utilizate noile tehnologii. Produsele sau serviciile noi pot fi analizate pentru a se identifica eventualele 127

tehnologii nou introduse, sau pentru a detecta utilizri noi ale tehnologiilor deja existente. Noii angajai pot fi chestionai la angajarea ntr-o firm. Pe scurt, analiza acestor surse poate asigura o nelegere solid a modurilor n care concurena utilizeaz tehnologiile informaionale. b) Evaluarea poziiei curente a firmei fa de tehnologiile informaionale. Evaluarea poziiei fa de tehnologiile informaionale necesit un punct de vedere obiectiv privind utilizarea de ctre firm a acestor tehnologii i capacitatea firmei de a devansa competiia. Evaluarea trebuie s depeasc eventualele atitudini defensive ale departamentelor din cadrul firmei, responsabile de dezvoltarea aplicaiilor din domeniul tehnologiei informaionale. Din acest motiv, evaluarea ar trebui s fie responsabilitatea fie a unui grup independent din cadrul firmei, fie a unui consultant cu o bun pregtire n domeniu. Mai nti, evaluatorii trebuie s schematizeze proiectul de implementare a tehnologiilor sau produselor informaionale, care vor fi folosite, evideniind problemele care pot afecta capacitatea aplicaiei de a-i ndeplini obiectivele. Acest proiect de implementare a tehnologiilor trebuie s includ funciile aplicaiei, performanele sale n satisfacerea nevoilor existente sau poteniale, nivelul tehnologiei, vrsta aplicaiei software i mentenana i flexibilitatea acesteia, hardware-ul calculatoarelor, telecomunicaiile, personalul i alte resurse utilizate n cadrul acestei aplicaii. Apoi, evaluatorii trebuie s determine aptitudinile i experiena programatorilor i metodele i instrumentele folosite pentru proiectarea i implementarea aplicaiilor. Trebuie evaluate cunotinele personalului privind funciile fiecrei aplicaii, precum i instrumentele tehnologiilor informaionale. Evaluatorii trebuie s fie la curent cu proiectele de dezvoltare, pentru a putea determina aptitudinile programatorilor de a realiza proiecte de management i capacitatea acestora de a nelege nevoile utilizatorilor. n final, evaluatorii trebuie s creeze o imagine a poziiei firmei fa de tehnologiile informaionale i s realizeze o comparaie estimativ a acestei poziii fa de cea a concurenilor. c) nelegerea modului de aplicare a tehnologiilor informaionale. Acest pas necesit cunoaterea activitilor desfurate de firm, a produselor, serviciilor, a specificului de activitate etc. La fel de important este i obinerea unei perspective clare asupra produselor i serviciilor firmei i asupra evoluiilor majore de pe pia. Principalele sarcini sunt: analiza tehnologiilor informaionale existente care pot fi utilizate pentru obinerea unui avantaj competitiv n prezent; analiza unor modificri anticipate n tehnologiile informaionale sau a unor noi dezvoltri ale acestora, care pot fi utilizate pentru obinerea de avantaje competitive peste trei sau cinci ani; identificarea potenialelor aplicaii ale tehnologiilor curente sau viitoare i modul n care aceste aplicaii pot afecta concurena; identificarea potenialelor schimbri n aplicaiile curente, generate de cererea de pe pia sau de dezvoltarea tehnologiilor. Pentru firmele ce nu sunt implicate n afaceri cu calculatoare sau telecomunicaii, aceste sarcini necesit asistena unor analiti i ingineri specializai n sisteme informaionale, care sunt capabili s conceap noi utilizri pentru tehnologiile informaionale. Firmele implicate n activiti privind tehnologiile informaionale vor avea nevoie de serviciile unor cercettori tiinifici i specialiti de marketing. d) Evaluarea factorilor de influen. Mediul de operare prezint o serie de pericole i oportuniti. Elementele principale de analizat aici sunt: tehnologia, structura domeniului i factorii externi economici i politici. Estimarea schimbrilor de tehnologie se va face att pe termen scurt, ct i pe termen lung. Managementul are nevoie de aceast capacitate pentru a evalua alternativele de investiii. De aceea, edinele informative trebuie s aib loc periodic pentru a se putea lua rapid decizii cnd apar opiuni noi. Eventualele utilizri de tehnologii informaionale pot fi estimate pentru trei-cinci ani, perioad suficient pentru a dezvolta aplicaiile. Productorii i vnztorii de calculatoare i telecomunicaii au nevoie chiar de mai muli ani pentru a face estimri, datorit faptului c ciclul de producie n aceste domenii se ntinde pe o perioad mult mai lung. Schimbrile n structura industriei pot fi analizate conform modelului lui Michael E. Porter din anul 1985, care examineaz modificrile n rndul 128

cumprtorilor, furnizorilor, productorilor, produselor substituente i noile apariii pentru a evalua impactul lor asupra lanului valoric i asupra caracteristicilor produselor i serviciilor. Alte elemente importante pentru urmrirea mediului extern sunt climatul legislativ i politic, efectele economiei globale asupra balanei comerciale, asupra investiiilor etc. Asemenea factori extern pot influena abilitatea organizaiilor de a finaliza planurile de investiii sau necesitatea de a investi ntr-un mediu concurenial n schimbare. 2 Paii etapei de planificare/dezvoltare/implementare Aceast etap de planificare/dezvoltare/implementare presupune parcurgerea urmtorilor pai: a) identificarea principalelor pericole i oportuniti; b) dezvoltarea unei strategii privind tehnologiile informaionale; c) dezvoltarea unei infrastructuri de implementare a proiectelor; d) elaborarea unei planificri i implementri detaliate; e) testarea pieei; f) evaluarea rezultatelor obinute din investiii; g) reluarea periodic acestor pai de la a) la g). a) Identificarea principalelor pericole i oportuniti. Acest pas const n sintetizarea rezultatelor din etapa de evaluare. Utiliznd aceste rezultate, firma poate identifica domeniile n care folosirea mbuntit a tehnologiilor informaionale conduce la cele mai bune rezultate. Aceast investigaie trebuie corelat direct cu obiectivele activitii desfurate, iar dac firma are mai mult dect un domeniu de activitate, informaiile trebuie separate i trebuie efectuat o analiz pentru fiecare domeniu principal de activitate. b) Dezvoltarea unei strategii privind tehnologiile informaionale. Cunoaterea pericolelor i oportunitilor trebuie folosit, n primul rnd, la identificarea acelor domenii care necesit o atenie sporit. Trebuie descrise modalitile prin care competitorii folosesc la maxim tehnologiile informaionale n aceste domenii i, de asemenea, trebuie detaliat abilitatea firmei de a face fa concurenei. Ameninrile importante din partea altor surse trebuie tratate ntr-o manier similar. Apoi, trebuie identificate i analizate noile utilizri ale tehnologiilor informaionale avansate, pentru produse i servicii. Fiecare tip de firm, sau linie producie - aflate n postura de adaptare, de adoptare sau de inventator necesit niveluri diferite de analiz. n sfrit, trebuie identificate noile oportuniti i eventualele ci de diversificare. Aceste opiuni trebuie evaluate din punctul de vedere al strategiei ntregii firme. Pericolele ar trebui estimate n funcie de probabilitatea lor de producere i de impactul potenial asupra situaiei financiare a firmei sau asupra poziiei acesteia pe pia. De asemenea, ar trebui estimate i comparate costurile i beneficiile probabile aferente fiecrui pericol, oportunitile care trebuie evaluate avnd n vedere profitul estimat, investiiile ce trebuie realizate i impactul asupra produselor existente. n cele din urm, trebuie identificate mbuntirile infrastructurii necesare pentru a nltura pericolele sau pentru a profita de oportuniti aprute. Managementul firmei trebuie s revizuiasc rezultatele investigaiilor, s stabileasc prioritile i s aloce fonduri pentru tehno1ogii informaionale mai avansate i pentru dezvoltarea de aplicaii ntr-un context economic marcat de constrngeri i perspective. Pe baza prioritilor i a nivelului fondurilor stabilite iniial, poate fi creat un plan care mbunteasc infrastructura tehnologiilor informaionale, sau care dezvolte tehnologii specifice produselor sau serviciilor. Aceast mbuntire sau dezvoltare poate fi fcut prin achiziionarea de hardware i instrumente software, sau prin dezvoltare intern. Urmeaz stabilirea unei liste finale a elementelor necesare pentru dezvoltarea i implementarea tehnologiei informaionale. Anumite elemente necesit cercetare, dezvoltare iniial, sau chiar o analiz nainte ca implementarea final s fie aprobat; altele pot fi supuse direct implementrii. Ca pas final al acestui proces, trebuie specificat criteriul de msurare a performanelor. Exemple n acest sens sunt indicatorii specifici cantitativi sau calitativi privind economiile, profiturile, cash flow-ul, cota de pia, intrrile pe pia, securitatea mpotriva pericolelor din partea concurenei. 129

c) Dezvoltarea unei infrastructuri de implementare a proiectelor. Un plan general de implementare trebuie s determine atingerea obiectivelor firmei n domeniul tehnologiilor informaionale. Trebuie specificate obiectivele, strategia, interpretrile. rezultatele ateptate, punctele critice, resursele necesare. n asemenea cazuri, este necesar modificarea sistemelor informatice de dezvoltare a infrastructurii, pentru acomodarea noilor tehnologii i pentru obinerea rezultatelor dorite. Decizia de implementare a proiectelor care vor conduce firma sau unele departamente ale acesteia la niveluri tehnologice mai nalte trebuie s vizeze: resursele de personal i aptitudinile acestuia; software-ul disponibil pentru suportul aplicaiilor; calculatoarele i mijloacele de telecomunicaii; metodele i instrumentele de dezvoltare a aplicaiilor; metodele i instrumentele de planificare a controlului; resursele managementului proiectat; structura organizatoric necesar pentru a susine mbuntirile; implicarea resurselor non-tehnice. n timp ce multe firme trec prin toate etapele fundamentale ale planificrii, cteva ncearc s aplice o anumit strategie, sau s coreleze tehnologia de investiii cu rezultatele obinute. Totui, cteva firme importante aplic i unele dintre conceptele prezentate. Investiiile n tehnologii informaionale cuprind urmtoarele categorii: de baz, tactice i strategice. Firma conteaz pe programele sale strategice multianuale pentru a obine profituri nsemnate din investiiile n tehnologii informaionale. Prin creterea abilitilor sale de a utiliza tehnologiile informaionale firma acoper o multitudine de obiective. d) Elaborarea unei planificri i implementri detaliate. Dup alocarea fondurilor se poate trece la mbuntirea infrastructurii tehnologiilor informaionale i la planificarea detaliat a aplicaiilor. Acest lucru necesit muli ani de eforturi, pentru a se ajunge la rezultatele dorite. Adesea, departamentele din cadrul unei firme au interese i funcii diferite n procesul de implementare. Eforturile de dezvoltare n cadrul unei firme extinse pot fi mprite ntre cteva departamente de baz, fiecare cu misiuni i obiective diferite, iar efortul total poate avea i anumite deficiene, din mai multe puncte de vedere. e) Testarea pieei poate fi n atenia conducerii firmei dac se dorete dezvoltarea produselor. Dac aplicaia este intern, o operaie pilot este adesea folosit pentru a determina dac aplicaia satisface nevoile utilizatorilor, nainte ca implementarea s fie permis, n caz contrar se menine legtura cu furnizorul de tehnologie informaional o perioad ndelungat de timp. f) Evaluarea rezultatelor obinute din investiii. Dac dezvoltarea a rezultat dintr-o aplicaie intern a sistemului informaional, migrarea ctre noile aplicaii poate dura cteva luni. Problemele neidentificate sau necorectate n cadrul procesului de testare vor aprea de aceast dat. Evaluarea rezultatelor obinute ca urmare a acestei aplicaii nu este posibil dect dup trei sau poate ase luni. Dac s-a realizat i o modificare a profilului activitii, este necesar o perioad i mai mare de timp. Dac dezvoltarea a avut ca rezultat un serviciu sau produs nou sau mbuntit, testul de pia poate precede apariia pe pia a produsului sau serviciului respectiv. O estimare iniial a succesului sau a eecului produsului sau serviciului nou poate determina schimbri n structura bunului sau serviciului sau chiar retragerea acestuia de pe pia. O evaluare final nu este posibil dect dup cteva luni de la lansarea pe pia. Firmele trebuie s actualizeze permanent estimrile asupra rezultatelor obinute ca urmare a investiiilor n tehnologii, astfel ca informaiile s fie folosite pentru mbuntirea metodologiei de planificare. Criteriul succesului trebuie identificat n momentul n care proiectul este aprobat i trebuie aplicat utiliznd una dintre numeroasele metodologii existente pentru evaluarea beneficiilor obinute prin implementarea tehnologiei. g) Reluarea periodic a acestor pai sau cicluri este necesar pentru a pstra o poziie competitiv. Rezultatele investigaiilor i fazelor planificrii descrise anterior reprezint un plan strategic pentru utilizarea competitiv a tehnologiilor informaionale la un moment dat. 130

Este la fel de important ca estimrile competitive s fie continuate i mbuntite. Evenimentele externe pot necesita schimbri n tactic sau n produse, ceea ce reprezint un alt element de importan pentru firm.

8.7 TENDINE ALE SISTEMELOR INFORMAIONALE

Una dintre problemele cele mai atent studiate este tendina de a reflecta sistemul informaional printr-o analiz din interiorul acestuia. Astfel, se evideniaz doar ceea ce exist, n loc s se evidenieze i influenele externe care schimb att managementul firmei ct i pe cel al sistemului informaional. O parte din aceti factori externi pot avea influene importante. Structurile firmelor se schimb, pe msur ce firmele i rendreapt atenia asupra activitilor de baz. Multe firme n care, n trecut, integrarea se fcea pe vertical, astzi ncearc s scape de prile care nu sunt suficient de valoroase i achiziioneaz n schimb componente de producie. Astfel de firme se numesc firme modulare i se caracterizeaz prin investiii minime n aparatur i dispozitive, prin cumprarea i asamblarea componentelor n aa fel nct resursele s se concentreze asupra proiectrii produselor, asupra cercetrii-dezvoltrii i asupra marketingului. n categoria acestor firme intr att noile firme care s-au format pe baza acestor principii, ct i vechile firme care s-au restructurat. Firmele din toate domeniile mresc gradul de utilizare a furnizorilor externi de componente de producie. Alt nume dat acestei abordri economice este cel de firm virtual. Compania virtual este descris ca o firm care-i extinde influena ascendent prin furnizori i descendent prin canale de distribuie pn la utilizatorul final sau pn la consumator. Astfel, pe msur ce consumatorii i furnizorii devin participani importani n luarea deciziilor privind serviciile i produsele oferite de firm, angajaii devin indispensabili n mecanismul funcionrii firmei, firmele tradiionale devenind nvechite. Avnd n vedere rapiditatea ritmului de dezvoltare a serviciilor i a produselor, chiar i o meserie poate deveni adesea meserie virtual. Atributele unei firme virtuale sunt: cea mai avantajoas dintre toate, din punct de vedere al competiiei i al achiziiei; legturi electronice strnse cu partenerii de afaceri (furnizori, distribuitori etc.); parteneriate oportune, aliane n schimbare; interdependene cu colaboratorii i partenerii, ceea ce presupune existena unor relaii bazate pe ncredere; cooperarea cu furnizorii, clienii i chiar cu concurenii de peste grani. Aceste noi abordri ale arhitecturii afacerii apar din nevoia de a vedea firma i unitile de afaceri ca pe nite ntreprinderi extinse care includ att furnizorii, ct i clienii ca parte a activitii firmei. Metoda de management Just In Time (JIT) presupune ca furnizorii s aib acces direct la informaii privind nivelul stocurilor, pentru a putea programa livrrile. Furnizorii supermaketurilor i ai magazinelor de vnzare cu amnuntul au acces direct la informaii privind nivelul stocurilor i al vnzrilor realizate de clienii lor, pentru a putea contribui, prin furnizarea la timp a materialelor, la buna desfurare a procesului de vnzare. ntreprinderile extinse sunt o realitate ncepnd cu anii 90. ncepnd cu aceast perioad, s-a intrat ntr-o er a colaborrii, care se reflect n activitile desfurate i n sistemele informaionale utilizate. De asemenea, ne confruntm i cu schimbri majore ale modului n care oamenii lucreaz i triesc folosind calculatoarele i comunicaiile. Aceast er a fost numit i era computerelor omniprezente. Computere omniprezente nseamn mai mult dect ateptrile ca sistemele de calcul s susin toate funciunile economice i c toate computerele portabile i comunicaiile s susin aplicaiile economice, sociale i recreative. nseamn c o societate, n care cunotinele n domeniul 131

calculatoarelor sunt din ce n ce mai extinse, se poate atepta de la computere s execute comenzile cerute n modul dorit de aceasta. De asemenea, nseamn c utilizatorii vor dori s creeze sau s proceseze propriile aplicaii, deseori utiliznd obiecte1 realizate de specialitii n domeniul tehnologiei informaionale. Reacii fa de factorii care contureaz noul model. Reaciile la elementele deja descrise au condus la conturarea unui nou model de sistem informaional, care cuprinde urmtoarele elemente: a) schimbarea apartenenei aplicaiilor; b) apariia serviciilor publice de informaii; c) creterea surselor externe de informaii; d) o nou dezvoltare a serviciilor; e) schimbarea responsabilitilor pentru planificarea i controlul sistemului informaional. a) Schimbarea apartenenei aplicaiilor. n trecut. cnd aplicaiile integrate au fost realizate pentru a cuprinde ntreaga firm cu o singur unitate de sistem. apartenena era incert. Aplicaiile aveau att de muli proprietari (organizaii separate n cadrul aceleiai firme),. nct nici o entitate nu putea s-i declare proprietatea. Ca rezultat, apartenena i responsabilitatea care deriv din aceasta a devenit att de difuz, nct funcionarea sistemului informaional, n special ntreinerea acestuia. a fost de multe ori lsat n grija utilizatorilor. Rezultatul s-a concretizat ntr-un rspuns slab la necesitile individuale ale utilizatorilor i. n acelai timp. n crearea unui sistem care nu era bine optimizat pentru a rspunde tuturor cerinelor utilizatorilor din diferite uniti de afaceri. Din tehnici precum managementul calitii i managementul securitii informaiilor s-a tras concluzia c responsabilitatea nu poate fi alocat fr autoritatea dat de proprietate. De asemenea, din reproiectarea proceselor de producie, s-a observat c toate firmele trebuie s abandoneze modelul vechii structuri ierarhice a organizaiei i s adopte modelul organizrii pe produs, care optimizeaz procesele de producie. Ceea ce trebuie neles, este faptul c strategia sistemului informaional trebuie s urmeze aceeai linie cu strategia firmei. Este din ce n ce mai clar c, pentru a fi cu adevrat eficient. strategia sistemului informaional trebuie s se potriveasc cu strategia unitilor de afaceri. Totui, nu este suficient doar aceast potrivire. Administratorii sistemului informaional trebuie s devin parte integrant a echipei manageriale, astfel nct avantajul competitiv al eventualelor aplicaii ale tehnologiei informaionale s poat influena strategia unitii de afaceri. b) Apariia serviciilor publice de informaii. Unele resurse sau aplicaii depesc unitile de afaceri sau procesele de producie. n cazul ctorva dintre aceste aplicaii, cum ar fi pota electronic, accesul la reeaua intern, administrarea reelelor cu arie larg de rspndire i alte astfel de faciliti, care pot fi clasificate ca utiliti n acelai sens n care telefonul este o utilitate, apartenena trebuie s se regseasc ntr-o entitate comun. Aceast entitate poate fi reprezentat de sisteme informaionale comune sau telecomunicaii comune. Mai multe firme au adoptat conceptul de servicii de calcul, conform cruia un echipament de calcul satisface diversele nevoi de informatizare ale departamentelor unei firme n plus fa de aplicaiile comune prezentate anterior. Departamentele folosesc, de asemenea, serviciile informaionale pentru a rula aplicaii pentru care nu au suficient capacitate local. c) Creterea surselor externe de informaii. Sursele externe de informaii pot fi definite ca incluznd consultan, dezvoltare de aplicaii, ntreinerea i actualizarea aplicaiilor, operaiuni computerizate, transfer al datelor n reea i administrarea reelelor de comunicaii prin voce (voice communication network) etc. n majoritatea rilor europene, dificultatea reducerii personalului (datorat legilor de protecie social), n condiiile n care cererea scade, ncurajeaz utilizarea substanial a consilierilor i a specialitilor n dezvoltarea/implernentarea de sisteme cu contract de colaborare. n multe alte ri, lipsa acut de personal specializat i foarte bine pregtit, combinat cu

Obiectele reprezint uniti discrete ale sistemelor informaionale care conin proceduri i date i care pot fi refolosite n mai multe aplicaii.

132

variaia cerinelor de dezvoltare ale sistemelor de prelucrare, stimuleaz, de asemenea, utilizarea consilierilor. Utilizarea surselor externe de informaii determin o tendin de cretere a utilizrii serviciilor comune. Serviciile comune i utilizarea serviciilor specializate este atractiv pentru c: se ofer posibilitatea de a furniza servicii cu costuri substanial mai mici dect dac ar fi utilizate resurse interne; costul dezvoltrii independente a productivitii este mare pentru o singur firm; fie serviciile sunt n domenii necompetitive, fie diminuarea costurilor depete avantajele competitive ale operaiunilor realizate n cadrul firmei; distribuia extins a accesului la informaii este necesar pentru succesul activitii participanilor i este dificil sau imposibil de realizat de unul singur. d) O nou dezvoltare a serviciilor . Rezultatul tendinei de cretere a utilizrii serviciilor comune const n faptul c din ce n ce mai multe firme sau uniti de afaceri vor cuta s opereze cu un numr redus de personal angajat cu carte de munc pentru dezvoltarea sistemelor i c adesea se poate ntmpla ca acestea s nu dispun de mainframe-uri sau de aplicaii proprii. e) Schimbarea responsabilitilor pentru planificarea i controlul sistemului informaional. Administratorii reelelor informaionale din marile firme sunt obinuii s coordoneze planificarea tactic i strategic a sistemului informaional, realizarea bugetului de venituri i cheltuieli i controlul utilizrii tehnologiei, al dezvoltrii aplicaiilor i al nivelului resurselor disponibile utilizatorilor. Odat cu descentralizarea unitilor de afaceri, a fost adoptat acelai model de conducere, ns la nivelul unitii de afaceri. Totui, acest model reflect fie o mentalitate de mainframe, fie tendina sistemului informaional de a copia modelul de organizare al firmei printe. Pe msur ce aceste modele de organizare se schimb, sistemul informaional trebuie s le urmeze. Atta timp ct sistemul informaional este vzut de manageri doar ca un cost de afaceri, va exista tendina de a dezvolta birocraie a sistemului informaional, accentul punndu-se pe planificarea detaliat i pe alocarea de resurse, pe acoperirea costurilor de la utilizatori i pe detalierea justificrilor pentru modificarea aplicaiilor, sau pentru schimbarea acestora. Un astfel de control nu va determina creterea valorii sistemului informaional i nici nu va justifica realizarea unui sistem informaional mai performant. Controlul total al costurilor sistemelor informaionale rmne n continuare o preocupare, ns, dac nu pot fi corelate costurile sistemelor informaionale cu profitabilitatea, simplul control al costurilor nu este semnificativ. De fapt. un control strict al costurilor poate fi un factor negativ pentru succesul afacerii. Cnd costurile sistemelor informaionale devin pri controlabile direct la nivelul fiecrei uniti de afaceri, ele vor varia proporional cu veniturile, dac dispunerea strategic a sistemului informaional variaz n funcie de necesiti. Planificarea i controlul resurselor informaionale trebuie realizate de persoane care sunt direct responsabile de profitabilitatea utilizrii lor.

8.8 TENDINE N ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL Ca urmare a descentralizrii firmelor i a dezvoltrii unitilor de producie, organizarea i coordonarea sistemului informaional trebuie la rndul lor schimbate. Pentru aceasta trebuie regndite: a) dezvoltarea sistemelor; b) operaiunile computerizate; c) managementul informaional; d) suportul informaional; e) suportul tehnic; f) comunicaiile; g) securitatea informaiilor; 133

h) i)

standardele i planificarea strategic. Mai mult, managementul sistemului informaional va trebui s aib n vedere necesiti ignorate timp ndelungat, sau necesiti care vor aprea prin implementarea noului model de management al sistemului informaional. Aceste schimbri privesc managementul tehnologic, managementul informaional, managementul calitii. a) Dezvoltarea sistemelor. Se preconizeaz c dezvoltarea viitoare a sistemelor va fi descentralizat i transferat n sarcina unitilor de afaceri. Aproape fiecare opiune organizaional, cum ar fi analiza i programarea centralizat, analiza descentralizat i programarea centralizat, analiza i programarea descentralizat etc., a fost ncercat la un moment dat de o firm sau alta, fiecare dintre aceste opiuni avnd avantaje i dezavantaje care au fost explorate n literatur. Avantajul cel mai important ai dezvoltrii descentralizate a sistemelor este, fr ndoial, ataamentul acestor uniti fa de organizaia mam. Analitii i programatorii se familiarizeaz cu personalul, problemele i cerinele utilizatorilor. Dezavantajele cele mai importante constau n dificultatea introducerii de noi tehnologii i metode, a acumulrii de noi cunotine de specialitate, a meninerii standardelor cu cele de la nivelul firmei, a crerii cadrului necesar personalului angajat de ai realiza o carier pe termen lung. Fiecare dintre aceste dezavantaje pot fi atenuate prin planificare, coordonare i suport tehnic comune. b) Operaiunile computerizate. Se observ manifestarea a dou tendine aparent contradictorii ctre sistemele distribuite client-server t ctre consolidarea centrelor de date - care sunt n realitate pri ale aceluiai fenomen de restrngere. Raiunea pentru consolidarea centrelor de date, care dispun de mainframe-uri mari, const n reducerea costurilor i creterea eficienei. n realitate, multe oportuniti de consolidare a centrelor de date exist, deoarece activitile care implic noi aplicaii, reproiectarea aplicaiilor existente i dezvoltarea de software se ndreapt spre medii client-server, reducnd astfel eforturile suplimentare datorate multiplelor centre de date c) Managementul informaional. Nevoile utilizatorilor de a avea acces la informaii vor conduce la crearea de noi funciuni i la introducerea de noi specialiti care s sprijine procesele informaionale din cadrul firmelor. Din nevoia firmelor de a transfera informaiile importante ntre manageri i specialiti interesai, au aprut un nou concept i o nou funcie: director al managementului informaional. La baza acestei funcii stau urmtoarele aspecte: pentru firmele puternic tehnologizate. creterea fluxurilor de informaii interne i externe este prea mare pentru utilizatorii individuali; de multe ori. cei care lucreaz cu tehnologie au dificulti n accesarea informaiilor, necunoscnd toate metodele sau toate sursele de obinere a informaiilor. Aceast funcie trebuie nfiinat la nivelul grupurilor funcionale sau al proceselor care necesit accesul i stocarea de informaii. Printre atribuii se numr: definirea pentru furnizorii de sistem informaional a cerinelor de regsire i stocare a informaiilor venite din partea clienilor; identificarea surselor interne i externe de informaii i luarea msurilor necesare accesrii informaiilor; stabilirea standardelor i a procedurilor pentru clasificarea. indexarea i stocarea informaiilor; clasificarea, indexare i stocarea informaiilor; nfiinarea unui serviciu de urgen prin care clienii s semnaleze apariia unor probleme de ordin tehnic. d) Suportul informaional oferit utilizatorilor. Multe organizaii cu sisteme organizaionale centralizate au realizat deja importana utilizrii unui suport informaional propriu, iar acum ncearc s-i asiste utilizatorii prin furnizarea unor servicii hot-line, care s-i ajute pe utilizatori s devin mult mai eficieni. Realizarea acestui lucru are dou mari avantaje pentru sistemele informaionale: crete satisfacia utilizatorilor, pentru c sistemul informaional devine mult mai folositor; 134

utilizatorii devin mult mai capabili s defineasc cerinele sistemului, pe msur ce nva mai multe despre capacitile i constrngerile sistemului informaional. Astfel, ei devin utilizatori mult mai bine pregtii ai serviciilor oferite de sistemul informaional. e) Suportul tehnic. Suportul tehnic presupune de obicei instalarea i ntreinerea sistemelor de operare sau a software-ului altor sisteme, rezolvarea problemelor datorate cderilor de sistem, instruirea i consilierea analitilor de sistem, mbuntirea standardelor, instalarea de noi echipamente i reconfigurarea echipamentelor, evaluarea noi lor tehnologii sau produse. consilierea tehnic a conducerii. Suportul tehnic are rol de interpretor ntre vnztorii de echipament i/sau de soft i utilizatorii acestora. n noua organizare, rolul suportului tehnic se schimb dramatic, datorit noilor responsabiliti, nevoii de distribuie a unor activiti i centralizrii altora. Noile responsabiliti pot include coordonarea distribuiei softului de baz al calculatoarelor personale n reeaua existent n firm, pentru a se asigura utilizarea de versiuni compatibile n toat firma. Suportul tehnic poate, de asemenea, s asigure sprijinul i pregtirea utilizatorilor din diferite departamente. Suportul tehnic utilizat n viitor ntr-un mediu larg, complex i eterogen poate fi organizat i regsit n diferite locuri, astfel: La nivel de uniti de afaceri, de divizii sau de ntreprinderi: furnizarea suportului tehnic care s depeasc cunotinele tehnice ale utilizatorilor; instalarea sau reconfigurarea hardware-ului i a reelelor locale (LAN); rezolvarea problemelor create de cderea aplicaiilor software; instruirea personalului care trebuie s acorde consultan tehnic personalului din departamente; instalarea i ntreinerea sistemelor de operare sau a software-ului altor sisteme; consilierea tehnic a conducerii; coordonarea distribuiei softului de baz al calculatoarelor personale. La nivel de firm: coordonarea distribuiei softului de baz al calculatoarelor personale; mbuntirea standardelor sistemelor informaionale ale firmei; evaluarea noilor tehnologii sau produse. f) Comunicaiile. Tehnologiile de comunicare i mijloacele de comunicare stimulate de creterea cererii utilizatorilor vor fi din ce n ce mai performante, pentru a permite clienilor o ct mai bun conectare. Cererea privind posibiliti suplimentare de comunicare este determinat de cteva tendine i ateptri, printre care se numr: creterea volumului de informaii schimbate; utilizare mai mare a transferurilor electronice de date; creterea utilizrii video-conferinelor; folosirea telecomunicaiilor n cadrul muncii. n aceste aplicaii, eficiena i costurile sczute sunt adesea rezultatul utilizrii acelorai reele pentru combinaii ntre transmisia de date i voce. De fapt, aceast combinaie este foarte important pentru adoptarea viitoare a tehnologiilor i instrumentelor multimedia. Deoarece comunicaiile prin voce i transferurile de date sunt foarte importante pentru utilizatori, este absolut obligatorie centralizarea acestor funcii. Numrul participanilor n telecomunicaii, al reelelor de telecomunicaii i al administratorilor reelelor de telecomunicaii este foarte mic, iar centralizarea cere civa astfel de specialiti. Managementul centralizat al comunicaiilor permite ncheierea mai multor contracte prin intermediari. Unele firme au descoperit c, din momentul n care i-au centralizat managementul reelei de comunicaii i au neles scopul t utilitatea reelei, s-au aflat ntr-o poziie mai bun folosind surse externe de administrare a reelelor, economisind, n acelai timp, i mai muli bani. Atunci cnd managementul telecomunicaiilor utilizeaz sursele externe, funciunile managementului i performanele personalului angajat variaz. Managerii nu se vor mai implica n planificarea activitii angajailor, n evaluarea i selectarea echipamentelor i a instrumentelor .a. 135

Folosind sursele externe, managerii vor trebui s evalueze furnizorii, s ncheie contracte, s estimeze cererea viitoare, s stabileasc criteriile de evaluare a performanelor i s monitorizeze performanele furnizorilor. g) Securitatea informaiilor. n viitor, att utilizatorii, ct i specialitii n sisteme informaionale vor trebui s-i asume responsabilitatea pentru asigurarea securitii informaiilor. Securitatea informaiilor din cadrul sistemului informaional presupune: pstrarea disponibilitii informaiilor, asigurarea integritii informaiilor n timpul procesrii, stocrii i transmiterii acestora, asigurarea confidenialitii informaiilor n cadrul firmei. Datorit creterii distribuirii resurselor de prelucrare a informaiilor se nregistreaz o necesitate crescnd de stabilire a funciilor ce trebuie centralizate, a celor care trebuie dispersate i a celor care nu in de securitatea informaiilor. h) Standardele. Standardele pentru hardware, software i metodele de dezvoltare sunt o preocupare pentru administratorii sistemelor informatice. Raionamentul standardelor const n faptul c ele tind s reduc diversitatea rezultatelor. Astfel, pe de o parte, standardele stabilite corect reduc complexitatea operaiunilor, fac mai uoar ntreinerea tehnic, reduc numrul de specialiti necesari pentru suportul tehnic, determinnd reducerea costurilor. Pe de alt parte, standardele stabilite greit pot paraliza activitatea unei organizaii printr-o mai mare birocraie. Noile aplicaii folosesc tehnologii avansate, cum ar fi inteligena artificial, prelucrarea imaginilor, determinnd att utilizatorii, ct i coordonatorii sistemelor informaionale s caute alternative printre potenialii furnizori i s creeze sau s adopte noi metode pentru dezvoltarea aplicaiilor. Avnd n vedere toi aceti factori, care acioneaz conjugat cu descentralizarea resurselor sistemelor informaionale, nu este surprinztor c standardele au devenit un aspect important de discuie n majoritatea firmelor. n firmele cu profil de activitate diversificat, unitile de afaceri consider c standardele firmei le limiteaz posibilitatea de a rspunde cererii de competitivitate i schimbrilor pieei. ntr-un nou mediu al managementului sistemelor informaionale, responsabilitatea pentru dezvoltarea, promulgarea i aplicarea standardelor va trebui schimbat radical. Aceast schimbare va avea n vedere o nou filozofie pentru standardele privind tehnologia informaional ale firmelor, filozofie care poate fi definit ca standarde prin excepii i ca standarde impuse de bun voie Regndirea standardelor necesit restabilirea premiselor pe care acestea se bazeaz. Standardele sunt folositoare pentru: asigurarea abilitii de a distribui informaiile ntre membrii unui grup care au cerine comune de accesare a informaiilor; reducerea complexitii (i n cele din urm a costului) asigurrii interconectivitii mai multor utilizatori care trebuie s comunicentre ei; asigurarea operativitii rspunsurilor fa de nevoile societii; asigurarea pertinenei, acurateei i calitii noilor aplicaii dezvoltate sau achiziionate de firm. Dac premisele prezentate sunt adoptate, primul argument n stabilirea standardelor devine identificarea comunitilor de utilizatori, al doilea devine maximizarea abilitilor unitii de afaceri de a rspunde la cerinele de schimbare a activitii, iar al treilea devine minimizarea costurilor pe termen lung. Aceste consideraii arat c pentru diferite uniti de afaceri, procese sau funciuni din cadrul firmei se cer standarde diferite. Se poate vedea c standardele pot fi aplicate acelor funciuni, aplicaii sau resurse care fie sunt suport pentru ntreaga firm vzut ca o comunitate, fie sunt necesare pentru operaiunile unei firme vzut ca o entitate coerent. Dup ce au permis adoptarea i dezvoltarea unor sisteme diferite la nivelul unitilor de afaceri, majoritatea firmelor mari se confrunt cu greuti n standardizarea potei electronice i a transferului 136

electronic de date. Problema exist datorit faptului c nu se adopt standarde comun att firmei, ct i unitilor de afaceri. i) Planificarea strategic. Planificarea strategic a tehnologiei informaionale se va realiza n principal la nivelul unitilor de afaceri. Planificarea strategic a sistemului informaional n firmele mari trebuie s se realizeze la dou niveluri. Cea mai important planificare strategic se realizeaz la nivelul unitilor de afaceri. La acest nivel, planificarea se realizeaz innd seama de cerinele necesare desfurrii proceselor de producie relevate de sistemul informaional. La nivelul firmei, planificarea strategic ia o form nou. Dac funciunile firmei, cum ar fi cea contabil, cea financiar, sau cea juridic, sunt considerate ca alte tipuri de uniti de afaceri, administratorul reelei informatice este responsabil de planificarea strategic a sistemului informaional pentru acestea. Totui, n contextul n care sistemul informaional susine planificarea strategic pentru unitile de afaceri i pentru firm ca ntreg, administratorul reelei informatice poate aciona n moduri diferite. n noul model, sarcinile administratorului sistemului informatic sunt mai de grab orientate asupra politicii i strategiei, dect asupra activitilor operaionale. Aceasta nseamn c activitile administratorului sistemului informatic privind planificarea strategic vor fi concretizate n: planificarea pentru susinerea funciunilor centralizate ale sistemului informatic; planificarea politicii globale privind tehnologia informaional a firmei; avizarea planurilor strategice privind sistemul informaional al unitilor de afaceri; influenarea strategiei firmei n vederea achiziionrii unei tehnologii informaionale performante, pentru meninerea avantajului competitiv al firmei.

8.9 MBUNTIREA ADMINISTRRII SISTEMELOR INFORMAIONALE Viitorii i actualii administratori ai sistemelor informatice, care intenioneaz s supravieuiasc schimbrilor de modele, trebuie s se dezbare de concepiile nvechite. Puterea noilor administratori ai sistemelor informatice va veni din cunotinele tehnice i economice i din abilitatea de a le combina i de a influena direciile strategice ale firmei i ale unitilor de afaceri. Firmele care, n mod curent, se confrunt cu problema centralizare versus descentralizare, trebuie s realizeze c tehnologizarea puternic i autorizarea pe termen lung a utilizatorilor finali sunt mai puternice dect orice dorin de control a managementului sistemului informaional. Managerii trebuie s fie contieni de realitatea procesului de descentralizare, care a invadat toate organizaiile. Totui, nu numai tehnologia conduce organizarea sistemelor informaionale ctre descentralizare, ci i utilizatorii sistemelor informaionale, care se strduiesc s gseasc cele mai bune ci de satisfacere a cerinelor privind suportul informaional i al proceselor de producie. n viitor, managementul sistemului informaional va evolua att la nivelul ntregii firme, ct i la nivelul utilizatorului final al proceselor de afaceri i al unitilor de afaceri. Avnd n vedere aceste evoluii, administratorii sistemelor informatice vor trebui s se concentreze asupra urmtoarelor obiective principale: creterea abilitii firmei de a ctiga avantaj competitiv din tehnologia informaional; maximizarea eficienei utilizrii resurselor rare; asigurarea capacitii sistemului de a evita ntreruperile i de a reveni n urma acestora; asigurarea capacitii sistemului de a comunica efectiv informaiile. Funciile i responsabilitile administratorului sistemului informatic n ceea ce privete atingerea acestor obiective includ: participarea la conturarea i dezvoltarea strategiei firmei; conducerea sistemului informaional pe baza principiilor managementului calitii; coordonarea dezvoltrii i promulgrii standardelor privind tehnologia informaional la nivelul firmei; asigurarea unor ci de dezvoltare a carierei personalului din sistemul informaional; stabilirea i coordonarea cercetrii i dezvoltrii privind tehnologia informaional a firmei; 137

sprijinirea managementului IT; supravegherea securitii informaiilor la nivelul firmei; supravegherea proceselor informaionale ale firmei; urmrirea minimizrii riscurilor de ordin tehnic i economic. Noii administratori de reea vor trebui s urmreasc realizarea unui management al calitii n sistemele informaionale. Managementul calitii este des asociat att cu standardele, ct i cu securitatea informaiilor. Tehnicile managementului calitii au fost aplicate cu succes n multe firme nu numai n ceea ce privete creterea calitii produselor obinute, ci i n ceea ce privete modalitatea n care acestea sunt livrate clienilor externi i interni. n aceste condiii, sistemele informaionale sunt nevoite s adopte aceste tehnici, att n sectorul produciei, ct i n cel al serviciilor, pentru operaiunile informaionale i cele de comunicare i pentru dezvoltarea i meninerea aplicaiilor. Implementarea i coordonarea tehnicilor managementului calitii vor necesita dezvoltarea unor proceduri, a unor metode de nvare i de monitorizare a rezultatelor. Aceasta va cere ca furnizorii i consumatorii de servicii s lucreze mpreun, pentru a-i delimita clar rolurile i responsabilitile, astfel nct obiectivele s fie atinse n mod constant. Managementul calitii presupune ca serviciile sistemului informaional s se caracterizeze prin relevan, oportunitate i acuratee. Din perspectiv operaional, aceasta nseamn c trebuie stabilite dinainte criteriile de apreciere a serviciilor i procedurile de raportare a rezultatelor. Din perspectiva dezvoltrii sistemelor, se cere n plus ca utilizatorii s fie pregtii pentru a juca un rol important n planificarea strategic a sistemelor informaionale, n definirea cerinelor aplicaiilor, n restructurarea proceselor de producie etc. Managementul calitii va trebui adoptat ncepnd cu conducerea organizaiei, ns va fi nevoie ca acest management s fie implementat pn la nivelurile direct productive. Managementul aplicaiilor informatice (SLM1). Complexitatea gestionrii aplicaiilor informatice i avantajele reutilizrii software-urilor i va fora pe administratorii sistemelor informatice s inventarieze soft-urile ntr-o nou manier. Alt funcie aliniat la standarde este gestionarea aplicaiilor informatice, care conine trei elemente: posibilitatea ca aplicaiile informatice dezvoltate de un proprietar s poat fi utilizate i de ali proprietari; de exemplu, un sistem de control al stocurilor de materiale creat de o unitate de afaceri poate corespunde, cu mici modificri, sau aa cum este, cerinelor altei uniti de afaceri; coordonarea printr-o funcie a managementului aplicaiilor informatice este necesar pentru a se cunoate gradul de disponibilitate al unei aplicaii i capacitatea de reutilizare a acesteia; asigurarea versiunilor controlului celor mai populare pachete de aplicaii soft; managementul aplicaiilor informatice poate coordona achiziionarea celor mai populare pachete de aplicaii soft, pentru a obine cel mai bun pre; n plus, pe lng facilitile telecomunicaiilor, SLM poate distribui noi versiuni de software pentru a asigura ntreinerea compatibilitii acestora i utilizarea celor mai recente versiuni aprobate; deoarece utilizarea programrii orientate pe obiect ctig teren, trebuie anticipat c utilizatorii finali, ca i analitii i programatorii, vor reutiliza obiectele pentru a reduce durata i costurile necesare dezvoltrii aplicaiilor. Obiectele, care trebuie s fie standard n ntreaga firm, vor fi coordonate i controlate la nivelul acesteia. Managementul aplicaiilor informatice poate fi stabilit att la nivelul firmei, ct i la nivelul unitilor de afaceri, n funcie de mrimea unitilor de afaceri i de nevoile lor. Managementul tehnologiei. Mediul concurenial i va determina pe manageri s contientizeze faptul c managementul tehnologiei este important att pentru sistemul informaional, ct i pentru producie. Ca urmare, coordonatorii sistemelor informaionale sunt presai s ajute la ndeplinirea acelorai obiective prin eficien, reducerea costurilor i responsabilitate.

Software License Management

138

Multe firme au dedicat ani de zile dezvoltrii i implementrii unor sisteme de prelucrare a datelor cu ajutorul mainframe-urilor, investind sute de milioane de dolari n tehnic de calcul i n biblioteci uriae de aplicaii informatice. Sistemele bazate pe mainframe-uri vor avea o importan major nc muli ani de acum ncolo. Noile tehnologii sunt atractive pentru administratorii sistemelor informatice, pentru c asigur la un pre mai redus performane mai ridicate, modele de dezvoltare a aplicaiilor mai rapide. capaciti specializate ale aplicaiilor, flexibilitate crescut n proiectare etc. n plus, eforturile multor firme de a-i restructura procesele de producie au ca rezultat creterea interesului pentru noile tehnologii informaionale. Cerinele economice au determinat adoptarea noilor tehnologii informaionale, ns, n multe cazuri, departamentele informaionale sunt insuficient pregtite pentru a putea realiza n ntregime obiectivul de a introduce noile tehnologii n firm. Personalul din departamentul informatic trebuie s nvee cum s introduc cu succes n firm noile tehnologii informaionale i cum s restructureze avantajos procesele de afaceri, prin utilizarea tehnologiilor informaionale avansate.

139

Capitolul 9 APLICAII FOLOSITE N ADMINISTRAREA AFACERILOR

9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE

Aplicarea unui sistem unitar de eviden a distribuiei mrfurilor, cu avantajele pe care acesta l aduce, implic asigurarea unor condiii minime specifice, de la producie pn la consumatorul final. Factorii de care depinde succesul introducerii sistemului de eviden prin utilizarea codului de bare sunt, legai i de gradul de dezvoltare, de dotare i de utilizare a verigilor care compun circuitul distribuiei mrfurilor: 1. n domeniul produciei bunurilor de consum, asigurarea utilajelor necesare porionrii, ambalrii, mpachetrii i/sau paletizrii. 2. n domeniul transportului, asigurarea unui transport specializat, pe categorii de produse, care s permit micarea rapid a mrfurilor, nsoite de documentele necesare. 3. n domeniul distribuiei: nivelul de dezvoltare a reelei comerciale de gros i de detail, care s permit stocarea i etalarea corespunztoare a mrfurilor, precum i introducerea sistemelor electronice de eviden a lor i de ncasare a contravalorii mrfurilor la casele de marcat din magazine; gradul de dotare a magazinelor i a depozitelor de gros sau de tranzit, cu echipamente electronice care s permit citirea informaiilor cuprinse pe un cod de bare, preluarea i stocarea lor, precum i obinerea unor date necesare n procesul informaional pentru management societii comerciale. 4. n domeniul schimbului electronic de informa ii, dotarea cu echipamente electronice de citire, stocare, prelucrare i prezentare a tuturor informaiilor privitoare la mrfuri.

9.1.1 Utilizarea codului de bare n domeniul produciei

Avnd n vedere c, n majoritatea cazurilor, codul de bare este inscripionat pe ambalajul mrfii (sau pe eticheta acestuia), problemele care apar sunt mai mult de natur opional a conducerii societii (de a introduce i utiliza codul de bare). O dat depit acest impediment, dup ce respectiva societate comercial a devenit membru EAN Romnia i i s-a alocat un cod, ea poate s treac la tiprirea pe ambalajele produselor sale sau pe etichete a codului de bare corespunztor produselor pe care le fabric.

9.1.2 Utilizarea codului de bare n transportul de mrfuri

Asigurarea unui transport de mrfuri specializat pe categorii de produse (i mijloace de transport utilizate) permite ca mrfurile s ajung n cel mai scurt timp (i n cele mai bune condiii) la destinaie. 140

Dup cum este cunoscut, managementul n lanul de aprovizionare i concentreaz efortul ctre scderea imobilizrilor n stocuri i asigurarea termenelor de livrare. Asigurarea numerotrii cu cod de bare a articolelor (uniti de consum) i a unitilor de expediie creeaz premizele ndeplinirii obiectivelor evideniate mai sus. Ele presupun ns un flux de informaii mai bine controlat att n cadrul societilor sau al organizaiilor cu caracter asociativ (patronate), ct i n relaiile dintre ele, n cadrul distribuiei mrfurilor. Fluxurile informaionale pot fi eficientizate prin identificarea mrfurilor aflate n lanul distribuiei. n prezent, cnd tot mai multe societi comerciale din producia i distribuia mrfurilor i-au rezolvat problema identificrii produselor prin numerotarea articolelor, se poate vorbi i de posibilitatea introducerii i utilizrii unui sistem de etichetare coerent tehnologic i din punct de vedere conceptual. Afilierea acestor societi comerciale la EAN Romnia, posibilitatea de a utiliza un sistem de simbolizare standardizat n lanul de aprovizionare de la productor la transportator, distribuitor i detailist, ofer avantajul de a urmri marfa pe tot parcursul ei. De exemplu, n practica internaional se utilizeaz un standard pentru identificarea unic a containerelor de transport, cunoscut sub denumirea de "Serial Shipping Container Code (SSCC).

141

9.1.3 Utilizarea codului de bare n domeniul distribuiei

Distribuia propriu-zis, presupune micarea fizic a mrfurilor de la productor pn la consumatorul final, aceasta constnd n cel puin dou posibiliti: transportul mrfurilor de la productor la un centru de distribuie de gros; transportul mrfurilor de la productor sau de la distribuitorul de gros, direct la magazine. Acest proces al distribuiei este ngreunat (dac nu chiar de neconceput), fr utilizarea codului de bare. Numerotarea articolelor prin utilizarea codului de bare ofer o serie de avantaje: a. n comerul de gros: cunoaterea instantanee a ofertei de mrfuri (structur, cantitate, pre,); posibilitile de livrare oferite; rapiditatea, ritmicitatea i promptitudinea cu care sunt aprovizionai beneficiarii (magazinele cu amnuntul); mbuntirea gestiunii depozitului; posibilitatea efecturii unor marcaje suplimentare, care ofer i alte informaii cu privire la produsele comercializate: data fabricaiei i data pn la care poate fi consumat produsul; numrul lotului fabricat; numrul de buci ce compun unitatea de consum, expediie sau de transport; Aceste informaii sunt nscrise de productor pe o etichet ce se aplic pe paleta cu care produsul pleac.
Datele coninute pe etichetele EAN (Tabelul nr. 8.1) sunt1: informaii despre unitate (identificarea unitii, a articolului, informaii suplimentare despre fabricaie i termenul de valabilitate a produsului); informaii despre transport (numrul de consignaie, informaii despre traseu, informaii n text clar); informaii privitoare la client (conine date specifice clientului i/sau comenzii).

Standard profesional 5/1997 "Eticheta EAN".

142

Tabelul nr. 91 Informaii EAN

UCC/EAN 128 Furnizorul 35012345 EAN Nr. 5012345678900 Termen de valabilitate 31.12.97 Denumirea mrfii 123456789 4 Cantitatea 96 Lotul Nr. 4512XA

Destinatarul Locul de livrare Societatea de consultant Furnizorul Greutate Greutate neta Nu (kg) bruta (kg) mr 100 120 22 Produsul nr. 1-501011-59 Cantitatea 150 Pcs Descrierea produsului Furnizorul 990031 Numr lot marf. Furnizorul P 501 Data producerii Comanda D050307 008113701 Numrul de serie al lotului de marf Lotul/Modelul/Seria 10019038 265918121

b. n comerul de detail: diminuarea costurilor de marcaj; accelerarea trecerii cumprtorilor pe la casele de marcat; afiarea imediat, pe un ecran, a denumirii articolului; imprimarea pe bon a numrului de articole, a preului unitar i a valorii totale;

Procesul de aprovizionare a unitilor comerciale presupune inerea unei evidene stricte a stocului de produse existent, a rulajului care are loc, pe categorii de produse i chiar pe produse, pentru a aciona cu promptitudine la eventualele rupturi de stoc sau supraaglomerri cu marf. Totodat, informaiile ntre partenerii lanului de distribuie trebuie s circule cu rapiditate, astfel nct s se poat aciona, ntr-un sens sau altul, (de suplimentare sau de refuz de marf) i s se obin date n timp real privind vnzrile, stocurile .a. Informaiile comerciale obinute sunt necesare oricrui tip de magazin, indiferent de mrime sau profil: cash & carry, supermarket, magazine mijlocii sau mici, librrii i chiar buticuri, dotate cu echipamente adecvate specificului unitii n cauz. Pornind de la gradul lor de specializare i/sau de despecializare (care este n funcie de mrimea unitii - exprimat n mp ce revine unei uniti), se pot puncta cteva concluzii privind echiparea unitilor comerciale cu tehnic de calcul capabil s citeasc codurile de bare i de aici, s asigure toate celelalte avantaje.

143

Actuala reea comercial de gros i de detail din Romnia permite introducerea i utilizarea echipamentelor necesare aplicrii codului de bare i citirii lui, precum i prelucrrii, pe aceast baz, a unui volum mare de informaii la nivelul societilor comerciale.

9.1.4 Utilizarea codului de bare n domeniul schimbului electronic de informaii1

Distribuia mrfurilor genereaz i prelucreaz un volum foarte mare de informaii, al cror suport de prezentare este hrtia. Avem n vedere comenzile emise, facturile care nsoesc marfa, cataloagele de produse existente n magazin i/sau cele oferite clienilor, rapoartele de vnzri pe baza crora se iau deciziile principale la nivelul conducerii societilor. Pornind de la faptul c informaiile pot precede, nsoi sau urma fluxul fizic al mrfurilor, schimbul electronic de informaii (EDI) ofer cel mai eficient mijloc de adaptare la noile condiii. n relaiile stabilite ntre dou societi comerciale, chiar dac acestea sunt dotate cu calculatoare performante, aplicaiile necesare fiecreia dintre ele au la baz copierea unor date de pe documente pe suport de hrtie, pentru obinerea unor situaii, i aceasta, fie c este vorba de datele primare de pe documentele comerciale i oferirea de rezultate finale unui partener, fie c apoi partenerul, o dat ce a primit prin pot rezultatele, le reintroduce n calculator, n vederea unei noi aplicaii care-l intereseaz. Procesul este lent, costisitor i nefiabil. De aceea, a fost nevoie de conceperea unui nou sistem pentru transmiterea automat a datelor comerciale de la un calculator la altul, sistem cunoscut sub numele de EDI. n cadrul acestui sistem s-au creat o serie de standarde de comunicare EDI (ntre care i EANCOM), standarde n care datele pot fi comunicate rapid, eficient i precis, indiferent de hardwareul intern al utilizatorului i software-ul echipamentului. Implementarea cu succes a EDI ofer beneficii majore pentru ntreprinderi i partenerii si comerciali: reducerea costurilor legate de eliminarea hrtiei pentru imprimante i pentru comunicarea situaiilor finale, diminuarea personalului antrenat n procesul de facturare i eviden i redistribuirea lui la alte activiti productive; creterea vitezei de comunicare a datelor informative, precum i a documentelor de nsoire a mrfurilor, permind un rspuns mai rapid, practic o legtur instantanee; precizie superioar: EDI elimin erorile inevitabile ce rezult din introducerea manual a datelor; mai buna gestiune a logisticii i o productivitate mai mare: EDI permite ntreprinderilor s conduc mai bine i s controleze producia, aprovizionarea i necesitile de livrare; EDI este o component-cheie a fabricaiei "la timp" (just-in-time) i a rspunsurilor rapide pe legtura client-furnizor, rezultnd o reducere semnificativ a nivelurilor stocurilor;

9.2 SISTEMUL QM2 - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZ A DATELOR

1 2

EDI sau Electronic Data Inter-change = Schimb Electronic de Date) Raiu-Suciu C. - Modelarea i simularea proceselor economice, Ed. Didactic i Pedagogic, Bucureti, 1997, pag. 266.

144

QM1 a fost realizat n SUA2 i ruleaz sub MS-DOS sau Windows. Este un software specializat pentru rezolvarea a 17 clase de modele economico-matematice, cele mai des ntlnite n domeniul economic fiind un instrument valoros pentru fundamentarea deciziilor manageriale i de marketing.

9.2.1. Prezentarea general a pachetului QM

Pachetul de programe QM se instaleaz pe calculator folosind chitul su de pe un floppy-disc prin procedura de Copy/Paste, eventual sub Windows Explorer. Se recomand utilizarea unui director distinct, de regul avnd numele de folder/QM. Sistemul QM permite culegerea i memorarea datelor n fiiere, selecia modelelor de analiz economico-matematic specifice proceselor i fenomenelor cercetate, obinerea rezultatelor i soluiilor la problemele formalizate, analiza i interpretarea acestor rezultate, salvarea i/sau imprimarea datelor din fereastra de ieire. Lansarea n execuie. Sistemul QM se lanseaz n execuie prin: Dublu clic pe iconul QM de pe Desktop; Dublu clic pe numele programului QM.com din folderul QM; Selecie Start->Run->C:\QM\QM.com. Modulele QM. Meniul principal QM (fig. 9.1) conine modulele pachetului de programe QM i anume (tab. 9.2).

Figura nr. 9.1 Modulele principale ale sistemului QM

Selectarea unui modul se face: prin deplasarea pe ecran a semnului " cu ajutorul tastelor de cursor pn n dreptul modulului dorit i apoi <Enter>, sau se aps tasta cu litera ataat modulului ales.

Pachetul de programe Quantitative Analysis for Management Realizatorii pachetului de programe QM sunt: Sang M. Lee , Universitatea Nebraska -Lincoln, i Jung P. Shin, Universitatea de stat - Mississippi.
2

145

Tabelul nr. 9.2 Prezentarea modulelor QM

Simbol asociat n meniul QM A B C D E F G H I J K L M N O P Q Esc Denumire modul Linear Programming All Integer Programming Zero One Programming Goal Programming Transportation Assignement Break-Even Analysis Decision Theory Network Models CPM/PERT Inventory Models Queuing Theory Dynamic Programming Simulation Forecasting Markov Analysis Game Theory Exit to Dos Suport decisional pentru: Programare liniar Programare liniar n numere ntregi Programare cu variabile dihotomice (0; 1) Programare liniar cu mai multe funcii obiectiv Probleme de transport Probleme de afectare Model de analiz a planului de rentabilitate Teoria deciziei Modele de reea Modele de alocare i nivelare a resurselor Modele de stocuri Teoria firelor de ateptare Programarea dinamic Modele de simulare Modele de previziuni Analiz pe baza lanurilor Markov Teoria jocurilor Terminare sesiune de lucru

Unele module din meniul principal sunt urmate de submeniuri care sunt afiate dup selectarea modulului principal (tab.9.3.). Tabelul nr. 9.3 Prezentarea submodulelor QM cu meniurile aferente
Simbol asociat n meniul QM H Denumire modul Decision Theory A. Decision Makingunder Risk B. Decision Making under Uncertainty C. Decision Tree D. Bayes' Decision Rule Network Models A. Shortest Route B. Minimum Spanning Tree C. Maximum Flow CPM/PERT A. PERT J B. CPM C. CPM with Crashing Inventory Models A. ABCAnalysis B. EOQ K C. Economic Lot Size Simbol i Suport decizional pentru: Teoria Deciziei A. Decizii n condiii de risc B. Decizii n condiii de incertitudine C. Decizii arborescente D. Decizii pe baza teoriei lui Bayes Modele de reea A. Drumuri minime B. Drumuri de arborescent minim C. Flux maxim Analiza drumului critic A. Alocarea i nivelarea resurselor (PERT) B. Metoda drumului critic (CPM) C. CPM cu costuri minime Modele de stocuri A. Metoda de analiz ABC B. Model EOQ de comand optim cu costuri minime de stocare C. Model ELS de producie n loturi economice D. Model EOQ cu lips de stoc

146

D. Planned Shortage E. Quantity Discount

E. Model EOQ cu discount pentru comenzi mari Teoria firelor de ateptare A. M/M/1: Model cu o staie

Queueing Theory A. M/M/1: Standard Single Server B. M/M/S: Multiple Server C. M/D/1: Constant Server D. M/M/1: Limited Population

B. MM/S: Model cu sta ii multiple C. M/D/1: Model cu o staie, servirea urmnd o repartiie Erlang D. M/M/1: Model cu o staie cu sosiri dintr-o populaie finit Programarea dinamic A. Drumuri de lungime/cost minim (stagecoach) B. Flux optim de ncrcare (knapsack) Simulare A. Simulare numeric Monte Carlo B. Simularea stocurilor Previziuni A. Media mobil simpl i ponderat B. Nivelarea exponenial C. Metoda celor mai mici ptrate (MCMMP) D. Regresia simpl E. Regresia multipl

Dynamic Programming A. Network B. Non-Network M Simulation A. Monte Carlo Simulation B. Inventory Simulation Forecasting A. Simple&Weighted Moving Average B. Exponenial Smoothing C. LeastSquares Method D. Simple Regression E. Multiple Regression O

Prezentarea ferestrelor principale Dup selectarea unui model (din meniul principal sau dintr-un meniu secundar) este afiat ecranul de lucru iniial, format n general din trei ferestre. Deasupra lor, n prima linie a ecranului este afiat numele modulului care este n execuie, iar primele dou ferestre sunt iniial libere. Pentru toate modulele QM, fereastra de comenzi este poziionat n partea inferioar a primului ecran de lucru i conine comenzi care pot fi lansate folosind tasta subliniat (tab. 9.4). n timpul execuiei comenzilor Help, New, Edit sau Run n fereastra inferioar vor fi afiate tastele funcionale care pot fi utilizate pentru deplasarea pe ecran sau pentru efectuarea unor modificri (Backspace, Del, F7, F8, F9, F10, , , , , PgUp, PgDn, Home, End). Modulul de utilizare a acestora poate fi consultat apsnd litera H care va lansa comanda Help. Tabelul nr. 9.4 Comenzile de lucru ale sistemului QM
Tasta H Comanda Help Descrierea comenzii Afiarea unor informaii despre modulul de lucru curent (scopul, dimensiunile problemei care poate fi rezolvat, coninutul datelor de intrare);

147

N L

New Load

Introducerea datelor de intrare specifice fiecrui modul curent; ncrcarea de pe disc n memoria intern a datelor de intrare. Datele sunt stocate ntr-un fiier cu extensia specific modulului; Salvarea ntr-un fiier pe disc a datelor de intrare n vederea reutilizrii lor prin comanda Load"; Editarea datelor de pe ecran; Execuia programului i obinerea soluiei problemei pentru care s-au introdus datele; Editarea la imprimant i/sau pe disc a datelor de intrare i a rezultatelor obinute; Specificarea directorului n care se afl sau se vor depune fiierele de date. n lips, se consider directorul n care se afl pachetul QM; Afiarea fiierelor din directorul de lucru care au extensia corespunztoare modulului n curs de execuie; Ieirea din sesiunea de lucru curent

S E R P I

Save Edit Run Print Install

Directory

Esc

Exit

n alte situaii, n fereastra inferioar sunt afiate mesaje de eroare sau cereri de introducere a unor informaii: domeniul de variaie al unor parametrii de intrare, numele fiierului care se va salva, numele fiierului care se ncarc etc. n fereastra de titlu ce se deschide n partea superioar a ecranului se preiau informaii privind titlul problemei ce urmeaz a fi rezolvat, numrul variabilelor i valorile parametrilor de intrare. Fereastra de date corespunde ferestrei de mijloc i conine macheta de preluare a datelor de intrare n funcie de modulul curent apelat i parametrii de setare inclui n prima fereastr. Asupra informaiilor din primele dou ferestre se pot executa comenzile Help, New i Run din fereastra de comenzi.

Ferestre de titlu Ferestre de date

Ferestre de comenzi

Figura nr 9.2 Ferestre de lucru QM Etapele ce trebuie parcurse pentru rezolvarea unei probleme Formularea modelului matematic i stabilirea datelor de intrare; Lansarea n execuie a programului QM; Selectarea din meniul principal a modului adecvat pentru rezolvarea problemei; Introducerea datelor de intrare (comanda New) sau ncrcarea lor de pe disc (comanda Load); Editarea datelor pentru corecie sau modificare (comanda Edit); 148

Lansarea n execuie (comanda Run); Analiza i interpretarea rezultatelor. Dup analiza rezultatelor se revine n lista comenzilor din fereastra de jos a ecranului de lucru cu tasta Esc. Se pot modifica unele date de intrare relund procesul de la etapa de editare; Salvarea rezultatelor sau imprimarea lor. Ieirea din QM. Terminarea normal a sesiunii de lucru cu QM se obine apsnd tasta Esc de cte ori este necesar pentru a se ajunge n sistemul Windows.

9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM

Pe o pia oarecare sunt prezentate, la un moment dat, trei produse concurente - notate cu A, B i C, n ordinea apariiei lor pe pia. Se urmrete previziunea cotelor pe care le vor deine n cadrul pieei dup o perioad de 10 luni utiliznd modelul probabilistic bazat pe teoria lanurilor Markov. S presupunem c la momentul analizei considerat momentul O, cota de pia a fiecreia dintre cele 3 produse - A, B i C - n totalul pieei era de 60%, 30% i respectiv 10%. Sondaje anterioare au stabilit un coeficient de fidelitate constant pe lun, i anume de 0,70 la produsul A, 0,80 la produsul B i 0,90 la produsul C. Cei 30% de cumprtori care n intervalul considerat prsesc produsul A se ndreapt n proporie de 12% ctre produsul B, i de 18% spre produsul C; de la produsul B 10% se ndreapt spre produsul A i 10% spre produsul C; n sfrit, cei 10% care prsesc produsul C se orienteaz n proporie de 5% spre produsul A i de 5% spre produsul B.

Figura nr. 9.3. Fereastra de preluare a datelor de intrare Datele de intrare sunt prezentate n figura nr. 8.3 Fereastra rezultatelor de ieire este redat n figura nr. 8.4.

149

Figura nr. 9.4. Fereastra rezultatelor de ieire Se constat c dup cele 10 luni cotele de pia ale produselor A i C se modific semnificativ datorit fidelitii mai mari a cumprtorilor prodului C fa de produsul A. Astfel cota de pia a produsului A scade de la 60% la 18% iar cota de pia a produsului C crete de la 10% la 57%. Produsul B are o scdere a cotei de pia nesemnificativ de la 30% la 25%.

150

151

BIBLIOGRAFIE
1. Bi V., Marinescu V., Pescaru V., Sisteme informatice n economie, Editura Tehnic, Bucureti 1991 2. Boaden R., Lockett G., Information Technology, Informantion Systems and Information Management: Definition and Development, in Information System, vol. I, nr. 1, 1991 3. Bush J., Frahman A., Communication in a Network Organization, in Organizational Dinamics, nr. 3, 1990 4. Dampsey J., Koff W., Increasing I.S. Productivity: A Holistic Approach, in, Information Strategy: The Executives Journal, nr. 4, 1995 5. Edward L., Database Marketing, The Ultimate Marketing Tool, McGraw-Hill Inc, 1998 6. English L., Turning Information Management into an Effective Business Enabler, in Information Strategy: The Executives Journal, nr. 1, 1996 7. Feldman T., An Introduction to Digital Media, Prentice Hall, New Jersey, 1997 8. Gheorghe Orzan, Sisteme informatice de marketing, Editura Uranus, Bucureti, 2001 9. Greenberg S., Computer Support Cooperative Work and Groupware, Academic Press, 1991 10. Gronski Sndel, Sisteme informatice n comer, Editura Expert 11. Ionescu Gh.Gh., Cazan E, Negru A.L., Modelarea i optimizarea deciziilor manageriale, Ed. Dacis, Cluj-Napoca, 1999 12. Jaakola H., Tehunen H, Latvala L., Information Technology and Changes in Industry, in Information Systems, vol. I, nr. 1, 1991 13. Jih W. J., Owings P., From In Search of Excellence to Business Process Reengineering: The Role of Information Technology, in Information Strategy: The Executives Journal, nr. 1, 1995 14. Mastenbroeck., Information Management, Organization Design and Organizational Theory, in European Management Journal, nr. 1, 1990 15. Nicolescu O, Nicolescu L., Managementul modern al organizaiei, Ed. Tribuna Economic, Bucureti, 2001 16. Nicolescu O. (coord.), - Ghidul managerului eficient, vol. I II, Editura Tehnic, Bucureti, 1993-1994 17. Nicolescu O., Management comparat, Editura Economic, Bucureti, 1998 18. Nicolescu O., Managementul ntreprinderilor mici i mijlocii, Editura Economic, Bucureti, 2001 19. Nicolescu O., Verboncu I., Management, Editura Economic, 1999 20. Oprea D., Airinei D., Fotache M., Sisteme informaionale pentru afaceri, Ed. Polirom, Iai, 2002 21. Oprea D., Analiza i proiectarea sistemelor informaionale economice, Ed. Polirom, Iai,1999 22. Pollatis Y., Grantt J., Information Resources and Corporate Strategy Development, in Information Strategy: The Executives Journal, nr. 2, 1996 23. Radu I., Informatic managerial, Editura ALMI, Bucureti, 2000 24. Radu I., Urscescu M., Ioni F., Informatic pentru managementul firmei, Ed. Tribuna Ecopnomic, Bucureti, 2001 25. Radu I., Urscescu M., Vldeanu D., Cioc M., Burlacu S., Informatic i management, o cale spre performan, Editura Universitar, Bucureti, 2005 152

26. Raiu-Suciu C., Modelarea i simularea proceselor economice, Ed. Didactic i Pedagogic, Bucureti, 1999 27. Reck R., Reck V., The Role of Information Systems Strategy in Making Market Leaders in Information Strategy: The Executives Journal, nr. 2, 1996 28. Schein E., The Role of CEO in The Management of Change: The Case of Information Technology, in the Kochan, Useem M. Transforming Organizations, Oxford University Press, Oxford, 1992 29. Stanciu V., Sisteme informatice de Gestiune, Ed.CISON, Bucureti, 2000 30. Velicanu M., Bodea C., Lungu I., Ioni C., Sisteme de gestiune a bazelor de date, Ed. Petrion, Bucureti, 1999 31. Verboncu I., Manageri i management, Editura Economic, Bucureti, 2000 32. Verboncu I., Tabloul de bord, Editura Tehnic, Bucureti, 2001 33. Willson D., Diagonal Communication Links Within Organization, in The Journal of Business Communications, vol. 29, nr. 2, 1992

153

154

155