Capitolul 3

Capitolul 3

INFORMATIZAREA
SISTEMELOR INFORMATIONALE


Obiective:
Dupa studierea acestei teme veti fi n masura sa:
diferentiati notiunea de sistem informatic de cea de sistem
informational;
identificati rolul managerilor n procesele de informatizare;
recunoasteti tendintele n tehnologia informatiei;
identificati rolul sistemelor informationale pentru facilitarea
deciziilor.


CUPRINS:

3.1. Sistemul informatic versus sistemul
informational de conducere

3.2. Modernizarea sistemelor informationale.
Rolul managerilor n procesele de informatizare

3.3. Sisteme informationale computerizate

3.4. Directii strategice n informatizarea sistemelor
informationale ale ntreprinderilor comerciale

3.4.1. Noi tendinte n tehnologia informatiei
3.4.2. Aspecte noi ale monitorizarii sistemelor
informationale

3.5. ntrebari recapitulative

Sisteme informatice n comert


3.1. Sistemul informatic versus sistemul informational de
conducere

Sistemul informatic constituie n prezent un subiect amplu analizat n
literatura de specialitate. ntr-o forma simplista se poate considera ca,
daca, ntr-un sistem informational predomina ca echipament mijloacele de
automatizare, atunci acesta este denumit sistem informatic. Prin urmare,
sistemul informational, avnd o sfera mai larga, include si sistemul
informatic. De altfel, nca de la nceputul deceniului 70 prin sistem
informational se subntelegea si sistemul informatic, adica ansamblul de
mijloace - calculatoare, programe, fisiere. Prin sistem informatic se
considera acea parte din sistemul informational n care prelucrarea este
automata. Altfel spus, sistemul informatic, presupus parte integranta din cel
informational, se refera la prelucrarea structurilor de informatie, pe cnd cel
informational, la continutul lor. Un sistem informatic devine integrat atunci
cnd pentru tot sistemul informational, prelucrarea este automata. n
aceeasi ordine de idei, un punct de vedere este si acela al egalitatii sub
care sunt privite cele doua notiuni ce se pot nlocui reciproc.
Pentru ntreprinderile comerciale romne, un asemenea sistem
trebuie privit ca o limita spre care este orientata evolutia sistemului
informatic, si nu un obiectiv imediat. Conturarea opiniilor mentionate
anterior a fost rezultatul unui proces istoric legat de evolutia tehnicilor de
prelucrare a datelor.
Prima etapa a fost legata de perioada de pionierat a sistemelor
informationale cnd prelucrarea informatiilor se efectua manual si
transmiterea lor se realiza pe suporti de hrtie. Ca urmare, primele definitii
date sistemului informational, aveau n vedere numai procedurile de
prelucrare manuala a informatiei.
Aparitia mijloacelor mecanografice de prelucrare a informatiei au
determinat abordarea sistemelor informationale, ntr-o maniera diferita, ele
fiind definite prin complexe de proceduri mecanizate partial sau total.
Aceste tipuri de definitii au fost specifice deceniilor 4 si 5 ale secolului
nostru.
Aparitia calculatorului electronic a indus ideea ca un sistem de
informare modern nu poate fi conceput dect complet mecanizat si
Capitolul 3

automatizat, acreditndu-se impresia ca sistemul informatic nu este chemat
sa completeze sistemul informational, ci sa l nlocuiasca. O asemenea
abordare s-a dovedit exagerata. S-a constatat astfel, ca un calculator
electronic poate fi foarte util n conducerea proceselor de productie cu
componente tehnologice relativ standardizate, n care omul este mai putin
implicat. nsa, cum nu toate procesele de conducere si executie pot fi
standardizate, ramn o serie de activitati care nu pot fi conduse exclusiv
prin calculator. In aceasta componenta a sistemului informational se
opereaza prin oameni si informatiile sunt tratate potrivit ntelesului lor. n
acest caz, informatiile de prelucrat sau cele prelucrate apar n punctele de
intrare si iesire, unde sunt identificate de oameni. Aceasta constatare a fost
coroborata cu aparitia microprocesorului si a calculatoarelor personale
care, practic au revolutionat procesele manageriale. O gama foarte mare
de aplicatii au fost orientate catre ntreprinderile comerciale, unde datorita
interventiilor oamenilor n estimarea factorilor de risc, era extrem de dificila
o automatizare a sistemelor informationale. Pe de alta parte, ntr-un sistem
informational, culegerea, prelucrarea si transmiterea datelor ocupa un loc
central. Acestea au tendinta de a deveni preponderente, pe masura
automatizarii proceselor. Cu timpul, datorita cresterii ponderii prelucrarii
electronice, deci a utiliza rii sistemelor electronice ca exponente ale
modernizarii,s-a acreditat ideea renuntarii la notiunea de sistem
informational, cel informatic fiind suficient
1
. n conditiile mentionate, si-a
facut astfel loc parerea ca prin sistem informatic se ntelege un proces de
informare perfectionat, mecanizat sau automatizat negndu-se
importanta celorlalte parti componente ale sistemului informational -
concepte, metodologii de prelucrare, reguli de transmitere a informatiilor,
care deriva din existenta sistemului decizional.
Obiectivul unui sistem informational este furnizarea, cu eficienta
maxima, a informatiilor necesare conducerii. n acest context apreciem ca
informatizarea sistemelor informationale este, n fapt, un proces de crestere
a eficientei acestora si implicit a actului de decizie. Gradul de informatizare
a sistemului informational este strict dependent de nivelul de complexitate
al agregarii deciziei si de potentialul de finantare al ntreprinderii
comerciale.

1
Potrivit acestei conceptii sistemul informational devine o componenta a sistemului
informatic
Sisteme informatice n comert


3.2. Modernizarea sistemelor informationale. Rolul
managerilor n procesele de informatizare

n societatea moderna, sistemele informationale, n general si cele
bazate pe tehnologie computerizata, n special, impun acceptarea ideii ca
producerea informatiei este un domeniu de sine statator. Un complex de
activitati economice specifice existentei unei afaceri nu se poate desfasura
fara a lua n calcul costul si valoarea informatiei. Se estimeaza ca, spre
exemplu, domeniile producerii si distribuirii informatiei detin o pondere de
peste 30% din produsul national brut al Statelor Unite ale Americii. n acest
context, pentru cele mai multe firme, competitivitatea a devenit sau va
deveni n viitorul imediat, un atribut al calitatii procesarii si analizarii
informatiei.
Ca urmare a extinderii si generalizarii domeniilor de producere a
informatiei, managerilor ntreprinderilor comerciale le revin atributii noi
legate de crestere rolului informatiei n actul de decizie. Apar astfel
competente noi legate de:
controlul si gestionarea tehnologiilor de informatii;
proiectarea sau reproiectarea sistemelor informationale n raport cu
cresterea si diversificarea afacerilor;
dobndirea de abilitati n utilizarea computerelor pentru producerea
informatiilor n vederea elaborarii si monitorizarii deciziei.
Valorificarea informatiei si a tehnologiei de procesare a ei devine, pe zi
ce trece, o componenta a strategiei ntreprinderii comerciale.
Implementarea sistemelor informationale ofera acesteia o pozitie
competitiva pe piata.
Legate de dinamismul nregistrat de industria tehnicii de calcul,
sistemele informationale nregistreaza, la rndul lor, o evolutie accelerata.
mbunatatirea si modernizarea sistemelor informationale devine un atribut
al managementului schimbarii. Potrivit acceptiunii ca un sistem
informational este un set de proceduri organizate, se poate prezuma ideea
ca informatiile produse sunt destinate sustinerii obiectivelor firmei.
n acceptiunea moderna, informatia este privita ca o entitate tangibila
sau intangibila, subordonata obiectivului reducerii riscului n afaceri
(informatia completa reduce nesiguranta).
n prezent, procesul de implementare sau perfectionare a unui sistem
informational este strict legat de integrarea tehnologiei computerelor n
Capitolul 3

procesul managerial al firmei. n conformitate cu obiectivele si cu
dimensiunile afacerilor sale, o ntreprindere comerciala se afla n situatia
procesarii unui numar impresionant de date, iar un sistem informational
bazat pe microcomputere aduce, n mod categoric, un plus de rapiditate.
Pe masura ce ntreprinderea comerciala se ncadreaza n mediul
concurential, are loc o diversificare a destinatiei informatiei produse. Astfel,
o parte din informatii sunt destinate utilizarii de catre angajatii firmei, potrivit
cerintelor managementului, iar o alta parte trebui pusa la dispozitia
publicului (informatii referitoare la produse, preturi) sau statului (informatii
referitoare la datele financiare). Fara un sistem informational informatizat,
acest lucru nu este posibil.
Desi procesarea informatiei nu este obiectivul cel mai important al
multor firme, el este totusi o componenta vitala a cadrului lor operational.
Ca urmare, managerii sunt coordonatorii proiectarii si totodata beneficiarii
acestui sistem. Pentru ei informatia este formata din date care au fost
procesate ntr-o forma care are un nteles pentru cel care o recepteaza si
are valoare n procesul decizional actual sau viitor.
Tipurile diferite de decizii necesita tipuri diferite de informatie, iar sursa
majora a acestora se gaseste n totalitatea operatiunilor conduse n cadrul
firmei. Existenta unei multitudini de cai de receptare a informatiei, complica
procesul decizional si mareste urgenta perfectionarii sistemului
informational prin informatizare.

3.3. Sisteme informationale computerizate

Achizitionarea oricarui fel de tehnologie informatica are ca obiectiv
obtinerea unui avantaj asupra modelelor vechi de desfasurare a afacerilor.
Indivizii si ntreprinderile comerciale manifesta o mare preocupare pentru
aplicarea noilor tehnologii ale informatiilor pentru a mbunatati operatiile
proprii si pentru cstigarea unui avantaj competitiv.
Una din primele utilizari ale computerului
2
a fost, doar, procesarea
unor volume mari de tranzactii, n special de catre firme de pe piata de
capital, companii de asigurari si banci. Astazi, aceste tipuri de utilizari au
devenit domenii de sine statatoare care ofera permanent informatii, n timp
real, referitoare la cotatii de actiuni, cursuri valutare, cotatii futures la burse,

2
Este vorba de sisteme de computere care n prezent sunt incluse n grupurile de sisteme
medii sau mari (mainframe) de calcul;
Sisteme informatice n comert

iar producatorii de computere si soft se ntrec n a oferi solutii noi, tot mai
performante.
Tehnologia informatica este orientata si catre proceduri mai simple,
pentru birouri. Exista sute de sisteme pentru procesare de text sau tabele
de calcul pentru toate tipurile de computere. Sistemele birotice ofera si
posibilitatea crearii unui "birou social" pentru indivizi aflati n locuri diferite.
Sedii de firma (birouri, depozite, magazine) aflate la distanta mare, pot fi
conectate prin canale dedicate
3
pentru a facilita interactiunea ntre ele.
Una din marile facilitati ale microcomputerelor este soft-ul existent
pentru cresterea productivitatii personale. Pentru persoanele implicate n
activitatea manageriala apar facilitati noi n ceea ce priveste redactarea de
documente prin procesoare de text, calcule manageriale prin procesoare
de tabele sau chiar programe care permit crearea de imagini care pot fi
tiparite sau prezentate on-line.
Tehnologia informatiei poate fi folosita att pentru facilitarea
procesului decizional, ct si pentru procesarea tranzactiilor. Indiferent de
tipurile de activitati procesate, fisierele cu date sunt o componenta majora a
unui sistem informational stocat pe computere. Daca n primele faze ale
existentei sistemelor informationale, fisierele (dosarele) erau tinute n
bibliorafturi, sertare, dulapuri
4
, etc., ntr-un sistem computerizat, informatia
poate fi luata de pe suportul magnetic pe care se afla, modificata, adaugata
sau stearsa, fara mari probleme. Aceste facilitati accelereaza si usureaza
procesul decizional. Computerele pot fi folosite att pentru activitati
personale, ct si pentru cele profesionale. Multe dintre ele pot fi
transformate n terminale, legate n retea, care se pot conecta la servere de
sistem de banci de date, din care utilizatorul poate extrage informatiile
necesare.
Exista o mare varietate de moduri n care computerele pot fi folosite.
Un mare atu al computerelor este acela ca pot stoca mari cantitati de
informatie ntr-un spatiu evident restrns si ofera posibilitatea utilizarii
ulterioare a acestor informatii stocate.



3
Liniile dedicate sunt linii telefonice, radio sau satelit alocate special pentru transmisii de
date;
Capitolul 3


3.4. Directii strategice n informatizarea sistemelor
informationale ale ntreprinderilor comerciale

Deoarece impactul tehnologiei informatiei este diferit de impactul
oricarui alt tip de tehnologie, orice firma trebuie sa controleze informatia cu
grija din cauza efectelor primare, dar, mai ales din cauza efectelor
secundare potentiale pe care le genereaza.
Aplicarea tehnologiei informatiei la o problema de afaceri cum ar fi
introducerea unui nou proces de comercializare, conduce la o serie de
beneficii primare ca de exemplu: reducerea costurilor unitare de
comercializare, cresterea calitatii produsului, etc.
Exista trei niveluri de integrare a tehnologiei informatiei:
q Primul nivel este constituit din sisteme informationale independente
care ajuta firma sa implementeze strategia prin marirea eficientei
activitatilor operationale. Aceste sisteme nu sunt legate direct de
procesul de formulare a strategiei sau de integrare cu un anumit plan
strategic.
q Cel de al doilea nivel este caracteristic sistemelor de sustinere a politicii
firmei si sunt proiectate pentru impulsionarea procesului de planificare
strategica. n acest caz, sistemele ajuta la formularea planului, dar nu
constituie o parte a acestuia. Rezulta de aici ca sistemele de integrare a
tehnologiei informatiei nu sunt o parte a unui produs finit sau a unui
serviciu produs de firma.
q Cel de al treilea nivel de integrare devine, n sine, o parte a strategiei
firmei. La acest nivel, tehnologia informatiei si integrarea acesteia n
procesul decizional este n relatie strnsa cu gndirea strategica a
managementului firmei prin aportul adus la definirea ariei de posibilitati
si optiuni. n acelasi timp, ofera o buna parte din mijloacele prin care
strategia, odata aleasa, va fi implementata.
n mediul economic, la un moment dat, o firma care beneficiaza de
avantajul unui asemenea nivel de integrare a tehnologiei informatiilor n
procesul decizional, se poate afla n situatia de concurenta cu alte firme
care si dezvolta sisteme informationale similare. n numeroase cazuri,

4
n forma manuala de prelucrare a informatiilor documentele, dosarele si alti suporti de
hrtie erau elementele de baza ale functionarii sistemului informational;
Sisteme informatice n comert

sistemele competitorilor pot sa se dovedeasca mai fiabile pentru ca, de
obicei, concurenta se dezvolta pe baza experientei acumulate de primele
firme care au gasit o noua metoda de abordare a afacerilor.

3.4.1. Noi tendinte n tehnologia informatiei

Una din directiile devenite traditionale n utilizarea computerelor o
constituie stocarea informatiei. Daca n sistemele traditionale
5
se punea
permanent problema raportului dintre memoria interna
6
si memoria
externa
7
, n sistemele contemporane, datorita progreselor nregistrate de
tehnologia microelectronica, acest aspect devine mai putin important.
Cauza se gaseste n performantele actuale ale computerelor personale
care mbina n foarte bune conditiuni capacitatea mare de memorie
interna, dedicata procesualitatii cu capacitatea mare de stocare. ntr-un
astfel de computer informatia este nmagazinata sub forma de fisiere. Ele
pot fi organizate potrivit nevoilor firmei, pe niveluri de importanta. Astfel, un
fisier master va contine informatii de importanta vitala pentru ntreprinderea
comerciala. El va fi permanent accesibil si va fi reactualizat permanent cu
noi informatii. Alte fisiere vor contine arhive cu date care vor fi necesare la
diferite momente de timp. Aceste fisiere, indiferent de marimea lor sunt
stocate de obicei pe suporturi secundare de informatii. Suporturile pentru
informatie au o mare diversitate. n general ele sunt denumite suporturi
magnetice (dischete, compact discuri, discuri optice, etc.) si permit
stocarea datelor si prelucrarea lor ulterioara cu mare rapiditate.
Forma n care sunt stocate aceste fisiere poarta numele de baze de
date care contin att informatiile, ct si structurile de date care sunt
relatiile fizice si logice ntre diferitele nregistrari din fisiere. O baza de date
creata pe computer este o structura logica de date astfel conceputa nct
sa permita accesul rapid si fara efort la informatiile pe care le contine.
Acest lucru se poate face cu ajutorul unor pachete de programe software
specializate, denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD).
Obiectivul unui sistem de management al bazelor de date consta n
facilitarea crearii de structuri de date prietenoase utilizatorului, n masura

5
Ne referim aici la sistemele de calcul mari utilizate nainte de aparitia computerelor
personale.
6
Memoria existenta n unitatea de memorie centrala folosita pentru calcule
7
suporti externi de informatie, care sunt utilizati temporar pentru extragere sau
nregistrare de informatie
Capitolul 3

sa-i faciliteze acestuia accesul si utilizarea informatiilor utile companiei. Un
astfel de sistem separa definitia informatiei de programele care o
acceseaza. Ca urmare, informatia este stocata separat de fisierele de
programe, mai multe baze de date putnd fi create n acelasi timp. Aceasta
facilitate creeaza posibilitatea abordarii bazelor de date ca elemente
independente ale sistemului. Cu un SGBD se pot proiecta si crea foarte
usor baze de date care pot fi folosite de un numar mare de programe
aplicative si, totodata de mai multe persoane n acelasi timp, cea ce duce
binenteles la cresterea eficientei muncii angajatilor.

3.4.2. Aspecte noi ale monitorizarii sistemelor informationale

ntr-o ntreprindere comerciala, unul din rolurile fundamentale ale
managementului este controlul sau monitorizarea modului cum sunt
ndeplin ite deciziile. Un manager are permanenta nevoie de informatii
asupra abaterilor de la obiectivele propuse. O contributie importanta o au
aici sistemele informationale pentru facilitarea deciziilor.
Un sistem de facilitare a deciziilor este un sistem computerizat care
pune la dispozitia utilizatorului modele pentru folosirea de date n
rezolvarea unor probleme pe care acesta trebuie sa le solutioneze.
Sistemele de facilitare a deciziilor pot fi create astazi, cu usurinta, chiar si
pe un microcomputer. Ele se bazeaza pe modele evolutive care se pare, au
cea mai mare sansa de succes. n acest sens, n primul rnd se creeaza un
model hibrid al sistemului, iar pe masura ce timpul trece si utilizatorul
interactioneaza cu sistemul, aria informatiilor si datelor creste si sistemul
evolueaza autoadaptndu-se.
Trebuie subliniat faptul ca aceste sisteme sunt create pentru a oferi un
sprijin n luarea deciziei si nu pentru a lua decizia. n fiecare sistem exista
programate mai multe alternative, menite sa asigure solutionarea unor
probleme foarte diverse. Pentru fiecare alternativa exista o oarecare doza
de risc n implementare, ceea ce este imposibil de evaluat n costuri. Cu
toate acestea, sistemele de facilitare a deciziilor sunt o unealta puternica
pentru management. Un manager care este constient de potentialul unui
astfel de sistem si are cunostinte din domeniul sistemelor informatice detine
un real avantaj fata de concurenta.
Exista o tendinta de conturare a unor directii legate de monitoriza rea
sistemelor informationale bazata pe sisteme de facilitare a deciziilor.
O prima directie este legata de consolidarea sistemelor de control, care pe
Sisteme informatice n comert

de o parte se gasesc cantonate n zona de control a costurilor, iar pe de
alta parte n zona perfectionarii si crearii de noi sisteme informationale.
Sistemele informationale computerizate ofera posibilitatea ntreprinderilor
comerciale sa realizeze un numar mare de tranzactii, asigurnd n acelasi
timp un control si o reducere permanenta a erorilor.
O a doua directie este data de implicatiile sistemelor informationale
chiar si n afara ntreprinderilor comerciale. Lipsa de experti n domeniu va
orienta firmele catre achizitionarea de pachete aplicative. Ca urmare,
ntreprinderile comerciale n general, si cele mici, n special, vor fi obligate
sa-si modifice procedurile pentru a beneficia de tehnologia existenta. Ele
vor cumpara sisteme "la cheie" proiectate pentru un anumit nivel de
generalitate si vor fi silite sa-si adapteze procedurile potrivit cerintelor
acestora.
Cea de a treia directie se refera la contributia sistemelor informationale la
cresterea eficientei economice. Ea deriva din faptul ca informatia capata o
extindere tot mai mare n structurile organizationale moderne.
Utilizarea informatiei si a tehnologiei de procesare este, acum, o
componenta a strategiei firmei, iar calitatea implementarii sistemelor
informationale, ofera oricarei ntreprinderi comerciale o pozitie competitiva
n economie.

3.5. ntrebari recapitulative:

1. Prin ce se diferentiaza sistemul informatic de sistemul
informational?
2. Ce rol ocupa managerii n procesele de informatizare?
3. Care sunt noile tendinte n tehnologia informatiei?
4. Ce ntelegeti prin sistem informational pentru facilitarea
deciziilor?