MANAGEMENTUL TIMPULUI

Mituri despre timp

Planificarea timpului este pierdere de vreme
Organizarea i disciplina blocheaz
spontaneitatea
Viaa mea este complet controlat de
evenimente externe
Trebuie s mulumesc pe toat lumea
Eu nu am limite
Un loc de munc dezorganizat este caracteristic
unui geniu
Nu am timp s m organizez; sunt prea ocupat s
vnd
Mituri despre timp
Gestionarea timpului nu este altceva dect o problem
de bun sim. M descurc bine la servici, deci mi
gestionez bine timpul.
Lucrez mai bine sub presiune; gestionarea timpului mi-ar
lua acest stimulent.
Folosesc un calendar pentru ntlniri i o list de lucruri
de fcut. Nu este suficient?
Oamenii iau prea n serios problema gestionrii timpului;
asta i ia toat distracia din via.
Gestionarea timpului poate fi bun pentru anumite
tipuri de munc, dar munca mea este foarte creativ. Nu
m pot lega prin rutin.
INTERNI
Lipsa prioritilor
Amnarea i indecizia
Oboseala
Incapacitatea de a spune NU
Dezorganizarea
Delegarea ineficient
Sarcinile nefinalizate
Estimarea unui buget de timp
nerealist
Suprancarcarea
Stresul
Perfecionismul
EXTERNI
ntlnirile
ntreruperile telefonice
Vizite neateptate
Comunicare neclar de
instruciuni
Informaiile neadecvate,
imprecise sau ntrziate
Autoritate sau
responsabilitate confuz
edinele (planificate &
neplanificate)
ELIMINAREA HOILOR DE TIMP
Incapacitatea de a spune nu
Obisnuii-v s plasai prioritile dumneavoastr pe
primul plan
Ascultai solicitarea i luai-v timp pentru a v gndi
Obisnuii-v cu ideea c nu putei mulumi pe toat lumea
Refuzai, dai motive i sugerai alternative
Existena motivelor i accentuarea prerii de ru
micoreaz ofensarea celui refuzat
n cazul lipsei scuzelor, fii sincer. Lipsa unei scuze este
mai bun dect o scuz proast
n faa efului refuzul trebuie nsoit de lista de prioriti
ELIMINAREA HOILOR DE TIMP
Tendina de amna
Stabilii obiective realizabile
Identificai sarcinile pe care ai fi tentat s le amnai
Cntrii beneficiile (pentru dumneavoastr i ceilali)
ndeplinirii sarcinii vs. efectele amnrii
Stabilii termenele limit
mprii sarcinile n segmente ct mai mici- tehnica
elefantului
Punei accentul mai degrab pe pornirea sarcinilor dect pe
ncheierea lor
Nu trii cu ideea c lucrai mai bine sub presiune.Costul
amnrii poate fi foarte mare
80% din sarcinile primite zilnic sunt realizabile pe loc
ELIMINAREA HOILOR DE TIMP
Perfecionismul
Este corespunztor? (i nu perfect) acesta trebuie s
fie standardul dumneavoastr
Analizai dac eforturile de a realiza o sarcin perfect
mbuntesc ntr-adevr lucrurile, sau doar v
mpiedic s ducei sarcina la bun sfrit
Luai n considerare raportul cost - beneficiu al efortului
depus n plus
Luai n considerare legea lui Pareto - 80 % din
activitile importante sunt realizate n 20 % din timp.
! Este ntr-adevr o virtute a vrea s ndeplineti o sarcin foarte
bine, ns unii oameni i doresc att de mult s fac un lucru perfect,
nct nu l definitiveaz niciodat
PLANIFICARE
Important
Urgent
I - Pompieri
II
Planificatori
IV
Chibiti
III
Receptionisti
Mangementul intreruperilor
Defineste cine te poate intrerupe
Filtreaza-ti vizitatorii prin receptie sau secretara
Intreaba cat poti de repede care e scopul vizitei
Stai in picioare cand ai cate un vizitator neasteptat
Fii dragut cu oamenii dar dur cu timpul pierdut
Programeaza-ti intalniri pentru mai tarziu
Programeaza intalnirea in biroul / la locul de munca al
celuilalt
Stai cu mainile incurcisate (cu fundul pe coltul mesei)
Tine barfele pentru momentele de barfire (cafea, ...)
Pregatire si organizare
Tine-ti biroul curat, fara hartii
Fii constient de timpul pierdut
Fa-ti zilnic o lista cu treburi de facut
Deleaga in mod corespunzator
Nu fa treaba altuia
Nu promite pe timpul tau
Fa-ti timp pentru tine
Telefonul
Lasa pe altii sa-ti preia telefoanele
Rezolva toate telefoanele pe care trebuie sa le dai
deodata
Pregateste-ti telefoanele, asa cum iti pregatesti vizitele la
clienti
Tine-ti ochii pe ceas cand vorbesti la telefon
Lasa mesaje
Inchide telefonul cand ai de lucru sau pune-l pe robot
Sedinte
Ia in considerare timpul altora
Fa o agenda, si respect-o
Trimite agenda inainte de sedinta
Evita intreruperile
Atunci cand acestea apar, foloseste-le
Du-te numai la sedintele la care trebuie sa fii
Organizare personala
Bifeaza-ti lucurile care le-ai facut pe agenda
personala (cu Treburi de facut)
Planifica in avans
Daca poti, lasa pe altcineva sa-ti filtreze posta si e-
mail-urile
Lucreaza cu hartiile, una cate una
Pune-ti un ceas mare pe perete
Solutii pentru organizarea timpului
Tine-ti ordine in hartii
Lista cu Treburi de facut
Deleaga
Invata sa spui NU (frumos)
Da termene de realizare realiste
Fa-ti timp de lucru de unul singur
Pune pe altcineva sa-ti filtreze posta, vizitele,
telefoanele
Cand cineva te viziteaza neanuntat, stai in picioare
Cand ai un telefon neasteptat, intreaba cand poti suna tu
inapoi
Fii dragut cu oamenii, dar dur cu timpul
Planifica in avans
Nu interupe
Amana intalnirile pentru mai tarziu
Planifica 5 minute in fiecare zi
Cand ai de spus ceva, pune-ti gandurile in scris
Solutii pentru organizarea timpului
Managementul timpului
Timp mediu dedicat : magazin/ retea
Timpul alocat exprimat in % comparativ
cu ponderea fiecarei retele din total
volum KA si/ sau National
Timp util/ Timp total lucrat
Construirea placintei timpului. Exercitiu
Timp alocat fiecarui Brand/ Magazin/
retea
12
3
6
9
Timpul
Cel mai valoros bun al oamenilor
Ireversibil i irepetabil
Cea mai important surs de stres
Timpul Interval sau perioad de timp ntre
dou evenimente succesive.
(Dicionarul Random House)
Timpul cel mai nvat dintre toi sfetnicii
printe al tuturor lucrurilor
bun prieten sau puternic duman
nefolosit existen, folosit via
ceea ce oamenii ncearc s omoare, dar care
termin prin a-i omor
un fenomen de perspective
arlatan care-i ascunde prezentul, fcnd s
strluceasc viitorul
nu poi uita de timp, dect
servindu-te de el
Marea nemulumire a majoritii oamenilor
este c nu au suficient timp, dei timpul
este resursa mprit cea mai egal dintre
toate resursele.
O zi de 24 ore pentru toi oamenii
Nu te plnge c nu ai suficient timp. Dispui de acelai
numr de ore ntr-o zi, ca cele pe care le-a avut i Pasteur,
Michelangelo, Maica Tereza, Leonardo da Vinci i Albert
Einstein H. Jackson Brown
..stabilirea i urmrirea unei planificri pentru a organiza i prioritiza n
contextul desfurarii activitii de munc, familie etc.
Cum aplici principiile managementului
timpului n viaa de zi cu zi?
Stabilirea gradului de importan al tuturor aciunilor
tale
Concentrarea pe un numr mic de prioriti extrem de
importante
Actualizarea continu a listei de prioriti n funcie de
schimbrile aprute
Poziionarea evenimentelor n matricea prioritilor i
luarea unei decizii
1. Trebuie s fac acest lucru
(este important i urgent)
2. Ar trebui s fac acest lucru
(este important, dar nu urgent)
3. Deleg acest lucru chiar acum
(nu e important, dar este urgent)
4. A putea s fac acest lucru
(nu e important i nici urgent)
ECHILIBRAREA SARCINILOR ZILNICE
Sarcini A
Trebuie s ncercai s
ndeplinii cteva dintre
aceste sarcini urgente i
dificile n fiecare zi
Sarcini B
Constituie grosul
volumului de munc
i ocup cea mai mare
parte a zilei
Sarcini C
Este vorba de sarcini
fr grad de urgen, care
trebuie ndeplinite cnd
permite timpul
O zi de lucru
CARE ESTE CONCLUZIA?
1 IdentifIic
pietrele mari
(cadranul2).
2 Programeaz -le
pe acestea
PRIMELE!
3 Fiecare spaiu
liber poate
fi valorificat.
12
Planific pietrele mari mai nti, apoi planific pietricelele
mici.
Vrei s mi spui i mie n ce
parte s o iau?
Asta depinde foarte mult de
locul n care vrei s ajungi, a
spus Pisica.
Pi nu prea-mi pas unde o s
ajung, zise Alice.
Atunci n-are nici o importan
pe unde o iei - spuse Pisica
Lewis Caroll - Alice n ara
Minunilor
Cauza cea mai frecvent a lipsei de eficien este lipsa
unui obiectiv clar.