Sisteme informatice pentru

managementul de proiect

SUMAR
Cap.1 Software pentru managementul de
proiect. Concepte. Generalitati
Cap.2 Sisteme informatice utilizate pentru
managementul de proiect
Cap.3 Microsoft Office Project
2

Capitolul 1
Software pentru managementul de proiect.
Concepte. Generalitati

Software pentru managementul de proiect. Concepte.

Generalitati

Conceptul de sistem
Mulimea de componenete i legturi identificabile i
interdependente evolund conform unor legi i/sau planuri i/sau
scopuri datesau ca ansamblu compus din pri avnd fiecare
independena sa parial i legi proprii
sau
Sistemul reprezint un complex de elemente structrurate,
interdependente i interconectate, constituind un ansamblu unitar
care funcioneaz ntr-un mediu dat, n vederea ndeplinirii unui
scop (obiectiv) determinat.
4

Software pentru managementul de proiect. Concepte.

Generalitati

Sistemul poate fi definit prin trei aspecte eseniale, i

anume:
structur,
funcionare
scop (funcie).

Software pentru managementul de proiect. Concepte.

Generalitati

Structura - este dat de mulimea elementelor n interaciune i

funciunile reprezentate de ansamblul de componente
determinate de influenele exterioare.
Funcionarea - este definit de regulile care determin relaiile dintre
elementele sistemului i pentru care s-a constituit i funcioneaz
acesta, cu meniunea c ntre structur i funcionare exist o
strns legtur i n aceste condiii sistemul mai poate fi definit
ca ansamblul elementelor componente i a relaiilor ce se
stabilesc ntre respectivele elemente.

Software pentru managementul de proiect. Concepte.

Generalitati

Scopul - reprezint un concept care are o importan specific n

teoria general a sistemelor i care a fost relevat mai ales n
legtur cu modelul de sistem organic, care presupune o
mulimea relativ numeroas de elemente aflate n relaii
determinate, formnd o totalitate organizat, orientat spre
realizarea anumitor finaliti

Software pentru managementul de proiect. Concepte.

Generalitati

Sistemul Informational - este definit ca ansamblul datelor,

informatiilor, circuitelor si fluxurilor informationale, procedurilor si
mijloacelor de tratare a informatiilor menit sa contribuie la
realizarea obiectivelor strategice ale organizatiei.
Sistemul informatic este compus din: baza informaional, baza
tehnic, sistemul de programe, baza tiinific i metodologic,
factorul uman i cadrul organizatoric i are ca obiect de activitate,
n general, procesul de culegerea, verificare, transmitere, stocare
i prelucrare automat a datelor.

Software pentru managementul de proiect. Concepte.

Generalitati

Resurse
Intrri
informaionale

oameni
Proceduri
echipamente

Ieiri
informaionale

Reguli

Schema bloc a unui sistem informatic

Software pentru managementul de proiect. Concepte.

Generalitati

Sistemul Informational = Sistem Informatic ?

Sistemul Informational este delimitat de Sistemul Informatic,
acesta din urma fiind parte componenta a primului. Sistemul
informatic este mai redus ca volum de informatii, insa este
superior din punct de vedere tehnic sistemului informational prin
procedurile automate de prelucrare a datelor si cuprinde doar
partial informatiile generale ale desfasurarii activitatii curente a
organizatiei.

10

Software pentru managementul de proiect. Concepte.

Generalitati

Baza tehnic a sistemului informatic este constituit din

totalitatea mijloacelor tehnice de culegerea, transmitere, stocare
i prelucrare a datelor, n care locul central revine desigur,
calculatoarelor electronice.
Pentru functionarea unui sistem informatic sunt necesare diferite
programe: programele de baz (software-ul de baz) i
programele aplicative (software-ul aplicativ).

11

Software pentru managementul de proiect. Concepte.

Generalitati
Echipamente de culegere
Echipament de transmitere

Baza tehnic a
sistemului de calcul

Calculatoare electronice
Echipamente de stocare
Echipamente de vizualizare i
readare a informaiilor
Suporturi de date

Elementele bazei tehnice a sistemului de calcul

12

Capitolul 2
Sisteme informatice utilizate pentru
managementul de proiect

13

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Activitatea de management de proiect este o activitate complex

ce presupune printre altele:
relaionarea de informaii referitoare la proiect, informaii care din
ce n ce mai des sunt n cantitti mari;
aplicarea de diverse modele de calcul specifice managementului
de proiect care de multe ori sunt complexe.
Toate aceste argumente justific apariia instrumentelor software
specializate care s asiste activitatea de management de proiect.
Implicarea acestor software are drept scop uurarea
managementului de proiect.

14

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Printre facilitile/avantajele software-ilor pentru management

de proiect se pot enumera:
precizie, permisivitate, uor de folosit, permite modificri, vitez,
calculeaz bugete i controleaz costuri, permit definirea de
calendare de lucru, comunicare prin E-mail, grafice, stocheaz,
import/export date, sortez i filtreaz date, lucreaz cu
proiecte multiple i subproiecte, genereaz rapoarte,
management de resurse, planificare, monitorizeaz i
controleaz proiecte, securitate, analize What-if.

15

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Dezavantaje cu privire la folosirea de Software pentru

Management de Proiect:
deconcentrare cauzat de software
supra-ncrcare cu informaii
supra-ncredere n software
senzaie fals de securitate.

16

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Exist astzi un mare numr de pachete de software pentru

managementul de proiect, care reprezint instrumente eficiente
pentru planificarea, controlul, i ajustarea proiectelor. n general,
ele permit gestionarea grupurilor de proiecte, a proiectelor i a
subproiectelor, la diferite niveluri de complexitate.
Folosirea de software este esenial pentru proiectele de mare
anvergur, deoarece permite gestionarea tuturor operaiunilor n
funcie de parametrii stabilii, oferind n acelai timp variate
posibiliti de vizualizare a informaiilor.

17

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Printre cele mai importante aplicatii pentru managementul de

proiecte:
Microsoft Office Project
Spider Project Professional
Primavera Project Planner for Enterprise
Charisma Enterprise

18

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Microsoft Office Project

Este folosit n proiectarea, planificarea i urmrirea proiectelor,
punnd la dispoziie o gam larg de posibiliti de reprezentare
grafic a informaiilor.
Avantajele utilizarii Microsoft Project
ofera posibilitatea planificrii costurilor i resurselor (oameni i
echipamente).

19

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

In afara planificrii activitilor, se poate realiza i un proiect de

control a acestora, prin care se poate compara planificarea
iniial cu cea actualizat i se pot elabora rapoarte de stare
comparative ntre situaia real existent i cea corespunztoare
planificrii iniiale.
Se pot defini mai multe variante de planificare a proiectului in
vederea alegerii variantei optime
Desfasurarea proiectului poate fi reprezentata cu ajutorul acestui
soft in mai multe modalitati (Grafice, Tabelare, Structuri detaliate)
Pe tot parcursul utilizrii lui, Microsoft Project monitorizeaz toate
aciunile oferind sugestii i alternative n elaborarea planificrii i
urmririi proiectelor.
20

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Spider Project Professional

Folosit pentru managementul de proiect in diferite domenii
precum Banci, Constructii, Consultanta, Dezvoltare de soft,
Telecomunicatii
Se customizeaza in functii de specificul activitatii/proiectului
pentru care se achizitioneaza.

21

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Avantajele folosirii Spider Project

Are functionalitate mai larga si solutii mai bune pentru aceleasi

activitati decat celelalte programe similare

Ofera posibilitatea de a crea modele de simulare a proceselor de

management si operationale ale unui proiect

Nu este necesara ajustarea proceselor dupa capabilitatile

software-ului

22

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Avantajele folosirii Spider Project

Simuleaza procese reale si ofera managerilor de proiect solutii

optime pentru diferite probleme

Poate functiona pe centre de cost (centre de venituri si cheltuieli)

Se poate folosi si pentru raportare financiara in plus fata de

raportarea de status

23

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Primavera Project Planner for Enterprise

Este unul din cele mai puternice sisteme de project management
fiind un sistem multi-user, multi-program i multi-project, proiectat
s lucreze pe baze de date de tip Oracle i MS SQL.
Permite planificarea i controlul tuturor proiectelor pe care le
deruleaz o companie att din punct de vedere a timpului ct i
din punct de vedere al resurselor/costurilor.

24

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Sistemul Primavera Project Planner for Enterprise - este alctuit

dintr-o suit de programe care dau complet satisfacie n
managementul proiectelor din orice companie:
Primavera Project Planner for Enterprise este destinat
managerilor de proiect; el include managementul de proiect
general, planificarea, raportarea, controlul resurselor i
managementul riscului;
Primavera Portfolio Analyst este un instrument de analiz a
managementului proiectelor, punnd la dispoziia
managementului superior informaii critice despre proiecte;

25

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Primavera Progress Reporter este un sistem de tip web care

permite colectarea datelor privind participarea resurselor
umane la desfurarea activitilor i actualizarea automat a
activitilor, comportndu-se ca un program de pontaj i ordine
de lucrri;

Primavision reprezint o interfa de tip web pentru

managementul superior i pentru managerii de proiect,
permind participarea acestora la luarea de decizii cu un
minim de efort.

26

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Resurse/ Materiale
Management

Managementul
proiectului

Project
Website

Managementul
costurilor

PRIMAVERA

Analize/
Rapoarte

Resurse

Integrarea
contractorilor

Controlul
proiectului
Planificare &
Programare

Bugetare de
vrf
Iniiere
Acces
limitat

Rezultate
Colaborri

Valori ctigate
Managementul
riscurilor

Managementul proceselor folosind Primavera

27

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Charisma Enterprise
Este un sistem informatic integrat de management al resurselor
companiei destinat organizaiilor din toate sectoarele de
activitate. Pornind de la necesitile specifice fiecrei companii,
sistemul Charisma permite culegerea i interpretarea
informaiilor n scopul obinerii deciziilor optime necesare
eficientizrii activitii.

28

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Principalele avantaje oferite de Charisma Enterprise sunt:

Integrabilitate soluia integreaz ntreaga activitate a unei

companii ntr-un sistem unitar cu o baz de date unic;
Scalabilitate se poate porni de la o configuraie minim,
module suplimentare putnd fi adugate ulterior. n plus,
pachetul software nu necesit transformri n cazul unor
modificri eseniale ale dimensiunii i complexitii companiei;
Modularitate - structura pachetului este modular, fiecare
aspect al activitii unei companii fiind tratat ntr-un mod
specific i adecvat;
Securitate sistemul asigur un nivel avansat de securitate,
drepturile sau restriciile utilizatorilor ajungnd pn la nivelul
29
cmpurilor din baza de date;

Sisteme informatice utilizate pentru managementul de proiect

Flexibilitate - sistemul se muleaz pe activitatea companiilor

din toate domeniile de activitate, datorit extensiilor specifice,
flexibile i rapid configurabile de care dispune (retail, leasing,
contracte, rate, credite, asigurri, producie, service, parc-auto,
managementul flotelor, resurse umane i salarizare, etc.);
Raportare sistemul asigur proiecia ntregii activiti n setul
de documente tip - raportrile impuse de legislaie, raportri
specifice, documentele prevzute de procedurile interne eliminnd astfel inconsistenele i redundanele;
Aliniere la obiectivele organizaionale - control n timp real,
optimizarea activitii i creterea eficienei, suport decizional;
Orientare pe procese, fluxuri de documente i evenimente
30

Capitolul 3

Prezentare Microsoft Office Project

31

Prezentare Microsoft Office Project

1
2
3
4
5

Introducere
Managementul activitatilor proiectului
Administrarea duratei proiectului
Managementul costului proiectului
Gestiunea resurselor umane din cadrul proiectului

32

Prezentare Microsoft Office Project

1. Introducere

Lansarea in executie a MS Project si fereastra help

Elementele ferestrei principale
View-urile Project
Filtrele Project

33

Introducere
1.1. Lansarea in executie Project si fereastra
Help

Lansarea MS Project:
Start -> Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office
Project

Fereastra Help:
Meniul Principal -> Help -> Microsoft Project Help
sau F1
34

Prezentare Microsoft Office Project

1.2. Elementele ferestrei principale

Bara de meniu
Bara de instrumente
Tabel introducere date
Bara de modificare a marimii de vizualizare a
tabelului
Ecranul de vizualizare a diagramei Gantt

35

Prezentare Microsoft Office Project

1.3. View-urile Project

Graphical
Task Sheet or Table
Form

36

Prezentare Microsoft Office Project

Graphical
Gantt Chart
Network Diagram

Task Sheet or Table

Form Entry Table
Schedule Table
Cost Table
Tracking Table
Earned Value
37

Prezentare Microsoft Office Project

Form
Task Details Form
Task Name Form

38

Prezentare Microsoft Office Project

1.4. Filtrele Project
Pentru a filtra informatiile se apasa pe sageata
text Filter din bara de instrumente
sau
Autofilter

39

Prezentare Microsoft Office Project

2. Managementul activitatilor
proiectului

Crearea unui nou fisier pentru proiect

Realizarea structurii de descompunere a lucrarii
Salvarea fisierelor de proiect

40

Prezentare Microsoft Office Project

2.1. Crearea unui nou fisier pentru proiect

Crearea fisierului pentru un nou proiect:

Iconita New
sau
Meniul: File -> New -> Blank Project
sau
Ctr + N

41

Prezentare Microsoft Office Project

Introducerea caracteristicilor proiectului:
Meniul File -> Properties -> Summary
- se pot introduce informatii:
titlul, subiectul, autorul, managerul, compania,
etc.

42

Prezentare Microsoft Office Project

2.2. Realizarea structurii de descompunere a
lucrarilor (Work Breakdown Structure)

Inainte de a se folosi Project este necesara sa se realizeze

structura de descompunere a proiectului.
Este bine sa se stabileasca jaloanele/reperele inainte de a
introduce activitatile in Project

43

Prezentare Microsoft Office Project

Pentru a se realiza structura de descompunere a
proiectului se urmeaza pasii:
Introducerea numelui activitatilor
se introduc numele activitatilor in coloana Task Name
Pentru trecere la urmatorul rand: Enter sau
Pentru inserare de randuri se foloseste Insert -> New Task
sau Click dreapta -> New Task

44

Prezentare Microsoft Office Project

Ajustarea coloanei Task Name

se plaseaza mouse-ul deasupra coloanei din dreapta in

Task Name
Se redimensioneaza cu click stanga.
Se autodimensioneaza folosind dublu click

45

Prezentare Microsoft Office Project

2.2.1 Crearea activitatilor principale (Summary Tasks)

Selectarea nivelului inferior sau a subactivitatilor

Indentarea activitatilor selectate

Click pe Indent sau Alt+Shift+Right

Activitatea principala devine Bold si e marcata cu
Click pe -/+ pentru a grupa/degrupa activitatile
Se observa ca simbolul din graficul Gantt a devenit negru,
marcand inceputul si sfarsitul activitatii

46

Prezentare Microsoft Office Project

Crearea de alte activitati cu subactivitati

Se selecteaza subactivitatile si se indenteaza (acceasi pasi

ca la prima activitate)

Pentru a transforma o subactivitate in activitate:

Se selecteaza subactivitatile

Se utilizeaza Outdent sau Alt+Shift+Left

47

Prezentare Microsoft Office Project

2.2.2 Numerotarea activitatilor

Activarea automata a numerotarii activitatilor:

Meniul Tools -> Options -> View -> Show Outline Number

Se bifeaza sau debifeaza optiunea si apoi OK

48

Prezentare Microsoft Office Project

2.3 Salvarea fisierelor

Salvarea fisierului

File -> Save sau iconita sau Ctrl+S

Introducerea locatiei de salvare si a numelui

Se alege locatia de salvare din fereastra Save As

In casuta Filename se introduce numele proiectului

49

Prezentare Microsoft Office Project

3. Administrarea duratei proiectului

Introducerea duratelor activitatilor

Stabilirea dependentelor dintre activitati
Schimbarea tipurilor de dependente intre activitati
Diagramele Gantt
Diagramele retea
Analiza drumui critic
50

Prezentare Microsoft Office Project

3.1 Introducere duratelor activitatilor
Implicit, MS Project aloca 1 zi pentru fiecare activitate (1d)
Pentru a schimba durata se tasteaza durata estimata in
coloana Duration; unitati de masura folosite:

Minut (m)
Ora (h)
Zi (d)
Saptamana (w)
Luna (mon)

Daca nu se stie exact durata activitatii se trece la sfarsit ?

51

Prezentare Microsoft Office Project

MS Project permite filtrarea activitatilor incerte ca si durata

din filtrul Task; se selecteaza Task With Estimated Duration
Duratele pentru activitatile de baza sunt calculate prin
insumarea duratelor subactivitatilor; MsProject nu permite
introducerea duratelor pentru activitatile de baza
Pentru a marca o activitate ca jalon se introduce durata 0
Pentru a stabili activitati periodice se foloseste Meniul Insert
-> Recurring Task
Se introduce numele activitatii, durata, data de inceput, sfarsit,
regula de repetara a activitatilor.

52

Prezentare Microsoft Office Project

In loc sa se introduca durata activitatii se pot introduce datale

de inceput si sfarsit in coloanele Start si Finish
MsProject foloseste un calendar cu 5 zile lucratoare pe
saptamana si 8 ore pe zi. Din aceasta cauza in
reprezentarea Gantt, pot aparea mai multe zile (inclusiv
weekend). Anumite zile se pot transforma din lucratoare in
nelucratoare si invers din meniul: Tools -> Change Working
Time.
Pentru a modifica scara de reprezentare a graficului Gantt,
se foloseste Zoom In si Zoom Out.

53

Prezentare Microsoft Office Project

3.2 Stabilirea dependentelor intre activitati

Iconita Link Tasks
Se selecteaza activitatile pentru care se doreste crearea de
dependente
Se apasa iconita Link Tasks

Implicit, legatura este de tip final la start (finish to start)

54

Prezentare Microsoft Office Project

Coloana Predecesors din tabelul de introducere a datelor

Se introduce manual numarul liniei pe care se afla activitatea
cu care se doreste stabilirea dependentei

Utilizarea barei de reprezentare a activitatii din diagrama

Gantt
Se selecteaza bara si se trage pana se aduce in dreptul
activitatii de care se doreste a fi legata.
In acel moment, putem alege daca vrem sa o legam de alta
activitate sau nu.

55

Prezentare Microsoft Office Project

3.3 Schimbarea tipurilor de dependente intre activitati

MsProject permite 4 tipuri de dependente:

Finish-to-start (FS) cel mai comun

Start-to start (SS)
Finish-to-finish (FF)
Start-to-finish (SF)

56

Prezentare Microsoft Office Project

Pentru a modifica tipul de dependenta, se deschide casuta

text Task Information (dublu click pe activitate)
Tabul Predecessors -> coloana Type

Adaugarea timpului avans sau restant:

Tabul Predecessors -> coloana Lag
Se poate completa in unitatile standard de masura (min, ore,
zile, luni ) sau procent.
Timpul avans se introduce negativ (-2d, -50%, etc)
modalitate de a comprima un proiect
Timpul restant se introduce pozitiv (2d, 50%, etc)

57

Prezentare Microsoft Office Project

Tipul de dependenta, se poate modifica si direct din coloana

Predecess, prin modifcarea valorilor
Recomandare: Introducerea unui timp tampon inaintea unei
activitati importante (ex. Implementarea unui sistem)

58

Prezentare Microsoft Office Project

3.4 Diagramele Gantt

Prezinta grafic scala timpului si duratele activitatilor

Informatii necesare in utilizarea diagramelor Gantt:

Pentru a ajusta scala timpului, click Zoom In sau Zoom Out
poate fi vizualizata in minute, ore, zile, saptamani, luni,
trimestre, etc.
Modificarea scalei timpului se poate face si din Meniul Format
-> Timescale

Units
Size
59

Introducere

Pentru modificarea formatului digramei Gantt: Meniul Format

-> Gantt Chart Wizard

Next
Se alege tipul informatiei
Se alege compelzitatea informatiilor (Task Information)
Se alege optiune cu linii de legatura sau fara
Finish & Format It

Pentru modificare formatului/culorii activitatilor: Meniul

Format -> Text Styles
60

Prezentare Microsoft Office Project

3.5 Diagramele de Retea

Reda activitatile in forma rectangulara, jaloanele sub forma
de hexagon iar dependentele dintre ele prin linii
Activitatile critice apar automat cu rosu
Pentru a vizualiza proiectul ca si diagrama retea: Meniul
View -> Network Diagram

61

Prezentare Microsoft Office Project

Pentru a adauga o noua activitate:

Meniul Insert -> New task
Insert

Pentru a edita noua activitate, dublu click pe reprezentare

Pentru revenire la diagrama Gantt: Meniul View -> Gantt
Chart

62

Prezentare Microsoft Office Project

3.6 Analiza drumului critic

MsProject are mai multe view-uri si rapoarte care ajuta la
analiza informatiilor privind drumul critic. Exista 2
componente foarte utile: Schedule Table si raportul Critical
Tasks.
View-ul Schedule Table prezinta datele timpurii sau tarzii de
start si finish pentru fiecare activitate si duratele dintre
activitati

63

Prezentare Microsoft Office Project

Vizualizare Schedule Table:

Meniul View -> Table: Entry si Schedule

Vizualizarea tuturor coloanelor din Schedule Table: se

deplaseaza bara de splitare pana apar toate coloanele
Deschiderea ferestrei de dialog Reports:

Meniul View -> Reports -> dublu click pe Overview

Vizualizarea raportului Critical Tasks: dublu click pe Critical

Task

64

Prezentare Microsoft Office Project

4. Managementul costurilor
proiectului

Estimarea de costuri fixe si variabile

Alocarea resurselor pe activitati
Planul initial, costurile si duratele efective
Managementul valorii castigate

65

Prezentare Microsoft Office Project

4.1 Estimarea de costuri fixe si variabile

Primul pas consta in introducerea informatiilor privind
costurile sub forma de costuri fixe sau variabile pe baza
costului de utilizare a unei resurse sau a tipului si cantitatii
resurselor utilizate
Costurile cu personalul, de cele mai multe ori detin o pondere
substantiala in costul proiectului

66

Prezentare Microsoft Office Project

Introducerea costurilor fixe in Tabelul Costuri (Cost

Table)
Meniul View -> Table Cost

Introducerea costurilor cu resursele umane

View -> Resource Sheet
Se pot introduce informatiile: Nume, Initiale, Grupul de care
apartine, Numarul maxim de unitati, pretul standard, pretul
orelor suplimentare, cost/unitate de utilizare, caledarul de
baza, codul

67

Prezentare Microsoft Office Project

Se pot face operatii de sortare si filtrare asupra resurselor

Meniul Project -> Sort
Meniul Project -> Filtered For -> Autofilter

Alocarea resurselor se face in modul initial de vizualizare

(Entry Table)
Pentru fiecare activitate, pe coloana Resource Name se
selecteaza o resursa din cele definite

68

Prezentare Microsoft Office Project

Ajustarea costurilor resurselor

Pentru a realiza ajustara costurilor unei resurse:

In modul de afisare Resource Sheet, coloana Resource
Name, dublu click pe numele resursei -> Resource
Information -> Costs
Pe linia imediat urmatoare se selecteaza:
data din care e activ noul cost
noul standard rate (valoare fixa sau procent de crestere fata
de cel initial)
noul overtime rate

69

Prezentare Microsoft Office Project

4.2 Alocarea resurselor pe activitati
Exista 3 modalitati de alocare a resurselor:

Alocarea resurselor folosind Entry Table ( prin aceasta

metoda se poate aloca o singura resursa)
Se selecteaza activitatea pentru care se doreste alocarea
resursei
Afisarea coloanei Resource Names (mutarea barei de splitare)
Selectarea unei resurse din coloana Resource Names
Pentru stergere : selectare, Edit -> Clear -> Content sau
Ctrl+Delete
70

Prezentare Microsoft Office Project

Alocarea resurselor apeland la Toolbar:

Se selecteaza activitatea pentru care se doreste alocarea
resurselor
Deschiderea ferestrei de dialog Assign Resources: click pe
iconita Asign Resources
Se selecteaza resursele si se aloca (se pot selecta mai multe
resurse pentru o activitate)

71

Prezentare Microsoft Office Project

Alocarea resurselor folosind fereastra de splitare si view-ul

Resource Cost
Se imparte ecranul: Meniul Window -> Split

In partea inferioara apare tabela cu informatii despre

resurse

Click drepta in partea inferiora si se alege Resource Cost

Se selecteaza resursele si se apasa OK
Pentru renuntarea la impartirea ecranului: Meniul Window ->
Remove Split

72

Prezentare Microsoft Office Project

Vizualizarea informatiilor despre costurile

proiectului
Afisarea View-ului Cost Table
Deschiderea ferestrei de dialog Cost Reports
Meniul View -> Reports -> dublu click Costs

Setarea unitatilor de timp pentru raport

Click Cash Flow -> Edit -> Se selecteaza
unitatea pentru raportare (Days, Weeks,
Months, Years)
Se apasa OK si apoi Select pentru listarea
raportului
73

Prezentare Microsoft Office Project

Vizualizarea raportului Project Summary

Raportul Project Summary ofera o imagine generala
asupra proiectului

Datele initiale de start si finish, sinteze ale duratelor,

orelor de lucru, a costurilor,

Meniul View -> Reports -> Overview -> Project

Summary
Fereastra se inchide folosind Close

74

Prezentare Microsoft Office Project

Vizualizarea raportului Project Summary

Raportul Project Summary ofera o imagine generala
asupra proiectului

Datele initiale de start si finish, sinteze ale duratelor,

orelor de lucru, a costurilor,

Meniul View -> Reports -> Overview -> Project

Summary
Fereastra se inchide folosind Close

75

Prezentare Microsoft Office Project

4.3 Planul initial, costurile si duratele efective
Dupa ce a fost finalizat procesul initial de creare a planului
proiectului introducerea activitatilor, stabilirea
dependentelor, atribuire costurilor, ..etc se poate realiza
planul initial (baseline project).
Prin compararea informatiilor din planul initial cu planul
actualizat pe masura derularii proiectului se pot identifica si
rezolva probleme.

76

Prezentare Microsoft Office Project

Stabilirea planului initial

Se salveaza proiectul cu alta denumire (backup)

Meniul File -> Save As -> Project baseline

Se deschide fereastra pentru definirea lui ca Baseline

Project

Meniul Tools -> Tracking -> Save Baseline

Verificarea optiunilor Save Baseline si salvarea

proiectului ca baseline.

77

Prezentare Microsoft Office Project

Introducerea costurilor si duratelor efective

Dupa ce a fost stabilit planul initial, este posibil sa se
urmareasca informatiile pe fiecare activitate pe masura
ce proiectul se implementeaza. Pentru aceasta se
foloseste bara de instrumente Tracking.

Meniul View -> Toolbars -> Tracking

78

Prezentare Microsoft Office Project

Functionalitatile Tracking:
Project Statistics informatii sintetice despre planul initial al
proiectului, datele reale de start si finish, durata proiectului,
costurile si eforturile depuse
Update as Scheduled actualizeaza activitatile selectate
petru a indica faptul ca valorile reale ale datelor calendaristice,
costurilor si muncii depuse corespund valorilor planificate.
Replanificarea eforturilor planifica durata ramasa pentru o
activitate care este in intarziere astfel incat sa poata continua
de la data stabilita.

79

Prezentare Microsoft Office Project

Add Progress Line afiseaza o linie de evolutie a

proiectului in diagrama Gantt ; pentru a elimina linia, dublu
click pe ea si delete
X% Complete marcheaza activitatile selectata ca fii
complete in proportie de x%
Update Tasks Afiseaza fereastra de dialog Update Tasks
pentru activitatile selectate.

Vizualizarea statusului activitatilor se poate face si pe

coloana Indicators.

Pentru inserare: Click pe o coloana ->Meniul Insert ->

Column -> Field Name = Indicators
80

Prezentare Microsoft Office Project

Vizualizarea informatiilor privind planificarea initiala si

valorile efective se poate obtine prin Tracking Gantt Chart

Pentru vizualizarea diagramei Tracking Gantt: Meniul View > Tracking Gantt
Pentru modificarea unitatii de afisare (zile, saptamani,
etc): Zoom In si Zoom Out

Afisari suplimentare in diagrama Tracking Gantt:

Procentele de completare pentru fiecare activitate in parte

81

Prezentare Microsoft Office Project

4.4 Managementul valorii castigate

Managementul valorii castigate reprezinta o tehnica

importanta pentru evaluarea performantelor unui proiect.

Pentru vizualizarea informatiilor privind valoarea castigata se

parcurg pasii:
Vizualizarea tabelei Earned Value: Meniul View -> Table:Entry
-> More Tables -> dublu click Earned Value.

82

Prezentare Microsoft Office Project

Afisarea coloanelor:

BCWS Budgeted Cost for Work Scheduled

BCWP Budgeted Cost for Work Performed
ACWP Actual Cost for Work Performed
SV Schedule Variance
CV Cost Variance
EAC Estimate at Completion
BAC Budgeted at Completion
VAC Variance at Completion

83

Prezentare Microsoft Office Project

5. Gestiunea resurselor umane din cadrul
proiectului

Calendarul resurselor
Histograma resurselor
Echilibrarea resurselor

84

Prezentare Microsoft Office Project

5.1 Calendarul resurselor

MsProject are un calendar standard cu perioada de lucru de

Luni pana Vineri si program de 8 ore/zi
Pentru a crea un nou calendar:

Meniul Tools -> Change Working Time

New -> Create New Base Calendar
Se va completa:

Numele
Zilele lucratoare si nelucratoare
Orele de lucru

85

Prezentare Microsoft Office Project

Pentru atribuirea noului calendar la pentru intreg proiectul

Meniul Project -> Project Information -> Selectam

calendarul dorit pentru intreg proiectul

Pentru atribuirea unui calendar pentru o resursa anume:

Meniul View -> Resource Sheet

Se selecteaza numele resursei
Se alege un calendar din coloana Base Calendar
Dublu click pe numele resursei -> Working Time

86

Prezentare Microsoft Office Project

5.2 Histograma resurselor

Reprezinta un tip de grafic ce prezinta numarul resurselor

alocate unui proiect de-a lungul timpului
Histograma pentru o anumita persoana prezinta daca este
supraincarcata sau neutilizata intr-o anumita perioada de
timp

87

Prezentare Microsoft Office Project

Pentru a vizualiza histograma resurselor:

Meniul View -> Resource Graph

Ajustarea scalei de timp pentru histograma: Zoom In sau
Zoom Out

Sectiune rosie arata ca resursa este supraincarcata

Sectiunea albastra arata procentul cu care resursa
contribuie la realizarea activitatilor

88

Prezentare Microsoft Office Project

Pentru a vedea mai multe detalii despre o resursa

supraincarcata:

Meniul View -> Resource Usage

Ajustarea modului de afisare a informatiilor

Pentru vizualizare toate resursele, scrol mouse sau din

sageata derulanta
Pentru ajustarea scarii se foloseste Zoom In si Zoom Out

89

Prezentare Microsoft Office Project

5.3 Echilibrarea resurselor

Reprezinta o tehnica prin care se rezolva conflictele dintre

resurse prin intarzierea activitatilor
Pentru echilibrarea resurselor:

Meniul Tools -> Level Resources -> Level Now -> OK

Vizualizare rezultate echilibrare:

Meniul View -> Resource Graph

90