GHID

PROCEDURI CONTABILE AFERENTE PROIECTELOR CO-FINANATE DIN FONDURI EUROPENE STRUCTURALE I DE COEZIUNE

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ediia 1 din 5 aprilie 2011, revizuit la 08 iulie 2011

Condiii generale privind administrarea fondurilor proiectului Prefinanarea Proiecte n parteneriat Documentele contabile Facturile Documentele de plat Extrasele de cont Structura analitic a conturilor utilizate n contabilitatea proiectului Evidena contabil ANEXA 1 - Conturi analitice utilizate

3 4 5 6 7 8 8 8 9 11

Resurse folosite la ntocmirea prezentului document: ORDONANA DE URGEN Nr. 64 din 3 iunie 2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, modificat prin Ordonana Guvernului nr. 19/2009, Legea nr. 362/2009 i Ordonana de urgen a Guvernului nr. 120/2010, ORDIN Nr. 2548 din 25 august 2009 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, Manualul Beneficiarului, octombrie 2009, Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, Instruciuni pentru beneficiarii proiectelor cofinanate n cadrul Programului Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice, POS CCE, 31 martie 2011, Manual de implementare a proiectelor finanate din Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, octombrie 2009 GHIDUL BENEFICIARULUI pentru Programul Operaional Regional Acest Ghid este realizat de echipa Companiei de Consultan pentru Investiii i Dezvoltare ca un instrument de lucru pentru contabilii i/sau departamentele financiare ale organizaiilor care implementeaz proiecte co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune. Cele mai multe obeservaii au n vedere experiena acumulat pe parcursul implementrii proiectelor care au beneficiat de finanare din diferite surse nerambursabile. Este foarte important s mbuntim permanent coninutul i calitatea acestui Ghid, fapt pentru care, ateptm cu interes ideile, observaiile, ntrebrile i contribuiile tuturor celor interesai pe adresa ghid.contabilitate@ccid.ro. Apreciem n mod special cazurile concerete, nsoite de documente suport, pe care le-am putea utiliza la actualizarea permanent a coninutului prezentului ghid.

Pag. 2 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Condiii generale privind administrarea fondurilor proiectului

Se recomand s deschidei un cont individual pentru fiecare proiect n parte, diferit de contul curent al organizaiei1. Acest cont poate fi acelai cu cel pe care de regul Autoritatea de management l solicit pentru rambursarea cheltuielilor. Dac avei un mprumut bancar pentru asigurarea cofinanrii, TVA-ului i a altor cheltuieli neeligibile sau pur i simplu pentru asigurarea lichiditilor necesare implementrii proiectului ncercai, pe ct posibil, s folosii acelai cont sau ncercai s nu utilizai conturile proiectului pentru operaiuni curente ale organizaiei sau pentru operaiuni necesare altor proiecte. Pentru proiectele la care cheltuielile salariale sunt eligibile se recomand plata salariilor pentru angajaii care au contract de munc i a taxelor aferente acestora din contul curent al organizaiei, urmnd ca dup decontarea cheltuielilor s transferai sumele pltite din contul proiectului n contul curent al organizaiei. n egal msur v recomandm s folosii modelul i pentru conveniile civile i s avei n vedere inclusiv plata taxelor care cad n sarcina angajatului. n schimb, pentru plata drepturilor de autor sau a onorariilor plile se vor face din contul proiectului. V recomandm ca toate plile, fr excepie s se realizeze exclusiv prin banc cu ordin de plat sau fil cec. Verificai cu atenie prevederile contractului de finanare deoarece sunt Autoriti de Management care nu accept alte forme de plat. Plile fcute nainte de semnarea contractului de finanare (ex. studii de pia, studii de fezabilitate etc) se realizeaz evident din contul curent, fapt pentru care, odat rambursate cheltuielile ocazionate cu aceste servicii v putei credita contul curent cu sumele pe care le-ai pltit, n cuantumul decontat de ctre Autoritatea de Management. Putei n egal msur s lsai aceste sume n contul proiectului pentru a le utiliza la susinerea cheltuielilor neeligibile. n cazul n care vei face pli n valut n cadrul proiectului, la rambursare se va putea solicita contravaloarea n lei a acestor pli la cursul Bncii Naionale a Romniei din data ntocmirii documentelor de plat n valut (data facturii). Avei grij n acest sens ca, pe ct posibil, pe factur s fie menionat cursul de schimb al BNR, astfel nct s nu fie necesare justificri suplimentare n cererea de rambursare. Sumele aferente derularii proiectelor finanate din instrumente structurale, existente in conturile beneficiarilor, nu sunt supuse executarii silite pe perioada de valabilitate a contractelor de finantare, cu exceptia situaiilor n care autoritile publice competente solicit executarea lor ca urmare a constatrii unor nereguli i/sau fraude n implementarea proiectului.

n situaia instituiilor i autoritilor publice trezoreriile deschid n momentul de fa un singur cont pentru toate proiectele pen care organizaia le implementeaz. n aceast situaie nu uitai s precizai pe ordinele de plat codul SMIS al proiectului, astfel nct tranzaciile s fie uor de urmrit.

Pag. 3 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Prefinanarea
Exist proceduri definite foarte clar cu privire la alicarea i utilizarea sumelor din prefinanare n fiecare contract de finanare, fapt pentru care n acest capitol ne vom referi exclusiv la amnuntele mai delicate. Ca regul general prefinanarea se aloc n baza urmtoarelor documente: a) solicitare scris din partea beneficiarului, conform contractului/deciziei/ordinului de finanare; b) un contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri ncheiat ntre beneficiar i un operator economic, cu excepia proiectelor a cror implementare se realizeaz fr ncheierea vreunui astfel de contract i a celor n care ncheierea contractelor nu se realizeaz mai prima faz de implementare, c) scrisoare de garanie bancar pentru suma aferent prefinanrii solicitate, numai n cazul proiectelor care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis. Avnd n vedere punctul c) prefinanarea devine atractiv mai ales pentru autoritile publice i pentru proiectele care presupun formare profesional sau dezvoltarea capacitii administrative2. n cazul organizaiilor de drept privat scrisoarea de garanie bancar presupune parcurgerea unor proceduri foarte asemntoare cu cele pentru obinerea i administrarea unui credit, i atunci, inevitabil, recomandarea noastr este mai degrab s apelai la un credit bancar dect la prefinanare. Beneficiarii trebuie s dein un cont pentru prefinanare. Acest cont poate fi acelai cont cu cel al proiectului despre care am discutat mai sus. Exist ns Autoriti de Management care impun ca deschiderea contului de prefinanare s se fac la Trezoreria Statului. n aceste situaii cel mai simplu este s v pltii furnizorii n conturile lor din Trezorerie. Dac la autoritile publice aceast procedur reprezint o practic curent, la beneficiarii de drept privat nu ntotdeauna acest lucru este posibil. n aceast ultim situaie se vor transfera nti banii din Trezorerie n contul deschis la banc, iar dup aceea se vor face plile ctre furnizori sau ctre angajai i colaboratori. Dup efectuarea transferurilor plile nu trebuie s ntrzie mai mult de 3 zile lucrtoare3. Nu ncercai s acoperii din prefinanare lipsa de lichiditi pentru activitatea curent a organizaiei sau pentru alte investiii pe care le avei n derulare, chiar i pentru un alt proiect. Este o greeal des ntlnit n organizaiile care implementeaz pentru prima dat proiecte pentru c sumele disponibile din prefinanare sunt o tentaie foarte mare pentru oricine se confrunt cu o lips acut de lichiditi. n toate situaiile aceast practic duce la blocarea sau nchiderea prematur a proiectului sau, i mai ru, la blocarea activitii organizaiei. n situaiile n care dobnda acumulat n contul bancar pentru sumele de prefinanare este mai mare dect comisioanele i alte costuri de gestionare ale contului se realizeaz venituri din activitatea financiar care vor fi raportate i transferate ctre Autoritatea de Management cel mai
proiectele finanate din Fondul Social European prin POS DRU i PO DCA legea nu prevede dect acest termen. Nu exist penaliti, dar Autoritatea de Management ar putea s aib n vedere diferite sanciuni dac se constat ntrzieri foarte mari la plat fa de data transferului banilor din trezorerie sau dac se constat utilizarea banilor n alte scopuri.
3 2

Pag. 4 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

trziu la finalizarea proiectului. Pentru proiectele care se ntind pe o perioad mai mare de 24 de luni recomandm ca acest echilibrare s se realizeze la nchiderea fiecrui an fiscal. Pentru aceast activitate se folosete formularul nr. 9 de Notificare cu privire la reconcilierea contabil
disponibil n Ordinul MEF nr. 2.548 din 25 august 2009.

Proiecte n parteneriat
La baza parteneriatului realizat pentru implementarea unui proiect st Acordul de parteneriat. Acolo unde liniile de finanare o permit Autoritile de management pun la dispoziia beneficiarilor modele orientative pentru acordul de parteneriat. Acesta este supus legislaiei din Romnia, dar exist cteva reguli privind managementul financiar al acestor proiecte. n primul rnd, chiar dac alegerea partenerilor este atributul exclusiv al liderului de proiect autoritile/instituiile finanate din fonduri publice au obligaia de a face public intenia de a stabili un parteneriat cu entiti private n vederea implementrii unui proiect finanat din instrumente structurale, menionnd totodat principalele activiti ale proiectului i condiiile minime pe care trebuie s le ndeplineasc partenerii. n acest sens: este necesar ca liderul s fac dovada ndeplinirii condiiei de mai sus, diseminnd informaia prin intermediul canalelor media cu acoperire naional sau prin internet trebuie s se demonstreze c alegerea partenerilor, n cazul entitilor private, s-a fcut dintre organizaiile care au domenii de activitate n concordan cu obiectivele specifice ale proiectului i c acestea sunt nregistrate fiscal n statele membre ale Uniunii Europene. Ca n toate cazurile, decontarea cheltuielilor efectuate pentru implementarea proiectului n cadrul parteneriatului se efectueaz pe baz de factur sau orice alt document justificativ prevzut de reglementrile n vigoare. Exist n schimb cteva specificiti. Liderul i partenerii cuprind n bugetul propriu sumele care sunt necesare fiecruia dintre ei pentru finanarea valorii totale a activitilor pe care le desfoar n cadrul proiectului4. Contul pentru prefinanare i pentru rambursarea cheltuielilor va fi deschis doar de ctre liderul de proiect. Prefinanarea se poate solicita doar n numele organizaiilor din proiect care sunt eligibile s o obin. Dup primirea acestor sume liderul de proiect le va transfera n termen de maxim 3 zile lucrtoare de la data ncasrii pentru partenerii romni i n termen de 6 zile lucrtoare pentru partenerii strini. n cazul partenerilor strini plile se vor face doar ctre un cont pe care l dein sau l deschid n Romnia. Din acest cont partenerii i pot transfera sumele ctre conturile din strintate. La maxim 3 zile lucrtoare de la efectuarea viramentelor liderul de proiect are oblicaia de a notifica Autoritatea de management transmitnd n copie ordinele de plat i extrasul de cont. Oricare dintre parteneri poate sesiza Autoritatea de management dac liderul de proiect nu le transfer sumele n termenul prevzut mai sus.

acest aspect este obligatoriu pentru organizaiile finanate in totalitate sau parial din fonduri de la bugetele publice i l recomandm i organizaiilor de drept privat

Pag. 5 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Documentele contabile
Documentele contabile se vor pstra n original la departamentul financiar-contabil sau de ctre contabilul organizaiei. Pe baza lor se nregistreaz n contabilitate cheltuielile efectuate n cadrul proiectului. Toate documentele trebuie pstrate de regul pentru o perioad de minim 5 ani de la finalizarea Programului Operaional din care a fost finanat proiectul de care beneficiai. Verificai perioada obligatorie de pstrare a documentelor n contractul dumneavoastr de finanare. Exemplu: Documentele vor fi pstrate pn la 31.12.2021 cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU. Toate documentele vor fi pstrate inclusiv pe o perioad de 5 ani de la nchiderea oficial/parial a POS CCE. n conformitate cu Art. 25 din legea contabilitii nr. 82/1991, republicat i OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar- contabile, documentele contabile sunt pstrate i arhivate dup cum urmeaz: soldurile finale i rapoartele anuale se pstreaz zece ani cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite; documentele contabile, registrele, documentele justificative, listele de inventariere, planul de conturi se pstreaz zece ani cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite; nregistrrile contabile ce dovedesc modalitatea n care unitatea de contabilitate este organizat se pstreaz pentru o perioad de cinci ani dup exerciiul financiar n care au fost ntocmite; documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu o durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor; documentele prevazute in anexa nr. 4 a Ordinului MEF nr. 3512/2008 se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale organiyaei nu impun pastrarea acestora pe o perioada mai mare; statele de salarii se pstreaz timp de 50 de ani. Documentele justificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, precum i a celor care le-au nregistrat n contabilitate. Contabilul trebuie s asigure n orice moment o pist de audit adecvat, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale n vigoare. La rambursarea cheltuielilor se vor solicita cel puin urmtoarele documente: Fiele de cont pentru conturile analitice utilizate n evidena contabil a proiectelor Note contabile Balane de verificare Registru jurnal Facturi

Pag. 6 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Documente de plat (ordine de plat) Extrase de cont Registrul numerelor de inventar Nota intrare in receptie (NIR) Bonuri de consum Fia mijlocului fix Procese verbale de punere n funciune Procese verbale de recepie

Facturile
Facturile trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat sau serviciul prestat. Pentru evitarea dublei finanri, toate facturile vor fi inscripionate pe fa, sub semntura reprezentantului legal al beneficiarului, de regul cu numele programului operaional, axa prioritar, titlul proiectului, codul SMIS, i numrul contractului de finanare. Fiecare Autoritate de Management impune reguli destul de stricte n acest sens, fapt pentru care verificai cu atenie prevederile din contractul de finanare. Facturile vor meniona detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuat. Ele trebuie s aib formatul prevzut de actele normative n vigoare i s fie completate n conformitate cu acestea. n nicio situaie data nscris pe factur nu trebuie s fie anterioar datei semnrii contractului de finanare. Excepie de la aceast regul fac doar cheltuielile anterioare semnrii contractului de finanare i care sunt menionate expres n ghidurile solicitantului (ex. studii de pia, studii de fezabilitate etc.). n egal msur data nscris pe factur nu trebuie s fie anterioar datei semnrii contractului de achiziii pentru bunurile, serviciile sau lucrrile care fac obiectul facturii. Tot pe factur trebuie s fie menionate numrul, data i/sau obiectul contractului de achiziii pentru servicii/bunuri/lucrri n baza crora au fost emise. Factura va fi intocmita de asemenea maniera nct s poat fi urmarite foarte clar serviciile prestate / bunurile livrate / lucrrile efectuate, potrivit detalierii din oferta financiar care a stat la baza selectrii furnizorului i la baza ntocmirii contractului i astfel incat sa poata fi identificate foarte usor pozitiile din bugetul detaliat al proiectului si capitolele de cheltuieli eligibile. n egal msur v recomandm ca n situaia contractelor care prevd garanii de bun execuie pe facturi s fie precizat modul de constituire a garaniei (Ex. scrisoare de garanie bancar nr. xxxxx sau xxx lei din valoarea facturii la care se adauga xxx lei reprezentnd TVA se vor depune n contul curent al furnizorului nr. xxx deschis la Banca xxx, iar xxx lei reprezentnd garanie de bun execuie n cuantum de xxx% din valoarea facturii se vor depune n contul de garanii nr. xxx deschis la Banca xxx). Nu n ultimul rnd verificai contul, banca furnizorului i sedul social s corespund cu datele din contract. La fel i datele organizaiei dumneavoastra s corespund cu cele din contractul cu furnizorul/prestatorul, dar i cu datele din contractul de finanare.

Pag. 7 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Chiar dac toate aceste elemente vor aduga coninut n exces pe factur v vor fi de ajutor pentru pstrarea unei contabiliti fidele a proiectului.

Documentele de plat
Facei toate plile prin banc / trezorerie. Majoritatea Autoritilor de Management solicit acest lucru expres prin contractele de finanare. Din documentele de plat (OP sau fil cec) trebuie s reias foarte clar plata efectuat de aceea este foarte important s precizai numrul i data facturii pltite i numrul i data contractului aferent facturii achitate. Pstrai totui aceste elemente ct mai concise astfel nct s fie evidente pe extrasul de cont. Din pcate nu suntem nc obijnuii cu plile electronice, fapt pentru care trebuie s va asigurai c avei ntotdeauna tampila bncii pe documentele de plat. Pe ct posibil nu facei pli pariale ale facturilor pentru c acest lucru va ngreuna foarte mult procesul de raportare i mai ales vei ntmpina dificulti n redactarea cererilor de rambursare. Spre exemplu, pentru o factur de 124 de lei, n niciun caz nu facei OPuri de 24 lei reprezentnd TVA, pe principiul c l ajutai pe furnizor s i plteasc taxele, urmnd ca pentru restul de 100 lei s facei OP la o lun sau dou diferen. De fapt indiferent ce spriei pe OP cei 24 de lei vor fi nregistrai tot timpul sub forma 19,35 lei valoare pltit i 4,65 lei TVA. Evidenierea acestui tip de tranzacii n cererea de rambursare necesit tot timpul explicaii suplimentare i mai ales atunci cnd se lucreaz cu foarte multe zecimale se creaz probleme de calcul. Dac Autoritatea de management accept CEC-urile sau biletele la ordin verificai ca acestea s fie emise de beneficiarul proiectului, n numele furnizorului, far s fie girate ctre terti. n cazul acestor instrumente de plat va trebui s avei Borderourile de ncasare, tampilate i semnate de banc. Dac Autoritatea de management accept efectuarea plilor prin acreditiv extern trebuie s v asigurai c avei copii dup toate documentele solicitate de banc pentru transferul sumelor respective (conform contractului de credit).

Extrasele de cont
Verificai ca extrasele de cont s fie datate i tampilate de banc (trezorerie) i s ateste valoarea i data plilor efectuate n conformitate cu documentele de plat corespunztoare.

Structura analitic a conturilor utilizate n contabilitatea proiectului

Conturile analitice utilizate n contabilitatea proiectului trebuie s conin urmtoarele elemente: numr cont denumire furnizor abrevierea programului operaional numrul i data contractului pentru finanarea proiectului

Pag. 8 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Exemplu: Contul 404, cu codificarea solicitat va aprea n Balana de verificare, Fia de cont i Nota contabil dup cum urmeaz: 404 CCID CCE 1/09.06.09 unde CCID este denumirea furnizorului, CCE este denumirea Programului Operaional i 1/09.06.09 reprezint numrul i data contractului de finanare ncheiat ntre AM/OI i beneficiar. 404.CCID.POS DRU.1/09.06.09 unde CCID este denumirea furnizorului, POS DRU este denumirea Programului Operaional i 1/09.06.09 reprezint numrul i data contractului de finanare ncheiat ntre AM/OI i beneficiar. Pentru descrierea conturilor analitice cele mai uzuale folosite n cadrul unui proiect vezi Anexa 1 Conturi analitice utilizate.

Evidena contabil
La implementarea proiectelor finanate din fonduri europene se solicit o eviden contabil distinct, folosind conturi analitice distincte pentru proiect. Dac suntei beneficiarul mai multor proiecte finanate din fonduri europene trebuie s inei o evidena contabil distinct pentru fiecare proiect. nregistrrile contabile aferente proiectului vor fi realizate de ctre un expert contabil/contabil autorizat n conditiile legii, care va semna i data documentele contabile aferente operatiunilor din cadrul proiectului. Pentru pstrarea integritii situaiilor contabile, dac avei un contabil angajat permanent n organizaia dumneavoastr este de preferat s nu subcontractai acest serviciu. n egal msur, dac contabilitatea organizaiei dumneavoastr este inut de o societate specializat este de preferat ca aceeai societate s se ocupe i de contabilitatea distinct a proiectului/proiectelor de care beneficiai. Dac totui trebuie s angajai personal suplimentar sau s contractai servicii de contabilitate suplimentare avei n vedere ca persoana care ntocmete documentele contabile ale proiectului sau care supervizeaz activitatea i semneaz aceste documente s fie membru activ al Corpului Experilor Contabili i Contabililor Autorizai din Romnia CECCAR. Pe toat durata implementrii proiectului expertul contabil trebuie s aib calitatea de membru activ CECCAR. n cazul n care i se retrage aceast calitate sau o pierde din orice motiv expertul contabil trebuie nlocuit. Toi beneficiarii vor efectua nregistrri contabile sintetice i analitice, conform Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare i ale OMFP Nr. 1752/2005 pentru aprobarea reglementrilor contabile conforme cu directivele europene. n plus, instituiile publice vor respecta prevederile OMFP 1917/2005 cu modificrile i completrile ulterioare (vezi OMFP 2169/2009), pentru aprobarea normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare.

Pag. 9 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Asociaiile, fundaiile, patronatele, organizaiile sindicale, cultele religioase, precum i alte persoane juridice nfiinate n baza unor legi speciale, n scopul desfurrii de activiti fr scop patrimonial, care au obligaia, potrivit legii, s conduc contabilitatea n partid dubl i s ntocmeasc situaii financiare anuale, vor respecta OMFP 1969/2007 privind aprobarea reglementrilor contabile pentru persoanele juridice fr scop patrimonial. n cazul proiectelor care implic mai muli parteneri toate operaiunile efectuate, att de ctre liderul de proiect ct i de parteneri, trebuie s fie reflectate n evidena contabil a fiecruia dintre ei i susinute de documente justificative. Operaiunile contabile sunt i nu se limiteaz la: nregistrarea facturilor primite de la furnizori nregistrarea plilor facturilor ctre furnizori nregistrarea salariilor personalului care lucreaz n proiect nregistrarea plii salariilor ctre personalul implicat n proiect Recunoaterea activelor generate n cadrul proiectului Corecii financiare la nivel de contractori ncasarea sumelor din corecii financiare de ctre contractori Corecii financiare la nivel de proiect Plata sumelor aferente coreciilor financiare nregistrarea cererii de prefinanare nregistrarea sumelor ncasate pentru prefinanare nregistrarea cererii de rambursare nregistrarea sumelor ncasate cu titlu de rambursare de la AM nregistrarea coreciilor financiare primite de la AM/OI nregistrarea veniturilor generate de proiect (dac e cazul) nregistrarea operaiunilor legate de decontarea ntre parteneri (dac e cazul) Nu uitai s redenumii n contabilitate nregistrrile aferente cheltuielilor anterioare ncheierii contractului de finanare astfel nct s respecte structura analitic a conturilor utilizate n contabilitatea proiectului. Opional, pentru a avea o situaie foarte clar a execuiei financiare a proiectului, putei defini proiectul ca o entitate contabil distinct n programul dumneavoastr de contabilitate. n aceast situaie nu uitai n prima lun de implementare a proiectului s introducei n contabilitate documentele aferente cheltuielilor efectuate anterior semnrii contractului de finanare. Contabilitatea unui proiect trebuie s reflecte att cheltuielile eligibile ct i cheltuielile neeligibile. Nu v recomandm s includei alte cheltuieli ocazionate de implementarea proiectului pe care leai susinut din bugetul propriu, dar care nu au fost lucate n considerare la ntocmirea bugetului proiectului.

Pag. 10 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ANEXA 1 - Conturi analitice utilizate

Cont 208 Descriere Alte imobilizri necorporale Detalii se utilizeaz pentru evidena altor imobilizri necorporale achiziionate (de exemplu, licen sistem de operare, licen antivirus, licen Office, licen sistem de operare server, licen antivirus server); se utilizeaz pentru evidena tuturor echipamentelor tehnologice achiziionate pentru realizarea proiectului (de exemplu, server, laptop-uri); se utilizeaz pentru evidena aparaturii birotice achiziionate n cadrul proiectului (de exemplu, imprimant, multifuncional, switch, rack); se utilizeaz pentru nregistrarea amortizrii altor imobilizri necorporale (de exemplu: licene de programe informatice) achiziionate n cadrul proiectului; se utilizeaz pentru nregistrarea amortizrii echipamentelor (de exemplu: server, laptop-uri) achiziionate n cadrul proiectului; se utilizeaz pentru nregistrarea amortizrii altor imobilizri corporale (de exemplu: imprimant, multifuncional, switch, rack) achiziionate n cadrul proiectului; se utilizeaz pentru evidena altor materiale consumabile achiziionate n cadrul proiectului (de exemplu: conector RJ45, priz simpl ngropat, cablu de reea); se utilizeaz pentru evidena obiectelor de inventar achiziionate n cadrul proiectului (de exemplu, UPS, monitor, web-cam, router); se utilizeaz pentru evidena furnizorilor de bunuri, lucrri i servicii prevzute n cadrul proiectului. Furnizorii se vor dezvolta n analitic dup denumire; se utilizeaz pentru evidena furnizorilor de imobilizri prevzute n cadrul proiectului. Furnizorii se vor dezvolta n analitic dup denumire; se utilizeaz pentru a evidenia creana fata de

2131

Echipamente tehnologice (maini, utilaje i instalaii de lucru) Mobilier, aparatur birotic, alte imobilizri Amortizarea altor imobilizri necorporale

214

2808

2813

Amortizarea echipamentelor tehnologice, mijloacelor de transport, animalelor i plantaiilor Amortizarea altor imobilizri corporale

2814

3028

Alte materiale consumabile

303

Obiecte de inventar

401

Furnizori

404

Furnizori de imobilizri

445

Subvenii de incasat

Pag. 11 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Autoritatea de Management 458 Decontri din operaii n participaie se utilizeaz pentru evidena decontrilor din operaii n participaie, respectiv a decontrii cheltuielilor i veniturilor realizate din operaii n participaie, precum i a sumelor virate ntre coparticipani se utilizeaz pentru evidena cheltuielilor angajate ce vor fi ealonate pe o perioad mai mare de o lun (de exemplu, semntur electronic valabil 1 an, servicii internet broadband pltite n avans pe o perioad de un an); se utilizeaz pentru evidena veniturilor nregistrate n avans ( subvenii din exploatare); se utilizeaz pentru evidena tuturor operaiunilor de pli efectuate pentru realizarea proiectului i ncasarile din rambursarea fondurilor; se utilizeaz pentru evidena materialelor consumabile date n consum; se utilizeaz pentru a evidenia darea n consum a obiectelor de inventar achiziionate n cadrul proiectului; se utilizeaz pentru evidena cheltuielilor cu serviciile primite de la teri n cadrul contractului (de exemplu: servicii internet broadband, servicii de cablare structurat);

471

Cheltuieli n avans

472 5121

Venituri nregistrate n avans" Conturi curente la bnci

6028 603

Cheltuieli cu alte materiale consumabile Cheltuieli cu obiectele de inventar Alte cheltuieli cu serviciile de la teri

628

641 681 7132

salarii Cheltuieli cu amortizarea mprumuturi nerambursabile cu caracter de subvenii pentru investiii Venituri din subvenii de exploatare aferente cifrei de afaceri n avans Venituri din subvenii pentru investiii se utilizeaz pentru nregistrarea amortizrii aferente imobilizrilor achiziionate n cadrul proiectului; Se utilizeaz pentru nregistrarea subveniei primite pentru imobilizri; Se utilizeaz pentru nregistrarea subveniilor aferente materialelor, obiectelor de inventar i altor cheltuieli; se utilizeaz pentru nregistrarea subveniilor aferente echipamentelor virate la venituri.

7411

7584

Pag. 12 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Proiectele aflate n portofoliul nostru se adreseaz IMM-urilor, ntreprinderilor mari, instituiilor publice i ONG-urilor Pentru programri v rugm s ne contactai la GSM: (+4) 0741 18 75 12, Fax: (+4) 031 40 50 469, Email: contact@ccid.ro, www.ccid.ro
2008 - 2010 Compania de Consultan pentru Investiii i Dezvoltare (C.C.I.D.) Toate mrcile nregistrate menionate pe acest material aparin proprietarilor lor. Drepturile de autor pentru coninutul, imaginile, logo-ul C.C.I.D., i design-ul acestui material aparin Companiei de Consultan pentru Investiii i Dezvoltare S.R.L. cu excepia acelor elemente de coninut unde este menionat expres cine posed drepturile de autor. Compania de Consultan pentru Investiii i Dezvoltare S.R.L. v autorizeaz s vizualizai, distribuii i imprimai acest material. Lund n considerare aceast autorizare, suntei de acord c orice copie a acestui material trebuie s pstreze toate specificaiile legate de drepturile de autor i de proprietatea mrcilor menionate aici. n afara condiiilor menionate mai sus, se interzice copierea, multiplicarea, distribuirea coninutului acestui material, n parte sau n totalitate, n form electronic sau fizic. Se permite preluarea parial a coninutului acestui material n limita a 50 de cuvinte, cu specificarea clar a sursei (titlul prezentului material, precizarea numelui autorului i a paginii). Se permite utilizarea coninutului preluat in scopuri comerciale i non-comerciale. Este permis preluarea fotografiilor, siglelor i a altor elemente grafice n scopuri non-comerciale doar cu specificarea clar a sursei (titlul prezentului material, precizarea numelui autorului i a paginii). Este interzis modificarea/alterarea fotografiilor, siglelor i a elementelor grafice. Se interzice orice schimbare a coninutului acestui material. Dac dorii s folosii acest material n parte sau n totalitate n alte condiii dect cele menionate mai sus, v rugm s ne contactai pe adresa contact@ccid.ro. Dac dorii s folosii orice element de coninut care face parte din prezentul material i care nu este proprietatea Companiei de Consultan pentru Investiii i Dezvoltare S.R.L. v rugm s v adresai entitilor care dein drepturile de autor pentru respectivele elemente de coninut. Aceste material v este oferit "ca atare", doar pentru a v informa, fr garanie de orice fel, exprimat sau subneles, incluznd, dar nefiind limitat la garaniile comerciale implicate. V vei asuma riscurile cu privire la convenabilitatea i acurateea informaiilor din acest material. Acest material poate conine greeli tehnice, gramaticale sau erori de traducere. Compania de Consultan pentru Investiii i Dezvoltare S.R.L. nu i asum responsabilitatea pentru astfel de erori sau omiteri. Compania de Consultan pentru Investiii i Dezvoltare S.R.L. nu i poate asuma rspunderea nici pentru alte documente la care exist referiri sau link-uri.

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune v 1 din 5 aprilie 2011

Pag. 13 din 13