MANUALUL CALITII

Partea a 2-a

AUDITUL LINIA ACADEMIC

CUPRINS

Partea a 2-a...........................................................................................................................................................1

AUDITUL LINIA ACADEMIC ................................................................................................................................1

Metodologia de realizare a auditului intern linia academic n Universitatea de Vest din Timioara........................4

1.Obiectivele i misiunea D.E.A.C. n materie de audit intern ...................................................................................6

2. Cadrul normativ.................................................................................................................................................7

3. Atribuiile D.E.A.C. n materie de audit intern......................................................................................................7

4. Etapele misiunilor de audit public intern i documentele aferente acestora..........................................................8

A.Pregtirea misiunii de audit intern...............................................................................................................................8

A1. Iniierea auditului presupune ntocmirea urmtoarelor documente :.................................................................9
A2. Colectarea i prelucrarea informaiilor ..............................................................................................................10
A3. Identificarea i analiza riscurilor........................................................................................................................11
A4. Elaborarea programului de audit .......................................................................................................................13
A5. Deschiderea interveniei la faa locului.............................................................................................................14

B. Intervenia la faa locului (munca de teren)..............................................................................................................15

B1. Colectarea dovezilor...........................................................................................................................................16
B2. edina de nchidere...........................................................................................................................................16

C. Raportul de audit public intern..................................................................................................................................17

C1. Elaborarea Proiectului de audit intern ...............................................................................................................17
C2. Transmiterea proiectului de raport de audit intern ...........................................................................................17
C3. Reuniunea de conciliere .....................................................................................................................................18
C4. Elaborarea Raportului de audit intern (Anexa 10) .............................................................................................18
C5. Difuzarea raportului de audit public intern........................................................................................................19
C6. Arhivarea ............................................................................................................................................................19

ANEXE................................................................................................................................................................. 20

Decizia privind iniierea procesului de audit public intern...................................................................................... 20

Declaraia de independen ................................................................................................................................. 21

Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern ........................................................................................ 22

Solicitarea documentelor ..................................................................................................................................... 23

Colectarea informaiilor....................................................................................................................................... 24

Minuta edinei de deschidere ............................................................................................................................. 25

2
List de verificare ................................................................................................................................................ 27

Minuta edinei de nchidere................................................................................................................................ 28

Raport de neconformitate.................................................................................................................................... 29

Raport de audit intern ......................................................................................................................................... 30

Raport anual de evaluare intern a calitii........................................................................................................... 33

Prodedura operaional privind procesul de audit intern....................................................................................... 38

3
Metodologia de realizare a auditului intern linia academic n Universitatea de
Vest din Timioara

Preambul
Activitatea de audit este o activitate complex i dinamic ce vizeaz adaptarea permanent a
instituiilor i entitilor economice la schimbrile aprute n mediul n care funcioneaz, precum i
efectuarea unor studii tematice n vederea perfecionrii activitii i creterii gradului de
profesionalism.
Scopul auditului intern este de a acorda asisten structurilor auditate pentru ndeplinirea
responsabilitilor ce le revin, prin intermediul politicilor i procedurilor menite s sporeasc
eficiena activitii.
Recomandrile i concluziile auditorilor, elaborate n urma activitii de audit intern, sunt
opionale pentru entitile organizatorice din Universitatea de Vest din Timioara (U.V.T.) i
persoanele implicate dar, n virtutea bunelor practici, se ofer explicaii pentru neimplementarea
acestora.
Misiunea de audit intern n cadrul U.V.T. revine Departamentului pentru Evaluarea i
Asigurarea Calitii (D.E.A.C.) care, prin structurile (C.E.A.C.) i auditorii si, evalueaz
eficacitatea i performana n implementarea politicilor, programelor i a procedurilor, oferind
recomandri n vederea mbuntirii continue a acestora.
Rezultatele auditului intern i recomandrile sunt transmise structurilor auditate i Biroului
Senatului U.V.T. care are abilitatea de a impune soluii n vederea perfecionrii activitii.
Metodologia se poate aplica la nevoie oricrei structuri academice ale U.V.T.

Obiectivele auditului intern sunt urmtoarele:

a) evaluarea obiectiv i consilierea, destinate mbuntirii sistemelor de conducere i
perfecionarea activitilor n cadrul UVT;
b) sprijinirea ndeplinirii obiectivelor strategice ale U.V.T. printr-o abordare sistematic i
metodic, prin care se evalueaz i se mbuntete eficacitatea sistemului de conducere bazat pe
gestiunea riscului, a controlului i a proceselor administrrii.
Auditul intern i controlul intern sunt activiti complementare.

4
 Controlul intern nu se organizeaz ca un compatiment distinct n cadrul U.V.T., el
regsindu-se n structura fiecrei funcii a managementului, a fiecrei activiti i este n
responsabiltatea fiecrui angajat.
Auditul intern, spre deosebire de controlul intern, se organizeaz ca structur distinct n
subordinea conducerii UVT.
Caracteristicile celor dou tipuri de activiti sunt redate n Tabelul nr.1.

Tabelul nr.1
Caracteristicile auditului i controlului intern
Nr. Domenii de
Auditul intern Controlul intern
crt. referin
Auditul intern face parte din
Se constituie n cadrul organizaiei
sistemul de management i control
1. Statutul sub forma unui sistem de management
intern, dar este componenta de
i control intern
evaluare a acestuia
Managementul general i Angajaii, managementul de linie i
2. Beneficiarii
managementul de linie managementul general
Stabilite de echipa de auditori i Stabilite prin planul anual de control
3. Obiectivele
supervizate de directorul D.E.A.C. aprobat de management
Domeniul de Toate domeniile entitii sunt n conformitate cu planul de control i
4.
aplicare activiti auditabile necesitile managementului
Activitate permanent i planificat,
respectiv toate domeniile sau Activitate periodic n funcie de
5. Periodicitatea
activitile sunt auditate cel puin o evoluia riscurilor
dat la trei ani
Instrumenteaz o neregul, abatere,
Asigurare rezonabil a conformitii
disfunciune sau chiar iregularitate
6. Scopul aciunii activitilor auditate i/sau a
prin verificarea cadrului normativ i
eficacitii derulrii acestora
procedural

5
 Se organizeaz sub forma unui Activitile de control se disipeaz pe
Modul de
7. compartiment de audit intern fluxul proceselor
organizare
constituit din 2-3 persoane
Metodologie specific standardizat, Tehnicile i instrumentele de control
8. Modul de lucru
comun tuturor misiunilor de audit difer de la o aciune la alta
Controlul stabilete dimensiunile
Constatrile i recomandrile
Modul de abaterilor constatate, ale neregulilor
9. auditorilor interni se materializeaz
finalizare i/sau persoanelor rspunztoare, n
ntr-un Raport de audit
baza unui Proces verbal de control
Recomandrile i concluziile Constatrile i concluziile controlului
Constatri,
auditorilor sunt opionale pentru trebuie acceptate, dac nu sunt
10. recomandri i
management, dar buna practic cere contestate sau dup caz, dac rmn
concluzii
explicaii pentru neimplementare definitive
Ofer o imagine rezonabil
managementului general, prin Stabilete dimensiunea neregulilor,
identificarea punctelor tari i a respectiv responsabilitile privind
11. Rezultatele
punctelor slabe cu privire la modul nerespectarea cadrului normativ i
de funcionare a entitilor procedural
constitutive

1.Obiectivele i misiunea D.E.A.C. n materie de audit intern

Potrivit legii, compartimentele de audit intern, din cadrul entitilor publice, efectueaz
misiuni de verificri i consiliere pentru evaluarea sistemului managerial din cadrul acestora,
urmrind conformitatea cu cadrul legal, precum i desfurarea unor activiti performante.
n materie de audit intern, obiectivul D.E.A.C. este acela de a sprijini managementul U.V.T.,
la nivel general i n structurile sale, prin intermediul opiniilor i recomandrilor formulate, n
vederea:
- gestionrii riscurilor manageriale;
- perfecionrii calitii managementului;
- aplicarea i mbuntirea procedurilor.
6
 Misiunea D.E.A.C. este aceea de a audita, prin structurile sale, calitatea managementului n
cadrul U.V.T. n scopul evalurii eficienei i performanei structurilor fucionale n implementarea
politicilor, programelor i aciunilor n vederea mbuntirii continue a acestora.
Derularea actvitii de audit intern se poate realiza de ctre Serviciul permanent al D.E.A.C.,
de ctre membrii C.E.A.C. de la nivelul facultilor, respectiv de ctre auditori cooptai pentru
misiuni tematice.

2. Cadrul normativ

Cadrul normativ n baza cruia se desfoar misiunile de audit public intern, cuprinde:
- OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de
audit public intern;
- OMFP nr. 432/2004 pentru modificarea i completarea Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003;
- OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern;
- Standardul de calitate ISO:9001:2008;
- Standardul de calitate ISO:9000:2006;
- Standardul de calitate ISO:19011:2003.

3. Atribuiile D.E.A.C. n materie de audit intern

n conformitate cu prevederile legale, D.E.A.C, prin structurile sale de la nivelul facultilor

i al sediului permanent, are urmtoarele atribuii cu privire la auditul intern n cadrul U.V.T.:
a) elaboreaz Metodologia de realizare a auditului intern n Universitatea de Vest din
Timioara. Cadrul metodologic se elaboreaz n conformitate cu Normele generale referitoare le
exercitarea auditului public intern.
b) Elaboreaz documentele de fundamentare ale auditului intern:
b1) Proiectul planului anual de audit public intern
b2) Referatul de justificare nsoete proiectul planului anual de audit public intern i are
scopul de a preciza modul n care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan.

7
 b3) Structura planului de audit public intern cuprinde: scopul aciunii de auditare,
obiectivele, identificarea sau descrierea activitii sau operaiunii supuse auditului, durata misiunii
de audit, numrul de auditori antrenai n aciunea de auditare.
b4) Actualizarea planului de audit public intern se face n funcie de modificrile legislative
sau organizatorice care schimb gradul de semnificaie a auditrii anumitor operaiuni, activiti sau
aciuni. Se realizeaz prin ntocmirea unui referat de modificare a planului de audit public intern,
aprobat de Rectorul U.V.T.
c) Efectueaz activiti de audit intern pentru a evalua dac sistemele de management sunt
transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i
eficacitate.
d) Elaboreaz Raportul anual al activitii de audit intern.
Rapoartele anuale privind activitatea de audit intern cuprind principalele constatri, concluzii
i recomandri rezultate din activitatea de audit, progresele nregistrate prin implementarea
recomandrilor, eventualele nereguli sau prejudicii constatate n timpul misiunilor de audit public
intern.
e) Constatrile sunt transmise, operativ, conducerii UVT.
n situaia n care, n timpul misiunilor de audit public intern, se constat abateri de la
regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii,
activitii sau operaiunii auditate, auditorii interni ntiineaz conducerea UVT.
f) Verific respectarea normelor, instruciunilor, precum i a conduitei etice n cadrul
compartimentelor de audit intern din entitile publice subordonate, aflate n coordonare sau sub
autoritate.

4. Etapele misiunilor de audit public intern i documentele aferente acestora

A.Pregtirea misiunii de audit intern

Auditul intern linia academic se deruleaz ntre 15-31 ianuarie pentru anul precedent. Se
realizeaz de ctre CEAC-ul fiecrei faculti sub supervizarea DEAC.

8
A1. Iniierea auditului presupune ntocmirea urmtoarelor documente :
Decizia privind iniierea procesului de audit public intern (Anexa 1) este documentul
ntocmit de conducerea U.V.T., pe baza planului anual de audit public intern aprobat de Rectorul
U.V.T. Decizia repartizeaz sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel nct acetia s poat
demara misiunea de audit.

Declaraia de independen (Anexa 2)

Independena auditorilor interni, selectai pentru realizarea unei misiuni de audit public
intern, trebuie declarat. n acest sens, fiecare auditor intern ntocmete o declaraie de
independen, semnat n faa directorului D.E.A.C.
n conformitate cu prevederile legislative, n vederea desemnrii auditorilor interni pentru
efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora. Astfel,
un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist incompatibiliti personale, doar dac repartizarea lui
este imperios necesar, fiind furnizat n acest sens o justificare din partea directorului D.E.A.C.
Dac n timpul efecturii misiunii de audit apare o incompatibilitate, real sau presupus,
auditorii sunt obligai s informeze de urgen conducerea.
Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern
Aa cum prevede legislaia n domeniu, D.E.A.C., prin C.E.A.C. i prin auditorii si notific
entitatea/structura auditat cu 15 zile nainte declanarea misiunii de audit public intern, despre
scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum i despre faptul c pe parcursul misiunii vor
avea loc intervenii la faa locului al cror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.
Scopul notificrii entitii auditate despre declanarea misiunii de audit intern este de a
asigura nceperea misiunii la data stabilit prin plan i desfurarea corespunztoare a acesteia. n
acelai timp, notificarea ofer posibilitatea entitii auditate s obin o amnare/suspendare a
nceperii misiunii de audit dac exist motive ntemeiate n acest sens.
Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern (Anexa 3) trebuie s cuprind:
- domeniul i sfera entitii auditate;
- informaii cu privire la scopul misiunii de audit intern;
- principalele obiective stabilite n vederea auditrii;
- perioada de derulare a misiunii de audit intern;

9
 - informarea cu privire la interveniile la faa locului care vor avea loc pe parcursul misiunii de
audit intern i al cror program va fi stabilit ulterior;
- solicitarea de date, informaii i documente.

A2. Colectarea i prelucrarea informaiilor

Procedura de colectare i prelucrare a informaiilor reprezint faza de procurare a
documentelor necesare, de culegere a informaiilor utile i pertinente n vederea realizrii analizei
riscurilor entitii auditate. Aceast procedur vine n sprijinul auditorilor pentru a se familiariza cu
entitatea auditat i contribuie la cunoaterea domeniului auditabil. n acest scop, echipa de auditori
solicit entitii auditate, pe baz de adres, documentele care ofer informaii generale despre
instituia auditat, conform machetei din Anexa 4.
Colectarea informaiilor
n aceast etap, conform prevederilor legale, auditorii interni solicit i colecteaz
informaii cu caracter general despre entitatea / structura auditat. Aceste informaii trebuie s fie
pertinente i utile pentru a atinge urmtoarele obiective:
- identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-economic n care
entitatea /structura auditat i desfoar activitatea;
- cunoaterea organizrii entitii /structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a diferitelor
nivele de administrare, conform organigramei;
- identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii /structurii auditate i ale sistemelor sale
de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe;
- identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ;
- identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului i a
selecionrii tehnicilor de investigare adecvate.
Prelucrarea informaiilor
n aceast etap auditorii interni realizeaz un studiu preliminar pentru prelucrarea de
informaii, fr o verificare detaliat a activitilor ce urmeaz a fi auditate, ceea ce include:
- studiul documentelor obinute n scopul obinerii unei priviri de ansamblu asupra
operaiunilor auditabile i pentru stabilirea modului n care este organizat auditatul;
- stadiul realizrii procedurilor operaionale de lucru;

10
 - ntocmirea de chestionare de control intern, care conin ntrebri despre diferitele obiective i
component ale sistemului de control intern;
- testarea limitat a sistemului pentru a obine o nelegere iniial, general a gradului de
eficien n operarea sistemelor i funcionarea controlului intern.
Conform prevederilor legislative, prelucrarea informaiilor const n:
- analiza entitii /structurii auditate i activitii sale (organigrama, regulamente de
funcionare, fiele posturilor, proceduri);
- analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public
intern;
- analiza implementrii rezultatelor auditurilor precedente;
- analiza informaiilor externe referitoare la entitatea /structura auditat.
Analiza documentelor puse la dispoziia auditorilor de ctre entitatea /structura auditat se
finalizeaz prin ntocmirea formularului Colectarea informaiilor redat n Anexa 5.

A3. Identificarea i analiza riscurilor

Categorii de riscuri:
- riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa regulamentelor, a procedurilor, a
strategiei, a planurilor operaionale, a indicatorilor de referin, imposibilitatea identificrii
unor responsabiliti precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaia
insuficient, neactualizat;
- riscuri operaionale: nenregistrarea datelor; arhivare necorespunztoare a documentelor;
lipsa unui control asupra operaiilor cu risc ridicat;
- riscuri generate de schimbrile legislative, structurale, manageriale etc.
Componentele riscului sunt:
- probabilitatea de apariie;
- nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinelor i durata acestora.
Scopul analizei riscurilor
Analiza riscului reprezint o etap major n procesul de audit public intern, care are drept
scop:
- identificarea punctelor slabe ale activitii din entitatea/structura auditat;
- identificarea posibilitilor de prevenire, eliminare, minimizare a riscurilor prin soluiile
oferite n urma auditului;

11
 - evaluarea rezultatelor n urma implementrii recomandrilor echipei de audit.
Fazele analizei riscurilor sunt urmtoarele:
- analiza activitii entitii/structurii auditate;
- identificarea i evaluarea riscurilor inerente, verificarea aplicrii recomandrilor anterioare;
- evaluarea punctelor slabe, cuantificarea i mprirea lor pe clase de risc.
Auditorii interni trebuie s implice n procesul de identificare i evaluare a riscurilor
semnificative i pe cele depistate n cursul altor misiuni.
Msurarea riscurilor
Msurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariie a riscului i de gravitatea
consecinelor evenimentului. Pentru realizarea msurrii riscurilor se utilizeaz drept instrumente de
msurare, criteriile de apreciere.
Procedura de analiza riscurilor implic parcurgerea urmtorilor pai:
Identificarea obiectelor auditabile
Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz prin detalierea fiecrei activiti n operaii
successive, descriind procesul de la iniiere pn la realizarea i nregistrarea acestora.
Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz n 3 etape:
1. detalierea fiecrei activiti n operaiuni succesive descriind procesul de la realizare a
acestei activiti pn la nregistrarea ei (circuitul auditului);
2. definirea pentru fiecare operaiune n parte a condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc
din punct de vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente (care trebuie s fie
evitate);
3. determinarea modalitilor de funcionare necesare pentru ca entitatea s ating obiectivul i
s elimine riscul.
Pe baza evalurii de mai sus, auditorii interni stabilesc Lista centralizatoare a obiectelor
auditabile, care definete sub toate aspectele domeniul auditat, activitile/operaiunile elementare,
caracteristicile specifice i riscurile asociate, constituind suportul analizei riscurilor.
Identificarea riscurilor asociate obiectelor auditabile se realizeaz prin analiza activitilor
i/sau operaiilor cuprinse n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile la care se ataeaz
riscurile asociate acestora, coroborate cu funcionalitatea activitilor de control.
Riscurile pot fi identificate att la nivelul organizaiei, din strategia general a acesteia, dar i
la nivelul proceselor i activitilor operaionale, prin analize succesive.

12
 Aceast faz se finalizeaz prin elaborarea documentului Identificarea riscurilor, prin
ataarea riscurilor identificate obiectelor auditabile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor
auditabile.
Stabilirea criteriilor de analiz a riscului
Se realizeaz prin stabilirea factorilor, ponderilor i nivelurilor de apreciere a riscurilor.
Normele generale privind exercitarea activitii de audit intern prevd utilizarea urmtoarelor
criterii pentru analiza riscurilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ i aprecierea
calitativ.
Elaborarea chestionarului de luare la cunotin
Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz managementului de la toate nivelele n
vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile
formulate i rspunsurile primate, existena i funcionalitatea sistemului de control intern. De
regul, se recomand s se adreseze una sau mai multe ntrebri cu privire la fiecare risc pe care l-au
identificat auditorii n faza de Identificare a riscurilor.
Ierarhizarea obiectelor auditabile pe baza analizei riscurilor
Documentul Tabelul punctelor tari i punctelor slabe prezint sintetic rezultatul evalurii
fiecrei activiti/operaiuni/teme analizate i permite ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii
activitii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii n detaliu.
Tabelul prezint rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele
specifice, riscuri, indicatori i indici) i comentariile auditorului intern, conform formularului
prevzut de legislaia n vigoare.
Elaborarea detaliat a tematicii
Acest document se realizeaz prin selectarea obiectelor auditabile, pornind de la Tabelul
punctelor tari i punctelor slabe, care au fost evaluate ca fiind puncte slabe i care vor fi avute n
vedere.
Tematica n detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate
(obiectivele de ndeplinit), este semnat de eful compartimentului de audit public intern i adus la
cunotina principalilor responsabili ai entitii/structurii auditate n cadrul edinei de deschidere.

A4. Elaborarea programului de audit

Programul de audit public intern este un document intern de lucru D.E.A.C., care se
ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv, din tematica detaliat, aciunile

13
concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum i repartizarea acestora pe fiecare
auditor intern.
Programul interveniei la faa locului
Programul interveniei la faa locului se ntocmete n baza programului de audit public
intern i prezint n mod detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze,
respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n
care se realizeaz aceste verificri la faa locului.
Testrile, conform precizrilor legale, se concretizeaz n: chestionare, interviuri, teste pe
baz de eantioane, liste de control, foi de lucru, note de relaii etc. Pentru organizarea acestor testri
auditorii ntocmesc Liste de verificare care vor cuprinde operaiile din structura activitilor
auditabile n ordinea din Programul interveniei la faa locului, tipul i numrul testrilor, precum i
rezultatele obinute.

A5. Deschiderea interveniei la faa locului

edina de deschidere
edina de deschidere a interveniei la faa locului se deruleaz la unitatea auditat, cu
participarea auditoriilor interni i a personalului entitii/structurii auditate.
Ordinea de zi a edinei de deschidere cuprinde:
- prezentarea auditorilor interni;
- prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;
- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor;
- prezentarea tematicii n detaliu;
- acceptarea calendarului ntlnirilor;
- asigurarea condiiilor materiale (birou, calculatoare, consumabile) necesare derulrii misiunii
de audit public intern.
Entitatea auditat poate solicita amnarea misiunii de audit, n cazuri justificate. Amnarea
trebuie discutat cu DEAC i notificat conducerii UVT .
Minuta edinei de deschidere
Este documentul ntocmit la finalizarea edinei de deschidere i n care se consemneaz :
data edinei de deschidere ; participanii ; perioada n care se va desfura misiunea ; alte aspecte
importante discutate ; data edinei de nchidere, aa cum apare n Anexa 6.

14
B. Intervenia la faa locului (munca de teren)
Intervenia la faa locului const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora i
cuprinde urmtoarele etape:
- cunoaterea activitii/sistemului/procesului supus verificrii i studierea procedurilor
aferente;
- intervievarea personalului auditat;
- verificarea nregistrrilor;
- analiza datelor i informaiilor;
- evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne;
- realizarea de testri;
- verificarea modului de realizare a corectrii aciunilor menionate n auditrile precedente
(verificarea realizrii corectrii).
Pentru realizarea obiectivelor care stau n faa auditorilor interni n etapa interveniei la faa
locului acetia vor apela la tehnicile i instrumentele specifice muncii de audit i anume:
Tehnici i instrumente de audit intern
Verificarea (Anexa 7) - asigur validarea, confirmarea, acurateea nregistrrilor,
documentelor, declaraiilor, concordana cu legile i regulamentele, precum i eficacitatea
controalelor interne.
Tehnicile de verificare sunt:
Comparaia: confirm identitatea unei informaii dup obinerea acesteia din dou sau mai
multe surse diferite;
Examinarea: presupune urmrirea n special a detectrii erorilor sau a iregularitilor;
Recalcularea: verificarea calculelor matematice;
Confirmarea: solicitarea informaiei din dou sau mai multe surse independente (a treia
parte) n scopul validrii acesteia;
Punerea de acord: procesul de potrivire a dou categorii diferite de nregistrri;
Garantarea: verificarea realitii datelor nregistrate prin examinarea documentelor;
Urmrirea: reprezint verificarea respectrii procedurilor;
Observarea fizic reprezint modul prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie.
Interviul se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor
auditate/implicate/interesate. Informaiile primite trebuie confirmate cu documente.

15
 Analiza const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate,
cuantificate i msurate distinct.
Instrumente de audit intern
Chestionarul cuprinde ntrebrile pe care le formuleaz auditorii interni. Tipurile de
chestionare sunt:
a) chestionarul de luare la cunotiin (CLC) - cuprinde ntrebri referitoare la contextul socio-
economic, organizarea intern, funcionarea entitii/structurii auditate;
b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaz auditorii interni n activitatea de identificare
obiectiv a disfunciilor i cauzelor reale ale acestor disfuncii;
c) chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care
trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind
obiectivele definite, responsabilitile i metodele mijloacele financiare, tehnice i de informare,
resursele umane existente.

B1. Colectarea dovezilor

n aceast etap se realizeaz colectarea i prelucrarea informaiilor, colectarea dovezilor,
testarea pe eantioanele stabilite i elaborarea foilor de lucru, chestionarea i intervievarea n
vederea analizei i evalurii propriu-zise, pe teren, a obiectelor auditabile selectate, n acopul
obinerii probelor de audit intern.

B2. edina de nchidere

Are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatrilor i a recomandrilor
finale din proiectul Raportului de audit intern.
n cadrul edinei de nchidere, auditorii urmresc n ce msur constatrile i recomandrile
sunt clare, obiective, fundamentate, relevante, uor de neles i nu permit interpretri. Costatrile au
la baz probe de audit, documente doveditoare fac trimiteri la reglementrile nerespectate.
Deficienele constatate de echipa de auditori trebuie s vin n sprijinul conducerii entitii auditate
pentru luarea unor decizii manageriale care s conduc la eliminarea deficienelor constatate.
edina de nchidere se finalizeaz prin Minuta edinei de nchidere (Anexa 8), n care se
consemneaz data edinei, participanii, discuiile purtate i concluziile finale.

16
 Se recomand ca managementul entitii auditate s ntocmeasc un Plan de aciune pentru
remedierea punctelor slabe, un Calendar pentru implementarea msurilor de remediere i stabilirea
responsabilitilor.

C. Raportul de audit public intern

Activitatea de audit intern se ncheie cu ntocmirea Raportului de audit intern. Acest
document este structurat n concordan cu Tematica n detaliu a misiunii de audit obinut n etapa
de elaborare a Analizei riscurilor. Raportul se ntocmete ntr-o manier standardizat, pentru a
facilita utilizarea acestuia de ctre managementul entitii.
n cazul n care apar neconformiti cu standardele de referin, se ntocmete un Raport de
neconformitate (Anexa 9).

C1. Elaborarea Proiectului de audit intern

Proiectul Raportului de audit intern concretizeaz activitatea auditorilor interni prin
prezentarea cadrului general de desfurare a activitii entitii, obiectivelor, aria i metodologia de
audit, tehnicile de colectare i de analiz a dovezilor de audit utilizate, constatrile, recomandrile i
concluziile misiunii de audit realizate.
n elaborarea Proiectului Raportului de audit intern (Raport intermediar) se respect
urmtoarele cerine:
- constatrile se refer la domeniul/obiectivul misiunii de audit intern i sunt susinute prin
documente justificative corespunztoare;
- recomandrile sunt n concordan cu constatrile i vizeaz reducerea riscurilor poteniale;
- raportul exprim opinia auditorilor i se fundamenteaz pe constatrile efectuate;
focalizeaz pe problemele i/sau neregulile existente.
Proiectul Raportului de audit intern trebuie s fie complet, exact, obiectiv, convingtor, clar
i concis.

C2. Transmiterea proiectului de raport de audit intern

Proiectul de Raport de audit intern se transmite structurii auditate, cu scopul de a-i oferi
posibilitatea analizrii constatrilor nscrise i de a formula punctele sale de vedere cu privire la

17
recomandrile auditorilor. Structura auditat va transmite, echipei de auditori, n maxim 5 zile
propriile puncte de vedere.
Punctele de vedere primite de la entitatea auditat se analizeaz de ctre auditorii interni,
care n termen de 3 zile convoac Reuniunea de conciliere.
Dac structura auditat nu are observaii, sau nu transmite, n termenul menionat, punctele
sale de vedere echipa de auditori va considera c entitatea auditat a acceptat tacit proiectul de
raport, respectiv constatrile i recomandrile formulate. n aceste condiii, Reuniunea de conciliere
nu se va mai organiza, iar Proiectul Raportului de audit public intern se va transforma n Raport de
audit final.

C3. Reuniunea de conciliere

n termen de 3 zile de la primirea punctelor de vedere de la structura auditat, auditorii
interni organizeaz Reuniunea de conciliere n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile
formulate n vederea acceptrii recomandrilor formulate, ocazie cu care se ntocmete Minuta
edinei de conciliere.
Scopul Reuniunii de conciliere este discutarea constatrilor i recomandrilor, respectiv,
acceptarea i/sau retragerea/respingerea acestora de ctre echipa de auditori prin Proiectul
Raportului de audit intern.

C4. Elaborarea Raportului de audit intern (Anexa 10)

Fiecare misiune de audit intern se finalizeaz prin ntocmirea Raportului de audit intern, care
este adus la cunotina entitii auditate i este semnat de ctre conductorul care a aprobat misiunea
de audit.
Raportul de audit public intern se ntocmete pe baza Proiectului de raport de audit i include
eventualele modificri discutate i convenite n cadrul Reuniunii de conciliere.
Raportul de audit public va fi nsoit de o Sintez a principalelor constatri i recomandri.
Rolul auditorilor interni n aceast procedur este acela de a prezenta Biroului Senatului
U.V.T. a constatrilor, concluziilor i recomandrilor, respectiv a corectitudinii informaiilor
coninute.
Raportul de audit intern constituie document justificativ pentru ntocmirea Raportului anual
de evaluare a calitii la nivelul facultilor U.V.T. (Anexa 11).

18
C5. Difuzarea raportului de audit public intern
Directorul D.E.A.C. trimite Raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu rezultatele
concilierii i punctul de vedere al entitii/structurii auditate Biroului Senatului U.V.T. care a
aprobat misiunea, pentru analiz i avizare.
Dup avizarea recomandrilor cuprinse n Raportul de audit public intern, acestea vor fi
comunicate structurii auditate.

C6. Arhivarea
Documentele coninute n dosarul de audit sunt arhivate 1 exemplar la sediul C.E.A.C., 1
exemplar la sediul D.E.A.C. i 1 exemplar la structura auditat.
Constatrile n urma auditurilor fac parte din Raportul anual al D.E.A.C. prezentat spre
aprobare Senatului U.V.T.

19
ANEXE
ANEXA 1

Decizia privind iniierea procesului de audit public intern

n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 (*actualizat*) privind auditul public

intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea
activitii de audit intern i a Planului de audit intern pentru anul........ , se va efectua o misiune de
audit public intern la facultile Universitii de Vest din Timioara.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii
facultilor n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acesteia sunt :
-
-
Echipa de audit public intern este format din urmtorii auditori :

-
-

Data, Rector,

20
 ANEXA 2

Declaraia de independen

Entitatea public: UNIVERSITATEA DE VEST DIN TIMIOARA

Numele auditorului: ...............................................................................
Data: ..............................
Misiunea de audit public intern : Modul de desfurare a activitii
Facultii............................................................................................................ n conformitate cu
cadrul legislativ i normativ.
Incompatibiliti n legtur cu entitatea auditat Da Nu
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal care ar putea s v limiteze msura
n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri sau organizaii care ar putea s v influeneze
n misiunea de audit?
Ati avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea
instituiei ce va fi auditat ?
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale structurii ce urmeaz a
fi auditat ?
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul instituiei ce
va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal,extern sau
organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit
impariale, notificai eful Serviciului de Audit Public Intern de urgen?

Auditor,

21
 ANEXA 3

Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern

Ctre,

Facultatea de...
De la: Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii UVT
Referitor la: .......................................................................
n atenia doamnei/domnului Decan, doamnei/domnului preedinte al C.E.A.C.,
n conformitate cu decizia Rectorului nr......................................... urmeaz ca C.E.A.C.
(sau ali auditori) s efectueze o misiune de audit public intern cu tema:
....................................................................................n conformitate cu cadrul legislativ i
normativ.
Auditul va examina ...........................................
edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit va avea
loc n data de, orele ...... , la sediul facultii dvs. i va viza :
- prezentarea auditorilor;
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern;
- programul interveniei la faa locului;
- scopul misiunii de audit public intern;
- alte aspecte.
Solicitm prezena urmtoarelor persoane din cadrul facultii dumneavoastr:
................................
.................................
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s punei la dispoziia
C.E.A. sau a auditorilor documentaia ce va fi solicitat.

Data, Director D.E.A.C.,

22
 ANEXA 4

Solicitarea documentelor

Ctre,
Facultatea de........................................................................................................................

n atenia Doamnei/Domnului Decan,

n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 (*actualizat*) privind auditul intern, a

O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii
de audit intern, a Deciziei Rectorului UVT nr. 19205/12.11.2009 i a Planului de audit intern pentru
anul ......ncepnd cu data de ..........................., ora.. urmeaz a se derula misiunea de audit
notificat.
n data de ............................ va avea loc edina de deschidere :
- locaia: sediul Facultii de...........................................................................................................
- participani din partea auditatului :
V rugm s pregtii pentru aceeai dat urmtoarele documente:
...............................
...............................
...............................
...............................
...............................

Preedinte C.E.A.C.,

23
 ANEXA 5

Colectarea informaiilor

Misiunea de audit: Modul de desfurare a activitii Facultii ..........................................................

n conformitate cu cadrul legislativ i normative.
Perioada auditat: -
ntocmit: Echipa de audit......... .. Data:..
.

Avizat: Preedinte C.E.A.C., Data:...

COLECTAREA INFORMAIILOR

DA NU Observaii

24
 ANEXA 6

Minuta edinei de deschidere

Facultatea ..
A. Meniuni generale
Tema misiunii de audit: Modul de desfurare a activitii Facultii....................................
n conformitate cu cadrul legislativ i normativ
Tip de Audit: Perioada auditat
audit de sistem ................................
ntocmit de: Data:
Verificat de: Data:

Lista participanilor:
Nume i prenume Funcia Departamentul/Facultatea Semntura

B.Stenograma edinei de deschidere:

n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern, respectiv:
....................................................................
...................................................................
Prezentarea obiectivelor misiunii de audit i etapele misiunii de audit;
Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se
intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate;
Stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor,
efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri:
Decan, Prodecani, Cancelar, Secretar ef etc.

25
 De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor
proceduri;
Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii
misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

26
 ANEXA 7

List de verificare

Denumirea misiunii de audit:............................................................................n conformitate cu

cadrul legislativ i normative.
Perioada supus auditului: ..-
ntocmit de: .. Data:
Aprobat de: Data:
Facultatea.

ACTIVITATEA DE AUDIT Auditori Observaii

27
 ANEXA 8

Minuta edinei de nchidere

Facultatea ..
A. Meniuni generale
Tema misiunii de audit:........................... n conformitate cu
cadrul legislativ i normativ
Tip de Audit: Perioada auditat
audit de sistem ..........................
ntocmit de: Data:
Verificat de: Data:

Lista participanilor:
Nume i prenume Funcia Departamentul/Facultatea Semntura
..............................
..............................
...............................
...............................

B.Stenograma edinei de nchidere:

n cadrul edinei de nchidere s-a procedat la:

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

28
 ANEXA 9

Raport de neconformitate

Tema misiunii de audit: ..n conformitate cu

cadrul legislativ i normativ.
Facultatea:.
Numele auditorilor:
Numele proprietarului de proces:..
Documente de referin:

ncadrarea neconformitii MINOR MAJOR..

Conductorul echipei de audit . Confirmarea Proprietarului de proces.
Data:.............................
___________________________________________________________________________
Stabilirea coreciei:.
Cauza neconformitii
Stabilire aciunii corective de ctre proprietarul de
proces
Termen de aplicare
Responsabil.
_______________________________________________________________________________
Evaluarea implementrii aciunilor corective i a eficacitii acestora:

ntocmit Supervizor
Auditori Preedinte C.E.A.C.

29
 ANEXA 10

Raport de audit intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

FACULTATEA AUDITAT: ...............................................

MISIUNEA DE AUDIT INTERN:

(n conformitate cu cadrul legislativ i normativ)

TIMIOARA
...............................

30
I. INTRODUCERE

Echipa de auditori:
....................................
....................................
....................................
....................................

Baza legal a aciunii de auditare:

- Planul de audit intern pe anul ....../.......;
- Legea nr.672/2002 privind auditul public intern;
- OMFP nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii
nr.672/2002;
- Norme metodologice proprii nr. 4473/2003 privind exercitarea auditului public
intern;
- Decizia Rectorului nr. ......../..........

Scopul aciunii de auditare:

Facultii de ............................................................. n conformitate cu cadrul normativ i legislativ.
Perioada auditat: .................
Durata misiunii de audit:
Tipul de audit -

II. OBIECTIVELE MISIUNII DE AUDIT INTERN

Obiectivele aciunii de auditare :

1.
2.
3.
4.

III. MODUL DE DESFURARE A ACIUNII DE AUDIT INTERN

Caracterul misiunii de audit public intern:.................

Tehnici de audit intern utilizate:

a)
b)
c)

Instrumente de audit utilizate:

1.
2.
3.
31
Documente i materiale examinate n cadrul activitii desfurate la nivelul Facultii de
..........................................................

a)
b)
c)

Materiale ntocmite pe timpul auditrii:

1.
2.
3.

IV. CONCLUZII

PUNCTE TARI PUNCTE SLABE

ntocmit,

Auditori Decan

............................ ................................
...........................
...........................

32
 ANEXA 11

Raport anual de evaluare intern a calitii

al Facultii de.........................

pe anul ........

Domeniul: Capacitate instituional

1. Dac facultatea dispune de practici i mecanisme clare pentru aplicarea codului de etic
profesional privind asigurarea calitii (Codul de etic profesional privind asigurarea calitii
i acreditarea nvmntului superior din Romnia aflat pe www.aracis.ro) pentru activitile de
conducere, cercetare, predare nvare. Observaii: se poate face referire la planul de asigurare
a calitii i la evaluarea lui (dac s-a discutat la nivel de catedr, Consiliul Facultii i dac
evaluarea a fost nsoit i de un plan de msuri).

1.

2. Dac facultatea dispune de auditori interni i proceduri de evaluare intern a principalelor

domenii ale activitii universitare.

2.

3. Dac facultatea are un plan strategic pe termen scurt, mediu i lung i planuri operaionale
anuale care sunt cunoscute de membrii facultii i sunt aplicate conform unor practici i
mecanisme de urmrire riguroase.

3.

4. Dac administraia facultii respect reglementrile legale n vigoare i are mecanisme de

control i de dezvoltare continu a performanelor.

4.

33
5. Se va face o apreciere succint asupra situaiei spaiilor de nvmnt (suficiente sau deficitare),
cercetare i pentru alte activiti pe care facultatea le pune la dispoziia cadrelor didactice i
studenilor.

5.

6. Dac facultatea dispune de surse de finanare i de resurse financiare suficiente, pe termen scurt
(anual) i n perspectiv (3- 4 ani), pentru ndeplinirea obiectivelor.

6.

7. Dac facultatea are un regulament de acordare a burselor i alte forme de sprijin material pentru
studeni pe care l aplic n mod consecvent.

7.

Domeniul: Eficacitate educaional

8. Dac facultatea aplic o politic consecvent n ceea ce privete admiterea i recrutarea

studenilor la programele de studiu oferite. Se vor specifica criteriile de admitere utilizate n
cadrul facultii.

8.

9. Dac structura programelor de studiu din facultate se bazeaz pe corespondena dintre rezultatele
n nvare, respectiv cercetare, n cadrul masteratului sau doctoratului, i calificarea
universitar.

9.

10. Relevana cognitiv i profesional a programelor de studiu n concordan cu dinamica

cerinelor pieii muncii.

10.

11. Procentul aproximativ al absolvenilor de la facultile din UVT nscrii la masterat n cadrul
facultii dumneavoastr.

11.

12. Dac n cadrul facultii se utilizeaz metode moderne de predare (metode active, centrate pe
student).

34
12.

13. Dac exist ndrumtori sau tutori de an.

13.

14. Dac exist un climat puternic centrat pe cercetare i pe valorificarea rezultatelor de cercetare.

14.

15. Dac facultatea dispune de un buget anual de venituri i cheltuieli i dac acesta este riguros
respectat.

15.

Domeniul: Managementul calitii

16. Dac facultatea are o Comisie a Calitii sau responsabili cu calitatea i dac acetia promoveaz
o cultur a calitii.

16.

17. Care este structura sistemului de asigurare a calitii din universitate pe nivele de universitate,
facultate, departament, catedr, structuri de cercetare, alte structuri, dup caz.

17.

18. Dac facultatea dispune de strategii de mbuntire a calitii.

18.

19. Dac facultatea iniiaz, monitorizeaz i revizuiete periodic programele de studiu, prin
comparaie la nivel naional i internaional, pentru a corespunde calificrii universitare i
dinamicii pieei muncii.

19.

20. Dac facultatea dispune de un regulament i proceduri specifice de examinare a studenilor i

dac acestea sunt cunoscute de ctre titularii de cursuri i studeni.

20.

21. Dac procedeele de examinare i evaluare a studenilor sunt centrate pe rezultatele nvrii i
dac sunt anunate studenilor din timp i n detaliu.

35
21.

22. Dac exist un sistem de evaluare a personalului academic. Care sunt modalitile i criteriile de
evaluare aplicate? (vezi autoevaluarea cadrelor didactice i evaluarea anual de ctre eful de
catedr, evaluarea colegial n cadrul catedrei).

22.

23. Dac au fost implementate sisteme de bune practici n activitatea de evaluare a calitii (ex.
Evaluarea colegial a cadrelor didactice, evaluarea de ctre studeni a cadrelor didactice, a
personalului de secretariat, evaluarea efectuat de ctre eful de catedr, autoevaluarea,
evaluarea sistemului de conducere).

23.

24. Disponibilitatea resurselor de nvare.

24.

25. Dac modul de implicare a studenilor n procesul de evaluare i asigurare a calitii a devenit o
procedur curent.

25.

26. Dac exist programe de stimulare a studenilor cu performane nalte.

26.

27. Dac exist programe de recuperare a studenilor cu performane reduse.

27.

28. Dac facultatea are un sistem informatic care faciliteaz colectarea i analiza informaiilor
relevante pentru asigurarea i evaluarea instituional a universitii.

28.

29. Dac facultatea asigur transparena informaiilor de interes public cu privire la programele de
studiu, diplome, personal didactic i de cercetare, faciliti oferite studenilor etc.

29.

36
30. Dac planul de asigurare a calitii elaborat la nivelul facultii i autoevaluarea acestuia sunt
publicate (afiate sau publicate).

30.

31. Dac au fost organizate i s-au desfurat aciuni de cooperare interuniversitar, interfaculti, n
domeniul asigurrii calitii.

31.

DECAN, Preedinte CEAC,

37
 Prodedura operaional privind procesul de audit intern

Universitatea de Vest Procedura Cod Revizia 0 1 2 3 4 5

Timioara operaional privind PO.01.00.00
procesul de audit Ediia 1
intern
Audit intern

PROCEDURA OPERAIONAL

privind procesul

AUDIT INTERN

APROBAT:
Rector,
...........

DATA APROBRII:

38
 LISTA DE DIFUZARE
Exemplar Destinatar Primit: Primit: Data
nr. Numele i prenume Semntura difuzrii:

1. SCOP
Aceast procedur operaional documenteaz modul de efectuare a auditurilor interne n
cadrul Universitii de vest din Timioara n scopul de a determina dac Sistemul de Management al
calitii este:
- conform cu exigenele standardului ISO 9001;
- eficace n respectarea indicatorilor de proces i adaptat proceselor desfurate n cadrul
UVT;
- orientat spre mbuntirea proceselor.

2. DOCUMENTE DE REFERIN
ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calitii. Cerine;
ISO 9000: 2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular;
ISO 19011:2003 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i/sau de
mediu;
ISO 9004:2009 Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru mbuntirea
performanelor;

3. DEFINIII, ABREVIERI
Audit: proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii dovezilor de audit,
evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit;
Criterii de audit: ansamblul de politici, proceduri sau cerine.
Procedur: mod specific de desfurare a unei activiti sau a unui proces (SR EN ISO
9000:2001);
Dovezi de audit: nregistrri, enunarea faptelor sau alte informaii care sunt relevante n
raport cu criteriile de audit i verificabile;

39
 Constatri ale auditului: rezultatele evalurii, a dovezilor de audit colectate n raport cu
criteriile de audit;
Concluzii ale auditului: rezultatele unui audit furnizate de echipa de audit colectate n raport
cu criteriile de audit;
Clientul auditului: organizaie sau persoan care solicit un audit;
Auditat: organizaie care este auditat;
Auditor: persoana care are competena de a efectua un audit;
Echipa de audit: unui sau mai muli auditori care efectueaz un audit, susinui, dac este
cazul, de experi tehnici.
Program de audit: ansamblul de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval
de timp i orientat spre un scop anume;
Domeniul auditului: extinderea i limitele unui audit.
ABREVIERI:
SMC Sistem de Management al Calitii;
UVT Universitatea de Vest din Timioara;
DEAC Departamentul pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii
CEAC Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii la nivel de facultate.

4. GENERALITI
Procedura se aplic tuturor entitilor organizatorice din Universitatea de Vest din Timioara,
precum i persoanelor/funciilor implicate n desfurarea auditurilor interne n instituie.
Procedura se aplic pentru efectuarea auditurilor de sistem, dar se poate utiliza i pentru
efectuarea auditurilor de proces

5. DESCRIEREA PROCESULUI
Managementul procesului este realizat prin aplicarea continu a ciclului PEVA (Planific-
Efectueaz-Verific-Acioneaz). Etapele acestui ciclu sunt documentai n continuare.

40
 Rector UVT

DEAC

CEAC

Responsabilii entitilor
organizatorice

Verificare, implementare
aciuni corective/preventive Planificarea
Intrri Ieiri auditurilor interne

Planificarea auditurilor
ISO 9001 Exigene interne
Convocarea la audit
Stabilirea echipei de audit intern
Factori de influen
Sistemul de Convocarea la audit intern
Management al Rapoarte de audit
edina de audit
Calitii din UVT intern
Realizarea efectiv a
auditului intern Raport anual de
Procedura de audit evaluare a calitii
Sinteza concluziilor de
audit

edina de nchidere

6. DESCRIEREA ACTIVITII DE PREGTIRE A AUDITULUI INTERN

6.1.1. Planificarea auditurilor interne (48 de ore)
6.1.1.1. Planificarea anual este realizat de ctre D.E.A.C., aprobat de Rectorul U.V.T. i
de ctre responsabilii de entiti organizatorice din cadrul U.V.T., iar apoi este comunicat tuturor
responsabililor entitilor organizatorice din cadrul U.V.T.
6.1.1.2. Obiectivele auditului intern sunt: prioritile managementului, cerinele SMC,
cerinele legale i contractuale, riscuri pentru instituie.

41
 6.1.1.3. Responsabilitatea pentru administrarea planului anual de audituri interne este a
D.E.A.C. Acesta definete, implementeaz, monitorizeaz, analizeaz i mbuntete planul anual
de audituri interne, identific i furnizeaz resursele necesare pentru respectarea acestuia. Resursele
necesare planului de audit intern sunt: financiare, auditori competenei, disponibilitatea auditorilor i
disponibilitatea proceselor auditate.
6.1.1.4. Implementarea planului de audit intern const n:
a) comunicarea planului de audit intern prilor relevante;
b) stabilirea echipei de audit intern;
c) aprobarea resurselor necesare echipei de audit;
d) convocarea la audit intern;
e) efectuarea auditului conform planificrii aprobate;
f) analizarea i aprobarea rapoartelor de audit i asigurarea distribuirii lor;
g) monitorizarea aciunilor corective/preventive definite n raportul de audit conform
termenelor angajate.
6.1.2. Stabilirea echipei de audit(48 de ore)
6.1.2.1. La stabilirea mrimii i componenei echipei de audit se iau n considerare
urmtoarele:
a) obiectivele, domeniul de aplicare, criteriile i durata estimat a auditului;
b) necesitatea de a asigura independena echipei de audit de activitile care sunt auditate i
de a evita conflictele (nu se auditeaz propriul domeniu de activitate);
c) abilitatea membrilor echipei de audit de a interaciona eficace cu auditatul i de a lucra
mpreun.
6.1.2.2. Criteriile de selecie i evaluare a personalului desemnat s desfoare audituri
interne sunt:
a) s aib cunotine i nsuiri necesare privind principiile, procedurile i tehnicile de audit;
b) s cunoasc documentele de referin;
c) s cunoasc legislaia, reglementrile i alte cerine aplicabile proceselor ce urmeaz s fie
auditate.
d) s aib nsuirile personale menionate la ISO 19011: 2008;
e) s aib studii, experien profesional i experien de audit.

42
 6.1.2.3. Auditorii interni sunt alei de comun acord de echipa managerial i aprobai de
D.E.A.C. din rndul angajailor cu experien, neimplicai direct n domeniul de activitate auditat,
dar care au funcii care s le permit cunoaterea modului de funcionare al sistemului. Acetia
beneficiaz de instruire specific pentru a fi auditori interni de calitate prin cursuri organizate de
firme autorizate.
6.1.3. Convocarea la audit intern (15 zile)
6.1.3.1.Convocarea la audit intern este efectuat de D.E.A.C. i se adreseaz tuturor
facultilor din cadrul UVT.
6.2. Activitile de realizare a auditului
6.2.1. edina de deschidere (2 ore)
6.2.1.1. Participanii la edina de deschidere a auditului sunt: Preedintele C.E.A.C.,
Auditorii, Decanul, Prodecanii, Secretar ef facultate, orice alt persoan cu funcie de rspundere n
facultate;
6.2.1.2. Scopul edinei de deschidere este:
a) confirmarea planului de audit;
b) furnizarea unui scurt sumar al modului de desfurare a auditului;
c) confirmarea canalelor de comunicare.
6.2.2. Realizarea efectiv a auditului (15 zile)
6.2.2.1. Auditul intern const n colectarea i verificarea informaiilor relative la procesele
SMC n raport cu standardul ISO 9001: 2008.
6.2.2.2. Informaiile legate de obiectivele auditului, domeniul, criteriile, interfeele, procesele
i activitile sunt colectate, analizate i verificate.
6.2.2.3. Dovezile auditului sunt nregistrate.
6.2.2.4. Metodele de colectare a informaiilor includ interviuri, observaii ale proceselor i a
fluxurilor de realizare, analiza documentelor, nregistrrilor etc.
6.2.2.5. Constatrile de audit indic conformitatea sau neconformitatea fa de criteriile de
audit.
Dac este specificat n obiectivele auditului constatrile auditului pot identifica i
oportunitile de mbuntire.
6.2.2.6. Neconformitile i dovezile de audit sunt nregistrate n rapoartele de audit.
Neconformitile vor fi analizate cu Responsabilii de procese.

43
 6.2.2.7. Este necesar s se ncerce rezolvarea oricror divergene de opinie privind dovezile
de audit i/sau constatrile de audit pn la edina de nchidere.
6.2.3. Sinteza concluziilor auditului (2 ore)
6.2.3.1. Echipa de audit se ntrunete nainte de edina de nchidere pentru a:
a) analiza constatrilor i orice alte informaii relevante colectate n timpul auditului;
b) valida concluziile auditului, lund n considerare incertitudinea inerent n procesul de
audit;
c) pregti recomandri, dac acest lucru este solicitat n planul de audit;
d) discut aciuni post audit, ca de exemplu verificarea ndeplinirii aciunilor stabilite.
6.2.4. edina de nchidere (2 ore)
6.2.4.1. edina de nchidere const n comunicarea concluziilor i a dovezilor de audit.
6.2.4.2. Orice opinie divergent important ntre membrii echipei de audit i Responsabilii
de entiti organizatorice din U.V.T. sunt discutate i rezolvate.
6.2.4.3. Dac este cerut prin obiectivele auditului, auditorul poate prezenta recomandri
pentru mbuntiri. Aceste recomandri nu sunt obligatorii. Este la latitudinea Responsabilului de
entiti organizatorice s determine amploarea, modul i mijloacele pentru aciunile de mbuntire.
Dac este posibil, cu ocazia edinei de nchidere Responsabilii de entiti organizatorice stabilesc
aciunile corective, preventive sau de mbuntire.
6.2.4.4. Raportul de audit este redactat n 5 zile de la data nchiderii auditului. Raportul
auditului este datat i semnat de ctre auditat i auditor. Raportul de audit aprobat va fi difuzat
Responsabililor de entiti organizatorice i Rectorului UVT.
6.2.4.5. Auditul este ncheiat cnd au fost parcurse toate activitile din planul de audit,
inclusiv distribuirea raportului de audit aprobat.
6.3. Verificare:
6.3.1 Monitorizarea, msurarea i analiza procesului descris n procedur se realizeaz de
ctre proprietarul de proces prin raportarea rezultatelor la indicatorii de performan i nregistrarea
rezultatelor msurrii n rapoartele de aciuni corective / preventive.
6.3.2 Metodele aplicate pentru msurarea procesului sunt autoevaluarea, respectiv auditul
intern, documentat n procedura de sistem Auditul intern.
6.4. Aciuni pentru mbuntirea continu a performanelor procesului:

44
 6.4.1 mbuntirea continu a eficacitii procesului descris n aceast procedur se
realizeaz prin:
- valorificarea analizei datelor i a rezultatelor auditurilor;
- valorificarea oportunitilor de mbuntire identificate prin audituri i propuse de toi cei
implicai n proces;
- aplicarea de aciuni corective / preventive.

7. PROPRIETAR DE PROCES. RESPONSABILITI

7.1 Proprietarul procesului documentat n aceast procedur este C.E.A.C. i are
urmtoarele responsabiliti n aceast calitate:
- s coordoneze identificarea resurselor necesare desfurrii procesului;
- s se asigure, prin audituri interne i alte metode c aceast procedur este respectat i eficace
pentru atingerea indicatorilor de performan;
- s asigure inerea sub control a interfeelor procesului;
- s asigure mbuntirea continu a eficacitii procesului.
7.2. Rector UVT
Responsabilitile Rectorului UVT privind procedura de auditare intern sunt:
- aprob programul anual de audituri interne;
- dispune efectuarea de audituri suplimentare, neplanificate pentru a verifica implementarea de noi
procese/servicii n cadrul UVT.
7.3. D.E.A.C.
Responsabilitile D.E.A.C., C.E.A.C. vizeaz urmtoarele aspecte:
- definirea, implementarea, monitorizarea, analizarea i mbuntirea planificrii auditurilor interne;
- realizarea auditurilor interne conform planificrii stabilite, precum i a auditurilor neplanificate
solicitate de Rectorul UVT;
- raportarea ctre Rectorul UVT i Responsabili de entiti organizatorice din UVT a rezultatelor
auditului;
- pstrarea documentelor referitoare la audit.
7.4. Responsabilii de entiti organizatorice (decani, efi de catedr, secretar-ef)
Responsabilitile privind auditul intern ce vizeaz responsabilii de entiti organizatorice
privesc:

45
 - informarea personalului didactic i management implicat despre domeniul i obiectivele
auditului i desfurarea de aciuni de pregtire prealabil;
- asigurarea condiiilor necesare pentru buna desfurare a activitii echipei de audit;
- cooperarea cu echipa de audit pentru a asigura realizarea obiectivelor auditului;
- participarea la edinele echipei de audit, analizarea neconformitilor i observaiilor
rezultate i iniierea de aciuni corective i preventive;
- informarea D.E.A.C. asupra finalizrii aciunilor corective i preventive angajate i
asigurarea bunei desfurri a activitii echipei care efectueaz urmrirea eficacitii
aciunilor.

8. RESURSE
8.1 Identificarea necesarului de resurse pentru acest proces este asigurat de ctre
proprietarul de proces.
8.2 Resursele asociate acestui proces se refer la: timpul de lucru aferent elaborrii i
actualizrii documentelor; personalul implicat; resursele financiare necesare pentru elaborarea i
actualizarea documentelor.
8.3 Proprietarul de proces transmite spre aprobare conducerii UVT necesarul de resurse.

9. DATE DE IEIRE
Ieirile procesului de audit intern sunt constituite din:
a) planificarea auditurilor interne;
b) convocarea la auditul intern;
c) rapoarte de audit intern.
Rezultatele desfurrii acestui proces sunt documentate n nregistrrile precizate n
Anexele la Metodologia de realizare a auditului intern n cadrul Universitii de Vest Timioara.
Procese din aval: Contientizarea punctelor tari i slabe duce la mbuntirea sistemului de
management al facultii.
Clieni: Managementul facultilor i al U.V.T.

46