Elian Solutions

ELIAN Solutions
Analiza i urmrirea cheltuielilor pe

centre de cost - cu soluia ERP
Microsoft Dynamics NAV !
Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 1 din 11
www.elian-solutions.ro
INTRODUCERE - SCOPUL I CONINUTUL DOCUMENTULUI ............................................................ 3
CE SUNT CENTRELE DE COST ? ........................................................................................................................... 3
CENTRELE DE COST - N DYNAMICS NAV SE NUMESC DIMENSIUNI........................................ 3
POLITICI PRIVIND PARAMETRIZAREA CENTRELOR DE COST (DIMENSIUNI)...................... 6
RAPORTAREA PE CENTRE DE COST(DIMENSIUNI) ................................................................................ 7

INDICATORII ECONOMICI......................................................................................................................................................... 7
ANALIZELE PE DIMENSIUNI...................................................................................................................................................... 8
RAPOARTELE PE DIMENSIUNI .................................................................................................................................................. 9
CONCLUZIE ................................................................................................................................................................... 11
Introducere - Scopul i coninutul documentului
Documentul de fa i propune s ilustreze modul n care soluia ERP Microsoft Dynamics NAV
v poate ajuta n analiza i urmrirea cheltuielilor - pe centre de cost.
n cadrul acestui document se vor prezenta modul n care se definesc centrele de cost, cum se
asociaz aceste centre de cost tranzaciilor n sistem i cum se obine ulterior informaia
pentru realizarea unor analize.
Totodat, se vor prezenta opiunile disponibile pentru stabilirea unor politici i reguli privind
centrele de cost, n acord cu procesele de afaceri specifice fiecrei companii.
Echipa Elian Solutions i soluia Microsoft Dynamics NAV pot ajuta companiile s
implementeze centrele de cost de care au nevoie pentru a-i gestiona afacerea.
Ce sunt centrele de cost ?

Centrele de cost - sunt elemente din cadrul unei companii pentru care este necesar o
msurare distinct a costurilor pe care acestea le genereaz. Ele pot fi: departamente,
echipamente, persoane, proiecte, etc.
Urmrirea cheltuielilor pe centre de cost ajut managementul s ia decizii corecte cu privire la

eficiena utilizrii resurselor ntr-o companie.
Odat determinate aceste centre de cost, este necesar ca la nregistrarea tranzaciilor n

sistemul de eviden financiar-contabil al ntreprinderii s se poatea asocia i centre de cost,
potrivit unor raionamente privind alocarea costului pe fiecare centru n parte.
Centrele de cost - n Dynamics NAV se numesc dimensiuni.

Soluia ERP Microsoft Dynamics NAV ofer toate instrumentele necesare pentru realizarea
obiectivelor legate de utilizarea centrelor de cost. Doar terminologia difer un pic.
n Dynamics NAV, atunci cnd se dorete ca unei tranzacii s i se adauge un plus de informaie
- se folosesc dimensiuni.
Dimensiunea reprezint un tip de informaie, definit de ctre utilizator, care se poate asocia
oricrei tranzacii n sistem.
Putem defini un numr nelimitat de tipuri de dimensiuni ; departamente, echipamente,

oameni, proiecte, autovehicule, etc; orice element care ne intereseaz ca la un moment dat s
l urmrim difereniat ca venituri, cheltuieli sau sold i care poate fi asociat n mod cert unei
tranzacii.
De pild, dac dorim s urmrim cheltuielile/veniturile pe fiecare departament din cadrul unei
ntreprinderi, vom crea un tip de dimensiune numit DEPARTAMENTE, ale crei valori vor fi
chiar departamentele .
n fig. 1 sunt prezentate dou ferestre ; una conine dimensiunile parametrizate pe compania
Elian Demo, iar una dintre ele (cea marcat cu rou) este dimensiunea departamente.
Cea de-a dou fereastr conine valorile dimensiunii departemente, valori care pot fi selectate
atunci cnd se nregistreaz o tranzacie.
Figura 1 - Fereastra dimensiuni i fereastra cu valorile dimensiunii (departamente)
Exist i posibilitatea de a crea o structur arborescent de dimensiuni, pentru a putea analiza

informaia pe diferite nivele. nregistrarea se va realiza intodeauna pe ultimul nivel al structurii
dar raportarea se va putea realiza pe orice nivel.
n fig. 2 vedei un exemplu cu parametrizarea dimensiunii ZONA. Dimensiune a fost creat

pentru a urmri operaiunile realizate n diverse zone geografice ale lumii. Dimensiunea e
dezvoltat pe o structur arborescent.
Figura 2 - Fereastra cu dimensiunea Zona - parametrizat pe o structur arborescent.
Asocierea dimensiunilor pe tranzacii se realizeaz fie n formele de introducere a documentelor

(ofert, comand, factur, contract) fie n linii de jurnale (n jurnalul de cas, de banc , de
mijloace fixe, de articole,etc).
De exemplu, in Fig. 3 avem o factur de cheltuieli de combustibil, a crei valoare este alocat
pentru dou departamente : Financiar i Vnzri.
Alocarea dimensiunilor se poate realiza n antetul documentului (dac este acelai centru de
cost pe toate liniile facturii) sau pe fiecare linie de factur n parte.
Figura 3 - nregistrare factur combustibil pe centre de cost cu alocare pe liniile facturii
Politici privind parametrizarea centrelor de cost (dimensiuni)
Soluia ERP Dynamics NAV permite definirea unor politici privind centrele de cost, politici care
s se plieze pe logica activitii companiei. Astfel :
Oricrei entiti din sistem (cont contabil, client, furnizor, articol, mijloc fix, etc) i se pot
asocia dimensiuni implicite, astfel nct valorile dimensiunilor s vin automat n
tranzaciile la care entitatea particip. Aceast funcionalitate faciliteaz operarea i
elimin o parte din erorile de introducere a datelor.
Se pot seta obligativiti privind dimensiunile, la nivelul fiecrei entiti; n aceste condiii,
tranzaciile nu sunt posibile dac nu sunt introduse valorile dimensiunilor.
n cazul n care la operare pot aprea conflicte ntre dimensiuni, se pot realiza prioritizri.
Dac, de pild, este setat un departament implicit pe un cont de furnizor i alt
departament implicit pe un cod de articol, se poate determina care entitate va avea
prioritate i care dimensiune se va completa implicit : cea de pe furnizor sau cea de pe
articol.
Se pot autoriza doar anumite combinaii de dimensiuni.

De exemplu, tim c departamentul Producie dispune doar de o main de serviciu
(cea cu codul B-24-TMI) i dorim ca cheltuielile cu combustibilul s fie nregistrate doar
pe aceast main. Putem configura ca s nu fie permis nregistrarea unei cheltuieli
care s fie alocat concomitent departamentului Producie i altei maini de serviciu
(Fig.4)
Figura 4 - Fereastra de parametrizare a combinaiilor posibile ntre dimensiuni
Raportarea pe centre de cost(dimensiuni)
Odat introdus n sistem, informaia privind centrele de cost trebuie apoi s fie extras din
sistem intr-o form sintetizat, pentru a putea fi de folos factorilor de analiz i decizie .
Aceasta se poate face n Dynamics NAV utiliznd :
- Indicatori economici
- Analizele pe dimensiuni
- Rapoarte
Indicatorii economici
Indicatorii economici sunt un intrument prin care utilizatorii i pot construi situaii, raportri
pe baza conturilor i sumelor din Planul de Conturi. Este un sistem de tip matrice, n care
utilizatorii pot parametriza coninutul liniile i al coloanelor ce vor fi afiate
n linii se selecteaz conturi contabile sau se definesc formule (cu operaii aritmetice de
baz). n coloane se definesc tipurile de sume care se vor calcul (rulaje debitoare, rulaje
creditoare, sold, etc) i formule pentru coloane - rezultate din calcule asupra altor coloane.
Att pe linii ct i pe coloane, utilizatorii pot seta i filtrele de centre de cost iar Indicatorii
Economici in cont de aceste filtre la calculul sumelor.
n Fig. 5 putei vedea un formular de bilan creat cu ajutorul Indicatorilor Economici. E

simplu de creat i la ndemna oricrui utilizator.
Figura 5 - Bilan creat n Indicatori Economici
Analizele pe dimensiuni
Analizele pe dimensiuni ofer utilizatorului posibilitatea de a vizualiza intrrile din

contabilitate mpreun cu dimensiunile (centrele de cost) asociate.
Fig.6 prezint o analiz a cheltuielilor pe departamente; pe linii sunt afiate conturile

contabile, pe coloane sunt departamentele. n antetul analizei se pot seta opiuni privind:
filtrul de perioad, filtrul de centru de cost, ce anume s se afieze pe linii i pe coloane,
etc.
Dac se dorete cunoaterea sumelor ce compun un total pe un centru de cost, se
apeleaz funcia de explorare (drill-down) i se vizualizeaz toate intrrile din contabilitate
care s-au nregistrat pe acel centru de cost.
Figura 6 Fereastr analiz cheltuieli pe departamente
Analizele pe dimensiuni sunt exportabile n excel. Rezultatul exportului este un fiier care
conine datele sub form de tabel-pivot; utilizatorul poate s analizeze i s prelucreze
datele i n aceast manier. (vezi fig.7)
Figura 7 - Tabela-Pivot creat n Excel.
Rapoartele pe dimensiuni
n aplicaia Dynamics NAV se poate defini un numr nelimitat de dimensiuni( tipuri de

centre de cost).
Totui, fiindc nu toate au aceeai important pentru o companie, se consider c dou

tipuri de dimensiuni pot fi setate astfel nct valorile lor s fie prezente n toate tabelele
care conin date. n consecin, aceste dimensiuni numite dimensiuni globale, pot fi folosite
pentru filtrri n toate rapoartele (dac nevoile informaionale ale unei companii reclam
extinderea numrului de dimensiuni globale, echipa Elian Solutions poate realiza aceasta la
cererea clientului).
Spre exemplificare, n fig. 8 este prezentat un raport Fi de Cont, rulat pe contul de

cheltuial 612 (cheltuieli cu chiriile), care afieaz doar cheltuielile asociate
departamentelor Financiar i Achiziii. n antetul raportului se menioneaz filtrele de
dimensiuni utilizate (vezi zona marcat cu rou).
Figura 8 - Raportul Fia Cont rulat pe contul 612 cu filtrare pe departamente
n cazul n care dimensiunile nu sunt globale, sunt disponibile n aplicaie rapoarte care,
corelate cu analizele pe dimensiuni, pot oferi informaia dorit. Informaia poate fi obinut
pe diverse nivele de agreagare a datelor,funcie de opiunile care sunt selectate n raport.
n Fig. 9 este prezentat raportul Dimensiune-Detaliere care a fost rulat cu opiunea s

afieze cheltuielile cu combustibilul, defalcate pe departamente, iar n cadrul
departamentului - defalcat pe fiecare autovehicul.
Figura 9 - Raportul Dimensiuni-Detaliere rulat pe contul 6022, pe departamente i maini
Concluzie
Aplicaia ERP Dynamics NAV asigur o gestionare adecvat a activitilor legate de urmrirea
pe centre de cost, oferind suport pentru stabilirea unor politici i reguli privind aceste centre de
cost.
Informaia asociata centrelor de cost se poate vizualiz cu uurin, utilizatorul avnd la

dispoziie mai multe modaliti de raportare.
Echipa Elian Solutions a avut ocazia, de-a lungul a numeroase implementri ale soluiei
Dynamics NAV s parametrizeze sisteme de centre de cost, adaptate nevoilor unor companii
din varii domenii : producie, distribuie, agricultur, servicii.
De fiecare dat, centrele de cost au ajutat aceste companii sa obin informaii critice despre
eficiena activitii lor.
ERP Microsoft Dynamics NAV i echipa Elian Solutions pot fi soluia i pentru compania ta !

Elian Solutions - Sistemul ERP Microsoft Dynamics NAV - Analiza Cheltuieli Pe Centre de Cost PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Elian Solutions - Sistemul ERP Microsoft Dynamics NAV - Analiza Cheltuieli Pe Centre de Cost PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Analiza i urmrirea cheltuielilor pe

CE SUNT CENTRELE DE COST ? ........................................................................................................................... 3

CENTRELE DE COST - N DYNAMICS NAV SE NUMESC DIMENSIUNI........................................ 3

POLITICI PRIVIND PARAMETRIZAREA CENTRELOR DE COST (DIMENSIUNI)...................... 6

RAPORTAREA PE CENTRE DE COST(DIMENSIUNI) ................................................................................ 7

Ce sunt centrele de cost ?

Urmrirea cheltuielilor pe centre de cost ajut managementul s ia decizii corecte cu privire la

Odat determinate aceste centre de cost, este necesar ca la nregistrarea tranzaciilor n

Centrele de cost - n Dynamics NAV se numesc dimensiuni.

Putem defini un numr nelimitat de tipuri de dimensiuni ; departamente, echipamente,

Exist i posibilitatea de a crea o structur arborescent de dimensiuni, pentru a putea analiza

n fig. 2 vedei un exemplu cu parametrizarea dimensiunii ZONA. Dimensiune a fost creat

Figura 2 - Fereastra cu dimensiunea Zona - parametrizat pe o structur arborescent.

Asocierea dimensiunilor pe tranzacii se realizeaz fie n formele de introducere a documentelor

Figura 3 - nregistrare factur combustibil pe centre de cost cu alocare pe liniile facturii

Se pot autoriza doar anumite combinaii de dimensiuni.

Figura 4 - Fereastra de parametrizare a combinaiilor posibile ntre dimensiuni

Aceasta se poate face n Dynamics NAV utiliznd :

n Fig. 5 putei vedea un formular de bilan creat cu ajutorul Indicatorilor Economici. E

Figura 5 - Bilan creat n Indicatori Economici

Analizele pe dimensiuni ofer utilizatorului posibilitatea de a vizualiza intrrile din

Fig.6 prezint o analiz a cheltuielilor pe departamente; pe linii sunt afiate conturile

Figura 6 Fereastr analiz cheltuieli pe departamente

n aplicaia Dynamics NAV se poate defini un numr nelimitat de dimensiuni( tipuri de

Totui, fiindc nu toate au aceeai important pentru o companie, se consider c dou

Spre exemplificare, n fig. 8 este prezentat un raport Fi de Cont, rulat pe contul de

n Fig. 9 este prezentat raportul Dimensiune-Detaliere care a fost rulat cu opiunea s

Figura 9 - Raportul Dimensiuni-Detaliere rulat pe contul 6022, pe departamente i maini

Informaia asociata centrelor de cost se poate vizualiz cu uurin, utilizatorul avnd la

S-ar putea să vă placă și