Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Excel Programe de Calcul Tabelar PDF
Excel Programe de Calcul Tabelar PDF
Bar de
formatare
Bar de
formule
Zona Task
Pane
Foaie de
calcul
Celul
curent
Etichet
Figura 6.1 Fereastra EXCEL
116
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
(range). Domeniile la rndul lor pot fi contigue (cnd celulele sunt adiacente /nlnuite) sau
necontigue (cnd celulele nu sunt conectate /nvecinate). n primul caz operatorul de referire
(numit operator de domeniu) este caracterul dou puncte(exemplu: domeniul A3:E25) .n cel
de al doilea caz operatorul de referire (numit operator de reuniune) este caracterul virgula (de
exemplu, domeniul A3, F5, N3). Pentru referirea tuturor celulelor de pe anumite rnduri sau
coloane domeniul se precizeaz astfel 5:7 (toate casuele de pe rndurile de la 5 la 7) sau D:F
(toate csuele de pe coloanele D la F). Pentru referirea unei celule din alt foaie de calcul a
aceluiai registru adresa celulei va fi precedat de semnul ! i numele foii (Sheet3!B5;
Primarii!G2). Dac foaia de calcul este din alt registru, adresa va conine numele registrului
ntre paranteze ptrate, numele foii de calcul i adresa precedat de ! ([Adm-Publ]Curs!A20;
[Sit-Imp]Cladiri!B23]). Celula n care este plasat prompterul sistem se numete celul
curent sau activ i este evideniat printr-un chenar trasat cu o linie ngroat.
117
Programe de calcul tabelar
selecteaz prima celul din grup, se ine apsat tasta Ctrl, dup care, pe rnd, se selecteaz
cu mouse-ul, celelalte celule dorite.
Un registru de lucru este un fiier din Microsoft Excel (cu extensia implicit .xls) care
conine una sau mai multe foi de calcul. Fiecare foaie de calcul este o pagin din registrul
de lucru n care se introduc date i se evalueaz formule i funcii. Introducerea de noi rnduri
i coloane n foaia de calcul se face alegnd din meniul Insert opiunile Rows sau Colums
.Pentru a nsera a nou foaie de calcul se alege opiunea Workseet (figura6.2a)
Pentru tergerea unui rnd sau a unei coloane se alege din meniul Edit opiunea Delete
care deschide o fereastr cu acelai nume de unde se selecteaz opiunea Entire Rows sau
Entire Column (figura6.2.b)
Inserare
-rnduri tergere
-coloane -rnd
-foi de calcul -coloan
Figura 6.2a nserare linii, coloane foi Figura 6.2b tergere linii i coloane
Ct privete datele acestea pot fi date de tip numeric sau de tip caracter. Excel
stabilete tipul datei dup natura primului caracter introdus sau dup rezultatul evalurii
formulei sau funciei specificate de utilizator.
Astfel, data este de tip numeric dac primul caracter introdus este: orice cifr 0-9;
semnul algebric + sau -; unul din caracterele speciale: #, $, . , =.
118
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
O dat este de tip caracter dac primul caracter introdus este: orice liter a alfabetului
A-Z sau a-z; unul din caracterele speciale: spaiul, !, , , %, &, ?, *, :, ;, ^, \, |, [,], _.
Formulele i funciile au ca prefix semnul =.
Figura 6.4 Fereastra Format Cellspagina Figura 6.5 Fereastra Format Cells-pagina
Number Alignment
119
Programe de calcul tabelar
Pentru formatarea textului i obinerea de efecte speciale se folosete eticheta Font
(figura 6.6) care are funcii asemntoare cu cele din Word.
Eticheta Border permite trasarea liniilor i chenarelor n jurul celulelor / blocurilor foii
de calcul asemntor modului de trasare a liniilor i chenarelor n Word (figura 6.7) Acelai
lucru se poate realiza selectnd pictograma Outside Border din bara de formatare.
Figura 6.6 Fereastra Format Cells - Figura 6.7 Fereastra Format Cells Eticheta
Eticheta Font Border
Eticheta Patterns permite adugarea de culori i umbre unei seciuni a foii de calcul
(figura 6.8), iar eticheta Protection (figura 6.9) protejeaz coninutului unei celule sau a unui
bloc prin blocare (cu ajutorul casetei Locked) sau prin ascundere (prin caseta Hidden).
Figura 6.8 Fereastra Format Cells - Eticheta Figura 6.9 Fereastra Format Cells - Eticheta
Patterns Protection
Pe lng formatarea explicit de ctre utilizator a foii de calcul, Excel permite, prin
opiunea AutoFormat din meniul Format i crearea de documente aspectoase prin simpla
selectare a unor formate predefinite din fereastra Auto Format (figura 6.10).
O opiune special n meniul Format este Conditional Formatting care permite
formatarea n funcie de anumite condiii stabilite de utilizator. Astfel, pentru a scoate n
eviden procentul de realizare a ncasrilor fiscale ntre 95 i 100 se va construi condiia din
fereastra prezentat n figura 6.11. S-a forat plasarea ferestrei Conditional Formatting peste
rezultatul formatrii pentru a fi vizibil condiia folosit. Condiia a fost construit folosindu-
se operatorul Between care verific dac valoarea din celula curent aparine intervalului
stabilit de utilizator. Folosind opiunea Cell Value Is au fost marcate numai celulele care
conin valori ce se nscriu n intervalul stabilit prin condiia de formatare.
120
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
Pentru a fi evideniate linii ntregi dintr-o tabel, se poate folosi i opiunea Formula
Is din lista ascuns Condition 1 a ferestrei Condition Formatting (figura 6.12), n care condiia
(simpl sau compus) este construit cu ajutorul adreselor mixte de celule.
121
Programe de calcul tabelar
Pe lng toate aceste posibiliti de formatare, efecte speciale pentru texte pot fi
obinute i prin facilitile oferite de WordArt. Activarea acestui instrument se realizeaz cu
ajutorul comenzii Picture WordArt din meniul Insert aceasta deschide fereastra WordArt
Gallery, din care se poate selecta stilul dorit.
n figura 6.13 este prezentat o foaie de calcul n care titlul (SITUATIE) este formatat
cu WordArt. De asemenea este calculat totalul, media, maximul, minimul, deviaia i variaia,
prin utilizarea funciilor SUM, AVERAGE, MAX.,MIN i STDEV.
Elementele de formatare (chenarele, centrarea, simbolurile monetare, virgulele etc.) nu
pot fi terse prin Delete. Anularea lor este posibil prin comanda Clear, Formats, meniul Edit.
122
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
permite legarea datelor din zona destinaie cu cele din zona surs. n felul acesta orice
modificare din zona surs influeneaz i zona destinaie.
Tehnica drag & drop poate fi utilizat numai n cadrul aceleiai foi de calcul.
Mutarea presupune selectarea zonei surs, fixarea indicatorului de mouse pe marginea ei
(pn cnd ia forma unei sgei) i deplasarea n zona destinaie. Pentru copiere se folosete
marcajul de umplere - AutoFill (un ptrat mic, negru din colul dreapta-jos al celulei sau zonei
surs selectate). Pe acest marcaj se plaseaz indicatorul de mouse, care devine o cruce simpl.
n continuare se ine apsat butonul din stnga al mouse-ului i se stabilete zona destinaie.
La eliberarea butonului de mouse se realizeaz copierea propriu-zis.
Format Painter
Pentru copierea formatului unei celule n alt celul sau grup de celule se folosete
pictograma Format Painter din bara Standard (figura 6.15).
123
Programe de calcul tabelar
asupra crora se aplic formula, o formul matriceal este inclus ntre acolade, introduse
automat de ctre Excel, execuia unei formule matriceale se realizeaz cu ajutorul combinaiei
de taste: Shift + Ctrl + Enter.Matricea reprezint o metod de a realiza mai multe calcule cu o
singur formul. Ea poate fi editat ca orice formul, dar nu individual, ci trebuie selectat
ntregul domeniu matriceal. n plus, Excel trateaz matricea ca o entitate ceea ce face
imposibil tergerea sau adugarea de linii. n figura 6.16 este prezentat un exemplu: Lista
de produse (achiziionate pentru o Cas de copii) utiliznd o formul matriceale pentru
calculul valorii fiecrui produs cunoscnd cantitile i preul unitar al fiecruia dintre ele. n
bara de formule se poate observa formula matriceal inclus ntre acolade.
Formule
Funcii
Pentru nlocuirea adreselor cu nume se folosete Name din meniul Insert. Numele
poate fi atribuit de utilizator (prin comanda Define) sau poate fi coninutul unei linii sau
coloane din foaia de calcul (prin comanda Create). Domeniul de celule referit ntr-o formul
poate primi ulterior un nume care s apar n formul dac se folosete comanda Apply din
opiunea Name a meniului Insert. Pentru a atribui rapid un nume unei celule sau unui domeniu
se poate folosi i comanda rapid Ctrl + F3 care deschide fereastra Define Name.
n figura 6.17 este prezentat un exemplu n care au fost definite pentru domenii de
celule, nume care ulterior sunt referite n formule.
124
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
n acest exemplu au fost definite nume pentru fiecare secie i trimestru n parte (Ex.
Ch_TrI, Ch-TrII, etc.), iar pentru stabilirea totalului pe trimestre i pe semestru s-au utilizat
tocmai aceste nume, aa cum se observ din bara de formule a ferestrei din figura 6.18.
Pentru a elimina ulterior un nume se utilizeaz meniu Insert i din fereastra Define
Name, dup selectarea numelui dorit, se selecteaz butonul Delete. tergerea unui nume nu
are ca efect eliminarea lui i din formulele in care a fost folosit, ci doar din lista de nume.
Dac formulele sau funciile care au folosit nume terse nu au fost modificate, Excel afieaz
mesajul de eroare #NAME.
125
Programe de calcul tabelar
Figura 6.19 Fereastra Insert Figura 6.20 Fereastra Paste Function pentru funcia
Function IF()
Prezentm n continuare doar principalele funcii: statistice, matematice i logice
folosite n calculele economice din administraia public.
Funcii statistice. Excel pune la dispoziia utilizatorului un pachet de funcii statistice
dintre care cele mai utilizate sunt cele care permit stabilirea mediei aritmetice, extragerea
valorii maxime sau minime.
Funcia Average( ) - calculeaz media argumentelor care pot fi valori sau domenii.
Domeniile, la rndul lor, pot conine numere, referine de celule sau matrici de valori.
Funcia Count( ) returneaz numrul de celule care conin cifre sau formule,
ignorndu-le pe cele care conin iruri de caractere, valori logice, erori sau blank.
Funcia CountA( ) - stabilete numrul de celule al cror coninut este nenul.
Funcia Max( ) afieaz cel mai mare numr dintr-un domeniu de celule.
Funcia Min( ) afieaz cel mai mic numr dintr-un domeniu de celule.
Funcia Stdev( ) calculeaz deviaia standard de populare a unui domeniu de celule.
Funcia Var( )- calculeaz variaia de populare pentru un domeniu de celule.
n figura 6.17 sunt prezentate funciile statistice aplicate asupra datelor din foaia de
calcul ce conine Realizarea ncasrilor pe uniti fiscale.
Funciile logice. Aceste funcii sunt printre cele mai folosite funcii Excel, ele oferind
posibilitatea de a aduga noi faciliti logice i de decizie foilor de calcul. Cele mai utilizate
funcii din aceast categorie sunt: =IF(), =AND(), =OR(), =NOT(), =FALSE() i =TRUE().
Funcia IF( ) este cea mai simpl funcie logic Excel avnd totodat i cele mai
multe aplicaii practice. Ea este folosit pentru testarea unor condiii i pentru luarea unor
decizii. Formatul general este =IF(condiie,val_adevr,val_fals), rezultnd faptul c funcia
IF( ) folosete trei argumente: testul logic i valorile pentru adevrat i pentru fals. n cazul n
care condiia evaluat este adevrat, funcia returneaz rezultatul aciunii val_adevr. n caz
contrar este returnat rezultatul aciunii val_fals. Dac val_fals lipsete, iar condiia este
evaluat ca fiind fals se va returna valoarea FALSE. Pentru testarea unor condiii
complexe /multiple se pot construi IF-uri imbricate prin plasarea altor funcii IF() n
val_adevr i /sau n val_fals, sau pot fi folosite funciile AND( ) i OR( ).
Funcia AND( ) are rolul de a reuni condiii n care toate argumentele logice trebuie
s respecte condiia stabilit de utilizator. Formatul general este =AND(argument1,
argument2,), cu precizarea c argumentele trebuie s fie valori logice unice sau matrici de
valori logice (ntr-un numr maxim de 30). Funcia returneaz TRUE dac toate argumentele
logice sunt adevrate i FALSE dac cel puin un argument este fals.
Funcia OR( ) are acelai format cu funcia AND() i este folosit pentru obinerea
condiiilor multiple n care este suficient ca mcar unul dintre argumentele logice s respecte
condiia specificat. Astfel, funcia va returna valoarea FALSE dac nici unul dintre
argumentele folosite nu respect condiia.
Funcii matematice. Acest tip de funcii ofer faciliti pentru efectuarea unei game
deosebit de variate de calcule matematice, tiinifice, inginereti etc. Ne oprim doar asupra
funciilor folosite curent n calculele economice: =SUM(), =SUMIF(), =PRODUCT(),
=SUMPRODUCT(), =ROUND().
Funcia SUM( ) este cea mai utilizat funcie, motiv pentru care n bara de
instrumente Standard este disponibil i pictograma AutoSum - specializat n nsumarea
coninutului celulelor unei foi de calcul. Prin folosirea pictogramei AutoSum, implicit, este
nsumat coninutul numeric al celulelor plasate la stnga sau deasupra celulei curente. Pentru
o totalizare rapid a fiecrei coloane dintr-un tabel, se selecteaz tot tabelul (cu mouse-ul sau
cu combinaia Ctrl+Shift+* (de pe tasta 8)), dup care se execut clic pe AutoSum. Procedura
funcioneaz i pentru domenii neadiacente. Dup selectarea acestora, executnd clic pe
AutoSum, totalurile vor aprea la baza coloanelor sau n dreapta liniilor selectate. Funcia
126
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
SUM() are formatul general =SUM(argment1,argument2,) i calculeaz suma tuturor
argumentelor specificate (maxim 30). Argumentele care nu pot fi convertite din text n
numere, sau mesajele de eroare sunt ignorate.
Funcia SUMIF( ) calculeaz suma coninutului tuturor celulelor dintr-un domeniu
care verific o condiie stabilit. Formatul general este =SUMIF(domeniu, condiie,
domeniu_sum). Trebuie specificat faptul c ntotdeauna condiia este precizat sub forma
unui ir de caractere inclus ntre ghilimele.
Funcia PRODUCT( ) are acelai format cu funcia SUM() i realizeaz nmulirea
argumentelor specificate (maxim 14). Argumentele care sunt valori logice, text sau celule
vide sunt ignorate.
Funcia SUMPRODUCT( ) calculeaz suma nmulirii celulelor corespondente din
dou/mai multe zone de celule (linii sau coloane). Format general: =
SUMPRODUCT( aria1,aria2,aria3..)
Funcia ROUND( ) rotunjete rezultatul n funcie de numrul de zecimale precizat.
Funcii financiare
Excel pune la dispoziia utilizatorilor o serie de funcii financiare.Dintre acestea cele
mai folosite n lucrrile din administraia public sunt:
Funcii pentru calculul amortizrii: SLN(), DDB() i SYD()
O primrie achiziioneaz un utilaj la preul de 50000000 lei. Durata de via 5 ani. S se
calculeze amortizarea corespunztore fiecruia din cei 5 ani pn la amortizarea complet.
Valoarea rezidual este egal cu zero. n figurile 6.21 i 6.22 sunt prezentate formatele
funciilor i respectiv rezultatele aplicrii acestora.
127
Programe de calcul tabelar
ultimului argument este zero). n celula D26, pentru cazul plilor efectuate la nceputul
perioadei, argumentul tip va fi egal cu 1.
128
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
Toate funciile pentru baze de date trebuie s aib trei argumente: grup de intrare,
cmp, criteriu.Grupul de intrare trebuie s conin baza de date(adresa sau numele atribit
zonei). Cmpul este precizat prin numrul de ordine al coloanei pe care se gsete. Criteriul
este zona n care se specific restriciile de selecie. O zon de criterii trebuie s includ
numele cmpului (aa cum este specificat n grupul de intrare) i condiia de selecie.
Exemplu. S se stabileasc numrul de medici cu o vechime mai mare sau egal cu 9
ani, media salariilor, salarul maxim i minim i suma total a salariilor pentru medicii din
aceast categorie (figura 6.27).
129
Programe de calcul tabelar
6.9 Crearea i formatarea diagramelor
Excel asigur transformarea datelor numerice n imagini grafice prin care informaiile
devin mult mai sugestive i mai uor de interpretat. Diagramele sintetizeaz datele dintr-o
foaie de calcul oferind o imagine de ansamblu, inclusiv cu legturile dintre date.
Majoritatea diagramelor aranjeaz datele n planul determinat de dou axe: axa
vertical (axa y) i axa orizontal (axa x). Acestea sunt similare liniilor i coloanelor din foile
de calcul. Fiecare element de informaie din diagram se numete punct de date. Mai multe
puncte formeaz o serie. Punctele i seriile sunt similare celulelor i domeniilor de celule.
130
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
Diagramele Column (coloan) sunt implicite i sunt folosite, n general, pentru
compararea, n acelai interval de timp, a unor elemente (serii de date) prin plasarea lor unele
lng altele. Pe axa orizontal sunt reprezentate domeniile, iar pe axa vertical valorile.
Diagramele Bar (bar) sunt similare cu diagramele Column, ns rotite cu 900 avnd
valorile pe axa orizontal i domeniile pe axa vertical.
Diagramele Pie (cerc) numite i diagrame circulare ilustreaz cota parte a parilor
dintr-un ntreg, putndu-se reprezenta o singur serie de date (dintr-o foaie de calcul se
selecteaz o singur linie cu mai multe coloane sau o singur coloan cu mai multe linii).
Acest tip de grafic ilustreaz relaiile dintre pri i ntregul din care fac parte.
Diagramele Line (linie) compar tendinele sau evoluiile unor serii de date pe
parcursul unor intervale de timp egale (sau alte tipuri de intervale de msurare).
Sit.cons.medicamente
1
22% 22%
2
3
17%
4
26%
13% 5
131
Programe de calcul tabelar
lungul unei perioade de timp (de exemplu, fluctuaiile preurilor aciunilor pe pia, extremele
temperaturii etc.).
Diagramele XY (Scatter) numite i diagrame dispersate se preteaz la a pune n
eviden relaiile ntre diferite serii de valori dependente de acelai parametru. Ele sunt
folosite cu precdere n statistic, putndu-se vizualiza uor relaiile de dependen dintre
parametrii analizai prin metoda regresiei simple i n analize tiinifice.
Diagramele Cylinder (cilindru), Cone (con) i Pyramid (piramid) sunt versiuni
puin modificate ale diagramelor de tip coloane i bare. Ele prezint comparativ valorile unor
elemente distincte n aceeai perioad de timp sau variaia unui anumit element pe parcursul
mai multor perioade.
Diagramele Doughtnut (inel), Radar (radar), Bubble (bulin) i Surface (suprafa)
sunt diagrame dedicate strict specialitilor i oamenilor de tiin. Diagramele inel sunt
similare cu diagramele circulare i compar mrimea prilor dintr-o unitate ntreag,
permind n plus prezentarea mai multor serii de date.
Diagramele radar, dei sunt dificil de citit i interpretat, se folosesc pentru a prezenta
relaiile dintre serii de date individuale i dintre o anumit serie i ntregul format al altor
serii. Diagramele bulin prezint relaiile dintre mai multe serii de date, dar i valorile datelor
din fiecare serie. Cu ct o valoare este mai mare cu att bulina corespunztoare va fi mai
mare. Diagramele cu suprafee se aseamn celor cu linii, ilustrnd att evoluia n timp, ct
i relaia de proporionalitate dintre ntreg i prile componente. Diagramele combinate
afieaz dou tipuri de diagrame n acelai grafic. Ele sunt adesea folosite pentru a pune n
eviden similitudini ntre dou serii de valori de natur diferit.
132
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
Figura 6.31 Fereastra Chart Source Data Figura 6.32 Fereastra Chart Source Data
Range Series
n pasul al treilea utilizatorul are posibilitatea de a-i rafina diagrama prin definirea
anumitor opiuni. Excel deschide fereastra Chart Options care se prezint ca n figura 6.33.
Aceast fereastr este organizat pe ase etichete / pagini, n funcie de opiunile cu
care se poate mbunti o diagram pentru a fi mai sugestiv i uor de interpretat. n
principal, sunt disponibile urmtoarele faciliti: configurarea titlurilor pentru graficul
propriu-zis i pentru axele utilizate (eticheta Titles); stabilirea modului de afiare a etichetelor
pentru axa X i dac vor fi sau nu afiate valorile pentru axa Y, n cazul graficelor 2D sau
pentru axa Z, n cazul graficelor 3D ( Axes); stabilirea grilelor orizontale (pentru axa X) i
/sau verticale (pentru axa Y sau Z) (eticheta Gridlines); stabilirea poziiei legendei (implicit n
dreapta zonei de afiare a graficului) i dac aceasta va fi sau nu afiat (eticheta Legend);
plasarea sau nu a unor etichete de tip text sau valoare corespunztoare datelor reprezentate
(eticheta Data Labels); plasarea sub grafic a unui tabel ce conine datele din domeniul
reprezentat (eticheta Data Table); aceast opiune este recomandat mai ales atunci cnd
graficul va fi salvat ntr-o alt foaie de calcul.
Pe lng aceste opiuni de rafinare, aspectul unei diagrame poate fi influenat i prin
folosirea unei palete largi de culori, prin adugarea de chenare, prin folosirea diverselor
fonturi i stiluri sau prin mutarea i dimensionarea obiectelor coninute. Folosirea acestor
faciliti conduce la creterea efectului vizual al unei diagrame. Opiunile de realizare i
rafinare a graficelor pot fi selectate i din meniul Chart (figura 6.34).
133
Programe de calcul tabelar
134
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
- datele din aceeai coloan trebuie s fie de acelai tip, ele fiind valori pentru un
singur cmp;
- ntre antetul listei i articolele listei nu trebuie s apar linii libere;
- pentru fiecare articol trebuie s existe cel puin un cmp ncrcat cu date.
Organizarea i gestionarea datelor dintr-o list sau baz de date se realizeaz cu
ajutorul opiunilor meniului Data.
Dup introducerea antetului, ncrcarea unei liste cu date poate fi realizat direct de la
tastatur sau folosind formularul de date (Data form) activat prin opiunea Form din meniul
Data. Aceast opiune deschide o fereastr cu numele foii de calcul curente. Pentru
exemplificare folosim baza de date studenti.xls n care sunt ncrcate nregistrri ce conin
informaii privind rezultatele studenilor. Dup cum se observ din fereastra urmtoare (figura
6.36), la activarea opiunii Form se deschide fereastra studentii cu ajutorul creia se poate
vizualiza i actualiza coninutul bazei de date salariati.xls. Butoanele de comanda disponibile
n aceast fereastr sunt: New pentru adugarea de noi nregistrri; Delete pentru tergerea
nregistrrii curente; Restore pentru restaurarea coninutului nregistrrii curente dup o
modificare anterioar; FindPrev pentru accesarea nregistrrii precedente; FindNext
pentru accesarea nregistrrii urmtoare; Close pentru nchiderea Form-ului.Cu ajutorul
butonului de comand Criteria se pot stabili condiii simple sau compuse de accesare
selectiv a nregistrrilor.Pentru introducerea rapid a datelor Excel dispune de dou
instrumente AutoComplete i PickList cu care se completeaz n coloana curent celulele listei
pe baza valorilor de intrare anterioare.
6.10.2 Sortarea datelor din liste
Excel memoreaz datele n ordinea introducerii lor, ceea ce creeaz greuti n localizarea
rapid a acestora, atunci cnd sunt n volum mare. O soluie recomandat pentru astfel de
situaii a constituie operaia de sortare. Sortarea permite organizarea datelor n ordinea
alfabetic sau numeric, ascendent sau descendent. Operaia este executat de opiunea
Sort din meniul Data care deschide caseta de dialog Sort ce se prezint ca n figura 6.37.
Figura 6.36 Fereastra Form de actualizare a Figura 6.37 Fereastra Sort i Sort Option
unei baze de date
Dup cum se poate observa, sortarea poate fi realizat, dup cel mult trei chei stabilite
de utilizator dintre cmpurile listei.
Implicit, antetul liste este exclus din domeniul selectat pentru sortare. Pentru
includerea lui se activeaz butonul radio No header row. Butonul de comand Options (figura
6.37) permite stabilirea unor opiuni suplimentare de sortare precum: sortarea de la stnga la
135
Programe de calcul tabelar
dreapta Sort left tio right (implicit sortarea este de sus n jos Sort top to bottom); ignorarea
prioritii majusculelor fa de minuscule (Case sensitive); sortarea dup anumite liste
disponibile n lista ascuns First key sort order.
Dup efectuarea unei sortri, este posibil revenirea la ordinea iniial a listei. Pentru
aceasta, naintea sortrii, se ataeaz listei o coloan distinct n care se genereaz numrul de
ordine (index) al fiecrei nregistrri. Ulterior, dup sortare, pentru a reveni la ordinea iniial
se sorteaz lista, ascendent, dup coloana indecilor. Rapid, pentru sortarea datelor dup un
singur criteriu se pot folosi, din bara cu instrumente Standard, pictogramele Sort Ascending
(A-Z) sau Sort Descending (Z-A).
Regsirea datelor ncrcate n liste sau baze de date se poate realiza n dou moduri:
folosind din formularul de date butonul radio Criteria;
folosind opiunea Filter din meniul Data.
Formularul de date ofer posibilitatea cutrii i editrii, la un moment dat a unei singure
nregistrri, n timp ce opiunea Filter permite afiarea, n acelai timp, a tuturor nregistrrilor
care respect criteriul sau criteriile stabilite. Criteriile sunt instruciuni transmise de ctre
utilizator programului Excel pentru o anumit operaiune de cutare n list. La rndul lor
filtrele pot fi obinute cu ajutorul comenzilor AutoFilter i Advanced Filter.
All este implicit, fiind prezente toate nregistrrile. Dup o filtrare reface lista iniial.
Top 10 poate fi folosit numai n coloanele ce conin numere sau date calendaristice i
permite extragerea celor mai mari sau mai mici valori din list pe baza unui numr sau a unui
procent ales de utilizator (figura 6.39).
136
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
Custom permite crearea explicit de ctre utilizator a unor expresii de filtrare cu
ajutorul unor operatori relaionali (>, <, >=, <= etc.). Pentru expresii compuse se pot folosi
butoanele radio AND sau OR (figura 6.40).
Valori ale cmpurilor care permit extragerea din baza de date doar a articolelor care
conin valoarea selectat. De exemplu, din baza de date salariati.xls s se extrag articolele
care conin informaii privind studenii care au Practica= ADMIS. Pentru aceasta se va realiza
un filtru pe cmpul Practica (figura 6.41).
Prin AutoFilter se pot construi condiii orict de complexe singurul aspect negativ al
opiunii putndu-l constitui suprascrierea rezultatelor filtrului peste datele de intrare. Aceasta
nu nseamn c celelalte articole din baza de date au fost terse fizic. Ele au fost doar
ascunse, oricnd, cu opiunea Show All din comanda Filter putnd fi reafiate. Reafiarea
este implicit atunci cnd se dezactiveaz comanda AutoFilter.
Comanda Advanced Filter este folosit atunci cnd se dorete obinerea unei liste
distincte cu nregistrrile care ndeplinesc condiia /condiiile de filtrare construite de
utilizator. Pentru aceasta este necesar definirea n foaia de calcul curent a trei zone distincte:
- zona datelor de intrare;
- zona criteriilor de filtrare;
- zona datelor de ieire.
137
Programe de calcul tabelar
Zona datelor de intrare reprezint domeniul nregistrrilor din baza de date ce va fi
supus restriciilor de filtrare. Este obligatorie includerea n aceast zon a numelor de cmpuri
i a coloanelor folosite la construirea criteriilor de filtrare.
Zona criteriilor de filtrare este definit pentru condiiile /restriciile de filtrare i
trebuie s cuprind pe prima sa linie numele cmpului sau cmpurilor cu care se construiesc
de ctre utilizator aceste restricii. Este necesar de fcut precizarea c zona criteriilor nu
trebuie s conin linii goale i c numele de cmp /cmpuri trebuie s fie ortografiate exact
ca i numele cmpurilor din baza de date (zona datelor de intrare). Pentru aceasta este
recomandat folosirea comenzilor de editare Copy i Paste. Criteriile pot fi simple sau
multiple. n cazul celor multiple ele pot fi plasate pe aceiai linie sau pe linii diferite.
Zona datelor de ieire este declarat pentru copierea ntr-o zon distinct a
nregistrrilor care respect criteriul /criteriile de filtrare.
La selectarea comenzi Advanced Filter se deschide o fereastr cu acelai nume.
Rezultatul filtrrii poate fi dirijat n zona datelor de intrare (dac se selecteaz butonul radio
Filter the list, in-place ) sau ntr-o locaie stabilit de utilizator prin definirea unei zone a
datelor de ieire (dac se selecteaz butonul radio Copy to another location). Dac naintea
lansrii comenzii Advanced Filter nu au fost stabilite zonele de lucru pentru realizarea
filtrului, se pot folosi zonele de editare List range (pentru zona datelor de intrare), Criteria
range (pentru zona criteriilor de filtrare) i Copy to (pentru zona datelor de ieire). Zona Copy
to poate fi utilizat numai dup selectarea butonului radio Copy to another location. Aceast
zon poate fi folosit i pentru copierea rezultatelor unui filtru n alte foi sau registre de lucru.
n plus, trebuie specificat numele foii, a registrului de lucru i calea de acces la acesta.
Activarea casetei de validare Unique records only are ca efect extragerea, n zona
datelor de ieire, din duplicatele zonei datelor de intrare, doar a primelor nregistrri.
n figura nr. 6.43 este prezentat un filtru avansat obinut prin selectarea din baza de
date studentii.xls a studentilor cu Media>=8.5 i Practica=ADMIS.
Pentru fiecare grup de nregistrri dintr-o list complex pot fi realizate subtotaluri
dac se folosete din meniul Data comanda Subtotals. Implicit, Excel stabilete i un total
general (Grand Total). Pentru obinerea unor subtotaluri semnificative, n prealabil este
necesar sortarea nregistrrilor listei dup cmpul vizat (figura 6.44).
Dup cum se observ comanda Subtotals din meniul Data ofer multiple faciliti
precum: alegerea unei funcii care s fie aplicat asupra datelor din fiecare grup (Use
function), introducerea unui Page Break naintea fiecrui grup de date (Page break between
groups), alegerea cmpului a crui modificare s declaneze anumite operaii (At each
change in) etc.
138
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
Folosind teoria jocurilor Ce s-ar ntmpla dac ? (What if than?) utilizatorul are la
dispoziie dou posibiliti:
- s schimbe o intrare pentru a vedea efectul pe care l produce asupra uneia sau mai
multor formule /funcii;
- s schime dou intrri pentru a vedea efectul produs asupra unei singure formule
/funcii.
Pentru aceasta se utilizeaz comanda Table din meniul Data care deschide fereastra
Table unde n zonele Row input cell i /sau Column input cell utilizatorul specific celula sau
celule n funcie de care Excel va realiza simularea. Prezentm n fereastra de mai jos un
exemplu n care plecnd de la Venitul brut i Cheltuielile anului 2005, n funcie de
previziunile pentru rata de cretere a salariului i pentru rata inflaiei, se estimeaz valorile
Venitului net pentru intervalul 2006-2010.
139
Programe de calcul tabelar
Modificnd dou variabile paii pentru realizarea simulrii sunt (figurile 6.47 i 6.48):
- se genereaz, pe coloan (n zona B12:B23) o serie de poteniale valori ale ratei
inflaiei (ntre 5.00% i 10.00%), iar pe linie (C11:G11) o serie de poteniale valori
pentru rata de cretete a salariului(ntre 4.00% i 12.00%);
- n celula B11 (situat n colul stnga-sus a zonei de simulare cu dou variabile) se
reediteaz formula, funcia sau coninutul celulei folosit la simulare (G4);
- se selecteaz zona de simulare (B11:G23);
- din meniul Data se activeaz comanda Table;
- n fereastra Table se precizeaz n zona Row input cell celula care conine variabila ce
se modific pe linie (salariului - $B$7), iar n zona Column input cell celula din zona
datelor de intrare care conine variabila ce se modific pe coloan (rata inflaiei -
$B$8);
- se activeaz butonul de comand OK.
140
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
Deoarece diagramele sunt construite pe baza datelor din foi de calcul, ele permit
actualizarea acestora prin folosirea tehnicilor jocurilor de tip What if . Astfel, se pot realiza
diferite scenarii n care rapid sunt estimate situaiile scontate de utilizator.
n continuare este prezentat un exemplu n care, plecnd de la un grafic de tip Column
2D, realizat pe baza datelor din foaia de calcul ce conine valoarea veniturilor, cheltuielilor i
a profitului de pe primele patru luni ale anului, se realizeaz un scenariu n care Excel trebuie
s stabileasc valoarea cheltuielilor din luna martie astfel nct s se ajung la un anumit nivel
al profitului. Concret ntrebarea este: Cu ct trebuie s se reduc cheltuielile (veniturile
rmnnd aceleai), pentru ca profitul s ajung la o anumit valoare?. n figura 6.49 este
prezentat foaia de calcul i graficul obinut pe baza datelor de start.
Pentru a realiza o astfel de simulare, dup selectarea seriei de date pe care urmeaz s
o aducem la o alt valoare, se folosete tehnica drag & drop i prin tragere n sus se
stabilete valoarea int /scop. Deoarece profitul se obine pe baza unei formule, automat
Excel activeaz instrumentul Goal Seek cernd precizarea: crei celule din formule s-i
modifice valoarea pentru a ajunge la valoarea dorit a rezultatului. Dup acceptarea de ctre
utilizator a soluiei gsite, Excel opereaz modificarea att a graficului ct i a foii de calcul.
141
Programe de calcul tabelar
Excel permite i realizarea de previziuni prin fixarea de linii de trend. Ca i n cazul
simulrilor i liniile de trend se pot realiza doar pe grafice de tip 2D. Pentru aceasta se alege
opiunea Add Trandline din meniul Chart care are ca efect deschiderea ferestrei cu acelai
nume din care se alege tipul de trend dorit (figura 6.48)Pentru a realiza previziunea pe baza
liniei de trend se alege eticheta Option care are ca efect deschiderea unei noi ferestre de unde
prin opiunea Forecast/Forwart se poate fixa perioada viitoare de previziune a liniei de trend.
1
Reix, R., Informatique appliquee a la gestion. Les Editions Foucher, Paris, 1990, pp. 232-233
142
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
anterior a fost utilizat un alt produs program sau a avut loc startarea /restartarea sistemului de
calcul); ncrcarea modelului, preluarea datelor de intrare i obinerea rezultatelor;salvarea i
eventual tiprirea (total sau parial) fiierului rezultat;realizarea copiilor de siguran.
Exemplificm acese etape pentru obinerea unei balane de verificare .
Prima etap se concretizeaz n urmtoarea reprezentare tabelar (figura 6.51)
Balana de verificare
Simb Tip Solduri iniiale Rulaje Total sume Solduri finale
Cont Cont
Debit Credit Debit Credit Debit Credit Debit Credit
Sid+rd Sic+rc Tsd-tsc Tsc-tsd
Total
Figura 6.51 Balana de verificare modelul manual
Dup cum se observ, n ultimele patru coloane sunt aplicate formule de calcul n care
sunt folosite datele din primele coloane astfel:
- Total sume debitoare = Sold iniial debitor + Rulaj debitor;
- Total sume creditoare = Sold iniial creditor + Rulaj creditor;
- Sold final debitor = Total sume debitoare Total sume creditoare (contul este de
activ);
- Sold final creditor = Total sume creditoare Total sume debitoare (contul este de
pasiv);
- Totaluri generale n coloanele de valori ( ).
Rezultatul etapei a doua este prezentat n figura nr. 6.52 care conine modelul proiectat
n foaia de calcul iar in figura 6.53 este prezentat rezultatul utilizrii modelului.
.
Figura 6.53 Balan de verificare utilizarea modelului proiectat
Operaiile cu caracter repetitiv i de durat, care necesit mai multe cicluri de mouse
sau comenzi pot fi realizate mai repede prin intermediul macrocomenzilor.
n Excel generarea i executarea macrocomenzilor se realizeaz cu ajutorul comenzii
Macro din meniul Tools. Exemplificm n continuare generarea unei macrocomenzi pentru
143
Programe de calcul tabelar
obinerea balanei de verificare prezentat n paragraful anterior. Procedura de generare a
macrocomenzii s-a realizat cu ajutorul opiunii Record New Macro, activat naintea
configurrii foii de calcul. Dup ultima manevr, pentru ncheierea programului se
activeaz opiunea Stop Recording. Ulterior pentru executarea, editarea sau tergerea unui
astfel de program se folosete opiunea Macro selectnd din lista afiat numele dorit.
Controlul operaiei de tiprire l are caseta de dialog Page Setup, activat din meniul
File sau cu butonul de comand Setup din fereastra Print Preview.
Dup cum se observ din figura 6.54, fereastra Page Setup este organizat pe patru
cadre de pagin: Page, Margins, Header/Footer i Sheet.
Figura 6.54 Fereastra Page Setup Page Figura 6.55 Fereastra Page Setup - Margins
Pagina Page, prin obiectele de control pe care le conine, permite n principal:
stabilirea modului de orientare a textului n pagin: tip portret, pe direcie vertical
(cu butonul Portait), sau tip peisaj, pe direcie orizontal (cu butonul Landscape).
reducerea zonei de tiprit din foaia de calcul, la o scar care s permit ncadrarea ntr-
una sau mai multe pagini (cu butonul de opiune Fit to Page(s); aceast manevr va
determina reducerea factorului de scar;
vizualizarea sau modificarea factorului de scar (n caseta de incrementare
/decrementare: Adjust to % normal size; aceast facilitate este foarte util pentru foile
de calcul care depesc cu puin dimensiunile unei pagini; n cazul foilor de calcul
mari, comprimarea duce la tiprirea unor texte ilizibile (n astfel de situaii este
recomandat ajustarea numrului de pagini n Fit to page(s); n exemplul luat s-a
forat cuprinderea ntr-o singur pagin a dou pagini;
stabilirea formatului de pagin (n zona Paper size);
stabilirea calitii tipririi (n zona Print Quality);
precizarea numrului de pagin de la care va ncepe tiprirea (First page number).
144
Tehnologii informaionale pentru Administraie Public
Cadrul de pagina Margins prezentat n figura nr.6.55 permite stabilirea marginilor
paginii. Pentru toi parametrii unei pagini, Excel ofer valori implicite .
Top i Bottom fixeaz distana ntre text i marginea de sus, respectiv de jos a paginii,
iar Left i Right fixeaz distana dintre text i marginile laterale ale paginii.
Header i Footer fixeaz poziia antetului, respectiv a subsolului de pagin faa de
marginile hrtiei.
Pe lng stabilirea propriu-zis a marginilor, n pagina Margins, prin casetele de
validare Center On Page (Horizontally i Vertically) este posibil plasarea datelor de tiprit
pe mijlocul paginii, centrate att pe orizontal ct i pe vertical.
Pagina Header/Footer permite stabilirea antetului i /sau a subsolului de pagin.
Aceste informaii se vor tiprii pe fiecare pagin obinut (figura 6.56).
Cadrul de pagin Sheet (figura 6.57) este folosit pentru setarea elementelor din foaia
de calcul care se vor tipri. n principal n aceast fereastr se stabilete ct din foaia de calcul
se va tipri (Print area), care rnduri vor fi tiprite n marginea de sus a fiecrei pagini (Rows
to repeat at top), care coloane se vor repeta la stnga fiecrei pagini (Colomns to repeat at
left) etc. Prin butoanele din zone Page order se poate controla modul de tiprire atunci cnd
datele sunt dispuse pe mai multe pagini. Implicit este butonul Down, then over care tiprete
datele pagin cu pagin de sus n jos.
Figura 6.56 Fereastra Page Setup Figura 6.57 Fereastra Page Setup Sheet
Header/Footer
n cazul n care utilizatorul dorete tiprirea mai multor copii ale unei foi de calcul
care conine mai multe pagini, Excel permite colaionarea lor. Pentru aceasta din fereastra
Print (figura 6.58 ) se specific numrul de copii (n zona Number of copies) i se activeaz
caseta de validare Collate.
Tot n acest cadru de pagin n zona Print what sunt disponibile butoanele de opiuni:
Selection pentru tiprirea zonei selectate; Active sheet(s) pentru tiprirea foii /foilor de calcul
active; Entire workbook pentru tiprirea tuturor foilor din registrul de lucru curent.
Pentru a controla numrul de pagini care se vor tipri se folosete zona Print range.
Implicit sunt tiprite toate paginile (butonul All). Pentru a tipri un interval de pagini se indic
n zonele From pagina de start i n zona To pagina de stop. Pagina curent se tiprete cnd
este selectat butonul Page.
Dup stabilirea opiunilor tiprirea propriu-zis poate fi lansat n mai multe moduri:
- selectnd pictograma Print din bara de instrumente Standard;
- selectnd butonul de comand OK din fereastra Print;
- selectnd butonul Print din fereastra de previzualizare PrintPreview.
145
Programe de calcul tabelar
Figura 6.58 Fereastra Print Figura 6.59 Fereastra Page Setup - Chart
O anumit particularitate apare la tiprirea unei diagrame salvat ntr-o foaie de tip
Chart. n astfel de situaii este necesar, ca operaie premergtoare, previzualizarea graficului
(opiunea Print Preview). Din aceast fereastr se selecteaz butonul de comand Setup din
care se activeaz cadrul de pagin Chart (figura 6.60). Pentru tiprirea diagramei pe toat
pagina se selecteaz butonul de opiuni Use Full Page. n cazul n care nu se dispune de o
imprimant color se valideaz caseta Print in black and white.
6. n EXCEL:
a) [ ] dup realizarea unui grafic se pot modifica seriile de date
b) [ ] graficul de tip inel este asemntor diagramei de structura
c) [ ] dup realizarea unui grafic nu se pot modifica seriile de date
d) [ ] se pot realiza simulri daca graficul este tridimensional
146